Manual de Procedimientos Republica Dominicana Contraloria General

Contraloría General de la República
“Año del Fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad Ejecutora:
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
Santo Domingo, República Dominicana

Diciembre 2012
CONTRALORIA GENERAL
DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DPD
Versión Actual
INDICE DE CONTENIDO
1.) INTRODUCCION ................................................................................................................................................9

2.) ANTECEDENTES ............................................................................................................................................. 10
3.) MARCO REFERENCIAL................................................................................................................................. 11
4.) ALCANCE: ......................................................................................................................................................... 12
5.) OBJETIVOS ....................................................................................................................................................... 12
5.1 GENERAL: ................................................................................................................................................. 12
5.2 ESPECÍFICOS: .......................................................................................................................................... 12
6.) MAPA DE PROCESOS ..................................................................................................................................... 13
7.) TÉRMINOS Y DEFINICIONES: ..................................................................................................................... 14
8.) SIMBOLOGÍA Y DEFINICIONES: ................................................................................................................ 17
9.) ORGANIGRAMA GENERAL ......................................................................................................................... 18
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO ....................................................................................................................... 19
10.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 19
10.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 21
10.2.1 ESTUDIO DE OPINIÓN....................................................................................................................................................................... 21
10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO ............................................................................................................................................................... 23
10.2.3 ACTO DE ALGUACIL ......................................................................................................................................................................... 27
10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES ........................................................................ 29
10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO ................................................................................................................................................. 32
10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS .................................................................................... 34
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 36

11.) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION ........................................................................................... 43
11.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 43
11.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 44
11.2.1 INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES ........................................................................................... 44

12.) DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO ................................................................... 50
12.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 50
12.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 51
12.2.1 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS................................................................................................................................. 51
12.2.2 CONTROL DE REGISTROS................................................................................................................................................................ 54
12.2.3 AUDITORIAS DE PROCESOS............................................................................................................................................................ 57
12.2.4 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME ................................................................................................................................ 60
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12.2.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................................................................................................... 62

13.) DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES .............................................................................................. 70
13.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 70
13.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 72
13.2.1 COMUNICACIONES ........................................................................................................................................................................... 72
13.2.2 ADJUNTAR DOCUMENTOS EN LA PAGINA WEB DE LA CGR .................................................................................................. 74

14.) DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................... 78
14.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................... 78
14.2 PROCEDIMIENTOS: ................................................................................................................................ 80
14.2.1 DIRECCION DE RH: ................................................................................................................................ 80
14.2.1.1 SOLICITUD DE PENSION .................................................................................................................................................................. 80
14.2.1.2 REGISTRO DE MATERNIDAD .......................................................................................................................................................... 82
14.2.1.3 INCLUSION EN SEGURO FAMILIAR DE SALUD .......................................................................................................................... 84
14.2.1.4 INCLUSION DEPENDIENTES DIRECTOS EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD .................................................................. 86
14.2.1.5 INCLUSION DEPENDIENTES ADICIONALES EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD ........................................................... 88
14.2.1.6 INCLUSION DE SEGURO DE VIDA.................................................................................................................................................. 90
14.2.1.7 RECLAMACION DE SEGURO DE VIDA .......................................................................................................................................... 92
14.2.1.8 SOLICITUD DE SUBSIDIO DE LACTANCIA ................................................................................................................................... 94
14.2.1.9 TRAMITE PARA ENTREGA DE CARNET DE IDENTIFICACION A NUEVO EMPLEADO ....................................................... 96
14.2.1.10 ARCHIVO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................................................................... 98
14.2.2 DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION: .................................................. 100

14.2.2.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION ..................................................................................................................... 100
14.2.3 DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION: .................................................................. 105

14.2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL ............................................................................................................................. 105
14.2.3.2 LICENCIAS PARA SERVIDORES PUBLICOS ................................................................................................................................ 108
14.2.3.3 EVALUACION DE DESEMPEÑO .................................................................................................................................................... 111
14.2.3.4 REPORTE DE BONO POR DESEMPEÑO ........................................................................................................................................ 114
14.2.3.5 PROGRAMA DE VACACIONES ...................................................................................................................................................... 116
14.2.3.6 MOVIMIENTO DE PERSONAL – RENUNCIAS, DESTITUCIONES, PROMOCIONES Y AFINES ............................................ 118
14.2.3.7 INCLUSION EN NOMINA A NUEVO EMPLEADO ....................................................................................................................... 120
14.2.4 DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO: ......................................................................... 122

14.2.4.1 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION ................................................................................................................ 122
14.2.4.2 CAPACITACION EN EL INAP ......................................................................................................................................................... 124
14.2.4.3 CAPACITACION EN EL CAPGEFI .................................................................................................................................................. 126
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14.2.4.4 CAPACITACION AL SERVIDOR PÚBLICO ................................................................................................................................... 128

14.2.4.5 INDUCCION....................................................................................................................................................................................... 130
14.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: DESPACHO DE RECURSOS HUMANOS:................... 132

DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION ................................................................... 142
15.) DIRECCION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION ...................................................................... 157
15.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 157
15.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 160
15.2.1 DIVISION DE PROGRAMACION Y SISTEMAS: .............................................................................. 160
15.2.1.1 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION ............................... 160
15.2.1.2 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO A OnBase (sistema para capturar, almacenar y administrar documentos) ................ 165
15.2.1.3 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO APLICACIÓN EXTRANET ..................................................................................... 168
15.2.1.4 CORRECCION DE UN ERROR EN SOFTWARE EN AMBIENTE DE PRODUCCION ................................................................ 170
15.2.1.5 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO AL SISTEMA DE RUTEO DE LIBRAMIENTO .................................................... 172
15.2.2 DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES: ................................................................................ 174

15.2.2.1 RESTAURAR INFORMACIONES .................................................................................................................................................... 174
15.2.2.2 PERMISOS DE ACCESO A LA BASE DE DATOS AMBIENTE DE PRODUCCION.................................................................... 176
15.2.2.3 ACCESO A INTERNET AMBIENTE DE PRODUCCION ............................................................................................................... 178
15.2.2.4 TOKEN PARA ACCESO VPN........................................................................................................................................................... 180
15.2.2.5 USUARIOS ACTIVOS E INACTIVOS AMBIENTE DE PRODUCCION ....................................................................................... 182
15.2.2.6 CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO EN LOS USUARIOS DE SISTEMAS Y/O APLICACIONES ................................................ 184
15.2.3 DIVISION DE SOPORTE TECNICO: .................................................................................................. 186

15.2.3.1 SOPORTE TECNICO ......................................................................................................................................................................... 186
15.2.3.2 MESA DE AYUDA ............................................................................................................................................................................ 189
15.2.3.3 CREACION DE USUARIO Y CONFIGURACION DE OUTLOOK................................................................................................. 192
15.2.3.4 HABILITAR SALIDA DE DATA O REVISION DE UNA EXISTENTE AMBIENTE DE PRODUCCION ................................... 195
15.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 197

16.) DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.................................................................................. 213
16.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 213
16.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 218
16.2.1 RECEPCION: ........................................................................................................................................... 218
16.2.1.1 VISITAS A EMPLEADOS Y/O FUNCIONARIOS DE LA CGR ...................................................................................................... 218
16.2.1.2 RECEPCION Y TRANSFERENCIA DE LLAMADAS ..................................................................................................................... 220
16.2.2 DIVISION DE PRESUPUESTO: ............................................................................................................ 222

16.2.2.1 SOLICITUD Y APERTURA DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL .................................................................................... 222
16.2.2.2 FORMULACION DE ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO ...................................................................................................... 224
16.2.2.3 ELABORACION DE PRESUPUESTO DE GASTO .......................................................................................................................... 227
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16.2.2.4 COMPENSACION PRESUPUESTARIA ........................................................................................................................................... 229
16.2.3 DIVISION DE CONTABILIDAD: .......................................................................................................... 231

16.2.3.1 PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACION DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL ........................................................ 231
16.2.3.2 CONCILIACION BANCARIA DE CUENTA CORRIENTE DE FONDO REPONIBLE ................................................................. 233
16.2.3.3 REGULARIZACION DEL GASTO Y PAGO DE COMPROMISO .................................................................................................. 235
16.2.3.4 PAGO POR CHEQUES INTERNOS .................................................................................................................................................. 239
16.2.3.5 ANALISIS DE PAGOS PENDIENTES CON PROVEEDORES ESTATALES O NO ESTATALES ............................................... 242
16.2.3.6 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO .................................................................................................... 244
16.2.3.7 SOLICITUD DE REGISTRO PREVENTIVO PARA INCLUSION .................................................................................................. 249
16.2.3.8 NOMINA DE VIÁTICOS INTERNOS............................................................................................................................................... 252
16.2.3.9 PROCEDIMIENTO NÓMINA DE VIÁTICOS AL EXTERIOR ....................................................................................................... 254
16.2.3.10 ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / CARGA TSS ...................... 257
16.2.3.11 NÓMINA DE HORAS EXTRAS ........................................................................................................................................................ 259
16.2.3.12 ANÁLISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / RATIFICACIÓN DE PAGO DE
NÓMINA PARA LA DGII.................................................................................................................................................................. 261
16.2.3.13 REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / SEGUROS PADRES.................................. 263
16.2.3.14 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - TRASLADOS INTERNOS ................................................................................ 265
16.2.3.15 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................................... 267
16.2.3.16 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - REPARACIÓN DE EQUIPOS ........................................................................... 269
16.2.3.17 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................... 271
16.2.3.18 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - INVENTARIO ................................................................................................... 273
16.2.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES ........................................................................................... 275

16.2.4.1 SECCION DE MAYORDOMIA: ............................................................................................................ 275
16.2.4.1.1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO JARDINERÍA Y ÁREAS VERDES ................................................................................ 275
16.2.4.1.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE EMERGENCIA .................................................... 277
16.2.4.1.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ACONDICIONADORES DE AIRE ........................................................................................ 281
16.2.4.1.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LIMPIEZA Y AREAS COMUNES ................................................................................. 284
16.2.4.1.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE ............................................................... 287
16.2.4.1.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FUMIGACIÓN ................................................................................................................ 289
16.2.4.1.7 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELÉCTRICO ........................................................................................................................... 291
16.2.4.2 SECCION DE TRANSPORTACION ..................................................................................................... 295

16.2.4.2.1 TRASLADO DE PERSONAL ............................................................................................................................................................ 295
16.2.4.2.2 TRASLADO DE PERSONAL EJECUTIVO ...................................................................................................................................... 297
16.2.4.2.3 REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE ................................................................................................................................................. 299
16.2.4.2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTILLA VEHICULAR .......................................................................................... 302
16.2.4.2.5 REQUISICION DE PIEZAS, PARTES O SUMINISTROS AGOTADAS EN ALMACEN .............................................................. 305
16.2.4.3 SECCION DE ALMACEN Y SUMINISTRO ........................................................................................ 308
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16.2.4.3.1 RECEPCION DE MERCANCIAS ...................................................................................................................................................... 308

16.2.4.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MERCANCIAS ................................................................................................................ 310
16.2.4.3.3 INVENTARIO DE MERCANCIAS.................................................................................................................................................... 312
16.2.5 DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES: .......................................................................... 314

16.2.5.1 COMPRA MENORES ........................................................................................................................................................................ 314
16.2.5.2 COMPARACION DE PRECIOS ........................................................................................................................................................ 319
16.2.5.3 COMPRA DE LICITACIÓN RESTRINGIDA ................................................................................................................................... 327
16.2.5.4 LICITACIÓN PUBLICA NACIONAL ............................................................................................................................................... 339
16.2.5.5 SORTEOS DE OBRAS ....................................................................................................................................................................... 350
16.2.5.6 COMPRA DIRECTA .......................................................................................................................................................................... 359
16.2.5.7 URGENCIA ........................................................................................................................................................................................ 363
16.2.6 DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO .............................................................................. 370

16.2.6.1 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA .......................................................................................................................................... 370
16.2.6.2 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ........................................................................................................................................... 373

17.) DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ....................................................................... 449
17.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 449
17.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 452
17.2.1 DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD ............................................................... 452
17.2.1.1 REVISION DE LIBRAMIENTO DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES .............................................................. 452
17.2.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES: .......................... 455

17.2.2.1 REVISION DE NÓMINAS ................................................................................................................................................................. 455
17.2.2.2 REVISIÓN DE LIBRAMIENTO PARA NÓMINA............................................................................................................................ 458
17.2.3 DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIONES DE CARGOS: ........................................................... 461

17.2.3.1 CERTIFICACIONES DE CARGOS ................................................................................................................................................... 461

18.) DEPARTAMENTO DESARROLLO NORMATIVO: ................................................................................. 469
18.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 469
18.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 470
18.2.1 DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................................................... 470

19.) DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL: ........................................................... 473
19.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 473
19.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 474
19.2.1 SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS .................................................................................................................... 474
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19.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y RECURSOS ....................................................................................... 477
19.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO: ............................................................................................... 479

20.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA: .................................... 481
20.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 481
20.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 482
20.2.1 AUDITORIA TECNICA DE GESTION APLICADA A LAS OBRAS PUBLICAS DE INVERSION ... 482
20.2.2 AUDITORIA FINANCIERA, APLICADA AL AREA DE INGENIERIA CIVIL ............................................................................. 485
20.3 DIAGARMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 488

21.) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA: ......................................................................................................... 490
21.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 490
21.2 PROCEDIMIENTO: ................................................................................................................................ 491
21.2.1 REVISION DEL GASTO CORRIENTE, DE CAPITAL Y APLICACIONES FINANCIERAS ........................................................ 491

22.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE. ............................... 495
22.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 495
22.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 496
22.2.1 AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE ................................................................................................................ 496
22.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 499

23.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA LEGAL: ........................................................................................... 500
23.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 500
23.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 501
23.2.1 DIGITACION DE CONTRATO POR EL SISTEMA ......................................................................................................................... 501

24.) DEPARTAMENTO DE AYUNTAMIENTO: ............................................................................................... 504
24.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 506
24.2.1 EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS AYUNTAMIENTOS Y/O JUNTAS DE DISTRITOS ................ 506

25.) FUNDACION ESCUELA NACIONAL DE CONTROL: ............................................................................ 512
25.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 512
25.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 513
25.2.1 CAPACITACION ............................................................................................................................................................................... 513
25.2.2 CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR ........................................................................................................ 517
25.2.3 CAPACITACION A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL .................................................................................................... 520
25.2.4 CAPACITACION INTERNACIONAL DE LA OLACEFS................................................................................................................ 522
25.2.5 CAPACITACION GREMIAL............................................................................................................................................................. 525
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25.2.6 SOLICITUD DE ESPACIO ................................................................................................................................................................ 527
25.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 529

26.) DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION: ...................................................... 537
26.1 POLITICAS: ............................................................................................................................................. 537
26.2 PROCEDIMIENTOS: .............................................................................................................................. 538
26.2.1 AUDITORIA ESPECIAL E INVESTIGACION ADMINISTRATIVA .............................................................................................. 538
26.2.2 ANALISIS FINANCIERO .................................................................................................................................................................. 542

27.) ANEXOS ........................................................................................................................................................... 547
VIII - FICHA DE PROCESOS: ................................................................................................................................... 553
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1.) INTRODUCCION
La Contraloría General de la República como órgano rector del sistema nacional de control interno y
en su proceso de constituirse en un modelo de entidad de acuerdo a las mejores prácticas de la
gestión publica, tomando lo previsto en el articulo 7 sobre atribuciones y deberes institucionales de
la ley 10 – 07, instituye que debe:
1. Establecer y mantener el control interno en los términos previstos en la presente ley.
2. Elaborar, en el marco de la presente ley y de la normativa básica de control interno que emita
la Contraloría General de la República, las normas secundarias, sistemas y procedimientos
para el establecimiento, operación y mantenimiento de su propio proceso de control interno,
de acuerdo a la naturaleza de sus operaciones y objetivos.
El presente manual de procedimientos, se ha elaborado con el propósito de unificar los criterios y

conocimientos dentro de las diferentes áreas de la institución, en concordancia con la misión, visión
y objetivos.
Un manual de procedimiento se considera como una herramienta muy valiosa dado que sirve de base
para la implementación de controles internos establecidos en procesos administrativos y técnicos que
complementan los sistemas de administración y control contemplados en el plan estratégico
institucional. Su finalidad es obtener resultados efectivos a través de la aplicación de
procedimientos bien definidos.
Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se consigna,
en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
de una unidad administrativa (Valencia, 2002)
En su contenido, podemos encontrar aspectos generales relacionados con los objetivos que persigue
cada área de trabajo, siguiendo un ordenamiento lógico para la identificación, clasificación y
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CONTRALORIA GENERAL
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descripción de los procesos. El manual de Procedimiento incluye normas legales, reglamentarias y

administrativas que se han ido estableciendo y su relación con los procedimientos y la forma en la
que la institución se encuentra organizada.
Es una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la Institución, contiene
información ordenada y sistemática en la cual se establecen claramente los procedimientos a nivel
operativo o de ejecución, es una fuente de información que trata de orientar y mejorar los procesos
para lograr la adecuada realización de las actividades propias de la Institución.
2.) ANTECEDENTES
Conforme a la promulgación de la Ley 10 -07 y su reglamento de aplicación 491 -07, la Contraloría

General de la República es designada como Órgano Rector del Sistema Nacional de Control Interno,
con la finalidad de promover la importancia y utilidad del control, bajo la óptica de las nuevas
normativas, en la consecución de los proyectos institucionales, bajo criterios de probidad, legalidad y
responsabilidad.
Las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República por la Constitución Política

Dominicana en su Art. 55, numeral 3, generan un ineludible compromiso de participación en el
actual proceso de renovación del control interno, mediante el perfeccionamiento íntegro de su misión
pública.
La Ley 10-07 en su Art. 24, destaca como la Contraloría General de la República como Órgano
Rector del Sistema Nacional de Control Interno, es la responsable de mantener integrado el proceso
de control interno conforme a 5 componentes, listados a continuación:
a) Ambiente Control.
b) Valoración y Administración de Riesgos.
c) Actividades de Control.
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CONTRALORIA GENERAL
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d) Información y Comunicación.
e) Monitoreo y Evaluación.
Vale destacar en lo que respecta al Manual de Procedimiento de la Contraloría, que el mismo está
elaborado sobre la base de estos 5 componentes arriba mencionados, haciendo denotar y valer los
reglamentos y normas de control interno en cada etapa del proceso de orden administrativo, técnico
y/o legal.
3.) MARCO REFERENCIAL
A continuación presentamos las leyes y reglamentos base:
LEYES, DECRETOS
Y REGLAMENTOS FECHA DESCRIPCIÓN
NO.
Instituye el Sistema Nacional de Control Interno
Ley 10-07 08-01-2007
y de la Contraloría General de la República.
Reglamento No. 491-07 08-01-2007 Instruye Sobre la Aplicación de la Ley 10-07
Que crea la Dirección General de Contabilidad

Ley 126-01 27-07-2003
Gubernamental.
Reglamento Orgánico de Aplicación de la Ley

Decreto 605-06 12-12-2006
126-01
Sobre la Organización del Ministerio de

Ley No. 494-06 27-12-2006
Hacienda
Ley No. 5-07 04-01-2007 Sistema Integrado de Administración Financiera
Ley No.423-06 17-11-2006 Sobre el Presupuesto Nacional
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Reglamento No. 492-07 04-09-2007 Sobre la Aplicación Ley 423-06
Ley No. 41-08 16-01-2008 Sobre Función Pública
Sobre Compras y Contrataciones y su

Ley No. 340-06 18-08-2006 Reglamento
de Aplicación No. 490-07
4.) ALCANCE:
El Manual de Procedimientos de la Contraloría General de la República comprende los procesos de

orden administrativo, técnico y/o legal.
5.) OBJETIVOS
5.1 GENERAL:
El objetivo del presente Manual de Procedimientos es de orden conceptual y práctico a los fines de
servir de herramienta institucional en el fortalecimiento y desarrollo operacional de las actividades
diarias de trabajos de orden administrativo, técnico y legal, así como también promover el
mejoramiento continuo en los procesos, con la finalidad de alcanzar la Misión, Visión y Objetivos
del Plan Estratégico Institucional.
5.2 ESPECÍFICOS:
1. Comprometer el logro de los objetivos conforme a los procesos establecidos.

2. Asegurar el nivel de calidad, confiabilidad e integridad en la información procesada.
3. Establecer los controles internos en cada proceso.
4. Reducir los errores operativos al máximo posible.
12
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5. Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.

6. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos de trabajos.
7. Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con demasiada
rapidez.
8. Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.
Rodríguez Valencia (2002) Tercera edición, “Como elaborar y usar los manuales administrativos”.
6.) MAPA DE PROCESOS
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATEGICOS
PLANEACION EVALUACION DE LA
COMUNICACION
INSTITUCIONAL GESTION
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
(Necesidades y Expectativas)
PROCESOS CLAVES
USUARIO SATISFECHO
USUARIO
GESTION DE REVISION
CONTROL INTERNO Y CONTROL DE
CALIDAD
PROCESOS DE APOYO
GESTION DE GESTION DE GESTION

GESTION GESTION
RECURSOS TECNOLOGIA DE DE LA
FINANCIERA LEGAL
HUMANOS LA INFORMACION CALIDAD
13
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.) TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

a) Proceso: es el conjunto de actividades y/o tareas desarrolladas en secuencia, mutuamente
relacionadas y que actúan entre sí, las cuales transforman insumos (entradas) en productos o
servicios (salidas o resultados) con valor agregado, destinado a satisfacer las necesidades y
demandas de los ciudadanos.
b) Procedimiento: es la forma específica de llevar a cabo un proceso, sub-proceso o actividad.
c) Manual de procedimiento: es la descripción de un proceso especifico conforme a los
objetivos, alcance, documentos, herramientas, responsables, insumos y secuencias de tareas
relacionadas entre si para producir un bien o servicio.
d) Nombre del proceso: descrito de modo indicativo que denota su calidad de imperativo.
e) Objetivo o propósito (Misión): descripción breve y concisa del objetivo del proceso.
f) Alcance del Proceso: establece la primera actividad (inicio) y la última (fin) del proceso, para
tener noción de la extensión de las mismas en la propia ficha.
g) Responsable: tiene a su cargo la responsabilidad del proceso y sus resultados. Implica la
capacidad de actuación y liderazgo del proceso para involucrar y movilizar los actores que
interviene.
h) Documentos y/o herramientas: se refiere a los medios utilizados y relacionados con el
proceso en específico, adoptando la naturaleza de formar parte de la evidencia del mismo.
i) Historial de cambios y/o revisiones: Se refiere a las inspecciones sistemáticas que se hacen
en el ámbito del proceso para control del mismo.
j) Límites de proceso: están marcados por las entradas y salidas, así como por los responsables
en las entradas y en las salidas de cada proceso en particular.
k) Indicadores del proceso: permiten hacer una medición de seguimiento de cómo este se
orienta hacia el cumplimiento de su misión u objetivo.
l) Variables de control: Se refiere a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de
actuación dentro del proceso, es decir, que el responsable o los actores del proceso pueden
modificar y que pueden alterar su funcionamiento o comportamiento del proceso, y por lo
14
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
tanto, de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede tocar el
proceso para controlarlo.
m) Recursos: Se pueden también reflejar los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente
de trabajo necesario para ejecutar el proceso.
n) Anexos: Documentos que sustentan el proceso, tales como: base legal, formularios,
comunicaciones…etc.
o)
SIGLAS DESCRIPCION
CAPGEFI Centro de Capacitación en Política y Gestión Fiscal
CGR Contraloría General de la República
DAEI Dirección de Auditoría Especiales e Investigación
DAF Dirección Administrativa y Financiera
DAGROP Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio

Ambiente
DAL Departamento de Auditoría Legal
DAIG Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
DCOM Departamento de Comunicaciones
DEPTA Departamento de Ayuntamientos
DIGEPRES Dirección General de Presupuesto
DING Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura
15
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DJ Departamento Jurídico
DDN Departamento de Desarrollo Normativo
DPD Departamento de Planificación y Desarrollo
DRCC Dirección de Revisión y Control de Calidad
DTI Dirección de Tecnología de la Información
FENC Fundación Escuela Nacional de Control
INAP Instituto Nacional de Administración Pública
MAE Máxima Autoridad Ejecutiva
OAI Oficina de Libre Acceso a la Información
Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades

OLACEFS
Fiscalizadoras Superiores
RH Dirección de Recursos Humanos
UAI Unidad de Auditoría Interna
ODBC Recurso para conectividad de Base de Datos
16
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.) SIMBOLOGÍA Y DEFINICIONES:
SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCION
Inicio o Término Indica donde inicia y termina el diagrama

de flujo de un proceso.
Representa la ejecución de una o más

Actividad
actividades en un procedimiento.
Indica las posibles alternativas dentro del

Decisión
flujo de proceso.
Representa cualquier documento a la

Documento
entrada y/o salida del procedimiento.
Representa la entrada manual para

Entrada manual
impresión.
Representa en enlace de actividades con

Conector en página otras en una misma página del
procedimiento.
Conector referente a Representa en enlace de actividades con

otra página otras en otra página del procedimiento.
Conecta símbolos señalando el orden en

Conector
que línea de unión debe realizarse.
17
9.) ORGANIGRAMA GENERAL
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Presidencia de la
República Contralor General de la
República Asesores
Sub-Contralor
Departamento de
Departamento Jurídico
Comunicaciones
Oficina de Acceso a la Dirección de Recursos

Información Humanos
Departamento de
Planificación y División de División de División de
Desarrollo Registro, Control e Reclutamiento, Capacitación y
Información Selección y Evaluación Desarrollo
Dirección de Dirección
Tecnología de la Administrativa
Información Financiera
División de División de División de División de

División de División de División de
División de Servicios Compras y Correspondencia
Programación y Administración Presupuesto Contabilidad
Soporte Técnico Generales Contrataciones y Archivo
Sistemas de Redes
Sección de
Sección de Sección de
Almacén y
Mayordomía Transportación
Suministro
Dirección de Auditoría Dirección de

Dirección de Revisión
Interna Auditorías Especiales
y Control de Calidad
Gubernamental e Investigación
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de

Departamento de Departamento de
Auditoría de Departamento de Auditoría Departamento de Departamento de Evaluación e Auditoría de Departamento de
Servicios Personales Desarrollo
Ingeniería y Auditoría de Salud Agropecuaria y Auditoría Legal Ayuntamientos Investigación Sistemas Análisis Financiero
Civiles y Militares Normativo Administrativa
Arquitectura Medio Ambiente Informáticos
División de
Certificaciones de
Cargos Unidades de Auditoría Interna: Gobierno
Central, Descentralizadas, Autónomas Fundación Escuela
no Financieras, Ayuntamientos, y de la
Nacional de Control
Seguridad Social Dirección de Diagnostico y Diseño
Organizacional. - Noviembre- 2009
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.) DEPARTAMENTO JURIDICO
10.1 POLITICAS:
10.1.1 El Departamento Jurídico es la unidad responsable de elaboración de contratos
de la CGR.
10.1.2 Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el Director, deberá remitirse a la firma del Contralor
General de la República.
10.1.3 Toda rescisión de registro de contrato interno deberá ejecutarse previa
solicitud por parte de la Dirección de Recursos Humanos y/o Administrativa.
10.1.4 Toda solicitud de No Objeción amparada en la Ley 130-75, deberá ser
recibida con los siguientes requisitos:
10.1.4.1 Copia anexa de autorización del Secretario Administrativo de
la Presidencia;
10.1.4.2 Cédula de Identidad y Electoral;
10.1.4.3 Lugar de destino a viajar;
10.1.4.4 Tiempo de duración del viaje;
10.1.4.5 Motivo del viaje.
10.1.5 Los oficios de permisos conforme a solicitudes de No Objeción emitidos por
la Contraloría, deben estar firmados por la autoridad máxima competente de la
institución, en su defecto el Sub-Contralor General de la República.
10.1.6 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los
siguientes:
10.1.6.1 RNC;
10.1.6.2 Cédula de Identidad y Electoral;
10.1.6.3 Sentencia;
10.1.6.4 Ordenanza del Tribunal;
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.1.6.5 Facturación que sustente la oposición o contrato anexo.

10.1.7 Los documentos requeridos para recibir los libramientos, son los siguientes:
10.1.7.1 Oferta real de pago;
10.1.7.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignación de
depósito;
10.1.7.3 Poder de Autorización para retiro;
10.1.7.4 Nombre de quién está depositado;
10.1.7.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes;
10.1.8 Toda opinión legal externa emitida en el Departamento Jurídico va a la firma
del Contralor.
20
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.2 PROCEDIMIENTOS:
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.1 ESTUDIO DE OPINIÓN
Preparado por:
Aprobado por: Junio
Departamento de Planificación y Fecha de emisión:
Departamento Jurídico 2012
Desarrollo (DPD)
(DJ)
Propósito o Emitir opinión legal a requerimientos de las diferentes Direcciones, Departamentos y/o Unidades
1.0
Misión: de la Contraloría así como también de las Instituciones del Estado y ciudadanos interesados.
Empieza: Con la solicitud de opinión.

2.0 Alcance: Incluye: Levantamiento de información, consulta de leyes.
Termina: Con la entrega de respuesta.
Dueño o 3.1 Departamento Jurídico.

3.0
responsable:
4.1 Ley 10-07.

Documentos
4.0 4.2 Documento tipo solicitud.
de referencia:
5.0 Políticas: 5.1 Toda opinión legal emitida en el Departamento Jurídico va a la firma del Contralor.
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso:
Responsable Descripción
1.0 Recibe correspondencia de solicitudes de las Instituciones

Despacho del Contralor del Estado.
2.0 Remite solicitud de opinión al Departamento Jurídico.
3.0 Recibe solicitud de opinión y firma acuse de recibo.

(Secretaria) 4.0 Entrega solicitud de opinión al Consultor (a) Jurídico.
Departamento Jurídico 5.0 Recibe solicitud de opinión y distribuye entre equipos de

Consultor(a) Jurídico Abogados.
21
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud y realiza levantamiento de información.
Departamento Jurídico 7.0 Realiza consulta de leyes en función del tipo de asunto a
(Abogado(a)) tratar.
8.0 Genera respuesta de opinión.
9.0 Entrega respuesta al Consultor(a) Jurídico para validación
y aprobación.
10.0 Recibe respuesta de opinión y revisa.

10.1 En caso de verificar error material o conceptual, rechaza y
retorna al responsable a los fines de corrección.
Departamento Jurídico 11.0 Valida y autoriza remisión conforme al destinatario.
Consultor(a) Jurídico
11.1 En caso de verificar destinatario externo, se remite a la
firma del Contralor.
11.2 En caso de verificar destinatario interno, se remite a la
autoridad inmediata del departamento solicitante.
12.0 Recibe autorización y revisa.

Departamento Jurídico 13.0 Da entrada en libro de control.
(Auxiliar Administrativo(a)) 14.0 Entrega respuesta con libro control de remisión como acuse
de recibo.
7.1 Solicitud de opinión.

7.0 ANEXOS: 7.2 Respuesta de opinión.
8.0 REGISTROS:
CODIGO NOMBRE ALMACENADO ARCHIVADO TIEMPO DISPOSICION

Departamento de De manera
CGR - DJ – 001 Estudio de opinión Planificación y digital en
Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
22
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.2 REGISTRO DE CONTRATO
Preparado por: Aprobado por:

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento Jurídico
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DJ)
Propósito o
1.0 Registrar todos los contratos de Servicios, Bienes, Obras y Concesiones.
Misión:
Empieza: Con la recepción de documentos soportes.

2.0 Alcance: Incluye: Oficio de remisión, currículos, acta de asamblea.
Termina: Con la firma del Contralor.
3.1 Departamento Jurídico.

Dueño o
3.0 3.2 Unidad de Contrato.
responsable:
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 - 07.

4.0 Documentos de
referencia:
5.1 Todo contrato elaborado, previamente revisado, inicializado y sellado por los
abogados y firmado por el incúmbete, deberá remitirse a la firma del Contralor
General de la República.
5.2 En caso de contratación de personal, los documentos a recibir son los siguientes:
5.0 Políticas: curriculum, cédula de identidad y oficio interno debidamente firmado por el
director de RH.
5.3 En caso de Contratación de Bienes, Obras y Concesiones, los documentos a recibir
son los siguientes: estatutos de la compañía, acta de última asamblea, oficio
debidamente firmado por el director de la DAF.
1.0 Recibe documentos soportes anexo al oficio de

remisión y firma libro control como acuse de recibo.
2.0 Verifica documentos soportes estén completos.
Departamento Jurídico 2.1 En caso de verificar documentos incompletos, se
(Secretaria) remite al responsable para completar expediente.
2.2 En caso de verificar que la documentación este
completa se redacta contrato.
3.0 Entrega contrato al Abogado para revisión.
23
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Recibe contrato, revisa nombres y cédulas de

identidad correspondientes.
4.1 En caso de error material, rechaza y retorna al
responsable para corrección.
(Abogado(a))
4.2 En caso de verificar que todo esté correcto, sella y
fecha.
5.0 Entregan contrato revisado a la Secretaria.
6.0 Recibe contrato y revisa.
Departamento Jurídico 7.0 Imprime dos (2) ejemplares originales de contrato.

(Secretaria)
Procede contactar vía llamada telefónica a la persona
8.0
a contratar a los fines de firma.
Empleado 9.0 Solicita contrato, revisa y firma.
10.0 Recibe contrato y verifica que esté debidamente

Departamento Jurídico firmado.
(Secretaria) 11.0 Remite contrato al Contralor con libro control.
12.0 Recibe contrato, revisa y firma libro como acuse de

recibo.
Despacho Contralor
13.0 Entrega contrato al Contralor.
14.0 Recibe contrato y firma.

Contralor/Sub-Contralor
15.0 Deposita contrato debidamente firmado en el

Despacho Contralor
Departamento Jurídico.
16.0 Recibe contrato y firma acuse de recibo.

17.0 Procede notarizar el contrato.
18.0 Sella y asigna matrícula al contrato otorgándole Fe
Pública.
Departamento Jurídico 19.0 Genera oficio interno a los fines de solicitar
(Secretaria) apropiación de contrato.
20.0 Entrega oficio de solicitud de apropiación de contrato

al Encargado(a) de Contabilidad.
24
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
21.0 Recibe oficio, genera apropiación y adjunta al

División de Contabilidad contrato definitivo.
(Encargado(a)) 22.0 Autoriza remisión de apropiación al Departamento
Jurídico.
Dirección Administrativa y Financiera 23.0 Deposita en el Departamento Jurídico apropiación de

(Auxiliar Administrativa) contrato.
24.0 Recibe apropiación y genera oficio interno.

Departamento Jurídico 25.0 Remite apropiación, documentos soportes del
(Secretaria) contrato mediante oficio interno a la Unidad de
Contratos.
26.0 Recibe apropiación, documentos soportes y firma

acuse de recibo.
Unidad de Contrato 27.0 Digita contrato en el sistema de la Contraloría en el
Módulo – Contratos.
28.0 Valida información procesada y autoriza el registro

Unidad de Contratos de contrato.
(Encargado) 29.0 Notifica al Departamento Jurídico sobre contrato
digitado en el sistema.
30.0 Procede registrar contrato mediante el sistema

electrónico.
(Abogado(a)) 31.0 Imprime registro de contrato y entrega al
Consultor(a) Jurídico.
32.0 Recibe registro de contrato y firma en calidad de
certificar el mismo.
Consultor(a) Jurídico
33.0 Autoriza remisión de certificado de contrato al
Contralor.
34.0 Recibe certificado de registro de contrato y firma
acuse de recibo.
Despacho Contralor
35.0 Entrega certificado de registro de contrato al
Contralor para firmar.
36.0 Recibe certificado de registro de contrato y firma.

Contralor
37.0 Autoriza remisión de certificado de registro de
contrato al Departamento Jurídico.
25
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
38.0 Recibe certificado de registro de contrato y deposita

Despacho del Contralor en el Departamento Jurídico con libro control de
Despacho.
39.0 Recibe certificado de registro de contrato y firma

Departamento Jurídico libro control.
(Secretaría) 40.0 Archiva certificado registro de contrato en
documentos pendientes de entrega.
7.1 Curriculum vitae.

7.2 Cédula de identidad y electoral.
7.0 ANEXOS:
7.3 Acta de asamblea.
7.4 Oficio, apropiación de contrato.
8.1
8.0 REGISTROS: 8.2
8.3
Registro de
CGR - DJ – 002 Contrato
Planificación y digital en
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
26
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.3 ACTO DE ALGUACIL

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Registrar en el sistema los actos de alguaciles de impedimento de pago y levantamiento.
Misión:
Empieza: Con la recepción del Acto de Alguacil.

2.0 Alcance: Incluye: Acto de oposición, sesión de crédito.
Termina: Con el archivo de documentos.

Dueño o
3.0 3.2 Abogado.
responsable:
Documentos 4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 - 07.

4.0
de referencia:
5.1 Los documentos requeridos para recibir los Actos de Alguacil, son los siguientes;
5.1.1 RNC;
5.1.2 Cédula de Identidad y Electoral;
5.0 Políticas:
5.1.3 Sentencia;
5.1.4 Ordenanza del Tribunal;
5.1.5 Facturación que sustente la oposición o contrato anexo.
1.0 Recibe Acto de Alguacil y se verifica documentos soportes.

2.0 Evalúa si está sustentado:
(Abogado(a)) 2.1 Si no procede, archiva;
2.2 Si procede, genera nota y entrega a la Secretaria.
3.0 Recibe nota y procesa en el sistema en el módulo oposición a los

fines de consulta por parte de la Dirección de Revisión de Control
de Calidad.
Departamento Jurídico 4.0 Se genera reporte.
(Secretaria)
5.0 Imprime reporte y anexa al Acto.
6.0 Se procede archivar documentos.
27
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 Acto de oposición.

7.0 ANEXOS: 7.2 Sesión de créditos.
7.3 Soportes físicos (ordenanza del Tribunal, copia de cédula de identidad y electoral, sentencia).
8.0 REGISTROS:

Acto de
CGR – DJ – 003 Planificación y digital en
Alguacil
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
28
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.4 CERTIFICACION DE NO OBJECION PARA OTORGAR PERMISOS DE VIAJES

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Emitir certificación de no objeción para otorgar permisos de viajes a Funcionarios del Estado.
Misión:
Empieza: Con la recepción de la solicitud de no objeción.
2.0 Alcance: Incluye: Autorización de la Presidencia, certificación de no objeción.
Termina: Con la digitalización y remisión de la certificación al interesado.
Dueño o 3.2 Dirección de Auditorias Especiales / Departamento de Ayuntamiento.
3.0
responsable: 3.3 División de Correspondencia y Archivo.
4.1 Ley 10-07 y su Reglamento de Aplicación No. 491 – 07.

Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Toda solicitud de No Objeción amparada en la Ley 130-75, deberá ser recibida con los
siguientes documentos;
5.1.1 Copia anexa de autorización del Secretario Administrativo de la Presidencia;
5.0 Políticas: 5.1.2 Cédula de Identidad y Electoral;
5.1.3 Lugar de destino a viajar;
5.1.4 Tiempo de duración del viaje;
5.1.5 Motivo del viaje.
1.0 Genera oficio para solicitar la certificación de no

Funcionario Público
objeción.
2.0 Genera autorización de salida y adjunta a la solicitud

de No Objeción.
Oficina de la Presidencia
3.0 Entrega autorización al interesado.
4.0 Recibe autorización anexo a la solicitud.

Funcionario Público 5.0 Deposita documentos en la División de
Correspondencia y Archivo.
29
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud de no objeción con autorización anexa

División de Correspondencia y Archivo y firma acuse de recibo.
7.0 Entrega correspondencia al Departamento Jurídico.
8.0 Recibe la autorización de la Oficina de la Presidencia,

anexo a la solicitud de No Objeción y firma acuse de
Departamento Jurídico recibo.
(Abogado(a)) 9.0 Remite documentos a la Dirección de Auditoria
Especiales o Departamento de Auditoría de
Ayuntamientos.
10.0 Recibe documentos y firma acuse de recibo.

11.0 Realiza levantamiento.
11.1 En caso de verificar situación con alto grado de riesgo,
Dirección de Auditoria Especiales / se genera nota de rechazo y remite al Departamento
Departamento de Ayuntamientos Jurídico.
11.2 En caso de verificar que todo este regulado y
conforme, genera nota y remite al Departamento
Jurídico.
12.0 Recibe nota y procede evaluar.

12.1 En caso de rechazo, genera oficio y remite al Contralor.
(Abogado(a)) 12.2 En caso de aprobación, genera certificación de no
objeción.
13.0 Entrega certificación al Consultor(a) Jurídico.
14.0 Recibe certificación y revisa.

14.1 En caso de error material, rechaza y retorna al
Consultor(a) Jurídico responsable para corrección.
14.2 En caso de verificar que todo este correcto, procede
firmar y remitir al Contralor.
15.0 Recibe certificación y firma.

Contralor 16.0 Autoriza remisión de certificación a la División de
17.0 Recibe certificación de no objeción y firma acuse de

recibo.
División de Correspondencia y Archivo
18.0 Digitaliza la certificación y remite a la oficina del
Funcionario Público.
30
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 Autorización de la Presidencia.

7.0 ANEXOS:
7.2 Copia cédula de identidad y electoral.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Certificación de no De manera digital
CGR - DJ – 004 objeción
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
31
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.5 VERIFICACION DE LIBRAMIENTO

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Desarrollo Departamento Jurídico
emisión: 2012
(DPD) (DJ)
Propósito o
1.0 Verificar el cumplimiento legal de libramientos.
Misión:
Empieza: Con la remisión del Libramiento al Depto. Jurídico.

Incluye: Libramiento, oferta real de pago, consignación de depósito ante la D.G.I.I.,
2.0 Alcance: poder autorizado, acuerdo o desistimiento por una de las partes.
Termina: Con la remisión de libramiento a la Dirección de Revisión y Control de
Calidad.

Dueño o
3.0 3.2 DRCC.
responsable:
Documentos 4.1 Libramiento.

4.0 4.2 Soportes de Libramiento.
de referencia:
5.1 Todo libramiento debe recibirse con los siguientes documentos soportes;
5.1.1 Oferta real de pago;
5.0 Políticas: 5.1.2 Recibo de la D.G.I.I. que especifica la consignación de depósito;

5.1.3 Poder de Autorización para retiro;
5.1.4 Nombre de quién está depositando;
5.1.5 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
Dirección de Revisión y Control de Calidad 1.0 Remite libramiento con documentos soportes.
Recibe libramiento, documentos soportes y firma

Departamento Jurídico 2.0
acuse de recibo.
(Secretaria)
3.0 Entrega libramiento al Abogado.
4.0 Recibe libramiento, soportes y verifica que contenga

los siguientes documentos;
4.1 Oferta real de pago;
(Abogado(a))
32
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.2 Consignación de depósito ante la D.G.I.I.;

4.3 Poder de Autorización para retiro.
4.4 Acuerdo o desistimiento por una de las partes.
5.0 Verifica que la documentación cumpla con lo
Departamento Jurídico requerido.
(Abogado(a)) 5.1 En caso de verificar que la documentación recibida no
cumple con lo requerido, rechaza y retorna a la DRCC
para completar la misma.
5.2 En caso de verificar que todo este correcto, inicializa y
entrega libramiento y soportes a la Secretaria a los
fines de generar oficio de remisión a la DRCC.
6.0 Recibe libramiento, documentos soportes y procede

generar oficio de remisión indicando que todo ha sido
Departamento Jurídico verificado de forma satisfactoria.
(Secretaria) 7.0 Imprime oficio y anexa al libramiento, documentos
soportes.
8.0 Remite Libramiento mediante oficio a la DRCC.
7.1 Oferta real de pago.

7.0 ANEXOS: 7.2 Recibo de la D.G.I.I.
7.3 Poder de Autorización para retiro.
8.0 REGISTROS:

Verificación Departamento de
De manera digital
CGR - DJ – 005 de Planificación y
en computador
Libramiento Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
33
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

10.2.6 RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y EXTERNOS

Junio
Departamento de Planificación y Departamento Jurídico Fecha de emisión:
2012
Propósito o
1.0 Dejar sin efecto los contratos registrados en el Sistema.
Misión:
Empieza: Con la remisión de solicitud de rescisión de registro de contrato.

2.0 Alcance: Incluye: Rescisión de contrato, actualización del Sistema de Contrato.
Termina: Con la remisión del oficio a RH y DAF.

Dueño o
3.0 3.2 Dirección de Recursos Humanos.
responsable:
3.3 Dirección Administrativa y Financiera.
4.1 Solicitud de Rescisión de Contrato.
Documentos
4.0
de referencia:
Toda rescisión de registro de contrato interno deberá ejecutarse previa

5.1
solicitud por parte la Dirección de Recursos Humanos y Administrativo.
5.0 Políticas:
División de Correspondencia y
1.0 Remite solicitud de rescisión de registro de contrato.
Archivo
2.0 Recibe solicitud y firma acuse de recibo.

(Secretaria) 3.0 Entrega solicitud al Auxiliar Administrativo.
4.0 Recibe solicitud de rescisión y procede realizar la operación en el

Sistema Registro de Contratos.
5.0 Retorna la solicitud a la Secretaria informándole que la operación
(Auxiliar Administrativo(a))
ha sido realizada por el Sistema de Registro de Contrato de forma
satisfactoria.
6.0 Recibe solicitud y confirmación de rescisión ejecutada.

Departamento Jurídico 7.0 Procede generar oficio indicando que la operación de rescisión ha
(Secretaria) sido ejecutada a través del Sistema de Registro de Contrato.
34
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Imprime oficio, anexa a la solicitud y verifica destinatario:

8.1 En caso de verificar que la solicitud es externa, remite a la firma
del Contralor;
(Secretaria)
8.2 En caso de verificar que la solicitud es interna remite a la firma del
Consultor (a) Jurídico.
Departamento Jurídico 9.0 Recibe oficio, revisa y firma.

Consultor(a) Jurídico 10.0 Entrega oficio a la Secretaria.
11.0 Recibe oficio debidamente firmado y anexo a la solicitud.

Departamento Jurídico Remite vía correspondencia el oficio con libro control de
12.0
(Secretaria) despacho a la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección
Administrativa y Financiera.
7.1 Oficio.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Rescisión
de contratos
CGR - DJ – 006 internos y
externos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
35
10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS:
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DOMINICANA
DEPARTAMENTO JURIDICO
Número de Pág. UNIDAD EJECUTORA: VERSION 1
<Nombre1-1
proceso> CGR – DJ - 001 PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE OPINION
CGR – DPD2012 Actual
Departamento Jurídico Departamento Jurídico

Despacho del Contralor Consultor(a) Jurídico
(Secretaria) (Abogados)
INICIO
1) Recibe correspondencia 5) Recibe solicitud de

3) Recibe solicitud de opinión y distribuye
de solicitud de opinión opinión y firma acuse
de las Instituciones del entre el equipo de
de recibo. abogados.
Gobierno Central.
2) Remite solicitud de
opnión al 4) Entrega solicitud de 10) Recibe respuesta de 6) Recibe solicitud y
Departamento opinión al Encargado opinión y revisa. realiza levantamiento
Jurídico. (a). de información.
¿Error 10.1) Rechaza y retorna al

material? Sí responsable a los
fines de corrección. 7) Realiza consulta de
leyes.
No
12) Recibe autorización y 11) Valida y autoriza

remisión conforme 8) Genera respuesta de
revisa.
al destinatario. opinión.
¿Destinatario 11.1) Remite a la firma

13) Da entrada en libro Sí 9) Entrega respuesta de
Externo? del Contralor.
control de despacho. opinión legal.
No
14) Entrega solicitud de 11.2) Remite a la autoridad

opinion con libro competente del
control de despacho departamento.
como acuse de recibo.
FIN DE
PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO
1-2 CGR – DPD2012 Actual

Parte Contratada Despacho del Contralor Contralor
(Secretaria) (Abogados)
INICIO
1) Recibe documentos
soportes adjunto al 4) Recibe contrato, revisa
oficio de remisión 8
nombre y cédula de
interna y firma acuse identidad.
de recibo.
2) Verifica que los 4.1) Rechaza y retorna al

documentos ¿Error 9) Recibe contrato, revisa y
Sí responsable a los
soportes esten material? firma.
fines de corrección.
completos.
No
2.1) Retorna al responsable

¿Documento
No a los fines de completar 4.1) Sella y fecha. 2.2
completo?
el expediente.
Sí
5) Entrega contrato a la 12) Recibe contrato, revisa

2.2) Procede redactar el y firma libro como
4.1 Secretaria.
contrato. acuse de recibo.
3) Entrega contrato al 13) Entrega contrato al

Abogado a los fines 14) Recibe contrato y firma.
Contralor.
de revisión.
6) Recibe dcoumentos y 15) Deposita contrato en el

revisa. Departamento Jurídico.
14.1
10) Recibe contrato y 16

7) Imprime dos (2)
verifica que esté
ejemplares originales
debidamente firmado.
de contrato.
8) Procede contactar vía 11) Remite contrato al

9 telefono al contratado a Contralor con libro
los fines de firma. control de despacho.
37
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DJ - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CONTRATO.
Departamento Jurídico División de Contabilidad DAF Unidad de Contrato Departamento Jurídico

Unidad de Contrato Consultor (a) Jurídico Despacho del Contralor Contralor
(Secretaria) (Encargado (a)) (Auxiliar Administrativo(a)) (Encargado(a)) (Abogados)
15
16) Recibe contrato y firma

libro control como acuse
de recibo.
17) Procede notarial el

contrato.
18) Sella y asigna matrícula

al contrato.
19) Genera oficio de 21) Recibe oficio y genera

apropiación. apropiación.
20) Entrega oficio de 22) Autoriza remisión de

apropiación al apropiación de
Encargado de contrato.
Contabilidad del DAF.
26) Recibe apropiación, 34) Recibe certificado

28)Valida información y 30) Procede registrar 32) Recibe certificado 36) Recibe certificado
24) Recibe apropiación y 23) Deposita aporpiación documentos registro de contrato y
autoriza registro de contrato por el Sistema registro de contrato y registro de contrato y
genera oficio interno. de contrato. soportes y firma firma libro como acuse
contrato. de Contrato. firma. firma.
acuse de recibo. de recibo.
25) Remite apropiación

27) Digita contrato en el 37) Autoriza remisión de
mediante oficio a la 31) Imprime registro de 33) Autoriza remisión de 35) Entrega certificado
Sistema de la 29) Notifica al certificado registro de
unidad de contrato. contrato y entrega al certificado registro de registro de contrato al
Contraloría en el Departamento Jurídico. contrato al
Encargado. contrato al Contralor. Contralor.
Módulo – Contratos. Departamento Jurídico.
39) Recibe certificado

registro de contrato y
firma acuse de recibo. 38) Recibe certificado
registro de contrato y
deposita en el
40) Archiva certificado Departamento Jurídico.
registro de contrato en
FIN DE PROCESO
documentos pendientes
de entrega.
38
<Nombre proceso> CGR – DJ - 003 PROCEDIMIENTO ACTO DE ALGUACIL

(Abogado) (Secretaria)
INICIO
1) Recibe Acto de Alguacil

y verifica documentos
soportes.
2) Evalúa si esta
sustentado.
3) Recibe nota y procesa en

¿Procede? No 2.1) Archiva documentos. el Sistema en el módulo
de Oposición.
Sí
2.2) Genera nota y entrega a 4) Genera reporte.

la Secretaria.
5) Imprime reporte y
anexa al Acto.
6) Archiva documentos.
FIN DE
PROCESO
<Nombre proceso>1-1 CGR – DJ - 004 PROCEDIMIENTO CERTIFICACION DE NO OBJECION.
División de Correspondencia y Departamento Jurídico Direccion de Auditoria Especiales e Investigación /

Interesado Oficina de la Presidencia Consultor(a) Jurídico Contralor
Archivo (Abogados) Departamento de Ayuntamientos
INICIO
1) Genera oficio solicitando 6) Recibe autorización. 8) Recibe autorización de

10) Recibe documentos y
la certificación de no Solicitud y firma acuse Presidencia, solicitud y
firma acuse de recibo.
objeción. de recibo. firma acuse de recibo.
2) Genera autorización de 7) Entrega correspondencia 11) Realiza levantamiento

9) Revisa y Remite
salida y adjunta a la al Departamento de información.
documentos.
solicitud. Jurídico.
11.1) Rechaza y retorna al

¿Situación de
Sí Departamento
3) Entrega autorización alto riesgo?
Jurídico.
adjunto a la solicitud al
Interesado. No
4) Recibe autorización 12) Recibe oficio y procede 11.2) Genera nota de

adjunto a la solicitud. evaluar. aprobación.
5) Deposita autorización 17) Recibe certificación y ¿Solicitud 12.1) Genera oficio y 14) Recibe certificación y
adjunto al oficio. Sí
firma acuse de recibo. rechazada? remite al Contralor. revisa.
No
18) Digitaliza la
14.1) Rechaza y retorna al
certificación y 12.2) Genera certificación ¿Error 15) Recibe certificación y
Sí responsable a los
remite a la oficina de no objeción. material? firma.
del Interesado.
No
16) Remite certificación a

FIN DE 13) Entrega certificación la División de
PROCESO de no objeción al 14.2) Firma y remite al Correspondencia y
Encargado (a). Cotralor. Archivo.
UNIDAD
Número de Pág. Versión
<Nombre CGR – DJ - 005 PROCEDIMIENTO REVISION DE LIBRAMIENTO EJECUTORA:
1-1proceso> Actual
CGR – DPD2012
Dirección de Revisión y Control de Calidad -
DRCC
(Secretaria) (Abogado)
INICIO
1) Remite libramiento
adjunto a documentos
soportes.
2) Recibe libramientos,
4) Recibe libramientos y
soportes y firma acuse de
verifica soportes.
recibo.
3) Entrega Libramiento al 5) Verifica que la

Abogado. documentación cumple
conforme lo requerido.
5.1 ) Rechaza y retorna a la

6) Recibe Libramiento, ¿Cumple? No
DRCC.
soportes y procede
generar oficio.
Sí
5.2 ) Inicializa y entrega
libramiento a la
7) Imprime oficio y Secretaria a los fines
anexa al de remisión a DRCC.
libramiento.
8) Remite Libramiento
mediante oficio a la
DRCC.
FIN DE
PROCESO
Número de Pág. PROCEDIMIENTO RESCISION DE REGISTRO DE CONTRATOS INTERNOS Y UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DJ - 006
1-1 EXTERNOS CGR – DPD2012 Actual
RRHH / DAF/
División de Correspondencia y Archivo Consultor(a) Jurídico
(Secretaria) (Digitador)
INICIO
1) Remite solicitud de
2) Recibe solicitud y firma
rescisión de registro de
acuse de recibo.
contrato.
4) Recibe solicitud y
3) Entrega solicitud al procede realizar la
digitador. operación en el Sistema
Registro de Contratos.
confirmación de
rescisión de parte del 5) Retorna solicitud a la
Digitador. Secretaria informándole
que la operación ha sido
realizada.
7) Genera oficio.
8) Imprime oficio, anexa a

la solicitud y verifica
destinatario.
¿Destinatario 8.1 ) Remite a la firma del

interno? No
Contralor.
Sí
8.2 ) Remite a la firma del 11) Recibe oficio anexo a la 9) Recibe oficio, revisa y
Encargado (a). solicitud. firma.
12) Remite oficio con libro 10) Entrega oficio a la

control a RRHH/DAF. Secretaria.
FIN DE
PROCESO
11.) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION
11.1 POLITICAS:
11.1.1 El plazo para dar repuesta al usuario del servicio deberá ser 15 días hábiles.
11.1.2 Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar
visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que, en
materia de acceso a la información, asisten al ciudadano.
11.1.3 Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que
contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la
responsabilidad de la máxima autoridad del organismo, institución o entidad.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

11.2.1 INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Oficina de Libre Acceso a la
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) Información
Propósito o Facilitar el acceso de la ciudadanía a la información generada en el Estado y garantizar la

1.0
Misión: publicidad de los actos de gobierno.
Empieza: Con la recepción de la solicitud.

2.0 Alcance: Incluye: Tramitación, evaluación y respuesta a solicitudes.
Termina: Con la actualización de la plantilla de Excel.
3.1 Oficina de Acceso a la Información.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario tipo solicitud.

Documentos 4.2 Decretos, Ley 10 - 07 y su Reglamento, Funciones que demandan la Ley y Marco
4.0
de referencia: legal que tiene injerencia en la entidad.
5.1 El plazo para dar repuesta al usuario del servicio deberá ser 15 días hábiles;
5.2 Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en internet como en un lugar visible en sus
instalaciones, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la
5.0 Políticas: información, asisten al ciudadano;
5.3 Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga
información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la
máxima autoridad del organismo, institución o entidad.
1.0 Recibe solicitud de parte del ciudadano /cliente

(vía fax, teléfono, internet y personal).
Oficina Libre Acceso a la Información 2.0 Llena formulario.
(Auxiliar Administrativo(a)) 3.0 Entrega al usuario a los fines de firma y acuse de
recibo con fecha de repuesta en plazo de 15 días
laborables.
44
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Recibe formulario tipo solicitud y procede llenar

conforme a requerimientos establecido en el
Ciudadano / Cliente mismo.
5.0 Firma formulario y entrega al Auxiliar
Administrativo (a).
6.0 Recibe formulario, revisa firma del Usuario si es

personal y de orden si es a través de correo o fax.
7.0 Coloca sello en el formulario tipo solicitud en la
Oficina Libre Acceso a la Información
parte del pie de página como comprobante de
recibo.
8.0 Entrega cada solicitud al Encargado(a) del área a
los fines de revisión.
9.0 Recibe las solicitudes y revisa.

10.0 Procede autorizar remisión de solicitudes al
departamento o división correspondiente.
(Encargado(a))
11.0 Entrega las solicitudes autorizadas al Auxiliar
Administrativo a los fines de remisión.
12.0 Recibe las solicitudes y procede dar entrada en

aplicación informática a cada solicitud.
13.0 Genera comunicación de remisión interna de
solicitudes y entrega al encargado a los fines de
firma.
Recibe la comunicación de remisión interna de

14.0
solicitudes y procede firmar cada una.
(Encargado(a)) 15.0 Entrega al auxiliar administrativo las
comunicaciones debidamente firmadas.
16.0 Recibe las comunicaciones y procede anexar a las

solicitudes.
Remite la solicitud al departamento o división
(Auxiliar Administrativo(a)) 17.0
correspondiente con un plazo de respuesta de 3
días hábiles.
18.0 Recibe la solicitud y firma comunicación como

acuse de recibo.
Departamento / División Procede generar información pertinente a la
19.0
solicitud.
Remite respuesta a la oficina de libre de acceso a
20.0
la información pública.
45
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
21.0 Recibe respuesta y firma comunicación como

acuse de recibo.
22.0 Procede entregar respuesta al Encargado.
23.0 Recibe respuesta y revisa.

23.1 En caso que sea requerida una prorroga de tiempo,
procede generar comunicación justificando las
causas.
23.1.1 Imprime y remite la comunicación a la firma del
Oficina Libre Acceso a la Información Contralor.
(Encargado(a)) 23.1.2 Notifica al usuario para entregarle la
comunicación debidamente firmada por el
Contralor.
23.2 En caso que se trate de información de respuesta,
procede autorizar comunicación de remisión
interna para enviar respuesta al Contralor.
24.0 Recibe autorización de remisión de respuesta y

procede personalmente depositar la misma en el
despacho del contralor.
25.0 Recibe respuesta y personalmente entrega al

Despacho del Contralor
Contralor.
26.0 Recibe, revisa y firma información de respuesta.

Contralor General de la República 27.0 Entrega respuesta para remitir vía la División de
(Contralor) Correspondencia y Archivo a la Oficina de Libre
de Acceso a la Información Pública.
28.0 Recibe expediente e información de respuesta

Despacho del Contralor 29.0 Deposita respuesta en la División de
Correspondencia y Archivo con formulario de
tramitación como acuse de recibo.
30.0 Recibe respuesta y firma formulario de

tramitación interna como acuse de recibo.
31.0 Genera número de registro del expediente.
32.0 Procede sacar copia al expediente.
Procede archivar en cronológico copia del
33.0
expediente.
34.0 Procede remitir original a la oficina de libre
acceso a la información.
46
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
35.0 Recibe expediente y firma acuse de recibo.

Reproduce copia a la información de respuesta y
36.0
archiva copia del expediente en cronológico.
37.0 Procede archivar expediente original en
documentos pendientes de entrega.
38.0 Entrega expediente original de forma física contra
acuse de recibo.
39.0 Remite expediente original a la Institución
correspondiente y/o usuario vía División de
Correspondencia.
40.0 Remite expediente original de forma electrónica
(vía correo) y/o por fax.
41.0 Informa al Ciudadano / Cliente sobre la remisión
de respuesta a la institución correspondiente.
42.0 Actualiza la aplicación informática.
7.1 Comunicación de respuesta

7.0 ANEXOS: 7.2 Acuse de recibo.
8.0 REGISTROS:
Información al
Departamento de
usuario - De manera digital
CGR - OAI – 001 Planificación y
Tramitación en computador
Desarrollo
Interna
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
47

OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION
<Nombre proceso> CGR – OAI - 001 PROCEDIMIENTO INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES
Oficina Acceso a la Información Oficina Acceso a la Información

Ciudadano / Cliente Departamento / División
(Auxiliar Administrativo(a)) (Encargado(a))
INICIO
17
4) Recibe formulario tipo 18) Recibe la solicitud y

1) Recibe la solicitud de 9) Recibe las solicitudes y
solicitud y procede llenar firma comunicación
parte del usuario. revisa.
el mismo. como acuse de recibo.
10) Procede autorizar

19) Procede generar informe
remisión de solicitud al
5) Firma fiormulario y de respuesta pertinente
departamento o división
2) Llena formulario. entrega al Auxiliar a la solicitud.
correspondiente.
Administrativo (a).
11) Entrega las solicitudes

3) Entrega al usuario a los 20) Remite respuesta al
autorizadas al Auxiliar
fines de firma y otorgar Encargado de la OAI.
Administrativo.
fecha de respuesta.
6) Recibe formulario, revisa 21

firma del Usuario si es 12) Recibe las solicitudes y
personal y de orden si la procede dar entrada en
solicitud es recibida por aplicación informática
fax. (planilla en excel).
13) Genera comunicación 14) Recibe la

7) Firma y coloca sello en de remisión interna de comunicación de
formulario comprobante solicitudes y entrega al remisión y procede
de recibo. Encargado para firma. firmar.
15) Entrega las

16) Recibe las comunicaciones
8) Entrega cada solicitud al comunicaciones
de remisión y procede
Encargado (a). debidamente
adjuntar a las solicitudes.
firmadas.
17) Vía comunicación remite

la solicitud al
18
departamento o división
correspondiente.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACION
<Nombre proceso> CGR – DJ - 001 PROCEDIMIENTO INFORMACION AL USUARIO - TRAMITACION DE SOLICITUDES
Oficina Acceso a la Información Oficina Acceso a la Información Despacho del Contralor

Contralor División de Correspondencia y Archivo
(Auxiliar Administrativo(a)) (Encargado(a)) (Asistente administrativa)
20
21) Recibe respuesta y

firma comunicación 23) Recibe respuesta y 30) Recibe respuesta y
como acuse de revisa. firma acuse de recibo.
recibo.
23.1) En caso de prorroga se

22) Entrega respuesta al genera comunicación 31) Genera número de
Encargado. justificando las causas. registro de expediente.
24) Recibe autorización y 23.2) En caso de respuesta se 25) Recibe respuesta y

deposita comunicación autoriza comunicación personalmente entrega al
en el Despacho del de remisión al 32) Reproduce copia del
Contralor. expediente.
Contralor. Contralor.
26) Recibe respuesta, revisa 32) Archiva en cronológico

34
35) Recibe expediente y firma y firma. copia del expediente.
39) Actualiza aplicación
acuse de recibo. informática.
27) Entrega respuesta al 33) Remite original a la

40) Remite respuesta original Oficina de Acceso a la
36) Reproduce copia a la a la Institución o Asistente Administrativo
(a). Información.
información de respuesta. solicitante vía
correspondencia.
37) Archiva copia en 41) Remite respuesta original 34

cronológico. de forma electrónica 28) Recibe respuesta.
(correo)
38) Entrega repuesta al 29) Remite respuesta a la

usuario contra acuse de División de
42) Remite respuesta original
recibo. Correspondencia y
por fax.
Archivo.
FIN DE
PROCESO
49
12.) DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO
12.1 POLITICAS:
12.1.1 Todos los procesos deben estar debidamente identificados conforme al área
específica y el puesto desempeñado.
12.1.2 Todo requerimiento de cambio debe solicitarse a través del formulario de
control de cambios.
12.1.3 Todos los formularios deben estar previamente firmados por la autoridad
correspondiente del Departamento y/o unidad operativa.
12.1.4 Todas las modificaciones y cambios en los documentos y/o formularios de
control deben ser sometidas aprobación por la Máxima Autoridad Ejecutiva de
la Institución.
12.1.5 Los registros conforme a cada procedimiento deben ser registrados diariamente.
12.1.6 Únicamente la División de Administración de Redes será la responsable en
otorgar permiso de acceso en la base de datos electrónica para cada proceso en
particular.
12.1.7 Toda auditoría debe ser justificada sobre una acción correctiva o preventiva a
los fines de promover el mejoramiento continuo en cada proceso.
12.1.8 Todo producto de no conformidad debe ser registrado en el formulario CGR –
DPD – F010.
12.1.9 Toda acción correctiva o preventiva debe ser realizada bajo la supervisión
directa de la Autoridad inmediata del Departamento correspondiente con el
apoyo técnico del Departamento de Planificación y Desarrollo.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

12.2.1 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Preparado por:
Aprobado por: Fecha de Junio
Departamento de Planificación y
Sub - Contralor emisión: 2012
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Gestionar la documentación de un Sistema de Gestión de Calidad.
Misión:
Empieza: Identificando nuevos requerimientos a fin de incorporar cambios de formato.
2.0 Alcance: Incluye: Revisión, evaluación y aprobación de nuevos requerimientos.
Termina: Guardando el informe de entrenamiento en Backup.
3.1 Departamento de Planificación y Desarrollo.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Tabla control de cambios CGR – DPD – F002.

Documentos
4.0 4.2 Record de entrenamiento CGR – DPD – F004.
de referencia:
5.1 Todos los procesos deben estar debidamente identificados conforme al área
específica y el puesto desempeñado.
5.2 Todo requerimiento de cambio debe solicitarse a través del formulario de control
de cambios.
5.0 Políticas: 5.3 Todos los formularios deben estar previamente firmados por la autoridad
correspondiente del Departamento y/o unidad operativa.
5.4 Todas las modificaciones y cambios en los documentos y/o formularios de control
deben ser sometidas aprobación por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la
Institución.
1.0 Identifica nuevos requerimientos de modificación de

formato.
2.0 Llena formulario de control de cambios.
3.0 Genera e imprime oficio de solicitud de nuevos
Departamento / Unidad Requirente requerimientos.
4.0 Firma oficio y anexa al formulario de control de
cambios.
5.0 Remite oficio anexo al formulario al DPD.
51
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe oficio anexo al formulario y firma acuse de

Departamento de Planificación y Desarrollo
recibo.
(Analista DO)
7.0 Entrega oficio anexo al formulario al Encargado.
8.0 Revisa y evalúa el formulario de requerimientos.

8.1 Si el cambio no procede, rechaza y remite correo
Departamento de Planificación y Desarrollo electrónico informando las causas y motivo al
(Encargado (a)) solicitante.
8.2 Si el cambio procede, solicita autorización de cambio
de formato al MAE.
9.0 Recibe solicitud y verifica si procede.

9.1 Si no procede, rechaza y remite notificación al DPD
MAE
justificando las causas.
(Máxima Autoridad Ejecutiva)
9.2 Si procede, firma solicitud en calidad de aprobación y
remite al DPD.
10.0 Recibe respuesta del MAE y verifica.

10.1 En caso de rechazo, procede notificar al Departamento
/Autoridad correspondiente a los fines de repuesta.
10.2 En caso de aprobación procede registrar cambio en el
formulario CGR – DPD – F002 (Tabla control de
cambios).
Departamento de Planificación y Desarrollo 11.0 Genera nueva versión de formato y documenta.
(Analista DO)
12.0 Genera e imprime oficio identificando el
cumplimiento de los requerimientos solicitados.
13.0 Anexa oficio al documento modificado con nuevo
formato.
14.0 Entrega oficio y nueva versión del documento al
Encargado a los fines de aprobación.
15.0 Recibe oficio y nueva versión del documento y revisa.

15.1 En caso de inconformidad, rechaza y retorna al
Departamento de Planificación y Desarrollo Analista DO 1 a los fines de corrección
(Encargado (a))
15.2 En caso de verificar que todo este correcto, aprueba
implementación de nueva versión y firma oficio.
16.0 Entrega oficio y nueva versión del documento con

acuse de recibo al Empleado.
(Analista DO)
17.0 Recibe oficio anexo a la nueva versión del documento

Departamento / Autoridad
y firma acuse de recibo.
52
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.0 Procede impartir inducción sobre nueva versión del

documento.
Departamento de Planificación y Desarrollo 19.0 Registra entrenamiento en el formulario CGR – DPD
(Analista DO) – F004 (record de entrenamiento).
20.0 Entrega formulario a los fines de firma al empleado
que recibió el entrenamiento.
21.0 Recibe formulario CGR – DPD – F004 y firma.

Departamento / Empleado
22.0 Retorna formulario al Analista DO.
23.0 Recibe formulario CGR – DPD – F004 y coloca en

carpeta Record de Entrenamientos.
24.0 Archiva acuse de recibo en orden cronológico y por
departamento.
25.0 Genera informe de trabajo realizado y remite vía
(Analista DO)
electrónico al Encargado DPD.
26.0 Guarda copia del informe en Backup de forma
electrónica en carpeta predeterminada en el Desktop
del computador.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Control de
CGR - DPD – 001 Planificación y digital en
Cambios
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
53
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

12.2.2 CONTROL DE REGISTROS
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Mantener actualizado los registros de cada proceso.
Misión:
Empieza: Identificando que proceso realizar.

2.0 Alcance: Incluye: Selección, ejecución y registros del proceso.
Termina: Con la autorización de realizar auditoría de procesos.
3.1 Departamento de Planificación y Desarrollo (DPD).

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Manual de Procedimientos.

Documentos
4.0 4.2 Formulario Control de Entrenamiento.
de referencia:
5.1 Los registros conforme a cada procedimiento deben ser registrados diariamente.
Únicamente la División de Administración de Redes será la responsable en otorgar
5.0 Políticas: 5.2
permiso de acceso en la base de datos electrónica para cada proceso en particular.
1.0 Identificar el proceso a ejecutar.

2.0 Seleccionar los formularios y/o documentación requerida
para la ejecución del proceso.
Departamento / Empleado 3.0 Llenar los formularios correspondientes conforme a los
registros levantados.
4.0 Registrar los datos de forma electrónica en Base de Datos
(BD) predeterminada para el proceso en particular.
5.0 Procede realizar el Backup de la información registrada.

6.0 Ordena BD por departamento en la red.
División de Administración de Redes
(Administrador de BD) 7.0 Provee permiso de acceso de Base de Datos (BD) al
DPD para fines de consulta del proceso.
54
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Procede consultar registros en la Base de Datos (BD).

8.1 En caso de verificar que los datos están conforme a los
controles establecidos, procede actualizar formulario de
operaciones diarias.
8.2 En caso de verificar irregularidad de los datos, procede
(Analista DO)
generar informe indicando las faltas ó debilidades
encontradas.
8.2.1 Entrega informe al Encargado DPD a los fines de
evaluación y aprobación.
9.0 Recibe informe y evalúa situación.

Departamento de Planificación y Desarrollo 10.0 Genera oficio sugiriendo las acciones a tomar para
(Encargado (a)) subsanar las faltas ó debilidades encontradas.
11.0 Firma y entrega oficio al Analista DO.
Departamento de Planificación y Desarrollo Recibe oficio y procede entregar al Encargado Y/o

12.0
(Analista DO) Autoridad del Departamento donde se presento la falta.
13.0 Recibe oficio y firma acuse de recibo.

14.0 Identifica causas y motivos de las faltas.
14.1 En caso de verificar que es un error material del
empleado, procede subsanar el mismo.
Departamento / Unidad Requirente 14.2 En caso de verificar que se debe a desconocimiento del
proceso, procede generar oficio a RH a los fines de
entrenamiento y reforzamiento del empleado en cuestión.
15.0 Imprime y firma oficio.
16.0 Remite oficio a RH.
17.0 Recibe oficio y evalúa situación.

18.0 Revisa el formulario CGR – DPD – F004 (control de
entrenamientos) para verificar si dicho entrenamiento ha
sido impartido con anterioridad al empleado.
18.1 En caso de verificar que dicho entrenamiento ha sido
impartido al empleado, procede autorizar reforzamiento
Dirección de Recursos Humanos
de entrenamiento.
19.0 En caso de verificar que no existe registro histórico del
entrenamiento, procede incluir al empleado en nueva
capacitación.
20.0 Autoriza al Analista DO realizar una auditoria del
procedimiento de entrenamiento de Recursos Humanos.
55
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Departamento de
De manera digital
CGR - DPD – 002 Control de Cambios Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
56
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

12.2.3 AUDITORIAS DE PROCESOS
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Verificar el cumplimiento de los procedimientos de orden Administrativo y técnico.
Misión:
Empieza: Con la verificación del programa de auditoría.
Incluye: Verificación de programa de auditorías, establecer requerimientos de auditorías,
2.0 Alcance:
preparación y presentación de informe de auditoría.
Termina: Con la elaboración del plan de seguimientos de auditorías.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Manual de Procedimiento de la CGR.

Documentos
4.0 4.2 Programa de Auditoría.
de referencia:
4.3 Manual de Cargos.
5.1 Toda auditoría debe ser justificada sobre una acción correctiva o preventiva a los fines
5.0 Políticas: de promover el mejoramiento continuo en cada proceso.
1.0 Procede verificar programa de auditoría en el

formulario CGR – DPD – F009.
2.0 Se establece los objetivos de la auditoría.
Departamento de Planificación y Desarrollo 3.0 Verifica departamento y fecha que corresponde la
(Analista DO) auditoría.
4.0 Se determina las áreas, unidades y empleados a auditar.
5.0 Genera informe de inicio de auditoría.
6.0 Remite vía electrónica al Encargado (a) de DPD.
7.0 Recibe informe y evalúa.

Departamento de Planificación y Desarrollo 8.0 Aprueba auditoría con recomendaciones de lugar.
(Encargado (a)) 9.0 Remite vía correo electrónico la aprobación anexo a sus
recomendaciones.
57
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.0 Recibe aprobación y procede hacer acto de presencia en

el departamento, área y/o unidad operativa a fin de
auditar.
11.0 Solicita documentos, formularios, manuales citados y
verifica uso, conocimiento y mantenimiento de los
mismos con el personal del área afectada:
10.1 CGR – DPD – F004 (Record de entrenamiento);
10.1 CGR – DPD – F006 (formulario control de registro);
CGR – RH – XXX (Manual de Organización y
10.3
Puestos);
CGR – Departamentos – POXX (Manual de
10.4
Procedimiento y Políticas);
Departamento de Planificación y Desarrollo CGR – Departamentos – DFXXX (diagramas de flujos
10.5
(Analista DO) de procesos);
10.6 CGR – DPD – PLXXX (Políticas del departamento).
12.0 Identifica debilidades.
13.0 Procede obtener muestra para evidenciar y formular
hallazgos con sus respectivas recomendaciones,
soluciones y alternativas.
14.0 Documenta las debilidades en el formulario control de
registro CGR – DPD – F006.
15.0 Elabora actas identificando los hallazgos con sus
recomendaciones.
16.0 Prepara e imprime el informe de auditoría realizada.
17.0 Entrega informe anexo a los hallazgos al Encargado
DPD.
18.0 Recibe informe y evalúa.

(Encargado (a)) 19.0 Procede sociabilizar informe con la autoridad inmediata
del departamento donde se realizó la auditoría.
20.0 Proceden consensuar opiniones sobre hallazgos

encontrados y recomendaciones.
21.0 Establecen un plan de mejora continua.
22.0 Proceden ejecutar plan de mejora continua a los fines de
Departamento de Planificación y Desarrollo subsanar las debilidades encontradas.
(Encargado(a))/ Analista DO 23.0 Documentan en el formulario control de registros CGR
/ Autoridad Inmediata del DPTO. – DPD – F006 las acciones tomadas.
Se procede establecer un plan de seguimiento a las
24.0
nuevas acciones tomadas a fin de mantener en control
todo el proceso.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
58
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Auditorías de De manera digital
CGR - DPD – 003 Procesos
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
59
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

12.2.4 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Establecer controles para implementar indicadores que muestren la no conformidad de producto
1.0
Misión: con el propósito de garantizar calidad en el servicio con cero (0) defectos.
Con la planificación e implementación de procesos de seguimientos, medición,
Empieza:
análisis y mejoras.
2.0 Alcance: Planificación e implementación de mejoras de procesos, verificación de datos
Incluye:
registrados, evaluación y registro de no conformidades.
Termina: Con el registro de no conformidad en el formulario CGR – DPD – F010.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario CGR – DPD – F010.

Documentos
4.0
de referencia:
Todo producto de no conformidad debe ser registrado en el formulario CGR – DPD –

5.1
5.0 Políticas: F010.
1.0 Se procede planificar e implementar los procesos de

seguimientos, medición, análisis y mejoras a fin de
demostrar la conformidad del producto.
2.0 Identifica los datos registros de no conformidad.
3.0 Verifica los datos registros de no conformidad.
4.0 Notifica al responsable del proceso.
5.0 Realizar evaluación de las acciones a tomar.
(Analista DO) Revisa las no conformidades (incluyendo las quejas de los
6.0
clientes).
7.0 Determinar las causas de la no conformidad.
Proceder registrar el producto no conforme en el
8.0
9.0 Identifica que acción aplicar.
9.1 Rechazar el producto no conforme.
60
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.2 Corregir el producto.

9.3 Dar concesión para utilizar o liberar el producto que no es
conforme con los requisitos.
Departamento de Planificación y Desarrollo 10.0 Procede verificar eficacia de la acción.
(Analista DO)
11.0 Genera informe indicando las acciones correctivas
propuestas.
12.0 Entrega informe al Encargado DPD a los fines de
evaluación y aprobación.
13.0 Recibe informe de acciones propuesta y evalúa.
(Encargado (a)) Aprueba anexo a recomendaciones en caso que fuese
14.0
necesario.
15.0 Procede sociabilizar informe con el responsable
Encargado del Proceso.
16.0 Implanta las mejoras a los fines de subsanar el producto
Departamento de Planificación y Desarrollo de no conformidad.
(Encargado (a))-
Departamento / Responsable del Proceso 17.0 Valida eficacia de las acciones implantadas.
18.0 Genera registro de producto de no conformidad en
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Control de producto De manera digital
CGR - DPD – 004 no conforme
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
61
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

12.2.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Implementar acciones con miras de mantener un proceso conforme a estándares de alto niveles
1.0
Misión: de calidad.
Empieza: Con la identificación de las no conformidades.

Incluye: Informes, resultados de evaluaciones y análisis.
2.0 Alcance:
Termina: Con la remisión del formulario CGR – DPD – F011 al Departamento de
Planificación y Desarrollo.
Dueño o 3.1 Departamento de Planificación y Desarrollo.

3.0
responsable:
4.1 Formulario CGR – DPD – F011.

Documentos
4.0 4.2 Informes.
de referencia:
4.3 Resultados de autoevaluación.
Toda acción correctiva o preventiva debe ser realizada bajo la supervisión directa de la
5.1
Autoridad inmediata del Departamento correspondiente con el apoyo técnico del
5.0 Políticas:
Departamento de Planificación y Desarrollo.
1.0 Procede identificar las no conformidades en los

registros de las siguientes fuentes;
1.1 Quejas o reclamos de los clientes.
1.2 Los informes de servicios no conforme.
Departamento / Unidad Requirente 1.3 Los informes de auditoría interna.
1.4 Los resultados de revisión por la dirección.
1.5 Los resultados del análisis de datos.
62
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
1.6 Los resultados de las mediciones de la satisfacción del

cliente.
1.7 Las mediciones de los procesos.
1.8 Los registros de los procesos.
1.9 La utilización de herramientas de análisis de riesgos.
1.10 Los resultados de la autoevaluación.
3.0 Procede generar el registro de no conformidades en el
formulario de Acción Correctiva, Preventiva y de
Mejora CGR – DPD – F011.
Departamento / Unidad Requirente 4.0 Analiza las causas de las no conformidades con sus
fuentes correspondientes a través de;
4.1 Lluvias de ideas.
4.2 Espina de Pescado.
4.3 Histogramas.
4.4 Otros.
5.0 Establece responsable de las no conformidades.
6.0 Remite vía correo electrónico al DPD el formulario de
Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora CGR – DPD
– F011.
7.0 Recibe formulario CGR – DPD – F011 y verifica
registros de no conformidad.
8.0 Dependiendo del producto de no conformidad se
procede definir plan de acción Correctiva, Preventiva y
de Mejora.
8.1 En caso de identificar causas potenciales a provocar un
resultado no esperado conforme a las especificaciones
de lugar, se procede optar por establecer un Plan de
Acción Preventiva.
(Analista DO)
8.2 En caso de identificar potenciales causas que afectaron
el cumplimiento de las especificaciones del producto
esperado se procede optar por un Plan de Acción
Correctiva.
8.3 En caso que verificar a tiempo debilidades en el
proceso, se procede optar por un Plan de Mejora.
9.0 Remite vía correo electrónico plan de acción a
implantar.
10.0 Recibe plan de acción y procede a la implantar las

acciones correctivas, preventivas y de mejoras.
11.0 Procede registrar en el formulario CGR – DPD – F011
el seguimiento de cumplimiento a las acciones
Departamento / Unidad Requirente propuestas por parte DPD.
12.0 Remite vía correo electrónico al DPD el formulario
CGR – DPD – F011 con los resultados y evaluación de
cierre de las acciones ejecutadas.
63
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 CGR – DPD – F010.

7.0 ANEXOS: 7.2 CGR – DPD – F011.
7.3 CGR – DPD – F012
8.0 REGISTROS:

Acciones Departamento de
De manera digital
CGR - DPD – 005 correctivas y Planificación y
en computador
Preventivas Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
64
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO
<Nombre proceso> CGR – DPD - 001 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Departamento de Planificación y Desarrollo Departamento de Planificación y Desarrollo

Departamento / Autoridad Departamento / Empleado
(Analista DO 1) (Encargado DPD)
INICIO
1) Identifica nuevo 6) Recibe oficio adjunto al

requerimientos de formulario y firma acuse
modificación de de recibo.
formatos.
8) Revisa y evalúa el
2) Llena formulario de 7) Entrega oficio adjunto al
formulario de
control de cambios. formulario al Encargado.
requerimientos.
8.1) Rechaza y remite correo

3) Genera e imprime oficio 9) Registra cambio en el
¿Procede? electrónico al solicitante
tipo solicitud de nuevos formulario CGR – DPD No
motivando las causas
requerimientos. – F002.
del rechazo.
Sí
4) Firma oficio y anexa al 10) Genera nueva versión

8.2) Autoriza cambio de
formulario de control de de formatos y
formato.
cambios. documenta.
11) Genera e imprime 14) Recibe oficio y nueva

5) Remite oficio adjunto al oficio identificando versión del documento
formulario al DPD. el cumplimientos de y revisa.
los requerimientos
solicitados.
14.1) Rechaza y remite

12) Anexa oficio al correo electrónico
¿Procede? Sí
documento modificado. al Analista a los
13) Entrega oficio y nueva 14.2) Aprueba nueva

versión del documento al versión del documento
Encargado a los fines de y firma oficio.
aprobación.
20) Recibe formulario CGR

16) Recibe oficio adjunto a 15) Entrega oficio y nueva – DPD – F004.
nueva versión del versión del documento
documento. al solicitante.
17) Imparte inducción 22) Recibe formulario

sobre nueva versión del CGR-DPD-F004 y 21) Retorna formulario al
documento. coloca en carpeta Record Analista DO 1.
de Entrenamientos.
18) Registra entrenamiento 23) Archiva acuse de recibo

en el formulario CGR - en orden cronológico
DPD – F004. por departamento.
19) Entrega formulario a

los fines de firma al 24) Genera informe de
empleado que recibió trabajo realizado.
la inducción.
26) Guarda copia de

25) Remite informe vía informe en Backout
FIN DE
correo electrónico al de forma electrónica
PROCESO
Encargado DPD. en carpeta en el
computador.
<Nombre proceso> CGR – DPD - 002 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS
Dirección de Tecnología de la Información – Departamento de Planificación y Desarrollo Departamento de Planificación y Desarrollo

División de Administración de Redes (Analista DO 1) (Encargado)
INICIO
1) Identifica proceso a 5) Realiza Backup de la

ejecutar. información registrada.
2) Selecciona los
formularios y/ o 6) Ordena BD por 8) Procede consultar
documentación departamento en la Red. registros en la BD.
requerida.
7) Provee permiso de 9) Recibe informe y

3) Llena los formularios acceso de BD al DPD ¿Data digitada de 8.1) Llena formulario
Sí Control de Registros evalúa situación.
correspondientes. para fines de consulta del forma correcta?
proceso. CGR – DPD – F006.
Sí
4) Registra los datos de 8.2) Genera informe 10) Genera oficio
forma electrónica en BD motivando las causas de sugiriendo las acciones
predeterminada para el las faltas encontradas. a tomar.
proceso.
8.2.1) Entrega informe al

Encargado DPD a 11) Firma y entrega oficio
los fines de al Analista DO 1.
evaluación y
aprobación.
12) Recibe oficio y entrega

el mismo al Encargado
13) Recibe oficio y firma
y/o Autoridad del
acuse de recibo.
Departamento donde se
presento la falta.
14) Identifica causas y

motivos de las faltas. 17) Recibe oficio y firma
acuse de recibo.
¿Error 14) Se procede subsanar el

Sí
Material? error.
18) Procede evaluar
situación.
No No
¿Error
conceptual? 19) Revisa formulario CGR
– DPD – F004 (control
de entrenamientos).
Sí
14.2) Se procede generar

oficio al DPD
¿Entrenamiento 19.1 ) Autoriza
solicitando
impartido? Sí reforzamiento al
reforzamiento de
empleado.
entrenamiento.
No
19.2) Procede incluir al
15) Imprime y firma el empleado en listado
oficio. de nueva capacitación
de procesos.
20) Autoriza al Analista

16) Remite oficio al
DO 1 realizar auditoría
Encargado DPD. FIN DE
del proceso de
PROCESO
entrenamiento de
RRHH.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DPD - 003 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE PROCESOS

(Analista DO 1) (Encargado)
INICIO
1) Verifica programa de
auditorías CGR -DPD –
F009.
2) Establece los objetivos

de la auditoría.
3) Verifica departamento y
fecha que corresponde la
auditoría.
4) Determinar las áreas,

unidades y empleados a
auditar.
5) Genera informe de inicio

de auditoría.
6) Remite vía electrónica al 7) Recibe informe y

Encargado de DPD. evalúa.
10) Recibe aprobación y

procede hacer acto de 8) Aprueba auditoría con
presencia en el recomendaciones de
departamento, área Y/o lugar.
unidad a auditar.
11) Solicita documentos, 9) Remite vía correo

formularios, manuales electrónico adjunto a
citado. las recomendaciones al
Analista DO 1.
12) Verifica uso, 21) Procede consensuar

conocimientos y opiniones sobre
mantenimientos de los hallazgos encontrados y
documentos. recomendaciones.
13) Procede identificar

22) Se establece plan de
debilidades en los
mejora continua.
procesos.
14) Procede obtener

muestras para 23) Ejecuta plan de mejora
evidenciar y formular continua.
hallazgos.
15) Se documentan las 24) Se procede documentar

17) Se prepara e imprime el 19) Recibe informe y en el Formulario CGR
debilidades en el
informe de auditoría evalúa. – DPD – F006 las
Formulario Control de
realizada. acciones tomadas.
Registro CGR – DPD –
F006.
20) Remite correo

16) Elabora actas electrónico a los fines
18) Entrega informe adjunto 25) Se establece plan de
identificando los de sociabilizar el FIN DE
a los hallazgos al seguimientos a las
hallazgos con sus informe de auditoría PROCESO
Encargado DPD. acciones tomadas.
recomendaciones. realizada.
67
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DPD - 004 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

(Analista DO 1) (Encargado)
INICIO
1) Procede planificar e
implementar los procesos de
seguimientos, medición,
análisis y mejoras a fin de
demostrar conformidad del
producto Y/o servicio.
2) Identificar los datos

registros de no
conformidad.
3) Verificar los datos

registros de no
conformidad.
4) Notificar al responsible
del proceso.
5) Realizar evaluación de
las acciones a tomar.
6) Revisar las no 7) Recibe informe y

conformidades. evalúa.
8) Aprueba auditoría con

7) Determinar las causas de
recomendaciones de
las no conformidades.
lugar.
8) Registrar el producto en 9) Remite vía correo

el Formulario CGR – electrónico adjunto a
DPD – F010. las recomendaciones al
Analista DO 1.
9) Identifica que acción 15) Procede sociabilizar el

aplicar. informe en presencia
del Analista DO 1.
16) Se procede implantar

9.1) Rechazar el producto las mejoras para
Y/o servicio. subsanar el producto
de no conformidad.
17) Se procede validar

9.2) Corregir el producto. eficacia de las acciones
implantadas.
9.3) Dar concesión para 18) Genera registro de

11) Genera informe 13) Recibe informe y producto de no
utilizar o liberar el indicando las acciones
producto Y/o evalúa. conformidad en
correctivas propuestas. Formulario CGR – DPD
servicio.
– F010.
12) Entrega informe al FIN DE

14) Aprueba adjunto a
10) Precede verifiar eficacia Encargado DPD a los PROCESO
recomendaciones (si
de la acción. fines de evaluación y
son necesarias).
aprobación.
68
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre1-1
proceso> CGR – DPD - 005 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

(Analista DO 1)
INICIO
1) Identificar las no
conformidades en los
registros.
2) Generar el registro de no
conformidades en
formulario CGR- DPD –
F011.
3) Analizar causas de las no

conformidades con sus
fuentes correspondientes.
4) Establecer
responsabilidades.
5) Remitir vía correo 6) Recibe formulario CGR

electrónico al DPD el – DPD – F011 y
formulario CGR – DPD verifica registros de no
– F011. conformidad.
7) Define plan de acción

correctiva, preventiva y
de mejora.
9) Recibe plan de acción a

8) Remite vía correo
implantar y confirma
electrónico plan de
recepción de correo
accióna implantar.
electrónico.
10) Procede implantar las

acciones correctivas,
preventivas y de
mejoras.
11) Registra en formulario

CGR – DPD – F011 el
cumplimientos de las
acciones propuestas.
12) Remite vía correo

electrónico al DPD el
formulario CGR – DPD
– F011 con los resultados
y evaluación final.
FIN DE
PROCESO
69
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
13.) DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES
13.1 POLITICAS:
13.1.1 De las noticias:
13.1.1.1 El Director de Comunicaciones es quién se encarga de dirigir las

labores comunicativas del departamento.
13.1.1.2 Toda agenda de actividades para fines de cobertura de prensa es
pautada por el Director de comunicaciones.
13.1.1.3 El equipo de prensa (periodistas fotógrafos) debe asistir a las
actividades programadas para fines de redacción de noticias.
13.1.1.4 El periodista debe redactar las noticias y enviarlas al Director para
fines de revisión antes de su publicación en la página WEB.
13.1.1.5 Toda noticia revisada por el Director de Comunicaciones debe ser
publicada a la brevedad en la página web de la Contraloría.
13.1.2 De las informaciones adjuntas en la página web:
13.1.2.1 El departamento de comunicaciones debe revisar periódicamente las

informaciones adjuntas en la web de la instituciones a fin de
mantenerlas actualizadas, en coordinación con la División de
Programación y Sistemas de la Dirección de Tecnología de la
Información.
13.1.3 De los equipos:
13.1.3.1 Las herramientas empleadas en las labores periodísticas son propiedad

de la Institución y deben ser utilizadas exclusivamente para fines
laborales.
70
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
13.1.3.2 Tanto la cámara fotográfica como la grabadora de voz deben amanecer

en la Institución.
13.1.3.3 El personal se compromete a mantener en buen estado las herramientas
de trabajo (computador, impresora, grabadora, cámara fotográfica).
71
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

13.2.1 COMUNICACIONES
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Comunicaciones
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DCOM)
Propósito o Diseñar, dirigir y supervisar los planes y estrategias de comunicación y difusión que fortalezcan la
1.0
Misión: imagen pública institucional interna y externa de la CGR.
Empieza: Con la verificación de la agenda sobre programa de actividades de la CGR.

