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INTRODUCCIÓN

La planeación estratégica es usada para proporcionar una dirección general a


una compañía, es de vital importancia ya que sus propósitos, objetivos y
mecanismos, resume el rumbo y la directriz que toda la organización debe seguir,
teniendo como objetivo final alcanzar las metas fijadas, mismas que se traducen
en crecimiento económico, humano o tecnológico.

Presentando el análisis realizado de la empresa INFOTEL S.A.S, la cual contiene


su respectiva planeación estratégica, complementada con del desarrollo de la
matriz DOFA, con sus respectivos resultados y posibles estrategias de solución a
las falencias encontradas y concluyendo los factores internos y externos que
afectan a una organización en su desarrollo y crecimiento comercial.

El desarrollo de este trabajo nos ayuda a observar cómo está conformada


estratégicamente una organización y todos los seguimientos internos y externos
que se deben ejecutar y controlar en las áreas administrativas y de mercadeo en
una compañía, para lograr la estabilidad y continuidad comercial en la sociedad
donde se encuentra ubicada.
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MISIÓN

Somos expertos en el Magdalena medio en el diseño de soluciones tecnológicas


de la información y las comunicaciones, en áreas como la seguridad en redes,
misión crítica, telefonía, internet, integración de plataformas, análisis de
desempeño de redes - servidores, automatización, Outsourcing, mantenimiento
correctivo y predictivo. Diferenciados por un servicio de valor agregado en
condiciones de favorabilidad competitiva, económica y responsabilidad social para
las partes interesadas.

VISIÓN

Proyectamos para el año 2019 alcanzar la preferencia del sector petroquímico e


industrial del magdalena medio, la expansión del mercado corporativo nacional
ofreciendo una plataforma de innovación de las tecnologías de la información y la
comunicación todo en uno.

OBJETIVOS GENERALES 5

• Ser líderes en la implementación y diseño de soluciones tecnológicas en


redes, cableado estructurado, equipos de cómputo.
• Comercializar equipos que por su calidad y costos sean competitivos en el
mercado.
• Disponer del mejor portafolio del producto que garanticen nuestra
competitividad en el mercado.
• Contar con un sistema de información que sea la base para lograr una
administración eficiente.
• Propender por el mejoramiento continuo como filosofía de vida y actuación
en el trabajo de todos los funcionarios de la empresa.
• Obtener una rentabilidad que le permita a la Empresa competir
eficientemente.
• Proporcionar un clima organizacional que facilite el desarrollo permanente
de su recurso humano.
• Asumir una alta responsabilidad social, contribuyendo y participando en el
desarrollo social de la comunidad.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Evaluar el nivel competitivo de la empresa en las áreas de redes y equipos
dentro de la ciudad de Barrancabermeja.
• Proponer y/o identificar nuevas tecnologías y evaluar su posible impacto
sobre los procesos actuales.
• Realizar y coordinar proyectos de mejora e innovación tecnológica de
gestión.
• Promover e innovar Investigación y Desarrollo.
• Incursionar en el mercado a través de negocios inteligentes así como
servicios innovadores y modernos.
• Aumentar las ventas mensuales de la empresa en un 30% durante 2016.
• Ser socialmente responsables con el medio ambiente frente al impacto
causado por la organización.

VALORES CORPORATIVOS

• Responsabilidad social: Estar comprometidos con nuestro entorno social


y la preservación del medio ambiente.
• Responsabilidad: La empresa se compromete a la estabilidad buenas 6
condiciones laborales; en cuanto a los clientes la empresa se compromete
a entregar bienes y servicios de calidad.
• Transparencia: Realizamos nuestra gestión de forma objetiva, clara y
verificable.
• Equidad: consiste en dar a cada uno lo que se merece en función de sus
méritos o condiciones.
• Respeto: Interactuamos reconociendo los intereses colectivos, la
diversidad individual, la sostenibilidad de los recursos naturales y la
institucionalidad.
• Calidad: Ofrecer productos y servicios de excelencia.
• Puntualidad: Exigir el respeto en los tiempos de llegada y salida, pero
sobre todo para con los clientes a la hora de presentar proyectos o realizar
entregas.
• Honestidad: Demostramos integridad en nuestras actuaciones.
• Innovación: Aportamos valor con espíritu creativo, profesional y critico a
nuevas ideas para ponerlas en práctica.
• Credibilidad: Lo que decimos, lo hacemos.
• Compromiso: Nos responsabilizamos de consolidar nuestros. proyectos de
forma proactiva.

