ACL EN PRÁCTICA

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Octubre de 2003

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 C ONTENIDO
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivos del tutorial .......................................................................................................... 2
Acerca de Metaphor Corporation ...................................................................................... 3
Políticas de Metaphor relativas a tarjetas de crédito .................................................. 3
Códigos de categorías aceptables ................................................................................ 5
Archivos de datos de Metaphor .................................................................................. 5
Planificar el análisis ............................................................................................................. 6
Investigación preliminar ............................................................................................. 6
Sugerencias generales .................................................................................................. 7
Revisión del Capítulo .......................................................................................................... 8

Capítulo 2: Examinar datos de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Examinar la lista de empleados ........................................................................................ 10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados ......................................................... 10
Obtener una visión estadística .................................................................................. 11
Verificar si existen registros duplicados ................................................................... 13
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados ......................... 14
Determinar el total de bonificaciones pagadas en 2002 ........................................... 15
Ver salarios en orden ascendente y descendente ...................................................... 15
Ver los empleados contratados en 2002 .................................................................... 16
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario .......................................... 17
Ejercicios .................................................................................................................... 18
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 19

Capítulo 3: Configurar el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Comenzar el proyecto en ACL ......................................................................................... 22
Crear un proyecto en ACL ........................................................................................ 22
Importar los archivos de datos como tablas ............................................................. 23
Ejercicio ..................................................................................................................... 27

iii
Contenido

Comprobar y verificar los datos ...................................................................................... 28

Verificar el tipo y formato de los datos .................................................................... 28
Verificar los datos en una tabla ................................................................................ 30
Documentar el trabajo .............................................................................................. 30
Ejercicio .................................................................................................................... 31
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 32

Capítulo 4: Comenzar el análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Determinar el pasivo total ............................................................................................... 34
Extraer los números de tarjetas que vencen .................................................................... 34
Buscar transacciones por número de cliente .................................................................. 35
Comprobar los saldos de tarjetas de crédito ................................................................... 37
Ejercicios .......................................................................................................................... 39
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 39

Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Determinar los gastos totales por cada código de categoría ........................................... 42
Resumir los gastos totales por cada código de categoría ......................................... 42
Aislar transacciones por categoría ........................................................................... 43
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular .......................................... 45
Ejercicios ................................................................................................................... 46
Generar listas con los importes de cada número de tarjeta ............................................ 46
Ejercicio .................................................................................................................... 47
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 48

Capítulo 6: Analizar transacciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Determinar cuáles son las transacciones inaceptables .................................................... 50
Acerca de los comandos Unir y Relaciones ............................................................. 50
Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios ................................ 51
Identificar transacciones inaceptables ..................................................................... 53
Identificar empleados ...................................................................................................... 57
Identificar los departamentos de los empleados ...................................................... 57
Crear una lista de empleados .................................................................................... 60
Generar reportes de los resultados ........................................................................... 62

iv
 Contenido

Ejercicios .................................................................................................................... 63
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 64

Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Importar los datos de transacciones de mayo .................................................................. 66
Usar carpetas para organizar el proyecto .................................................................. 66
Importar datos de transacción de mayo de 2003 ...................................................... 67
Comparar y corregir los formatos de tablas .............................................................. 68
Combinar y verificar las tablas ......................................................................................... 69
Combinar las tablas de transacciones del mes de mayo ........................................... 70
Verificar la nueva tabla .............................................................................................. 71
Comprobar si hay duplicados en la tabla combinada .............................................. 71
Ejercicios .................................................................................................................... 72
Aislar y corregir datos no válidos ..................................................................................... 72
Comprobar el formato de los números de tarjetas ................................................... 73
Crear un campo de número de tarjeta de 16 dígitos ................................................. 74
Extraer los registros corregidos a una nueva tabla ................................................... 75
Exportar la tabla combinada de transacciones a Excel ............................................. 75
Crear una tabla de registros de empleados sin errores ............................................. 76
Ejercicios .................................................................................................................... 76
Ideas para otros análisis .................................................................................................... 77
Revisión del capítulo ........................................................................................................ 78

v
Contenido

vi

En este capítulo…
Revisión de los objetivos
del tutorial
Acerca de Metaphor Corporation
Examinar los archivos
Planificar el proyecto
C APÍTULO 1
I NTRODUCCIÓN A M ETAPHOR C ORPORATION 1
Experimente con casos de análisis de datos del mundo real
ACL en Práctica es un tutorial que examina los registros de recursos humanos
y las transacciones de tarjetas de crédito en una empresa ficticia: Metaphor
Corporation. A medida que avance con los procedimientos y ejemplos,
aprenderá a aplicar las funciones de análisis y generación de reportes de ACL
a datos del mundo real. Cuando termine el tutorial, podrá sacar provecho
de la eficiencia de ACL con sus propios datos.
1
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
■ Objetivos del tutorial
En este tutorial usted:
■ Trabajará con un proyecto existente de análisis
de datos
■ Creará y trabajará con un nuevo proyecto de ACL
desde el principio hasta el final
■ Generará un reporte de los resultados de su proyecto
en ACL
■ Exportará datos a otro formato de archivo
Estos pasos son típicos de los distintos proyectos de análisis
de datos pequeños y grandes que puede efectuar en ACL.
Capítulo 2: “Examinar datos de empleados”
Objetivo: Examinar los datos del perfil de los empleados
de Metaphor Corporation.
Resumen:
■ Examinar el proyecto y su contenido
■ Crear un panorama estadístico
■ Examinar los salarios y las bonificaciones
que perciben los empleados
Capítulo 3: “Configurar el proyecto”
Objetivo: Crear el proyecto y agregar los datos.
Resumen:
■ Crear un proyecto en ACL.
■ Importar los datos al proyecto. Cada origen de
datos es una tabla independiente en el proyecto de
ACL.
■ Verificar los datos
2 ACL en Práctica
■ Documentar el trabajo.
Capítulo 4: “Comenzar el análisis”
Objetivo: Obtener información básica sobre los números
de tarjetas de crédito y las transacciones.
Resumen:
■ Determinar el límite de exposición crediticia total
de la empresa.
■ Establecer cuáles son los números de tarjetas de
crédito que vencerán en un período determinado
y extraer esta información.
■ Buscar las transacciones vinculadas con un
determinado cliente.
■ Obtener información básica sobre los saldos
de tarjetas de crédito.
Capítulo 5: “Examinar los modelos de gasto”
Objetivo: Buscar información sobre el desglose y modelos
de gastos.
Resumen:
■ Determinar las transacciones por código de categoría
de establecimiento.
■ Separar las transacciones correspondientes a pasajes
aéreos, estadías en hoteles o automóviles de alquiler.
■ Determinar los gastos correspondientes
a establecimientos de venta de bebidas
y canchas de golf.
■ Determinar el total de los importes de transacción
por número de tarjeta de crédito.
■ Determinar los importes de transacción por
código de cliente.

Capítulo 6: “Analizar transacciones”
Objetivo: Determinar si las transacciones son aceptables,
no aceptables o si requieren de aprobación.
Resumen:
■ Determinar cuáles son las transacciones no
aceptables y qué empleados realizaron estas
transacciones.
■ Generar un reporte que indique los empleados que
realizaron transacciones no aceptables, los detalles
de las transacciones y los departamentos de los
empleados.
Capítulo 7: “Validar, corregir y extraer datos”
Objetivo: Ampliar el análisis para incluir otros archivos
de datos.
Resumen: Esta sección del tutorial amplía la situación
de Metaphor Corporation.
■ Importar como tablas los archivos de transacción
de tarjetas de crédito de mayo de 2003.
■ Limpiar los datos de las tablas de transacción
de tarjetas de crédito de mayo de 2003.
■ Extraer los datos corregidos a nuevas tablas.
■ Combinar las dos tablas de transacción de tarjetas
de crédito de mayo de 2003 en una sola.
■ Usar las técnicas aprendidas, analizar las transacciones
de tarjetas de crédito de mayo de 2003.
ACL en Práctica
Acerca de Metaphor Corporation
■ Acerca de Metaphor Corporation
Desde 1995, Metaphor se dedica a la comercialización
de software y servicios informáticos. Cuenta con varios
consultores que son empleados con dedicación exclusiva.
Estos consultores trabajan fuera de la casa central de
Metaphor y viajan por todo el mundo para instalar los
programas de software, dictar cursos de capacitación
e iniciar y mantener relaciones comerciales.
Metaphor también cuenta con empleados administrativos
y profesionales en su casa central. Además, tiene agentes
de venta en distintos lugares del mundo que no son
empleados.
Políticas de Metaphor relativas a tarjetas
de crédito
La mayoría de los empleados tiene una tarjeta de crédito
corporativa. Cuando un empleado compra productos
o servicios para la empresa, debe utilizar dicha tarjeta.
Los empleados realizan actividades sociales con los clientes
actuales y potenciales según corresponda, a nivel local y
durante sus viajes. También son responsables de su propio
desarrollo profesional y están autorizados a abonar con
la tarjeta de crédito corporativa los gastos por cursos,
libros, suscripciones a revistas académicas y afiliaciones
profesionales. Algunos empleados son responsables
de comprar suministros para la oficina.
3
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation

En consecuencia, Metaphor Corporation tiene gastos En la siguiente tabla se indican los gastos permitidos.
significativos en varias categorías.
■ Viajes Viajes Actividades Oficina y
sociales desarrollo
■ Actividades sociales
profesional
■ Atención al cliente
Pasajes aéreos Restaurantes Cuotas sociales
■ Desarrollo profesional de clubes
Hotel Bares
■ Gastos internos de oficina Cuotas de
Taxis Alquiler de
organizaciones
Es la política de Metaphor que todas las compras se asignen Restaurantes
embarcaciones profesionales
a un número de cliente. Si bien la mayoría de los números Servicios de catering Cuotas de
de cliente corresponden a clientes externos, los números Automóviles
de alquiler Panaderías asociaciones
que comienzan con un cero corresponden a los
departamentos internos. Pasajes de ómnibus Eventos deportivos Libros y periódicos
de larga distancia Servicios recreativos Computadoras,
Los empleados saben que no son aceptables determinadas Agencias de viaje piezas de
categorías de transacciones. Por ejemplo, los empleados Parques de computadoras
Peajes diversiones y software
no deben usar la tarjeta de crédito corporativa para juegos
de apuesta. Aunque la empresa a veces aprueba transacciones Canchas de golf Suministros
de otras categorías, la autorización debe obtenerse Atracciones de oficina
previamente. Algunas categorías están totalmente prohibidas. turísticas
Entradas de teatro
Al utilizar ACL para analizar las transacciones de tarjetas
de crédito de los empleados de Metaphor, usted podrá Pasajes para
excursiones
encontrar las transacciones que transgreden la política
de la empresa y aquéllas transacciones que podrían ser Músicos
erróneas o fraudulentas. Pistas de bowling

4 ACL en Práctica

Códigos de categorías aceptables
El análisis de tarjetas de crédito de este tutorial se basa en
la lista de Códigos de categoría de establecimiento, que
utilizan las principales emisoras de tarjetas. Contiene miles
de códigos numéricos de cuatro dígitos, incluyendo códigos
exclusivos para las principales compañías aéreas y cadenas
de hoteles así como numerosos códigos genéricos. Toda
transacción de tarjeta de crédito tiene asignado un código
de categoría.
En el mundo real, las emisoras de tarjetas de crédito rara
vez asignan códigos incorrectos, de manera que si obtiene
resultados dudosos, póngase en contacto con el comerciante
para verificar el código.
A los fines de este análisis, usted podrá comparar los códigos
de transacción con las listas de códigos de categorías
aceptables y no aceptables. Por ejemplo, si un empleado
de Metaphor utiliza su tarjeta de crédito en juegos de
apuesta, el código de transacción indica que se trata
de una transacción no aceptable.
El documento Políticas.doc, que se adjunta con los datos
del tutorial, analiza las políticas adecuadas para el uso de
tarjetas de crédito. El analista de datos utiliza este documento
para determinar los tipos de transacciones que deben tener
indicadores.
ACL en Práctica
Acerca de Metaphor Corporation
Archivos de datos de Metaphor
Al realizar un análisis para su empresa, es común que reciba
los datos en cualquier formato de archivo disponible. Sin
embargo, en este tutorial usted efectuará un proyecto de
análisis ya planificado. Por ello, ya se realizó una gran parte
del trabajo preliminar.
Para este proyecto, utilizará estos archivos:
■ Códigos_aceptables.mdb
Este archivo Access tiene una lista de códigos
de categorías aceptables de la lista de códigos
de categoría de establecimiento.
■ Tarjetas_crédito_Metaphor.xls
Esta hoja de cálculo de Excel contiene información
sobre tarjetas de crédito.
■ Departamentos_compañía.txt
Este archivo delimitado por tabuladores contiene
una lista de departamentos y sus números internos.
■ Empleados.cvs
Este archivo de texto delimitado por comas contiene
una lista con los nombres y números de empleados,
y números de tarjeta de crédito.
■ Trans_abril.xls
Esta hoja de cálculo de Excel contiene una lista de
transacciones de tarjeta de crédito de abril de 2003.
■ Códigos_inaceptables.txt
Este archivo de texto delimitado por tabuladores
contiene una lista de códigos de categorías no
aceptables de la lista de códigos de categoría
de establecimiento.
5
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation
■ Planificar el análisis
La preparación de una estrategia analítica suele ser un
proceso reiterativo. A medida que trabaje con los datos en
ACL, es probable que surjan algunos modelos, por los que
podrían adoptarse nuevas estrategias. A continuación se
presenta un ciclo típico:
■ Planificar el análisis
■ Analizar los datos
■ Reconsiderar el análisis
■ Volver a analizar los datos
A medida que trabaje y avance en el análisis, es posible que
decida que necesita más datos. Por ejemplo, usted usa la
fecha de contratación y la información sobre salarios en
el análisis pero cuando reúne los resultados preliminares,
decide adquirir los registros de inasistencia de los empleados.
Siempre puede agregar otros datos al proyecto; pero, trate
de obtener la mayor cantidad posible de datos sin
procesar antes de comenzar.
Un análisis en ACL consiste en un proyecto que contiene
una o varias tablas. Estas tablas se importan de orígenes
de datos externos, como hojas de cálculo Excel, bases de
datos Access, archivos de texto, bases de datos Oracle, etc.
En una empresa común, los diversos departamentos
almacenan y reúnen los datos todos los días. Usted puede
usar ACL para combinar datos de distintos orígenes a fin
de crear un solo análisis coherente.
Una vez que haya obtenido los datos, puede preparar los
objetivos para el análisis. Considere algunos enfoques
posibles. Anote las pruebas que, en su opinión, serían útiles.
6 ACL en Práctica
Investigación preliminar
Debido a que el tutorial incluye datos preparados, no es
necesario realizar una investigación preliminar de los datos.
Sin embargo, en general, debe investigar los datos que
desea utilizar antes de proceder al análisis.
Considere estas preguntas:
■ ¿Qué datos existen actualmente y en qué formato?
■ ¿Quién ingresó los datos?
■ ¿Quién mantiene los datos?
■ ¿Qué departamento es el propietario de estos datos?
■ ¿Los datos tienen un formato exacto y correcto?
En caso negativo, ¿pueden modificarse los datos
para que sean adecuados?
■ ¿Usted puede combinar los datos provenientes
de más de un origen?
■ ¿Puede obtener los datos que necesita a partir
de los datos que ya tiene?
Antes de importar un archivo al proyecto, observe el formato
original del archivo. Por ejemplo, puede abrir una hoja de
cálculo de Microsoft Excel para ver su aspecto, o puede
abrir un archivo de texto en Bloc de notas.
En un archivo grande, como el de una base de datos que
contiene millones de registros, quizás no sea posible observar
el formato original de los datos. En este caso, puede pedirle
al departamento de informática una descripción de los
campos y sus tamaños. De ser posible, revise un extracto
del archivo para comprender más adecuadamente su
contenido.
 Planificar el análisis

Por ejemplo, si desea analizar algunos aspectos de las facturas Sugerencias generales
de clientes del período 1999–2002, es posible que los datos
estén en una vasta base de datos cuyo formato no es de Tenga en cuenta los siguientes pasos cuando comience
fácil acceso. Puede pedirle al departamento de informática a organizar el nuevo proyecto.
que le suministre información sobre campos específicos, ■ Perfeccione su estrategia con los datos de prueba.
como por ejemplo: Prácticamente no es necesario que se limite a usar los
ejemplos de datos ya que ACL puede leer archivos
de cualquier tamaño. Sin embargo, las extracciones
Campo Comentarios pequeñas de datos pueden ser útiles al preparar
una estrategia analítica.
Nombre de la empresa 30 caracteres, Texto
Por ejemplo, puede analizar los datos de un solo
Importe 12 caracteres, Texto día antes de analizar los de un período de cinco
años. Trabajar con un archivo que contiene miles
Fecha de factura 10 caracteres, Fecha
de registros es mucho más rápido que hacerlo con
DD/MM/AAAA
un archivo que contiene un millón de registros.
Fecha_pago 10 caracteres, Fecha Una vez que haya definido su estrategia, puede
DD/MM/AAAA aplicarla a un archivo de un millón de registros.
■ Elimine los errores de los datos. La calidad de su
Con este tipo de información, podrá saber con antelación análisis mejorará en relación directa con la calidad
cómo se presentan los datos. Por ejemplo, sabrá que los de los datos. Trate de eliminar los errores de los datos
dos campos de fecha tienen un formato diferente. antes de agregarlos a ACL. De no ser posible, puede
utilizar ACL para corregir los datos.
Si bien ACL tiene capacidad para manejar datos difíciles,
usted mismo puede facilitar el proceso asegurándose ■ Experimente con los datos. Si no está seguro de lo
de que los datos están limpios. que hará una función o un comando de ACL, de todos
modos, puede probarlo. Los datos no sufrirán
alteraciones.

