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Actividades de la Supervisión en el Gabinete

Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas - 4

4.0 Actividades de la Supervisión


en el Gabinete

Objetivos de Aprendizaje
Al finalizar el presente capitulo el participante será capaz de describir cómo se
revisan, autorizan y actualizan:

Los cambios al proyecto


Las cantidades y conceptos fuera del catálogo
Las retenciones y penalidades económicas
El expediente de la obra
El ajuste de costos
Los diferentes tipos de convenios

Y como se calcula y actualiza:

El avance físico
El avance financiero y
Los informes requeridos

Temario

4.1 Seguimiento a los cambios del proyecto

4.2 Ajuste de costos

4.3 Seguimiento a convenios

4.9 Elaboración de informes

4.10 Conclusiones

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En esta unidad se analizan las actividades que la supervisión lleva a cabo en


gabinete para complementar las actividades de campo.

Las actividades de supervisión en gabinete se realizan de forma simultánea


con las actividades de campo porque directa o indirectamente son
consecuencia de ellas y como su nombre lo indica son los trabajos que se
realizan en la oficina (gabinete) y tienen como objetivo recopilar, almacenar y
analizar todos los documentos que se generan en o como consecuencia del
trabajo en campo, para con ellos calcular y reportar el estado en que se
encuentra la obra con respecto a lo contratado en tiempo, costo y alcance.

A continuación se analizan cada uno de ellos.

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4.1 Seguimiento a los cambios del proyecto


Es de lo más común que durante la ejecución de la obra se lleven a cabo
modificaciones arquitectónicas o estructurales para corregir o modificar errores
funcionales o de proceso en ellas.

4.1.1 CAMBIOS AL PROYECTO

El supervisor –una vez detectada la necesidad de realizar algúnos cambios- es


la persona responsable de proponer estos cambios ante la dependencia
correspondiente y también de recabar por escrito las instrucciones o
autorizaciones de los responsables de las áreas correspondientes.

Estas propuestas de modificación deben contener adjunto el análisis de las


alternativas de solución determinando la factibilidad, costo, tiempo de ejecución
y necesidad de prorrogar o modificar el contrato de cada una de ellas.

RLOP Artículo 113- VI y XV

Además deberá mantenerse en el expediente de la obra el histórico de todas


estas modificaciones

RLOP Artículo 115- IV

El análisis de las alternativas de solución para corregir errores en el proyecto


es fundamental para mantener la ejecución dentro del presupuesto autorizado
y/o disponible y del tiempo programado.

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No se debe apresurar a señalar que o quiénes son los responsables de los


errores y a utilizarlos como único fundamento para solicitar los cambios, el
Supervisor es a fin de cuentas el responsable en este momento de obtener la
mejor solución, que le proporcione el menor impacto en el costo y el tiempo
SU OBRA.

Por otro lado, debe de asegurarse de que todos aquellos que intervienen en el
proceso de solución a través de cálculos, boletines, etc. FIRMEN lo que
proponen: el supervisor debe tener perfectamente documentada toda la
solución como una importante EVIDENCIA que puede serle muy útil más
adelante cuando haya necesidad de hacer aclaraciones.

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4.1.2 CANTIDADES Y CONCEPTOS ADICIONALES O FUERA
DEL CATALOGO

Los cambios autorizados al proyecto se ven reflejados obviamente y en primera


instancia en la aparición de nuevos conceptos y de cantidades adicionales a los
existentes y es responsabilidad de la Supervisión el avalar y aprobar las
cantidades de los insumos y los rendimientos de mano de obra, la maquinaria y
el equipo de los conceptos no previstos en el catálogo de conceptos contenidos
en la proposición del licitante.

RLOP Artículo 115-XIII

Cantidades adicionales

Cuando durante le ejecución de los trabajos se requiera la realización de


cantidades o conceptos de trabajo adicionales a los previstos originalmente, las
dependencias y entidades podrán autorizar el pago de las estimaciones de los
trabajos ejecutados, previamente a la celebración de los convenios respectivos,
vigilando que dichos incrementos no rebasen el presupuesto autorizado en el
contrato.

 Tratándose de cantidades adicionales éstas se pagarán a los precios


unitarios pactados originalmente; pero
 Tratándose de los conceptos no previstos en el catálogo de conceptos
del contrato, sus precios unitarios deberán ser conciliados y autorizados,
previamente a su pago.

LOP Artículo 59

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La autorización de las cantidades adicionales aprobadas debe formalizarse a


través de la celebración de un convenio

RLOP Artículo 115-VI.

Conceptos fuera del Catalogo Original

Si como resultado de la variación de las cantidades de obra originales, se


requiere de la participación de maquinaria o equipo de construcción, mano de
obra, materiales o procedimientos de construcción en condiciones distintas a
las consideradas en los análisis de precios unitarios que sirvieron de base para
adjudicar el contrato, dichos conceptos deberán analizarse como un concepto
no previsto en el catalogo original del contrato.

