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Redacción y corrección: Miriam Pérez Lorenzo

Diseño de cubierta: Frank Herrera García


Diagramación: Violeta Recarey Fernández

© Bárbara Susana Sánchez Vignau, 2004


© Sobre la presente edición:
Editorial Félix Varela, 2004

ISBN 959-258-684-5

Editorial Félix Varela


San Miguel no. 1111,
e/ Mazón y Basarrate
Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba.
Índice

Introducción / VII
Capítulo I
El desarrollo de colecciones en las organizaciones
de información: teoría y políticas / 1
1.1. Definiciones de desarrollo de colecciones / 4
1.2. El desarrollo de colecciones como proceso / 6
1.2.1. Selección y adquisición vs desarrollo de colecciones / 9
1.3. Leyes y tendencias del desarrollo de colecciones / 10
1.3.1. Tendencias del desarrollo de colecciones / 11
1.3.1.1. La cooperación en el proceso de desarrollo de colecciones / 14
1.3.2. Leyes para el desarrollo de colecciones / 16
1.4. Las políticas en el desarrollo de colecciones / 16
1.4.1. Formulación de políticas para el desarrollo de colecciones / 19

Capítulo II
Las colecciones en las organizaciones
de información / 25
2.1. Fuentes, colecciones y fondos de información
en las organizaciones de información / 26
2.2. Creación, organización y almacenamiento de las colecciones
en las organizaciones de información / 32
2.2.1. Creación y ordenamiento de los catálogos / 34

III
2.3. El proceso de descarte o expurgo de las colecciones
en las organizaciones de información / 35
2.3.1. La tarea de expurgo en los archivos / 38
2.4. Estudio y evaluación técnica de las colecciones / 41
2.4.1. Evaluación técnica de las colecciones según un SARI / 42
2.4.2. Evaluación técnica de las colecciones según Lancaster / 43
2.4.3. Evaluación de los catálogos / 44
2.5. Evaluación económica de las colecciones / 46

Capítulo III: La selección de fuentes de información / 51


3.1. Principios para la selección de fuentes de información / 52
3.2. Criterios de evaluación para la selección de fuentes
de información / 53
3.2.1. Libros / 53
3.2.2. Publicaciones seriadas / 54
3.2.3. Bases de datos / 58
3.2.4. Obras de referencia / 60
3.3. Fuentes para la selección de fuentes de información / 61
3.3.1. Bibliografías / 62
3.3.2. Catálogos editoriales / 62
3.3.3. Publicaciones referativas / 64
3.3.4. Bases de datos / 65
3.3.5. Los profesionales o expertos en información / 67
3.3.6. Books in Print / 68
3.3.7. Ulrich’s Internacional Periodical Directory / 70
3.3.8. Internet / 72
3.4. Mundo editorial / 75
3.4.1. Mundo editorial cubano / 75
3.4.2. Mundo editorial internacional / 78

IV
Capítulo IV: La adquisición de fuentes de información / 83
4.1. Vías para la adquisición de información / 84
4.2. Tecnologías para la adquisición / 88
4.3. Agencias de suscripción y proveedores de información / 91
4.3.1. EBSCO Information Services / 92

V
4.3.2. Swets & Zeittinger Suscription Service / 97

Bibliografía / 103
Introducción

El desarrollo de colecciones se encarga de la selección y adquisición


de fuentes de información para las organizaciones de información.
Resulta una actividad vital en tanto garantiza la disponibilidad de
colecciones pertinentes y de calidad en los fondos de información para
uso de toda la comunidad usuaria.
Para muchos, Desarrollo de Colecciones es una disciplina científica
encargada de estudiar todos los procesos que intervienen en la crea-
ción, organización y mantenimiento de las colecciones; y para otros,
es sólo una práctica que garantiza el ingreso de documentos a las
organizaciones. Aunque con diferencias, ambas reflexiones conllevan
a la posibilidad de poder disponer de los depósitos de información y
poner a disposición de los usuarios, todas las fuentes y/o recursos de
información para satisfacer sus necesidades de información y propiciar
la gestión de conocimientos.
Hace relativamente poco tiempo que el término desarrollo de colec-
ciones se comenzó a utilizar en Cuba. Sus orígenes datan de la déca-
da de los años 70 en Estados Unidos como consecuencia de revisiones
que se venían realizando en torno a la mejor satisfacción de las nece-
sidades de los usuarios. Sin embargo, los últimos años han marcado
diferencias respecto a lo que se venía realizando en las organiza-
ciones de información para garantizar la selección y adquisición
de documentos.

VII
Hasta ese momento todas las labores destinadas a mantener el fondo de
información actualizado se encontraban reconocidas comúnmente bajo
el término selección y adquisición y como consecuencia lógica, todos los
departamentos que se encargaban de asumir estas labores fueron
denominados de igual forma. En la actualidad se habla de desarrollo
de colecciones donde antes se hablaba de selección y adquisición.
El desarrollo de colecciones tiene como objetivos mantener la fortale-
zas de las colecciones y minimizar sus aspectos negativos. Para al-
canzar este propósito no basta con atender solamente los procesos de
selección y adquisición de las fuentes, se precisa además revisar los
perfiles de usuarios y las colecciones existentes para valorar y decidir
sobre la necesidad de adquirir una nueva fuente de información .
La asignatura a la que sirve el presente texto tiene como antecedente
los contenidos pertenecientes a asignaturas de planes de estudio an-
teriores. Esto garantiza la unidad de importantes conceptos relacio-
nados con el mundo del desarrollo de colecciones y que en este
momento se integran en un objetivo único.
El texto se ha concebido con el propósito de abordar todos los compo-
nentes del desarrollo de colecciones desde la creación y organización
de las colecciones, hasta el ingreso de las fuentes seleccionadas a la
institución de información. Otros aspectos relacionados con el de-
sarrollo de colecciones apoyan los temas que sirven de eje principal al
texto, entre ellos el uso de las tecnologías de información y comunicación.
Las tecnologías de información y comunicación, en especial Internet,
son parte sustantiva del mundo de la información. Ellas abren espa-
cios importantes para el desarrollo de las colecciones permitiendo el
acceso a nuevos recursos que pueden ser gestionados por cualquier
institución. En los años venideros las tecnologías de información ha-
rán posible el surgimiento de nuevas facilidades para obtener infor-
mación; el impulso de las redes de comunicación irá fortaleciendo el
concepto de biblioteca única y el desarrollo de colecciones será el
responsable de garantizar la satisfacción de la comunidad usuaria a
través de la calidad de sus colecciones.
El texto se ha confeccionado sobre la base de los contenidos de la guía
de estudio y de las orientaciones para los estudiantes de esta modalidad
de enseñanza universitaria.

VIII
Capítulo I
El desarrollo de colecciones en las organizaciones
de información: teoría y políticas

Para abordar el concepto desarrollo de colecciones es necesario recurrir


a las definiciones de selección y adquisición. Estos conceptos clási-
cos del mundo de la bibliotecología y las ciencias de la información
son los encargados de garantizar la entrada de las fuentes de infor-
mación a las organizaciones de información.
La selección y la adquisición forman parte del ciclo procesual de la
información como exponentes de la etapa de recolección de la infor-
mación. Con ellas se inicia el proceso de tratamiento de los recursos
de información en las organizaciones y al decir de Mesa de León1 cons-
tituyen la base de la cual parte todo el trabajo que se despliega en una
institución de información. El proceso de recolección garantiza la con-
tinuidad de los procesos:
• Análisis y procesamiento de la información.
• Almacenamiento de la información.
• Recuperación de la información.
• Diseminación y difusión de la información.
La selección como parte de la etapa de recolección de información
tiene la responsabilidad de elegir los recursos de información que

J.M. Mesa de León: Selección y Adquisición, Facultad de Filología, Universidad de La Haba-


1

na, La Habana, 1986, p. 19.

1
necesita la institución para cumplir con su principal objetivo –satisfa-
cer las necesidades del usuario– y se define como:
Selección: Es el acto de escoger de entre toda la literatura que se edi-
ta, aquella y sólo aquella que contribuirá a resolver un problema cien-
tífico, técnico o cultural, de acuerdo con la rama de la institución y del
usuario al que se va a servir.2
Por su parte, la adquisición resulta el complemento del proceso de
selección ya que toda elección lleva asociada una toma de decisión.
En la selección de fuentes de información este acto es responsabilidad
del proceso de adquisición.
Adquisición: Es la obtención de los documentos seleccionados pre-
viamente por cualquiera de las vías de adquisición conocidas.3
Sin embargo, el propio devenir de la sociedad hizo posible que donde
se habla de selección y adquisición hoy se hable de desarrollo de colec-
ciones. El cambio ha estado sujeto a causas relacionadas con dificul-
tades en la etapa de recolección, en las que aparecen la falta de
planificación sistemática para conformar colecciones y la falta de eva-
luación de las colecciones existentes y de las nuevas por recibir. Se
añaden las analizadas por Cadavic, C en su trabajo «Selección y ad-
quisición o desarrollo de colecciones». 4
En este trabajo el autor identifica como causas posibles del surgimiento
del desarrollo de colecciones las siguientes:
1. Crisis económica a escala mundial.
2. Aumento del número de publicaciones.
3. Adelantos en las tecnologías de información y comunicación.
4. Amplitud en las formas de presentación de la información.
Los procesos de crisis económica financiera han estado presentes a lo
largo de los años, influyendo de forma determinante en la estabilidad
y desarrollo de las economías nacionales. Reportes de importantes or-
ganizaciones internacionales informan acerca de las grandes desigual-
dades a las que está sujeto el mundo, donde existen países cada vez
más ricos y otros que en su defecto carecen de los mínimos recursos
para dar respuesta a las principales necesidades del país.

2
Ob. Cit. (1) p. 12.
3
Ob. Cit. (1) p. 72.
4
C. Cadavic Arango: «¿Selección y adquisición o desarrollo de colecciones?», revisando a Evans,
Revista Interamericana de Bibliotecología, 1994, 17(1), p. 17.

2
Esta situación se extrapola al mundo de la información y por ende los
recursos económicos y financieros destinados a la actividad de compra
de información también sufren un proceso de crisis económica. Por
ello las organizaciones de información necesitan analizar cuidadosa-
mente la información que realmente debe ingresar en sus instituciones.
Aparejado a las carencias financieras el mundo no ha dejado de hacer
ciencia. Los avances en este campo cada vez son más sorprendentes,
se integran y/o desintegran muchas disciplinas científicas y se au-
menta la producción de resultados científicos en múltiples y variadas
publicaciones. El aumento del número de recursos de información en
el mercado obliga a las instituciones de información a trabajar con
mayor precisión en la elección de las fuentes de información más ne-
cesarias y pertinentes para las instituciones.
Las causas descritas muestran la realidad a que se enfrentan las or-
ganizaciones de información, en la medida que aumentan los recursos
de información disminuyen los recursos financieros para obtenerlos.
Por su parte, las tecnologías de información han propiciado un de-
sarrollo en el campo de la información, permitiendo nuevas formas
de acceso a la información, facilidades en la comunicación y el uso de
nuevos recursos. Esto ha permitido que las instituciones de informa-
ción apuesten a las tecnologías de información en el momento de ele-
gir los recursos que necesitan sus usuarios para satisfacer sus
necesidades. Del mismo modo, muchas operaciones del proceso de
desarrollo de colecciones se aseguran con el uso de las tecnologías,
ejemplo: consulta de repertorios de fuentes de información, acceso a
editoriales y librerías virtuales, recuperación en catálogos on-line, se-
lección y compra de información disponible en Internet, etcétera.
También como consecuencia del desarrollo de la ciencia y de la in-
formación aparecen nuevos soportes y formas de presentación de la
información. Si antes, a los profesionales de la información sólo les
preocupaban las formas impresas, el desarrollo de las tecnologías ha
hecho posible la convivencia de otros soportes en las instituciones de
información. Hoy se dispone de CD-ROM, videos, información en
soporte magnético, información on-line, etc, entre otro, lo cual exige
que en la selección haya que considerarlos a la par igual que a las
publicaciones impresas. El universo de las fuentes de información ha
crecido y por tanto son mayores las posibilidades de elección en el
mercado de la información.

3
Estas condicionantes unidas a las dificultades propias de la etapa de
recolección de la información hicieron posible el nuevo concepto de
desarrollo de colecciones.

1.1. Definiciones de desarrollo de colecciones


• Desarrollo de colecciones: Proceso que permite a la biblioteca cons-
truir una colección de materiales documentales que responde a las
necesidades de información y requerimientos de servicios por los
usuarios.5
• Desarrollo de colecciones: Proceso que permite identificar las for-
talezas y debilidades de la colección de materiales de una bibliote-
ca en términos de necesidades de usuarios y recursos de la
comunidad.6
• Desarrollo de colecciones: Sistema de servicios al público, que se
caracteriza por el proceso de toma de decisiones que determina la
conveniencia de adquirir y conservar materiales en la biblioteca.7
• Desarrollo de colecciones: Es un proceso universal en el mundo
bibliotecario por el cual el profesional de bibliotecas reúne una va-
riedad de materiales para satisfacer las demandas de los usuarios.
Este ciclo dinámico y constante engloba seis elementos: estudio de
usuarios, políticas, selección, adquisición, expurgo y evaluación.8
• Desarrollo de colecciones: Proceso mediante el cual se asegura
que se satisfagan las necesidades de información de los usuarios
en forma económica y dentro de un período de tiempo razonable
usando recursos tanto internos como externos a la organización.9

5
M.C. Negrete Gutiérrez: «El papel del bibliotecólogo en el desarrollo de colecciones en la
biblioteca universitaria», Investigación Bibliotecológica: archivología, bibliotecología e in-
formación, 1993, 7(4), p. 5.
6
E. Evan´s: Developing library and information center, Libraries Unlimited, Littleton, CO,
1987, p. 13.
7
C.B. Osburn: «Toward a reconceptualization of collection development». Advances in library
administration and organization, 1979, 2 [s.n.], p. 177.
8
E. Evan’s: Ob. Cit., p. 7. Citado por Nascimento Rabello M A, Martins G. (2000). Presencia de
los recursos de información electrónicos y su impacto en la política de desarrollo de colecciones
del Sistema de Bibliotecas de la UNICAMP. Ponencia presentada en el V Taller de Bibliotecas
Universitarias de América Latina y Caribe , Ciudad de La Habana. p. 2.
9
B.S. Sánchez Vignau: «Desarrollo de colecciones» (Conferencias), Universidad de La Habana,
Facultad de Comunicación, Bibliotecología y Ciencias de la Información, La Habana, 1999.

4
Estas definiciones mantienen una relación entre sí y son analizadas
por Meneses, G.10 al decir que «el factor común es la consideración de
las necesidades de los usuarios para los cuales está destinada la co-
lección. Dicho factor común aparece como elemento distintivo del de-
sarrollo de colecciones, y al mismo tiempo diferenciador de la selección
y adquisición que hasta ahora había sido considerada génesis del ci-
clo de vida de la información».
El concepto de desarrollo de colecciones también puede definirse me-
diante sus principales procesos del modo siguiente:
Desarrollo de colecciones: Se utiliza para designar a todos los procesos
encaminados a crear y desarrollar colecciones de fuentes de informa-
ción que satisfagan las necesidades de los usuarios, mediante la elabo-
ración de políticas, el estudio y evaluación de la colección ya existente,
la evaluación de fuentes internas y externas para decidir con precisión
y respaldo científico aquellas para las que se gestionará su adquisición;
y el propio proceso de adquisición por las diferentes vías conocidas.
Cuando se define el desarrollo de colecciones mediante sus principales
procesos se atiende a los factores requeridos para lograr una óptima
gestión de las colecciones que se deben incorporar o se mantienen. Es-
tos factores fueron identificados por Pérez, Yaíma11 en su trabajo «El
canje de publicaciones seriadas en la biblioteca del Instituto de Ciencia
Animal (ICA): análisis y perfeccionamiento»; de la siguiente forma:
• Conocimiento de los intereses y las necesidades de los usuarios.
• Uso de bases de datos, productos en CD-ROM e Internet, análisis
de catálogos comerciales y de bibliotecas, reseñas y bibliografías,
visitas a librerías, entrevistas personales con los vendedores de las
diferentes editoriales.
• Equilibrio de las colecciones en todos los campos y niveles, para
alcanzar un balance adecuado en ellas.
• Conocimiento profundo de las colecciones existentes en la biblio-
teca, para no duplicar materiales y priorizar aquellos aspectos más
necesarios y de mayor importancia.
• Evaluación de aspectos intelectuales y de formas de las fuentes.

10
G. Meneses Placeres: «Propuesta de la política de desarrollo de colecciones para el sistema de
bibliotecas universitarias del Ministerio de Educación Superior», Trabajo de Diploma, La
Habana: Departamento de Bibliotecología y Ciencias de la Información, 2002, p. 4.
11
Y. Pérez:. «El canje de publicaciones seriadas en la biblioteca del Instituto de Ciencia Animal
(ICA): Análisis y Perfeccionamiento», Trabajo de Diploma, La Habana: Departamento de
Bibliotecología y Ciencias de la Información, 2002, p. 4.

5
1.2. El desarrollo de colecciones como proceso
El desarrollo de colecciones como proceso, se observa a través del
esquema básico que reúne a sus principales componentes. La pro-
puesta que se analiza a continuación ha sido derivada de los estudios
realizados por las autoras Sánchez y Guerrero12 en su trabajo «Algu-
nas consideraciones sobre el alcance conceptual de los términos de-
sarrollo de colecciones, completamiento y selección y adquisición de
fuentes de información».

Formulación y/o revisión


de políticas para el desarrollo
de colecciones

Estudios y evaluación Estudios


de las colecciones de interés/necesidad
de los usuarios

Evaluación de fuentes
de información (métodos bibliométricos,
informétricos y otros

Planificación y evaluación
de recursos

Toma de decisión
para la adquisición

Adquisiciones

Fig. 1. Esquema básico del desarrollo de colecciones visto a través de sus procesos

B.S. Sánchez, y L. Guerrero: «Algunas consideraciones sobre el alcance conceptual de los


12

términos desarrollo de colecciones, completamiento y selección y adquisición de fuentes de


información». Ponencia presentada al I Encuentro de Información y Comunicación de la Facul-
tad de Comunicación, 1996, p. 3.

6
Formulación y/o revisión de políticas:
Este proceso inicia toda la práctica del desarrollo de colecciones. Pau-
ta y orienta las acciones a seguir considerando los intereses del usua-
rio y los objetivos de la institución. La actividad de formulación de
políticas debe quedar escrita en un documento que oriente al profesio-
nal de la información acerca del comportamiento que debe seguir en
todo el proceso.
Estudios y evaluación de la colección:
La colección es la base fundamental para la prestación de los servi-
cios en una institución de información. Las colecciones son el resulta-
do de la gestión de los profesionales del área de Desarrollo de
Colecciones. Cuando la colección está desequilibrada con respecto a
los intereses de los usuarios, es preciso determinar las causas y tomar
decisiones. Los estudios y evaluación de las colecciones muestran la
situación real de las colecciones en las instituciones de información y
permiten:
• Conocer las características de las colecciones en su conjunto y a
nivel individual.
• Estudiar la composición de las colecciones.
• Evaluar el crecimiento de la colección, su uso, disponibilidad y
accesibilidad.
• Determinar los costos de la información.
• Precisar la satisfacción de necesidades cubiertas.
Estudios de interés y/o necesidad de los usuarios:
Los estudios de interés y/o necesidad del usuario deben ser una prác-
tica sistemática en las organizaciones de información. El usuario cons-
tituye la principal atención en cualquier proceso que se desarrolle en
una institución de información.
Los intereses y necesidades del usuario determinan la tipología e indi-
can los servicios que se deben ofrecer y las colecciones que se deben
atesorar. Las instituciones de información deben mantener un equili-
brio entre los usuarios que atienden y las colecciones que atesoran.
Cuando este equilibrio no resulta, deben identificarse las causas que
han provocado el desequilibrio.
Evaluación de fuentes de información:
La evaluación de fuentes de información es un recurso necesario en la
etapa de selección de los nuevos documentos y en el análisis de la

7
permanencia de otros previamente incorporados. La evaluación de
las fuentes de información puede realizarse tanto a nivel individual
como a nivel de conjunto.
En el proceso de evaluación de las fuentes de información se pueden
emplear métodos y/o procedimientos bibliométricos e informétricos.
La Bibliometría y la Informetría son disciplinas pertenecientes a la
Bibliotecología y las Ciencias de la Información.
Informetría: Aplicación de métodos matemáticos a la investigación
de los objetos de la ciencia de la información con el objetivo de descri-
bir y analizar sus propiedades y leyes para optimizar dichos objetos a
la hora de tomar decisiones.13
Bibliometría: Disciplina métrica que aplica métodos y modelos mate-
máticos al estudio de la bibliotecología: biblioteca, documento y lector
con el propósito de cuantificar el desarrollo de los procesos relaciona-
dos con las bibliotecas como fenómenos sociales vinculados a la utili-
zación de las riquezas de la sociedad, es decir, se ocupa del análisis de
las regularidades que ofrece el documento y los procesos y activida-
des bibliotecarias, contribuyendo a la organización y dirección de las
bibliotecas.14
Aunque la informetría y la bibliometría resultan herramientas muy
necesarias para la evaluación de fuentes de información, no se exclu-
ye el empleo de otros métodos no matemáticos que también resultan
necesarios en el proceso de evaluación. Evaluación de fuentes de in-
formación no es sinónimo de bibliometría e informetría.
Planificación y evaluación de recursos
Conocidas las necesidades de los usuarios, el estado de las coleccio-
nes y las fuentes que se requieren ingresar en la institución de infor-
mación, se planifica y evalúa la disponibilidad de recursos. Es el
momento de determinar: el presupuesto asignado, la cantidad de do-
cumentos que deben adquirirse, los formatos de presentación de la
información, las formas de distribución, etcétera.
También se realiza la consulta de fuentes especializadas para la selección
de las fuentes de información con el objetivo de completar e identificar

13
L. Guerrero: «Evaluación de fuentes de información: conceptos y teoría» (Conferencias), La
Habana: Universidad de La Habana. Facultad de Comunicación. Bibliotecología y Ciencias de
la Información (documento mecanografiado) h. 13.
14
Ob. Cit. (13), p. 14.

8
los datos asociados a las fuentes de información que ingresan en la
organización.
Toma de decisiones y ejecución de la adquisición
El proceso de adquisición de las fuentes seleccionadas se podrá reali-
zar por cualquiera de las vías conocidas, sean comerciales o no co-
merciales. Es la etapa final de todo el proceso. En el momento de la
adquisición se determina el empleo de Agencias y/o Proveedores de
información como intermediarios entre las instituciones de informa-
ción y las editoriales que ofertan sus productos.

1.2.1. Selección y adquisición vs desarrollo de colecciones


El desarrollo de colecciones como proceso también ha sido analizado
por Cadavic, C, en su trabajo «Selección y adquisición vs desarrollo de
colecciones» al revisar los postulados emitidos por Evans, E . En esta
oportunidad el autor realiza su análisis en torno al tema a partir del
gráfico siguiente:

Análisis
de la comunidad

Evaluación Políticas
de la colección Personal de selección
de la
biblioteca

Selección

Descarte Adquisición

Fig. 2. Proceso de desarrollo de colecciones según Evans.