Incluye: Revisión de agenda, asignación de periodista, ejecución de notas de prensa y
2.0 Alcance: actualización de información en la página WEB de la CGR.
Termina: Con la notificación al Encargado del Departamento de Comunicaciones sobre
proceso realizado.
3.1 Departamento de Comunicaciones.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Decretos, leyes y su reglamento, funciones que demandan la ley y marco legal que tiene
Documentos inherencia en la entidad.
4.0
de referencia:
5.1 El Director de Comunicaciones es quién se encarga de dirigir las labores comunicativas

del departamento.
5.2 Toda agenda de actividades para fines de cobertura de prensa es pautada por el Director
5.0 Políticas: de comunicaciones.
1.0 Pauta agenda sobre programa de actividades de la CGR.

Departamento de Comunicaciones
(Encargado(a)) 2.0 Revisa y asigna periodista para cubertura de noticias.
Departamento de Comunicaciones Recibe asignación y organiza visita por orden de

3.0
(Periodista) prioridad.
72
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.1 En caso de verificar que es una actividad interna de la

Institución, solicita reunión con la parte responsable de
la actividad para generar nota de prensa.
Departamento de Comunicaciones 3.2 En caso de verificar que es una actividad externa, realiza
(Periodista) visita a los fines de cubrir la noticia.
4.0 Genera informe de nota de prensa sobre las actividades
en particular
5.0 Remite informe de nota de prensa vía correo electrónico
interno al Encargado.
Recibe informe de nota de prensa vía correo electrónico y

6.0
revisa.
6.1 En caso de verificar error material o conceptual, procede
Departamento de Comunicaciones retornar el mismo para corrección.
(Encargado(a))
En caso de verificar que todo este correcto, responde
6.2
correo autorizando subir la información a la página WEB
de la contraloría.
7.0 Recibe autorización y procede subir la información a la

página WEB de la Contraloría a través de la aplicación
Departamento de Comunicaciones informática Módulo Administrativo.
(Periodista)
8.0 Notifica al Encargado que la información ha sido
procesada de forma efectiva.
7.1 Agenda.
7.0 ANEXOS: 7.2 Informe de nota de prensa.
8.0 REGISTROS:
Departamento de
De manera digital
Comunicaciones Planificación y
CGR - DCOM – 001 en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
73
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

13.2.2 ADJUNTAR DOCUMENTOS EN LA PAGINA WEB DE LA CGR
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Comunicaciones
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DCOM)
Mantener actualizada y sustentada las informaciones contenidas en la Página WEB para

Propósito o
1.0 retroalimentar a los usuarios y así cumplir con los principios de probidad, legalidad,
Misión:
responsabilidad, transparencia, confiabilidad, eficacia, economía y eficiencia.
Empieza: Con la determinación de requerimientos de información.

Incluye: Evaluación y aprobación de requerimientos.
2.0 Alcance:
Termina: Con la notificación al Encargado del Departamento de Comunicaciones sobre
proceso realizado.

Dueño o
3.0
responsable:
Decretos, Leyes y Su Reglamento, Funciones que demandan la Ley y Marco Legal que
Documentos 4.1
4.0 tiene injerencia en la entidad.
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Determina necesidad de requerimientos de información

(objetividad).
2.0 Evalúa conforme a los principios de probidad, legalidad,
responsabilidad, transparencia, confiabilidad, eficacia,
economía y eficiencia de la información a divulgar.
(Encargado(a))
3.0 Autoriza adjuntar información requerida a la página
WEB de la contraloría.
4.0 Recibe autorización.

(Periodista) 5.0 Solicita al Programador adjuntar documento requerido a
la Página WEB de la CGR.
74
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud y revisa.

7.0 Autoriza adjuntar información requerida a la página
División de Programación y Sistema
WEB de la contraloría.
(Programador(a))
8.0 Notifica vía teléfono o correo electrónico que el
documento ha sido adjuntado.
9.0 Recibe notificación y verifica.

Departamento de Comunicaciones 10.0 Notifica al Encargado que el documento ha sido
(Periodista) adjuntado de forma satisfactoria en la página WEB de la
Contraloría.
7.1 Agenda.
7.0 ANEXOS: 7.2 Informe de nota de prensa.
8.0 REGISTROS:

Adjuntar
Departamento de
documentos en la De manera digital
CGR - DCOM – 002 página WEB de la
Planificación y
en computador
Desarrollo
Contraloría
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
75
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES
UNIDAD
Número de Pág. Versión
<Nombre CGR – DCOM - 001 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES EJECUTORA:
1-1proceso> Actual
CGR – DPD2012
Departamento de Comunicaciones Departamento de Comunicaciones

(Encargado(a)) (Periodista)
INICIO
1) Pauta agenda sobre 3) Recibe asignación y

programa de actividades organiza visita por orden
de la CGR. de prioridad.
2) Revisa y asigna ¿Es una 3.1) Solicita reunión con la

periodistas a los fines de actividad Sí parte responsible para
cubertura de noticias. interna? generar nota de prensa.
No
3.2) Realiza traslado para

cubrir la noticia.
4) Genera informe de
notas de prensa.
5) Remite informe vía

6) Recibe informe de nota correo electrónico al
de prensa y revisa. Encargado a los fines de
revisión y aprobación.
¿Error 6.1) Retorna el informe al

material? Sí analista a los fine de
corrección.
No
7) Recibe autorización y
6.2) Autoriza subir la
procede subir la
información a la página
información a la página
WEB de la CGR.
WEB de la CGR.
8) Notifica al Encargado que

la información fue FIN DE
cargada a la página WEB PROCESO
de la CGR.
76
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES
UNIDAD
Número de Pág. PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR DOCUMENTOS A LA Versión
<Nombre CGR – DCOM - 002 EJECUTORA:
1-1proceso> PAGINA WEB DE LA CONTRALORIA. Actual
CGR – DPD2012
Departamento de Comunicaciones Departamento de Comunicaciones Departamento de Comunicaciones

(Encargado(a)) (Periodista) (Periodista)
INICIO
1) Determina necesidad
de requerimientos de
información.
2) Evalúa conforme a los

principios establecidos
en la Ley 10-07 la 4) Recibe autorización.
información a divulgar.
3) Autoriza adjuntar la
información requerida a 5) Solicita al Programador
la página WEB de la adjutnar documento en
CGR. la página WEB de la
CGR.
6) Recibe solicitud y revisa.
7) Procede adjuntar
documento en la página
WEB.
8) Notifica vía teléfono o

9) Recibe notificación y correo electrónico que el
verifica. documento ha sido
adjuntado.
10) Notifica al Encargado

que el documento ha sido
adjuntado a la página
WEB de la CGR.
FIN DE
PROCESO
77
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.) DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
14.1 POLITICAS:
14.1.1 Los requisitos de educación y experiencia necesarios para reclutar candidatos
de los diferentes puestos, estarán contenidos en el Manual de Descripción de
Cargos de la Contraloría y en el Manual General de Cargos Civiles Comunes
Clasificados del Poder Ejecutivo, aprobado mediante Decreto No. 468-05 de
2005, o cualquier otro que lo sustituya.
14.1.2 Todo requerimiento de personal para cubrir vacantes o creaciones de puestos
deberá ser autorizado por el Contralor General de la República, previa
aprobación del Ministerio de Administración Pública.
14.1.3 La Dirección de Recursos Humanos de la Contraloría deberá conformar un
expediente con los documentos generados en el desarrollo de concursos.
14.1.4 Los candidatos a ingresar a la Contraloría General de la República deberán
cumplir con los requisitos generales establecidos en la Ley de Función Pública
41-08.
14.1.5 El Servidor Público en período de prueba será sometido a un proceso de
inducción interna (RH, Superior Inmediato y FENC) y a un proceso de
inducción externa para el ingreso a la Carrera Administrativa (INAP y RH).
14.1.6 La jornada semanal de trabajo no será inferior a treinta (30) horas ni superior a
cuarenta (40) horas semanales, salvo lo que disponga los titulares de los
órganos y entidades.
14.1.7 Los Servidores de la Contraloría tienen derecho, después de un trabajo
continuo de un (1) año, al disfrute de sus vacaciones anuales.
14.1.8 Conforme a la Ley de Función Pública 41-08, se establece conceder Licencias
pertinentes al tipo de asunto en particular.
78
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.1.9 Las ausencias se justificarán por enfermedad debidamente establecida o

certificada, por causas de fuerza mayor comprobada o por hallarse el
empleado en disfrute de licencia o permiso.
14.1.10 Todo Servidor Público de la Contraloría debe estar previamente identificado
a través de un carnet personal.
79
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.2.1 DIRECCION DE RH:
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.1 SOLICITUD DE PENSION
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Recursos Humanos
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (RH)
Propósito o
1.0 Tramitar pensiones del servidor público de acuerdo a la Ley 87-01 y Ley 379.
Misión:
Empieza: Con el depósito del expediente de solicitud de trámite por parte del servidor
público.
2.0 Alcance: Incluye: Trámite de solicitud de pensión, exclusión de nómina.
Termina: Con la notificación al beneficiario de la pensión sobre la toma de posesión.
Dueño o 3.1 Dirección de Recursos Humanos.
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Solicitud de pensión anexo a soportes físicos.

4.0
de referencia:
5.1 Todos los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y funcionarios de
la Contraloría tienen derecho a recibir el beneficio de las prestaciones sociales,
5.0 Políticas: jubilaciones y pensiones que les correspondan.
Servidor Publico 1.0 Deposita expediente para solicitar trámite de pensión.

Dirección de 2.0 Recibe expediente y anexa a la solicitud de pensión.
Recursos Humanos
(Analista) 3.0 Entrega al Contralor para firma.
4.0 Recibe expediente, revisa y firma.
Contralor
5.0 Entrega solicitud debidamente firmada al Analista.
6.0 Recibe solicitud y documentos soportes y remite vía
correspondencia a la Dirección General de Pensiones
y Jubilaciones Y/o AFP.
7.0 Recibe de parte de la Dirección General de Pensiones
Dirección de y Jubilaciones comunicación anexo al nuevo decreto
Recursos Humanos de beneficiarios de pensión y firma acuse de recibo.
(Analista)
8.0 Genera comunicación de exclusión de nomina de los
nuevos beneficiarios de pensión.
9.0 Entrega comunicación al Director(a) de R.H. para
fines de aprobación y firma.
80
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Dirección de
Recursos Humanos 10.0 Recibe comunicación, revisa y firma.
(Director(a))
Dirección de
Recibe comunicación firmada y entrega al
Recursos Humanos 11.0
Director(a) Administrativo y Financiero.
(Analista)
12.0 Recibe comunicación y firma acuse de recibo.
Dirección Administrativa y Financiera
(Director(a)) Entrega comunicación de exclusión al Encargado de
13.0
Contabilidad.
División de Contabilidad Recibe documentos y procesa exclusión de nómina
14.0
(Encargado) de los nuevos beneficiarios de pensión.
Dirección de 15.0 Genera nueva comunicación de Toma de Posesión.
Recursos Humanos Notifica al beneficiario de la pensión para la Toma
(Analista) 16.0
de Posesión.
7.1 Soportes físicos.
7.0 ANEXOS: 7.2 Copia solicitud de pensión.
7.3 Comunicación de toma de posesión
8.0 REGISTROS:

Departamento de
De manera digital
CGR - RH – 001 Solicitud de Pensión Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
81
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.2 REGISTRO DE MATERNIDAD
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Desarrollo Dirección de Recursos Humanos
emisión: 2012
(DPD) (RH)
Propósito o Recibir reajuste en factura de la seguridad social con motivo a la ausencia de la empleada
1.0
Misión: por concepto de Licencia Pre - Post natal.
Empieza: Con la prueba de embarazo.

2.0 Alcance: Incluye: Actualización de datos en la TSS del empleado.
Termina: Con la activación del subsidio y posterior archivo en copia del mismo.
3.1 Dirección de Recursos Humanos.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Diagnóstico de embarazo positivo.

Documentos
4.0 4.2 Licencia Pre - Post natal.
de referencia:
Todos los servidores públicos y consecuentemente de las empleadas y

5.1 funcionarias de la Contraloría tienen derecho a disfrutar de las licencias
5.0 Políticas: pre y post natal, con disfrute de sueldo.
1.0 Recibe prueba de embarazo.

División de Registro, Control e Información Notifica al Analista de RH sobre la prueba de
2.0
(Analista) embarazo.
3.0 Entrega copia de la prueba al Analista de RH.
Dirección de Recibe la prueba de embarazo y notifica vía
Recursos Humanos 4.0 teléfono al servidor público a fin de retirar
(Analista) formulario de maternidad.
Recibe y lleva formulario al médico para que sea
5.0
debidamente llenado.
Servidor Público
Entrega formulario debidamente llenado al
6.0
Analista de RH.
Dirección de
Digita los datos del formulario en la Base de
Datos de la TSS
(Analista)
82
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Al plazo de tiempo cumplido para dar luz, entrega

Servidor Público Acta de Nacimiento y Licencia Pre y Post Natal
firmado(as) y sellado(as) al Analista de RH.
9.0 Digita la Licencia Pre-Post Natal en la Base de

Dirección de Datos de la TSS.
Recursos Humanos
(Analista) 10.0 Confirma activación del subsidio y archiva copia
en orden alfabético.
7.1 Diagnóstico de embarazo positivo.

7.0 ANEXOS: 7.2 Formularios.
7.3 Licencia Pre y Post natal debidamente firmada y sellada.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Registro de De manera digital
CGR - RH – 002 Maternidad
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
83
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.3 INCLUSION EN SEGURO FAMILIAR DE SALUD
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Incluir al servidor público en el Seguro Familiar de Salud (SFS).
Misión:
Empieza: Con la recepción del listado de nuevo ingreso de personal.

2.0 Alcance: Incluye: Inclusión en el seguro familiar de salud, verificación de afiliación, pago TSS.
Termina: Con la entrega de carnet de seguro a cada empleado de la CGR.

3.0
responsable:
Documentos 4.1 Listado de ingreso de personal.

4.0 de 4.2 Ley 87 - 01.
referencia:
Son derechos de los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y

5.1
funcionarios de la Contraloría, participar y beneficiarse de los programas y actividades de
5.0 Políticas:
bienestar social que se establezcan.
1.0 Recibe listado de nuevo ingreso de personal.

2.0 Verifica consulta página Tesorería Seguridad Social.
Dirección de 2.1 Si tiene seguro, permanece.
Recursos Humanos 2.2 Si no tiene seguro, se procede afiliar al SENASA.
(Analista)
3.0 Entrega formulario de inclusión al empleado de nuevo
ingreso.
4.0 Recibe, llena los formularios y anexa copia de cédula de

Empleado de Nuevo Ingreso identidad.
5.0 Entrega formulario lleno.
84
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

6.1 En caso de error material, devuelve al servidor público
para corrección.
Dirección de 6.2 En caso este todo correcto, conforma el expediente.
Recursos Humanos
(Analista) 7.0 Reproduce copia al expediente.
8.0 Genera relación de nuevos afiliados y anexa relación al
expediente.
9.0 Remite expediente vía correspondencia a la ARS.
10.0 Recibe expediente y asigna número de oficio.
Correspondencia y Archivo
11.0 Remite expediente a la ARS para afiliación del servidor
público.
Dirección de
Recursos Humanos 12.0 Verifica en internet la página correspondiente a la TSS.
(Analista)
División de Contabilidad Genera pago de nómina y TSS correspondiente a los
13.0
(Encargado(a)) empleados de nuevo ingreso.
14.0 Recibe carnets de parte de la ARS y firma acuse de recibo.

Dirección de
Recursos Humanos Comunica vía teléfono a cada empleado para fines de
15.0
(Analista) entrega de carnets.
16.0 Entrega carnets a cada empleado.
7.1 Listado de nuevo ingreso.
7.0 ANEXOS: 7.2 Formulario de Inclusión del servidor público.
8.0 REGISTROS:

Inclusión en Departamento de De manera
CGR - RH – 003 seguro familiar Planificación y digital en
de salud Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
85
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.4 INCLUSION DEPENDIENTES DIRECTOS EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Incluir familiares en el Seguro Familiar de Salud del servidor público.
Misión:
Empieza: Con la entrega del formulario de inclusión y anexos al servidor público.

2.0 Alcance: Incluye: Elaboración de informe de inclusión de dependientes directos en SFS.
Termina: Con el acuse de recibo y su posterior archivo en orden alfabético.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario de inclusión.

Documentos
4.0 4.2 Ley 87 - 01.
de referencia:
5.1 Son derechos de los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y

5.0 Políticas: Funcionarios de la Contraloría, participar y beneficiarse de los programas y actividades
de bienestar social que se establezcan.
Dirección de
1.0 Entrega Formulario de Inclusión anexo a requerimientos
Recursos Humanos
al servidor público.
(Analista)
2.0 Recibe formulario y llena.
Servidor Público
3.0 Completa requerimientos y entrega al analista.
4.0 Recibe formularios y documentación requerida.

Dirección de 5.0 Genera informe con datos generales.
Recursos Humanos 6.0 Firma y sella informe.
(Analista) 7.0 Remite informe vía correspondencia a la ARS.
8.0 Recibe acuse de recibo y archiva en orden alfabético.
7.1 Formulario de inclusión y anexos.

7.0 ANEXOS: 7.2 Acuse de recibo.
86
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Inclusión
dependientes Departamento de
CGR - RH – 004 directos en el Planificación y
De manera digital
en computador
seguro familiar de Desarrollo.
salud
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
87
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.5 INCLUSION DEPENDIENTES ADICIONALES EN EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Incluir dependientes adicionales de los servidores públicos en el Seguro Familiar de Salud.
Misión:
Empieza: Con la solicitud del servidor público.

Incluye: Verificación de afiliados en la pág. WEB de la TSS, aplicación de descuentos de
2.0 Alcance:
TSS, verificación de pagos y emisión de carnets.
Termina: Con el archivo del expediente en orden alfabético.

3.0
responsable:
Documentos 4.1 Ley 87 - 01.

4.0 4.2 Ley 41 - 08, de Función Pública.
de referencia:

funcionarios de la Contraloría, participar y beneficiarse de los programas y actividades
5.0 Políticas: de bienestar social que se establezcan.
1.0 Recibe solicitud de parte del servidor público.

2.0 Realiza consulta en internet en la página de la TSS y
verifica si pertenece alguna ARS.
Dirección de 2.1 En caso que no pertenezca, se afilia y se procede incluir en
Recursos Humanos el Seguro.
(Analista) 2.2 En caso que esté afiliado, contacta al empleado para que
realice una visita al Seguro para realizar el traspaso.
3.0 Genera comunicación a la División de Contabilidad para
aplicar descuento en nómina.
88
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
División de Contabilidad 4.0 Aplica descuento por concepto de TSS.
5.0 Recibe carnets por parte de la ARS y firma acuse de

recibo.
Dirección de
Recursos Humanos 6.0 Notifica al empleado solicitante para entrega de carnets.
(Analista) 7.0 Entrega carnet.
8.0 Archiva en orden alfabético copia del expediente.
7.1 Solicitud.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Inclusión
dependientes Departamento de De manera
CGR - RH – 005 adicionales en el Planificación y digital en
seguro familiar de Desarrollo computador
salud
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
89
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.6 INCLUSION DE SEGURO DE VIDA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Incluir en el seguro de vida a todos los servidores públicos de la CGR.
Misión:
Empieza: Con la entrega del formulario de solicitud al servidor público interesado.

2.0 Alcance: Incluye: Proceso de inclusión.
Termina: Con el archivo de la factura.

3.0
responsable:
4.1 Ley 87 - 01.

Documentos
de referencia:

funcionarios de la Contraloría, participar y beneficiarse de los programas y actividades
de bienestar social que se establezcan.
5.0 Políticas:
5.2 El Servidor Público debe entregar el formulario de inclusión al SFS debidamente lleno
y sin tachaduras ni borrones.
Dirección de
Entrega formulario de solicitud al servidor público
interesado.
(Analista)
2.0 Recibe y llena formulario.
Servidor Público Entrega formulario debidamente lleno, anexo a copia
3.0
de cédula identidad.
4.0 Recibe formulario y copia de cédula.

5.0 Genera e imprime comunicación de remisión.
Dirección de
Recursos Humanos Anexa comunicación de remisión a los documentos y
6.0
(Analista) remite al Corredor de Seguro vía División de
90
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe factura de Pro- Seguros y firma acuse de

Dirección de recibo.
Recursos Humanos 8.0 Reproduce copia de la factura.
(Analista) 9.0 Genera oficio con número registro.
10.0 Remite factura original a la División de Contabilidad.
División de Contabilidad 11.0 Recibe factura original y firma copia como acuse de
recibo.
Dirección de
Recursos Humanos 12.0 Archiva factura original en orden alfabético.
(Analista)
7.1 Formulario de inclusión.
7.0 ANEXOS: 7.2 Factura.
7.3 Solicitud.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Inclusión de De manera digital
CGR - RH – 006 seguro de vida
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
91
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.7 RECLAMACION DE SEGURO DE VIDA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Tramitar reclamaciones del Seguro de Vida al beneficiario.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de formularios a Pro - Seguros.

2.0 Alcance: Incluye: Evaluación, verificación y aprobación de cheque al reclamante.
Termina: Con el archivo de la copia de cheque.

3.0
responsable:
4.1 Formularios de Pro - Seguros.

Documentos
4.0 4.2 Ley 87 - 01.
de referencia:
5.0 Políticas:
Dirección de
1.0 Solicita formularios a Pro-Seguro a los fines de
Recursos Humanos
procesar la reclamación.
(Analista)
2.0 Recibe solicitud y remite formularios vía correo

Corredor de Pro-Seguros
electrónico.
Dirección de
3.0 Recibe formularios y confirma correo.
Recursos Humanos
4.0 Entrega formularios al reclamante del seguro de vida.
(Analista)
5.0 Recibe y llena los dos (2) formularios existentes en

conjunto con otros requerimientos.
Reclamante
6.0 Firma y entrega los formularios al Analista de RH.
92
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe los formularios, requerimientos y reproduce

copias.
Dirección de 8.0 Genera comunicación, y adjunta a los formularios y
Recursos Humanos requerimientos y remite a Pro-Seguro.
(Analista) 9.0 Recibe cheque por parte de Pro – Seguros y firma
acuse de recibo.
10.0 Entrega cheque al reclamante del fallecido.
Reclamante 11.0 Firma acuse de recibo y recibe cheque.

12.0 Recibe acuse de recibo debidamente firmado.
Dirección de 13.0 Reproduce copia de recibo.
Recursos Humanos
(Analista) 14.0 Remite original a Pro – Seguro.
15.0 Archiva copia de recibo en cronológico.
7.1 Formularios.
7.0 ANEXOS: 7.2 Copia de cheque.
8.0 REGISTROS:

Reclamación de
CGR - RH – 007 Seguro de Vida
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
93
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.8 SOLICITUD DE SUBSIDIO DE LACTANCIA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Tramitar un subsidio a empleadas titulares en el SFS.
Misión:
Empieza: Con el depósito de documentos de maternidad en RH.
2.0 Alcance: Incluye: Verificación y aprobación de subsidio.
Termina: Con la notificación al empleado a los fines de retirar la tarjeta de subsidio.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 87 - 01
Documentos
4.0
de referencia:
Las empleadas titulares a recibir el subsidio por lactancia no deben exceder los
5.1
RD$19,443.00 (tres salarios mínimos Nacionales).
5.0 Políticas:
1.0 Deposita documentos de maternidad en la Dirección de

Servidor Público
Recursos Humanos (informe de maternidad, copia de
(Empleada CGR)
licencia pre y post natal y copia de acta de nacimiento).
Dirección de 2.0 Recibe documentos.

Recursos Humanos Digita información en la Base de Datos de la página de
3.0
(Analista) internet de la TSS.
Dirección de 4.0 Recibe notificación e informa al empleado para que pase a

Recursos Humanos retirar su tarjeta de subsidio de lactancia en cualquier
(Analista) sucursal del Banco de Reservas.
7.1 Informe de maternidad.

7.0 ANEXOS: 7.2 Copias de licencia pre y post natal.
7.3 Copia de acta de nacimiento.
94
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Solicitud de subsidio
CGR - RH – 008 de lactancia
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
95
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.9 TRAMITE PARA ENTREGA DE CARNET DE IDENTIFICACION A NUEVO
EMPLEADO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Proveer al servidor público de una identificación institucional.
Misión:
Empieza: Con la elaboración de comunicación del nuevo servidor público.
Revisión y aprobación de comunicaciones a los fines de emisión de carnets de
2.0 Alcance: Incluye:
nuevos empleados.
Termina: Con la entrega de la comunicación al servidor público.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Listado de nuevos servidores públicos.

Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Todo servidor público de la Contraloría debe estar previamente identificado a través de
5.0 Políticas: un carnet personal.
1.0 Genera comunicación con datos generales (nombre,

cédula, puesto y departamento o unidad) del nuevo
servidor público.
Dirección de 2.0 Genera una segunda comunicación dirigida a la
Recursos Humanos Dirección Administrativa y financiera solicitando el
(Analista) pago de los carnets de nuevos empleados.
3.0 Reproduce copias de las comunicaciones.
4.0 Remite ambas comunicaciones a la Dirección
administrativa y financiera a los fines de lugar.
5.0 Recibe comunicaciones y revisa.

Dirección Administrativa y Financiera Firma copias como acuse de recibo y entrega a Analista
6.0
de R.H.
96
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Dirección de
Recibe copias y entrega al servidor público de nuevo
ingreso.
(Analista)
Recibe copia de comunicación y se dirige al centro de

Empleado de nuevo ingreso 8.0
emisión de carnets.
7.1 Comunicación de requerimientos de carnets.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Trámite para Departamento de
De manera digital
CGR - RH – 009 entrega de carnet a Planificación y
en computador
nuevo empleado Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
97
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.1.10 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Mantener actualizado los expedientes archivados conforme a las novedades generadas
1.0
Misión: diariamente.
Empieza: Con la recepción de documentos para archivar.

2.0 Alcance: Incluye: Organización, clasificación y archivo de la documentación.
Termina: Archivo.

Dueño o
3.0
responsable:
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Mantener organizado y actualizado el archivo.

5.0 Políticas:
1.0 Recibe de todo el personal correspondiente a la Dirección

de Recursos Humanos documentos para archivar.
2.0 Organiza y clasifica documentación en orden alfabético.
3.0 Verifica si corresponde a un nuevo expediente.
3.1 En caso que corresponda a un nuevo expediente, introduce
documentos en nuevo folders y redacta nombre del
incúmbente en el folders.
3.1.1 Archiva nuevo expediente en orden alfabético.
(Auxiliar Administrativo)
3.2 En caso que corresponda a un expediente existente, procede
localizar expediente con referencia de primera letra del
primer apellido.
4.0 Retira folders de expediente del archivo.
Introduce en el folders del expediente nueva
5.0
documentación.
6.0 Retorna expediente a lugar predeterminado en archivo.
98
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Archivo de De manera digital
CGR - RH – 010 documentos
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
99
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.2.2 DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION:
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.2.1 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Proveer a la institución los candidatos idóneos para ocupar los puestos vacantes.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de requisición de personal.

2.0 Alcance: Incluye: Trámite de requerimientos de personal, solicitud de concurso y Jurado Ad Hoc.
Termina: Con la resolución de nombramiento y actualización del sistema SASP.

3.0 3.2 División de Reclutamiento, Selección y Evaluación.
responsable:
3.3 Analista del MAP y Miembros del Jurado Ad – Hoc.
4.1 Formulario acción de personal, descripción del puesto.

Los requisitos de educación y experiencia necesarios para reclutar candidatos de los
Documentos 4.2
4.0 diferentes puestos, estarán contenidos en el Manual de Descripción de Cargos de la
de referencia:
Contraloría y en el Manual General de Cargos Civiles Comunes Clasificados del Poder
Ejecutivo, aprobado mediante Decreto No. 468-05 de 2005, o cualquier otro que lo
sustituya.
5.1 Todo requerimiento de personal para cubrir vacantes o creaciones de puestos deberá ser
autorizado por el Contralor General de la República, previa aprobación por el
Ministerio de Administración Pública.
5.2 La Dirección de Recursos Humanos de la Contraloría deberá conformar un expediente
5.0 Políticas: con los documentos generados en el desarrollo de concursos.
5.3 En cada parte del proceso de evaluación se establecerá calificación de aprobación a fin
de pasar a la siguiente etapa.
5.4 Los candidatos a ingresar a la Contraloría General de la República deberán cumplir con
los requisitos generales establecidos en la Ley de Función Pública 41-08.
Dirección de 1.0 Recibe solicitud de requisición de personal y revisa.

Recursos Humanos 2.0 Entrega solicitud de requisición al analista.
(Director (a))
100
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.0 Recibe solicitud de requisición de personal de parte

del Director(a) de Recursos Humanos.
4.0 Se determina si es un puesto nuevo.
4.1 En caso de verificarse que se trata de un puesto
nuevo, genera perfil de la plaza vacante tomando en
División De Reclutamiento, Selección y cuenta; requisitos mínimos exigidos, tareas del
Evaluación puesto, conocimientos, habilidades, destrezas,
(Analista) experiencias y otros requisitos deseables.
4.2 En caso que el puesto esté creado en el Manual de
Puesto, procede obtener del mismo el perfil
requerido.
5.0 Genera solicitud de concurso y adjunta al perfil del
puesto.
6.0 Entrega al Director(a) para aprobación.
7.0 Recibe solicitud de concurso y revisa.

Dirección de
Recursos Humanos
8.0 Da visto bueno y autoriza remisión de solicitud de
(Director (a))
concurso al Contralor.
División de Reclutamiento, Selección y 9.0 Recibe solicitud de concurso pre-aprobada por el

Evaluación Director(a), adjunta la solicitud de requisición de la
(Analista) vacante y remite al Despacho del Contralor.
10.0 Recibe solicitud del concurso adjunto a la requisición

de personal y procede a la revisión.
11.0 Verifica si la solicitud procede.
11.1 En caso que no proceda la solicitud para el concurso,
Contralor de la República comunica rechazo de forma verbal al Analista de
(Contralor) Recursos Humanos.
11.2 En caso que proceda la solicitud para el concurso,
procede aprobar y firmar la solicitud del concurso.
12.0 Entrega solicitud aprobada al Analista de
Reclutamiento y Selección.
13.0 Recibe solicitud de concurso y revisa.

13.1 En caso de rechazo, se procede notificar de forma
verbal el mismo.
En caso de verificarse aprobada la solicitud para el
División De Reclutamiento, Selección y 13.2
concurso, genera comunicación y remite al MAP a
Evaluación los fines de convocar el Jurado Ad – Hoc:
(Analista)
13.2.1 Contralor o su representante;
13.2.2 Director Recursos Humanos o representante;
13.2.3 Supervisor inmediato del área que tiene la vacante;
101
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
13.2.4 Representante de la Asociación de Servidores

Públicos, si la hubiere o de la Sociedad Civil;
13.2.5 Representante del MAP.
14.0 Procede identificar si es concurso interno o externo.
15.0 Procede preparar la base del concurso: medios de
publicación (mural, intranet y periódicos en caso del
concurso externo) y los requisitos para poder optar
(fechas para agotar cada uno de los procesos de
revisión de documentos, pruebas técnicas y
entrevista).
16.0 Recibe currículos de parte de los candidatos
interesados en el puesto vacante.
17.0 Realiza depuración (selecciona aquellos currículos
que cumplan con el perfil requerido).
División De Reclutamiento, Selección y
18.0 Asigna numeración secuencial a los currículos
Evaluación
seleccionados (número de expediente).
(Analista)
19.0 Conforme al Manual de Recursos Humanos y su
Reglamento de Reclutamiento y Selección se realiza
evaluación de los participantes.
Se emite una calificación y se levanta un acta por
20.0
cada evaluación realizada.
21.0 Se seleccionan las calificaciones más altas a fin de
pasar a la siguiente etapa de la evaluación.
22.0 Genera reporte de resultados de evaluación.
23.0 Publica reporte de evaluación por los medios
requeridos (pagina web MAP, Pagina web
Contraloría).
24.0 Genera acta de resultados de calificaciones y oficio
de remisión.
Adjunta acta de resultados al oficio y entrega al
25.0
Director (a) de RH a los fines de revisión y firma.
26.0 Recibe oficio, acta de resultados de calificaciones,

revisa y firma.
(Director (a))
Entrega oficio anexo al acta de resultados de
27.0
calificaciones al Analista de Recursos Humanos.
Recibe oficio debidamente firmado con dos (2) actas
28.0
de resultados de evaluaciones y los expedientes de
División de Reclutamiento, Selección y los candidatos.
Evaluación
Remite al Jurado Ad – Hoc las actas de resultados de
(Analista) 29.0
las calificaciones adjunto a los soportes físicos que
conforman el expediente.
30.0 Recibe acta de resultados de calificación, expediente
de los candidatos y firma copia del oficio como acuse
Miembros del Jurado de recibo.
Ad – Hoc 31.0 Genera cuadro global de resultados de calificaciones.
32.0 Genera registro de elegibles.
102
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Procede seleccionar al ganador (calificación más

33.0
alta).
34.0 Elabora un informe final indicando el ganador del
concurso.
Miembros del Jurado
35.0 Genera comunicación informando resultados tanto al
Ad – Hoc
ganador como a los participantes que quedaron en el
estado de elegibles.
36.0 Se remite carpeta de informe final al MAP a los fines
de solicitar nombramiento de carrera.
37.0 Recibe informe de solicitud y firma acuse de recibo.

MAP Remite comunicación anexo a la resolución de
38.0 nombramiento a la Dirección de Recursos Humanos.
39.0 Recibe comunicación adjunta a la Resolución de

División de Reclutamiento y Selección Nombramiento y firma acuse de recibo.
(Analista) 40.0 Entrega documentos recibidos al Director (a) de
Recursos Humanos.
Dirección de Recursos Humanos Recibe comunicación adjunta a la resolución de

41.0
(Director (a)) Nombramiento y asigna al analista correspondiente.
42.0 Recibe comunicación adjunta a la resolución de

nombramiento.
43.0 Procede actualizar el Sistema SASP.
División De Registro y Control
(Analista) 44.0 Notifica a la UAI, así como también a la División de
Contabilidad a los fines de incorporación de salario y
cambio de designación en caso de nombramiento
interno.
7.1 Currículo vitae, copia de cedulas, copias de certificados.

7.0 ANEXOS: 7.2 Oficios.
7.3 Acta de resultados.
8.0 REGISTROS:
Reclutamiento,
CGR - RH –DRSE - 001 Selección y Evaluación
103
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
104
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.2.3 DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION:
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Llevar control de asistencia de los servidores públicos de la Institución.
Misión:
Empieza: Con el registro de huellas dactilares de empleados.

2.0 Alcance: Incluye: Registro de huellas dactilares por el Sistema Biométrico.
Termina: Con el reporte de asistencia.

Dueño o
3.0 3.2 División de Registro, Control e información.
responsable:
Documentos de 4.1 Reporte Control de Asistencia.

4.0
referencia:
5.1 La jornada semanal de trabajo no será inferior a treinta (30) horas ni superior a
cuarenta (40) horas semanales, salvo lo que dispongan los titulares de los órganos y
entidades cuando en atención a situaciones especiales e intereses de la
5.0 Políticas: administración, se demande una jornada superior.
5.2 El horario de trabajo de la Contraloría es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
1.0 Registra huellas dactilares a la entrada y salida en el

Servidor Público
Sistema Biométrico de Control de Asistencia.
2.0 Genera reporte de asistencia diaria a solicitud del

División de Registro, Control e Información - Encargado.
(Analista) 3.0 Verifica reporte con las normas de control establecidas.
4.0 Entrega reporte al Encargado o Superior Inmediato.
105
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe reporte y verifica.

5.1 Si el reporte indica faltas y/o inasistencias sin
Encargado Departamento /
justificación, realiza informe indicando medidas a tomar
Superior Inmediato
conforme a la Ley 41-08 de Función Pública y su
correspondiente Reglamento.
6.0 Llena formulario de Acción de personal.

División de Registro, Control e Información -
Entrega formulario de Acción de personal al Director
(Analista) 7.0
(a).
Dirección de Recursos Humanos 8.0 Recibe formulario de acción de personal y firma.

(Director (a)) 9.0 Entrega formulario al Analista de RH.
10.0 Recibe formulario de acción de personal.

11.0 Notifica al empleado a los fines de acto de presencia en
el Departamento.
(Analista)
12.0 Entrega formulario de acción de personal al empleado en
defecto.
13.0 Recibe formulario de acción de personal y revisa.

13.1 En caso de inconformidad, rechaza firmar.
Servidor Público 13.2 En caso de aceptar falta, procede a firmar.
Entrega copia de formulario debidamente firmada al
14.0
Analista de R.H.
Dirección de Recursos Humanos 15.0 Recibe copia debidamente firmada.

(Analista) 16.0 Archiva copia anexo al expediente del servidor público.
7.1 Formulario de acción de personal.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Control de Departamento de
De manera digital
CGR - RH – DRCEI - 001 Asistencia de Planificación y
en computador
Personal Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
106
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
107
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.2 LICENCIAS PARA SERVIDORES PUBLICOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Tramitar licencias de los servidores públicos conforme a la Ley 41-08 artículo 57.
Misión:
Empieza: Con la entrega de Licencia médica del empleado a RH.
2.0 Alcance: Incluye: Trámite de licencias para servidores públicos.
Termina: Con el archivo de copia al expediente del empleado.
3.1 Dirección de Recursos Humanos
Dueño o
3.0 3.2 División de Registro, Control e Información
responsable:
4.1 Formulario tipo solicitud.

Documentos
4.0 4.2 Formulario acción de personal.
de referencia:
5.1 Las licencias otorgadas a los servidores públicos con disfrutes de sueldos son ;
5.1.1 Licencia por enfermedad;
5.1.2 Licencia por matrimonio;

Licencia para servidores público de carrera, con el objetivo de realizar estudios,
5.1.3 investigaciones y observaciones que se relacionen directamente con el ejercicio de las
5.0 Políticas: funciones propias de la institución;
5.1.4 Licencias especiales;
5.1.5 Licencias por causa de fuerza mayor;
5.1.6 Licencia pre y pos - natal;
5.1.7 Licencias compensatorias.

Servidor Público 1.0 Deposita en R.H. Licencia médica.
2.0 Recibe licencia médica debidamente firmada y sellada

por el centro médico y firma copia como acuse de
recibo.
(Auxiliar Administrativa)
3.0 Entrega licencia médica al Analista correspondiente.
108
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Recibe licencia y verifica tipo: Licencia médica o

Dirección de Recursos Humanos Licencias especiales.
(Analista) 5.0 Conforme al tipo de licencia, solicita requerimientos al
solicitante en plazo de respuesta de 48 horas.
6.0 Deposita requerimientos faltantes a los fines de

Servidor Público
completar datos de la licencia.
7.0 Recibe documentos requeridos.

8.0 Conforma expediente (solicitud, anexos y registros del
empleado).
División de Registro, Control e Información - 9.0 Entrega expediente al Director de R.H. a los fines de
(Analista) aprobación.
Dirección de Recursos Humanos 10.0 Recibe expediente, revisa y firma.

(Director (a)) 11.0 Entrega respuesta al Analista.
12.0 Recibe respuesta.

División de Registro, Control e Información - 13.0 Notifica vía llamada telefónica al servidor público a
(Analista) los fines de acto de presencia al departamento.
14.0 Entrega respuesta al servidor público.
15.0 Recibe repuesta y firma copia como acuse de recibo.

Servidor Público 16.0 Entrega copia firmada al Analista de RH.
17.0 Entrega copia al Superior Inmediato.
División de Registro, Control e Información - 18.0 Recibe copia debidamente firmada y archiva copia
(Analista) adjunto al expediente del servidor público.
7.1 Licencia médica.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Licencias para Departamento de
De manera digital
CGR - RH – DRCEI - 002 servidores Planificación y
en computador
públicos Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
109
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
110
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.3 EVALUACION DE DESEMPEÑO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Evaluar el desempeño del servidor público con el propósito de detectar necesidades de
1.0
Misión: capacitación.
Empieza: Con la comunicación del MAP dirigida a RH de la Contraloría Gral. de la Rep.

Incluye: Cronograma para inicio de proceso de Evaluación de Desempeño; Formulario de
2.0 Alcance:
Evaluación de Desempeño.
Termina: Con la remisión del reporte general al MAP y copia al analista de RH.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario de Resultados de Evaluación.

Documentos
4.0 4.2 Reporte de calificaciones, informe.
de referencia:
5.1 Se considera de carácter obligatorio la participación de los servidores públicos en los

programas de inducción, formación y capacitación que prevea la Secretaría de Estado de
Administración Pública a través del Instituto Nacional de Administración Pública,
cuyos resultados determinarán la permanencia, promoción y ascenso de los funcionarios
público de carrera de la Contraloría.
5.2 El desempeño de los funcionarios público de carrera de la Contraloría, será evaluado
periódicamente, de manera objetiva e imparcial.
5.0 Políticas: 5.3 Los funcionarios públicos de carrera cuyo desempeño haya sido calificado de
insatisfactorio, mediante el proceso de evaluación, deberá someterse a un programa
especial de capacitación.
5.4 La evaluación de desempeño se aplicará a todos los empleados de la institución, una vez
al año, en la fecha señalada por la Dirección de Recursos Humanos.
5.5 La evaluación del desempeño de los funcionarios de la Contraloría se efectuará a través
de las técnicas, metodologías, procedimientos e instrumentos que se determinen en la
reglamentación complementaria de la Ley 41 - 08.
1.0 Remite comunicación a la Dirección de Recursos

MAP Humanos para dar inicio al proceso de evaluación del
servidor público de la Institución.
111
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

3.0 Entrega comunicación al Director (a) de Recursos
Humanos.
Dirección de Recursos Humanos 4.0 Recibe comunicación y distribuye entre el equipo de

(Director(a)) analistas.
5.0 Recibe comunicación y elabora cronograma para iniciar

División de Reclutamiento, Selección y
proceso de evaluación de desempeño.
Evaluación
6.0 Entrega comunicación y cronograma al Director (a) de
(Analista)
Recursos Humanos.
7.0 Recibe comunicación adjunto al cronograma, revisa y lo

ajusta a su programación de trabajo.
7.1 En caso de encontrar error material procede a la
corrección del mismo.
(Director(a))
7.2 En caso de verificar que todo esta correcto procede
autorizar remisión a cada Director(a) y/o Encargado(a)
de Departamentos, División o Sección.
8.0 Recibe comunicación anexo al cronograma.

División de Reclutamiento, Selección y
9.0 Vía mensajería o Outlook remite comunicación adjunto
Evaluación
al cronograma a cada Director(a) y/o Encargado(a) de
(Analista)
Departamentos, División o Sección.
10.0 Genera formulario de evaluación de desempeño e

Director(a) imprime.
Y/o 11.0 Realiza evaluación de desempeño del personal a cargo.
Encargado(a) /
Departamentos, División o Sección 12.0 Remite formulario de evaluación de desempeño al
Analista de Recursos Humanos.
13.0 Recibe formulario de evaluación de desempeño y firma

copia como acuse de recibo.
14.0
División de Reclutamiento, Selección y Registra calificaciones en el sistema.
Evaluación
15.0 Imprime reporte de calificaciones.
(Analista)
16.0 Entrega reporte al Director (a) a los fines de firma.
112
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

17.0 Recibe reporte, firma y entrega al Analista.
(Director(a))
18.0 Genera reporte general.

19.0 Reproduce copias del reporte.
Remite reporte general al MAP.
División de Reclutamiento, Selección y 20.0
Entrega copia del reporte general al Analista de
Evaluación 21.0
Capacitación y Desarrollo de RH a los fines de
(Analista)
detección de necesidades de capacitación.
22.0 Entrega copia del reporte general al Analista de RH para
elaborar Bono por desempeño.
7.1 Formulario de evaluación de desempeño.
7.0 ANEXOS: 7.2 Reporte de calificaciones.
7.3 Reporte General.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Evaluación de De manera digital
CGR - RH – DRCEI - 003 desempeño
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
113
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.4 REPORTE DE BONO POR DESEMPEÑO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Elaborar reporte de todos los Servidores Públicos que califican para el Bono por Desempeño.
Misión:
Empieza: Con el reporte de calificaciones.
2.0 Alcance: Incluye: Evaluación rango de calificaciones.
Termina: Con la revisión y aprobación del reporte de evaluación del MAP.
Dueño o
3.0 3.2 División de Registro, Control e Información.
responsable:
4.1 Reporte de calificaciones.

Documentos
4.0
de referencia:
El Bono por desempeño solamente será otorgado a empleados de carrera y empleados de

5.1 fijos que obtengan una puntuación de evaluación de desempeño de 80 y 90 en adelante
5.0 Políticas: respectivamente.
1.0 Recibe reporte de calificaciones.

2.0 Evalúa rango de calificaciones que pueden aplicar para
División de Registro, Control e Información - el Bono.
(Analista) 3.0 Genera listado de los empleados que aplican para el
Bono por desempeño.
4.0 Entrega listado al Director (a) a los fines de firma.

5.0 Recibe listado, firma y entrega al Analista.
(Director(a))
6.0 Recibe reporte de cada evaluación y reproduce copia.

División de Registro, Control e Información - 7.0 Entrega reporte anexo a copia al Encargado de la
(Analista) División de Contabilidad.
8.0 Remite reporte de evaluación al MAP para su revisión
y aprobación.
114
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 Listado de empleados.

7.0 ANEXOS:
REGISTROS:
8.0
Departamento de
CGR - RH–DRCEI - Reporte Bono por De manera digital
Planificación y
004 desempeño en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
115
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.5 PROGRAMA DE VACACIONES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Programar las vacaciones conforme lo que establece la ley 41-08 en su artículo 53.
Misión:
Empieza: Con la elaboración del programa de vacaciones.
Levantamiento de información, digitación de datos en el SASP, elaboración de los
programas de vacaciones.
Termina: Con el archivo de copias de los formularios de vacaciones.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario de Vacaciones.

Documentos
4.0 4.2 Programa de vacaciones.
de referencia:
Los Servidores Públicos de la Contraloría tienen derecho, después de un trabajo continuo

5.1
5.0 Políticas: de un (1) año, al disfrute de sus vacaciones anuales.
1.0 Elabora programa de vacaciones del personal a su cargo

(nombre, cédula, fecha de ingreso, fecha de solicitud).
Supervisor y/o autoridad del Dpto.
2.0 Remite programa de vacaciones a la Dirección de
Recursos Humanos.
3.0 Recibe programa de vacaciones.

4.0 Revisa programa e incluye datos generales de vacaciones.
División de Registro, Control e Información –
5.0 En caso de ser autorizada las vacaciones se procede
(Analista)
realizar formulario de vacaciones para disfrute.
6.0 Entrega formulario de vacaciones al Director (a) a los
fines de firma.
7.0 Recibe formulario de vacaciones y firma.

(Director(a)) 8.0 Entrega formulario debidamente firmado al Analista.
116
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe formulario de vacaciones y realiza recolección de

firmas: Superior Inmediato / Encargado(a) Departamento
correspondiente, Sub - Contralor.
10.0 Digita datos generales del formulario en el SASP y en el
Sistema de Personal.
(Analista)
11.0 Reproduce dos (2) copias del formulario (original para el
servidor público y copia para adjuntar en el expediente del
mismo).
12.0 Archiva en orden alfabético copia del formulario.
7.1 Copias del formulario de vacaciones.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Programa de De manera digital
CGR - RH –DRCEI - 005 Vacaciones
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
117
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.6 MOVIMIENTO DE PERSONAL – RENUNCIAS, DESTITUCIONES, PROMOCIONES
Y AFINES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Registrar las novedades del mes para actualización de nómina.
Misión:
Empieza: Con generar comunicación de movimiento de personal.
Incluye: Elaboración de formulario de Acción de Personal, reproducción de copias,
2.0 Alcance:
aprobación, registro de cambios en el sistema de nómina / SASP.
Termina: Con archivar el formulario de acción de personal.
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Formulario de Acción de Personal.

4.0
de referencia:
5.1 El término de las relaciones funcionales tendrá efecto una vez el acto de renuncia haya
sido debidamente aceptado por la autoridad competente o el día siguiente de cumplido
el plazo de sesenta días para su aceptación. El renunciante deberá entregar a la autoridad
competente, bajo inventario, los equipos, archivos, documentos y demás bienes bajo su
custodia.
5.0 Políticas:
5.2 Toda destitución de un servidor público de carrera deberá ser motivada tanto por la
autoridad que la produzca como por la que la solicite.
5.3 La promoción de los funcionarios públicos dentro de la carrera administrativa se
fundamentará en el mérito personal, y podrá efectuarse mediante el avance del
funcionario dentro de un mismo cargo o su ascenso a un cargo distinto o superior.
1.0 Elabora comunicación de movimiento de personal.

Empleado /Supervisor y/o autoridad del Dpto.
2.0 Remite comunicación a RH.
Dirección de Recursos Humanos 3.0 Recibe comunicación y firma acuse de recibo.
(Auxiliar Administrativo(a)) 4.0 Entrega comunicación al Analista.
5.0 Recibe y revisa.

6.0 Genera Formulario Acción de Personal y/o
División de Registro, Control e Información comunicación.
(Analista) 7.0 Imprime formulario y entrega al Director (a) de
Recursos Humanos.
118
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Recibe formulario y verifica.

8.1 Verifica que todo está correcto, firma el formulario.
(Directora(a))
9.0 Entrega Formulario de Acción de Personal
debidamente firmado al empleado afectado.
10.0 Enumera comunicaciones.
11.0 Reproduce tres (3) copias.
Dirección de Recursos Humanos 12.0 Registra cambios en el sistema del SASP.
(Analista) 13.0 Registra cambios en el sistema de R.H.
Remite copia al Encargado de la División de
14.0
Contabilidad vía Auxiliar Administrativa de R.H.
Dirección de Recursos Humanos 15.0 Recibe comunicación y deposita en recepción de la
(Auxiliar Administrativo(a)) Dirección Administrativa Financiera.
Dirección Administrativa Financiera
(Auxiliar Administrativa) 17.0 Entrega comunicación al Encargado de la División de
contabilidad.
División de Contabilidad
18.0 Registra los cambios en el Sistema de Nómina.
(Encargado(a))
19.0 Confirma cambios o movimientos de nóminas y remite
Dirección de Recursos Humanos copia del Formulario de Acción de Personal a la UAI.
(Analista) 20.0 Archiva en orden alfabético el formulario.
7.1 Comunicación.
7.0 ANEXOS: 7.2 Copia de Formulario de Acción de Personal.
8.0 REGISTROS:

Movimiento de
personal -
Departamento de
CGR - RH – DRCEI - 006 renuncias, De manera digital
Planificación y
destituciones, en computador
Desarrollo
promociones y
afines
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
119
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.3.7 INCLUSION EN NOMINA A NUEVO EMPLEADO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Incorporar en el sistema de nómina a los empleados de nuevo ingreso.
Misión:
Empieza: Con la elaboración del Formulario de Acción de Personal.
Registro de datos generales en el sistema SASP, actualización sistema de nómina
- banco, actualización de sistema de Recursos Humanos.
Termina: Con el archivo en orden alfabético del expediente.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Formulario de Acción de Personal.

Documentos de
4.0
referencia:
5.1 Toda persona tendrá derecho de acceder al servicio público en condiciones de

igualdad, sin más requisitos que los establecidos de conformidad con lo previsto en la
presente ley y su reglamentación complementaria.
5.2 Toda designación de nuevo personal a la Contraloría, deberá ser autorizada por el
Contralor General, posterior a la realización de los procedimientos que se deriven de
5.0 Políticas:
la Ley 41 - 08 de Función Pública y sus Reglamentos de Aplicación.
5.3 Todos los servidores Públicos y consecuentemente de los empleados y funcionarios
de la Contraloría tienen derecho de percibir una remuneración por sus servicios de
conformidad con el régimen retributivo establecido, así como los demás beneficios y
compensaciones de carácter económico establecidos a su favor.
División de Reclutamiento, Selección y Genera e imprime Formulario Acción de Personal de

1.0
Evaluación nuevo ingreso y entrega a la División de Registro, Control
(Analista) e Información.
División de Registro, Control e Información 2.0 Recibe formulario y solicita apertura de cuentas bancarias
(Analista) a la Dirección de Tecnología de la Información.
3.0 Recibe solicitud y procesa.

Dirección de Tecnología de la Información
4.0 Remite número de cuenta bancaria al analista de R.H.
120
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe cuenta y procesa Formulario Acción de Personal

en el SASP.
División de Reclutamiento, Selección y 6.0 Procesa solicitud en el Sistema de Recursos Humanos.
Evaluación
(Analista) 7.0 Genera e imprime formulario con los cambios realizados.
8.0 Reproduce copias y remite al Encargado de la División de
Contabilidad y la UAI.
9.0 Procesa y actualiza Sistema de Nómina – Banco.

10.0 Remite movimiento al Analista de R.H.
11.0 Recibe movimiento y conforma el expediente (solicitud y

Formulario de Acción de Personal).
División de Reclutamiento, Selección y Procesa información contenida en el formulario a través
12.0
Evaluación del Sistema SASP.
(Analista) 13.0 Actualiza el Sistema de Recursos Humanos.
14.0 Conforma cambios y anexos del expediente.
15.0 Archiva expediente en orden alfabético.
7.1 Copia formulario Acción de Personal.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Inclusión en Departamento de
De manera digital
CGR - RH – DRCEI - 007 nómina a nuevo Planificación y
en computador
empleado Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
121
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.2.4 DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO:
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.4.1 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Detectar necesidades de los empleados a fin de canalizar las capacitaciones correspondientes.
Misión:
Empieza: Con la verificación de detección de necesidades.

Incluye: Verificación de solicitudes, elaboración y aprobación de programas, coordinación de
2.0 Alcance:
capacitación.
Termina: Con la asignación al FENC y/o CAPGEFI de los cursos a impartir.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Resultados de evaluación del desempeño.

Documentos
de referencia:
5.1 Son derechos de todos los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y
funcionarios de la Contraloría recibir inducción, formación y capacitación adecuadas, a
5.0 Políticas: fin de mejorar el desempeño de sus funciones.
1.0 Verifica detección de necesidades de capacitación en

las evaluaciones de desempeño anuales ya realizadas.
2.0 Verifica las solicitudes de cursos de entrenamientos por
División de Capacitación y Desarrollo
parte de los Encargados y Supervisores.
(Analista)
3.0 Elabora listado programa anual del área de
Capacitación con los cursos que se impartirán.
4.0 Remite listado de programa anual al Instituto Nacional
de Administración Pública (INAP).
5.0 Recibe listado de programa anual de capacitación y

Instituto Nacional de Administración Pública
INAP/
6.0 Aprueba y coordina en conjunto con la analista de
capacitación de RH de la CGR los cursos a impartir.
122
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Verifica los conceptos de los cursos a impartir.

7.1 Si los cursos refieren a Control Interno, se remiten a la
Instituto Nacional de Administración Pública Fundación Escuela Nacional de Control (Escuela de
INAP/ Control).
División de Capacitación y Desarrollo 7.2 Si los cursos refieren a la Administración Financiera
del Estado, se remiten al Centro de Administración
Pública y Gestión Fiscal (CAPGEFI) para la
coordinación y ejecución.
7.1 Listado programa anual de capacitación.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Detección de Departamento de
De manera digital
CGR - RH–DCD- 001 necesidades de Planificación y
en computador
capacitación Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
123
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.4.2 CAPACITACION EN EL INAP
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Canalizar las capacitaciones al INAP.
Misión:
Empieza: Con la recepción de solicitudes de parte del INAP.

2.0 Alcance: Incluye: Identificación de candidatos, coordinación de capacitación.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Ley 41 – 08 de Función Púbica.

4.0
de referencia:
5.1 Son derechos de todos los servidores públicos y consecuentemente de los
empleados y funcionarios de la Contraloría, recibir inducción, formación y
capacitación adecuadas, a fin de mejorar el desempeño de sus funciones.
5.0 Políticas: 5.2 El servidor público en período de prueba será sometido a un proceso de
inducción interna (RH, Superior Inmediato y FENC) y a un proceso de
inducción externa para el ingreso a la Carrera Administrativa (INAP y RH).
6.0 Descripción de las Actividades del Proceso
1.0 Recibe solicitudes de parte del INAP.

2.0 Procede identificar candidatos que reúnan las condiciones
establecidas por el INAP para participar en el curso.
División de Capacitación y Desarrollo 3.0 Notifica a los Encargados de áreas y Supervisores a los fines de
(Analista) que puedan coordinar las labores del personal a su cargo y que
los mismos puedan asistir a los cursos.
4.0 Entrega formulario tipo solicitud de cursos a cada servidor
público y superior inmediato.
5.0 Recibe formularios tipo solicitud y procede llenar los campos

Servidor Público / contenidos en el mismo.
Superior Inmediato Entrega formulario al Analista de RH adjunto anexos
6.0
requeridos.
124
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0
Recibe formulario y revisa que esté debidamente completado y
firmado, tanto por el empleado como por el superior inmediato.
8.0 Procede remitir los formularios al INAP mediante
División de Capacitación y Desarrollo comunicación firmada y sellada por la Dirección de Recursos
(Analista) Humanos.
9.0 Actualiza el sistema SASP con los certificados del INAP
obtenidos en la capacitación.
10.0 Archiva copia de los expedientes de personal.
7.1 Solicitudes de parte del INAP.

7.0 ANEXOS: 7.2
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Capacitación De manera digital
CGR - RH–DCD- 002 Planificación y
en el INAP en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
125
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.4.3 CAPACITACION EN EL CAPGEFI
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Canalizar las capacitaciones al CAPGEFI.
Misión:
Empieza: Con la recepción de solicitudes de parte del CAPGEFI.

2.0 Alcance: Incluye: Identificación de candidatos, coordinación de capacitación.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 41 – 08 de Función Púbica.

Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Son derechos de todos los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y
funcionarios de la Contraloría, recibir inducción, formación y capacitación adecuadas,
a fin de mejorar el desempeño de sus funciones.
5.0 Políticas: 5.2 El servidor público en período de prueba será sometido a un proceso de inducción
interna (RH, Superior Inmediato y FENC) y a un proceso de inducción externa para el
ingreso a la Carrera Administrativa (INAP y RH).
1.0 Recibe solicitudes de parte del CAPGEFI.

2.0 Procede identificar los candidatos que reúnan las
condiciones establecidas por CAPGEFI para participar
en el curso.
División de Capacitación y Desarrollo 3.0 Notifica a los Encargados de áreas y Supervisores a los
(Analista) fines de que puedan coordinar las labores del personal a
su cargo y que los mismos puedan asistir a los cursos.
4.0 Entrega formulario de solicitud de cursos a los
empleados y Supervisor inmediato.
5.0 Recibe formularios de solicitud y procede llenar los
Empleados / campos contenidos en el mismo.
Supervisor Inmediato 6.0 Entrega formulario al Analista de RH.
126
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Recibe formulario y revisa que esté debidamente

7.0
completado y firmado, tanto por el empleado como por
el Supervisor inmediato.
División de Capacitación y Desarrollo 8.0 Procede remitir los formularios al CAPGEFI mediante
(Analista) comunicación firmada y sellada por la Dirección de
Recursos Humanos.
9.0 Actualiza el sistema SASP.
10.0 Archiva copia de los expedientes de personal.
7.1 Solicitudes de capacitación.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Capacitación en el De manera digital
CAPGEFI en computador
Desarrollo.
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
127
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.4.4 CAPACITACION AL SERVIDOR PÚBLICO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Proveer de conocimiento idóneo al servidor público de la Institución sobre la base conceptual
1.0
Misión: y práctica conforme al requerimiento específico del cargo.
Empieza: Con la recepción de solicitudes de requerimientos de cursos.

Identificación de cursos a impartir, elaboración y remisión de comunicación,
actualización de novedades en el SASP.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 41 – 08 de Función Pública.

Documentos
4.0 4.2 Evaluación de desempeño.
de referencia:
5.1 Son derechos de todos los servidores públicos y consecuentemente de los empleados
y funcionarios de la Contraloría, recibir inducción, formación y capacitación
adecuadas, a fin de mejorar el desempeño de sus funciones.
5.0 Políticas: 5.2 El servidor público en período de prueba será sometido a un proceso de inducción
interna (RH, Superior Inmediato y FENC) y a un proceso de inducción externa para
el ingreso a la Carrera Administrativa (INAP y RH).
1.0 Recibe las solicitudes de los cursos de parte de los

Supervisores y Encargados de área.
2.0 Mediante las evaluaciones de desempeño realizadas
por los Supervisores y Encargados de área, procede
identificar los cursos relacionados con Control
División de Capacitación y Desarrollo Interno, cursos de informática, ortografía y
(Analista) redacción de informes técnicos.
Identifica el personal que debe recibir estos
3.0
entrenamientos de acuerdo a las funciones que
realiza.
4.0 Genera comunicación con la cantidad de
participantes que asistirán al curso.
128
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Imprime comunicación y remite al Director de la

Fundación Escuela Nacional de Control.
6.0 Recibe la programación y responde correo “recibido
satisfactoriamente”.
7.0 Vía correo electrónico notifica a cada Encargado de
(Analista)
área y Supervisores la programación de horario.
8.0 Procede actualizar el sistema SASP sobre las
novedades realizadas.
9.0 Archiva copia de los expedientes en cronológico.
7.1 Comunicaciones.
7.0 ANEXOS: 7.2 Programa de horario de capacitación.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Capacitación al De manera digital
Servidor Público en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
129
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

14.2.4.5 INDUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Proveer capacitación continua a los empleados de la institución.
Misión:
Con la entrega a los empleados de nuevo ingreso la Ley 10 - 07, Manual de RH,
Empieza:
Manual de Bienvenida y Reglamento Interno de RH de la CGR.
2.0 Alcance: Incluye: Elaboración del listado de participantes, coordinación de inducción, Actualización
del Sistema SASP.
Termina: Con la actualización del SASP y archivar copia del expediente en orden alfabético.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 10 – 07 que instituye el Sistema Nacional de Control Interno y de la CGR.

Documentos
4.0 4.2 Manual de Recursos Humanos y Reglamento Interno de Recursos Humanos de la CGR.
de referencia:
4.3 Manual de Bienvenida.
Son derechos de todos los servidores públicos y consecuentemente de los empleados y
5.1 funcionarios de la Contraloría, recibir inducción, formación y capacitación adecuadas, a
fin de mejorar el desempeño de sus funciones.
5.0 Políticas: El servidor público en período de prueba será sometido a un proceso de inducción
5.2 interna (RH, Superior Inmediato y FENC) y a un proceso de inducción externa para el
ingreso a la Carrera Administrativa (INAP y RH).
1.0 Procede entregar a los empleados de nuevo ingreso la

Ley 10-07, Manual de Recursos Humanos, Manual de
Bienvenida y Reglamento Interno de Recursos
Humanos de la Contraloría General de la República.
2.0 Prepara listado de los participantes a la inducción del
personal.
División de Capacitación y Desarrollo 3.0 Realiza la programación de inducción en coordinación
(Analista RH) con el Director de la Fundación Escuela Nacional de
Control, quien define salón, hora y fecha en los cuales
tendrán lugar los cursos.
4.0 Genera comunicación de programación sobre inducción.
5.0 Imprime comunicación y entrega al Director de
Recursos Humanos a los fines de aprobación y firma.
130
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe comunicación, aprueba y firma.

Entrega comunicación al Analista de Recursos
(Director(a)) 7.0
Humanos.
Recibe comunicación y entrega a cada persona de nuevo

8.0
División de Capacitación y Desarrollo ingreso con acuse de recibo.
(Analista) Entrega descripción del puesto para el cual fue
9.0
contratado.
Recibe comunicación, descripción del puesto y firma
Servidor Público 10.0
copia como acuse de recibo.
11.0 Recibe comunicación debidamente firmada y procede
archivar en cronológico.
12.0 Procede impartir introducción de programa de
inducción al servidor público.
13.0 Entrega formularios de solicitud de seguro médico y
seguro de vida.
14.0 En conjunto con el Analista de ARS procede coordinar
División de Capacitación y Desarrollo la charla sobre la Ley de Seguridad Social y los
(Analista) beneficios de los seguros médicos y de vida, esta
inducción será impartida por los representantes de las
instituciones aseguradoras.
15.0 Registra asistencia del personal de nuevo ingreso en los
cursos a impartir.
Actualiza el sistema SASP y archiva copia de los
16.0
expedientes en orden alfabético.
7.1 Listado de participantes.
7.0 ANEXOS: 7.2 Comunicación.
8.0 REGISTROS:

Departamento de
De manera digital
CGR - RH–DCD- 005 INDUCCION Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
131
14.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: DESPACHO DE RECURSOS HUMANOS:
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

CGR – RH - 001 PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PENSION
1-1 CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Dirección Administrativa Financiera División de Contabilidad
Servidor Público Contralor
(Analista) (Director (a)) (Director (a)) (Encargado (a))
INICIO
1) Deposita Expediente para 2) Recibe expediente y 4) Recibe expediente,

solicitar trámite de anexa a la solicitud de solicitud de pension,
pensión. pensión. revisa y firma.
3) Entrega expediente y 5) Entrega solicitud 12) Recibe comunicación,

solicitud al Contralor a debidamente firmada al revisa y firma acuse de
los fines de firma. Analista. recibo.
13) Entrega comunicación

6) Recibe solicitud, documentos de exclusión al
soportes y remite vía Encargado de
correspondencia al Director Contabilidad.
(a) de Pensión y/o AFP.
7) Recibe de parte de la
Dirección de Jubilados y 14) Recibe documentos y
Pensionados nuevo procesa exclusión de
decreto de pensionados. nómina.
8) Genera comunicación de
exclusión en nómina de
los beneficiarios de
pensión.
9) Entrega comunicación 11) Recibe comunicación

de exclusión en 10) Recibe comunicación,
firmada y entrega al
nómina al Director de revisa y firma.
Director del DAF.
RRHH.
15) Genera nueva 16) Notifica al empleado

comunicación de toma FIN DE
para la toma de
de posesión. PROCESO
posesión.

CGR – RH - 002 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE MATERNIDAD
División Registro, Control e Información Dirección de Recursos Humanos

Servidor Público
(Analista) (Analista)
INICIO
1) Recibe diagnóstico de
embarazo positivo.
4) Recibe expediente y
2) Notifica al Analista de 5) Recibe y lleva formulario
notifica vía teléfono al
RRHH sobre el de maternidad al médico
Servidor Público al fin de
diagnóstico. para ser llenado.
retirar formulario.
3) Entrega copia de 7) Digita los datos del 6) Entrega formulario

diagnóstico al Analista de formulario en la Base de debidamente llenado al
RRHH – ARS. Datos de la TSS. Analista de RRHH.
8) Al tiempo de dar luz,

entrega acta de nacimiento,
licencia Pre-Post Natal al
Analista de RRHH.
9) Digita la Licencia Pre-

Post Natal en la Base de
Datos de la TSS.
10) Confirma activación del

subsidio y archiva copia
FIN DE
PROCESO

CGR – RH - 003 PROCEDIMIENTO DE INCLUSION EN SEGURO FAMILIAR DE SALUD
Dirección de Recursos Humanos División de Contabilidad Servidor Público de

(Analista) (Encargado (a)) Nuevo Ingreso
INICIO
4) Llena formulario y
6) Recibe formulario y
anexa copia de
1) Recibe listado de nuevo revisa que este
cédula de identidad
ingreso de personal. debidamente lleno.
al mismo.
6.1) Retorna al Servidor

¿Error 5) Entrega formulario
Público para
2) Verifica consulta página material? lleno al Analista.
corrección.
Seguridad Social.
¿Tiene 2.1) Permanece en el 6.2) Procede conformar

expediente. 12
seguro? seguro.
2.2) Se procede afiliar a 7) Reproduce copia de 14) Recibe carnets y firma 13) Genera pago de nómina
SENASA, expediente. acuse de recibo. y TSS.
3) Entrega formulario de 15) Notifica vía teléfono a

inclusión al empleado de 8) Genera relación de cada empleado a los
nuevo ingreso. nuevos afiliados. fines de entrega de
carnets.

9) Remite expediente vía asigna número de
16) Entrega carnets a cada oficio.
11 correspondencia a la
empleado.
ARS.
12) Verifica en la pág. De 11) Remite expediente a la

internet de la TSS. FIN DE ARS.
PROCESO
13 12
Número de Pág. PROCEDIMIENTO INCLUSION DEPENDIENTES DIRECTOS EN EL UNIDAD EJECUTORA: Versión

CGR - RH – 004
1-1 SEGURO FAMILIAR DE SALUD CGR-DPD JUNIO2012 Actual

Servidor Público
(Analista)
INICIO
1) Entrega formulario de
inclusión adjunto a
requerimientos.
2) Recibe y llena
formulario.
3) Completa
requerimientos, adjunta
al formulario y entrega
al Analista.
4) Recibe formulario y
documentación
requerida.
5) Genera informe con

datos generales.
6) Firma y sella informe.
7) Remite informe vía

corresponcia a la ARS.
8) Recibe acuse de recibo y

archiva en cronológico.
FIN DE
PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE INCLUSION DEPENDIENTES ADICIONALES EN UNIDAD EJECUTORA: Versión

CGR – RH - 005
1-1 EL SEGURO FAMILIAR DE SALUD. CGR-DPD JUNIO2012 Actual

(Analista)
(Encargado (a))
INICIO
1) Recibe solicitud del

Servidor Público.
2)Realiza consulta en la
página de internet de la
TSS y verifica si
pertenece alguna ARS.
2.1) Procede afiliar al

¿Pertenece?
Servidor Público.
2.2) Solicita al Servidor

Público realice
traspaso en el seguro.
3) Grenera comunicación a
Contabilidad a los fines
de aplicar descuentos de
la TSS.
4) Aplica descuentos por

concepto de TSS.
5) Recibe carnets y firma

acuse de recibo.
6) Notifica al Servidor
Público para entregar
carnets.
7) Entrega carnets al
Servidor Público.
8) Archiva en orden
alfabético copia
expediente.
FIN DE
PROCESO
136
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


CGR -RH - 006 PROCEDIMIENTO INCLUSION DE SEGURO DE VIDA

Servidor Público División de Contabilidad
(Analista)
(Encargado (a))
INICIO
1) Entrega formulario de
solicitud.
2) Recibe y llena
formulario.
7) Recibe factura y firma 4) Recibe formulario, copia 3) Entrega formulario

acuse de recibo. de cédula y revisa. adjunto copia de cédula.
8) Reproduce copia de la 5) Genera e imprime

factura. comunicación de
remisión.
6) Anexa comunicación al
9) Genera oficio con número formulario y remite al
registro. corredor de seguro vía
correspondencia.
10) Remite factura original a

la División de
Contabilidad.
11) Recibe factura original

y firma copia como
acuse de recibo.
12) Archiva en orden

alfabético.
FIN DE
PROCESO
137
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. UNIDAD EJECUTORA Versión

<Nombre CR – RH - 007 PROCEDIMIENTO RECLAMACION SEGURO DE VIDA
1-1 proceso> CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección de Recursos Humanos Pro - Seguros Reclamante

(Analista)
INICIO
1) Solicita formularios a
Pro – Seguro.
2) Recibe solicitud y remite

3) Recibe formularios y
formularios vía correo
responde correo.
electrónico.
4) Entrega formularios al
reclamante del Servidor 5) Recibe y llena formulario.
Público fallecido.
6) Firma y entrega
7) Recibe formularios y
formularios al Analista
reproduce copias.
de RRHH - ARS.
8) Genera comunicación
adjunta a los formularios
y remite a Pro-Seguro.
9) Recibe cheque y firma

acuse de recibo.
10) Entrega cheque al

reclamante del fallecido.
12) Recibe acuse

11) Firma acuse de recibo y
recibe cheque.
13) Reproduce copia de

recibo.
14) Remite recibo original a

Pro – Seguro.
FIN DE
15) Archiva copia en orden
PROCESO
alfabético.
138
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE SUBSIDIO DE UNIDAD EJECUTORA: Versión

<Nombre CGR – RH - 008
1-1proceso> LACTANCIA CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Servidor Público Dirección de Recursos Humanos

(Analista)
INICIO
1) Deposita documentos
de maternidad en
Recursos Humanos.
2) Recibe documentos.
3) Digita novedades en
la base de datos.
4) Recibe notificación e
informa al Servidor
Público.
FIN DE
PROCESO
139
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. POCEDIMIENTO TRAMITE ENTREGA DE CARNET DE UNIDAD EJECUTORA: Versión

<Nombre proceso> CGR – RH - 009 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 IDENTIFICACION A NUEVO EMPLEADO Actual

Dirección Administrativa y Financiera Empleado de nuevo ingreso
(Analista)
INICIO
con datos generales del
nuevo Servidor Público.
2) Genera seguna
comunicación dirigida al
DAF solicitando pago de
carnets.
3) Reproduce copia de las

comunicaciones
generadas.
4) Adjunta ambas
comunicaciones y remite 5) Recibe comunicaciones y
al DAF a los fines de revisa.
lugar.
6) Firma copia como acuse

de recibo y entrega la
misma al Analista
RRHH.
8) Recibe copia de
7) Recibe copias y entrega
comuniación y procede
la misma al nuevo
dirigirse al centro de
Servidor Público.
emisión de carnets.
FIN DE
PROCESO
140
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


<Nombre CGR – RH - 010 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
1-1proceso> CGR-DPD JUNIO2012 Actual

INICIO
1) Recibe documentación
para archivar.
2) Organiza y clasifica
documentación por
orden alfabético.
3) Verifica si corresponde a
un nuevo expediente.
3.1) Introduce documentos

¿Nuevo en folders y redacta
Sí
expediente? nombre el incumbete en
caso requerido.
No
3.1.1) Archiva expediente

3.2) Localiza expediente

conforme a la primera
letra del primer
apellido.
4) Retira folders de
expediente del archivo.
5) Introduce documentación 6) Retorna expediente al

en folders del expediente lugar predeterminado en FIN DE PROCESO
localizado. archivo.
141
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION


CGR – RH – DRSE - 001 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCION Y EVALUACION
Dirección de Recursos Humanos División de Reclutamiento, Selección y Evaluación

Contralor de la República
(Director (a)) (Analista)
INICIO
3.) Recibe requisición
de Personal.
1.) Recibe requisición de 4.) Determina si es un 10.) Recibe documentos

personal y revisa. puesto nuevo. para el concurso.
2.) Entrega requisición al ¿Es un puesto 4.1) Se procede generar

nuevo? Sí 11.)Verifica si procede.
Analista de RRHH. perfil para plaza vacante.
No
4.2) Se procede obtener 11.1) Se rechaza y
perfil del puesto a notifica de forma
¿Procede? No
través del Manual de verbal al Analista
Puesto. de RRHH.
Sí
5.) Genera solicitud de 11.2) Aprueba y firma la

concurso y adjunta al solicitud.
perfil.
12) Entrega solicitud

7.) Recibe solicitud de 6.) Entrega solicitud al aprobada al Analista de 13
concurso y revisa. Director (a). Reclutamiento y
Seleccion.
9.) Recibe solicitud de

8.) Da visto bueno y
concurso pre-
solicita remisión al
aprobada y deposita
Contralor a los fines
en el Despacho del
de aprobación.
Contralor.
142

División de Reclutamiento, Selección y Evaluación

Dirección de Recursos Humanos Jurado Ad - Hoc MAP
(Analista)
(Director (a))
12
30) Recibe acta de

26)Recibe oficio, acta y
13.) Recibe respuesta y 21) Realizar calificación de resultados de
firma oficio como
revisa. aprobación. calificacion y firma
acuse de recibo.
acuse de recibo.
22) Genera reporte de 31) Genera cuadro global

13.1) Notifica de forma
¿Procede? No resultados de 27) Entrega oficio adjunto de resultados.
verbal el rechazo.
evaluación. al acta.
Sí
13.2) Genera 23) Publica evaluacion en 32) Genera registro de

17) Depura curriculum elegibles.
comunicacion al medios publicitarios
conforme al perfil
MAP para convocar pre-definidos.
solicitado.
jurado Ad – Hoc.
33) Selecciona ganador del

18) Asigna número 24) Genera acta de concurso.
14) Identifica si es
secuencial al resultados de
concurso interno
curriculum calificaciones y oficio
o externo.
seleccionado. de remisión interna.
34) Elabora informe
definitivo indicando
25) Adjunta acta al oficio y ganador.
15) Prepara base del 19) Evaluación tecnica,
entrega al Director (a)
concurso. conceptual y practica.
de RRHH.
35) Genera comunicacion
37) Recibe informe y firma
de resultados a los
acuse de recibo.
participantes del
16) Recibe curriculums 20) Se emite calificación y 28) Recibe oficio con dos (2) actas concurso.
de parte de los se levanta acta por cada de resultados de calificaciones
candidatos. evaluación. adjunto a los expedientes de
los candidatos. 38) Remite resolución de
36) Remite carpeta de
nombramiento a
informe final al MAP.
RRHH.
29) Remite al Jurado Ad –

Hoc las actas de 39
resultados de
calificaciones.

División de Reclutamiento, Selección y Evaluación Dirección de Recursos Humanos División de Registro, control e información
(Analista) (Director) (Analista)
38
39) Recibe resolución de 41) Recibe resolución de 42) Recibe resolución de

nombramientos y firma nombramiento y nombramiento y
acuse de recibo. asigna al analista. actualiza el SASP.
40) Entrega resolución de

nombramiento al
Director (a) de
RRHH. 43) Actualiza el Sistema
SASP.
44) Notifica a la UAI y la

Division de
Contabilidad a los fines
de incorporación.
FIN DE PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION


CGR-RH-DRCEI-001 PROCEDIMIENTO CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
División Registro, Control e Información Director – Encargado Dirección de Recursos Humanos

Servidor Público
(Analista) (Superior Inmediato) (Director)
INICIO
1) Registra huellas dactilares

a la entrada y salida en el 2) Genera reporte de
Sistema Control asistencia diaria.
Biometrico Digital.
3) Verifica reporte con las

9 normas control
establecidas.
13) Recibe formulario de 10) Recibe formulario de

acción de personal y acción de personal. 4) Entrega reporte. 5) Recibe reporte y verifica.
revisa.
11) Notifica al empleado a 5.1) En caso de faltas sin

¿Error justificacion se aplica
material?
Sí 13.1) Se rechaza. los fines de acto de 6) Llena formulario de
presencia en el sanciones conforme a la
accion de personal.
departamento. Ley 41-08 Funcion
No Pública.
12) Entrega formulario de 8) Recibe formulario de

13.2) Recibir la original y
acción de personal al 7) Entrega formulario de accion de personal y
firmar la copia de la
empleado afectado. acción de personal. firma.
acción de personal.
9) Entrega formulario al
analista de RRHH.
14) Entrega copia de

15) Recibe copia 16) Archiva adjunto al
formulario de acción
debidamente expediente del
de personal al
firmada. Servidor Público.
Analista de RRHHl.
10
FIN DE
PROCESO
145

CGR-RH-DRCEI-002 PROCEDIMIENTO DE LICENCIAS PARA SERVIDORES PUBLICOS
Dirección de Recursos Humanos División Registro, Control e Información Dirección de Recursos Humanos
Servidor Público
(Recepción) (Analista) (Director)
INICIO
1) Deposita licencia médica 2) Recibe licencia y firma 4) Recibe licencia y verifica 10) Recibe expediente,
copia como acuse de 12) Recibe respuesta.
en RRHH. tipo. revisa y firma.
recibo.
13) Notifica al Servidor

3) Entrega licencia al 5) Solicita requerimientos Público a los fines de 11) Entrega respuesta al
Analista. al solicitante. acto de presencia en Analista.
el Departamento.
14) Entrega respuesta al

6) Deposita requerimientos
Servidor Público..
solicitados.
7) Recibe documentos 15
14 requeridos.
15) Recibe respuesta y

firma copia como 17
8) Conforma expediente.
acuse de recibo.
18) Recibe copia debidamente

16) Entrega copia firmada 17) Entrega copia firmada al firmado y archiva copia
18 9) Entrega expediente al adjunto al expediente del
al Analista de RRHH. Superior Inmediato. Director (a). Servidor Público.
FIN DE
PROCESO

CGR-RH-DRCEI-003 PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO
Director
Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos División Reclutamiento, Selección y Evaluación
MAP y/o
(Auxiliar Administrativa) (Director (a)) (Analista)
Encargado
INICIO
10) Genera formulario de
4) Recibe comunicación y 13) Recibe formulario de evaluación de
5) Recibe comunicación y evaluación de desempeño e
asigna trabajo al
elabora cronograma. desempeño. imprime.
Analista.
1) Remite comunicación a
RRHH solicitando iniciar
proceso de evaluación. 7) Recibe comunicación 14) Registra calificaciones
11) Realiza evaluación de
adjunto al cronograma, 6) Entrega comunicacion y en el sistema de
desempeño del
revisa y ajusta al cronograma al Director. evaluación de
personal a cargo.
programa de trabajo. Desempeño.
2) Recibe comunicación y 7.1) Procede a la corrección 8) Recibe comunicación 15) Imprime reporte de 12) Remite formulario de
¿Procede? No calificaciones.
firma acuse de recibo. del mismo. adjunto al cronograma. evaluación de
desempeño.
7.2) Autoriza remisión a

9) Vía outlook (correo 16) Entrega reporte al
3) Entrega comunicación. cada Director y/o
electrónico) remite Director de RRHH.
Encargado.
comunicación.
17
17) Recibe reporte, firma y
16
entrega al Analista.
20) Remite reporte general
18) Genera reporte general. al MAP.
21) Entrega copia del 22) Entrega copia al

19) Reproduce copias del reporte al Analista de Analista de RRHH para FIN DE
reporte general. Planificación y elaborar Bono PROCESO
Desarrollo. Vacacional.

CGR-RH-DRCEI-004 PROCEDIMIENTO DE BONO POR DESEMPEÑO

(Analista) (Director)
INICIO
1) Recibe reporte de
calificaciones.
2) Evalúa rango de
calificaciones.
3) Genera listado de
empleados que aplican
para el Bono por
desempeño.
4) Entrega listado al
Director (a) para firma.
6) Recibe reporte de cada

5) Recibe listado, firma y
evaluación y
entrega al Analista.
reproduce copia.
7) Entrega reporte adjunto

a copia al Encargado de
la División de
Contabilidad del DAF.
8) Remite reporte de
FIN DE
evaluación al MAP para
PROCESO
su revisión y aprobación.

CGR-RH-DRCEI-005 PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE VACACIONES
Supervisor y/o
Autoridad del Departamento
(Analista) (Director)
INICIO
1) Elabora programa de
3) Recibe programa de
vacaciones (archivo
vacaciones.
en excel).
2) Remite programa de
vacaciones a la 4) Revisa programa e
Dirección de incluye datos
Recursos Humanos. generales.
5) Realiza formulario
de vacaciones para
disfrute.
7) Recibe formulario de
Director (a) a los
vacaciones y firma.
fines de firma.
9) Recibe formulario de
vacaciones y 8) Entrega formulario al
realiza recolección Analista.
de firma.
10) Digita datos

generales del
formulario en
el SASP.
11) Reproduce dos copias

del formulario.
1 Original; para servidor

público.
1Copia; para adjuntar al
expediente.
12) Archiva en
FIN DE
cronólogico copia del
PROCESO
formulario.

CGR-RH-DRCEI-006 PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL, RENUNCIA, DESTITUCIONES, PROMOCIONES Y AFINES.
Dirección Administrativa y
Empleado /Supervisor y/o Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos División de Contabilidad del DAF
Financiera
Autoridad del Departamento (Auxiliar Administrativa) (Analista) (Director) (Encargado)
INICIO 5) Recibe y revisa

comunicación.
de movimiento de 6) Genera formulario de
personal. acción de personal.
2) Remite comunicación 3) Recibe comunicación

16) Recibe comunicación
a la firma del y firma acuse de 7) Imprime formulario y 8) Recibe formulario y
y firma acuse de
Contralor. recibo. entrega al Director verifica.
recibo.
(a).
18) Registra cambios en

4) Entrega comunicación 10) Enumera 17) Entrega
8.1) Firma formulario. el sistema de
al Analista. comunicaciones. comunicación.
nómina.
11) Reproduce tres (3) 9) Entrega formulario.

copias.
3
19) Confirma cambios o

12) Registra cambio en el movimientos de
Sistema SASP. nómina y remite copia
a la UAI.
13) Registra cambios en 20) Archiva en orden

el Sistema de alfabético formulario FIN DE
Recursos Humanos. de acción de PROCESO
personal.

y deposita en 14) Remite copia.
recepción del DAF.