EL RLOP establece algunos aspectos importantes con respecto al manejo de


estos conceptos fuera de catálogo:

 º Si el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades


adicionales o conceptos no previstos en el catalogo original del contrato,
deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate, para que
esta resuelva lo conducente.
 º El contratista solo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la
autorización por escrito o en la Bitácora, por parte de la residencia, salvo
que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible
esperar su autorización.
 º Cuando sea la dependencia o entidad que requiera la ejecución de los
trabajos (conceptos fuera del catálogo), estos deberán ser autorizados y
registrados en la Bitácora por el supervisor.
 º Los precios unitarios generados para los referidos conceptos se les
deberán aplicar los porcentajes de indirectos, el costo por
financiamiento, el cargo por utilidad y los cargos adicionales convenidos
en el contrato.

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 º El supervisor deberá asegurarse de contar con los resultados
disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado.
 º El contratista deberá presentar los análisis de precios correspondientes
con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su
revisión en alguna de las siguientes formas:
Con base en los costos directos estipulados en el contrato y que
sean aplicables a los nuevos conceptos;
A partir de los elementos contenidos en los análisis de los precios
ya establecidos en el contrato.
Aplicando los costos de los insumos contenidos en los precios
unitarios del contrato y para los que no estén contenidos en ellos
propondrá los que haya investigado en el mercado.
Partiendo de la observación directa de los trabajos

RLOP Artículo 107

De la misma forma que en el caso de la autorización de las cantidades


adicionales aprobadas, la autorización de los conceptos fuera del catálogo
deben formalizarse a través de la celebración de un convenio.

RLOP ARTICULO 115-VI

4.1.3 ARCHIVO DE REALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS

Durante las actividades de inicio de la Supervisión se analizó la necesidad y


responsabilidad del Supervisor de llevar a cabo el acopio de la información
Legal y Técnica de la Obra (tema 2.4) con el objeto de estudiar y analizar el
alcance de la obra.

Ese expediente creado originalmente según el RLOP debe mantenerse al


corriente y debe contener como mínimo la siguiente información legal y técnica:

a) Copia del proyecto ejecutivo, (proceso constructivo, normas,


especificaciones y los planos autorizados).

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b) Matrices de precios unitarios o cedula de avances y pagos programados,


según corresponda.
c) Modificaciones autorizadas a los planos.
d) Registro y control de la Bitácora y las minutas de las juntas de obra.
e) Permisos, licencias y autorizaciones.
f) Contratos, convenios, programas de obra y suministros, números
generadores, cantidades de obra realizadas y faltantes de ejecutar y
presupuesto.
g) Reportes de laboratorio y resultados de las pruebas, y
h) Manuales y garantía de la maquinaria y equipo.
i) Reportes presentados.

Artículo 115-VI

CÓMO:
Seguimiento a los cambios del Proyecto

A. Acciones para cumplir con esta actividad

1.-Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la autorización de cambios al Proyecto.(FSO-52)

2.-Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la autorización de cantidades adicionales y/o
conceptos fuera de catálogo.(FSO-53)

3.-Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la actualización del expediente de la ejecución de los
trabajos.(FSO-54)

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4.-Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas establecidas
para la autorización de cambios al proyecto y de cantidades adicionales y/o
conceptos fuera de catálogo usando (FSO-52 Y 53)

5.-Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas establecidas


para la actualización del expediente de la ejecución de los trabajos (FSO-
54).
6.-Diseñar el formato para registrar el trámite y autorización de cambios al
proyecto (FSO-55)
7.-Diseñar el formato para registrar el trámite y autorización de cantidades
adicionales y/o conceptos fuera de catálogo (FSO-56)
8.-Diseñar el formato para registrar las actualizaciones al expediente de la
ejecución de los trabajos (FSO-57)
9.-Diseñar el formato para registrar el histórico de cambios al proyecto (FSO-
58)
10.-Diseñar el formato para registrar el histórico de autorizaciones de
cantidades adicionales y/o conceptos fuera de catálogo (FSO-59)
11.-Diseñar la lista de verificación para seguimiento y control de la actividad
– Seguimiento a los cambios del proyecto –(FSO-60)
12.-Realizar las actividades de acuerdo al Plan.
13.-Vigilar que las actividades se estén ejecutando tal y como fueron
planeadas aplicando la lista de verificación de la actividad de acuerdo al
programa.
14.-Corregir cualquier desviación significativa
15.-Recopilación de evidencia de la ejecución de la actividad.