9
El desarrollo de colecciones como proceso, se compone de los elemen-
tos siguientes:15
1. Comunidad: Grupo de personas (lectores, usuarios de la bibliote-
ca) a los cuales debe darse servicio, ya sea este grupo una unidad
política (nación, estado, municipio) o un ente más especializado
(universidad, escuela, centro de investigaciones, empresa).
2. Análisis de la comunidad: Proporcionan datos a los planificado-
res de la biblioteca que les permiten establecer los mecanismos de
participación de ella en el proceso de desarrollo de colecciones.
3. Política de la colección: Debe cubrir aspectos tales como las do-
naciones, la deselección o descarte y la cooperación.
4. Política de selección: Facilita las decisiones sobre qué materiales
comprar o aceptar e incluir en la colección si son donaciones.
5. Adquisición: Operación de negocios en la que poco o nada partici-
pa la comunidad a no ser donando dinero, pero sí de la biblioteca,
órdenes de compra, selección del vendedor, recepción y revisión de
los materiales adquiridos.
6. Política de descarte: Debe estar reflejado a través de una política.
7. Evaluación de la colección: Determina la calidad del trabajo que
lleva a cabo la biblioteca, teniendo en cuenta las necesidades de la
comunidad.
Evans mantiene el precepto del funcionamiento de la organización
orientada al usuario más que a los procesos. Contempla la influencia
que ha tenido la revolución de las nuevas tecnologías de la informa-
ción y la comunicación en los diferentes sectores de la sociedad y su
implicación en los diferentes soportes de presentación de la información.
Asume el desarrollo de colecciones como un proceso intelectual lle-
vado a cabo por el hombre, el cual debe ingeniar diversas formas para
brindar la información adecuada al usuario. En su trabajo alude a la
cooperación como actividad necesaria para fomentar el desarrollo de
colecciones y permitir que las bibliotecas dispongan de mayor canti-
dad de fuentes de información y facilidades de acceso.

1.3. Leyes y tendencias del desarrollo de colecciones


El desarrollo de colecciones se rige por un conjunto de leyes que fueron
enunciadas por Evans.16 Estas leyes muestran realidades inobjetables

Ob. Cit. (4), p. 23.


15

Ob. Cit. (4), p. 25.


16

10
para las instituciones de información y son de estricto cumplimiento.
Ellas son:
• Cuando crece la comunidad aumenta la diversidad de las nece-
sidades de información.
• A mayor diversidad de las necesidades de información crece la
necesidad de incrementar los programas cooperativos.
• Una biblioteca nunca será capaz de satisfacer todas las necesidades
de fuentes de un solo tipo de lector en su comunidad.
El análisis de las leyes demuestra una vez más la participación de los
usuarios con sus necesidades de información en los programas de
desarrollo de colecciones y la necesidad del trabajo cooperativo para
lograr mayores resultados en la satisfacción de los usuarios que se
atienden.
El proceso de desarrollo de colecciones está orientado al futuro de las
organizaciones de la información. Existen tendencias asociadas a las
proyecciones de trabajo de los profesionales que se desempeñan en
esta área del conocimiento. Las tendencias indican el futuro y sobre
ello se pronunció Cadavic al revisar a Evans.

1.3.1. Tendencias del desarrollo de colecciones


• Mayor enfoque práctico hacia el usuario que a los materiales. Se
desactiva el criterio de colección completa.
• Aplicación del Principio Just-on-line.
• Incremento de programas cooperativos.
• Necesidad de revalidar los contenidos para evaluar los criterios de
evaluación de fuentes de información ya standarizados.
El desarrollo de colecciones establece diferencias con la selección y ad-
quisición que están sujetas a la participación del usuario en el proceso.
Aunque el usuario siempre ha estado en el centro de atención de las
instituciones de información, el completamiento de la colección tam-
bién constituye una prioridad. Tan importante resulta satisfacer la ne-
cesidad del usuario como mostrar colecciones completas y
actualizadas, aunque después el índice de circulación de los docu-
mentos no justifique la gestión de adquisición.
Para el desarrollo de colecciones la prioridad es el usuario y sus nece-
sidades. La colección completa o parte de ella estará en la institución
únicamente cuando el usuario la necesite. El usuario determina cómo

11
y cuándo usar la colección y la institución contempla esos intereses
en el proceso de selección y adquisición.
Los avances en el campo de la información han traído consigo el surgi-
miento de nuevos soportes para registrar la información. El universo
de las fuentes de información ha crecido en la misma medida en que
han evolucionado las tecnologías de información, permitiendo que
las publicaciones impresas coexistan con las publicaciones electróni-
cas. Esta situación conlleva a replantear los criterios establecidos hasta
el momento para evaluar las fuentes de información.
Por otra parte, aparecen los programas cooperativos como la solu-
ción a la carencia de recursos financieros de las instituciones de in-
formación. La cooperación facilita la obtención de recursos de
información cuando las finanzas de las instituciones son reducidas.
La cooperación interbibliotecaria en el sentido actual, nace en los
años 60, en el momento en que se inician los primeros procesos de
automatización de bibliotecas. En los años 70 se persigue aprovechar
los recursos bibliográficos de las bibliotecas cooperantes y ahorrar
tiempo y dinero en el proceso de la catalogación. En la década si-
guiente las actividades de cooperación se centran en el aprovecha-
miento de la funcionalidad de los paquetes informáticos adquiridos
por las bibliotecas y en el intercambio de productos y experiencias.
Actualmente, se han introducido en la sociedad novedades tecnológi-
cas que repercuten directamente en el entorno bibliotecario y en su
manera de trabajar: aparición de las redes telemáticas, implantación
progresiva de Internet como red de redes. El concepto de biblioteca
evoluciona al tiempo que lo hace el de documento, las bibliotecas vir-
tuales hacen su aparición a mediados de los años 90 y en estos mo-
mentos están plenamente incorporadas a la realidad bibliotecaria. La
biblioteca alcanza una nueva función como proveedora de informa-
ción electrónica y el usuario de la biblioteca comienza a tomar parte
activa en el proceso informativo.
Meneses, G.17 también expone sus criterios en torno al futuro o ten-
dencias del desarrollo de colecciones. Para la autora es un proceso
activo, que implica la generación de nuevas ideas para adquirir la

Ob. Cit. (10), p. 10.


17

12
información en correspondencia con las necesidades informativas de
los usuarios. En este momento se constatan varias tendencias:
• Satisfacción de las necesidades de los usuarios: Es un aspecto
fundamental, es la razón de ser de cualquier unidad de informa-
ción. De ellos depende el desarrollo exitoso de una entidad de in-
formación. El desarrollo de colecciones como actividad inicial dentro
de las organizaciones de información debe estar basado en la tesis:
seleccionar y adquirir literatura que en primer lugar satisfaga las
necesidades de los usuarios.
• Utilización de intranet y nuevas tecnologías: La intranet se ha
convertido en una herramienta de trabajo importante, a ello han
contribuido de manera especial las nuevas tecnologías de la infor-
mación que han facilitado una generación de información rápida y
de fácil acceso. A través de la intranet la actividad del desarrollo de
colecciones se favorece, pues se apoya de manera directa en su
funcionamiento, un ejemplo fehaciente de su contribución a este
proceso puede ser la distribución mediante la red interna de las
nuevas adquisiciones de la institución o la recepción de aquellos
documentos que por su importancia los usuarios soliciten.
• Incrementar los planes de cooperación: El aumento de los planes
de cooperación son una vía esencial para la selección y adquisición
del material bibliográfico dentro de la biblioteca. El desarrollo de
colecciones depende de dichos planes pues el precio de la informa-
ción es cada vez más alto y la unión de varias entidades de infor-
mación puede suplir en gran medida este obstáculo. También
posibilitan el acceso a un volumen más amplio de información.
• Nuevas formas de presentación de la información: Al ser el de-
sarrollo de colecciones el proceso encargado del tratamiento del
acervo documental dentro de las bibliotecas, debe contemplar de
forma esencial todos los soportes de información existentes así como
las diferentes vías para su adquisición. Ya no solamente es el papel
el soporte por excelencia, los soportes electrónicos también están
desempeñando un papel fundamental dentro del mercado edito-
rial, por ende el desarrollo de colecciones debe estar preparado para
enfrentar estos retos.
• Aumentar los recursos tecnológicos y financieros: El desarrollo de
colecciones es directamente proporcional a los recursos de los que
se dispongan. Mientras mayor sea el presupuesto y el material
tecnológico asignados a la biblioteca para esta actividad, mayores

13
serán las posibilidades que tiene el bibliotecólogo de desarrollar las
colecciones de manera óptima.

1.3.1.1. La cooperación en el proceso de desarrollo de colecciones

La cooperación es una operación conjunta (co-operación) entre dos o


más unidades de información con el fin de compartir productos, re-
cursos y servicios. Es una tendencia del desarrollo de colecciones. La
ALA18 sitúa la cooperación bajo el epígrafe «uso en común de recur-
sos», y la define como el conjunto de actividades compartidas por un
grupo para mejorar servicios y reducir costos.
La cooperación también se define como:
• Mecanismo mediante el cual el grupo de bibliotecas comparten la
responsabilidad de adquirir, procesar y hacer accesible un conjun-
to definido de material bibliográfico.
• Mecanismo mediante el cual se expande el material disponible a la
vez que se reduce la duplicidad.
La cooperación se sustenta en las premisas siguientes:
• Aumento vertiginoso en la producción del material bibliográfico.
• Menor inversión para comprar información.
• Aumento del costo de los materiales.
• Aumento de la necesidad de espacio.
Y sólo es posible cuando:
• El material que se debe adquirir es muy costoso.
• Existe una estructura adecuada de acceso y entrega de informa-
ción entre los participantes.
• Existen beneficios mutuos para los interesados.
La cooperación encierra beneficios para las unidades de información.
A través de la cooperación se garantizan productos y servicios ajusta-
dos a los clientes; además se alcanza un mejor aprovechamiento de
las técnicas de la telecomunicación, se optimizan los recursos mate-
riales y humanos y se comparten experiencias valiosas.

ALA (American Library Association). Organización que agrupa a las asociaciones biblioteca-
18

rias en Estados Unidos.

14
Tipología de la cooperación en organizaciones de información:
• Acceso bibliográfico, se refiere a la posibilidad de compartir infor-
mación sobre los acervos de diferentes bibliotecas por medio de
sistemas automatizados e Internet.
• Préstamo interbibibliotecario, forma de cooperación distintiva y
de gran desarrollo en los últimos años, motivada por el incremento de
costes de las publicaciones periódicas y el cambio en la filosofía
de la biblioteca universitaria, orientada hacia el acceso al docu-
mento, y no a su simple propiedad. El éxito del préstamo interbiblio-
tecario depende de la elaboración de unos buenos catálogos colectivos.
• Catalogación automatizada, base del préstamo. Aúna esfuerzos
en la labor de procesamiento de la información. Reduce el tiempo
de las operaciones.
• Desarrollo de colecciones, es una actividad de gran peso y en la cual
se han obtenido resultados relevantes. En ocasiones pueden apare-
cer problemas asociados a la necesidad de establecer criterios equi-
tativos entre los participantes: problemas para anular subscripciones
y efectos disuasorios de los factores tiempo y espacio respecto del
uso de los materiales. Permite que las bibliotecas como grupo cuen-
ten con materiales sobre más áreas de conocimiento, así como mate-
riales más especializados. Sin embargo, no es tan fácil realizar con
éxito un proyecto cooperativo de desarrollo de colecciones, porque
pueden existir conflictos entre las necesidades de las bibliotecas
individuales y las necesidades del grupo.
Beneficios de la cooperación en el desarrollo de colecciones:
• Compras cooperativas. Reducción de los gastos por bibliotecas.
• Desarrollo cooperativo de colecciones.
• Creación de bibliotecas digitales.
• Maximización de acceso a las fuentes de información.
• Alcanzar los mejores precios posibles a través de las iniciativas de
compra.
• Adquirir la mayor cantidad de información y reducir la duplicación.
• Suscripciones cooperativas a revistas impresas y en línea.
• Desarrollo profesional y entrenamiento en esta área.
• Compartir inquietudes, experiencias y problemas, en cuanto a la
gestión de recursos de información y temas relacionados (retroali-
mentación).
• Estudio cooperativo del uso de las colecciones.

15
• Encarando este tipo de proyecto se pueden ofrecer servicios y pro-
ductos cooperativos mejorados.19
La meta de la cooperación en los programas de desarrollo de colec-
ciones es unir a los usuarios con la información y/o documentos que
necesiten. Las relaciones entre los participantes es un medio para
alcanzar ese fin.

1.3.2. Leyes para el desarrollo de colecciones


Las leyes fueron enunciadas por Evans20 y expresan que:
• Cuando crece la comunidad aumenta la diversidad de las nece-
sidades.
• A mayor diversidad de las necesidades, crece la necesidad de
incrementar programas cooperativos.
• Una biblioteca nunca será capaz de satisfacer todas las necesidades
de materiales de un solo tipo de lector de su comunidad.
El contenido de estas leyes identifican los postulados que orientan el
trabajo del área de desarrollo de colecciones e identifica a su principal
actor: el usuario.

1.4. Las políticas en el desarrollo de colecciones


Para lograr un desarrollo coherente de las colecciones en las institu-
ciones de información, es necesario disponer de una política que oriente
el curso de todos los procesos que encierra el esquema básico de de-
sarrollo de colecciones.
El concepto de política se aplica a todos los aspectos de la vida del
individuo y de la sociedad. El contenido de la política ha sido tratado
por varios autores, entre ellos Pauline Atherton y Victor Montviloff.

19
L. Coto y M. Gil: «Propuesta para la formación del consorcio de bibliotecas agropecuarias de
América Latina y el Caribe». Documento base para el taller de conformación del consorcio de
bibliotecas del sistema de información y documentación agropecuarias de América Latina y el
Caribe, 15-17 de febrero del 2000, Monterrey, México. http://orton.catie.ac.cr/consorcio/
consdb.htm (acesso 13 de febrero del 2002).
20
Ob. Cit. (4) p. 26.

16
Política: Formación o declaración general de intención que ayuda a
traducir los objetivos de los programas en realizaciones, suministrando
puntos administrativos para la toma de decisiones y sus ejecución.21
Política: Es una serie de principios y estrategias que orientan el curso
de una acción para alcanzar un objetivo determinado.22
La redacción de una política no es la simple enumeración de tareas
que se deben cumplir. Existen aspectos de suma importancia que ca-
racterizan las políticas como una herramienta de trabajo que contri-
buye a la realización con éxito de los objetivos planteados por la
institución:
• Son una descripción de lo que se intenta cumplir.
• Son un esfuerzo consciente por mejorar los servicios o programas
de la institución.
• Indican un cambio ordenado y razonado.
• Facilitan la toma de decisiones.
• Normalizan las actividades.
Las políticas pueden diferir de una organización a otra, en la medida
en que cada una tenga sus propias exigencias y prioridades. Además
se deben redactar de manera que «obliguen» y «faciliten». Obligar en
el sentido de que deben ser restrictivas, que no den margen al incum-
plimiento y facilitar en la medida de que dentro de ese margen prede-
terminado, puedan tener varias opciones y se les permitan tomar sus
propias decisiones. Siempre adecuándolas a los intereses para los cuales
se confeccionó dicha política. Las políticas son coordinadoras de las
actividades en diversas unidades, a decir de Atherton, son un factor
esencial de eficiencia en las operaciones.
Otro elemento esencial en la elaboración de una política es el respon-
sable, la persona u organismo encargado de hacerla y aplicarla. El
designado debe conocer el sistema para el cual va a diseñar la política
y establecer aspectos para su posterior evaluación.
Las políticas para el desarrollo de colecciones se incluyen dentro de
los objetivos y el alcance de una política nacional de información, al
considerar que una política nacional de información es una estrategia

P. Atherton: Manual para sistemas y servicios de información, París: UNESCO, 1978. p. 53.
21

V. Montviloff: Políticas nacionales de información. Manual para la formulación, aproba-


22

ción, ejecución y funcionamiento de una política nacional de información, PGI, UNISIST,


UNESCO, París, 1990, p. 8.

17
que se establece para el buen uso de sistemas, recursos y servicios
de información dentro del país. Incluye además métodos y líneas
de trabajo.
Modesto Zaldívar23 propone que las políticas de información deben
permitir:
• Fomentar el nivel de conciencia con respecto a la utilidad y el valor
de la información en cualquier sector.
• Fortalecer el papel de las organizaciones dedicadas al sector.
• Incrementar el papel de los recursos humanos.
• Mejorar la calidad y cantidad de los servicios e introducir otros
nuevos.
• Fortaler y satisfacer las necesidades de información.
• Fomentar la utilización de redes.
• Crear bases para el desarrollo de una industria de la información.
• Desarrollar programas de educación de usuarios.
Las políticas nacionales de información aseguran la ejecución y fun-
cionamiento armoniosos de los recursos, servicios y sistemas de
información, por ejemplo, el acceso puntual a la información, perti-
nente para las diversas necesidades de los diversos usuarios de toda
sociedad, la coordinación y compatibilidad del sistema global na-
cional de información.
Las políticas en el desarrollo de colecciones son decisivas por las difi-
cultades que existen para la obtención de nuevos recursos para el
aseguramiento informativo de los usuarios. Es importante optimizar
los recursos disponibles y buscar racionalidad y mayor cobertura in-
formativa.
En Cuba el análisis de las cuestiones políticas para el desarrollo de
colecciones ha sido tratado desde el Primer Seminario sobre Política
Nacional de Información. En él se realizaron declaraciones para el
mejoramiento de la calidad de los productos y servicios de informa-
ción, así como para la estimulación de una industria de la información.
Los problemas concernientes al desarrollo de colecciones se trataron
dentro del tema de recursos de información.

M. Zaldívar: «Importancia de una política nacional de información». Ciencias de la Informa-


23

ción, vol. 23, no. 1, mar. 1992, p. 18.

18
El Comité de Desarrollo de Colecciones de la American Library Asso-
ciation (ALA) plantea que una política de desarrollo de colecciones
debe ser un instrumento que:24
1. Capacite a los sectores para trabajar con mayor consistencia en el
logro de metas definidas.
2. Informe a los usuarios, administradores y directivos sobre el al-
cance y la naturaleza de las colecciones existentes, y sobre los pla-
nes para un continuo desarrollo de los recursos.
3. Suministre información que contribuya al proceso de asignación
de fondos presupuestarios.
4. Permita la comparación con otras instituciones por lo que es nece-
sario que se planteen políticas lo suficientemente normalizadas.
El contenido de una política de desarrollo de colecciones establece
diferencias según el tipo de institución de información que se trate.
Para definir una política de desarrollo de colecciones se toman en cuen-
ta aspectos que caracterizan el funcionamiento de la institución de
información tales como: tipo de usuario y objetivos de trabajo. A par-
tir de esta delimitación se establecen diferencias y/o semejanzas entre
las políticas para el desarrollo de colecciones de bibliotecas universi-
tarias, públicas, escolares, especializadas, nacionales, etcétera.
No obstante, aun cuando se considera que cada tipo de institución
deberá tener sus propias políticas, existen algunos referentes en la
literatura especializada que pueden consultarse en el momento de su
definición. Entre ellos se aprecian los criterios emitidos por la ALA y
los expuestos por Pauline Atherton en su libro Manual de sistemas y
servicios de información.

1.4.1. Formulación de políticas para el desarrollo de colecciones


Pauline Atherton, incluye a las políticas de desarrollo de colecciones
dentro de las políticas del área de servicios, bajo la denominación de
colecciones de documentos. Su contenido recoge los aspectos siguientes:
Colecciones de documentos
• Límite, profundidad y organización de la colección.
• Tipología de documentos que se deben suministrar y conservar.

H.Poveda: «Guía para la formulación de políticas de desarrollo de colecciones». Revista AIBDA,


24

1981, 2(1), p. 40.

19
• Responsabilidad acerca de la toma de decisión en la selección.
• Participación de los usuarios en la selección de los documentos.
• Relación de la colección acorde a los programas de investigación
en la institución.
• Difusión de las políticas de adquisición.
La American Library Association, ofrece una propuesta que de tres
niveles para la formulación de la política, que pueden ser utilizados
por las instituciones de información según convenga. Ningún nivel
excluye a otro.
1. Análisis de los objetivos institucionales.
• Comunidad que se debe atender.
• Alcance temático.
• Necesidades que se deben atender.
• Prioridades y limitaciones.
• Formato.
• Idiomas.
• Duplicación de materiales.
2. Análisis de los patrones de selección dentro de cada materia.
• Idioma.
• Período cronológico.
• Área geográfica.
• Formato.
• Responsable de la selección.
3. Análisis de los patrones de selección para constituir colecciones.
• Documentos periódicos.
• Microformas.
• Publicaciones gubernamentales.
• Manuscritos, etcétera.
En el tema de políticas para el desarrollo de colecciones existen ejem-
plos en que no se alude al proceso en su conjunto, sino que sólo se
atiende a la selección y adquisición, como exponentes clásicos del pro-
ceso. En ocasiones la definición de una política para el desarrollo de
colecciones es tratada como política de adquisiciones y en ella se re-
sume todo el trabajo del proceso, incluyendo también a la selección.
Esto responde a la propia diferenciación que se establece entre los
conceptos de selección y adquisición con desarrollo de colecciones.
Son muchos los ejemplos en la literatura impresa y/o electrónica rela-
cionados con el desarrollo de políticas que orientan la selección y la

20
adquisición de información en las instituciones de información. Sin
embargo, aunque en ocasiones las propuestas de políticas puedan
resultar diferentes, existe una máxima aceptada, la necesidad de con-
tar con ellas para ganar más eficiencia en este trabajo.
Para ejemplificar la formulación de políticas en el desarrollo de colec-
ciones se analiza la propuesta desarrollada para el Sistema de Biblio-
tecas de la Universidad de Antioquia, Medellín. 25
La colección de una unidad de información es un organismo vivo y
debe, por lo tanto, cambiar continuamente como varían los objetivos
que la orientan, las técnicas de organización y los usuarios que la
caracterizan.
Desarrollar colecciones es mantener la revisión continua, encamina-
da a incorporar las nuevas publicaciones, a cubrir los vacíos existen-
tes, a desechar lo viejo y obsoleto, y a prestar nuevos servicios,
acomodándose a las demandas y requerimientos de los lectores.
En ese contexto, la colección de la biblioteca debe formarse y desarrollarse
con el objetivo básico de satisfacer las necesidades de información de
la comunidad, para así proveer un servicio más eficiente.
Propuesta de la política del desarrollo de colecciones del Sistemas
de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia.
Áreas del conocimiento
Las áreas del conocimiento se desarrollan de acuerdo con los diver-
sos programas que ofrece la universidad en cada una de sus modali-
dades y que son objeto de estudio, investigación y extensión.
Para ello se toma como base el diseño curricular y más concretamente
el plan de estudios que especifica cada una de las asignaturas. En
especial se tratará de cubrir la bibliografía indicada en los diversos
programas de dichas asignaturas.
Idioma
Se seleccionará preferentemente obras publicadas en español e inglés.
En las áreas de ciencias sociales, humanidades y literatura, se procurará

Teresita Mondragón Jaramillo y Martha Alicia Pérez Gómez: Políticas de desarrollo de colec-
25

ciones: un modelo para bibliotecas académicas basado en el Sistema de Bibliotecas de la


Universidad de Antioquia, Universidad de Antioquia, Medellín, 2000, p. 91.