ACL en Práctica 7
Capítulo 1: Introducción a Metaphor Corporation

■ Revisión del Capítulo

En este capítulo usted aprendió:
■ Los objetivos del tutorial.
■ Las políticas de Metaphor relativas a tarjetas
de crédito.
■ Cómo planificar un proyecto típico de ACL.

8 ACL en Práctica

En este capítulo…
Examinar la lista de empleados
Examinar salarios
y bonificaciones
C APÍTULO 2
E XAMINAR DATOS DE EMPLEADOS 2
Analizar salarios, bonificaciones y fechas de contratación
En este capítulo, considerará algunos datos del perfil de los empleados de
Metaphor Corporation. Analizará los salarios, las bonificaciones, las fechas
de contratación y demás información de recursos humanos. En el curso de
este análisis, aprenderá las nociones básicas de ACL, navegará por el programa
y analizará datos.
En este caso, se hace cargo del proyecto de ACL iniciado por un colega.
Analiza los datos que reunió su compañero.
9
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
■ Examinar la lista de empleados
Al observar los datos de los empleados, puede obtener
algunas ideas sobre cómo podría analizar estos datos.
En este ejemplo, el proyecto ya está preparado. Cuando
trabaje en sus propios proyectos, será usted quien decida
los datos que desea incluir. También puede agregar otros
datos a un proyecto existente en cualquier momento.
Su tarea consiste en obtener información financiera
y de recursos humanos, basándose en los datos de
su proyecto en ACL.
El proyecto con el que trabajará en este capítulo representa
un proyecto de análisis de datos de pequeña escala pero
bastante típico. Este proyecto tiene dos tablas que contienen
información sobre los empleados de Metaphor. Realizará
el análisis basándose en esta información.
A medida que avance con el tutorial, es posible que observe en
algunos casos que las columnas aparecen en pantalla en un orden
diferente al de las columnas que se muestran en las ilustraciones.
Para cambiar el orden de visualización, haga clic en los títulos
de las columnas en el cuadro de diálogo.
Tareas
Ver el proyecto de datos de empleados.
Obtener una visión estadística.
Verificar si existen registros de empleados duplicados.
10
Abrir y ver el proyecto de datos de empleados
Comenzará el examen de los datos de empleados
visualizando el contenido del proyecto.
Un proyecto de ACL es un fichero en el que se colocan los
datos importados a ACL como tablas. Una vez importados
los datos, a ACL no le interesa saber cuál era su origen.
Al utilizar ACL, usted puede crear un nuevo proyecto o abrir
uno existente y trabajar en él. En ACL los proyectos se abren,
guardan y cierran prácticamente de la misma manera que
en otros programas de Windows.

Abrir el proyecto de datos de empleados
1 Abra ACL.
2 Seleccione Archivo » Abrir proyecto. Busque la carpeta
C:\ACL DATA\Archivos de datos de muestra.
Seleccione Datos_empleados_Metaphor. Haga
clic en Abrir.
Si la instalación de ACL no usó las carpetas predeterminadas, es
posible que este archivo se encuentre en otra parte del sistema.
Observe que el panel del Navegador del proyecto se
encuentra a la izquierda de la ventana y la vista de la tabla,
a la derecha. En la ficha Panorama, puede acceder a las
tablas, scripts y logs.
En este proyecto hay dos tablas: Agentes_Metaphor
y Lista_empleados. La tabla Agentes_Metaphor contiene
una lista de todos los agentes de venta independientes de
Metaphor de todo el mundo. La tabla Lista_empleados
contiene una lista de todos los empleados de la casa central
de Metaphor.
ACL en Práctica


Ver el contenido del proyecto de datos de empleados
1 En el Panorama, haga clic con el botón secundario del
ratón en Datos_empleados_Metaphor.ACL y seleccione
Propiedades. Haga clic en la ficha Notas.
Si bien este proyecto no contiene notas, usted puede
agregarlas en cualquier momento para escribir
detalles de su trabajo.
2 Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del proyecto.
3 Haga doble clic en Agentes_Metaphor en el Panorama
para abrir la tabla.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Aparecerá el
cuadro de diálogo Contar. Haga clic en Aceptar.
El recuento de 41 registros aparece en la parte inferior
de la pantalla. Aunque no puede ver las diferencias en
la pantalla, ACL escribió esa información en el log.
5 Abra la tabla Lista_empleados. Cuente el número de
empleados. ¿Cuántos empleados hay? Debe tener 200.
ACL en Práctica
Examinar la lista de empleados
Obtener una visión estadística
Los comandos Estadísticas y Perfil le permiten obtener una
imagen instantánea de los datos estadísticos. Cuando se
trata de tablas grandes, los comandos Estadísticas y Perfil
permiten obtener información útil.
El comando Estadísticas funciona con campos numéricos
y de fechas. El comando Perfil sólo funciona con campos
numéricos.
En este procedimiento, usted generará estadísticas sobre
la tabla Lista_empleados, como por ejemplo, intervalos
de fechas y salarios de contratación.

Generar estadísticas en la lista de empleados
1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Estadístico » Estadísticas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Estadísticas.
Antes de un ejecutar un comando en ACL, asegúrese
de que ninguna columna esté seleccionada en la vista.
De lo contrario, ACL sólo ejecutará el comando en el
campo seleccionado.
11
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
2 Haga clic en el botón Estadísticas en. Aparecerá
el cuadro de diálogo Campos seleccionados.
Haga clic en Agregar todos.

Utilizar el comando Perfil para obtener información sobre
una tabla
3 Haga clic en Aceptar.
4 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla
y haga clic en Aceptar. ACL muestra los resultados.
Si se desplaza hacia abajo, podrá ver que la primera fecha
de contratación es 05/01/1995 y la última es 19/12/2002.
Parte de la información provista no resulta útil, como
por ejemplo, el total de los valores del campo
FechaContratación; por lo tanto, puede ignorarla.
12
Si lo prefiere, puede ejecutar el comando Estadísticas en
cada campo por separado para que los resultados se
visualicen por separado.
El comando Perfil también le ofrece un panorama de los
datos que es más conciso que el provisto por el comando
Estadísticas.
1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Estadístico » Perfil. Aparecerá el cuadro
de diálogo Perfil.
2 Seleccione todos los campos y haga clic en Aceptar.
ACL muestra los resultados.
En la ficha se muestra cada uno de los valores de cada
columna numérica de la tabla.
ACL en Práctica
 Examinar la lista de empleados

Verificar si existen registros duplicados 3 Haga clic en el botón Listar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Haga clic
Uno de los métodos para garantizar la integridad de los en el botón Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
datos consiste en comprobar si existen registros duplicados.
Aunque usted está verificando si hay duplicados en un
Puede ser una tarea más complicada de lo que parece solo campo, incluya todos los campos en la pantalla de
a primera vista. Es posible que un empleado figure en la salida para interpretar con más facilidad los resultados.
lista con dos nombres o que aparezca dos veces con el
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic
mismo nombre. Puede suceder que a dos empleados se
en Aceptar.
les haya asignado involuntariamente el mismo número.
El tipo de duplicados a controlar depende de los datos ACL muestra los resultados.
con los que usted está trabajando.
En los siguientes procedimientos, usted comprobará si
hay apellidos y números de empleados duplicados.

Verificar si existen apellidos duplicados

1 Con la tabla Lista_empleados activa, seleccione
Analizar » Buscar Duplicados. Aparecerá el cuadro
de diálogo Duplicados.

5 En la columna Apellido, haga clic en un hipervínculo.

2 Haga clic en Secuencia en. Aparecerá el cuadro de
diálogo Campos seleccionados. Haga clic en Apellido
y en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar.
ACL muestra una vista filtrada de la tabla
Lista_empleados con los detalles correspondientes
a ese empleado.
A continuación decide controlar la tabla Lista_empleados
para determinar si hay números de empleados duplicados.

ACL en Práctica 13
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

Verificar si existen números de empleados duplicados

■ Examinar los salarios y las
1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
el filtro. Vuelve a aparecer la tabla completa
bonificaciones que perciben
Lista_empleados. los empleados
2 Seleccione Analizar » Buscar duplicados. Aparecerá Le solicitaron que busque varias cosas en los datos de los
el cuadro de diálogo Duplicados. empleados:
3 Haga clic en Secuencia en. Aparecerá el cuadro de ■ El total de bonificaciones que se abonó en el
diálogo Campos seleccionados. Seleccione NroEmpl año 2002.
y haga clic en el botón de flecha. Haga clic en Aceptar.
■ Los salarios pagados: del máximo al mínimo
4 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic y del mínimo al máximo.
en Aceptar.
■ El número de empleados contratados en 2002.
5 Vea la ficha Duplicados. No se encontraron números
de empleados duplicados. ■ La relación bonificaciones/salario por cada
empleado en 2002.

Tareas
Determinar el importe total de bonificaciones pagadas.
Ver salarios en orden ascendente y descendente.
Ver los empleados contratados en 2002.
Calcular las bonificaciones como porcentaje del salario.

14 ACL en Práctica

Determinar el total de bonificaciones
pagadas en 2002
Metaphor tiene una estructura remunerativa compleja.
Debido a que es una empresa orientada hacia los proyectos,
algunos empleados tienen un plan de remuneración que
se basa en gran parte en las bonificaciones. Para obtener el
importe total abonado en concepto de bonificaciones en
el año 2002, utilice el comando Totalizar.

Usar el comando Totalizar para obtener el total
de bonificaciones pagadas en 2002
1 Abra la tabla Lista_empleados.
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos.
3 Haga clic en el botón Totalizar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Campos seleccionados. Seleccione
Bonificación_2002 y haga clic en el botón de flecha.
Aparecerá Bonificación_2002 en la lista de Campos
seleccionados. Haga clic en Aceptar. Haga clic
en Aceptar.
4 Vea la ficha Totalizar. La cifra que se visualiza en la ficha
Totalizar corresponde al importe total pagado en
concepto de bonificaciones en el año 2002. El total que
aparece debe ser 1.016.483,76.
Supongamos que usted desea ver qué comando utilizó
para obtener este resultado. A tal fin, puede mirar el log.
5 Haga clic en la ficha Log en la parte inferior izquierda
de la ventana de ACL. Puede ver los comandos que
ejecutó en este proyecto.
Un comando es el nombre de una acción específica ejecutada
en ACL, como por ejemplo, el comando Estadísticas. Para obtener
más información sobre los comandos, seleccione Ayuda » Indice
y busque “comandos”.
ACL en Práctica
Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Ver salarios en orden ascendente y descendente
La función de Ordenación rápida le permite ver los datos en
un orden secuencial. Esta función, que sólo puede aplicarse
a la vista, es un método temporal para visualizar registros
en orden ascendente o descendente. Una vez que haya
terminado de utilizar Ordenación rápida, puede desactivarla
para que se muestren en la vista los registros en el orden
en el que aparecen en la tabla.

Ver salarios de los empleados en orden ascendente
y descendente
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic con
el botón secundario del ratón en el encabezado de
la columna Salario. Seleccione Ordenación rápida
descendente.
Puede ver los salarios de los empleados en orden
descendente. Ahora desea verlos en orden ascendente.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Salario. Seleccione
Ordenación rápida ascendente.
Si tiene un archivo grande, las operaciones de Ordenación
rápida pueden tardar más tiempo. Si tiene archivos pequeños,
es posible que el comando Ordenación rápida le resulte de
utilidad. Tenga en cuenta que puede utilizar este comando
en cualquier columna y obtener distintas perspectivas de
los datos.
15
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

Ver los empleados contratados en 2002 Si bien usted sabe que no se contrataron empleados en
2003, quiere asegurarse de que el período seleccionado
Para determinar cuántos empleados se contrataron en 2002, es el correcto. Desea obtener una lista de los empleados
aplique un filtro a la vista. Un filtro es una expresión lógica contratados entre el 1 de enero de 2002 y el 31 de
que usted puede ingresar en el cuadro de texto Filtro de la diciembre de 2002.
vista. ACL sólo muestra los registros que coinciden con los
parámetros del filtro. 5 Cambie la expresión para que diga:
FechaContratación >= `20020101` AND
Una expresión es un conjunto de operadores y valores que se utilizan FechaContratación <= `20021231`
para realizar cálculos, especificar condiciones de una prueba 6 Haga clic en Aceptar.
o crear valores que no existen directamente en los datos. Una
expresión ACL puede ser una combinación de campos de datos 7 Verifique los registros filtrados.
o campos computados, operadores, constantes, funciones 8 Seleccione Analizar » Contar registros y haga clic
y variables.
en Aceptar.
Observe la parte inferior de la ventana de ACL. Aparecen

Crear un filtro para mostrar los empleados contratados
en el año 2002 17 registros con este filtro. Esto significa que en 2002 se
contrataron 17 empleados.
1 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de
vista. Puede utilizar este cuadro de diálogo para
crear y editar filtros que se aplican a la tabla actual.
2 En la lista Campos disponibles, haga doble clic en
FechaContratación.
3 Haga clic en >= en el panel central.
4 Haga clic en Fecha. Localice 1 de enero de 2002 y haga
clic en Aceptar.
La expresión debe decir:
FechaContratación >= `20020101`
Observe que en los filtros que contienen fechas se utilizan
comillas simples invertidas. No puede usar las comillas
comunes cuando maneja fechas y tampoco puede usar
estas comillas especiales en otras expresiones.

16 ACL en Práctica
 Examinar los salarios y las bonificaciones que perciben los empleados
Calcular las bonificaciones como porcentaje
del salario
Usted desea calcular las bonificaciones como porcentaje
del salario de todos los empleados. A tal fin, agregue un
campo computado al formato de la tabla.
Un campo computado se crea con una expresión. Esta
expresión puede usar uno o varios campos de los que
existen en la tabla.