B. Formatos requeridos para realizar esta actividad

 FSO-52 Cambios al Proyecto:


ESTUDIO GENERAL
 FSO-53 cantidades adicionales y/o conceptos fuera de catálogo:
 ESTUDIO GENERAL
 FSO-54 Expediente de la ejecución de los trabajos:
ESTUDIO GENERAL

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 FSO-55 Cambios al Proyecto:


 TRÁMITE Y AUTORIZACIÓN
 FSO-56 cantidades adicionales y/o conceptos fuera de catálogo:
 TRÁMITE Y AUTORIZACIÓN
 FSO-57 Expediente de la ejecución de los trabajos:
ACTUALIZACIONES
 FSO-58 Cambios al proyecto:
HISTÓRICO
 FSO-59 cantidades adicionales y/o conceptos fuera de catálogo:
HISTÓRICO
 FSO-60 Seguimiento a los cambios del Proyecto:
LISTA DE VERIFICACIÓN

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4.2 Ajuste de costos

Cuando a partir del acto de la presentación y apertura de proposiciones


ocurran circunstancias de orden económico no previstas en el contrato que
determinen un aumento o reducción de los costos directos de los trabajos
aun no ejecutados conforme al programa convenido (materiales, mano de
obra o equipo), es otra responsabilidad de la Supervisión que dichos costos,
sean ajustados atendiendo al procedimiento de ajuste acordado por las
partes en el contrato siempre y cuando sean a base de precios unitarios y
en el caso de contratos mixtos solo la parte de esta naturaleza.

La dependencia o entidad, deberá emitir por oficio la resolución que


proceda y el reconocimiento por ajuste de costos en aumento o reducción
se deberá incluir en el pago de las estimaciones.

El ajuste de costos directos podrá llevarse a cabo mediante cuales quiera


de los siguientes procedimientos;

 La revisión de cada uno de los precios unitarios del contrato para


obtener el ajuste;
 La revisión de un grupo de precios unitarios que representen
aproximadamente el ochenta por ciento del importe total del contrato,
o
 Utilizando la proporción en que intervienen los insumos en el total del
costo directo de los mismos, determinado el ajuste respectivo
mediante la actualización de los costos de los insumos que
intervienen en dichas proporciones.

LOP Artículo 56 y 57.

Los ajustes se calcularan a partir del mes en que se haya producido el


incremento o decremento en el costo de los insumos, respecto de los trabajos
pendientes de ejecutar, conforme al programa de ejecución pactado en el
contrato o, en caso de existir atraso no imputable al contratista, conforme al
programa convenido.

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Para efectos de cada una de las revisiones y ajustes de los costos, que se
presenten durante la ejecución de los trabajos, el mes de origen de estos será
el correspondiente al acto de presentación y apertura de proporciones,
aplicándose el último factor que se haya autorizado;

Los incrementos o decrementos de los costos de los insumos serán calculados


con base en los índices de precios al productor y comercio
exterior/actualización de costos de obras públicas que determine el Banco de
México. Cuando los índices que requieran tanto el contratista como la
dependencia o entidad, no se encuentren dentro de los publicados por el Banco
de México, las dependencias y entidades procederán a cálculos en conjunto
con el contratista conforme a los precios que investiguen, por mercadeo directo
o en publicaciones especificadas nacionales o internacionales considerando al
menos tres fuentes distintas o utilizando los lineamentos y metodología que
expida el Banco de México.

Los precios unitarios originales de contrato permanecerán fijos hasta la


terminación de los trabajos contratados. El ajuste se aplicara a los costos
directos, conservando constantes los porcentajes de los costos indirectos, el
costo por financiamiento y el cargo de utilidad originales durante el ejercicio del
contrato; el costo por financiamiento estará sujeto a ajuste de acuerdo a las
variaciones de la tasa de interés que el contratista haya considerado en su
proposición.

Una vez aplicado el procedimiento respectivo y determinados los factores de


ajuste, estos se aplicaran al importe de las estimaciones generadas, sin que
resulte necesario modificar la garantía de cumplimiento del contrato
inicialmente otorgada.

Cuando existan trabajos ejecutados fuera del periodo programado, por causa
imputable al contratista, el ajuste se realizará considerando el periodo en que
debieron ser ejecutados, conforme al programa convenido, salvo en el caso de
que el factor de ajuste correspondiente al mes que efectivamente se
ejecutaron, sea inferior a aquel en que debieron ejecutarse, en cuyo supuesto
se aplicará este último.

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LOP Artículo 58

CÓMO:
Ajuste de costos

A.- Acciones para cumplir con esta actividad

1. Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la autorización de ajuste de costos. (FSO-61)
2. Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas
establecidas para la autorización de ajuste de costos usando (FSO-61).
3. Diseñar el formato para registrar el trámite y autorización de los ajustes
de costos (FSO-62)
4. Diseñar el formato para registrar el histórico de autorizaciones de ajuste
de costos (FSO-63).
5. Diseñar la lista de verificación para el seguimiento y control de la
actividad (FSO-64)
6. Realizar las actividades de acuerdo al Plan.
7. Vigilar que las actividades se estén ejecutando tal y como fueron
planeadas aplicando la lista de verificación de la actividad de acuerdo al
programa.
8. Corregir cualquier desviación significativa.
9. Recopilación de Evidencia de la ejecución de la actividad.