21
adquirir obras en español, no así en las áreas de ciencia y tecnología,
en las que predominan los textos en inglés.
Los materiales publicados en idiomas diferentes del español y del
inglés, sólo se adquirirán cuando existan justificaciones: que sea el
idioma predominante en la literatura de una determinada especiali-
dad, que las traducciones sean deficientes o que la información sólo
se encuentre disponible en idiomas distintos, como francés, portu-
gués, alemán, italiano, etc. En las demás lenguas se adquirirán
únicamente materiales para su aprendizaje.
Área geográfica
En la biblioteca se adquirirán obras publicadas en cualquier lugar del
mundo, cuyo alcance, calidad, idioma y demás criterios de valoración
respondan a las necesidades de los usuarios. Se hará énfasis en obras
cuyo tema sea América Latina, Colombia o Antioquia porque son obras
que permiten tener un mayor conocimiento sobre nuestro entorno.
Fecha de publicación
En las áreas de ciencia y tecnología se seleccionarán, preferentemente,
obras publicadas en los últimos cinco años. Sólo se adquirirán las
publicadas en fechas anteriores a este período cuando sean obras clá-
sicas del tema o hayan sido evaluadas y recomendadas por expertos
en la materia.
Los materiales de las áreas sociales y humanas se regirán por esta
misma norma en las disciplinas que lo requieran, como economía,
estadística, geografía y legislación, exceptuando áreas como literatu-
ra, historia, biografías, filosofía y arte, entre otras, en las cuales la
fecha no será factor decisivo, pues su contenido, a pesar de la anti-
güedad, puede conservar validez y actualidad.
Ediciones piratas y fotocopias
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad no adquirirá ediciones
piratas, por atentar contra las leyes de derecho de autor. Como nor-
ma general, tampoco se adquirirán fotocopias, excepto que la obra
esté agotada totalmente en el mercado nacional e internacional, y sea
de vital importancia para el desarrollo de los programas curriculares,
o se reciban por donación.
Número de ejemplares
De publicaciones seriadas, revistas, periódicos, etc. se adquirirá sola-
mente un ejemplar; en caso de recibir por canje o donación copias

22
adicionales, se conservará hasta una segunda o tercera, en concor-
dancia con su interés y demanda.
El número de copias para materiales no seriados: libros, audiovisua-
les, folletos, se adquirirá según el interés y la demanda, de acuerdo
con los programas académicos (textos guía de una asignatura, que se
utilicen en diversos cursos) y usuarios reales y potenciales, sin exce-
der, como norma general, un número de diez ejemplares. Se excep-
túan obras de referencia en varios volúmenes y de excesivo costo, como
las enciclopedias e historias de disciplinas, entre otras, de las cuales
se adquirirá sólo un ejemplar.
Casos especiales
Reposición: La reposición de materiales extraviados se debe hacer, en
lo posible, con el mismo título. En caso de no encontrarse en el merca-
do, se hará con el pago en dinero, mediante avalúo previo hecho por
la biblioteca. No se reciben fotocopias ni ediciones piratas.

23
Capítulo II
Las colecciones en las organizaciones de información

El tratamiento y organización de las colecciones es un aspecto impres-


cindible a tomar en cuenta en el proceso de desarrollo de colecciones.
Todo lo que se hace en desarrollo de colecciones tiene como base el
mejoramiento de la colección. Las colecciones hacen posible la satis-
facción del usuario, de ahí la necesidad de atender correctamente su
creación, organización y evaluación.
En el estudio de las colecciones es necesario hacer distinciones entre
los conceptos de colección, fuente de información y fondo de informa-
ción. Todo el estudio parte de la propia definición de documento.
El concepto de documento como objeto de diversos debates ha sido
definido mediante múltiples acepciones. Otlet clasifica los documentos
en cinco grupos:
• Bibliográficos propiamente dichos: libros, folletos, etcétera.
• Gráficos: grabados, mapas, etcétera.
• Documentos sustituidos de los anteriores: diapositivas, películas,
discos, etcétera.
• Documentos que son el resultado del registro, bajo cualquier forma,
correspondencia, notas, informes, actas, etcétera.
• Todos aquellos que reproducen un original para utilizarlos como
pruebas de una demostración.
Buckland analiza el concepto de documento en su estudio What is a
document? refiriéndose a puntos de vista de diferentes autores sobre
el concepto entre los que se destaca S. R. Ranganathan. Molina Piñeiro
en su trabajo Propuesta de normalización de la catalogación docu-
mental automatizada para la red de bibliotecas de la Universidad de

25
La Habana aborda a Buckland a través del análisis del concepto do-
cumento, desarrollado por el Instituto Internacional para la Coope-
ración Intelectual, agencia de la Liga de las Naciones, en colaboración
con Union Français des Organismes de Documentation, donde se plan-
tea que documento es todo aquel material, susceptible de ser utilizado
para consultar o como autoridad. Ejemplos: manuscritos, material
impreso, ilustraciones, diagramas, muestras museables, etcétera.
De la interpretación de los autores citados y otros estudiados, se con-
cluye que documento es un soporte en el cual se registra información.
Permite transmitir conocimientos, ideas y pueden ser considerados
como fuente material de la memoria y el saber de la humanidad. En el
análisis del concepto se destaca la propuesta que realiza López Yepes
cuando define el documento como «la materia prima de la informa-
ción y soporte físico cargado de un mensaje cuya transformación se
va operando en función de las necesidades informativas del usuario
bajo los efectos de la aplicación de las técnicas documentarias».26
Todos los criterios abordan desde ópticas diferentes la importancia
del documento y su papel en la transmisión de información y de saber
acumulado por la humanidad. El concepto documento sirve de base
al concepto fuente de información.

2.1. Fuentes, colecciones y fondos de información


en las organizaciones de información
Fuente, del latín fontem, posee numerosos significados. El Diccionario
de la Real Academia Española en su acepción diez propone: «Docu-
mento, obra o materiales que sirven de información o de inspiración a
un autor».27 Cruz Paz y García Suárez por su parte consideran que
fuente de información es «todo objeto o sujeto que genere, contenga,
suministre o transfiera información».28

26
José López Yepes: «Sociedad de la información e información digital», en Susana Sander: La
sociedad del conocimiento en Paul Otlet: un proyecto» comteano, Investigación biblioteco-
lógica, México, D.F.16(32), ene/jun 2002, 26-40 [en linea] [disponible en :] URL: http//
www.ejournal.UNAM.mx/ibiblio/vol16-32/pdf. (consultado 26-10-2003).
27
––––––––: «Las bases de datos históricas», Anales de la Documentación (Murcia) 1: 99-124,
1998. [en línea] [disponible en: ] URL http: http://www.um.es/fccd/anales/ad01/ad0107.html
[consultado 23-09-2003].
28
A. Cruz-Paz y V.M. García: Fuentes de información: documentales y no documentales, La
Habana, 19?, p. 5.

26
Esta definición fue propuesta por el doctor Melvin Morales Morejón
como resultado de sus estudios en torno a las fuentes de información.
Con ella se apoyan definiciones expuestas por eminentes profesores
rusos considerados clásicos en los estudios de bibliotecología.
Las fuentes de información conforman un gran universo y tal como
expresan Cruz-Paz y García Suárez se conciben por la información
que generen, contengan, suministren o transmitan. Las fuentes de
información se encuentran en todas las organizaciones clasificadas
bajo criterios diferentes. El tipo de información que ofrece una fuente
hace posible su clasificación.
El criterio más empleado para clasificar las fuentes de información
está dado por la procedencia de la información, es decir, de su origen.
Las fuentes de información pueden agruparse en: personales, institu-
cionales y documentales. Las personales recogen información sobre
ellas mismas, se refieren a personas o grupos de personas entre las
que existe una relación. Esta información se trasmite en forma oral,
aunque posteriormente puede formar parte de un documento.
El intercambio de información entre las personas encierra altos valores.
Los espacios más idóneos para intercambiar resultan los eventos y
las asociaciones profesionales, destacándose además los llamados
colegios invisibles, por las informaciones de interés que generan para
investigadores y profesionales de una determinada actividad.
Las fuentes institucionales son aquellas que proporcionan una infor-
mación de o sobre una institución y puede ser de dos tipos: directa o
indirecta. En el primer caso, se refiere a la propia organización y el
acceso se realiza directamente o través de otro tipo de documento,
como son guías o directorios, o cualquier otra fuente generada por la
propia institución como pueden ser las publicaciones que en ella se
originan. En el segundo se incluyen aquellas que proporcionan infor-
mación sobre sí mismas o sobre otras. Dentro de este grupo se en-
cuentran las organizaciones de información, ellas proporcionan
información sobre ellas mismas (organización, funcionamiento, fon-
dos, actividades, etc.) o sobre otras fuentes a través de sus funciones
referenciales.
Las fuentes de información documental proporcionan información a
partir o sobre un documento, utilizando este como soporte. Pueden
tipificarse por su naturaleza (papel, formato electrónico, magnético,
etc.) o por su contenido (primarias, secundarias, terciarias).

27
Las fuentes documentales primarias trasmiten información original,
de primera mano, en su estado original. Las secundarias contienen
información referencial a las fuentes primarias y las terciarias son las
que contienen información de las secundarias. Las fuentes de infor-
mación se pueden clasificar según la representación siguiente.

Esquema de clasificación de las fuentes de información


Fuentes de información documentales
Primarias publicadas Primarias no publicadas
Libros Manuscritos
Folletos Tesis
Videos Obras de arte
Grabaciones
Seriadas
Patentes
Secundarias publicadas Secundarias no publicadas
Catálogos impresos Modelos de búsqueda
Información señal Catálogos
Ficheros

Fuentes de información no documentales


Institucionales Impersonales Personales
Universidades Equipos Científicos
Museos Sustancias Catedráticos
Archivos Flora y fauna Tecnólogos
Bibliotecas Directivos
Las fuentes de información son parte de bibliotecas, centros de infor-
mación y/o documentación y de los archivos. Los objetivos de cada
institución de información deciden la tipología de fuentes de informa-
ción que requieren para alcanzar la satisfacción de los usuarios. Las
fuentes de información identifican o caracterizan a una entidad de
información o a una colección. Ejemplo: fotografías (fototecas), vi-
deos (videotecas), entre otros.

28
Si bien todas las organizaciones de información mantienen semejan-
zas entre sí, el archivo por sus objetivos y funciones establece diferen-
cias con el resto. Los archivos atesoran variedad de fuentes de
información al igual que las bibliotecas, centros de documentación e
información, pero con diferencias en el tratamiento y organización de
su información.
Un archivo está constituido por uno o más conjuntos de documentos,
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que
los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Hablar de archivos obliga a revisar la génesis del concepto de docu-
mento de archivo, quien resulta la fuente de información que marca la
diferencia con el resto de las organizaciones. Según el Diccionario de
terminología archivística se entiende por documento de archivo la
combinación de un soporte y la información registrada en él, que pue-
de ser utilizado como prueba o para consulta. Autores que han estu-
diado y analizado la definición de documento de archivo destacan
como constantes las definiciones siguientes:29
1. Contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y
fecha.
2. Ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o
transacciones de negocios por una institución o persona.
3. Se conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestión.
4. Puede considerar cualquier tipo de soporte.
5. El valor testimonial o probatorio del documento puede resultar una
particularidad diferencial.
Por su parte Schellenberg30 figura imprescindible en los estudios archi-
vísticos indica ciertos elementos diferenciadores del documento de
archivo con el documento en sentido general. Ellos son:
• El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el
paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas).

29
José López Yepes: Manual de información y documentación, Ediciones Pirámide, S.A, Ma-
drid, 1996, p. 144.
30
T.R. Schellenberg: The management of archives, Columbia University Press, Nueva York,
1965, p. 66.

29
• La génesis: se producen dentro de un proceso natural de activi-
dad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor,
no son algo ajeno a él.
• La exclusividad: la información que contienen rara vez se encuentra
en otro documento con idéntica extensión en intensidad, es exclusiva.
• La interrelación: como principio general las piezas aisladas (docu-
mentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de
ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archi-
vística o expediente) y por la relaciones establecidas entre sí.
Del concepto de fuente se deriva el concepto de colección, al decir de
Setién,31 colección es «la agrupación de documentos en un sistema de
información atendiendo a su temática, características del portador o
por algún otro criterio determinado». Las diferentes colecciones que
existen en un sistema de información guardan afinidad entre sí, ya
que han sido agrupadas para que se complementen y de esta forma la
institución de información pueda cumplir sus objetivos.
Las colecciones de información forman parte de las instituciones de
información de diversas formas. Como consecuencia de los diferen-
tes criterios de agrupación de las fuentes de información, es muy po-
sible identificar colecciones en que el portador o el soporte indique la
forma de agrupación, tal es el caso de las colecciones de libros, revis-
tas, videos, patentes, bases de datos, obras de referencia, etc. Tam-
bién es posible establecer colecciones bajo un criterio de agrupación
por temática, ejemplo la colección de trabajos de Martí o la colección
de documentos de historia de Cuba.
Las colecciones al igual que las fuentes de información pueden tipifi-
carse y diferenciarse entre sí. Las colecciones pueden ser primarias y
secundarias. En las primarias clasifican los libros, revistas, videos,
patentes, es decir, aquellas fuentes identificadas como primarias. Las
colecciones secundarias incluyen a las fuentes secundarias, como, en-
ciclopedias, anuarios, catálogos, etcétera.
La suma de colecciones (primarias y secundarias) conforma el fondo
de información de la institución de información. Al respecto Delgado
Torres32 plantea que fondo es el «conjunto de colecciones organizadas

E. Setién: Servicios de información, Ed. Pueblo y Educación, La Habana, 1983, p. 20.


31

D. Delgado, N. Delgado y S. Gorbea: Principios, teoría y método del aseguramiento infor-


32

mativo y de referencia (Apuntes), Departamento de Información Científico Técnica, La


Habana, 1985, p. 48.

30
de documentos primarios y secundarios que se destinan al almacena-
miento y recuperación de la información y responden a las necesida-
des informativas reales de los usuarios, a quienes se les brindan los
servicios de información».
El fondo de información de una institución puede ser pasivo o activo.
En el fondo pasivo se encuentran la mayoría de las colecciones,
generalmente se identifica con los almacenes o depósitos donde se
almacenan los documentos. El fondo activo lo conforman el conjunto
de catálogos impresos o en versión electrónica de la organización de
la información.
Las peculiaridades de las distintas instituciones de información inci-
den en las características de sus fondos. Ello muestra la relación que
se establece entre el usuario, el fondo con sus colecciones y las institu-
ciones de información. En las características de los fondos de infor-
mación intervienen los objetivos de las instituciones de información y
las necesidades de sus usuarios. Estos componentes conforman una
tríada de obligatorio cumplimiento.
Los conceptos de fondo y colección en archivos difieren del resto de
las organizaciones de información. Se parte del principio de proce-
dencia del documento, el cual decide su futura ubicación en la institu-
ción. «Un documento de archivo debe estar situado en el fondo
documental del que procede y dentro de ese fondo en su lugar de ori-
gen».33 El principio de procedencia del documento indica:
• El respeto a la procedencia del fondo documental.
• El respeto a la estructura original del fondo y al orden natural de
los documentos.
Los archivos organizan sus documentos a partir de tres categorías:
fondo, sección, serie.
Fondo: La totalidad de los documentos producidos y recibidos por
una institución en virtud de sus funciones.
Sección: Estructuras orgánicas y funciones.
Serie: Documentos producidos por un mismo sujeto en virtud de una
función.

Elsevier’s Lexicon of Archival Terminology, Elsevier Amsterdam, London, New York, 1964,
33

p. 212.

31
El sistema de clasificación de un fondo de archivo debe basarse en su
organización original, a la que en esencia corresponde la organiza-
ción del órgano administrativo que lo produjo. Esta regla es conside-
rada como la más importante de todas las establecidas en el trabajo
de organización de los documentos de archivos.
Independientemente del tipo de organización de información de que
se trate, siempre se establece una relación entre fondo, usuario e ins-
titución. Esta relación garantiza la prestación de los servicios de in-
formación. El fondo con sus colecciones constituye la base material
para la entrega de ofertas de productos y servicios al usuario. La inte-
gración del usuario, con el fondo y sus servicios puede representarse
del modo siguiente:

USUARIO

INSTITUCIÓN
DE
INFORMACIÓN

FONDO SERVICIO

Fig 3. Integración del usuario, el fondo y los servicios en las organizaciones


de información.

2.2. Creación, organización y almacenamiento


de las colecciones en las organizaciones de información
El proceso de creación de las colecciones se establece a partir de dos
variantes fundamentales, 1) la institución de información existe, o
2) la institución es de nueva creación. En el primer caso, las coleccio-
nes de nueva creación formarían parte de las ya existentes y por ende
deben cumplir con todos los requisitos que satisfagan las necesida-
des de los usuarios y los objetivos de la institución.

32
Cuando la institución de información no existe, entonces el proceso
de creación de las colecciones se adiciona a todo el proceso de nueva
creación. En el surgimiento de una institución de información partici-
pan muchos factores que tienen funciones específicas y diferentes. La
creación de una institución de información considera los siguientes
momentos:
• Creación de la colección.
• Selección y/o adaptación de un local.
• Creación de almacenes y áreas de trabajo.
El proceso de creación de la colección se determina por el estudio de
necesidades de sus usuarios y el análisis de los objetivos institucionales.
Del mismo modo, la colección determina el tipo de ofertas y servicios
que ofrecerán en la institución de información por constituir su base
material. Se añade la selección de las tecnologías de información
y comunicación necesarias para apoyar las prestaciones de ofertas y
servicios sobre la base de las colecciones creadas.
Sin embargo, el proceso de creación de las colecciones precisa de otros
análisis y estudios que determinan la colección cualitativa y cuantitati-
vamente. En el aspecto cualitativo se proponen las acciones siguientes:
• Acudir a instituciones homólogas ya existentes.
• Revisar bibliografías autorizadas existentes en el tema que se necesita.
• Revisar directorios y listas especializados.
• Realizar estudios métricos en la temática que se estudia.
• Consultar expertos en la materia.
Para decidir el tamaño óptimo de la colección o lo que lo que es lo
mismo, determinar sus exigencias cuantitativas se deben revisar las
normas establecidas por organismos internacionales, que pautan la
cantidad de volúmenes por usuario en dependencia del tipo de insti-
tución de información que se trate. Las diferencias entre instituciones
de información en torno a sus colecciones incluye también los tipos de
colecciones que se atesorarán. Las normas cuantitativas marcan las
diferencias entre bibliotecas públicas, especializadas, nacionales, uni-
versitarias, etcétera.
Las colecciones creadas se organizan en el fondo siguiendo un orde-
namiento, que permite su posterior recuperación. El ordenamiento
básico de las colecciones puede ser: sistemático o consecutivo. Sin
embargo, en ocasiones se emplean otros tipos de ordenamiento como

33
son: el alfabético y el cronológico. Cada ordenamiento responde a un
tipo de colección y de institución de información.
El ordenamiento sistemático resulta el más clásico de todos y tiene
como base un sistema de clasificación, ejemplo Dewey o CDU. El con-
secutivo mantiene como regla el orden de llegada de los documentos
a la institución. Su descripción y representación nada tiene que ver
con un sistema clásico de clasificación. A continuación dos ejemplos
de ordenamiento de las colecciones:
Ejemplos de representación de un documento según diferentes orde-
namientos.

Ordenamiento sistemático Ordenamiento consecutivo


972.91 (Historia de Cuba) LT – 023/00
Gue (Autor: R. Guerra) Ej 1
H (Título: Historia) LT: Libro de Texto
00: año de entrada
Ej: cantidad de ejemplares

Las colecciones de documentos se almacenan en el fondo en su ta-


maño natural o reducido. Su ubicación en los estantes puede ser ver-
tical u horizontal dependiendo del tipo de documento que se trate.
Los libros se colocan en posición vertical, sin embargo, los mapas por
tener un tamaño mayor requieren de una colocación horizontal. Las
revistas requieren el empleo de cajuelas de cartón o plástico para evitar
el deterioro de su cubiertas o páginas, debido a su frágil presentación.
El almacenamiento de las colecciones en el fondo requiere de buenas
condiciones en los locales de almacenamiento para garantizar su lim-
pieza y conservación. Estas condiciones deben estar avaladas por es-
tudios de conservación, que indiquen la forma de limpiar, ventilar e
iluminar los locales con vistas a mantener el buen estado de salud de
las colecciones de las instituciones de información.

2.2.1. Creación y ordenamiento de los catálogos


Los catálogos como parte de las colecciones en una organización de
información, también están sujetos a un proceso de creación y orde-
namiento. La creación del sistema de catálogo está aparejado a la
propia creación de la colección, en tanto resultan el instrumento y/o

34
vía para poder acceder a los documentos que forman parte de las
colecciones. El ordenamiento de los catálogos puede ser: de autor, de
título, de materia y topográfico.
La organización de un archivo responde a una necesidad doble: pro-
porcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que
represente la naturaleza del organismo reflejado en él y facilitar la
localización conceptual de los documentos. Con esta definición se
permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los do-
cumentos, pero sin acceder físicamente a ellos.
Organizar un fondo de archivo consiste en dotarlo de una estructura
que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido
creados, de ahí la importancia de la procedencia del documento. Con
ello se facilita la localización de los documentos proporcionando a
través de su estructura organizativa la información suficiente para
orientar las búsquedas con acierto, exclusividad, sin ambigüedades,
es decir, cada una de las unidades archivísticas y cada una de las
series que lo integran, tiene asignada una ubicación conceptual y no
otra, de manera que facilite la interrogación al esquema organizativo
de un fondo documental, siguiendo un camino lógico y sin dar lugar a
ambigüedades.