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• Resolución: Alcanzamos nuestros objetivos con una mezcla de


entusiasmo, razón y practicidad.

METAS

• Manejar contratación continua.


• Crecer como distribuidor de las marcas autorizadas de los proveedores.
• Tener mayor rentabilidad en las negociaciones realizadas.
• Mejorar los aspectos negativos de la compañía.
• Capacitar al personal de acuerdo a las nuevas implementaciones del
mercado y compañía.

RESEÑA DE INFOTEL S.A.S


Infotel S.A.S Fue creada el 12 de marzo del 2003 y registrada en la cámara de
comercio de Barrancabermeja, bajo el Nit 829.003.491-4 con capital 100%
colombiano, su fundador y dueño desde esta fecha ha sido el Ingeniero Carlos
Javier Pilonieta Curubo, ubicando su sede principal en la ciudad de
Barrancabermeja, contando también con representación comercial en la ciudades 7
de Bucaramanga y Bogotá.
Desde nuestro inicio hemos contado con el apoyo de grandes proveedores cono lo
son: Makro Computo S.A, Mem LTDA, Daga S.A, Mps Mayoristas,
Electroindustrial S.A.S, Atlantis Pacific S.A.S, Scansourse, Cubix S.A. entre otros.
También hemos logrado obtener una potencial base de clientes durante nuestra
trayectoria, donde se destacan por su permanencia: Municipio de
Barrancabermeja, Cormagdalena, Club Miramar, Cafaba, Aguas de
Barrancabermeja E.S.P., Unidad Clínica San Nicolás, Inmobiliaria Martha
Hernández, U. T. Edificaciones B&B, Ingeniera y Suministros Broca LTDA,
Ospalco LTDA, Instituto Universitario de la Paz, entre otros.
Infotel S.A.S fue creada para diseñar soluciones en Tecnologías de la información
y las comunicaciones, en áreas como la seguridad, redes, misión crítica, internet,
integración de plataformas, análisis de desempeño de redes, servidores, venta de
equipos de cómputo y accesorios. Además de esto tenemos la capacidad de
prestar servicios profesionales de soporte, mantenimiento correctivo o preventivo,
outsourcing, capacitación e instalación de las soluciones anteriormente
relacionadas.
Nuestra visión estratégica está orientada hacia el servicio al cliente, por esta razón
para Infotel S.A.S la satisfacción de cada uno de nuestros clientes es el principal
objetivo por el cual trabajamos diariamente, contamos con un equipo humano con

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capacidad de identificar claramente sus necesidades y traducirlas en soluciones


tecnológicas eficaces, nuestra experiencia se debe gracias al alcance obtenido en
el mercado a lo largo de los últimos trece años, mediante la realización de
alianzas de distribución autorizada con importantes empresas del sector, que
proveen productos de la mejor calidad y garantizan las soluciones tecnológicas
altamente eficientes y operativas.

ORGANIGRAMA

CONTABLE
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GERENCIA COMERCIAL

TECNICA

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MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA JEFE INMEDIATO: GERENTE


GENERAL
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AREA ADMINISTRATIVA
REQUISITOS MINIMOS
OBJETIVOS Desempeñar las labores de secretariado y apoyo contable en
DEL CARGO coordinación con el Gerente y el Contador
EDUCACIÓN Bachiller Técnico o comercial / Carreras Afines
FORMACIÓN Secretariado y Contabilidad básica, sistemas informáticos básicos
(Office).
HABILIDADES  Manejo de Herramientas Informaticas (Office: Word, Excel, and Power
Point.)
 Capacidad de organización y coordinación.
 Buen desempeño en ambientes de trabajo bajo presión.
 Trabajo en equipo.
EXPERIENCIA Un (1) año en el cargo.
AUTORIDAD N.A
FUNCIONES
 Recepcionar llamadas telefónicas e informar.
 Recepcionar y responder Fax, Correos físicos y Electrónicos.
 Realizar Solicitudes de cotización, órdenes de Compra y pedidos de artículos con
los proveedores.
 Llevar un control diario de recibo y envío de correspondencia.
 Recepcionar las hojas de vida autorizadas por la gerencia, contactar al personal