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B . Formatos requeridos para realizar esta actividad.

 FSO-61 Ajuste de Costos: ESTUDIO GENERAL


 FSO-62 Ajuste de Costos: TRAMITE Y AUTORIZACIÓN
 FSO-63 Ajuste de Costos: HISTÓRICO
 FSO-64 Ajuste de Costos: LISTA DE VERIFICACIÓN

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4.3 RETENCIONES Y PENALIDADES ECONOMICAS.

Como parte de la responsabilidad de dar seguimiento a los programas de


ejecución y suministros se establece como obligación del Supervisor el aplicar
retenciones económicas y penas convencionales cuando las condiciones de
ejecución y/o suministros presenten diferencias de acuerdo a lo pactado en el
contrato.

RLOP Articulo 115-VI

Retenciones económicas y penas convencionales.

En la LOP se establece que cuando exista un atraso en la ejecución de los


trabajos con respecto a los programas pactados con el contratista; el
Supervisor debe aplicar medidas de apremio (Retenciones Económicas) y
castigo (Penas Convencionales).

Las retenciones económicas se deben aplicar en caso de atraso en la


ejecución de los trabajos durante la vigencia del programa de ejecución general
de los trabajos, y se aplicaran a las estimaciones que se encuentren en
proceso en la fecha que se determine el atraso.

Dichas retenciones podrán ser recuperadas por los contratistas en las


siguientes estimaciones, si regularizan los tipos de atraso conforme al citado
programa.

En el caso de las penas convencionales, estas se aplican:

 Al finalizar la obra por atraso en la ejecución de los trabajos en función


del importe de los trabajos no ejecutados a la fecha de terminación
pactada en el contrato para la conclusión total de las obras.
 Por atraso en el cumplimiento de las fechas criticas establecidas en el
programa de ejecución general de los trabajos.
 Al ocurrir la rescisión administrativa de un contrato por cumplimiento del
contratista.

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El importe de las penas convencionales, NO SON REEMBOLSABLES AL


CONTRATISTA y se aplica a favor de la dependencia.

En ningún caso las penas convencionales podrán ser superiores, en su


conjunto, al monto de la garantía de cumplimiento.

LOP Artículo 46 Bis

Las retenciones económicas o las penas convencionales por aplicar se deben


hacer del conocimiento del contratista mediante nota de bitácora u oficio.

RLOP Artículo 88

Cuando se celebren convenios que modifiquen el programa de ejecución


convenido, las retenciones económicas o penas convencionales se calcularan
considerando las condiciones establecidas en el nuevo programa convenido.

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CÓMO:
Retenciones y Penalidades

A. Acciones para cumplir con esta actividad

1. Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la aplicación de retenciones y penalidades.
(FSO-65)
2. Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas
establecidas para la aplicación de retenciones y penalidades usando
(FSO-65).
3. Diseñar el formato para registrar el histórico de la aplicación de
retenciones y penalidades (FSO-66).
4. Diseñar el formato para registrar el histórico de la aplicación de
retenciones y penalidades (FSO-67).
5. Diseñar la lista de verificación para el seguimiento y control de la
actividad (FSO-68).
6. Realizar las actividades de acuerdo al Plan.
7. Vigilar que las actividades se estén ejecutando tal y como fueron
planeadas aplicando la lista de verificación de la actividad de acuerdo al
programa.
8. Corregir cualquier desviación significativa.
9. Recopilación de evidencia de la ejecución de la actividad.

B. Formatos requeridos para realizar esta actividad

 FSO-65 Retenciones y Penalidades: ESTUDIO GENERAL


 FSO-66 Retenciones y Penalidades: TRAMITE Y APLICACIÓN
 FSO-67 Retenciones y Penalidades: HISTÓRICO
 FSO-68 Retenciones y Penalidades: LISTA DE VERIFICACIÓN

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4.4 Convenios

Como parte de la responsabilidad de dar seguimiento a los programas de


ejecución y suministros en el RLOP se establece como herramienta de apoyo
al Supervisor la celebración de convenios cuando las condiciones de ejecución
y/o suministros presenten diferencias de acuerdo a lo pactado en el contrato y
también se le responsabiliza al Supervisor de solicitar y, en su caso, tramitar
los convenios modificatorios necesarios.

RLOP Articulo 115.VI Y 113-XI

Según la LOP cuando existan variaciones en el monto o plazo de ejecución de


una obra por razones fundadas y explicitas debe modificarse el contrato de
obra mediante convenios (si existiera la partida presupuestal correspondiente),
siempre y cuando estos, sean considerados conjunta o separadamente:

 No rebasen el veinticinco por ciento del monto o del plazo pactados en el


contrato
 No impliquen variaciones sustanciales al proyecto original, y
 No se celebren para eludir en cualquier forma el cumplimiento de la Ley.

