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Ms Word

Diana Pérez Marín


Índice

 Tema 1. Introducción

 Tema 2. Manejo de Ms Word

 Tema 3. Edición de texto

 Tema 4. Gestión de elementos

2
Tema 1. Introducción

 Introducción a la ofimática

 El procesador de textos Ms Word

 Principales características de Ms Word

 Ayudante de Word

3
1.1 Introducción a la ofimática (I)

 La informática se ha convertido en una


herramienta de trabajo imprescindible.

 La proliferación de ordenadores
personales ha permitido su uso para un
gran número de aplicaciones.

 Una de estas aplicaciones es la ofimática,


esto es la informática aplicada a la oficina.

 El paquete Microsoft Office es una


potente aplicación ofimática.

4
1.1 Introducción a la ofimática (II)

 Microsoft Office integra las aplicaciones:


 Word, que sirve para procesar documentos
de texto digitales.
 Excel, que sirve para realizar cálculos con
hojas de datos.
 Access, que sirve para gestionar bases de
datos relacionales.
 Powerpoint, que sirve para crear
presentaciones a base de diapositivas.
 Outlook, que sirve para administrar la
información personal y gestionar el correo
electrónico.
5
1.2 Word (I)

 En este curso, nos vamos a centrar en el


estudio de Ms Word.
 En la actualidad, Word es el procesador
de texto más utilizado por sus grandes
posibilidades:
 Permite gestionar texto y combinarlo con
otros elementos (gráficos, imágenes, etc.)
 Permite guardar el documento con formato
web para publicarlo en Internet.
 Se puede observar que lo que aparece en
pantalla tendrá el mismo aspecto cuando
salga por impresora.
6
1.2 Word (II)
 Word aprovecha la facilidad de uso de
Windows para proporcionar una interfaz
bastante usable y poco complicada:
 Menús desplegables.
 Cuadros de diálogos.
 Botones.

 Se pueden crear todo tipo de documentos


y personalizarlos con estilos, macros, etc.
 Además, Word al formar parte de Office se
integra perfectamente con otros elemen-
tos como hojas de cálculo de Excel,
dibujos de Powerpoint, etc.
7
1.2 Instalación de Word

 Puesto que Word está integrado en el


paquete ofimático Office se suele instalar
junto con el resto de programas.
 En cuanto a los requerimientos del sistema,
Word no tiene requisitos especiales si sólo se
va a manejar texto.
 Si se quiere también insertar gráficos y
dibujos entonces es necesaria más memoria.
 También es necesario disponer de al menos
250 Mb. libres de espacio en el disco duro.

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1.3 Principales características
 Varios modos de visualización.
 Personalización de la interfaz.
 Conversión de documentos a formato web.
 Selección de múltiples fuentes.
 Estructuración del texto en columnas.
 Creación de tablas.
 Creación de marcos de texto.
 Inserción de imágenes, autoformas y WordArt.
 Revisión de ortografía y gramática.
 Sugerencia de sinónimos.
 Integración de objetos Office.
9
1.4 Ayudante de Word

 Word ofrece varios tipos de ayuda:

 El ayudante de Word (F1) al igual que el


resto de ayudantes de Office nos asiste
mientras trabajamos con el programa:

10
1.5 Ejercicios
1º) Abrir Word.
2º) Abrir el menú de Ayuda.
3º) Conseguir información sobre formas de
obtener Ayuda en Word.
4º) Preguntar al asistente cómo se abre un
archivo en Word.
5º) Elegir otro asistente distinto.
6º) Ocultar al asistente y volverlo a mostrar.
7º) Cerrar Word.
11
Tema 2. Manejo de Ms Word