Agregar un campo computado al formato de la tabla
1 Con la tabla Lista_empleados activa, haga clic en el
botón Eliminar filtro para quitar el filtro.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Se abre la
ventana de Formato de tabla y se visualiza la ficha
Editar campos/expresiones.
3 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión
ubicado a la izquierda. La ficha Editar campos/
expresiones cambia para que usted pueda ingresar
la expresión del nuevo campo computado.
ACL en Práctica
4 Ingrese Bonificación_porcentaje_del_salario en el
campo Nombre.
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el cuadro de diálogo
Generador de expresiones. El Generador de
expresiones es igual al cuadro de diálogo
Editar el filtro de vista que ya utilizó.
6 En el cuadro Expresión, escriba su expresión:
(Bonificación_2002 * 100,00) / Salario
Esta expresión calcula las bonificaciones de 2002
como porcentaje del salario de los empleados de 2002.
7 Haga clic en Aceptar.
8 En la lista Formato, ingrese 999999,99%.
Para obtener más información sobre cómo ACL maneja la
precisión y exactitud de los cálculos decimales, seleccione
Ayuda » Indice y busque “controlar el redondeo en
expresiones decimales”.
9 Para guardar los cambios, haga clic en la marca
de verificación verde.
10 Cierre la ventana Formato de tabla.
Aunque usted ha creado el nuevo campo, todavía
no aparece en la vista Lista_empleados.
11 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj y seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
17
Capítulo 2: Examinar datos de empleados
12 Seleccione Bonificación_porcentaje_del_salario
y haga clic en el botón de flecha. Aparecerá
Bonificación_porcentaje_del_salario en la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar.
Puede ajustar el ancho de la columna para que
no ocupe demasiado espacio en la vista.
Tenga en cuenta que la relación será asimétrica para los empleados
contratados en el año 2002, debido a que no trabajaron un año
completo en Metaphor. Puede aplicar un filtro para ocultar los
registros de los empleados contratados en 2002.
13 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.
18
Ejercicios
1 ¿Puede ejecutar el comando Perfil sólo en la columna
FechaContratación de la tabla Lista_empleados?
Ejecute el comando Estadísticas sólo en la columna
FechaContratación.
¿Qué resultados obtiene? ¿Cuándo son útiles los
comandos Estadísticas y Perfil?
2 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna
Bonificación_2002 de la tabla Lista_empleados.
3 Ejecute el comando Ordenación rápida en la columna
Comi_2002 de la tabla Agentes_Metaphor, en orden
ascendente y luego en orden descendente. Ejecute los
comandos Estadísticas y Perfil en esta tabla.
4 Determine el total de comisiones pagadas a los agentes
de Metaphor en el año 2002.
5 Facilite la lectura de la vista ajustando los anchos de
columna y arrastrando las columnas hacia la izquierda
o la derecha. Puede ajustar las columnas en cualquier
momento mientras sigue el tutorial.
ACL en Práctica
 Revisión del capítulo

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Abrir un proyecto
■ Ver el contenido del proyecto
■ Usar los comandos Estadísticas y Perfil para analizar
los datos
■ Usar el comando Ordenación rápida para ordenar
los datos con un criterio específico
■ Crear y aplicar filtros
Ha finalizado una pequeña demostración de lo que puede
hacer con ACL. En los siguientes capítulos trabajará con
ejemplos más complejos.

ACL en Práctica 19
Capítulo 2: Examinar datos de empleados

20 ACL en Práctica

En este capítulo…
Administrar proyectos en ACL
Importar archivos a un proyecto
Comprobar y verificar los datos
C APÍTULO 3
C ONFIGURAR EL PROYECTO 3
Crear el proyecto y agregar los datos
Antes de comenzar el análisis de las transacciones de tarjeta de crédito de
Metaphor Corporation, usted debe crear un proyecto y acceder a los datos
de tarjeta de crédito.
Los proyectos de ACL funcionan como contenedores de datos. Usted debe
importar al proyecto datos provenientes de fuentes tales como hojas de
cálculo Excel, archivos de texto, bases de datos Access, archivos dBASE, etc.
Debe importar cada origen de datos como una tabla separada. Una vez
importados los datos, podrá proceder a su análisis.
21
Capítulo 3: Configurar el proyecto
■ Comenzar el proyecto en ACL
Como usted está comenzando un nuevo proyecto
de análisis, primero creará un proyecto en ACL.
Tareas
Crear un proyecto en ACL.
Importar los archivos de datos como tablas.
Otras situaciones de importación de datos.
22
Crear un proyecto en ACL
Para comenzar a trabajar en ACL, cree un proyecto. Puede
guardar o cerrar un proyecto de ACL como lo hace con un
documento de un procesador de texto o una hoja de cálculo.

Crear un proyecto en ACL
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Proyecto.
2 En el cuadro Nombre del archivo, ingrese
Tutorial_ACL_Metaphor y haga clic en Guardar.
Aparecerá el Asistente de Definición de Datos. Utilice
este asistente para importar los datos a su proyecto.
Si necesita cambiar una selección anterior mientras utiliza el
Asistente de Definición de Datos, haga clic en Atrás hasta
volver a la pantalla deseada.
ACL en Práctica

Importar los archivos de datos como tablas
Una vez iniciado un proyecto en ACL, debe agregarle
datos. En todos los casos, puede utilizar el Asistente de
Definición de Datos, pero el proceso presentará pequeñas
diferencias según el tipo de archivo que importe.
Importará los datos de los seis archivos que se indican en
la sección “Archivos de datos de Metaphor” en la página 5.
ACL crea y guarda una tabla por cada archivo en un
archivo .fil.
Cuando importe el primer archivo, el Asistente de Definición
de Datos estará abierto debido a que apareció cuando
guardó el nuevo proyecto. Comience importando el
archivo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls, que ACL
reconoce como archivo Excel.

Importar la hoja de cálculo Trans_abril.xls

Importar la hoja de cálculo Tarjetas_crédito_Metaphor.xls
1 En la pantalla del Asistente de Definición de Datos,
haga clic en Siguiente y avance por las pantallas del
asistente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir. Busque la carpeta
C:\ACL DATA\Archivo de datos de muestra. Si la
instalación no usó las ubicaciones predeterminadas,
es posible que esta carpeta se encuentre en otra parte
del sistema.
2 Haga doble clic en Tarjetas_crédito_Metaphor.xls.
3 Haga clic en Siguiente tres veces para avanzar por
las pantallas del asistente. ACL selecciona los valores
predeterminados correctos, de manera que no tiene
que cambiarlos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar archivo de datos como.
ACL en Práctica
Comenzar el proyecto en ACL
4 Ingrese Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic
en Guardar.
Obtendrá un listado de los campos con una descripción.
5 Haga clic en Finalizar. Cuando aparezca un mensaje
que le pregunta si desea guardar la tabla sin título,
haga clic en Aceptar.
Se abre la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor en ACL.
En este ejemplo, el libro de Excel
Tarjetas_crédito_Metaphor.xls contiene una sola hoja
de cálculo. Si el libro de Excel tiene más de una hoja de
cálculo, seleccione la que desea importar en la pantalla
Seleccionar origen de datos del Asistente de Definición
de Datos.
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla. Aparecerá el
Asistente de Definición de Datos. Haga clic en
Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir.
2 Localice Trans_abril.xls y haga doble clic en el archivo.
Haga clic en Siguiente.
3 Avance por las pantallas del asistente como lo hizo con la
tabla anterior. Guarde esta tabla como Trans_abril.
4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar.
Los procedimientos para importar otros archivos de
datos como tablas se asemejan a los procedimientos
utilizados para exportar hojas de cálculo de Excel.
23
Capítulo 3: Configurar el proyecto

Importar el archivo Códigos_inaceptables.txt Puede ver el formato del archivo definido en el

El archivo Códigos_inaceptables.txt tiene dos columnas asistente.
con los títulos Códigos y Descripción, respectivamente.
Las entradas de los campos están separadas por
tabuladores.

Es mejor asignar a cada campo el tipo de datos correcto cuando se

importan a ACL. Sin embargo, es posible cambiar el tipo de datos
después de la importación del archivo.

1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla. Haga clic en

Siguiente hasta que aparezca el cuadro de diálogo
Seleccione el archivo a definir.
2 Localice el archivo Códigos_inaceptables.txt y haga
doble clic en él. Haga clic en Siguiente.
3 En la pantalla Formato de archivo del Asistente de
Definición de Datos, seleccione la opción Archivo
de texto delimitado y haga clic en Siguiente.
Aparecerá la pantalla Propiedades de archivo
delimitado del Asistente de Definición de Datos.
4 Seleccione TAB en la columna Separador de campo.
Los datos se separan correctamente en dos campos.
5 Seleccione la opción Usar la primera línea como
nombre de campos.
La primera fila del archivo contiene los nombres de
campo, que son Códigos y Descripción en este caso.
6 Haga clic en Siguiente y guarde la tabla como
Códigos_inaceptables.
Aparecerá la pantalla Editar propiedades de campos
del asistente. Puede cambiar el tipo de datos en cada
campo. ACL puede identificar los datos que no son
necesariamente correctos.
7 En la pantalla Editar propiedades de campos del
asistente, el campo Códigos es la opción predeterminada.
Seleccione Texto ASCII en la lista desplegable de Tipo.
Si bien los códigos de categorías no aceptables están
compuestos por dígitos, usted desea que ACL los
considere como datos de caracteres en lugar
de numéricos.
8 Haga clic en el encabezado de la columna Descripción
en la pantalla Editar propiedades de campos. Debe
tener un Tipo de Texto ASCII. No es necesario realizar
ningún cambio.

24 ACL en Práctica
 Comenzar el proyecto en ACL

9 Haga clic en Siguiente. 4 Ingrese Dpto_compañía como Nombre del archivo.

El asistente le ofrece un resumen del archivo. Haga clic en Guardar.

10 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar cuando Ahora puede editar las propiedades de los campos.
se le pregunte si desea guardar la tabla.
Aparecerá la tabla Códigos_inaceptables en ACL.
Puede desplazarse por el contenido.

Importar el archivo Departamentos_compañía.txt

El formato de este archivo es similar al del archivo
Códigos_inaceptables.txt pero no tiene filas de
encabezado. Deberá agregar los nombres de los
campos en el Asistente de Definición de Datos.
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla para abrir el
Asistente de Definición de Datos. Avance por
las pantallas del asistente como lo hizo con el
5 En la pantalla Editar propiedades de campos, ingrese
archivo anterior, pero esta vez seleccione
Nombre_dpto en el cuadro de texto de Nombre.
Departamentos_compañía.txt. Seleccione
Archivo de texto delimitado en la pantalla 6 Haga clic en el encabezado de la columna Campo 2.
Formato de archivo. Haga clic en Siguiente. Ingrese Cód_dpto en el campo Nombre. En la lista
desplegable de Tipo, seleccione Texto ASCII.
2 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,
cancele la selección de Usar la primera línea como 7 Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar.
nombre de campos, de ser necesario. Seleccione TAB Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje.
como el Separador de campo.
Se abre la tabla Dpto_compañía en la vista.
3 Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar archivo de datos como.
Importar el archivo Empleados.csv
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Tabla para abrir el
Asistente de Definición de Datos.
2 Avance por las pantallas del asistente para definir
el archivo Empleados.csv prácticamente de la
misma manera en que lo hizo con el archivo
Códigos_inaceptables.txt.

ACL en Práctica 25
Capítulo 3: Configurar el proyecto
3 En la pantalla Formato de archivo, asegúrese de
que ACL importe el archivo como Archivo de texto
delimitado. Haga clic en Siguiente.
4 En la pantalla Propiedades de archivo delimitado,
asegúrese de que:
■ Se seleccione Coma como el Separador de campo.
■ Se seleccione Usar la primera línea como nombre
de campos.
5 Haga clic en Siguiente. Guarde el archivo como
Empleados.
6 En la pantalla Editar propiedades de campos:
■ Cambie los campos NúmTarj y NroEmpl al tipo
Texto ASCII.
■ Cambie el campo FechaContratación al tipo Fecha.
■ Asegúrese de que los campos Salario y
Bonificación_2002 sean del tipo Numérico
(Con Formato).
■ Puede cambiar los títulos de las columnas si desea
trabajar con títulos más cómodos. El cambio de
los títulos no afecta los nombres de los campos.
7 Haga clic en Siguiente. Guarde la tabla como
Empleados.
8 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar para
aceptar el mensaje.
Se abre la tabla Empleados en la vista.
A continuación importará los datos de la base de datos
Códigos_aceptables.
26

Importar la base de datos Códigos_aceptables de Access
1 Haga clic en Archivo » Nuevo » Tabla. Avance por
las pantallas del Asistente de Definición de Datos
y seleccione el archivo Códigos_aceptables.mdb.
2 Siga avanzando por las pantallas del asistente. Dado
que esta base de datos contiene una sola tabla, se
selecciona automáticamente Códigos_aceptables
en la lista Seleccione la tabla o vista de Access.
3 Guarde la tabla como Códigos_aceptables.
4 Haga clic en Finalizar. Haga clic en Aceptar
para aceptar el mensaje. Se abre la tabla
Códigos_aceptables en la vista.
Como puede ver en el Panorama a la izquierda de su
proyecto, los datos de cada archivo se colocaron en
tablas separadas. Debe tener seis tablas en su proyecto.
■ Códigos_aceptables
■ Dpto_compañía
■ Tarjetas_crédito_Metaphor
■ Empleados
■ Trans_abril
■ Códigos_inaceptables

Guardar el proyecto
■ Haga clic en Archivo » Guardar proyecto. También
puede hacer clic en el botón Guardar el proyecto
abierto en la barra de herramientas.
Para avanzar con este tutorial de manera eficaz,
debe guardar su trabajo a medida que pasa
de un procedimiento a otro.
ACL en Práctica
 Comenzar el proyecto en ACL

Como con cualquier aplicación de Windows, debe guardar Ejercicio

su trabajo en ACL con cierta frecuencia mientras trabaja
en un proyecto. De esta manera, evitará que se pierdan los Guarde el proyecto existente con un nuevo nombre,
datos en caso de producirse una caída el sistema. Además, Prueba_Tutorial_ACL_Metaphor. Para ello, utilice
ACL genera automáticamente una copia de seguridad del Archivo » Guardar proyecto Como. Siga trabajando con
proyecto en curso. También debe guardar su trabajo al el proyecto original, Tutorial_ACL_Metaphor.
agregar o eliminar datos de su proyecto.
Durante todo el tutorial, se le indicará que guarde los
cambios en una tabla, en especial cuando pase de una
tabla a otra o cuando cierre el proyecto. Haga clic en
Sí para guardar el trabajo realizado en cada tabla.

Puede detener el tutorial en cualquier momento cerrando

y guardando el proyecto.

ACL en Práctica 27
Capítulo 3: Configurar el proyecto

■ Comprobar y verificar los datos Verificar el tipo y formato de los datos

Antes de comenzar su análisis, verifique el formato
Antes de analizar los datos, siempre debe verificarlos. Por
de cada tabla para determinar si:
ejemplo, si se supone que un campo contiene fechas, pero
sólo contiene nombres, es posible que su análisis carezca ■ Los tipos de datos de cada campo son los
de sentido. ACL tiene varios comandos que usted puede correctos.
usar para verificar los datos en ACL. ■ Los campos están correctamente definidos.

Tareas En la siguiente tabla se ofrece información sobre el aspecto

de los campos en las tablas y el tipo de datos que ACL
Verificar el tipo y formato de los datos. les asigna.
Verificar los datos en una tabla.
La presentación de los datos es una cuestión de preferencia
Documentar el trabajo.
personal. Por ejemplo, usted decide que prefiere que el
formato de todas las tarjetas de crédito incluya un guión
detrás de los cuatro dígitos. En este proyecto, se optó por
mostrar una cadena de 16 caracteres de longitud.