Adicionalmente se debe contemplar para la realización de convenios que:

 Cuando la modificación implique aumento o reducción por una diferencia


superior al veinticinco por ciento del importe original del contrato o del
plazo de ejecución, debe solicitarse la autorización de la Secretaria de la
Función Pública para determinar la procedencia de ajustarlos.
 Una vez que se tenga determinadas las posibles modificaciones al
contrato respectivo, la suscripción de los convenios es obligatoria.

RLOP Artículo 59

En el RLOP se reglamentan las condiciones que deben tomarse en cuenta para


la celebración de los convenios:

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 Si durante la vigencia del contrato existe la necesidad de modificar el


monto o el plazo de ejecución de los trabajos, se procederá a celebrar el
convenio correspondiente con las nuevas condiciones, debiendo el
residente sustentarlo en un dictamen técnico que funde y motive las
causas que lo originan.
 Las modificaciones que se aprueben mediante la celebración de los
convenios se consideran parte del contrato y por lo tanto obligatorias
para quienes los suscriban.
 El conjunto de los programas de ejecución que se deriven de las
modificaciones a los contratos, integrara el programa de ejecución
convenido en el contrato, con el cual se medirá el avance físico de los
trabajos.
 Los convenios modificatorios a los contratos deberán formalizarse por
escrito.

RLOP Artículo 99

En el RLOP se establece también que los convenios deben contener como


mínimo:

A. La identificación del tipo de convenio y partes contratantes


B. El dictamen técnico y documentos que justifiquen la celebración del
convenio;
C. El objeto del convenio (modificaciones que se van a realizar).
D. Un programa de ejecución valorizando que considere los conceptos que
se realizaran durante su vigencia;
E. La estipulación que, con excepción a lo expresamente estipulado en el
convenio, regirán todas y cada una de las cláusulas del contrato original;
F. Si el convenio implica incremento al plazo de ejecución se debe señalar
el plazo de ejecución total considerando el del contrato original y el
nuevo programa de ejecución convenido, y

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G. Cuando el convenio implique un incremento al monto, además debe


contener:
1) La disponibilidad presupuestaria;
2) El importe del convenio con número y letra, y la suma con el importe
del contrato original y el porcentaje que representa el nuevo importe
respecto del original;

3) La obligación, por parte del contratista, de ampliar la garantía, y

4) Un catálogo de conceptos valorizado, indicando las cantidades y los


precios unitarios que lo conforman.

RLOP Artículo 109

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CÓMO:
Convenios

A. Acciones para cumplir con esta actividad

1. Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la elaboración de convenios. (FSO-69)
2. Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas establecidas
para la elaboración de convenios usando (FSO-69)
3. Diseñar el formato para registrar la elaboración de convenios (FSO-70)
4. Diseñar el formato para registrar el histórico de la elaboración de
convenios (FSO-72)
5. Diseñar la lista de verificación para el seguimiento y control de la
actividad (FSO-72)
6. Realizar las actividades de acuerdo al Plan.
7. Vigilar que las actividades se estén ejecutando tal y como fueron
planeadas aplicando la lista de verificaciones de la actividad de acuerdo
al programa
8. Corregir cualquier desviación significativa
9. Recopilación de Evidencia de la ejecución de la actividad.

B. Formatos requeridos para realizar esta actividad

 FSO-69 Elaboración de Convenios: ESTUDIO GENERAL


 FSO-70 Elaboración de Convenios: ELABORACIÓN
 FSO-71 Elaboración de Convenios: HISTÓRICO
 FSO-72 Elaboración de Convenios: LISTA DE VERIFICACIÓN

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4.5 Informes

Como resultado de la ejecución de los trabajos se generan una cantidad


importante de información que permite al Supervisor dar una profesional
completa y precisa lucidez acerca del estado general que guarda la obra, para
ello la Supervisión tiene como otra responsabilidad la establecida en el RLOP,
que le obliga a rendir informes periódicos y uno final sobre el cumplimiento del
contratista en los aspectos legales, técnicos, económicos, financieros y
administrativos.

RLOP Artículo 116-II

Así mismo el propio RLOP establece que en los términos de referencia y en el


contrato se debe especificar cuáles son los productos o los documentos
esperados que forman parte de los informes así como su forma de
presentación haciendo mención que dichos informes deben cubrir como
mínimo además del respaldo de las estimaciones los siguientes aspectos:

1. Variaciones del avance físico y financiero de la obra


2. Reportes de cumplimiento de los programas de suministro de materiales,
mano de obra, maquinaria y equipo
3. Minutas de trabajo
4. Cambios efectuados o por efectuar al proyecto
5. Pruebas de laboratorio que se hayan realizado o por realizar en la
ejecución de los trabajos
6. Comentarios explícitos de las variaciones registradas en el periodo, en
relación a los programas convenidos, así como la consecuencia o efecto
de dichas variaciones para la conclusión oportuna de la obra y las
acciones tomadas al respecto, y
7. Memoria fotográfica.

