Contabilidad

Administrativa

Contabilidad
de costos
La Contabilidad Administrativa.
Elementos de control
administrativo. La estructura
organizacional del área.
Si bien habitualmente escuchamos llamar Contabilidad Administrativa a la Contabilidad
de Costos, originado en que los principales usuarios son los mismos administradores
de la organización, debemos tener presente que la Contabilidad de Costos es un poco
más amplia que la Administrativa, debido a que además de brindar información a los
usuarios internos, ayuda a cumplir también con los requisitos de los informes externos,
aportando de esta forma valiosa información a la Contabilidad Financiera, la cual se
encarga de informar sobre la naturaleza y nivel del capital invertido en una empresa, y
evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades de
operación.

Los objetivos que busca cumplir este sistema de información son:

 Proporcionar informes relativos a costos, a fin de medir la utilidad.

 Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y

actividades de la empresa.

 Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación

y la toma de decisiones.

Como ya puede ver, la Contabilidad Administrativa, además de proporcionar información

sobre hechos económicos que ya ocurrieron, mira hacia el futuro proyectando el mismo,
y no se encuentra reglada por normas contables, como si es el caso de la Contabilidad
Financiera. Por ejemplo, un Balance General, se debe presentar y exponer de acuerdo
a lo que determinen las Normas Contables correspondientes, ya que el mismo está
destinado también a usuarios externos a la organización. Pero la forma de elaborar la
información a utilizar internamente por las empresas, puede ser diseñada de acuerdo a
lo que se crea más conveniente y útil para la misma. Siempre en este caso nos
guiaremos por el principio fundamental de Costo-Beneficio, es decir, el análisis entre el
costo de contar con esa información adicional, y el beneficio que representa la misma
para la toma de decisiones.

En resumen, podemos concluir que la Contabilidad Administrativa es una rama de la

contabilidad cuyo objeto consiste en generar información que facilite a la administración
de una empresa llevar a cabo en forma eficiente el proceso administrativo y la toma de
decisiones.
Si bien se deben tener en cuenta las definiciones que hemos brindado, el límite divisorio
entre la Contabilidad Administrativa y la de Costos es muy delgado; y habitualmente
utilizaremos directamente el término Contabilidad Administrativa, para mencionar al
sistema de información para gestión de las organizaciones, destinado como usuarios
del mismo, a los administradores de estas.

A fin de comprender mejor las diferencias entre la Contabilidad Administrativa y

Financiera, expresemos las mismas mediante un cuadro sinóptico:

Contabilidad Financiera Contabilidad

Exponer la situación
patrimonial, económica y
financiera de la empresa
Objetivo de la Información
Tantos usuarios internos
de la organización, como
Usuarios externos (proveedores,
entidades financieras, el
Estado, entre otros).
Está orientada hacia el
pasado. Si bien es la base
para proyectar, la
Enfoque temporal
información que brinda es
de períodos anteriores.
Los Estados Contables
deben estar elaborados de
acuerdo a las Normas
Normas de valuación y Contables (Resoluciones
exposición de la Técnicas), y a su vez
información auditados por
profesionales externos e
independientes.
Son informes normalmente
anuales, correspondientes
al ejercicio económico del
Período de tiempo de los
ente. También existe la
informes
posibilidad de realizar
informes denominados de
períodos intermedios,
Administrativa
Ayudar a los
administradores en la
gestión de las
organizaciones, a fin de
cumplir con las metas
propuestas. Toma de
decisiones.
Está destinada a los
administradores de la
organización.
Orientada principalmente
hacia el futuro, valiéndose
de información pasada,
genera proyecciones y
presupuestos para
períodos futuros.
No existen normas que
regulen los informes de la
Contabilidad
Administrativa, ya que esta
se encuentra destinada
solamente a usuarios
internos. Igualmente debe
basarse siempre en la
relación Costo-Beneficio.
Podríamos decir que el
período de tiempo es
permanente; ya que puede
variar desde información
para la próxima hora,
hasta presupuestación de
los próximos 15 años.
 como trimestrales o
cuatrimestrales.