Archivos Tipo y formato de los datos

Números de tarjeta Cada entrada debe tener 16 dígitos sin caracteres adicionales.
de crédito El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Fechas Cada entrada debe tener una fecha. Según las fechas, es
posible que desee definir si todas las fechas quedan
comprendidas en un período determinado. El campo debe
tener un tipo de datos de Fecha.

Importes de Cada entrada debe ser numérica, con dos lugares decimales.
transacción, cargos El campo debe tener un tipo de datos Numérico.
financieros y límites
de crédito

Nombres Las entradas sólo deben contener letras, espacios y guiones.

El campo debe tener un tipo de datos ASCII.

Códigos de categoría Cada código debe tener 4 dígitos sin caracteres extraños. El
de establecimiento campo debe tener un tipo de datos ASCII.

28 ACL en Práctica
 Comprobar y verificar los datos

En este tutorial, usted asignará el tipo de datos ASCII a los los datos. Es posible que sea necesario desplazar la
códigos de categoría de establecimiento y a los números lista en sentido horizontal para ver toda
de tarjeta de crédito ya que no realizará cálculos en los la información. Puede ampliar y reorganizar las
campos. También necesitará el tipo de datos ASCII para columnas para facilitar la lectura de la lista.
realizar las tareas que se le presentarán más adelante en el
tutorial. Si estuviera realizando pruebas matemáticas con
los números de tarjetas, en ese caso necesitaría el tipo
de datos Numérico.
Idealmente, en un análisis de datos profundo, deben
verificarse los datos de todos los campos de todas las
tablas del proyecto. Si lo desea, puede configurar un
gráfico con las pruebas adecuadas para cada campo
y llevar una lista de verificación de los resultados. Cada
comando de verificación también aparece en el log.
Sin embargo, si está seguro de que los datos se ingresaron
correctamente, puede optar por omitir los pasos de Las listas de campos como la que se ilustra presentan las
siguientes categorías de tipos de datos: Caracter, Numérico,
verificación o verificar sólo algunos campos. Fecha o Lógico. El tipo de datos ASCII, por ejemplo, pertenece
A menudo puede usar ACL para corregir los datos a la categoría Caracter. Para obtener más información sobre
las categorías de tipos de datos, seleccione Ayuda » Indice
que tienen un formato incorrecto. Puede crear campos y busque “referencia de tipos de datos”’.
computados que, por ejemplo, omiten los caracteres
inadecuados.
3 Examine la lista de campos para determinar si cada
En este capítulo, modificará los tipos de datos campo tiene el tipo de datos correcto.
predeterminados que ACL seleccionó; sin embargo, El campo NúmTarj debe tener datos de caracteres,
los datos subyacentes no necesitan corrección alguna. pero la letra N indica que tiene datos numéricos. Si
bien este campo consta de dígitos, usted no realizará

Ver y editar las definiciones de datos en una tabla. operaciones matemáticas con los números de tarjeta.
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. 4 Haga doble clic en la entrada NúmTarj.
2 Haga clic en Edición » Formato de tabla. Aparecerá 5 En la lista desplegable de Tipo, seleccione ASCII.
la ventana Formato de tabla.
6 Haga clic en la marca de verificación verde para
Esta ventana contiene información sobre cada uno de guardar los cambios.
los campos de datos definidos en el proyecto. Observe
Categoría y Tipo para determinar cómo se definieron
7 Cierre la ventana Formato de tabla.

ACL en Práctica 29
Capítulo 3: Configurar el proyecto
Verificar los datos en una tabla
Una vez que determina que los tipos de datos y los datos
están correctamente definidos, puede comprobar si los
datos coinciden con el tipo asignado. Utilice el comando
Verificar para comprobar si los datos de una tabla coinciden
con su tipo.
Por ejemplo, si tiene letras en un campo definido con el
tipo numérico, o números decimales en un campo definido
con el tipo fecha, el comando Verificar indicará los datos
no válidos.

Verificar los datos en una tabla
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
2 Haga clic en Datos » Verificar.
3 Haga clic en Verificar campos. Aparecerá el cuadro
de diálogo Campos seleccionados.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Debe ver una lista de los campos que desea verificar
en la lista Verificar campos.
5 Haga clic en Aceptar.
No debe tener datos no válidos.
Ha verificado todos los campos de la tabla.
30
Documentar el trabajo
Al trabajar con un proyecto de ACL, desea que los
métodos utilizados sean claros. Puede justificar los
resultados de su trabajo o permitir que otra persona
asuma las tareas de análisis, de ser necesario. Con la
documentación adecuada, puede ver de inmediato el
trabajo realizado en ACL. De esta manera se facilitará
su trabajo, en particular si usted es responsable de
varios proyectos de análisis.
Si asume un proyecto que estaba realizando otro colega, la
documentación tendrá un inmenso valor. Análogamente,
si usted asigna el proyecto a otro colega, será muy útil para
ese colega poder leer las notas históricas del proyecto.

Agregar y editar notas del proyecto
1 Seleccione el nombre del proyecto en el Panorama.
2 Haga clic en Archivo » Propiedades. Aparecerá el cuadro
de diálogo Propiedades del Proyecto.
3 En la ficha Notas, ingrese la fecha y hora actuales,
y un breve resumen de lo que piensa lograr.
4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo
Propiedades del Proyecto.
Al cerrar el cuadro de diálogo, ACL guarda automáticamente
las notas. Sin embargo, si borra las notas involuntariamente,
no podrá recuperarlas a menos que tenga una copia de
seguridad del archivo. Por este motivo, le recomendamos
que utilice una hoja de tareas y las notas del proyecto para
documentar su trabajo.
ACL en Práctica
 Comprobar y verificar los datos

Si le resulta útil, puede adaptar la siguiente hoja de tareas Ejercicio

a su proyecto para efectuar el seguimiento de las actividades
analíticas realizadas y las que piensa realizar. Verifique los datos de por lo menos otra tabla en el
proyecto Tutorial_ACL_Metaphor.
Elementos Descripción

Información necesaria

Dónde obtener esta información

Ubicación de las carpetas

del proyecto

Proyectos relacionados

Verificación (cree una lista de

verificación por cada campo
verificado)

Nombres de tablas con los datos

extraídos y validados

Descripción de cada tarea

analítica en ACL

Tarea analítica Nro. 1 a n...

(pasos de ACL)

Reporte de cada objetivo

Tarea de reporte Nro. 1 a n...

(pasos de ACL)

Ubicación y descripción de los

archivos de datos exportados

ACL en Práctica 31
Capítulo 3: Configurar el proyecto

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Crear un proyecto.
■ Importar archivos al proyecto.
■ Guardar el proyecto.
■ Verificar los datos del proyecto.
■ Documentar su trabajo.
En realidad, todavía no ha efectuado ningún análisis de
los datos, pero ha configurado el proyecto de modo que
está listo para comenzar el análisis.

32 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar el pasivo total
Extraer los números de tarjetas
que vencen
Buscar transacciones
de un cliente
Comprobar los saldos de tarjetas
de crédito
C APÍTULO 4
C OMENZAR EL ANÁLISIS 4
Comenzar a buscar modelos
Hasta ahora usted consideró el plan de un proyecto, trabajó en un proyecto
simple, comenzó un nuevo proyecto, agregó datos al proyecto y verificó los
datos. A continuación utilizará ACL para realizar un análisis sencillo de
los datos.
En este capítulo, utilizará procedimientos simples para obtener información
general sobre los datos. Examinará los límites de crédito y los saldos de tarjetas
de crédito para obtener información sobre el pasivo financiero de Metaphor
y los modelos de uso de las tarjetas de crédito.
33
Capítulo 4: Comenzar el análisis
■ Determinar el pasivo total
Si todos los empleados de Metaphor alcanzaran el límite de
la tarjeta de crédito, ¿cuál sería la deuda total de Metaphor?
Usted puede determinar esta cifra totalizando el campo
LímCred.
Puede usar el comando Totalizar para sumar los límites de
crédito totales y establecer cuál es la exposición crediticia
total de la empresa.

Totalizar el campo LímCred
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor.
2 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Totalizar.
3 Seleccione el campo LimCred. Como sólo desea
totalizar este campo, no es necesario seleccionar
ningún otro.
4 Haga clic en Aceptar. Vea la ficha Totalizar.
¿Cuál es el resultado? El total debe ser de 1.440.800.
Usted puede exportar los resultados a otro formato
de archivo si desea guardar el resultado. También puede
ver los resultados en el log si reanuda su actividad en
otro momento.
34
■ Extraer los números de tarjetas
que vencen
Piensa trabajar en forma coordinada con el departamento
contable para garantizar que no existan problemas con la
renovación de las tarjetas de crédito de los empleados. En
primer lugar, debe filtrar todos los números de tarjetas de
crédito que tienen una fecha de vencimiento de 1 de enero
de 2004 o anterior.

Filtrar los números de tarjetas por fecha de vencimiento
1 En la ficha Tarjetas_crédito_Metaphor, haga clic en el
botón Editar el filtro de vista . Aparecerá el cuadro
de diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, ingrese este filtro:
FchaVto <= `20040101`
Puede hacer clic en el botón Fecha y seleccionar la fecha,
si no desea ingresar directamente `20040101`.
3 Haga clic en Aceptar.
4 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic en
Aceptar. La barra de estado muestra que 8/200 registros
cumplen los criterios especificados con una fecha
de vencimiento del 1 de enero de 2004 o anterior.
ACL en Práctica

■ Buscar transacciones por número
de cliente
Ahora desea enviar los números de tarjetas de crédito
de próximo vencimiento que aparecen en la vista al
empleado a cargo de las tarjetas de crédito. En el siguiente
procedimiento, exportará los números de tarjetas a un
archivo de texto.

Exportar los números de tarjetas de crédito
de próximo vencimiento
1 Haga clic en Datos » Exportar a otra aplicación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar.
2 Seleccione Vista. En la lista desplegable de Exportar
como, seleccione Texto plano.
3 Ingrese un nombre de archivo descriptivo
en el cuadro de texto En, como por ejemplo
NTC_vence_1enero.txt. Haga clic en Aceptar.
Puede adjuntar el archivo de texto a un mensaje de correo
electrónico, imprimirlo o manejarlo como lo desee.
ACL en Práctica
Buscar transacciones por número de cliente
Debido a que le advirtieron sobre los gastos relacionados
con el cliente 444413, desea buscar información sobre las
transacciones relacionadas con ese número de cliente.
Puede realizar esta tarea, por lo menos, de dos maneras
diferentes:
■ Cree un filtro con la función FIND( ) que busca
todos los registros con un valor NroClien de
“444413”. Puede utilizar cualquiera de las funciones
de ACL para crear un filtro o un campo computado.
Use FIND( ) para aislar registros específicos.
■ Cree un filtro que defina NroClien igual a “444413”.
Puede utilizar funciones para crear un filtro o una expresión de
un campo computado. Puede ver las funciones en el Generador
de expresiones.
Sin embargo, para poder realizar la búsqueda, compruebe
los tipos de datos asignados a los campos en la tabla
Trans_abril. Dado que usted importó los datos de Excel,
ACL definió los tipos de datos predeterminados para los
campos. Es posible que sea necesario modificar algunos
de los tipos de datos.
35
Capítulo 4: Comenzar el análisis

Editar los tipos de datos de Trans_abril
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Haga clic en Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
■ El campo Monto tiene el tipo de datos correcto
Numérico.
■ Los campos NúmTarj y Códigos deben editarse
para definir el tipo de datos ASCII.
■ Los campos NroClien y Descripción tienen el
tipo correcto ASCII.
■ El campo Fecha_trans tiene el tipo correcto
DATE.
3 Haga doble clic en NúmTarj. En la lista desplegable
de Tipo, seleccione ASCII. Haga clic en la marca
de verificación verde. Repita estos pasos con el
campo Códigos.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
Dado que ha verificado y corregido los tipos de datos,
puede comenzar a usar la función FIND( ).
36

Usar la función FIND( ) para buscar registros de un cliente
1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón
Editar el filtro de vista . Aparecerá el cuadro
de diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, escriba esta expresión:
FIND("444413";NroClien)
Se usan las comillas en el número 444413 debido a que
el campo NroClien tiene un tipo de campo ASCII.
3 Haga clic en el botón Verificar. Aparece un mensaje
que indica que la expresión es válida. Haga clic en
Aceptar. Si la expresión no es válida, corríjala y vuelva
a verificarla. Si bien es recomendable, no es necesario
verificar las expresiones creadas por el usuario.
4 Haga clic en Aceptar. Desplácese hacia la derecha
para ver si el campo NroClien sólo contiene los
valores “444413”.
5 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic en
Aceptar. Se visualiza que 26/281 registros tienen el
campo NroClien con el valor “444413”. En un análisis
típico, trataría de determinar quién es este cliente. Sin
embargo, los archivos de datos incluidos con el tutorial
no contienen esta información.
ACL en Práctica

También puede usar la función FIND( ) para buscar
subcadenas. Por ejemplo, puede usar FIND( ) para buscar
“444” en el campo NroClien.

Definir un filtro directamente
1 Con la tabla Trans_abril activa, haga clic en el botón
Eliminar filtro para quitar el filtro.
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro
de vista. Ingrese la expresión:
NroClien = "444413"
3 Haga clic en Aceptar.
Obtendrá exactamente los mismos resultados con este
filtro que los obtenidos con la función FIND( ).
4 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
el filtro.
Cuando aplica un filtro a los datos y desea guardar los
resultados, tiene varias opciones. Usted puede:
■ Extraer los registros filtrados a otra tabla.
■ Crear un reporte que contiene los registros
filtrados.
■ Volver a aplicar el filtro a los datos originales
cada vez que desea examinarlos.
Con la condición de que tenga los datos originales, siempre
podrá volver a aplicar el filtro para ver nuevamente los
datos filtrados.
En general, ACL ofrece varios métodos para realizar
una determinada tarea. Si desea estar seguro de que
su razonamiento es el correcto, puede realizar una
tarea de varias maneras y verificar si obtiene los
mismos resultados en todos los casos.
ACL en Práctica
Comprobar los saldos de tarjetas de crédito
■ Comprobar los saldos de tarjetas
de crédito
Puede obtener un panorama general de los datos a fin
de identificar las posibles áreas de interés. Por ejemplo, es
probable que desee buscar los saldos máximos o aquellos
que superan un determinado límite. Puede usar esta
. información como un indicador de posibles problemas
vinculados con el uso de las tarjetas de crédito de los
empleados.
Uno de los métodos para determinar cuántos usuarios
de tarjeta de crédito poseen saldos elevados consiste en
filtrar los registros para visualizar sólo los que tienen un
valor NvoSald mayor que 2000 y un valor NvoSald mayor
que 1000. También puede ordenar los saldos para verlos
en función de su magnitud.