2.3. El proceso de descarte o expurgo de las colecciones


en las organizaciones de información
Para mantener el equilibrio entre las colecciones primarias y secunda-
rias (catálogos) es necesario realizar sistemáticamente inventarios. El
inventario es una técnica o proceso que tiene como objetivo localizar
las coincidencias o no entre los documentos atesorados en el fondo
pasivo y el sistema de catálogo (fondo activo).
El inventario de las colecciones facilita:
• Reordenamiento de la colección.
• Limpieza de la colección.
• Organización de catálogos.
• Descarte de la colección.
• Equilibrio entre el fondo activo y pasivo.
• Mantenimiento de la colección.
Una de las tareas resultantes de la labor de inventario es el descarte o
expurgo, actividad muy necesaria en las instituciones, pero sin embargo,

35
no cuenta entre las que se realizan en forma sistemática. El descarte o
expurgo puede entenderse como la operación técnica de evaluación
crítica con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo
debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que
contribuye a mantener a esta en las mejores condiciones posibles.
La tarea del expurgo generalmente suele ser mal acogida. Existen una
serie de aspectos que influyen negativamente para su realización como
son las barreras psicológicas del personal que ha de llevarlo a cabo,
ya que la tarea del expurgo está muy ligada a los conceptos «des-
truir», «deshacerse» o «eliminar». También existen las barreras prác-
ticas dadas por la imposibilidad de contar con los recursos humanos
suficientes, la falta de tiempo, de dinero, espacio para el almacena-
miento, etcétera.
Sin embargo, el expurgo es la tarea que ayudará a que la organización
de la información mantenga viva la colección y que por ende el usuario
continúe satisfaciendo su necesidad de información. Sin dudas, para
dar cabida a una colección lo más actualizada posible, es necesario
que esta se esté renovando constantemente. Ello supone la entrada y
salida de obras.
Una vez que la organización decide emprender una tarea de expurgo
o descarte es fundamental establecer un plan en el que queden refle-
jados todos los pasos que se darán. Los autores María Rosa Velasco
Merino y Pepi Martín Gómez,34 en su trabajo «El expurgo, una tarea
más en la biblioteca» realizan la siguiente propuesta de plan de des-
carte para bibliotecas:
1. Análisis de la situación actual para iniciar una tarea de expurgo.
Antes de iniciar una tarea de expurgo o descarte es necesario analizar
la situación en la que se encuentra la institución y la colección. En el
análisis habría que tener en cuenta:
• Actualidad de la colección con la que contamos.
• Si nos permitiría un ahorro de espacio en las estanterías.
• Si favorecería y mejoraría el acceso a la información, el usuario ha
de llegar con facilidad a los volúmenes.

M.R. Velasco Merino y P. Martín Gómez: «El expurgo, una tarea más en la biblioteca», Portal
34

de recursos y servicios para bibliotecas y bibliotecarios, Disponible en: URL: http //:
www.absysnet.com (consultado 4/12/2003).

36
• Mejorando la imagen de la biblioteca, se detectará el material
dañado por el uso.
Otras razones de peso para iniciar la tarea pueden ser : el traslado de
la biblioteca a otro edificio o el inicio de un proceso de automatización
que obligue a poner al día el catálogo.
2. Objetivos que se persiguen.
Entre los objetivos que se desean alcanzar con el proyecto de descarte
están:
• Aislar el material obsoleto y/o desfasado.
• Ampliar espacios disponibles de almacenamiento, logrando mayor es-
pacio para las nuevas adquisiciones.
• Restaurar los fondos deteriorados.
• Reunir y organizar la colección para permitir al usuario ampliar su
formación cultural.
3. Medios con los que se dispone.
Una vez establecido el análisis y los objetivos, el paso siguiente es de-
terminar la posibilidad de llevar a cabo la tarea con los medios que se
dispone. Para ello se debe tener en cuenta:
• Disponer de suficiente personal: La tarea de expurgo puede llevar
un tiempo considerable y dependerá del fondo que se analizará,
por ello es conveniente establecer un grupo de trabajo y un calen-
dario e intentar iniciar esta tarea en meses en los que el nivel de
trabajo en la biblioteca sea menor.
• Contar con espacio de almacenamiento: Es necesario determinar
esta situación en caso de que haya que reubicar obras de la colección.
• Conocer de cuánto dinero se dispone: El proceso de descarte iden-
tificará un conjunto de obras que será necesario enviar a talleres
para su restauración y otras que por el propio deterioro del docu-
mento requerirán de una reposición.
• Saber los recursos bibliográficos con que se cuenta: Hay que apo-
yarse en un buen catálogo para la realización de esta tarea.
4. Determinación del fondo que será sometido a revisión.
5. Criterios generales para establecer si una obra será o no expurgada.
Trata de establecer los criterios por los que una obra será descartada
de la colección. Atiende a dos tipos de criterios fundamentalmente:
criterios objetivos y criterios subjetivos.

37
Criterios objetivos para ejecutar el descarte:
• Antigüedad/Obsolescencia: Determinar la obsolescencia de un
material va a depender de la disciplina de la que trate. Es aconse-
jable revisar las monografías con cinco años de antigüedad, la in-
formación científica y técnica suele tener mayor grado de
obsolescencia.
• Uso: La circulación de las obras son un claro indicador para el
descarte, una obra que no se haya prestado en los últimos cinco
años puede ser un referente claro para ser eliminada de la colección.
• Duplicidad de los documentos: Es necesario determinar en qué
caso se necesitan duplicidades y cuál será la cantidad por tipo de
documento.
• Estado físico: Determinación del estado de deterioro de la obra y
plantear su arreglo o sustitución.
• Redundancia en la información: Con la aparición de nuevos for-
matos de presentación existen muchas posibilidades de que esta
esté repetida en varios formatos, por ejemplo enciclopedias, bases
de datos etcétera.
Criterios subjetivos para ejecutar el descarte:
• Criterio del personal: Lo ideal sería contar con ayuda de un espe-
cialista en cada materia. Los conocimiento del profesional que se
desempeña en el área de Desarrollo de Colecciones ayudará mu-
cho en la tarea. Se recomienda asumir el descarte relacionando
especialistas de Desarrollo de Colecciones y del área de Prestación
de los Servicios. En caso de bibliotecas especializadas o universitarias
pueden recurrir a investigadores con experiencias y a profesores
universitarios.
6. Ejecución del plan de expurgo. Establecimiento de una metodolo-
gía de trabajo.
7. Destino de los fondos expurgados.
8. Conclusiones finales de la tarea de expurgo.

2.3.1. La tarea de expurgo en los archivos


Para los archivos, la tarea de expurgo cubre otras exigencias que parten
de la propia esencia del documento de archivo. La buena marcha de
un sistema de archivo está condicionada por la solución de un pro-
blema clave: adecuar el enorme volumen de documentos a los recur-
sos disponibles. Muchos autores hasta hace algún tiempo insistían

38
en conservarlo todo, así estuviese desorganizado con el fin de poder
legar a las futuras generaciones las fuentes de información.
Pero este deseo no es operativo ni económico, los recursos humanos y
materiales que la sociedad puede dedicar a la conservación son limi-
tados y muy inferiores a la capacidad de producir un documento de
archivo. Los modernos criterios que rigen el expurgo o descarte en los
archivos han sido enunciados especialmente por T.R. Schellenberg,
desde la archivística norteamericana.
Principios que rigen el expurgo en los archivos
Como resultado de los estudios y análisis realizados por Schellenberg
en torno a la actividad de expurgo, para su realización se derivan los
principios siguientes:
• Organicidad de los documentos: El expurgo se asocia al ciclo vital
del documento y a las fases del archivo. La combinación de ambos
elementos hacen posible que el expurgo gobierne o esté presente en
la totalidad del ciclo de vida de los documentos, fijando para cada
serie documental la duración de la conservación en su administra-
ción de origen y su transferencia a un archivo intermedio, donde
son destruidos o transferidos parcial o íntegramente a los archivos
históricos para su conservación definitiva.
• Inalienabilidad de la documentación pública: La eliminación de la
documentación pública está sujeta a determinados requisitos lega-
les orientados a garantizar la conservación de los documentos cons-
titutivos del patrimonio histórico. Se observan diferencias en cuanto
al tratamiento que se le realiza a una documentación privada frente
a una documentación pública. Las repercusiones por la destruc-
ción de una documentación privada en forma negligente sólo
recaen en el interesado, sin embargo, en caso de los documentos
públicos las consecuencias van más allá, desde el punto que pue-
den recoger derechos y deberes del Estado y los ciudadanos.
• El documento de archivo no es un fin en sí mismo: Los documen-
tos de archivos no necesariamente forman parte de los archivos
indeterminadamente. Una vez, que la finalidad asociada con el ca-
rácter administrativo-legal del documento se pierde y que no existe
la posibilidad de transmutarse en utilidad histórico-cultural, no se
justifican los costos de su conservación y entonces es eliminado.
• Conservar para informar: Este principio no justifica la acumula-
ción de todos los documentos en cualquier modo y condición dentro
de los archivos, sino de modo y manera que la documentación esté

39
organizada y en servicio, sea comunicable y ofrezca interés. Se con-
serva para informar, de ahí la necesidad de evaluar la cantidad y
calidad de los documentos de archivos para decidir sobre su destino.
En la realización de la tarea de expurgo en las organizaciones archi-
vísticas, es preciso resolver los siguientes procesos: valoración, selec-
ción y eliminación. Su determinación permitirá llevar a feliz término
el proceso en su conjunto.
Valoración: Es la etapa destinada para descubrir y apreciar los valo-
res inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe
hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la docu-
mentación de una entidad y no sobre una base parcial. Para ellos son
importantes las relaciones establecidas entre las series y ello requiere
el estudio de una por una, determinado su origen funcional, el valor
que tienen para la entidad que los crea, el que puedan ofrecer para su
propia historia, para la investigación y para la difusión, etc. Se trata
de apreciar el valor de los documentos para elegir su destino.
Selección: Tarea por la cual se determina el destino de los documentos
a partir de su valor para establecer su conservación o destrucción. La
selección se produce en dos etapas, una de carácter y otra práctica.
En la primera se parte de los valores identificados para decidir y esta-
blecer los plazos y las modalidades de selección para cada serie, en la
segunda se actúa directamente sobre las series aplicando el método
de selección apropiado para el caso.
Eliminación: Procedimiento por el cual los documentos son destrui-
dos. Es responsabilidad del archivo intermedio de ejecutar la tarea.
En muchas ocasiones el destino de los documentos descartados es
servir como papel para reciclar. Se estima también la posibilidad de
cremar o triturar para evitar usos indebidos de la documentación
descartada.
Concluidos los trabajos de descarte o expurgo, las organizaciones
deben evaluar los resultados a fin de determinar si se cumplieron los
objetivos establecidos. Para ello deberán analizarse aspectos asocia-
dos con el mejoramiento de la organización.
Se trata de analizar si el descarte es un práctica saludable que permi-
te mantener las colecciones de documentos en estrecha relación con
la demanda de los usuarios de la organización. Es importante velar
por garantizar sumo cuidado en la realización del proceso y conse-
guir con ello beneficios para la institución y sus usuarios.

40
2.4. Estudio y evaluación técnica de las colecciones
Para mantener colecciones idóneas en las organizaciones de informa-
ción es necesario realizar estudios y/o evaluaciones periódicas que
avalen su calidad y por ende su permanencia en el fondo. Los profe-
sionales que se desempeñan en el área de Desarrollo de Colecciones
podrán realizar un estudio o una evaluación de su colección según
convenga. La realización de un estudio no limita la posibilidad de rea-
lizar una evaluación, y viceversa, la decisión de uno, otro o ambos
estará en dependencia del objetivo que se pretenda alcanzar.
El estudio de una colección es una aproximación fotográfica del fondo
o de la colección en términos cuantitativos y/o cualitativos. Sus resul-
tados son muy útiles en el proceso de descarte de las colecciones. Con
el estudio de la colección el profesional encargado establece las mag-
nitudes y se familiariza con las obras que integran la colección y su
grado de utilización. Para ello se recurre a tres métodos:
• Cuantitativos: Análisis estadístico de los datos que se desean
investigar: magnitud del fondo, distribución por ramas del conoci-
miento, frecuencia de uso, frecuencia de circulación, etcétera.
• Cualitativos: Completamiento del fondo por ramas del conocimiento,
por año, por ediciones, autores, idiomas, etcétera.
• Sociológicos: Aunque no resultan los más comunes, ofrecen infor-
mación acerca del mal uso de las colecciones, las necesidades de
los usuarios, sus actitudes y preferencias hacia los documentos.
La evaluación por su parte se realiza en dos direcciones: técnica y eco-
nómica y en ella se incluyen tanto las colecciones primarias que confor-
man el fondo de información de la entidad como su sistema de
catálogos. Para estudiar el tema de evaluación de las colecciones
se utilizan dos argumentos: los propuestos para evaluar un Sistema
de Almacenamiento y Recuperación de la Información (SARI) y los
enunciados por F.W. Lancaster, en su libro Evaluación y medición de
los servicios bibliotecarios.
Ambos determinan el cumplimiento de los objetivos que sirvieron para
la creación de las colecciones. Se comprueba, si existe corresponden-
cia entre las colecciones que se atesoran en las instituciones de infor-
mación y la satisfacción de las necesidades de los usuarios. La
realización de un proceso de evaluación puede tener como anteceden-
te el estudio de la colección. Ello ayuda a tener un conocimiento pre-
vio de la colección y contribuye a la obtención de resultados mucho
más objetivos.

41
2.4.1. Evaluación técnica de las colecciones según un SARI
Un SARI se define como un sistema de almacenamiento y recupera-
ción de la información. En él ocurren diferentes procesos que garanti-
zan la entrega de un producto o servicio a los usuarios sobre la base
de la correspondencia entre el Modelo de Búsqueda (MB) y la Pres-
cripción de Búsqueda (PB).
Según Kantor35 la evaluación de un SARI debe dirigirse hacia los ele-
mentos siguientes:
• Disponibilidad.
• Accesibilidad.
• Costos.
• Cantidades.
• Cubrimiento.
• Documentos recuperados.
• Conjunto de documentos relevantes a una solicitud recupe-
rados o no.
La revisión de estos elementos indica la relación de algunos de ellos
con las colecciones. El resto, son indicadores asociados directamente
con la prestación de los servicios en las organizaciones de información.
Los criterios que se ajustan a la evaluación de las colecciones son:
1. Cubrimiento: Medida en que la composición temática, idiomática,
por fecha de publicación ofrece una cobertura total o parcial para
satisfacer las necesidades de los usuarios.
2. Cantidades: Cumple con axioma, a mayor cantidad de documentos
existe mayor probabilidad de satisfacer las necesidades del usuario.
3. Accesibilidad: Facilidad o dificultad para utilizar las colecciones
que se encuentran en el fondo. La accesibilidad puede ser física o
intelectual. En el primero de los casos se ajusta a la localización
física de la colección, en tanto la segunda tiene que ver con los
resultados de procesamiento del documento que facilitan o entor-
pecen la recuperación del documento.
4. Disponibilidad: Capacidad que tiene la institución para propor-
cionar los documentos solicitados. Tiene que ver con la cantidad
de ejemplares que se tienen de cada documento.

P. Kantor: «Evaluation and feedback in information storage and retrieval systems», en Annual
35

review information science and technology, New York, 1982, vol. 17.

42
2.4.2. Evaluación técnica de las colecciones según Lancaster
Lancaster en su obra considera los indicadores anteriores y propone
los siguientes para evaluar las colecciones:
• Tamaño absoluto de la colección: Tiene que ver con las normas
cuantitativas revisadas en el momento de creación de la colección.
Aquí se verifica el número de volúmenes disponibles para cumplir
los objetivos de la organización. Este indicador resulta muy impor-
tante, pues cuanto mayor sea el fondo más probabilidades habrá
de lograr satisfacer las necesidades del usuario.
• Tamaño por diversas categorías: Este indicador también evalúa la
cantidad de documentos disponibles en el fondo, sólo que los rela-
ciona por tipo de documento o temática. Al igual que en el caso
anterior los criterios de base para la evaluación resultan las nor-
mas establecidas por organismos internacionales para organiza-
ciones de información, en especial las bibliotecas.
• Tamaño del fondo en relación con otras variables: Para evaluar
este indicador pueden servir otros indicadores relacionados con la
circulación de documentos y con el crecimiento de los volúmenes
de documentos en el fondo. Estas variables resultan las más uti-
lizadas en las instituciones de información en el momento de la
evaluación.
Índice de circulación: Medida que analiza la relación existente entre el
tamaño absoluto del fondo y el volumen de su circulación. La fórmula
matemática que expresa esta relación es la siguiente:
(E)=B/D
B= índice de documentos prestados por usuario en un período de
tiempo (cantidad de préstamos/cantidad de usuarios).
D= índice de documentos en fondo por usuario (total de documentos
prestados/total de usuarios atendidos).
Si el valor de E=1, el tamaño del fondo es óptimo.
Si el valor de E>1, el tamaño del fondo no es óptimo por defecto con
respecto a la circulación y reclama completamiento.
Si el valor de E<1, el tamaño no es óptimo por exceso con respecto a
la circulación. Reclama promoción si se cumple exactamente con la
norma de volúmenes establecida por usuario potencial, si no se cumple
con la norma se precisa de un descarte o expurgo.

43
Índice de crecimiento: Indica la proporción en que crece el fondo en
una institución de información. La fórmula matemática que expresa
esta relación es la siguiente:
(IC)=B/A * 100 %
A= Tamaño del fondo o colección
B= Cantidad de volúmenes agregados
La determinación de este indicador es muy importante para el mante-
nimiento de la colección porque puede mostrar un cuadro distorsio-
nado de la calidad de la colección, en tanto una biblioteca puede
presentar un alto índice de crecimiento sin dejar de descartar mate-
riales obsoletos mientras colecciona otros nuevos.
• Métodos impresionistas: En el proceso de evaluación se cuen-
ta con criterios de consultores que examinan y evalúan las
colecciones.
• Contra normas o acervos: Se emplean listas de documentos de
bibliotecas modelos o recomendadas por organismos. Se pueden
consultar servicios de resúmenes, índice de citas (Science Citation
Index o Social Science Citation Index), bibliografías autorizadas
en la materia, etcétera.
• Factores de uso: La evaluación es referida al uso del fondo o colec-
ción. Para ello se pueden hacer muestreos de las colección o de los
préstamos.36

2.4.3. Evaluación de los catálogos


La evaluación de los catálogos parte de la utilización que hagan los
usuarios de ellos. En el proceso de búsqueda y recuperación de la
información el usuario interactúa con los catálogos para poder locali-
zar los documentos que necesita. Estos catálogos puede ser manua-
les o automatizados.
Según Lancaster en su texto sobre evaluación y medición de los servi-
cios bibliotecarios, la técnica más adecuada para recopilar los datos
relacionados con el uso del catálogo por el usuario, es la entrevista.

F.W. Lancaster: Evaluación y mediación de los servicios bibliotecarios, UNAM, México,


36

1983, p. 203.

44
La aplicación de la técnica puede realizarse en tres momentos a esco-
ger uno: cuando el usuario haya completado la búsqueda, antes que
inicie la búsqueda y al final y en forma continua, es decir, acompañán-
dolo durante todo el proceso.
Las fallas en el proceso de búsqueda en los catálogos puede estar
dado por los motivos siguientes:
• No está en la colección y no ha sido pedido.
• Está en trámite de adquisición.
• Está en la biblioteca, pero aún sin catalogar.
• Está en la colección y en los catálogos, pero el usuario no ha podi-
do localizar la entrada, debido a que:
– Buscó en el sitio incorrecto.
– Tenía los datos incompletos o incorrectos.
– Las tarjetas del catálogo manual estaban mal intercaladas.
Estas fallas pueden clasificarse de la forma siguiente:
1. Fallas de la colección: El documento no está en la colección.
2. Fallas de procesamiento: El documento está en la colección, pero
aún sin procesar.
3. Fallas en el uso del catálogo: El usuario no pudo localizarlo en el
catálogo, aunque estaba registrado.
4. Fallas en la circulación de documentos: El documento estaba loca-
lizado en el catálogo, pero no disponible en el momento en que se
solicitó.
5. Fallas del usuario en la búsqueda: El documento se encuentra en el
catálogo y en el fondo, pero el usuario no pudo localizarlo.
La evaluación de los catálogos resulta indispensable para cualquier
institución de información, ellos son la puerta de acceso a la colección
que se encuentra en el fondo. Si bien, los criterios emitidos en torno a
la evaluación han estado dirigidos a los catálogos manuales, los catá-
logos automatizados también deben ser evaluados.
La evaluación de los catálogos automatizados considera otros crite-
rios relacionados fundamentalmente con el uso de las herramientas
informáticas. El uso de los catálogos automatizados genera otro nivel
de fallas, aunque mantiene algunas de las vinculadas con el uso de
los catálogos manuales.
Las fallas en el uso de los catálogos automatizados, pueden estar da-
das por:
• Complejidad de la interfase de búsqueda de los datos.

45
• Ausencia de diccionarios que apoyen la búsqueda de información.
• Ordenamiento incorrecto de los datos en los campos establecidos.
• Repetición indebida de términos debido a una mala entrada de los
datos.
• Pocas habilidades del usuario para interactuar con catálogos auto-
matizados por desconocimiento en el manejo del sistema empleado.
• No están registrados todos los documentos de la colección en la
base de datos y la recuperación es incompleta o nula.

2.5. Evaluación económica de las colecciones


La evaluación económica permite conocer el valor de una colección
atendiendo a indicadores que asignan, modifican, añaden o disminu-
yen su valor. Los resultados de la evaluación económica se miden en
dinero y necesariamente no tiene que ver con el costo de los documentos
en el momento de la adquisición.
Si bien, en el momento de la adquisición de un documento este es
portador de un valor, posteriormente este valor se va modificando. El
cambio está sujeto a múltiples causas entre las que se identifican fun-
damentalmente las relacionadas con el valor de su contenido. Un ejem-
plo del valor que encierran los documentos y que va más allá de su
valor, se aprecia en las colecciones de libros raros y valiosos, en los
que el decursar del tiempo hace que los documentos contenidos en
esa colección aumenten su valor.
Investigadores de la Biblioteca Nacional José Martí han tratado el
tema en sus investigaciones y como resultado se ha obtenido una
«Metodología para la valoración económica de los fondos biblioteca-
rios».37 En la propuesta se definen primeramente los indicadores que
permiten medir el valor de los documentos, estos indicadores son:
indicadores que asignan valor, modifican el valor, añaden valor, in-
crementan valor y disminuyen valor.
Los indicadores por categoría se organizan del modo siguiente:
Asignan valor (VA): Contenido, autoridad, edición, presentación, ori-
ginalidad, rareza y adiciones.

La autora principal de la metodología ha sido la Lic. Sarah Escobar, investigadora agregada


37

de la Biblioteca Nacional José Martí.

46
Modifican valor (V): Cantidad de volúmenes o ejemplares del docu-
mento que se evalúa.
Añaden valor (CTB): Costos por trabajo bibliotecario.
Incrementan valor (VI): Actualidad, demanda, antigüedad, escasez.
Disminuyen valor (D): Obsolescencia física y moral del documento.
Los indicadores se relacionan en la siguiente fórmula matemática, para
ofrecer el valor final del documento:
VD = [ VA(V) + CTB + VA (VI) - (OM-OF)
El valor asignado (VA) constituye una variable básica y fundamental,
de ella parte el análisis, siempre hay que emplearla. Los indicadores
que asignan valor (VA) , son :
a) Contenido y autoridad (CA)
b) Edición (ED)
c) Presentación (P)
d) Originalidad y rareza (OR)
Los tres primeros constituyen valores estables que se presentan en to-
dos los documentos y que son factibles de medir por su análisis y por el
uso de repertorios típicos del trabajo bibliotecario. El indicador origina-
lidad y rareza distingue y da una significación mayor al valor del docu-
mento. En él están implícitos elementos determinados en la medición
de los indicadores anteriores y su resultado está en relación con estos.
Los elementos que se toman en cuenta en la valoración de estos
indicadores son:
CA: Méritos y reconocimientos obtenidos por el autor y la obra a par-
tir de la información que se obtiene en obras de referencia e historia y
crítica así como publicaciones seriadas especializadas. La consulta de
especialistas puede resultar de mucha utilidad. La ubicación de la
obra debe estar determinada por factores definidos por la crítica espe-
cializada y no por preferencia del bibliotecario.
ED: Reputación de la casa editora y de los especialistas y personalidades
que intervinieron en la edición.
P: Calidad estética y funcional de los materiales empleados en su
confección y el proceso de producción. Es importante considerar las
etapas por las que ha pasado la impresión que pueden ser: artesanal,
mecánica, industrial y electrónica y dentro del ellas elementos como
son: formato, papel, encuadernación, tipo de letra e ilustraciones.