 La interfaz de Ms Word

 Gestión de archivos con Word

 Edición de textos

 Herramientas de Word

12
2.1 La interfaz de Ms Word

13
2.1.1 Barras y menús (I)
 Hay varios tipos de barras en Word:
 Barra de título: siempre aparece y nos muestra
el nombre del documento.
 Barra de menús: contienen las funciones que
se pueden realizar en Word agrupadas por
similaridad en menús desplegables.
 Barra de desplazamiento horizontal y
vertical: permiten moverse en documentos que
ocupan más de una pantalla.
 Barra de estado: muestra información sobre el
estado de edición del documento.
 Barra de herramientas: contiene botones para
comandos directos.
14
2.1.1 Barras y menús (II)
 Por defecto, se muestra la barra de herramientas
estándar y la de formato abreviada.
 No obstante, los botones que contienen muchas de
estas barras se pueden personalizar.
 De hecho, el contenido de los menús va variando
según las opciones que se usan de forma más
frecuente.
 Para volver a ver todas las opciones, pulsar sobre la
flecha o dejar el ratón parado sobre el menú durante
unos segundos.
 Si alguna opción aparece con un color de forma
atenuada significa que no está disponible.

15
2.1.1 Ejemplo

16
2.1.2 Barra de herramientas
estándar (I)

 Los comandos son (de izq. a dcha.):


 Crear documento nuevo.
 Abrir un documento existente.
 Guardar el documento de trabajo.
 Enviar un correo electrónico.
 Imprimir el documento.
 Vista preliminar del documento.
17
2.1.2 Barra de herramientas
estándar (II)

 Los comandos son (de izq. a dcha.):


 Copiar.
 Pegar.
 Deshacer operación.
 Insertar un hipervínculo.
 Determinar el tamaño de visualización del
documento en pantalla.
 Acceder a la ayuda.
18
2.1.3 Barra de formato (I)

 Los comandos son (de izq. a dcha.):


 Elegir el estilo del párrafo.
 Seleccionar la fuente (o tipo de letra).
 Determinar el tamaño de la letra.
 Señalar en negrita.
 Señalar en cursiva.
 Subrayar el texto.
19
2.1.4 Barra de formato (II)

 Los comandos son (de izq. a dcha.):


 Justificar el margen de la izquierda.
 Centrar el texto.
 Alinear el texto a la derecha.
 Justificar ambos márgenes a la derecha e izquierda.
 Insertar números en una lista.
 Insertar viñetas en una lista.
 Disminuir la sangría.
 Aumentar la sangría.
 Aplicar bordes a un texto o una tabla.
 Resaltar el texto con algún color.
 Elegir del color de la fuente. 20
2.1.5 Menús contextuales
 Son menús que no aparecen fijos en la
parte superior de la ventana sino al pulsar
el botón derecho del ratón.
 Sirven para facilitar la realización de
operaciones muy habituales con:
 Texto: cortar, copiar, pegar, cambiar la fuente,
párrafo, numeración, viñetas, insertar
hipervínculos y seleccionar sinónimos.
 Tablas: cortar, copiar, pegar, insertar, eliminar,
dividir celdas, bordes y sombreado, etc.
 Imágenes: cortar, copiar, pegar, modificar la
imagen, mostrar barra de herramientas imagen,
cambiar el formato de la imagen, etc.
21
2.1.5 Ejercicios

1º) Familiarizarse con los menús desplegables.


2º) Explicar el significado de los botones de la
esquina superior derecha de la ventana.
3º) Mostrar otros botones de la barra de
herramientas estándar y explicar su utilidad.
4º) Mostrar otros botones de la barra de formato
y explicar su utilidad.
5º) Encontrar otras barras de herramientas
distintas a las vistas en clase.
6º) Mostrar un menú contextual de texto, tabla y
de imagen.
22
2.2 Gestión de archivos

 Por defecto, la primera vez que se ejecuta


Word aparece un documento abierto en
blanco llamado Documento1.
 Podéis:
 Empezar a trabajar con él y grabarlo
“Guardar como” con el nombre que decidáis.
 Cerrarlo y crear otro documento distinto.