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seleccionado, entregar al personal seleccionado los requisitos necesarios para


su ingreso, elaborar la orden para examen médico de ingreso, afiliaciones,
contratos, entrega de dotación,
 Entregar a tiempo las afiliaciones de Seguridad Social, cajas de compensación a la
persona encargada de radicarlas (mensajero).
 Manejo y control del archivo físico y magnético de documentos de Infotel.
 Atender de manera amable y oportuna el público.
 Atender sugerencias y reclamos de los clientes y empleados.
 Colaborar con la gerencia en el análisis de la información relacionada con las
cotizaciones, compras y ventas.
 Mantener actualizado el Inventario de Mercancías.
 Elaborar los soportes contables como son: Facturas de Venta, Comprobantes de
Ingreso, comprobantes de Ingreso, Notas contables.
 Ingresar al Sistema de Contabilidad GBS los soportes contables.
 Elaborar la nómina de empleados.
 Llevar un control de los pagos a vencer.
 Realizar oportunamente el cobro de cartera.
 Manejar y soportar los pagos realizados por caja menor de acuerdo con los
requisitos establecidos legalmente.

RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARIA GENERAL 10


 Cumplir con todas las obligaciones propias de este cargo.
 Cumplir el horario de trabajo.
 Guardar confidencialidad y prudencia con la información de la organización.
 Velar por la salvaguarda de los bienes económicos, tangibles e intangibles bajo su
responsabilidad.
 Abstenerse de sustraer información o bienes de propiedad de la organización sin
autorización del Gerente.
 Excelente manejo de las relaciones interpersonales con sus compañeros de trabajo.
 Buscar mejoras en el desarrollo de cada actividad propia de su cargo.
 Cumplir a cabalidad con todas las funciones arriba mencionadas.
 Colaborar con el desarrollo de las actividades que se están efectuando para el
Sistema de Gestión de Calidad.
 Informar al Coordinador de Calidad cualquier cambio que pueda afectar el Sistema
de Gestión de Calidad.
 Aplicar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad relacionada con su
cargo.
 Asistir a las capacitaciones del sistema de calidad.
 Otras designadas para el buen desempeño de sus actividades.
 Otras que asigne el GERENTE.

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NOMBRE DEL CARGO: GERENTE. JEFE INMEDIATO: NA


AREA ADMINISTRATIVA
REQUISITOS MINIMOS
OBJETIVOS  Administrar, Proyectar, Planear, Gestionar oportunidades
DEL CARGO de negocios y los recursos para la Organización.
EDUCACIÓN  Profesional Universitario del Área de Ingenierías.

FORMACIÓN  Ingeniero de Sistemas con énfasis en Administración de


Negocios.
HABILIDADES  Habilidad para liderar y delegar
 Habilidades para el manejo de conflictos y solucionar
problemas.
 Habilidades de comunicación verbal y escrita.
 Capacidades para trabajar en equipo

EXPERIENCIA  Experiencia mínima de cinco (5) años en cargos similares.


AUTORIDAD  El Gerente, tendrá la autoridad para dar órdenes a todo el
personal como también su vinculación o retiro de la
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empresa, ofrecer los recursos económicos, humano,
tecnológicos para el buen desarrollo de las actividades
operativas y del Sistema de Gestión de Calidad.
 Cuestionar y evaluar la eficacia de las actividades de los
trabajadores y del sistema como tal.
FUNCIONES
 Asegurar el despliegue del direccionamiento estratégico de la empresa.
 Liderar la implementación y mantenimiento de los Sistemas de gestión.
 Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento, evaluación y mejoramiento
de los sistemas de gestión.
 Garantizar que las responsabilidades y autoridades del personal estén definidas y
comunicadas dentro de la organización.
 Asegurar la participación activa y el compromiso de todo el personal en el
mantenimiento del sistema de gestión.
 Promover y coordinar visitas así como la búsqueda de nuevos clientes y causar la
empresa hacia nuevos mercados.
 Revisar y aprobar documentos.
 Coordinar reuniones de trabajo para planear las estrategias a seguir en los
diferentes proyectos.