47
OR: Dada por elementos raros o curiosos que aparecen en una edi-
ción o en un documento: Existen documentos que son originales por
ellos mismos y otros que tienen determinadas características que le
confieren la originalidad. Entre ellas:
• Documentos manuscritos.
• Copias al carbón.
• Incunables o primeros impresos de países.
• Obras destacadas o procedentes de las principales imprentas de
un país.
• Ediciones importantes o raras, como son las príncipes, las clan-
destinas, de bibliófilos, etcétera.
• Documentos anotados o firmados por el propio autor u otra perso-
nalidad.
• Ilustraciones hechas a mano.
• Encuadernaciones o ilustraciones valiosas.
• Datos o errores curiosos o características de la impresión que den
alguna singularidad a la obra.
Todos los indicadores del valor asignado se relacionan en una tabla
que ofrece un posible valor para cada indicador . Los valores se con-
fieren en siete rangos, dos en los primeros rubros (excepcional y sig-
nificativo) y tres en el rubro corriente. La tabla para la asignación de
valor queda de la forma siguiente:

Excepcional Significativo Corriente


CA 6 5 4 3 2 1 0
ED 6 5 4 3 2 1 0
P 6 5 4 3 2 1 0
OR 32 25 18 11 4 2 0
Total 50 40 30 20 10 5 0

Modificación por volumen (V): El volumen aumenta la cantidad cuando


son obras en varios tomos o volúmenes, colecciones de publicaciones
seriadas o colecciones de manuscritos, partituras, fotos u otros docu-
mentos que van a ser valoradas de conjunto.
Valores añadidos (CTB): En este indicador se tienen en cuenta los
gastos que genera el almacenamiento y conservación de los documentos.

48
Para calcular los costos se utiliza el método que refiere el doctor Emi-
lio Setién en su libro Dirección de instituciones de información II. Se
toman en cuenta los gastos generados por los procesos de organiza-
ción, almacenamiento y conservación entre el total de los documentos
en el fondo.
La expresión matemática para el cálculo de este valor es:
C = RA + RP = RA + rxh / H
RA: Gastos directos para la ejecución de las tareas en un año.
r: Gastos indirectos.
h: Horas hombre dedicadas a la actividad específica.
H: Horas hombre generales de la institución.
Incrementos del valor (VI): Se produce por la antigüedad y la esca-
sez. Estos indicadores están muy relacionados con la originalidad y
sólo se aplicarán a documentos que lleguen a una cantidad mayor 18
en la tabla de valor asignado. Sólo se aplicará en casos muy especiales
a documentos únicos de los cuales existe una cantidad muy limitada.
Disminución del valor (D): La disminución del valor obtenido se pro-
duce por la obsolescencia física o moral. La moral sólo se aplica a
documentos comunes o corrientes, que alcanzan un valor menor de 18
en la tabla de valor asignado, de contenido científico, técnico o de
referencia que no tengan significación especial para la cultura nacio-
nal o universal y que han perdido su vigencia o actualidad. Se aplica
del modo siguiente:
OM= 50 % del valor total obtenido si tiene más de 30 años.
OM= 25 % del valor total obtenido si tiene más de de 20 años.
OM= 10 % del valor total obtenido si tiene más de 10 años.
La obsolescencia física se produce por mutilación o deterioro de los
documentos, se aplica de la siguiente forma:
OF= 50 % del valor total obtenido en el caso de obras incompletas.
OF= 25 % del valor total obtenido en el caso de documentos con rotu-
ras que pueden ser restituidas.
OF= 10 % del valor total obtenido en el caso de documentos con su-
ciedad o amarillamiento.
La fórmula para obtener la depreciación es:
D= OM + OF

49
Capítulo III
La selección de fuentes de información

La selección es un componente esencial dentro del proceso de de-


sarrollo de colecciones. Su propósito de escoger de entre toda la lite-
ratura publicada aquello y sólo aquello que realmente interesa al
usuario determinó en un inicio el concepto de selección y adquisición
para luego dar paso al desarrollo de colecciones.
Si bien la selección no es la responsable de todo el proceso de desarrollo
de colecciones, sí resulta imprescindible para alcanzar el éxito. Todo
lo que se ejecuta como parte del desarrollo de colecciones (determina-
ción y revisión de políticas, estudios y evaluación de colecciones, es-
tudio de usuarios, etc.) culmina con la selección adecuada de los
materiales que ingresarán posteriormente a las colecciones de cual-
quier institución de información.
La selección es el punto de partida en la cadena de información y la
encargada de lograr la correspondencia entre colección y usuario. En
los inicios la selección se realizaba a partir de publicidad y catálogos
editoriales que ofrecían las novedades del mercado. Luego se comen-
zaron a utilizar otros recursos como los CD- ROM, que en cortos pla-
zos deslumbraron por sus múltiples ventajas y su capacidad de
almacenamiento. Posteriormente surgió Internet con todos sus servi-
cios, ofreciendo nuevas dimensiones, perspectivas y herramientas para
la recuperación de la información, facilitando el acceso en forma amena
con el mundo, creando enlaces y nexos de conocimiento.
La selección de los documentos en cualquiera de sus formatos (impreso,
magnético y/o electrónico) se realiza de acuerdo con las necesidades de
los usuarios y con la misión y los objetivos de la institución. Una buena

51
y oportuna selección de material bibliográfico es de vital importancia
en el desarrollo y mantenimiento de una colección. Es esencial traba-
jar de conjunto con los profesionales de todas las áreas de la institu-
ción, transformado la selección en una cadena de acciones que
garantice la eficiencia de los servicios.

3.1. Principios para la selección de fuentes de información


La selección reconoce un conjunto de principios encargados de ga-
rantizar la calidad de todo el proceso. Los mismos pueden revisarse
y actualizarse en caso de que fuera necesario tomando como base los
contenidos incluidos en la política de desarrollo de colecciones de la
institución para la actividad de selección.
Principios para la selección:
1. Considerar el tipo de usuario y la institución para la que se se-
lecciona.
2. Conocer la comunidad de usuarios que se atiende.
3. Conocer la preparación lingüística del usuario.
4. Evaluar la literatura que se produce, editoriales y autores de prestigio.
5. Seleccionar lo mejor.
Estos principios centran su atención en el usuario como componente
esencial de todo el trabajo de la organización de información. Unido al
estudio de usuario aparecen los estudios de evaluación de las fuentes
de información.
La evaluación de fuentes establece diferencias con el concepto de eva-
luación de las colecciones estudiado en el capítulo II. Con la evalua-
ción de fuentes se atienden aquellos aspectos que caracterizan a la
fuente en sí misma y que van más allá de determinar el uso que se
hace de ella en la colección o de comprobar el tamaño y/o el crecimiento
de la colección.
Todas las fuentes de información pueden ser evaluadas y para ello es
necesario recurrir a criterios de evaluación. Las características parti-
culares de cada fuente hace que los criterios de evaluación sean dife-
rentes entre una u otra fuente. De esta forma se tendrán criterios
específicos para libros, revistas, videos, bases de datos, patentes, obras
de arte, obras de referencias, etcétera.
El proceso de evaluación puede realizarse en dos niveles: nivel indivi-
dual y nivel de conjunto. En el primero se evalúa la fuente en sí, ya sea

52
para adquirirla o descartarla sin incluirla en ningún contexto, por
ejemplo, se desea evaluar la base de datos Academic Search o la Re-
vista Library Trends. En estos casos los criterios empleados se corres-
ponden con bases de datos y revistas.
El nivel de conjunto lleva implícito el nivel individual. Analiza el flujo
de fuentes de información y determina cuál es el subconjunto de fuen-
tes mejor evaluado para tramitar su adquisición o el subconjunto de
menos valor para ser descartado, por ejemplo se desean conocer las
publicaciones más prestigiosas en el tema del SIDA desde el año 95
hasta la actualidad.

3.2. Criterios de evaluación para la selección de fuentes


de información
Tal como se ha expresado la evaluación de fuentes precisa ajustarse a
criterios de evaluación por tipo de fuente. A continuación se mues-
tran criterios de evaluación asociados a fuentes principales de infor-
mación presentes en cualquier organización de información.

3.2.1. Libros
En la evaluación de los libros se toma como referencia los criterios
expuestos por Mesa de León en su libro Selección y Adquisición. La
propuesta indica que los libros se evalúan según forma y contenido.
Contenido:
1. Autor: Conocimiento de la materia, formación científica, seriedad
en la exposición de sus teorías, práctica acumulada, prestigio y
enfoque de la obra.
2. Creación: Cumplimiento de los objetivos para los que ha sido
creada la obra, uso del lenguaje, información lógica, objetivi-
dad, bibliografía, etcétera.
Forma:
1. Proporción de los márgenes.
2. Encuadernación.
3. Tipografía.
4. Ilustraciones.
5. Presentación de los contenidos.
6. Uso de anexos e imágenes.

53
Estos criterios pueden variar en dependencia del tipo de libro que se
evalúe. No es lo mismo evaluar un libro científico, que un libro infan-
til. Las características del público determinarán los resultados de la
evaluación.

3.2.2. Publicaciones seriadas


La mayor cantidad de trabajos sobre el tema de evaluación de fuentes
se refiere a la evaluación de las publicaciones seriadas. A continua-
ción se presenta una lista de parámetros adecuados a tomar en cuen-
ta en la adquisición o la cancelación de títulos.
1. Opinión de los usuarios.
2. Uso de la colección.
3. Uso de la colección en otras organizaciones de información.
4. Número de citas recibidas.
5. Factor de impacto.
6. Costo/eficacia.
7. Núcleo de revistas más productivas.
8. Accesibilidad y disponibilidad de la colección en otras bibliotecas.
9. Reputación del editor.
10. Número de servicios de bases de datos que indizan la publicación.
11. Relación entre materia e interés institucional.
12. Idioma.
Entre los criterios de evaluación para las publicaciones seriadas apa-
recen algunos utilizados en la evaluación de las colecciones: accesibi-
lidad y disponibilidad de las publicaciones, factor de uso de las
publicaciones y opinión de los usuarios. Los restantes están asocia-
dos al empleo de métodos estadístico-matemáticos o al análisis par-
ticular de la publicación.
Análisis de citas y factor de impacto en publicaciones seriadas
Los análisis de citas resultan un criterio de alto valor para evaluar
revistas. Indican la cantidad de citas que recibe un título a partir de
las veces en que ha sido utilizado por un usuario para satisfacer su
necesidad de información. Los resultados de las citaciones se recogen
en un repertorio internacional conocido como Índice de Citación, que
sirve como herramienta al proceso de evaluación.
Este repertorio cuenta de varias partes que ofrecen los resultados de
citación por autor, materia o título en un año. Su elaboración es

54
responsabilidad del Institute for Scientific Information (ISI) entidad
de prestigio en Estados Unidos de América. El ISI desarrolla una base
de datos que cubre más de 16 000 revistas, libros y actas de eventos
internacionales en las áreas de las ciencias, las ciencias sociales, las
artes y las humanidades.
Una parte importante de esta base de datos está constituida por
las 8 000 revistas internacionales que el ISI indiza anualmente me-
diante el registro de los datos bibliográficos completos para cada
artículo incorporado, incluidos los resúmenes en inglés, las direccio-
nes de los autores y editores, así como las referencias citadas de cada
revista.
Los índices de citación se subdividen en las áreas de las ciencias, las
ciencias sociales, las artes y las humanidades, ejemplo de ello son el
Science Citation Index (Índice de Citación para las Ciencias) y el Social
Science Citation Index (Índice de Citación para las Ciencias Sociales).
Muy asociado a los índices de citación se encuentra el factor de im-
pacto, medida que permite medir el impacto de la publicación en una
determinada comunidad científica. El factor de impacto de una publi-
cación es el resultado de dividir el número de citas recibidas en un
año por el número de artículos publicados en los dos años anteriores.
El número que indica el impacto de la publicación aparece recogido
en otro repertorio que forma del Science Citation Index conocido por
Journal Citation Report.
Ejemplo de presentación del factor de impacto para las revistas de
química:
Impact Impact
Rank Title factor Rank Title factor
1 Chem Rev 14,240 22 Acta Chem Escan 1,053
2 Accounts Chem Res 9,126 23 Magnetic Reson Chem 0,924
3 Abstr Pap Am Chems 8,000 24 Aust J Chem 0,903
4 J, Phys Chem Ref Data 5,824 25 Struct Chem 0,833
5 J, Am Chem Soc 5,039 26 J Chem Technol Biot 0,581
6 Chem Soc Rev 4,913 27 Heteroatom Chem 0,075
7 Top Curr Chem 4,000 28 J Chem Ress 0,504
8 J, Comput Chem 3,769 29 Acta Chem Hung 0,445

9 Chem Res Toxicol 3,395 30 Ann Chim Rome 0,436

55
Impact Impact
Rank Title factor Rank Title factor
10 J Chem Soc Che
Comm 2,575 31 Indian J Chem A. 0,355
11 Bioconjugate CHEM 2,420 32 B Soc Chin Belg 0,354
12 Chem Ber 1,983 33 An Quim 0,171
13 J Chem Inf Comp Sci 1,803 34 J am Soc Mass Spectr 3,604
14 Mar Chem 1,691 35 Crit Rev Anal Chem 3,409
15 Israel J Chem 1,593 36 J Chomatrographia 2,523
16 New J Chem 1,584 37 Adv Chomatrogr 2,167
17 Environ Toxicol Chem 1,551 38 Chomatrographia 1,885
18 J Control Release 1,526 39 Analyst 1,816
19 J Nat Products 1,498 40 Phytochem Analysis 1,395
20 J Phys Chem Solids 1,350 41 J Chomatogr B 1,209

21 Can J Chem 1,127 42 Anal Sci 0,979

Puede observarse en la tabla el ordenamiento de las revistas según su


factor de impacto. En la medida que este valor sea mayor el impacto
de la publicación será mayor también. En términos de evaluación
resulta muy positivo, pues indica que esa publicación puede ser
evaluada mejor que otra en ese aspecto.
En la determinación del factor de impacto están presentes los análisis
de citas, en tanto se toman como base para calcular el valor de este
índice. Pero también, el factor de impacto mantiene estrecha relación
con la variable productividad de las revistas. Una revista núcleo en
determinada especialidad o tema, tiene mayores posibilidades de
resultar citada y por ende tener mayor factor de impacto.
No obstante, cabe señalar que la presencia de las revistas en algunos
de los índices de citación conocidos, está determinado por muchas
circunstancias. Por investigaciones realizadas se conoce que las revis-
tas que se indizan en la base de datos del ISI pertenecen fundamen-
talmente a países del primer mundo, discriminando la producción
científica de otras áreas geográficas.
Núcleo de revistas más productivas
El criterio productividad es un indicador fundamental en la evalua-
ción de las fuentes. La productividad está asociada a la cantidad de

56
trabajos realizados en un área del conocimiento. En una publicación
a mayor cantidad de trabajos sobre un tema mayor productividad en
relación con otra que tiene menor número de trabajos publicados. Para
determinar el núcleo de productividad de las revistas se emplea la ley
de la dispersión de la literatura científica, formulada por Samuel
Bradford en 1948, conocida también por Ley de Bradford.
Considerada como una de las principales leyes bibliométricas, plantea
que: Si se consulta literatura especializada sobre un tema determi-
nado, este tema (sea cual sea) será publicado en gran parte en un
pequeño número de revistas núcleo.38 El postulado de la ley de la pro-
ductividad plantea que si las revistas científicas están dispuestas en
orden de productividad decreciente de artículos sobre un tema dado,
deben ser dividas en un núcleo de publicaciones seriadas más parti-
cularmente dedicadas al tema y distintos grupos o zonas que contie-
nen los mismos números de artículos como en el núcleo y las restantes
zonas subsiguientes sea a:n:n².
La variable productividad marca un momento muy especial en el pro-
ceso de evaluación de las fuentes de información. Una publicación
con alta productividad resulta generalmente más citada y por ende
con un factor de impacto alto, lo que equivale a decir que es una pu-
blicación buena.
Servicios de bases de datos que indizan publicaciones
Las publicaciones forman parte de las bases de datos. Ellas facilitan
el acceso a los usuarios interesados. Para incorporar una publicación
a una base de datos es necesario cumplir determinadas indicaciones
o requisitos que validan su presencia en la misma. Existen bases de
datos líderes en una temática y que prestigian a las publicaciones que
representan, pero su inclusión en ocasiones no resulta fácil.
Un ejemplo de este proceso de selección se aprecia en los trabajos que
realiza el Institute for Scientific Information (ISI) para incluir traba-
jos en su base de datos. Según el ISI, la inclusión de publicaciones en
bases de datos necesitan de un proceso previo de selección atendien-
do a que no todos resultan ser suficientemente productivos en un
tema en cuestión. En sus valoraciones al respecto, cita los trabajos de

José López Yepes: Manual de información y documentación, Ediciones Pirámides, S:A,


38

Madrid, 1996, p. 494.

57
Bradford argumentando que el núcleo principal de la literatura en
cualquier disciplina científica estaba compuesta por menos de 1 000
revistas. De estas son relativamente pocas las de gran relevancia para
un determinado asunto, mientras muchas otras tienen una menor re-
levancia. Hay títulos con menor relevancia para una disciplina o tema,
pero con mayor relevancia para otro asunto. Así, el núcleo de la litera-
tura científica puede formarse en torno a varios temas, con revistas
específicas que se convierten en más o menos relevantes, en depen-
dencia del tema.
En términos de evaluación una publicación más indizada en bases de
datos de prestigio y/o reconocimiento internacional, es mejor evalua-
da que otra que no cumpla con estos requisitos. La indización de una
publicación en base de datos resulta un elemento de mucho valor para
la propia publicación que gana prestigio y visibilidad ante la comuni-
dad usuaria.
Reputación del editor
Al igual que ocurre con los libros, el editor en una publicación deter-
mina en el rigor de su evaluación. Existen editores que prestigian las
publicaciones solamente con su nombre, son editores líderes con gran
experiencia en el mercado editorial. Según la temática que se tratará
así será el editor encargado de la obra. Entre los editores más impor-
tantes se encuentra Elsevier, EBSCO, American Chemical Society, Gale
Group, entre otros.
Costo/eficacia
Los aspectos asociados al costo también influyen en una buena eva-
luación de la publicación. Los costos no deben sobrepasar sus utilidades.
Se debe lograr que la publicación resulte eficiente a partir del cumpli-
miento de los objetivos que originaron su aparición y en relación con
los gastos incurridos.
Otros elementos que se deben considerar en el proceso de evaluación de
las publicaciones seriadas están asociados al uso del idioma, que faci-
lita la consulta de la publicación por parte de los usuarios interesados.

3.2.3. Bases de datos


Evaluar una base de datos no es un proceso fácil. El mundo de las
bases de datos se hace cada vez más complejo en la medida que el
propio desarrollo de las tecnologías crece. En la actualidad el universo

58
de las bases de datos ha crecido lo que hace posible la consulta de
bases de datos de diferentes tipos: referenciales, a texto completo, en
CD-ROM, on-line, especializadas, generales, etcétera.
La evaluación de una base de datos dependerá de la institución en-
cargada, quien conjugará en el proceso la satisfacción del usuario y el
interés institucional. Cada organización requiere un tipo de base de
datos diferente y ese será el criterio que marca el inicio en el proceso
de evaluación. Entre los criterios que se deben considerar en la eva-
luación de bases de datos se encuentran:
• Tipo de base de datos.
• Sistema operativo que emplea.
• Consistencia de los datos.
• Cantidad de campos que recoge la base de datos.
• Cubrimiento temático.
• Cantidad de registros que contiene la base de datos.
• Forma de presentación de los datos en sus distintas salidas.
• Interfases de búsqueda para el trabajo con el usuario.
• Opciones que ofrece para la recuperación de información (uso de
operadores booleanos).
• Idioma.
• Productor de la base de datos.
• Período de tiempo que cubre la base de datos.
• Información adicional que incluye.
Estos criterios resultan fundamentales en el proceso de evaluación,
en tanto advierten sobre los principales aspectos vinculados con el
desarrollo de una base de datos. La evaluación final recogerá los resul-
tados obtenidos del análisis particular de cada criterio. Cada especia-
lista podrá decidir los criterios que utilizará en el proceso de evaluación
según el tipo de institución que se trate y el usuario que se atiende.
Resultan interesantes los aspectos vinculados con el propio diseño de
la base de datos, como son: interfases de búsqueda, uso de operado-
res booleanos para facilitar la recuperación de información, cantidad
de campos, las salidas de máquinas, y consistencia de los datos. Es-
tos son elementos primarios en la evaluación de la base y determinan
de primera mano, el uso por parte de los usuarios. Los restantes cri-
terios de evaluación están asociados a los contenidos de la base, ele-
mento que también reviste importancia en el momento de la
evaluación.

59
3.2.4. Obras de referencia
Las obras de referencias son consideradas fuentes de información
documental imprescindibles en cualquier organización de información.
Su objetivo de orientar al usuario y/o especialista en un tema determi-
nado obliga a cualquier organización a contar con ellas. Las obras de
referencia son diversas por su formato y su contenido.
Las obras de referencia o consulta ofrecen un tipo de información
muy variada. La mayoría se presenta en distintos soportes que inclu-
ye el papel y el soporte electrónico. Dentro del universo de estas fuen-
tes de información se destacan los diccionarios, las enciclopedias, las
guías y directorios, entre otros.
Para evaluar una obra de consulta y/o referencia es inapreciable el
conocimiento y experiencia del referencista. El trabajo de referencia es
un trabajo especializado que requiere conocimientos en varias temá-
ticas. Estos mismos conocimientos son necesarios en el momento de
realizar el proceso de evaluación.
Algunos criterios que deben considerarse en el proceso de evaluación
de obras de referencia son:
• Cubrimiento temático: Alcance en la presentación de los contenidos
y profundidad conque son tratados en la obra.
• Editor y casa responsable: Prestigio y liderazgo del editor y casa
editora de la obra que se evalúa. Existen casas editoriales con gran
experiencia y prestigio que por sí solas avalan una obra de refe-
rencia. Tal es el caso de las obras editadas por Grijalbo, Océano,
Larousse, etcétera.
• Forma de presentación: Atiende al tipo de soporte empleado en la
realización de la obra y otros elementos que facilitan su consulta y
entendimiento.
• Encuadernación: La encuadernación de una obra de referencia deter-
mina un mayor o menor uso por parte de los usuarios interesados.
• Ilustraciones: Componente importante en cualquier obra de refe-
rencia. Ilustran un hecho, una obra o un personaje. Dentro de las
ilustraciones se incluyen los mapas o gráficos que apoyan los con-
tenidos referidos en el estudio de un tema o concepto.
• Tratamiento de los conceptos: Tiene que ver con la ideología y la
proyección política de la obra. El evaluador determinará si los con-
tenidos que presenta la obra están correctamente tratados o no. En

60
caso que se decida, el referencista podrá redactar notas aclaratorias
que faciliten el uso de la obra por los interesados.
• Facilidades para la recuperación de información: Se determina por
los elementos asociados al repertorio de referencia y que garanti-
zan la recuperación de los datos en forma breve y fácil. Es necesa-
rio distinguir las particularidades que caracterizan los distintos
soportes en que se presentan los contenidos, en especial cuando se
trata de soportes electrónicos.

