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Herramientas administrativas

para estructurar la información


Ing. Luis Manuel Pérez
Competencias por adquirir
Competencias conceptuales:
• Describir las características de las herramientas
administrativas para estructuración de
información.
Agenda
 Diagrama de Afinidad
 Diagrama de Interrelaciones
 Diagrama matricial
 Diagrama de árbol
 Matrices de priorizacion
 Diagrama de flechas
 Gráfica del Programa del Proceso de Decisión
Herramientas para Estructurar
información
 Para lograr el esfuerzo de mejora continua,
muchas empresas emplean procesos de
diseño y manufactura.

 Las herramientas administrativas tienen


relación con ISM:
 Se puede utilizar ISM para implementar la
técnica
 Como un complemento de ISM para evaluar y
estructurar ideas generadas por otras técnicas
Diagrama de Afinidad

Creado por Kawakita Jiro, también conocido


como método KJ.

Reunir información obtenida de una sesión de


lluvia de ideas, escritura de ideas, etc.

Reunir hechos, opiniones e ideas en estado de


desorganización

Agrupar elementos relacionados de forma


natural

El grupo que se reúne entorno a un tema clave,


entra en consenso por medio de la clasificación
Diagrama de Afinidad
El Diagrama de Afinidad se utiliza cuando

El problema es complejo o difícil de


entender

El problema parece no estar


organizado

El problema requiere la participación y


atención de todo el equipo

Se requiere determinar temas claves de


un gran número de ideas y problemas
Diagrama de Afinidad

El Proceso:
1. Armar el equipo correcto
1. El líder o facilitador responsable de dirigir todo el
proceso
2. Establecer el problema
1. De utilidad establecer en forma de pregunta
3. Lluvia de ideas / Reunir Datos
1. Lluvia de ideas u otros datos reunidos por
observación directa, cuestionarios, entrevistas.
4. Transferir datos a notas (tarjetas, Post It)
1. Frases independientes, evidentes y colocadas en
una sola nota.
Diagrama de Afinidad

El Proceso:

5. Reunir las notas en grupos similares


1. Colocarlas de manera que puedan verse fácilmente.
2. El equipo “en silencio” los agrupa (afinidad mutua)
6. Crear una tarjeta título para cada agrupación
1. Revisar los grupos.
2. Asignar un nombre a cada grupo por medio de discusión
(nombre representativo)
3. Notas solitarias en grupo de “Misceláneos”
7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado
1. Nombres de grupos en la parte superior
8. Discusión
Fuente: Sociedad latinoamericana
para la Calidad
Ejemplo
 ¿Por qué no se utilizan las herramientas administrativas?
 Generación de ideas, clasificarlas y moverlas en silencio.
Ejemplo

 Crear los encabezados


Ejemplo
 Dibujar el diagrama de afinidad terminado
Diagrama de Interrelaciones
Diagrama de Interrelaciones

 Presenta las relaciones entre


factores/problema

 Toma la idea principal y presenta la conexión


entre los items relacionados.

 Muestra que cada item puede ser unido con


otro más de una vez. Permite el pensamiento
multidireccional.
Diagrama de Interrelaciones

 Características:

 Creatividad – Libre expresión de opiniones y


desarrollo de ideas nuevas

 Impacto visual – Forma clara

 Facilitael consenso – Proceso de carácter


participativo
Diagrama de Interrelaciones
El Diagrama de Interrelaciones se utiliza cuando

Comprender y aclarar las interrelaciones


entre los puntos de un problema complejo

Identificar puntos clave para mayor


información

Se requiere para el análisis y participación


de las personas involucradas

Se requiere ayuda para identificar y tratar


la resistencia al cambio
Diagrama de Interrelaciones

• Reunir al equipo apropiado


1 • Elegir un coordinador

• Determinar el problema o asunto clave a solucionar


2 • Específico, no sesgado,

• Utilizar herramienta para la generación de ideas


3 • Lluvia de ideas, escritura de ideas, etc.

• Reunir las ideas o tarjetas y colocarlas sobre la superficie de


trabajo
4 • Marcarlas con números o letras

• Buscar las relaciones entre las ideas


5 • Flechas salientes y entrantes
Diagrama de Interrelaciones

• Evitar flechas de doble vía


• Identificar mayor significación
6

• Debajo de cada flecha totalizar los flujos


• Entrantes y salientes
7
• Identificar factores relevantes
• Causas y Efectos
8 • Conexiones de flechas

• Consenso sobre los factores relevantes


• No necesariamente de acuerdo al número de conexiones
9
Posibles problemas y deficiencias de
interpretación

 Deficiencia en la conclusiones de diagramas


complejos.
 Gran número de flechas de conexión, dificultad
para entender y determinar factores clave.