CGR-RH-DRCEI-007 PROCEDIMIENTO INCLUSION EN NOMINA DE NUEVO EMPLEADO. CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
División Registro, Control e Dirección de Tecnología de

División de Reclutamiento, Selección y Evaluación División de Contabilidad del DAF
Información Información.
(Analista) (Encargado)
(Analista)
INICIO
1) Genera e imprime
formulario de acción de
personal y entrega.
2) Recibe formulario y solicita

las cuentas bancarias a la 3) Recibe solicitud y
Dirección de Tecnología de procesa.
Información.
5) Recibe número de cuenta

4) Remite número de cuenta
bancaria y procesa acción
bancaria al Analista de
de personal en el sistema
RRHH.
SASP.
6) Procesa solicitud en el
Sistema de Recursos
Humanos.
7) Genera e imprime
formulario con los
cambios realizados.
8) Reproduce copia y remite

al Encargado de la
y otra copia a la UAI.
9) Procesa y actualiza
11) Recibe movimiento y sistema de nómina –
conforma el expediente. Banco.
12) Procesa información

contenida en el 10) Remite movimiento al
formulario a través Analista de RRHH.
del sistema SASP.
13) Actualiza el Sistema de

Recursos Humanos.
14) Conforma cambios y

anexos al expediente.
15) Archiva expediente en

orden alfabético.
FIN DE
PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO:

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DETECCION DE NECESIDADES DE UNIDAD EJECUTORA: Versión

<Nombre CGR – RH – DCD - 001
1-1 proceso> CAPACITACION CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Instituto Nacional de Administración Pública

INAP/
(Analista)
INICIO
1) Verifica detección de 5) Recibe listado de

necesidades de programa de
capacitación. capacitación y firma
acuse de recibo.
2) Verifica solicitud de 6) Aprueba y coordina con

cursos de la Analista de RRHH la
entrenamientos. impartición de los
cursos.
3) Elabora listado programa 7) Verifica conceptos de los

anual de capacitación. cursos a impartir.
4) Remite programa al ¿Cursos de

7.1) Remitir al FENC a los
Control Sí
INAP. Interno? fines de capacitación.
No
¿Cursos de
Administración No
Financiera?
Sí
7.2) Remitir al CAPGEFI

para capacitación.
FIN DE PROCESO
152
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION EN EL UNIDAD EJECUTORA: Versión

<Nombre CR – RH – DCD - 002
1-1 proceso> INAP CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Capacitación y Desarrollo Servidor Público –

(Analista) Superior Inmediato
INICIO

INAP.
2) Identifica candidatos
para capacitacion en el
INAP.
3) Coordina logística con

cada Encargado o
Superior inmediato del
personal a capacitarse.
4) Entrega formulario
tipo solicitud a cada 5) Recibe y llena formulario
Servidor Público y tipo solicitud.
Superior inmediato.
6) Entrega formulario y
7) Recibe formulario tipo
documentos soportes al
solicitud y revisa.
Analista de RRHH
8) Remite al INAP.
9) Actualiza en el sistema
SASP los datos
correspondientes a los
certificados obtenidos por
el INAP.
10) Archiva copia del

expediente en FIN DE PROCESO
cronológico.
153
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


<Nombre CGR – RH – DCD - 003 PROCEDIMIENTO CAPACITACION CAPGEFI.
1-1 proceso> CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Capacitación y Desarrollo Servidor Público –

(Analista) Superior Inmediato
INICIO

CAPGFI.
2) Identifica candidatos
para capacitacion en el
CAPGFI.
3) Coordina logística con

cada Encargado o
Superior inmediato del
personal a capacitarse.
4) Entrega formulario tipo

solicitud a cada Servidor 5) Recibe y llena formulario
Público y Superior tipo solicitud.
inmediato.
6) Entrega formulario y
7) Recibe formulario tipo
documentos soportes al
solicitud y revisa.
Analista de RRHH
8) Remite al CAPGEFI.
9) Actualiza en el SASP
con los certificados
obtenidos por el
CAPGEFI.

FIN DE
expediente en
PROCESO
cronológico.
154
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO CAPACITACION AL SERVIDOR UNIDAD EJECUTORA: Versión

<Nombre CGR – RH – DCD - 004
1-1proceso> PUBLICO CGR-DPD JUNIO2012 Actual

(Analista)
INICIO
1) Recibe las solicitudes de

cursos.
2) Realiza detección de
necesidades de
capacitación.
3) Identifica personal a
capacitarse.
con cantidad de personas
a recibir la capacitación.
5) Imprime comunicación
y remite al Director (a)
del FENC.
6) Recibe programa de
capacitación y confirma
correo electrónico.
7) Vía correo electrónico

notifica programa de
capacitación a cada
Encargado de área.
8) Actualiza en el sistema
SASP novedades
realizadas.
9) Archiva copia de
expediente en
cronológico.
FIN DE
PROCESO
155
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


<Nombre CGR – RH – DCD - 005 PROCEDIMIENTO DE INDUCCION
1-1proceso> CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Capacitación y Desarrollo Dirección de Recursos Humanos

Servidor Público
(Analista) (Director(a))
INICIO
1) Entrega documentos de
inducción al Servidor
Público de nuevo
ingreso.
2) Prepara listado de los

participantes,
3) Realiza programación de
secciones de inducción
en coordinación con el
Director del FENC.
4) Genera comunicación de
sesiones de inducción.
5) Imprime comunicación y
al Director (a) de RRHH a 6) Recibe comunicaciones,
los fines de aprobación y aprueba y firma.
firma.
8) Recibe comunicación y
entrega a cada Servidor 7) Entrega comunicación al
Público a recibir la Analista de RRHH.
inducción.
9) Entrega descripción de
puesto al Servidor
Público contratado.
11) Recibe comunicación 10) Recibe comunicación,

debidamente firmada y descripción de puesto y
archiva en cronológico. firma acuse de recibo.
12) Procede impartir

introducción de
programa de
inducción.
13)Entrega formularios de
seguros médico y de
vida.
14) Coordina charla de la

Ley de Seguridad Social,
beneficios de seguro
medico y de vida.
15) Registra asistencia del

Servidor Público en la
inducción.
16) Actualiza el Sistema

SASP y archiva copia del
expediente en orden
alfabético.
FIN DE
PROCESO
156
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.) DIRECCION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
15.1 POLITICAS:
15.1.1 El uso de internet se otorgara previa evaluación y aprobación de la máxima

autoridad de la Dirección de Tecnología de la Información.
15.1.2 El servicio de internet deberá aplicarse en actividades que apoyen y mejoren
las funciones específicas del trabajo encomendado a los empleados que
laboran en las distintas áreas, con acceso a dicha infraestructura.
15.1.3 El uso de la red y recursos de información de la Contraloría, están disponibles
para fortalecer el flujo de información interna, la investigación en materia de
control, administrativa, educativa y apoyar a las diferentes tareas
encomendadas para mejoramiento de las labores del servidor público de la
Institución.
15.1.4 El uso inapropiado de la red será sancionado con la denegación del acceso a
estos recursos y puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias
respectivas, contempladas en la ley 41-08, de Función Publica, además de las
consecuencias de índole legal que sean aplicables.
15.1.5 Las facilidades que provee la Dirección de Tecnología de la Información,
través de la utilización de los recursos de red y de información, está abierta a
todas las dependencias de la Contraloría y a otras personas a las que la
institución desee extender los privilegios de acceso, dadas las condiciones de
disponibilidad de recursos y servicios.
15.1.6 Los mensajes que se envíen vía Internet, serán de completa responsabilidad
del usuario emisor y en todo caso, deberán basarse en la racionalidad y la
responsabilidad individual.
157
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.1.7 La DTI, no puede dar garantía, del servicio que provee, sea expresa o
implícitamente, por cualquier daño que el usuario sufra causado por
negligencia propia o los errores u omisiones de estos.
15.1.8 La Dirección Tecnología de la Información enviará reporte del uso del
servicio de Internet a las áreas respectivas, para que tomen las medidas
tendientes a mejorar su utilización.
15.1.9 Se considera el servicio de Internet como una herramienta de uso controlado y
limitada solo al trabajo.
15.1.10 La DTI deberá mantener controles que les permitan conocer los
identificadores tanto del usuario como del equipo.
15.1.11 El usuario se apegará obligatoriamente a los esquemas de operación seguridad
y especificaciones de funcionamiento del servicio de Internet.
15.1.12 Será responsabilidad del Administrador del Servicio, bloquear los portales que
permitan la descarga de programas ejecutables o el acceso a páginas de
esparcimiento (emisoras, videos, pornografía y páginas de descargas) con la
finalidad de mantener la disponibilidad, seguridad, estabilidad y el objeto del
servicio.
15.1.13 Las direcciones, dependencias y demás áreas, deberán respetar el derecho de
autor sobre toda la información generada relacionada con sus funciones, así
como la obtenida por medio del Internet.
15.1.14 Es responsabilidad del Usuario guardar discreción y confidencialidad sobre la
índole de las tareas que tenga asignadas, lo que implica la reserva o secreto de
la información de la cual tenga conocimiento o acceso, por lo que deberá
tomar las medidas pertinentes respecto a la información confidencial que
almacene y transmita por este medio.
15.1.15 El Usuario deberá notificar a la Dirección de Tecnología de la Información de
manera fehaciente e inmediata cualquier uso no autorizado de su cuenta o
cualquier otra vulnerabilidad de su seguridad, para la evaluación del impacto
158
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
del uso no autorizado y tomar las medidas necesarias para la solución del
incidente.
15.1.16 Queda prohibido a los Usuarios, la realización de los siguientes actos por
medio del Correo Institucional:
15.1.16.1 Falsificar encabezados de otros mensajes, enviar archivos adjuntos
que contengan virus, programas o códigos con capacidad para
dañar equipo de cómputo de terceros.
15.1.16.2 Transmitir mensajes de correo electrónico que infrinjan alguna Ley
relativa al correo spam o masivo.
15.1.16.3 Hacerse pasar por alguna otra persona, hacer declaraciones falsas,
falsificar la identidad de otra persona, ni realizar actos de
difamación.
15.1.16.4 Revisar, copiar, alterar o destruir el contenido del correo
electrónico de otro usuario, sin el consentimiento explícito del
afectado.
15.1.16.5 Transferir información que afecte los derechos de autor o
propiedad intelectual.
15.1.16.6 Intimidar o insultar a otros usuarios o a personas externas a la
institución o entidad:
15.1.16.7 Utilizarlo para cualquier propósito político, religioso, bélico,
racista, terrorista o cualquier otra que no se relacione a las
funciones que desempeñe en la institución.
15.1.16.8 Obtener o transmitir materiales de orden gráfico con sustancia
obscena o pornográfica.
15.1.16.9 Realizar actos comerciales, de lucro o publicitarios.
15.1.16.10 Realizar actos ilícitos o delictivos.
15.1.16.11 Otorgar acceso a terceros y/o coaligarse con infractores
cibernéticos.
159
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.2.1 DIVISION DE PROGRAMACION Y SISTEMAS:
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.1.1 PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE
INFORMACION
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Tecnología de la Información.
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DTI)
Propósito o Desarrollar aplicaciones conforme a requerimientos específicos de la Institución, adaptándolos a los
1.0
Misión: estándares y parámetros establecidos por la DTI.
Empieza: Con la solicitud de requerimientos.
Evaluación y aprobación de requerimientos, diseño y desarrollo de aplicación,
actualización ó parcho, ambiente de prueba, soporte a usuario.
Termina: Con el cierre de la orden.
3.1 División de Programación y Sistemas.
Dueño o
3.0 3.2 DTI.
responsable:
3.3 MESA DE AYUDA.
Documentos 4.1 Documento de requerimientos validados.

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:

1.0 Genera solicitud de requerimientos para desarrollo de
Autoridad / Usuario
aplicación informática y remite vía correo electrónico
(Departamento)
interno (Outlook), al Director de DTI.
2.0 Recibe solicitud de requerimientos vía correo
electrónico y confirma correo.
3.0 Evalúa si procede.
3.1 Si no procede, elabora nota de rechazo y remite vía
correo electrónico interno (Outlook) al servidor
Dirección de Tecnología de la Información público (solicitante del requerimiento).
(Director(a)) 3.2 Si procede, aprueba requerimiento, genera nota
solicitando desarrollo de aplicación informática.
4 Remite solicitud de requerimientos vía correo
electrónico al Encargado de División de Programación
y Sistemas.
160
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe requerimientos y confirma correo.

División de Programación y Sistemas
(Encargado(a)) Remite requerimientos vía correo electrónico a MESA
6.0
DE AYUDA para validación.
7.0 Recibe solicitud y confirma correo.

MESA DE AYUDA
(Encargado(a))
8.0 Asigna requerimientos al Soporte de Usuarios.
9.0 Recibe la solicitud de requerimientos, revisa y

confirma correo.
10.0 Procede hacer acto de presencia en el área,
MESA DE AYUDA
departamento o unidad solicitante.
(Soporte de Usuario)
11.0 Realiza levantamiento y validación de requerimientos.
12.0 Genera nuevo documento de requerimientos y remite al
Superior inmediato.
13.0 Recibe documento de requerimientos y revisa.
MESA DE AYUDA 14.0 Remite al Programador vía correo interno (Outlook)
(Encargado(a)) nuevo requerimiento.
15.0 Recibe reporte de requerimientos validados y confirma

correo.
16.0 Procede analizar si es una actualización (parcho), si es
una modificación o si es un nuevo requerimiento.
División de Programación y Sistemas 17.0 Selecciona herramienta de Programación para el caso
(Programador(a)) en particular.
18.0 Procede generar código de lenguaje.
19.0 Diseña manuscritamente la Base de Datos en papel.
20.0 Remite diseño de Base de Datos adjunto al
requerimiento a la División de Administración de
Redes.
21.0 Recibe diseño y requerimientos de Base de Datos.
22.0 Evalúa requerimiento y ejecuta cambios según criterios
de mejores prácticas, consensuadas con el
programador.
23.0 Procede crear Base de Datos.
División de Administración de Redes 24.0 Ubica base de datos en la plataforma de ambiente

prueba.
25.0 Otorga permiso de acceso de lectura/escritura a la Base
de Datos a MESA DE AYUDA.
26.0 Notifica vía correo electrónico al Encargado con copia
al Programador informando que la Base de Datos ha
sido creada con los permisos de accesos establecidos
en la red.
161
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
27.0 Recibe notificación y confirma el acceso a la Base de

Datos.
(Programador(a)) 28.0 Procede notificar a MESA DE AYUDA – Ambiente de
Prueba a los fines de probar y validar la Base de Datos
y la aplicación desarrollada.
29.0 Recibe producto de programación y confirma correo.

MESA DE AYUDA
30.0 Recomienda evaluación del producto en prueba
AMBIENTE DE PRUEBA
ambiente y asigna responsabilidad al soporte a usuario
correspondiente y al soporte técnico.
31.0 Recibe producto y procede instalar todos los elementos
División de Soporte Técnico requeridos en el computador a los fines de que el
(Soporte Técnico) soporte a usuario pueda realizar las pruebas
correspondientes.
32.0 Procede correr el programa.
Documenta errores y observaciones encontradas en el
33.0
proceso.
MESA DE AYUDA
34.0 Genera un informe de sugerencias.
(Soporte Usuario)
35.0 Remite informe de sugerencias vía correo electrónico a
la División de Programación y Sistema.
36.0 Recibe informe de sugerencias y confirma correo.

37.0 Revisa informe y procede subsanar los errores
documentados previamente por MESA DE AYUDA
División de Programación y Sistemas (Soporte usuario).
(Programador(a)) 38.0 Notifica vía correo electrónico a MESA DE AYUDA
(Soporte usuario) informado que los errores han sido
subsanados.
39.0 Recibe notificación y confirma correo.
40.0 Procede realizar pruebas con nuevas correcciones.

40.1 En caso de verificar que aun persisten los errores, se
MESA DE AYUDA
procede documentar y remitir nuevamente los mismos
(Soporte Usuario)
a la División de Programación y Sistemas.
40.2 En caso de verificar que todo este correcto, se procede
aprobar la aplicación y notificar vía correo electrónico
a la División de Programación y Sistemas.
41.0 Recibe producto aprobado en la plataforma de

ambiente de Prueba.
42.0 Solicita al Encargado de la División de Administración
(Programador(a))
de Redes pasar el producto desde el ambiente de
prueba al ambiente de producción.
162
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
43.0 Recibe vía correo electrónico producto de aplicación y

División de Administración de Redes confirma correo.
(Encargado(a)) Autoriza pasar el producto desde ambiente de prueba al
44.0
ambiente de Producción.
45.0 Procede preparar el producto de prueba en la

plataforma de producción.
División de Administración de Redes 46.0 Informa al superior inmediato sobre tarea realizada.
(Administrador de Redes)
47.0 Procede notificar al supervisor de soporte técnico a los
fines de instalación del producto en la Plataforma de
Producción.
División de Soporte Técnico 48.0 Recibe notificación y asigna tarea al Soporte Técnico
(Supervisor(a)) del área.
49.0 Recibe notificación y confirma correo.

50.0 Procede instalar el ODBC en los computadores.
Procede al cierre de la orden a través del sistema de
División de Soporte Técnico 51.0
Soporte Técnico.
(Técnico)
Notifica vía correo electrónico sobre trabajo realizado
52.0
al superior inmediato.
53.0 Notifica a MESA DE AYUDA sobre tarea realizada.
MESA DE AYUDA 54.0 Recibe notificación y autoriza al Soporte de Usuario

(Encargado(a)) instalar el sistema o aplicación.

56.0 Procede instalar sistema o aplicación desarrollada.
57.0 Verifica que todo esté correcto.
MESA DE AYUDA 58.0 Realiza capacitación al usuario sobre el uso de la
(Soporte Usuario) aplicación recién instalada.
59.0 Notifica al Superior Inmediato sobre tarea realizada.
60.0 Cierra la orden.
7.1 Solicitud de requerimientos.

7.0 ANEXOS: 7.2 Informe de sugerencia.
REGISTROS:
8.0
163
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Requerimientos sobre Departamento de De manera
CGR –DTI – DPS - 001 desarrollo de sistema de Planificación y digital en
información Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
164
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.1.2 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO A OnBase (sistema para capturar, almacenar
y administrar documentos)
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Tecnología de la Información
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Crear acceso vía WEB para uso del sistema de libramiento.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de acceso al sistema OnBase.
Evaluación y aprobación de requerimientos, validación de datos generales,
creación de usuario.
Termina: Con la remisión de respuesta a la solicitud de la CGR a la parte interesada.
Dueño o 3.1 División de Programación y Sistemas /Encargado de la Pág. WEB
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Solicitud de requerimientos.

4.0
de referencia:
5.1 No esta permitido a los Usuarios, la realización de los siguientes actos por medio
del Correo Institucional:
5.1.1 Compartir cuentas o permitir a otros usar la suya;
5.0 Políticas: 5.1.2 Revelar su contraseña para permitir a que otros tengan acceso a su cuenta;
5.2 Los usuarios son los responsables de las acciones que se realicen a nombre de su
cuenta;
5.3 Otorgar acceso a terceros y/o coaligarse con infractores cibernéticos.
1.0 Remite correo electrónico a los fines de
solicitar acceso OnBase especificando a que
Encargado(a) del Área /Autoridad
módulos se debe asignar el permiso y los datos
del nuevo usuario.

3.0 Verifica si procede la solicitud.
3.1 Si no procede, rechaza y remite respuesta
justificando el rechazo al solicitante.
4.0 Si procede, verifica y confirma datos generales
Dirección de Tecnología de la Información del usuario y especificación del módulo
(Encargado(a) Página Web) asignado.
5.0 Verifica credenciales del usuario con la
institución.
6.0 Remite correo al Encargado del área
solicitando nombres de los tipos de
documentos requeridos.
165
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Concede permisos a los documentos

solicitados.
Dirección de Tecnología de la Información 8.0 Genera correo al Administrador de Base de
(Encargado(a) Página Web) Datos a los fines de solicitar permiso en la data
de OnBase.
9.0 Recibe correo y revisa.

Concede permisos en la data de OnBase y
10.0
División de Administración de Redes servidor en caso requerido.
(Administrador BD) 11.0 Remite correo notificando al Encargado(a)
del Sistema de Ruteo que el permiso ha sido
otorgado.
12.0 Recibe correo y revisa.

Dirección de Tecnología de la Información 13.0 Asigna soporte técnico al área correspondiente
(Encargado(a) Página Web) donde se originó la solicitud para instalar la
aplicación.
14.0 Recibe autorización de instalación.

15.0 Se traslada al área requerida de instalación de
aplicación.
16.0 Procede instalar ODBC y crea acceso directo
Dirección de Tecnología de la Información del sistema en el desktop del computador.
(Soporte Técnico) 17.0 Notifica al nuevo usuario de que la aplicación
esta habilitada para su uso.
18.0 Notifica a la Encargada del Sistema de Ruteo
que el proceso de instalación ha sido
completado.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

CREACION DE
USUARIO PARA
CGR –DTI – DPS - 002 ACCESO A OnBase
(sistema para capturar,
almacenar y administrar
documentos)
Historia de
Cambios e
9.0
Inspecciones:
166
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0 RESPUESTA:
167
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.1.3 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO APLICACIÓN EXTRANET
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Crear acceso vía WEB para uso de aplicación extranet.
Misión:
Empieza: Con el contacto Usuario - Programador Pág. WEB vía correo electrónico o
llamada telefónica.
2.0 Alcance: Incluye: Verificación y validación de datos generales, creación de usuario extranet.
Termina: Con la notificación al interesado informando que el usuario ha sido creado.
Dueño o 3.1 División de Programación y Sistemas /Encargado de la Pág. WEB.

3.0
responsable:
4.1 N/A
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Queda prohibido a los Usuarios, la realización de los siguientes actos por medio del
Correo Institucional:
5.0 Políticas: 5.1.1 Compartir cuentas o permitan a otros usar la suya;
5.1.2 Revelar su contraseña para permitir a que otros tengan acceso a su cuenta;
5.1.3 Otorgar acceso a terceros y/o coaligarse con infractores cibernéticos.
1.0 Remite correo electrónico a los fines de solicitar

Autoridad / Usuario acceso extranet especificando a que módulos se
(Departamento) debe asignar el permiso y los datos del nuevo
usuario.

3.0 Verifica si procede la solicitud.
4.0 Verifica y confirma datos generales del usuario y
especificación del módulo asignado.
Dirección de Tecnología de la Información 5.0 Verifica credenciales del usuario con la
(Encargado(a) Página Web) institución.
6.0 Procede crear usuario de acceso aplicación
Extranet.
7.0 Comunica vía Outlook al Usuario del área para
informar que la solicitud ha sido procesada.
168
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Creación de
usuario para Departamento de
CGR –DTI – DPS - 003 acceso Planificación y
De manera digital
en computador
aplicación Desarrollo
extranet
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
169
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.1.4 CORRECCION DE UN ERROR EN SOFTWARE EN AMBIENTE DE PRODUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Corregir cualquier error previsto de software y/o aplicación informática.
Misión:
Empieza: Con la solicitud a MESA DE AYUDA - Soporte Técnico.
Asistencia Técnica, validación de requerimientos, implementación de actualización
o parcho.
Termina: Con cierre de la solicitud.
3.1 MESA DE AYUDA - División de Soporte Técnico.
Dueño o
3.0
responsable:

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Solicita vía Outlook un soporte de MESA DE

Encargado(a) del Área / Autoridad
AYUDA - Soporte Técnico.
2.0 Recibe solicitud y confirma correo “recibido”.

MESA DE AYUDA - Soporte Técnico
3.0 Asigna tarea a un Soporte Técnico.
4.0 Recibe solicitud y procede trasladarse al área de

trabajo especificada en la solicitud.
5.0 Verifica requerimientos.
5.1 En caso que los requerimientos correspondan a
División de Soporte Técnico Soporte Técnico se procede corregir
(Encargado(a)) inmediatamente el error.
5.2 En caso que el requerimiento corresponda a la
División de Programación y Sistemas, genera nota
y remite a MESA DE AYUDA indicando las
causas.
170
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe la solicitud adjunto a nota.

MESA DE AYUDA 7.0 Remite solicitud a la División de Programación y
Sistemas.
9.0 Convoca reunión con el Equipo de Programadores.
División de Programación y Sistemas 10.0 Realiza análisis de sistema a los fines de
(Encargado(a)) determinar error.
11.0 Crea cronograma de trabajo.
12.0 Asigna tarea al Programador.
13.0 Recibe solicitud y procede corregir error de
División de Programación y Sistemas sistema.
(Programador(a)) 14.0 Notifica a MESA DE AYUDA sobre trabajo
realizado.
15.0 Recibe notificación y comunica al usuario
MESA DE AYUDA - Soporte Técnico interesado que el error de sistema ha sido resuelto.
16.0 Procede cerrar la solicitud.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Corrección de un
Departamento de
error en un software De manera digital
CGR –DTI – DPS - 004 en ambiente de
Planificación y
en computador
Desarrollo
producción
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
171
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.1.5 CREACION DE USUARIO PARA ACCESO AL SISTEMA DE RUTEO DE
LIBRAMIENTO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Crear acceso vía WEB para uso del sistema de libramiento.
Misión:
Empieza: Con la remisión de comunicación de requerimientos dirigida al Contralor.

2.0 Alcance: Incluye: Evaluación y aprobación de requerimientos, validación de datos generales.
3.1 División de Programación y Sistemas /Encargado de la Pág. WEB.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1
4.0 de 4.2
referencia: 4.3
5.1 No esta permitido a los usuarios, la realización de los siguientes actos por medio del
correo institucional:
5.1.1 Que los usuarios compartan cuentas o permitan a otros usar la suya.
5.0 Políticas: 5.1.2 Revelar su contraseña para permitir a que otros tengan acceso a su cuenta.
5.2 Los usuarios son los responsables de las acciones que se realicen a nombre de su cuenta.
Los usuarios no deben otorgar acceso a terceros y/o coaligarse con infractores
5.3
cibernéticos.
1.0 Remite comunicación vía correspondencia al
Institución interesada Contralor solicitando los usuarios, con los datos
correspondientes.
2.0 Recibe solicitud y firma acuse de recibo.
3.0 Procesa la solicitud (ver procedimiento de
correspondencia).
3.1 Remite correspondencia al Contralor.
5.0 Recibe correspondencia y firma acuse de recibo.
Despacho Contralor
6.0 Entrega correspondencia al Contralor.
7.0 Recibe correspondencia.

Contralor
8.0 Aprueba creación de usuario y autoriza remitir la
misma al Director de Tecnología.
172
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Despacho Contralor 10.0 Entrega correspondencia al Director de
Tecnología.
Dirección de Tecnología de la Información 11.0 Recibe y remite la autorización de creación de
(Director (a)) usuarios del Sistema de Ruteo.
12.0 Recibe autorización y procesa solicitud.
13.0 Verifica y confirma datos generales del usuario y
especificación del módulo asignado.
14.0 Verifica credenciales correspondientes y
Dirección de Tecnología de la Información procede creación de usuario de acceso al sistema
(Encargado(a) Página Web) de Ruteo de Libramiento.
15.0 Genera comunicación indicando que la solicitud
ha sido procesada.
16.0 Remite comunicación al Contralor.
17.0 Recibe comunicación.
Despacho Contralor
18.0 Entrega comunicación al Contralor.
19.0 Recibe comunicación, revisa y firma.
Contralor 20.0 Autoriza remisión de comunicación vía
correspondencia a la Institución interesada.
7.1 Comunicación tipo solicitud de requerimientos.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Creación de usuario
Departamento de
para acceso al De manera digital
CGR –DTI – DPS - 005 Sistema de Ruteo
Planificación y
en computador
Desarrollo
de Libramiento
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
173
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.2.2 DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES:
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.1 RESTAURAR INFORMACIONES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Restaurar informaciones contenida en Base de Datos a requerimientos específicos por los
1.0
Misión: usuarios de aplicaciones informáticas.
Empieza: Con la solicitud de restauración de datos.
2.0 Alcance: Incluye: Evaluación, aprobación y ejecución de requerimientos.
Con la aprobación de reemplazo de ruta de ambiente provisional al ambiente de
Termina:
producción.
Dueño o 3.1 División de Administración de Redes.
3.0
responsable:
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Las facilidades que provee la Dirección de Tecnología de la Información, través de la
utilización de los recursos de red y de información, está abierta a todas las dependencias
de la Contraloría y a otras personas que la institución desee extender los privilegios de
acceso, dadas las condiciones de disponibilidad de recursos y servicios.
5.0 Políticas:
5.2 Las variaciones y creación de nuevas rutas que serán contempladas en las tareas de
Backup, deberán ser informadas al Encargado de Backup para garantizar que las mismas
estén incluidas en el proceso y puedan estar debidamente respaldadas.
Autoridad / Usuario 1.0 Solicitar restauración de datos vía correo

(Departamento) electrónico.
2.0 Recibir solicitud de requerimientos y confirmar

correo.
3.0 Evaluar si procede.
3.1 Si no procede, generar nota de rechazo y remite
Dirección de Tecnología de la Información vía correo electrónico interno (Outlook) al
Encargado del área /solicitante.
3.2 Si procede, aprueba requerimiento, generar nota

solicitando restauración de data.
174
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Remite la nota de aprobación a la División de

Administración de Redes vía correo electrónico
(Outlook).
5.0 Recibe nota de aprobación y confirmar correo.

(Técnico) 6.0 Asignar requerimientos al Administrador de la
Base de Datos y remitir información vía correo
electrónico.
7.0 Recibe nota de aprobación a través de correo

interno y confirmar correo.
8.0 Verifica en cual cinta está contenida la
información.
9.0 Introduce la cinta en el CPU y localizar
información en ambiente provisional.
División de Administración de Redes 10.0 Solicita al usuario presencia física en el área a los
(Administrador BD)
fines de validar información localizada.
10.1 En caso que no corresponda la información a la
requerida por el usuario, rechaza.
10.2 En caso que la información localizada corresponda
a la requerida por el usuario, realiza reemplazo en
ruta, aprueba pasar de etapa de ambiente
provisional a producción.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Restaurar De manera digital
CGR –DTI – DAR - 001 Información
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
175
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.2 PERMISOS DE ACCESO A LA BASE DE DATOS AMBIENTE DE PRODUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Otorgar permisos de acceso a la Base de Datos en ambiente de producción.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de requerimientos al DTI.
Termina: Con el cierre de la solicitud.
3.1 DTI.
Dueño o
3.0 3.2 División de Administración de Redes.
responsable:
4.1 N/A.
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 El uso inapropiado de la red será sancionado con la denegación del acceso a estos
recursos y puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas,
contempladas en la ley 41-08, de Función Pública, además de las consecuencias de
índole legal que sean aplicables.
5.2 El uso de la red y recursos de información de la Contraloría, están disponibles para
fortalecer el flujo de información interna, la investigación en materia de control,
5.0 Políticas: administrativa, educativa y apoyar a las diferentes tareas encomendadas para
mejoramiento de las labores de nuestro personal.
5.3 Las facilidades que provee la Dirección de Tecnología de la Información, través de la
utilización de los recursos de red y de información, está abierta a todas las
dependencias de la Contraloría y a otras personas a las que la institución desee
extender los privilegios de acceso, dadas las condiciones de disponibilidad de
recursos y servicios.
Solicita vía Outlook al Director de Tecnología

Encargado(a) del Área / Autoridad 1.0
de la Información acceso a la Base de Datos.
2.0 Recibe la solicitud y revisa.

Dirección de Tecnología de la Información Remite solicitud a la División de Soporte
3.0
(Director(a)) Técnico – División de Administración de
Redes.
176
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
División de Soporte Técnico 4.0 Recibe solicitud y revisa.

(Encargado(a)) 5.0 Asigna tarea al Técnico del área.
6.0 Recibe solicitud y procede otorgar los

División de Administración de Redes permisos en la carpeta del usuario en cuestión.
(Analista) 7.0 Notifica a MESA DE AYUDA sobre trabajo
realizado.

MESA DE AYUDA - Soporte Técnico
interesado que la solicitud ha sido procesada.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Permisos de acceso
Departamento de
a la base de datos De manera digital
CGR –DTI – DAR - 002 ambiente de
Planificación y
en computador
Desarrollo
producción
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISIONES FECHAS SECCION DESCRIPCION REVISADO POR: REFRENDADO POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
177
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.3 ACCESO A INTERNET AMBIENTE DE PRODUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Otorgar acceso a internet conforme a tareas o actividades a desempeñar de acuerdo al puesto
1.0
Misión: específico en el Manual de Cargos y Funciones.
3.1 Dirección de Tecnología de la Información.
Dueño o
3.0 3.2 División de Administración de Redes.
responsable:
3.3 División de Soporte Técnico.
4.0 de
referencia:
5.1 El servicio de Internet deberá aplicarse en actividades que apoyen y mejoren las
funciones específicas del trabajo encomendado a los empleados que laboran en las
distintas áreas, con acceso a dicha infraestructura.
5.2 El uso de internet se otorgara previa evaluación y aprobación de la máxima autoridad
de la Dirección de Tecnología de la Información.
5.0 Políticas: 5.3 La DTl, no puede dar garantía, del servicio que provee, sea expresa o implícitamente,
por cualquier daño que el usuario sufra causado por negligencia propia o los errores u
omisiones de estos.
5.4 Los mensajes que se envíen vía Internet, serán de completa responsabilidad del
usuario emisor y en todo caso, deberán basarse en la racionalidad y la responsabilidad
individual.
1.0 Solicita vía Outlook al Director de Tecnología

Encargado(a) del Área / Autoridad
de la Información acceso a Internet.
(Director(a)) Remite solicitud a la División de
3.0
Administración de Redes.
División de Soporte Técnico 4.0 Recibe solicitud y revisa.
178
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud y procede otorgar los

permisos de acceso de internet conforme a las
División de Administración de Redes típicas del cargo o puesto desempeñado.
(Administrador BD) 7.0 Notifica a MESA DE AYUDA sobre trabajo
realizado.
Recibe notificación y comunica al usuario

8.0
MESA DE AYUDA interesado que la solicitud ha sido procesada.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Acceso a internet Departamento de
De manera digital en
CGR –DTI – DAR - 003 Ambiente de Planificación y
computador
Producción Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
179
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.4 TOKEN PARA ACCESO VPN
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Facilitar conexión vía remota al Sistema de Contrato de la CGR.
Misión:

3.1 División Administración de Redes.
Dueño o
3.0 3.2 MESA DE AYUDA - División de Soporte Técnico.
responsable:
4.1 Solicitud de requerimientos.

Documentos
4.0 4.2
de referencia:
4.3
5.1 Las facilidades que provee la Dirección de Tecnología de la Información, a través
de la utilización de los recursos de red y de información, está abierta a todas las
dependencias de la Contraloría y a otras personas a las que la institución desee
5.0 Políticas: extender los privilegios de acceso, dadas las condiciones de disponibilidad de
recursos y servicios.
1.0 Solicita vía Outlook al Director de

Encargado(a) del Área /Autoridad Tecnología de la Información Token para
acceso VPN.

Realiza levantamiento en la UAI
3.0
correspondiente.
4.0 Remite solicitud al Director de Tecnología
de la Información con copia al Encargado
MESA DE AYUDA - División de Soporte Técnico de la División de Administración de Redes
con el Token para acceso VPN para fines
de programación en la UAI
correspondiente.
180
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe solicitud, Token para acceso VPN

y revisa.
(Encargado(a))
6.0 Asigna tarea al Técnico del área.
Recibe solicitud, Token para VPN y
7.0
revisa.
Realiza la programación del Token para
División de Administración de Redes 8.0
VPN.
(Técnico)
Entrega dispositivo de Token para acceso
9.0
de VPN a MESA DE AYUDA.
Recibe Token para VPN debidamente
10.0
programado.
Genera comunicación dirigida al
11.0
MESA DE AYUDA Encargado de la UAI correspondiente.
Anexa comunicación al Token para VPN y
12.0 remite vía mensajería a la UAI
correspondiente.
Recibe Token para VPN anexo a la
13.0
UAI comunicación y revisa.
(Encargado (a)) Firma y entrega comunicación al
14.0
mensajero.
7.1 Comunicación.
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Departamento de
TOKEN para De manera digital
CGR –DTI – DAR - 004 acceso VPN
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
181
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.5 USUARIOS ACTIVOS E INACTIVOS AMBIENTE DE PRODUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Mantener actualizado la base de datos de los usuarios en estado activo e inactivo a los fines de
1.0
Misión: asegurar la integridad en el manejo de la información Institucional.
Empieza: Con la notificación de RH al DTI.
2.0 Alcance: Incluye: Deshabilitar usuario de los recursos correspondientes a la DTI de la CGR.
Con la notificación de la DTI a RRH confirmando que el proceso ha sido
Termina:
realizado.
Dueño o
3.0 3.2 Dirección de Tecnología de la Información.
responsable:
Documentos 4.1 Notificación de empleado inactivo.

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Notifica al Director de Tecnología de la

Dirección de Recursos Humanos Información que el empleado ha sido
suspendido de sus labores o trasladados de área.
2.0 Recibe la notificación y revisa.
Dirección de Tecnología de la Información 3.0 Remite notificación al Encargado de la División
de Administración de Redes.
4.0 Recibe notificación y revisa.

7.0 Procede deshabilitar en la Red o suspender
División de Administración de Redes temporalmente los permisos de las aplicaciones
(Administrador de BD) que tenía el usuario a su cargo.
8.0 Notifica al Encargado que el usuario está
inactivo o con los permisos cancelados.
182
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe notificación de trabajo realizado.

(Encargado(a)) 10.0 Vía Outlook confirma a Director que la solicitud
ha sido procesada.
11.0 Recibe notificación de trabajo realizado.
Dirección de Tecnología de la Información Notifica a la Dirección de Recursos Humanos
12.0
que el usuario en cuestión ha sido deshabilitado.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Usuarios inactivos Departamento de
De manera digital
CGR –DTI – DAR - 005 Ambiente de Planificación y
en computador
Producción Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
183
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.2.6 CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO EN LOS USUARIOS DE SISTEMAS Y/O
APLICACIONES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Administrar el control de acceso de usuarios en los sistemas y/o aplicaciones de la DTI.
Misión:

3.1 División Administración de Redes.
Dueño o
3.0
responsable:

4.0 de
referencia:
El Usuario deberá notificar a la Dirección de Tecnología de la Información de manera
5.1 fehaciente e inmediata cualquier uso no autorizado de su cuenta o cualquier otra
5.0 Políticas: vulnerabilidad de su seguridad, para la evaluación del impacto del uso no autorizado y
tomar las medidas necesarias para la solución del incidente.
Solicita vía Outlook al Director de Tecnología

Encargado(a) del Área 1.0
de la Información cambio de Clave de Usuarios.
MESA DE AYUDA - División de Soporte Técnico 3.0 Remite solicitud al Director de Tecnología de la
Información con copia al Encargado de la
División de Administración de Redes.
División de Administración de Redes 4.0 Recibe solicitud y revisa.
(Encargado(a))
5.0 Asigna tarea al Técnico del área.
7.0 Realiza proceso cambio de clave.
División de Administración de Redes Notifica a MESA DE AYUDA - Soporte
(Analista) 8.0 Técnico que la clave de acceso ha sido
cambiada.
184
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe notificación y revisa.

10.0 Vía Outlook o por teléfono notifica al usuario
MESA DE AYUDA - División de Soporte Técnico que su clave de acceso ha sido cambiada.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Cambio de clave
Departamento de
de acceso en los De manera digital
CGR –DTI – DAR - 006 sistemas y/o
Planificación y
en computador
Desarrollo
aplicaciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
185
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.2.3 DIVISION DE SOPORTE TECNICO:
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.3.1 SOPORTE TECNICO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Proveer servicio técnico de tecnología de la información conforme a requerimientos de los

1.0
Misión: usuarios de sistemas de la CGR.
Empieza: Con el contacto Usuario - Soporte Técnico vía correo electrónico o llamada
telefónica.
Incluye: Solicitud de requerimientos, generación y aprobación de reporte, verificación
2.0 Alcance:
y validación de requerimientos, soporte a usuarios.
3.1 División de Soporte Técnico.

Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Formulario validación de requerimientos.
4.0 de
referencia:
5.1 Todos los técnicos deben trabajar con el sistema de registro de soportes en línea para
5.0 Políticas: ver si tienen trabajos asignados.
1.0 Procede contactar vía telefónica o correo electrónico a la

Autoridad / Usuario División de Soporte Técnico.
(Departamento) 2.0 Elabora solicitud requiriendo soporte de herramientas o
hardware.
3.0 Recibe llamada y verifica tipo de asunto de la solicitud.

3.1 En caso de verificarse que se trata de sistema previamente
probado en la institución, se procede remitir la solicitud a
MESA DE AYUDA - Soporte Técnico MESA DE AYUDA (Soporte a Usuarios).
3.2
En caso de verificarse que se trata de herramientas o hardware,
se remite la solicitud al Supervisor de Soporte Técnico.
186
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4 Recibe la solicitud de requerimientos y revisa.

5.0 Genera programa de visita.
División de 6.0 Notifica al servidor público sobre hora y fecha de la visita a
Soporte Técnico los fines de asegurar que el mismo esté presente al momento
(Supervisor) de la asistencia técnica.
6.1 En caso de proveer Soporte Técnico a la UAI, se debe solicitar
transporte a los fines de traslado.
7.0 Recibe requerimiento y verifica tipo de asunto.

Procede hacer acto de presencia en el área, departamento o
8.0
unidad solicitante.
9.0 Realiza levantamiento y validación de requerimientos.
9.1 En caso de Instalación de herramientas, procede instalar los
componentes requeridos en el computador.
División de 9.2 En caso de configuración de equipos (Hardware), procede
(Soporte Técnico) configurar conforme a los privilegios establecidos por la
División de Administración de Redes.
9.3 En caso de configuración de Usuario ó Outlook se procede
otorgar los permisos de accesos a las herramientas
previamente instaladas
10.0 Elabora reporte de trabajos realizados.
11.0 Remite reporte vía correo electrónico (internet) al Superior
inmediato.
12.0 Recibe reporte y confirma correo.

División de
Soporte Técnico 13.0 Verifica reporte.
(Supervisor) 14.0 Procede cerrar la solicitud en el Sistema de Soporte Técnico.
7.1 Reporte de Soporte Técnico.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Soporte De manera digital
CGR –DTI – DST - 001 Técnico
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
187
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
188
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.3.2 MESA DE AYUDA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Soporte integral en el uso innovador de la tecnología a todos los usuarios de sistemas y
1.0
Misión: aplicaciones de la CGR.
Empieza: Con el contacto Usuario - MESA DE AYUDA vía correo electrónico o llamada
telefónica.
2.0 Alcance: Incluye: Solicitud de requerimientos, generación y aprobación de reporte, verificación y
validación de requerimientos, soporte a usuarios.
3.1 Mesa de Ayuda.

Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Reporte de validación de requerimientos.

4.0 de
referencia:
5.1 Todas las solicitudes realizadas a la Dirección de Tecnología de la Información deberán

ser tramitadas a través de la Unidad de MESA DE AYUDA.
5.2 Los usuarios realizarán sus solicitudes vía telefónica o por email.
5.3 Para cada solicitud deberá ser completado el formulario FO-TI001.
5.0 Políticas:
5.4 Se deberá asignar un Ticket control a cada solicitud.
5.5 Las solicitudes que no sean completadas por el personal de DTI en la fecha de
compromiso establecida, escalarán automáticamente al Supervisor de MESA DE
AYUDA y al Supervisor del área de DTI que tenga el Ticket asignado.
1.0 Procede contactar vía llamada telefónica o correo

Autoridad / Usuario electrónico a MESA DE AYUDA.
(Departamento)
2.0 Genera solicitud requiriendo soporte de sistemas.
3.0 Recibe llamada y verifica tipo de asunto de la
solicitud.
Mesa de Ayuda - Soporte Técnico 3.1 En caso de verificarse que se trata de
herramientas o hardware, se procede remitir la
solicitud a la División de Soporte Técnico.
189
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.1 En caso de verificarse que se trata de sistema

previamente probado en la Institución, procede
verificar si es capacitación, instalación o
corrección de error de sistemas.
4.0 En caso de capacitación sobre uso de sistema ó
instalación del sistema, se procede asignar al
Soporte de Usuarios a los fines de trasladarse al
área física o institución del incúmbente con el
objetivo de impartir la inducción sobre uso y
manejo del sistema.
Mesa de Ayuda - Soporte Técnico
4.2 En caso de instalación, se procede asignar al
Soporte de Usuarios para instalar los sistemas
probados por la Institución (CGR).
4.3 En caso que se determine error durante
funcionamiento de sistema, se procede dar
soporte de forma virtual o remota desde el equipo
de MESA DE AYUDA.
4.3.1 Si el error persiste, se asigna un Soporte de
Usuario a los fines de trasladarse al área física o
Institución del incúmbente con el objetivo de
subsanar el error.
5.0 Recibe la solicitud de requerimientos y revisa.

6.0 Elabora programa de visitas.
7.0 Notifica al servidor público sobre hora y fecha de
Mesa de Ayuda - Soporte Técnico la visita a los fines de asegurar que el mismo este
(Encargado(a)) presente al momento de la asistencia técnica.
7.1 En caso de dar soporte a las UAI, solicita
transporte a los fines de traslado del equipo de
Soporte de Usuario a las instituciones
correspondientes requeridas.
8.0 Recibe requerimiento y verifica tipo de asunto.

9.0 Procede hacer acto de presencia en el área,
departamento o unidad solicitante.
10.0 Realiza levantamiento y validación de
requerimientos.
10.1 En caso de capacitación procede impartir la
inducción sobre uso y manejo de sistema.
10.2 En caso de instalación, procede introducir el
(Soporte Usuario)
dispositivo (memoria) en el CPU para instalar
todos los componentes referentes al sistema en
particular que se trate.
10.3 En caso de error durante uso de sistema, se
procede subsanar el mismo.
11.0 Genera reporte de trabajos realizados.
12.0 Remite reporte vía correo electrónico (internet) al
Superior inmediato.
190
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
13.0 Recibe reporte y confirma correo.

14.0 Verifica reporte.
(Encargado(a))
7.1 Reporte de Soporte Técnico.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

MESA DE
CGR –DTI – DST - 002 Planificación y digital en
AYUDA
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
191
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.3.3 CREACION DE USUARIO Y CONFIGURACION DE OUTLOOK
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Crear nuevos usuarios de sistemas a los servidores públicos de la CGR a fin de conceder
1.0
Misión: acceso a las aplicaciones de tecnología de la información.
Con el contacto Usuario - MESA DE AYUDA / Soporte Técnico vía correo
Empieza:
electrónico o llamada telefónica.
2.0 Alcance: Incluye: Solicitud de requerimientos, generación y aprobación de reporte, verificación y
validación de requerimientos, soporte a usuarios.
3.1 MESA DE AYUDA / División de Soporte Técnico.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Formulario de validación de requerimientos.

4.0 de
referencia:
5.1 El uso de la red y recursos de información de la Contraloría, están disponibles para
fortalecer el flujo de información interna, la investigación en materia de control,
administrativa, educativa y apoyar a las diferentes tareas encomendadas para
mejoramiento de las labores de nuestro personal.
5.2 El uso inapropiado de la red será sancionado con la denegación del acceso a estos
recursos y puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas,
contempladas en la ley 41-08, de Función Publica, además de las consecuencias de
índole legal que sean aplicables.
5.3 Se prohíbe transmitir mensajes de correo electrónico que infrinjan alguna ley relativa
al correo spam o masivo.
5.4 No se permite que los usuarios compartan cuentas o permitan a otros usar la suya.
Los usuarios no deben revelar su contraseña para permitir a que otros tengan acceso a
5.5
su cuenta.
Los usuarios son los responsables de las accione que se realicen a nombre de su
5.6
cuenta.
1.0 Genera solicitud requerimientos de creación y

configuración de usuario de Outlook (nombre del
empleado nuevo, cédula, cargo y departamento).
Encargado (a)/Autoridad del Área
2.0 Remite solicitud de requerimientos vía correo
electrónico (Outlook) al Director(a) de
Tecnología.
192
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.0 Recibe solicitud de requerimientos y confirma

correo.
4.0 Evalúa si procede.
4.1 Si no procede, genera nota de rechazo y remite
vía correo electrónico interno (Outlook) al
Dirección de Tecnología de la Información Encargado (a) del Departamento solicitante.
(Director(a) 4.2 Si procede, aprueba requerimiento, genera nota
autorizando creación y configuración de usuario
de Outlook.
5.0 Remite la nota de aprobación a la División de
Administración de Redes vía correo electrónico
(Outlook).
6.0 Recibe nota de aprobación a través del correo

interno y responde “recibido satisfactoriamente”.
7.0 Crea nuevo usuario para acceso de Outlook.
8.0 Provee los permisos de usuario a los fines de
lugar.
9.0 Genera contraseña provisional.
Notifica vía correo electrónico al Soporte
10.0 Técnico sobre nuevo usuario creado (aporta
nueva contraseña).
11.0 Recibe notificación de usuario creado y responde

“recibido satisfactoriamente”.
Procede personalizarse en el área, departamento
12.0
o unidad solicitante.
13.0 Ingresa nuevo usuario y contraseña provisional.
14.0 Genera y actualiza contraseña definitiva.
División de
Soporte Técnico - MESA DE AYUDA Se procede ingresar al sistema operativo de
15.0
(Técnico) Windows.
En la barra de inicio se procede llamar el
16.0
programa Outlook.
17.0 Configura el Outlook con el nuevo usuario.
18.0 Genera reporte de trabajo realizado y cierra la
orden.
7.1 Formulario de validación de requerimientos.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:
193
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Creación de usuario y Departamento de De manera
CGR –DTI – DST - 003 configuración de Planificación y digital en
Outlook Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
194
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

15.2.3.4 HABILITAR SALIDA DE DATA O REVISION DE UNA EXISTENTE AMBIENTE
DE PRODUCCION
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Proveer soporte técnico para habilitar la salida de data o revisión de una existente.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de requerimientos de parte del usuario a la División
3.1 División de Administración de Redes.
Dueño o
3.0 3.2 División de Soporte Técnico.
responsable:

4.0 de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Solicita vía Outlook a la División de

Encargado(a) del Área / Autoridad Administración de Redes habilitar Salida de
Data o Revisión de una existente.

4.0 Recibe solicitud y verifica si existen las

condiciones.
4.1 En caso de verificar que corresponda a un
área completa, se procede solicitar la
contratación de servicio técnico externo en
División de Soporte Técnico coordinación con la División de Servicios
Generales.
4.2 En caso de verificar que corresponda a una

sección de oficina se procede ejecutar el
servicio.
195
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Realiza la búsqueda de obtención de

materiales y recursos requeridos para dar el
servicio.
División de Soporte Técnico
6.0 Habilita salida de data.
7.0 Notifica al Superior Inmediato sobre trabajo
realizado.

División de Administración de Redes interesado que la solicitud ha sido procesada.
(Encargado(a))
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Habilitar salida de
data o revisión de Departamento de
CGR –DTI – DST - 004 una existente en Planificación y
De manera digital
en computador
ambiente de Desarrollo
producción
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
196
DIVISION DE PROGRAMACION Y SISTEMA:

DIRECCION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
<Nombre proceso> 1-2 CGR – DTI – DPS - 001 PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION CGR – DPD JUNIO2012 Actual
Servidor Público Dirección de Tecnología de la Información División de Programación y Sistemas MESA DE AYUDA MESA DE AYUDA División de Programación y Sistema División de Administración y Redes División de Soporte Técnico MESA DE AYUDA
(Departamento) (Director (a)) (Encargado) (Encargado) (Soporte de Usuarios) (Programador) (Encargado) (Soporte Técnico) Ambiente de Prueba
INICIO 14
1) Genera solicitud de 2) Recibe solicitud de 15) Recibe requerimientos 21) Recibe diseño y 29) Recibe producto de
5) Recibe requerimientos y 7) Recibe solicitud y 9) Recibe la solicitud,
requerimientos y remite requerimientos y validados y confirma requerimiento de Base de programación y
confirma correo. confirma correo. revisa y confirma correo.
vía correo Outlook. confirma correo. correo. Datos. confirma correo.
10) Procede hacer acto de 16) Procede analizar si es 22) Evalúa requerimiento y
6) Remite requerimientos
8) Asigna requerimientos al presencia en el área, una actualización, ejecuta cambios según 30) Recomienda evaluación
3) Evalúa si procede. vía correo electrónico a
Soporte de Usuarios. departamento o unidad modificación o nuevo criterios de mejores del producto.
Mesa de Ayuda.
solicitante. requerimiento. prácticas.
3.1) Genera nota de

11) Realiza levantamiento
rechazo y remite al 17) Selecciona herramienta 23) Se procede crear Base
¿Procede? No y validación de
Servidor Público de programación. de Datos.
requerimientos.
correspondiente.
Sí
12) Genera nuevo documento 31) Recibe producto y procede

3.2) Aprueba requerimientos y 24) Ubica Base de Datos en
de requerimientos y 18) Procede generar código instalar todos los
genera nota solicitando la plataforma Ambiente
remite al Superior de lenguaje. componentes requeridos
desarrollo de aplicación. Prueba.
inmediato. en el computador.
4) Remite solicitud de 25) Otorga permiso de

19) Diseña
requerimientos a la 13) Recibe requerimientos 32) Procede correr el acceso de lectura/
31 manuscritamente la 32
División de Programación y revisa. programa. escritura a la Base de
Base de Datos en papel.
y Sistema. Datos.
14) Remite vía correo 20) Remite diseño de Base 26) Notifica vía correo
electrónico nuevo 33) Documenta errores y/u de Datos a la División electrónico sobre tarea
requerimiento al observaciones. de Administración de realizada.
Programador. Redes.
15 34) Genera un informe de 27) Recibe notificación y

sugerencias (documento confirma acceso a la
Word). Base de Datos.
28) Notifica a MESA DE

35) Remite informe de AYUDA – Ambiente de
sugerencias vía correo Prueba a los fines de
electrónico. probar y validar la Base
de Datos.
36
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso>2-2 CGR – DTI – DPS - 001 PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS SOBRE DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Programación y Sistema MESA DE AYUDA División de Programación y Sistemas División de Administración y Redes División de Administración y Redes División de Soporte Técnico División de Soporte Técnico MESA DE AYUDA
(Programador) (Soporte de Usuarios) (Encargado) (Encargado) (Administrador de Redes) (Supervisor) (Soporte Técnico) (Encargado)
35
36) Recibe informe de 41) Recibe producto 45) Procede preparar el

39) Recibe notificación y 43) Recibe solicitud vía 48) Recibe notificación y
suegerencias y aprobado en la producto de Prueba a la 49) Recibe notificación y
confirma correo. correo electrónico y asigna tarea al Soporte
confirma correo. Plataforma Ambiente de Plataforma de confirma correo.
confirma. Técnico.
Prueba. Producción.
37) Revisa informe y 40) Procede realizar 44) Autoriza pasar el 46) Informa al Superior 50) Procede instalar el
42) Solicita pasar el producto de
procede subsanar los pruebas con nuevas producto de Ambiente Inmediato sobre tarea ODBC en los
Prueba Ambiente a la
errores documentados. correcciones. de Prueba a Producción. realizada. computadores.
plataforma de Producción.
40.1) Procede documentar

38) Notifica vía correo errores y remitir a la 47) Notifica a los fines de 51) Procede cerrar la orden
electrónico informando ¿Errores o solicitud por el
División de instalar el producto en
que los errores han sido subsanados? Sistema de Soporte
Programación y la plataforma de
subsanados. Sistema. producción. Técnico.
40.2) Aprueba aplicación y 52) Notifica vía correo

notifica vía correo electrónico sobre trabajo
electrónico. realizado al Superior
Inmediato.
56) Procede instalar sistema 53) Notifica a MESA DE

o aplicación 55) Recibe autorización. AYUDA sobre tarea
desarrollada. realizada.
57) Verifica que todo este

correcto. 54) Recibe notificación y
autoriza instalar el
sistema o aplicación.
58) Capacita al usuario

sobre uso y manejo de
la aplicación instalada.
59) Notifica al Superior

Inmediato sobre tarea 60) Cierra la orden. FIN DE PROCESO
realizada.
198
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> C – DTI – DPS - 002 PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIO PARA ACCESO OnBase CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
Dirección de Tecnología de la Información División de Administración de Redes División de Soporte Técnico

Encargado del área
(Diseñador Página WEB) (Administrador de BD) (Encaregado (a))
INICIO
2) Recibe solicitud y 14) Recibe autorización de
confirma correo. instalación.
1) Remite solicitud de 15) Se traslada al área

3) Verifica si procede la
acceso OnBase vía requerida de instalación
solicitud.
correo Outlook. para la aplicación.
3.1) Genera rechazo 16) Procede instalar ODBC y

justificando la crea acceso directo del
¿Procede? No 9) Recibe correo y revisa.
acción y remite el sistema en el Desktop
mismo al Usuario. del computador.
Sí
4) Verifica y conforma 17) Notifica al nuevo

10) Concede permisos en la
datos generales del 7) Concede permisos a los usuario de que la
data de OnBase y el
usuario y especificación documentos solicitados. aplicación esta
servidor requerido.
del módulo. habilitada para su uso.
8) Genera correo al 11) Remite correo notificando 18) Notifica al Diseñador

Administrador de BD que el permiso ha sido de Página WEB
5) Verifica credenciales del
para solicitar permiso en otorgado. informando que la tarea
usuario.
la data de OnBase. ha sido realizada.
6) Remite correo
solicitando nombres de
los tipos de documentos 12) Recibe correo y revisa.
FIN DE
requeridos. PROCESO
13) Asigna Soporte Técnico

al área correspondiente
para instalar aplicación.
199
Número de Pág. CGR – DTI – DPS PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIO PARA UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre
1-1 proceso> - 003 ACCESO PAGINA WEB VIA APLICACION EXTRANET CGR-DPD JUNIO2012 Actual

Usuario
(Diseñador de Página WEB)
INICIO
1) Remite correo 2) Recibe solicitud y

electrónico solicitando confirma correo.
acceso extranet.
3) Verifica si procede la
solicitud.
3.1) Genera rechazo

justificando la
¿Procede? No
acción y remite el
mismo al Usuario.
Sí
4.) Verifica y confirma datos

generales del usuario y
especificación del
módulo asignado.
5) Verifica credenciales del

Usuario de la Institución.
6) Procede crear usuario

de acceso aplicación
Extranet.
7) Comunica al Usuario
del área que la solicitud
ha sido procesada.
FIN DE
PROCESO
<Nombre proceso> CGR- DTI – DPS - 004 PROCEDIMIENTO CORRECCION DE UN ERROR EN UN SOFTWARE CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
División de Soporte Técnico División de Programación y Sistemas División de Programación y Sistemas

Encargado (a) del Área Mesa de Ayuda – Soporte Técnico
(Encargado) (Encargado) (Programador)
INICIO
1) Solicita soporte de Mesa 4) Procede a trasladarse al 13) Recibe solicitud y

de Ayuda – Soporte 2) Recibe solicitud. área de trabajo requerida 8) Recibe solicitud y revisa. procede corregir error de
Técnico. en la solicitud. sistema.
9) Convoca reunión con el 14) Notifica a Mesa de

3) Asigna tarea a Soporte
5) Verifica requerimientos. Equipo de Ayuda sobre trabajo
Técnico.
Programadores. realizado.
¿Corresponde a 5.1) Se procede a corregir el 10) Realiza análisis de

Soporte Técnico? Si sistema a los fines de
error inmediatamente.
determinar error.
No
5.2) Se genera nota y remite a

6) Recibe solicitud adjunto la División de 11) Crea cronograma de
a nota y revisa. Programación y sistemas trabajo.
vía Mesa de Ayuda.
7) Remite solicitud a la
12) Asigna tarea al
División de
Programador.
Programación y Sistema.
15) Recibe notificación y

comunica al usuario
interesado el error de
sistema.
16) Procede cerrar la FIN DE

solicitud. PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIO PARA ACCESO AL SISTEMA DE RUTEO DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DTI – DPS -005 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 LIBRAMIENTO VIA WEB. Actual
Dirección de Tecnología de la Información Dirección de Tecnología de la Información

Institución Interesada División de Correspondencia y Archivo Despacho del Contralor Contralor
(Director (a)) (Diseñador Página WEB)
INICIO
1) Remite comunicación 12) Recibe autorización y

11) Recibe solicitud, revisa
vía correspondencia al 2) Recibe solicitud y firma 5) Recibe correspondencia 7) Recibe correspondencia procede crear usuario
y remite al Programador
Sr. Contralor solicitando acuse de recibo. y firma acuse de recibo. y revisa. para aplicación de ruteo
de la Pagina WEB.
los usuarios de sistemas. de libramiento vía WEB.
13) Verifica y confirma

6) Entrega correspondencia 8) Autoriza remisión al datos generales del
3) Procesa solicitud.
al Contralor. Director de Tecnología. usuario y especificación
de módulo asignado.
9) Recibe correspondencia 14) Verifica credenciales

4) Remite correspondencia
y autorización. correspondiente al
al Contralor.
usuario de la Institución.
10)Entrega correspondencia 15) Genera comunicación

al Director de Tecnología. indicando que la solicitud
ha sido procesada.
16) Remite comunicación

al contralor.
19) Recibe comunicación,

17) Recibe comunicación.
revisa y firma.
20) Autoriza remisión de

comunicación vía
18) Entrega comunicación al correspondencia a la
Contralor. Institución interesada.
FIN DE
PROCESO
202
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES:

<Nombre proceso> CGR – DTI – DAR - 001 PROCEDIMIENTO DE RESTAURAR INFORMACIONES CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
Dirección de Tecnología de la Información División Administración de Redes División Administración de Redes

Usuario de Sistema
(Director (a)) (Encargado) (Administrador BD)
INICIO
7) Recibe nota de
2) Recibe solicitud de 5) Recibe nota de aprobación y
1) Solicita restauración de
requerimientos y aprobación a través confirma correo.
datos.
confirma correo. del correo.
6) Asigna tarea al 8) Verifica en cual cinta

Administrador de BD esta contenida la
3) Evalúa si procede. información.
y remite información
vía correo electrónico.
3.1) Genera nota de 9) Introduce cinta en el

rechazo y remite al CPU y localiza
¿Procede? No información.
Encargado del área/
solicitante.
Sí
10) Solicita al usuario
presencia física en
3.2) Aprueba y genera nota
el área a los fines de
solicitando
validar información.
restauración de data.
¿Corresponde
información No 10.1) Genera rechazo.
4) Remite nota de localizada?
aprobación a través
del correo Outlook.
Sí
10.2) Aprueba pasar la

información de etapa
ambiente a producción,
reemplazo de ruta.
FIN DE
PROCESO
203
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PERMISOS DE ACCESO A LA BASE DE DATOS AMBIENTE DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre 1-1
proceso> CGR- DTI – DAR - 002 CGR-DPD JUNIO2012
PRODUCCION Actual
Dirección de Tecnología de la
División de Administración de Redes División de Administración de Redes
Encargado (a) del Área Información Mesa de Ayuda – Soporte Técnico
(Encargado) (Analista)
(Director)
INICIO
1) Solicita Información
acceso a la Base de 2) Recibe solicitud. 4) Recibe solicitud.
Datos.
División de
Administración de 5) Asigna tarea al Técnico
Redes. del Área .
6) Recibe solicitud y otorga

permisos en carpeta
usuario.
7) Notifica a Mesa de
Ayuda.
comunica a usuario de
solicitud procesada y
cierra la solicitud.
FIN DE
PROCESO
204
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre 1-1
proceso> CGR – DTI – DAR - 003 PROCEDIMIENTO PARA ACCESO A INTERNET CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección de Tecnología de la
Encargado (a) del Área Información MESA DE AYUDA
(Encargado) (Administrador BD)
(Director)
INICIO
1) Solicita Información
acceso a Internet.
6) Recibe solicitud y otorga

permisos de acceso
2) Recibe solicitud. 4) Recibe solicitud.
Internet conforme
actividad del usuario.
División de
Administración de 5) Asigna tarea al Técnico 7) Notifica a Mesa de
Redes. del Área. Ayuda.
comunica a usuario de
solicitud procesada.
9) Cierre solicitud.
FIN DE
PROCESO
205
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DTI – DAR - 004 PROCEDIMIENTO DE TOKEN PARA ACCESO VPN CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual

Encargado (a) del Área MESA DE AYUDA UAI (Encargado (a))
INICIO
5) Recibe solicitud y Token

1) Solicita Información 2) Recibe solicitud.
para VPN.
Token para acceso VPN.
3) Realiza levantamiento en 6) Asigna tarea al Técnico 7) Recibe solicitud y Token

UAI. del Área . para VPN.
4) Remite solicitud al Director 8) Realiza programación del

y copia a la División de Token para VPN.
9) Entrega dispositivo de
10) Recibe Token para
Token para VPN a
VPN programado.
HELP DESK.
11) Genera comunicación al

Encargado de la UAI.
12) Anexa comunicación al 13) Recibe Token para

Token para VPN y VPN anexo a
remite a la UAI. comunicación.
14) Firma y entrega

FIN DE PROCESO
comunicación.
206
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO USUARIOS ACTIVOS E INACTIVOS EN AMBIENTE DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre 1-1
proceso> CGR – DTI – DAR - 005 CGR-DPD JUNIO2012
PRODUCCION Actual

Dirección de Recursos Humanos MESA DE AYUDA
(Encargado) (Administrador BD)
INICIO
1) Notifica a la DTI
suspención de labores o 2) Recibe notificación y 4) Recibe notificación.
traslados de área del revisa.
empleado.
3) Remite notificación al
Director y copia a la 5) Asigna tarea al Técnico
División de del Área .
9) Recibe notificación de
6) Recibe notifiación.
trabajo realizado.
7) Deshabilita o suspende
10) Confirma a Mesa de temporalmente los
Ayuda. permisos en la red del
usuario.
11) Recibe notificación. 8) Notifica al Encargado

inactividad del usuario.
12) Notifica a la Dirección

de Recursos Humanos
que el usuario ha sido
deshabilidado.
FIN DE
PROCESO
207
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE CLAVE DE ACCESO EN LOS USUARIOS UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre 1-1
proceso> CGR – DTI – DAR - 006 CGR-DPD JUNIO2012
DE SISTEMAS Y/O APLICACIONES DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Actual

Encargado del Área Mesa de Ayuda – Soporte Técnico
INICIO
1) Solicita a la Dirección de
Tecnología de la
Información lcambio de 2) Recibe solicitud. 4) Recibe solicitud.
Clave de Usuarios.
3) Remite solicitud al
Director y copia a la 5) Asigna tarea al Técnico
División de del Área
6) Recibe solicitud.
7) Realiza proceso cambio

de Clave.
8) Notifica a Mesa de
Ayuda – Soporte
trabajo realizado.
Técnico.
10) Notifica al usuario acción

realizada.
FIN DE
PROCESO
208
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE SOPORTE TECNICO:

<Nombre proceso> CGR – DTI – DST - 001 PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
Servidor Público División de Soporte Técnico División de Soporte Técnico

División de Soporte Técnico – MESA DE AYUDA
(Departamento Relacionado) (Supervisor) (Soporte Técnico)
INICIO
1) Procede contactar vía

3) Recibe solicitud de 7) Recibe requerimiento y
telefónica o correo 4) Recibe solicitud de
requerimientos y verifica verifica tipo de asunto.
electrónico a la División requerimientos y revisa.
tipo de asunto a tratar.
de Soporte Técnico.
2) Genera solicitud ¿Es problema de 8) Procede personalizarse

3.1) Remite a MESA DE
requeriendo soporte de 5) Genera programa de en el área,
Aplicación de Si AYUDA – SOPORTE A
herramientas o Software? visitas. departamento o unidad
USUARIOS.
Hardware. solicitante.
No
6) Notifica al Servidor 9) Realiza levantamiento y
Público sobre hora y validación de
3.2) Remite a Soporte fehca de la visita. requerimientos.
Técnico.
9.1) En caso herramientas,
6.1) En caso de dar soporte 10) Genera reporte de procede instalar los
a las UAI, se solicita trabajos realizados. componentes requeridos en el
transporte. computador del incúmbete.
9.2) En caso de configuración de

11) Remite reporte vía Hardware se verifica los
12) Recibe reporte y privilegios establecidos por la
correo electrónico al
confirma correo. División de Adminsitración
Superior Inmediato.
de Redes.
9.3) En caso configuración de

13) Verifica reporte. usuario o Outlook se otorga
los permisos de accesos a las
herramientas instaladas.
14) Procede cerrar la

solicitud.
FIN DE
PROCESO
209
<Nombre proceso> CGR – DTI – DST - 002 PROCEDIMIENTO DE MESA DE AYUDA CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
Servidor Público MESA DE AYUDA – SOPORTE TECNICO MESA DE AYUDA – SOPORTE TECNICO
MESA DE AYUDA – SOPORTE TECNICO
(Departamento Relacionado) (Encargado) (Soporte de Usuario)
INICIO
1) Procede contactar vía 3) Recibe solicitud de

telefónica o correo requerimientos y verifica tipo 5) Recibe solicitud de 8) Recibe requerimiento y
electrónico. de asunto a tratar. requerimientos y revisa. verifica tipo de asunto.
9) Procede hacer acto de

2) Genera solicitud ¿La solicitud 6) Genera programa de presencia en el área,
requeriendo soporte de 3.1) Remite a la División de visitas. departamento o unidad
corresponde a Sí
sistema. Soporte Técnico. solicitante.
Soporte Técnico?
No
7) Notifica al Servidor 10) Realiza levantamiento y 10.1) En caso de capacitación
Público sobre hora y validación de procede impartir sobre
4) Verifica si corresponde a fehca de la visita. requerimientos. uso y manejo de sistema.
capacitacion sobre uso,
instalacion o corrección de
error del Sistema.
7.1) En caso de dar soporte 10.2) En caso de instalación,
11) Genera reporte de procede introducir
a las UAI, se solicita
trabajos realizados. dipositvo (memoria) en el
4.1) En caso de capacitación, se transporte.
CPU para instalar los
asigna Soporte de Usuario a componentes del sistema.
los fines de impartir la
inducción 12) Remite reporte vía
13) Recibe reporte y
correo electrónico al
confirma correo. 10.3) En caso de error, se
Superior Inmediato.
4.2) En caso de instalación, se procede subsanar el mismo.
asigna Soporte de Usuario a
los fines de instalar los
sistemas probados por la
Institución. 14) Verifica reporte.
4.3) En caso de error se procede

dar asistencia virtual o
remota desde el equipo de
15) Procede cerrar la
Mesa de Ayuda/ Soporte
solicitud.
Técnico.
4.3.1) Si el error persiste, se asigna

Soporte de Usuario a los fines
de trasladarse físicamente al
FIN DE
área del incúmbete para
PROCESO
subsanar el error.
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE CREACION DE USUARIO Y CONFIRGURACION UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DTI – DST - 003 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 OUTLOOK Actual
Dirección de Tecnología de la Información División de Soporte Técnico – MESA DE AYUDA

Encargado (a) del Área División Administración de Redes
(Director (a)) (Soporte Técnico)
INICIO
1) Genera solicitud de 6) Recibe nota de

3) Recibe solicitud de
requerimientos de aprobación y confirma
requerimientos y 11) Recibe notificación.
creación y configuración correo.
confirma correo.
de usuario de Outlook.
2) Remite solicitud
requerimientos vía 12) Procede hacer acto de
correo Outlook al 4) Evalúa si procede. 7) Crea nuevo usuario para presencia en el área,
Director de Técnología. acceso de Outlook. departamento o unidad
solicitante.
4.1) Genera nota de rechazo 8) Provee los permisos de

13) Ingresa nuevo usuario y
¿Procede? No y remite al Encargado usuario a los fines de
contraseña provisional.
del área solicitante. lugar.
Sí
4.2) Aprueba y genera nota

14) Genera contraseña 17) Configura Outlook con
solicitando creación y 9) Genera contraseña
definitiva. nuevo usuario.
configuración de provisional.
usuario de Outlook.
10) Notifica vía correo 18) Genera reporte de

5) Remite nota de
Outlook informando 15) Ingresa al Sistema trabajo realizado y
aprobación a través del
que el usuario ha sido Operativo de windows. cierra la orden.
correo Outlook.
creado.
16) Se procede llamar la

aplicacion de Outlook.
FIN DE
PROCESO
Número de Pág. PROCEDIMIENTO PARA HABILITAR SALIDA DE DATA O REVISION DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre 1-1
proceso> CGR -DTI – DST - 004 CGR-DPD JUNIO2012
UNA EXISTENTE Actual

Encargado (a) del Área
(Encargado) (Administrador de Redes)
INICIO
1) Solicita habilitar salida de verifica.
Data o revisión de una
Existente.
4.1) Solicita contratación de

¿Corresponde a un servicio mediante
Si
3) Asigna tarea al Técnico área completa? División de Servicios
del Área. Generales.
No
4.2) Se ejecuta el servicio en

una sección de oficina.
5) Realiza requisicion de
materiales y recursos
requeridos para dar
servicio.
6) Habilita salida data.
comunica a usuario.
7) Notifica al Superior
9) Cierre solicitud. Inmediato sobre trabajo
realizado.
FIN DE
PROCESO
16.) DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
16.1 POLITICAS:
16.1.1 Coordinar con la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES), todo lo

relativo a la evaluación, formulación y elaboración del presupuesto
institucional.
16.1.2 Realizar la solicitud de compra de bienes y servicios, debe describir todas
las características, cantidad, calidad, etc.
16.1.3 Para las compras cuyos valores sean superiores a los RD$3,000.00 (TRES
MIL PESOS CON 00/100), se deben solicitar por menos tres (3)
cotizaciones a los proveedores.
16.1.4 Todas las cotizaciones deben presentarse por escrito en original, sin
borrones, ni tachaduras y deben poseer el Registro Nacional de
Contribuyentes (RNC) del proveedor.
16.1.5 Se mantendrá en archivo órdenes pendientes y luego se anexará a la
factura del proveedor y a la requisición de compra y se enviará a
contabilidad con la solicitud de cheque.
16.1.6 Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de
ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.
16.1.7 Los recibos de ingreso deben ser pre numerados de imprenta y expedidos
en secuencia numérica.
16.1.8 La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingresos debe ser
controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.
16.1.9 Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el
siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al
recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del
depósito.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.1.10 Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institución en el Banco

de Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la
República.
16.1.11 Los cheques deben ser firmados por el incúmbete de mayor jerarquía y
otro funcionario autorizado de manera oficial.
16.1.12 Todos los pagos realizados en la institución de montos mayores al 10% del
total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de cheques
o transferencia bancaria.
16.1.13 Los cheques deben ser pre numerados y expedidos en secuencia numérica.
16.1.14 Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista
provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
16.1.15 Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
16.1.16 Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la
documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben
asegurarse de que la misma es correcta y completa.
16.1.17 Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el
registro contable deberá anexársela la documentación correspondiente.
16.1.18 No deben expedirse cheques al portador.
16.1.19 Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60%
del monto total del fondo.
16.1.20 El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a
nombre de la custodia.
16.1.21 Se prohíbe el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
16.1.22 Se prohíbe el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.
16.1.23 No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola
persona.
214
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.1.24 El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo
que opere la institución, y la custodia no debe tener acceso al efectivo
recibido de los clientes u otro depósito.
16.1.25 Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de
desembolsos.
16.1.26 Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y
empleado.
16.1.27 No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto
cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o
justificación válida.
16.1.28 Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o
registrados a través de una base de datos en el computador.
16.1.29 Las requisiciones, órdenes de compras de bienes y servicios, que dan
origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incumbente
superior jerárquico.
16.1.30 Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar pre
numeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.
16.1.31 Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de
las cuentas por pagar.
16.1.32 La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar
si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.
16.1.33 Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
16.1.34 Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente
autorizadas por el incumbente de mayor jerarquía y se reporten
oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios se salarios en el
personal.
215
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.1.35 Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente
y estén debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos
por cambio de actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.
16.1.36 Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina
en contabilidad sean correctas.
16.1.37 Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas
adecuadamente.
16.1.38 Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de
todas las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los
pagos por concepto de sueldos.
16.1.39 Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en
forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la
nómina.
16.1.40 Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.
16.1.41 Está prohibido el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro
fondo.
16.1.42 Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente
segregadas.
16.1.43 Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo
normal.
16.1.44 Todas las compras deben estar amparadas por órdenes de compras pre
numeradas, debe llevar el sello gomígrafo de la institución y estar firmada
por incumbente de mayor jerarquía.
16.1.45 Verificar que la recepción del producto o servicio comprado sea realizada
por una persona especializada, independiente del que compra los artículos
y del que controla la existencia.
16.1.46 Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia
correspondiente alcance el punto mínimo fijado.
216
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.1.47 Verificar que la institución compre los artículos que necesite y de la

calidad deseada.
16.1.48 Verificar que los precios son los mejores que la institución puede
razonablemente obtener bajo la misma circunstancia.
16.1.49 Verificar que los artículos comprados sean de la necesidad de la
institución.
16.1.50 La orden de compra debe especificar claramente; Datos relativos al
proveedor, Especificaciones generales de los artículos a comprar con
descripción y referencia completa.
16.1.51 Nadie debe efectuar pedidos verbales.
16.1.52 Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre
competencia.
16.1.53 El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos serán
verificados, evaluados y controlados por el Departamento de Auditoría
Interna.
16.1.54 El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de materiales
de oficina por departamento y remitirlo al encargado del área
administrativa con copia al auditor interno.
16.1.55 El encargado de almacén debe mantener bajo estricta seguridad, los
materiales y/o equipos en almacén.
16.1.56 El encargado de almacén debe darle entrada a todos los materiales y
equipos adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o
conduce enviado por el proveedor.
16.1.57 El encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de
compra, sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su
responsabilidad y éste supervisar lo informado.
16.1.58 Mantener al día las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de
materiales de los departamentos o secciones y entradas de compras.
217
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.1 RECEPCION:
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.1.1 VISITAS A EMPLEADOS Y/O FUNCIONARIOS DE LA CGR
Preparado por:
Aprobado por: Junio
Departamento de Planificación y Fecha de emisión:
Dirección Administrativa y Financiera - DAF 2012
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Proveer autorización de entrada a los visitantes.
Misión:
Empieza: Con los requerimientos del visitante / cliente.

2.0 Alcance: Incluye: Confirmación, registro de identificación y atención al usuario.
Termina: Con el retorno de los documentos de identificación del visitante / cliente.
Dueño o 3.1 Dirección Administrativa y Financiera.

3.0
responsable:
4.1 Listado de extensiones telefónica por departamentos.

Documentos
4.0 4.2 Documento de identificación.
de referencia:
5.0 Políticas:
Visitante / Cliente 1.0 Presenta requerimientos de visita.
2.0 Recibe requerimientos y verifica.
3.0 Confirma visita con el personal o funcionario solicitado.
3.1 En caso de declinación de visita, informa de forma verbal

al visitante que no puede ser recibido.
Recepción 3.2 En caso de aprobación de visita, solicita la identificación

(Auxiliar Administrativo(a)) personal.
4.0 Registra en el sistema de visita el nombre y la cédula del

visitante.
Entrega pase al visitante a los fines de acceso al

5.0
departamento y/o oficina correspondiente.
218
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Indica de forma verbal la ubicación del departamento y

oficina correspondiente.
Recepción Al concluir la visita se procede solicitar retorno de pase de
7.0
(Auxiliar Administrativo) acceso al visitante.
Retorna documento de identificación al visitante contra
8.0
entrega de pase de acceso.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Visitas a
empleados Departamento de
CGR - DAF – 001 De manera digital
y/o Planificación y
en computador.
Funcionarios Desarrollo
de la CGR
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
219
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.1.2 RECEPCION Y TRANSFERENCIA DE LLAMADAS
Preparado por:
Dirección Administrativa y Financiera - DAF emisión: 2012
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Canalizar las llamadas entrantes a los diferentes departamentos de la Institución.
Misión:
Empieza: Con la llamada de parte del interesado.
2.0 Alcance: Incluye: Verificación de requerimientos, confirmación y transferencia de llamadas.
Termina: Al transferir o declinar la llamada por parte del interesado.
3.1 Dirección Administrativa y Financiera.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Listado de extensiones por departamentos.

Documentos de
4.0
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Recibe llamada con requerimientos de lugar.

Coloca la llamada en estado de "Espera" y verifica
2.0
extensión del departamento a comunicar.
3.0 Marca extensión del departamento y/o oficina
correspondiente y confirma disponibilidad.
3.1 En caso que la llamada no sea autorizada, marca código
Recepción Función76 para recuperar la llamada en “espera” y procede
(Auxiliar Administrativo) informar de forma verbal que no puede ser atendido en
estos momentos.
3.2 En caso que la llamada sea autorizada, se procede
recuperar la llamada marcando el código Función 76.
4.0 Procede marcar Función70 + extensión del departamento
destino a los fines de transferir la llamada.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
220
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Recepción y Departamento de De manera
CGR - DAF – 002 transferencia de Planificación y digital en
llamadas Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
221
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.2 DIVISION DE PRESUPUESTO:
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.2.1 SOLICITUD Y APERTURA DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección Administrativa y Financiera
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DAF)
Propósito o Facilitar la contratación de servicios y compras que no tengan que esperar por el trámite que
1.0
Misión: conlleva la ejecución de una orden de pago o libramiento.
Empieza: Con la elaboración de la comunicación de fondo Reponible.

Incluye: Revisión del gasto número 2, 3 y 61, remisión de comunicación al
2.0 Alcance: DIGEPRES.
Termina: Con la aprobación de apertura de Fondo Reponible por parte del
DIGEPRES y la elaboración de la solicitud de Fondo Reponible.
Dueño o 3.1 División de Presupuesto.

3.0
responsable: 3.2 Dirección Administrativa y Financiera.
4.1 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y Gasto público.
Documentos de
4.0
referencia:
5.1 Mantener coordinación directa con la Dirección General de Presupuesto

(DIGEPRES), todo lo relativo a la evaluación, formulación y apertura de Fondo
5.0 Políticas: Reponible Institucional.
5.2 La solicitud de fondo Reponible Institucional no debe ser mayor a RD$50,000
que representa el 2% de los objetos del gasto números 2, 3 y 61.
1.0 Procede elaborar comunicación de fondo

Reponible.
División de Contabilidad Reproduce copia de la comunicación y remite al
2.0
DIGEPRES.
3.0 Recibe comunicación de aprobación de parte

del DIGEPRES y firma acuse de recibo.
División de Correspondencia y Archivo 4.0 Remite a la Dirección Administrativa y

Financiera con libro control interno.
222
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe comunicación de aprobación del

DIGEPRES y firma acuse de recibo.
6.0 Entrega comunicación a la División de
Contabilidad.
7.0 Recibe comunicación de aprobación y revisa.

División de Contabilidad 8.0 Procede generar la solicitud de reposición de
Fondo Reponible.
7.1 Formularios tipo comunicaciones.

7.0 ANEXOS:
7.2 Formularios para apertura.
8.0 REGISTROS:

Solicitud de Departamento de
De manera digital
CGR - DAF – DP - 001 Apertura de Planificación y
en computador
Fondo Reponible Desarrollo
9.0 Historia de Cambios e Inspecciones:

REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
223
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.2.2 FORMULACION DE ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO
Aprobado por:
Preparado por: Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Desarrollo (DPD) emisión: 2012
(DAF)
Propósito o Plasmar la misión y visión institucional así como las metas y objetivos alcanzar con los
1.0
Misión: recursos asignados.
Empieza: Con la Autorización de remisión de Presupuesto Preliminar por parte del DAF a
los Directores y Encargados.
Incluye: Elaboración y remisión de Presupuesto Preliminar, coordinar con el DIGEPRES
evaluación de Presupuesto, agrupar cuentas y sub-cuentas, elaboración de
2.0 Alcance:
Presupuesto Físico.
Termina: Con la elaboración de un techo o tope de parte del DIGEPRES al Presupuesto
Institucional y el llenado de formularios de acuerdo a las funciones, metas
logradas por la CGR.
Dueño o 3.1 Dirección Administrativa y Financiera.

3.0
responsable: 3.2 División de Presupuesto.
Documentos 4.1 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y Gasto público.
4.0 de
referencia: 4.2 Presupuesto Preliminar.
5.1 Mantener coordinación directa con la Dirección General de Presupuesto
(DIGEPRES), todo lo relativo a la evaluación, formulación y elaboración del
5.0 Políticas:
presupuesto Institucional.
1.0 Autoriza emitir comunicación a todos los

Directores y Encargados a los fines de remisión
(Director(a))
interna de presupuesto preliminar.
2.0 Recibe autorización y procede generar

comunicación.
Dirección Administrativa y Financiera 3.0 Imprime comunicación.
4.0 Entrega comunicación al Director
Administrativo y Financiero a los fines de
firma.
224
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe comunicación y revisa.

6.0 En caso de error material regresa la
comunicación al Auxiliar Administrativo (a) a
Dirección Administrativa y Financiera los fines de corrección.
(Director(a)) 7.0 En caso de verificar que todo este correcto
procede firmar la comunicación.
8.0 Entrega comunicación firmada al Auxiliar
Administrativo a los fines de remisión.
9.0 Recibe comunicación y procede reproducir
copias.
Dirección Administrativa y Financiera 10.0 Entrega las comunicaciones correspondientes a
(Auxiliar Administrativo(a)) cada Director y Encargado de área con copia
de la misma como acuse de recibo.
11.0 Reciben comunicación y firman acuse de

recibo.
Directores y/o Encargado(a) de Áreas 12.0 Procesan presupuesto solicitado.
13.0 Entregan presupuesto solicitado con libro
control de remisión interna.
14.0 Recibe presupuesto y firma libro control como

Dirección Administrativa y Financiera acuse de recibo.
(Recepción) 15.0 Entrega presupuesto al Encargado de la
División de Contabilidad.
16.0 Recibe ante proyecto de presupuesto y procede

agrupar por áreas, cuenta y sub – cuenta.
17.0 Realiza proyección de las cargas fijas
sustentadas en el comportamiento de los
mismos en el año anterior y tomando en
consideración los índices de inflación.
18.0 Coordina con la Dirección General de
Presupuesto (DIGEPRES), todo lo relativo a la
evaluación, formulación y elaboración del
División de Contabilidad presupuesto institucional.
19.0
Elabora presupuesto físico.
20.0 Procede al llenado de una serie de formularios
de acuerdo a la función de la institución, se
procede plasmar la misión y la visión así como
las metas y objetivos alcanzar con los recursos
asignados.
21.0 Genera un listado de metas logradas del año
anterior.
225
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 Ante Proyecto de Presupuestos.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Formulación de Departamento de De manera
CGR - DAF – DP - 002 Ante Proyecto de Planificación y digital en
Presupuesto Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
226
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.2.3 ELABORACION DE PRESUPUESTO DE GASTO

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Realizar los ajustes necesarios de acuerdo a las variaciones producidas.
Misión:
Empieza: Con la elaboración del documento de distribución de presupuesto por trimestre.
Incluye: Llenar formularios, generar comunicaciones, verificar en el DIGEPRES balance
2.0 Alcance:
de apropiación, verificar en el SIGEF balance de cuota vigente.
Termina: Con las modificaciones presupuestaria requeridas.
Dueños o 3.1 División de Contabilidad.
3.0
responsables: 3.2 Departamento de Jurídico.
Documentos
4.0 4.2 Cuota por trimestre (DIGEPRES).
de referencia:
Mantener coordinación directa con la Dirección General de Presupuesto (DIGEPRES),

5.0 Políticas: 5.1
todo lo relativo a la evaluación, formulación y elaboración del presupuesto del gasto.
1.0 Genera documento de distribución de

presupuesto por trimestre.
2.0 Se procede llenar los siguientes formularios:
2.1 Describe la Misión y la Visión de la institución.
2.2 Se refiere a la estructura programática.
Describe las metas de los programas y sub –
2.3
programas.
División de Contabilidad 2.4 Descripción y volumen de trabajo de la actividad.
2.6 Presupuesto de ingreso y financiamiento.
2.7 Cargos civiles fijos por actividad.
2.8 Cargo personal temporero.
2.9 Gastos por servicios personales.
2.10 Detalle del presupuesto de gastos por actividad.
2.11 Presupuesto de gastos totales por programa y
sub- programa.
227
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.0 Genera comunicación de remisión interna.