3.3. Fuentes para la selección de fuentes de información

En el proceso de selección es necesario consultar determinadas fuen-


tes de información que aportan información sobre otras fuentes. Es-
tas son llamadas fuentes para la selección.
El universo de las fuentes para la selección resulta amplio, aunque
existen ejemplos clásicos de las mismas. En ellas se encuentran los
datos principales de las obras que se desean seleccionar y ayudan al
posterior proceso de adquisición. Entre los datos que se recogen, se
incluyen el precio de la fuente para garantizar el adecuado proceso de
compra en caso de disponer de los recursos monetarios necesarios
para cubrir la operación.
Aunque la literatura especializada indica y obliga el uso de reperto-
rios clásicos para la obtención de los datos requeridos, el propio
desarrollo de la actividad de información permite contar con otras
fuentes que también ayudan en el proceso de selección de informa-
ción, sin restar valor a las clásicas. Las fuentes para la selección
pudieran tipificarse según la propuesta siguiente :
• Bibliografías.
• Catálogos editoriales.
• Publicaciones referativas.
• Bases de datos.
• Profesionales o expertos en información.
• Books in Print.
• Ulrich’s.
• Internet.

61
3.3.1. Bibliografías
Las bibliografías aportan un conjunto de datos simples que permi-
ten la descripción bibliográfica del documento. Se realizan atendien-
do a un tema determinado lo que facilita la selección de títulos. El
especialista de información cuenta con varios documentos relacio-
nados entorno a una misma temática acompañados de sus datos
principales.

3.3.2. Catálogos editoriales

Los catálogos editoriales aportan otros datos al proceso de selección,


que los diferencian de las bibliografías y otras fuentes para la selec-
ción. Su objetivo está encaminado a identificar los documentos que
las editoriales ponen en venta o que están próximos a salir. Existen
catálogos editoriales generales y especializados.
Todos los catálogos editoriales ofrecen los principales datos de los
documentos que comercializan acompañados del precio de venta.
Se incluyen los precios atendiendo al formato de presentación de
la obra.
El desarrollo tecnológico alcanzado en los últimos tiempos hace
posible contar con catálogos editoriales on-line a través de los ser-
vicios de páginas Web de Internet. A diferencia de los catálogos
impresos, en las versiones electrónicas se ofrecen facilidades al
usuario para consultar todo el catálogo de la editorial y formular
su petición una vez que haya decidido sobre una obra. En ocasio-
nes la realización de pedidos on-line se acompaña de otras facili-
dades que incluyen el chequeo del pedido y la entrega de
información.
Datos que ofrecen los catálogos editoriales para la selección:
• Título de la obra.
• Autor.
• Número de páginas.
• Formato de presentación.
• ISBN.
• Resumen.
• Imagen de la cubierta del documento.

62
Ejemplo de presentación de catálogo editorial on-line:

CONSULTA DE LIBROS
Patrones de búsqueda. PALABRAS CLAVE: gestión de información IDIOMA:
español
Se han localizado 56 publicaciones
PEDIR AUTOR TÍTULO EUROS* PTAS*

Sistemas de información:
Gómez herramientas prácticas para
Vieites, la gestión empresarial 12,45 2.072
Álvaro 2003, 202 Páginas -
ISBN 84-7897-553-5 -Rústica
Intangibles: medición, gestión
Lev, Baruch e información 003, 246 Páginas 18,94 3.151
ISBN 84-234-2122-8 -Rústica
Gestión de riesgos jurídicos
derivados de las tecnologías
Ribas
de la información: fichas de
Alejandro, 31,73 5.279
riesgo, volumen 10
Javier
2003, 231 Páginas -
ISBN 84-9767-028-0 -Rústica
La gestión de los sistemas de
Arjonilla
información en la empresa
Domínguez, 12,02 2.000
2002, 224 Páginas -
Sixto Jesús
ISBN 84-368-1632-3 -Rústica
Contabilidad y gestión: un
enfoque sistemático de la
Herrscher,
información para la acción 23,60 3.927
Enrique G.
002, 216 Páginas -
ISBN 950-537-569-7 -Rústica
Los sistemas de información
geográfica en la gestión de los
Laín Huerta,
riesgos geológicos y el medio 38,46 6.399
Luis
ambiente 2002, 288 Páginas -
ISBN 84-7840-458-9 -Rústica
La realidad económica de las
fundaciones: información
Morales
contable y gestión en las
Guerrero, 14,42 2.399
entidades no lucrativas
Ana
2002, 320 Páginas -
ISBN 84-8448-165-4 -Rústica

MÁS TÍTULOS PÁGINA ANTERIOR NUEVA CONSULTA

63
Este catálogo pertenece a la Editorial Díaz de Santos, editorial
con más de cuarenta años en el mercado al servicio de la
información científico-técnica valiéndole reconocimiento y pres-
tigio. El desarrollo tecnológico permitió su inserción de promoción
y venta en una plataforma Web, que le ha permitido llegar a todos
los interesados en forma rápida y eficiente. Entre las facilidades
que ofrece se encuentra la selección y reservación del documento
en forma on-line.
Los datos que muestra el catálogo no difieren de los aparecidos en los
catálogos impresos, el uso de las tecnologías sólo acorta el proceso de
pedido y entrega entre el público y la editorial. En cada caso aparecen
los precios de los documentos y su conversión a euros por tratarse de
una editorial europea.

3.3.3. Publicaciones referativas

Las publicaciones referativas, son publicaciones secundarias que


contienen los datos principales de trabajos publicados (artículos) en
diferentes revistas acompañados de un resumen que caracteriza el
trabajo expuesto. Existen publicaciones referativas en varias temáticas,
algunas de ellas muy conocidas en el mundo de la información, como
es el caso de Chemical Abstract, Biological Abstract, Mathematical
Review, entre otras.
Estas publicaciones pueden presentarse en papel formando parte de
una colección de grandes volúmenes, organizados alfabéticamente, o
en versión electrónica por medio de un CD-ROM o un sitio Web. Los
datos más frecuentes en este tipo de fuente son: título del artículo,
autores, institución a la que pertenecen los autores, título de la publi-
cación, país, año, volumen, número, páginas, idioma, resumen del
documento.
Ejemplo de datos referidos a un artículo en el Chemical Abstract:
113: 102061q A review of the cristal chemistry of mixed oxide super-
conductors. Sharp. J.H (Sch Mater,; Univ Sheffield, Sheffield, UK) Br
Ceramic. Trans. J. 1990, 89(1), 1-7 (Eng).
A review with 26 refs; of the crystal structure of perovskite and rela-
ted structures of ceramic superconductors.

64
3.3.4. Bases de datos
Las bases de datos son una de las fuentes de información más impor-
tante para las organizaciones de información. En ellas se organizan
miles y miles de documentos para su posterior recuperación. Las ba-
ses de datos se tipifican en modos diferentes: por su alcance, por su
temática y por la presentación de su contenido. De ahí la posibilidad
de contar con bases de datos locales y remotas y/o referenciales y a
texto completo.
En el proceso de selección el seleccionador acude a esta fuente inten-
tando localizar documentos ya existentes en otras dependencias o sim-
plemente, para conocer lo existente en una materia dada. Las bases
de datos que se emplean como fuente para la selección son aquellas
que ya tienen un reconocimiento público por la comunidad de profe-
sionales del mundo de la bibliotecología y la ciencia de la información.
Los datos que aportan las bases de datos al proceso de selección es-
tán en función de las salidas que se tienen diseñadas. Generalmente
ofrecen los principales datos que sirven para describir un documento
y casi nunca incluyen el precio. El uso de las bases de datos resulta
provechoso en el proceso de selección, en tanto se cuenta con una
gran cantidad de información organizada en un tema, además de la
rapidez en las respuestas.
Existen muchos ejemplos de bases de datos que pueden ser emplea-
das en la selección. Resultan más idóneas aquellas que ofrecen una
información más completa que permite obtener mayor cantidad de
datos sobre un documento. La propia evaluación de la base de datos
(veáse capitulo 2) servirá también en el momento de su selección.
Ejemplo de datos que ofrecen las bases de datos para la selección de
las fuentes:
Comenetz, Michael
Calculus. The elements. (English)
Singapore: World Scientific. xviii, 517 p. \sterling 57.00, \$ 84.00/hbk;
\sterling 26.00, \$ 38.00/pbk (2002). MSC 2000: *26-01, Reviewer:
Gerald A. Heuer.
Turkington, Darrell A.
Matrix calculus and zero-one matrices. Statistical and econometric
applications. (English)

65
Cambridge: Cambridge University Press. xii, 206 p. \sterling 40.00;
\$ 60.00 (2002). MSC 2000: *62J05 62-02 15-02, Reviewer: Pavel Fronek.
Estos ejemplos pertenecen a libros registrados en la base de datos
Zentralblatt Mathematical, importante fuente de información dedi-
cada a las ciencias matemáticas que recoge más de 2 000 000 registros
y ofrece enlace a más de 250 revistas electrónicas. Las salidas de esta
base ofrecen los datos más importante de los documentos en ella
registrados.
Zentralblatt Mathematical garantiza un acceso fácil a libros y revis-
tas. Ofrece el precio del documento y un resumen de su contenido.
Incluye además el texto íntegro de muchos artículos. En caso de las
revistas, se indican los datos del artículo y su fuente.
Si bien las bases de datos resultan una fuente obligada para seleccio-
nar nuevas fuentes de información, también es preciso conocer e iden-
tificar aquellos recursos que ofrecen información sobre las bases de
datos. En caso de querer obtener una base de datos, el especialista
debe tener a la mano información en la cual sustentar su decisión de
adquirir o no la base de datos pudiendo consultar fuentes del tipo de
Silver Platter y Ovid, que registran y refieren un conjunto importante
de bases de datos.
Silver Platter y Ovid se unificaron desde el 2001 y desde ese momento
combinan recursos humanos, ideas y operaciones en beneficio de los
clientes. Con el nombre de Ovid, se identifica esta nueva fuente de
información para la selección de importantes bases de datos biblio-
gráficas del mundo en las áreas de la medicina y ciencias de la vida,
ciencia y tecnología, arte y literatura, etc. En cada caso se indican
objetivos, cubrimiento, alcance, actualización, formas de presentación,
productor, cantidad de registros etc. De existir una suscripción previa, el
interesado podrá consultar la base.
Ejemplo de registro de Ovid para la selección de bases de datos:
LISA
Source: Cambridge Scientific Abstracts (CSA)
LISA: Library and Information Science Abstracts is an international
abstracting and indexing tool designed for library professionals and
other information specialists.

66
Library and Information Science Abstracts (LISA) is a valuable
reference tool for current awareness in information sciences.
Comprehensive coverage allows access to past, present, and ongoing
developments in librarianship, information science, online retrieval,
new information technologies, and publishing. LISA from Ovid
includes abstracting and indexing of over 440 periodicals (dating from
1969) from over 68 countries in more than 20 different languages along
with unpublishedacademic and institutional research from the Current
Research in Libraryand Information Science Database (since 1981).
• Includes a thesaurus!
• True international coverage!
Coverage: 1969-Present
Online Equivalent: LISA
Print Equivalent: Library and Information Science Abstracts
(LISA); Current Research in Library and
Information Science (CRLIS)
Data Type: Bibliographic with Abstracts
Number of Records: 244,000+
Records Added Annually: 13,000+
Broad Subjects: Reference
Specific Subjects: Medical Informatics & Library Science; Terminology
& Reference

3.3.5. Los profesionales o expertos en información


Los profesionales o expertos en información están llamados a servir
como una fuente de información especial para la obtención de infor-
mación sobre otras fuentes. Los conocimientos adquiridos y la expe-
riencia acumulada en determinados campos del saber garantiza una
buena selección.
Los expertos o profesionales que sirven a este propósito son aquellos
que ya tienen un prestigio y liderazgo por años de trabajo, estudio e
investigación. Con ello se minimizan los riesgos asociados a la subje-
tividad que puedan aparecer en el proceso de selección. Este proceso
deberá asumirse de conjunto con especialistas que laboran en el área
de Desarrollo de Colecciones.

67
3.3.6. Books in Print
El Books in Print es considerado una fuente clásica para la selección
de otras fuentes de información. Dedicada a los libros, cubre todo el
mercado de libros publicados en Estados Unidos. Incluye información
sobre editores, premios, best sellers, distribuidores y otros.
Sus formatos de presentación van desde el impreso hasta la versión
on-line pasando por el CD-ROM. El formato impreso se compone de
varios volúmenes organizados según las entradas de autor, título y
materia. En todos los casos el elemento de ordenamiento de los datos
se corresponde con el tipo de entrada. A continuación un ejemplo
extraído de la versión impresa de un tomo de autor.
Atteberry, William L. Modern Real Estate Finance.
3rd ed. LC 79-24627 (finance & real state ser.)
392 p. 1984. text ed. 49.50 (ISBN 0-471-84147-1 pub. By Grid).
Wiley
Los datos aparecidos identifican al autor, título, edición, clasificación
según la Biblioteca del Congreso, serie, número de páginas, año de
publicación, precio, ISBN, distribuidor.
La versión on-line del Books in Print está disponible a través de los
servicios de Internet (www.booksinprint.com). Mediante ella se per-
mite la consulta de los datos en forma ágil y se facilita el acceso a:
• La base de datos completa de títulos editados en Estados Unidos.
• Libros impresos para niños.
• Libros que ya no se imprimen.
• Libros de próxima aparición.
• Bases de datos de autoridades editoriales.
• Directorio de videos.
Otros beneficios de la versión on-line
• Consulta de más 3,5 millones de títulos publicados en Estados
Unidos.
• 165 000 registros sobre publicadores, distribuidores y agentes de
librerías.
• Información sobre premios y best sellers.
• Revisiones de más de 500 000 textos completos.
• Capacidades para descargar títulos en diferentes formatos.

68
La base de datos Books in Print tiene un cubrimiento desde el año
1979 hasta hoy, con una actualización anual de más de 200 000 regis-
tros. Al generalizar acerca del contenido que ofrece este repertorio en
todas sus modalidades se coincide en los siguientes campos:
• Título, subtítulo.
• Mención de responsabilidad.
• Edición.
• Datos de la edición.
• Año de publicación.
• Editorial.
• Precio.
• Formato de presentación.
• Materia.
• ISBN.
• Tamaño.
• Serie.
Ejemplo de registro de libro en el Books in Print en versión electrónica
Registro No. 1
Title: Cien años de soledad
Author: García Márquez, Gabriel
Pub. Date: 1990
ISBN: 0785950109
Binding: Trade Paper
Pub: French & European Publications, Incorporated
Subj: MACONDO (IMAGINARY PLACE)_FICTION
Price: $19.95
Registro No. 2
Title: Cien años de soledad
Author: García Márquez, Gabriel
Pub. Date: (Date not supplied)
ISBN: 8401242266
Binding: Trade Paper

69
Pub: Plaza & Janes Editories, S.A.
Subj: MACONDO (IMAGINARY PLACE)_FICTION
Price: $10.95
El ejemplo se corresponde con la obra del autor Gabriel García Már-
quez Cien años de soledad. Un mismo título puede aparecer varias
veces según la editorial o publicador responsable de la edición.

3.3.7. Ulrich’s Internacional Periodical Directory


El Ulrich’s International Periodicals Directory(TM) es un producto
de R.R. Bowker, LLC, y constituye la principal fuente para la selec-
ción de publicaciones seriadas. Contiene los principales datos que las
describen, tiene alcance internacional y una actualización anual. In-
cluye publicaciones activas o no y que mantienen una periodicidad
regular o irregular. Garantiza toda la información necesaria para la
selección de seriadas.
Al igual que el Books in Print, el Ulrich’s posee diferentes formatos
de presentación. El impreso recoge en varios tomos todas las revistas
registradas en orden alfabético. Los formatos en versión electrónica
(CD-ROM o Web) ofrecen información similar acompañados de otras
facilidades para la localización y acceso a la misma.
El Ulrich’s International Periodicals Directory es una herramienta
importante para la referencia, la investigación y la gestión de las pu-
blicaciones seriadas en las organizaciones de información. La versión
electrónica se consolida a través de una base de datos, que ofrece in-
formación sobre todas las publicaciones seriadas de más de 200 países.
La base de datos facilita al usuario la recuperación y manejo de las
publicaciones desde varias opciones, tomando como referencia las
categorías establecidas para la recuperación. Estas categorías son:
material, ISSN, nombre del publicador y editor, título, formas de pre-
sentación, fecha inicial y final de la publicación, idioma, país, etcétera.
Forma parte del conjunto de bases de datos de Silver Platter y Ovid.
En Silver Platter tiene una actualización trimestral y en Ovid men-
sual. El uso de la base de datos de Ulrich’s permite además, la obten-
ción de información y el contacto con publicadores de más de 100
países en el mundo.

70
Ulrich’s International Periodicals Directory es la fuente ideal para
obtener información detallada sobre revistas, magazines, y otras pu-
blicaciones seriadas.
Datos que describen la base de datos Ulrich’s Internacional Periodical
Directory
• Cubrimiento: 1979-presente.
• Denominación de la versión on-line: Ulrich’s International Perio-
dicals Directory.
• Denominación de la versión impresa: Ulrich’s International Pe-
riodicals Directory and Irregular Serials and Annuals.
• Tipo de fuente : Directorio
• Cantidad de registros: 260 000+
Ejemplo de datos que ofrece el Ulrich’s en su versión electrónica de
su formato standard:
Z1007
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
(Text in Spanish; Summaries in English, Spanish) 1968;
quarterly; $50 domestic; $65 foreign (effective 2000 & 2001);
Instituto de Información Científica y Tecnológica
Apdo 2035, Havana, 10200, Cuba
Foreign TEL: 537-635500 FAX: 537-338237
E-MAIL: comercial@idict.cu
URL: http://www.idict.cu/cinfo99
Co-sponsor(s): Sociedad Cubana de Información Científica y
Técnica
Ed. Ana E Maza Varela.
book review, Adv.Rates: page $500; Contact: Lilia Aquino;
Ejemplo de datos que ofrece el Ulrich´s en su versión electrónica de
su formato detallado.
Publication code(s): IR
Status: Ceased
Subject: LIBRARY AND INFORMATION SCIENCES

71
Title: Documentación Bibliotecológica
ISSN: 0070-6841
Country Code: AG
Country: Argentina
Language notes: Text in Spanish
Editor: Atilio Peralta
Corp. auth sponsoring org.: Universidad Nacional del Sur
Centro de Documentación
Bibliotecológica
Publisher address: Ave. Alem, 1253
Bahía Blanca, 8000
Argentina
Frequency: irregular
Year first published: 1970-197?
Circulation: 300
Price: $2
Additional price info: exchange basis
Dewey class(es): 020
Ambos ejemplos se corresponden con la revista cubana Ciencias de
la Información. Los datos que se ofrecen describen a la publicación y
apoyan el proceso de selección de la publicación. Sólo aparecen dife-
rencias en las salidas de los datos que se corresponden con formatos
diferentes.

3.3.8. Internet
Como final del recorrido por las distintas fuentes para la selección de
otras fuentes, se llega a Internet. Conocida como la mayor red de redes
de todo el mundo, Internet se presenta como un nuevo recurso para
el proceso de selección de fuentes de información. Su alto nivel de
desarrollo y el alcance que tiene a miles y miles de recursos de infor-
mación, obligan a consultarla en calidad de fuente para la selección
de otras fuentes de información.

72
El universo de Internet es inmenso y a través de sus servicios se puede
interactuar con recursos del tipo de: revistas, libros, catálogos, bases
de datos, editoriales, bibliotecas virtuales, etc., muchos de ellos comen-
tados en este capítulo. Internet como máximo exponente del desarrollo
tecnológico de los últimos tiempos, ha obligado a los profesionales
dedicados al desarrollo de colecciones ha consultarla y emplearla
en la localización de fuentes de información.
Con Internet se facilitan las operaciones de consulta, selección y ad-
quisición on-line. Un ejemplo de ello resultan las editoriales, que han
modernizado toda su gestión con el uso de Internet. En la actualidad
muchas editoriales disponen de un sitio Web, que facilita a todo aquel
interesado la consulta de su catálogo de producciones editoriales y la
posibilidad instantánea de poder seleccionarlo y realizar su compra.
A continuación se muestran ejemplos que identifican las diferentes
categorías de recursos disponibles en Internet para apoyar el proceso
de selección.
Distribuidores, editoriales y librerías
• Interbook: Librería especializada, electrónica y multimedia. Con-
sulta a boletines oficiales, ocatálogos y realización de pedidos
(www.disbumad.es).
• Díaz de Santos: Ofrece acceso a su catálogo bibliográfico. Permite
consultar el estado de sus pedidos (www.diazdesantos.es).
• Anaya: Aglutina 21 editoriales. Ofrece descripción de sus publi-
caciones con múltiples enlaces para ampliar información
(www.anaya.com).
• ISBN: Accesible a través del Ministerio de Cultura español, inclu-
ye más de 650 000 documentos incluyendo todos los libros edita-
dos en España, también tiene disponible un censo de editoriales
españolas y las más significativas en Latinoamérica.(www.mcu.es).
• Amazon: Ofrece toda una gama de productos en materia de libros,
juegos, software con la posibilidad de no sólo obtener todos los
datos para su selección sino con la posibilidad de realizar su
pedido.(www.amazon.com).
Bibliotecas y Centros de documentación
• OCLC : Online Computer Library center, servidor que constituye
la mayor red informatizada de bibliotecas del mundo, con más de
31 millones de registros.(www.oclc.org).
• Biblioteca Nacional de España (www.bn.es).