Filtrar el campo NvoSald para buscar transacciones
superiores a los $1.000 o $2.000
1 Abra la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor. Haga clic
en Sí si ACL le indica que guarde los cambios en la
tabla Trans_abril.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NvoSald. Es posible que
sea necesario desplazarse en sentido horizontal para
encontrar la columna. Seleccione Ordenación rápida
descendente.
ACL genera una lista de los saldos en orden descendente,
encabezada por el valor superior. Si se desplaza por la
tabla, podrá obtener una idea de los diversos saldos.
3 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista .
Se abre el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista.
37
Capítulo 4: Comenzar el análisis
4 Ingrese esta expresión en el cuadro Expresión:
NvoSald > 2000
5 Haga clic en Aceptar.
Los saldos mayores que $2.000 aparecen en la lista en
orden descendente.
6 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar.
La barra de estado muestra 53/200 registros que
tienen un importe de NvoSald mayor que $2.000.
Ahora puede cambiar el filtro para examinar los
registros que tienen un importe de NvoSald mayor
que $1.000.
7 En el campo Filtro en la parte superior de la vista,
cambie el filtro a NvoSald > 1000 y presione
la tecla ENTER.
8 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar.
Debe tener 65 registros que cumplen el criterio
especificado.
38
El filtro puede contener más de una condición. Además
de los importes de transacción, los importes de los
campos MontoVencido y CargFin pueden indicar
la presencia de problemas vinculados con el uso de
tarjetas de crédito. De acuerdo con lo establecido en
el documento Políticas.doc, los usuarios de tarjeta
de crédito de Metaphor deben pagar sus saldos
todos los meses.
9 Cambie el filtro a:
(NvoSald > 1000) OR (MontoVencido > 0)
OR (CargFin > 0)
10 Cuente los registros filtrados. Debe tener 89.
Si lo desea, puede extraer los registros filtrados a una nueva
tabla o imprimir un reporte.
A continuación decide que desea probar otra Ordenación
rápida para ver las tarjetas de crédito que tienen importes
vencidos.

Ordenación rápida con MontoVencido
1 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
el filtro.
2 Haga clic con el botón secundario del ratón en
MontoVencido y seleccione Ordenación rápida
descendente.
3 Desplácese por los registros. Observe que muchos
titulares de tarjetas de crédito tienen cargos por
importes vencidos.
Estos procedimientos son ejemplos menores de cómo ACL
puede analizar una gran cantidad de datos. A medida que
se familiarice con ACL, es indudable que pensará en nuevas
formas de analizar los datos.
ACL en Práctica
 Ejercicios

■ Ejercicios ■ Revisión del capítulo

1 Extraiga los registros que tienen un valor NvoSald En este capítulo usted:
mayor que 1.000 a una nueva tabla para su posterior ■ Calculó el pasivo financiero total por tarjetas
análisis. de crédito de Metaphor.
2 ¿Cuál es la diferencia que existe entre el número total ■ Buscó los números de tarjetas de crédito de próximo
de transacciones y el número de transacciones con vencimiento y los extrajo a un archivo de texto.
un valor NvoSald mayor que 2.000?
■ Buscó transacciones vinculadas con un determinado
3 De los números de tarjetas que tienen un valor NvoSald cliente.
mayor que 2.000, ¿cuántos tienen un valor
MontoVencido mayor que cero? ■ Verificó el campo NvoSald para establecer cuántas
transacciones superaron determinados límites.
4 Verifique si existen números de tarjetas con un valor
NvoSald de cero. Exporte estos resultados a un
archivo de texto.
5 Verifique la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor para
buscar todos los números de tarjetas con un valor
NvoSald negativo. Exporte estos resultados a un
archivo de Access.
6 De acuerdo con las condiciones del programa de tarjeta
de crédito, Metaphor puede evitar los cargos financieros
si los empleados presentan sus recibos
oportunamente en el departamento contable.
Metaphor desea saber cuánto dinero pierde
innecesariamente como consecuencia de la aplicación
de cargos financieros. Totalice el campo CargFin.
Además, ¿cuántos titulares de tarjetas de crédito tienen
un valor CargFin mayor que 10?
7 Metaphor desea saber el total de los saldos actuales.
En la tabla Tarjetas_crédito_Metaphor, totalice el
campo NvoSald.
8 Metaphor está considerando reducir el límite de
crédito superior. ¿Cuántos números de tarjetas tienen
límites de crédito que superan los $10.000?

ACL en Práctica 39
Capítulo 4: Comenzar el análisis

40 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar los gastos totales
por cada código de categoría
Obtener información de
transacción específica
C APÍTULO 5
E XAMINAR LOS MODELOS DE GASTO 5
Obtener información sobre los gastos
En los capítulos anteriores, usted trabajó con ACL para familiarizarse con los
datos y realizó algunos análisis preliminares. Ahora el departamento contable
de Metaphor Corporation le solicita información sobre los modelos de gasto
en las transacciones de tarjetas de crédito del mes de abril. Si puede preparar
un plan de análisis útil, le solicitarán que efectúe los análisis de otros meses.
Una vez que usted haya suministrado la información sobre los modelos de
gasto, es posible que Metaphor economice de diversas maneras: seleccionando
un solo proveedor en algunos casos, obteniendo descuentos masivos o limitando
aún más las categorías de transacciones aceptables. También analizará los gastos
por cliente para que Metaphor pueda usar los resultados, a fin de determinar
si se gasta de manera eficaz.
41
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto
■ Determinar los gastos totales
por cada código de categoría
Comience su análisis resumiendo el importe total de todas
las transacciones por cada código de categoría. Su objetivo
es examinar estos resultados y obtener ideas para
otros análisis.
Tareas
Resumir los gastos totales por cada código de categoría
Separar las transacciones correspondientes a pasajes aéreos,
estadías en hoteles y automóviles de alquiler
Aislar los gastos por servicios recreativos en particular
42
Resumir los gastos totales por cada código
de categoría
Al resumir los importes de transacción por cada código de
categoría de establecimiento, usted podrá ver cuánto dinero
se gastó en determinadas compañías aéreas y cadenas de
hoteles. Por su parte, todos los gastos de restaurantes se
categorizan con un solo código. Algunos códigos de categoría
son específicos mientras que otros son generales.

Resumir los importes de transacción por código de categoría
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Seleccione Analizar » Resumir. Aparecerá el cuadro
de diálogo Resumir.
3 En la lista de Resumir sobre, seleccione Códigos.
4 En la lista de Campos de subtotales, seleccione Monto.
Desea totalizar el importe gastado en cada código
de categoría.
5 En la lista de Otros campos, seleccione Descripción.
Desea ver el significado de los códigos en la nueva tabla.
6 En la ficha Salida, seleccione Archivo. En el cuadro de
texto Nombre, ingrese Trans_por_código y haga
clic en Aceptar.
ACL en Práctica

Los resultados resumidos se extraen a la tabla
Trans_por_código.
Vea la nueva tabla. Observe que el campo COUNT indica el
número de transacciones por código. Puede ejecutar el
comando Ordenación rápida descendente en el campo
Monto para ver dónde se gastó más. También puede usar
esta tabla para realizar otros análisis.
Esta tabla resumida es útil para visualizar los importes
gastados en compañías aéreas, cadenas de hoteles, agencias
de alquiler de automóviles y otras categorías. Sin embargo,
no le permite ver el importe total gastado en cada una
de las compañías aéreas, hoteles y agencias de alquiler
de automóviles ni le indica el importe total gastado en
servicios de viaje.
Es común que no se obtengan precisamente los resultados
deseados cuando se realiza una tarea analítica por primera
vez. No obstante, pueden utilizarse estos resultados para
buscar un método que permita lograr resultados más
específicos.
ACL en Práctica
Determinar los gastos totales por cada código de categoría
Aislar transacciones por categoría
Metaphor necesita que examine con atención el importe
total gastado en viajes en el mes de abril; más concretamente
desea obtener información sobre pasajes aéreos, alojamiento
y automóviles de alquiler.
Los hoteles, moteles, automóviles de alquiler y los pasajes
aéreos están comprendidos en el intervalo de códigos
3000–3750 exclusivamente. Todas las transacciones con estos
códigos deben relacionarse con viajes de los empleados
de Metaphor.
Puede aislar estos gastos filtrando todas las transacciones
con códigos entre 3000 y 3750 inclusive.
Uno de los métodos que puede utilizar para aislar esta
información consiste en usar la función BETWEEN( )
en el campo Códigos. Esta función puede usarse en
datos numéricos, de fechas y caracteres, y adopta
la siguiente forma:
BETWEEN(valor;mín;máx)
Utilizará la función BETWEEN( ) para capturar todas
las transacciones con códigos entre 3000 y 3750. En la
tabla Trans_abril, el campo Códigos tiene espacios
adicionales, de manera que tendrá que utilizar la
función ALLTRIM( ) para recortar dicho campo.
43
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

Usar la función BETWEEN( ) para buscar transacciones
en un intervalo determinado
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro
de vista.
3 Ingrese el siguiente filtro en el cuadro Expresión:
BETWEEN(ALLTRIM(Códigos);"3000";"3750")
4 Haga clic en Verificar. Un cuadro de mensaje indica
que la expresión es válida. Haga clic en Aceptar.
Si la expresión no es válida, examínela con atención,
en especial las comillas y haga los cambios necesarios.
5 Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo
Editar el filtro de vista. Usted tiene ahora una vista
filtrada que muestra las transacciones con códigos
de categoría de establecimiento comprendidos entre
3000 y 3750.
6 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar. ¿Cuántos registros cumplen el criterio
especificado?
44
7 Seleccione Analizar » Totalizar campos. Aparecerá el
cuadro de diálogo Totalizar. Seleccione el campo Monto.
Haga clic en Aceptar.
. ACL muestra el total de todas las transacciones
correspondientes a pasajes aéreos, alojamiento
y automóviles de alquiler. Debe tener un total
de 47.248,27.
Para facilitar otros análisis de estas transacciones, puede
extraer las transacciones filtradas a una nueva tabla.
8 Seleccione Datos » Extraer datos. Aparecerá el cuadro
de diálogo Extraer.
9 Asegúrese de seleccionar la opción Registro. Ingrese
Trans_abril_viaje en el campo En. Haga clic
en Aceptar.
Ahora puede realizar otros análisis de estas transacciones
filtradas. Por ejemplo, puede determinar el total gastado
en pasajes aéreos exclusivamente. Debido a que los códigos
de categoría de establecimiento correspondientes a los
pasajes aéreos están comprendidos entre 3000 y 3299,
usted puede usar la función BETWEEN( ) para buscar
valores dentro de ese intervalo.
ACL en Práctica
 Determinar los gastos totales por cada código de categoría

Aislar los gastos por servicios recreativos El código 7992 corresponde a las canchas de golf
en particular públicas.
Puede agregar más parámetros a MATCH( ) para
Hasta aquí examinó gastos vinculados con servicios de
buscar otros códigos si así lo desea.
viaje del mes de abril. Ahora Metaphor necesita que analice
los gastos totales relacionados con canchas de golf y casas 4 Haga clic en Aceptar.
de bebidas. Será necesario aislar estas transacciones con 5 Cuente los registros. La barra de estado indica que
un código de categoría relacionado con canchas de golf 11/281 registros satisfacen los parámetros de MATCH( ).
o casas de bebidas.
La función MATCH( ) permite aplicar varios filtros a una
tabla. Todos los filtros deben estar relacionados con un
solo campo, que, en este ejemplo, es Códigos. Pueden
obtenerse los mismos resultados usando un filtro con
varias instrucciones O; sin embargo, es mucho más
difícil configurar este filtro y comprenderlo sin
mayores explicaciones.
Vuelva a utilizar la función ALLTRIM( ) para recortar los
códigos antes de efectuar la comparación.

Usar la función MATCH( ) para aislar los gastos por

servicios recreativos
Puede usar el comando Totalizar para determinar el gasto
1 Abra Trans_abril.
total en estas dos categorías. También puede extraer las
2 Haga clic en el botón Editar el filtro de vista . transacciones a una nueva tabla y aplicar otros filtros.
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro
de vista.
3 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente expresión:
MATCH(ALLTRIM(Códigos);"5813";"7992")
Observe que la sintaxis de la función MATCH( ) es:
MATCH(valor_comparación; prueba1;
prueba2 <;prueba3 ...> )
El código 5813 corresponde a las casas de bebidas.

ACL en Práctica 45
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

Ejercicios ■ Generar listas con los importes

1 Totalice por separado los gastos en concepto de
pasajes aéreos, estadías en hoteles y automóviles
de cada número de tarjeta
de alquiler. Dado que tiene una lista completa de transacciones, desea
determinar el total de los importes de transacción del mes
2 Totalice los gastos correspondientes a todos los vuelos
de abril por cada número de tarjeta de crédito. Utilice el
realizados con British Airways.
comando Clasificar para obtener esta información.
3 Totalice los gastos relacionados con comidas. ¿Cuánto
dinero gastó la empresa en restaurantes, casas de
Usar el comando Clasificar
comida rápida y servicios de catering por separado
y en su conjunto? 1 Abra la tabla Trans_abril. Elimine los filtros si fuera
necesario.
4 Utilice la función MATCH( ) para buscar las
transacciones facturadas a departamentos internos. 2 Seleccione Analizar » Clasificar.
Estos departamentos tienen números de cliente que 3 Seleccione NúmTarj en la lista de Clasificar en. Haga
empiezan con cero. clic en Monto en la lista de Campos de subtotales.
5 Determine cuál es el porcentaje del total de los importes
de transacción que se factura a los departamentos
internos y cuál es el porcentaje que se factura a los
clientes externos.

4 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Ingrese

Trans_abril_por_NTC en el campo Nombre.
Haga clic en Aceptar. Vea la nueva tabla.
La tabla Trans_abril_por_NTC contiene una lista de
los importes acumulados de transacción por número
de tarjeta. El campo COUNT indica la cantidad
de transacciones por número de tarjeta.

46 ACL en Práctica
 Generar listas con los importes de cada número de tarjeta

5 Haga clic con el botón secundario del ratón en la Ejercicio

columna Porcentaje de recuento y seleccione
Eliminar columnas seleccionadas. Repita esta Use el comando Clasificar para crear una tabla que
operación con la columna Porcentaje de campo. indique el total de transacciones por número de cliente.

6 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique

que la guarde.

ACL en Práctica 47
Capítulo 5: Examinar los modelos de gasto

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Determinó el total de los importes de transacción
por cada código de categoría de establecimiento.
■ Determinó los importes de transacción
correspondientes a categorías específicas
de gastos.
■ Determinó el total de los importes de transacción
por número de tarjeta de crédito.

