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Alfonso Rodríguez Álvarez 29/04/2018

Donaldo Herrera Moreno Gestión de calidad


Un proceso de documentación describe los pasos necesarios para completar una tarea o proceso.
Es una documentación interna y continúa del proceso mientras está ocurriendo: la documentación
se preocupa más por el "cómo" de la implementación que por el "qué" del impacto del proceso. Un
negocio es esencialmente un grupo de procesos interrelacionados, y si estos procesos no están por
escrito, pueden ocurrir fallas. Las empresas tienen procesos repetibles fundamentales para su
operación exitosa, por lo que la documentación del proceso sirve como una guía crucial para que
los empleados y los gerentes hagan referencia.

El proceso de documentación es una hoja de ruta para su organización: ayuda a identificar el estado
actual de un proceso para saber cómo puede mejorarlo. Cualquier tarea que se realiza más de una
vez o completada por varias personas debe documentarse. Hacerlo proporciona consistencia para
su organización y le permite monitorear y revisar los procesos a medida que avanza. Se trata de
hacer un seguimiento de un proceso durante la ejecución de un proyecto. El objetivo es aprender
de la implementación para que pueda ajustar la estrategia y mejorar el procedimiento.

La gestión proactiva de procesos puede:

 Eliminar los defectos


 Reduzca el tiempo dedicado a tareas
 Disminuir los costos
 Disminuir recursos asociados con tareas
 Mejorar la eficiencia
 Mejora la calidad general
 Aumentar la satisfacción del cliente y del empleado

El proceso de documentación ayuda a otros a darse cuenta de los cambios en el comportamiento y


las actitudes necesarios para producir resultados deseables, y proporciona un contexto para los
procesos para que otros puedan ver cómo un proyecto se ajusta al panorama general y cuál es su
impacto general.

Si bien puede llevar mucho tiempo, la documentación del proceso proporciona numerosos
beneficios para su organización que hacen que valga la pena el esfuerzo.

 Permite cambios continuos y oportunos en los procesos para aumentar la productividad


 Impide que los procedimientos no se usen debido a la falta de comprensión
 Conserva el conocimiento incluso cuando los involucrados en el proceso abandonan la
empresa
 Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben ser eliminados /
revisados
 Ayuda a todos los miembros de una organización a entender los procesos y saber a quién
contactar con los problemas
 Mejora la seguridad
 Hace que sea más fácil mantener los estándares y la coherencia, seguir las reglas y
regulaciones externas y apoyar los esfuerzos de diligencia debida
 Sirve como herramientas de enseñanza disponibles para nuevos empleados
 Ofrece contexto para proyectos individuales
Alfonso Rodríguez Álvarez 29/04/2018
Donaldo Herrera Moreno Gestión de calidad

 Alienta el debate sobre los procesos actuales


 Permite subcontratar porque puede transferir conocimiento fácilmente

No solo necesita documentar sus procesos, sino que debe documentarlos bien. Un procedimiento
mal escrito puede provocar una falla. Las causas comunes de los procedimientos mal escritos
incluyen:

 No explica el propósito o la motivación para la tarea


 Dejar de lado la información
 Incluyendo información innecesaria y que distrae

Los documentos de proceso revelan mucho acerca de su filosofía empresarial. Los documentos mal
escritos y desactualizados pueden indicar una falta de cuidado. Los documentos actuales y pulidos
empoderan a los equipos y mejoran la eficiencia.

Procedimientos normalizados de operación

Son los procedimientos escritos y aprobados según las normas de correcta elaboración y control de
calidad que describen, de forma específica, las actividades que se llevan a cabo. Los procedimientos
describen, de forma específica, las actividades relacionadas, directa o indirectamente, tanto con la
elaboración con su control de calidad.

Estos documentos deben estar firmados por quien los elaboró y reviso, deben estar autorizados por
el responsable sanitario, contener número secuencial de modificaciones efectuadas, así como la
fecha de las modificaciones.

 Deben describir las responsabilidades e interrelaciones de personal que administra,


ejecuta, verifica o revisa el trabajo

 Se recomienda que todos tengan el mismo formato

 Deben de ser de fácil de revisión

 Revisión periódica para modificaciones

Registros

 Forman parte de la documentación

 Deben de tener suficiente espacio para los datos

 Deben de ser llenados en el momento específico

 Si los registros se efectúan electrónicamente, deben de tener acceso restringido


 Cualesquier modificación o error debe de ser firmado y fechado.

 Deben de mantenerse por cinco años o un año después de la fecha de caducidad.

 Deben de permitir dar seguimiento a los procesos.


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Donaldo Herrera Moreno Gestión de calidad
Etapas de la aprobación de un documento

Para poder conseguir la aprobación de un documento se debe pasar por diferentes etapas:
 Elaboración
 Revisión
 Aprobación
 Distribución
Para cada etapa hay diferentes responsables; dependiendo del rango que posean son las tareas
que van a cumplir para poder llevar a cabo la realización de estos documentos de acuerdo a las
normas.

Manual de la calidad

El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican


la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los
objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone además la
estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea,
cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento
"Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que
marca la Norma (por ejemplo, ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos,
Procedimientos, Formatos. etc.
Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano
de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las
operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además,
con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de
labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.

Documentos operativos

Un documento operativo es el que permite especificar de manera detallada la ejecución de tareas,


instrucciones de llenados de formatos, guías para ejecutar sistemas automatizados.

Bibliografía
Instituto Nacional de Salud. (1991). Garantia de calidad: manual de procedimientos. Colombia:
Instituto Nacional de Salud.

Cortés, J.M. (2017). Sistemas de Gestión de Calidad. México: ICB.