73
• Biblioteca del Congreso (www.lcweb.loc.gov).
Distribuidores de bases de datos y servicios de información electrónica
• First Search: Es el servicio de OCLC que pone al alcance del usuario
el acceso a bases de datos en línea con fines de consulta y obtención
del documentos original.
• Internet Service: Servicio creado por Silver Platter para la consulta
de sus principales bases de datos (www.silverplatter).
• Cambridge Scientific Abstract: Ofrece acceso a varias bases de da-
tos a través del Internet Database Service (www.cas.com).
Revistas electrónicas
• The www virtual library: servidor que recoge revistas electrónicas
en diferentes formatos, html, txt, adobePDF. (www.edoc.com/
journal).
• Biblioteca telemática: Permite acceder al texto completo de libros,
principalmente obras clásicas y algunos ensayos. (www.liberliber.it).
Otras recomendaciones en torno al uso de Internet en el proceso de se-
lección son vistas por la especialista María Soledad González39 cuando
recomienda los siguientes accesos en línea para apoyar el proceso.
1. http:// www.blackwell.com/: Base de datos de libros publicados
por editoriales latinoamericanas, permite poner la orden de compra
on line.
2. http://www.harrassowitz.de/: Base de datos de libros publicados
por editoriales alemanas, permite poner la orden de compra on line.
3. http://www.bowker.com/: Base de datos de Bowker Books Out of
Print que contiene todos los libros en inglés que se encuentran agotados.
4. http://www.infornet.es/: Página Web que contiene un formulario
de pedido de material, corresponde a CELESA distribuidor español.
5. http://porrua.com.mx/: Página Web de librería y editorial Porrúa
México. Permite consultar catálogos (de todas las editoriales), reali-
zar pedidos en y fuera de línea y verificar el estado de su pedido. Esta
herramienta de búsqueda permite encontrar rápidamente no sólo li-

María Soledad González Bruce: «Selección de material bibliográfico para una biblioteca uni-
39

versitaria. Sus recursos, su problemática actual» (versión electrónica), Trabajo presentado en


el II Seminario Internacional de Bibliotecas asociadas a la UNESCO, 23-27 mayo, Cienfue-
gos, Cuba.

74
bros, sino cualquier palabra o frase que se encuentre en un documento
en el sitio.
6. http://www.online-bookfair.com/:Base de datos de editoriales
alemanas, entregando fondo, direcciones, e-mail y contactos.
7. http://editoras.com/servico/editoras.htm: Base de datos de
editoriales brasileñas, entregando fondo, direcciones, e-mail y
contactos.
8. http://www.johnsmith.co.uk/: Base de datos de John Smith distri-
buidor de libros publicados por editoriales del Reino Unido,
permitiendo poner órdenes en línea y verificar estado de los pedidos.

3.4. Mundo editorial


En el proceso de selección de los documentos el contacto con las edi-
toriales es fundamental. Ellas garantizan los títulos que finalmente
podrán ingresar a las organizaciones de información. En este capítu-
lo se estudiaron los catálogos editoriales como parte importante y ne-
cesaria para la selección de los documentos, sin embargo, el
profesional que se desempeña en esta área de trabajo debe conocer
más allá del uso de un catálogo editorial, debe conocer su fuente, es
decir la editorial.
Las editoriales constituyen el eslabón fundamental para establecer el
proceso de comunicación entre el autor y los lectores de una obra.
Pueden ser nacionales o extranjeras y en cada caso el profesional de
la información deberá conocer los aportes de cada una para decidir
sobre las fuentes de información que se desean adquirir.

3.3.1. Mundo editorial cubano


En Cuba no se puede hablar de desarrollo editorial hasta después de
1959, cuando con el triunfo revolucionario se comienzan a realizar
importantes esfuerzos por desarrollar este sector. El primero de ellos
se recoge en la creación de la Editora Nacional de Cuba, que constitu-
yó la base para el posterior Instituto del Libro.
La primera obra impresa por la editora fue El ingenioso hidalgo don
Quijote de la Mancha de Miguel de Cervantes. Con la creación del
Instituto del Libro en 1967 comienzan a surgir series editoriales, que

75
luego se convertirían en editoriales, entre ellas estaba Gente Nueva,
Arte y Literatura, Ciencias Sociales, y otras.
Los deseos del gobierno revolucionario por alcanzar mayores niveles
de cultura y educación en el pueblo hizo posible impulsar el desarrollo
editorial en Cuba. En aquel entonces se distinguió la Editorial Revolu-
cionaria encargada de reproducir libros para garantizar los textos para
estudiantes. Eran títulos muy importantes en diferentes áreas del
conocimiento.
Con la creación del Ministerio de Cultura se disuelve el antiguo Insti-
tuto del Libro y posteriormente en 1989 se oficializa nuevamente como
Instituto Cubano del Libro (ICL). Luego de más de 40 años, el trabajo
editorial cubano se ha fortalecido y son muchas las instituciones su-
bordinadas al Ministerio de Cultura Cubano que apoyan el Sistema
Editorial Cubano. Como ejemplo de instituciones de este tipo se señalan:
• Cámara del Libro: Institución que surge con la revitalización del
Instituto Cubano del Libro, representa el movimiento editorial cu-
bano ante todo el Sistema de Cámaras del Libro de Iberoamérica y
otras instituciones afines del gremio de editores y libreros. Tiene
como función primordial promover el libro y los autores, tanto na-
cionales como internacionales, así como ferias y exposiciones. Or-
ganiza las ferias internacionales del libro de La Habana desde 1982;
tiene en su seno a la Agencia de ISBN y mantiene relaciones con
organismos internacionales.
• Centro Nacional de Derecho de Autor: Se crea por decreto-ley y su
función es establecer la política en materia de derecho de autor
para todas las manifestaciones artísticas, literarias científico técnicas
y educacionales.
• Empresa Ediciones Cubanas: Posee la responsabilidad comercial de
exportación e importación tanto de libros como de publicaciones
periódicas contribuyendo a su promoción internacional.
• Dirección Nacional de Publicaciones Seriadas: Controla y registra
la producción editorial de las publicaciones periódicas en sus di-
versas manifestaciones y en todos los campos de la ciencia, incluido
la divulgación científica. Abarca las publicaciones electrónicas, con-
sultorías y evaluación de proyectos editoriales, exposición y pro-
moción comercial de las publicaciones periódicas. Incluye el registro
nacional de publicaciones seriadas.
• Consejo Editorial Nacional: Tiene como función el reforzamiento y
consolidación de un sistema editorial sólido y coherente, definir el

76
perfil de las editoriales con un balance adecuado temático, así como
determinar las prioridades de los planes editoriales a partir de los
intereses culturales, políticos y sociales del país. A él se subordi-
nan todas las editoriales cubanas.
Otras acciones que han permitido el desarrollo del sistema editorial cu-
bano se encuentran en la celebración anual de la Feria Internacional del
Libro. Este acontecimiento cultural ha venido ganando prestigio inter-
nacional permitiendo la reunión de importantes editoriales durante los
primeros días de cada mes de febrero. En las ferias se incentiva el inter-
cambio de experiencias entre profesionales, se efectúan negociaciones y
contratos comerciales, se adoptan acuerdos que contribuyen a mejorar
los niveles de exportación e importación, se promueve la obra de muchos
autores, entre otros. La Feria se extiende a todo el territorio nacional.
Del mismo modo se sitúan los diversos premios instituidos, con ca-
rácter provincial y nacional, para los diferentes géneros en que se ex-
presa la creación literaria y científica. Ellos contribuyen a la promoción
de la obra y de los autores, entre los más importantes se encuentran:
• Premio Nacional de Ciencias Sociales.
• Premio Nacional de Literatura.
• Premio de la Crítica a las mejores obras literarias.
• Premio Abril.
• Premio la Edad de Oro.
• Premio de Biografía.
Relación de editoriales nacionales
El sistema editorial cubano se conforma de las editoriales pertene-
cientes al Instituto Cubano del Libro (ICL) y a otros organismos e
instituciones. A continuación relacionamos las pertenencias al ICL y
algunos de los principales organismos.
Editorial Científico Técnica: Destinada a la publicación de libros con
carácter investigativo. Tiene como objetivo promover el espíritu de
investigación del país. Sustituyó a las ediciones de ciencia y técnica.
Editorial Oriente: Se encuentra en Santiago de Cuba. Destinada a la
publicación de obras de divulgación popular y de autores de las pro-
vincias orientales.
Editorial Pueblo y Educación: Encargada de la publicación de todos los
libros de texto para la educación media general que se usan en el país.
Otras editoriales menores, pertenecientes al Ministerio de Educación

77
Superior, como la Félix Varela y la de la Universidad de La Habana,
publican los textos para la educación superior.
Editorial Letras Cubanas: Relacionada con la literatura cubana de to-
dos los géneros.
Editorial Arte y Literatura: Incluye obras sobre historia y crítica de
arte, teoría y crítica literaria, sociología de la literatura, etc. de la
literatura universal.
Editorial de Ciencias Sociales: Publica sobre política, historia, filosofía,
sociología y temas sociales en general.
Editorial Gente Nueva: Literatura dedicada a niños y jóvenes. Sustituyó
a la serie del mismo nombre.
Editorial José Martí: Se ocupa de las publicaciones en lenguas
extranjeras.
Ediciones Unión: Todo lo que publica es lo relacionado con los pre-
mios UNEAC y la literatura cubana contemporánea en general.
Casa de las Américas: Publica todas las ediciones de Casa de las
Américas dedicadas a la literatura latinoamericana. Incluye los
premios Casa.
Existe otro gurpo de editoriales pertenecientes a organismos o institu-
ciones que se ocupan de las publicaciones afines a su labor.

3.3.2. Mundo editorial internacional


A nivel internacional afloran algunas tendencias que pautan la activi-
dad editorial de muchos países. En su mayoría son consecuencias del
propio sistema donde están insertadas. A continuación se ofrecen al-
gunas tendencias del sector a nivel mundial.
Tendencias mundiales de la actividad editorial
1. Desarrollo de sistemas de información de mercadotecnia: Actual-
mente las grandes empresas no se limitan a hacer solamente estu-
dios de mercados, sino que implantan un sistema de información
de mercadotecnia cuya finalidad es generar, procesar, almacenar y
recuperar información para todas las decisiones.
2. Fenómeno de la globalización: La empresa reacciona activamente
ante las necesidades del mercado en un marco social, hace énfasis
en sus estrategias con el fin de estar preparados para satisfacer los
necesidades de los clientes.

78
3. Homogenización del contenido: Se tiende a convertir al lector en con-
sumidor de un producto preconcebido, que represente un best seller.
4. Función gerencial del editor: Además de tener una participación
importante en la gestión editorial debe dominar y controlar los as-
pectos económicos, organizativos, comerciales y jurídicos de su em-
presa editorial.
5. Diseño más preponderante que el contenido: El libro vende más
por su presentación externa que por su contenido.
6. Valor añadido en los productos para incrementar su dimensión e
impacto.
7. Los libros especializados no interesan a las grandes compañías.
8. Se producen fusiones de empresas. Menos de diez empresas con-
trolan 80 % de la publicación mundial de libros. Editores y librerías
independientes tienden a desaparecer.
9. Ventas de publicaciones por Internet.
Comportamiento del mercado editorial a escala internacional y de
América Latina.
El lector de mayor gasto anual per cápita del mundo es Noruega, con
una inversión anual en compra de libros que sobrepasa los 100 USD.
Estados Unidos es el primer mercado del libro, seguido de Alemania.
El primer productor editorial en español es España, seguido por Méxi-
co en América Latina. Brasil ocupa el primer lugar en producción
editorial con un volumen de 800 000 000 de libros para comercializar,
y se caracteriza por poseer una mejor preparación profesional.
En América Latina el desarrollo es bien diferente en este sector. En
muchos países de la región no existe hábito de lectura como resultado
de las políticas de gobierno que no atienden al desarrollo educacional
y cultural del pueblo. Hay analfabetismo y altos índices de rezago
educativo.
Relación de editoriales extranjeras
A continuación relacionamos algunas de las principales editoriales
extranjeras.
1. España:
Editorial Aguilar: Obras de la literatura dividida en dos: obras de
autores universales famosos, historia de las grandes culturas anti-
guas; y ediciones de Atlas.
Espasa-Calpe, S.A: Enciclopedias y diccionarios.
Editorial Molino: Publica libros juveniles e infantiles.

79
Plaza & Janes: Literatura y best seller del mundo.
Salvat: Obras de referencia.
Labor, S.A: Literatura en general, ciencia y técnica, y arte y literatura.
2. Estados Unidos:
Editorial AMS-Press: Edita literatura general, filosofía, ciencias polí-
ticas, leyes, etcétera.
McGraw-Hill: Especializada en tecnología general y publicaciones
periódicas.
Plenum Publishing Corporations: Temas científicos en general inclu-
yendo las obras del marxismo.
Williams J. Willins: Especializada en obras de medicina. Catálogos
anuales.
3. Inglaterra
Applied Science Publichers: Tecnología en general.
Edward Arnold: Ciencia y técnica.
Blackwell Scientific Publications: Publicaciones científicas.
4. Rusia
Editorial Progreso: Todos los libros de marxismo y ciencias sociales.
Mir: Obras traducidas al español.
Arte Aurora: Libros dedicados a obras de arte.
Academia Checa: Especializada en los temas de matemática, sicología
y física.
5. Argentina
Sopena de Argentina: Diccionarios y enciclopedias.
Hachette: Consorcio de libros, revistas y periódicos.
6. México.
Editorial Navarro: Publicaciones para niños.
Editorial del Fondo de Cultura Económica: Libros científicos, técni-
cos y de difusión del pensamiento y creación literaria.

80
Impacto de las tecnologías en el mercado editorial
El desarrollo de las tecnologías de información y comunicación han
modificado los sistemas tradicionales de edición. Las publicaciones
adquieren nuevas dimensiones y otras posibilidades se vislumbran
con el hipertexto y la realidad virtual. Del mismo modo, Internet per-
mite el acceso a un banco de datos a escala internacional, la informa-
ción se descentraliza, lo que impone nuevos retos a los autores, editores
y comercializadores.
El mercado editorial actual no sólo se nutre de las publicaciones im-
presas sino que se añaden los CD-ROM, las publicaciones electróni-
cas, las ediciones multimedia, bibliotecas y librerías virtuales entre otros
productos. Entre las novedades del mercado editorial actual se inser-
ta la aparición del libro electrónico desde finales de los años 90 en
Estados Unidos. El libro electrónico presenta nuevas facilidades para
el lector, que puede descargar y cargar títulos sin mediar peso y tama-
ño. Aunque es muy discutido el tema de las ventajas y desventajas de
uno y otro soporte, sería este, material, suficiente para otro libro.

81
Capítulo IV
La adquisición de fuentes de información

Una vez concluida la selección de fuentes de información, toca su


turno a la adquisición, etapa final de todo el proceso de desarrollo de
colecciones. Los documentos que ingresan a las organizaciones han
sido previamente evaluados por especialistas competentes, quienes
deciden acerca de cuáles fuentes deben ingresar a las colecciones de
la organización.
La adquisición, es la obtención por cualquiera de las vías conocidas
de los documentos seleccionados. Para lograr una buena adquisición
se deben considerar un conjunto de criterios que apoyan la decisión
de ingresar o no un documento en la colección. Estos son:
• Oportunidad de adquirir: Se miden las ventajas que ofrece la ad-
quisición de un documento para los usuarios que se atienden. Se
parte del estudio de sus necesidades y de los objetivos y funciones
de la organización.
• Idioma de documento: Los documentos que ingresan a la colección
deben ser usados por cada comunidad usuaria. No importa que el
idioma sea un idioma extranjero siempre y cuando sea utilizado.
• Capacidades de almacenamiento: Los problemas de almacena-
miento afectan a todas las organizaciones de información. Si bien
por ley, todas ellas deben crecer en número con nuevos volúmenes,
no siempre se atiende en forma paralela la realización de descarte,
obligando a las instituciones a tener en las colecciones documen-
tos que no son utilizados y que le restan espacio a otros que sí lo
son. En el momento de adquirir es necesario revisar las capacida-
des disponibles, no sólo para determinar la existencia de espacios,

83
si no también, para conocer el formato idóneo de los documentos
que ingresan en la organización.
• Interés del usuario: Nuevamente se retoman el interés y la nece-
sidad del usuario, y es que sólo la determinación de ellas podrá
garantizar el uso debido de las colecciones que se adquieren.
• Disponibilidad de documentos para intercambiar: En ocasiones te-
nemos en nuestras colecciones conjuntos de documentos que tie-
nen valor y que pueden ser utilizados para garantizar la entrada de
otros nuevos. Este es el caso de organizaciones que editan publica-
ciones y que luego de incluirlas en sus colecciones, todavía tienen
disponibilidad para ofrecerlas a otras instituciones particulares en
aras de lograr nuevos recursos a través del intercambio.
El proceso de adquisición requiere de fuentes para la adquisición, es
decir de documentos disponibles en la organización que garantizan la
entrada de otros documentos. Pueden ser: documentos internos (edi-
tados por la institución) o documentos externos (se editan fuera de la
institución). Ambos casos permiten el intercambio con otras entida-
des, sin mediar dinero.

4.1. Vías para la adquisición de información


Las vías para adquirir fuentes de información se clasifican en comer-
ciales y no comerciales. En las vías comerciales media el dinero como
base del intercambio y en las no comerciales el valor del intercambio
se sustenta en los productos que se puedan intercambiar entre las
organizaciones.
La compra es la vía comercial por excelencia. A través de ella se ad-
quieren todos los documentos que verdaderamente satisfacen las necesi-
dades y los intereses de los usuarios. La disponibilidad económica de
las organizaciones es la que determina la cantidad y la calidad de los
documentos que ingresarán a la organización.
Para efectuar una compra es necesario conocer tarifas establecidas
por editoriales, librerías especializadas o no, consorcios etc. Del mis-
mo modo es necesario conocer las tasas de cambio en caso de ejecutar
las transacciones en moneda internacional.
La compra suele ser compleja por las diversas tareas que requiere. Se
parte de una factura inicial que garantiza la emisión de cheques para el
pago de las compras y se desarrolla en combinación con el departamento

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económico de la entidad auxiliado por los especialistas de desarrollo
de colecciones. En la misma se ejecutan las siguientes acciones:
• Selección de vendedores.
• Procesamiento y preparación de órdenes de compra.
• Reclamación de documentos.
• Recepción de materiales.
• Facturación de pago.
La compra genera procesos y ficheros de control para regular la eje-
cución de todas las operaciones. La unión de todos los procesos y los
ficheros conforman el flujo de información de la compra.
Procesos:
• Determinar necesidades de adquisición y evitar duplicidades.
• Establecer medidas y acciones para conseguir los faltantes en la
colección.
• Extender cheques de compras a partir de un pedido previo de
documentos.
• Verificar documentos entrados con los solicitados.
• Crear listas de nuevas adquisiciones o anuncios de documentos
adquiridos.
• Incorporar los documentos al sistema de la institución de infor-
mación.
Ficheros de control:
• Control de órdenes de compra.
• Control de reclamaciones.
• Control de vendedores o proveedores de información.
• Control de facturas y compras ejecutadas.
Los controles pueden realizarse en forma manual o automatizada con
el apoyo de sistemas computacionales que garantizan todo el segui-
miento del proceso de compra. Es importante velar por la calidad de cada
reporte resultante del control, ya que validan la limpieza del proceso.
Los últimos tiempos han traído cambios para la compra. Se extiende
el término de cooperación a toda la actividad de información sin ex-
cluir el desarrollo de colecciones. Con el trabajo cooperado entre las
organizaciones de información se minimizan los riesgos por causa de
la elevación de los precios y se mantienen actualizadas las coleccio-
nes. Cuando la compra se realiza bajo estas circunstancias se conoce
como compra cooperada.

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Por los muchos beneficios que trae consigo la compra cooperada, exis-
ten muchos ejemplos que ilustran este procedimiento. La compra co-
operada es la modalidad de la compra de información donde
intervienen más de una institución y se comparten los resultados de
la compra entre todos distribuyéndose los gastos.
Para conveniar una compra cooperada es preciso la identificación de
las partes interesadas, quienes acordarán los recursos de informa-
ción que se comprarán y el aporte que se entregará. En ocasiones un
convenio de compra cooperada es la base de un consorcio de informa-
ción. Los proyectos de compra cooperada son muy útiles a las
universidades en especial para la adquisición de bases de datos.
Las vías no comerciales prescinden del dinero como medio de inter-
cambio para recibir información. Entre ellas se encuentran:
• Canje.
• Cortesía.
• Donación.
• Depósito Legal.
El canje es la vía no comercial distintiva del proceso de adquisición.
Se define como el intercambio entre instituciones de información, a
partir de documentos que se ofrecen a cambio. Puede realizarse de las
formas siguientes:
• Volumen a Volumen.
• Según Precio.
• Canje Abierto.
En el canje volumen a volumen se entrega y se recibe igual cantidad
de documentos. No cuentan los precios de los documentos, sino la
cantidad que se entrega. El canje según precio, se determina por el
valor de los documentos que se entreguen. Pueden recibirse menor
cantidad de documentos siempre y cuando tengan un precio equiva-
lente a lo que se entregó.
El canje abierto es el más común y también el más útil. Las institu-
ciones acuerdan previamente lo que van a intercambiar en función
de sus utilidades. Puede ocurrir el intercambio de un título de re-
vista a cambio de tres, siempre y cuando resulte beneficioso para
ambas instituciones.
El canje es muy empleado por las organizaciones de información de
países no desarrollados, que no disponen de altos presupuestos para

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comprar información. Es una vía que incentiva la colaboración y la
solidaridad entre los profesionales del sector.
Para lograr una gestión eficiente de canje se necesita considerar los
procedimientos siguientes:
1. Selección de las instituciones para el canje: Deben ser instituciones
afines y conocidas por el interesado. Conocer todos sus datos para
lograr una correcta comunicación. Se podrán confeccionar direc-
torios con los datos de las instituciones seleccionadas.
2. Determinación de los documentos para canjear: Se precisa conocer
de antemano las disponibilidades de documentos para ofrecer en el
intercambio. Las listas de canje deben ser actualizadas periódicamente.
3. Determinación de los documentos que se necesitan obtener: El área
de Desarrollo de Colecciones debe tener el inventario de las necesi-
dades de información y los recursos que se necesitan en cada opor-
tunidad. Pueden ayudar los estudios de la colección y la evaluación
de fuentes de información.
4. Realización de carta de presentación y/o solicitud para realizar el
canje: Una vez conocidas las necesidades y las instituciones con
quien intercambiar, se prepara una carta de presentación por la
entidad interesada comunicando su propósito de establecer inter-
cambio. Una vez recibida la aprobación, se legaliza el proceso y se
comienzan las operaciones. En el proceso de legalización se esta-
blecen los términos del intercambio.
El canje requiere controles para garantizar la eficiencia de todo el pro-
ceso. Los controles se originan como resultado de las operaciones de
canje. Ellos son:
• Control de directorio de instituciones para el canje.
• Control de listas de documentos a canjear.
• Control de documentos que se necesitan obtener.
La cortesía y la donación son vías de adquisición no comercial que no
requieren entregar nada a cambio. Definidas como: cortesía: vía no
comercial en que el autor de una obra la hace llegar por sí mismo a la
institución de información; y donación: entrega de documentos a una
institución de información, sin tener necesariamente derechos sobre
el mismo. Ambas permiten ingresar información en las organizaciones.
No obstante, es importante revisar las entregas de documentos por
estos conceptos pues ocurre que al derivarse de entregas espontáneas
no siempre resultan provechosas a la comunidad de usuarios. En

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estos casos pueden reenviarse a instituciones interesadas que posean
una relación temática afín con los documentos.
El depósito legal, es la vía no comercial que otorga derechos a la Bi-
blioteca Nacional de poder recibir cinco títulos de todo lo que se edite
en el país. De esta forma se cuida y preserva el patrimonio cultural y
bibliográfico de la nación.