 De hecho, pueden estar los dos abiertos,


puesto que se puede trabajar con un solo
archivo, o bien tener varios abiertos
simultáneamente.
23
2.2.1 Creación de un nuevo
documento
 En cualquier momento se puede crear un
documento nuevo sin perder información
en los documentos abiertos.

 El procedimiento es:
 Elegir el comando “Nuevo” en el menú Archivo.
 O bien, pulsar sobre el icono de la barra de
herramientas estándar.
 Escoger una de las plantillas disponibles. Un
plantilla sirve para homogeneizar documentos
con los mismos formatos. Por ejemplo, la
plantilla “normal”.

 El documento tiene extensión .doc


24
2.2.2 Apertura de un
documento ya existente
 En cualquier momento se puede abrir un
documento previo.
 El procedimiento es:
 Elegir el comando “Abrir” del menú “Archivo”.
 O bien, pulsar sobre el icono de la barra de
herramientas estándar
 Seleccionar el nombre del archivo.

 Si el documento que queremos abrir ha sido


usado recientemente, se puede abrir
seleccionando su nombre al final del menú
“Archivo”.

25
2.2.3 Guardar un documento
 Es fundamental ir guardando las
modificaciones que se hagan sobre el
documento para no perder información.
 El procedimiento es:
 Seleccionar el comando “Guardar” del menú
“Archivo” si ya tiene un nombre.
 Seleccionar el comando “Guardar como” del
menú “Archivo” si queremos cambiar el nombre.
 Pulsar el icono de la barra de herramientas
estándar .

 Si hay varios documentos abiertos se


pueden guardar todos, con el comando
“Guardar todo” del menú “Archivo”.
26
2.2.4 Cerrar un documento

 Cuando ya no se vaya a seguir trabajando con


un documento, hay que cerrarlo.

 El procedimiento es:
 Seleccionar el comando “Cerrar” del menú “Archivo”.
 Pulsar el icono de la cruz para este documento.

 Word nos advertirá si se intenta cerrar algún


documento sin haberlo guardado.

 Para poder cerrar Word es necesario cerrar


todos los documentos abiertos.

27
2.2.5 Ejercicios

1º) Crear un documento vacío llamado


“prueba1.doc”
2º) Guardar el documento “prueba1.doc”
como “prueba2.doc” en vuestra carpeta
personal y dejar los dos abiertos en Word.
3º) Cerrar “prueba1.doc”
4º) Abrir (según el procedimiento de archivos
recientes) el documento “prueba1.doc”
5º) Cerrar ambos documentos y Word.

28
2.3 Edición de textos

 Al abrir un documento nuevo en Word, el


punto de inserción se encontrará en la
parte superior de la ventana, listo para
cuando se comience a escribir.
 Automáticamente cuando se acaba la línea
salta a la línea siguiente.
 Si se quiere cambiar de párrafo sólo hay
que pulsar “Intro”.
 No es buena práctica usar espacios para
alinear texto. En su lugar se deben usar
tabulaciones, sangrías o interlineado.
29
2.3.1 Sugerencias de
presentación
1º) Después de un punto, coma, dos puntos o
punto y coma, escribir sólo un espacio.
2º) Cuando se necesite insertar un guión
entre dos palabras no introducir espacios.
3º) Alinear el texto usando tabulaciones,
sangrías o alineación de párrafos.
4º) Justificar el contenido del texto.
5º) Usar estilos para homogeneizar el formato
de los documentos.
30
2.3.2 Movimientos del punto
de inserción y desplazamiento
 Cuando se escribe, el texto se inserta en el
documento en el punto de inserción que
corresponda a la barra vertical intermitente.
 Al escribir o editar texto, Word desplaza el
documento automáticamente, presentando una
sección diferente y manteniendo visible en la
ventana el punto de inserción o la selección.
 Para poder ver en la ventana otras partes del
documento usar las barras de desplazamiento.
 El desplazamiento no mueve siempre el punto
de inserción al lugar en el que desee iniciar el
trabajo.
31
2.3.3 Selección de texto

 Para modificar un área del documento con un


comando debe estar seleccionada.
 Para seleccionar cualquier área de texto es
necesario mantener pulsado el botón izquier-
do del ratón mientras se arrastra el puntero:
 Desde el inicio del área de selección.
 Hasta el fin del área de selección.

