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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA.

OFICINA DE PLANEACIÓN

Planeación y Desarrollo de la Planta Física

MANUAL DE INTERVENTORÍA

PEREIRA, AGOSTO DE 2010


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CONTENIDO

Tabla de contenido
CAPÍTULO 1.................................................................................................................3
1.1 INTRODUCCIÓN..............................................................................................3
CAPÍTULO 2.................................................................................................................4
LA INTERVENTORÍA..................................................................................................4
2.1. Definición de Interventoría...............................................................................4
2.2. Alcance y objetivos.........................................................................................5
2.3. Facultades.......................................................................................................5
2.4. Obligaciones del Interventor.............................................................................6
2.4.1. Técnicas...................................................................................................6
2.4.2. Laborales.................................................................................................7
2.4.3. Legales....................................................................................................8
2.4.4. Financieras...............................................................................................8
2.5. Obligaciones de la UNIVERSIDAD.....................................................................8
CAPÍTULO 3.................................................................................................................9
3.1. NORMATIVIDAD..............................................................................................9
CAPÍTULO 4.................................................................................................................9
4.1. FORMATOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO...................................................9
4.1.1. RELACIÓN DE FORMATOS OBLIGATORIOS PARA TODOS LOS CONTRATOS 9
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CAPÍTULO 1

1.1 INTRODUCCIÓN

El presente manual desarrolla una metodología mediante la cual se busca mejorar los

resultados en las actividades de seguimiento y coordinación a todos los contratos de

consultoría y obra que desarrolle la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA.

Con este se cuidará el cumplimiento de las leyes que reglamentan las actividades de ingeniería

y arquitectura y se construye la trazabilidad de todos los procesos; será de obligatorio

cumplimiento para quienes ejerzan las actividades de interventoría de obras y consultoría de

estudios y diseños para la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA, y para los funcionarios

que participen en ellas.


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CAPÍTULO 2

LA INTERVENTORÍA

1.2 Definición de Interventoría

Es la función ejercida por una persona natural o jurídica nombrada por el rector de la universidad,
o a quien delegue esta responsabilidad, de acuerdo con las cuantías determinadas en el estatuto de
contratación, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad legal.

EL INTERVENTOR.- “Es la persona natural o jurídica que representa a la UTP., en el contrato o


convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del Objeto contractual o
convenio.”

La INTERVENTORIA es una modalidad del contrato de consultoría, según los términos del numeral
2º. del art. 32 de la Ley 80 de 1.993, referente jurídico que debe atender el Estatuto de
Contratación de la Universidad.-

“ 2º. Art. 32 CONTRATO DE CONSULTORIA .- Son contratos de consultoría los que celebren las
entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión,
estudios de diagnostico, pre-factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así
como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesoría gerencia
de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos anteproyectos
y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el
interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencia y ellas deben enmarcarse dentro de los
términos del respectivo contrato”.

EL SUPERVISOR “Es el funcionario que representa a la UTP., en el contrato o convenio,


encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato o convenio”.-

Tenemos entonces, que en esencia la interventoría y la supervisión tiene el mismo fin, vigilar y
asegurar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a cabalidad y la diferencia existente
entre estos medios de vigilancia radica en que LA INTERVENTORIA es ejercida por una persona
independiente de la UTP., y la SUPERVISION la efectúa la entidad a través de uno de sus
funcionarios.

En los dos eventos, la persona que desarrolla la vigilancia contractual, debe tener o acreditar
obviamente, unos conocimientos técnicos básicos o especializados, que se relaciones
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directamente con el objeto contractual; por ello los interventores de obra deben ser profesionales
en el área de la construcción o afines, o personas jurídicas conformadas por estos y acreditadas
como consultores.-

Para proceder a la contratación de una interventoría, debe tenerse en cuenta que es obligatoria su
ocurrencia , cuando el contrato a revisar es producto de una licitación; en cuanto a proceso de
valor inferior a 25 SMLMV según el objeto y actividades a realizarse debe verificarse, la
INEXISTENCIA de personal de planta (Administrativo transitorio) para desarrollar las actividades
que se pretende contratar.-

Por otra parte, la Contratación de la INTERVENTORIA o la designación del SUPERVISOR deben


ser oportunas, es decir, que ocurran en el momento de la contratación, de manera que se per
mita una labor completa sobre el contrato objeto de sus actividades; preferiblemente en la fase
preparatoria, para que con los conocimiento técnicos se soporten los estudios de conveniencia y la
elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia; de esta manera, el dominio
del universo del contrato no será una sorpresa para el funcionario supervisor o para el contratista
INTERVENTOR.