4.0 Imprime y firma.
División de Contabilidad 5.0 Reproduce copia de la comunicación.
6.0 Adjunta comunicación al documento y remite a la
Dirección General de Presupuesto con copia de la
misma como acuse de recibo.
7.0 Procede verificar en la DIGEPRES el balance de

apropiación.
8.0 Solicita al DIGEPRES la cuota por trimestre.
9.0 Verifica el balance de cuota vigente en el reporte
División de Contabilidad correspondiente en el SIGEF.
10.0 Realiza los ajustes necesarios de acuerdo a las
variaciones que pudieran haberse producido,
estos ajustes se refieren a las modificaciones
presupuestarias (ver procedimiento de
compensación presupuestaria).
7.1 Formularios para la elaboración de presupuesto del gasto.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Elaboración de Departamento de
De manera digital
CGR - DAF – DP - 003 Presupuesto de Planificación y en computador
Gasto Desarrollo

REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
228
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.2.4 COMPENSACION PRESUPUESTARIA

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Desarrollo Dirección Administrativa y Financiera
emisión: 2012
(DPD) (DAF)
Propósito o Registrar en la tarjeta control de gastos, las apropiaciones, modificaciones y compromisos

1.0
Misión: aprobados por DIGEPRES.
Empieza: Con la supervisión y monitoreo de gastos mensuales de la Institución.

Incluye: Análisis y registros de solicitudes de compromisos devengados y libramientos,
ejecución de desembolsos previamente aprobados por el DIGEPRES, balance
2.0 Alcance:
de apropiación e informe sobre tareas realizadas.
Termina: Con el informe de tareas realizadas.
Dueño o
3.0 3.1 División de contabilidad es el responsable de implementar este procedimiento.
responsable:
Documentos de 4.1 Cuota por trimestre (DIGEPRES).
4.0
referencia:
Mantener coordinación directa con la Dirección General de Presupuesto

5.0 Políticas: 5.1 (DIGEPRES), todo lo relativo a la evaluación, formulación y elaboración del
presupuesto Institucional.
1.0 Supervisa y monitorea la programación de los gastos mensuales

de la entidad.
2.0 Analiza y registra las solicitudes de compromisos devengados y
libramientos de las partidas rutinarias del presupuesto de la
institución.
3.0 Solicita aprobación de ejecución desembolso.

4.1 Si no procede, notifica rechazo vía comunicación.
(Director)
4.2 Si procede, notifica aprobación vía comunicación.
229
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Procede ejecutar desembolsos previamente aprobados por el

superior inmediato.
6.0 Registra en la tarjeta de control de gastos las apropiaciones,
División de Contabilidad modificaciones, compromisos de apoyo aprobados por
(DIGEPRES), así como balance de apropiación por asignar.
7.0 Realiza informe sobre las tareas realizadas.
8.0 Procede presentar informe de tareas realizadas.
7.1 Tarjetas Control de Gastos.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Compensación De manera digital
CGR - DAF – DP - 004 Presupuestaria
Planificación y
en computador
Desarrollo

REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
230
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.3 DIVISION DE CONTABILIDAD:
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.1 PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACION DE FONDO REPONIBLE
INSTITUCIONAL
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Tener liquidez para el pago de obligaciones menores de los RD$50,000.00
Misión:
Empieza: Con la verificación en el SIGEF de los avisos de débitos.

Incluye: Verificación de débitos conciliados, recopilación de cheques, solicitud de
2.0 Alcance:
aprobación.
Termina: Con asumir la regularización y remitiendo a la firma de incumbente.
3.1 División de Contabilidad.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
4.1 Cuota por trimestre (DIGEPRES).

Documentos
4.0 4.2 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y Gasto público.
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Verifica en el sistema SIGEF, que los avisos de débitos están

conciliados.
2.0 Recopila los cheques conciliados con sus respectivos soportes.
3.0 Se procede ingresar en el sistema SIGEF y se realizan los
siguientes pasos:
3.1 Elegir la opción anticipos financieros.
3.2 Elegir la opción gestión de anticipos financieros.
División de Contabilidad 3.3 Elegir la opción de Fondo Reponible Institucional.
(Encargado(a)) 3.4 Elegir la opción ejecutar e iniciar el registro de los avisos de
débito.
3.5 Registrar los objetos del gasto y comparar igualdad con los
avisos de débitos.
3.5.1 Si existe incongruencia de datos, el sistema no permitirá la
terminación del expediente.
4.0 Conformado el expediente, se procede aprobar el mismo.
5.0 Solicita aprobación a la Dirección Administrativa y
Financiera.
231
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe expediente y revisa.

Dirección Administrativa y 6.1 Si no procede, rechaza expediente y retorna a la División de
Financiera Contabilidad.
(Director(a)) 6.2 Si procede, aprueba y remite a la firma del Director de
Revisión y Control de Calidad.
7.0 Recibe expediente y deposita en el despacho del Director de
Financiera
Revisión y Control de Calidad a los fines de firma.
9.0 Procede evaluar si procede.
Dirección de Revisión y Control de 9.1 Si no procede, remite comunicación de rechazo a la Dirección
Calidad Administrativa y Financiera.
9.2 Si procede, aprueba, firma y remite a la Dirección
Administrativa y Financiera a los fines de firma.
Dirección Administrativa y 10.0 Recibe expediente aprobado y firma acuse de recibo.
Financiera
(Recepción) 11.0 Entrega expediente al Director a los fines de firma.
Dirección Administrativa y 12.1 Si no procede, remite comunicación de rechazo a la Dirección
Financiera de Revisión y Control de Calidad.
(Director(a))
12.2 Si procede, aprueba.
13.0 Inicia proceso de solicitud de transferencia.

(Encargado(a)) 14.0 Se asume regularización y remite a la firma de los
incumbentes.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Regularización
Departamento de
de Fondo De manera digital en
CGR - DAF – DCONT- 001 Reponible
Planificación y
computador
Desarrollo
Institucional
Historia de Cambios
9.0
e Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
232
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.2 CONCILIACION BANCARIA DE CUENTA CORRIENTE DE FONDO
REPONIBLE
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Establecer un control en el manejo de cuenta corriente del Fondo Reponible.
Misión:
Empieza: Con el registro de débitos y créditos.
2.0 Alcance: Incluye: Cuadre mensual de los estados de cuenta.
Termina: Con realizar la disponibilidad diaria de cuenta y la firma del responsable.
Dueño o 3.1 División de Contabilidad.
3.0
responsable:
Documentos
4.0 4.2 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y Gasto público.
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Registrar en libro de banco los débitos y créditos

correspondientes.
2.0
División de Contabilidad Realizar cuadre mensual con los estados de cuenta.
(Encargado)
3.0 Realizar disponibilidad diaria de cuenta y remitir al
responsable de la firma correspondiente a la misma
y a la UAI.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Conciliación
Bancaria de Cuenta
CGR - DAF – DCONT- 002 Corriente de Fondo
Disponible
233
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
234
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.3 REGULARIZACION DEL GASTO Y PAGO DE COMPROMISO

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Cumplir con las obligaciones en que incurre la institución para la realización de sus labores,
1.0
Misión: apoyándose del marco legal para los pagos que conciernen a los recursos públicos adquiridos.
Empieza: Con la verificación de solicitudes.
Verificaciones de requerimientos, análisis de orden de compra, documento del
2.0 Alcance: Incluye: gasto (libramiento), aprobación y registro del documento del gasto, remisión del
documento del gasto a la DRCC.
Termina: Con la remisión del documento del gasto (libramiento) a la DRCC.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:

4.3 Órdenes de pago.
4.4 Órdenes de compra.
Documentos 4.5 Ley 340- 06 de Compras y Contrataciones.
4.0
de referencia: 4.6 Ley 490 - 07.
4.7 Ley 182 - 09.
4.8 Ley 11 -92.
4.9 Ley 557 - 05.
4.10 Decreto 319 - 98, Tasa profesional del CODIA.
5.0 Políticas:
1.0 Verifica solicitud del departamento donde surge la necesidad.

2.0 Verificar la autorización de pago.
Verificar las cotizaciones de acuerdo al monto de la autorización
División de Contabilidad 3.0
de pago.
(Encargado(a)) 4.0 De acuerdo al monto de la compra se verifica el cumplimiento de
los diferentes tipos de procedimientos de selección establecidos en
la Ley 340-06 y su Reglamento 490-07.
235
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.1 En caso que la autorización de pago exceda los RD$70,347.00

(Setenta mil trescientos cuarenta y siete pesos con cero centavos
00/100) se procede solicitar al comité de compra la comparación de
precios (ver procedimiento de compra).
5.0 Se procede analizar la orden de compra:
5.1 Codifica las cuentas.
5.2 Codifica los objetos del gasto.
5.3 Verifica si se cuenta con la apropiación de gasto y la cuota
suficiente para generar el pago.
5.3.1 En caso de no contar con la cuota suficiente solicitar al DIGEPRES
la apropiación correspondiente.
6.0 Verificar que la autorización de pago tenga anexa la factura con su
correspondiente Número de Comprobante Fiscal (NCF).
División de Contabilidad 7.0 Verificar que el proveedor este registrado en el Registro Nacional
(Encargado(a)) del Estado por lo que debe tener anexo el Registro Nacional de
Proveedores (RNP).
8.0 Verificar que el proveedor esté al día en pago del ISR, ITEBIS,
TSS.
9.0 Verificar en el proveedor recepción de servicios debidamente
refrendada por la persona competente.
10.0 Registrar el Beneficiario a través del RNC o No. de cedula.
11.0 Registrar monto total.
12.0 Registrar la cuenta y el objeto del gasto correspondiente.
13.0 Registrar el concepto del gasto.
14.0 Registrar el tipo de norma.
15.0 Generar documento del gasto.
16.0 Entrega documento del gasto al Director Administrativo y
Financiero.
17.0 Recibe documento y revisa
Dirección Administrativa y 17.1 Si no procede, emite rechazo y entrega a la División de
(Director(a)) 17.2 Si procede, aprueba, firma documento del gasto y entrega al
Encargado de Contabilidad.
18.0 Recibe documentos aprobados e inicia proceso de consumo de la

División de Contabilidad cuota de compromiso.
(Encargado(a)) 19.0 Define el objeto agrupador.
Entrega documento al Director Administrativo y Financiero a los
20.0
fines de aprobación y firma.
21.0 Recibe documento y revisa.
Dirección Administrativa y 21.1 Si no procede, emite rechazo y entrega opinión a la División de
(Director(a)) 21.2 Si procede, aprueba, firma y entrega al Encargado de Contabilidad.
236
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.0 Procede al registro de pago o libramiento.

23.0 Detalla los números de facturas o documentos a pagar.
24.0 Registrar las diferentes deducciones:
24.1 Deducción del 5% de la Ley 182-09.
(Encargado(a)) 24.2 El 16% retención de ITBIS a personas físicas LEY 11-92.
24.3 El 10% sobre los pagos de Honorarios Profesionales y Alquileres.
24.4 El 25% pago al exterior Ley 557-05.
24.5 El 1% Decreto 319-98 Tasa Profesional del CODIA.
24.6 Otros según corresponda.
25.0 Procede aprobar documento para el pago o libramiento.

Dirección Administrativa y 26.0 Procede recolectar firma de los responsables de las áreas
Financiera involucradas y la de la máxima autoridad (MAE).
(Director(a)) 27.0 Una vez firmados los documentos se procede enviar los mismos a
la Unidad de Auditoría Interna (UAI).
28.0 Recibe los documentos de pago y libramientos y procede depositar
Financiera
los mismos en la UAI con libro control de tramitación interna.
(Recepción)
29.0 Recibe los documentos de pago o libramiento y firma libro control

30.0 Procede verificar cumplimiento de todas las disposiciones
Unidad de Auditoria Interna reglamentarias.
(UAI) 30.1 Si existe error material o conceptual, procede al rechazo y retorno
de los documentos al responsable.
30.2 Si cumple con totas las disposiciones reglamentarias procede
firmar y remitir a la División de Contabilidad.
31.0 Recibe los documentos de pago o libramiento y firma acuse de

recibo.
32.0 Se digitaliza los datos de número, fecha, beneficiario y valor en la
(Encargado(a))
carpeta común del departamento.
33.0 Revisa y remite a la Dirección de Revisión y Análisis.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
237
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Regularización
del gasto y
CGR - DAF – DCONT- 003 pago de
compromiso
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
238
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.4 PAGO POR CHEQUES INTERNOS
Fecha de Junio
Departamento de Planificación Dirección Administrativa y Financiera
emisión: 2012
y Desarrollo (DPD) (DAF)
Propósito o
1.0 Realizar pagos establecidos a través de la cuenta corriente de fondo Reponible.
Misión:
Empieza: Con la autorización de pago por parte del DAF.

Incluye: Verificación de requerimientos, elaboración y aprobación de cheques, documentos
2.0 Alcance:
soportes.
Termina: Con la codificación de los documentos soportes de caja chica.
Dueño o
3.0
responsable:

4.0 de 4.2 Cuota por trimestre (DIGEPRES).
referencia: 4.3 Documentos soportes de caja chica.
Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarquía y otro
5.1
funcionario autorizado de manera oficial.
5.2 En el proceso de firmar cheque en el Departamento de Contabilidad, deben
asegurarse de que exista provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo antes
de firmarlos.
5.3 Al presentar un cheque a la firma, al mismo deberá anexarse toda la
5.0 Políticas: documentación justificativa del pago y las personas que los firman deben
asegurarse de que la misma es correcta y completa.
5.4 Los cheques deben confeccionarse con copias.
5.5 La copia de cheque que avala el registro contable deberá anexársele la
documentación correspondiente.
5.6 Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.
Recibe autorización de pago por parte de la Dirección

1.0
2.0 Verificar disponibilidad en el Fondo Reponible Institucional.
División de Contabilidad Verificar que el pago a realizar no exceda el monto de RD$
(Encargado(a)) 3.0
50,000.00.
4.0 Verificar que los pagos a ejecutar por este fondo deben ser de los
objetos de gasto 2, 3 y de la sub – cuenta 61.
5.0 El sistema genera cheque de forma automática.
239
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Se procede digitar las retenciones de Ley que conlleva el cheque

manualmente.
7.0 Se procede digitar la solicitud de cheque a través de los datos
solicitados por el sistema.
8.0 Guardar la operación realizada.
9.0 Proceder aprobar cheque.
(Encargado(a))
10.0 Se genera.
11.0 Se inicializa por el Encargado del área.
12.0 Remite cheque adjunto a los documentos soportes a la Dirección
Administrativa y Financiera a los fines de las firmas
correspondientes.
13.0 Recibe cheque adjunto a documentos soportes y revisa.
14.0 Procede evaluar;
Dirección Administrativa y 14.1 Si no procede, rechaza y retorna nuevamente la documentación a la
Financiera División de Contabilidad para corrección;
(Director(a)) 14.2 Si procede, aprueba y obtiene las firmas de los funcionarios
autorizados.
15.0 Autoriza remisión del cheque adjunto a los documentos soportes a la
Unidad de Auditoria Interna.
16.0 Recibe autorización y deposita cheque adjunto a documentos
Financiera
soportes en la Unidad de Auditoría Interna (UAI).
(Recepción)
17.0 Recibe cheque adjunto a los documentos soportes y firma libro
control como acuse de recibo.
18.0 Procede verificar cumplimiento de todas las disposiciones
Unidad de Auditoria Interna reglamentarias.
(UAI) 18.1 Si existe error materia o conceptual, procede al rechazo y retorno de
los documentos al responsable.
18.2 Si cumple con totas las disposiciones reglamentarias procede firmar
y remitir a la División de Contabilidad Interna.
19.0 Recibe cheque adjunto a los documentos soportes y firma acuse de
recibo.
Financiera 20.0 Entrega cheque con acuse de recibo al beneficiario.
(Director(a)) 21.0 Recibe factura definitiva de parte del beneficiario.
22.0 Entrega a la División de Contabilidad los documentos soportes.
23.0 Recibe documentos soportes y revisa.

24.0 Procede validar las facturas y los registros a los fines de reponer el
División de Contabilidad Fondo Reponible Institucional.
(Encargado(a)) 25.0 Codifica los documentos soportes de la caja chica de la institución
conforme al mandato del manual de cuentas presupuestarias.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
240
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Pago por Departamento de
De manera digital
CGR - DAF – DCONT- 004 Cheques Planificación y
en computador
Internos Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
241
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.5 ANALISIS DE PAGOS PENDIENTES CON PROVEEDORES ESTATALES O NO
ESTATALES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Proveer seguimiento continuo a las órdenes de pagos a los fines de completar el proceso de
1.0
Misión: trámite de las mismas.
Empieza: Con la recepción de solicitud de parte del proveedor o del DAF.

2.0 Alcance: Incluye: Verificación de pago pendiente.
Termina: Con el trámite de la solicitud mediante oficio al DAF.
3.1 División de contabilidad.

Dueño o
3.0
responsable:

referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Recibe la solicitud de parte del proveedor o de la Dirección

Administrativa y Financiera a los fines de indagar sobre una
posible deuda con dicho proveedor.
División de Contabilidad 2.0 Investiga si este pago se realizó o si está pendiente.
(Encargado(a)) 3.0 Se procede levantar expediente.
4.0 En caso de estar pendiente se remite a la Dirección
Administrativa y Financiera a fines de hacer oficio y tramitar
orden de pago.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
242
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Análisis de
pagos pendientes Departamento de De manera
CGR - DAF – DCONT- 005 con proveedores Planificación y digital en
estatales o no Desarrollo computador
estatales
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
243
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.6 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Realizar el pago de salarios de los servidores públicos de la Institución en conformidad con la
1.0
Misión: normativa vigente.
Empieza: Con la solicitud de novedades a la Dirección de Recursos Humanos.

2.0 Alcance: Incluye: Informes de novedades del mes.
Termina: Con la remisión de nómina y Libramiento a la Tesorería Nacional.
3.0
responsable:
4.0 de 4.2 Ley 41 - 08, Reglamento No. 524 - 09.
referencia:
5.1 Las funciones de registro y pago de la nómina, deben estar estrictamente segregadas.
5.2 Se prohíbe el pago de sueldo por medio del fondo de caja chica u otro fondo.
5.3 Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la nómina en contabilidad
sean correctos.
5.4 Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean debidamente autorizadas
por el incumbente de mayor jerarquía y se reporten oportunamente los aumentos, las
5.0 Políticas: deducciones y cambios de salarios en el personal.
5.5 Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado adecuadamente y estén
debidamente autorizadas las variaciones de diferencias de sueldos por cambio de
actividad, vacaciones, ausencias, días festivos, etc.
5.6 Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas adecuadamente.
5.7 Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento de todas las
disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos por concepto de
sueldos.
1.0 Los días primeros (1ro.) de cada mes se procede
solicitar a la Dirección de Recursos Humanos las
novedades correspondientes:
1.1 Inclusión y exclusión de personal.
División de Contabilidad 1.2 Licencias con y sin disfrute de sueldo.
(Encargado(a)) 1.3 Amonestaciones.
1.4 Inclusión de familiares en el Seguro Familiar de
Salud (SFS).
244
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
1.5 Novedades de la Cooperativa de Ahorros y

Préstamos de la Institución.
División de Contabilidad 1.6 Descuentos por otros servicios que hayan tomados
(Encargado(a)) los empleados.
1.7 Reclasificaciones y traslados.
1.8 Reajustes Salariales.
Dirección Administrativa y Financiera 2.0 Recibe la solicitud y deposita en la Dirección de

(Recepción) Recursos Humanos.
Dirección de Recursos Humanos 3.0 Recibe la solicitud y firma acuse de recibo.

(Recepción) 4.0 Entrega solicitud al Analista de Registro y Control.
5.0 Recibe la solicitud y procesa informe de novedades

del mes.
(Analista Registro - Control)
6.0 Remite informe de novedades a la División de
Contabilidad.
7.0 Recibe informe de novedades y firma acuse de

recibo.
8.0 Verifica autenticidad de los registros de novedades.
8.1 Si los registros se hicieron de acuerdo a documentos
emitidos por RH y si fueron generados cumpliendo
los requisitos de la Ley 41 -08.
9.0 Recibe de COOPECOGRAL las novedades del mes.
9.1 Archivo general con todos los socios.
Archivo con los socios que han realizado algún tipo
9.2
de movimiento en el transcurso del mes.
9.3 Archivo con los socios nuevos.
9.4 Archivo con las exclusiones de los socios.
10.0 Se ingresa en el sistema SASP a los fines de cargar
(Encargado(a))
las novedades de la cooperativa y las novedades
registradas por parte de RH.
11.0 Procede validar la información cargada en el sistema
SASP.
11.1 En caso de error material, se procede comunicar con
la Gerente de COOPECOGRAL a los fines de
corrección.
11.2 Se procede incluir de forma manual los nuevos
socios de la cooperativa.
12.0 Genera e imprime la nómina.
13.0 Remite la nómina a los fines de validación a la
Dirección de Revisión y Control de Calidad -
Departamento de Servicios Personales, civiles y
Militares.
245
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.0 Recibe nómina y firma acuse de recibo.

15.0 Procede validar la nómina.
15.1 Si presenta algún error material, rechaza y regresa al
Dirección de Revisión y Control de Calidad departamento responsable para corrección.
(Servicios Personales) 15.2 Si todo está correcto, valida la información
contenida en la nómina.
16.0 Remite la nómina a la Dirección Administrativa y
Financiera – División de Contabilidad.
Dirección Administrativa y Financiera 17.0 Recibe la nómina validada y firma acuse de recibo.
(Recepción) 18.0 Entrega la nómina al Encargado de Contabilidad.
19.0 Recibe la nómina validada.

20.0 Procede realizar la orden de pago o libramiento (ver
División de Contabilidad procedimiento de libramiento).
(Encargado(a))
21.0 Remite la nómina y la orden de pago al Director a
los fines de recoger firmas.
22.0 Recibe la nómina y documento para el pago o

libramiento.
Dirección Administrativa y Financiera 23.0 Revisa y firma la nómina y el documento para el
(Director(a)) pago o libramiento.
24.0 Procede recolectar firma de los responsables de las
áreas involucradas y la remite a la UAI.
25.0 Recibe la nómina y los documentos para pago o

Dirección Administrativa y Financiera libramiento.
(Recepción) 26.0 Remite la nómina y los documentos para pago o
libramiento a la UAI.

libramiento y firma acuse de recibo.
28.0 Procede auditar la información de la documentación
recibida.
28.1 En caso de error material, regresa a la unidad
Unidad de Auditoría Interna correspondiente para corrección.
(UAI) 28.2 Si todo está correcto, valida la nómina y los
documentos para pago o libramiento.
29.0 Remite la nómina y los documentos validados para
pago o libramiento a la Dirección Administrativa y
Financiera.
246
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Dirección Administrativa y Financiera libramiento y firma acuse de recibo.
(Recepción) 31.0 Entrega la nómina y los documentos para pago o
libramiento al Director.
32.0 Recibe y verifica validación de UAI.

Dirección Administrativa y Financiera 33.0 Entrega la nómina y los documentos para pago o
(Director(a)) libramiento al Encargado(a) de la División de
Contabilidad.

libramiento y verifica.
35.0 Remite la nómina y documentos para pago o
(Encargado(a))
libramiento a la Dirección de Revisión y Control de
Calidad.

libramiento y firma acuse de recibo.
37.0 Deposita la nómina y los documentos para pago o
(Recepción)
libramiento en la Dirección de Revisión y Control de
Calidad.

libramientos.
Dirección de Revisión y Control de Calidad 39.0 Verifica.
(Servicios Personales) 40.0 Procede remitir la nómina y los documentos para
pago o libramientos a la Tesorería Nacional a los
fines de transferencia.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Elaboración de Departamento de
De manera digital
CGR - DAF – DCONT- 006 Nóminas de Planificación y
en computador
Pago Desarrollo
247
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
248
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.7 SOLICITUD DE REGISTRO PREVENTIVO PARA INCLUSION

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Apartar la previsión del salario por la cantidad de meses que faltan para terminar el año.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de registro preventivo.
Incluye: Solicitud de registro preventivo, procesar registro en el SIGEF, recepción de
2.0 Alcance:
contratos notariados adjunto a certificaciones, nómina.
Termina: Con la remisión de nómina y libramiento a la Tesorería Nacional.
Dueño o
3.0 3.2 Departamento Jurídico
responsable:
3.3 DAF.

referencia: 4.3 Documento del gasto (Libramiento).
5.1 La contratación de personal y la fijación de sueldos deben ser debidamente autorizados por
5.0 Políticas: el incumbente de mayor jerarquía y se reporten oportunamente los aumentos, las
deducciones y cambios de salarios en el personal.
1.0 Genera solicitud de registro preventivo.

2.0 Imprime y remite solicitud a la Dirección
Administrativa y Financiera – División de Contabilidad.
Dirección Administrativa y Financiera 3.0 Recibe la solicitud y firma acuse de recibo.

(Recepción) 4.0 Entrega solicitud al Encargado de Contabilidad.

6.0 Se procede ingresar en el sistema SIGEF.
Se aparta la previsión de salario por la cantidad de
División de Contabilidad 7.0
meses que faltan para terminar el año.
(Encargado(a))
Solicitar los contratos debidamente notariados y
8.0
certificados.
249
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Departamento Jurídico Remite contratos debidamente notariados y la
10.0
certificación de los mismos a la Dirección
Administrativa y Financiera – División de Contabilidad.
11.0 Recibe los contratos y certificación y firma acuse de

Dirección Administrativa y Financiera recibo.
(Recepción) Entrega los contratos y certificación al Encargado de
12.0
Contabilidad.
13.0 Recibe los contratos y certificación de los mismos y

revisa que estén debidamente notariados.
14.0
Valida y actualiza registro de las personas contratadas.
15.0 Generar la nómina.
16.0 Imprime la nómina y remite a los analistas de
(Encargado(a))
presupuestos a los fines de generar archivo txt.
17.0 Recibe la nómina y procede generar archivo txt de la
misma.
18.0 Remite la nómina a la Dirección de Revisión y Control
de Calidad – División de Servicios Personales, Civiles y
Militares a los fines de verificación.
19.0 Recibe la nómina y remite a la Dirección de Revisión y

Dirección Administrativa y Financiera Control de Calidad – División de Servicios Personales,
(Recepción) Civiles y Militares a los fines de verificación.
20.0 Recibe la nómina y firma acuse de recibo.

21.0 Verifica.
Dirección de Revisión y Control de Calidad
(Servicios Personales) 22.0 Procede remitir la nómina y los documentos para pago o
libramiento a la Tesorería Nacional a los fines de
transferencia.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
250
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Solicitud de
Registro
CGR - DAF – DCONT- 007 Preventivo
para Inclusión.
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
251
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.8 NOMINA DE VIÁTICOS INTERNOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Realizar la ejecución de órdenes de pago específico para viáticos.
Misión:
Empieza: Con la recepción de solicitud de viáticos del departamento interesado o UAI.

Proceso de verificación de solicitud, cálculos de montos de viáticos, remisión
de solicitud para aprobación de viáticos al MAE.
Termina: Con la aprobación del MAE y la elaboración de la orden de pago (libramiento).
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos de 4.1 Ley 41 - 08, Reglamento No. 525 - 09.

4.0
referencia: 4.2 Distribución de gasto de viáticos.
5.1 Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.
En la elaboración de nómina para viáticos internos debe tomarse en cuenta la siguiente
5.2
distribución;
Desayuno__________ 10%
Almuerzo___________ 30%
Cena_______________ 20%
5.0 Políticas:
Hospedaje___________ 40%
Directores, Supervisores, y Auditores III RD$1.500.00
Auditores I y II-------RD$1.300.00
El transporte se considera según localidad.
Recibe solicitud de viático del departamento o

1.0
UAI, autorizada por el responsable del área,
acompañada de una relación del personal que
realiza el trabajo, especificando la localidad y el
(Encargado(a))
período de duración de la labor.
2.0 Verifica asunto y justificación de la solicitud.
252
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Se procede realizar cálculo tomando en cuenta el

3.0
tipo de asunto.
Se procede calcular los montos del viático en el
4.0
División de Contabilidad sistema conforme a la distribución requerida.
(Encargado(a)) 5.0 Imprime los montos y adjunta a la solicitud.
Remite montos y solicitud al Director
6.0 Administrativo y Financiero a los fines de
aprobación.
7.0 Recibe los montos adjuntos a la solicitud.
8.0 Revisa y verifica.
(Director(a)) 8.1 Si no procede, emite rechazo al solicitante.
8.2 Si procede, autoriza oficio de remisión al MAE a
los fines de aprobación.
9.0 Recibe aprobación del MAE.
(Recepción) Procede genera nómina y orden de pago
10.0
(libramiento).
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Nómina de Departamento de De manera

CGR - DAF – DCONT-
Viáticos Planificación y digital en
008
Internos Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
253
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.9 PROCEDIMIENTO NÓMINA DE VIÁTICOS AL EXTERIOR

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Elaborar órdenes de pagos por conceptos de viáticos conforme a requerimientos previos
1.0
Misión: establecidos sobre la base legal e institucional.
Con la remisión de solicitud de viáticos de parte del Departamento de

Empieza:
Comunicaciones.
2.0 Alcance: Solicitud de viáticos, programa de evento, documentación que avalen todo lo
Incluye:
concerniente, oficio, autorización de viáticos, soportes de recibo de pago.
Termina: Con la entrega de cheque del viático al beneficiario.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos 4.1 Ley 41 - 08, Reglamento No. 525 - 09.
4.0 de
referencia: 4.2 Programa de eventos, itinerario, documentaciones soportes.
5.0 Políticas:
Remite solicitud de viáticos con los

1.0
correspondientes anexos (solicitud del
funcionario, programa del evento,
(Encargado(a))
documentaciones que avalen todo lo
concerniente).
2.0 Recibe solicitud adjunto a documentos soportes

Dirección Administrativa y Financiera y firma acuse de recibo.
(Recepción) 3.0 Entrega al Director Administrativo para
aprobación.

Si no procede, rechaza y autoriza notificación al
Dirección Administrativa y Financiera 5.0
solicitante.
(Director(a))
Si procede, autoriza generar oficio a los fines de
6.0
remitir al Contralor.
254
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe autorización y genera oficio.

(Auxiliar Administrativo(a)) Imprime oficio y entrega al Director a los fines
8.0
de firma.
Dirección Administrativa y Financiera Recibe oficio, firma y autoriza remisión de
9.0
(Director(a)) comunicación al Contralor.
10.0 Recibe oficio debidamente firmado.
(Auxiliar Administrativo(a)) 11.0 Deposita oficio en el ante despacho del
Contralor.
Despacho del Contralor 12.0 Recibe comunicación y firma acuse de recibo.
(Recepción) 13.0 Entrega comunicación al Contralor.
14.0 Recibe comunicación y revisa.

14.1 Si no procede, autoriza notificación de rechazo
al departamento solicitante.
(Contralor) 14.2 Si procede la comunicación, aprueba, firma y
autoriza la remisión de la misma a la oficina de
Coordinación Presidencial – Unidad de Viajes
Oficiales.
Procede mantener contacto con el Oficial de la

15.0
Unidad de Viajes que se le asigne el expediente
Dirección Administrativa y Financiera a fin de confirmar que todas las
(Auxiliar Administrativo(a)) documentaciones enviadas se ajusten a los
requerimientos establecidos en el Reglamento
de Viajes Oficiales.
Procede solicitar confirmación a los fines de
16.0
cubrir pasaje aéreo, suministros de gastos
diarios, transportes y otros gastos previamente
Unidades de Viajes al Exterior autorizados.
(Oficina de Coordinación Presidencial) 17.0 Por medio correo electrónico envía a la
Dirección Administrativa el itinerario del vuelo
aéreo.
18.0 Recibe itinerario vía electrónica y confirma.
(Auxiliar Administrativo(a)) Por medio correo electrónico envía al
19.0 Departamento de comunicaciones el itinerario
del vuelo aéreo.
20.0 Recibe itinerario vía electrónica y confirma.
Entrega itinerario al Funcionario
21.0
correspondiente.
Departamento de Comunicaciones Confirma y acuerda itinerario con el
22.0
(Encargado(a)) Funcionario.
Autoriza al Auxiliar Administrativo confirmar a
23.0
la Unidad de Viajes al Exterior comparecencia
con el itinerario y procede solicitar la compra
del boleto aéreo.
255
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
24.0 Confirma a la Unidad de Viajes al Exterior

comparecencia con el itinerario y procede a
solicitar compra del boleto aéreo.
Recibe confirmación y procede emitir cheque a

25.0
Oficina de Coordinación Presidencial favor del Funcionario a los fines de cubrir los
(Unidades de Viajes al Exterior) gastos diarios (viáticos).
Remite cheque a la Dirección Administrativa y
26.0
Financiera.
27.0 Recibe cheque y firma acuse de recibo.

28.0 Procede generar recibo de pago.
(Auxiliar Administrativo(a)) Entrega cheque con recibo de pago al
29.0
Funcionario que viajara al exterior.
30.0 Archiva recibo en cronológico.
Remite a la Contraloría General de la República

31.0
Oficina de Coordinación Presidencial la factura del boleto aéreo y gastos diarios para
fines de pago.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
CGR - DAF – DCONT- Nómina de
009 Viáticos Externos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
256
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.10 ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERIA DE LA SEGURIDAD
SOCIAL / CARGA TSS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Registras las novedades en la página de la TSS.
Misión:
Empieza: Con el proceso de cargar las variaciones de la TSS de forma manual o

electrónicamente (archivo TXT).
2.0 Alcance: Incluye: Proceso de cargar las variaciones en la Página WEB de la TSS, validación
cuadre de nómina por área
Termina: Con la notificación a la TSS sobre nómina lista para pago.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 41 - 08, Reglamento No. 525 - 09.

Documentos de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Luego de tramitadas y cerradas las nóminas se procede

cargar las variaciones en la página WEB de la TSS, ya
sea de modo manual o en cargas electrónicas de archivo
TXT.
2.0 Verifica que dichas variaciones estén siendo recibidos
de manera correcta por la página.
División de Contabilidad 3.0 Valida cuadre de nómina por área.
(Encargado) 4.0 Reproduce copia de la recapitulación de las nóminas.
5.0 Realiza cuadre con las facturas generadas por la página
de la TSS.
6.0 Imprime factura y archivar en cronológico.
7.0 Notificar a la Encargada de cuenta en la TSS que la
nómina esta lista para pago.
257
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1 Novedades de la nómina.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Análisis y
Registro de
CGR - DAF – DCONT- 010 Novedades a la
Tesorería de la
Seguridad Social
/ Carga a la TSS
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
258
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.11 NÓMINA DE HORAS EXTRAS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Generar un pago extraordinario por concepto de trabajo realizado en horas adicional a la
1.0
Misión: jornada laboral establecida en la Ley 41-08 Función Pública.
Empieza: Con la solicitud de pago de horas extras.
Relación de horas extras trabajadas, generación y remisión de oficios,
aprobación de pago de horas extras.
Termina: Con la elaboración de nómina y documento para pago (libramiento).
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
3.3 División de Correspondencia y Archivo.
Documentos de
4.0 4.2 Ley 41 - 08, Reglamento No. 525 - 09.
referencia:
5.1 Las horas extras y compensaciones deben calcularse separadas del sueldo normal.
5.0 Políticas:
1.0 Recibe solicitud acompañada de una relación del

personal por parte de los departamentos o UAI.
2.0 Verifica que la solicitud y la relación de personal este
debidamente firmada por el Encargado del Área y por
los empleados conformados en la misma.
(Encargado(a))
3.0 Verifica que la relación de personal especifique los días
y horas laboradas.
4.0 Verifica cálculo de horas trabajadas y remite a la DAF.
5.0 Recibe cálculo y verifica si procede.

Dirección Administrativa y Financiera 5.1 Si no procede, rechaza y retorna a la División de
(Director(a)) Contabilidad a los fines de corrección.
5.2 Si procede, firma y autoriza oficio de remisión al MAE.
6.0 Recibe relación de cálculos de horas extras y genera
oficio de remisión al MAE.
(Auxiliar Administrativo(a)) 7.0 Entrega oficio de remisión al Director para firma.
259
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Recibe oficio de remisión y verifica.
Dirección Administrativa y Financiera 8.1 Si verifica error material, rechaza y regresa oficio al
(Director(a)) Auxiliar Administrativo (a) a los fines de corrección.
8.2 Si el oficio está correcto, firma y autoriza remisión al
MAE.
9.0 Recibe oficio y remite vía correspondencia al MAE.
10.0 Recibe oficio y firma acuse de recibo.
División de Correspondencia 11.0 Genera número de oficio y procede dar salida al oficio.
12.0 Remite vía mensajero al MAE.
13.0 Recibe oficio de aprobación del MAE y firma acuse de
Dirección Administrativa y Financiera recibo.
(Auxiliar Administrativo(a)) 14.0 Entrega aprobación al Encargado de la División de
Contabilidad.
División de Contabilidad 15.0 Recibe oficio de aprobación.
(Encargado(a)) 16.0 Genera nómina y orden de pago (Libramiento).
7.1 Relación de horas extras trabajadas.
7.0 ANEXOS: 7.2 Oficios.
7.3 Nómina de pago y documento del gasto (Libramiento).
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Nómina de De manera digital
CGR - DAF – DCONT- 011 Horas Extras
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
260
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.12 ANÁLISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD
SOCIAL / RATIFICACIÓN DE PAGO DE NÓMINA PARA LA DGII
Fecha de Junio
emisión: 2012
Ratificar las declaraciones de nóminas de empleados pagados en un periodo dado a los fines de
Propósito o
1.0 regularizar dichos pagos y cuadrar lo que se ha pagado mediante la nómina y lo que está
Misión:
declarado en la página de la DGII y la TSS.
Empieza: Generando los archivos para fines de TSS en el SASP.

Cargar las novedades en la página WEB de la TSS, verificación de requerimientos,
formularios IR3.
Termina: Con la autorización de remisión del formulario IR3 a la DGII.

Dueño o
3.0
responsable:

referencia: 4.3 Formularios IR3.
5.0 Políticas:
1.0 Se procede generar los archivos para fines de TSS en el

SASP.
2.0 Cargar en la página WEB de la TSS como
autodeterminación retroactiva.
3.0 Verificar que el envío electrónico se ejecute
correctamente.
(Analista) 4.0 Elegir en el sistema el campo Estado de Cuenta.
5.0 Verificar por la pestaña de liquidación el ISR.
6.0 Verificar que la factura está correcta e imprimir.
7.0 Llenar formulario IR3 de modo manual.
8.0 Entregar formulario al Director Administrativo a los fines
de aprobación y firma.
261
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe formularios IR3 y revisa.

9.1 En caso de error material, regresa el mismo a
contabilidad a los fines de corrección.
9.2 En caso que todo esté correcto, aprueba y firma.
(Encargado(a))
10.0 Autoriza remisión del formulario IR3 a la DGII a los
fines de ratificar de manera física y formal dicha entidad.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Análisis y Registro
de Novedades a la
Tesorería de la Departamento de
De manera digital
CGR - DAF – DCONT- 012 Seguridad Social / Planificación y
en computador
Ratificación de Desarrollo
Pago de Nómina
para la DGII
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
262
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.13 REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERÍA DE LA SEGURIDAD SOCIAL /
SEGUROS PADRES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Permitir que cada servidor público tenga la posibilidad de afiliar en el seguro a sus ascendientes
1.0
Misión: directos (padres).
Empieza: Con la solicitud de afiliación de parte de RH.
2.0 Alcance: Incluye: Proceso de verificación en la página WEB de la TSS, formulario IR3.
Dueño o
3.0
responsable:

Documentos
referencia: 4.3 Formularios IR3.
5.0 Políticas:
1.0 Recibe solicitud de afiliación de parte de RH.

2.0 Verifica en internet en la página de la TSS
afiliación a la ARS correspondiente al titular.
3.0 Registra en la TSS después del día 6 de cada
mes y antes de cerrar el proceso de nómina
División de Contabilidad interna.
(Encargado) 4.0 Remite al área de nómina para ser cargada al
SASP para fines de descuentos.
5.0 Registra IR3 en la página de Internet de la TSS.
6.0 Automáticamente los datos del formulario IR3
se remiten a la DGII a los fines de ratificar de
manera física y formal dicha entidad.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
263
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REGISTROS:
8.0

Análisis y
Registro de
CGR - DAF – DCONT- 013 Novedades a la
Tesorería de la
Seguridad Social /
Seguros Padres
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR:
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
264
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.14 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - TRASLADOS INTERNOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Controlar y supervisar los movimientos internos concernientes a traslados de equipos y
1.0
Misión: mobiliarios de la institución.
Empieza: Con la notificación de traslado de activos.
Verificación de disponibilidad, registro y actualización de movimiento de activo
en el sistema.
Termina: Con actualizar la localización del activo en el sistema.
Dueño o
3.0
responsable:

referencia:
5.1 Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar
con facilidad como herramientas y envases, utensilios y útiles de oficina, entre otros.
5.0 Políticas: 5.2 Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
través de una base de datos en el computador.
1.0 Recibe notificación de traslado de activos.

2.0 Verifica necesidad del área solicitante.
3.0 Verifica disponibilidad de activo solicitado.
División de Contabilidad 3.1 Si no hay disponibilidad, rechaza la solicitud.
(Encargado) 3.2 Si existe disponibilidad de activo, autoriza el
traslado.
4.0 Registra movimiento de activo en el sistema.
5.0 Actualiza localización de activo en el sistema.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
265
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Registro y
CGR - DAF – DCONT- 014 Activos Fijos - Planificación y De manera digital
en computador
Traslados Desarrollo
Internos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
266
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.15 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Junio
Departamento de Planificación y Dirección Administrativa y Financiera Fecha de emisión:
2012
Propósito o
1.0 Mantener actualizados el inventario de mobiliarios y equipos de oficina.
Misión:
Empieza: Con la verificación de los activos físicos de las áreas comunes y unidades
administrativas.
2.0 Alcance: Incluye: Registro de activos en el sistema, exportar la data al sistema de DIGECOG
mediante SIAB, registro de flota vehicular.
Termina: Con el cuadre de facturas y documentos con el corredor del seguro.

Dueño o
3.0
responsable:

Documentos de
referencia:
5.1 Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden
extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y útiles de
oficina, entre otros.
5.0 Políticas: 5.2 Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o
registrados a través de una base de datos en el computador.
Descripción de las Actividades del Proceso:

6.0
1.0 Verificar los activos físicos de las áreas comunes y unidades

administrativas.
2.0 Registrar activo en el sistema.
3.0 Asignar código interno y los números de Bienes Nacionales.
4.0 Exportar la data a DIGECOG por medio del SIAB.
División de Contabilidad 5.0 Guardar copia de entrada de almacén, orden de compra y factura
(Encargado) en periodo anual.
6.0 Registrar flota vehicular.
7.0 Generar relación de la flota vehicular y enviar al corredor de
seguros a los fines de conciliar facturas.
8.0 Cuadrar documentos del corredor con la facturas de compra.
267
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Registro y Departamento de
De manera digital en
CGR -DAF–DCONT- 015 Control de Planificación y computador
Activo Fijo Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
268
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.16 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - REPARACIÓN DE EQUIPOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Gestionar salida de equipos para reparación por conceptos de fallas encontradas en los mismos.
Misión:
Empieza: Con generar solicitud de reparación de equipos.
Impresión, aprobación y firma de solicitud, registro de datos en el formulario de
equipos a reparar.
Termina: Aprobación de reparación de equipos.
3.1 DAF.
Dueño o
3.0 3.2 División de Contabilidad.
responsable:

4.0 de
referencia:
Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
5.1
5.0 Políticas:
1.0 Genera solicitud de reparación de equipos.

Departamento Solicitante 2.0 Imprime solicitud y remite al Director Administrativo
a los fines de aprobación y firma.
Dirección Administrativa y Financiera 3.0 Recibe solicitud y firma acuse de recibo.

(Recepción) 4.0 Entrega solicitud al Director Administrativo.
5.0 Recibe solicitud de reparación y verifica si procede.

5.1 Si no procede, rechaza y autoriza comunicación al
departamento solicitante.
(Director(a))
5.2 Si procede, aprueba y entrega al Encargado de
Contabilidad.
269
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud aprobada y procede generar

formulario de salida de equipos.
División de Contabilidad 7.0 Registra en el formulario los datos que identifican el
(Encargado(a)) equipo a reparar.
8.0 Entrega formulario al Director Administrativo a los
fines de firma.
9.0 Recibe formulario y revisa.

Dirección Administrativa y Financiera 9.1 Si verifica error material, rechaza y regresa al
(Director(a)) responsable a los fines de corrección.
9.2 Si verifica que todo está correcto, aprueba y firma.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Registro y Control
Departamento de
de Activo Fijo - De manera digital
CGR -DAF – DCONT- 016 Reparación de
Planificación y
en computador
Desarrollo
Equipos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
270
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.17 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - DESCARGO DE ACTIVOS FIJOS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Mantener actualizados el inventario de mobiliarios y equipos de oficina en desuso para fines
1.0
Misión: de descargo por parte la Dirección General de Bienes Nacionales.
Empieza: Con el levantamiento de información de todos los equipos y mobiliarios en

desuso.
2.0 Alcance:
Incluye: Levantamiento de información, remisión de comunicaciones,
Termina: Con la aprobación, descargo y traslado de equipo en desuso.

3.0
responsable:

Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
5.0 Políticas:
1.0 Realiza el levantamiento de todos los equipos y

mobiliarios en desuso.
2.0 Elabora comunicación de levantamiento realizado.
3.0 En caso de descargo vehicular, se procede enviar
División de Contabilidad comunicación a la compañía de seguro con una relación
(Encargado) de los vehículos a descargar.
4.0 En caso de activos concernientes a equipos y
mobiliarios se imprime comunicación, firma y remite a
la Dirección General de Bienes Nacional.
271
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

5.0 Recibe comunicación y deposita en correspondencia.
(Recepción)
6.0
Recibe comunicación y genera número de oficio.
7.0 Remite a la Dirección General de Bienes Nacionales.

9.0 Revisa comunicación y asigna un inspector, auditor y
dos (2) representantes del departamento de Subasta e
Dirección General de Bienes Nacionales Inventario.
10.0 El equipo asignado hace acto de presencia física en la
Contraloría General de la República a los fines de
verificar y aprobar el descargo de activo fijo en desuso.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Registro y
CGR - DAF – DCONT- 017 Activo Fijo - Planificación y De manera digital
en computador
Descargo de Desarrollo
Activo Fijo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
272
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.3.18 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - INVENTARIO
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Desarrollo Dirección Administrativa y Financiera
emisión: 2012
(DPD) (DAF)
Propósito o Presentar el estado real y de forma cuantificable y económica los bienes, mobiliarios y equipos
1.0
Misión: conformados en la Contraloría General de la República.
Empieza: Con la realización de un inventario de activo fijo.

2.0 Alcance: Incluye: Inventario de activo fijo, registro de inventario en el Sistema SIAB, informes.
Termina: Con la elaboración del informe de resultado.

Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 126 - 01 de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG).

Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a
5.0 Políticas: través de una base de datos en el computador.
1.0 Realizar inventario de activos dos veces al año de

acuerdo a como lo establece la Ley 126-01 de la
Dirección General de Contabilidad Gubernamental
(DIGECOG).
2.0 Realiza programa de inventario para la sede, en la
División de Contabilidad Fundación Escuela Nacional de Control y en cada
(Encargado) una de las unidades de Auditoría Interna donde
existan equipos de la institución.
3.0 Registrar inventario en el Sistema de
Administración de Bienes (SIAB).
4.0 Realizar cuadre de acuerdo a las compras de activos
realizadas en el período.
273
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Generar informe de resultados dirigido a la Máxima

División de Contabilidad Autoridad de la Institución con copias para la
(Encargado) DIGECOG, y a la Administración General de
Bienes Nacionales.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Registro y
Departamento de
Control de De manera digital
CGR -DAF–DCONT-018 Planificación y
Activo Fijo - en computador
Desarrollo
Inventario
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
274
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES

16.2.4.1 SECCION DE MAYORDOMIA:
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.1 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO JARDINERÍA Y ÁREAS VERDES
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Mantener el buen estado de las áreas verdes.
Misión:
Empieza: Con la entrega del listado chequeo al operario.
Mantenimiento preventivo de jardinerías y áreas verdes, registro de trabajo
realizado en el sistema.
Termina: Con la aprobación del mantenimiento realizado.
3.1 División de Servicios Generales.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Listado chequeo de mantenimiento.

Documentos de
4.0
referencia:
5.0 Políticas:
División de Servicios Generales

1.0 Entrega listado chequeo al operario.
(Encargado)
2.0 Recibe listado chequeo.
3.0 Realiza labor de limpieza.

4.0 Chequea el estado de las plantas y gramas.
(Conserje) 4.1 En caso de ser necesario humedece, recorta las gramas y/o
riega abono.
5.0 Llena formulario chequeo con observaciones.
6.0 Firma listado y entrega al Encargado.
7.0 Recibe listado y revisa.

(Encargado) 8.0 Asigna verificación de trabajo.
275
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe listado chequeo y valida el trabajo.

9.1 Si el trabajo realizado no está conforme al listado
División de Servicios Generales chequeo, convoca a reunión (Encargado, Supervisor y
Mayordomía - Supervisor Técnico).
10.0 Si el trabajo realizado se corresponde con el listado
chequeo, firma listado como bueno y válido.
División de Servicios Generales 11.0 Recibe listado chequeo aprobado.

(Encargado) 12.0 Revisa listado y entrega al auxiliar administrativo.
División de Servicios Generales 13.0 Recibe listado chequeo aprobado, registra en el sistema.
(Auxiliar Administrativa) 14.0 Archiva en cronológico.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:
Mantenimiento de Departamento de De manera

CGR - DAF – DSG – SM -
Jardinería y Áreas Planificación y digital en
001
Verdes Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
276
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE
EMERGENCIA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Dar mantenimiento periódico a los generadores de energía para garantizar su correcto
1.0
Misión: funcionamiento.
Empieza: Con la verificación del formulario de mantenimiento preventivo.

Verificación de formularios, chequeo de requerimientos de generadores,
Incluye: asistencia técnica de mantenimiento, aprobación de requerimientos,
2.0 Alcance:
mantenimiento preventivo.
Con el registro en el sistema por mantenimiento preventivo realizado y archivo
Termina:
de copia de factura.

Dueño o
3.0
responsable:
Formulario de Programación de Mantenimiento Preventivo de Generadores de

4.1
Documentos Energía.
4.0
de referencia:
Se debe chequear requerimientos de mantenimiento de los generadores de energía cada

5.1
quince días (15), preferiblemente los días primero (1ro.) y quince (15) de cada mes.
5.0 Políticas:
Verifica formulario de programación de

1.0
mantenimiento preventivo de los generadores de
(Encargado) energía.
2.0 Llama al contratista para solicitar asistencia
técnica de mantenimiento.
Mantenimiento en Planta
3.0 Recibe llamada telefónica y confirma fecha y
Contratistas - Técnico Electricistas
hora de asistencia técnica de mantenimiento.
277
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
División de Servicios Generales 4.0 Procede entregar listado control de chequeo al

(Encargado) técnico.
5.0 Recibe listado control de chequeo.

6.0 Verifica requerimiento de mantenimiento que
sea necesario de acuerdo a las horas de uso de
los equipos.
7.0 Firma y entrega listado control de chequeo,
adjunto a observaciones encontradas al
Encargado de Servicios Generales.
8.0 Recibe y revisa el listado control de chequeo.

9.0 Entrega listado control de chequeo y
División de Servicios Generales autorización al auxiliar administrativo (a) a los
(Encargado) fines de verificar en el Sistema de Suministro
existencia en inventario de piezas y productos.
10.0 Verifica existencia.

10.1 Si hay existencia de piezas o partes, procede
generar solicitud por el sistema.
División de Servicios Generales 10.2 Si no hay existencia de piezas o partes, se
(Auxiliar Administrativa) procede generar solicitud de compra (ver
procedimiento de compras).
Entrega solicitud al Encargado a los fines de
11.0
revisión y firma.
12.0 Recibe solicitud, revisa y firma.

División de Servicios Generales Entrega solicitud al Auxiliar Administrativo (a)
(Encargado) a los fines de remisión al departamento
13.0
administrativo.
14.0 Recibe solicitud firmada y procede

División de Servicios Generales personalmente depositarla en el departamento
(Auxiliar Administrativa) administrativo con libro control de remisión
interna como acuse de recibo.
Recibe solicitud y firma acuse de recibo (libro

15.0
Dirección Administrativa y Financiera control y/o copia de la comunicación).
(Recepción) Entrega solicitud al Director Administrativo y/o
16.0
Encargada de Compras y Contrataciones.
Dirección Administrativa y Financiera 17.0 Recibe comunicación y autoriza despacho de

(Director - Encargada de Compras) mercancías.
278
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.0 Verifica vía Sistema de Suministro aprobación

de solicitud de requerimientos de piezas y
suministros y notifica vía teléfono a la División
de Servicios Generales.
19.0 Recibe oficio de aprobación y procede verificar
Sección de Almacén y Suministro en el Sistema.
(Encargado) 20.0 Procede imprimir aprobación.
21.0 Retira los productos de la localización en
góndolas y coloca para entrega.
22.0 Genera movimiento en el sistema.
23.0 Imprime formulario de salida y reproduce tres
(3) copias.
24.0 Procede retirar piezas y/o productos.
Sección de Almacén y Suministro Entrega mercancía con formulario de entrega de
25.0
(Encargado) mercancías.
Recibe mercancías y firma formulario de
26.0
División de Servicios Generales entrega.
(Auxiliar Administrativa) Procede entregar piezas y suministros al técnico
27.0
electricista.
28.0 Realiza mantenimiento correspondiente.
29.0 Genera factura y entregar al Encargado.
Recibe factura y procede autorizar al Supervisor

30.0 del área validación de trabajo realizado por el
(Encargado)
técnico contratista.
31.0 Verifica trabajo realizado por el contratista.
División de Servicios Generales Procede llenar listado control de chequeo y
(Supervisor) 32.0
firmar el mismo como bueno y válido.
33.0 Entrega listado al Encargado.
35.0 Remite factura a la Dirección Administrativa y
División de Servicios Generales Financiera a los fines de generar pago al
(Encargado) Contratista (ver procedimiento de pago).
36.0 Registra mantenimiento en el Sistema.
37.0 Archiva copia de factura en cronológico.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
279
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Mantenimiento
Preventivo de Departamento de
CGR - DAF – DSG – SM De manera digital
Generadores de Planificación y
- 002 en computador
Energía de Desarrollo
Emergencia
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
280
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO ACONDICIONADORES DE AIRE
Junio
2012
Propósito o Dar mantenimiento periódico a los acondicionadores de aire para garantizar su correcto
1.0
Misión: funcionamiento.
Empieza: Con la entrega del listado chequeo.
Mantenimiento preventivo de acondicionadores, listado de requerimientos y
aprobación.
Archivando en cronológico el listado chequeo aprobado de mantenimiento
Termina:
preventivo.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Listado chequeo de mantenimiento preventivo.

Documentos
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:

1.0 Entrega listado de chequeo.
(Encargado(a))
2.0 Recibe listado de chequeo.
Verifica el tiempo de uso de filtros y parrillas del
3.0
retorno.
División de Servicios Generales 4.0 Verifica presión refrigerante.
Mayordomía - Técnico Acondicionador 5.0 Verifica condensador.
6.0 Verifica evaporador.
7.0 Firma listado chequeo y entrega al encargado.
8.0 Recibe listado y revisa firma.

9.0 Revisa requerimientos de reemplazos.
(Encargado(a))
10.0 Entrega requerimientos a la Auxiliar.
281
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
11.0 Recibe requerimientos y procesa en el sistema de

suministros.
12.0 Verifica existencia en el Sistema de Suministro.
12.1 En caso de verificar existencia, genera solicitud por
el sistema de suministro a los fines de aprobación
por parte de la Encargada de Compras.
(Auxiliar Administrativa(a))
12.2 En caso de verificar que no existe inventario del
material requerido, se genera comunicación o
solicitud del mismo.
13.0 Imprime comunicación o solicitud.
14.0 Entrega comunicación o solicitud al Encargado a
los fines de firma.
15.0 Recibe comunicación y firma.
(Encargado(a)) Remite vía Auxiliar al Departamento
16.0
Administrativo.
17.0 Recibe comunicación de requerimientos y firma
Dirección Administrativa y Financiera copia como acuse de recibo.
(Recepción)
18.0 Entrega requerimientos a la Encargada de Compras.
División de Compras y Contrataciones

19.0 Recibe requerimientos y procesa la solicitud.
(Encargado(a))
Recibe aprobación e imprime formulario de

Sección de Almacén y Suministro 20.0
despacho.
(Encargado(a))
21.0 Entrega mercancía contra formulario de despacho.
Recibe mercancía y firma de formulario de
22.0
División de Servicios Generales despacho.
(Auxiliar Administrativo(a)) Entrega mercancía de requerimientos al técnico
23.0
contra relación.
24.0 Recibe mercancía y firma relación.
En caso de verificarse faltante conforme a la
25.0
presión baja del refrigerante, se procede completar.
División de Servicios Generales En caso de verificarse reemplazo de piezas, realiza
Mayordomía - Técnico Acondicionador 26.0
a la corrección de lugar.
Anota cambios y reemplazos en hoja control de
27.0
chequeo.
28.0 Firma hoja control y entrega al encargado.
29.0 Recibe hoja control de chequeo y revisa.
División de Servicios Generales Entrega hoja de control a los fines de validación de
30.0
asistencia técnica.
Recibe hoja control y válida trabajo asistencia
31.0
técnica.
En caso que el trabajo realizado no se corresponda
Mayordomía - Supervisor
31.1 con la hoja control, convoca a reunión al técnico
involucrado en la asistencia técnica.
282
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
31.2 En caso que el trabajo realizado se corresponda con

la hoja control, firma como bueno y válido en la
hoja control.
32.0 Entrega listado control de chequeo debidamente
firmada al Encargado de la División de Servicios
Generales.
33.0 Recibe listado control de chequeo y revisa.
(Encargado(a)) Entrega listado al Auxiliar Administrativo (a) a los
34.0
fines de registro y archivo.
35.0 Recibe el listado.
(Auxiliar Administrativo(a)) Procede archivar listado control de chequeo en
36.0
cronológico.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Mantenimiento
CGR - DAF – DSG – SM Departamento de De manera
Preventivo de
- 003 Planificación y digital en
Acondicionadores
de Aire
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
283
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LIMPIEZA Y AREAS COMUNES
Junio
2012
Propósito o
1.0 Garantizar la higiene en la Institución.
Misión:
Empieza: Con la entrega del listado chequeo al Supervisor.
Mantenimiento preventivo de limpiezas y áreas comunes, entrega de equipo y
materiales de limpieza, supervisión y aprobación de trabajo de limpieza realizado.
Termina: Archivando el listado chequeo de limpieza de trabajo realizado.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Listado Programa de Limpieza.

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
División de Servicios Generales Entregar formulario control de limpieza adjunto al

1.0
(Encargado(a)) listado del programa mensual de limpieza.
2.0 Recibe formulario control de limpieza adjunto al

listado del programa de limpieza correspondiente
al mes en curso.
División de Servicios Generales 3.0 Realiza la distribución de áreas específicas al
Mayordomía - Supervisor personal de conserjería y entrega listado programa
de limpieza correspondiente al área asignada.
4.0 Procede entregar equipos y materiales de limpieza
al personal de conserjería.
5.0 Recibe equipos y materiales.
Recibe listado programa de limpieza y verifica si

6.0
División de Servicios Generales corresponde limpieza profunda.
Mayordomía - Conserjería
6.1 Para realizar limpieza profunda, se procede como
sigue:
6.1.1 Escritorios; paño húmedo con jabón.
284
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.1.2 Los pisos; se procede lavado con detergentes.

6.1.3 Las sillas; paño húmedo con jabón.
Zafacones de desperdicios; lavado con
6.1.4
detergentes.
Paredes de oficinas; lavado con paños húmedos y
6.1.5
detergentes.
Equipos electrónicos (monitores, CPU, teclados,
6.1.6 impresoras, fax, copiadoras, scanner, mouse,
teléfono, etc.); paño húmedo.
6.2 Si corresponde limpieza diaria, se procede como
sigue:
6.2.1 Escritorios; paño húmedo.
Mayordomía - Conserjería 6.2.2 Los pisos; trapear con detergentes.
6.2.3 Las sillas; paño húmedo.

6.2.4 Zafacones de desperdicios; vaciar los zafacones.
6.2.5 Paredes de oficinas; no aplica.
6.2.6 Lavado de vajillas y despolvar.
6.2.7 Equipos electrónicos (monitores, CPU, teclados,
impresoras, fax, copiadoras, scanner, mouse,
teléfono, etc.); paño seco para despolvar.
Realizado el trabajo se procede notificar al
7.0
Encargado de Mayordomía finalización de la tarea
asignada.
Recibe notificación de trabajos de limpiezas
8.0
realizados.
9.0 Procede llenar el formulario control de limpieza.
Verifica y valida que las áreas asignadas a cada
10.0
conserje se encuentren en estado limpio.
10.1 En caso que el formulario control no se
División de Servicios Generales corresponda con el trabajo realizado, se procede
Mayordomía - Supervisor contactar al conserje correspondiente a los fines
de convocarlo a reunión para establecer posibles
causas de la falta.
10.2 En caso que el formulario control se corresponda
con el trabajo realizado, se procede entregar dicho
formulario antes mencionado al Encargado de
Servicios Generales.
Recibe formulario control de limpieza y revisa
11.0 que esté debidamente firmado por el conserje y el
Encargado de Mayordomía.
Si verifica inconformidad en el documento,
11.1 procede retornar el mismo al Encargado de
(Encargado(a))
Mayordomía a los fines de corrección.
12.0 Si verifica que todo está correcto, procede
entregar el formulario al Auxiliar Administrativo
a los fines de archivo.
285
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.1
Formulario control de limpieza.
7.0 ANEXOS:
7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Mantenimiento
Departamento de
CGR - DAF – DSG – SM - Preventivo de De manera digital
Planificación y
004 limpieza y en computador
Desarrollo
áreas comunes
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
286
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.5 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ALMACENAMIENTO DE AGUA
POTABLE
Junio
2012
Propósito o Mantener almacenada las aguas potables conforme a niveles óptimos de calidad a los fines de
1.0
Misión: garantizar la salud del capital humano de la Institución.
Empieza: Con la entrega de listado chequeo.
2.0 Alcance: Incluye: Mantenimiento preventivo, aprobación de trabajos realizados.
Con el registro en el sistema del trabajo realizado y posterior archivo del formulario
Termina:
chequeo aprobado.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Listado Chequeo.

4.0 de
referencia:
5.1 Los chequeos deben realizarse los días primero (1ro) de cada mes.
5.0 Políticas:

1.0 Entrega listado de chequeo al técnico.
(Encargado(a))
Recibe listado chequeo de limpieza adjunto al

2.0
listado del programa de limpieza correspondiente
al mes en curso.
División de Servicios Generales 3.0 Realiza chequeo.
Mayordomía - Técnico 4.0 Clorifica el agua de la cisterna.
Llena formulario listado chequeo con
5.0
observaciones.
6.0 Firma listado y entrega al encargado.

(Encargado(a)) 8.0 Asigna verificación de trabajo realizado al
supervisor correspondiente.
287
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Recibe listado debidamente firmado y valida

trabajo realizado.
9.1 Si el trabajo realizado no está conforme al listado
División de Servicios Generales control de chequeo, se procede convocar una
Mayordomía - Supervisor reunión (Encargado, Supervisor y Técnico).
9.2 Si el trabajo realizado se corresponde con el listado
chequeo, firma listado como bueno y válido.
10.0 Entrega listado chequeo aprobado.
11.0 Recibe listado chequeo aprobado.
12.0 Revisa listado.
(Encargado(a))
13.0 Entrega al auxiliar administrativo.
División de Servicios Generales Recibe listado chequeo aprobado, registra en el
14.0
(Auxiliar Administrativo(a)) sistema y archiva en cronológico.
7.1 Formulario control de limpieza.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Mantenimiento
Departamento de
CGR - DAF – DSG – SM - Preventivo de De manera digital
Planificación y
005 Almacenamiento en computador
Desarrollo
de Agua Potable
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
288
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.6 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FUMIGACIÓN
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Realizar jornadas de fumigación para eliminar posibles plagas que afecten la salud del capital
1.0
Misión: humano de la Institución.
Empieza: Con la revisión del programa mensual de limpieza.
Asistencia técnica, coordinación de trabajos a realizar, mantenimiento preventivo,
informe de trabajos realizados, trámite de pago.
Con la remisión del expediente completo al DAF a los fines de pago al suplidor del
Termina:
servicio.
Dueño o
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Programa mensual de fumigación.

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Revisa programa mensual de fumigación (verifica

División de Servicios Generales última fecha).
(Encargado(a)) 2.0 Realiza llamada telefónica al Suplidor del servicio
para coordinar trabajos.
Suplidor / Compañía 3.0 Recibe llamada y confirma asistencia técnico de
(Contratistas) fumigación.
División de Servicios Generales 4.0 Coordina trabajos de fumigación el último sábado

(Encargado(a)) de cada mes.
5.0 Recibe notificación de trabajos técnicos de

fumigación.
División de Servicios Generales 6.0 Organiza preparativos para recibir visita, (ubicación
Mayordomía - Supervisor llaves oficinas).
7.0 Recibe técnicos de fumigación.
8.0 Inspecciona cada oficina y aéreas comunes para
fumigación.
289
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 Fumigar las áreas verdes y por encima de los

plafones con la bomba roció y/o niebla.
Suplidor / Compañía
10.0 Fumigar la Fundación Escuela Nacional de Control.
(Contratistas)
11.0 Genera informe de áreas fumigadas y entrega a
mayordomía.
12.0 Recibe informe, revisa y valida trabajos técnicos de
División de Servicios Generales fumigación.
Mayordomía - Supervisor 13.0 Entrega informe de trabajos técnicos al Encargado
de Servicios Generales.
14.0 Recibe informe y revisa.
15.0 Procede colocar informe en archivo de expedientes
División de Servicios Generales en espera de soportes (factura del suplidor).
(Encargado(a)) 16.0 Recibe factura de trabajos de fumigación por parte
del Suplidor/compañía.
17.0 Grapa factura definitiva en el expediente y autoriza
generar informe justificación trabajos realizados.
División de Servicios Generales 18.0 Genera informe de trabajos realizados y grapa al
(Auxiliar Administrativo(a)) expediente.
19.0 Firma informe.
División de Servicios Generales 20.0 Remite expediente completo a la Dirección
(Encargado(a)) Financiera Administrativa a los fines de pago al
suplidor/compañía (ver procedimiento de pago).
7.1 Informe de asistencia técnica por concepto de mantenimiento preventivo.
7.0 ANEXOS: 7.2 Facturas.
8.0 REGISTROS:
Mantenimiento Departamento de
CGR - DAF – DSG – SM - De manera digital
Preventivo de Planificación y
006 en computador
Fumigación Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
290
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.1.7 MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELÉCTRICO
Junio
2012
Propósito o
1.0 Prevenir fallas eléctricas.
Misión:
Incluye: Verificación de listado chequeo, requisición de materiales, aprobación de
2.0 Alcance: requisición, retiro de materiales de almacén de suministro, validación de
trabajos realizados.
Termina: Archivando en cronológico el listado control de chequeo.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Listado control de chequeo.

Documentos
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:

1.0 Entrega listado de chequeo.
(Encargado(a))
2.0 Recibe listado de chequeo.
División de Servicios Generales 3.0 Verifica las luces, luminarias, bombillas,
Mayordomía - Supervisor instalaciones eléctricas y anota observaciones.
4.0 Firma y entrega listado chequeo al Encargado.
5.0
Recibe listado debidamente firmado.
6.0 Revisa listado y analiza observaciones.
(Encargado(a)) 7.0 En caso que todo esté funcionando
correctamente, firma listado y entrega listado al
auxiliar para fines de archivo.

8.0 Recibe listado y archiva cronológicamente.
291
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.0 En caso de requerimientos de reemplazo o

trabajo de instalación, autoriza elaborar
(Encargado(a))
solicitud.
10.0 Recibe autorización y procesa requerimientos

en el sistema de suministros.
11.0 Verifica existencia de requerimientos a través
del sistema de suministro.
11.1 En caso de verificar existencia, solicita
División de Servicios Generales aprobación al Encargado de Compra vía
(Auxiliar Administrativo(a)) sistema de suministro.
11.2 En caso de verificar que no existe inventario del
material requerido, genera solicitud de
requerimientos.
12.0 Imprime solicitud.
13.0 Entrega solicitud a los fines de firma.
16.0 Recibe solicitud de requerimientos y firma
División de Servicios Generales copia como acuse de recibo.
(Encargado(a)) 17.0 Entrega requerimientos a la Encargada de
Compras.
18.0 Recibe comunicación de requerimientos y
evalúa si procede.
18.1 En caso de verificar existencia de inventario en
el sistema de suministro, autoriza
División de Compras y Contrataciones electrónicamente.
(Encargado(a)) 18.2 En caso que se verifique que el artículo este
agotado en el inventario, entrega solicitud de
requerimientos al analista de compras (Ver
procedimiento de compra).
19.0 Verifica respuesta de parte de Dirección

Administrativa Financiera.
19.1 En caso que la mercancía solicitada no esté en
existencia se procede esperar abastecimiento
División de Servicios Generales por parte del suplidor al almacén de suministro.
(Encargado(a)) (Ver procedimiento de compra).
19.2 En caso que la mercancía solicitada esté en
existencia y sea aprobada por la Encargada de
compras, solicita despacho de la misma al
almacén de suministro.
20.0 Recibe aprobación e imprime formulario de

División de Servicios Generales despacho.
- Sección de Almacén y Suministro Entrega mercancía contra formulario de
21.0
despacho.
292
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.0 Recibe mercancía y firma de formulario de

despacho.
23.0 Entrega mercancía de requerimientos al técnico.
24.0 Recibe mercancía y firma relación.

25.0 En caso de verificarse faltante conforme a la
presión baja del refrigerante, se procede
completar.
División de Servicios Generales 26.0 En caso de verificarse reemplazo de piezas,
Mayordomía - Técnico Acondicionador realiza corrección de lugar.
27.0 Anota cambios y reemplazos en hoja control de
chequeo.
28.0 Firma hoja control y entrega al Encargado.
29.0 Recibe hoja control de chequeo y revisa.

30.0 Entrega hoja de control a los fines de validación
(Encargado)
de asistencia técnica.
31.0 Recibe hoja control y válida trabajo de

asistencia técnica.
31.1 En caso que el trabajo realizado no se
corresponda con la hoja control, convoca a
reunión al técnico involucrado en la asistencia
técnica.
31.2 En caso que el trabajo realizado se corresponda
con la hoja control, firma como bueno y válido
en la hoja control.
32.0 Entrega listado control de chequeo al
Encargado.
33.0 Recibe listado control de chequeo y revisa.

División de Servicios Generales 34.0 Entrega listado al Auxiliar Administrativo (a) a
(Encargado) los fines de registro y archivo.
35.0 Recibe el listado y procede registrar en el

División de Servicios Generales Sistema.
(Auxiliar Administrativa) 36.0 Procede archivar listado control de chequeo en
cronológico.
7.1 Formulario de trabajo realizado.

7.0 ANEXOS: 7.2 Requisición de materiales.
8.0 REGISTROS:
293
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Mantenimiento Departamento de De manera

CGR - DAF – DSG – SM -
Correctivo Planificación y digital en
007
Eléctrico Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
294
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.4.2 SECCION DE TRANSPORTACION
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.2.1 TRASLADO DE PERSONAL
Junio
2012
Propósito o
1.0 Proveer servicio de transporte a los Servidores Públicos de la CGR.
Misión:
Empieza: Con la recepción de solicitud de traslado.

2.0 Alcance: Incluye: Traslado de personal, verificación de vehículo.
Termina: Con el cierre de la orden de traslado.
Dueño o 3.1 Sección de Transportación.

3.0
responsable:
Documentos 4.1 Solicitud de traslado.

4.0
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Recibe solicitud de traslado por parte de la

dirección, división o unidad operativa.
2.0 Verifica si hay vehículos disponibles.
3.0 Verifica si se justifica el traslado.
3.1 En caso que no proceda, rechaza y notifica vía
teléfono a la dirección, división o unidad operativa
División de Servicios Generales solicitante.
Transportación - Asistente 4.0 En caso que proceda, confirma hora del traslado.
5.0 Registra en el sistema los datos del vehículo
asignado para el traslado (nombre del chofer,
Kilometraje de salida, estado del vehículo en cuanto
a carrocería, piezas, tapicerías, motor y partes).
6.0 Entrega llave del vehículo al chofer.
295
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe la llave del vehículo por parte del (a)

Asistente.
8.0 Recibe la ruta a realizar.
9.0 Enciende el vehículo y procede abrir las compuertas
Transportación - Chofer
para pasajeros.
10.0 Realiza ruta asignada y detiene vehículo enfrente la
oficina control de Transportación.
11.0 Imprime formulario de datos registro del sistema
sobre el estado de salida del vehículo.
12.0 Recolecta los datos del vehículo a la entrada (Km de
llegada y estado del vehículo en cuanto a carrocería,
piezas, tapicerías, motor y partes).
13.0 Recibe vehículo contra formulario de datos registro
de salida.
14.0 Verifica que el vehículo esté en las mismas
condiciones que presento cuando fue asignado.
División de Servicios Generales 14.1 En caso que el formulario de datos sobre el estado
Transportación - Asistente del vehículo a la salida no se corresponda con el de
llegada, convoca a una reunión inmediata al chofer
asignado al mismo a los fines de levantar acta de
requerimientos y responsabilidades.
14.2 En caso que el formulario de datos sobre el estado
del vehículo a la salida se corresponda con el de
llegada, firma formulario de datos como bueno y
válido.
15.0 Digita los registros tomados a la llegada en el
Sistema de Transportación.
16.0 Cierra la orden del servicio.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Departamento de
CGR - DAF – DSG – ST - Traslado de
Planificación y
De manera digital
001 Personal en computador
Desarrollo
Historia de Cambios
9.0
e Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
296
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.2.2 TRASLADO DE PERSONAL EJECUTIVO

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Proveer un servicio de transporte al personal ejecutivo y de apoyo administrativo de la
1.0
Misión: Contraloría General de la República.
Empieza: Cuando el chofer realiza el ponche de asistencia a las 8:00am.
Chequeo rutinario de la flota vehicular, registro de datos por el sistema de
transportación, verificación de rutas, traslado de personal ejecutivo.
3.0
responsable:
4.1 Listado de traslado de funcionarios.
Documentos de
4.0
referencia:
5.0 Políticas:
División de Servicios Generales 1.0 Realiza el ponche de asistencia a las 8:00am en punto de
Transportación - Chofer cada día comprendido de lunes a viernes.
División de Servicios Generales 2.0 Chequea de forma rutinaria la flota vehicular.
Transportación - Mecánico 3.0 Confirma disponibilidad al Asistente.
4.0 Genera listado de traslado de funcionarios.

5.0 Asigna ruta y flota vehicular a cada chofer.
División de Servicios Generales 6.0 Registra en el sistema los datos del vehículo asignado
Transportación - Asistente para traslado (nombre del chofer, Kilometraje de salida,
estado del vehículo en cuanto a carrocería, piezas,
tapicerías, motor y partes).
7.0 Recibe la llave del vehículo por parte del Asistente de

Transportación.
8.0 Recibe la ruta a realizar.
División de Servicios Generales Enciende el vehículo y abre las compuertas para
Transportación - Chofer 9.0
pasajeros.
Realiza la ruta a realizar y detiene el vehículo enfrente la
10.0
oficina control de Transportación.
297
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
11.0 Imprime formulario de datos registro del sistema sobre el

estado de salida del vehículo.
12.0 Recolecta los datos del vehículo a la entrada (Km de
llegada y estado del vehículo en cuanto a carrocería,
piezas, tapicerías, motor y partes).
13.0 Recibe vehículo contra formulario de datos registro de
salida.
Verifica que el vehículo este en las mismas condiciones
14.0
que presento cuando fue asignado.
División de Servicios Generales 14.1 En caso que el formulario de datos sobre el estado del
Transportación - Asistente vehículo a la salida no se corresponda con el de llegada,
se procede convocar a una reunión inmediata al chofer
asignado al mismo a los fines de levantar acta de
requerimientos y responsabilidades.
14.2 En caso que el formulario de datos sobre el estado del
vehículo a la salida se corresponda con el de llegada,
firma formulario de datos como bueno y válido.
15.0 Digita los registros tomados a la llegada en el Sistema de
Transportación.
16.0 Cierra la orden del servicio.
7.1 Formulario registro de salida de vehículos.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:
Traslado de Departamento de
CGR - DAF – DSG – ST - De manera digital
Personal Planificación y
002 en computador
Ejecutivo Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
298
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.2.3 REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o Gestionar el abastecimiento de combustible a los fines de prever que se agote la cantidad en
1.0
Misión: existencia del mismo.
Empieza: Con el inventario de combustible correspondiente a la flotilla vehicular.

Incluye: Requisición de combustible, aprobación de requisición, registro en el sistema de
2.0 Alcance:
transportación, fact uración con comprobante fiscal.
Termina: Con la remisión de factura a la División de Contabilidad.
3.0
responsable:
4.1 Inventario de combustible.
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Todos los viernes de cada semana se realiza inventario de combustible de la flotilla de
5.0 Políticas: transporte vehicular de la Contraloría.
1.0 Realizar inventario de combustible de la flotilla de

transporte vehicular de la Contraloría.
Transportación - Asistente 2.0 Imprime formulario.
3.0 Entrega formulario al Encargado a los fines de
aprobación y firma.
4.0 Recibe formulario y revisa.
4.1 En caso de encontrar algún error material, rechaza
División de Servicios Generales y retorna el mismo a los fines de corrección.
Transportación - Encargado 4.2 En caso que todo este correcto, firma formulario y
autoriza envío al Director (a) Administrativo.
5.0 Recibe formulario de requisición de combustible

debidamente firmado y reproduce copia.
6.0 Entrega formulario de requisición de combustible a
Transportación - Asistente
la Dirección Administrativa contra acuse de recibo.
299
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe formulario de requisición de combustible y

firma acuse de recibo (libro control y/o copia de la
comunicación).
(Recepción)
8.0 Entrega formulario de requisición de combustible
al Director Administrativo y/o Encargado (a) de
Compras a los fines de aprobación y firma.
9.0 Recibe formulario de requisición de combustible y

evalúa si procede o no procede.
9.1 Si no procede, genera un oficio de rechazo y remite
Dirección Administrativa y Financiera vía Recepción a la sección de Transportación.
(Director(a) / Enc. Compras)
9.2 Si procede, aprueba y firma el formulario de
requisición de combustible.
10.0 Remite copia del formulario de requisición de
combustible a la Sección de Transportación.
11.0 Recibe respuesta debidamente firmada.
(Recepción) Entrega respuesta con libro control de tramitación
12.0
interna.
División de Servicios Generales 13.0 Recibe respuesta y firma libro control como acuse
Transportación - Asistente de recibo.
14.0 Entrega respuesta al Encargado.
15.0 En caso de rechazo, verifica motivos y causas a los

fines de generar una nueva requisición conforme a
División de Servicios Generales los criterios motivados por la Dirección
Transportación - Encargado Administrativa y Financiera.
16.0 En caso de aprobación, autoriza reproducción de
copia y entrega a los choferes asignado a las flotas
vehicular.
17.0 Recibe autorización y reproduce copias.
División de Servicios Generales 18.0 Entrega copias a cada chofer asignado a la unidad
Transportación - Asistente correspondiente de la flota vehicular.
19.0 Informa lugar y disponibilidad de abastecimiento
de combustible.
20.0 Recibe formulario debidamente autorizado e
información pertinente sobre lugar de
abastecimiento.
21.0 Desplaza el vehículo al lugar de abastecimiento
establecido.
22.0 Entrega copia del formulario en el centro de
División de Servicios Generales abastecimiento de combustible.
Transportación - Chofer 23.0 Solicita factura con comprobante fiscal al momento
de recibir el combustible.
24.0 Firma documento de constancia de abastecimiento.
25.0 Entrega factura con comprobante fiscal al asistente
de Transportación.
300
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
26.0 Recibe factura con comprobante fiscal.

27.0 Verifica y compara marcador de combustible del
vehículo ya abastecido en referencia a la toma del
inventario final del mismo.
División de Servicios Generales 28.0 Genera actualización en el Sistema de
Transportación - Asistente Transportación.
29.0 Archiva copia de factura en cronológico.
30.0 Reproduce copia de factura con comprobante fiscal
y remite factura original a la División de
Contabilidad.
7.1 Factura con comprobante fiscal.
7.0 ANEXOS: 7.2 Requisición de combustible.
8.0 REGISTROS:
Departamento de
CGR - DAF – DSG – ST - Requisición de De manera digital
Planificación y
003 combustible en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
301
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTILLA VEHICULAR

Junio
2012
Propósito o
1.0 Dar mantenimiento a la flota vehicular de la CGR para garantizar su buen funcionamiento.
Misión:
Empieza: Con la verificación de fecha del último mantenimiento realizado.
Verificación, registro y cálculo de kilometraje, elaboración de formulario de
2.0 Alcance: Incluye: observaciones encontradas, aprobación mantenimiento preventivo, requisición y
aprobación de materiales.
Termina: Archivando el formulario del trabajo de mantenimiento preventivo realizado.
3.1 Sección de Transportación.
Dueño o
3.0
responsable: 3.2 Sección Almacén y Suministro.
Documentos 4.1 Formulario registro de mantenimiento.

4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Verifica en el sistema fecha del último

mantenimiento correspondiente a cada flota
vehicular.
2.0 Notifica verbalmente al mecánico de necesidad de
mantenimiento vehicular.
3.0 Verifica Kilometraje correspondiente al último
manteniendo.
4.0 Registra Kilometraje actual y calcula Kilometraje
total recorrido.
5.0 Verifica encendido y funcionamiento del motor y
anota observaciones.
6.0 Verifica sistema de combustible (tanque) y anota
observaciones.
Transportación – Mecánico 7.0 Verifica carburador y anota observaciones.
8.0 Verifica carrocería y anota observaciones.
9.0 Verifica tapicería y anota observaciones.
10.0 Verifica partes y piezas vehicular y anota
observaciones.
11.0 Genera formulario de observaciones y entrega al
Asistente de Transportación.
302
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
12.0 Recibe formulario de observaciones sobre cada

flotilla vehicular.
13.0 Verifica y establece requerimientos.
14.0 Genera oficio de requerimientos y entrega al
Encargado.
15.0 Recibe oficio de requerimientos de piezas, partes y

suministro y revisa.
División de Servicios Generales En caso de encontrar algún error material, rechaza y
15.1
Transportación - Encargado retorna el mismo a los fines de corrección.
16.0 En caso que todo este correcto, firma oficio y
autoriza envío al Director Administrativo.
17.0 Recibe oficio y reproduce copia.

Entrega oficio a la dirección Administrativa contra
18.0 acuse de recibo (Ver procedimiento de requisición de
División de Servicios Generales piezas, partes y suministros).
Transportación - Asistente 19.0 Verifica movimiento de inventario en el Sistema.
20.0 Confirma existencia en Suministro vía teléfono.
21.0 Retira la mercancía contra oficio de aprobación por
parte de la Dirección Administrativa y Financiera.
22.0 Recibe oficio de aprobación y procede verificar en el

Sistema.
23.0 Imprime aprobación.
24.0 Retira los productos de la localización en góndolas y
coloca para entrega.
Sección Almacén y Suministro - Encargado
25.0 Genera movimiento en el sistema.
26.0 Imprime formulario de salida y reproduce tres (3)
copias.
27.0 Entrega mercancía contra conduce de salida.
28.0 Recibe mercancía y firma formulario control de

salida como acuse de recibo.
Da entrada en el sistema de transportación a la
29.0
mercancía recibida.
30.0 Genera e imprime formulario de piezas, partes y
División de Servicios Generales suministros.
Transportación – Asistente 31.0 Entrega piezas, partes o suministros al Mecánico
adjunto formulario de materiales como acuse de
recibo.
303
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
32.0 Recibe piezas, partes y suministro y firma formulario

33.0 Procede a la intervención mecánica del vehículo
División de Servicios Generales (reemplazo de piezas, reparación).
Transportación - Mecánico 34.0 Procede al lavado del vehículo.
35.0 Realizado el trabajo de intervención, firma
formulario como trabajo realizado.
36.0 Entrega formulario al asistente de transportación.
37.0 Recibe formulario y procede validar trabajo
realizado.
38.0 Si el trabajo realizado no se corresponde con el
formulario, convoca a reunión al mecánico a los fines
División de Servicios Generales de establecer causas y responsables.
Transportación - Asistente 39.0 Si el trabajo realizado se corresponde con el
formulario, da entrada en el sistema de transportación
en el histórico de vehículo afectado.
40.0 Archiva cronológicamente el formulario.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Mantenimiento
Preventivo de la
CGR - DAF – DSG – ST - 004 Flotilla
Vehicular
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
304
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.2.5 REQUISICION DE PIEZAS, PARTES O SUMINISTROS AGOTADAS EN ALMACEN
Junio
2012
Propósito o
1.0 Gestionar el reabastecimiento de piezas, partes o suministros agotadas en almacén.
Misión:
Empieza: Con el oficio de requerimientos de piezas, partes o suministros.
Oficio de aprobación de requisición de materiales, proceso de compras de
2.0 Alcance: Incluye: materiales, orden de compra, pre factura y factura definitiva, proceso de pago
al proveedor, recepción de materiales.
Termina: Con la recepción de materiales.
3.1 Sección de Transportación.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
3.3 Sección de Suministro.
4.1 Ley 340- 06 de Compras y Contrataciones.
Documentos de
4.0
referencia:
5.1 El encargado de almacén debe llenar un informe de consumo de materiales de

oficina por departamento y remitirlo al encargado del área administrativa con copia
al auditor interno.
5.0 Políticas: 5.2 El encargado de almacén debe darles entrada a todos los materiales y equipos
adquiridos, comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el
proveedor.
1.0 Genera oficio de requerimientos de piezas, partes o

suministros.
2.0 Entrega oficio al Encargado a los fines de aprobación y
firma.
3.0 Recibe oficio de requerimientos de piezas, partes y
División de Servicios Generales suministro y revisa.
Transportación - Encargado 4.0 Firma oficio y autoriza envío al Director (a)
Administrativo.
5.0 Recibe oficio y reproduce copia.

6.0 Entrega oficio a la Dirección Administrativa y
Financiera contra acuse de recibo.
305
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe comunicación y firma acuse de recibo (libro

Dirección Administrativa y Financiera control y/o copia de la comunicación).
(Recepción) 8.0 Entrega comunicación al Director (a) Administrativo
y/o Encargada (a) de Compras.
9.0 Recibe comunicación.

(Director / Enc. Compras) 10.0 Autoriza proceso de compra de piezas, partes y
suministro.
Dirección Administrativa y Financiera 11.0 Recibe la autorización y procesa la compra conforme

(Analista de Compras) al requerimiento solicitado.
12.0 Verifica movimiento de inventario en el sistema.
División de Servicios Generales Confirma existencia en la Sección de Almacén y

13.0
Transportación - Asistente Suministro vía teléfono.
14.0 Procede retirar la mercancía con oficio de aprobación
por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.
15.0 Recibe oficio de aprobación y procede verificar en el

Sistema.
Sección Almacén de Suministro - Encargado Entrega mercancía con el conduce de salida como
16.0
acuse.
17.0 Recibe mercancía firma conduce control de salida

División de Servicios Generales como acuse de recibo.
Transportación - Asistente 18.0 Da entrada en el Sistema de Transportación a la
mercancía recibida.
7.1 Formulario requisición de materiales.

7.2 Pre -Factura y Factura definitiva.
7.0 ANEXOS:
7.3 Formulario de entrada de materiales.
7.4 Orden de Compra.
REGISTROS:
8.0
Requisición de
CGR - DAF – DSG – ST - Departamento de
piezas, partes o De manera digital
005 Planificación y
suministros en computador
Desarrollo
agotados en almacén
306
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
307
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.4.3 SECCION DE ALMACEN Y SUMINISTRO

NOMBRE DEL PROCESO:
16.2.4.3.1 RECEPCION DE MERCANCIAS

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Recibir mercancías conforme a las especificaciones establecidas en las órdenes de compra.
Misión:
Empieza: Con la recepción de mercancías.
Verificación de mercancías con orden de compra aprobada por el DAF y registro de
factura definitiva.
Termina: Registro de factura definitiva en el sistema de suministro.
Dueño o 3.1 Sección de Almacén y Suministro.
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Orden de compra.