Es evidente que la gran mayoría de la información necesaria para presentar los


informes debe estar elaborada al momento en que se cumplen las fechas de
entrega de los mismos; en esta etapa las actividades pendientes por realizar se
producen a la realización del análisis de la información y la consecuente
emisión del dictamen y comentarios correspondientes. Realizar información se
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reduce a la realización del análisis de la información y la consecuente emisión
del dictamen y comentarios correspondientes.

4.5.1 AVANCE FISICO

Otra responsabilidad de la Supervisión de acuerdo al RLOP es el de mantener


actualizado y controlado el avance físico registrado en la obra: cuantificando y
conciliando con la superintendencia deben considerar lo siguiente:

 Los conceptos y cantidades en el catálogo de la proposición del licitante


a quien se le haya adjuntado el contrato.
 Las cantidades adicionales a dicho catalogo establecidos con los
convenios correspondientes,
 Los conceptos y cantidades no previstos en el mismo, registrados
igualmente en los convenios respectivos.

RLOP Artículo 115-XI

La base para llevar a cabo este control del avance físico se da como
consecuencia de la realización de las actividades que se han revisado en los
apartados anteriores:

Previo al inicio físico de la construcción de la obra, se ha realizado el acopio


de la información legal y técnica de la obra obteniéndose el catalogo original
del presupuesto con el que se asignó la obra, y el cual contiene los conceptos
de los cuales se han contratados:

 Cantidades adicionales para los conceptos existentes en el contrato


y/o Conceptos fuera del catálogo del presupuesto contratado.
 Ambos, tanto cantidades como conceptos adicionales, se han registrado
en los convenios pertinentes.
 Se han elaborado y autorizado las estimaciones de los trabajos
ejecutados contenidos en el catálogo de conceptos del contrato, las

Cantidades adicionales de estos mismos conceptos y de los conceptos fuera


de dicho catálogo.

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Finalmente toda la información generada por las actividades anteriores se


encuentra actualizada y resguardada en el archivo de la realización de los
trabajos.

Tomando como base los puntos anteriores; para obtener el avance físico a una
fecha de corte específica, lo que debe hacerse es elaborar un tabular donde se
registren los conceptos y cantidades de acuerdo a cada uno de los incisos
anteriores; tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:

AVANCE FISICO

Conceptos Y Cantidades Originales CANTIDAD Cantidad


Ejecutada (A+B) –C
ADICIONAL
CONTRATO ESTIMACIÓN a
CONVENIO
la fecha
A LA FECHA

NÚM. CONCEPTO UNI CANT. ADICIONAL EJECUTADA X


EJECUTAR

02 Excavación en caja, medido


en banco, con afine de
fondo. Incluye: trazo, afine
de talud, retiro de material,
traspaleo en su caso
P.U.O.T.

02.01 A mano en material clase


“A” de 0 a 2.00m de
M3 300.00 45.00 311.00 34.00
profundidad

02.02 A mano en material clase


“A” de 2 a 4m de
M3 300.00 45.00 270.00 75.00
profundidad

02.03 A mano en material clase M3 245.00 36.75 191.00 90.75


“A” de 4 a 6.00m de
profundidad

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Actividades de la Supervisión en el Gabinete
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Concepto y Cantidades fuera de catálogo CONVENIO A la fecha

02.11 a máquina en material M3 75.00 10.00 50.00 35.00


clase “a” de 0 a 2.00m
profundidad

02.12 a máquina en material M3 110 40.00 90.00 60.00


clase “A” de 2 a 4.00m de
profundidad

Es común – pero en realidad la mayoría de los casos no es correcto-


expresar el avance físico general de una obra en porcentaje basado en la
relación directa entre las cantidades ejecutadas y las cantidades
presupuestadas.

La realidad es que el porcentaje de avances físico solo puede expresarse


utilizando esta relación exclusivamente cuando se analiza un solo
concepto de trabajo; ya que el Porcentaje de avance físico de un
concepto está dado por el tiempo necesario para ejecutarlo y no por el
número de unidades de él que exista en el catálogo.