1.3 Alcance y objetivos


El interventor debe:

 Velar durante la etapa de desarrollo y liquidación del contrato por la eficiente y eficaz ejecución
del mismo.

 Realizar el ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar), tomando todas las medidas
necesarias para lograr el objetivo.

 Representar a la universidad tecnológica en todos los aspectos administrativos, técnicos,


financieros, sociales y ambientales y el cumplimiento del contrato y los documentos que
formen parte de él.

1.4 Facultades

El interventor de acuerdo con la ley, el estatuto de contratación y el presente manual está


facultado para:

 Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones emanadas del contrato.


 Requerir al contratista la entrega de la documentación necesaria y completa dentro de los
términos establecidos por la ley y los pliegos de condiciones o términos de referencia.
 Requerir el personal idóneo y necesario para el cumplimiento de los objetivos del contrato,
con eficiencia.
 Emitir concepto o recomendaciones a la UNIVERSIDAD sobre la conveniencia de modificar
o adicionar el contrato.
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1.5 Obligaciones del Interventor

1.5.1 Técnicas

 Verificar la existencia de la documentación requerida (Planos, Especificaciones, Propuesta


del contratista) antes del inicio de los contratos.

 Coordinar con otras dependencias de la Universidad las actividades que incidan en la


normal ejecución del contrato.

 Suministrar al Contratista toda la información que se relacione con el contrato y que este
requiera para la ejecución del mismo.

 Verificar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y


productos que sean utilizados y los bienes o servicios que se estipule en el contrato.

 Velar porque el Contratista disponga del equipo y materiales que esté obligado a
suministrar por su cuenta, desde la iniciación de los trabajos e inspeccionar y controlar la
calidad de estos y su utilización.

 Velar porque el consultor disponga de los profesionales, asesores, equipos, establecimiento


y elementos menores, ofrecidos en su propuesta, necesarios para la ejecución del estudio,
diseño, consultoría o interventoría

 Vigilar que el Contratista ejecute las obras en un todo de acuerdo con los planos, normas y
especificaciones contenidas en el contrato y demás documentos que hacen parte del
mismo.

 Vigilar que el Consultor ejecute los diseños, estudios o consultoría de acuerdo con las
normas y especificaciones contenidas en el contrato.

 Elaborar y tramitar las actas relacionadas en este manual.

 Realizar reuniones periódicas con el contratista o consultor para revisar el estado de


ejecución, dejando constancia por escrito en actas de reunión de acuerdo con el formato
(4.1.1.2 actas de reunión) establecido en el presente manual.

 Solicitar al contratista las pruebas contempladas dentro de los pliegos para el control de
calidad de los materiales, obras o diseños.

 Recibir, estudiar y analizar los precios unitarios de ítems no previstos solicitados por el
contratista, utilizando como mínimo tres cotizaciones de los materiales necesarios,
presentadas por el mismo, y elaborar para el ordenador del gasto, recomendación para su
aprobación.
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 Elaborar, mantener actualizados y disponibles, enviando oportunamente a unidad de


cuentas y secretaria general, los formatos pertinentes de control y seguimiento anexos en
el capítulo 4

1.5.2 Laborales

Exigir el cumplimiento de la reglamentación laboral colombiana, evitando reclamaciones de este


tipo a la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA, para lo cual se realizarán las siguientes
acciones:

 Antes del inicio de los trabajos el Interventor deberá solicitar al Contratista el listado
detallado del personal que se desempeñará en el Contrato, incluyendo nombre (en orden
alfabético), identificación, cargo y salario básico para el control administrativo pertinente.

 Tramitar con la Sección de Mantenimiento la autorización de ingreso a la UNIVERSIDAD al


contratista y su personal al inicio del contrato y cuando se requiera laborar en horarios
diferentes al establecido inicialmente.

 Exigir y verificar que se realicen los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (I.S.S.
y / o Fondo Privado de Pensiones, Entidad Promotora de Salud y A.R.P), por la totalidad del
tiempo de labores.

 Que los aportes se realicen a las entidades respectivas.

