ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a
esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el

saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse
debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya
que hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un
sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización de
los procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe
estar documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten
los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que
recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que
se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y
alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación
ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los

registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos
va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades
porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión
de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de
auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos
consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los
procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien
diseñado debe tener un buen flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos
sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.

POR: RONALD YESID PALENCIA BUELVAS