48 ACL en Práctica

En este capítulo…
Determinar cuáles son las
transacciones inaceptables
Identificar los empleados
que realizaron transacciones
inaceptables
Generar reportes de los
resultados
C APÍTULO 6
A NALIZAR TRANSACCIONES 6
Identificar transacciones inaceptables
Hasta ahora realizó una investigación y un análisis preliminares de los datos
de Metaphor en los proyectos de ACL. A continuación determinará si los
empleados de Metaphor utilizan sus tarjetas de crédito corporativas para
realizar compras no aprobadas o de artículos y servicios específicamente
prohibidos.
49
Capítulo 6: Analizar transacciones
■ Determinar cuáles son las
transacciones inaceptables
Metaphor Corporation ha creado tres categorías de
códigos de transacción basándose en la lista de códigos de
categoría de establecimiento. Estas son:
■ Aceptable
■ No aceptable
■ Condicional (se requiere aprobación previa)
Una tabla contiene una lista de los códigos de transacciones
aceptables y otra tabla contiene una lista de los códigos de
transacciones inaceptables. Los códigos que no aparecen
en las listas de ninguna de las tablas pertenecen a la categoría
de condicional.
Para buscar todas las transacciones inaceptables, realice
las siguientes tareas.
Tareas
Comprobar si las tablas de códigos contienen errores obvios.
Identificar las transacciones que tienen códigos no aceptables.
Identificar los empleados que realizaron transacciones inaceptables.
Generar un reporte con los resultados.
50
Acerca de los comandos Unir y Relaciones
Cuando su proyecto abarca múltiples tablas de datos, es
posible que desee saber si los valores de determinados
campos existen en más de una tabla. Ejemplos:
■ Si administra una agencia de viajes, es posible que
tenga una lista de los clientes que compraron
pasajes aéreos y una lista de los clientes que
contrataron servicios de hotel. Puede determinar
cuántos clientes compraron pasajes aéreos y
cuántos contrataron servicios de hotel en su
agencia.
■ Si se desempeña en el área de marketing en una
tienda de departamentos, es posible que tenga una
lista de los clientes que compraron más de $2.000
el año pasado en su tienda y una lista de los clientes
que obtuvieron reembolsos de más de $1.000. Por
lo tanto, puede determinar qué clientes realizaron
compras por más de $2.000 el año pasado y qué
clientes obtuvieron reembolsos de más de $1.000.
Puede usar los comandos Unir y Relaciones para comparar
las tablas y para combinar los datos contenidos en ellas.
Con estos comandos, usted puede:
■ Buscar valores de campo que existen en una tabla
pero no en la otra.
■ Buscar valores de campo que existen en las dos
tablas.
■ Combinar campos específicos de dos tablas de origen.
ACL en Práctica

El comando Unir genera una nueva tabla que contiene los
datos de ambas tablas originales. La tabla resultante se
asemeja a cualquier otra tabla de su proyecto.
El comando Relaciones no combina las tablas físicamente
sino que crea una unión virtual entre dos o más tablas.
Puede usar los campos de las tablas relacionadas como
si todos los campos formaran parte de la misma tabla.
Puede crear expresiones con campos de cualquiera de las
tablas relacionadas. Puede agregar campos de una tabla
relacionada a otra tabla relacionada para poder ver los
campos de las dos tablas en una sola vista. Si lo desea,
puede extraer algunos o todos los campos de las tablas
relacionadas a una nueva tabla.
Debido a que el comando Unir crea una nueva tabla sobre
la base de las dos tablas originales, se suele utilizar el comando
Relaciones en lugar de Unir cuando las tablas originales
son muy grandes.
Para obtener más información sobre los comandos Unir y Relaciones,
seleccione Ayuda » Indice y busque “combinar tablas”.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
Comprobar si las tablas de códigos contienen
errores obvios
Para poder usar las tablas de códigos con el fin de comprobar
las transacciones, verifique si las tablas contienen errores
obvios. Usará el comando Unir para determinar si las tablas
Códigos_aceptables y Códigos_inaceptables tienen
códigos en común.
Antes de usar el comando Unir, debe asegurarse de que
los campos clave de las dos tablas son de caracteres
y tienen la misma longitud.

Comparar la longitud y el tipo de los campos clave
1 Abra la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos
del campo Códigos es ASCII y la longitud es
de 4 caracteres.
3 Cierre la ventana Formato de tabla.
4 Abra la tabla Códigos_aceptables.
5 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
La lista de campos muestra que el tipo de datos
del campo Códigos es ASCII pero la longitud
es de 50 caracteres.
51
Capítulo 6: Analizar transacciones
Debido a que esta longitud no coincide con la del campo
Códigos de la tabla Códigos_inaceptables, no podrá
usar este campo como campo clave. No obstante, puede
uniformar las tablas creando un campo computado en
la tabla Códigos_aceptables. El nuevo campo:
■ Contendrá los primeros cuatro dígitos del campo
Códigos como datos de caracteres.
■ Tendrá una longitud de 4 caracteres.
Usted puede ejecutar el comando Unir satisfactoriamente
con la ayuda del campo computado como campo clave.

Crear un campo computado en la tabla Códigos_aceptables
1 En la ventana de Formato de tabla, haga clic en el

Determinar si las tablas tienen códigos en común
botón Agregar una nueva expresión .
2 En el cuadro de texto Nombre, ingrese Códigos_Sub.
3 Haga clic en f(x) para abrir el Generador de expresiones.
En el cuadro de texto Expresión, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4)
■ La función ALLTRIM( ) recorta los espacios extraños
que suele haber a la izquierda o a la derecha del campo
Códigos.
■ La función SUBSTR( ) lee los primeros cuatro
caracteres del campo Códigos.
4 Haga clic en la marca de verificación verde. El nuevo
campo, Códigos_Sub, aparecerá en la ventana de
Formato de tabla. Verifique que la categoría sea C
por caracteres y que la longitud sea 4.
5 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el campo Códigos_Sub a la vista.
52
6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Códigos. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas. Haga doble clic en Códigos_Sub
y haga clic en Aceptar.
Aparecerá la columna Códigos_Sub en la vista.
7 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.
Dado que los campos clave están uniformados, puede
unir las tablas utilizando el campo Códigos de la tabla
Códigos_inaceptables y el campo Códigos_Sub de la
tabla Códigos_aceptables.
1 Abra la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Datos » Unir tablas. Aparecerá el cuadro
de diálogo Unir.
3 En la lista de Tabla secundaria, seleccione
Códigos_aceptables.
4 Seleccione Códigos como la Clave primaria.
Seleccione Códigos_Sub como la Clave secundaria.
5 Seleccione Códigos y Descripción en la lista de
Campos primarios. Si existen códigos comunes
en las dos tablas, podrá ver su descripción.
6 Seleccione Preordenar la tabla secundaria.
ACL en Práctica

7 Ingrese Códigos_en_ambas_tablas en el campo En.
Este es el nombre de la nueva tabla que se creará.
8 En la ficha Más, seleccione Registros principales con
correspondencia y asegúrese de que no se seleccione
ninguna otra opción de Unir categorías. Haga clic
en Aceptar.
9 ACL muestra la nueva tabla. Debe estar vacía.
Si bien usted puede ver que la tabla está vacía, deberá
hacer un recuento para registrar los resultados en el
log de comandos y mantener una revisión de auditoría.
10 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic
en Aceptar.
Debido a que no hay registros en la tabla
Códigos_en_ambas_tablas, usted sabe que no
existen códigos en las tablas Códigos_inaceptables
y Códigos_aceptables. Las tablas de códigos
originales no tienen errores obvios de manera
que puede utilizarlas para su análisis.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
Identificar transacciones inaceptables
La tabla Trans_abril contiene estos campos:
■ NúmTarj
■ Monto
■ Fecha_trans
■ Códigos
■ NroClien
■ Descripción
La tabla Códigos_inaceptables contiene los siguientes
campos:
■ Códigos
■ Descripción
Para identificar las transacciones inaceptables, será
necesario relacionar la tabla Trans_abril con la tabla
Códigos_inaceptables. No obstante, primero debe
asegurarse de que los campos clave de cada tabla
tengan la misma longitud y un tipo de datos ASCII.
En la sección anterior, revisó la tabla Códigos_inaceptables
y sabe que la longitud del campo Códigos es de 4 caracteres
y que la categoría es C por caracteres. Será necesario revisar
el campo Códigos de la tabla Trans_abril para determinar
su longitud y tipo de datos.
53
Capítulo 6: Analizar transacciones

Ver el formato de tabla de Trans_abril Ahora puede agregar el campo Códigos_Sub a la

vista.
1 Abra la tabla Trans_abril.
2 Seleccione Editar » Formato de tabla. 7 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Códigos. Haga clic en
La lista de campos muestra que el campo Códigos tiene Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
una categoría C, pero su longitud es de 7 caracteres. Agregar columnas. Haga doble clic en Códigos_Sub.
Deberá crear un campo computado en la tabla Trans_abril Haga clic en Aceptar.
que recorte el campo Códigos y tenga una Longitud de
4 caracteres. Puede usar este nuevo campo computado
como campo clave para relacionar las tablas
Códigos_inaceptables y Trans_abril.

Crear un campo computado en Trans_abril

1 En la ventana de Formato de tabla , haga clic en el
botón Agregar una nueva expresión.
2 Ingrese Códigos_Sub como el nombre.
3 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador
de expresiones.
4 En el cuadro Expresión, ingrese: A continuación determinará si hay transacciones del mes
de abril con códigos de no aceptables. En primer lugar,
SUBSTR(ALLTRIM(Códigos);1;4)
deberá aislar las transacciones inaceptables comparando
5 Haga clic en Aceptar. los códigos de transacción en las dos tablas.

Usar el comando Relaciones para buscar

transacciones inaceptables
1 Con la tabla Trans_abril activa, seleccione Datos »
Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Relaciones.
Si también el mensaje de Guía de inicio aparece,
seleccione No volver a mostrar este diálogo y haga
6 Haga clic en la marca de verificación verde. Cierre clic en Aceptar.
la ventana Formato de tabla.

54 ACL en Práctica

2 Haga clic en Agregar tabla.
3 Haga doble clic en Códigos_inaceptables. Aparecerá
la tabla Códigos_inaceptables en el cuadro de diálogo
Relaciones.
Para organizar las tablas en el cuadro de diálogo Relaciones,
arrastre las tablas con el ratón o haga clic con el botón
secundario y seleccione Organizar tablas.
4 Haga clic y arrastre Códigos_Sub de la tabla
Trans_abril a Códigos en la tabla
Códigos_inaceptables.
Si vincula los campos incorrectos, haga clic con el
botón secundario del ratón en la línea y seleccione
Editar relación. Seleccione los campos que desea
vincular y haga clic en Aceptar.
5 Haga clic en Finalizar.
ACL en Práctica
Determinar cuáles son las transacciones inaceptables
A continuación agregará a la vista el campo Códigos
de la tabla Códigos_inaceptables.
6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Códigos_Sub. Haga clic en
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione Códigos
inaceptables. Aparecerán los campos de la tabla
Códigos_inaceptables en la lista de Campos
disponibles.
8 Amplíe la columna Nombre para poder ver los
nombres de los campos. Haga doble clic en
Códigos_inaceptables.Códigos.
9 Haga clic en Aceptar.
Ahora que tiene en la vista el campo Códigos de la tabla
Códigos_inaceptables, los registros sin códigos de no
aceptables aparecen en blanco en el campo Códigos.
Puede aplicar un filtro para ver sólo las transacciones
inaceptables.
55
Capítulo 6: Analizar transacciones

Aplicar un filtro para ver transacciones inaceptables

1 Seleccione y haga clic con el botón secundario del
ratón en cualquier entrada en blanco del campo
Códigos. Seleccione Filtro rápido » No igual.
Ha filtrado todos los registros que tienen entradas en
blanco en el campo Códigos. Ahora ACL sólo muestra
los registros que tienen códigos de no aceptables.
2 Elimine las columnas Códigos_Sub y Códigos
de la vista.
3 Seleccione Analizar » Contar registros. Haga clic en
Aceptar. Hay 7/281 transacciones inaceptables. Los resultados indican que cuatro transacciones
A continuación extraerá los registros a una nueva tabla. inaceptables se llevaron a cabo el 14 de abril.

Extraer los registros a una nueva tabla

1 Seleccione Datos » Extraer datos. Aparecerá el cuadro
de diálogo Extraer.
2 En el cuadro de diálogo Extraer, seleccione Registro.
En el campo En, ingrese Trans_abril_inaceptable.
Haga clic en Aceptar. Haga clic en Sí cuando se le
pregunte si desea guardar los cambios en Trans_abril.
Aparecerá la nueva tabla en la vista. Ajuste los anchos
de columna según sea necesario. Debido a que ya no
necesita la columna Códigos_Sub, puede quitarla
de la vista.
3 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando ACL le indique
que la guarde.

56 ACL en Práctica

■ Identificar empleados
Ahora que ha confirmado que algunas transacciones no
son aceptables, podrá determinar qué empleados realizaron
esas compras. También puede identificar el departamento
al que pertenecen estos empleados.
Puede obtener información de varias tablas y combinarla
en una sola vista. La meta es generar un reporte con lo
siguiente:
■ Nombre del empleado
■ Número de tarjeta de crédito
■ Departamento
■ Importe de la transacción
■ Fecha de la transacción
■ Código de transacción
■ Descripción del código de transacción
Tareas
Determinar a qué departamento pertenecen los empleados cuyas
tarjetas de crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Crear una lista de los empleados cuyas tarjetas de crédito se usaron
para realizar transacciones inaceptables.
Generar un reporte de los empleados cuyas tarjetas de crédito
se usaron para realizar transacciones inaceptables.
ACL en Práctica
Identificar empleados
Identificar los departamentos de los empleados
En primer lugar deberá relacionar cada empleado con su
departamento.
■ La tabla Dpto_compañía contiene los códigos
y nombres de los departamentos, por ejemplo,
800000 para el departamento de Consultoría.
■ La tabla Empleados contiene el campo NroEmpl,
que comienza con el primer dígito del código del
departamento.
Al comparar el primer dígito del código de empleado
con el primer dígito del código del departamento, podrá
identificar el departamento al cual pertenece el empleado.
Para efectuar esta comparación, deberá crear un campo
computado en cada tabla que considere el primer dígito
de los valores Cód_dpto. Luego compare este dígito con
el primero del código NroEmpl de la tabla Empleados.
Comience verificando los tipos de datos de estos campos
en la ficha Editar campos/expresiones de la ventana
Formato de tabla.

Crear un campo computado que contiene el primer dígito
del campo Cód_dpto
1 Abra la tabla Dpto_compañía.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla. En la ficha Editar
campos/expresiones, asegúrese de que el campo
Cód_dpto tiene el tipo de datos ASCII. Cámbielo
si fuera incorrecto.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en
el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre Cód_dpto_1.
57
Capítulo 6: Analizar transacciones
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. Ingrese la siguiente expresión:
SUBSTR(ALLTRIM(Cód_dpto);1;1)
6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca
de verificación verde.
7 Cierre la ventana Formato de tabla.

Crear un campo computado que muestre el primer dígito
Ahora tiene un nuevo campo computado denominado
Cód_dpto_1, que puede agregar a la vista.

Agregar el nuevo campo computado a la vista
1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna Cód_dpto. Seleccione
Agregar columnas.
2 Haga doble clic en Cód_dpto_1. Haga clic en
Aceptar.
El primer dígito de la columna Cód_dpto_1 coincide
con el primer dígito de la columna Cód_dpto.
Puede quitar la columna Cód_dpto dado que la nueva
columna tiene la información pertinente.
3 Haga clic con el botón secundario del ratón en la
columna Cód_dpto y seleccione Eliminar columnas
seleccionadas. Haga clic en Eliminar.
58
4 Cierre la vista y haga clic en Sí cuando se le indique
que la guarde.
A continuación creará un campo computado en la tabla
Empleados que utiliza el primer dígito del campo de
número de empleado NroEmpl.
del campo NroEmpl
1 Abra la tabla Empleados.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá la
ventana Formato de tabla.
3 En la ficha Editar campos/expresiones, haga clic en
el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese el nombre NroEmpl_1.
5 Haga clic en f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. En el cuadro Expresión, ingrese:
SUBSTR(ALLTRIM(NroEmpl);1;1)
6 Haga clic en Aceptar. Haga clic en la marca
de verificación verde.
7 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora agregue este campo a la vista.
8 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NroEmpl. Seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas. Haga doble clic en NroEmpl_1.
Haga clic en Aceptar.
Aparecerá la nueva columna NroEmpl_1 en la vista.
Relacione la tabla Empleados con la tabla
Departamentos_compañía utilizando los campos
NroEmpl_1 y Cód_dpto_1.
ACL en Práctica
 Identificar empleados

Relacionar las tablas Empleados y Dpto_compañía

1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos »
Relacionar tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Relaciones.
2 Haga clic en Agregar tabla. Aparecerá el cuadro
de diálogo Agregar tabla.
3 Haga doble clic en Dpto_compañía.
4 Arrastre el campo NroEmpl_1 de la tabla Empleados
al campo Cód_dpto_1 de la tabla Dpto_compañía.
Aparecerá la columna Nombre_dpto en la vista. Se está
acercando a su objetivo de crear un reporte. La siguiente
tarea consistirá en extraer esta vista a una nueva tabla.

Extraer campos a una nueva tabla

1 Con la tabla Empleados activa, seleccione Datos »
Extraer datos. Aparecerá el cuadro de diálogo
Extraer.

5 Haga clic en Finalizar. 2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer

campos.
El paso siguiente consiste en agregar la columna
Nombre_dpto a la vista. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados.