4.0 de 4.2 Factura definitiva.
referencia:
5.1 El encargado de almacén debe darles entrada a todos los materiales y equipos adquiridos,
comparando la orden de compra con la factura o conduce enviado por el proveedor.
5.0 Políticas: 5.2 El encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de compra, sobre el
mínimo de existencia de los artículos bajo su responsabilidad y éste supervisar lo
informado.
1.0 Recibe mercancía contra factura y orden de
compra aprobada.
1.1 Si la mercancía a recibirse no corresponde con la
orden de compra y factura, se rechaza.
1.1.1 Notifica rechazo vía telefónica a la división de
compra.
1.2 Si la mercancía a recibirse se corresponde con la
orden de compra y factura, se procede recibir
mercancía, firmar factura definitiva y copia
Sección Almacén de Suministro - Encargado
2.0 Reproduce tres (3) copias de la factura definitiva.
3.0 Remite dos (2) copias a la Dirección
Administrativa a los fines de pago del proveedor.
4.0 Archiva copia de la factura definitiva en
cronológico.
5.0 Da entrada en el sistema a cada artículo recibido.
308
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.1 Si el artículo no existe en el sistema de

suministro, crea y/o asigna un nuevo código.
5.2 Si el artículo existe en el sistema de suministro,
registra y actualiza inventario.
6.0 Registra en el sistema la factura definitiva
(proveedor, descripción del artículo, NCF,
cantidad, precio unitario, ITBIS, importe).
7.1 Orden de compra.
7.0 ANEXOS: 7.2 Factura definitiva.
8.0 REGISTROS:
Departamento de
CGR - DAF – DSG – SAS - Recepción de De manera digital
Planificación y
001 Mercancías en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
309
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MERCANCIAS
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Entregar mercancías conforme a previas aprobaciones de despacho por la autoridad competente.
Misión:
Empieza: Con la solicitud de despacho de materiales.
2.0 Alcance: Incluye: Aprobación de suministro, requerimientos.
Termina: Con archivar en orden cronológico el formulario de despacho de artículos.
3.1 Sección de Almacén y Suministro.
Dueño o
3.0 DAF.
responsable: 3.2
Documentos 4.1 Orden de aprobación del DAF.
4.0 de
referencia:
5.1 Mantener al día de las tarjetas en base a las salidas por requisiciones de materiales
de los departamentos o secciones y entradas de compras.
5.2 El Encargado de almacén deberá informar diariamente, al encargado de compra,
5.0 Políticas:
sobre el mínimo de existencia de los artículos bajo su responsabilidad y éste
supervisar lo informado.

1.0 Recibe llamada telefónica de parte del

departamento y/o unidad operativa solicitante.
Verifica aprobación por parte de la Dirección
2.0
Administrativa y Financiera en el sistema de
suministro.
2.1 Si aun no esta aprobado la entrega de
requerimientos, notifica vía teléfono al
departamento y/o unidad operativa solicitante sobre
la situación de estado de la solicitud.
División de Servicios Generales 2.2 Si los requerimientos fueron aprobados vía sistema
Sección Almacén de Suministro - Encargado de suministro, procede a la entrega inmediata de la
mercancía.
3.0 Imprime aprobación (dos copias).
4.0 Ubica físicamente los artículos a despachar.
5.0 Confirma vía teléfono al departamento y/o unidad
operativa solicitante sobre aprobación de
requerimientos.
6.0 Entrega artículos requeridos contra formulario de
salida.
310
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe confirmación de disponibilidad y procede

retirar los artículos.
Departamento y/o Unidad Operativa Solicitante
8.0 Recibe los artículos y firma formulario de salida
División de Servicios Generales 9.0 Recibe formulario debidamente firmado y revisa.

Sección Almacén de Suministro - Encargado 10.0 Archiva formulario en cronológico.
7.1 Formulario de despacho de materiales.

7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Departamento de
Despacho de De manera digital
CGR - DAF – DSG – SAS - 002 Mercancías
Planificación y
en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
311
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.4.3.3 INVENTARIO DE MERCANCIAS

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Mantener actualizada la cantidad de mercancía en almacén.
Misión:
Empieza: Con la impresión de listado de mercancías en existencia.
Conteo físico de mercancías, comparación del conteo con el listado, elaboración de
informe de inventario, remisión de informe.
Termina: Con la remisión del informe de inventario a la División de Contabilidad.
Dueño o
3.0 3.2 UAI.
responsable:
Documentos 4.1 Listado de mercancías en existencia.

4.0 de
referencia:
5.1 El inventario del almacén de materiales de oficina y/o equipos será verificado, evaluados
y controlados por el Departamento de Auditoría Interna.
5.0 Políticas:
1.0 Imprime listado de mercancías en existencia.

2.0 Cuenta físicamente cada mercancía.
Compara cantidad descripta en el listado con la
3.0
cantidad física correspondiente a cada artículo.
División de Servicios Generales 3.1 En caso que no se corresponda el conteo físico
Sección Almacén de Suministro - Encargado con el descripto en el listado, se recuenta.
4.0 Genera informe ejecutivo de inventario realizado.
5.0 Reproduce copia del listado (dos ejemplares).
Remite informe adjunto a copia del listado a la
6.0
7.1 Informe de inventario.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:
312
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Departamento de
CGR - DAF – DSG – Inventario de De manera digital
Planificación y
SAS - 003 Mercancías en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
313
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.5 DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES:

UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06,
NOMBRE DEL PROCESO: MODIFICACION No.449-06 YREGLAMENTO 543-12
16.2.5.1 COMPRA MENORES BIENES SERVICIOS
Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99 Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99

Fecha de Diciembre
Departamento de Planificación y Dirección Administrativa y Financiera 2012
emisión:
Propósito o Realizar las compras y contratación de bienes y servicios, bajo un procedimiento simplificado,
1.0
Misión: que permita eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la Ley.
Empieza: Con la elaboración del consolidados de todos los requerimientos.

Incluye: Aprobación de solicitud de compra, elaboración de requerimientos, remisión de
2.0 Alcance: requerimientos al suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de
orden de compra, utilización del SIGEF para cargar orden de compra.
Termina: Con el cierre del Expediente Administrativo.
3.1 División de Compras y Contrataciones.

Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
4.1 Ley 340 - 06 de Compras y Contrataciones.

Documentos 4.2 Ley 449-06.
4.0
de referencia: 4.3 Reglamento de Aplicación de la Ley mediante Decreto 543-12.
4.4 Ley 200-04, de libre Acceso a la Información Pública.
5.1 La orden de compra debe especificar claramente; datos relativos al proveedor,

especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción y referencia
completa.
5.2 Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos planes y
programas anuales elaborados por la institución.
5.3 Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la
5.0 Políticas: Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema.
5.4 Ningún procedimiento de Compra Menor podrá ser iniciado sino se dispone de la
apropiación presupuestaria respectiva.
5.5 Los Oferentes deberán estar debidamente inscritos en el Registro de Proveedores del
Estado (RPE).
314
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.6 Las unidades operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándares
emitidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
5.7 La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/ Fichas o Términos
de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución
5.8 Los peritos para la elaboración de las Especificaciones Técnicas/ Fichas o Términos de
referencias deberán ser designados por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán
ser revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante
el desarrollo de los procedimientos.
5.9 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas o Términos de Referencias, deberán ser
elaboradas por peritos.
5.10 Las Especificaciones Técnicas no podrán hacer mención de ningún tipo de marca, ni
dirigir la compra o contratación a un determinado proveedor o contratista.
5.11 Todo consolidado de requerimientos por las unidades requirentes debe ser aprobado por
la Máxima Autoridad Ejecutiva.
5.12 La Dirección Administrativa y Financiera, División de Compras y Contrataciones y el
Departamento de Planificación y Desarrollo, son los responsables de la elaboración del
Plan Anual de Compras y Contrataciones.
1.0 Formaliza las solicitudes de compras y

contrataciones tomando en cuenta; plan anual
de compras, precio histórico y precio de
mercado.
2.0 Solicita Certificado de Existencia de Fondos a
División de Compras y Contrataciones la Dirección Administrativa y Financiera
(DAF).
3.0 Remite las solicitudes de compras y

contrataciones a la Oficina de Acceso a la
Información (OAI) para fines de publicación
en el Portal de la CGR.
4.0 Realiza la apropiación de fondos, validando la

existencia de fondos en el presupuesto para los
fines de compras o contratación del bien o
servicio en cuestión.
5.0 Elabora y remite el Certificado de Existencia
de Fondos a la División de Compras y
Contrataciones.
6.0 Recibe Certificado de Existencia de Fondos y

remite al Contralor.
315
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Recibe solicitud de requerimientos, el

7.0
Despacho del Contralor Certificado de Existencia de Fondos y entrega
al Contralor.
Recibe y revisa la solicitud de compra y

8.0
contratación y el Certificado de Existencia de
Fondos.
Contralor
Apodera a la Dirección Administrativa y
9.0
Financiera a los fines de dar inicio a la fase de
ejecución del proceso.
Recibe documentos y remite los mismos a la

Dirección Administrativa y Financiera 10.0 División de Compras y Contrataciones para
dar inicio al proceso.
11.0 Conforma expediente administrativo y carga

en el portal.
Inicia el número único del expediente y carga
12.0 el mismo en el Sub – Sistema de Compras y
Contrataciones del SIGEF.
13.0 Procede invitar a un mínimo de tres (3)
oferentes, debidamente inscriptos en el
División de Compras y Contrataciones Registro de Proveedores del Estado (RPE).
14.0 Elabora la convocatoria a presentar las ofertas
y las invitaciones formales.
15.0 Tramita la firma por ante la Directora
Administrativa Financiera procediendo a
invitar a los oferentes seleccionados.
16.0 Remite la convocatoria a la Oficina de Acceso
a la Información (OAI), conjuntamente con las
especificaciones o fichas técnicas para su
difusión en el portal de la Institución.
17.0 Recibe las ofertas económicas en sobres

debidamente cerrados.
División de Compras y Contrataciones 18.0 Se procede a la apertura y análisis de las
ofertas.
19.0 Procede adjudicar la oferta que más convenga

los intereses de la institución, considerando el
menor precio ofertado.
316
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
20.0 Elabora un acta simple con los datos; fecha,

Dirección Administrativa y Financiera hora de emisión, número asignado a cada
División de Compras y Contrataciones oferta, nombre de los oferentes, montos de sus
Funcionario – Participante ofertas, la adjudicación y las observaciones
que se formulen.
21.0 Se procede firmar el acta elaborada.
22.0 Notifica la adjudicación al/los adjudicatarios y

a los restantes oferentes durante un plazo de
cinco (5) días a partir de la expedición del acto
administrativo de adjudicación.
23.0 Emite la orden de compra u orden de servicios

correspondiente.
24.0 Remite la orden de compra u orden de

servicios al proveedor con copia al almacén de
suministro.
25.0 Remite la orden de compra u orden de servicio

a la Oficina de Acceso a la Información (OAI)
para su publicación y difusión.
26.0 Elabora el/los cheque(s), transferencias

correspondientes y lo remite al Contralor.
27.0 Da seguimiento a los trámites de pago
conforme lo establezca la orden de compra o
servicios.
Dirección Administrativa y Financiera 28.0 Remite a la Oficina de Acceso a la
(Recepción) Información (OAI), los pagos
correspondientes para su difusión y
publicación.
29.0 Verifica que se completen todas las entregas y
los pagos correspondientes a la orden de
compra o servicios.
30.0 Procede al cierre del expediente
administrativo.

7.2 Pre factura.
7.0 ANEXOS: 7.3 Cotizaciones.
7.4 Factura original.
7.5 Impuesto, RNP, TSS, DGII
8.0 REGISTROS:
317
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Dirección de la
De manera
División de
CGR - DAF – DCC- 001 COMPRA MENORES
Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
318
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

NOMBRE DEL PROCESO: MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12
16.2.5.2 COMPARACION DE PRECIOS BIENES SERVICIOS OBRAS
Desde 576,638.00 Desde 576,638.00 hasta Desde 15,377,012.00 hasta
hasta 3,075.401.99 3,075.401.99 57,663,794.99

Fecha de Diciembre
emisión:
Realizar las Compras de bienes comunes, con especificaciones estándares, la contratación de

Propósito o
1.0 servicios y obras menores garantizando la transparencia y publicidad debida que promueva la
Misión:
mayor participación de Oferentes y la eficientización del uso de los recursos del Estado.
Empieza: Con la elaboración del consolidado de todos los requerimientos.


3.2 Dirección Administrativa y Financiera (DAF).
Dueño o
3.0 3.3 Departamento de Planificación y Desarrollo
responsable:
3.5 Oficina de Acceso a la Información (OAI).

Documentos 4.2 Ley 449-06, que modifica la Ley 340-06.
4.0
de referencia: 4.3 Reglamento de Aplicación mediante Decreto 543-12.
4.4 Ley de Libre Acceso a la Información Pública.
5.1 Las compras y contrataciones deberán ser contempladas en los respectivos planes y
programas anuales elaborados por la institución.
Dirección General de Contrataciones Publicas, Órgano Rector del Sistema.
5.3 Ningún procedimiento de Comparación de Precios podrá ser iniciado sino se dispone de
la apropiación presupuestaria respectiva.
5.4 Los Oferentes deberán estar previamente inscritos en el Registro de Proveedores del
Estado (RPE).
5.0 Políticas: 5.5 Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar
emitidos por la Dirección General de Contrataciones Publicas.
5.6 La entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/ Fichas Técnicas o
Términos de Referencia, las mismas deberán ser revisadas periódicamente conforme a
los incidentes que vayan presentando en el desarrollo de procedimiento.
5.7 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas Técnica o Términos de Referencia deberán ser
elaboradas por Peritos, debidamente designados por el Comité de Compras y
Contrataciones.
319
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.8 Las enmiendas y agendas a las Especificaciones Técnicas/ Fichas Técnicas y Términos
de Referencias deberán ser aprobadas por el Comité de Compras y Contrataciones de la
Entidad Contratante.
5.9 El Comité de Compras y Contrataciones decidirá por mayoría de votos absoluta de los
miembros presentes o debidamente representados.
5.11 Las circulares y enmiendas deberán difundirse en la página de internet de la Entidad
Contratante y del administrado por el Órgano Rector.
5.12 Las Ofertas Económicas deberán ser recibidas en sobre debidamente cerrados.
5.13 El Comité de Compras y Contrataciones deberá abrir las Ofertas en día y la hora fijada en
las invitaciones y en las convocatorias.
5.14 La Entidad Contratante deberá invitar un mínimo de seis (6) Oferentes, no obstante
deberán considerarse las Ofertas de los Oferentes que no hayan sido invitados.
5.15 Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en las invitaciones y en la
Convocatoria.
5.16 La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una oferta que
supere el precio de mercado.
5.17 Para el caso de Obras, deberá requerirse la presencia de un Notario Publico.
5.18 Todos los documentos que se generen en el proceso, deberán ser cargados al Sub-
Sistema de Compras del SIGEF o en su defecto al portal administrado por el Órgano
Rector.

mercado.
División de Compras y Contrataciones 2.0 Solicita Certificado de Existencia de Fondos a
la Dirección Administrativa y Financiera
(DAF).

en el Portal de la CGR y en el portal
administrado por el Órgano Rector.
320
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

4.1 En caso que no se cuente con la cuota

presupuestaria correspondiente, devuelve el
expediente a la División de Compras para
fines de archivo.

Contrataciones.
6.0 Recibe Certificado de Existencia de Fondos.
7.0 Conforma expediente administrativo y asigna

número único.
8.0 Inicia expediente administrativo y carga el
mismo en el Sub – Sistema de Compras y
9.0 Designa peritos para la elaboración de

especificaciones técnicas / fichas técnicas o
Comité de Compras y Contrataciones términos de referencias, tomando en cuenta el
instructivo para selección de peritos
(SNCC.IT.002).
10.0 Elabora cronograma de actividades.

11.0 Remite las especificaciones técnicas / fichas
División de Compras y Contrataciones técnicas o términos de referencias y
cronograma de actividades al Comité de
Compras y Contrataciones para fines de
validación y aprobación.
321
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
12.0 Recibe las especificaciones técnicas/ fichas

técnicas o términos de referencias y
cronograma de actividades.
13.0 Verifica Certificado de Existencia de Fondos y
aprueba el procedimiento de selección de
peritos.
14.0 Genera acto administrativo con la designación
de los peritos para evaluación las
términos de referencias
15.0 Apodera a la División de Compras y
Contrataciones para que continúe con el
procedimiento.
16.0 Aprueba mediante acto administrativo las
Especificaciones técnicas / fichas técnicas o
Comité de Compras y Contrataciones términos de referencias y cronograma de
actividades y ordena a la División de Compras
y Contrataciones la elaboración de la
convocatoria y las invitaciones a los fines la
remita al Contralor para fines de firma.
16.1 En caso de realizar alguna observación a las

términos de referencias procede devolver
expediente a la División de Compras y
Contrataciones para fines de incorporar
cambios.
17.0 Remite el Acta de inicio de expediente y sus

anexos (especificaciones técnicas / fichas
técnicas o términos de referencias, Certificado
de Existencia de Fondos) a la Oficina de
Acceso a la Información (OAI) para fines de
publicar en el portal de la Contraloría y en el
portal administrado por el Órgano Rector.
18.0 Elabora la convocatoria a presentar ofertas y

las invitaciones formales.
División de Compras y Contrataciones 19.0 Remite el documento de convocatoria y las
invitaciones a la firma del Contralor.
20.0 Recibe documento de convocatoria y las

invitaciones formales y entrega al Contralor.
322
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Recibe documento de convocatoria y las

21.0
invitaciones formales.
Contralor
22.0 Procede firmar documento de convocatoria y
23.0 Remite documento de convocatoria a la

Oficina de Acceso a la Información (OAI)
para su publicación en el portal de la
Contraloría y en el portal administrado por el
Órgano Rector a Oferentes que se encuentren
debidamente inscritos en el Registro de
Proveedores del Estado (RPE).
24.0 Procede invitar un mínimo de seis (6)
Oferentes.
25.0 Evalúa y subsana las credenciales de los
División de Compras y Contrataciones Oferentes.
25.1 En caso que el/los Oferente(s) no resulten
habilitados, se procederá descalificar para
presentación de ofertas económicas.
26.0 Recibe las Ofertas Económicas hasta la fecha

y hora fijada en el cronograma de actividades,
en la convocatoria y en las invitaciones.
27.0 Elabora registro de participantes, conforme se

vayan recibiendo las ofertas, gestionando la
firma del representante legal de la empresa o
agente autorizado.
28.0 Elaboran Informe de Homologación de

Muestras (SNCC.F.057).
Peritos designados
29.0 Remite informe al Comité de Compras vía
División de Compras y Contrataciones para
fines de decidir sobre la adjudicación.
323
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
30.0 En presencia de los Oferentes, da inicio al acto

de apertura y lectura de Ofertas Económicas
que se mantenían en custodia, tomando en
cuenta el orden de entrega que conste en el
Registro de Participantes.
31.0 Conforme se de lectura, se procede completar
en el Estudio de Precios la columna
Comité de Compras y Contrataciones correspondiente al precio de la Oferta de cada
Encargado de División de Compras y Contrataciones Oferente.
32.0 Adjudica la oferta que más convenga a los
intereses de la Institución, considerando el
menor precio ofertado.
33.0 Emite el Acta de Adjudicación
correspondiente.
34.0 Remite el Acta de Adjudicación y el Reporte
de Lugares Ocupados a la División de
Compras y Contrataciones.
35.0 Recibe el Acta de Adjudicación y el Reporte

de Lugares Ocupados y remite a la Oficina de
36.0 Procede a la Notificación de Adjudicación y el

Reporte de Lugares Ocupados a todos los
Oferentes participantes.
37.0 Otorga plazo a los Oferente de cinco (5) días

hábiles para constituir y depositar la Garantía
de Fiel Cumplimiento de Contrato.
37.1 En caso que el/los Oferente incumplan con el

plazo precitado pierde la adjudicación y la
Entidad Contratante procede adjudicar al
segundo lugar conforme al Reporte de Lugares
Ocupados y al procedimiento de Re
adjudicación posterior.
38.0 Emite la correspondiente Orden de Compra o

Servicio.
38.1 En los casos de obligaciones sucesivas se

remite las notificaciones de adjudicación y sus
anexos, debidamente acusadas por los
Oferentes a la Consultoría Jurídica, para fines
de elaboración de Contratos correspondientes.
324
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
39.0 Elabora los Contratos correspondientes, previa

recepción de la Garantía de Fiel
Cumplimiento de Contrato.
39.1 Una vez recibida la Garantía de Fiel
Cumplimiento de Contrato se procede hacer la
devolución de la Garantía de Seriedad a todos
los Oferentes participantes.
40.0 Revisan y firman el contrato en presencia de

Contralor
un notario público para fines de legalizar las
Proveedor y/o Contratista
firmas.
41.0 Procede al registro de contrato.

42.0 Remite los Contratos a la Oficina de Acceso a
la Información (OAI) para fines de publicar en
el portal de la Contraloría y en el portal
Departamento Jurídico administrado por el Órgano Rector.
43.0 Emite certificación de Contrato y la remite a la

División de Compras y Contrataciones vía
DAF.
44.0 Recibe bienes, obras o servicios.
44.1 En caso de bienes, el Encargado de Suministro

recibe de forma provisional hasta tanto se
verifique que los mismos corresponden con las
características técnicas de los bienes
adjudicado.
44.2 En caso de obras o servicios, el Departamento

Dirección Administrativa y Financiera Técnico correspondiente debe verificar que las
obras o servicios ejecutados cumplan con los
Sección de Almacén y Suministro requerimientos y plazos establecidos en el
Cronograma de Actividades.
y/o
45.0 En caso de No recibir conforme, se procede a
Departamento Técnico Correspondiente la devolución de los bienes, y a la notificación
de no conformidad, a la ejecución de las
garantías según corresponda de acuerdo al
procedimiento establecido.
46.0 En caso de recibir conforme, se procede a la

recepción definitiva de los bienes, obras o
servicios y dar entrada en inventario.
325
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Sección de Almacén y Suministro y/o 47.0 Se remite el conduce de entrada y la factura a

Departamento Técnico Correspondiente la Dirección Administrativa y Financiera a los
fines de pago.
48.0 Recibe el conduce de entrada y la factura.
49.0 Elabora el/los Cheque(s)/ Transferencias

correspondientes y lo remite al Contralor para
su revisión y firma, si procede.
50.0 Una vez aprobado el pago, procede remitir los
pagos correspondientes a la Oficina de Acceso
a la Información para su difusión y
publicación.
51.0 Verifica se haya completado todas las entregas
y los pagos correspondientes al Contrato u
Orden de Compra ó Servicios.
Procede al cierre del Expediente
Sección de Almacén y Suministro
52.0 Administrativo de la compra y a la devolución
de la Garantía de Fiel Cumplimiento de
Contrato.
7.2 Factura original, Pre factura.
8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
COMPARACION DE División de
CGR - DAF – DCC- 002 PRECIOS Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
326
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

16.2.5.3 COMPRA DE BIENES SERVICIOS OBRAS
Desde 3,075,402.00 Desde 3,075,402.00 Desde 96,106,325.00
LICITACIÓN RESTRINGIDA Hasta 3,130,757.99 Hasta 3,130,757.99 hasta 230,655,178.99

Fecha de Diciembre
emisión:
Realizar las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras, que debido a la especialidad
Propósito o de los mismos, solo puedan ser ofertados por un número limitado de Oferentes que puedan
1.0
Misión: atender los requerimientos, garantizando la calidad, los principios de eficiencia e igualdad de
condiciones.
Empieza: Con la solicitud de requerimiento.

Termina: Con la remisión de la factura original a la División de Contabilidad para pago del
suplidor.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en planes y programas
anuales elaborados por la institución.
Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema.
5.3 Ningún procedimiento de Licitación podrá ser iniciado sino se dispone de la apropiación
presupuestaria respectiva.
5.0 Políticas:
5.4 Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar
5.5 La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/ Fichas Técnicas o
Términos de Referencias de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la
institución, a los fines de contar con una base de datos que permita agilizar los
procedimientos. Las mismas deberán ser revisadas periódicamente conforme los
incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos.
327
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.6 Las Especificaciones/ Fichas Técnicas o Términos de Referencia deberán ser elaboradas
por peritos, previamente designado por el Comité de Compras y Contrataciones.
5.8 El Comité de Compras y Contrataciones no debe aprobar el Pliego de Condiciones

Especificas sin el previo dictamen jurídico que emita el Consultor Jurídico de la Entidad
Contratante sobre el contenido del referido Pliego, no aprobar el Procedimiento de
Selección sin la debida apropiación de fondos, comprobada mediante el Certificado de
Existencia de Fondos, emitido por la Dirección Administrativa y Financiera.
El Comité de Compras y Contrataciones decidirá por mayoría de votos absoluta de los
5.9
5.10 Las enmiendas y adendas a los Pliegos de Condiciones Especificas deberán ser aprobadas
por el Comité de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante.
5.11 Las circulares y enmiendas deberán difundirse en el portal de internet de la Entidad
Contratante y en el Portal administrado por el Órgano Rector.
La Entidad Contratante deberá considerar las Ofertas de los Oferentes que no hayan sido
5.12 invitados.
Las Ofertas Técnicas “sobre A” y las Ofertas Económicas “sobre B” deberán ser
5.13 presentadas simultáneamente por los Oferentes en dos sobres sellados, firmado pro el
representante legal de la empresa o íntegramente cerrado, debiendo el Notario Público
sellar y firmar ambos sobres.
Las Ofertas Técnicas “sobre A” se apertura en acto publico, en presencia de Notario
5.14 Publico y los Oferentes al momento de su recepción. El Notario Público se limitara a
certificar su contenido, debiendo firmar y sellar el contenido de la misma.
Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en el Pliego de Condiciones
5.15 Especificas.
La Oferta Económica “sobre B” permanecerá bajo custodia del Consultor Jurídico de la
5.16 Entidad Contratante, hasta el día fijado para su apertura y lectura.
Bajo ningún concepto la Entidad Contratante dará su apertura a las Ofertas Económica
5.17 “sobre B” sin antes haber evaluado y notificado a los Oferentes los resultados de la
Oferta Técnica “sobre A”.
Solo se le dará apertura a las Ofertas Económica “sobre B” de los Oferentes que hayan
5.18 quedado habilitados, luego de superada la Fase Técnica.
La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que
5.19 supere el precio del mercado.
Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub- sistema
5.20 de Compras del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector.
Todo consolidado de requerimientos por las unidades requirentes debe ser aprobado por
5.21 la Máxima Autoridad Ejecutiva.
La Dirección Administrativa y Financiera, División de Compras y Contrataciones y el
5.22 Departamento de Planificación y Desarrollo, son los responsables de la elaboración del
328
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

mercado.

(DAF).



fines de archivo.

Contrataciones.
6.0 Recibe Certificado de Existencia de Fondos,

conforma expediente administrativo y asigna
número único.

División de Compras y Contrataciones Contrataciones del SIGEF.
8.0 Elabora los Pliegos de Condiciones

Específicas y sus anexos.
9.0 Remite los Pliegos de Condiciones Específicas

y sus anexos al Consultor Jurídico para fines
de dictamen jurídico.
329
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Revisa y valida los requerimientos

10.0
establecidos en el Pliego de Condiciones
Específicas conforme al marco legal aplicable.
Emite Dictamen Jurídico del Pliego de
11.0
Condiciones Específicas y lo somete al Comité
de Compras y Contrataciones para sustentar el
expediente.
12.0 Recibe y revisa Dictamen Jurídico, Pliego de

Condiciones Específicas, Certificados de
Existencia de Fondos.
13.0 Aprueba Pliego de Condiciones Específicas.
14.0 Realiza designación de Peritos para evaluación

de Ofertas.
15.0 Emite Acto Administrativo que ordena a la

División de Compras y Contrataciones para
que elabore las Convocatorias.
Comité de Compras y Contrataciones
16.0 Remite Acta de Inicio de Expediente y sus
anexos (Dictamen Jurídico, Pliego de
Existencia de Fondos) a la Oficina de Acceso
a la Información (OAI) para fines de
publicación en el Portal de la CGR y en el
17.0 Elabora Convocatoria de Licitaciones

Restringida, las invitaciones formales.
18.0 Remite el documento de convocatoria y las


Contralor Procede revisar, aprobar y firmar documento
21.0
de convocatoria y las invitaciones formales.
330
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

23.0 Procede invitar un mínimo de cinco (5)

Oferentes que puedan atender el requerimiento
debido a la especialidad de los bienes a
adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los
División de Compras y Contrataciones servicios a prestarse.
24.0 Realiza registro de todos los Oferentes que

descargan los Pliegos de Condiciones
Específicas a través del Portal de la
Institución.
24.1 En caso que no se presente ningún interesado a

recoger los Pliegos de Condiciones Específica,
ni los descarguen del Portal Institucional, el
proceso de Licitación Restringida podrá
declararse desierto, mediante Resolución del
debidamente motivada.
25.0 El Notario Público, en acto público, en lugar,

fecha y hora procede la recepción de Ofertas
Técnica “sobre A” y Ofertas Económicas
“sobre B”.
26.0 Conforme al procedimiento establecido en el
Pliego de Condiciones se procede invitar a los
Oferentes, representantes legales o agentes
autorizados hacer sus observaciones.
Comité de Compras y Contrataciones 27.0 El Notario Público prepara el Registro de

Participantes, conforme al orden de llegada de
los Oferentes.
28.0 El Notario Público entrega la Ofertas Técnica

“sobre A” al Comité de Compras y
Contrataciones y las Ofertas Económicas
“sobre B”, sin abrir, al Consultor Jurídico para
su custodia hasta el día fijado para su apertura
y lectura conforme a las indicaciones en el
331
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
29.0 El Notario Público prepara un acta notarial y

clausura el Acto.
30.0 Se entrega a los Peritos designados copia de la
Ofertas Técnica “sobre A”, para que por
separado, procedan realizar el análisis y
evaluación de las mismas conforme a los
Criterios de Evaluación establecidos en el
Pliego de Condiciones Específicas.
31.0 Realiza consenso y emite informe preliminar

con todo lo justificativo de su actuación.
Peritos Designados
32.0 Entrega informe preliminar al Comité de
33.0 Recibe informe preliminar de valoración y

validación de Ofertas Técnicas “sobre A”, si
procede, aprueba y ordena a la División de
Compras y Contrataciones la notificación de
errores de tipo o naturaleza subsanable.
34.0 Notifica a los Oferentes, mediante circulares

debidamente enumeradas, los errores u
omisiones de tipo o naturaleza subsanable.
34.1 Los Oferente dentro de un plazo establecido

en el Cronograma de Actividades del Pliego
de Condiciones, deben proceder a la
División de Compras y Contrataciones subsanación.
35.0 Recibe de parte de los Oferentes las

documentaciones requeridas para subsanar las
Ofertas Técnicas “sobre A” y remite las
mismas a los Peritos designados, dentro del
plazo establecido en el Cronograma de
Actividades.
332
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
36.0 Procede evaluar las documentaciones

depositada por los oferentes para la
subsanación de sus Ofertas y verifican que
cumplan con los requisitos requeridos.
36.1 En caso de verificar que aún concluida la

evaluación técnica “sobre A” sobre el proceso
de subsanación por errores u omisiones de tipo
o naturaleza subsanable y se comprueba que
ninguna Oferta se ajusta a las especificaciones
Peritos Designados
técnicas y legales en el Pliego de Condiciones
de Específicas, se procederá declarar el
procedimiento de Licitación Restringida
desierto, mediante Resolución del Comité de
Compras y Contrataciones, debidamente
motivada.
37.0 Emiten informe definitivo de Ofertas Técnicas

Contrataciones.
38.0 Aprueba informe definitivo, si procede.
39.0 Emite acta correspondiente para ordenar a la

División de Compras y Contrataciones la
notificación de los resultados definitivos del
proceso de evaluación y validación de Oferta
Comité de Compras y Contrataciones Técnica “sobre A” y con ello los Oferentes
habilitados para la lectura y apertura de sus
Ofertas Económicas “sobre B”.
39.1 Las Ofertas Económicas “sobre B” de los

Oferentes que no quedaron habilitados les
serán devueltas sin abrir.
333
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

fecha y hora procede verificar la integridad de
las propuestas Ofertas Económicas “sobre B”,
verificando que los mismos no han sido
violados, solicitando a los Oferentes que
certifiquen su conformidad.
41.0 El Notario Público procede a la apertura y

lectura de las Ofertas Económicas “sobre B”
conformes a las condiciones establecidas en el
42.0 Elabora Acta Notarial tomando en

consideración las observaciones realizadas de
parte de los Oferentes, sus representantes
legales o agentes autorizados.
42.1 En caso de conformidad, procede la clausura

del Acto.
43.0 Genera Reporte preliminar de Lugares

Ocupados y Estudio de Precios.
44.0 Remite Reporte preliminar de Lugares
Ocupados y Estudio de Precios a los Peritos
designados para fines de evaluación de Ofertas
Técnicas “sobre B”.
45.0 Recibe Reporte preliminar de Lugares

46.0 Procede evaluar Ofertas Técnicas “sobre B”

conforme a los criterios establecidos en el
46.1 En caso de ser descartadas todas las

Comité de Compras propuestas de las Ofertas Técnicas “sobre B”
(Peritos designados) se declara el procedimiento desierto, mediante
Resolución del Comité de Compras y
Contrataciones debidamente motivada.
47.0 Prepara Informe con la recomendación de

Adjudicación para fines de aprobación.
48.0 Remite Informe con la recomendación de

Adjudicación al Comité de Compras y
Contrataciones.
334
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
49.0 Recibe Informe con la recomendación de

Adjudicación e inicia proceso de verificación
y validación de las informaciones contenidas
en el Informe.
50.0 Si procede, aprueba y emite Acta Contentiva

Comité de Compras y Contrataciones de Resolución de Adjudicación.
51.0 Ordena a la División de Compras y

Contrataciones la notificación de la
adjudicación a todos los Oferentes
participantes, conforme al plazo establecido
en el Cronograma de Actividades contenido en
el Pliego de Condiciones Específicas.
52.0 Recibe Acta de Adjudicación y Reporte de

Lugares Ocupados.
53.0 Remite Acta de Adjudicación y Reporte de

Lugares Ocupados a la Oficina de Libre
54.0 Realiza la Notificación de Adjudicación y sus

anexos a todos los Oferentes participantes y
remite las mismas debidamente acusadas al
54.1
Departamento Jurídico para fines de
elaboración de Contratos.
En caso que el Oferente no constituya la

Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato
dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles,
perderá la adjudicación y la Institución
adjudicara al Oferente que este en segundo
lugar.
55.0 Remite la notificación de adjudicación
debiamente acusadas por los Oferentes anexo
a la Garantía de Fiel Cumplimiento de
Contrato.
56.0 Recibe Notificación de Adjudicación acusadas

por los Oferentes y la Garantía de Fiel
57.0 Procede elaborar los Contratos.
335
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


Contralor
firmas.
60.0 Remite los Contratos a la Oficina de Libre

Departamento Jurídico portal administrado por el Órgano Rector.

DAF, para fines de generar la Orden de
Compra correspondiente.
62.0 Elabora la Orden de Compra o de Servicio

conforme a los términos del Contrato y la
remite al Contralor para su aprobación y firma.
63.0 Remite la Orden de Compra o de Servicio a la
para fines de publicar en el portal de la
Órgano Rector.
336
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
64.0 Recepción de bienes, obras o servicios.

adjudicado.
64.1.1 En caso de recibir conforme, se procede dar

entrada en inventario.
64.1.2 En caso de No recibir conforme, se procede a

la devolución de los bienes, y a la notificación
Sección de Almacén y Suministro procedimiento establecido.
y/o 64.2 En caso de obras o servicios, el Departamento

Técnico correspondiente debe verificar que las
Departamento Técnico Correspondiente obras o servicios ejecutados cumplan con los
requerimientos y plazos establecidos en el
64.2.1 En caso de recibir conforme se procede a la

recepción definitiva de la obra o servicios.

65.0 Se remite el conduce de entrada y la factura a

la Dirección Administrativa y Financiera a los
fines de pago.

publicación.
337
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
69.0 Verifica cumplimiento de todas las entregas y

los pagos correspondientes al Contrato u
División de Compras y Contrataciones Orden de Compra ó Servicios.
Sección de Almacén y Suministro 70.0 Se procede al cierre del Expediente
Administrativo de la compra y a la devolución
Contrato.

8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
LICITACION División de
CGR - DAF – DCC- 003 RESTRINGIDA Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
338
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

16.2.5.4 LICITACIÓN BIENES SERVICIOS OBRAS
Desde Desde 3, 130,758.00 en Desde 230,655,179 en
PUBLICA NACIONAL 3,130,758.00 en adelante. adelante.
adelante. *Concesiones (siempre)

Fecha de Diciembre
emisión:
Llevar a cabo un Procedimiento de Selección que garantice una mayor participación y

Propósito o
1.0 transparencia en las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras que realicen las
Misión:
instituciones que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de la Ley.

requerimientos al suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de
2.0 Alcance:
suplidor.

Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos 4.1 Ley 340 - 06 de Compras y Contrataciones.

4.0
de referencia:
5.1 Las Compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos planes y
programas de la institución.
5.3 Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los Documentos Estándar
5.0 Políticas:
5.4 La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o
Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la
institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los
procedimientos. Las mismas deberán ser revisadas periódicamente conforme los
incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos.
5.5 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencia deberán ser
Contrataciones.
339
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.7 El Comité de Compras y Contrataciones no deberá aprobar el Pliego de Condiciones

Especificas sin el previo dictamen jurídico que emita el Consultor Jurídico de la Entidad
Contratante sobre el contenido del referido Pliego, ni aprobar el Procedimiento de
Selección sin la debida apropiación de fondos, comprobada mediante el Certificado de
Existencia de Fondos, emitido por la Dirección Administrativa Financiera o su
equivalente.
5.9 Las enmiendas y adendas a los Pliegos de Condiciones Específicas deberán ser aprobadas
por el Comité de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante.

5.11 Las Ofertas Técnicas, “Sobre A” y las Ofertas Económicas, “Sobre B” deberán ser
presentadas simultáneamente por los Oferentes en dos Sobres sellados, firmados por el
representante legal de la empresa e íntegramente cerrado, uno identificado como “Sobre
A”, Oferta Técnica, y el otro como “Sobre B”, Oferta Económica, debiendo el Notario
Público actuante sellar y firmar ambos Sobres .
5.12 La Oferta Técnica “Sobre A” se apertura en acto público, en presencia de Notario

Público y de los Oferentes al momento de su recepción. El Notario Público se limitará a
certificar su contenido, debiendo firmar y sellar el contenido de la misma.
5.13 La Oferta Económica “Sobre B”, permanecerá bajo custodia del Consultor Jurídico de la
Entidad Contratante, hasta el día fijado para su apertura y lectura.
5.14 Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en el Pliego de Condiciones
Especificas.
5.15 Bajo ningún concepto la Entidad Contratante dará apertura a las Ofertas Económicas
“Sobre B”, sin antes haber evaluado y notificado a los Oferentes los resultados de las
Ofertas Técnicas “Sobre A”.
5.16 Sólo se le dará apertura a las Ofertas Económicas “Sobre B” de los Oferentes que hayan
quedado habilitado, luego de superada la Fase Técnica.
5.17 La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que
5.18 Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub-sistema
de Compras SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector.
5.19 Ningún Procedimiento de Licitación podrá ser iniciado sino se dispone de la apropiación
presupuestaria respectiva.
340
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


mercado.
(DAF).


fines de archivo.

Contrataciones.
número único.

División de Compras y Contrataciones mismo en el Sub – Sistema de Compras y
8.0 Elabora los Pliegos de Condiciones

Específicas y sus anexos.
9.0 Remite los Pliegos de Condiciones Específicas

y sus anexos al Consultor Jurídico para fines
de dictamen jurídico.
341
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.0 Revisa y valida los requerimientos

Específicas conforme al marco legal aplicable.
11.0 Emite Dictamen Jurídico del Pliego de
Condiciones Específicas y lo somete al Comité
de Compras y Contrataciones para sustentar el
expediente.
12.0 Recibe y revisa Dictamen Jurídico, Pliego de

Existencia de Fondos.
13.0 Aprueba Pliego de Condiciones Específicas y

Procedimiento de Selección.
14.0 Realiza designación de Peritos para evaluación

de Ofertas.
15.0 Emite Acto Administrativo que ordena a la
elaborar las Convocatorias.
16.0 Remite Acta de Inicio de Expediente y sus

anexos (Dictamen Jurídico, Pliego de
Existencia de Fondos) a la Oficina de Acceso
a la Información (OAI) para fines de
17.0 Elabora Convocatoria de Licitaciones Publicas

y remite al Contralor para fines de firma.
19.0 Recibe documento de convocatoria y entrega

el mismo al Contralor.
20.0 Recibe documento de convocatoria.

Contralor
21.0 Procede firmar documento de convocatorias.
342
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Órgano Rector.
23.0 Realiza registro de todos los Oferentes que

División de Compras y Contrataciones descargan los Pliegos de Condiciones
Específicas a través del Portal de la
Institución.

recoger los Pliegos de Condiciones Específica,
ni los descarguen del Portal Institucional, el
proceso de Licitación Pública podrá ser
declarado desierto, mediante Resolución del
debidamente motivada.

Técnica “sobre A” y Ofertas Económicas
“sobre B”.
25.0 Conforme al procedimiento establecido en el

Pliego de Condiciones se procede invitar a los
Oferentes, representantes legales o agentes
autorizados hacer sus observaciones.
26.0 El Notario Público prepara el Registro de

Participantes, conforme al orden de llegada de
los Oferentes.
Comité de Compras y Contrataciones 27.0 El Notario Público entrega la Ofertas Técnica

Contrataciones y las Ofertas Económicas
“sobre B”, sin abrir, al Consultor Jurídico para
su custodia hasta el día fijado para su apertura
y lectura conforme a las indicaciones en el
28.0 El Notario Público prepara un acta notarial y

clausura el Acto.
29.0 Se entrega a los Peritos designados copia de la

Ofertas Técnica “sobre A”, para que por
separado, procedan realizar el análisis y
evaluación de las mismas conforme a los
Criterios de Evaluación establecidos en el
343
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
30.0 Realiza consenso y emite informe preliminar

con todo lo justificativo de su actuación.
Peritos Designados
31.0 Entrega informe preliminar al Comité de
32.0 Recibe informe preliminar de valoración y

validación de Ofertas Técnicas “sobre A”, si
procede, aprueba y ordena a la División de
Compras y Contrataciones la notificación de
errores de tipo o naturaleza subsanable.
33.0 Notifica a los Oferentes, mediante circulares

debidamente enumeradas, los errores u
omisiones de tipo o naturaleza subsanable.
34.0 Los Oferente dentro de un plazo establecido

en el Cronograma de Actividades del Pliego
de Condiciones, deben proceder a la
División de Compras y Contrataciones subsanación.
35.0 Recibe de parte de los Oferentes las

documentaciones requeridas para subsanar las
Ofertas Técnicas “sobre A” y remite las
mismas a los Peritos designados, dentro del
plazo establecido en el Cronograma de
Actividades.
Procede evaluar las documentaciones

36.0 depositada por los oferentes para la
subsanación de sus Ofertas y verifican que
cumplan con los requisitos requeridos.
En caso de verificar que aún concluida la

36.1
evaluación técnica “sobre A” sobre el proceso
de subsanación por errores u omisiones de tipo
o naturaleza subsanable y se comprueba que
ninguna Oferta se ajusta a las especificaciones
Peritos Designados
técnicas y legales en el Pliego de Condiciones
de Específicas, se procederá declarar el
procedimiento de Licitación Pública desierto,
mediante Resolución del Comité de Compras
y Contrataciones, debidamente motivada.
37.0 Emiten informe definitivo de Ofertas Técnicas

Contrataciones.
344
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
38.0 Aprueba informe definitivo, si procede.
39.0 Emite acta correspondiente para ordenar a la

notificación de los resultados definitivos del
proceso de evaluación y validación de Oferta
Técnica “sobre A” y con ello los Oferentes
habilitados para la lectura y apertura de sus
Ofertas Económicas “sobre B”.
Comité de Compras y Contrataciones Las Ofertas Económicas “sobre B” de los

39.1 Oferentes que no quedaron habilitados les
serán devueltas sin abrir.

fecha y hora procede verificar la integridad de
las propuestas Ofertas Económicas “sobre B”,
verificando que los mismos no han sido
violadas, solicitando a los Oferentes que
certifiquen su conformidad.
41.0 El Notario Público procede a la apertura y

lectura de las Ofertas Económicas “sobre B”
conformes a las condiciones establecidas en el
42.0 Elabora Acta Notarial tomando en

consideración las observaciones realizadas de
parte de los Oferentes, sus representantes
legales o agentes autorizados.
43.0 En caso de conformidad, procede la clausura

del Acto.
44.0 Genera Reporte preliminar de Lugares

División de Compras y Contrataciones 45.0 Remite Reporte preliminar de Lugares

Ocupados y Estudio de Precios a los Peritos
designados para fines de evaluación de Ofertas
Técnicas “sobre B”.
345
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
46.0 Recibe Reporte preliminar de Lugares

47.0 Procede evaluar Ofertas Técnicas “sobre B”

conforme a los criterios establecidos en el
48.0 Prepara Informe con la recomendación de

Adjudicación para fines de aprobación.
Peritos Designados
48.1 En caso de ser descartadas todas las
propuestas de las Ofertas Técnicas “sobre B”
se declara el procedimiento desierto, mediante
Resolución del Comité de Compras y
Contrataciones debidamente motivada.
49.0 Remite Informe con la recomendación de

Adjudicación al Comité de Compras y
Contrataciones.
50.0 Recibe Informe con la recomendación de

Adjudicación e inicia proceso de verificación
y validación de las informaciones contenidas
en el Informe.
51.0 Si procede, aprueba y emite Acta Contentiva

Comité de Compras y Contrataciones de Resolución de Adjudicación.

Contrataciones la notificación de la
adjudicación a todos los Oferentes
participantes, conforme al plazo establecido
en el Cronograma de Actividades contenido en
el Pliego de Condiciones Específicas.
53.0 Recibe Acta de Adjudicación y Reporte de

Lugares Ocupados.
54.0 Remite Acta de Adjudicación y Reporte de

Lugares Ocupados a la Oficina de Libre
346
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
55.0 Realiza la Notificación de Adjudicación y sus

anexos a todos los Oferentes participantes.
55.1 En caso que el Oferente no constituya la

Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato
dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles,
División de Compras y Contrataciones perderá la adjudicación y la Institución
adjudicara al Oferente que este en segundo
lugar.
55.2 Remite las mismas debidamente acusadas al

Departamento Jurídico para fines de
elaboración de Contratos.
56.0 Recibe Notificación de Adjudicación acusadas

por los Oferentes y la Garantía de Fiel
57.0 Procede elaborar los Contratos.

.

Contralor
firmas.
60.0 Remite los Contratos a la Oficina de Libre

Departamento Jurídico portal administrado por el Órgano Rector.

DAF, para fines de generar la Orden de
Compra correspondiente.
62.0 Elabora la Orden de Compra o de Servicio

conforme a los términos del Contrato y la
División de Compras y Contrataciones remite al Contralor para su aprobación y firma.
347
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

División de Compras y Contrataciones para fines de publicar en el portal de la
Órgano Rector.
64.0 Recepción de bienes, obras o servicios.

adjudicado.


y/o
Departamento Técnico Correspondiente



fines de pago.
348
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

publicación.

División de Compras y Contrataciones Orden de Compra ó Servicios.
Sección de Almacén y Suministro 70.0 Se procede al cierre del Expediente
Contrato.

8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
LICITACION División de
CGR - DAF – DCC- 004 PUBLICA Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
349
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

MBRE DEL PROCESO: MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12
16.2.5.5 SORTEOS DE OBRAS OBRAS
Desde 57,663,795.00 hasta 96,106,324.99

Fecha de Diciembre
emisión:
Realizar la contratación mediante un procedimiento de adjudicación al azar o aleatorio, entre

Propósito o
1.0 participantes previamente inscritos en el Registro de Proveedores del Estado y que puedan
Misión:
atender el requerimiento conforme al diseño y precio predeterminado por la Entidad
Contratante.
suplidor.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos Planes y
Programas anuales elaborados por la institución.
5.3 Ningún procedimiento de Sorteo de Obras podrá ser iniciado sino se dispone de la
apropiación presupuestaria respectiva.
5.4 Los Oferentes deberán estar previamente inscritos en el Registro de Proveedores del
Estado (RPE).
5.0 Políticas:
5.6 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencia deberán ser
Contrataciones.
350
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.9 Las enmiendas y adendas a las Especificaciones Técnicas deberán ser aprobadas por el
Comité de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante.


de Compras SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector.

mercado.
(DAF).


fines de archivo.
351
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Dirección Administrativa y Financiera de Fondos a la División de Compras y
Contrataciones.
6.0 Recibe Certificado de Existencia de Fondos.
División de Compras y Contrataciones 7.0 Conforma expediente administrativo y asigna

número único.

9.0 Designa peritos para la elaboración de

Comité de Compras y Contrataciones términos de referencias, tomando en cuenta el
instructivo para selección de peritos
(SNCC.IT.002).
10.0 Elaboran Pliego de Condiciones Especificas

con las especificaciones técnicas/ fichas
técnicas o términos de referencias.
11.0 Elabora cronograma de actividades.

Peritos Designados
12.0 Remite Pliego de Condiciones Especificas (las
términos de referencias y cronograma de
actividades) al Consultor Jurídico a los fines
de revisión.
13.0 Recibe Pliego de Condiciones Especificas y

procede revisar y validar conforme se cumplan
los requerimientos dentro del marco legal
Departamento Jurídico aplicable.
14.0 Emite Dictamen Jurídico y lo somete al

Comité de Compras y Contrataciones para
sustentar el expediente.
352
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.0 Recibe Pliego de Condiciones Especificas (las

especificaciones técnicas/ fichas técnicas o
términos de referencias y cronograma de
actividades), Certificado de Existencia de
Fondos y Dictamen Jurídico.
16.0 Revisa y aprueba, si procede, Pliego de

Condiciones Especificas conforme al
Certificado de Existencia de Fondos, y
Dictamen Jurídico.
17.0 Designa Peritos para evaluación de Ofertas.
17.1 En caso de realizar alguna observación a las

términos de referencias procede devolver
expediente a la División de Compras y
Contrataciones para fines de incorporar
cambios.
18.0 Genera acto administrativo que ordena a la

elaboración de Convocatorias a los fines la
remita al Contralor para fines de firma.
19.0 Remite el Acta de inicio de expediente y sus

anexos (especificaciones técnicas / fichas
técnicas o términos de referencias, Certificado
de Existencia de Fondos) a la Oficina de
20.0 Elabora la convocatoria a presentar ofertas y



Contralor
24.0 Procede firmar documento de convocatoria y
353
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

26.0 Procede invitar al mayor número de Oferentes.

retirar el Pliego de Condiciones Especificas
para la Contratación de Obras, ni los
descarguen del Portal Institucional
correspondiente, el proceso será declarado
desierto, mediante Resolución del Comité de
Compras y Contrataciones debidamente
motivada.
27.0 Evalúa y subsana las credenciales de los
Oferentes.
28.0 Recibe las Ofertas Económicas hasta la fecha

y hora fijada en el cronograma de actividades,
en la convocatoria y en las invitaciones.
29.0 Solicita la entrega de Garantía de Solidaridad

de la Oferta.
29.1 En caso que los Oferentes no depositen la

Garantía de Seriedad, se procede excluir de
forma inmediata a los mismos del Proceso de
Sorteo de Obras.
30.0 Elabora registro de participantes, conforme

las recepciones de cada oferta, gestionando la
firma del representante legal de la empresa o
agente autorizado.
31.0 Realiza análisis y evaluación técnica con

apego irrestricto a los Criterios de Evaluación
Especificas para contratación de Obras.
Peritos designados
32.0 Emiten informe preliminar con todo lo
justificativo de su actuación.
Remite informe preliminar al Comité de
Compras para su revisión y aprobación.
354
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
33.0 Recibe informe preliminar.
34.0 Aprueba, si procede, el informe preliminar de

evaluación de las documentaciones
depositadas por los Oferentes.
35.0 Notifica a la División de Compras y

Contrataciones de los resultados definitivos
del proceso de evaluación y validación de
documentos, quedando habilitados los
Oferentes a participar en el Sorteo.
36.0 El Notario Público, en acto Público y en el

lugar, fecha y hora fijada en la Convocatoria
procede dar inicio al Sorteo.
37.0 Prepara el Registro de Participantes, conforme

al orden de llegada de los Oferentes.
38.0 Se elabora ficha con el nombre del Oferente,

incluyendo el numero de Cedula de Identidad
y Electoral en caso de personas físicas o
Registro Nacional de Contribuyente (RNC),
para el caso de personas morales. Las fichas
podrán ser sustituidas por cualquier tipo
equivalente que garantice transparencia.
39.0 Se introduce todas las fichas o equivalente, de

los Oferentes, el Notario Público e invita a uno
de los Oferentes presente, sacar el primer
lugar, procediendo sacar el ganador.
40.0 Se realiza el mismo procedimiento cambiando

a los Oferentes hasta llegar al quinto 5to.
Lugar, a fin de cubrir potenciales
incumplimientos.
División de Compras y Contrataciones 41.0 Genera Reporte de Lugares Ocupados.
355
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Emite Acta Contentiva de la Resolución de

42.0
Adjudicación anexando el Reporte de Lugares
Ocupados.
43.0 Remite Acta Contentiva de la Resolución de

Adjudicación anexando el Reporte de Lugares
Ocupados a la Oficina de Acceso a la
Información (OAI) para fines de publicar en el
portal de la Contraloría y en el portal
44.0 Procede notificar a todos los Oferentes

participantes sobre la Adjudicación y el
Reporte de Lugares Ocupados.
45.0 Otorga plazo a los Oferente de cinco (5) días

hábiles para constituir y depositar la Garantía
de Fiel Cumplimiento de Contrato.
47.0 Remite las notificaciones de adjudicación y

sus anexos, debidamente acusadas por los
Oferentes a la Consultoría Jurídica, para fines
de elaboración de Contratos correspondientes.
48.0 Elabora los Contratos correspondientes, previa

Departamento Jurídico recepción de la Garantía de Fiel

Contralor
firmas.
51.0 Remite los Contratos a la Oficina de Acceso a

la Información (OAI) para fines de publicar en
el portal de la Contraloría y en el portal
52.0 Genera certificación de Contrato y la remite a

la División de Compras y Contrataciones vía
DAF, para fines de generar el pago
correspondiente.
356
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
53.0 Recibe las cubicaciones aprobadas y procede

generar la solicitud de pago.
Remite solicitud de pago a la Dirección
.
54.0 Recibe solicitud de pago y revisa.
Dirección Administrativa y Financiera 55.0 Si procede, elabora el/los Cheque(s)/

Transferencias correspondientes y lo remite al
Contralor para su revisión y firma.
56.0 Recibe documentos para pago y entrega al

Contralor.
Contralor 57.0 Si procede, firma cheque/transferencia.
58.0 Verifica que las obras ejecutadas cumplan con

las Especificaciones Técnicas requeridas en el
Pliego de Condiciones Especificas para la
Contratación de Obras y los plazos
establecidos en el cronograma de ejecución.
58.1 Si la obra es recibida conforme, se procede a

Encargado Departamento del Proyecto - Equivalente la recepción definitiva y remite a la División
de Compras y Contrataciones para fines de
pago y devolución de Garantías.
58.2 Si la obra no es recibida conforme, se procede

a la notificación de no conformidad y se
procede a la subsanación, a la ejecución de
Garantías, según corresponda en el
Si procede, elabora cheque(s)/ Transferencias

59.0
Dirección Administrativa y Financiera (s) correspondientes y los remite al Contralor
para fines de revisión y firma.
60.0 Recibe documentos para pago y entrega al

Contralor
Contralor 61.0 Si procede, firma cheque/transferencia.
357
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
62.0 Realiza los pagos correspondientes y remite

los mismos a la Oficina de Acceso a la
Información (OAI) para su publicación y
difusión.
Dirección Administrativa y Financiera 63.0 Una vez que se haya completado todas las
entregas y los pagos correspondientes al
Contrato u Orden de Compra ó Servicios, se
procede al cierre del Expediente
Contrato, anticipo y los demás que apliquen.

8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
División de
CGR - DAF – DCC- 005 SORTEO DE OBRAS
Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
358
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.5.6 COMPRA DIRECTA

Fecha de Diciembre
emisión:
Realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios, que por razones de necesidad haya
que comprar fuera de la planificación de una Licitación Pública Nacional u otro procedimiento,
Propósito o
1.0 o que por razones de índole moral, la institución se vea en la necesidad de adquirirlo fuera del
Misión:
Plan Anual de Compras.

requerimientos al suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de
2.0 Alcance:
suplidor.

Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos 4.1 Ley 340 - 06 de Compras y Contrataciones.

4.0
de referencia:
Los Oferentes deberán estar previamente inscritos en el Registro de Proveedores del

5.1
Estado (RPE).
Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la
5.2 Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema.
Ningún procedimiento de Compra Directa podrá ser iniciado si no se dispone de la

5.3
apropiación presupuestaria correspondiente.
5.0 Políticas: 5.4 Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar
5.5 La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o

Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la
institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los
procedimientos. Los peritos para la elaboración de las mismas deberán ser designados
por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán ser revisadas periódicamente
conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los
procedimientos.
359
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.6 Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencias deberán ser
elaboradas por Peritos.
5.7 La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que
de Compras del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector.


mercado.
(DAF).

4.0
Realiza la apropiación de fondos, validando la
Dirección Administrativa y Financiera servicio en cuestión.
5.0
Elabora y remite el Certificado de Existencia
de Fondos al Contralor.
6.0 Revisa requerimientos y la Certificación de

Existencia de Fondos y apodera a la División
Contralor de Compras y Contrataciones para dar inicio al
procedimiento correspondiente.
360
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

número único.
8.0 Carga el proceso en el Sub – Sistema de

Compras y Contrataciones del SIGEF o en su
defecto, en el portal administrado por el
Órgano Rector e inicia el Expediente
Administrativo de compras con su Número
Único correspondiente.
9.0 Procede invitar a un (1) Oferente a presentar

su Oferta.
10.0 En plazo establecido, recibe la Propuesta
Económica y procede realizar análisis de la
misma.
11.0 Emite la Orden de Compra de Bienes u Orden

de Contratación de Servicios correspondiente.
12.0 Remite Orden de Compra al proveedor con

copia a la Sección de Almacén y Suministro.
13.0 Remite a la Oficina de Acceso a la

Información (OAI) la Orden de Compra de
Bienes u Orden de Contratación de Servicios,
según corresponda, para su publicación y
difusión.
Elabora el/los Cheque(s)/ Transferencias

14.0
Despacho del Contralor 15.0 Recibe los documentos para pago y entrega al
Contralor.
Recibe cheque(s)/Transferencias, si procede,

Contralor 16.0
revisa y firma, autorizando el Pago.
17.0 Remite la Orden de Compra de Bienes o

Servicios y el Pago a la Oficina de Acceso a la
Información (OAI) para su publicación y
difusión.
361
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Dirección Administrativa y Financiera los pagos correspondientes a la Orden de
Compra ó Servicios y se procede al cierre del
Expediente Administrativo de la compra.

8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
COMPRAS División de
CGR - DAF – DCC- 006 DIRECTAS Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
362
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.5.7 URGENCIA

Fecha de Diciembre
emisión:
Realizar las compras y contratación de Bienes, Servicios y Obras, ante una situación
imprevisible, inmediata, concreta y probada, en la cual no es posible la aplicación de los
Propósito o
1.0 Procedimientos de Selección establecidos en la Ley en tiempo oportuno, bajo un procedimiento
Misión:
excepcional, que permita agilizar la compra o contratación, fundamentada en razones objetivas
e inaplazables.

suplidor.
Dueño o
3.0 3.2 DAF.
responsable:
Documentos
4.0
de referencia:
5.1 En todos los casos, las compras y contrataciones de urgencia deben estar fundamentadas
en razones objetivas e inaplazables, previa calificación y sustentación mediante
Resolución Administrativa debidamente motivada de la Máxima Autoridad Ejecutiva de
la institución.
5.2 Para una compra o contratación ser considerada como urgencia deben darse las siguientes
condiciones: a) imprevisibilidad de la compra o contratación (por caso fortuito); b) que
5.0
se necesite de inmediato; c) que se evidencie el carácter de urgencia.
5.3 No serán considerados casos de urgencias las compras y contrataciones que se

Políticas: encuentren contempladas en los respectivos Planes y Programas de Compras y
Contrataciones de las instituciones que se encuentren dentro del ámbito de aplicación del
presente manual.
363
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.4 Los expedientes calificados como urgentes tendrán preferencias para su despacho por los
distintos órganos administrativos que participen en su tramitación.
5.5 Ningún procedimiento de URGENCIA podrá ser iniciado sino se dispone de la

apropiación presupuestaria respectiva. Excepcionalmente se podrá dar inicio al
procedimiento de Urgencia sin contar con la apropiación presupuestaria, no obstante
deberá contar con la misma para la suscripción de la Orden de Compra o Servicios o del
Contrato.
5.6 Las entidades públicas, consultarán obligatoriamente, el Registro de Proveedores del

Estado, y excepcionalmente podrán contratar con una persona natural o jurídica no
registrada. En el último caso, tal persona natural o jurídica, deberá obtener el registro
ante la Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema, sin el
cual la Entidad Contratante no procederá al pago correspondiente.
5.7 La Entidad Contratante para garantizar la calidad de los bienes a adquirirse, de los
servicios a prestarse y de las obras a ejecutarse en virtud de la urgencia, tendrá
preferencia sobre las Ofertas presentadas por los Oferentes que hayan sido Proveedores o
Contratistas de la institución y tenga un buen historial de cumplimiento, y en su defecto,
los que tengan una calidad probada en el mercado.
5.8 La Entidad Contratante en los procedimientos calificados de urgencia deberá siempre

respetar el principio de participación, el cual insta a la convocatoria al mayor número
posible de Oferentes.
5.9 Las Entidades Contratantes deberán salvaguardar por todos los medios posibles la
transparencia, difusión y mayor participación de Oferentes en los procedimientos,
incluyendo publicaciones en periódicos de amplia circulación nacional, si el monto
involucrado supera el umbral de la Licitación Pública Nacional, para promover y
garantizar la debida rendición de cuentas a la ciudadanía.
5.10 Las Ofertas deberán presentarse en el plazo fijado por la Entidad Contratante.
de Compras del SIGEF, las instituciones que dispongan de este Sistema; en el Portal
Compras Dominicanas y en el institucional.

364
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
1.0 Se elabora el consolidado de todos los

requerimientos por las diferentes Unidades
Unidades Requirentes (UR)
Requirentes (UR) y remite al Contralor través
de la DAF para fines de aprobación.
2.0 Recibe consolidado de requerimientos y

entrega al Contralor.
3.0 Emite la Resolución Administrativa,

debidamente motivada, en la que declara de
urgencia la compra o contratación del bien,
servicio u obra.
Contralor
Contrataciones el inicio del trámite con una
orden de prioridad.
5.0 Remite la Resolución Administrativa a la

para fines de publicación en el Portal de la
CGR y en el portal administrado por el Órgano
Rector.
6.0 Elabora las Especificaciones Técnicas o

Fichas Técnicas requeridas, con el personal
competente.
mercado.
8.0 Notifica a la Dirección Administrativa y

Financiera del proceso realizado a los fines de
que se tomen medidas precautorias para
garantizar el pago.
9.0 Realiza la apropiación de fondos, validando a

Dirección Administrativa y Financiera través de un certificado la existencia de fondos
en el presupuesto para los fines de compras o
contratación del bien o servicio en cuestión.
365
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

número único.
11.0 Carga el proceso en el Sub – Sistema de

División de Compras y Contrataciones Compras y Contrataciones del SIGEF e inicia
el Expediente Administrativo de compras con
su Número Único correspondiente.
12.0 Elabora invitaciones formales a un mayor

número de Oferentes que puedan atender el
requerimiento y que estén debidamente
inscritos en el Registro de Proveedores del
Estado (RPE).
13.0 Elabora la Convocatoria a presentar Ofertas y

anexa las Fichas Técnicas o Especificaciones.
14.0 Remite Convocatoria y Fichas Técnicas al

Contralor, a los fines de firma.
15.0 Recibe documento de convocatoria, Fichas

Despacho del Contralor Técnicas, invitaciones formales y entrega al
Contralor.

invitaciones.
Contralor
17.0 Procede firmar documento de convocatorias.
18.0 Remite las invitaciones formales a los

Oferentes seleccionados.

Órgano Rector.
19.1
En caso que el monto involucrado supere el
Umbral de Licitación Pública, se procede
remitir la Convocatoria a participar al
Departamento de Comunicaciones para su
publicación en periódicos de amplia
circulación nacional.
366
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Económicas en sobre cerrado.
21.0 Se procede a la apertura y lectura de las

Ofertas.
22.0 Conforme a los requerimientos establecidos en

Comité de Compras y Contrataciones las Fichas Técnicas se procede realizar análisis
de las mismas.
23.0 Se procede adjudicar la Oferta que mas

convenga a los intereses de la Institución,
considerando el cumplimiento de los
requerimientos establecidos en las Fichas
Técnicas, así como también el menor precio
Ofertado.
24.0 Se prepara un acta de Adjudicación

correspondiente.
25.0 Recibe Acta de Adjudicación.
26.0 Notifica Acta de Adjudicación al/los

Adjudicatarios, así como a todos los Oferentes
Participantes.
27.0 Elabora la orden de compra o de servicio.
En caso se que determine conveniente la

27.1
realización de un contrato se deberá proceder
conforme a las actividades establecidas en los
Procedimientos de Licitaciones Públicas.
28.0 Remite la Orden de compra al Proveedor con

copia a la Sección de Almacén y Suministro.

para fines de publicar en el portal de la
Órgano Rector.
367
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
30.0 Se procede recibir los bienes, obras o

servicios.

características técnicas /Especificaciones
requeridas.


y/o
Departamento Técnico Correspondiente

30..2.2 En caso de No recibir conforme, se procede a


fines de pago.

Despacho Contralor 34.0 Recibe documentos para pago y entrega al

Contralor.
368
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Recibe documento para pago y revisa, si

Contralor 35.0
procede, firma.

publicación.

Orden de Compra ó Servicios.
38.0 Se procede al cierre del Expediente

Contrato.

8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
División de
CGR - DAF – DCC- 007 URGENCIA
Compras y
digital en
computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
369
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.2.6 DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

NOMBRE DEL PROCESO:
16.2.6.1 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Recibir, clasificar y remitir la correspondencia a los distintos departamentos de la Institución.
Misión:
Empieza: Con la recepción correspondencia mediante oficio de parte de la entidad o

Departamento interesado.
2.0 Alcance: Incluye: El proceso de verificación, digitalización y reproducción documental de la
correspondencia a despachar.
Termina: Con el proceso de archivo de copia oficio en orden cronológico.
3.1 División de Correspondencia y Archivo.

Dueño o
3.0 3.2
responsable:
3.3
4.1 Solicitud de correspondencia.
Documentos
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Recibe correspondencia de todos los departamentos e

instituciones.
2.0 Se procede verificar; sellos, logo institucional,
contenido, asunto, soportes…etc.
División de Correspondencia y Archivo 2.1 En caso de encontrar irregularidades en la
(Archivista) información a recibir, se procede al rechazo
justificando las causas del error.
2.2 En caso de validar que la correspondencia cumpla
con los requerimientos, se procede firmar y sellar
acuse de recibo.
3.0 Escanea la correspondencia recibida y archiva en el

sistema (aplicación informática de correspondencia).
División de Correspondencia y Archivo Realiza la distribución de correspondencia al personal
(Encargado(a)) 4.0
de apoyo administrativo.
370
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Clasifica la correspondencia según destinatario.

5.1 La correspondencia dirigida al Contralor se procede
adjuntar hoja de tramitación interna y se remite al
ante despacho.
5.2 La correspondencia relacionada a los contratos, se
procede generar reporte de tramitación interna y se
remite al Departamento Jurídico.
División de Correspondencia y Archivo Registrar en el Sistema cada correspondencia recibida
6.0
(Auxiliar Administrativo(a)) (Institución, asunto, síntesis del asunto,
departamento, fecha, número de la institución que
remite la correspondencia, descripción y recibido
por).
7.0 Generar e imprimir el reporte correspondiente a las
entradas de correspondencia.
8.0 Entregar reporte y correspondencia al Encargado a los
fines de revisión.
9.0 Recibe reporte, correspondencia y revisa que todo

este correcto.
Firma y autoriza remisión de correspondencia a los
(Encargado(a)) 10.0
distintos Departamento, División y/o unidad
operativa.
11.0 Recibe reporte y correspondencia.

12.0 Reproduce copia del reporte.
(Auxiliar Administrativo(a)) 13.0 Remite reporte y correspondencia a los distintos
Departamento, División y/o unidad operativa adjunto
a la copia del reporte como acuse de recibo.
14.0 Recibe correspondencia y firma copia del reporte
Departamento, División Y/o unidad operativa
División de Correspondencia y Archivo 15.0 Recibe copia debidamente firmada y procede archivar
(Auxiliar Administrativo(a)) en cronológico.
7.1 Oficios.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

Dirección de la
De manera
Recepción de División de
CGR - DAF – DCA - 001 Correspondencia Compras y
digital en
computador
Contrataciones
371
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
10.0 TIEMPO DE
RESPUESTA:
372
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

16.2.6.2 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Junio
2012
Propósito o
1.0 Remitir correspondencia a las Instituciones o ciudadano cliente interesado.
Misión:
Empieza: Con el oficio adjunto a la correspondencia desde el Despacho del Contralor.
Incluye: El proceso de verificación, digitalización y reproducción documental de la
2.0 Alcance:
correspondencia a despachar.
Dueño o 3.1 División de Correspondencia y Archivo.
3.0
responsable:
Documentos 4.1 Oficio de remisión.
4.0 de
referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Recibe oficio adjunto a correspondencia de parte

del Despacho del Contralor y/o Departamentos.
2.0 Firma copia del oficio o libro control de despacho
3.0 Se procede verificar; sellos, logo institucional,
contenido, asunto, soportes, anexos...etc.
(Archivista)
3.1 En caso de encontrar irregularidades en la
información a recibir, se procede al rechazo.
3.2 En caso de validar que la correspondencia cumpla
con los requerimientos, se procede generar nuevo
oficio como acuse de recibo; enumera, firmar y
sellar.
División de Correspondencia y Archivo 4.0 Realiza la distribución de correspondencia al
(Encargado(a)) personal de apoyo administrativo.
5.0 Se genera número registro de respuesta y/o
devolución.
6.0 Realiza desglose del expediente.
7.0 Se reproduce copia de toda la documentación.
(Archivista)
Procede escanear cada documento de la
8.0
correspondencia en el Sistema.
9.0 Se procede sellar y colocar fecha al oficio original.
373
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.0 Se verifica si es devolución o respuesta.

10.1 Si es asunto de devolución, se procede remitir
expediente original completo adjunto al oficio a la
División de Correspondencia y Archivo institución correspondiente con copia del oficio
(Archivista) como acuse de recibo.
10.2 Si es asunto de respuesta, se remite la misma
adjunto copia de la solicitud del interesado.
11.0 Recibe expediente y anexos.
(Auxiliar Administrativo) Procede entregar expediente a la institución
12.0
correspondiente a la solicitud emitida.
13.0 Recibe repuesta Y/o expediente.
Firma y sella copia del oficio de remisión como
Institución requirente 14.0
acuse de recibo.
15.0 Entrega oficio al mensajero.
Recibe oficio y revisa que este debidamente
División de Correspondencia y Archivo 16.0
firmado y sellado.
(Mensajero)
17.0 Procede entregar oficio al Archivista.
Recibe oficio de acuse de recibo por parte del
18.0
mensajero.
19.0 Procede escanear oficios.
(Archivista)
Anexa oficio al expediente y archiva en
20.0
cronológico.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Dirección de la
Despacho de División de De manera digital
CGR - DAF – DCA - 002 Correspondencia Compras y en computador
Contrataciones
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
374
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

RECEPCION:
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Númeroproceso>
<Nombre de Pág. PROCEDIMIENTO VISITAS A EMPLEADOS Y/O UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF - 001 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 FUNCIONARIOS DE LA CGR Actual
Visitante / Cliente Departamento y/o Unidad Operativa Solicitante.
INICIO
1) Presenta requerimientos 2) Recibe requerimientos

de visita. y verifica.
3) Confirma visita con el

personal o funcionario
solicitado.
3.1) Informa de forma

¿Visita verbal y motivando las
autorizada?
No
causas que no puede ser
recibido
Sí
3.2) Solicita identificación

personal al visitante.
4) Registra nombre y
cédula en el sistema de
Visita.
5) Entrega carnet al
visitante a los fines de
acceso a las
instalaciones.
6) Indica de forma verbal

ubicación de oficina de
destino.
7) Al concluir la visita
solicita entrega de
carnet de acceso al
visitante.
8) Retorna documento de
identificación al
visitante.
FIN DE PROCESO
375
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número proceso>
<Nombre de Pág. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y TRANSFERENCIA DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF - 002 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 LLAMADAS Actual
Departamento y/o Unidad Operativa Solicitante.
INICIO
1) Recibe llamada con

requerimientos de lugar.
2) Coloca llamada en
“Espera” y verifica
extensión del
departamento.
3) Marca extensión del

departamento y confirma
disponibilidad.
3.1) Recupera llamada

marcanco código F76 e
¿Llamada
autorizada?
No informa de forma verbal
que no puede ser recibida la
llamada.
Sí
3.2) Recupera llamada

marcando codigo F76.
4) Marca código F70 más

extensión correspondiente a
los fines de transferir la
llamada.
FIN DE PROCESO
376
DIVISION DE PRESUPUESTO:

<Nombre proceso> CGR- DAF – DP - 001 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y APERTURA DE FONDO REPONIBLE INSTITUCIONAL. CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual

División de Contabilidad División de Correspondencia y Archivo
(Recepción)
INICIO
3) Recibe comunicación de
1) Elabora comunicación de aprobación y firma
fondo reponible. acuse de recibo.
4) Remite a la Dirección
2) Reproduce copia de la
Administrativa y
comunicación y remite a
Financiera.
DIGEPRES.
5) Recibe comunicación de
aprobación y firma
libro control.
6) Entrega comunicación de
aprobación a División
de Contabilidad.
aprobada y revisa.
8) Genera solicitud de
reposición de Fondo
Reponible.
FIN DE
PROCESO
<Nombre proceso> CGR – DAF – DP - 002 PROCEDIMIENTO DE FORMULACION DE ANTE PROYECTO DE PRESUPUESTO CGR-DPD JUNIO2012
1-1 Actual
Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera Directores Departamentales y Dirección Administrativa y Financiera
(Director) (Auxiliar Administrativo) Encargados de Areas (Recepción)
INICIO
11) Reciben 16) Recibe ante proyecto de

1) Autoriza comunicación a 2) Recibe autorización y comunicaciones y firman 14) Recibe presupuesto y presupuesto y agrupa
Directores y Encargados. genera comunicación. acuse de recibo. firma libro control. por áreas, cuenta y sub-
cuenta.
12) Procesan presupuesto 15) Entregan presupuesto a 17) Realiza proyección de

3) Imprime solicitado. Encargado de División cargas fijas.
comunicación. de Contabilidad.
18) Coordina con la

4) Entrega Comunicación a 13) Entregan presupuesto
5) Recibe comunicación y Dirección General de
Director Administrativo solicitado.
revisa. Presupuesto.
y Financiero.
6) Retorna al Auxiliar 19) Elabora presupuesto.

¿Error material? Sí Administrativo para
corrección.
No
20) Llena una serie de
formularios de acuerdo
7) En caso esté correcto, a la función de la
firma comunicación. Institución.
21) Genera listado de metas

8) Entrega comunicación 9) Recibe comunicación y logradas de año
firmada para remisión. reproduce copias. anterior.
10) Entrega
comunicaciones a cada
área de la Institución.
FIN
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CG – DAF – DP - 003 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 PRESUPUESTO DE GASTO Actual
INICIO
1) Genera documento de
distribución de
presupuesto por
trimestre.
2) Llena formularios.
de remisión interna.
4) Imprime y firma.
5) Reproduce copiade
comunicación.
6) Adjunta comunicación
a documentos y remite
a Dirección General de
Presupuesto.
7) Verifica en DIGEPRES
balance de apropiación.
8) Solicita a DIGEPRES
cuota por trimestre.
9) Verifica balance de cuota

vigente en reporte del
SIGEF.
10) Realiza ajustes de

acuerdo a variaciones
producidas.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. CGR – DAF – DP - PROCEDIMIENTO DE COMPENSACION UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR-DPD JUNIO2012
1-1 004 PRESUPUESTARIA. Actual

(Director)
INICIO
1) Supervisa y monitorea
programación de gastos
mensuales de la
Institución.
2) Analiza y registra
solicitudes de
compromisos
devengados y
libramientos.
3) Solicita aprobación de
ejecución desembolso.
5) Ejecuta desembolsos
previamente
verifica si procede.
aprobados.
6) Registra en tarjeta de Procede No 4.1) Notifica rechazo.

control.
Si
7) Realiza informe sobre

tareas realizadas. 4.2) Notifica aprobación.
8) Procede presentar
informe de tareas
realizadas.
FIN
380
DIVISION DE CONTABILIDAD:
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE REGULARIZACION DE FONDOS REPONIBLE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 001 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 INSTITUCIONAL. Actual
División de Contabilidad Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera Dirección de Revisión y Control de Calidad
(Encargado) (Director) (Recepción) (Director)
INICIO
1) Verifica en el Sistema
6) Recibe expediente y 7) Recibe expediente y 8) Recibe expediente y
SIGEF, de los avisos de
revisa. deposita en DRCC. firma acuse de recibo.
débitos conciliados.
2) Recopila cheques 6.1) Rechaza expediente y

conciliados con sus Procede No retorna a División de 9) Evalúa si procede.
respectivos soportes. Contabilidad.
Si
3) Ingresa en el SIGEF y 10) Recibe expediente
9.1) Remite comunicación
realiza una serie de aprobado y firma acuse Procede No
de rechazo al DAF.
pasos. 6.2) Aprueba y remite. de recibo.
Si
4) Conformado el 11) Entrega expediente a 9.2) Aprueba, firma y

expediente, aprueba. Director para firma. remite al DAF.

5) Solicita aprobación. revisa.
12.1) Remite comunicación

13) Inicia proceso de Procede No
de rechazo a la DRCC.
solicitud de
transferencia.
Si
14) Asume regularización y 12.2) Aprueba.

remite para firma del
incumbente.
FIN
Número de Pág. CGR – DAF – DCONT - PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso>
1-1 002 CUENTA CORRIENTE DE FONDOS DISPONIBLES. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
INICIO
1) Registra en libro de
banco los créditos
correspondientes.
2) Realiza cuadre mensual

con los estados de
cuenta.
3) Realiza disponibilidad
diaria de cuenta y
remite para firma.
FIN
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 003 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL GASTO Y PAGO DE COMPROMISO CGR-DPD JUNIO2012
1-2 Actual
División de Contabilidad Dirección Administrativa y Financiera

(Encargado) (Director)
INICIO
1) Verifica solicitud del 5.3) Verifica apropiación 17) Recibe documento y

13) Registra concepto del 22) Registra pago o
departamento. de gasto y cuota revisa.
gasto. libramiento.
generadora del pago.
5.3.1) En caso no contar 17.1) Emite rechazo y

2) Verifica autorización de 23) Detalla números de
con cuota suficiente, Procede No entrega a División de
pago. 14) Registra tipo de norma. facturas o documentos
solicita a DIGEPRES Contabilidad.
a pagar.
apropiación.
Si
25) Aprueba documento
6) Verifica autorización de 15) Genera documento del 24) Registra las 17.2) Aprueba, firma y para pago o
3) Verifica cotizaciones.
pago . gasto. deducciones. entrega a Encargado de libramiento.
Contabilidad.
4) De acuerdo al monto,
7) Verifica proveedor esté 16) Entrega documento del 26) Recolecta firma de
verifica cumplimiento
registrado en el gasto a Director 24.1) Deducción del 0.5% 18 responsables de áreas y
de procedimientos de
Registro Nacional de Administrativo y de la Ley 182-09. máxima autoridad.
selección establecidos
en la Ley 340 y su Proveedores. Financiero. 20
reglamento 490-07.
27) Envía documentos a
4.1) Si la autorización 8) Verifica proveedor esté 24.2) El 16% retención de Unidad de Auditoría
17
excede RD$100,000.00 al día en pago ISR, ITBIS a personas 21) Recibe documento y Interna.
solicita comparación de ITBIS, TSS. físicas Ley 11-92. revisa.
precios. 18) Recibe documentos
aprobados e inicia
proceso de consumo de 24.3) El 10% sobre los 28
9) Verifica en proveedor cuota. pagos de Honorarios 21.1) Emite rechazo y
5) Analiza orden de Profesionales y No entrega a División de
recepción de servicios. Procede
compra. Alquileres. Contabilidad.
19) Define el objeto
Si
agrupador.
10) Registra beneficiario a 24.4) El 25% pago al
través del RNC o No. exterior Ley 557-05. 21.2) Aprueba, firma y
5.1) Codifica cuentas. entrega a Encargado de
de cédula.
20) Entrega documentoa Contabilidad.
Director Administrativo
y Financiero para
24.5) El 1% Decreto 319-98
aprobación y firma.
5.2) Codifica objetos del 11) Registra monto total. Tasa Profesional del
gasto. CODIA.
21
12) Registra cuenta y 24.6) Otros según

objeto del gasto corresponda.
correspondiente.
Número proceso>
<Nombre de Pág. CGR -DAF – DCONT - PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL GASTO Y PAGO DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
2-2 003 COMPROMISO CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección Administrativa y Financiera Unidad de Auditoría Interna División de Contabilidad

(Recepción) (UAI) (Encargado)
27
28) Recibe documentos de

pago y libramientos,
pago y firma.
deposita en la UAI.
30) Verifica cumplimiento

de las disposiciones
reglamentarias.
30.1) Se rechaza y retorna

Corresponde No documentos al
responsable.
Si
30.2) Firma y remite a

División de
pago y firma.
Contabilidad.
32) Digitaliza datos.
33) Revisa y remite a la

Dirección de Revisión
y Control de Calidad.
FIN
<Nombre proceso> CGR- DAF – DCONT - 004 PROCEDIMIENTO DE PAGOS POR CHEQUES INTERNOS
División de Contabilidad Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera Unidad de Auditoría Interna
(Encargado) (Director) (Recepción) (UAI)
INICIO
1) Recibe autorización de 16) Recibe autorización y

13) Recibe cheque con deposita cheque en 17) Recibe cheque y firma
pago de la Dirección
9) Aprueba cheque. documentos soportes y Unidad de Auditoría libro control.
Administrativa y
revisa. Interna.
Financiera.
2) Verifica disponibilidad 18) Verifica cumplimiento

en Fondo Reponible 10) Genera. 14.1 14) Evalúa si procede. de disposiciones
Institucional. reglamentarias.
14.1) Rechaza y retorna

3) Verifica pago no exceda Procede No documentación para 18.1) Rechaza y retorna
monto de 11) Iniciales del Encargado
corrección. Cumple No documentos a
RD$50,000.00. del área.
responsable.
Si
4) Verifica pagos a 10 Si
ejecutar deban ser de 12) Remite cheque con
14.2) Aprueba y firma.
los objetos de gasto 2, 3 documentos soportes.
y de sub-cuenta 61.
19) Recibe cheque con 18.2) Firma y remite a
documentos y firma División de
15) Autoriza remisión de acuse de recibo. Contabilidad Interna.
5) Sistema genera cheque. cheque a la Unidad de

22 Auditoría Interna.
20) Solicita factura a

beneficiario.
6) Digita retenciones de 23) Recibe documentos y
Ley. revisa.
21) Entrega cheque a

beneficiario.
7) Digita solicitud de 24) Valida facturas y
cheque a través de registros.
datos solicitados.
22) Entrega documentos a

División de
25) Codifica documentos de
8) Guarda operación Contabilidad.
caja chica de la Institución
realizada. conforme a Manual de
cuentas presupuestarias.
23
FIN
Número de Pág. CGR – DAF – DCONT PROCEDIMIENTO DE ANALISIS DE PAGOS PENDIENTES UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso>
1-1 - 005 CON PROVEEDORES ESTATALES O NO ESTATALES. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
(Encargado)
INICIO
1) Recibe solicitud proveedor o

de Dirección Administrativa
para indagar posible deuda
de proveedor.
2) Investiga si se realizó pago o

si está pendiente.
3) Levanta expediente.
4) Si está pendiente, remite a

Dirección Administrativa
para oficio y tramitar orden
de pago.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 006 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO
División de Contabilidad Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Dirección de Revisión y Control de Calidad
Financiera
(Encargado) (Recepción) (Analista Registro y Control) (Servicios Personales)
(Recepción)
INICIO 13
1) El día 1ro. de cada mes

2) Recibe solicitud y 14) Recibe nómina y firma
se solicita a Dirección de 9.3) Archivo con los socios 3) Recibe solicitud y firma
deposita en Dirección acuse de recibo.
Recursos Humanos nuevos. acuse de recibo.
de Recursos Humanos.
diferentes novedades.
9.4) Archivo con las

exclusiones de los 15) Valida nómina.
socios.
6 16
10) Ingresa en el Sistema 15.1) Se rechaza y regresa al

7) Recibe informe de 17) Recibe nómina 4) Entrega solicitud a Departamento
SASP para descargar Procede No
novedades y firma validada y firma acuse Analista de Registro y correspondiente para
novedades de la
acuse de recibo. de recibo. Control. corrección.
Cooperativa y las
registradas por RRHH.
Si
11) Valida información 18) Entrega nómina a 5) Recibe solicitud y

8) Verifica autenticidad de 15.2) Valida información
cargada en el sistema Encargado de procesa informe de
registros de novedades. contenida en nómina.
SASP. Contabilidad. novedades del mes.
11.1) Comunica con el

8.1) Los registros deben Gerente de 6) Remite informe de
estar de acuerdo a Procede No novedades a División
COOPECOGRAL para 16) Remite nómina al DAF.
documentos de RRHH corrección. de Contabilidad.
y Ley 41-08.
Si
11.2) Incluye de forma

9) Recibe de manual los nuevos 19) Recibe nómina 7 17
COOPECOGRAL socios de la validada.
novedades del mes. Cooperativa.
9.1) Archivo general con 12) Genera e imprime la 20) Realiza orden de pago
todos los socios. nómina. o libramiento.
9.2) Archivo con socios

que han realizado 13) Remite nómina para 21) Remite nómina y orden
algún movimiento en validación. de pago a Director para
transcurso del mes. recoger firmas.
14 22
387
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 006 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE NOMINAS DE PAGO
Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera Unidad de Auditoría Interna División de Contabilidad Dirección de Revisión y Control de Calidad
(Director (a)) (Recepción) UAI (Encargado) (Servicios Personales)
21
33
25) Recibe nómina y 27) Recibe nómina y 34) Recibe nómina y

22) Recibe nómina y documentos para documentos para pago o documentos para pago
documento para pago o libramiento y firma o libramiento y
37
pago o libramiento. libramiento. acuse recibo . verifica.
26) Remite nómina y

23) Revisa y firma nómina 28) Audita información de 35) Remite nómina y
documentos para 38) Recibe nómina y
y documento para pago la documentación documentos para pago
pago o libramiento a documentos para pago
o libramiento. recibida. o libramiento a la
la UAI. o libramiento.
DRCC.
24) Recolecta firma de 28.1) Regresa a unidad

responsables de áreas Procede No correspondiente para 36
involucradas y remite a corrección. 39) Verifica.
la UAI. Si
30) Recibe nómina y
28.2) Valida nómina y
documentos para pago
documentos para pago 40) Remite nómina y
y firma acuse de
o libramiento. documentos a Tesorería
recibo.
Nacional para
transferencia de pago o
libramiento.
31) Entrega nómina y 29) Remite nómina y
documentos para pago. documentos validados
para pago al DAF.
FIN

32) Recibe y verifica documentos para pago 35
validación de UAI. o libramiento.
37) Deposita nómina y

33) Entrega nómina y documentos en la
documentos para pago. DRCC.
34 38
388
<Nombre proceso> CGR DAF – DCONT -007 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE REGISTRO PREVENTIVO PARA INCLUSION
Departamento Jurídico Dirección Administrativa y Financiera División de Contabilidad Dirección de Revisión y Control de Calidad
(Consultoría Jurídica) (Recepción) (Encargado) (Servicios Personales)
INICIO
1) Genera solicitud de
registro preventivo.
19
2) Imprime y remite 3) Recibe solicitud y firma

solicitud al DAF - 5) Recibe solicitud y revisa. 20) Recibe nómina y firma
acuse de recibo.
División de acuse de recibo.
Contabilidad.
4) Entrega solicitud a
Encargado de 6) Ingresa en el Sistema
Contabilidad. SIGEF. 21) Verifica.
7) Aparta prevención de
salario por la cantidad 22) Remite nómina y
de meses que faltan del documentos a
año. Tesorería Nacional
para transferencia de
8) Solicita contratos pago del libramiento.
notariados y
certificados al
FIN
11) Recibe contratos y

9) Recibe solicitud y revisa. certificación y firma
recibo.
10) Remite contratos 12) Entrega contratos y 17) Recibe nómina y

notariados y certificación a 13) Recibe contratos y genera archivo txt de
certificados al DAF - Encargado de revisa estén notariados. nómina.
Contabilidad.
14) Valida y corrige

18) Remite nómina a la
registro de personas
18 DRCC.
contratadas.