Supóngase que en un momento dado de la ejecución de la obra se tiene


lo siguiente:

Concepto cant. Uni ejec %avance

Muro de tabique 150 m2 50 33.33

Aplanado fino en Muro 150 m2 25 16.66

Aplicación de pintura 150 m2 10 6.66

Totales 450 85

Si se obtiene el porcentaje de avance físico usando las cantidades se


tiene:

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AVANCE FÍSICO= 85/450 = 18.88%

Avance con Rendimientos

Pero el porcentaje se obtiene utilizando el tiempo basado en el


rendimiento entonces se tiene:

Concepto cant/rend. Tiempo uni ejecutado


%avance

Muro de tabique 150/14 = 10.71 jor 50/14= 3.57


33.33

Aplanado fino en Muro 150/11= 13.63 jor 25/11=2.27


16.66

Aplicación de pintura 150/25= 6 jor 10/25=0.4


6.66

TOTALES = 30.34 jor =6.24

AVANCE FÍSICO= 6.24/30.34 = 20.56 %

Para el ejemplo anterior en el cual la diferencia entre los rendimientos de


los conceptos analizados no es significativa existe una diferencia de
1.68%, sin embargo en conceptos donde la diferencia entre rendimientos
sea mayor, la diferencia entre los porcentajes calculados será también
mayor.

El objetivo principal de llevar el control del avance físico de la obra – más que
el simple hecho de tener la información disponible- es el de utilizarlo para
Compararlo contra el avance programado y verificar que se encuentre en los
valores deseados y en caso negativo tomar las medidas necesarias
(amonestaciones o retención económica) para reintegrarlo a los limites
programados.

Existen varias formas de realizar esta comparación; una de ellas podría ser la
siguiente:
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Actividades de la Supervisión en el Gabinete
Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas - 4
AVANCE FISICO (Comparativo).

NÚM. Concepto Uni. Cantidad Cantidad Cantidad


Presupuesto Programa Ejecutada
Diferencia
15/03/11 15/03/11 15/03/11
(Prog-Ejec)

Excavación en caja,
medido en banco, con
afine de fondo. Incluye:
02 trazo, afine de talud, retiro
de material, traspaleo en
su caso, P.U.O.T.

O2.01 a mano en material clase M3 345.00 290.00 311.00 21.00


“A” de 0 a 2.00m de
profundidad

02.02 A mano en material clase M3 345.00 270.00 270.00 0.00


“A” de 2 a 4m de
profundidad

02.03 A mano en material clase M3 281.75 250.00 191.00 59.00


“A” de 4 a 6.00m de
profundidad

4.5.2 AVANCE FINANCIERO

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4 Actividades de la Supervisión en el Gabinete
Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas -

ES TAMBIÉN OBLIGACIÓN DEL SUPERVISOR LLEVAR el control del avance


financiero de la obra considerando, al menos, el pago de estimaciones, la
amortización de anticipos, las retenciones económicas, las penas
convencionales y los descuentos.

RLOP Artículo 115- XII

Al igual que en el caso del control del avance físico la base para el control del
avance financiero se da como consecuencia de la realización de las actividades
que se han revisado en los apartados anteriores.

Previo al inicio físico de la construcción de la obra, se ha realizado el acopio


de la información legal y técnica de la obra obteniéndose el catalogo original
del presupuesto con el que se asignó la obra, y el cual contiene los conceptos y
los precios contratados de cada uno de ellos.

Así mismo en esta fase preliminar se obtuvo la referencia al porcentaje de


anticipo autorizado (si lo hubo).

Durante la ejecución de la obra se han detectado cambios del proyecto a partir


de los cuales se han obtenido:

o Concepto fuera del catálogo del presupuesto contratado.


o Los precios autorizados para cada uno de estos nuevos conceptos y
o Registrados ambos- conceptos y precios- en los convenios pertinentes.

Es posible también que existan convenios donde se haya (n) registrado la (s)
autorización (es) de ajustes a los costos (si las condiciones variaron por
causas no imputables al contratista) de:

o Los materiales, mano de obra o equipo que intervienen en los análisis de


precio unitario, o en su caso;
o Los costos indirectos, el costo de financiamiento o los cargos
adicionales.

Cambios que en ambos casos modifican el precio unitario de cada concepto de


trabajo establecido en el catálogo del presupuesto y que se encuentra
registrados en los correspondientes convenios.

146 | P á g i n a
Actividades de la Supervisión en el Gabinete
Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas - 4
Se han elaborado y autorizado las estimaciones de los trabajos ejecutados
contenidos en el catálogo de conceptos del contrato, las cantidades adicionales
de estos mismos conceptos y de los conceptos fuera de dicho catálogo con los
precios e importes respectivos.

Finalmente toda la información generada por las actividades anteriores se


encuentra actualizada y resguardada en el archivo de la realización de los
trabajos.

A continuación se muestra un tabular de ejemplo que muestra el registro del


avance financiero utilizando los elementos enunciados con anterioridad:

AVANCE FINANCIERO (Elaboración)

Monto Contrato: 1250000.00

Anticipo (25%): 312500.00

Est Fecha Importe Amortiza Por Ret. Devol. Penas Desc.