6 Haga clic con el botón secundario del ratón en el 3 Agregue los siguientes campos a la lista de Campos
encabezado de la columna NúmTarj y seleccione seleccionados:
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo ■ Nombre
Agregar columnas. ■ Apellido
7 En la lista desplegable De tabla, seleccione ■ NúmTarj
Dpto_compañía. Haga doble clic en el campo
Dpto_compañía.Nombre_dpto. Haga clic 4 En la lista desplegable De tabla, seleccione
en Aceptar. Dpto_compañía.
Aparecerán los campos en la tabla Dpto_compañía.

ACL en Práctica 59
Capítulo 6: Analizar transacciones
5 Agregue el campo Dpto_compañía.Nombre_dpto
a la lista de Campos seleccionados.
6 Haga clic en Aceptar.
7 En el campo En, ingrese Dpto_empleados. Haga clic
en Aceptar. Haga clic en Sí cuando ACL le indique
guardar los cambios.
Se abre la nueva tabla Dpto_empleados en la vista.
60
Crear una lista de empleados
El siguiente paso es relacionar la tabla Dpto_empleados
con la tabla Trans_abril_inaceptable utilizando el campo
de número de tarjeta en cada tabla.
Para poder usar el comando Relaciones, primero deberá
uniformar los dos campos de número de tarjeta para
utilizarlos como campos clave. Compruebe los campos de
número de tarjeta de las dos tablas en la ventana Formato
de tabla.

Comparar y uniformar los campos de número de tarjeta
1 Con la tabla Dpto_empleados activa, seleccione
Edición » Formato de tabla.
La lista de campos indica que el campo NúmTarj tiene
una longitud de 16 y una categoría C por caracteres.
2 Cierre la ventana Formato de tabla.
3 Abra la tabla Trans_abril_inaceptable.
4 Seleccione Edición » Formato de tabla.
El campo NúmTarj tiene una longitud de 19, lo que
significa que este campo tiene espacios adicionales.
Por lo tanto, deberá recortarlo.
5 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión .
6 Ingrese el nombre RecorteNúmTarj.
7 En el cuadro f(x), ingrese esta expresión:
SUBSTR(ALLTRIM(NúmTarj);1;16)
8 Haga clic en la marca de verificación verde.
9 Cierre la ventana Formato de tabla.

Crear una vista detallada de las transacciones inaceptables
1 Con la tabla Trans_abril_inaceptable activa, seleccione
Datos » Relacionar tablas.
ACL en Práctica

La tabla Trans_abril_inaceptable ya tiene una
relación con la tabla Códigos_inaceptables.
2 Seleccione Agregar tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar tabla. Haga doble clic en Dpto_empleados.
3 Arrastre el campo NúmTarj de la tabla
Dpto_empleados al campo RecorteNúmTarj
de la tabla Trans_abril_inaceptable.
4 Haga clic en Finalizar.
Ahora hay tres tablas relacionadas:
Trans_abril_inaceptable; Códigos_inaceptables
y Dpto_empleados.
En la vista, agregue todas las columnas que desea
incluir en el reporte final.
5 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj. Seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
6 En la lista desplegable De tabla, seleccione
Dpto_empleados. Agregue los siguientes campos
a la lista de Campos seleccionados:
■ Dpto_empleados.Nombre
■ Dpto_empleados.Apellido
■ Dpto_empleados.Nombre_dpto
Haga clic en Aceptar.
ACL en Práctica
Identificar empleados
7 Organice los campos de la vista de manera que se
visualicen en el siguiente orden:
■ Nombre
■ Apellido
■ Nombre_dpto
■ Monto
■ Descripción
■ Fecha_trans
■ NúmTarj
■ Códigos
■ NroClien
Ahora puede ver la lista de empleados cuyas tarjetas de
crédito se usaron para realizar transacciones inaceptables.
Puede reorganizar y ajustar los campos según sea necesario
para que la vista resulte atractiva.
Obviamente, no puede suponer de inmediato que los
empleados que aparecen en la lista son los responsables
de las transacciones inaceptables debido a que es posible
que otra persona haya usado la tarjeta. No obstante,
puede crear un reporte de los resultados y el departamento
correspondiente de Metaphor Corporation realizará las
investigaciones necesarias.
61
Capítulo 6: Analizar transacciones

Generar reportes de los resultados 4 Seleccione Datos » Reporte.

ACL ofrece dos métodos para generar reportes. Usted 5 En la ficha Salida, seleccione Archivo. Seleccione Archivo
puede generar un reporte estándar de ACL o crear de texto HTML en la lista desplegable Tipo de archivo.
uno que se visualiza en Crystal Reports®. En este 6 En el cuadro de texto Nombre, ingrese
procedimiento, utilizará la función estándar de ACL. Trans_abril_2003_inaceptable.
Haga clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre cómo usar Crystal Reports 7 En el explorador de Windows, ubique la carpeta
para generar reportes, seleccione Ayuda » Indice y busque C:\ACL Data\Archivos de datos de muestra y haga
“Crystal Reports”.
doble clic en Trans_abril_2003_inaceptable.html.
El reporte se abre en su explorador Web.

Generar un reporte estándar de ACL
1 Seleccione Datos » Reporte.
Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte.
2 Ingrese un encabezado descriptivo, como por ejemplo:
Transacciones no aceptables en Metaphor
Corporation del mes de abril de 2003
3 En la ficha Salida, seleccione Pantalla. Haga clic en
Aceptar.
El reporte aparecerá en la ficha Generar.

Guarde el reporte como archivo HTML.

62 ACL en Práctica
 Identificar empleados

Ejercicios 5 ¿Cómo usaría ACL para enviar por correo electrónico

los resultados del reporte?
1 Genere un reporte que indique todas las transacciones
aceptables. Los procedimientos serán los mismos
que los utilizados para el reporte que presenta las
transacciones inaceptables, con la salvedad de que
usted utilizará la lista Códigos_aceptables como
base para hacer la comparación.
Con el comando Relaciones, cree una vista que
muestre la siguiente información:
■ Nombre del empleado
■ Número de tarjeta de crédito
■ Departamento
■ Importe de transacciones aceptables
■ Fecha de la transacción
■ Código de transacción
■ Descripción del código de transacción
Extraiga esta vista a una nueva tabla
Trans_aceptable_por_empl_abril y expórtela
a un archivo Excel.
2 Recuerde que algunas transacciones no tienen códigos
de categoría aceptable ni de no aceptable. Estas son las
transacciones que requieren aprobación pero no están
prohibidas. Cree una tabla de transacciones que no son
ni aceptables ni no aceptables. ¿Cuántas transacciones
integran esta categoría?
3 Extraiga todas las transacciones que existen en la
categoría de aprobación requerida a otra tabla.
4 Consulte las tablas Trans_abril;
Trans_abril_inaceptable y Empleados. ¿Qué
porcentaje de empleados con tarjeta de crédito
realizó transacciones inaceptables?

ACL en Práctica 63
Capítulo 6: Analizar transacciones

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Examinó las tablas que contiene códigos de categorías
de establecimientos aceptables y no aceptables para
asegurarse de que estos códigos no aparecen en
ninguna de las tablas.
■ Creó una tabla con transacciones inaceptables
solamente.
■ Relacionó los empleados que realizaron transacciones
inaceptables con sus departamentos.
■ Creó un reporte que describe en detalle todas las
transacciones inaceptables del mes de abril.

64 ACL en Práctica

En este capítulo…
Organizar el proyecto con
carpetas
Ampliar el proyecto para incluir
las transacciones de mayo
Combinar las transacciones
de mayo en una sola tabla
Corregir las listas de números
de tarjeta y de empleados
C APÍTULO 7
V ALIDAR , CORREGIR Y EXTRAER DATOS 7
Corregir los datos para el análisis
Hasta aquí planificó y creó un proyecto, le agregó datos y lo analizó. Basó su
análisis en las transacciones de tarjeta de crédito del mes de abril de 2003
de Metaphor.
Ahora le solicitaron que analice las transacciones del mes de mayo de 2003.
Desafortunadamente, estas transacciones están en dos archivos separados
y los datos no son tan claros como los de las transacciones del mes de abril.
Por lo tanto, deberá realizar tareas adicionales para disponer de los datos
en un estado que le permita analizarlos con facilidad. Una vez que haya
corregido los datos de las transacciones, los extraerá a nuevas tablas.
65
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
■ Importar los datos de
transacciones de mayo
Usted ya tiene un proyecto para el análisis de Metaphor
en ACL. Creó uno que contiene todas las transacciones
del mes de abril. En esta sección procederá a agregar las
transacciones de mayo.
Tareas
Crear carpetas para las transacciones de abril y mayo.
Importar hojas de cálculo del libro Trans_mayo.xls de Excel.
Comparar los formatos de las dos tablas de transacciones.
66
Usar carpetas para organizar el proyecto
Para mantener el proyecto organizado, moverá sus archivos
de trabajo del mes de abril a otra carpeta. Puede crear otra
carpeta para los archivos de trabajo del mes de mayo. Podrá
ver todos los archivos según sea necesario, pero el Panorama
no mostrará los elementos que usted no está utilizando.

Crear un carpeta denominada Abril 2003
1 Seleccione Archivo » Nuevo » Carpeta. Aparecerá
una carpeta. Ingrese el nombre de la carpeta:
Abril 2003. Presione la tecla ENTER.
2 Seleccione y arrastre todas las tablas a la carpeta
Abril 2003 como lo haría en el Explorador
de Windows.
3 Haga clic en Tutorial_ACL_Metaphor.ACL. Seleccione
Archivo » Nuevo » Carpeta. Escriba el nombre de la
carpeta: Mayo 2003 y presione ENTER.
ACL en Práctica
 Importar los datos de transacciones de mayo

Importar datos de transacción de mayo de 2003 ■ Haga doble clic en el campo NúmTarj, cambie
el tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca
El libro Trans_mayo.xls contiene dos hojas de cálculo de verificación verde.
con los datos de las transacciones del mes de mayo
de 2003. Consulte Capítulo 3: “Configurar el proyecto” 3 Cierre la ventana Formato de tabla.
si tiene dudas sobre la importación de datos. 4 Seleccione Datos » Verificar y verifique todos los
campos. No debe tener datos no válidos.

Importar el libro Trans_mayo.xls de Excel 5 Repita el mismo procedimiento con la tabla
1 Haga clic con el botón secundario del ratón en la Trans2_mayo.
carpeta Mayo 2003. Seleccione Nuevo » Tabla.
Aparecerá el Asistente de Definición de Datos.
Siga avanzando por las pantallas del asistente
y seleccione Trans_mayo.xls.
2 Debido a que ACL guarda los datos de cada hoja de
cálculo como una tabla separada, será necesario importar
el archivo Trans_mayo.xls una vez por cada hoja de
cálculo. Guarde la primera hoja de cálculo como la
tabla Trans1_mayo. Vuelva al paso 1 y guarde
la segunda hoja de cálculo como Trans2_mayo.

Editar el formato de las nuevas tablas

1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Edición
» Formato de tabla. Aparecerá la ventana Formato
de tabla.
2 Edite los campos Monto; NúmTarj y Códigos:
■ Haga doble clic en el campo Monto. Seleccione
NUMERIC en la lista desplegable Tipo. Ingrese un
2 en el campo Dec para que el campo Monto tenga
dos lugares decimales. Seleccione –999999,99 en la
lista desplegable Formato. Haga clic en la marca
de verificación verde.
■ Haga doble clic en el campo Códigos, cambie
el tipo de datos a ASCII y haga clic en la marca
de verificación verde.

ACL en Práctica 67
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Comparar y corregir los formatos de tablas 5 En el cuadro de texto Línea de comando, ingrese
DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato
Para poder combinar las tablas, los valores de Inicio; de tabla.
Tipo y Longitud de cada campo de cada una de las tablas
deben ser exactamente los mismos. Para comparar las
tablas, puede usar Mostrar en la línea de comando.

La mayoría de las actividades que se realizan en ACL también

pueden ejecutarse escribiendo los comandos de Script ACL en la
línea de comando. Script ACL es el lenguaje que se utiliza para
escribir scripts y ejecutar comandos en ACL.

Comparar el formato de las tablas de transacción

1 Abra la tabla Trans1_mayo. Seleccione Ventana »
Mostrar línea de comando. Aparecerá la línea
6 Compare el contenido de las dos fichas Mostrar. Los
formatos de las tablas son idénticos excepto por una sola
de comando.
inconsistencia: en Trans1_mayo, el campo Monto tiene
2 En el cuadro de texto Línea de comando, ingrese una longitud de 16 caracteres, pero en Trans2_mayo,
DISPLAY. Presione ENTER. ACL muestra el formato el campo Monto tiene una longitud de 15 caracteres.
de tabla.
Puede resolver este problema corrigiendo el formato
de Trans1_mayo.

Corregir el formato de Trans1_mayo

1 Abra Trans1_mayo.
2 En la vista, haga clic con el botón secundario del ratón
en la columna Monto y seleccione Ordenación rápida
descendente.
La vista muestra que el valor máximo de Monto en
3 En la ficha Mostrar, haga clic en el botón de tachuela Trans1_mayo es 1.983,04. Este valor no necesita
para asegurarse de que ACL muestre los otros resultados 16 caracteres. Puede cambiar sin problemas la longitud
del comando además de los resultados actuales. del campo Monto a 15 para que coincida con la del
campo Monto de la tabla Trans2_mayo. El campo
4 Abra la tabla Trans2_mayo. Monto comienza en la posición 96 y no le siguen otros
campos, de manera que no se afectarán las posiciones
de los demás campos al cambiar este campo.

68 ACL en Práctica

3 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla. Haga doble clic en
■ Combinar y verificar las tablas
Monto. Cambie Long a 15. Haga clic en la marca
de verificación verde.
4 Cierre la ventana Formato de tabla.
ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
En esta sección, combinará las transacciones de las dos
tablas de mayo en una sola tabla.
Puede combinar información de dos o más tablas
aplicando los siguientes métodos:
■ Unir: El comando Unir crea una nueva tabla que
incluye los campos seleccionados en los dos archivos.
■ Relaciones: El comando Relaciones no crea una
nueva tabla sino que permite analizar los campos
de cada una de las tablas relacionadas como si
fueran la misma tabla.
■ Extraer y anexar: Puede extraer registros y anexarlos
a una tabla existente.
■ Combinar: Puede combinar los campos de dos
tablas en una sola.
Usted tiene dos tablas de transacciones de tarjetas de crédito:
Trans1_mayo y Trans2_mayo, con el mismo formato. Para
analizarlas como una unidad, es necesario combinarlas.
Tareas
Usar el comando extraer y anexar para combinar las tablas
de transacciones del mes de mayo.
Verificar la tabla combinada.
Comprobar si existen transacciones duplicadas en la tabla.
69
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

Combinar las tablas de transacciones del mes
de mayo
Con el método extraer y anexar, usted puede extraer
el archivo Trans1_mayo y crear una nueva tabla.
Puede extraer la información de Trans2_mayo y agregarla
al final de la tabla nueva. La tabla nueva contendrá la
información combinada de las dos tablas.
Puede utilizar otros métodos para combinar los datos,
pero el método extraer y anexar es ideal para tablas que
tienen formatos idénticos.

Usar el método extraer y anexar para combinar dos tablas
6 Abra Trans2_mayo. Seleccione Datos » Extraer datos.
7 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados.
8 En la lista de Campos disponibles, haga clic en el
encabezado de la columna Inicio para mostrar todos
los campos en orden secuencial comenzando con
NúmTarj. Este orden es exactamente igual al que
utilizó con la tabla Trans1_mayo.
9 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
10 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
11 En la ficha Más, seleccione Anexar al archivo
existente.