 El área seleccionada aparece resaltada en la


pantalla. Si se desea ajustar la selección se
debe mantener pulsada la tecla “Mayúsculas”
y las flechas de dirección.
32
2.3.4 Mover y copiar texto
 Para mover texto a otro lugar del documento:
 Se usan los comandos “Cortar” y “Pegar”.
 Se pulsa el botón izquierdo del ratón y se arrastra
el texto hasta la posición deseada.

 Si se quiere mantener el texto en el lugar


original, entonces usar “Copiar” y “Pegar”.
 El texto copiado o cortado se coloca en el
Portapapeles por si se quiere reutilizar.
 A veces es útil la característica de “Pegado
especial” para decidir si se mantiene o no el
formato original.
33
2.3.5 Ejercicios
1º) Escribe el siguiente texto al principio de un
documento llamado “prueba3.doc”:

2º) Mueve el punto de inserción al comienzo de


la segunda página y escribe ahora:

3º) Copia el primer párrafo como tercer párrafo.


4º) Guarda “prueba3.doc” en tu carpeta.
5º) Cierra “prueba3.doc” y comprueba que se
ha grabado correctamente. 34
2.4 Herramientas de Word
 Word dispone de un gran número de herra-
mientas. Algunas de las que veremos son:
 Opciones de visualización.
 Zoom.
 Gestión de la impresión.
 Búsqueda y reemplazamiento de texto.
 Revisión ortográfica.
 Revisión gramatical.
 Deshacer y rehacer una operación.
 Gestión de elementos textuales.
 Gestión de elementos no textuales.

35
2.4.1 Vistas de un documento

 Cada documento se puede ver de cuatro


maneras distintas en Word:
 Vista normal: permite visualizar el documento
sin márgenes, encabezados ni pies de página.
 Vista diseño web: muestra el documento de la
misma forma en la que se visualizaría mediante
un navegador web.
 Vista diseño de impresión: permite ver el
documento tal y como será impreso.
 Vista esquema: añade al documento una nueva
barra de herramientas para modificar atributos.
 Para pasar de un formato de vista a otro
hay que seleccionarlos en el menú “Ver”.
36
2.4.2 Zoom

 Cuando se escribe un documento en Word,


se presenta automáticamente en pantalla al
100% de su tamaño.
 En determinadas ocasiones resulta más
cómodo ver el documento en otra escala.
 Para esto se utiliza el zoom:
 Seleccionar el comando “Zoom” del menú “Ver.
 Pulsar sobre el icono de la barra.

 Word permite tanto insertar un valor


numérico o elegir alguno de los existentes.

37
2.4.3 Gestión de la impresión

Se recomienda acceder a vista preliminar antes de imprimir. 38


2.4.4 Búsqueda y
reemplazamiento de texto

39
2.4.5 Revisión ortográfica y
gramatical (tecla F7)

40
2.4.6 Ejercicios
1º) Abrir el documento “prueba3.doc”
2º) Visualizarlo de las 4 formas posibles.
3º) Seleccionar “Vista diseño” viendo los
límites de página y con un zoom del 76%.
4º) Comprobar la ortografía del documento.
5º) Comprobar la gramática del documento.
6º) Buscar la palabra “proceso” en el texto.
7º) Reemplazar “proceso” por “proceso2”.
8º) Buscar sinónimos para “período”.
9º) Guardar “prueba3.doc” como
“prueba4.doc” en vuestra carpeta.
10º) Cerrar Word.
41
Tema 3. Edición de texto

 Fuente

 Párrafo

 Bordes y sombreado

 Columnas

 Marcos de texto

42
3.1 Fuente
 Las fuentes son los distintos tipo de letra
que se pueden elegir para un documento.
 La fuente predeterminada que se aplica a
todos los nuevos documentos es Times
New Roman tamaño 12.
 Para cambiar el tipo de fuente:
 Seleccionar el comando “Fuente” de “Formato”.
 Pulsar sobre el menú desplegable de la barra.
 Además del tipo de fuente se puede
cambiar sus propiedades: estilo, tamaño,
color, sombra, etc.