 Que el Contratista presente todos los comprobantes (o copia) de pago de los aportes
parafiscales (incluyendo, además de los antes mencionados, el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar –ICBF-, Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-, Fondo Nacional de
Formación de la Industria de la Construcción –FIC- (aplica en el caso de obras) y Caja de
Compensación Familiar.

 En ningún caso se permitirá el ingreso de trabajadores a la obra sin la afiliación completa al


sistema de seguridad social (ARP, EPS, Fondo de Pensiones)

 Exigir al contratista el suministro de todos los elementos de protección personal necesarios,


para las quienes intervienen en el desarrollo de las obras, de acuerdo con el riesgo a que
estén expuestas, cumpliendo con la normatividad y leyes vigentes, haciendo énfasis en la
obligatoriedad de su uso.

 Exigir para el pago de cada acta, los paz y salvos de la totalidad del personal retirado
durante el mes correspondiente a la ejecución del contrato.

1.5.3 Legales
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 Verificar la existencia de la documentación (Pliego de condiciones, Adendas, Garantías


exigidas en pliegos) antes del inicio de los contratos.

 Verificar que el Contratista haya obtenido los permisos, licencias o autorizaciones que se
requieren para el oportuno cumplimiento del contrato.

 Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del
contrato.

 Informar del incumplimiento a la UNIVERSIDAD y a la compañía aseguradora.

 Solicitar a la secretaría general de la UNIVERSIDAD la aplicación de multas, de acuerdo


con el incumplimiento presentado.

 Antes del último pago, verificar que el contratista efectuó la recolección de escombros,
solicitar a la Sección de Mantenimiento la revisión en cuanto a la recolección de escombros
y material desechado de la obra se refiere.

 Liquidar el contrato y entregar a la UNIVERSIDAD, los archivos y la información técnica,


administrativa y contable, una vez liquidado.

1.5.4 Financieras
 Controlar la inversión del anticipo concedido al contratista, vigilando mediante cuenta
conjunta y autorizando los desembolsos soportados en el plan de manejo de anticipo.

 Realizar balances periódicos, manteniendo el control de las cantidades contratadas.

1.6 Obligaciones de la UNIVERSIDAD

 Notificar al interventor para que de inicio a la ejecución contractual.


 Entregar al interventor el manual de interventoria.
 Entregar al interventor el contrato objeto de la interventoría con la documentación
relacionada completa y al día.
 Facilitar las condiciones necesarias y accesos a los diferentes lugares para ejercer las
labores de acuerdo con los términos del contrato.

CAPÍTULO 3

1.7 NORMATIVIDAD
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La persona natural o jurídica que sea contratada o designada, según el caso, para desempeñarse
como interventor o supervisor en proyectos que adelante la Universidad Tecnológica de Pereira,
deberá conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administración pública
establecidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional; los artículos 2, 7, 8 del Estatuto de
Contratación de la Universidad Tecnológica de Pereira y las leyes y decretos que regulan los
actividades profesionales de ingenieros y arquitectos (Ley 51 de 1986; Decreto 1873 de 1996; ley
842 de 2003; ; ley 435 de 1998).

CAPÍTULO 4

1.8 FORMATOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO

1.8.1 RELACIÓN DE FORMATOS OBLIGATORIOS PARA TODOS LOS CONTRATOS

1.8.1.1Acta de Inicio
Es obligatorio elaborarla y firmarla al momento del inicio de cualquier obra o estudio y dentro de los
tres (3) días hábiles previstos en del procedimiento de contratación, en caso de que no sea posible
se debe realizar un acta de comité donde se justifique la no iniciación del contrato en el plazo
contemplado.

Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la iniciación se debe enviar esta acta a la unidad
de cuentas para el control respectivo.

1.8.1.2 Actas de Reunión

Es obligatorio en todo contrato, realizar periódicamente y dependiendo del tiempo de ejecución del
mismo, reunión con la participación del contratista, interventor y de los involucrados en cada
proyecto cuando lo amerite, o funcionarios de la universidad que lo requieran; reuniones de
trabajo, de las cuales se dejará constancia, se deben revisar entre otras el avance de la ejecución
en inversión y seguimiento al plazo.

Debe realizarse mínimo una reunión cada (15) quince días.