15) Genera nómina. 19
remite a la DRCC.
16) Imprime nómina y

remite a Analistas de
20 Presupuestos.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. CGR – DAF – DCONT - UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> PROCEDIMIENTO NOMINA DE VIATICOS INTERNOS
1-1 008 CGR-DPD JUNIO2012 Actual

INICIO
viático del departamento
o UAI autorizada y
acompañada de relación
de personal.
2) Verifica asunto y
justificación de la
solicitud.
3) Realiza cálculo tomando

en cuenta el tipo de
asunto.
4) Calcula los montos del

viático en el sistema
conforme a la
distribución.
5) Imprime montos y
adjunta a solicitud.
6) Remite montos y
solicitud al Director
Administrativo y
Financiero.
7) Recibe montos adjuntos

a la solicitud.
8) Revisa y verifica.
8.1) Emite rechazo al

Procede No
solicitante.
Si
8.2) Autoriza oficio de

remisión al MAE para
aprobación.
9) Recibe aprobación del

MAE.
10) Genera nómina y orden

de pago.
FIN
390
Número
<Nombre de Pág.
proceso> UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF – DCONT - 009 PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VIATICOS AL EXTERIOR
Dirección Administrativa y Dirección Administrativa y Dirección Administrativa y
Departamento de Comunicaciones Despacho del Contralor Oficina Coordinación Presidencial
Financiera Financiera Financiera Ante Despacho del Contralor
(Encargado) (Contralor) Uindad de Viajes al Exterior
(Recepción) (Director) (Auxiliar Administrativo)
INICIO
1) Remite solicitud de 2) Recibe solicitud adjunto

viáticos al exterior a documentos soportes 4) Recibe solicitud y 7) Recibe autorización y 12) Recibe comunicación y
junto a los anexos. y firma acuse de verifica si procede. genera oficio. firma acuse de recibo.
recibo.
3) Entrega al Director 5) Si no procede, rechaza y 8) Imprime oficio y

Administrativo para entrega al Director 13) Entrega comunicación
autoriza notificación al
aprobación. para firma. al Contralor.
solicitante.
15
6) Si procede, autoriza
oficio y remite a 16) Compra pasaje aéreo,
Contralor. 14) Recibe comunicación y suministros de gastos
revisa. diarios, transportes y
otros gastos.
14.1) Autoriza notificación

17) Envía al DAF el
de rechazo al
9) Recibe oficio, firma y Procede No itinerario del vuelo
departamento
entrega oficio. aéreo.
solicitante.
Si
10) Recibe oficio firmado. 14.2) Aprueba, firma y 18

autoriza remisión
de la misma.
11) Deposita oficio en el

ante despacho del
Contralor.
15) Mantiene contacto con

Oficial de Unidad de
Viajes.
16
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 009 PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VIATICOS AL EXTERIOR
Oficina Coordinación Presidencial
Dirección Administrativa y Financiera Departamento de Comunicaciones División de Contabilidad Oficina Coordinación
Uindad de Viajes al Exterior
(Auxiliar Administrativo) (Encargado) (Encargado) Presidencial
17
24
18) Recibe itinerario y 25) Recibe confirmación y

responde correo. emite cheque a favor
de Funcionario.
19) Envía itinerario de 26) En plazo de 24 horas

vuelo aéreo al 20) Recibe itinerario y remite cheque al
Departamento de responde correo. DAF.
Comunicaciones.
24) Confirma a Unidad de

viajes al exterior 21) Entrega itinerario al
27
comparecencia con Funcionario
itinerario. correspondiente.
25 22) Confirma y acuerda

itinerario.
26
23) Autoriza confirmar con
Unidad de viajes al 31) Remite a la Contraloría
exterior General de la República
27) Recibe cheque y firma comparecencia con factura boleto aéreo y
acuse de recibo. itinerario. gastos diarios para pago.
28) Genera recibo de pago. FIN
29) Entrega cheque con

recibo de pago al
Funcionario.
30) Archiva recibo en

cronológico.
PROCEDIMIENTO ANALISIS Y REGISTRO DE
<Nombre Pág. CGR – DAF – DCONT
Número deproceso> UNIDAD EJECUTORA: Versión
NOVEDADES A LA TESORERIA DE LA SEGURIDAD
1-1 - 010 CGR-DPD JUNIO2012 Actual
SOCIAL / CARGAS TSS.
(Encargado)
INICIO
1) Tramitadas y cerradas las

nóminas se cargan
variaciones en la TSS.
2) Verifica sean recibidos

por la página.
3) Valida cuadre de nómina

por áreas.
4) Reproducir copia de
recapitulación de
nóminas.
5) Realiza cuadre con

facturas generadas por
la TSS.
6) Imprime factura y
archiva en cronológico.
7) Notifica a Encargada de
cuenta en TSS nómina
está lista para pago.
FIN
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCNT - 011 PROCEDIMIENTO NOMINA DE HORAS EXTRAS
División de Contabilidad Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera División de Correspondencia y
(Encargado) (Director) (Auxiliar Administrativa) Archivo
INICIO
1) Recibe solicitud 6) Recibe relación de 10) Recibe oficio y firma

5) Recibe cálculo y verifica cálculos de horas
acompañada de si procede. acuse de recibo.
relación de personal. extras y genera oficio.
5.1) Rechaza y retorna a la

2) Verifica solicitud y División de 7) Entrega oficio de 11) Genera número de
Procede No remisión al Director oficio y da salida al
relación de personal Contabilidad para
esté firmada. corrección. para firma. oficio.
Si
3) Verifica relación de 5.2) Firma y autoriza oficio 12) Remite vía mensajero
personal especifique de remisión al MAE. al MAE.
días y horas laboradas.
4) Verifica cálculo de horas

trabajadas y remite a la
DAF. 9) Recibe oficio y remite
8) Recibe oficio de
remisión y verifica. vía correspondencia al
MAE.
8.1) Se rechaza y retorna al

Auxiliar
Procede No 13) Recibe oficio de
Administrativo para
correción. aprobación y firma
acuse de recibo.
Si
8.2) Firma y autoriza oficio 14) Entrega aprobación a

de remisión al MAE. 15) Recibe oficio de
Encargado de División
aprobación.
de Contabilidad.
16) Genera nómina y orden

de pago o libramiento.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA TESORERIA DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCONT - 012
1-1 LA SEGURIDAD SOCIAL / RATIFICACION DE PAGO DE NOMINA PARA LA DGII CGR-DPD JUNIO2012 Actual

INICIO
1) Genera archivos para

TSS en el SASP.
2) Carga en la página de la
TSS como
autodeterminación
retroactiva.
3) Verifica envío
electrónico.
4) Elige en el el sistema el
campo Estado de 9) Recibe formularios IR3
Cuenta. y revisa.
9.1) Regresa formulario a

5) Verifica por pestaña de Corresponde No contabilidad para
liquidación el ISR. corrección.
Si
6) Verifica factura correcta

e imprime. 9.2) Aprueba y firma.
7) Llena formulario IR3 10) Autoriza remisión del

8) Entrega formulario a
modo manual. formulario IR3 a la
Director Administrativo.
DGII para ratificar
entidad.
FIN
395
Número de Pág. PROCEDIMIENTO ANALISIS Y REGISTRO DE NOVEDADES A LA UNIDAD EJECUTORA: Versión
1-1 TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL / SEGURO DE LOS PADRES. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Contabilidad División de Contabilidad

(Encargado)
INICIO
afiliación de parte de
RRHH.
5) Recibe formularios IR3 y
revisa.
2) Verifica por la página
web de la TSS afiliación
a ARS correspondiente. 5.1) Regresa el mismo a
Corresponde No contabilidad para
corrección.
3) Registra en la TSS
después del día 6 y Si
antes de cerrar nómina
interna.
5.2) Aprueba y firma.
4) Remite al área de nómina

para cargar al SASP
para descuentos.
6) Se remite el formulario
IR3 a la DGII para
ratificar entidad.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. CGR – DAF – DCONT - PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR-DPD JUNIO2012
1-1 014 FIJOS - TRASLADOS INTERNOS. Actual
(Encargado)
INICIO
traslado de activos.
2) Verifica necesidad del

área solicitante.
3) Verifica disponibilidad
de activo solicitado.
Disponibilidad No 5.1) Rechaza solicitud.
Si
5.2) Autoriza traslado.
4) Registra movimiento de
activoen el Sistema.
5) Actualiza localización de
activo en el Sistema.
FIN
397
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso>CGR – DAF – DCONT - 015 CGR-DPD JUNIO2012
1-1 ACTIVOS FIJOS Actual
(Encargado)
INICIO
1) Verifica activos físicos

de áreas comunes y
unidades administrativas.
2) Registra activo en el
Sistema.
3) Asigna código interno

y números de Bienes
Nacionales.
4) Exporta data a
DIGECOG por medio
del SIAB.
5) Guarda copia de
entrada almacén, orden
de compra y factura en
período anual.
6) Regista flota vehicular.
7) Genera relación de
flota vehicular y envía
corredor de seguros.
8) Cuadra documentos del

corredor con facturas FIN
de compra.
398
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS – UNIDAD EJECUTORA: Versión
1-1 REPARACION DE EQUIPOS. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera División de Contabilidad

Departamento Solicitante
(Recepción) (Director) (Encargado)
INICIO
1) Genera solicitud de 3) Recibe solicitud y firma reparación y verifica si
reparación de equipos. acuse de recibo. procede.
5.1) Rechaza y autoriza

2) Imprime solicitud y remite al 4) Entrega solicitud al comunicación al
Procede No
Director Administrativo Director departamento
para aprobación y firma. Administrativo. solicitante.
Si
5.2) Aprueba y entrega al

Encargado de
Contabilidad.
6) Recibe solicitud
9) Recibe formulario y aprobada y genera
revisa. formulario de salida de
equipos.
9.1) Rechaza y regresa al 7) Registra en el formulario

Corresponde No responsable para los datos que
corrección. identifican el equipo a
reparar.
Si
Director
9.2) Aprueba y firma. Administrativo para
firma.
FIN
399
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número
<Nombre de Pág.
proceso> PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS – DESCARGOS UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF – DCONT - 017
1-1 DE ACTIVOS FIJOS CGR-DPD JUNIO2012 Actual

División de Correspondencia y Archivo Dirección General de Bienes Nacionales
(Encargado) (Recepción)
INICIO
1) Realiza levantamiento
de equiposy
mobiliarios en desuso.
de levantamiento
realizado.
3) Envía comunicación a
compañía de seguro
¿Descargo? Sí
No con relacion de
vehículos.
No
5) Recibe comunicación y 6) Recibe comunicación y

¿Activo fijo? deposita en genera número de
correspondencia. oficio.
Sí
4) Imprime comunicación, 7) Remite a Dirección

General de Bienes 8) Recibe comunicación y
firma y remite a
Nacional. firma acuse de recibo.
Dirección General de
Bienes Nacional.
9) Revisa comunicación y
asigna un inspector,
auditor y dos
representantes de
Subasta e Inventario.
10) El equipo asignado

realiza traslado a
Contraloría Gral. De la
República.
FIN
400
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - UNIDAD EJECUTORA: Versión
1-1 INVENTARIO. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
(Encargado)
INICIO
1) Realiza inventario de
activos dos veces al año
de acuerdo a Ley 126-01
de DIGECOG.
2) Realiza programa de
inventario para la sede,
en la FENC y en cada
una de las UAI.
3) Registra inventario en
el Sistema de
Administración de
Bienes (SIAB).
4) Realiza cuadre de
acuerdo a compras de
activos realizados en el
período.
resultados dirigido a
Máxima Autoridad de la
Institución con copias a
DIGECOG y AGBN.
FIN
401
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES – MAYORDOMIA:

<Nombre proceso> CR -DAF -DSG – SM - 001 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO JARDINERIA Y AREAS VERDES
División de Servicios Generales División de Servicios Generales
Mayordomía Mayordomía
(Encargado) (Axiliar Administrativa)
(Conserje) (Supervisor)
INICIO 8
1) Entrega listado de 9) Recibe listado chequeo y

2) Recibe listado chequeo.
chequeo al operario. valida trabajo.
9.1) Convoca reunión

3) Barre y rastrilla las
Corresponde No (Encargado,
aceras.
Supervisor y Técnico).
Si
4) Chequea estado de 9.2) Firma listado como

7) Recibe listado y revisa.
plantas y gramas. bueno y válido.
8) Asigna verificación de 4.1) De ser necesario moja

10) Entrega listado chequeo
trabajo. y saca yerbas (2 veces
aprobado.
por semana).
9 4.2) De ser necesario 11 12

recorta gramas y poda
plantas (mensual).
13) Recibe listado chequeo
aprobado, registra en el
4.3) ) De ser necesario riega sistema y archiva en
abono para grama y cronológico.
plantas.
10
5) Llena formulario sistema y archiva en
11) Recibe listado chequeo chequeo con cronológico.
aprobado. observaciones.
12) Revisa listado y 6) Firma listado y entrega a FIN

entrega al Auxiliar encargado.
Administrativo.
13
402
<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM- 002 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE EMERGECIA.
Mantenimientos en Planta
División de Servicios Generales División de Servicios Generales Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera
Contratistas
(Encargado) (Auxiliar Administrativa) (Recepción) (Director / Enc. Compras)
(Técnicos Electricistas)
INICIO 9
1) Verifica formulario de 3) Recibe llamada y 17) Recibe comunicación y

15) Recibe solicitud y firma
programación de confirma fecha y hora 10) Verifica existencia. autoriza despacho de
acuse de recibo.
mantenimiento. de mantenimiento. mercancías.
2) Llama al contratista para

asistencia técnica de
Existencia de 10.1) Genera solicitud de 18
mantenimiento.
4) Entrega listado control 5) Recibe listado control de productos Si despacho de 16) Entrega solicitud.
de chequeo técnico. chequeo. mercancía.
No
10.2) Genera solicitud de

6) Verifica requerimientos. compra de piezas y
suministros.
11 11) Entrega solicitud al

7) Firma y entrega listado Encargado.
control de chequeo.
12) Recibe solicitud, revisa
y firma. 12
8) Recibe listado control de

13) Entrega comunicación a
chequeo y revisa.
Auxiliar Administra.
9) Entrega listado control

de chequeo y autoriza 14
verificar en Sistema de
Suministro existencia
de piezas y productos.
13
10 14) Recibe solicitud y

deposita en el
Departamento
Administrativo.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE GENERADORES DE ENERGIA DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAF- DSG- SM -002
2-2 EMERGECIA. CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Mantenimientos en Planta
Sección de Almacén y Suministro División de Servicios Generales División de Servicios Generales División de Servicios Generales
Contratistas
(Encargado) (Auxiliar Administrativa) (Encargado) (Supervisor)
(Técnicos Electricistas)
17
30) Recibe factura y

18) Verifica aprobación de autoriza a Supervisor
28) Realiza mantenimiento
solicitud de 31) Verifica trabajo.
correspondiente. validar trabajo por el
requerimientos y Técnico contratista.
notifica a DSG.
19) Recibe oficio de

24) Retira piezas y/o 32) Llena listado control de
aprobación y procede 29) Genera factura y
productos. chequeo y firma.
verificar en el Sistema. entrega a Encargado.
25) Entrega mercancía con

33) Entrega listado a
20) Imprime aprobación. formulario de salida y
Encargado.
reproduce copias.
21) Retira productos de 26) Recibe mercancías y

góndolas. firma formulario de 34) Recibe listado y revisa.
entrega.
35) Remite factura a

22) Genera movimiento en 27) Entrega piezas y
Dirección
el sistema. suministros a Técnico
Administrativa y
Electricista.
Financiera.
23) Imprime formulario de

salida y reproduce 36) Registra mantenimiento
copias. en Sistema.
37) Archiva copia de

factura en cronológico.
FIN
404
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR -DAF – DSG – SM - 003 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ACONDICIONADORES DE AIRE

Sección de Mayordomía
(Técnico Acondicionador)
INICIO
10
16
1) Entrega listado de
chequeo.
11) Recibe requerimientos 17) Recibe comunicación y
y procesa en Sistema de firma.
suministros.
8) Recibe listado y revisa 18) Entrega requerimientos

firma. 2) Recibe listado de
12) Verifica existencia en el a Encargada de
chequeo.
Sistema de Suministro. Compras.
9) Revisa requerimientos de 3) Verifica tiempo de uso 12.1) Verifica existencia en

Más de 30
reemplazos. de filtros y parrillas del Si el Sistema de
días en uso?
retorno. Suministro.
No
10) Entrega requerimientos

a la Auxiliar. 4) Verifica presión del 12.2) Genera comunicación 19) Recibe requerimeintos
refrigerante. de requerimientos. y procesa la solicitud.
11
13) Imprime comunicación
14 5) Verifica condensador. o solicitud. 20
15) Recibe comunicación y 14) Entrega comunicación a

firma. Encargado.
6) Verifica evaporador.
15
16) Remite comunicación.
7) Firma listado chequeo y
entrega a encargado.
17
405
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CR – DAF – DSG -SM - 003 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ACONDICIONADORES DE AIRE

Sección de Almacén y Suministro División de Servicios Generales División de Servicios Generales
Sección de Mayordomía Sección de Mayordomía
(Encargado) (Auxiliar Administrativa) (Encargado)
(Técnico Refrigeración) (Supervisor)
19
31) Recibe hoja control y

20) Recibe aprobación e 22) Recibe mercancía y 24) Recibe mercancía y 29) Recibe hoja control y valida trabajo asistencia
imprime formulario. firma formulario. firma relación. revisa. técnica.
23) Entrega mercancía de 25) Si verifica faltante en 31.1) Convoca a reunión al

21) Entrega mercancía presión baja de Corresponde No técnico involucrado en
requerimientos a 30) Entrega hoja de control.
contra formulario. refrigerante, se la asistencia técnica.
Técnico.
completa.
Si
31.2) Firma como bueno y

26) Si verifica reemplazo de válido en la hoja
piezas, realiza cambio. control.
27) Anota cambios y

reemplazos en hoja 32) Entrega listado control
control de chequeo. de chequeo firmada.
28) Firma hoja control y

35) Recibe listado. entrega al Encargado.
36) Archiva listado control 33) Recibe listado control

de chequeo en de chequeo y revisa.
cronológico.
34) Entrega listado a

Auxiliar
Administrativo.
FIN
406
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LIMPIEZAS Y AREAS UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM - 004
1-1 COMUNES CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Servicios Generales Sección Mayordomía División de Servicios Generales

(Encargado) (Encargado) (Conserjería)
INICIO
1) Entrega formulario
2) Recibe formulario
control de limpieza y 5) Recibe equipos y
control de limpieza y
listado de programa materiales.
listado de programa.
mensual.
3) Realiza distribución de 6) Recibe listado

áreas específicas a programa de limpieza y
conserjería y entrega verifica a qué
listado programa. corresponde.
4) Entrega equipos y 6.1) En tiempo de 15 días

materiales de limpieza a calendario, limpieza
conserjería. profunda.
trabajos realizados. 6.2) Limpieza diaria.
11) Recibe formulario

control de limpieza
y revisa firmas.
6.3) En un período de tres
9) Llena formulario meses, lavado y
control de limpieza. cristalizado de los pisos.
11.1) Retorna formulario a
Encargado
Procede No
Mayordomía para
corrección.
10) Verifica y valida estado 7) Notifica a Encargado
Si
de áreas asignadas a Mayordomía.
12) Entrega formulario a cada conserje.
Auxiliar
Administrativo
para archivo.
10.1) Contacta a conserje y
Corresponde No
convoca reunión.
Si
FIN 10.2) Entrega formulario

a Encargado de
Servicios
Generales.
407
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM - 005
1-1 ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE CGR-DPD JUNIO2012 Actual
División de Servicios Generales División de Servicios Generales División de Servicios Generales División de Servicios Generales
(Encargado) (Técnico) (Supervisor) (Axiliar Administrativa)
INICIO 8
9) Recibe listado firmado y

1) Entrega listado de 2) Recibe listado chequeo.
valida trabajo.
chequeo al técnico.

3) Realiza chequeo el día
Corresponde No (Encargado,
1ro. de cada mes.
Supervisor y Técnico).
7) Recibe listado y revisa. Si
4) Clorifica el agua de la
cisterna. 9.2) Firma listado como
bueno y válido.
8) Asigna verificación de
trabajo realizado.
5) Llena formulario listado
chequeo. 10) Entrega listado chequeo
9 aprobado.
10 6) Firma listado y entrega a

encargado. 11

aprobado.
12) Revisa listado y entrega

al Auxiliar 13
Administrativo.

13) Entrega al Auxiliar sistema y archiva en
Administrativo. cronológico.
FIN
14
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM - 006 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE FUMIGACION
División de Servicios Generales Suplidor/Compañía Sección Mayordomía Suplidor/Compañía División de Servicios Generales
(Encargado) (Contratistas) (Encargado) (Técnico de Fumigación) (Auxiliar Administrativa)
INICIO
9) Fumiga áreas verdes y

3) Recibe llamada y 5) Recibe notificación de
1) Revisa programa por encima de plafones
confirma asistencia trabajos técnicos de
mensual de fumigación. con bomba rocio y/o
técnica fumigación. fumigación. 17
niebla.
10) Fumiga Fundación 18) Genera informe de

6) Organiza preparativos
2) Realiza llamada Escuela Nacional de trabajos realizados y
para recibir visita.
telefónica a Suplidor. Control. grapa al expediente.
11) Genera informe de 19

7) Recibiste técnicos de
áreas fumigadas y
fumigación.
4) Coordina trabajos de entrega a mayordomía.
fumigación.
13
8) Abre cada oficina y áreas

comunes para
14) Recibe informe y fumigación.
revisa.
15) Coloca informe en

archivo de expedientes
en espera de soportes. 18
16) Recibe factura de 12) Recibe informe, revisa y

trabajos de fumigación 19) Firma informe. valida trabajos técnicos
del Suplidor/compañía. de fumigación.
17) Grapa factura en 20) Remite expediente a 13) Entrega informe de

expediente y autoriza Dirección Financiera trabajos técnicos.
generar informe . Administrativa.
18 14
FIN
409
<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM - 007 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELECTRICO

Sección de Mayordomía
(Técnico Electricista)
INICIO 7 15

2) Recibe listado de 8) Recibe listado y archiva 16) Recibe comunicación y de requerimientos y
1) Entrega listado de 9
chequeo. cronológicamente. firma copia. evalúa.
chequeo.
18.1) Entrega solicitud de

Procede No requerimientos a
3) Verifica las luces, 10) Recibe autorización y 17) Entrega requerimientos. Analista de compras.
15) Remite a Dirección luminarias, bombillas, procesa requerimientos 9
5) Recibe listado firmado Administrativa instalaciones eléctricas en Sistema suministros. Si
Financiera. y anota observaciones.
11) Verifica existencia de 18.2) Autoriza vía correo

requerimientos a traves electrónico.
16 4) Firma y entrega listado
6) Revisa listado y analiza del Sistema de
chequeo a Encargado.
observaciones. Suministro.
18 19
Existencia de 11.1) Solicita aprobación al

19) Verifica respuesta de requerimientos Sí Encargado de
7) Firma listado y entrega Dirección ? Compra..
listado a Auxiliar. Administrativa
Financiera. No
8 19.1) Espera abastecimiento 11.2) Genera solicitud de

Procede por parte del suplidor al requerimientos.
8 almacén de suministro.
9) En caso requerimientos 19.2) Solicita despacho de

de reemplazo o la misma a almacén 12) Imprime solicitud.
instalación se autoriza de suministro.
requerimientos.
10
20
13) Entrega comunicación
13 para firma.
14) Recibe comunicación,

revisa y firma. 14
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – SM - 007 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO ELECTRICO
Sección de Almacén y Suministro División de Servicios Generales División de Servicios Generales
Sección de Mayordomía Sección de Mayordomía
(Encargado) (Auxiliar Administrativa) (Encargado)
(Técnico Refrigeración) (Supervisor)
19.2
31) Recibe hoja control y

20) Recibe aprobación e 22) Recibe mercancía y 24) Recibe mercancía y 29) Recibe hoja control y
valida trabajo asistencia
imprime formulario. firma formulario. firma relación. revisa.
técnica.
23) Entrega mercancía de 25) Si verifica faltante en 31.1) Convoca a reunión al

21) Entrega mercancía requerimientos y presión baja de 30) Entrega hoja de control. Corresponde No técnico involucrado en
contra formulario. formulario a Técnico. refrigerante, se la asistencia técnica.
completa.
Si
26) Si verifica reemplazo de 31.2) Firma como bueno y

piezas, realiza cambio. válido en la hoja
control.
27) Anota cambios y

reemplazos en hoja 32) Entrega listado control
control de chequeo. de chequeo firmada.
28) Firma hoja control y

entrega.
33) Recibe listado control

de chequeo y revisa.
35) Recibe listado y registra

34) Entrega listado.
en Sistema.
36) Archiva listado control

de chequeo en
cronológico.
FIN
411
DIVISION DE SERVI CIOS GENERALES – TRANSPORTACION

<Nombre 1-1
proceso> CGR – DAF – DSG – ST - 001 PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE PERSONAL
CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Sección de Transportación Sección de Transportación

Sección de Transportación
(Asistente) (Chofer)
INICIO
7) Recibe llave del 11) Imprime formulario

vehículo. de datos registro
traslado.
del sistema.
12) Recolecta datos del

2) Verifica si hay vehículos
8) Recibe ruta a realizar. vehículo a la entrada .
disponibles.
13) Recibe vehículo y

9) Enciende el vehículo y formulario de datos
3) Verifica si se justifica el
abre puertas a registro de salida.
traslado.
pasajeros.
14) Verifica vehículo esté en

condiciones como fue
10) Realiza ruta asignada y asignado.
Procede No 3.1) Rechaza y notifica.
detiene vehículo.
Si
14.1) Convoca a reunión al
¿Todo conforme
chofer asignado para
a los registros de No
4) Confirma hora de levantar acta
salida?
traslado. requerimientos.
Si
5) Registra en el sistema 14.2) Firma formulario de

datos del vehículo datos como bueno y
asignado para traslado. válido.
6) Entrega llave del 15) Digita registros en el

vehículo a chofer. Sistema.
16) Cierra la orden del

servicio.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – ST - 002 PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE PERSONAL EJECUTIVO
Sección de Transportación Sección de Transportación Sección de Transportación

(Chofer) (Mecánico) (Asistente)
INICIO
1) Realiza ponche de
4) Genera listado de traslado
aistencia de Lunes a 2) Chequea flota vehicular.
de funcionarios.
Viernes a las 8:00am.

5) Asigna ruta y flota Corresponde No inmediata a chofer
3) Confirma disponibilidad.
vehicular a cada chofer. asignado.
6 Si
14.2) Firma formulario de

6) Registra en Sistema todos datos como bueno y
7) Recibe llave del
los datos. válido.
Asistente de
Transportación.
7 10
8) Recibe la ruta a realizar. 15) Digita registros de

11) Imprime formulario de llegada en Sistema de
datos registro del sistema. Transportación.
9) Enciende vehículo.
12) Recolecta datos del 16) Cierra orden de
vehículo a la entrada. servicio.
10) Realiza ruta y detiene

vehículo en parqueo de
13) Recibe vehículo contra
Transportación.
formulario de datos de
registro salida.
FIN
11
14) Verifica estado del

vehículo.
413
<Nombre proceso> CGR -DAF – DSG – ST - 003 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMBUSTIBLE
Sección de Transportación Sección de Transportación Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera Sección de Transportación
(Asistente) (Encargado) (Recepción) (Director / Enc. Compras) (Chofer)
INICIO 6 19
1) Realiza inventario de 9) Recibe formulario

4) Recibe formulario y 7) Recibe formulario y 20) Recibe formulario
combustible (todos los requisición combustible
revisa. firma acuse de recibo. autorizado e informa.
viernes). y evalúa si procede.
9.1) Genera oficio de

8) Entrega formulario a 21) Desplaza vehículo a
2) Imprime formulario a 4.1) Rechaza y retorna rechazo y remite a
Procede No Director Procede No lugar de
Encargado. para corrección. Sección de
Administrativo. abastecimiento.
Transportación.
Si Si
4.2) Firma formulario y 22) Entrega copia

3) Entrega formulario a autoriza envío al 9.2) Aprueba y firma
formulario. formulario a Centro de
Encargado. Director abastecimiento.
Administrativo.
23) Solicita factura con

5) Recibe formulario 10) Remite copia comprobante fiscal.
requisición de formulario a la Sección
combustible firmado y de Transportación.
copias. 16
24) Firma documento.

6) Entrega formulario a la
17) Recibe autorización y 15) Verifica y genera 11) Recibe respuesta
Dirección Corresponde No
reproduce copias. nueva requisición. firmada.
Adminsitrativa.
Si 25) Entrega factura al

Asistente de
7 16) Autoriza reproduccion Transportación.
18) Entrega copias
de copia y entrega a 12) Entrega respuesta
choferes.
12 choferes. contra libro control de
tramitación interna.
19) Informa lugar y 26

13) Recibe respuesta y disponibilidad de 17
firma libro control. abastecimiento 13
combustible.
14) Entrega respuesta a 20

Encargado.
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF – DSG – ST- 003
<Nombre proceso>
2-2 COMBUSTIBLE CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Sección de Transportación
(Asistente)
25
26) Recibe factura con

comprobante fiscal.
27) Verifica y compara

marcador de
combustible.
28) Genera actualizaciónen

Sistema de
Transportación.
29) Archiva copia de

30) Reproduce copia de

factura y remite factura
original.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


CGR – DAF -DSG – ST - 004 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LA FLOTILLA VEHICULAR
<Nombre proceso>
Sección de Transportación Sección de Transportación Sección de Transportación Sección de Transportación

(Asistente) (Mecánico) (Encargado) (Encargado)
INICIO 16
3) Verifica kilometraje de último
mantenimiento. 21
14
31
17) Recibe oficio y reproduce 30) Genera e imprime
1)Verifica última fecha de formulario.
mantenimiento de la flota copia.
vehicular. 22) Recibe oficio de aprobación
4) Registra kilometraje actual y 32) Recibe piezas y suministro, 15) Recibe oficio de
y verifica en Sistema.
cacula kilometraje total. firma formulario. requerimientos y revisa.
18) Entrega oficio a Dirección 31) Entrega piezas y suministros,

Administrativa. firma formulario.
2) Notifica a mecánico necesidad
de mantenimiento.
5) Verifica encendido y 33) Realiza mecánica del 15.1) Rechaza y retorna para 23) Imprime aprobación.
Corresponde No
funcionamiento del motor. vehículo. corrección.
32
19) Verifica movimiento de Si
inventario en Sistema.
36
6) Verifica sistema de
combustible y anota 34) Lava vehículo. 16) Firma oficio y autoriza a 24) Retira productos de
observaciones. Director Administrativo. góndolas.
12) Recibe formulario de 20) Confirma existencia en 37) Recibe formulario y valida
observaciones. Suministro. trabajo realizado.
17
7) Verifica carburador y anota 35) Firma formulario de trabajo
observaciones. realizado. 25) Genera movimiento en el
Sistema.
38) Si no corresponde, convoca
21) Retira mercancía contra reunión para establecer
13) Verifica y establece oficio de aprobación. causas y responsables.
requerimientos. 36) Entrega formulario a
8) Verifica carrocería y anota Asistente de
observaciones. Transportación. 26) Imprime formulario de salida
22 39) Si corresponde, da entrada y reproduce copias.
en Sistema de
14) Genera oficio de Transportación.
37
requerimientos y entrega a 27
Encargado. 9) Verifica tapicería y anota
observaciones.
27) Entrega mercancía contra
40) Archiva cronológicamente conduce de salida.
28) Recibe mercancía y firma formulario.
15
formulario control de
salida.
10) Verifica partes y piezas
vehicular y anota
28
observaciones.
FIN
29) Da entrada en Sistema de
Transportación a mercancía
recibida.
11) Genera formulario de
observaciones y entrega al
Asistente de
Transportación.
416
<Nombre proceso> CGR – DAF – DSG – ST - 005 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE PIEZAS, PARTES O SUMNISTROS AGOTADAS EN ALMACEN
1- 1 CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Sección de Transportación Sección de Transportación Dirección Administrativa y Financiera Dirección Administrativa y Financiera División de Compras y Contrataciones
(Asistente) (Encargado) (Recepción) (Director / Enc. Compras) (Analista de Compras)
INICIO
3) Recibe oficio de
1) Genera oficio de requerimientos de 7) Recibe comunicación y 9) Recibe comunicación y 11) Recibe la autorización y
requerimientos de piezas, piezas, partes y firma acuse de recibo. evalúa si procede. procesa la compra.
partes o suministros. suministro y revisa.
2) Entrega oficio a 8) Entrega comunicación

Encargado para 10) Autoriza proceso de
a Director
aprobación y firma. compra.
Administrativo.
4) Firma oficio y autoriza

envío a Director
Administrativo.
5) Recibe oficio y
reproduce copia.
6) Entrega oficio a
Dirección
Administrativa.
12) Verifica movimiento de

inventario en Sistema.
13) Confirma existencia en

Suministro..
14) Retira mercancía contra 15) Recibe oficio de

oficio de aprobación. aprobación y verifica.
17) Recibe mercancía y 16) Entrega mercancía

firma formulario contra conduce de
control de salida. salida.
18) Da entrada en el
Sistema de
transportación a
mercancía.
FIN
DIVISION DE SERVICIOS GENERALES – ALMACEN:
Número de
<Nombre Pág. CGR – DAF – DSG –
proceso> UNIDAD EJECUTORA: Versión
PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE MERCANCIAS.
1-1 SAS - 001 CGR-DPD JUNIO2012 Actual

(Encargado)
INICIO
1) Recibe mercancía contra

factura y verifica.
Corresponde
No 1.1) Se rechaza.
?
Si
1.2) Recibe mercancía,

1.1.1) Notifica rechazo a
firma factura y copia de
División de Compra.
acuse de recibo.
2) Reproduce copias de
factura original.
3) Remite copias a
Dirección
Administrativa.
4) Archiva copia de
5) Da entrada en el sistema
a cada artículo recibido.
5.1) Se crea y asigna un

Existe? No
nuevo código.
Si
5.2) Se registra y actualiza

inventario.
6) Registra en el sistema
factura definitiva.
FIN
<Nombre de Pág. CGR – DAF – DSG – SAS

Númeroproceso> UNIDAD EJECUTORA: Versión
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE MERCANCIAS.
1-1 - 002 CGR-DPD JUNIO2012 Actual

Departamento y/o Unidad Operativa Solicitante.
(Encargado)
INICIO
1) Recibe llamada
telefónica del
Departamento
solicitante.
2) Verifica aprobación.
2.1) Notifica a
Aprobado No Departamento sobre
estado de la solicitud.
Si
7) Recibe confirmación de
disponibilidad y retira
artículos.
2.2) Entrega mercancía.
8) Recibe artículos y firma

formulario de salida.
3) Imprime aprobación.
4) Ubica artículos a 9) Recibe formulario

despachar. firmado y revisa.
5) Corfirma a
Departamento 10) Archiva formulario en
aprobación de cronológico.
requerimientos.
6) Entrega artículos contra

formulario de salida. FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número proceso>
<Nombre de Pág. UNIDAD EJECUTORA: Versión
CGR – DAF – DSG – SAS - 003 PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE MERCANCIAS

(Encargado)
INICIO
1) Imprime listado de
mercancias en existencia.
2) Cuenta físicamente
mercancía.
3) Compara cantidad
descrita en listado con
cantidad física.
Corresponde No 3.1) Se recuenta.
Si
3.2) Firma listado como

bueno y válido.
4) Genera informe ejecutivo

de inventario realizado.
5) Reproduce copia del

listado.
6) Remite informe
adjunto a copia del
listado a División de
Contabilidad.
FIN
420
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES – DAF:

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 001 UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06,MODIFICACION No.449-06 YREGLAMENTO 543-12
CGR-DPD DIC 2012
1-2 BIENES Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99 SERVICIOS Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99 Actual
Despacho de Contralor Despacho de Contralor

División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera
INICIO
1) Formaliza las solicitudes

de compras y
contrataciones.
2) Solicita certificado de
4) Realiza apropiación de
existencia de fondos a
fondos.
la DAF.
3) Remite las solicitudes de 5) Elabora y remite el 7) Recibe solicitud anexo al

compras y contrataciones certificado de existencia certificado de
a la Oficina de Libre de fondos. existencia de fondos y
Acceso a la Información. entrega al Contralor.
6) Recibe certificado de
existencia de fondos y 8) Recibe y revisa solicitud.
remite al Contralor.
9) Apodera a la DAF a los

fines de dar inicio a la
fase de ejecución del
proceso.
11) Conforma expediente 10) Recibe documentos y

administrativo y carga remite los mismos a la
en el portal de internet. División de Compras y
Contrataciones.
12
421
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MENORES
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 001 UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06,MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO
CGR-DPD DIC 2012
2-2 543-12 BIENES Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99 SERVICIOS Desde 76,885.00 hasta 576, 637.99 Actual

División de Compras y Contrataciones División de Compras y Contrataciones
Funcionario - Participante
11
12) Iniciar número único

de expediente y cargar 17) Recibe oferta
al Sub - Sistema de económica.
Compras.
13) Invitar tres oferentes 26) Elabora cheque y/o

22) Notifica la adjudicación 18) Se procede a la apertura
que esten debidamente transferencia y
a los adjudicatarios. y análisis de ofertas.
inscriptos en el RPE. remite al Contralor.
19) Se adjudica la oferta 27) Da seguimiento a

14) Elaborar convocatoria a 23) Emite la orden de
que más convenga a la ordenes de pago conforme
presentar ofertas e compra u orden de
Institución. lo establecido en la odénes
invitaciones. servicios.
de compra
15) Tramita la firma por 24) Remite la orden de

ante la DAF compra u orden de 20) Se elabora un acta 28) Remite los pagos a la
procediendo invitar servicios al proveedor simple. OAI para su publicación
oferentes. y copia a Suministro. y difusión.
25) Remite la orden de 29) Verifica que se

16) Remite convocatoria a compra u orden de completen todas las
21) Se firma acta.
la OAI para su difusión. servicio a la OAI para entregas y pagos
su publicación. correspondientes.
30) Se procede al cierre del

expediente administrativo.
FIN
422
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS MEDIANTE COMPARACION DE PRECIOS
Número de Pág. UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06, UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 002 MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12BIENESDesde 576,638.00 hasta 3,075.401.99 CGR-DPD DIC 2012
1-4 SERVICIOSDesde 576,638.00 hasta 3,075.401.99OBRASDesde 15,377,012.00 hasta 57,663,794.99
Actual
Dirección Administrativa y Financiera División de Compras y Contrataciones Comité de Compras
INICIO

de compras y
contrataciones.
2) Solicita certificado de 8
existencia de fondos a
fondos.
la DAF.
9) Designa peritos para

elaboración de
3) Remite las solicitudes de específicaciones técnicas.
4.1) Retorna expediente a la
compras y contrataciones Se cuenta con cuota
No División de Compras
presupuestaria?
a la OAI para su para fines de archivo.
publicación.
Sí
6) Recibe certificado de
5) Elabora y remite el existencia de fondos.
certificado de existencia
de fondos.
7) Conforma expediente
administrativo y
asigna número único.
8) Inicia expediente y carga 10) Elabora cronograma de

en el Sub – Sistema de 9 actividades.
Compras del SIGEF.
11) Remite específicaciones

técnicas.
12
Actual
Comité de Compras y Contrataciones División de Compras y Contrataciones Despacho del Contralor Contralor
11
12) Recibe las

18) Elabora convocatoria e
especificaciones técnicas,
invitaciones.
fichas y programas.
13) Verifica certificado de 19) Remite documento de

existencia de fondos y convocatoria e
aprueba selección de invitaciones a la firma
peritos. del Contralor.
14) Genera acto 20) Recibe documentos de

administrativo con 23) Remite documento de convocatoria e
designación de peritos. convocatoria a la OAI. invitaciones y entrega al
Contralor.
15) Apodera a la División 21) Recibe documentos de

de Compra para 24) Se procede invitar un convocatoria e
continuar con el mínimo de 6 Oferentes. invitaciones y entrega al
proceso. Contralor.
16) Aprueba acto 25) Evalúa y subsana 22) Firma el documento de

administrativo y ordena credenciales del convocatoria y cada
convocatoria. Oferente. invitación.
16.1) Se devuelve
Se presento alguna expediente a la División 25.1) Se descalifica el
Sí Los Oferentes estan
No
observación? de Compras para habilitados en el RPE?
Oferente.
incorporar cambios.
No Sí
17) Remite acta de inicio de 26) Se procede recibir las 27) Elabora registro de 28
expediente a la OAI. ofertas económica. participantes.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Actual

Peritos Designados División de Compras y Contrataciones Departamento Jurídico Contralor / Proveedor o Contratista
Comité de Compras
27
28) Elabora Informe 30) Se procede dar inicio al 35) Recibe acta de
Homologación de acto de apertura y lectura adjudicación, reporte y 39) Elabora los contratos.
Muestra. de las ofertas. remite a la OAI.
29) Remite informe al 39.1) Devolucionar la

31) Se procede completar el 36) Notifica adjudicación a
Comité de Compras vía garantía de seriedad a
estudio de precio. todos los Oferentes.
División de Compras. cada oferente.
37) Otorga plazo de cinco

40) Revisan y firman
días hábiles a los
32) Adjudica la oferta. contrato en presencia de
Oferentes para constituir
Notario Público.
y depositar garantía.
37.1) El oferente pierde la

Cumplieron el adjudicación y en su lugar 41) Se procede al Registro
No
33) Se emite acta de plazo? se procede adjudicar el de Contrato.
adjudicación. segundo lugar.
Sí
34) Remite acta de 38.1) En los casos de

42) Remite contratos a la
adjudicación y Reporte 38) Emite la orden de obligaciones sucesivas se
OAI para fines de
compra. remite la notificación y
de Lugares Ocupados. publicación.
anexos al Depto. Jurídico.
43) Emite certificación de

contratos y remite la misma
a la División de Compras y
Contrataciones DAF.
44
425
Actual

Dirección Administrativa y Financiera /
Dirección Administrativa y Financiera Departamento Jurídico
Sección de Suministro o Departamento Técnico correspondiente
43
44.1) En casos de bienes, se

44) Recibe bienes, obras o recibe de manera provisional
servicios. verificado el cumplimiento de
características técnicas.
44.2) En caso de obras o

servicios se recibe
verificado el cumplimiento
de requerimientos y plazos.
45.0) Se devoluciona los

bienes, se notifica la no 48) Recibe conduce de
Recibido conforme? No
conformidad y se ejecuta entrada y factura.
la garantía.
Sí
46.0) se recibe y se da 49) Elabora cheque (s), 51) Verifica que se hayan
entrada en inventario. transferencias y remite al completados todas las
Contralor. entregas y pagos.
47.0) Remite conduce de

entrada y factura a la 50) Aprobado el pago,
52) Procede al cierre del
DAF. remite los mismos a la
expediente y la entrega de la
OAI para su difusión y
garantía de fiel cumplimiento.
publicación.
FIN
PROCEDIMIENTO LICITACION RESTRINGIDA
Número de Pág. UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06, MODIFICACION No.449-06 Y UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 003 REGLAMENTO 543-12BIENES Desde 3,075,402.00 Hasta 3,130,757.99SERVICIOS Desde 3,075,402.00 CGR-DPD DIC 2012
1-6 Hasta 3,130,757.99 OBRAS Desde 96,106,325.00 hasta 230,655,178.99
Actual
División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera Departartamento Jurídico Comité de Compras
INICIO
10) Revisa y valida

1) Formaliza las 4) Realiza apropiación de requerimientos de los
solicitudes de compras y fondos. pliegos desde un marco
contrataciones. legal.
Se cuenta con la 4.1) Devuelve expediente a 11) Emite dictamen jurídico

2) Solicita certificado de 12) Recibe y revisa
cuota No la División de Compras de los pliegos de condiciones
existencia de fondos. dictamen jurídico..
correspondiente? para fines de archivo. específicas.
Sí
5) Elabora y remite el
3) Remite las solicitudes a
certificado de existencia de 13) Aprueba pliego de
la OAI para su
fondos a la División de condiciones específicas.
publicación..
Compras.
6) Recibe certificado,
14) Realiza designación de
conforma expediente y
peritos.
asigna número único.
7) Inicia expediente y carga 15) Emite acto

en el Sub Sistema de administrativo para
Compras y Contrataciones. elaborar convocatorias.
8) Elabora los pliegos de 16) Remite acta de inicio de

condiciones específicas y expediente y anexos a la
anexos. OAI.
9) Remite pliegos de 17
condiciones y anexos al
Consultor Jurídico.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Actual
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Despacho del Contralor Contralor Comité de Compras
(Peritos designados)
16
25) El Notario Público

17) Elabora convocatoria y recibe ofertas técnicas
las invitaciones. “A” y ofertas económicas
“B”.
18) Remite convocatoria y 26) Se invita a los

las invitaciones al Oferentes a realizar sus
Contralor. observaciones.
19) Recibe convocatoria, 27) Procede preparar

20) Recibe convocatoria
invitaciones y entrega al registro de participantes
y las invitaciones.
Contralor. por orden de llegada.
21) Aprueba y firma 28) El Notario Público

22) Remite documento de entrega las ofertas técnicas
documento de
convocatoria a la OAI “A” al comité de compras y
convocatoria y las
para su públicación. las ofertas “B” al Consultor
invitaciones.
Jurídico.
23) Procede invitar un 29) El Notario Público

mínimo de cinco (5) prepara acta notarial y
Oferentes. clausura del Acto.
30) Se le entrega a los

24) Realiza registro de Peritos copia de las 31) Realiza consenso y
Oferentes. ofertas “A” para su emite informe preliminar.
análisis y evaluación.
24.1) En caso que no se 32) Recibe informe

32) Entrega informe
presente ningún Oferente preliminar y ordena a la
preliminar al comité de
se declara el proceso División de Compras la
compras.
desierto. notificación de errores.
33
428
Actual
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Comité de Compras Comité de Compras
34
34) Notifica a los oferentes 45) Recibe Reporte de

38) Aprueba informe
sobre los errores lugares ocupados y
definitivo.
encontrados. estudio de precios.
39) Emite acta para ordenar 46.1) Mediante resolución

34.1) Los Oferentes dentro 39.1) Se devuelve las 46) Procede evaluar oferta se declara el proceso de
a la División de Compra ofertas “B” a los oferentes
de un plazo establecido “B”. Licitación Restringida
notificar a los Oferentes inhabilitados en el proceso.
deben subsanar los errores. desierto.
habilitados para oferta “B”
No
35) Recibe de los Oferentes Se cumplió con los Ninguna oferta se

documentación para 36) Recibe documentos y 40) Notario Público verifica requisitos No ajusta a las
subsanar los errores y evalua requisitos integridad oferta “B”. requeridos? específicacines?
remite a los peritos. requeridos.
Sí
36.1) Mediante resolución

Se cumplió con los Ninguna oferta se
41) Notario Público 47) Prepara informe
se declara el proceso de
requisitos No ajusta a las No procede a la apertura y recomendando Sí
Licitación Restringida
requeridos? específicacines? lectura de la oferta “B”. adjudicación.
desierto.
Sí
48) Remite informe con
37) Emite informe recomendación de
definitivo al Comité de Sí 42) Elabora Acta Notarial.
adjudicación al Comité
Compras y Contrataciones. de Compras.
49
43) Genera Reporte de 42.1) En caso de
lugares ocupados y estudio conformidad, clausura el
de precios. acto.
44) Remite Reporte de

lugares ocupados y estudio
de precios a los Peritos
designados.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Actual
Contralor
Comité de Compras División de Compras y Contrataciones Departamento Jurídico
/ Proveedor o Contratista
48
49) Recibe informe de

adjudicación, e inicia
proceso de verificación y
validación.
49.1.1) Se desestima oferta y

Servicio de Se logro acuerdo de
No 52) Recibe acta de
Si 49.1) Se negocia precio. precio?
se negocia con el segundo 56) Recibe notificación
Consultoría? adjudicación y reporte de
lugar de adjudicación. acusada y anexos.
lugares ocupados.
No
50) Aprueba y emite acta 53) Remite Acta y Reporte 57) Procede elaborar los
Sí a la OAI para su
contentiva. contratos.
publicación.
57.1) Se hace la
51) Ordena a la División
54) Realiza notificación de devolución de la garantía de
de Compras notificar a todos
a todos los oferentes. seriedad a todos los
los oferentes participantes..
oferentes participantes.
El oferente constituyo la 54.1) Pierde la adjudicación 58) Se revisa y se firma

Garantía de Fiel No y la Institución adjudica al contrato en presencia de
Cumplimiento?
segundo lugar. un notario público.
Sí
55) Remite la notificación

de adjudicación
59) Registra contrato.
debidamente acusada y
sus anexos.
60) Remite contrato a la

OAI para fines de
publicación.
61) Emite certifiación de

62
contrato y remite a la
División de Compras.
430
<Nombre proceso>CGR - DAF – DCC- 003 REGLAMENTO 543-12BIENES Desde 3,075,402.00 Hasta 3,130,757.99SERVICIOS Desde 3,075,402.00
5-6 CGR-DPD DIC 2012 Actual
Hasta 3,130,757.99 OBRAS Desde 96,106,325.00 hasta 230,655,178.99

División de Compras y Contrataciones y/o
Departamento correspondiente
61
62) Elabora orden de compra

y remite al Contralor para
su aprobación y firma.
63) Remite orden de 64) Procede a recibir los

compra a la OAI. bienes, obras o servicios.
64.1) Se recibe de forma

provisional hasta tanto se
Recepción de bienes? Sí
verifique que se corresponde
con las características.
No
64.1.2) Se devoluciona
los bienes, se notifica la
Recepción de obras y Recibido conforme? No
servicios? no conformidad y se
ejecutan las Garantías.
Sí Sí
64.2) Se verifica que se

cumpla con los 64.1.1) Se procede dar
requerimientos y plazos entrada en inventario.
establecidos.
no conformidad y se
Sí
64.2.1) Se procede dar

65.0) Se remite conduce

66
de entrada y factura al
DAF.
<Nombre proceso>CGR - DAF – DCC- 003 REGLAMENTO 543-12BIENES Desde 3,075,402.00 Hasta 3,130,757.99SERVICIOS Desde 3,075,402.00
Hasta 3,130,757.99 OBRAS Desde 96,106,325.00 hasta 230,655,178.99

65
66) Recibe conduce de

entrada y factura.
67) Elabora cheques,

transferencias y remite al
Contralor.
68) Remite los pagos a la

publicación.
69) Se procede dar

70) Se procede al cierre

del expediente.
FIN
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

PROCEDIMIENTO LICITACION PUBLICA NACIONAL
Número de Pág. UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06, MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12 UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 004 BIENES Desde 3,130,758.00 en adelante. SERVICIOS Desde 3, 130,758.00 en adelante. OBRAS Desde 230,655,179 en adelante. *Concesiones CGR-DPD DIC 2012
1-6 (siempre)
Actual
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera Departamento Jurídico
INICIO
1) Formaliza las
solicitudes de compras y
contrataciones.
existencia de fondos.
10) Revisa y valida

4) Realiza apropiación de requerimientos de los 12) Recibe y revisa
la OAI para su
fondos. pliegos desde un marco dictamen jurídico..
publicación..
legal.
Se cuenta con la 4.1) Devuelve expediente a

cuota No la División de Compras 11) Emite dictamen jurídico
correspondiente? 13) Aprueba pliego de
para fines de archivo. de los pliegos de condiciones
condiciones específicas.
específicas.
Sí
6) Recibe Certificado 5) Elabora y remite el

Existencia de Fondos, certificado de existencia de
conforma expediente y fondos a la División de
asigna número único. Compras. 14) Realiza designación de
peritos.
7) Inicia expediente y carga

en el Sub Sistema de
15) Emite acto
administrativo para
elaborar convocatorias.
8) Elabora los pliegos de
condiciones específicas y
anexos.
16) Remite acta de inicio de 17
expediente y anexos a la
9) Remite pliegos de OAI.
condiciones y anexos al
Consultor Jurídico.
433
Número de Pág. PROCEDIMIENTO LICITACION PUBLICA NACIONAL UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 004 UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06, MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12
CGR-DPD DIC 2012
2-6 BIENES Desde 3,130,758.00 en adelante. SERVICIOS Desde 3, 130,758.00 en adelante. OBRAS Desde 230,655,179 en adelante. *Concesiones (siempre) Actual
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Despacho del Contralor Contralor Comité de Compras
16
24) El Notario Público

17) Elabora convocatoria y recibe ofertas técnicas
las invitaciones. “A” y ofertas económicas
“B”.
18) Remite convocatoria y 25) Se invita a los

las invitaciones al Oferentes a realizar sus
Contralor. observaciones.
19) Recibe convocatoria, 26) Procede preparar

20) Recibe convocatoria
invitaciones y entrega al registro de participantes
y las invitaciones.
Contralor. por orden de llegada.
21) Aprueba y firma 27) El Notario Público

22) Remite documento de entrega las ofertas técnicas
documento de
convocatoria a la OAI “A” al comité de compras y
convocatoria y las
para su públicación. las ofertas “B” al Consultor
invitaciones.
Jurídico.
23) Realiza registro de 28) El Notario Público

todos los Oferentes. prepara acta notarial y
clausura del Acto.
23.1) En caso que no se 29) Se le entrega a los

presente ningún Oferente Peritos copia de las 31) Realiza consenso y
se declara el proceso ofertas “A” para su emite informe preliminar.
desierto. análisis y evaluación.
32) Recibe informe

32) Entrega informe
preliminar y ordena a la
preliminar al comité de
División de Compras la
compras.
notificación de errores.
33
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

CGR-DPD DIC 2012
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Comité de Compras Comité de Compras y Contrataciones
32
33) Notifica a los oferentes 46) Recibe Reporte de

38) Aprueba informe
sobre los errores lugares ocupados y
definitivo si procede.
encontrados. estudio de precios.
39) Emite acta para ordenar 39.1) Se devuelve las

34) Los Oferentes dentro de 47) Procede evaluar oferta
a la División de Compra ofertas “B” a los oferentes
un plazo establecido deben “B”.
notificar a los Oferentes inhabilitados en el proceso.
subsanar los errores.
habilitados para oferta “B”
35) Recibe de los Oferentes 48.1) Mediante resolución

36) Recibe documentos y 48) Prepara informe
documentación para 40) Notario Público verifica se declara el proceso de
evalua requisitos recomendando
subsanar los errores y integridad oferta “B”. Licitación Restringida
requeridos. adjudicación.
remite a los peritos. desierto.
No
36.1) En caso que se

Se cumplió con los
41) Notario Público Se cumplió con los Ninguna oferta se
Se subsanaron comprueben que ninguna
requisitos No No procede a la apertura y requisitos No ajusta a las
todos los errores? oferta se ajusta, se declara requeridos? específicacines?
requeridos? lectura de la oferta “B”.
el proceso desierto.
Sí
37) Emite informe recomendación de
definitivo al Comité de Sí 42) Elabora Acta Notarial. Sí
adjudicación al Comité
Compras y Contrataciones. de Compras.
50
44) Genera Reporte de 43) En caso de
lugares ocupados y estudio conformidad, clausura el
de precios. acto.
45) Remite Reporte de

lugares ocupados y estudio
de precios a los Peritos
designados.
435
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

CGR-DPD DIC 2012
Contralor
Comité de Compras División de Compras y Contrataciones Departamento Jurídico
/ Proveedor o Contratista
49
50) Recibe informe de

adjudicación, e inicia
proceso de verificación y
validación.
50.1) Verifica situación a 49.1.1) Se desestima oferta y 53) Recibe acta de

Se logro acuerdo de
Procede? No fin de subsanar cualquier No se negocia con el segundo adjudicación y reporte de 56) Recibe notificación
precio?
error u omisión. lugar de adjudicación. lugares ocupados. acusada y anexos.
Sí
54) Remite Acta y Reporte

51) Aprueba y emite acta a la OAI para su 57) Procede elaborar los
Sí
contentiva. publicación. contratos.
57.1) Se hace la
52) Ordena a la División 55) Realiza notificación de devolución de la garantía de
de Compras notificar a todos a todos los oferentes. seriedad a todos los
los oferentes participantes..
oferentes participantes.
El oferente constituyo la 55.1) Pierde la adjudicación 58) Se revisa y se firma

Garantía de Fiel No y la Institución adjudica al contrato en presencia de
Cumplimiento?
segundo lugar. un notario público.
Sí
55.2) Remite la
notificación de
59) Registra contrato.
adjudicación debidamente
acusada y sus anexos.
60) Remite contrato a la

OAI para fines de
publicación.
61) Emite certifiación de

62
contrato y remite a la
División de Compras.
436
BIENES Desde 3,130,758.00 en adelante. SERVICIOS Desde 3, 130,758.00 en adelante. OBRAS Desde 230,655,179 en CGR-DPD DIC 2012
5-6 Actual
adelante. *Concesiones (siempre)

61
62) Elabora orden de compra

y remite al Contralor para
su aprobación y firma.
63) Remite orden de 64) Procede a recibir los

compra a la OAI. bienes, obras o servicios.
64.1) Se recibe de forma

No
Recepción de obras y Recibido conforme? No
servicios? no conformidad y se
Sí Sí
64.2) Se verifica que se

cumpla con los 64.1.1) Se procede dar
requerimientos y plazos entrada en inventario.
establecidos.
no conformidad y se
Sí


66
DAF.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

6-6 BIENES Desde 3,130,758.00 en adelante. SERVICIOS Desde 3, 130,758.00 en adelante. OBRAS Desde 230,655,179 CGR-DPD DIC 2012 Actual
en adelante. *Concesiones (siempre)

Dirección Administrativa y Financiera /
y/o
65

entrada y factura.
67) Elabora cheques,

transferencias y remite al
Contralor.
68) Remite los pagos a la

publicación.
69) Se procede dar

70) Se procede al cierre

del expediente.
FIN
438
Número de Pág. PROCEDIMIENTO LICITACION SORTEOS DE OBRAS UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 005 UMBRALES DE COMPRAS SEGÚN LEY No. 340-06,
CGR-DPD DIC 2012
1-4 MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12OBRASDesde 57,663,795.00 hasta 96,106,324.99 Actual

Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera / Departamento Jurídico
Peritos designados
INICIO 8
1) Formaliza las
9) Designa Peritos.
contrataciones.
2) Solicita certificado de 15) Recibe pliego, anexos y 10) Elabora pliego de

existencia de fondos. dictamen jurídico. condiciones específicas.
3) Remite las solicitudes a 13) Revisa y valida

4) Realiza apropiación de 16) Revisa y aprueba pliego
la OAI para su 11) Elabora cronograma de requerimientos de los
fondos. de condiciones
publicación.. actividades. pliegos desde un marco
específicas.
legal.
12) Remite pliego de 14) Emite dictamen jurídico

Se cuenta con la 4.1) Devuelve expediente a 17) Realiza designación de
condiciones anexo de los pliegos de condiciones
cuota No la División de Compras peritos para evaluación
correspondiente? cronograma de actividades específicas y lo somete al
para fines de archivo. de ofertas.
al Consultor Jurídico. Comité de Compras.
Sí
6) Recibe Certificado certificado de existencia de Esta todo
17.1) Devuelve expediente
Existencia de Fondos fondos a la División de correcto? Sí a la División de Compras
Compras. para incorporar cambios.
No
7) Conforma expediente 18) Genera acto

administrativo y asigna administrativo para
número único. elaborar convocatorias.
8) Inicia expediente y carga

19) Remite acta de inicio de
en el Sub Sistema de
expediente y anexos a la
OAI.
9 20
CGR-DPD DIC 2012
Comité de Compras
División de Compras y Contrataciones Despacho del Contralor Contralor
19
22) Recibe convocatoria,

20) Elabora convocatoria y 23) Recibe convocatoria
invitaciones y entrega al
las invitaciones. y las invitaciones.
Contralor.
24) Aprueba y firma

documento de
21) Remite convocatoria y
convocatoria y las
las invitaciones al
invitaciones.
Contralor.
25) Remite documento de

convocatoria a la OAI
para su públicación.
26) Se procede invitar el

mayor número de
oferentes.
Se presento 26.1) Se declara el proceso

algún Oferente? No
desierto.
Sí
27) Se procede evaluar y

subsanar credenciales de
los Oferentes.
28) Se recibe Ofertas

económicas.
29) Solicita la entrega de la

garantía de solidaridad.
El Oferente 29.1) Se procede excluir al

deposito la No Oferente del proceso de
garantía? Licitación de Obras.
Sí
30) Elabora registro de

participantes.
31) Realiza análisis y

evaluación técnica.
32) Emite informe

preliminar.
33
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

3-4 MODIFICACION No.449-06 Y REGLAMENTO 543-12OBRASDesde 57,663,795.00 hasta 96,106,324.99 CGR-DPD DIC 2012 Actual
Contralor /
Comité de Compras y Contrataciones División de Compras y Contrataciones Departamento Jurídico
32
33) Recibe informe

preliminar.
34) Si procede, aprueba

informe preliminar.
35) Notifica a la División de

Compras y Contrataciones
sobre resultados de
evaluación.
36) El Notario Público da

inicio al sorteo.
37) Prepara registro de

participantes.
38) Elabora ficha con los

datos del Oferentes.
39) Introduce todas las

fichas e invita a un
Oferente a sacar el
primer lugar.
40) Se repite el proceso

41) Genera Reporte de
#39 hasta completar el
Lugares Ocupados.
quinto (5) lugar.
42) Emite acta contentiva

de la Resolución de
Adjudicación.
44) Procede a notificar a 48) Previa recepción de

43) Remite acta anexo al
todos los Oferentes sobre garantía de fiel
reporte de lugares
adjudicación y Reporte de cumplimiento elabora los
ocupados a la OAI.
Lugares Ocupados. contratos.
45) Se otorga plazo de

cinco (5) días hábiles 49) Se procede revisar y
para constituir y 50) Registra contrato.
firmar los contratos.
52 depositar la garantía.
46) Recibida la garantía de

53) Recibe certificación de 51) Remite los contratos a
fiel cumplimiento se
contrato y elabora la OAI para su
devuelve la garantía de
solicitud de pago. publicación.
seriedad.
47) Remite notificación de 52) Genera Certificación de

54
adjudicación y anexos Registro de Contrato y lo
al Departamento remite a la División de
Jurídico. Compras.
53
441
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

CGR-DPD DIC 2012
Dirección Administrativa y Financiera Despacho del Contralor Contralor Encargado del Departamento del Proyecto - Equivalente
53
54) Recibe solicitud de pago

y revisa.
55) Si procede, elabora

cheques y transferencias y
remite a la firma del
Contralor.
56) Recibe documento de

pago y entrega al
Contralor
57) Si procede, firma

cheque o transferencia.
58.2
59) Si procede, elabora 58) Verifica que las obras

cheques y transferencias y 61) Si procede, firma ejecutadas cumplan con
pago y entrega al
remite a la firma del cheque o transferencia. las específicaciones
Contralor
Contralor. ténicas.
58.1) Se notifica la no
62) Realiza los pagos
Cumplen con las conformidad, se ejecuta
correspondientes y específicaciones?
No
la garantia y se
remite los mismos a la
subsanan los errores.
OAI.
Sí
63) Se cierra el expediente 58.2) Se recibe de forma

y se devoluciona la definitiva, se remite a la
Garantía de Fiel División de Compras y se
Cumplimiento. devoluciona la garantía .
59
FIN
442
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 006 PROCEDIMIENTO COMPRA DIRECTA
División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera Despacho del Contralor Contralor
INICIO
1) Formaliza las
contrataciones.
existencia de fondos.

la OAI para su
fondos.
publicación.
certificado de existencia de
fondos a la División de
Compras.
6) Revisa certificado y
apodera a la División de
Compras para dar inicio
al proceso.
7) Recibe Certificado y
Conforma expediente
administrativo y asigna
número único.
8) Carga en el Sub
Sistema de Compras 14) Elabora cheques y
y Contrataciones. transferencias y remite a la
9) Procede invitar un 15) Recibe documento de

Oferente (1) a presentar pago y entrega al
su oferta. Contralor
10) En plazo establecido,

16) Si procede, firma
recibe la oferta y realiza
evaluación.
11) Emite la orden de 17) Si procede, firma

compra. cheque o transferencia.
12) Remite la orden de

compra al proveedor y 18) Si procede, firma
copia a la Sección de cheque o transferencia.
Almacén y Suministro.
13) Remite la orden de

compra a la OAI para su
FIN
publicación y difusión.
443
<Nombre proceso> CGR - DAF – DCC- 007 PROCEDIMIENTO DE URGENCIA
CGR-DPD DIC 2012
1-3 Actual
Unidades Requirentes
Despacho del Contralor Contralor División de Compras y Contrataciones Dirección Administrativa y Financiera
(UR)
INICIO
5) Remite la Resolución a
la OAI para fines de
1) Elabora consolidado de publicación.
todos los requerimientos y
remite via DAF al
Contralor.
6) Elabora especificaciones
técnicas.
2) Recibe consolidado de
todos los requerimientos.
de compras.
3) Emite Resolución
Administrativa. 8) Notifica a la DAF
para fines de pago.
4) Ordena a la División de
Compras dar inicio del 9) Realiza apropiación de
trámite con orden de 10) Recibe certificado de fondos y elabora
prioridad. existencia de fondos. certificado de existencia
de fondos.
11) Carga expediente en el

15) Recibe de convocatoria sub sistema de compras e
y fichas técnicas y inicia número único.
entrega al Contralor.
12) Elabora invitaciones

formales.
convocatoria.
13) Elabora convocatoria.

17) Firma documento de
convocatoria.
14) Remite convocatoria y

18 fichas técnicas al Contralor.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

CGR-DPD DIC 2012
2-3 Actual

División de Compras y Contrataciones Comité de Compras y/o
Departamento Técnico correspondiente
17
30.0) Procede a recibir los

bienes, obras o servicios.
18) Remite las invitaciones 20) El Notario Público

formales a los Oferentes procede recepcionar
seleccionados. ofertas económicas. 30.1) Se recibe de forma
19.1) Si el monto supera la
19) Remite documento de
Licitación Pública el Dpto. 21) Procede a la apertura y
convocatoria a la OAI No
de Comunicaciones lectura de las ofertas
para su publicación.
publicará en los periódicos.
Recepción de obras y Recibido conforme? los bienes, se notifica la
servicios?
No
no conformidad y se
22) Se realiza análisis de ejecutan las Garantías.
las fichas técnicas.
Sí Sí
25) Recibe acta de
adjudicación. 30.2) Se verifica que se
23) Se adjudica la oferta cumpla con los 30.1.1) Se procede dar
que más convenga a la requerimientos y plazos entrada en inventario.
Institución. establecidos.
26) Notifica adjudicación a
los adjudicados y a los
Oferentes participantes. 30.2.2) Se devoluciona
24) Prepara acta de los bienes, se notifica la
adjudicación. no conformidad y se
27) Elabora orden de
compra o de servicio. Sí
27.1) En caso que sea

conveniente el contrato, se
28) Remite la orden de debe seguir conforme el
compra al proveedor con proceso de Licitación Pública.
copia a la Sección de
Almacén y Suministro.

29) Remite la orden de DAF.
compra a la OAI para su
publicación.
32
445
CGR-DPD DIC 2012
3-3 Actual
Dirección Administrativa y Financiera Despacho del Contralor Contralor
31

entrada y factura.
33) Elabora cheques y

transferencias y remite a la

pago y entrega al
Contralor
36) Remite los pagos a la 35) Si procede, firma

OAI para su publicación cheque o transferencia.
y difusión.
37) Verifica el
cumplimiento de todas
las entregas y pagos.
38) Procede cerrar el

expediente y devolucionar
la garantía de fiel
cumplimiento.
FIN
DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO:
<Nombre proceso> CGR – DAF – DCA - 001 PROCEDIMIENTO RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
División de Correspondencia
(Encargado) Departamento, División y/o Unidad Operativa
(Archivista)
INICIO
3) Escanea 13
correspondencia y
archiva
1) Recibe correspondencia. electrónicamente. 14) Recibe
correspondencia y
firma copia.
4) Realiza distribución de
correspondencia.
2) Verifica documento. 15
¿Corresponde 2.1) Se rechaza. 11) Recibe reporte y

No
? correspondencia.
9) Recibe reporte,
correspondencia y
Si
revisa.
2.2) Firma y sella acuse de 12) Reproduce copia del

recibo. reporte.
10) Firma y autoriza
remision
correspondencia.
13) Remite reporte y

correspondencia.
5) Clasifica
correspondencia. 6) Registra en Sistema
correspondencia 14
recibida.
5.1) Correspondencia 14
Contralor, adjunta hoja
tramitación interna y 7) Genera e imprime
remite Ante Despacho. reporte.
15) Recibe copia firmada y
archiva.
5.2) Correspondencia
Contratos, genera oficio 8) Entrega reporte y
tramitación interna y correspondencia a
remite al Departamento Encargado. FIN
Jurídico.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – DAF – DCA - 002 PROCEDIMIENTO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
División de Correspondencia División de Correspondencia

(Encargado) (Mensajero) Entidad Y/o Institución
(Archivista)
INICIO
10
1) Recibe oficio adjunto a 4) Realiza distribución de

5) Genera número registro.
correspondencia. correspondencia.
11) Recibe expediente
13) Recibe respuesta Y/o
anexos y firma libro
expediente.
control.
2) Firma copia del oficio o 6) Realiza desglose
libro control como expediente.
acuse de recibo. 12) Entrega expediente a la 14) Firma y sella copia de
Institución oficio como acuse de
correspondiente. recibo.
3) Verifica documentos y 7) Reproduce copia de

anexos. documentación.
15) Entrega oficio al
mensajero.
8) Escanea documento de
¿Procede? No 3.1) Se rechaza.
correspondencia en el
Sistema.
Si 16) Recibe oficio y revisa
este correcto.
3.2) Genera nuevo oficio, 9) Sella y coloca fecha a
enumera, firma y sella. oficio original.
18) Recibe oficio de acuse 17) Entrega oficio al

de recibo. Archivista.
10) Verifica si es
Devolución o
Respuesta.
19) Escanea oficio.

10.1) Devolución; realiza
ofico de rechazo y remite
expediente a Institución
correspondiente.
20) Anexa oficio a
expediente y archiva
10.2) Respuesta; remite
en cronológico.
expediente adjunto a
copia de oficio.
FIN
11
448
17.) DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD
17.1 POLITICAS:
17.1.1 Revisión de nómina;

17.1.1.1 Revisar los archivos soportes de nóminas enviados por las diferentes
instituciones a la Contraloría General de la República.
17.1.1.2 Verificar la duplicidad de cargos en el Estado.
17.1.1.3 Utilizar la herramienta informática Sistema de Conciliación de Nómina
para eliminar archivos que no cumplan con los procedimientos y Leyes
establecidas, que se compruebe error en cálculos u otras razones que se
definen en el momento de ser eliminado.
17.1.1.4 Verificar documento de requisitos necesarios para recibir el depósito de
las nóminas y los libramientos a los fines de mantener la calidad en la
recepción de los mismos.
17.1.1.5 Establecerlos ingresos del Sistema de Seguridad Social Pública constituido
por contribuciones obligatorias de acuerdo a la legislación de Seguridad
Social vigente, correspondiente a los empleadores como a los trabajadores
del sector público.
17.1.1.6 Toda inclusión en nómina de nuevo personal deberá presentar los
documentos referentes al nombramiento por el Poder Ejecutivo, oficio
firmado por el Secretario Técnico donde se verifica sueldo y cargo.
17.1.1.7 Toda inclusión en nómina de nuevo personal por decreto deberá presentar
el Decreto firmado por el Presidente de la República.
17.1.1.8 Los cambios de designaciones (cambios de cargos) y aumentos de sueldos
deberá tramitarse a través del Poder Ejecutivo.
17.1.1.9 Para excluir cualquier personal de la nómina es necesario una acción de
personal firmada por el incumbentes de la cartera y en caso de renuncia la
copia del oficio firmada por la persona a excluir. En caso de Decreto, solo
un Decreto deroga a otro Decreto.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.1.1.10 En caso de trámite de Pensión, se transferirá el personal afectado a la

nómina 111 con las mismas condiciones salariales y su mismo cargo hasta
ser pensionado.
17.1.1.11 Para procesar la nómina de Sueldos de Personal Contratado y/o Igualado
se debe verificar la certificación emitida por la Contraloría General de la
Republica, donde conste sueldo y vigencia, nombre, cargo correspondiente
al personal a incluir en la nómina.
17.1.1.12 Para modificar el sueldo del incumbente en la nómina de contratados, se
deberá hacer mediante addendum.
17.1.1.13 Para excluir cualquier personal de la nómina de contratados, se deberá
solicitar un oficio firmado por el incumbente de la cartera y/o renuncia de
la persona (estos contratos deberán ser rescindidos, es decir, cancelados).
17.1.1.14 Para el nuevo ingreso o exclusión en la nómina Sueldos Personal Nominal
se requerirá una acción de personal firmada por el Director o Secretario de
la cartera.
17.1.1.15 Para procesar la nómina de Personal Nominal en Periodo Probatorio se
requerirá un nombramiento emitido por el SAP y firmado por el Secretario
de la misma.
17.1.1.16 En casos de Prima por Antigüedad únicamente se tomara como documento
referente a los fines de comprobar la antigüedad la Certificación de la
Institución.
17.1.1.17 Para realizar la Compensación por Gastos de Alimentación a los miembros
de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional, así como también la
Compensación por horas extraordinarias, se deberá requerir un listado
firmado por el Encargado de Recursos Humanos donde conste el nombre,
cédula y horas extras trabajadas.
17.1.1.18 El sueldo base de la persona debe calcularse dividiendo 21.67 días entre
los días del mes correspondientes por las horas extras trabajadas.
450
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.1.1.19 El Analista de Servicios Personales y Militares, nunca podrá realizar la

aprobación de un archivo de indemnización o vacaciones no disfrutadas,
sin la comprobación y el reporte de la Unidad de Certificaciones de
Cargos que hace contar si el pago fue o no fue efectuado.
17.1.1.20 Los libramientos de pagos de indemnizaciones y vacaciones no
disfrutadas, no pueden ser tramitados a la firma sin los reportes que genere
el sistema de Certificaciones de Cargos, donde hace constar la
confirmación del pago no efectuado y el registro del mismo.
17.1.1.21 Los descuentos por Seguridad Social son aplicados al sueldo de las
personas según las diferentes nóminas, por institución.
17.1.1.22 Los descuentos por Seguridad Social al Personal Civil, es aplicable tanto
al personal fijo como contratados.
17.1.2 Revisión de Libramientos sobre gasto de nómina;

17.1.2.1 Revisar, procesar y aprobar todos los pagos de nóminas correspondientes a
las instituciones del Gobierno Central.
17.1.2.2 Utilizar el sistema de Ruteo de Libramiento como herramienta informática
para registrar la entrada de todos los libramientos de pagos enviados por
las diferentes instituciones del Gobierno Central.
17.1.2.3 Realizar las aprobaciones de libramientos a través del sistema SIGEF.
17.1.3 Certificaciones de Cargos;
17.1.3.1 Todo servidor público tiene derecho a solicitar y a recibir certificación de

cargo, veraz, adecuada y oportuna, de cualquier órgano del Estado
Dominicano.
451
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.2.1 DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD
NOMBRE DEL PROCESO:

17.2.1.1 REVISION DE LIBRAMIENTO DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y
CONCESIONES
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Revisión y Control de Calidad
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DRCC)
Propósito o Velar por el fiel cumplimiento de las leyes, normas y procedimientos en las aprobaciones de
1.0
Misión: órdenes de pago y/o libramientos concernientes a obras, bienes, servicios y concesiones.
Empieza: Con la recepción de libramientos remitidos por la UAI / diferentes instituciones a

la CGR/DRCC.
Incluye: Recepción de libramientos, registro, verificación de cumplimientos conforme a los
2.0 Alcance:
requisitos establecidos, aprobación de libramientos y remisión de los soportes
físicos a cada Institución.
Termina: Con la remisión de los soportes del libramiento a cada institución.
Dueño o 3.1 Dirección de Revisión y Control de Calidad.

3.0
responsable:
4.1 Manual de Políticas y Requisitos.

Documentos 4.2 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y gastos público.
4.0 de
referencia: 4.3 Ley 340 - 06 de Compras y Contrataciones.
4.4 Otras leyes.
5.1 El formulario Genérico “Entrada de Diario de Transacciones”, debe estar firmado y
sellado por los funcionarios autorizados, cuyas firmas deben estar previamente
registradas en la Contraloría General.
5.2 El referido formulario, así como los soportes justificativos del gasto deben estar
revisados, firmados y sellados por la unidad de auditoría interna correspondiente. Dicho
formulario debe ser remitido a esta institución en original y tres copias.
5.3 Las órdenes de pago y la documentación soporte, no deben contener tachaduras ni
borraduras que pudiesen afectar su validez.
5.0 Políticas: 5.4 Las órdenes de pago deben estar en estatus aprobados DAF, en la cadena de firmas del
Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), antes de ser remitidas a la Contraloría
General.
5.5 Las órdenes de pago deben emitirse a nombre del beneficiario, excepto las que
corresponden a montos globales, las cuales están reguladas por el Reglamento de Fondos
en Avances y Reponibles.
5.6 Las indicadas órdenes de pago deben ser codificadas, según el tipo de gasto, acorde con
el Manual de Clasificadores Presupuestarios para el Sector Público.
452
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Diferentes Instituciones / UAI Remiten libramientos a la Dirección de Revisión y
1.0
Control de Calidad.
Dirección de Revisión y Control de Calidad 2.0 Recibe libramientos y firma acuse de recibo.
3.0 Da entrada al libramiento en el Sistema de Ruteo.

Dirección de Revisión y Control de Calidad Registra fecha de entrada del libramiento, coloca
4.0
(Analista) sello de revisado y clasifica.
5.0 Entrega libramiento al Analista.
6.0 Recibe libramiento y verifica autenticidad de los

documentos soportes.
Verifica tipo de libramiento y/o gasto cumpla con
los requerimientos contemplados en las Leyes,
7.0 reglamentos, Decretos establecidos (ver manual
de requisitos que deben cumplir las órdenes de
pago).
8.0 Verifica firmas registradas y sellos en las órdenes
de pago y/o libramientos.
9.0 Verifica firmas y sellos de la UAI tanto en el
libramiento como en los documentos soportes.
10.0 Verifica que esté en la etapa del gasto, llamado:
Libramiento S.
11.0 Verifica concepto del libramiento en comparación
Dirección de Revisión y Control de Calidad documentos anexos.
(Analista) 12.0 Verifica firmas Registro Nacional de Proveedor
en caso requerido.
13.0 Verifica monto del libramiento con los soportes
físicos.
14.0 Verifica fecha y hora de recepción.
14.1 En caso de encontrar error material, rechaza y
genera un formulario a través del Sistema de
Ruteo justificando las causas y motivo del
rechazo.
14.2 Si el expediente cumple con los requerimientos, se
procede fechar, firmar y sellar el mismo.
15.0 Remite expediente a la Sub-Directora a los fines
de revisión.

(Sub-Director (a)) 17.0 Entrega expediente al Director.
453
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Dirección de Revisión y Control de Calidad Autoriza remisión de expediente tanto físico como
(Director) 19.0 por el Sistema de Ruteo al Contralor /Sub-
Contralor.
Despacho Contralor
(Contralor General de la República- Sub- Firma expediente físico y remite vía Auxiliar
21.0
Contralor) Administrativa a la Dirección de Revisión y
Control de Calidad.
22.0 Recibe expediente físico y firma acuse de recibo.
23.0 Aprueba expediente a través del SIGEF.
Desglosa expediente (original Libramiento, copia
24.0
Libramiento y soportes del expediente).
25.0 Archiva copia del Libramiento.
Genera factura de Libramiento a través del
26.0
Sistema de Ruteo.
Dirección de Revisión y Control de Calidad 27.0 Anexa factura al expediente y remite a la TSS.
(Analista) Remite Libramiento original adjunto a
28.0
documentos anexos a Tesorería.
29.0 Clasifica soportes del expediente por Institución.
30.0 Genera relación de remisión de soportes.
Genera comunicación dirigida al incumbente
31.0
informando que el libramiento ha sido aprobado.
Adjunta la relación a los soportes
32.0
correspondientes y remite a las Instituciones.
7.1 Documento requerimientos y políticas de recepción de libramientos / gastos de compras y
7.0 ANEXOS: servicios.
7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Revisión de
Libramiento de Departamento de
CGR - DRCC – 001 De manera digital
Bienes, Servicios, Planificación y
en computador.
Obras y Desarrollo.
Concesiones.
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
454
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.2.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES:
NOMBRE DEL PROCESO:

17.2.2.1 REVISION DE NÓMINAS

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Validar órdenes de pagos de nómina.
Misión:
Empieza: Con la recepción de libramientos remitidos por la UAI / Diferentes
Instituciones a la CGR/DRCC.
Recepción de soportes de nómina, registro, verificación de cumplimientos
conforme a los requisitos establecidos, aprobación de libramientos y
remisión de los soportes físicos a cada Institución.
Dueño o 3.1 Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares.

3.0
responsable:

Documentos de 4.2 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y gastos público.
4.0
referencia: 4.3 Ley 340 - 06 de Compras y Contrataciones.
4.4 Otras leyes.
5.1 El formulario Genérico “Entrada de Diario de Transacciones”, debe estar
firmado y sellado por los funcionarios autorizados, cuyas firmas deben
estar previamente registradas en la Contraloría General.
El referido formulario, así como los soportes justificativos del gasto deben
estar revisados, firmados y sellados por la unidad de auditoría interna
5.2
correspondiente. Dicho formulario debe ser remitido a esta institución en
original y tres copias.
Las órdenes de pago y la documentación soporte, no deben contener
5.3
tachaduras ni borraduras que pudiesen afectar su validez.
5.0 Políticas:
Las órdenes de pago deben estar en estatus aprobados DAF, en la cadena
5.4 de firmas del Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), antes de
ser remitidas a la Contraloría General.
Las órdenes de pago deben emitirse a nombre del beneficiario, excepto las
5.5 que corresponden a monto globales, las cuales están reguladas por el
Reglamento de Fondos en Avances y Reponibles.
Las indicadas órdenes de pago deben ser codificadas, según el tipo de
5.6 gasto, acorde con el Manual de Clasificadores Presupuestarios para el
Sector Público.
455
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Deposita expediente soporte para nómina: Acción de

1.0
Instituciones del Personal, copia de cédula, solicitud de pago de nómina,
Gobierno Central copia de nombramiento, autorización y relación de
nómina.
Servicios Personales 2.0 Recibe los soportes físicos de expediente para nómina y
(Auxiliar Administrativo) firma acuse de recibo.
3.0 Entrega expediente al Analista de nómina.
4.0 Recibe expediente correspondiente a los soportes

físicos de nómina.
5.0 Verifica en el SIGEF la nómina correspondiente a la
Institución y/o Entidad solicitante.
6.0 Extrae archivo TXT desde el sistema SIGEF y lo
guarda en el servidor de la Contraloría.
7.0 Carga el archivo TXT de nómina en el sistema de la
Contraloría en la opción de “Conciliación de nómina”.
8.0 Filtra información correspondiente al nombre, monto,
salario, cargo de las novedades del periodo en curso
(Inclusión, Exclusión, Modificación, descargo).
9.0 Realiza comparación de datos filtrados por el sistema
de conciliación de nómina y los soportes físicos de
Servicios Personales nómina (Inclusión, Exclusión, Nombre, Monto salario,
(Analista de Nómina) cargo, Cédula de identidad, Fecha de ingreso, Número
de cuenta, Certificación/Registro de contrato).
9.1 En caso de verificar algún error, se notifica vía teléfono
o correo electrónico al responsable a los fines de
corrección.
9.2 En caso de verificar que todo este correcto, se carga
archivo TXT definitivamente en la opción “Sistema
conciliación de nómina”.
10.0 Aprueba nómina en el SIGEF.
11.0 Notifica aprobación vía correo/teléfono a la Institución
o Entidad solicitante.
12.0 Conserva expediente de nómina en un lugar
predeterminado en espera de libramiento, (Pendiente
de Libramiento).
(Ver documento requerimientos y políticas de recepción de libramientos / gastos de compras y

7.1 servicios).
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Revisión de
CGR - DRCC – DSPCM - 001 Nóminas
456
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
457
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

17.2.2.2 REVISIÓN DE LIBRAMIENTO PARA NÓMINA

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Aprobar órdenes de pagos de nómina.
Misión:
Empieza: Con la recepción del Libramiento.

Recepción de libramientos, registro, verificación de cumplimientos conforme a
2.0 Alcance: Incluye: los requisitos establecidos, aprobación de libramientos y remisión de los
soportes físicos a cada Institución.
Termina: Con la remisión de los soportes físicos a cada institución.
3.1 Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares.

Dueño o
3.0 3.2
responsable:
3.3

Documentos
4.0 4.2 Ley 498 - 08, Ley de Presupuesto y gastos público.
de referencia:
5.1 El formulario Genérico “Entrada de Diario de Transacciones”, debe estar firmado y

sellado por los funcionarios autorizados, cuyas firmas deben estar previamente
registradas en la Contraloría General.
El referido formulario, así como los soportes justificativos del gasto deben estar
5.2 revisados, firmados y sellados por la unidad de auditoría interna correspondiente.
Dicho formulario debe ser remitido a esta institución en original y tres copias.
Las órdenes de pago y la documentación soporte, no deben contener tachaduras ni

5.3
borraduras que pudiesen afectar su validez.
5.0 Políticas:
Las órdenes de pago deben estar en estatus aprobados DAF, en la cadena de firmas
5.4 del Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), antes de ser remitidas a la
Contraloría General.
Las órdenes de pago deben emitirse a nombre del beneficiario, excepto las que
5.5 corresponden a monto globales, las cuales están reguladas por el Reglamento de
Fondos en Avances y Reponibles.
5.6 Las indicadas órdenes de pago deben ser codificadas, según el tipo de gasto, acorde
con el Manual de Clasificadores Presupuestarios para el Sector Público.
458
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
1.0 Recibe libramiento adjunto solicitud de pago y

Servicios Personales firma acuse de recibo.
(Auxiliar Administrativo (a))
2.0 Entrega libramiento adjunto a solicitud al analista.
3.0 Recibe libramiento adjunto a la solicitud de pago y

revisa.
Procede preparar el expediente (adjunta
4.0
libramiento al archivo TXT de la nómina).
5.0 Reproduce tres (3) ejemplares y un original.
Aprueba libramiento en el SIGEF y firma de
6.0
Servicios Personales forma digital.
(Analista de Nómina) Realiza el ruteo del libramiento a través del
7.0
sistema.
8.0 Firma y sella libramiento.
Genera factura, imprime, firma y reproduce copia
9.0
de la misma.
10.0 Adjunta factura física al libramiento y remite al
Sub-Contralor.
11.0 Recibe libramiento y firma copia de factura como

acuse de recibo.
Procede firmar de forma manuscrita el
12.0
Despacho Sub – Contralor libramiento.
(Sub - Contralor)
13.0
Firma de forma digital el libramiento en el SIGEF
(aprobación).
14.0 Remite libramiento a la Dirección de Revisión y
Control de Calidad.
15.0 Recibe libramiento y firma acuse de recibo.

