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Muchas compañías comprar software de bases de datos en lugar de tener que desarrollar la
suya propia. Los usuarios pueden tener varias maneas de acceder al material disponible, y
las bases de datos pueden configurarse con varios niveles de seguridad para permitir más
control de acceso. El grupo de tecnología de la información mantiene la base de datos con
varias operaciones para que todo esté ordenador y detectar cualquier signo de infección por
virus o programas no permitidos (algo corriente en los ordenadores).
Una base de datos centralizada puede también ser más fácil de asegurar. Puede ser colocada
de varias maneras para protegerla de robos, sabotajes, fuego y otros problemas que pueden
surgir. La seguridad puede ser también mejorada para impedir el acceso no autorizado. Para
bases de datos muy protegidas, los ordenadores que las sostienen pueden no estar
conectados a una red informática. Por tanto, los usuarios tienen que ir a la localización
donde se encuentran las máquinas y usar la información desde ahí. Esto suele ocurrir en
ordenadores gubernamentales donde la información debe estar muy protegida.
También hay desventajas. Una base de datos centralizada tiene a tener cuellos de botella si
muchos usuarios tienen que acceder. También puede ser vulnerable si algo le pasa o si no
hay una copia de seguridad (o si la copia de seguridad está desactualizado). Precisamente
una de las ventajas de una base de datos distribuida es su redundancia, lo cual permite que
siga funcionando incluso si una de las bases de datos se cae.