4.2. Tecnologías para la adquisición


El uso de las tecnologías de información y comunicación encuentra
nuevos espacios en el proceso de adquisición de información. En el
mercado aparecen variadas ofertas de productos de software que
permiten el control y la ejecución de este proceso.
Las complejidades del proceso de adquisición hacen posible el em-
pleo de las tecnologías de información en tres niveles. Cada nivel ofre-
ce soluciones diferentes en función del número de operaciones que
permite resolver al especialista.
Nivel 1: Sólo soporta órdenes de compra y resultados de compra.
Nivel 2: Permite realizar las operaciones del nivel anterior y añade:
– Control e identificación de la información bibliográfica.
– Control de duplicados.
– Control y administración de órdenes.
– Control de reclamaciones y cancelaciones.
– Control de pago y entrega de facturas.
Nivel 3: Permite realizar las operaciones de los niveles anteriores y
añade:
– Control de toda la contabilidad de los procesos.
– Control de la información que se recibe.
Para lograr un uso adecuado de las tecnologías de información en el
proceso de adquisición, se deben seleccionar los soportes tecnológi-
cos atendiendo a las disponibilidades tecnológicas de la organización
y a las complejidades del proceso en sí. Los soportes tecnológicos para
la adquisición se identifican a través de las siguientes soluciones:
1. Empleo de bases de datos simples.
2. Desarrollo de un sistema de información local.
3. Sistema integrado.

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El empleo de bases de datos simples facilita en forma muy elemental
el almacenamiento y el control de los datos relacionados con las prin-
cipales operaciones del proceso de adquisición. Es una solución muy
recurrida por organizaciones con bajos recursos tecnológicos.
Las bases de datos no están apoyadas por ninguna interfase con el
usuario que facilite la recuperación de información, de ahí la necesi-
dad de conocimientos en materia de computación por el especialista
designado para la tarea.
Los sistemas de información local son aplicaciones en red que rela-
cionan diferentes bases de datos. A partir de la existencia de bases de
datos que recogen los datos de la adquisiciones se establece una red
local, que permite el uso simultáneo de las bases por varios especia-
listas del área. La información se almacena en una máquina servidor
permitiendo el acceso a través de máquinas clientes. Pueden emplearse
interfases que controlen el llenado y la recuperación de los datos de
las operaciones de la adquisición.
Un sistema integrado es una aplicación para bibliotecas que permite
el control de toda su gestión y se estructura mediante módulos de
trabajo que controlan las principales tareas que se realizan en las
bibliotecas. Cada módulo es atendido por el área responsable de la tarea.
Los sistemas integrados trabajan en red y conectan a todos los espe-
cialistas de la organización ofreciendo la posibilidad de cargar y recu-
perar datos según la función que desempeñen en la organización. Esta
aplicación mantiene niveles de seguridad que sólo ofrecen permiso de
entrada y modificación de los datos a especialistas designados. La
recuperación de información a través de un sistema integrado no
admite modificación en los contenidos de los campos.
Los módulos de trabajo con presencia mayoritaria en un sistema inte-
grado de información son el control de:
• La adquisición de los documentos.
• El procesamiento de la información.
• Prestamos de documentos
• Estadísticas del servicio.
• Servicio de catálogo, entre otros.
Estos módulos se asocian a las principales áreas de la biblioteca: De-
sarrollo de Colecciones, Organización de la Información y Servicios
de Información. El módulo de Desarrollo de Colecciones debe permitir

89
el control de las vías de adquisición, la creación del registro único del
documento, atender los pedidos de documentos, y la gestión económi-
ca y presupuestaria de la entidad.
No todos los sistemas integrados de bibliotecas incluyen el módulo de
adquisición, en tales casos el sistema carece de una parte importante
y no cataloga entre los sistemas más completos y eficientes. Al respec-
to opinan los autores Mabel Rodríguez, Juliemne Dorta y Antonio
Montes de Oca40 quienes comentan acerca de los principales conteni-
dos del módulo de adquisición de los sistemas integrados de bibliotecas.
El módulo de adquisición debe incluir:
• Gestión de desideratas.
• Gestión del fichero de proveedores.
• Gestión de los pedidos y reopciones.
• Control presupuestario.
El desglose de estas funciones debe incluir entre otras, las siguientes
tareas específicas:
• Gestión de las adquisiciones de documentos en sus diversos soportes.
• Control del ciclo completo de los pedidos.
• Identificación del tipo de adquisición según criterios o tipos de ad-
quisición definidas por la biblioteca (compra, canje, donación, etc.)
y de la clase de fondo, la sección o sucursal que realiza el pedido y
la cuenta asignada. Los estados o situaciones de pedidos (sin en-
viar, enviado, cancelado, recibido o facturado), aunque pueden ser
precisados mediante la utilización de notas.
• Creación y mantenimiento de un fichero de proveedores, contem-
plando la posibilidad de incluir proveedores que ya no estén acti-
vos, pero que resultan necesarios a efectos históricos, estadísticos
o para la gestión de procesos pendientes.
• Gestionar donantes en concepto de proveedores con todas las fa-
cilidades aplicables a los proveedores convencionales.
• Contar con un sistema de elaboración de pedidos y tramitación
de nuevas entradas, que permita la captura masiva de registros

M. Rodríguez, J. Dort y A. Montes de Oca: «Las tecnologías de información y comunicación en


40

el proceso de adquisición». Trabajo de la asignatura Desarrollo de Colecciones, p. 2 (documen-


to mecanografiado).

90
bibliográficos desde una base local o de un servidor, esto facilita la
tramitación de compras o incorporaciones masivas por donación.
• Crear listas de propuestas de pedidos y un proceso de recepción
que incluya la posibilidad opcional de crear los ejemplares de for-
ma semiautomática.
• Los registros bibliográficos objeto de adquisición deben poder pre-
catalogarse utilizando diferentes plantillas, configurables a medi-
da para tipos de materiales u otros conceptos, directamente desde
el módulo de adquisiciones e incluso realizar la catalogación com-
pleta en este momento o importar el registro bibliográfico desde
otras bases de datos locales o remotas.
• Llevar el control de la contabilidad presupuestaria por diferentes
partidas anuales designadas a diferentes cuentas o presupuestos,
según los criterios de organización propios de la biblioteca: tipos
de fondos, departamentos, bibliotecas, etc. Todas estas partidas
presupuestarias son actualizadas en tiempo real.
• Posibilitar la realización de consultas e impresión de resultados de
toda la información del estado de las diferentes partidas.
• Procesar las facturas y pagos, incluyendo la verificación automática
de sumas, descuentos, coherencia con los precios, etcétera.
• Posibilita la obtención de subproductos impresos (listas) o de ex-
portación a ficheros para poder ser tratados con posterioridad por
alguna herramienta ofimática.
En el caso de publicaciones seriadas por las características especifi-
cas del tipo de documento, el sistema debe ser capaz de:
1. Llevar un control de los números recibidos, pendientes, reclama-
dos, extraviados, etc. referidos a una colección.
2. Emitir la correspondencia asociada a los procesos de reclamación,
renovación de suscripciones, etcétera.
3. Definir diferentes modelos de periodicidad o predicción, tolerando
incluso periodicidades difíciles de describir en días, desconocidas
o imprevisibles.

4.3. Agencias de suscripción y proveedores de información


Las agencias de suscripción son entidades intermediarias entre las
bibliotecas y los editores. Facilitan la gestión de compra de informa-
ción. Entre sus funciones está: la venta, asignación, administración y
gerencia de las publicaciones a entidades que las abonan y las solici-
tan mediante los servicios de suscripciones.

91
Estas dependencias desempeñan un papel significativo en el desarrollo
y mantenimiento de las colecciones en las organizaciones de informa-
ción, fundamentalmente las especializadas y académicas, por contri-
buir a enriquecer las colecciones de fuentes de información. Las
agencias de suscripción más reconocidas internacionalmente son:
EBSCO Information Services y SWETS & Zeitlinger. Ambas son re-
conocidas dentro de la comunidad de profesionales de la información
por los servicios ventajosos que ofrecen a las organizaciones en la
suscripción y distribución de documentos.

4.3.1. EBSCO Information Services


Conocida como líder de servicios integrales de información para bi-
bliotecas, ofrece soluciones tecnológicas para el acceso y administra-
ción de recursos electrónicos de información. Tiene su oficina central
en Alabama, Estados Unidos y en otras regiones del mundo. Se agrupa
en divisiones que proveen distintos servicios de información.
Servicios básicos:
• Administración de suscripciones impresas y electrónicas.
• Acceso a bases de datos y revistas electrónicas.
• Servicios de alerta, diseminación selectiva de información y venta
de artículos demandados.
• Integración de servicios de información en línea para acceder a
artículos en texto completo.
• Sistema electrónico de adquisición de libros impresos.
Los sistemas y servicios de información de ESBCO proveen:
• Órdenes y reclamaciones en línea.
• Proformas, facturas y reportes especiales.
• Facturación electrónica via FTP o EDI.
• Interfaces con sistemas automatizados de bibliotecas.
• Registro de tres años de órdenes y reclamaciones.
Facilitan el acceso a los servicios en línea:
• EBSCONET®.
• EBSCOhost® Research Databases.
• EBSCOhost® Electronic Journals Service (EJS).
• EBSCO Book Services.
• A toZ Service.

92
EBSCONET® es un sistema de administración de suscripciones en
línea que facilita:
– Servicio gratuito de valor agregado.
– Búsqueda de títulos en el directorio.
– Realización de órdenes y reclamaciones en línea.
– Solicitud de fascículos del EBSCO Missing Copy Bank®.
– Acceso a la información administrativa de las suscripciones del
cliente.
– Renovación de suscripciones en línea.
– Acceso y/o solicitud de reportes especiales.
Ejemplo de presentación del servicio de administración de sus-
cripciones:

S c re en S h o t – E B S C O N E T T itle S e a rc h

El servicio EBSCOhost® Research Databases, ofrece:


– Índices y resúmenes de más de 9 700 publicaciones.
– Texto completo de más 6 900 revistas.
– Formato PDF de 5 700 títulos.
– Más de 85 bases de datos referenciales.
– EBSCO SmartLinks™ hiperligas - a 11 000 títulos únicos vía las
bases de texto completo de EBSCOhost, EJS y CrossRef.
– Interfase en español.

93
– Botón de traducción del artículo.
– Contenidos en español:
MedicLatina
Fuente Académica
Page Composer
Ejemplo de presentación del servicio de bases de datos de EBSCO:

S c ree n S h o t- E B S C O h o s t

El portal de acceso a revistas electrónicas en EBSCO (EBSCOhost®


Electronic Journals Service), ofrece:
Total de títulos accesibles = 9 588.
• Títulos cuyo acceso al texto completo está validado por EBSCO-
host EJS = 6 996.
• Títulos cuyo acceso al texto completo está validado por el editor: 2 592.
• Fascículos disponibles en EBSCOhost EJS = 266 852.
• Artículos en EBSCOhost EJS =4 301 044.
• Artículos disponibles Pay-Per-View=566 409.

94
Ejemplo de presentación del servicio de revistas electrónicas de
EBSCO:

ScreenShot –EJSHome page

El servicio de libros de EBSCO (Book Services), permite disponer de:


– Portal para la compra en línea de libros impresos y multimedia.
– 2,5 millones de títulos disponibles.
– Diversas opciones de pago: Facturas mensuales consolidadas, ór-
denes de compra, tarjetas de crédito personales y corporativas.
– Servicio de entrega puerta a puerta vía JETS.
– Facturación y reportes disponibles vía FTP, EDI o disquete.
– Facturas en formatos EDIFACT y X12 para su descarga en siste-
mas automatizados compatibles.

95
Ejemplo de presentación del servicio de libros de EBSCO:

ScreenShot –EBS

El servicio A to Z es un servicio en línea que provee una lista com-


pleta de todas las revistas electrónicas disponibles en una bibliote-
ca. Una lista de revistas electrónicas con una interfase de búsqueda
muy amigable que permite al usuario final encontrar fácilmente
cualquier revista incluso si se encuentra «sepultada» en una base
de datos.

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Cuenta con herramientas administrativas que permiten a la biblioteca
personalizar su lista A to Z y garantiza:
– Lista compresiva de títulos de revistas electrónicas contenidos en
más de 400 bases de datos, más títulos incluidos en paquetes de
editores y títulos electrónicos individuales.
– Interface de búsqueda en línea.
– Posibilidades de búsqueda sencilla o avanzada.
– Administración de la lista de títulos.
– Personalización de la lista de títulos.
– Permite la creación de sus propios Custom Links, tales como ligas
a su OPAC para desplegar la catalogación del título o ligas a su
servidor local.
– Diversas opciones de hosting.
– Personalización de logotipos, mensajes, instrucciones, etcétera.
– Fácil acceso a sitios hosting.
– Soporte técnico integral de EBSCO.

4.3.2. Swets & Zeitlinger Suscription Service


En 1901 Adrian Swets y Heinrich Zeitlinger abrieron una librería en
Amsterdam especializada en libros científicos. Heinrich dejó el negocio
en 1902, pero su nombre continuó siendo utilizado. En 1930 una com-
pañía comenzó a ocuparse de la sucripción de las publicaciones seriadas.
Swets & Zeitlinger dejó de ser librería para convertirse en surtidor de
las suscripciones de documentos seriados. El servicio creció hasta lle-
gar a ser la actividad principal y actualmente Swets & Zeitlinger es
uno de los agentes de suscripción más grande de Europa y del mundo.
En el 2001 la agencia cumplió cien años y le fue concedido el estatus
de «real». La compañía hoy funciona bajo el nombre Royal Swets &
Zeitlinger, la cual sostiene cinco divisiones y también a Swets Blackwell.
Este último es el resultado de la fusión entre el servicio de suscripción
de Swets, una división Swets real y Zeitlinger y de los servicios infor-
mativos de Blackwell, división Blackwell Ltd. Es una organización
con operaciones mundiales utilizadas por las oficinas a través de seis
continentes. La oficina central está situada en Lisse, Países Bajos.
Swets Suscription Services, favorece las suscripciones a publicacio-
nes en CD-ROM. La extensa base de datos sobre publicaciones en
CD-ROM es actualizada cada día para asegurar una respuesta inme-
diata a las consultas de los clientes.

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La base de datos sobre publicaciones periódicas en Internet se actua-
liza constantemente para asegurar una respuesta rápida a las consul-
tas de los clientes. Las suscripciones a publicaciones en Internet que
pueden ser gestionadas por Swets incluyen:
• Base de datos de diversos editores y productores.
• Base de datos de Silver Platter accesibles a través del servidor ERL.
• Publicaciones electrónicas a texto completo.
Swets también puede gestionar suscripciones a títulos en otros forma-
tos, incluyendo cinta magnética, disquete, fax, microformas y formatos
híbridos. Los beneficios por utilizar los servicios de Swets son:
• Información sobre precios, licencias de uso y utilización en red de
las publicaciones electrónicas e impresa de interés.
• Presupuestos claros y competitivos.
• Ventajas derivadas de otros servicios de Swets, que incluye Data
Swets (sistema de información y comunicación en línea) y FAST
(servicio de distribución consolidada).
• Catálogo e-media de Swets sobre publicaciones en soporte electró-
nico. Recoge información sobre 6 000 títulos con índice alfabético,
temático y por soporte.
• Lista a la medida de publicaciones electrónicas en los campos de
su interés.
• Comparación de sus títulos impresos con las versiones electrónicas
disponibles.
• Swets Info-Nuevas Publicaciones, boletín informativo sobre nue-
vas publicaciones.
• Documentación e información sobre productos concretos median-
te previa solicitud.
• Eficacia para gestionar sus pedidos, cancelaciones, renovaciones y
reclamaciones de suscripciones de publicaciones electrónicas e
impresas.
Swets Blackwell
Proporciona numerosas opciones para bibliotecas académicas, médi-
cas, corporativas y gubernamentales, así como centros de informa-
ción de todo el mundo. El número de servicios que ofrecen apoya a las
organizaciones de información para garantizar mayor disponibilidad
de recursos de información en un ambiente electrónico dinámico, cam-
biante y cada vez más complejo. Actúa como intermediaria entre las
bibliotecas y las organizaciones de información, forma parte de Swets
& Zeitlinger.

98
Swets Blackwell, es un buen proveedor de suscripciones y soluciones
para el manejo de información en el mundo. Ofrece soluciones inte-
grales a las necesidades de sus más de 60 000 clientes pertenecientes
a organizaciones académicos, de investigación, médicas y de gobier-
no. Trabajan en sociedad con 65 000 editores e importantes
suministradores de información profesional.
Dispone de un servicio de navegación conocido por Swetsnet, que
permite el acceso a más de 6 000 títulos de publicaciones a texto com-
pleto. Este servicio ofrece ventajas adicionales a quienes lo consultan
por las facilidades que ofrece de poder integrarse a los sistemas pro-
pios en bibliotecas. Según estadísticas aparecidas en Internet, se plan-
tea que Swetsnet recibe 5,5 millones de visitas por mes, permitiendo
el acceso a tablas del contenido, resúmenes y textos completos de
diferentes publicaciones.
Entre los servicios que ofrece Swets Blackwell se encuentran:
Servicio de administración de suscripción.
Este servicio es el más importante de Swets, unido a la administra-
ción de seriadas para bibliotecas académicas, médicas, corporativas
y de gobierno y centros de información alrededor del mundo. Las sus-
cripciones se realizan por tipo de seriada: periódicos, series y
continuaciones en formato impreso u electrónico. El servicio incluye:
• Inicio del trámite de la orden.
• Arreglo del pago de la orden tramitada.
• Demanda de ediciones faltantes.
• Renovación de suscripciones.
• Cancelación de suscripciones.
También ofrece al cliente :
• Facturas flexibles ajustadas a requerimientos específicos.
• Intercambio electrónico de datos normalizado para la entrega rá-
pida y sin error.
• Chequeo o comprobación de la suscripción realizada.
• Información sobre precios.
• Catálogo de seriadas y publicaciones digitales.
• Información acerca de nuevos títulos.
La base de datos interna de seriadas sobrepasa actualmente los
250 000 títulos. Swets Blackwell mantiene una información actuali-
zada sobre títulos establecidos y nuevos, monitoreando cambios en

99
formato, título, editor. Con ello mantiene informado a sus clientes sis-
temáticamente.
La atención al cliente y el servicio profesional son las competencias
que distinguen y dominan la capacidad de la agencia para proporcio-
nar productos con eficacia y óptimo uso de recursos y servicios a las
necesidades de información de los usuarios.
Dataswets Connect servicio de suscripción on-line.
Dataswets Connect es un servicio on-line avanzado sobre plataforma
Web, que permite el acceso a la Base de Datos Swets Blackwell. Es
una vía de entrada a la información bibliográfica que ofrece la base de
datos de las suscripciones disponibles. Los clientes pueden revisar
los datos de las suscripciones realizadas y su comportamiento. Es un
servicio en tiempo real.
Servicio de publicaciones electrónicas.
Swets Blackwell ofrece un rango amplio de ofertas para la adminis-
tración de soluciones dirigidas a los servicios de publicaciones elec-
trónicas. Ellas constituyen un componente esencial de todas las
organizaciones de información de hoy, por lo que Swets lo toma en
cuenta como ventaja para el cliente.
Navegador Swetsnet.
Swetsnet Navigator ofrece un solo punto de acceso a una gran gama
de títulos a texto completo así como a las tablas de contenido y los
resúmenes. Permite el enlace al OPAC y a servicios informativos se-
cundarios que son preferidos por todos los clientes para el manejo de
las publicaciones. Las características y ventajas del navegador de
Swetsnet, convierte a Swets Blackwell en uno de los suministradores
más importantes de servicios de información a profesionales del sec-
tor. El navegador de Swetsnet es una herramienta esencial para los
especialistas de la información. El servicio ofrece una interfaz de co-
municación directa y un motor de búsqueda fácil de utilizar, simplifi-
cando el acceso en línea y permitiendo que el usuario controle y organice
la información en forma eficiente.
Otros servicios que facilitan la distribución y/o suscripción de publi-
caciones son: World Services Publications (WSP) y SELADQUI.
World Services Publications (WSP) se dedica a la importación, distri-
bución y comercialización de publicaciones, grabaciones audiovisuales

100
y otros materiales informativos y culturales. Tiene como objetivo
principal suministrar al mercado información y cultura con actualidad,
eficiencia y precios razonables. Tiene presencia en Cuba, desde 1989.
WSP, agencia sin intermediarios es el principal distribuidor de pu-
blicaciones periódicas para su venta al público en Cuba. Suministra
periódicos y revistas de ocho países en seis idiomas que se comercia-
lizan en moneda libremente convertible en aeropuertos y hoteles, así
como en telecorreos, tiendas turísticas y otros establecimientos espe-
cializados.
WSP compra en Cuba y en el extranjero y distribuye a la red de tiendas
de CIMEX y a librerías y a tiendas de terceros: libros, grabaciones
musicales, videos, etcétera.
SELADQUI no alcanza la categoría de Agencia de Suscripción, sin
embargo facilita la compra de libros y revistas a muchos clientes a
nivel nacional. Coordina la adquisición de información con provee-
dores de la talla de Swets con quien mantiene relaciones desde hace
algún tiempo sirviendo como vía entre muchas organizaciones de in-
formación en el país y la agencia holandesa.
Actualmente brinda al cliente cubano la posibilidad de acceder a lo
último que se publica en todas las ramas de la ciencia y la técnica a
través de sus revistas, venta de suscripciones a bases de datos, dis-
cos compactos, directorios y reseñas en forma impresa y electrónica.
SELADQUI confecciona a cada cliente un paquete a la medida con la
información necesaria y se encarga de entregarlo personalmente. Cuen-
ta con servicios posventa que permite:
• El seguimiento al plan de suscripciones.
• Información acerca de las revistas que faltan en un pedido.
• Realizar reclamaciones.
• Listas con todos los títulos de revistas y la posibilidad de reclamación
al proveedor en caso de faltar alguna publicación colateral.
También cuenta con servicio de BD Current Content, donde se citan
revistas en cada edición de la serie. Se pueden conocer las revistas de
la semana entrante, lo cual se realiza en coordinación con los edito-
res. Esta publicación se ofrece semanalmente como una revista más,
se le añade valor en formato electrónico (CD-ROM).
Todos los ejemplos presentados tratan el suministro y entrega de in-
formación a las organizaciones. Se aprecian semejanzas y diferencias

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en el quehacer de cada organización, pero siempre existe un objetivo
común: facilitar el ingreso de nuevas fuentes de información a las
organizaciones de información. Los servicios de este tipo se han acre-
centado en los últimos tiempos como consecuencia de la gran canti-
dad de información que se produce en el mundo y la imposibilidad de
conocer todo lo que se publica y gestionar a la vez su adquisición.

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