Está en la página 1de 24

Diagrama de Bloques

PEPSU
Mapa General de Procesos (PEPSU)
• El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del
diagnóstico y del análisis de la unidad administrativa, en
donde se identifica con claridad, el producto final de trabajo,
el proceso respectivo como punto de partida para la
integración del procedimiento correspondiente.

• Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación


con sus proveedores (P); entradas, (E); proceso, (P); salidas,
(S) y usuarios (U).
Componentes
• Proveedores. Son entidades o personas que proporcionan las entradas, tales como:
materiales, información y otros insumos. Pueden ser uno o varios proveedores en un
proceso, ya sean internos o externos.

• Entradas. Son los materiales, información y otros insumos necesarios para operar los
procesos, en donde invariablemente las entradas deben ser medibles, con la finalidad de
establecer si satisfacen los requerimientos del proceso y pueden ser una o varias entradas.

• Proceso. Es el conjunto de sistemas y procedimientos, materiales, máquinas, personas,


ambiente laboral y mediciones empleadas para producir bienes o servicios. Es donde se
convierten las entradas en salidas.

• Salidas. Son los bienes o servicios resultantes de un proceso; por lo tanto, deben ser
medibles a fin de identificar si satisfacen las necesidades de los usuarios. Hay procesos que
tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una salida que está orientada a varios
usuarios.

• Usuarios. Son las personas o entidades que se benefician con las salidas
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

Una salida es el Organizaciones


Entidades -Materiales.
producto o personas que
-Información . resultado de un reciben un
proceso. producto.
Personas -Otros insumos
necesarios para Los productos
operar los Conjunto de actividades pueden ser
mutuamente relacionadas o que El usuario (o
procesos. bienes o cliente), puede
interactúan servicios. ser interno o
Los requisitos externo a la
de las salidas organización.
deben estar
definidos
(necesidades de
los usuarios,
estándares
definidos por la
institución,
normatividad
vigente, etc.)
Consideraciones
Recomendaciones
• El análisis del proceso considera la revisión del mismo en
sentido inverso a la presentación del diagrama PEPSU.

• Enlistar a los usuarios actuales y verificar si son los que


reciben el trabajo o servicio.

• Checar si no hay usuarios que no han sido considerados.

• Análisis de procesos dando respuestas a las preguntas que se


formulen para cada aspecto.
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Se conocen
realmente las
necesidades del
usuario?

• ¿Existe alguna
necesidad que no
haya sido
manifestada?

• ¿Las necesidades o
expectativas son
satisfechas?

• ¿Ha preguntado al
usuario sobre los
principales
problemas que
percibe y su
tendencia conforme
transcurre el
tiempo? (Si
empeora, se
estabiliza o mejora)

• ¿Sabe realmente lo
que quiere el
usuario?

• ¿Tienen todos los


usuarios del proceso
las mismas
necesidades?

• ¿Cuál es el impacto
por el
incumplimiento de
las características del
servicio?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Se conocen realmente las necesidades del usuario?

• ¿Existe alguna necesidad que no haya sido manifestada?

• ¿Las necesidades o expectativas son satisfechas?

• ¿Ha preguntado al usuario sobre los principales problemas que percibe y su tendencia
conforme transcurre el tiempo? (Si empeora, se estabiliza o mejora)

• ¿Sabe realmente lo que quiere el usuario?

• ¿Tienen todos los usuarios del proceso las mismas necesidades?

• ¿Cuál es el impacto por el incumplimiento de las características del servicio?


MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

•¿Existen salidas que


no tienen razón de
ser?

• ¿Existen
especificaciones o
salidas para los
requerimientos?

• ¿Está usted
conforme con la
calidad de la salida?

• ¿Existen
requerimientos o
necesidades que
tengan respuesta a
través de una salida?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

•¿Existen salidas que no tienen razón de ser?

• ¿Existen especificaciones o salidas para los requerimientos?

• ¿Está usted conforme con la calidad de la salida?

• ¿Existen requerimientos o necesidades que tengan respuesta a


través de una salida?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del


proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo?

• ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera?


¿Puede ser simplificado?

• ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de


aportar en el proceso?

• ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo?


¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del proceso? ¿Existe otra
forma de hacer el trabajo?

• ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? ¿Puede ser
simplificado?

• ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de aportar en el proceso?

• ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? ¿Los recursos con
que cuenta son suficientes y adecuados?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• La Gestión por procesos es la generalización de la gestión de un proceso y se aplica


a una organización en su conjunto.

•Se marcan objetivos, logros y actividades.

•Los objetivos deben ser cuantificables (mejora de indicadores)

•Se coordinan esfuerzos parciales e interrelacionados

•Una organización se visualiza como un conjunto de flujos de producto y/o servicio

•Los flujos están constituidos por todas las secuencias de actividades que se
producen en la organización
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• Gestionar una organización supone Gestionar

•Los clientes y sus expectativas.

•Las salidas.

•Las actividades internas que aportan valor.

•Las entradas
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• La dirección gestiona su organización:

1.- Estabilizando y desarrollando su concepto de organización (Misión, Visión y


Valores).

2.- Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos clave y
prioritarios.

3.- Estableciendo mecanismos de medición (Sistemas de indicadores)

4.- Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo


MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o


servicios ofrecidos .

El resultado de la mejora puede manifestarse en:


• Incremento de su efectividad y eficiencia,.

• Eliminación de errores.

• Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio


(ciclo del proceso).

• Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos


y externos.

• Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades


cambiantes de los usuarios y el entorno.

• Consistencia de su desempeño.
Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero),
métodos y controles (mediciones).
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

Los procesos sustantivos se relacionan directamente con los productos o servicios ofrecidos.

El resultado de la mejora puede manifestarse en:


• Incremento de su efectividad y eficiencia.

• Eliminación de errores.

• Reducción de los tiempos de producción y entrega del producto o servicio (ciclo del proceso).

• Mayor calidad y/o cantidad de productos y servicios para usuarios internos y externos.

• Mayor flexibilidad a fin de que sean adaptables a las necesidades cambiantes de los usuarios y el
entorno.

• Consistencia de su desempeño.
Un proceso requiere de recursos (materiales, tecnología, personas, dinero), métodos y controles
(mediciones).
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

•Elementos que permiten describir un proceso:

•Salida y flujo de salida del proceso


•Tornillos, 10, 000 año.
•Destinatarios del flujo de salida
•Los intervinientes del proceso
•Secuencia de actividades del proceso
•Recursos
•Indicadores
•Eficacia % de tornillos fuera de tolerancia
•Eficiencia Toneladas de acero/ toneladas de tornillos
MAPA GENERAL DE PROCESOS
¿Se va a transformar (a agregar TITULO
valor) ese elemento?

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Satisfacen los
insumos los
requerimientos y las
necesidades en
cuanto a calidad,
cantidad,
periodicidad,
uniformidad,
puntualidad,
precisión, etc.?; en
su caso: ¿Conoce el
proveedor éstas
deficiencias?

• ¿Existen insumos
que no tienen razón
de ser?

• ¿Las
especificaciones o
medidas de los
requerimientos
están bien definidas
y actualizadas?
¿Existen
requerimientos que
no han sido
atendidos?

• ¿Está conforme
con la calidad de los
insumos?

• ¿Ha negociado su
requerimiento con el
proveedor?
MAPA GENERAL DE PROCESOS
¿Se va a transformar (a agregar TITULO
valor) ese elemento?

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Satisfacen los insumos los requerimientos y las necesidades en cuanto a


calidad, cantidad, periodicidad, uniformidad, puntualidad, precisión, etc.?;
en su caso: ¿Conoce el proveedor éstas deficiencias?

• ¿Existen insumos que no tienen razón de ser?

• ¿Las especificaciones o medidas de los requerimientos están bien


definidas y actualizadas? ¿Existen requerimientos que no han sido
atendidos?

• ¿Está conforme con la calidad de los insumos?

• ¿Ha negociado su requerimiento con el proveedor?


MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

•Identifique y
actualice los
proveedores internos
o externos de las
entradas o insumos

•Enliste sus
proveedores actuales

•Separe los internos


de los externos .

• Proveedores
internos: son las
áreas o personas que
forman parte de la
institución y que
suministran los
insumos o entradas
para llevar a cabo el
proceso de trabajo
que se analiza.

• Proveedores
externos: son
aquellos organismos,
empresas o público
en general que
suministran cualquier
insumo para realizar
el proceso de trabajo
que se analiza.
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

•Identifique y actualice los proveedores internos o externos de las entradas o insumos

•Enliste sus proveedores actuales

•Separe los internos de los externos.

• Proveedores internos: son las áreas o personas que forman parte de la institución y que
suministran los insumos o entradas para llevar a cabo el proceso de trabajo que se analiza.

• Proveedores externos: son aquellos organismos, empresas o público en general que


suministran cualquier insumo para realizar el proceso de trabajo que se analiza.
MAPA GENERAL DE PROCESOS
TITULO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS

• ¿Se conocen
•Identifique y realmente las
actualice los • ¿Satisfacen los necesidades del
proveedores internos insumos los • ¿Cómo produce sus salidas? ¿Puede hacer un diagrama del usuario?
o externos de las requerimientos y las proceso? ¿Existe otra forma de hacer el trabajo? • ¿Existe alguna
entradas o insumos necesidades en necesidad que no
•¿Existen salidas que
cuanto a calidad, haya sido
no tienen razón de
•Enliste sus cantidad, • ¿Lo hacen los demás de la misma manera o de diferente manera? manifestada?
ser?
proveedores actuales periodicidad, ¿Puede ser simplificado? • ¿Las necesidades o
uniformidad, expectativas son
•Separe los internos puntualidad, • ¿Sabe si está realizando un buen trabajo? ¿Qué es capaz de satisfechas?
• ¿Existen
de los externos y precisión, etc.?; en aportar en el proceso? • ¿Ha preguntado al
especificaciones o
su caso: ¿Conoce el usuario sobre los
salidas para los
• Proveedores proveedor éstas • ¿Invariablemente se pueden predecir los resultados del trabajo? principales
requerimientos?
internos: son las deficiencias? ¿Los recursos con que cuenta son suficientes y adecuados? problemas que
áreas o personas que percibe y su
forman parte de la • ¿Existen insumos tendencia conforme
• ¿Está usted
institución y que que no tienen razón transcurre el
conforme con la
suministran los de ser? tiempo? (Si
calidad de la salida?
insumos o entradas empeora, se
para llevar a cabo el • ¿Las estabiliza o mejora)
proceso de trabajo especificaciones o • ¿Sabe realmente lo
• ¿Existen
que se analiza. medidas de los que quiere el
requerimientos o
requerimientos usuario?
necesidades que
• Proveedores están bien definidas • ¿Tienen todos los
tengan respuesta a
externos: son y actualizadas? usuarios del proceso
través de una salida?
aquellos organismos, ¿Existen las mismas
empresas o público requerimientos que necesidades?
en general que no han sido • ¿Cuál es el impacto
suministran cualquier atendidos? por el
insumo para realizar incumplimiento de
el proceso de trabajo • ¿Está conforme las características del
que se analiza. con la calidad de los servicio?
insumos?

• ¿Ha negociado su
requerimiento con el
proveedor?
Preguntas para llenar el PEPSU
• ¿Quién recibe las entradas?

• ¿Qué es lo primero que se hace con la entrada?

• ¿Qué se produce o realiza con las entradas?

• ¿Qué sucede después?

• ¿Cuáles son las salidas resultantes de lo que se


produce?
Preguntas para llenar el PEPSU
• ¿Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso
entradas que actualmente no se muestran?

• ¿Están mostrándose todos los flujos de trabajo en los


procesos de entradas y salidas?

• ¿Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de


las etapas o subprocesos?

• ¿Cuáles son las expectativas de los clientes?

• ¿Cuentan con estándares de servicio?

También podría gustarte