16.0 Realiza el ruteo del libramiento a través del
SIGEF.
17.0 Desglosa expediente (original del libramiento,
copia y soporte del expediente).
18.0 Remite libramiento original a la TSS y a la DGII.
Dirección de Revisión y Control de Calidad 19.0 Clasifica soportes del expediente por institución.
20.0 Genera relación de soportes.
21.0 Adjunta relación de soportes conforme a cada
institución.
22.0 Remite soporte a las instituciones
correspondientes.
459
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Documento requerimientos y políticas de recepción de libramientos / gastos de compras y

7.0 ANEXOS: 7.1 servicios.
7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Revisión de Departamento de
De manera digital
CGR - DRCC – DSPCM - 002 Libramiento Planificación y
en computador
para Nómina Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
460
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.2.3 DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIONES DE CARGOS:
NOMBRE DEL PROCESO:

17.2.3.1 CERTIFICACIONES DE CARGOS

Fecha de Junio
emisión: 2012
Propósito o
1.0 Proveer certificaciones de cargos conforme a los años de servicios en la administración pública.
Misión:
Empieza: Con el depósito por ventanilla de la solicitud adjunto a la certificación laboral.
2.0 Alcance: Incluye: Recepción de solicitudes, validación de tiempo laboral, certificación laboral.
Termina: Con la entrega de la certificación de cargos al servidor público.
3.1 Departamento de Certificación de Cargos.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Certificación laboral.
Documentos
4.0 4.2 Poder notariado.
de referencia:
5.1 La solicitud de una certificación de años de servicios deberá ser realizada por el
beneficiario de la misma o en su defecto por alguien que de manera escrita sea el
apoderado de este para proceder a dicha solicitud, mediante un poder legal, debidamente
notariado.
5.2 Las personas que hayan sido apoderadas para gestionar una certificación de cargos, solo
5.0 Políticas:
podrán representar a un beneficiario y nunca podrán solicitar más de una certificación de
cargos al mes.
5.3 Las solicitudes de certificaciones de cargos que presenten diferencias entre los
documentos que avalan dicha solicitud y lo arrojado por nuestra base de datos, serán
entregadas en un tiempo máximo de 72 horas laborables.
Deposita en ventanilla la solicitud, certificación

laboral de la institución correspondiente y copia
Servidor Público / Beneficiario y/o Apoderado 1.0
anexa de la cédula de identidad y electoral del
beneficiario.
2.0 Recibe documentación y verifica si cumple con
lo requerido.
2.1 Si no cumple, procede devolver documentos al
solicitante.
Certificaciones de Cargos 2.2 Si cumple, procede asignar las solicitudes
(Auxiliar Administrativo(a) mediante sistema y de forma aleatoria a cada
analista.
461
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.0 Recibe documentos y confirma que los datos de

la certificación laboral de la entidad(es) guardan
relación con las informaciones almacenadas en la
base de datos del sistema de certificaciones.
3.1 En caso de verificar discrepancias entre los
documentos suministrados por el solicitante y la
Certificaciones de Cargos base de datos del sistema se procede notificar
(Analista) situación al Encargado de la División de
Certificaciones de Cargos.
3.2 En caso que todo este correcto se procesa
información en el sistema.
4.0 Imprime y remite físicamente la certificación
anexo a los documentos a la unidad de revisión.
5.0 Remite electrónicamente vía sistema la
certificación procesada.
6.0 Recibe documentación física y electrónica de
referencia de la certificación procesada.
7.0 Verifica documentación física en comparación
con la información procesada en el sistema.
Certificaciones de Cargos
7.1 En caso de verificar error en digitación, rechaza
(Analista de Revisión)
y retorna al analista a los fines de corrección.
7.2 En caso de verificar que todo este correcto,
procede la entrega de la certificación al
Encargado a fin de revisión y firma.
8.0 Recibe certificación de cargo y revisa.
8.1 En caso de encontrar discrepancias, procede
convocar comité de aprobación de certificaciones
Certificaciones de Cargos
a fin de subsanar la situación encontrada.
(Encargado)
8.2 En caso de verificar que todo está correcto, firma
y sella la certificación de cargo.
9.0 Entrega certificación al Auxiliar Administrativo.
10.0 Recibe certificación de cargo y documentos
soportes.
Certificaciones de Cargos 11.0 Desglosa expediente.
(Auxiliar Administrativo(a) 12.0 Sella y entrega la certificación de cargos anexo a
documentación al servidor público contra acuse
de recibo (usuario firma en libro).
7.1 Nombramientos expedidos por el poder ejecutivo.
7.0 ANEXOS: 7.2 Nóminas, actas de nacimiento, actas de matrimonio, cédula de identidad y electoral…etc.
7.3 Tarjeta registro del empleado.
8.0 REGISTROS:
CGR - DRCC – DCERTC - Departamento de

Certificaciones De manera digital
001 Planificación y
de Cargos en computador
Desarrollo
462
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
463
DIVISION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD:
DIRECCION DE REVISION Y CONTROL DE CALIDAD
Número de Pág. PROCEDIMIENTO REVISION DE LIBRAMIENTOS DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DRCC- 001
1-2 CONSECIONES CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección de Revisión y Control de

Dirección de Revisión y Control de Calidad Dirección de Revisión y Control de Calidad
Diferentes instituciones / UAI Calidad
(Analista I) (Analista II)
INICIO
1) Remite libramiento a la 3) Da entrada al 6) Recibe libramiento y

2) Recibe libramientos y
Dirección de Revisión y libramiento en el verifica autenticidad
Control de Calidad. Sistema de Ruteo. en los soportes.
7) Verifica tipo de
libramiento 14.1) En caso de error
4) Registra fecha de
cumpla con los ¿Esta todo correcto en material, se rechaza y
entrada del libramiento No
requerimientos. el expediente? genera oficio justificando
y clasifica.
el mismo.
8) Verifica firmas Si
registradas y sellos en
14.2) En caso de verificar
las órdenes de pago.
5) Entrega el libramiento que todo este
al Analista II. correcto, se fecha,
firma y sella.
9) Verifica firmas y sellos
de la UAI.
15) Remite expediente a la
Dirección
Administrativa y
10) Verifica que este en la Financiera.
etapa del gasto (S).
16
11) Verifica concepto del
libramiento en
comparación con
documentos anexos.
12) Verifica firmas

Registro Nacional de
Proveedor.
13) Verifica monto del

libramiento con los
soportes físicos.
14) Verifica fecha y hora.

CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO REVISION DE LIBRAMIENTOS DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DRCC - 001
2-2 CONSECIONES CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección de Revisión y Control de

Dirección de Revisión y Control de Calidad Dirección Revisión y Control de Calidad
Calidad Despacho del Sub - Contralor
(Sub – Director (a)) (Analista)
(Director)
15
16) Recibe expediente y 18) Recibe expediente y 20) Recibe expediente y

firma acuse de recibo. revisa. revisa. 23) Aprueba Expediente a
través del SIGEF.
19) Autoriza remisión de 21) Firma expediente y

17) Entrega expediente a la
expediente al autoriza remitir el
Encargada de
Contralor / Sub mismo a la DRCC. 24) Desglosa expediente.
Compras.
Contralor.

libramiento.
26) Genera factura de

libramiento a través
del Sistema de Ruteo.
27) Anexa factura al

expediente.
28) Remite libramiento

original a Tesorería.
31) Genera comunicación al

29) Clasifica soportes del incumbente informanto
expediente por que el libramiento ha sido
Institución. aprobado.
30) Genera relación de 32) Adjunta relación a los

remisión de soportes. soportes y remite a las
instituciones.
FIN DE PROCESO
465
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES:
<Nombre1-1
proceso> CGR – DRCC – DSPCM - 001 PROCEDIMIENTO REVISION DE NOMINAS
Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares. Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares.
Instituciones del Gobierno Central
(Auxiliar Administrativo) (Analista de Nómina)
INICIO
2) Recibe los soportes

1) Deposita expediente físicos de expediente
soporte de nómina. para nómina y firma 4) Recibe expediente.
acuse de recibo.
5) Verifica en el SIGEF
3) Entrega expediente al la nómina
Analista de Nómina. correspondiente a la
Institución.
6) Extrae archivo TXT de

nómina en el sistema
de la Contraloría.
7) Carga archivo TXT de

nómina en el Sistema
de la Contraloría.
11) Notifica aprobación

8) Filtra información
vía correo electrónico
correspondiente a
o llamada telefónica a
datos específicos.
la Institución.
12) Conserva expediente

8) Filtra información de nómina en lugar
correspondiente a predeterminado en
datos específicos. espera de libramiento.
9) Realiza comparación FIN DE PROCESO

de datos filtrados.
10) Aprueba nómina en el

SIGEF.
<Nombre proceso> CGR – DRCC – DSPCM - 002 PROCEDIMIENTO REVISION DE LIBRAMIENTOS PARA NOMINA
Departamento de Servicios Personales,

Departamento de Servicios Personales, Civiles y Militares. Despacho del Sub- Contralor Despacho del Contralor Dirección de Revisión y Control de Calidad
Civiles y Militares.
(Analista) (Sub-Contralor) (Contralor) (Analista)
INICIO
1) Recibe libramiento
11) Recibe libramiento y
adjunto solicitud de 15) Recibe libramiento y
firma copia de factura
pago y firma acuse de firma acuse de recibo.
recibo.
12) Firma de forma 16) Realiza el ruteo del

2) Entrega libramiento y 3) Recibe libramiento,
manuscrita el libramiento a través del
soportes al Analista. soportes y revisa.
libramiento. SIGEF.
4) Prepara expediente. 17) Desglosa expediente.
13) Firma de forma

5) Reproduce tres (3) 18) Remite libramiento
digital el libramiento
ejemplares y un original a la TSS y a la
en el SIGEF en calidad
original. DGII.
de aprobación.
14) Remite libramiento a

6) Aprueba libramiento 19) Clasifica soportes del
la Dirección de
en el SIGEF y firma de expediente por
Revisión y Control de
forma digital. institución.
Calidad.
7) Ejecuta ruteo de 20) Genera relación de

libramiento a través del soportes.
Sistema de Ruteo.
21) Adjunta relación de

8) Firma y sella soporte conforme a
libramiento. cada institución.
9) Genera factura,
10) Adjunta factura física 22) Remite soportes a las
imprime, firma y
al libramiento y remite instituciones
reproduce copia de la
al Sub-Contralor. correspondientes.
misma.
FIN DE PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
DIVISION DE CERTIFICACIONES DE CARGOS:

<Nombre proceso> CGR – DRCC – CERTC - 001 PROCEDIMIENTO CERTIFICACIONES DE CARGO
Servidor Público / Beneficiario y/o Departamento de Certificaciones de Cargos Departamento de Certificaciones de Cargos Departamento de Certificaciones de Cargos Departamento de Certificaciones de Cargos
Apoderado (Auxiliar Administrativo(a) (Analista) (Analista de Revisión) (Encargado)
INICIO
1) Deposita en ventanilla
la certificación laboral
adjunto a copia de
cédula.
2) Recibe documentación y
verifica si cumple con lo
requerido.
2.1) Devuelve
¿Cumple? No documentación al
solicitante.
Sí
2.2) Asigna solicitudes

mediante el sistema.
3) Recibe documentos y
confirma datos
recibidos Vs base de
datos almacenados en
el sistema
¿Existe 3.1) Notifica situación al 6) Recibe documentación 8) Recibe certificación y

Sí
discrepancias? Encargado. física y electrónica. revisa.
No
10) Recibe certificación de 8.1) Rechaza y retorna al
7) Verifica ¿Existe
cargo y documentos Sí Analista a los fines de
3.2) Procesa información documentación física discrepancias?
soportes. corrección.
en el sistema. Vs la documentación
electrónica.
No
4) Imprime y remite 7.1) Rechaza y retorna al

físicamente la ¿Presenta error 8.2) Firma y sella la
11) Desglosa expediente. Sí Analista a los fines de
certificación anexo a material? certificación.
corrección.
los documentos.
No
5) Remite por vía 7.2) Entrega certificación

9) Entrega certificación al
12) Sella y entrega expediente electrónica por sistema de cargo al Encargado
Auxiliar
completo al Servidor la certificación a fin de revisión y
FIN DE PROCESO Administrativo.
Público con acuse de procesada. firma.
recibo.
468
18.) DEPARTAMENTO DESARROLLO NORMATIVO:
18.1 POLITICAS:
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
18.2.1 DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO
Preparado por:
Departamento de Desarrollo Normativo emisión: 2012
Desarrollo (DPD)
Diseñar proyectos de normas, reglamentos, guías y pautas sobre control interno en general,
Propósito o auditoría interna, investigaciones de presuntas conductas fraudulentas, control de calidad de
1.0
Misión: auditoría interna y otros instrumentos técnicos, en el marco de las responsabilidades de la
CGR como órgano del Poder Ejecutivo rector del Control Interno.
Empieza: Con la coordinación de la asistencia técnica.
Incluye: Inducción guía ambiente control, evaluación de resultados, métrica y calificación
2.0 Alcance:
final, informe.
Termina: Con la entrega del informe al líder de proyecto.
3.1 Departamento Desarrollo Normativo.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Ley 10 - 07, Art. 47.

Documentos
4.0 4.2 Guía Ambiente Control - Matriz.
de referencia:
4.3
5.0 Políticas:
1.0 Coordina visita técnica a la entidad o institución.

2.0 Genera guía ambiente control.
3.0 Imprime guía.
Depto. Desarrollo Normativo 4.0 Imparte inducción a los Servidores Públicos de la Entidad
(Auditor) competente o Institución sobre lo que establece la Ley 10 -07
en el artículo 47 de los componentes de Control Interno.
5.0 Entrega guía impresa a cada participante en la inducción.
6.0 Entrega formulario tipo Matriz Ambiente Control al Líder
del Proyecto.
7.0 Recibe formulario tipo Matriz Ambiente Control.

Entidad y/o Institución
8.0 Procede llenar los campos requeridos en el formulario.
Correspondiente
(Líder de Proyecto) 9.0 Entrega formulario tipo Matriz Ambiente Control
debidamente lleno al Auditor.
470
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.0 Recibe formulario debidamente lleno y revisa.

11.0 Procede realizar evaluación a los fines de obtener
diagnóstico sobre los Componentes de Control Interno
contemplado en la Ley 10-07 artículo 47.
Depto. Desarrollo Normativo
12.0 Realiza métrica y calificación final.
(Auditor)
13.0 Realiza informe a los fines de proveer fortaleza en la
implementación de los Componentes de Control Interno.
14.0 Entrega informe original al Líder de Proyecto y copia al
Encargado del Departamento de Desarrollo Normativo.
7.1 Informe de resultados.
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Diagnóstico Departamento de
De manera digital
CGR - DDN – 001 de Control Planificación y
en computador
Interno Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
471
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO NORMATIVO
<Nombre1-1
proceso> CGR – DDN - 001 PROCEDIMIENTO DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO.
Departamento de Desarrollo Normativo Entidad y/o Institución

(Auditor) (Líder de Proyecto)
INICIO
1) Coordina visita técnica a 7) Recibe formulario tipo

la entidad Y/o Matriz Ambiente
Institución. Control.
8) Procede llenar los

2) Genera guía Ambiente 10) Recibe formulario y
campos requeridos en el
Control. revisa.
formulario.
11) Procede realizar

evaluación a los fines de 9) Entrega formulario tipo
3) Imprime guía. obtener diagnóstico de los Matriz Ambiente Control
Componentes de Control al Auditor.
Interno.
4) Imparte inducción a los

Servidores Públicos 12) Realiza métrica y
conforme a la Ley 10-07 calificación final.
art.47.
13) Realiza informe a los

5) Entrega guía impresa a fines de proveer fortalezas
cada participante en la en los Componentes de
inducción. Control Interno.
14) Entrega informe

6) Entrega formulario tipo
original al Líder de
Matriz Ambiente al
Proyecto y copia al
Líder de Proyecto.
Encargado de Desarrollo
Normativo.
FIN DE
PROCESO
472
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
19.) DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL:
19.1 POLITICAS:
473
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
19.2.1 SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DAIG)
Propósito o Verificar el cumplimiento de la Constitución de la República, leyes, decretos, circulares,

1.0
Misión: ordenanzas, normas y procedimientos administrativos.
Empieza: Con la revisión de expediente de la UAI.
2.0 Alcance: Incluye: Revisión, evaluación, verificación de expedientes de las UAI.

Seguimiento periódico a los objetivos trazados en el informe de evaluación de
Termina:
resultados.
3.1 Dirección de Auditoría Interna Gubernamental.
Dueño o
3.0
responsable:
Decretos, Ley Orgánica y su Reglamento, Funciones que demanda la Ley y Marco

4.1
Documentos Legal que tiene injerencia en la entidad.
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Revisa expediente de UAI a través de la aplicación

informática SUAI Y/o de forma manual.
2.0 Verifica error conceptual o práctico.
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
(Supervisor) 3.0 Procede generar programa de visita técnica a la UAI
de la institución correspondiente.
4.0 Remite programa vía correo electrónico al Director
de la Dirección de Auditoría Interna Gubernamental.
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental 5.0 Recibe programa y revisa.

(Director(a))
6.0 Autoriza visita técnica.
474
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.0 Recibe autorización y solicita transporte a los fines

de traslado a la Institución.
7.1 En caso de transporte disponible, realiza visita
técnica a la Institución correspondiente (ver
procedimiento de traslado de personal – DIV
Transportación).
7.2 En caso de no tener transporte disponible realiza,
procede realizar visita técnica con recursos propios.
8.0 Hace acto de presencia en la UAI de la Institución
correspondiente.
9.0 Realiza evaluación y revisión de caso en la etapa de
Receptor, Preparador, Revisor y Director:
9.1 Evaluación de error conceptual por concepto de
omisión a los estamentos establecidos en la
constitución, Leyes, Decretos, Normas, Principios y
(Supervisor)
Requisitos, así como también, debilidades en cuanto
al conocimiento, preparación técnica para asumir con
eficiencia la realización del trabajo asignado.
9.2 Evaluación de error práctico en la etapa operación de
equipos, herramientas operativas.
10.0 Verifica responsable del error:
10.1 En caso de verificar que la UAI es responsable del
error, se procede diagnosticar e implementar mejoras
de corrección de forma inmediata.
10.2 En caso de verificar que el error corresponde a las
autoridades administrativas de la Institución, se
procede convocar a reunión a las autoridades
competentes en presencia del Encargado de la UAI.
11.0 Solicita informe preliminar al Encargado de
Auditoría Interna.
12.0 Realiza informe preliminar con los soportes

Unidad de Auditoría Interna correspondientes a los fines de evidencias sobre el
(Encargado) error en particular.
13.0 Remite informe de forma física al Supervisor de la
DAUIG.
14.0 Recibe informe y firma acuse de recibo.
Dirección de Auditoría Gubernamental
(Supervisor) 15.0 Solicita autorización de visita técnica.
16.0 Recibe solicitud y evalúa.
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental 17.0 Autoriza acción de visita técnica.

(Director(a))
475
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.0 Recibe autorización y realiza agenda operativa.

19.0 Solicita traslado a la institución correspondiente.
19.1 En caso de ser aprobado, realiza visita técnica (ver
procedimiento de traslado de personal – DIV
Transportación).
19.2 En caso de no disponibilidad de traslado por
restricciones de vehículos, procede realizar la visita
con recursos propios.
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental 20.0 Hace acto de presencia en la UAI de la Institución
(Supervisor) correspondiente.
21.0 En presencia del Encargado de la UAI ejecuta
reunión con las autoridades competentes.
22.0 Realiza informe definitivo de cumplimiento sobre las
operaciones y/o procesos a subsanar.
23.0 Adjunta informe preliminar al informe definitivo.
24.0 Entrega informe completo al Director de la Dirección
de Auditoría Interna Gubernamental.
25.0 Ejecuta seguimiento periódicos al cumplimiento de
los objetivos conformados en el informe.

7.0 ANEXOS: 7.2 Soportes físicos del informe.
8.0 REGISTROS:
Supervisión y Departamento de De manera

CGR - DAIG – 001 Seguimiento de Planificación y digital en
Auditorías Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
476
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

19.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y RECURSOS
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DAIG)
Propósito o Realizar la detección de necesidades técnica y recursos a los fines de solicitar en tiempo
1.0
Misión: oportuno a las autoridades competentes.
Empieza: Con la solicitud de transporte para traslado a la Institución correspondiente.

2.0 Alcance: Incluye: Visita técnica, evaluación y revisión de personal.
Termina: Con la verificación de detección de necesidades.
Dueño o 3.1 Dirección de Auditoría Interna Gubernamental.

3.0
responsable:
4.1 Decretos, Ley Orgánica y su Reglamento, Funciones que demanda la Ley y Marco
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:
1.0 Solicita a la Sección de transporte traslado a la

Institución.
1.1 En caso de ser aprobado, realiza visita técnica a la
Institución correspondiente.
1.2 En caso de no ser aprobado el traslado por no
disponibilidad de transportación, procede realizar
visita técnica con recursos propios.
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental 2.0 Se procede hacer acto de presencia en la UAI de la
(Supervisor) Institución correspondiente.
3.0 Realiza evaluación y revisión de personal:
3.1 Evalúa conforme a los conocimientos de base legal e
Institucional.
3.2 Evalúa conforme a los conocimientos técnicos del
área.
3.3 Evalúa conforme a los conocimientos prácticos de
equipos.
3.4 Evalúa conforme a los conocimientos tecnológicos de
sistema de Información.
477
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Realiza levantamientos de requerimientos de recursos

Dirección de Auditoría Interna Gubernamental a los fines de solicitar los mismos a la Autoridad
(Supervisor) competente.
5.0 Realiza informe de requerimientos vía correo
electrónico a las autoridades competentes.

6.1 En caso de verificar detección de necesidad de
recursos (equipos, material gastable) realiza
autorización de suministro a favor de la UAI en
particular (ver procedimiento de requisición / Sección
Autoridades Competentes
almacén).
6.2 En caso de verificar detección de necesidades de
Capacitación y/o Contratación de personal, procede
remitir requerimientos al FENC vía la Dirección de
Recursos Humanos.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Detección de
CGR - DAIG – 002 Departamento de
Necesidades De manera digital
Planificación y
de en computador
Desarrollo
Capacitación y
Recursos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
478
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
19.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO:

DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL
<Nombre proceso> CGR -DAIG - 001 PROCEDIMIENTO SUPERVISION Y SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental Unidad de Auditoría Interna

DIRECTOR
(Supervisor) (Encargado)
INICIO
1) Revisa expediente de la
UAI a través del Sistema
SUAI.
11
2) Verifica error
conceptual o práctico.
12) Realiza informe
preliminar y anexa los 5) Recibe programa de
soportes físicos visita y revisa.
3) Procede generar correspondientes.
programa de visita
técnica a la UAI.
13) Remite informe de

14) Recibe informe y firma
forma física al 6) Autoriza visita técnica.
acuse de recibo.
4) Selecciona tipo de Supervisor de DAG.
contrato.
15) Solicita autorización de 7

7) Recibe autorización y visita técnica.
solicita transporte a los
8
fines de traslado a la
institución.
7.1) Realiza visita técnica a 16) Recibe programa de

¿Trasnporte 18) Recibe autorización y visita y revisa.
No través del transporte de
disponible? realiza agenda operativa.
la Insitución.
Sí
19) Solicita transporte a los

7.2) Realiza visita técnica 17) Autoriza visita técnica.
fines de traslado a la
institución.
8) Hace acto de presencia 19.1) Realiza visita técnica

¿Trasnporte
en la UAI No a través del transporte de
disponible?
correspondiente. la Insitución.
Sí
9) Realiza evaluación y
revisión de caso en la
etapa Receptor,
Preparador, Revisor y 19.2) Realiza visita técnica
Director. con recursos propios.
9) Revisa los estamentos

¿Error establecidos en la
conceptual? Sí constitución, Leyes,
Decretos, Normas y
20) Hace acto de presencia
No Principios.
en la UAI
correspondiente.
¿Error
No
Material?
Sí
21) En presencia del
9.2) Revisa manejo y uso de Encargado de la UAI se
equipos y herramientas procede efecutar
opertaivas. reunión con autoridades
competentes.
22) Realiza informe

10) Verifica responsable definitivo de
del error. cumplimiento sobre las
operaciones Y/o
procesos a subsanar.
10.1 ) Realizar diagnóstico e
¿La UAI es implementar mejoras
Sí
responsable? de corrección de forma
inmediata. 23) Adjunta informe
No preliminar al informe
definitivo.
¿Autoridades
Administrativa es
responsable? 24) Entrega informe
completo al Director de
Sí la Dirección de
Auditoría Interna
10.2) Solicita reunión con las Gubernamental.
Autoridades
competentes.
25) Ejecuta seguimiento
periódicos al
cumplimiento de los
11) Solicita informe objetivos conformados
preliminar al 12 en el informe.
Encargado de la UAI.
FIN DE
PROCESO
479
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DETECCION DE NECESIDADES DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre1-1
proceso> CGR – DAIG - 002
CAPACITACION Y RECURSOS CGR-DPD JUNIO2012 Actual

Autoridades Competentes de la Institución
(Supervisor)
INICIO
1) Solicita a la Sección de
Transportación traslado a
la Institución.
1.1) Realiza visita técnica a

¿Trasnporte
No través del transporte de
disponible?
la Insitución.
Sí
1.2) Realiza visita técnica

2) Hace acto de presencia en

la UAI correspondiente.
3) Realiza evaluación y
revisión de personal.
3.1) Evalúa conforme

conocimientos de base
¿Necesidad de legal e institucional,
Capacitación? Sí
conocimientos técnicos y
de sistemas de
información.
No
4.) Realiza levantamiento

de requerimientos de
recursos (materiales,
equipos, sistemas...etc).
5) Remite informe de
requerimientos vía
6) Recibe informe y revisa.
correo electrónico a las
autoridades competentes.
¿Necesidad de 6.1) Autoriza requisición de

Sí
recursos? suministro.
No
¿Necesidad de
Capacitación?
No
6.2) Remite requerimientos

de capacitación al
FENC vía RRHH.
FIN DE
PROCESO
480
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
20.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA:
20.1 POLITICAS:
20.1.1 Fomentar, desarrollar e implantar las normas, instrucciones y pautas técnicas

para el control y seguimiento de las obras del Estado.
20.1.2 Asegurar la adecuada protección del medio ambiente y la minimización del
costo y el impacto ambiental de las operaciones y los proyectos de obras
públicas.
481
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
20.2.1 AUDITORIA TECNICA DE GESTION APLICADA A LAS OBRAS PUBLICAS DE
INVERSION
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Auditoría de Ingeniería y
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) Arquitectura (DING)
Propósito o Controlar y asesorar la ejecución de todas las obras de construcción incluidas dentro del
1.0
Misión: Presupuesto de inversiones del sector público.
Empieza: Con la Asistencia Técnica del Auditor a la institución correspondiente.

Levantamiento, clasificación, evaluación y análisis de información, elaboración
de informe de resultados.
Con la remisión de informe de resultados a la Dirección de Auditoria
Termina:
Gubernamental.
3.1 Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura.
Dueño o
3.0
responsable:
Decretos, Ley Orgánica y Su Reglamento, Funciones que demanda la Ley y Marco

4.1
4.0
de referencia:
Asegurar la adecuada protección del medio ambiente y la minimización del costo y el

5.1
5.0 Políticas: impacto ambiental de las operaciones y los proyectos de obras públicas.
1.0 Realiza visita previa a la entidad o Institución

correspondiente para iniciar inventario de
información.
2.0 Designa equipo de auditores para realizar la labor de
auditoría.
Departamento 3.0 Procede requerir documentaciones pertinentes.
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura 4.0 Clasifica la información.
(Auditor) 5.0 Realiza la planificación de auditoría.
5.1 Analizar marco legal e institucional: Decretos, Ley
Orgánica y su Reglamento, Funciones que demanda la
Ley y Marco Legal que tiene injerencia en la entidad.
5.2 Establecer un programa con los objetivos, alcance y
duración de la auditoría.
482
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Evalúa si el trabajo a realizar es de campo o de

gabinete.
6.1 En caso que el trabajo sea de campo, se procede a la
inspección física de las áreas.
6.2 En caso que sea trabajo sea de gabinete, se procede a
la recopilación, ordenamiento, cálculo y evaluación de
los datos y resultados obtenidos durante las labores de
inspección de la obra.
7.0 Verifica que el contratista es un Profesional calificado
y colegiado.
8.0 Determina si el funcionamiento de los diferentes
departamentos técnicos está regido por manuales.
9.0 Investiga si en adición a las normas y técnicas básicas
y manuales que existan, la institución debe cumplir
con otros lineamientos dispuestos por compromisos
externos.
10.0 Determina asignación de los proyectos (concurso,
sorteo o grado a grado).
10.1 Si la asignación es por concurso, determina si el
contratista esta precalificado por la Institución.
10.1.1 Si esta precalificado se solicita copia de la
relación de Ingenieros y Compañías ya
precalificadas.
Departamento 11.0 Se confirma que la Institución solicita como
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura condición para firma de contratos, las pólizas de
(Auditor) garantía de avances, y de vicios ocultos, previo a la
recepción de la obra, conforme a lo establecido en la
Ley 5560 artículos 1ro. Y 2do.
12.0 Confirma el uso de medios automatizados para la
administración de proyectos.
13.0 Determina si los proyectos cuentan con estudios,
planos, presupuestos, y contratos, estado actual de los
proyectos.
14.0 Determina si los diseños de las diferentes planchas
que componen el conjunto de planos, están
confeccionadas y firmadas por profesionales
calificados.
15.0 Verifica proyectos cuyos montos pagados superan los
montos contratados.
16.0 Confirma fecha de proyectos atrasados tomando
fechas de inicio y término y tiempo de duración.
17.0 Elabora relación de contratistas con múltiples obras
en ejecución.
18.0 Determina posible sobre valorización, mediante
análisis comparativos, basados en procedimientos
técnicos aceptados a discreción del auditor y según
tipo de obra que se trate.
483
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
19.0 Verifica posible reajustes en las obras y justificación

de los mismos.
20.0 Analiza criterios controles de supervisión y
cubicación, comprueba efectividad y apoyo logístico
para control efectivo de las obras.
21.0 Determina disparidad entre monto presupuestado y
Departamento monto contratado.
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura 22.0 Verifica criterios de volumetrías y análisis de costo en
(Auditor) que basan el presupuesto del Proyecto.
23.0 Determina si las penalidades de los contratos son
aplicadas (aspecto legal).
24.0 Selecciona relación de obras que hayan mostrado
irregularidades o deficiencias a los fines de programar
visitas técnicas.
25.0 Elabora informe de auditoría de obras públicas.
26.0 Entrega informe al Director.

28.0 Realiza evaluación de resultados.
Departamento
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura 29.0 Genera informe de resultados y adjunta al informe de
(Director) auditoría realizado.
30.0 Remite informes al Director de Auditoría Interna
Gubernamental.

8.0 REGISTROS:

Auditoría Técnica
de Gestión Aplicada
CGR – DAIG - DING – 001 a Obras Públicas de Planificación y digital en
Inversión
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
484
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

20.2.2 AUDITORIA FINANCIERA, APLICADA AL AREA DE INGENIERIA CIVIL
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Auditoría de Ingeniería y
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) Arquitectura (DING)
Propósito o Controlar y asesorar la ejecución de todas las obras de construcción incluidas dentro del
1.0
Misión: Presupuesto de inversiones del Sector Público.
Empieza: Con la asistencia técnica del auditor a la institución correspondiente.
Con la remisión de informe de resultados a la Dirección de Auditoria
Termina:
Gubernamental.
3.1 Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura.
Dueño o
3.0
responsable:
Decretos, Ley Orgánica y su Reglamento, funciones que demanda la ley y marco

4.1
Documentos legal que tiene injerencia en la entidad.
4.0
de referencia:
Asegurar la adecuada protección del medio ambiente y la minimización del costo y el

5.1
impacto ambiental de las operaciones y los proyectos de obras públicas.
5.0 Políticas:
1.0 Realiza visita previa a la entidad correspondiente a

los fines de iniciar inventario de información.
Designa equipo de auditores para realizar la labor de
2.0
auditoría.
3.0 Procede requerir documentaciones pertinentes.
4.0 Clasifica la información.
Departamento
5.0 Realiza la planificación de auditoría.
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura
(Auditor) 5.1 Analizar marco legal e institucional: Decretos, Ley
Orgánica y su Reglamento, funciones que demanda
la ley y marco legal que tiene injerencia en la
Entidad.
5.2 Establecer un programa con los objetivos, alcance y
duración de la auditoría.
6.0 Evalúa si el trabajo a realizar es de campo, de
gabinete o de Proyecto terminado.
485
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.1 En caso que el trabajo sea de campo, se procede a la

inspección física de las áreas.
6.2 En caso que sea trabajo sea de gabinete, se procede a
la recopilación, ordenamiento, cálculo y evaluación
de los datos y resultados obtenidos durante las
labores de inspección de la obra.
6.3 En caso que corresponda a un Proyecto terminado,
se deberá verificar los documentos:
Acta de recepción de las obras;
Pólizas de vicios ocultos;
Liquidación de Seguro Social;
Recibo de pago del Impuesto Sobre la Renta;
Recibo de pago de la Ley 6/86;
Recibo de pago del CODIA;
Departamento Cubicación final;
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura Presupuesto definitivo.
(Auditor)
7.0 Verifica que los registros contables y organigramas
de la Institución están actualizados.
8.0 Verifica si poseen Manuales de Organización,
procedimientos y políticas contables, descripción de
puestos y requisitos para la asignación de Proyectos.
9.0 Verifica que el Departamento de auditoría elabore
un plan de trabajo y rinde un reporte del mismo.
10.0 Verifica que se elaboran Estados Financieros o
Estados de Ejecución presupuestaria.
11.0 Verifica que la Institución posee un manual
instructivo para el manejo de caja chica, y realiza
prueba de cumplimiento.
12.0 Verifica que existe Segregación de Funciones.
13.0 Verifica que las cuentas bancarias estén registradas a
nombre de la Institución.
14.0 Verifica si se cumple con el proceso que deben
cumplir los ingresos.
15.0 Verifica el cumplimiento del sistema de control en el
área de los activos fijos.
16.0 Se procede evaluar el sistema control en el área de
nómina de pago.
17.0 Verifica que los desembolsos tengan anexa la
documentación soporte:
1. Presupuesto debidamente aprobado.
2. Reporte de cubicaciones.
3. Facturas, etc.
486
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.0 Verifica que el monto de la primera cubicación

presentada por el contratista sea igual o superior al
total pagado por el avance inicial, como se establece
en el Contrato.
19.0 Verifica que los pagos realizados por cubicaciones
no sean superiores al monto total reportado por los
Contratistas.
20.0 Verifica que el valor del Contrato se corresponde
con el valor del presupuesto.
Verifica que los pagos realizados por obras a la
Departamento 21.0 fecha de la auditoría no sobrepasan el costo
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura estimado de las mismas.
(Auditor) Verifica que el total pagado por el contratista, por
22.0 concepto de supervisión, coincidan con el %
establecido en el Contrato.
23.0 Verifica si se realiza pagos sin la elaboración de
Contratos y aprobación de presupuestos.
24.0 Elabora informe de auditoría.
Departamento
Auditoria de Ingeniería y Arquitectura Genera informe de resultados y adjunta al informe
28.0
(Director) de auditoría realizado.
Gubernamental.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
Auditoría Financiera Departamento de De manera

CGR – DAIG - DING – 002 Aplicada al Área de Planificación y digital en
Ingeniería Civil Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
487
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
20.3 DIAGARMAS DE FLUJOS DE PROCESOS:

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA TECNICA DE GESTION UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre1-1
proceso> CGR – DAIG – DING - 001
APLICADAS A OBRAS PUBLICAS DE INVERSION CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Departamento Auditoria de Ingeniería y Arquitectura Departamento Auditoria de Ingeniería y Arquitectura

(Auditor) (Director)
INICIO
13) Determina si los

1) Realiza visita previa a la proyectos cuentan con
entidad o Institución Estudios, Planos,
correspondiente. Presupuestos, Contratos.
14) Determina si los diseños de

las planchas de los Planos
2) Designa equipo de están confeccionadas y
auditores. firmadas por Profesionales
Calificados.
15) Verifica los Proyectos

3) Procede requerir cuyos montos pagados
documentos pertinentes. superan los montos
contratados.
16) Confirma fecha de

4) Clasifica la información.
Proyectos atrasados.
17) Elabora relación de

5) Realiza la planificación Contratistas con
de auditoría. múltiples obras en
ejecución.
18) Determina posible

6) Evalúa si el trabajo a Sobre valorización,
realizar es de campo o de mediante análisis
gabinete. comparativos.
6.1) En caso que el trabajo 19) Verifica posible

¿Corresponde a
sea de campo, se reajustes en las obras y
trabajo de Si
procede inspección justificación de los
campo?
física de las áreas. mismos.
No
6.2) En caso que sea trabajo de
gabinete, se procede a la 20) Analiza criterios
recopilación, ordenamiento, controles de supervisión
cálculo y evaluación de los y cubicación.
datos obtenidos.
7) Verifica que el 21) Determina disparidad

contratista es un entre monto
Profesional calificado y presupuestado y monto
colegiado. contratado.
8) Determina si el
22) Verifica criterios de
funcionamiento de los 27) Recibe informe y
volumetrías y análisis de
diferentes depto. estan revisa.
costo.
regidos por manuales.
9) Investiga si en adición a las

23) Determina si las
normas y técnicas básicas y 28) Realiza evaluación de
penalidades de contratos
manuales existen otros resultados.
son aplicadas.
lineamientos externos.
24) Selecciona relación de 29) Genera informe de

10) Determina asignación obras que hayan resultados y adjunta al
de los proyectos. mostrado irregularidades informe de auditoria.
o deficiencias.
11) Se confirma si para la

30) Remite informe al
firma de contratos la 25) Elabora informe de
Director de Auditoria
Institución solicita las auditoria.
Interna Gubernamental.
pólizas de garantías.
12) Se confirma el uso de

medios automatizados 26) Entrega informe al FIN DE
para la administración de Encargado (a). PROCESO
Proyectos.
488
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FINANCIERA, APLICADA AL UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre1-1
proceso> CGR – DAIG – DING - 002
AREA DE INGENIERIA CIVIL CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Departamento Auditoria de Ingeniería y Arquitectura Departamento Auditoria de Ingeniería y Arquitectura

(Auditor) (Director)
INICIO
1) Realiza visita previa a la 12) Verifica que existe

entidad o Institución Segregación de
correspondiente. Funciones.
13) Verifica que las cuentas

2) Designa equipo de bancarias están
auditores. registradas a nombre de
la Institución.
14) Verifica si se cumple con

3) Procede requerir
el proceso de ingresos.
documentos pertinentes.
15) Verifica cumplimiento

del sistema de control en
4) Clasifica la información. el área de los activos
fijos.
16) Evalúa sistema control

5) Realiza la planificación en área de nómina de
de auditoría. pago.
6) Evalúa si el trabajo a
17) Verifica soportes en los
realizar es de campo, de
desembolsos.
gabinete o Proyecto
terminado.
18) Verifica que el monto en

6.1) En caso que el trabajo la primera cubicación sea
sea de campo, se igual o superior al total
procede inspección pagado por avance inicial.
física de las áreas.
19) Verifica que los pagos

6.2) En caso que sea trabajo de realizados por cubicaciones
gabinete, se procede a la no sean superiores al monto
recopilación, ordenamiento, total reportado por los
cálculo y evaluación de los contratistas.
datos obtenidos.
6.3) En caso que el trabajo 20) Verifica que el valor del

corresponda a un Contrato se corresponde
Proyecto terminado se con el valor del
verifica los documentos presupuesto.
correspondientes.
21) Verifica que los pagos 26) Recibe informe y

7) Verifica que los registros
realizados por obras a la revisa.
contables y
Organigramas están fecha no sobrepasan el
actualizados. costo estimado de las
mismas.
27) Realiza evaluación de

8) Verifica si la Institución 22) Verifica que el total resultados.
posee Manuales de pagado por el contratista
Organización, coincidan con el %
procedimientos...etc. establecido en el contrato.
resultados y adjunta al
9) Verifica que el 23) Verifica si se realiza
informe de auditoria.
Departamento de pagos sin la elaboración de
Auditoría elabora un Contratos y aprobación de
plan de trabajo. presupuestos.
29) Remite informe al
Director de Auditoria
10) Verifica que se elaboran Interna Gubernamental.
Estados financieros o 24) Elabora informe de
Estados de Ejecución auditoria.
Presupuestarias.
FIN DE
11) Verifica que la PROCESO
Institución posee un 25) Entrega informe al
manual instructivo para Encargado (a).
manejo de caja chica.
489
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
21.) UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA:
21.1 POLITICAS:
490
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
21.2 PROCEDIMIENTO:
NOMBRE DEL PROCESO:

21.2.1 REVISION DEL GASTO CORRIENTE, DE CAPITAL Y APLICACIONES FINANCIERAS
Preparado por:
Dirección Unidad de Auditoría Gubernamental emisión: 2012
Desarrollo (DPD)
Propósito o Verificar el cumplimiento de la Constitución de la República, Leyes, Decretos, Ordenanzas,
1.0
Misión: Circulares, Normas y Procedimientos Administrativos.
Empieza: Con la recepción de las órdenes de pago, informes y correspondencia.
2.0 Alcance: Incluye: Revisión de órdenes de pago, digitación en el sistema SUAI.
Termina: Con la aprobación y remisión de las órdenes de pago.
3.1 Encargado de la Unidad de Auditoría Interna.
Dueño o
3.0
responsable:
Decretos, Ley Orgánica y su Reglamento, Funciones que demanda la Ley y Marco
Documentos 4.1
Legal que tiene injerencia en la entidad.
4.0 de
referencia:
5.1
5.0 Políticas:
1.0 Recibe órdenes de pago, informes,

correspondencia y firma acuse de recibo.
2.0 Verifica expediente.
2.1 En caso de verificar que el expediente corresponda
alguna correspondencia o informes, procede
revisar el mismo.
2.2 En caso de verificar que el expediente corresponda
a órdenes de pago, se procede dar entrada digital al
Unidad de Auditoría Interna
mismo en el computador a través del sistema
(Receptor)
SUAI.
3.0 Seleccione la opción de pago a utilizar en el
sistema SUAI; libramiento, cheques o
transferencia.
4.0 Digita en el sistema SUAI información requerida
conforme al pago seleccionado.
5.0 Remite vía sistema SUAI al Encargado las órdenes
de pagos que han sido recibidas.
491
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe órdenes de pago vía sistema SUAI y realiza

Unidad de Auditoría Interna distribución de los mismos a los Preparadores y
(Encargado(a)) Revisores.
7.0 Verifique asignaciones pendientes de revisión en

la Bandeja de Trabajo – sistema SUAI.
8.0 Realice las pruebas de cumplimientos generales de
las órdenes de pago, esto es marcando cada
requisito correspondiente en el módulo Revisión
de Procedimientos Generales.
9.0 Genera notas de opinión conforme a observaciones
de cumplimiento en el cumplimiento general.
Realice las pruebas de cumplimientos específicos
del gasto corriente, de capital y/o aplicaciones
10.0 financieras, esto es marcando cada requisito
correspondiente en el módulo Revisión de
Procedimientos Específicos.
Unidad de Auditoría Interna 11.0 Genere notas de opinión conforme a observaciones
(Preparador) en el cumplimiento específico.
12.0 Procede escanear la parte sustantiva del expediente
correspondiente a un requerimiento de libramiento,
13.0 Cargue archivo correspondiente al documento
digitalizado en el módulo de procedimiento
general – sistema SUAI.
14.0 Guarde por cuenta.
15.0 Valide (firma) de forma digital los cumplimientos
generales y específicos de las órdenes de pagos.
16.0 Procede verificar las consideraciones aplicadas a
las pruebas de cumplimientos plasmadas por el
Preparador en las órdenes de pagos.
17.0 Verifique contra documentos y soportes físicos

cada proceso realizado por parte del Preparador
marcando en la parte de revisión a los fines de
indicar que el proceso ha sido verificado.
Unidad de Auditoría Interna 18.0 Realice evaluación de resultados de revisión:
(Revisor)
18.1 En caso de verificar algún error material o
conceptual, se procede devolver expediente al
Preparador a los fines de corrección.
492
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.2 En caso de verificar que todo este correcto, se

Unidad de Auditoría Interna procede guardar por cuenta y validar (firma) de
(Revisor) forma digital los documentos de pagos plasmados
por el preparador.
19.0 Recibe expediente a través del sistema SUAI y de
forma física.
20.0 Revise todas las pruebas de cumplimientos
generales y específicos realizados por parte el
Preparador y el Revisor.
21.0 Establece responsable del error en el expediente,
si fue cometido de forma interna o externa.
21.1 En caso de devolución interna, remite vía SUAI al
Preparador o Revisor;
21.2 En caso que corresponda a una responsabilidad
externa, genera y adjunta al expediente, el
Unidad de Auditoría Interna formulario tipo remisión de devolución.
(Encargado(a))
21.3 En caso de verificar que todo este correcto, valide
(firma) de forma digital los documentos de pagos
plasmados por el Preparador y el Revisor.
21.0 Procede sellar y firmar de forma física cada
documento de pago con sus soportes
correspondientes.
22.0 Remite vía sistema SUAI y de forma físico el
expediente a la Dirección Administrativa y
Financiera correspondiente con libro control como
acuse de recibo.
8.0 REGISTROS:

Revisión del Gasto
Corriente, de Capital Departamento de De manera
CGR –DAIG - UAI – 001 y Aplicaciones Planificación y digital en
Financieras Desarrollo computador
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
493
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
<Nombre proceso> CGR – DAIG – UAI - 001 PROCEDIMIENTO UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Unidad de Auditoría Interna Unidad de Auditoría Interna Unidad de Auditoría Interna Unidad de Auditoría Interna
(Receptor) (Encargado) (Preparador) (Revisor)
INICIO 6) Recibe órdenes de pago

7) Verificar asignaciones
vía sistema SUAI y
pendientes de revisión en
realiza distribución entre
el sistema SUAI módulo
1) Recibe órdenes de pago, los Preparadores y
Bandeja de Trabajo.
informes, Revisores.
correspondencia y firma
acuse de recibo.
8) Realizar las pruebas de

2) Verifica documentos cumplimientos generales
recibidos. de las órdenes de pago.
¿Es 9) Generar notas de opinión

correspondencia o Sí 2.1) Revisa. conforme a
Informe? observaciones de
cumplimiento general.
18
No
10) Realizar pruebas de

¿Ordenes de
No cumplimiento específico
Pago? 19) Recibe expediente de de las órdenes de pago.
forma física y a través
del sistema SUAI.
Sí
11) Generar notas de
opinión conforme a
3.) Seleccionar la opción de
20) Revisa todas las observaciones en el
pago a utilizar en el
pruebas de cumplimiento
Sistema SUAI.
cumplimientos generales específicos.
y específicas.
4) Digita en el sistema
SUAI información 20.1) Valida de forma 12) Escanear la parte
requerida conforme al ¿Error material No digital (firma) los sustantiva del
pago seleccionado. o Conceptual? documentos de pagos. expediente
Sí
5) Remite vía sistema SUAI
al Encargado las órdenes 13) Cargar archivo
de pago recepcionadas. 21) Establece responsable. correspondiente al
documento digitalizado.
21.1) Remite vía sistema

SUAI al Preparador
¿Error
Sí o Revisor a los fines 14) Guarde por cuenta.
Interno?
verficación y
corrección.
No
17) Verificar con
15) Validar de forma digital documentos físicos cada
¿Error proceso realizado por el
No los cumplimientos
Externo? Preparador.
generales y específicos
de las órdenes de pagos.
Sí
21.2) Coloca sello y firma 18) Realizar evaluación de

de forma física a cada resultados de revisión:
documento de pago y 16) Verificar
sportes. consideraciones
aplicadas a las pruebas
de cumplimientos. 18.1) Retorna expediente al
¿Error
22) Genera formulario de No Preparador a los fines
material?
devolución y remite de corrección.
adjunto al expediente
Sí
y soportes físicos a las
autoridades
18.2) Guardar por cuenta y
competentes.
validar (firma de forma
digital) los documentos
de pagos.
FIN DE
PROCESO
19
494
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE.
22.1 POLITICAS:
22.1.1 Asegurar la adecuada protección del medio ambiente y la minimización del

costo y el impacto ambiental de las operaciones y los proyectos
Agropecuarios.
495
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
22.2.1 AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Auditoría Agropecuaria y
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) Medio Ambiente (DAGROP)
Propósito o
1.0 Auditar la gestión agropecuaria y de medio ambiente conforme a los Principios, Normas y
Misión:
Reglamentos de Controles Internos de la CGR.
Empieza: Con la planificación de auditoría.

Termina: Con la remisión de informe de resultados a la Dirección de Auditoria
Gubernamental.
Dueño o 3.1 Departamento de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente.

3.0
responsable:
Documentos 4.1 Decretos, Ley Orgánica y su Reglamento, funciones que demanda la Ley y Marco
4.0 Legal que tiene injerencia en la entidad.
de referencia:
5.1 Asegurar la adecuada protección del medio ambiente y la minimización del costo y
5.0 Políticas: el impacto ambiental de las operaciones y los proyectos de obras públicas.
1.0 Realiza planificación de auditoría.

1.1 Analiza marco legal e institucional: Decretos, Ley
Orgánica y su Reglamento, Funciones que
demanda la Ley y Marco Legal que tiene
Departamento injerencia en la entidad.
Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente 1.2 Establece un programa con los objetivos, alcance y
(Auditor) duración de la auditoría.
2.0 Verifica antecedentes de la entidad (historia,
misión, metas).
3.0 Verifica la estructura organizacional (niveles de
autoridad y responsabilidad).
496
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.0 Verificar los proyectos, convenios y controles.

5.0 Verifica informe de auditorías anteriores.
6.0 Verifica plan operativo.
7.0 Verifica Manuales de procedimientos establecidos.
8.0 Verifica controles internos sobre el área ambiental.
9.0 Verifica asignación presupuestaria específica para
la protección, conservación de los recursos
naturales y medio ambiente.
Realiza la determinación de las líneas de
investigación a considerar: sensibilidad, riesgo,
10.0 costo de la auditoría, evaluación de control
interno, interés gubernamental, lineamientos y
Departamento políticas.
Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente 11.0 Se procede obtener muestra para evidenciar y
(Auditor) formular hallazgos con sus respectivas
recomendaciones, soluciones y alternativas.
12.0 Realiza verificación ocular, verbal, escrita,
documental y física de la muestra.
13.0 Elabora actas identificando los hallazgos con sus
recomendaciones.
14.0 Prepara el informe de auditoría realizada.
Presenta informe a la autoridad competente de la
15.0
entidad intervenida.
16.0 Remite informe al Encargado de Auditoría
Agropecuaria.

Departamento
Genera informe de resultados y adjunta al informe
Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente 19.0
de auditoría realizado.
(Encargado(a))
Gubernamental.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Auditoría
Departamento de
CGR – DAIG – DAGMA - 001 Agropecuari De manera digital
Planificación y
a y Medio en computador
Desarrollo
Ambiente
Historia de Cambios
9.0
e Inspecciones:
497
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
498
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO:

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO AMBIENTE
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA AGROPECUARIA Y MEDIO UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAIG – DAGMA - 001
1-2 AMBIENTE CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Departamento de Auditoria Agropecuaria y Medio Ambiente Departamento de Auditoria Agropecuaria y Medio Ambiente
(Auditor) (Encargado)
INICIO
8) Verifica controles
1) Realiza planificación de 17) Recibe informe y
internos sobre el área
auditoria. revisa.
ambiental.
2) Verifica antecedentes de 9) Verifica asignación 18) Realiza evaluación de

la entidad. presupuestaria. resultados.
10) Realiza la
3) Verifica la estructura 19) Genera informe de
determinación de las
organizacional. resultados y adjunta al
líneas de investigación a
informe de auditoria.
considerar.
4) Verifica los proyectos, 11) Se procede obtener 20) Remite informe al

convenios y controles evidencias y formular Director de Auditoria
internos. hallazgos. Interna Gubernamental.
12) Realiza verificación

5) Verifica informe de ocular, verbal, escrita, FIN DE
auditorias anteriores. documental y física de la PROCESO
muestra.
13) Elabora actas

identificando los 15) Presenta informe a la
6) Verificar plan operativo. hallazgos con sus autoridad competente.
recomendaciones.
7) Verifica manuales de
14) Prepara el informe de 16) Remite informe al
procedimientos
auditoria. Encargado.
establecidos.
499
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
23.) DEPARTAMENTO DE AUDITORIA LEGAL:
23.1 POLITICAS:
23.1.1 Digitar con fines de control interno posterior, los contratos de las entidades u
organismos que impliquen una erogación de fondos públicos.
500
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

23.2.1 DIGITACION DE CONTRATO POR EL SISTEMA
Departamento de Planificación y Departamento de Auditoría Legal Fecha de Junio
Desarrollo (DPD) (DAL) emisión: 2012
Propósito o Registrar de forma electrónica los contratos correspondientes a las Instituciones que no poseen
1.0
Misión: UAI.
Empieza: Con la recepción del expediente (oficio, contrato, soportes físicos)

2.0 Alcance: Incluye: Digitación da datos generales en el sistema de contrato, revisión de contrato.
Termina: Con la remisión del contrato al Departamento Jurídico.
Dueño o 3.1 Departamento de Auditoría Legal.

3.0
responsable:
Documentos 4.1 Ley 41 - 08 Ley de Función Pública.

4.0
de referencia:
5.1 Digitar todos los contratos de las entidades u organismos que impliquen una erogación
5.0 Políticas: de fondos públicos.
1.0 Recibe expediente (oficio, contrato, archivo digital,

número de cuentas bancarias, presupuesto,
cubicación).
2.0 A través del sistema operativo del computador
procede llamar la aplicación informática Sistema
Registro de Contrato.
Departamento 3.0 Completa los datos en el campo usuario y password.
de Auditoría Legal 4.0 Selecciona tipo de contrato; si es nuevo Contrato,
(Auditor) Addendum y/o Renovación.
5.0 Procede completar los datos en los campos requeridos
(No. oficio, fecha, institución, RNC, cédula, No.
CODIA).
6.0 Imprime y grapa al expediente.
Entrega expediente de forma digital y física al
7.0 Abogado Legal a los fines de revisión.
501
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Recibe expediente de forma digital y física y procede

revisar el mismo.
9.0 Realiza análisis y verificación de la información.
En caso de encontrar algún error material o
Departamento 9.1 conceptual procede retornar el expediente al auditor a
de Auditoría Legal los fines de corrección.
(Abogado Legal) En caso de verificar que todo este correcto, se procede
9.2
generar informe a través del Sistema de Contrato.
10.0 Procede anexar informe al expediente.
11.0 Remite expediente digital y físico al Auditor
Financiero.

Procede verificar número de cuenta conforme al tipo
13.0 de asunto en el Manual de Clasificación
Presupuestaria.
Verifica montos a pagar, forma de pago, fondo y
14.0
Departamento vigencia del contrato.
de Auditoría Legal – 15.0
Procede llenar formulario de número de cuenta de
Unidad de Contratos fondos disponibles.
(Encargado(a)) Remite expediente tanto digital como físico a la
16.0
Encargada de la Unidad de Contrato.
18.0 Revisa expediente.
19.0 Remite contrato vía correo electrónico al
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:

Digitación de
Departamento de
CGR – DAIG - DAL – 001 contrato por el De manera digital
Planificación y
Sistema de en computador
Desarrollo
Contrato
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
502
DEPARTAMENTO AUDITORIA LEGAL
<Nombre proceso> CGR – DAIG – DAL - 001 PROCEDIMIENTO DIGITACION DE CONTRATO POR EL SISTEMA
Departamento Auditoria Legal Departamento Auditoria Legal Dirección de Auditoria Especiales e Investigación. Departamento Auditoria Legal
(Auditor) (Abogado Legal) (Auditor Financiero) (Encargado – Unidad de Contratos)
INICIO
1) Recibe expediente.
2) A través del Sistema 12) Recibe expediente y

Operativo de computador 8) Recibe expediente y
revisa. firma acuse de recibo.
llama aplicación Sistema
Registro de Contrato.
13) Procede verificar

9) Realiza análisis y número de cuenta
3) Completa los datos en el
verificación de conforme al Manual de
campo de Usuario y
información. Clasificación
Password.
Presupuestaria.
14) Verifica montos a

4) Selecciona tipo de 9.1) Rechaza y retorna al pagar, forma de pago,
¿Error 17) Recibe expediente y
contrato. No responsable a los fines de fondo y vigencia del
material? firma acuse de recibo.
corrección. contrato.
Sí
9.2) Genera informe a 15) Procede llenar

5) Completa datos través del Sistema de formulario de número de
generales. 18) Revisa expediente.
Contrato. cuenta de fondo
disponibles.
16) Remite expediente tanto

19) Remite contrato vía
6) Imprime y grapa al 10) Anexa informe al digital como físico a la
electrónica al
expediente. expediente. Encargada de la Unidad
de Contrato.
7) Entrega expediente de
11) Remite expediente FIN DE
forma digital y física al
digital y físico al Auditor PROCESO
Abogado Legal para
Financiero.
revisión.
24.) DEPARTAMENTO DE AYUNTAMIENTO:
24.1 POLITICAS:
24.1.1 Brindar trato amable y cortés a todos los entes municipales y demás
personalidades que nos visitan.
24.1.2 Dar informaciones veraz y oportuna a todos los ciudadanos que las
soliciten, mediante los canales correspondientes.
24.1.3 Recepción de informaciones municipales por personal calificado y
autorizado.
24.1.4 Dar entrada a la rendición de informes de ejecución presupuestaria de los
Ayuntamientos y Juntas de Distritos Municipales.
24.1.5 La rendición de informes de los Ayuntamientos y Juntas de Distritos
Municipales, deberá dársele entrada acorde con las normativas y
disposiciones legales vigentes.
24.1.6 Mantener actualizado el registro de documentos recibidos de los
Ayuntamientos y Juntas de Distritos Municipales, tanto manual como
digital.
24.1.7 Todas las informaciones municipales deberán ser salvaguardadas y
organizadas en archivos adecuados.
24.1.8 Suministrar al personal autorizado las informaciones en el tiempo que se
reciben para llevar a cabo el proceso de análisis de los informes de
ejecución presupuestaria.
24.1.9 Terminado el proceso de análisis de los informes de ejecución
presupuestaria deberá ser devuelto al área de archivo por los canales
correspondientes.
24.1.10 Los informes de ejecución presupuestaria deberán ser revisados sobre
técnicas adecuadas y uniformes.
24.1.11 Se realiza una revisión de análisis a los informes de ejecución
presupuestaria por parte de los coordinadores para medir la eficiencia del
trabajo realizado por el personal bajo su cargo.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
24.1.12 El personal bajo coordinación deberá reportar semanalmente un informe de

los trabajos realizados para medir su rendimiento.
24.1.13 El coordinador reporta a la encargada (o) del departamento en tiempo
oportuno los informes del trabajo realizado por el personal bajo su cargo.
24.1.14 Se realizan llamadas telefónicas a los Ayuntamientos y Juntas de Distritos
Municipales para comunicar las debilidades encontradas en el análisis de
las ejecuciones presupuestarias.
24.1.15 De los resultados obtenidos en el proceso de trabajo se elaboran informes
oportunos, relativos a: 1) Observaciones a las debilidades encontradas en el
proceso de análisis, a los fines de envío a las entidades correspondientes
para que se hagan los correctivos de lugar y posterior seguimiento y 2)
Informe a la ejecución presupuestaria sobre el estatus o nivel de
cumplimiento de la gestión presupuestaria para toma de decisiones
institucional.
24.1.16 Se prepara el informe para la memoria anual de la institución.
505
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
24.2.1 EVALUACIÓN A LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS AYUNTAMIENTOS Y/O
JUNTAS DE DISTRITOS
Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Departamento de Ayuntamientos
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DEPTA)
Propósito o
1.0 Verificar el cumplimiento de la Ley No. 176-07 del Distrito Nacional y los municipios.
Misión:
Empieza: Con la solicitud del incumbente del Ayuntamiento.

Incluye: Verificación de soportes físicos del expediente, archivo, verificación del
2.0 Alcance: cumplimiento legal y normativo, elaboración de informe de resultados.
Termina: Coordinación con la UAI sobre los trabajos a realizar conforme a lo establecido
en el informe.
3.1 Departamento de Ayuntamientos.
Dueño o
3.0 3.2
responsable:
3.3
Documentos 4.1 Ley 176 - 07.
4.0 de 4.2 Formularios EP - 01, EP - 02, EP- 03, EP - 04.
referencia: 4.3
5.1 Brindar trato amable y cortés a todos los entes municipales y demás personalidades
que nos visitan.
5.2 Dar informaciones veraz y oportuna a todos los ciudadanos que las soliciten, mediante
los canales correspondientes.
5.3 Recepción de informaciones municipales por personal calificado y autorizado.
5.4 El personal bajo coordinación deberá reportar semanalmente un informe de los
trabajos realizados para medir su rendimiento.
5.5 La rendición de informes de los Ayuntamientos y Juntas de Distritos Municipales,
deberá dársele entrada acorde con las normativas y disposiciones legales vigentes.
5.0 5.6 Mantener actualizado el registro de documentos recibidos de los Ayuntamientos y
Juntas de Distritos Municipales, tanto manual como digital.
Políticas:
5.7 Todas las informaciones municipales deberán ser salvaguardadas y organizadas en
archivos adecuados.
5.8 Suministrar al personal autorizado las informaciones en el tiempo que se reciben para
llevar a cabo el proceso de análisis de los informes de ejecución presupuestaria.
5.9 Terminado el proceso de análisis de los informes de ejecución presupuestaria deberá
ser devuelto al área de archivo por los canales correspondientes.
5.10 El coordinador reporta a la encargada (o) del departamento en tiempo oportuno los
informes del trabajo realizado por el personal bajo su cargo.
506
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.11 Realizar llamadas telefónicas a los Ayuntamientos y Juntas de Distritos Municipales

para comunicar las debilidades encontradas en el análisis de las ejecuciones
presupuestarias.
5.12 De los resultados obtenidos en el proceso de trabajo se elaboran informes oportunos,
relativos a: 1) Observaciones a las debilidades encontradas en el proceso de
análisis, a los fines de envío a las entidades correspondientes para que se hagan los
Políticas: correctivos de lugar y posterior seguimiento y 2) Informe a la ejecución
presupuestaria sobre el estatus o nivel de cumplimiento de la gestión presupuestaria
para toma de decisiones institucional.
5.13 Prepara el informe para la memoria anual de la institución.
5.14 Los informes de ejecución presupuestaria deberán ser revisados sobre técnicas
adecuadas y uniformes.
5.15 El personal bajo coordinación deberá reportar semanalmente un informe de los
trabajos realizados para medir su rendimiento.
1.0 Recibe al incumbente del Ayuntamiento (Alcalde y/o

Tesorero).
Verifica que los documentos sean remitidos en
2.0
formatos impreso y digital.
Llena formulario establecido por el Departamento
3.0 indicando los documentos que deben entregar a la
institución e indicando los faltantes.
Departamento Ayuntamientos
Revisa que los documentos recibidos cumplan con lo
(Secretaria) 4.0
requerido en el Art. No. 21 de la ley 176-07.
Registra la entrega en el libro de control de las
remisiones de los informes mensuales y trimestrales,
5.0
enumerado por Ayuntamientos y/o juntas de Distritos
Municipales.
Firma y sella acuse de recibo al oficio de rendición
6.0
de documentos del incúmbete.
7.0 Entrega legajo de documentos al archivista.
8.0 Recibe legajo de documentos y registra en el sistema.
Departamento Ayuntamientos
(Archivista) 9.0 Archiva documentos hasta su posterior revisión por
los Auditores.
10.0 Solicita al archivista los documentos para su revisión.
11.0 Compara en Excel los ingresos estimados y los
Departamento Ayuntamientos realizados para medir el nivel de realización de los
(Auditor) ingresos a una fecha específica. (Formularios a
evaluar: EP-01 y EP-03).
507
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Confirma que los ingresos recibidos sean

12.0
depositados en tiempo oportuno y en su totalidad.
13.0 Verifica que los ingresos recaudados, captados y
transferidos fueron distribuidos adecuadamente,
según lo establece la Ley 176-07.
14.0 Verifica que las fuentes de financiamiento registradas
estén acorde con el catálogo aprobado de acuerdo a
la Ley de Presupuesto.
15.0 Verifica las metas del presupuesto municipal
aprobado y las metas presupuestarias modificadas
con las metas obtenidas.
16.0 Da seguimiento a la realización del ingreso,
comparando lo que se presupuesto con lo que se
realizo.
17.0 Verifica legajo de documentos para análisis de la
ejecución del gasto.
18.0 Registra en el formulario control los expedientes
entregados.
19.0 Confirmar que el formulario EP-02 esté elaborado
por estructura programática.
20.0 Confirmar que el formulario EP-04 esté elaborado
por cuenta bancaria.
21.0 Verifica el cumplimiento de la Ley No. 176-07 por
cada cuenta bancaria (EP-04).
22.0 Verifica la ejecución presupuestaria con el
presupuesto municipal aprobado.
23.0 Realiza un análisis del gasto con relación a las
partidas presupuestarias y verifica si existen
sobregiros de acuerdo a lo que especifica la Ley 176-
07.
24.0 Verifica que todos los desembolsos se hayan
ejecutado en la cuenta correspondiente según el
Departamento Ayuntamientos objeto de gasto y el clasificador presupuestario.
(Auditor) 25.0 Verifica que el presupuesto aprobado sea igual al
presupuesto registrado en los formularios de
ejecución de gastos EP-02 y EP-04.
26.0 Verifica en el presupuesto las metas propuestas y que
las mismas estén acorde con la realidad.
27.0 Lleva registro de cada una de las observaciones por

Ayuntamientos y/o Juntas Municipales y analiza una
posible revisión especial en el campo.
27.1 Revisa el informe de la gestión presupuestaria y lo

devuelve al auditor para fines de corrección en caso
necesario.
28.0 Remite informe con todas las observaciones
encontradas al coordinador para la revisión del
mismo.
508
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Departamento Ayuntamientos 29.0 Lleva control de los expedientes analizados y evalúa

(Coordinadora) el desempeño de los auditores.
30.0 Recibe el informe y registra en el sistema el

presupuesto y los formularios de ingresos y egresos
Departamento Ayuntamientos (EP-01 y EP-02).
(Digitador) 31.0 Remite informe financiero a la coordinadora.
32.0 Recibe y registra en el formulario control de

digitación los Ayuntamientos digitados para luego
ser archivados.
33.0 Informa a la Encargada del Departamento la
situación que presenta cada Ayuntamiento y/o Junta
Departamento Ayuntamientos Distrito, contenida en el informe de ejecución
(Coordinadora) presupuestaria y listado de observaciones.
33.1 Entrega legajo de documentos al archivista para
salvaguardar la información.
Departamento Ayuntamientos 33.2 Realiza control y custodia de documentos

(Archivista) archivados.
34.0 Recibe y verifica los informes de revisión y análisis

realizado a la ejecución presupuestaria y listado de
observaciones.
35.0 Remite las observaciones realizadas a los
Ayuntamientos y/o Juntas de Distritos Municipales,
Departamento Ayuntamientos producto de la revisión a los fines de adecuación y
(Encargado(a)) posterior seguimiento.
36.0 Coordina con la Dirección General de Auditoría
Interna, los trabajos de campo a realizar en los
Ayuntamientos y/o Juntas de Distritos Municipales
producto del resultado contenido en el informe de
ejecución presupuestaria.
7.1 Formularios EP - 01, EP - 02, EP- 03, EP - 04.
7.0 ANEXOS: 7.2 Informe de ejecución Presupuestaria.

7.3 Documentos soportes.
8.0 REGISTROS:
509
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

Evaluación a la
gestión
presupuestaria Departamento de De manera
CGR – DAIG - DEPTA – 001
de los Planificación y digital en
Ayuntamientos Desarrollo computador
y/o juntas de
Distritos
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
510

DEPARTAMENTO DE AYUNTAMIENTOS
Número de Pág. PROCEDIMIENTO EVALUACION A LA GESTION PRESUPUESTARIA DE LOS AYUNTAMIENTOS Y/O JUNTAS DE UNIDAD EJECUTORA: Versión
<Nombre proceso> CGR – DAIG – DEPTA - 001
1-1 DISTRITOS CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Departamento Ayuntamiento Departamento Ayuntamiento Departamento Ayuntamiento Departamento Ayuntamiento Departamento Ayuntamiento Departamento Ayuntamiento
(Secretaria) (Archivista) (Auditor) (Coordinador) (Digitador) (Encargado (a))
INICIO
33.2
22) Verifica ejecución 30) Recibe el informe y 34) Recibe y verifica los
29) Procede llevar control
1) Recibe al incumbente del 10) Solicita documentos al 16) Compara ingresos y presupuestaria con el registra en el sistema de informes de revisión y
de expediente y evaluar
Ayuntamiento. archivista. egresos de presupuesto. presupuesto municipal presupuesto los formularios análisis.
desempeño del auditor.
aprobado. EP-01 y EP-02.
11) Compara en excel los 23) Realiza análisis de 35) Remite las observaciones
2) Verifica que los 17) Verifica legajo de gasto con relación a las 31) Remite informe
8) Recibe legajo y registra ingresos estimados realizadas a los
documentos sean documentos para análisis partidas presupuestarias financiero al
en el sistema. (Formularios EP-01 y Ayuntamientos y/o Juntas
remitidos en formato de ejecución del gasto. y verifica sobre giros. Coordinador.
EP-03). de Distritos Municipales.
impreso y digital.
12) Confirma que los

3) Llena formulario 18) Registra en el 24) Verifica correcta 36) Coordina con la Direccion
ingresos recibidos sean
establecido por el formulario control los ejecución de General de Auditoria
9) Archiva documentos. depositados en tiempo
Departamento indicando expedientes entregados. desembolsos. Interna los trabajos de
oportuno y en su
los documentos 32) Recibe y registra en el
totalidad. campos a realizar.
requeridos. formulario control de
25) Verifica presupuesto digitación.
4) Revisa que los 19) Confirma que el
13) Verifica distribución aprobado sea igual al
documentos recibidos formulario EP-02 este
correcta de los ingresos registrado en el
cumplan con lo elaborado por estructura
recaudados. formulario EP-02 y EP- 33) Informa al Encargado FIN DE
requerido en el Art. #21 programática.
04. (a) la situación PROCESO
Ley 176-07 33.2) Realiza control y presentada en el
custodia de documentos. 20) Confirma que el Ayuntamiento.
5) Registra la entrega en el 14) Verifica que las fuentes de 26) Verifica en el
financiamiento estén formulario EP-04 este
libro control de las presupuesto las metas
registradas conforme a la elaborado por cuenta
remisiones de los propuestas. 33.1) Entrega legajo de
Ley de Presupuesto 176-07. bancaria.
informes mensuales y documentos al Archivista
34
trimestrales. para salvaguardar la
15) Verifica las metas del 21) Verifica cumplimiento 27) Registra cada información.
6) Firma y sella acuse de presupuesto municipal de la Ley No.176-07 por observación de
recibo al oficio de aprobado y cada cuenta bancaria EP- Ayuntamiento y Juntas
rendición de documentos modificaciones. 04. Municipales.
del incumbente.

7) Entrega legajo de todas las observaciones
documentos al archivista. al Coordinador.
25.) FUNDACION ESCUELA NACIONAL DE CONTROL:
25.1 POLITICAS:
25.1.1 El banco de facilitadores debe estar dotado de especialismos en las asignaturas

asignadas.
25.1.2 Toda factura presentada por el Facilitador por concepto de servicio prestado
debe contener el Registro Nacional de Contribuyente (RNC).
25.1.3 Toda actividad de capacitación docente debe ser realizada dentro del
programa establecido para los fines.
25.1.4 Al final de cada capacitación deberá verificarse la instalación física que ha
sido asignada con el objetivo de velar por la adecuación de la misma.
25.1.5 El Titular correspondiente deberá firmar el listado chequeo de verificación al
inicio y al final de cada capacitación.
25.1.6 En caso de deterioro y maltrato en uso de equipos se establecerá responsable y
sanciones conforme al nivel requerido.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:
25.2.1 CAPACITACION
Preparado por:
Fundación Escuela Nacional de Control - FENC emisión: 2012
Desarrollo (DPD)
Elevar la excelencia de la calidad profesional y técnica de los Recursos Humanos de la
Propósito o
1.0 Contraloría General de la República y del Estado en las áreas administrativas y financieras a fin
Misión:
de fiscalizar las transacciones con independencia, objetividad, integridad y transparencia.
Empieza: Con la solicitud, así como con las detección de necesidades de capacitación
2.0 Alcance: Incluye: Análisis, diseño, desarrollo, ejecución y evaluación.
Termina: Con la entrega del certificado de aprobación Y/o participación.
Dueño o 3.1 Fundación Escuela Nacional de Control.

3.0
responsable:
4.1 Leyes de los órganos rectores y reguladores.

Programa, Guía del Facilitador, Notas del Participante, Presentaciones en Multimedia,
Documentos 4.2
4.0 cronograma, Control de asistencia.
de referencia:
4.3 Informe de evaluaciones del participante, profesoral y de logística.
4.4 Fuentes bibliográficas y Fuentes de informaciones electrónicas.
5.1 El banco de facilitadores debe estar dotado de especialismos en las asignaturas

5.0 Políticas: asignadas.
1.0 Formula solicitud de capacitación.

Departamentos y/o unidades requirentes
2.0 Remita solicitud Vía correo electrónico al Director
de la CGR
Académico del FENC.
3.0 Recibe solicitud de capacitación y confirma correo

Fundación Escuela Nacional de Control electrónico.
(Director) 4.0 Procede analizar la solicitud.
513
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Diseña curso de capacitación (Programa, Guía del

Facilitador, Notas del Participante, Presentaciones en
Multimedia, cronograma, Control de asistencia,
Fundación Escuela Nacional de Control cupos de participantes).
(Director)
6.0 Realiza búsqueda en Banco de datos de capacitadores
registrados.
Selecciona capacitador conforme al requerimiento
7.0
solicitado.
8.0 Solicita contratar al capacitador (ver procedimiento

de contratación).
Fundación Escuela Nacional de Control 9.0 Autoriza al Encargado de la Unidad de Admisión y
(Director) Registro la inscripción de los participantes y a
generar el control de asistencia del facilitador y de los
participantes.
Procede matricular los participantes mediante su

Fundación Escuela Nacional de Control 10.0
número de cédula.
(Unidad de Admisión y Registro)
Fundación Escuela Nacional de Control 11.0 Informa a RH el inicio y terminación de la

(Director) capacitación.
12.0 Realiza convocatoria para capacitación.

Dirección de Recursos Humanos - FENC Confirma convocatoria para capacitación vía correo
13.0
electrónico o llamada telefónica.
Fundación Escuela Nacional de Control Entrega cronograma de actividades docentes, control

14.0
(Unidad de Admisión y Registro) de asistencia y programa de capacitación.
15.0 Recibe cronograma de actividad y se informa de

actividad docente.
Fundación Escuela Nacional de Control 16.0 Recibe control de asistencia de Admisión y Registro.
(Coordinador)
17.0 Recibe programa del curso de parte del Director.
18.0 Verifica disponibilidad de recursos y equipos.
19.0 Solicita material logístico de recursos para

capacitación al Dpto. Administrativo.
Fundación Escuela Nacional de Control
Prepara material para la capacitación, Kit de
(Unidad de Admisión y Registro) 20.0
informaciones.
Entrega material de capacitación a cada participante a
21.0
través del EDECAN.
514
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.0 Realiza acciones para crear ambiente de aprendizaje.
23.0 Logra consenso de los objetivos de capacitación.

24.0 Realiza acuerdo verbal o contrato con cada
participante conforme al contenido y al programa de
capacitación.
Fundación Escuela Nacional de Control 25.0 Realiza evaluación y clasificación de los objetivos
(Facilitador - EDECAN) trazados en el programa de capacitación.
26.0 Realiza proceso de práctica de ejercicio, lecturas,
exposición y participación.
27.0 Genera reporte de evaluación de cada participante.

28.0 Entrega reporte de evaluación a la unidad de
Admisión y Registro.
29.0 Genera informe de evaluación de curso de

Fundación Escuela Nacional de Control capacitación.
(Coordinador) 30.0 Entrega reporte de evaluación de curso de
capacitación al Director Académico.
31.0 Recibe reporte de evaluación y realiza observaciones

pertinentes.
32.0 Autoriza emisión de certificados de aprobación a las
Fundación Escuela Nacional de Control calificaciones que quedaron sobre los 80 puntos.
(Director)
33.0 Autoriza emisión de participación a las calificaciones
que quedaron en rango de 70 puntos a 79 puntos.
34.0 Entrega certificados.
7.1 Certificados de Aprobación y Participación.

7.2 Material de capacitación (kit de informaciones).
7.0 ANEXOS: 7.3 Programas y cronogramas.
7.4 Guía del Facilitador.
7.5 Notas del Participante.
8.0 REGISTROS:
CGR - FENC – 001 CAPACITACION Planificación y digital en
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
515
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
516
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

25.2.2 CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o
1.0 Gestionar el pago al facilitador por concepto de contratos por servicios de capacitación.
Misión:
Empieza: Con los requerimientos de capacitación.

Levantamiento de requerimientos, evaluación, selección y contratación del
Facilitador.
Termina: Con el pago efectuado al Facilitador por concepto de servicios prestado.
3.1 Fundación Escuela Nacional de Control.
Dueño o
3.0
responsable:
4.1 Curriculum del Facilitador.

Documentos 4.2 Bancos de Facilitadores.
4.0
de referencia:
5.1 Toda factura presentada por el Facilitador por concepto de servicio prestado debe
5.0 Políticas: contener el Registro Nacional de Contribuyente (RNC).
5.2 El perfil del Facilitador debe estar especializado en la materia académica a impartir.
1.0 Realiza análisis de competencia del Facilitador en

función del curso diseñado.
2.0 Revisa banco de facilitadores.
En caso de no encontrar el perfil procede buscar a
3.0 nivel nacional o internacional por los medios
adecuados de información.
4.0 Selecciona y convoca al Facilitador a los fines de
(Director Académico)
entrevista.
5.0 Genera solicitud o propuesta de competencia del
Facilitador.
6.0 Procede consensuar propuesta con el Director
Administrativo de la CGR.
7.0 Solicita aprobación mediante oficio al Contralor.
517
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 Recibe solicitud de contratación y revisa.

9.0 Inicializa solicitud.
(Equipo de Asesores)
Entrega solicitud y opinión al Contralor.
10.0
11.0 Evalúa solicitud de contratación.

En caso de no aprobar la contratación, procede
11.1 autorizar oficio de rechazo dirigido al Director
Contralor / Sub - Contralor Académico del FENC motivando las causas.
En caso de aprobar la contratación, firma la solicitud
12.0
de contratación en calidad de aprobación.
Entrega solicitud de contratación debidamente

Despacho del Contralor 13.0
firmada al Departamento Jurídico.
Recibe solicitud de contratación y firma acuse de

14.0
recibo.
Departamento Jurídico 15.0 Genera e imprime contrato.
Notifica al Facilitador sobre contrato a los fines de
16.0
acto de presencia para firma del mismo.
17.0 Recibe, revisa y firma contrato.

Facilitador
18.0 Entrega contrato debidamente firmado.
Registra y notariza contrato (ver procedimiento de

19.0
Departamento Jurídico Registro de Contrato).
20.0 Remite contrato al DAF.
21.0 Recibe contrato notariado y firma acuse de recibo.

22.0 Revisa contrato.
Dirección Administrativa y Financiera - CGR En caso de verificar error material, se procede

(Director) 22.1 generar oficio de rechazo y retornar al responsable a
los fines de corrección.
En caso de verificar que todo este correcto se
23.0
autoriza el libramiento de pago.
24.0 Recibe autorización y aguarda completar expediente.

Recibe informe final de horas docentes impartidas
25.0
Dirección Administrativa y Financiera / CGR (vía FENC) y factura con RNC (vía facilitador).
26.0 Procede aprobar libramiento.
27.0 Remite libramiento adjunto a soportes a la UAI.
518
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
28.0 Recibe libramiento y verifica que todo este correcto.

28.1 En caso verificar irregularidades se procede generar
oficio de rechazo dirigido al responsable indicando
las causas y motivos.
Unidad de Auditoría Interna - UAI
29.0 En caso de verificar que todo este correcto, se
procede firmar de forma física cada documento
revisado en calidad de validación.
30.0 Remite libramiento adjunto soportes a la DRCC.
Recibe libramiento y soportes de forma físico y
31.0
electrónica (SIGEF).
En caso verificar irregularidades se procede generar
31.1 oficio de rechazo dirigido al responsable indicando
las causas y motivos.
En caso de verificar que todo este correcto se procede
32.0
aprobar libramiento.
33.0 Verifica aprobación del libramiento.
División de Contabilidad - DAF / CGR
Realiza transferencia de pago al Facilitador a través
34.0
de cuenta electrónica.
7.1 Copia de cédula.
7.2 Libramiento de pago.
7.0 ANEXOS:
7.3 Factura con RNC.
7.4 Informe de horas docentes impartidas.
8.0 REGISTROS:
Contratación y Departamento de
De manera digital
CGR - FENC – 002 Remuneración al Planificación y
en computador
Facilitador Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
519
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

25.2.3 CAPACITACION A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Promover el desarrollo institucional con la finalidad primordial de obtener conocimientos

1.0
Misión: académicos y buenas prácticas de campos.
Empieza: Con la Detección de Necesidades.

Detección de necesidades, evaluación de requerimientos y apoyo logístico y
recursos.
Termina: Con la remisión de requerimientos a la Dirección Administrativa y Financiera.

3.0
responsable:

Documentos 4.2
de referencia:
5.1 El perfil del Facilitador debe estar especializado en la materia académica a impartir.
5.0 Políticas:
1.0 Realiza la detección de necesidades.
Departamentos de la CGR 2.0 Genera requerimientos.
3.0 Remite requerimientos al Contralor.
4.0 Recibe y evalúa requerimientos.

Contralor Autoriza enlace con instituciones crediticias
5.0
internacionales (BID - USAID - BM).
520
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0
Procede realizar enlace con el BID - USAID - BM.
Procede consensuar firma internacional a impartir la
Directores Departamento de la CGR 7.0
capacitación.
BID, USAID, BM
8.0 Elaboran y remiten requerimientos al FENC.
9.0 Recibe requerimientos y evalúa.

Solicita requerimientos de participantes al Personal
10.0
de Apoyo Docentes - RH / CGR.
Remite requerimientos al Departamento de
FENC 11.0 Comunicaciones a los fines de apoyo de recursos
logísticos.
12.0 Remite requerimientos de capacitación a la Dirección
Administrativa y Financiera apoyo de recursos
logísticos.
7.2 Programas y cronogramas de capacitación.
7.0 ANEXOS:
8.0 REGISTROS:

CGR - FENC – 003 CAPACITACION Planificación y digital en
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
521
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

25.2.4 CAPACITACION INTERNACIONAL DE LA OLACEFS
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Elevar la excelencia de la calidad profesional y técnica de los Recursos Humanos de la

1.0
Misión: Contraloría General de la República y del Estado a través del OLACEFS.
Empieza: Con la elaboración del Plan de Capacitación.

Adecuación del Plan de Capacitación, desarrollo de la capacitación conforme a la
tipología.
Con la remisión del Plan de Capacitación a la Dirección Administrativa y
Termina:
Financiera.
Dueño o
3.0
responsable:

4.2
Documentos cronograma, Control de asistencia.
4.0
de referencia: 4.3 Informe de evaluaciones del participante, profesoral y de logística.
Toda actividad de capacitación docente debe ser realizada dentro del programa
5.1
establecido para los fines.
5.0 Políticas:
1.0 Elabora plan de capacitación.

EFS - Asamblea ordinaria de miembros
2.0 Solicita cantidad de participantes por cada EFS y
anexa al programa.
3.0 Formaliza plan de capacitación.

Comité Regional de Capacitación 4.0 Remite al Contralor el plan de capacitación a los
fines de aprobación.
5.0 Recibe solicitud y designa al Director del FENC y

Contralor Directores Administrativos para consensuar Plan de
Capacitación.
522
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Procede efectuar reunión a los fines de canalizar la

ejecución del plan de capacitación.
FENC – Directores de Departamentos 7.0 Se presenta programa.
Se selecciona los participantes a tomar la
8.0 capacitación.
9.0 Identifica el tipo de capacitación.

10.0 Si es una capacitación del tipo INSITU:
10.1 Desarrolla curso de capacitación.
11.0 Si es una capacitación del tipo Virtual:
Evalúa perfiles de los participantes a recibir la
11.1
capacitación.
11.2 Llena ficha de registro.
Remite Ficha de Registro al Comité Regional de
Fundación Escuela Nacional de Control 11.3
Capacitación.
(Director)
12.0 Si es una capacitación Sub - Sede:
12.1 Recibe listado de personal designado a viajar al
exterior a los fines de recibir la capacitación.
12.2 Remite requerimiento al Departamento de
Comunicaciones a los fines de apoyo de recursos
logísticos.
12.3 Remite requerimientos de capacitación a la Dirección
Administrativa y Financiera apoyo de recursos
logísticos.

8.0 REGISTROS:

Departamento de
Capacitación De manera digital
CGR - FENC – 004 Planificación y
Internacional en computador
Desarrollo
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
523
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
524
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

25.2.5 CAPACITACION GREMIAL
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Proveer apoyo de recursos a la formación del personal de la CGR con miras a elevar el nivel
1.0
Misión: académico del mismo para los fines de fomentar el desarrollo institucional.

2.0 Alcance: Incluye: Evaluación de requerimientos de capacitación y apoyo de recursos financieros.
Termina: Con el seguimiento al informe de capacitación.
Dueño o
3.0
responsable:

Documentos 4.2
de referencia:
5.1 Toda actividad de capacitación docente debe ser realizada dentro del programa
5.0 Políticas: establecido para los fines.
1.0 Establece requerimientos de capacitación.

Presidente del Gremio 2.0 Propone actividades docentes de capacitación al
Contralor.
3.0 Recibe propuesta de actividades y evalúa si aplica.

3.1 En caso que no aplique se procede rechazar de forma
Contralor verbal.
3.2 En caso que aplique procede designar ejecución de
propuesta al DAF, RH y FENC.
525
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Dirección Administrativa y Financiera Procede suministrar apoyo en calidad de recursos

4.0
(DAF) financieros requeridos (ver procedimiento del DAF).
FENC, DAF, RH 5.0 Coordina la participación del personal seleccionado.

6.0 Se procede dar seguimiento para fines de informe.
(Director)

8.0 REGISTROS:

Capacitación
CGR - FENC – 005 Gremial
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
526
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

25.2.6 SOLICITUD DE ESPACIO
Preparado por:
Desarrollo (DPD)
Propósito o Proveer espacio físico en las instalaciones del FENC con la finalidad de fomentar el desarrollo a
1.0
Misión: nivel institucional del Estado.
Empieza: Con la solicitud de instalaciones del FENC.

2.0 Alcance: Incluye: Elaboración de solicitud, asignación y verificación de espacio físico.
Termina: Con la supervisión y control del horario programado de la capacitación.

3.0
responsable:

Documentos Programa, guía del Facilitador, notas del participante, presentaciones en multimedia,
4.0 4.2
de referencia: cronograma, control de asistencia.
5.1 Al final de cada capacitación deberá verificarse la instalación física que ha sido
asignada con el objetivo de velar por la adecuación de la misma.
5.2 El Titular correspondiente deberá firmar el listado chequeo de verificación al inicio y
5.0 Políticas:
al final de cada capacitación.
5.3 En caso de deterioro y maltrato en uso de equipos se establecerá responsable y
sanciones conforme al nivel requerido.
Instituciones del Gobierno Central Solicita instalaciones físicas del FENC al Contralor a
1.0
(Titulares) los fines de impartir la capacitación.
2.0 Recibe solicitud.

Contralor 3.0 Autoriza remisión de solicitud al Director Académico
del FENC a los fines de consensuar respuesta.
4.0 Adjunta documento de remisión interna a la solicitud.

5.0 Remite solicitud vía mensajería al FENC.
527
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.0 Recibe solicitud y verifica disponibilidad de espacio

en consenso con la agenda académica y el programa
pre-establecido de capacitación.
7.0 Elabora comunicación de respuesta y remite al Titular
correspondiente con copia al Contralor.
Fundación Escuela Nacional de Control 7.1 En caso de no disponibilidad de espacio físico, se
(Director) procede al rechazo mediante comunicación.
7.2 En caso de disponibilidad de espacio procede entregar
instalación física conforme listado chequeo de control
de equipos y oficinas.
8.0 Lleva control de cumplimiento de horario del espacio
asignado.