 Deficiencia en la definición del efecto o


situación problema

Fuente: Sociedad Latinoamericana


para la calidad
Fundación Iberoamericana para la
gestión de la calidad
Ejemplo
 Fenómeno en estudio: Alto número de piezas
defectuosas
Control deficiente Tiempo para control
insuficiente
Insatisfacción en el trabajo Tiempo de operación muy
ajustado
No se sigue el procedimiento Imposibilidad de asegurar el
puesto de trabajo
Desinformación sobre el Deficiencia estructural
contenido
Absentismo Falta de espíritu competitivo
Falta de formación Cansancio
Críticas se aceptan mal Muchos trabajadores mayores
Falta de atención Trabajo desorganizado
Ejemplo
Diagrama Matricial
Diagrama Matricial
Diagrama Matricial

 Características:

 Pensamiento multidimensional – Establece las


relaciones entre distintos tipos de factores,
conjugando múltiples dimensiones o vías de análisis
en el estudio a desarrollar

 Guía en la priorización– Permite identificar factores


principales en el estudio

 Claridad– Presentación de gran cantidad de


información en forma clara y concisa
Diagrama matricial
El Diagrama matricial se utiliza cuando

Es necesario recoger en un estudio diferentes


puntos de vista sobre el mismo tema

Se requiere información simultánea sobre


relaciones de factores implicados en dicho tema

En la fase de identificación de oportunidades de


mejora y en la planificación de desarrollo de las
mismas

Durante la fase de solución de problemas para la


evaluación de alternativas y en la identificación y
análisis de puntos de resistencia al cambio
Diagrama matricial
1. Clarificar el objetivo de la construcción
• Identificar TIPOS de factores (grupos, necesidades del cliente)

2. Determinar el diagrama matricial a utilizar

3. Identificar los factores correspondientes a cada tipo


• Utilizar otras herramientas, lluvia de ideas, cuestionarios, DF, estudio de mercado

4. Dibujar el diagrama matricial

5. Identificar y marcar las relaciones entre los factores


• Mediante datos existentes u opinión de expertos

6. Rotular el diagrama y añadir información relevante


Tipos de matrices

 Diagrama matricial en “L”  Diagrama matricial en “A”


 Relación 2 factores (A, B)  Relación entre dos factores del
 Características del producto / mismo tipo (A)
necesidades del cliente
Tipos de matrices
 Diagrama matricial en “T”  Diagrama matricial en “Y”
 Relación entre 3 tipos de factores  Relación entre 3 tipos de factores
(A, B, C) (A, B, C)
 Necesidades del cliente con  Distintos defectos y sus causas,
características del servicio y estas causas y los procesos de
necesidades del cliente con producción, y por último los
características del servicio de la procesos y los defectos encontrados
competencia
Tipos de matrices

 Diagrama matricial en “X”  Diagrama matricial en “C”


 Relaciones entre 4 tipos de  Relación entre 3 tipos
factores simultáneamente
 Aplicaciones limitadas  Relaciones entre necesidades de
los clientes, características del
producto y mensajes publicitarios.
Relaciones
 Como mínimo dos niveles de intensidad y cuatro como
máximo

Intensidad Símbolo Intensidad Símbolo


Muy Fuerte Fuerte
Fuerte Débil
Débil Inexistente
Inexistente

Ejemplos de relaciones
Intensidad Símbolo
Existente X
Inexistente

Fuente: Fundación Iberoamericana


para la gestión de la calidad
Ejemplo

Modelo de Radio Tipo de defecto


A420 Volumen
A422 Antena
C60 Baterías
E804 Frecuencia
ALFA Esmalte
BETA
Ejemplo

Modelo de Radio
A420 A422 C60 E804 ALFA BETA
Volumen
Defecto

Antena
Baterías
Frecuencia
Esmalte
Diagrama de árbol
Diagrama de árbol

Representación
gráfica que muestra
el desglose
progresivo de los Útil para el diseño
Formulación de
factores o medios de soluciones y
teorías sobre causas
que pueden controles
contribuir a un
efecto u objetivo
determinado.
Diagrama de árbol

 Características:

 Impacto Visual – Muestra el despliegue de todos los


elementos o factores que contribuyen a un efecto
forma ordenada

 Enfoque estructurado– Sistematiza el análisis de una


situación o la planificación para alcanzar un objetivo

 Concreción– Desglosa los elementos en grado


adecuado de detalle
Diagrama de árbol
El Diagrama de árbol se utiliza cuando

Se requiere desglosar a distintos


niveles de integración un efecto u
objetivo

Es necesaria una planificación


estructurada

Se busca una guía o análisis en el


estudio de alternativas de
solución
Diagrama de árbol

Definir los efectos u


objetivos a alcanzar 1
Obtener los medios
para la consecución de
objetivos
2
Identificar los medios
para cada objetivo 3
Sistematizar los
medios para conseguir
los objetivos
4
Trazar las conexiones
entre objetivos y
medios
5
Comprobar la validez
del diagrama 6 Fuente: Fundación
Iberoamericana para la
gestión de la calidad
Ejemplo

Mejorar la
calidad del
Mejorar las producto
ventas Mejorar
servicio al
cliente
-----
Rediseñar
producto
------
Mejorar la
calidad del Rediseñar
producto -----
proceso

Mejorar
-----
control

Información
-----
Mejorar la Mejorar preventiva
imagen servicio al
cliente
Reparaciones -----

Participar en
-----
congresos

Actividades de Presenciar
-----
RRPP exposiciones

Publicidad -----
Matriz de priorización
Matriz de priorización

Se utiliza para evaluar distintas


opciones puntuándolas respecto a
criterios

Manera objetiva de elegir las


diferentes opciones

Mientras más criterios se


establezcan, mejor será el
resultado
Matriz de Priorización
La matriz de priorización se utiliza cuando

Se requiere seleccionar y
priorizar diferentes
opciones y soluciones
Matriz de Priorización

 Proceso.

1. Establecer el equipo de trabajo


1. Facilitador – Coordinador (líder)
2. Definir el listado de opciones entorno al
problema a calificar
3. Establecer los criterios de evaluación y los
valores de clasificación
4. Evaluar los criterios entre si.
5. Evaluar entre si las opciones por cada criterio.
6. Reunir los resultados en la matriz de
priorización.
Ejemplo

Criterios de evaluación Opciones


A Distancia total recorrida 1 Planta número 1
B Visibilidad en el área de fabricación 2 Planta número 2
C Estética General de la disposición 3 Planta número 3
Facilidad para agregar negocios
D futuros 4 Planta número 4
Uso actual de equipo de manejo de
E materiales
Inversión en equipo nuevo para
F manejo de materiales.
G Requerimientos de espacios
H Requerimientos de personal
Impacto en los niveles de trabajo en
I proceso (WIP)
J Riesgos de factor Humano
K Costo estimado de la alternativa
Matriz de Priorización

 Valores de clasificación
1 Misma importancia
5 Significativamente más importante
10 Mucho más importante
1/5 Significativamente menos importante
1/10 Mucho menos importante
Comparación entre criterios

A B C D SUM PESO
A 1 1 5 7 0.4
B 1 1 5 6 0.35
C 1 1 1 3 0.17
D 1/5 1/5 1 1.4 0.08

Criterio A .- Distancia total recorrida

1 2 3 4 SUM PESO
1 1 1 5 7 0.29
2 1 5 5 10 0.42
3 1 1/5 5 6.2 0.26
4 1/5 1/5 1/5 0.6 0.03
Criterio B .- Visibilidad en el área de fabricación
1 2 3 4 SUM PESO
1 1 1 1 3 0.2
2 1 5 1 7 0.46
3 1 1/5 1 2.2 0.14
4 1 1 1 3 0.2

Matriz de Priorización
A(0.4) B(0.35) C(0.17) D(0.08) PESO
1 0.29 0.2 …. …. 0.
2 0.42 0.46 …. …. 0.
3 0.26 0.14 …. ….. 0.
4 0.03 0.2 …. ….. 0
Gráfica del programa de proceso de
decisión
Gráfica del programa de proceso de decisión

Para diagramar en Se enumeran todos


Para probar teorías
forma sistemática los eventos
durante la
todas las posibles concebibles y una
implantación de
cadenas de eventos contramedida
una solución
para alcanzar un apropiada en este
compleja
objetivo flujo cronológico
Gráfica del programa de proceso de decisión

 Se aplica cuando existe incertidumbre en un


proceso de implantación.

