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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS SEGÚN LA

NTCGP 1000.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


SENA

Elija alguna de las fuentes de mejora estudiadas en el primer tema del objeto de
aprendizaje (resultados de auditorías, revisión por la dirección, peticiones, quejas,
reclamos, sugerencias, resultados de satisfacción) de la entidad en la cual trabaja, o en
su defecto, de algún caso al cual pueda acceder. Identifique los hallazgos reportados (no
conformidades, observaciones, oportunidades de mejora) y realice las siguientes
actividades:

1. Detecte y redacte la no conformidad, especificando si es real o potencial. Tenga en


cuenta las recomendaciones dadas en el material de estudio para la redacción de no
conformidades.

Durante la verificación de los registros en el área de Desarrollo Organizacional, se


evidenció que no se lleva el control de acuerdo a lo establecido por el Proceso de Gestión
Documental, por cuanto no se encontraba debidamente foliados los archivos donde
reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron
algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo
establecido en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo
de Atención al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013,
en los cuales reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos,
denuncias (NO CONFORMIDAD POTENCIAL)
2. Realice el análisis de causa raíz aplicando alguna de las metodologías estudiadas, o
en su defecto, utilice alguna otra metodología validada.

No Conformidad: Durante la auditoría al proceso de gestión documental,


se evidenció que existe una no conformidad por cuanto no se encontraba
debidamente foliados los archivos donde reposan los registros del proceso de
asesoría y orientación, También se encontraron algunos documentos perforados,
legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido en las normas del archivo
general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención al Ciudadano se
evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales reposan los
registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias , así como
compras recientes de los mismos, incumpliendo con el principio de eficiencia en
el uso de los recursos.

¿Por qué existen grandes cantidades de expedientes sin las normas archivísticas?

Respuesta: Porque son archivos de común utilización donde son consultados


diariamente.

¿Por qué no se le ha dado traslado los archivos al archivo central?

Respuesta: Porque no ha cumplido con los tiempos establecidos para hacerlo

¿Por qué se dificulta tener al día los expedientes de acuerdo a las normas
archivísticas?

Respuesta: Porque los servidores públicos que consultan a diario los expedientes
demoran con este lo que dificulta el proceso de archivación.

3. Establezca la acción correctiva o preventiva, según corresponda, con su respectivo


plan de acción.

Establecer estrategias de articulación entre las diferentes Direcciones y áreas que


intervienen en el proceso de asesoría y orientación

Revisar las políticas de operación y ajustar la ejecución del Proceso.

Generar cultura en el manejo documental, con capacitaciones.

4. Determine los criterios que le permitirán evaluar si la acción correctiva o preventiva


es eficaz o no.

Monitoreo permanente por parte de las áreas para asegurar el cumplimiento de lo


normado.