4.3 Justificacion de la propuesta 4.4 Objetivos 4.4.1. Objetivo General Cambiar la perspectiva del proceso de cuentas por pagar a proveedores empleando para eso un sistema de pagos a proveedores basado en las necesidades de la empresa. 4.4.2 Objetivo Especifico 1. Detallar la forma como debe ser realizado el proceso en cada una de las reas involucradas en la administracién de las cuentas por pagar a proveedores, 2. Realizar una conciliacién semanal de la cartera de pagos a sus proveedores para proceder a realizar la programacién del flujo de pagos. 3. Llevar un contro! detallado de las cuentas por pagar a proveedores.4. Establecer un procedimiento para la emisién, entrega y archivo de los soportes relacionados a los pagos a proveedores. 4.5 Disefio de proceso ‘Como fue mencionado previamente este trabajo de investigacién tiene como objetivo establecer un proceso de control interno para mejorar asi la administracién de pagos a proveedores de adquisiciones y servicios de ASISBANE; para los cual se consideraron las siguientes areas involucradas: Departamentos varios (requerimientos), Departamento de Compras, Proveedores, Bodega y Contabilidad. A partir de esto se propone el siguiente procedimiento: 1. Cualquier departamento en donde se cree la necesidad de adquirir algin bien o recibir algtin servicio este tiene que realizar un requerimiento al departamento de compras. 2, El departamento de compras recepta las solicitudes. 3. Para el caso de adquisiciones de inventarios y otros productos especificos el departamento de compras deberd tomar en consideracién la negocién previa de plazos especificos con estos proveedores en particular. En el 350 de otro tipo de adquisiciones que no tengan una negociacion especial, se procedera a realizar 3 cotizaciones como minimo las cuales seran evaluadas seleccionando la mas conveniente en costo beneficio.4, El departamento procede a la elaboracién de la orden de compra. Esta es enviada a contabilidad para la confirmacién de disponibilidad de recursos y ‘su debida autorizacion. 5. Una vez autorizada se envia la orden de compra al proveedor. ot 6. El proveedor recibe la orden de compra, prepara el pedido y hace el envié de los solicitado. 7. Enel caso de que el requerimiento sea de alguna adquirié esta sera entregado a la bodega de la compania, y en el caso del servicio este sera recepcionado por el departamento que lo solicito. 8, Bodega procede a verificar las condiciones de los bienes recibidos para que en caso de que exista alguna novedad se proceda a la devolucién de los mismos y a solicitar los cambios al proveedor. En caso de no existir novedades se procede elaborar una salida de bodega para hacer entrega del requerimiento al departamento que lo solicito, y este sera entregado acontabilidad para su revisién 9. Enel caso del servicio se realizara la elaboracién de un recibido conforme el cual serd entregado a contabilidad para su consideracién. 10. Las facturas son recibidas por el departamento de contabilidad para su validacién e ingreso al sistema contable. 11. El departamento de contabilidad procederd a la programacién de los pagos tomando en cuenta los vencimientos. 12. El departamento financiero verifica y autoriza el desembolso para cancelar las cuentas por pagar a proveedores vencidas. 13. Contabilidad elabora los cheques y toma la firma de los mismos. 14. Se procede con la entrega de los cheques debidamente firmados a la tecepcién para su posterior entrega al proveedor. 15. Los cheques son recibidos por el proveedor y los comprobantes de pagos con su recibido conforme son devueltos a contabilidad para su posterior archivo.“ae 10-88