1 Con la tabla Trans1_mayo activa, seleccione Datos » 12 Haga clic en Aceptar.

Extraer datos. ACL abre la tabla Trans_mayo_todas. Ahora puede
2 Seleccione Campos. Haga clic en Extraer campos. trabajar con esta tabla en ACL como lo haría con
Aparecerá el cuadro de diálogo Campos seleccionados. cualquier otra tabla.
3 En la lista de Campos disponibles, haga clic en
el encabezado de la columna Inicio para mostrar
todos los campos en orden secuencial comenzando
con NúmTarj.
4 Haga clic en Agregar todos. Haga clic en Aceptar.
Se extraen todos los campos en el orden indicado.
5 Ingrese Trans_mayo_todas en el campo En.
Haga clic en Aceptar.
ACL crea una nueva tabla, Trans_mayo_todas,
que contiene los datos de Trans1_mayo.
Ahora anexe los datos de Trans2_mayo a la tabla
Trans_mayo_todas.

70 ACL en Práctica

Verificar la nueva tabla
Utilice los comandos Verificar y Contar para asegurarse
de que las dos tablas se anexaron correctamente.

Verificar la nueva tabla
1 Seleccione Datos » Verificar.
2 Haga clic en Verificar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.
3 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
Debe obtener el resultado: 0 errores de validez de datos
detectados.

Comparar el recuento en cada tabla
1 En la tabla Trans_mayo_todas, seleccione Analizar »
Contar registros. Haga clic en Aceptar. Debe
tener 200 registros.
2 Cuente los registros de la tabla Trans1_mayo.
Debe tener 86.
3 Cuente los registros de la tabla Trans2_mayo.
Debe tener 114.
El procedimiento de extraer y anexar parece haber
resultado satisfactorio.
ACL en Práctica
Combinar y verificar las tablas
Comprobar si hay duplicados en la tabla
combinada
Al combinar dos tablas, revise siempre si hay errores en
las entradas de datos. Las entradas duplicadas pueden
indicar que una persona ingresó la misma transacción
dos veces en las hojas de cálculo originales de Excel.
Las transacciones duplicadas también pueden indicar
fraude. Los empleados pueden dividir las transacciones
de tarjeta de crédito para evitar su examen. Por ejemplo,
en lugar de tener una compra de $2.000, el empleado
podría tener dos transacciones separadas de $1.000.
Alternativamente, los establecimientos podrían cobrar
dos veces por el mismo producto o servicio.
Utilice el comando Duplicados para buscar transacciones
de importes idénticos.

Comprobar si hay duplicados en la tabla Trans_mayo_todas
1 Abra la tabla Trans_mayo_todas.
2 Seleccione Analizar » Buscar duplicados. Aparecerá
el cuadro de diálogo Duplicados.
3 Seleccione Monto en la lista de Secuencia en.
4 Haga clic en Listar campos. Haga clic en Agregar
todos. Haga clic en Aceptar.
5 En la ficha Salida, asegúrese de seleccionar Pantalla.
Haga clic en Aceptar.
6 Vea los resultados. Está comprobando si hay valores
duplicados de Monto.
Debe tener una transacción de una tienda de software y
una de Southwest del mismo importe. También debe
tener dos transacciones del Hilton por el mismo importe
con una diferencia de un día.
71
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
En su opinión, ¿cuál es la posible importancia de estos
importes duplicados?
■ Aislar y corregir datos no válidos
Ejercicios
1 Ejecute el comando Perfil en la tabla Trans_mayo_todas.
Observe el intervalo de fechas y los valores máximo
y mínimo de las transacciones.
2 Compruebe si hay duplicados en el campo NroClien.
Clasifique la tabla en función del mismo campo.
¿Los resultados son significativos?
3 Exporte una tabla a un archivo XML que indique el
nombre del empleado, el número de tarjeta y el valor
total en dólares de las transacciones relacionadas
por tarjeta del mes de mayo. Vea el archivo en
Internet Explorer.
72
En la última sección, usted verificó los datos importados.
Sin embargo, una cosa es verificar los datos y otra diferente
es validarlos. Por ejemplo, usted determinó que el campo
NúmTarj es de sólo caracteres, de modo que los datos son
del tipo texto ASCII. No obstante, aún debe determinar
si los números de tarjeta son válidos, lo que significa que
cada entrada debe tener 16 dígitos y no otros caracteres.
En esta sección usted creará:
■ Un filtro para mostrar sólo las entradas válidas.
■ Un filtro para mostrar sólo las entradas no válidas.
Si algunas entradas no son válidas, usted puede corregir
los problemas o filtrar los registros que contienen estas
entradas.
Tareas
Determinar si todos los números de tarjetas tienen exactamente
16 dígitos.
Crear un campo de tarjeta de crédito de 16 dígitos.
Extraer los registros corregidos de tarjetas de crédito a un nuevo
archivo.
Corregir la nueva lista de empleados.
ACL en Práctica
 Aislar y corregir datos no válidos

Comprobar el formato de los números de tarjetas 5 En el cuadro de texto Filtro, agregue NOT al principio
de la expresión:
Es necesario determinar cuáles son los números de tarjetas
de la tabla que presentan un formato no válido. A tal fin, NOT MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999"))
aplique un filtro al campo NúmTarj que utilice una
función anidada compuesta por ALLTRIM( ) y MAP( ): Presione la tecla ENTER. El operador NOT hace que
ACL muestre las entradas no válidas.
■ ALLTRIM( ) elimina todos los espacios en blanco
a la derecha de cada entrada de número de tarjeta. 6 Recuente los registros. Debe tener 5/200.
■ MAP( ) evalúa si cada número de tarjeta, sin los Los números de tarjetas no válidos contienen guiones o
espacios en blanco a la derecha, tiene exactamente espacios extraños. En este caso, puede ver de inmediato
16 dígitos. todas las entradas no válidas, pero en un proyecto grande,
es posible que no pueda hacerlo.

Aplicar un filtro para mostrar los números de tarjetas
no válidos
1 Con la tabla Trans_mayo_todas activa, haga clic en el
botón Editar el filtro de vista .
Aparecerá el cuadro de diálogo Editar el filtro de vista.
2 En el cuadro Expresión, ingrese la siguiente expresión
completa en una sola línea:
MAP(ALLTRIM(NúmTarj);
"9999999999999999")
La cadena de dieciséis nueves indica que el filtro
determinará si cada valor NúmTarj tiene 16 dígitos.
3 Haga clic en Aceptar. ACL aplicará el filtro.
4 Cuente el número de registros. Como puede apreciar,
195/200 registros aparecen en la vista, lo que significa
que 5 registros no cumplen el criterio especificado.

ACL en Práctica 73
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Crear un campo de número de tarjeta
de 16 dígitos
Ahora comparará estos números de tarjetas con los de
otra lista que no contienen guiones ni espacios. A tal fin,
cree un campo computado en la tabla
Trans_mayo_todas en el que todos los números de
tarjetas tienen 16 dígitos sin espacios ni guiones.
Además, el campo que cree deberá contener todos los
números de tarjetas válidos sin cambiarlos. Los números
no válidos deben corregirse sin modificar los dígitos.

Crear un campo computado con números
de tarjetas corregidos
1 En la tabla Trans_mayo_todas, haga clic en el botón
Eliminar filtro para quitar el filtro. La vista muestra
todos los registros.
2 Seleccione Edición » Formato de tabla. Aparecerá
la ventana Formato de tabla.
3 Haga clic en el botón Agregar una nueva expresión .
4 Ingrese NTC_Corregido en el campo Nombre.
5 Haga clic en el botón f(x). Aparecerá el Generador de
expresiones. La expresión que usted cree completará
el campo NTC_Corregido.
6 Ingrese la siguiente expresión:
ALLTRIM(INCLUDE(NúmTarj;"0123456789"))
7 Haga clic en Aceptar. Vuelva a aparecer la ficha Editar
campos/expresiones.
8 Haga clic en la marca de verificación verde.
9 Cierre la ventana Formato de tabla.
Ahora puede agregar el nuevo campo a la vista.
74

Agregar el campo computado NTC_Corregido a la vista
1 Haga clic con el botón secundario del ratón en el
encabezado de la columna NúmTarj. Seleccione
Agregar columnas. Aparecerá el cuadro de diálogo
Agregar columnas.
2 Haga doble clic en NTC_Corregido. Haga clic
en Aceptar.
3 Elimine la columna NúmTarj.
Debido a que el campo de número de tarjeta
está corregido, ya no será necesario ver el
campo NúmTarj.
Aplique el filtro para asegurarse de que el campo
NTC_Corregido sólo contiene dígitos.
4 En el cuadro de texto Filtro, ingrese:
MAP(NTC_Corregido;"9999999999999999")
Presione la tecla ENTER.
5 Cuente el número de registros. Se visualizan los 200.
6 Haga clic en el botón Eliminar filtro para quitar
el filtro.
La siguiente tarea consistirá en extraer esta información
a una nueva tabla.
ACL en Práctica

Extraer los registros corregidos a una nueva
tabla
Como ha creado un campo que sólo contiene números
de tarjetas válidos, el paso siguiente consiste en extraer
los registros a una nueva tabla. También puede usar esta
tabla para realizar otros análisis.

Extraer los registros corregidos a una nueva tabla
1 Seleccione Datos » Extraer datos.
2 Seleccione Campos. Haga clic en el botón Extraer
campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos
seleccionados.
3 Haga clic en Agregar todos. Debido a que NúmTarj
contiene entradas no válidas, no desea incluir ese campo
en la nueva tabla. Elimine el campo NúmTarj de la lista
de Campos seleccionados. Haga clic en Aceptar.
4 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del
archivo Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
Haga clic en Aceptar.
ACL abre la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido.
ACL en Práctica
Aislar y corregir datos no válidos
Exportar la tabla combinada de transacciones
a Excel
Usted creó y verificó una tabla que combina las dos tablas
que representan las transacciones de tarjetas de crédito
del mes de mayo de 2003. Es posible que desee tener estos
datos en formato Excel.

Exportar la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
a Excel
1 Con la tabla Trans_mayo_todas_NTC_Corregido
activa, seleccione Datos » Exportar a otra aplicación.
2 Seleccione Campos.
3 Seleccione los campos que desea exportar en el orden
en el que desea que aparezcan. Los campos aparecerán
en la hoja de cálculo de Excel en este orden, de izquierda
a derecha.
4 En la lista desplegable de Exportar como, seleccione
Excel.
5 En el campo En ingrese el nombre del archivo
Trans_mayo_todas_Corregido. Haga clic
en Aceptar.
También puede seleccionar la ruta de acceso al archivo. Si
sólo ingresa el nombre, el nuevo archivo se guardará en la
última carpeta que usó para guardar los datos en ACL.
75
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos
Crear una tabla de registros de empleados sin errores
Para el mes de mayo, le entregaron una lista de empleados
ligeramente diferente: Empleados_mayo_con_NTC.xls.
La tabla sólo incluye los empleados que tienen tarjetas
de crédito de Metaphor.

Importar la nueva tabla de empleados
1 Importe el archivo Empleados_mayo_con_NTC.xls
a la carpeta Mayo 2003 y guárdelo como
Empleados_mayo_con_NTC.
2 Desplácese por la nueva tabla.
Puede ver que en el campo Apellido del registro inferior
dice “Fin del archivo” y que todas las demás entradas
de este registro están vacías. Resulta claro que no es un
registro de empleado y, lo por tanto, debe filtrarse.

Filtrar los registros no válidos de empleados
1 Con la tabla Empleados_mayo_con_NTC activa,
haga clic con el botón secundario del ratón en
la entrada Fin del archivo.
2 Seleccione Filtro rápido » No igual.
Se filtró el registro no válido.
Si extrae los datos válidos a otra tabla, no es necesario
conservar el filtro en la tabla original.

Extraer los registros válidos a una nueva tabla
1 Seleccione Datos » Extraer datos.
2 Seleccione el botón Campos. Haga clic en Extraer
campos. Haga clic en Agregar todos. Haga clic
en Aceptar.
3 En el cuadro de texto En, ingrese el nombre del archivo
Empleados_mayo_corregido. Haga clic en Aceptar.
76
Ejercicios
1 Supongamos que desea que todos los números de
tarjetas tengan el formato: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
¿Qué estrategia aplicaría para crear un campo
computado como éste?
2 Si dispusiera de la información necesaria, la
comprobación del número del seguro social (SSN) de
cada empleado permitiría determinar si cada registro
es exclusivo. ¿Cómo comprobaría si existen números
del seguro social duplicados? ¿Cómo se aseguraría de
que el formato de todos los números del seguro social
tenga una cadena larga de dígitos: xxxxxxxxx?
3 Prepare una estrategia para analizar las transacciones del
mes de mayo que refleje la estrategia que utilizó con las
transacciones del mes de abril. Busque las transacciones
no aceptables en este conjunto de transacciones.
4 Para sus propios proyectos, piense en los diversos
enfoques que mejoran la calidad de los datos antes
de importarlos a ACL. También piense en distintos
métodos para comprobar los datos después de
importarlos a ACL.
ACL en Práctica
 Ideas para otros análisis

■ Ideas para otros análisis ■ ¿Cuáles son los cinco o diez empleados que más
gastaron? ¿A qué clientes le cargaron los gastos?
En este tutorial, usted trabajó con varios ejemplos que ¿Existe alguna relación entre gastar mucho
le permitieron constatar cómo puede realizar análisis y cargar transacciones no aceptables?
con ACL. ¿Qué otros análisis podría realizar con ■ Determine el total de gasto mensual por
los datos? departamento. Utilice el campo CódDpto
Considere estas preguntas. Es probable que le surjan de la tabla Empleados.
muchas ideas aplicables a su propio trabajo. ■ Si un empleado cargó un pasaje aéreo, ¿qué otros
■ ¿Las transacciones tienen códigos de categorías gastos de viaje cargó? Por ejemplo, si un empleado
de establecimiento no aceptables? paga con la tarjeta un pasaje aéreo, es probable que
también pague con ella el alojamiento y transporte.
■ ¿Los códigos de categoría de establecimiento ¿Es éste el caso? ¿Cuáles son las explicaciones posibles
utilizados guardan relación con las responsabilidades de los patrones que se observan?
de los titulares de las tarjetas?
■ Si los códigos de los prestadores de servicios de
■ ¿El titular de una tarjeta repite transacciones catering y panaderías pertenecieran a la categoría
a intervalos regulares con el mismo establecimiento? de no aceptables, ¿cuánto dinero se ahorraría?
■ ¿El titular de una tarjeta tiene registradas varias
transacciones en un período breve (por ejemplo,
72 horas) con el mismo establecimiento?
■ ¿El titular de una tarjeta realiza transacciones
los fines de semana o feriados?
■ ¿Un número de transacciones poco común tiene
valores redondeados, como por ejemplo, $1.000,
$200 o $450?
■ ¿Hay contracargos en un número de tarjeta
y cómo se explican?
■ ¿El titular de una tarjeta suele alcanzar o exceder
su límite de crédito?
■ ¿Se observa un aumento repentino de las compras
del titular de una tarjeta?
■ ¿El titular de una tarjeta es responsable de los gastos
de terceros?

ACL en Práctica 77
Capítulo 7: Validar, corregir y extraer datos

■ Revisión del capítulo

En este capítulo usted realizó las siguientes tareas:
■ Importó un libro de Excel con dos hojas de
cálculo.
■ Combinó información de dos tablas en una sola.
■ Corrigió un campo de datos que contenía datos
no válidos.
■ Extrajo la tabla de nuevas transacciones a Excel.
■ Corrigió una tabla filtrando un registro no válido
y extrayendo los resultados a una nueva tabla.
■ Creó una tabla que combina todas las transacciones
de tarjetas de crédito en una sola tabla.

78 ACL en Práctica
© 2003 ACL Services Ltd.