43
3.1 Ejercicios
1º) Abrir el documento “prueba4.doc”
2º) Eliminar el tercer párrafo y juntar los otros
párrafos al principio de la primera página.
3º) Cambiar la fuente a “Arial” tamaño 11.
4º) Formatear el texto para que sea idéntico a:

5º) Guardar el documento como “prueba5.doc”44


3.2 Párrafo

 Para cambiar el formato a un párrafo:


 Seleccionar el texto del párrafo.
 Seleccionar el comando “Párrafo” de “Formato”.
 Seleccionar las opciones deseadas.

 Se puede cambiar la alineación: izquierda,


derecha, centrada o justificada.
 Se puede cambiar el tipo de sangría,
interlineado y espaciado.
 Hasta que no se pulsa “Aceptar” no se
producen los cambios en el documento,
aunque se pueden ver en “Vista previa”.
45
3.2 Ejercicio

1º) Crear un nuevo documento “prueba6.doc”


2º) Dar formato al contenido para que se
parezca a:

46
3.3 Bordes y sombreado

47
3.4 Columnas (I)

 La creación de columnas se puede realizar


de dos formas diferentes:
 Seleccionar “Columnas” de “Formato”.
 Pulsar sobre el botón de la barra estándar.

 En cualquier caso, es necesario:


 Colocar el punto de inserción donde se quieran
colocar las columnas.
 Indicar el número de columnas. Pueden tener
todas el mismo ancho o bien ancho diferente.
 Indicar el espaciado entre columnas.
 Indicar si se quiere poner una línea separando
las columnas.
48
3.4 Columnas (II)

49
3.4 Columnas (III)

 Se puede crear primero el texto y luego


formatearlo como columnas. O bien, crear
primero las columnas y luego escribir.
 Para pasar de una columna a otra se
puede insertar un salto de columna:

- Seleccionar “Salto” del


menú “Insertar”.

- Marcar la opción
“Salto de columna”

50
3.4 Ejercicio: crear
“prueba7.doc” parecido a

51
3.5 Marcos de texto
 Un marco o cuadro de texto es un
elemento gráfico para incluir texto u otro
objeto en cualquier parte del documento.
 Para poder insertar un cuadro de texto:
 Seleccionar “Cuadro de texto” de “Insertar”.
 Pulsar el icono de la barra de dibujo.

 Para seguir editando el documento es


necesario hacer click fuera del marco.
 Se puede modificar el tamaño del marco
de texto, seleccionándolo y pulsando sobre
los puntos de selección con el ratón.
52
Tema 4. Gestión de elementos

 Inserción de imágenes

 Autoformas

 Tablas

 WordArt

 Objetos en Word

53
4.1 Inserción de imágenes (I)
 Trabajar con Word no
significa limitarse única-
mente a texto, también se
pueden incorporar imáge-
nes, dibujos y gráficos.

 El procedimiento es:
 Seleccionar “Imagen”
desde el menú “Insertar”.
 O pulsar de la barra
estándar.
 Elegir el tipo de imagen
a insertar y su origen.
 Crear un cuadro de texto
para posicionarla en el
documento.
54
4.1 Inserción de imágenes (II)

 Los botones de la barra de dibujo son:


 Modificar las propiedades del dibujo.
 Modo selección.
 Autoformas (las veremos en el punto 4.2)
 Dibujo de una línea sin punta.
 Dibujo de una línea terminada en flecha.
 Dibujo de un cuadrado.
 Dibujo de un óvalo.
 Insertar un cuadro de texto (ver 3.5)
 Insertar WordArt (lo veremos en el punto 4.4)
 Insertar imagen prediseñada.
 Cambiar los colores de fondo, relleno y fuente.
 Cambiar los estilos de líneas, guía y flechas.
 Crear efectos sombra y 3D. 55
4.1 Inserción de imágenes (III)

 Se puede observar la distinción entre:


 Imágenes prediseñadas: aquellas que están
almacenadas en la galería interna de Word.
 Otras imágenes: aquellas que están
almacenadas en nuestro ordenador.

 Para insertar una imagen prediseñada:


 Seleccionar “Insertar imagen prediseñada”.
 Pulsar el icono de la barra de dibujo.

 Para insertar una imagen nuestra:


 Seleccionar “Insertar imagen desde archivo”.
 Pulsar el icono de la barra de dibujo.
56
4.1 Imágenes prediseñadas

57
4.1 Imágenes de archivo

58
4.1 Cambiar el formato

59
4.1 Ejercicio: crear “prueba8.doc” como

60
4.2 Autoformas

 Las autoformas son formas prediseñadas.

 Se utilizan habitualmente para insertar fi-


guras geométricas básicas, diversos tipos
de flechas, señaladores, estrellas y cintas.

Para insertar una autoforma:

- Seleccionar “Insertar
autoforma” de “Insertar”.

- Pulsar el icono
de la barra de dibujo.

61
4.2 Ejercicio: crear
“prueba9.doc” como
Como se puede observar en la Figura 1, hay varios tipos
de composiciones poéticas:

Figura 1. Tipos de composiciones poéticas

62
4.3 WordArt
 Textos creados a partir de una galería con
ciertos efectos especiales.

Para insertar
WordArt:

- Seleccionar
“Insertar
WordArt” de
“Insertar”.

- Pulsar el
icono
de la barra de
dibujo.
63
4.3 Ejercicio: crear
“prueba10.doc” como

64
4.4 Tablas (I)
 Una buena forma de organizar datos en
Word es en forma de tabla.
 Para crear una tabla:
 Seleccionar “Insertar tabla” de “Tabla”.

 Pulsar el botón de la barra estándar.


65
4.4 Tablas (II)

66
4.4 Tablas (III)

 Para movernos de una celda a otra


adyacente podemos pulsar “Tabulador”.

 Para cambiar de una celda a cualquier otra


hay que usar las flechas de dirección.

 Ejercicio: crear el documento


“prueba11.doc” que tenga una tabla con 5
filas y 3 columnas. Los nombres de las
columnas serán “Columna1”, “Columna2” y
“Columna3” (en negrita). Los nombres de
las filas “Fila1”, “Fila2” y “Fila3” (en
negrita). El resto de celdas rellenarlas con
números consecutivos. 67
4.4 Tablas (IV)

 Una vez la tabla ya está creada se puede


modificar con las opciones del menú
“Tabla” o usando el menú contextual:

68
4.4 Tablas (V)

 Word también nos ofrece la posibilidad de


crear de forma automática tablas con
“Autoformato de tablas”.

69
4.4 Ejercicio: crear
“prueba12.doc” como
Informe de Pagos
La Tabla 1 recoge información sobre los pagos realizados
en el primer y segundo semestre de este año.

Tabla 1. Pagos anuales

Como se puede apreciar los meses de Abril a Junio del


Primer semestre fueron los más costosos.

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4.5 Objetos en Word

 Es posible insertar en Word objetos como:


 Una hoja de cálculo Ms Excel.
 Una diapositiva Ms Powerpoint.
 Otro documento Word.
 Un documento WordPad.
 Un elemento multimedia (Windows Media Player).
 Ecuaciones.

 Al insertar el objeto crea un vínculo con la


aplicación de origen.

 Si se hace click sobre él, se puede modifi-


car como se haría en la otra aplicación.
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