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 Revisar y evaluar informes.


 Liderar la revisión de la dirección del sistema de gestión de calidad.
FUNCIONES
 Asegurar que los requisitos legales, y de otra índole se identifiquen y se cumplan en
toda la empresa.
 Establecer relaciones netamente beneficiosas con los proveedores.
 Gestionar mercadeo local, regional y nacional en busca de oportunidades de
contratación.
 Hacer seguimiento a todos los procesos de contratación potenciales y a los
ganados.
 Velar por que se cumplan los requisitos pactados en los procesos de contratación.
 Velar por la disponibilidad para la ejecución de los proyectos.
 Presentar oportunamente los informes de avance de los proyectos en ejecución.
 Aprobar y hacer seguimiento a las acciones de mejora, preventivas y correctivas,
derivadas del desempeño de los procesos, evaluación de la satisfacción de los
clientes y otras partes interesadas, auditorías, revisiones del sistema y
desempeño en calidad de la empresa.
 Revisar y aprobar los programas de capacitación del personal.
 Velar por que se lleve la contabilidad al día.
 Solicitar los informes financieros oportunamente al contador. 12
 Velar por que se cumplan oportunamente las obligaciones tributarias.
 Autorizar los gastos, compras y los gastos de la organización.

RESPONSABILIDADES
 Cumplir con todas las obligaciones propias de este cargo.
 Excelente manejo de las relaciones interpersonales.
 Propender por la sostenibilidad de la empresa.
 Velar por el bienestar y la seguridad de los empleados de la empresa.
 Velar por que se cumplan oportunamente las obligaciones tributarias
 Proporcionar oportunamente la Información solicitada por los entes de control.
 Buscar mejoras en el desarrollo de cada actividad propia de su cargo.
 Cumplir a cabalidad con todas las funciones arriba mencionadas.
 Disponibilidad 100% en el área de los trabajos.

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE JEFE INMEDIATO: GERENTE


SOPORTE TECNICO
AREA TECNICA
REQUISITOS MINIMOS

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OBJETIVOS Atender los servicios de mantenimiento de Soporte Técnico y


DEL CARGO apoyo en la comercialización de bienes y servicios.
EDUCACIÓN Bachiller Académico / Tecnologías Afines
Convalidación: Un año de experiencia en el cargo
FORMACIÓN Conocimientos demostrados de Informática Básica, sistemas
básicos,
Mantenimiento de equipos de cómputo y Diseño e Instalación de
Redes

HABILIDADES  Manejo de Herramientas Informáticas (Office: Word, Excel,


Power Point.)
 Buen desempeño en ambientes de trabajo bajo presión.
 Trabajo en equipo.
 Manejo de Herramientas para realizar mantenimientos al
hardware.
EXPERIENCIA Un (1) año en el cargo.
AUTORIDAD N.A
FUNCIONES

 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a elementos de cómputo. 13


 Instalación, configuración y mantenimiento a CCTV, alarmas, sistemas de
contraincendios.
 Instalación, configuración y mantenimiento a redes cableadas y/o
inalámbricas.
 Mercadeo e interacción con los mayoristas.
 Atención al Cliente ventas, cotizaciones y asesorías.
 Seguimiento del Servicio Post-Venta
 Mantenimiento de la Sede u Oficina

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RESPONSABILIDADES DEL AUXILIAR DE SOPORTE TECNICO


 Cumplir con todas las obligaciones propias de este cargo.
 Excelente manejo de las relaciones interpersonales con sus compañeros de
trabajo.
 Buscar mejoras en el desarrollo de cada actividad propia de su cargo.
 Cumplir a cabalidad con todas las funciones arriba mencionadas.
 Colaborar con el desarrollo de las actividades que se están efectuando para el
Sistema de Gestión de Calidad.
 Informar al Coordinador de Calidad cualquier cambio que pueda afectar el
Sistema de Gestión de Calidad.
 Puntualidad en las citas pactadas con los clientes.
 Aplicar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad relacionada
con su cargo.
 Asistir a las capacitaciones del sistema de calidad.
 Preservar la propiedad del cliente.
 Otras designadas para el buen desempeño de sus actividades.
 Otras que asigne el GERENTE.