 La GPDP se clasifican por el formato gráfico:


 Gráfico: combinación de diagrama de árbol
y diagrama de flujo.
 Descripción: lista numerada de eventos y
contramedidas.
Gráfica del programa de proceso de decisión

• Reunir al equipo apropiado


1

• Elegir el formato de la gráfica


2

• Establecer el objetivo principal


3

• Enumerar los pasos del proceso


4

• Determinar contramedidas
5

• Evaluar las contramedidas


6
Ejemplo
Cambiar fecha
de reunión
Reservar sala Sala de reuniones
de reuniones no disponible Reservar otro
sitio

Rentar equipo
audiovisual
Planeación de Verificar equipo Equipo audiovisual
una reunión audiovisual no disponible Reservar otro
sitio

Banquete no Ordenar a otro


disponible proveedor
Efectuar los
arreglos de
alimentación Solicitar un
Menú no menú distinto
disponible
= Seleccionado
Ordenar otro
= No factible proveedor de
banquetes

Fuente: Herramientas administrativas para


resolución de problemas, Dr. P. Reyes
Diagrama de Flechas
Diagrama de Flechas

 Representación gráfica en forma de “Red” de las


secuencias lógicas de actividades

 Secuencia a desarrollar en proyectos

 Beneficiosa para el seguimiento de los proyectos


abordados por los Equipos y Grupos de mejora.

 Los métodos PERT y CPM se basan en el


diagrama de flechas.
Diagrama de flechas

 Características:

 Enfoque lógico – La utilización obliga a una


planificación completa y disciplinada del proyecto

 Impacto Visual– Proporciona una visión global clara


y ordenada de la secuencia de actividades.

 Priorización– Permite ordenar las áreas y actividades


involucradas en el proyecto según su relevancia en el
cumplimiento del plan
Diagrama de flechas
El Diagrama de flechas se utiliza cuando

Se requiere evaluar posibles


soluciones

Es necesario identificar recursos,


actividades críticas y problemas

Se requiere evaluar las soluciones


impartidas
Diagrama de Flechas

 Proceso:
1. Concretar el objetivo de la construcción del
diagrama
2. Definir los límites del proyecto a planificar
3. Determinar los eventos, las actividades y su
secuencia.
4. Estimar el tiempo para cada actividad.
5. Calcular el tiempo mínimo posible y el tiempo
máximo permisible
6. Calcular la holgura
7. Identificar el camino crítico
Fuente: Fundación
Iberoamericana para la
gestión de la calidad
Ejemplo Eventos
1 Aprobación de lanzamiento nuevo producto
2 Finalización diseño producto
3 Finalización fabricación y test de prototipo
4 Finalización estudio y planificación publicidad
Determinación 5 Finalización planificación de ventas
de eventos y 6 Finalización preparación para la fabricación
actividades
7 Lanzamiento nuevo producto

Actividades
A 1;2 Diseñar producto A 1;4 Analizar y planificar
publicidad
A2;3 Fabricar y ensayar A4;5 Planificar ventas
prototipo
A3;5 Distribuir muestras A3;6 Planificar para
producción
A5;7 Preparar red comercial A6;7 Fabricar producto
Ejemplo
Secuencia de
las actividades
2 3 6

1 7

4 5
Estimación de la duración
de las actividades
Actividades T Actividades T
A 1;2 Diseñar 4 A 1;4 Analizar y 5
producto planificar publicidad
A2;3 Fabricar y 2 A4;5 Planificar ventas 3
ensayar prototipo
A3;5 Distribuir 8 A3;6 Planificar para 2
muestras producción
A5;7 Preparar red 3 A6;7 Fabricar producto 2
comercial
Ejemplo
Determinación de TE, TL y Holgura

Eve Camino TE Camino TL Holgura


nto TL-TE
1 0 1;2 4-4=0* 0-0=0
1;4 11-5=6
2 1;2 0+4=4 2;3 6-2=4 4-4=0
3 2;3 4+2=6 3;5 14-8=6* 6-6=0
3;6 15-2=13
4 1;4 0+5=5 4;5 14-3=11 11-5=6
5 3;5 6+8=14* 5;7 17-3=14 14-14=0
4;5 5+3=8
6 3;6 6+2=8 6;7 17-2=15 15-8=7

7 5;7 14+3=17 TE=TL=17 17 17-17=0


6;7 8+2=10
Ejemplo

Identificación de la ruta crítica

2 3 6

1 7

4 5
ISM y las herramientas

 Las 7 Herramientas administrativas con altamente intuitivas


y no mantienen necesariamente controles sobre las entradas
y discusiones.

 Se requiere de un grupo y un líder altamente familiarizado y


entrenado en las herramientas para obtener los mejores
resultados.

 Los 2 relaciones con ISM

 ISM es un enfoque mucho más disciplinado que incluye


diferentes controles durante el proceso.

 La restricción radica en el acceso a la infraestructura y al


conocimiento (facilitadores entrenados)

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