Estrategia. Decisiones e Implementación de la estrategia. El papel del contador

administrativo

A fin de conseguir el éxito en la administración de una organización, debemos crear valor

para los clientes, y al mismo tiempo distinguirnos de nuestros competidores. Al definir la
estrategia, estamos determinando cómo utilizaremos los recursos de la organización, en
base a las oportunidades que nos brinda el mercado, para cumplir con los objetivos
propuestos.

Las empresas determinan su estrategia básicamente entre las siguientes opciones:

 Producto de calidad a bajo precio: si esta es la estrategia adoptada por la

organización, nos obligará a trabajar muy eficientemente en costos, ya que
para lograr el mejor precio de mercado, manteniendo el margen de utilidad,
deberá ser más eficiente en el manejo de sus costos, con respecto a la
competencia.

 Diferenciación: en este caso, la empresa busca desarrollar productos que se

consideren únicos, por lo tanto diferenciados a los ofrecidos por la
competencia, y habitualmente con un precio superior. Ahora, en este caso
también deberemos trabajar sobre los costos de la organización; ya que si
bien el precio será superior debido a la diferenciación del producto, la
empresa no puede ponerle el precio que desee, ya que puede llegar a perder
demanda debido a su elevado precio; y por otra parte, también buscará
aumentar su margen de utilidad, a fin de incrementar los beneficios
obtenidos.

En conclusión, independientemente de la estrategia que elija la organización, deberá

trabajar eficientemente en su estructura de costos, para lograr aumentar el margen de
utilidad de su actividad.

Tomar decisiones estratégicas entonces, implica decidir sobre la utilización de los

recursos de la organización, a fin de utilizarlos de la manera más eficiente para cumplir
con los objetivos propuestos.

Implementar la estrategia adoptada, implica tomar las decisiones necesarias, a fin de

agregar valor para los clientes de la organización. Este agregado de valor, se consigue
a través de una secuencia de funciones, en las cuales se le incrementa la utilidad a los
productos o servicios ofrecidos a los clientes, esto se denomina Cadena de Valor.

Veamos gráficamente las funciones que involucra la Cadena de Valor de una

organización:
 CADENA DE VALOR

Servicio
I+D Diseño Mktg Distr. al
Producción Cliente

Ahora definamos brevemente cada una de estas funciones:

 Investigación y Desarrollo: se refiere a la investigación desarrollada por la

organización, a fin de poder desarrollar nuevos productos, servicios o
procesos.

 Diseño: en esta función se determina la forma que se le dará al nuevo

producto, servicio o proceso, a fin de lograr satisfacer al cliente; y asimismo
se evalúa cómo impactaran los distintos diseños en la estructura de costos.

 Producción: función mediante la cual se transforma la materia prima o

materiales directos, mediante la transformación con mano de obra y costos
indirectos, en un producto terminado que será destinado a la venta.

 Marketing: la colocación del producto en el mercado, tanto a clientes actuales

de la organización, como la obtención de nuevos clientes.

 Distribución: determinación de los canales por los cuales le hará llegar los
productos o servicios a los clientes.

 Servicio al cliente: es la post venta, el acompañamiento y apoyo al cliente,

luego de haber realizado la operación.

Como veremos a continuación, al analizar los Factores Claves de Éxito en una

organización, esta Cadena de Valor, debe ampliarse también hacia los Proveedores y
Clientes de la empresa.

Ahora deténgase por un instante y piense en cuál de estas funciones interviene una
función de costos.

Seguramente habrá llegado a la conclusión de que cada una de estas funciones posee
su estructura de costos, y por lo tanto debemos considerarlos a fin de lograr un menor
costo final en el producto o servicio que se ofrece, y de esta forma poder incrementar el
margen de utilidad, logrando una mayor rentabilidad para la empresa.

¿En qué lugar participa el Contador Administrativo, dentro de los conceptos que venimos
desarrollando?

Si partimos de la base que la Contabilidad Administrativa, tiene como finalidad ser un

soporte para los administradores de la organización, a fin de ayudarlos en la toma de
decisiones; al ir modificándose la forma de operación de los administradores, se debe
actualizar el soporte que se le brinda.

Actualmente para los administradores los siguientes puntos son cruciales, por lo tanto,
la Contabilidad Administrativa debe brindarles información sobre los mismos:

1. Satisfacción del cliente. Esta es la principal prioridad, ya que los clientes son
claves para el éxito de una organización. Con clientes insatisfechos, una
organización se encuentra condenada al fracaso.