COMPETECIA
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• COLOMTEL: Instalación en redes, fibra óptica.
• COOMTECOL: Instalación en redes de comunicación, instalación en redes
eléctricas, implementación de voz IP y datos.
• ALKOMPRAR: Venta de equipos tecnológicos y accesorios.
• ÉXITO: Venta de equipos tecnológicos y accesorios.
• LA BODEGA DEL COMPUTADOR: Venta de accesorios y soporte
técnico.

RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN
Equipo de Computo: 9
Equipo de Impresión: 3
Muebles de Oficina (Escritorios, Archivadores, Sillas, Vitrinas): 37
Inventario de Mercancía: 950 Artículos.
Inventario de Herramientas: 65 Herramientas.
Vehículos: 3 (Camioneta, Motocicletas).
Planta: 1 (Establecimiento).

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INFORMACIÓN CONTABLE
ESTADO DE RESULTADOS 31-12-2015

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BALANCE GENERAL 31-12-2015

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INDICADORES FINANCIEROS 31-12-2015

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MATRIZ DOFA

DEBILIDADES FORTALEZAS
• Carece de colores  Cuenta con un completo
institucionales. sistema de
• Falta de inventario en estructuración e
algunos los productos implementación de
ofrecidos. redes.
• Localización de la  Posee equipos de
empresa poco cómputo de alta gama y
comercial. software contable
• La empresa posee poca actualizado.
publicidad.  Transporte institucional
• Carece de herramientas para la entrega de
suficientes para ejecutar equipos de cómputo.
los trabajos.  Atención personalizada
• Nivelación salarial. a los usuarios.
• El proceso de entrega
de los equipos, después
de efectuada la compra 18
en algunas ocasiones es
demorado.
• Proceso interno de
garantías con demoras a
su solución.

OPORTUNIDADES DO FO
• Clientes potenciales • Implementar una • Se realizara el estudio
que se puedan obtener publicidad más agresiva personalizado a todo
debido a las la cual permita captar a nuevo cliente para poder
modernizaciones los clientes potenciales, aclarar dudas y ofrecer
realizadas en la ciudad. los cuales generaran el servicio requerido.
 Implementación del mayores ingresos a la • Con la optimización de
servicio con alianzas compañía permitiendo los recursos internos de
estratégicas fuera de la suplir la falta de la compañía
ciudad. herramientas, nivelación (estructuración de redes,
 Adquisición de salarial y mejora en el equipos de cómputo,
productos a bajos proceso de garantía. software contable,
costos, debido a las • Al concretar las alianzas transporte) lograremos
promociones ofrecidas estratégicas se puede afianzar las relaciones

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por los proveedores. mitigar los factores estratégicas las cuales


 Soluciones económicas internos en el proceso nos pueden brindar
con entidades de entrega de equipos al negociaciones futuras
financieras. cliente final. exitosas que aumenten
la capacidad financiera
de las compañías
asociadas.

AMENAZAS DA FA
 Implementación de
estrategias de servicios
• Equilibrar el salario y
bonificaciones
 Con el seguimiento y
asesorías realizadas a
y productos por dependiendo de la
cada cliente se podrá
competencia. actividad ejercida,
logra la fidelidad del
 Implementación de mejorando la estabilidad
cliente permitiendo
publicidad masiva por económica del
afianzarlo hacia los
competencia. trabajador.
productos y servicios
 Factores externos • La empresa debe
ofrecidos por la
(Inestabilidad del Dólar). realizar continuamente
compañía, previniendo
 Los trabajadores desarrollo de actividades
de esta manera el
encuentren por fuera de de capacitación
acercamiento de 19 la
la compañía mejores motivando al trabajador
competencia que se
oportunidades de a desempeñar sus
encuentra en el
empleo. labores amenamente.
mercado.
• Mejorar la calidad del
servicio ofrecido,
cumpliendo con los
tiempos de entrega
establecidos.
• Implementar estrategias
publicitarias que ayuden
a posicionar la
compañía en el sector
comercial.