(25%) Amortización Ret. Vento

1 01/04/11 135,000 33,750 278,750 0 0 0.00 0

2 15/04/11 234,000 58,500 220,250 7.020 0 0.00 0

3 01/05/11 311,900 77,975 142,275 0 0 0.00 3,500

4 15/05/11 350,234 87,558.5 54,716.5 0 7,020 0.00 0

EJERCIDO 1 031134 257,783.5 7,020 7,020 0.00 3,500

% AVANCE 82.49

DE CONTRATO 1250000

POR EJERCER 218866 0.00 3,500

En el caso de la terminación del porcentaje de avance


financiero general de una obra este se obtiene de la relación

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directa entre la suma de importes estimados (también llamados


ejecutadas o ejercidos) y los importes totales contratados a la fecha
(recordando que estos importes están formados por el importe del
presupuesto original + los importes autorizados en los diferentes
convenios elaborados hasta la fecha del corte).

CÓMO:
Informes

A. Acciones para cumplir con esta actividad

1. Diseñar el formato para registrar los principales requisitos de calidad y/o


normas establecidas para la elaboración de informes. (FSO-73)

2. Identificar y documentar los requisitos de calidad y/o normas establecidas


para la elaboración de informes usando (FSO-73).

3. Diseñar el formato para registrar la elaboración de informes (FSO-74).

4. Diseñar el formato para registrar el histórico de la elaboración de informes


(FSO-75).

5. Diseñar el formato para el control del avance físico de la obra (FSO-76)

6. Diseñar el formato para el control del avance financiero de la obra (FSO-77).

7. Diseñar la lista de verificación para el seguimiento y control de la actividad


(FSO-78).

8. Realizar las actividades de acuerdo al plan.

9. Vigilar que las actividades se estén ejecutando tal y como fueron planeadas
aplicando la lista de verificación de la actividad de acuerdo al programa.

10. Corregir cualquier desviación significativa

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Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas - 4
11. Recopilación de Evidencia de la ejecución de la actividad.

B. Formatos requeridos para realizar esta actividad

FSO-73 Elaboración de informes: ESTUDIO GENERAL

FSO-74 Elaboración de informes: ELABORACIÓN

FSO-75 Elaboración de informes: HISTÓRICO

FSO-76 Elaboración de informes: AVANCE FÍSICO

FSO-77 Elaboración de informes: AVANCE FINANCIERO

FSO-78 Elaboración de informes: LISTA DE VERIFICACIÓN

4.6 Conclusiones de la unidad 04

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En esta unidad se han revisado las actividades que la supervisión debe llevar a
cabo en gabinete mientras se ejecuta la obra.

Estas actividades son las siguientes:

(1) Elaborar alternativas de solución, proponerlas y recabar por escrito su


autorización cuando se requiera realizar modificaciones arquitectónicas
o estructurales para corregir o modificar errores funcionales o de
proceso en la obra.

(2) Avalar y aprobar los conceptos y cantidades de los procesos no


previstos en el catálogo de conceptos contenido en la proposición del
licitante celebrando los convenios respectivos.

(3) Realizar el acopio, organización y actualización periódica de la


información legal y técnica de la obra que permita su consulta expedita.

(4) Realizar los estudios y trámites necesarios para la autorización de los


ajustes de costos que las modificaciones en las circunstancias
económicas obliguen a realizar.

(5) Aplicar retenciones económicas o penas convencionales para corregir


retrasos en la ejecución de los trabajos.

(6) Formalizar las variaciones que ocurran en el monto o el plazo de


ejecución de una obra que modifican el contrato de obra mediante la
celebración de convenios.

(7) Autorizar y revisar las estimaciones, verificando que cuenten con los
números generadores que las respalden y demás documentos de
soporte según el tipo de estimación del que se trate (trabajos
ejecutados, pago de cantidades adicionales o conceptos no previstos en

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Actividades de la Supervisión en el Gabinete
Conocimientos y Habilidades para la Supervisión de Obras –Públicas y Privadas - 4
el catalogo original del contrato, gastos no recuperables o ajustes de
costos.

(8) Mantener actualizado y controlado el avance físico registrado en la obra


cuantificando y conciliando con la superintendencia periódicamente las
cantidades de obra ejecutadas y faltantes de ejecutar de los conceptos
contenidos en el catálogo de la proposición del licitante a quien se le
haya adjudicado el contrato, de las cantidades adicionales a dicho
catalogo y de los conceptos y cantidades no previstos en el mismo.

(9) Mantener actualizado y controlado el avance financiero registrado en la


obra considerando, al menos, el pago de estimaciones, la amortización
de los anticipos, las retenciones económicas, las penas convencionales
y los descuentos.

(10) Elaborar y presentar los informes periódicos y final con los


productos y documentos establecidos en los términos de referencia y el
contrato, mismos que se elaborarán con la información producto de las
actividades anteriores.

Evaluación de la unidad 04

Actividades de la supervisión en gabinete

El instructor proporcionará el material y dará las instrucciones


correspondientes.

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