1.8.1.3Acta de suspensión
En caso de presentarse algún evento que impida la normal ejecución del contrato y en forma
justificada se hará la correspondiente suspensión, dejando el registro mediante el acta, en la cual
se motivará, e indicará el plazo estimado para la suspensión.

Si persiste el motivo de la suspensión, se podrá prorrogar la suspensión y en este caso se elaborará


un acta de prórroga de suspensión, las cuales llevarán numeración consecutiva con las
suspensiones.
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El interventor tiene la obligación de informar a la aseguradora, enviando copia de esta acta.

1.8.1.4Acta de reinicio
Cuando el motivo para las suspensiones ha sido subsanado se elaborará esta acta, y se enviará
copia informativa a la aseguradora.

1.8.1.5 Acta de modificación


Se debe realizar un acta de modificación siempre y cuando se presenten los siguientes casos

Caso 1: El contrato no requiere adición, pero se modifican las cantidades originalmente


contratadas:

a) Cuando el valor del contrato sea menor a 200 SMMLV, y siempre que el valor total de la
modificación supere el 10% se deberá hacer acta de modificación.
b) Cuando el valor del contrato esté comprendido entre 200 SMMLV , y 500 SMMLV y
siempre que el valor total de la modificación supere el 5% se deberá hacer acta de
modificación.
c) Cuando el contrato sea mayor de 500 SMMLV y siempre que el valor total de la
modificación supere el 3% se deberá hacer acta de modificación.

Caso 2: Es necesario adicionar al contrato.

Caso 3: Siempre se elaborara cuando exista la necesidad de contratar actividades no


contempladas originalmente.

1.8.1.6Pre-actas de obra
Se debe elaborar preacta de obra donde consten las cantidades ejecutadas y las que deberán
pagarse en el acta respectiva de tal forma que exista una trazabilidad del proceso de construcción,
medición y pago.

Se exceptúan de la elaboración de preacta los estudios, diseños y suministros.

1.8.1.7Acta de Pago parcial y final


Para poder tramitar pago de la obra o el estudio ejecutado es necesario elaborar un acta donde
consten las actividades desarrolladas durante el periodo a pagar, estas deben tener como datos
básicos, fecha de elaboración, numeración consecutiva, indicar si se trata de un pago parcial o un
pago final y debe contener los valores contratados.

1.8.1.8 Acta de recibo y terminación


En cuanto se termine la obra o el estudio y teniendo en cuenta como fecha máxima para este
procedimiento es la fecha de terminación del contrato.

 Cuando se trate de obra se hará un recorrido en compañía del contratista, y se elaborará


el acta dejando constancia del estado en que se recibe, e indicando el plazo máximo para
la entrega de detalles faltantes y recibo a satisfacción.
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 Cuando se trate de estudio se realizará una reunión para el recibo de los productos finales,
dejando constancia de que estarán sujetos a revisión y obligatoriedad de corrección para
recibo a satisfacción.

1.8.1.9Acta de liquidación
Una vez recibido el trabajo a satisfacción, y tramitado el pago final se elaborará una acta donde se
haga el resumen financiero del contrato, y la relación de las pólizas que lo garantizan.

1.8.1.10 Acta de entrega al usuario final


En cuanto se reciba la obra se concertará una cita con el representante de la dependencia que
usará el espacio, dejando constancia por escrito mediante un acta donde se deje constancia del
estado en que se entregó.

1.8.1.11 Acta de entrega de la documentación del contrato a unidad de cuentas


En cuanto se tenga liquidado el contrato y completa la documentación legal y la relacionada en este
manual, se debe listar en un acta y enviarlos a unidad de cuentas para su tenencia y archivo.

1.8.1.12 Formato seguimiento pagos y control de anticipo


Con el fin de que se tenga control sobre la ejecución financiera es necesario elaborar un formato
donde se lleve el registro de los pagos realizados y los descuentos para amortizar el anticipo
entregado.

1.8.1.13 Formato seguimiento y control de garantías contractuales


Con el fin de que se tenga control sobre las pólizas que garantizan el contrato y de acuerdo con lo
estipulado en el mismo, se elaborará este registro.

1.8.1.14 Formato solicitud adición y prorroga


El acta de modificación y la solicitud de ampliación de plazo deben ir acompañada de una solicitud
al ordenador de gasto con la motivación que genera esta modificación, lo cual quedará plasmado
en esta acta.

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