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1. Área de la empresa a intervenir: Administrativa, Mercadeo.

AREA ADMINISTRATIVA

AREA ADMINISTRATIVA (DEBILIDADES)


DEBILIDAD ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE
La empresa
• Carece de debe
colores implementar los 2 meses Gerencia
institucionales. colores
referentes a

Realizar el
debido control
de las
inexistencias
• Falta de para conocer en
inventario en tiempo real la
algunos los cantidad de Quincenal Área comercial
productos mercancía que 20
ofrecidos. posee la
empresa para
saber qué
productos se
pueden ofertar.
Realizar
cotizaciones con
entidades
publicitarias las
• La cuales nos
empresa posee ofrezcan un 2 mes Gerencia
poca publicidad. buen margen de
rentabilidad
para el mayor
conocimiento de
la compañía

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Realizar
inventario de las
herramientas
• Carece de
que posee la
herramientas
compañía y Gerencia y Área
suficientes para 1 mes
verificar su buen Técnica
ejecutar los
estado para así
trabajos.
adquirir los
implementos
faltantes
Revisar las
funciones de
• Nivelación
cada empleado 1 mes Gerencia
salarial.
para establecer
su salario
• Proceso Fidelización con
interno de los proveedores
garantías con para agilizar los 1 mes Área comercial
demoras a su tiempos de
solución respuesta 21

AREA ADMINISTRATIVA (AMENAZAS)


AMENAZAS ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE
Analizar qué
productos y
servicios ofrece
• Implementación
la competencia
de estrategias de
para manejar Gerencia, área
servicios y 1 mes
nuevas comercial
productos por
promociones
competencia.
que llamen la
atención de los
clientes
Incursionar
nuevos campos
• Implementación
publicitarios(
de publicidad
volanteo, 2 meses Gerencia
masiva por
perifoneo, redes
competencia.
sociales, pautas
comerciales)

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Esperar a que
• Factores
el precio del
externos
dólar Indefinido Gobierno
(Inestabilidad del
comercialmente
Dólar).
se estabilice.

• Los
trabajadores
encuentren por Implementar
fuera de la incentivo, bonos
1 mes Gerencia
compañía y comisiones
mejores laborales
oportunidades de
empleo.

AREA DE MERCADEO
AREA DE MERCADEO (DEBILIDADES)
DEBILIDAD ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE
22
Dar a conocer la
• Localización ubicación de la
empresa por
de la empresa 2 meses Gerencia
medios
poco comercial. publicitarios
masivos
• El proceso de
entrega de los
equipos,
después de Mejorar el
manejo interno
efectuada la 1 mes Área comercial
de compra y
compra en venta de equipos
algunas
ocasiones es
demorado.

• Los estudiantes de la Uts después de la realización de la matriz DOFA


identificaron las posibles estrategias de solución, que debe implementar la
empresa INFOTEL S.A.S para obtener el margen de rentabilidad esperado por
la empresa, el fortalecimiento interno y crecimiento comercial.

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CONCLUSIÓN
De acuerdo al trabajo desarrollado se puede llegar a concluir que la
implementación de la planeación estratégica en una empresa es necesaria debido
a que con ella se pueden encontrar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas de la organización en estudio y así mismo poder definir las posibles
soluciones y estrategias a las falencias encontradas, no obstante se debe realizar
el control permanente de las estrategias implementadas, lo cual nos permita
evaluar si los resultado arrojados por dicha investigación son los necesarios para
llegar a posicionar la empresa en una mejor escala comercial, obteniendo así la
satisfacción tanto interna como externa lo cual permite el mejoramiento continuo.

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