2. Factores claves de éxito. Los clientes exigen permanentemente mejoras en

los siguientes puntos:

a. Reducción de costos. Disminuyendo el costo para los clientes del

producto que les ofrecemos.

b. Calidad. Con el transcurso del tiempo, los clientes se han vuelto cada vez
menos tolerantes a la mala calidad que en el pasado. Hasta hace no
muchos años, era raro que encontremos en un Restaurant, alguien que
devolviera su plato por estar frío o mal condimentado, o bien que al catar
un vino le exigiera al mozo abrir otra botella por no estar conforme con el
mismo; hoy lo vemos como algo habitual y el cliente es mucho más
conciente de su derecho como consumidor, el cual hace valer.

c. Tiempo. Esta variable se debe abordar desde tres aspectos: el tiempo de

colocación de nuevos productos en el mercado (las automotrices deben
pensar qué auto les gustará a los clientes a 5 años vista, ya que este es
el plazo que necesitan de desarrollo del mismo, y “llegando tarde” con
respecto a sus competidores, verían reducidas notoriamente sus ventas),
la velocidad con que la organización responde a los requerimientos de
los clientes (un cliente debe ser atendido de forma inmediata, y hacerle
sentir que su problema tiene mucha importancia para la organización), y
el cumplimiento de los plazos de entrega (si nos atrasamos
permanentemente con la entrega a los clientes, muy probablemente los
mismos busquen otro proveedor, debido a los problemas que nuestro
funcionar les trae aparejados, sobre todo si utilizan un método de
producción de Justo a Tiempo).

d. Innovación. La organización debe estar permanentemente a la

vanguardia, a fin de no perder territorio con respecto a los competidores.
 3. Análisis integral de la Cadena de Valor. Resulta insuficiente analizar la
cadena de valor, con los eslabones internos de la organización solamente;
es imprescindible anexar tanto a los Proveedores de la misma en un punto
de la misma, como a los clientes en la otra, ya que como dijimos
anteriormente, la satisfacción del cliente es la prioridad número uno.

4. Enfoque dual interno/externo. La organización no puede funcionar como

dentro de una burbuja del mundo que la rodea, ya que la misma interactúa
con clientes, proveedores, competidores, organismos gubernamentales,
entre otros. El administrador debe tener la capacidad de analizar tanto la
parte interna de la empresa (sus fortalezas y debilidades), como el contexto
que la rodea y engloba (las oportunidades y amenazas que se presenten).
La organización debe ser ágil, a fin de adaptarse al medio que la rodea.

5. Mejoramiento continúo. Hoy es muy común que las organizaciones

busquen superarse en forma permanente. Un clásico ejemplo es el
de Toyota y su administración Kaizen (término japonés para definir el
mejoramiento continuo), en donde todos los empleados de la empresa
tienen la posibilidad de sugerir nuevos procedimientos a fin de
optimizar su accionar, hoy podemos ver los resultados que obtuvieron,
y su posicionamiento mundial como líder de su mercado. También es
habitual, que las organizaciones busquen obtener la certificación de
determinadas normas, que avalen sus niveles de desempeño.

La Contabilidad Administrativa debe brindar informes sobre cada una de las

áreas o centros de responsabilidad, determinando los desvíos sufridos, a fin de
poder realizar las acciones correctivas consideradas prudentes para lograr
efectividad y eficiencia en la utilización de los recursos con que cuenta la
organización.

Pero cabe aclarar que siempre se debe tener presente la relación “Costo-Beneficio”,
que debe respetar cualquier sistema de información; esto significa, escoger entre
sistemas alternativos el que ayude a alcanzar las metas de la organización, en relación
con el costo de implementar dicho sistema. Obviamente siempre el beneficio resultante
debe superar al costo de su implementación.

Elementos de Control Administrativo

Dentro de lo que denominamos Control Administrativo, englobamos tanto la Planeación

o Planeamiento como el Control.

Se entiende por Planeamiento en un Proceso Decisorio, a la etapa en la que

establecemos las metas y objetivos a alcanzar, pudiendo ser los mismos cuantitativos
(como obtener una ganancia determinada), o cualitativos (lograr un posicionamiento
determinado en el mercado). Esto lo complementamos con lo que se denomina la
Planificación, que sería el “cómo” conseguiremos los objetivos planteados, para lo cual
debemos definir con qué medios contamos (bienes, recursos humanos, otros), y cómo
los utilizaremos.

La planeación se hace necesaria por diferentes motivos:

 Para prevenir los cambios del medio ambiente.

 Para integrar los objetivos y las decisiones de la organización.

 Como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes

elementos que integran la empresa.

Una vez que pusimos en marcha nuestro accionar y obtuvimos determinados resultados,
debemos medir en qué proporción conseguimos los objetivos y las metas que nos
habíamos propuesto, determinando responsabilidades y fundamentalmente caminos
correctivos cuando las metas se alejaren de lo previsto. De esta forma, efectuamos un
análisis detallado de los desvíos con respecto a lo que habíamos planeado. Siempre es
necesario poder medir los resultados, es decir, cuantificarlos; ya que lo que no se puede
medir, no se puede controlar, esto lo logramos elaborando el presupuesto
correspondiente. Elaborar un presupuesto es cuantificar el plan de acción que se
propuso la organización, sirve para coordinar el plan de acción y ponerlo en marcha.
Este tema lo abarcaremos con mayor profundidad en el Módulo IV de la asignatura,
donde analizaremos los distintos presupuestos, y el análisis de sus variaciones.

Podemos definir al Control Administrativo, como el proceso mediante el cual la

administración se asegura que los recursos son obtenidos y usados eficiente y
efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización.

Obviamente, ningún control debe quitarle al administrador la posibilidad de poder

efectuar modificaciones sobre la marcha, ya que en el caso de presentársele alguna
oportunidad no prevista anteriormente, este debe tener la cintura suficiente y la
posibilidad en su accionar, de aprovechar la misma beneficiando de esta forma a la
empresa, al obtener mejores resultados.

Ahora, ¿serviría de algo el control realizado, si no efectuamos la Retroalimentación del

sistema, analizando por qué no se han cumplido las metas y objetivos establecidos?

Tengamos en cuenta, que la no consecución de las metas y objetivos, puede deberse

desde la ineficiencia de los recursos, como a que las metas y objetivos eran imposibles
de cumplir para la organización. Aquí radica un punto crítico cuando se establecen los
objetivos a cumplir, ya que si estos son inalcanzables, pueden repercutir en desánimo
para los integrantes de la organización, al no haberlos alcanzados; pero por otro lado,
también deben ser desafiantes, es decir, motivar a los integrantes de la organización a
que se superen continuamente.
La Estructura organizacional del área

Cuando nos referimos a la Contabilidad Administrativa, vemos que tiene cierta injerencia
en todas las áreas de la organización, pero sin tener control en términos de autoridad
sobre las mismas. Lo que se hace es recolectar datos, interpretarlos y procesarlos, a fin
de que los administradores de la organización puedan tomar decisiones con mejor
información.

Por lo tanto, si bien habitualmente depende de la Gerencia de Finanzas, debe ver la

organización desde una óptica global, a fin de poder asesorar correctamente al nivel
máximo de la misma.

Es común que en las organizaciones, la Contabilidad Administrativa ocupe una función

de staff, asesorando y brindando información a los responsables de línea, quienes son
los directamente responsables de alcanzar los objetivos de la organización.

Son funciones importantes de la Contabilidad Administrativa:

 Obtener y resguardar los in-puts al sistema, es decir, la recolección y

conservación de datos, relativos a las finanzas, patrimonio o economía de la
empresa.

 Atender las solicitudes de la Dirección. Por ejemplo, elaborar informes

relativos a desvíos entre lo planeado y lo conseguido, controlar la proyección
presupuestaria de los gastos, verificar que se hayan cumplido los objetivos
de ventas, controlar la gestión de cobro, entre otras.

 Brindar solución a determinados problemas. Este punto se refiere a otorgar

información que mejore el resultado obtenido por la organización,
conveniencia o no de realizar una determinada venta adicional, informar el
nivel de obtención del punto de equilibrio para de esta forma efectuar ventas
promocionales, entre otras.
Referencia
Horngren, C.T., Foster, G. & Datar, S.M. (2007). Contabilidad de Costos. Un enfoque
gerencial (12ª Edición). México: Editorial Prentice Hall.