8.0 REGISTROS:

Solicitud de
CGR - FENC – 006 Espacio
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
528
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
25.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO:

FUNDACION ESCUELA NACIONAL DE CONTROL
<Nombre proceso> CGR – FENC - 001 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

Fundación Escuela Nacional de Control Fundación Escuela Nacional de Control
Departamentos Y/o unidades operativas de la CGR -
(Director) (Unidad de Admisión y Registro)
Dirección de Recursos Humanos /CGR
INICIO
1) Formula solicitud de
capacitación.
2) Remite solicitud vía

correo electrónico a la
FENC.
confirma correo
electrónico.
4) Procede analizar la
solicitud.
5) Diseña curso de
capacitación.
6) Realiza búsqueda en
Banco de datos de
Capacitadores.
7) Selecciona capacitador
conforme al
requerimiento solicitado.
8) Solicita contratar al
capacitador.
9) Autoriza inscripción de
participantes y generar
control de asistencia.
10) Procede matricular los

participantes mediante su
número de cédula.
11) Informa a RRHH el

inicio y terminación de
la capacitación.
12) Realiza convocatoria

para capacitación.
13) Confirma convocatoria

para capacitación.
14) Entrega cronograma de

actividades, control de
asistencia y programa
de capacitación.
15
529
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

<Nombre proceso> CGR – FENC - 001 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION
Fundación Escuela Nacional de Control Fundación Escuela Nacional de Control Fundación Escuela Nacional de Control Fundación Escuela Nacional de Control
(Coordinador) (Unidad de Admisión y Registro) (EDECAN) (Director)
14
15) Recibe cronograma y

se informa de
actividad docente.
16) Recibe control de

asistencia.
17) Recibe programa del

curso.
18) Verifica disponibilidad

de recursos y equipos.
19) Solicita material 22) Realiza acciones para

logístico de recursos para crear ambiente de
capacitación al Dpto. aprendizaje.
ADM.
20) Prepara material para la 23) Logra consenso de los

capacitación, Kit de objetivos de
informaciones. capacitación.
24) Realiza acuerdo verbal

21) Entrega material de
o contrato con cada
capacitación a cada
participante.
participante.
25) Realiza evaluación y 31) Recibe reporte de

clasificación de los evaluación.
objetivos trazados.
26) Realiza proceso de 32) Clificaciones superior

práctica de ejercicio, 80 pts a 100pts emisión
lecturas, exposición y de certificados de
participación. aprobación.
33) Clificaciones de 70 pts

27) Genera reporte de a 79pts emisión de
29) Genera informe de evaluación de cada certificados de
evaluación del curso. participante. participación.
28) Entrega reporte de

evaluación a la Unidad 34) Entrega de certificados.
de Admisión y
30) Entrega reporte de Registro.
evaluación al Director
Académico.
FIN DE
PROCESO
530

CGR – FENC - 002 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR
<Nombre proceso>
Fundación Escuela Nacional de Control Despacho del Contralor

Despacho del Contralor Contralor / Sub - Contralor Departamento Jurídico Facilitador
(Director Académico) (Equipo de Asesores)
INICIO
1) Realiza análisis de
competencia de
Facilitadores.
2) Revisa Banco de
Facilitadores.
3) En caso de no encontrar
el perfil procede buscar a
nivel nacional e
internacioal.
4) Selecciona y convoca al
Facilitador a los fines de
entrevista.
11) Evalúa solicitud de

5) Genera solicitud o contratación.
propuesta de
competencia del
Facilitador.
11.1) Autoriza oficio de

6) Procede consensuar ¿Procede la
No rechazo dirigido al
propuesta con el Director Contratación?
Director del FENC.
Administrativo de la
CGR.
Sí
7) Solicita aprobación
mediante oficio al 12) Firma la solicitud de
Contralor. contratación.
13) Entrega informe

8) Recibe solicitud de debidamente firmado al
contratación y revisa. Departamento Jurídico.
9) Inicializa solicitud.

10) Entrega solicitud y

opinión al Contralor.
15) Genera e imprime

contrato.
16) Notifica al Facilitador

17) Recibe, revisa y firma
a los fines de firma de
contrato.
contrato.
18) Entrega contrato

19) Registra y notariza
debidamente
contrato.
firmado.
20) Remite contrato al 21

DAF.

CGR – FENC - 002 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION Y REMUNERACION AL FACILITADOR
<Nombre proceso>
2 -2 CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Dirección Administrativa y Financiera - CGR

Dirección Administrativa y Financiera Unidad de Auditoría Interna - UAI Dirección de Revisión y Control de Calidad
(Director)
20
24) Recibe, autorización y 28) Recibe, libramiento y

21) Recibe, contrato notariado aguarda completar verifica que todo este
y firma acuse de recibo. expediente. correcto.
28.1) Rechaza, mediante oficio

25) Recibe informe final de
retorna contrato al
22) Revisa contrato. horas docente impartida ¿Irregularidad? Sí
responsible a los fines de
y Factura con RNC.
corrección.
No
29) Firma de forma física cada

26) Procede aprobar
documento revisado en 31) Recibe libramiento y
22.1) Rechaza, mediante oficio libramiento.
calidad de validación. soportes de forma
¿Error retorna contrato al
Sí físico y electrónica
material? responsible a los fines de
(SIGEF).
corrección.
No 27) Remite libramiento

adjunto a soportes a 30) Remite libramiento adjunto 31.1) Rechaza, mediante oficio
la UAI. a soportes a la DRCC. retorna contrato al
¿Irregularidad? Sí
23) En caso de verificar que responsible a los fines de
todo este correcto, se corrección.
autoriza el libramiento
de Pago.
No
33) Verifica aprobación del

32) Aprueba libramiento.
libramiento.
34) Realiza transferencia de

pago al Facilitador a
través cuenta electrónica.
FIN DE
PROCESO
Número de Pág. PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION A NIVEL NACIONAL E UNIDAD EJECUTORA: Versión

CR – FENC - 003
<Nombre proceso>
1-1 INTERNACIONAL CGR-DPD JUNIO2012 Actual
Directores Departamento de la CGR

Departamentos de la CGR Contralor Fundación Escuela Nacional de Control
BID, USAID, BM
INICIO
1) Realiza detección de
necesidades.
2) Genera requerimientos.
3) Remite requerimientos al
Contralor.
4) Recibe y evalúa
requerimientos.
5) Autoriza enlace con el

Instituciones
Crediticias
Internacionales. 9) Recibe requerimientos y
evalúa.
6) Procede realizar enlace 10) Solicita requerimientos

con instituciones de participantes al
crediticias Personal de Aoyo
internacionales. docente.
11) Remite requerimientos al

7) Procede consensuar firma a Departamento de
impartir la capacitación. Relaciones Pública para
apoyo logístico.
8) Elaborar y remitir 12) Remite requerimientos al

requerimientos al DAF para apoyo de
FENC. recursos.
FIN DE
PROCESO

CGR – FENC - 004 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION INTERNACIONAL DE LA OLACEFS
<Nombre proceso>

EFS - Asamblea ordinaria de miembros Comité Regional de Capacitación Contralor FENC – Directores de Departamentos
(Director)
9) Identifica tipo de
INICIO capacitación.
10) Si es una capacitación 10.1) Desarrolla curso de

1) Elabora Plan de
del tipo INSITU: capacitación.
Capacitación.
2) Solicita cantidad de
participantes.
11) Si es una capacitación 11.1) Procede evaluar perfil
del tipo virtual: del participante.
3) Formaliza Plan de
Capacitación. 11.2) Llena ficha de registro.
5) Recibe, solicitud y
4) Remite al Contralor el 6) Efectuar reunión a los
designa al Director del
Plan de Capacitación a fines de canalizar la
FENC y Directores 11.3) Remite ficha de
los fines de aprobación. ejecución del Plan.
Administrativos. registro.
7) Se presenta programa. 12.1) Recibe listado de personal

12) Si es una capacitación
designado a viajar al
del tipo Sub - Sede:
exterior.
8) Se selecciona los 12.2) Remite requerimiento al

participantes a tomar la Departamento de
capacitación. Relaciones Públicas para
apoyo logístico.
12.3) Remite requerimientos de

capacitación al DAF.
FIN DE
PROCESO
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


CGR – FENC - 005 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION GREMIAL
<Nombre proceso>
Presidente del Gremio Contralor Dirección Administrativa y Financiera FENC – DAF - RRHH Fundación Escuela Nacional de Control
INICIO
1) Establece requerimientos
de capacitación.
2) Propone actividades
docentes de capacitación.
3) Recibe propuesta de
actividades y evalúa si
aplica.
¿Aplica? No 3.1) Procede rechazar.
Sí
3.2) Designa ejecución de 6) Da seguimiento a la

4) Procede dar apoyo de 5) Coordina participación del capacitación a los fines
propuesta al FENC,
recursos financieros. personal seleccionado. de informe.
DAF y RRHH.
FIN DE
PROCESO
535
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual


CGR – FENC - 006 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ESPACIO
<Nombre proceso>
Instituciones del Gobierno Central Contralor Despacho del Contralor Fundación Escuela Nacional de Control
INICIO
1) Solicita instalaciones
físicas de espacio.
6) Recibe solicitud y verifica

disponibilidad de espacio
en consenso con la agenda
académica.
7) Elabora comunicación de
respuesta y remite al
Titular correspondiente
con copia al Contralor.
solicitud al FENC. 7.1) Rechaza solicitud
¿Disponibilidad
No mediante
de espacio?
comunicación.
Sí
7.2) Procede entregar

4) Adjunta documento de instalación física
remisión interna a la conforme un listado
solicitud. chequeo.
5) Remite solicitud vía

mensajería al FENC.
8) Lleva control de horario
de espacio asignado.
FIN DE
PROCESO
536
26.) DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION:
26.1 POLITICAS:
26.1.1 Dar seguimiento a la gestión fiscal en las entidades o las personas que
manejan Fondos Públicos de la Nación.
26.1.2 Retroalimentar el proceso de responsabilidad fiscal con los resultados que se
obtengan del proceso auditor.
26.1.3 Presentar informe de auditorías especiales en tiempo oportuno.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

26.2.1 AUDITORIA ESPECIAL E INVESTIGACION ADMINISTRATIVA

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Auditorías Especiales e Investigaciones
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) (DAEI)
Supervisar y coordinar las investigaciones administrativas con el objetivo de evaluar el grado
Propósito o de cumplimiento en el manejo de los recursos públicos asignados a las instituciones, así como
1.0
Misión: el cumplimiento de los controles internos establecidos en la Ley 10-07 y su reglamento de
aplicación.
Empieza: Con la recepción de correspondencia.
Incluye: Solicitudes de instituciones, denuncias, informes del departamento de auditoría
2.0 Alcance:
interna, plan estratégico, solicitud del Poder Ejecutivo.
Termina: Con la remisión del informe definitivo.
3.1 Departamento de Auditorías Especiales e Investigación Administrativa.
Dueño o
3.0
responsable:

Documentos
4.0
de referencia:
5.0 Políticas:
División de Correspondencia y Archivo 1.0 Remite correspondencia al despacho del Contralor.

2.0 Recibe correspondencia y firma acuse de recibo
(solicitudes de instituciones, denuncias, informes de
Despacho Contralor las Unidades de Auditorías Interna de las
Instituciones, solicitud del Poder Ejecutivo).
4.0 Recibe correspondencia, revisa y autoriza remisión

Contralor
al departamento correspondiente.
538
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Remite correspondencia vía libro control de salida al

Departamento correspondiente (Solicitudes de
Despacho Contralor instituciones, denuncias, informes del departamento
de auditoría interna, plan estratégico, solicitud del
Poder Ejecutivo).
6.0 Recibe correspondencia y firma libro control como

Dirección de Auditoría Especiales e Investigación acuse de recibo.
(Secretaria)
7.0 Entrega correspondencia al Director.

9.0 Entrega documentos al Encargado del
Dirección de Auditoría Especiales e Investigación
Departamento de Evaluación e Investigación
(Director(a))
Administrativa.

Departamento de
Evaluación e Investigación Administrativa 11.0 Selecciona los Auditores a realizar la revisión.
(Encargado(a)) 12.0 Comunica de forma verbal al Director sobre equipo
de auditores.
Dirección de Solicita a la Secretaria realizar credenciales con el

13.0
Auditoría Especiales e Investigación equipo de Auditores.
(Director(a))
14.0 Genera credencial del equipo de Auditores.
Dirección de
Auditoría Especiales e Investigación
(Secretaria) Deposita credenciales en el Despacho del Contralor
15.0
a los fines de firma.
16.0 Recibe credenciales.

Despacho Contralor
17.0 Entrega credenciales al Contralor.
18.0 Recibe credenciales y firma.

Contralor Autoriza remisión de credenciales a la Dirección de
19.0 Auditorías Especiales e Investigación.
Anexa documento de remisión interna y entrega

Despacho Contralor 20.0
credenciales.
Dirección de 21.0 Recibe credenciales y firma libro control como

Auditoría Especiales e Investigación acuse de recibo.
(Secretaria)
22.0 Entrega credenciales al Director.
539
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
23.0 Recibe credenciales debidamente firmada por el

Dirección de Contralor.
(Director(a)) 24.0 Autoriza realización del trabajo.
Departamento de
25.0 Realiza la presentación de la credencial en conjunto
Evaluación e Investigación Administrativa
con el equipo de auditores en la institución.
(Encargado(a))
26.0 Realizan revisión de información apegados al

cumplimiento de las Leyes y la Constitución.
27.0 Elabora planificación trabajo (tiempo, recursos,
objetivos).
Dirección de 28.0 Verifican y analizan las informaciones y datos
Auditoría Especiales e Investigación recopilados conforme al tipo de asunto a tratar.
(Equipo de Auditores) 29.0 Elaboran Informe preliminar del trabajo de auditoría
realizado.
30.0 Entregan informe preliminar de auditoría al
Encargado del Departamento de Evaluación e
Investigación Administrativa.
31.0 Recibe informe y verifica con soportes físicos si

todo esta correcto.
Departamento de Discute informe de Auditoría junto al Supervisor y
Evaluación e Investigación Administrativa 32.0
el Equipo de Auditores.
(Encargado(a))
33.0 Corrige informe
35.0 Recibe informe, discute el mismo con el Encargado

y revisa.
Dirección de
Si el informe no cumple con lo requerido, retorna al
Auditoria Especiales e Investigación 35.1
Equipo responsable a los fines de corrección.
(Director(a))
Si el informe cumple con lo requerido, presenta
35.2 informe final al Contralor General de la República.
Recibe informe definitivo adjunto a soportes y

36.0
revisa.
36.1 En caso de error material, rechaza y remite al
responsable a los fines de corrección.
Contralor
36.2 En caso de cumplir con lo requerido, da visto bueno
y autoriza remisión a la entidad competente del caso
tratado.

7.2 Soportes físicos del informe.
7.0 ANEXOS:
540
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.0 REGISTROS:

Auditoría
Departamento de
Especial e De manera digital
CGR - DAEI – DEIA - 001 Planificación y
Investigación en computador.
Desarrollo.
Administrativa
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
541
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
NOMBRE DEL PROCESO:

26.2.2 ANALISIS FINANCIERO

Fecha de Junio
Departamento de Planificación y Dirección de Auditorías Especiales e
emisión: 2012
Desarrollo (DPD) Investigaciones (DAEI)
Analizar y verificar los Estados Financieros, reportes emitidos por los organismos y entidades
Propósito o
1.0 del Gobierno Central, así como validar las consistencia, confiabilidad y razonabilidad de sus
Misión:
informaciones.

Verificación de Estado financiero, ejecución presupuestaria y presupuesto anual
consolidado.
Con la remisión del informe definitivo de auditoría a la Institución
Termina:
correspondiente.
3.1 Departamento de Análisis Financiero.
Dueño o
3.0
responsable:

4.2 Estados Financieros.
Documentos
4.0 4.3 Informes y reportes de auditorías.
de referencia:
4.4 Presupuesto.
4.5 Ejecución Presupuesto.
5.0 Políticas:
División de Correspondencia y Archivo 1.0 Remite correspondencia al despacho del Contralor.

2.1 Instituciones Centralizadas: DIGECOG (Estado
financiero, ejecución presupuestaria y presupuesto
Despacho del Contralor anual consolidado).
2.2 Instituciones Descentralizadas: Presupuesto anual y
ejecución presupuestarias.
Recibe, revisa y autoriza remisión de

Contralor 4.0
correspondencia.
542
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.0 Recibe autorización y remite correspondencia vía

libro control de salida.
6.0 Recibe autorización del Contralor adjunto a los

documentos siguientes:
6.1 Instituciones Centralizadas: DIGECOG (Estado
financiero, ejecución presupuestaria y presupuesto
Dirección de anual consolidado).
Auditoria Especiales e Investigación
(Secretaria) 6.2 Instituciones Descentralizadas: Presupuesto anual y
ejecución presupuestarias.
7.0 Entrega documentos recibido al Director de
Auditoría Especiales e Investigación.
Dirección de 8.0 Recibe correspondencia y revisa.

Entrega documentos al Encargado del
(Director (a)) 9.0
Departamento de Análisis Financiero.
10.0 Recibe presupuesto, ejecución presupuestaria, los

estados financieros de cierre de año y evalúa y
presupuesto anual, tanto de las instituciones del
Departamento de
Gobierno Central (consolidado por DIGECOG)
Análisis Financiero
como las Descentralizadas.
(Encargado (a))
11.0 Asigna equipo de Auditores a los fines de realizar
Análisis Financiero.
12.0 Realizar planificación de trabajo.

13.0 Evaluar y analizar los documentos correspondientes
Departamento de Análisis Financiero a las ejecuciones presupuestarias y estado
(Equipo de Auditores) financieros de cierre de año.
14.0 Generar informe preliminar de Análisis Financiero.
15.0 Entregar informe preliminar al Encargado.
16.0 Recibe informe y verifica en los soportes.

17.0 Discute informe con Equipo de Auditores.
Departamento de Análisis Financiero
(Encargado(a)) 18.0 Genera informe definitivo.
19.0 Entrega informe definitivo al Director (a).
543
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
20.0 Recibe informe definitivo, discute el mismo con el

Encargado y revisa.
20.1 Si el informe no cumple con lo requerido, retorna al
Auditorias Especiales
Equipo responsable a los fines de corrección.
(Director (a))
20.2 Si el informe cumple con lo requerido, presenta
informe al Contralor General de la República.
21.0 Recibe informe definitivo y discute.

21.1 En caso de error material, rechaza y remite al
responsable a los fines de corrección.
Contralor
21.2 En caso de cumplir con lo requerido, da visto bueno
y autoriza remisión a la entidad competente del caso
tratado.
7.1
7.0 ANEXOS: 7.2
7.3
8.0 REGISTROS:
CGR –DAEI –DAFINC-001 Análisis Financiero Planificación y digital en
Historia de
9.0 Cambios e
Inspecciones:
REVISADO REFRENDADO
POR: POR
Procedimiento
nuevo
TIEMPO DE
10.0
RESPUESTA:
544
DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION
<Nombre proceso>1-1 CR – DAEI – DAEIA - 001 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA ESPECIAL E INVESTIGACION ADMINISTRATIVA
Dirección de Auditoria Especial e Investigación Dirección de Auditoria Especial e Investigación Departamento de Auditoria Especial e Investigación Departamento de Auditoria Especial e Investigación
División de Correspondencia y Archivo Despacho del Contralor Contralor
(Secretaria) (Director) (Encargado) (Equipo de Auditores)
INICIO 26) Realizan revisión de

4) Recibe, revisa y autoriza 6) Recibe correspondencia 8) Recibe correspondencia 10) Recibe solicitud y información apegados al
2) Recibe correspondencia cumplimiento de las
remisión de y firma libro control y revisa. revisa.
y firma acuse de recibo. leyes y constitución.
correspondencia. como acuse de recibo.
al Despacho del
Contralor. 9) Entrega solicitudes al 11) Selecciona los Auditores 27) Elabora planificación de
3) Entrega correspondencia 7) Entrega correspondencia
al Contralor. Encargado. a realizar la revisión. trabajo.
al Director.
12) Comunica de forma 28) Verifican y analizan las

13) Solicita a la Secretaria
5) Remite correspondencia verbal al Director sobre informaciones y datos
realizar credenciales con
vía libro control de 14) Genera credencial del conformación del equipo recopilados conforme al
el equipo de Auditores.
salida. equipo de Auditores. de Auditores. asunto a tratar.
29) Elabora informe

15) Deposita credenciales en 25) En conjunto con el
preliminar de trabajo de
el despacho del 23) Recibe credenciales y Equipo de Auditores
16) Recibe credenciales. auditoría.
Contralor a los fines de revisa. realiza presentación de
firma. credenciales.
30) Entrega informe

24) Autoriza realización de preliminar de trabajo de
21) Recibe credenciales y
17) Entrega credenciales al 18) Recibe credenciales y trabajo. auditoría al Encargado.
firma libro control como
Contralor. firma.
acuse de recibo.

credenciales a la 31) Recibe informe y
22) Entrega credenciales al 35) Recibe informe
Dirección Auditoria verifica con soportes
Director. definitivo y discute con
Especiales e físicos.
el Encargado.
Investigación.
32) Discute informe con el

20) Vía libro control interna Supervisor y el Equipo
35.1) Retorna al
deposita credenciales en de Auditores.
responsible a los
DAEI. ¿Aprobado? No
fines de
36) Recibe informe corrección.
definitivo. 33) Elabora informe
Sí
definitivo.
36.1) Retorna al
35.2) Presenta al Contralor.
responsible a los
¿Aprobado? No
fines de 34) Entrega informe
corrección. definitivo al Director.
Sí
36.2) Autoriza remisión a la

FIN DE
entidad competente
PROCESO
correspondiente.
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual

DIRECCION DE AUDITORIA ESPECIALES E INVESTIGACION
<Nombre proceso>1-1 CGR – DAEI – DAFINC -001 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE ANALISIS FINANCIERO
Dirección de Auditoria Especial e

Dirección de Auditoria Especial e Investigación Departamento de Análisis Financiero Departamento de Análisis Financiero
División de Correspondencia y Archivo Despacho del Contralor Contralor Investigación
(Director) (Encargado) (Equipo de Auditores)
(Secretaria)
INICIO 10) Recibe presupuesto,

4) Recibe, revisa y autoriza 6) Recibe correspondencia 8) Recibe correspondencia ejecución 12) Elaborar planificación
2) Recibe correspondencia
remisión de y firma libro control y revisa. presupuestaria, estados de trabajo.
y firma acuse de recibo.
correspondencia. como acuse de recibo. financieros
al Despacho del 13) Evaluar y analizar documentos
Contralor. 9) Entrega solicitudes al
3) Entrega correspondencia 11) Asigna los Auditores a correspondientes al
7) Entrega correspondencia Encargado de Anásilis
al Contralor. realizar la revisión. presupuesto, ejecución
al Director. Financiero.
presupuestaria y estados
financieros.
5) Recibe autorización y 14) Generar informe

remite correspondencia preliminar de Análisis
vía libro control de Financiero.
salida.
15) Entregar informe

preliminar al Encargado.
21) Recibe informe

definitivo.
20) Recibe informe 16) Recibe informe y

21.1) Retorna al verifica con soportes
definitivo y discute con
responsible a los físicos.
¿Aprobado? No el Encargado.
fines de
corrección.
Sí 20.1) Retorna al 17) Discute informe con el
responsible a los Supervisor y el Equipo
¿Aprobado? No
21.2) Autoriza remisión a la fines de de Auditores.
entidad competente corrección.
correspondiente. Sí
20.2) Presenta al Contralor. 18) Elabora informe

definitivo.
FIN DE
PROCESO
19) Entrega informe

definitivo al Director.
546
27.) ANEXOS
I. ELABORACION DE INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTARIA:
Para cumplir con el Marco Legal instituido para las operaciones financieras del Estado, estas se
registran de manera automática a través del Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGEF), el
cual esta enlazado con el Ministerio de Hacienda , la Dirección General de Contabilidad
Gubernamental ,Dirección General de Presupuesto y la Tesorería Nacional.
En el sistema SIGEF se realizan todas las operaciones referentes a la ejecución del presupuesto
desde la apropiación de cuota de las diferentes cuentas y objeto de gasto así como las modificaciones
y compensaciones presupuestarias y el registro de todas las etapas del gasto.
El SIGEF genera los reportes correspondientes a cada uno de los procesos que registra, estos
reportes procedemos a validarlos con los documentos que los originan y luego de estar cuadrados se
genera un informe mensual que contiene la ejecución presupuestaria de la institución.
Reportes que genera el SIGEF del registro del gasto:
Previsión
Compromiso
Devengados no pagados
Libramientos pagados
Ejecución mensual del gasto
Disponibilidad
II. INFORME MENSUAL
El informe mensual es un resumen de las operaciones contables realizadas por la División de

Contabilidad Interna con la finalidad de que la Gerencia Financiera la utilice en la toma de
decisiones. Para los cual utilizamos los siguientes reportes:
Devengados
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Libramientos pagados
Devengados no pagados
Modificaciones presupuestarias
Reintegros
Pago al colector
Compras de activos
Balance de cuentas por pagar
Movimiento de la cuenta interna
Balance de la cuenta interna
Gastos de servicios personales.
El informe mensual se envía el original al Despacho del Contralor, una copia al Sub-Contralor, una
copia al departamento Administrativo y una a la UAI. Y se conserva una copia con el cauce de
servicios en el archivo físico del departamento.
III - INFORME SEMESTRAL
La Dirección de Contabilidad Gubernamental (DIGECOG), ha establecido la realización de un corte

semestral de las operaciones contables del Estado, como forma de mantener un control sobre el gasto
que permita en su momento a los administradores de los recursos públicos la toma de decisiones.
Además del contenido ampliado del Informe Mensual, el semestral debe tener incluido los arqueos
de las cajas chicas así como también un inventario actualizado a la fecha del informe.
El segundo informe semestral corresponde al corte de operaciones, en el se incluyen todos los
reportes del SIGEF, después de ser validados con el control de ordenes de pagos automatizados que
llevamos se le agrega los arqueos de caja un análisis de la ejecución presupuestaria resumida por
cuenta de gasto e inversión y se realiza un resumen final de cierre. Para la realización de este
informe se recibe las Normas de Cierre de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental
548
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
(DIGECOG), en la cual se establecen los procedimientos para el cierre así como también la fecha
límite de envió del informe.
El siguiente paso es la firma por la MAE del informe y su posterior envió al órgano correspondiente.
IV - MEMORIA ANUAL.
La memoria anual es el informe de las ejecutorias departamentales realizadas en un periodo de un

año y la cual formara parte de la memoria anual de la Institución que debe ser enviada a la
administración del gobierno central para formar parte de las memorias que rinde el ejecutivo ante el
Congreso Nacional.
Para realizarlo generemos los reportes del periodo:

Devengados
Libramientos de pagos
Modificaciones presupuestarias
Reintegros
Pago al colector
Compra de activos
Balance de cuentas por pagar
Movimientos de las cuentas internas
Balance de la cuenta interna
Gastos por servicios personales
V - ARCHIVO Y CONTROL DE EXPEDIENTES
La realización de las operaciones de la División de Contabilidad Interna requiere la ejecución de una

serie de procedimientos como son:
549
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Solicitud de Materiales Gastables, para ello se realiza mediante el sistema de suministro una
solicitud de los materiales requeridos ingresando en el sistema en la opción procesos marcando los
códigos correspondientes a los artículos deseados así como las cantidades requeridas y
seleccionando la opción grabar, luego le notificamos a la encargada del departamento vía correo
electrónico para que apruebe la solicitud en el sistema, la encargada del departamento procede a
enviarla por la misma vía a la DAF para su aprobación final , la DAF, le responde a la encargada que
la solicitud fue aprobada y se procede a ir al sección de suministro para recoger los materiales.
Las Órdenes de Pagos despachadas a Revisión y Análisis, deben ser registradas en el sistema con los
números de libramientos, fecha, beneficiario y valor estos datos se encuentran en la carpeta común
de la División como forma de consulta y de referencia para validad los reportes del SIGEF.
En la División de Contabilidad interna se codifican los expedientes de las diferentes cajas chicas de
la Institución.
Se redactan comunicaciones internas y externas.
Se reciben documentos de los diferentes departamentos de la Institución y se distribuyen a quien
corresponda.
Se realiza una matriz de CODETEL, con el monto facturado de los números de teléfonos y personas
a quien se le asigna.
ARCHIVOS
La División de Contabilidad Interna es responsable de mantener un registro y archivo de las Órdenes
de Pago (libramientos), que se procesan en la Institución, así como de todos los documentos que
sirven de soporte para la aprobación del pago como son:
Facturas
Orden de compra
Cotizaciones
Autorizaciones del Comité de Compra
Registros de RNP
550
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Certificación de la DGII
Certificación de la TSS
Entrada de almacén
Orden de recepción de servicios.
Es la Contabilidad Interna quien suministra los documentos (órdenes de pagos), para las auditorías
realizadas tanto por la Dirección de Auditorias Especiales como la Cámara de Cuentas.
VI - GENERACION DE CERTIFICACION A PROVEEDORES
Se declara una relación de la retención mensual a los proveedores en la oficina virtual de la DGII
(IT-I y R-17), de los pagos realizados con cheques internos, para ello se realizan los siguientes
pasos:
I. Se hace una relación de las retenciones según cheques, transparentando de acuerdo al tipo de
retención.
II. En la página de la DGII, se accede en la Oficina Virtual, y se carga según el mes y el tipo de
retención, se imprime la constancia y se envía a la Dirección Administrativa para fines de
hacer el oficio y orden de pago.
La certificación de renta que se genera para los empleados de la Institución se realiza de la manera
siguiente:
Se genera del SASP una relación con los pagos del año.
Validamos que los montos estén correctos.
Al monto del sueldo se les suma la cantidad pagada por concepto de bono vacacional, y horas
extras.
551
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
Se realiza una certificación con el ingreso bruto, los impuestos deducidos y los ingresos netos
Se envía una comunicación a la firma de la autoridad competente y se entrega al solicitante.
VII - REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
La División de Contabilidad Interna es responsable del registro de las cuentas por pagar de la
Institución, para ello mantiene un registro continuo y actualizado de todos los compromisos por
pagar a los proveedores que le son remitidos por la Dirección Administrativa y Financiera (DAF),
este registro se realiza de forma computarizada.
552
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
VIII - FICHA DE PROCESOS:

1.) Departamento Jurídico:
CONTRALORIA GENERAL DE LA
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Estudio de Opinión RESPONSABLE: Departamento Jurídico
Emitir opinión legal a requerimientos de las diferentes Direcciones, Departamentos y/o Unidades de la
Misión:
Contraloría así como también de las Instituciones del Estado y ciudadanos interesados.
Empieza: Con la Solicitud de Opinión.

Alcance: Incluye: Levantamiento de información, Consulta de Leyes.
Termina: Con autorización de remisión al Contralor.
ENTRADAS: Solicitud de Opinión.
PROVEEDORES: Instituciones Y/o ciudadano cliente.
SALIDAS: Documento de opinión sobre base legal e institucional debidamente firmado por el incumbente.
CLIENTES: Instituciones Públicas Y/o ciudadano cliente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
Revisión Analista DO del DPD. Copia del Manual de Procedimiento de la CGR, formularios y
Revisión Coordinador DPD. actas de reuniones en BD del DPD.
INDICADORES:
Tiempo de flujo de trabajo = Tiempo desde que se genera la solicitud – el tiempo que esta disponible para entrega el
documento definitivo.
Tasa de resolución de solicitudes = Total de Solicitudes despachadas / Total de solicitudes recibidas x 100%
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Consultor(a) Jurídico
553
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Registro de Contrato RESPONSABLE: Departamento Jurídico
Misión: Registrar todos los contratos de Servicios, Bienes, Obras y Concesiones.
Empieza: Con la recepción de documentos soportes.

Alcance: Incluye: Oficio de remisión, currículos, acta de asamblea.
Termina: Con la firma del Contralor.
ENTRADAS: Oficio de registro de contrato adjunto a documentos soportes.
PROVEEDORES: Instituciones Públicas Y/o unidades que conforman la CGR.
SALIDAS: Certificación de Registro de Contrato debidamente firmado por el incumbente de la Institución.
CLIENTES: Instituciones Públicas Y/o unidades que conforman la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
Copia del Manual de Procedimiento de la CGR, formularios y
Revisión Analista DO del DPD.
actas de reuniones en BD del DPD.
Revisión Coordinador DPD.
INDICADORES:
Tiempo de flujo de trabajo = Tiempo desde que se genera la solicitud – el tiempo que esta disponible para entrega la
certificación.
Tasa de resolución de solicitudes = Total de Solicitudes despachadas / Total de solicitudes recibidas/día x 100%
Porcentaje de contratos registrados/mes.
FECHA: APROBACION:
554
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Acto de Alguacil RESPONSABLE: Departamento Jurídico
Misión: Registrar en el Sistema los actos de alguaciles de impedimento de pago y levantamiento.
Empieza: Con la recepción del Acto de Alguacil.
Alcance: Incluye: Acto de oposición, sección de crédito.
Termina: Con el archivo de documentos.
ENTRADAS: Acto de alguacil adjunto a soportes físicos.
PROVEEDORES: Ciudadano cliente.
SALIDAS: Alimentación de Base de Datos en el módulo de oposición en el Sistema de la DRCC.
CLIENTES: Ciudadano cliente, Instituciones Públicas Y/o unidades que conforman la CGR.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
555
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
CONTRALORIA GENERAL
FICHA DE PROCESOS
DE LA REPUBLICA
PROCESO: Certificación de No Objeción RESPONSABLE: Departamento Jurídico
Misión: Emitir certificación de no objeción para otorgar permisos de viajes a Funcionarios del Estado.
Empieza: Con la entrega de documentos del interesado en Correspondencia y Archivo.
Alcance: Incluye: Autorización de la Presidencia.
Termina: Con la digitalización y remisión de la certificación del interesado.
ENTRADAS: Oficio de solicitud de certificación de No Objeción.
PROVEEDORES: Ciudadano cliente, Instituciones Públicas Y/o unidades que conforman la CGR.
SALIDAS: Certificación de No Objeción.
CLIENTES: Servidor Público.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
556
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
CONTRALORIA GENERAL
FICHA DE PROCESOS
DE LA REPUBLICA
PROCESO: Verificación de Libramiento RESPONSABLE: Departamento Jurídico
Verificar el cumplimiento legal de libramientos en conformidad con la Ley 340-06 de Compras y

Misión:
Contrataciones.
Empieza: Con la remisión de libramiento al Depto. Jurídico.

Libramiento, oferta real de pago, consignación de depósito ante la D.G.I.I., poder autorizado,
Alcance: Incluye:
acuerdo o desistimiento por una de las partes.
Termina: Con la remisión de libramiento a la Dirección de Revisión y Control de Calidad.
ENTRADAS: Libramiento con documentos soportes.
PROVEEDORES: Dirección de Revisión y Control de Calidad.
SALIDAS: Libramiento verificado.
CLIENTES: Dirección de Revisión y Control de Calidad.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Eficiencia = Σ(t) / T (100)
Σ (t) = Sumatoria de todos los tiempos estándares para realizar el proceso.
T= Tiempo total
Cumplimiento de los procedimientos establecidos para los fines.
FECHA: APROBACION:
557
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
CONTRALORIA GENERAL
FICHA DE PROCESOS
DE LA REPUBLICA
PROCESO: Rescisión de Registros de Contratos RESPONSABLE: Departamento Jurídico

Internos y Externos
Misión: Dejar sin efecto los contratos registrados en el Sistema.
Empieza: Con la remisión de solicitud de rescisión de registro de contrato

Alcance: Incluye: Rescisión de contrato, actualización del Sistema de Contrato.
Termina: Con la remisión del oficio a RH y DAF.
ENTRADAS: Solicitud de rescisión de Registro de Contrato.
PROVEEDORES: Dirección de Recursos Humanos
/ Instituciones Gobierno Central
SALIDAS: Rescisión de contrato a través del sistema de Contrato de la CGR.
CLIENTES: DAF / RH / Instituciones Gobierno Central.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
558
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
2.) Oficina de Acceso a la Información (OAI):
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Información al Usuario - Tramitación de

RESPONSABLE: Oficina de Libre Acceso a la Información
Solicitudes
Facilitar el acceso de la ciudadanía a la información generada en el Estado y garantizar la publicidad de los

Misión:
actos de gobierno.
Empieza: Con la Solicitud de Opinión.

Alcance: Incluye: Levantamiento de información, Consulta de Leyes.
Termina: Con autorización de remisión al Contralor.
ENTRADAS: Solicitud de Opinión.
PROVEEDORES: Instituciones y/o ciudadano cliente.
SALIDAS: Documento de opinión sobre base legal e institucional debidamente firmado por el incumbente.
CLIENTES: Instituciones Públicas y/o ciudadano cliente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Encuestas sobre calidad de servicio prestado.
Razón Crítica = Fecha de Vencimiento - Fecha de hoy / Tiempo restante
Utilización del servicio (ρ) = Tasa promedio de llegada por hora / Tasa promedio de servicio = λ / µ
Tiempo promedio transcurrido en el servicio = W = 1 / µ - λ
Tiempo promedio de espera para el servicio = ρW
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado (a) de la Oficina de Acceso a la Información.
559
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
3.) Departamento de Planificación y Desarrollo:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Control de Cambios de Documentos RESPONSABLE: Departamento de Planificación y Desarrollo
Misión: Definir los métodos y criterios para gestionar los cambios documentales en un Sistema de Gestión de Calidad.
Empieza: Identificando nuevos requerimientos a fin de incorporar cambios de formato.

Alcance: Incluye: Revisión, evaluación y aprobación de nuevos requerimientos.
Termina: Guardando el informe de entrenamiento en Backup.
ENTRADAS: Solicitud de un nuevo requerimiento.
PROVEEDORES: Departamento / Autoridad.
SALIDAS: Informe de cambios realizados en documentos.
CLIENTES: Departamento / Autoridad.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Nivel de implementación del documento en los diferentes procesos.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargada Departamento de Planificación y Desarrollo.
560
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Control de Registros RESPONSABLE: Departamento de Planificación y Desarrollo
Misión: Proveer un método para mantener actualizado los registros de cada proceso.
Empieza: Identificando los procesos a ejecutar.
Alcance: Incluye: Verificación, elaboración de oficio, elaboración de informe y registros de datos.
Termina: Con el Back up de la BD en la red de la CGR.
ENTRADAS: Data electrónica en la Base de Datos de Registros.
PROVEEDORES: Servidor Público correspondiente.
SALIDAS: Actualización de Registros en la Base de Datos.
CLIENTES: Contraloría General de la Republica.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de implementación del Formulario control de Registro.
FECHA: APROBACION:
561
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Auditoría de Procesos RESPONSABLE: Departamento de Planificación y Desarrollo
Misión: Verificar el cumplimiento de los Procedimientos de orden Administrativo, técnico y legal.
Empieza: Con la verificación del programa de auditoría.

Verificación de programa de auditorías, establecer requerimientos de auditorías, preparación y
Alcance: Incluye:
presentación de informe de auditoría.
Termina: Con la elaboración del plan de seguimientos de auditorías.
ENTRADAS: Requerimiento de Auditorías.
PROVEEDORES: Departamento de Planificación y Desarrollo.
SALIDAS: Informe de Auditorías.
CLIENTES: Departamento y/o Autoridad.
INSPECCIONES: REGISTROS:
INDICADORES:
Informe de cumplimiento de Auditoría.
FECHA: APROBACION:
562
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Control de Producto No Conforme RESPONSABLE: Departamento de Planificación y Desarrollo
Misión: Establecer un método que promueva un control de calidad en cada etapa de proceso.
Con la Planificación e implementación de procesos de seguimientos, medición, análisis y

Empieza:
mejoras.
Planificación e implementación de mejoras de procesos, verificación de datos registrados,
Alcance: Incluye:
evaluación y registro de no conformidades.
Termina: Con el registro de no conformidad en el formulario CGR – DPD – F010.
ENTRADAS: Formulario de Registro de Producto No Conforme.
SALIDAS: Informe.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Encuestas de conformidad del producto.

Nivel de implementación del documento en los diferentes procesos.
Control Estadístico de Procesos.
FECHA: APROBACION:
563
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Acciones Correctivas y Preventivas RESPONSABLE: Departamento de Planificación y Desarrollo
Establecer un método que promueva acciones oportunas con miras de mantener un proceso conforme a
Misión:
estándares de alto niveles de calidad.
Empieza: Con la identificación de las no conformidades.
Incluye: Informes, resultados de evaluaciones y análisis.

Alcance:
Con la remisión del formulario CGR – DPD – F011 al Departamento de Planificación y
Termina: Desarrollo.
ENTRADAS: Formulario de Registro de Producto No Conforme.
SALIDAS: Informe.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Encuesta de clima organizacional.
Análisis FODA.
Estudio de Valorización de Riesgo.
FECHA: APROBACION:
564
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
4.) Departamento de Comunicaciones:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Comunicaciones RESPONSABLE: Departamento de Comunicaciones
Diseñar, dirigir y supervisar los planes y estrategias de comunicación, difusión que fortalezcan la imagen
Misión: pública institucional interna y externa de la CGR.
Empieza: Con la pauta agenda sobre programa de actividades de la CGR.

Revisión de agenda, asignación de periodista, ejecución de notas de prensa y actualización de
Alcance: Incluye:
información en la Página WEB de la CGR.
Termina: Con la notificación al Encargado del Departamento de Comunicaciones sobre proceso realizado.
ENTRADAS: Pauta agenda sobre programa de actividades de la CGR.
PROVEEDORES: Director de Comunicaciones.
SALIDAS: Información actualizada en la página WEB de la CGR.
CLIENTES: Instituciones Públicas, unidades que conforman la CGR Y/o ciudadano cliente.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Cumplimiento de Cronograma de Actividades = Actividades Programadas Vs Actividades cubiertas
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado Departamento de Comunicaciones.
565
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Adjuntar documentos en la pág. WEB de la RESPONSABLE: Departamento de Comunicaciones

Contraloría
Mantener actualizada y sustentada las informaciones contenidas en la Página WEB para retroalimentar a los
usuarios para cumplir con los principios de probidad, legalidad, responsabilidad, transparencia, confiabilidad,
Misión:
eficacia, economía y eficiencia.
Empieza: Con la determinación de requerimientos de información.

Alcance: Incluye: Evaluación y aprobación de requerimientos.
Termina: Con la notificación al Encargado del Departamento de Comunicaciones sobre proceso realizado.
ENTRADAS: Requerimientos de información.
PROVEEDORES: Encargado de Comunicaciones.
SALIDAS: Actualización en la página WEB de la Contraloría con nuevas informaciones.
CLIENTES: Instituciones Públicas, unidades que conforman la CGR Y/o ciudadano cliente.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado Departamento de Comunicaciones.
566
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
5.) Dirección de Recursos Humanos:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Reclutamiento y Selección RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Proveer a la institución los candidatos idóneos para ocupar los puestos vacantes.
Empieza: Con la solicitud de requisición de personal.

Alcance: Incluye: Solicitud de requerimientos de personal, solicitud de concurso y Jurado Ad Hoc.
Termina: Con la resolución de nombramiento y actualización del sistema SASP.
ENTRADAS: Solicitud de requisición de personal.
PROVEEDORES: Instituciones Públicas Y/o unidades que conforman la CGR.
SALIDAS: Resolución de nombramiento.

INSPECCIONES: REGISTROS:
INDICADORES:
Porcentaje de cumplimiento del procedimiento.
Porcentaje aprobado de evaluación por competencia.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) de Recursos Humanos.
567
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Control de Asistencia de Personal RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Llevar control de asistencia de los Servidores Públicos de la Institución.
Empieza: Con el registro de huellas dactilares de empleados.
Alcance: Incluye: Registro de huellas dactilares por el Sistema Biométrico.
Termina: Con el reporte de asistencia.
ENTRADAS: Registro de huellas dactilares por el Sistema Biométrico.
PROVEEDORES: Servidores Públicos.
SALIDAS: Registro de asistencia en el formulario de asistencia de personal.
CLIENTES: Servidores Públicos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Productividad = Horas hombres trabajadas VS Jornada laboral establecida.
Ausentismo.
FECHA: APROBACION:
568
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Licencia de Servidores Públicos RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Tramitar licencias de los Servidores Públicos conforme a la Ley 41-08 artículo 57.
Empieza: Con la entrega de Licencia médica del empleado a RH.
Alcance: Incluye: Trámite de licencias para servidores públicos.
Termina: Con el archivo de copia al expediente del empleado.
ENTRADAS: Depósito de licencia médica.
SALIDAS: Oficio de respuesta de solicitud de Licencia Médica.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de solicitudes de licencias procesadas.
FECHA: APROBACION:
569
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Evaluación de Desempeño RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Evaluar el desempeño del servidor público a los fines de detectar necesidades de capacitación.
Empieza: Con la comunicación del MAP dirigida a RH de la Contraloría Gral. De la Rep.

Cronograma para inicio de proceso de Evaluación de Desempeño; Formulario de Evaluación de
Alcance: Incluye:
Desempeño.
Termina: Con la remisión del reporte general al MAP y copia al analista de RH.
ENTRADAS: Comunicación de requerimiento de inicio de evaluación de desempeño de parte del MAP a RH.
PROVEEDORES: MAP.
SALIDAS: Reporte de empleados calificados a recibir el bono por desempeño.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Cursos o talleres recibidos en periodo por mes.
Encuestas de clima organizacional.
Objetivos proyectados en el mes Vs Objetivos alcanzado.
FECHA: APROBACION:
570
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Reporte por Bono por Desempeño RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Elaborar listado de todos los Servidores Públicos que califican para el Bono por Desempeño.
Empieza: Con el recibo de calificaciones.
Alcance: Incluye: Evaluación rango de calificaciones.
Termina: Con la revisión y aprobación del reporte de evaluación del MAP
ENTRADAS: Reporte de calificaciones.

División de Registro, Control e Información - RH
PROVEEDORES:
(Analista)
SALIDAS: Reporte de evaluación de desempeño.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje aprobado de evaluación de desempeño.
FECHA: APROBACION:
571
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Programa de Vacaciones RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Programar las vacaciones conforme lo que establece la ley 41-08 en su artículo 53.
Empieza: Con la elaboración del programa de vacaciones.

Levantamiento de información, digitación de datos en el SASP, elaboración de Programas de
Alcance: Incluye:
Vacaciones.
Termina: Con el archivo de copias de los formularios de vacaciones.
ENTRADAS: Programa d vacaciones.
PROVEEDORES: Supervisor Y/o Autoridad inmediata del Departamento.
SALIDAS: Aprobación del formulario de vacaciones.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Indicador de cumplimiento del programa de vacaciones en función del tiempo.
FECHA: APROBACION:
572
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO Movimiento de Personal - Renuncias, RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos

destituciones, promociones y afines
Misión: Registrar las novedades del mes para actualización de nómina.
Empieza: Con generar comunicación de movimiento de personal.

Elaboración de formulario de Acción de Personal, reproducción de copias, aprobación, registro
Alcance: Incluye:
de cambios en el sistema de nómina / SASP.
Termina: Con archivar el formulario de Acción de Personal.
ENTRADAS: Comunicación de movimiento de personal.
PROVEEDORES: Supervisor y/o autoridad del Dpto.
SALIDAS: Actualización y registro en el sistema.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Novedades del mes.
FECHA: APROBACION:
573
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inclusión en Nómina de nuevo empleado. RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Incorporar en el Sistema de Nómina a los empleados de nuevo ingreso.
Empieza: Con la elaboración del formulario de Acción de Personal.

Registro de datos generales en el sistema SASP, actualización sistema de nómina - banco,
Alcance: Incluye:
actualización de sistema de Recursos Humanos.
Termina: Con el archivo en orden alfabético del expediente.
ENTRADAS: Formulario de Acción de Persona.
PROVEEDORES: División de Reclutamiento, Selección y Evaluación.
SALIDAS: Actualización en el sistema de Nómina.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de servidores públicos ingresado en nómina /mes.
FECHA: APROBACION:
574
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Solicitud de Pensión RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Tramitar pensiones del servidor público de acuerdo a la Ley 87-01 y Ley 379..
Empieza: Con el depósito del expediente de solicitud de trámite por parte del servidor público.
Alcance: Incluye: Trámite de solicitud, exclusión de nómina.
Termina: Con la notificación al beneficiario de la pensión sobre la toma de posesión.
ENTRADAS: Depósito de expediente para trámite de pensión.
PROVEEDORES: Servidor Público, Instituciones del Gobierno Central, RH.
SALIDAS: Comunicación de toma de posesión de la pensión.
CLIENTES: Servidor Público, Instituciones del Gobierno Central, RH.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo en el servicio laboral.
Porcentaje de pensiones a servidores públicos / mes.
FECHA: APROBACION:
575
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Registro de Maternidad RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Recibir reajuste en factura de la seguridad social con motivo a la ausencia de la empleada por concepto de
Misión:
Licencia Pre - Post natal.
Empieza: Con el diagnóstico de embarazo positivo.
Alcance: Incluye: Actualización de datos en la TSS del empleado.
Termina: Con la activación del subsidio y posterior archivo en copia del mismo.
ENTRADAS: Diagnóstico de embarazo.
SALIDAS: Activación de subsidio por maternidad.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Certificado médico.
Prueba de embarazo.
FECHA: APROBACION:
576
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inclusión en el Seguro Familiar de Salud RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Incluir al servidor público en el Seguro Familiar de Salud.
Empieza: Con la recepción del listado de nuevo ingreso de personal.
Alcance: Incluye: Inclusión en el seguro familiar de salud, verificación de afiliación, pago TSS.
Termina: Con la entrega de carnet de seguro a cada empleado de la CGR.
ENTRADAS: Listado de nuevo ingreso de personal.
PROVEEDORES: Dirección de Recursos Humanos.
SALIDAS: Carnets de Seguro Familiar de Salud.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
577
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inclusión Dependientes Directos en el RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos

Seguro Familiar de Salud
Misión: Incluir familiares en el Seguro Familiar de Salud del servidor público.
Empieza: Con la entrega del formulario de inclusión y anexos al servidor público.
Alcance: Incluye: Elaboración de informe de inclusión de dependientes directos en SFS.
Termina: Con el acuse de recibo y su posterior archivo en orden alfabético.
ENTRADAS: Formulario de inclusión Dependientes Directos en el SFS.
PROVEEDORES: Analista de RH.
SALIDAS: Informe de ARS de inclusión procesada de dependientes directos en el SFS.
CLIENTES: Dependientes Directos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
578
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inclusión Dependientes Adicionales en el

RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Seguro Familiar de Salud
Misión: Incluir dependientes adicionales de los Servidores Públicos en el Seguro Familiar de Salud.
Empieza: Con la solicitud del servidor público.

Verificación de afiliados en la pág. WEB de la TSS, aplicación de descuentos de TSS, verificación
Alcance: Incluye:
de pagos y emisión de carnets.
ENTRADAS: Solicitud de inclusión de dependientes adicionales.
SALIDAS: Carnets de SFS.
CLIENTES: Dependientes Adicionales.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
579
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inclusión en Seguro de Vida RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Incluir en el seguro de vida a todos los Servidores Públicos de la CGR.
Empieza: Con la entrega del formulario de solicitud al servidor público interesado.
Alcance: Incluye: Proceso de inclusión.
Termina: Con el archivo de la factura.
ENTRADAS: Formulario Inclusión de Seguro de Vida.
SALIDAS: Inclusión en el Seguro de Vida.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
580
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Reclamación de Seguro de Vida RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Tramitar reclamaciones del Seguro de Vida al Beneficiario.
Empieza: Con la solicitud de formularios a Pro - Seguros.
Alcance: Incluye: Evaluación, verificación y aprobación de cheque al reclamante.
Termina: Con el archivo de la copia de cheque.
ENTRADAS: Formulario de Reclamación.
PROVEEDORES: Pro- Seguros.
SALIDAS: Formulario de Reclamación debidamente llenado.
CLIENTES: Pro- Seguros.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) de Recursos Humanos
581
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Solicitud Subsidio de Lactancia RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Tramitar un subsidio a empleadas titulares en el SFS.
Empieza: Con el depósito de documentos de maternidad en RH.

Alcance: Incluye: Verificación y aprobación de subsidio.
Termina: Con la notificación al empleado a los fines de retirar la tarjeta de subsidio.
ENTRADAS: Informe de maternidad, copia de licencia pre y post natal y copia de acta de nacimiento.
SALIDAS: Tarjeta de subsidio de lactancia.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
582
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Detección de Necesidades de Capacitación RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Detectar necesidades de los empleados a fin de canalizar las capacitaciones correspondientes.
Empieza: Con la verificación de detección de necesidades.

Verificación de solicitudes, elaboración y aprobación de programas, coordinación de
Alcance: Incluye:
capacitación.
Termina: Con la asignación al FENC y/o CAPGEFI de los cursos a impartir.
ENTRADAS: Evaluación de desempeño, Programa Anual de Capacitación.
SALIDAS: Formación académica del servidor público.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Resultados evaluación de desempeño.
FECHA: APROBACION:
583
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Capacitación en el INAP RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Canalizar las capacitaciones al INAP.
Empieza: Con la recepción de solicitudes de parte del INAP.
Alcance: Incluye: Identificación de candidatos, coordinación de capacitación.
ENTRADAS: Solicitud de capacitación para el INAP.
PROVEEDORES: INAP.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Índice de cumplimiento del programa de capacitación.
Total de Horas Impartidas para Capacitación Vs Total de Horas Programadas.
FECHA: APROBACION:
584
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Capacitación en el CAPGEFI RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Canalizar las capacitaciones al CAPGEFI.
Empieza: Con la recepción de solicitudes de parte del CAPGEFI.
Alcance: Incluye: Identificación de candidatos, coordinación de capacitación.
ENTRADAS: Solicitud de capacitación para el CAPGEFI.
PROVEEDORES: CAPGEFI.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
585
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Entrega de Carnet de Identificación al RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos

Empleado de Nuevo Ingreso
Misión: Proveer al servidor público de una identificación institucional.
Empieza: Con la elaboración de comunicación del nuevo servidor público.

Revisión y aprobación de comunicaciones a los fines de emisión de carnets de nuevos
Alcance: Incluye:
empleados.
Termina: Con la entrega de la comunicación al servidor público.
ENTRADAS: Comunicación de empleado de nuevo ingreso.
SALIDAS: Carnets para Servidores Públicos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
586
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Capacitación al Servidor Público RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Proveer de conocimiento idóneo al servidor público de la Institución sobre la base conceptual y práctica
Misión:
conforme al requerimiento específico del cargo.
Empieza: Con la recepción de solicitudes de requerimientos de cursos.

Identificación de cursos a impartir, elaboración y remisión de comunicación, actualización de
Alcance: Incluye:
novedades en el SASP.
ENTRADAS: Solicitudes para capacitación.
PROVEEDORES: Autoridad de cada departamento - FENC.
SALIDAS: Formación académica de los servidores públicos de la CGR.
CLIENTES: Servidores Públicos

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
587
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Inducción RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Proveer capacitación continua a los empleados de la institución.
Con la entrega a los empleados de nuevo ingreso la Ley 10 - 07, Manual de RH, Manual de
Empieza:
Bienvenida y Reglamento Interno de RH de la CGR.
Elaboración del listado de participantes, coordinación de inducción, Actualización del Sistema
Alcance: Incluye:
SASP.
Termina: Con la actualización del SASP y archivo copia del expediente en orden alfabético.
ENTRADAS: Listado de los participantes a las sesiones de inducción del personal.
PROVEEDORES: Analista RH.
SALIDAS: Formación académica de los servidores públicos de la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Total de Horas Impartidas Vs Total de Horas Programadas.
FECHA: APROBACION:
588
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Archivo de Expedientes y Documentos RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos
Misión: Mantener actualizado los expedientes archivados conforme a las novedades generadas diariamente.
Empieza: Con la recepción de documentos para archivar.
Alcance: Incluye: Organización, clasificación y archivo de la documentación.
Termina: Con el archivo de expedientes y documentos.
ENTRADAS: Expedientes y documentos para archivar.
PROVEEDORES: Departamentos Y/o unidades operativas de la CGR - Archivo.
SALIDAS: Expedientes y documentos debidamente archivados.
CLIENTES: Departamentos Y/o unidades operativas de la CGR - Archivo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Productividad = Total de documentos archivados por día Vs Total de documentos pendiente de archivar.
Porcentaje de cumplimiento del procedimiento de archivo.
FECHA: APROBACION:
589
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
6.) Dirección de Tecnología de la Información:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.

PROCESO: Requerimientos para Desarrollo de Sistema
de Información.
Desarrollar aplicaciones conforme a requerimientos específicos de la Institución, adaptándolos a los

Misión:
estándares y parámetros establecidos por la DTI.
Empieza: Con la solicitud de requerimientos.

Evaluación y aprobación de requerimientos, diseño y desarrollo de aplicación, actualización ó
Alcance: Incluye:
parcho, ambiente de prueba, soporte a usuario.
ENTRADAS: Solicitud de requerimientos de desarrollo de Sistema de Información (aplicación informática).
PROVEEDORES: Autoridad de Departamento.
SALIDAS: Software creado conforme a los requerimientos solicitados.
CLIENTES: Departamentos Y/o unidades operativas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) de Tecnología de la Información.
590
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Mesa de Ayuda RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.
Soporte integral en el uso innovador de la tecnología a todos los usuarios de sistemas y aplicaciones de la
Misión:
CGR.
Empieza: Con el contacto Usuario - MESA DE AYUDA vía correo electrónico o llamada telefónica.
Solicitud de requerimientos, generación y aprobación de reporte, verificación y validación de
Alcance: Incluye:
requerimientos, soporte a usuarios.
ENTRADAS: Solicitud de requerimientos de soporte técnico.
PROVEEDORES: Soporte Técnico a Usuarios.
SALIDAS: Solicitud procesada conforme a requerimientos solicitados.
CLIENTES: Usuarios de sistemas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Utilización del servicio = Tasa promedio de llegada por hora / Tasa promedio de servicio = λ / µ
FECHA: APROBACION:
591
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Soporte Técnico RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Proveer servicio técnico de tecnología de la información conforme a requerimientos de los usuarios de

Misión:
sistemas de la CGR.
Empieza: Con el contacto Usuario - Soporte Técnico vía correo electrónico o llamada telefónica.
Alcance: Incluye:
ENTRADAS: Con la solicitud de requerimientos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
592
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Creación de Usuarios y Configuración de
RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Outlook
Crear nuevos usuarios de sistemas a los servidores públicos de la CGR a fin de conceder acceso a las
Misión:
aplicaciones de tecnología de la información.
Con el contacto Usuario - MESA DE AYUDA / Soporte Técnico vía correo electrónico o llamada
Empieza:
telefónica.
Alcance: Incluye:
ENTRADAS: Con la solicitud de requerimientos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de solicitudes = Total de Solicitudes respondida / Total de solicitudes recibidas/día x 100%
FECHA: APROBACION:
593
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Restaurar Informaciones RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.
Restaurar informaciones contenida en Base de Datos a requerimientos específicos por los usuarios de
Misión:
aplicaciones informáticas.
Empieza: Con la solicitud de restauración de datos.
Alcance: Incluye: Evaluación, aprobación y ejecución de requerimientos.
Termina: Con la aprobación de reemplazo de ruta de ambiente provisional al ambiente de producción.
ENTRADAS: Solicitud de restauración de informaciones.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de solicitudes = Total de Solicitudes respondidas/ Total de solicitudes recibidas/día x 100%
FECHA: APROBACION:
594
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Creación de Usuario para acceso aplicación RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.
extranet.
Restaurar informaciones contenida en Base de Datos a requerimientos específicos por los usuarios de
Misión:
aplicaciones informáticas.
Empieza: Con el contacto Usuario - Programador Pág. WEB vía correo electrónico o llamada telefónica.
Alcance: Incluye: Verificación y validación de datos generales, creación de usuario extranet.
Termina: Con la notificación al interesado informando que el usuario ha sido creado.
ENTRADAS: Solicitud de Creación de usuario para fines de acceso al extranet.
PROVEEDORES: Programador encargado de mantenimiento de la página WEB de la Contraloría.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
595
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Creación de Usuario para acceso aplicación RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
sistema de libramiento
Misión: Crear acceso vía WEB para uso del sistema de libramiento.
Empieza: Con la remisión de comunicación de requerimientos dirigida al Contralor.
Alcance: Incluye: Evaluación y aprobación de requerimientos, validación de datos generales,

Comunicación dirigida al Contralor, solicitando la creación de usuario para sistema de
ENTRADAS:
libramiento.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
596
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Creación de usuario para acceso a OnBase RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Misión: Crear acceso vía WEB para uso del sistema de OnBase.
Empieza: Con la solicitud de acceso al sistema OnBase.
Alcance: Incluye: Evaluación y aprobación de requerimientos, validación de datos generales, creación de usuario.
ENTRADAS: Solicitud para acceso a OnBase.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
597
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Corrección de error de software en ambiente RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información

de producción
Misión: Corregir cualquier error previsto en el software.
Empieza: Con la solicitud a MESA DE AYUDA - Soporte Técnico.
Alcance: Incluye: Asistencia Técnica, validación de requerimientos, implementación de actualización o parcho.
Termina: Con la notificación al usuario sobre solicitud procesada conforme a requerimientos.
ENTRADAS: Solicitud de requerimientos.
PROVEEDORES: Soporte Técnico de Usuarios - Programador - Base de Datos - Redes

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de error en aplicación.
FECHA: APROBACION:
598
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Permiso de acceso a la Base de Datos en RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.

ambiente de Producción
Misión: Otorgar permisos de acceso a la Base de Datos en ambiente de producción.
ENTRADAS: Solicitud de acceso a la Base de Datos.
PROVEEDORES: Soporte Técnico de Usuarios - Programador - Base de Datos - Redes

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
599
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Habilitar salida de data o revisión de una RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información.
existente en ambiente de producción
Misión: Proveer soporte técnico para habilitar la salida de data o revisión de una existente.
Empieza: Con la solicitud de requerimientos de parte del usuario a la División Administración de Redes.
ENTRADAS: Solicitud para habilitar salida de data o revisión de la misma.
PROVEEDORES: Soporte Técnico, Redes.
SALIDAS: Salida de data restablecida conforme a requerimientos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
600
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Acceso a internet en ambiente de producción RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Otorgar acceso a internet conforme a tareas o actividades a desempeñar de acuerdo al puesto específico en el
Misión:
Manual de Cargos y Funciones.
ENTRADAS: Solicitud de acceso de internet.
PROVEEDORES: Soporte Técnico de Usuarios, División de Administración de Redes.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
601
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Token para acceso VPN RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Misión: Facilitar conexión vía remota al Sistema de Contrato de la CGR.
ENTRADAS: Solicitud de Token para acceso VPN
PROVEEDORES: Mesa de Ayuda - Soporte Técnico - División de Administración de Redes.
SALIDAS: Entrega de Token.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
602
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Usuario Inactivo en ambiente de producción RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información
Mantener actualizado la base de datos de los usuarios en estado activo e inactivo a los fines de asegurar la
Misión:
integridad en el manejo de la información Institucional.
Empieza: Con la notificación de RH al DTI.
Alcance: Incluye: Deshabilitar usuario de los recursos correspondientes a la DTI de la CGR.
Termina: Con la notificación de la DTI a RRH confirmando que el proceso ha sido realizado.
ENTRADAS: Notificación de Suspensión laboral o traslado físico a otra institución.
PROVEEDORES: Dirección de Recursos Humanos - DTI.
SALIDAS: Suspensión definitiva o temporal de servicio de acceso a las aplicaciones informáticas de la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Reporte de novedades del mes.
FECHA: APROBACION:
603
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Cambio de Clave de acceso para RESPONSABLE: Dirección de Tecnología de la Información

aplicaciones informáticas
Misión: Administrar el control de acceso de usuarios en los sistemas y/o aplicaciones de DTI.
ENTRADAS: Solicitud de cambio de clave.
PROVEEDORES: Mesa de Ayuda - Soporte Técnico - División Administración de Redes.
SALIDAS: Cambio de clave de acceso para aplicaciones informáticas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Reporte de novedades del mes.
FECHA: APROBACION:
604
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
7.) Dirección Administrativa y Financiera - Recepción:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Visitas a empleados públicos Y/o RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Funcionarios de la CGR. RECEPCION
Misión: Proveer autorización de entrada a los visitantes.
Empieza: Con los requerimientos del Visitante / Cliente.
Alcance: Incluye: Confirmación, registro de identificación y atención al usuario.
Termina: Con el retorno de los documentos de identificación del Visitante / Cliente.
ENTRADAS: Requerimientos del ciudadano cliente.
PROVEEDORES: Recepción - Personal de la CGR.
SALIDAS: Respuestas a los requerimientos del ciudadano / cliente.
CLIENTES: Ciudadano / Cliente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tomar en cuenta el uso de modelos de filas de espera para analizar operaciones;
Tiempo promedio de servicio por cliente.
Utilización del servicio = Tasa promedio de llegada de cliente por hora / Tasa promedio de servicio = λ / µ
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) Administrativo y Financiero.
605
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Recepción y Transferencia de Llamadas RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

RECEPCION
Misión: Canalizar las llamadas entrantes a los diferentes departamentos de la Institución.
Empieza: Al recibir la llamada del ciudadano / cliente.

Alcance: Incluye: Recepción y atención a las llamadas telefónicas del ciudadano /cliente.
Termina: Con la respuesta a los requerimientos solicitados.
ENTRADAS: Llamadas telefónicas del ciudadano / cliente.
PROVEEDORES: Recepción - Personal de la CGR.
SALIDAS: Respuestas a los requerimientos del ciudadano / cliente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tomar en cuenta el uso de modelos de filas de espera para analizar operaciones;
Total de llamadas Procesadas Vs Total de llamadas recibidas.
Utilización del servicio.
FECHA: APROBACION:
606
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
8.) Dirección Administrativa y Financiera - Presupuesto:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Solicitud y Apertura de Fondo Reponible RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Institucional Presupuesto
Facilitar la contratación de servicios y compras que no tengan que esperar por el trámite que conlleva la
Misión:
ejecución de una orden de pago o libramiento.
Empieza: Con la elaboración de la comunicación de fondo Reponible.
Alcance: Incluye: Revisión del gasto número 2, 3 y 61, remisión de comunicación al DIGEPRES.
Con la aprobación de apertura de Fondo Reponible por parte del DIGEPRES y la elaboración de
Termina:
la solicitud de Fondo Reponible.
ENTRADAS: Solicitud de Fondo Reponible.
PROVEEDORES: División de Contabilidad - DIGEPRES.
SALIDAS: Reposición de Fondo Reponible autorizada.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se genera la solicitud hasta que se emite y entrega el documento definitivo.
Porcentaje de solicitudes procesadas/día.
FECHA: APROBACION:
607
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Formulación de Ante Proyecto de RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Presupuesto Presupuesto
Misión: Plasmar la misión y visión institucional así como las metas y objetivos alcanzar con los recursos asignados.
Con la Autorización de remisión de Presupuesto Preliminar por parte del DAF a los Directores y
Empieza:
Encargados.
Elaboración y remisión de Presupuesto Preliminar, coordinar con el DIGEPRES evaluación de
Alcance: Incluye:
Presupuesto, agrupar cuentas y sub-cuentas, elaboración de Presupuesto Físico.
Con la elaboración de un techo o tope de parte del DIGEPRES al Presupuesto Institucional y el
Termina:
llenado de formularios de acuerdo a las funciones, metas logradas por la CGR.
ENTRADAS: Autorización de remisión de presupuesto preliminar.
PROVEEDORES: Directores departamentales Y/o Encargados de Áreas - DAF.
SALIDAS: Presupuesto físico conforme al tope establecido por el DIGEPRES.
CLIENTES: Contraloría General de la República.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Presupuesto preliminar.
Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos.
FECHA: APROBACION:
608
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Elaboración de Presupuesto de Gasto RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Presupuesto
Misión: Realizar los ajustes necesarios de acuerdo de las variaciones producidas.
Empieza: Con la elaboración del documento de distribución de presupuesto por trimestre.

Llenar formularios, generar comunicaciones, verificar en el DIGEPRES balance de apropiación,
Alcance: Incluye:
verificar en el SIGEF balance de cuota vigente.
Termina: Con las modificaciones presupuestaria requeridas.
ENTRADAS: Documento de distribución de Presupuesto por trimestre.
PROVEEDORES: División de Presupuesto - Contabilidad - DIGEPRES.
SALIDAS: Presupuesto ajustado conforme a requerimientos (modificaciones presupuestarias).

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Presupuesto ajustado conforme requerimientos establecido.
FECHA: APROBACION:
609
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Compensación Presupuestaria RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Presupuesto
Registrar en la tarjeta control de gastos, las apropiaciones, modificaciones y compromisos aprobados por
Misión:
DIGEPRES.
Empieza: Con la supervisión y monitoreo de gastos mensuales de la Institución.

Análisis y registros de solicitudes de compromisos devengados y libramientos, ejecución de
Alcance: Incluye: desembolsos previamente aprobados por el DIGEPRES, balance de apropiación e informe sobre
tareas realizadas.
Termina: Con el informe de tareas realizadas.
ENTRADAS: Programación de gastos mensuales de la entidad.
PROVEEDORES: División de Contabilidad.
SALIDAS: Apropiaciones, modificaciones y compromisos aprobados por DIGEPRES.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Registros de solicitudes de compromisos devengados y libramientos, ejecución de desembolsos previamente aprobados por
el DIGEPRES, balance de apropiación e informe sobre tareas realizadas.
FECHA: APROBACION:
610
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
9.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Contabilidad:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Regularización de Fondo Reponible e RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Institucional División de Contabilidad
Misión: Tener liquidez para el pago de obligaciones menores de los RD$50,000.00
Empieza: Con la verificación en el SIGEF de los avisos de débitos.
Alcance: Incluye: Verificación de débitos conciliados, recopilación de cheques, solicitud de aprobación.
Termina: Con asumir la regularización y remitiendo a la firma de incumbente.
ENTRADAS: Verificación en el Sistema SIGEF sobre débitos conciliados.
SALIDAS: Solicitud de transferencia y asumir regularización a los fines de firma del incumbente.
CLIENTES: Institución correspondiente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Débitos conciliados.
FECHA: APROBACION:
611
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Conciliación Bancaria de Cuenta Corriente RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

de Fondo Reponible División de Contabilidad
Misión: Establecer un control en el manejo de la cuenta corriente del Fondo Reponible.
Empieza: Con el registro de débitos y créditos.

Alcance: Incluye: Cuadre mensual de los estados de cuenta.
Termina: Con realizar la disponibilidad diaria de cuenta y la firma del responsable.
ENTRADAS: Registro en libro de banco de débitos y créditos.
SALIDAS: Disponibilidad diaria de cuenta.
CLIENTES: Institución correspondiente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Realización de cuadre mensual con los estados de cuenta.
Registro en libro de banco los débitos y créditos.
FECHA: APROBACION:
612
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Regularización del Gasto y Pago de RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Compromiso División de Contabilidad
Cumplir con las obligaciones en que incurre la institución para la realización de sus labores, apoyándose del
Misión:
marco legal para los pagos que conciernen a los recursos públicos adquiridos.
Empieza: Con la verificación de solicitudes.

Verificaciones de requerimientos, análisis de orden de compra, documento del gasto
Alcance: Incluye: (libramiento), aprobación y registro del documento del gasto (libramiento), remisión del
documento del gasto (libramiento) a la DRCC.
Termina: Con la remisión del documento del gasto (libramiento) a la DRCC.
ENTRADAS: Solicitud de Requerimientos.
SALIDAS: Documento para pago o libramiento.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Libramiento revisado y validado por la UAI.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) Administrativo y Financiero
613
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Pago por Cheques Interno RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Misión: Realizar pagos establecidos a través de la cuenta corriente de fondo Reponible.
Empieza: Con la autorización de pago por parte del DAF.

Alcance: Incluye: Verificación de requerimientos, elaboración y aprobación de cheques, documentos soportes.
Termina: Con la codificación de los documentos soportes de caja chica.
ENTRADAS: Autorización de Pago.
PROVEEDORES: Dirección Administrativa y Financiera.
SALIDAS: Reposición de Fondo Reponible.
CLIENTES: Ciudadano Cliente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Disponibilidad de Fondo Reponible.
FECHA: APROBACION:
614
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Análisis de Pagos Pendientes con RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Proveedores Estatales o No Estatales División de Contabilidad
Proveer un seguimiento continuo a las órdenes de pagos a los fines de completar el proceso de trámite de las
Misión:
mismas.
Empieza: Con la recepción de solicitud de parte del proveedor o del DAF.
Alcance: Incluye: Verificación de pago pendiente.
Termina: Con el trámite de la solicitud mediante oficio al DAF.
PROVEEDORES: Ciudadano Cliente - Dirección Administrativa y Financiera - División de Contabilidad.
SALIDAS: Trámite de órdenes de pagos pendientes.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Ordenes de pagos pendientes.
FECHA: APROBACION:
615
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Elaboración de Nómina de Pago RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Realizar el pago de salarios de los servidores públicos de la Institución de conformidad con la normativa
Misión:
vigente.
Empieza: Con la solicitud de novedades a la RH.
Alcance: Incluye: Informes de novedades del mes.
ENTRADAS: Novedades del mes.
SALIDAS: Nómina del mes.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Informe de Novedades del mes.
Tiempo de respuesta desde que se genera la orden de pago hasta que se aprueba y remite a la Tesorería Nacional.
Tasa de resolución de órdenes de pago = Total de órdenes de pagos aprobadas / Total de órdenes de pago recibidas/día x
100%
FECHA: APROBACION:
616
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Solicitud de Registro Preventivo para RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Inclusión División de Contabilidad
Misión: Apartar la previsión del salario por la cantidad de meses que faltan para terminar el año.
Empieza: Con la solicitud de registro preventivo.

Solicitud de registro preventivo, procesar registro en el SIGEF, recepción de contratos notariados
Alcance: Incluye:
adjunto a certificaciones, nómina.
ENTRADAS: Solicitud de Registro Preventivo.
PROVEEDORES: Departamento Jurídico.
SALIDAS: Libramiento para pago de nómina.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
617
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Nómina de Viáticos Internos RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Misión: Realizar la ejecución de órdenes de pago específico para viáticos.
Empieza: Con la recepción de solicitud de viáticos del departamento interesado o UAI.

Proceso de verificación de solicitud, cálculos de montos de viáticos, remisión de solicitud para
Alcance: Incluye:
aprobación de viáticos al MAE.
Termina: Con la aprobación del MAE y la elaboración de la orden de pago (libramiento).
ENTRADAS: Solicitud de viáticos.
PROVEEDORES: Cliente Interno - UAI.
SALIDAS: Libramiento para pago de viático.
CLIENTES: Cliente Interno - UAI.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
618
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Viático Externo RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Elaborar órdenes de pagos por conceptos de viáticos conforme a requerimientos previos establecidos sobre la
Misión:
base legal e institucional.
Empieza: Con la solicitud de viáticos al exterior de parte del Departamento de Comunicaciones.

Solicitud de viáticos, programa de evento, documentación que avalen todo lo concerniente, oficio,
Alcance: Incluye:
autorización de viáticos, soportes de recibo de pago.
Termina: Con la entrega de cheque del viático al beneficiario.
ENTRADAS: Solicitud de viáticos al exterior.
PROVEEDORES: Departamento de Comunicación.
SALIDAS: Cheque para pago de viáticos Externo.
CLIENTES: Servidor Público / Cliente interno.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
619
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Análisis y Registro de las Novedades a la RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

TSS División de Contabilidad
Misión: Registras las novedades en la página de la TSS.
Con el proceso de cargar las variaciones de la TSS de forma manual o electrónicamente (archivo
Empieza:
TXT).
Proceso de cargar las variaciones en la Página WEB de la TSS, validación cuadre de nómina por
Alcance: Incluye:
área.
Termina: Con la notificación a la TSS sobre nómina lista para pago.
ENTRADAS: Nóminas Procesadas.
SALIDAS: Registro de cargas en la página de la TSS.
CLIENTES: Servidor Público / Cliente Interno.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Nómina procesada conforme a los procedimientos establecidos.
Registro de todas las novedades a través de la página WEB de la TSS.
FECHA: APROBACION:
620
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Nómina de Horas Extras RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Generar un pago extraordinario por concepto de trabajo realizado en horas adicional a la jornada laboral
Misión:
establecida en la Ley 41-08 Función Pública.
Empieza: Con la solicitud de pago de horas extras.

Relación de horas extras trabajadas, generación y remisión de oficios, aprobación de pago de
Alcance: Incluye:
horas extras.
Termina: Con la elaboración de nómina y documento para pago (libramiento).
PROVEEDORES: Departamentos, Unidades Operativas, UAI.
SALIDAS: Orden de pago / libramiento.
CLIENTES: Servidor Público / Cliente Interno.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se genera la solicitud hasta que se emite y aprueba el libramiento.
FECHA: APROBACION:
621
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Análisis y Registro de Novedades a la

RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -
Tesorería Social / Ratificación de Pago de Nómina para
la DGII.
Ratificar las declaraciones de nominas de empleados pagados en un periodo dado a los fines de regularizar
Misión: dichos pagos y cuadrar lo que se ha pagado mediante la nomina y lo que está declarado en la página de la
DGII y la TSS.
Empieza: Generando los archivos para fines de TSS en el SASP.

Cargar las novedades en la página WEB de la TSS, verificación de requerimientos, formularios
Alcance: Incluye:
IR3.
ENTRADAS: Archivos para TSS.
SALIDAS: Formulario IR3.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Declaraciones de nominas de empleados pagados en un periodo dado.
Total de formulario IR3 procesados/mes.
FECHA: APROBACION:
622
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Análisis y Registro de Novedades a la TSS / RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Seguros Padres División de Contabilidad
Permitir que cada servidor público tenga la posibilidad de afiliar en el seguro a sus ascendientes directos
Misión:
(padres).
Empieza: Con la solicitud de afiliación de parte de RH.
Alcance: Incluye: Proceso de verificación en la página WEB de la TSS, formulario IR3.
ENTRADAS: Solicitud de afiliación de RH.
SALIDAS: Formulario IR3.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de Formularios IR3 = Total de formularios procesados / Total de formulario IR3.
FECHA: APROBACION:
623
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Registro y Control de Activos Fijos -

RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -
Traslados Internos División de Contabilidad
Controlar y supervisar los movimientos internos concernientes a traslados de equipos y mobiliarios de la

Misión:
institución.
Empieza: Con la notificación de traslado de activos.
Alcance: Incluye: Verificación de disponibilidad, registro y actualización de movimiento de activo en el sistema.
Termina: Con actualizar la localización del activo en el sistema.
ENTRADAS: Notificación de Traslado de Activos.
PROVEEDORES: Dirección Administrativa y Financiera.
SALIDAS: Actualización y registro de movimientos de activos por el sistema.
CLIENTES: División de Contabilidad.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de solicitudes = Total de solicitudes procesadas / Total de solicitudes recibidas x 100%
FECHA: APROBACION:
624
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Registro y Control de Activos Fijos RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Misión: Mantener actualizados de los mobiliarios y equipos de oficina.
Empieza: Con la verificación de los activos físicos de las áreas comunes y unidades administrativas.
Registro de activos en el sistema, exportar la data al sistema de DIGECOG mediante SIAB,
Alcance: Incluye:
registro de flota vehicular.
Termina: Con el cuadre de facturas y documentos con el corredor del seguro.
ENTRADAS: Listado de verificación de activos fijos.
SALIDAS: Documentos de órdenes de compra y facturas en periodo anual.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Inventario de activos fijos.
FECHA: APROBACION:
625
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: Registro y Control de Activos Fijos - RESPONSABLE: Dirección Administrativa y Financiera -

Reparación de Equipos División de Contabilidad
Misión: Gestionar salida de equipos para reparación por conceptos de fallas encontradas en los mismos.
Empieza: Con generar solicitud de reparación de equipos.

Impresión, aprobación y firma de solicitud, registro de datos en el formulario de equipos a
Alcance: Incluye:
reparar.
Termina: Aprobación de reparación de equipos.
ENTRADAS: Solicitud de Reparación de Equipos.
PROVEEDORES: Departamento / Unidades Operativa.
SALIDAS: Formulario de salida de equipos.
CLIENTES: Dirección Administrativa y Financiera.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
626
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO: RESPONSABLE:
Registro y Control de Activos Fijos - Descargo de Activo Dirección Administrativa y Financiera - División de
Fijo Contabilidad
Mantener actualizados el inventario de mobiliarios y equipos de oficina en desuso para fines de descargo por
Misión:
parte la Dirección General de Bienes Nacionales.
Empieza: Con el levantamiento de información de todos los equipos y mobiliarios en desuso.
Alcance: Incluye: Levantamiento de información, remisión de comunicaciones.
Termina: Con la aprobación, descargo y traslado de equipo en desuso.
ENTRADAS: Comunicación de levantamiento de equipos.
SALIDAS: Descargo de Equipos por el sistema.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Verificación de activos fijos de áreas comunes y administrativas.
Inventario de activo fijo.
FECHA: APROBACION:
627
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Dirección Administrativa y Financiera - División de
Registro y Control de Activos Fijos - Inventario Contabilidad
Presentar el estado real y de forma cuantificable y económica los bienes, mobiliarios y equipos conformados
Misión:
en la Contraloría General de la República.
Empieza: Con la realización de un inventario de activo fijo.
Alcance: Incluye: Inventario de activo fijo, registro de inventario en el Sistema SIAB, informes.
Termina: Con la elaboración del informe de resultado.
ENTRADAS: Programa de Inventario.
PROVEEDORES: CGR - FENC - UAI
SALIDAS: Informe de resultados de inventario.
CLIENTES: DIGECOP - ADMINISTRACION DE BIENES NACIONALES.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Total de registros de activos fijos procesados en el Sistema SIAB.
Inventario Total = Registros de todos los elementos + Inventarios a la mano de todos los elementos.
FECHA: APROBACION:
628
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
10.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Servicios Generales /

Mayordomía:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
RESPONSABLE:
Mantenimiento de jardinería y áreas verdes
Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Misión: Mantener el buen estado de las áreas verdes.
Empieza: Con la entrega del listado chequeo al operario.

Mantenimiento preventivo de jardinerías y áreas verdes, registro de trabajo realizado en el
Alcance: Incluye:
sistema.
Termina: Con la aprobación del mantenimiento realizado.
ENTRADAS: Listado de chequeo.
PROVEEDORES: División de Servicios Generales
SALIDAS: Listado de chequeo aprobado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Programa de mantenimiento preventivo.
FECHA: APROBACION:
629
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
Mantenimiento Preventivo Generadores de Energía de RESPONSABLE:
Emergencia. Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Dar mantenimiento periódico a los generadores de energía para garantizar su correcto funcionamiento.
Misión:
Empieza: Con la verificación del formulario de mantenimiento preventivo.

Verificación de formularios, chequeo de requerimientos de generadores, asistencia técnica de
Alcance: Incluye:
mantenimiento, aprobación de requerimientos, mantenimiento preventivo.
Con el registro en el sistema por mantenimiento preventivo realizado y archivo de copia de
Termina: factura.
ENTRADAS: Requerimientos para mantenimientos de Generadores de Energía de Emergencia.
SALIDAS: Mantenimiento Preventivo a Generadores de Energía de Emergencia.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Horas de uso de equipos.
FECHA: APROBACION:
630
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Mantenimiento Preventivo Acondicionadores de Aire Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Misión: Dar mantenimiento periódico a los acondicionadores de aire para garantizar su correcto funcionamiento.
Alcance: Incluye: Mantenimiento preventivo de acondicionadores, listado de requerimientos y aprobación.
Termina: Archivando en cronológico el listado chequeo aprobado de mantenimiento preventivo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de uso de filtros y parrilla de retorno.
FECHA: APROBACION:
631
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
RESPONSABLE:
Mantenimiento Preventivo de Limpiezas y Áreas
Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Comunes
Misión: Garantizar la higiene en la Institución.
Empieza: Con la entrega del listado chequeo al Supervisor.

Mantenimiento preventivo de limpiezas y áreas comunes, entrega de equipo y materiales de
Alcance: Incluye:
limpieza, supervisión y aprobación de trabajo de limpieza realizado.
Termina: Archivando el listado chequeo de limpieza de trabajo realizado.
ENTRADAS: Formulario Control de Limpieza.
SALIDAS: Formulario Control de Limpieza aprobado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Programa de limpieza.
FECHA: APROBACION:
632
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
Mantenimiento Preventivo de Almacenamiento de Agua RESPONSABLE:
Potable Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Mantener almacenada las aguas potables conforme a niveles óptimos de calidad a los fines de garantizar la
Misión:
salud del capital humano de la Institución.
Empieza: Con la entrega de listado chequeo.
Alcance: Incluye: Mantenimiento preventivo, aprobación de trabajos realizados.

Con el registro en el sistema del trabajo realizado y posterior archivo del formulario chequeo
Termina:
aprobado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Programa de limpieza.
FECHA: APROBACION:
633
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Mantenimiento Preventivo de Fumigación Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Realizar jornadas de fumigación para eliminar posibles plagas que afecten la salud del capital humano de la
Misión:
Institución.
Empieza: Con la revisión del programa mensual de limpieza.

Asistencia técnica, coordinación de trabajos a realizar, mantenimiento preventivo, informe de
Alcance: Incluye:
trabajos realizados, trámite de pago.
Termina: Con la remisión del expediente completo al DAF a los fines de pago al suplidor del servicio.
ENTRADAS: Programa Mensual de Fumigación.
SALIDAS: Documentos soportes para fines de pago al proveedor del servicio.
CLIENTES: DAF - Cliente externo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Programa de fumigación.
Ultima fecha de fumigación.
FECHA: APROBACION:
634
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Mantenimiento Correctivo Eléctrico Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Mayordomía
Misión: Prevenir fallas eléctricas.

Verificación de listado chequeo, requisición de materiales, aprobación de requisición, retiro de
Alcance: Incluye:
materiales de almacén de suministro, validación de trabajos realizados.
Termina: Archivando en cronológico el listado control de chequeo.
ENTRADAS: Listado chequeo.
SALIDAS: Listado chequeo aprobado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Utilización del equipo.
FECHA: APROBACION:
635
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
11.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Servicios Generales /

Transportación:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Traslado de Personal Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Transportación
Proveer servicio de transporte a los Servidores Públicos de la CGR.

Misión:
Empieza: Con la recepción de solicitud de traslado.
Alcance: Incluye: Traslado de personal, verificación de vehículo.
ENTRADAS: Solicitud de traslado de personal.
PROVEEDORES: Departamentos / Unidades Operativas.
SALIDAS: Servicio de traslado de personal.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de solicitudes = Total de solicitudes procesadas / Total de solicitudes recibidas/día x 100%
Disponibilidad de transporte.
FECHA: APROBACION:
636
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Traslado de Personal Ejecutivo Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Transportación
Proveer un servicio de transporte al personal ejecutivo y de apoyo administrativo de la Contraloría General de

Misión:
la República.
Empieza: Cuando el chofer realiza el poche de asistencia a las 8:00am.

Chequeo rutinario de la flota vehicular, registro de datos por el sistema de transportación,
Alcance: Incluye:
verificación de rutas, traslado de personal ejecutivo.
ENTRADAS: Listado de traslado de personal ejecutivo.
PROVEEDORES: Sección de Transportación.
SALIDAS: Servicio de Traslado de Personal.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Disponibilidad de transporte.
FECHA: APROBACION:
637
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Requisición de Combustible Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Transportación
Gestionar el abastecimiento de combustible a los fines de prever que se agote la cantidad en existencia del
Misión:
mismo.
Empieza: Con el inventario de combustible correspondiente a la flotilla vehicular.

Requisición de combustible, aprobación de requisición, registro en el sistema de transportación,
Alcance: Incluye:
facturación con comprobante fiscal.
Termina: Con la remisión de factura a la División de Contabilidad.
ENTRADAS: Inventario de combustible de flota vehicular.
SALIDAS: Factura de combustible.
CLIENTES: División de Contabilidad.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Inventario de combustible.
Punto de reorden de abastecimiento.
FECHA: APROBACION:
638
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Mantenimiento Preventivo de la Flotilla Vehicular Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Transportación
Misión: Dar mantenimiento a la flota vehicular de la CGR para garantizar su buen funcionamiento.
Empieza: Con la verificación de fecha del último mantenimiento realizado.

Verificación, registro y cálculo de kilometraje, elaboración de formulario de observaciones
Alcance: Incluye:
encontradas, aprobación mantenimiento preventivo, requisición y aprobación de materiales.
Termina: Archivando el formulario del trabajo de mantenimiento preventivo realizado.
ENTRADAS: Verificación de fecha sobre último mantenimiento vehicular.
SALIDAS: Formulario de Mantenimiento Preventivo aprobado.
CLIENTES: Sección de Transportación.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Programa de mantenimiento.
Kilometraje.
FECHA: APROBACION:
639
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
RESPONSABLE:
Requisición de Piezas, Partes y Suministros agotadas en
Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Transportación
inventario en el almacén
Misión: Gestionar el reabastecimiento de piezas, partes o suministros agotadas en almacén.
Empieza: Con el oficio de requerimientos de piezas, partes o suministros.

Oficio de aprobación de requisición de materiales, proceso de compras de materiales, orden de
Alcance: Incluye:
compra, pre factura y factura definitiva, proceso de pago al proveedor, recepción de materiales.
Termina: Con la recepción de materiales.
ENTRADAS: Oficio de requerimientos de Piezas, Partes y Suministros.
PROVEEDORES: Sección de Almacén y Suministro.
SALIDAS: Mercancías conforme a los requerimientos solicitados.
CLIENTES: Sección de Transportación.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Inventario de Piezas, Partes y Suministros.
Punto de reorden de abastecimiento.
FECHA: APROBACION:
640
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
12.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Servicios Generales / Almacén y

Suministro:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección Administrativa y Financiera - DSG /Almacén y
Recepción de Mercancías
Suministro
Misión: Recibir mercancías conforme a las especificaciones establecidas en las órdenes de compra.
Empieza: Con la recepción de mercancías.

Verificación de mercancías con orden de compra aprobada por el DAF y registro de factura
Alcance: Incluye:
definitiva.
Termina: Registro de factura definitiva en el sistema de suministro.
ENTRADAS: Mercancías, orden de compra y factura.
PROVEEDORES: Cliente externo - Sección de Almacén y Suministro.
SALIDAS: Factura definitiva.
CLIENTES: División de Contabilidad - Cliente externo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta para la recepción de mercancías, suministros y equipos a través del sistema.
Total de mercancías recibidas Vs Total de mercancías registradas en inventario en el sistema de Suministro.
Total de operaciones de entrada de materiales y equipos por día.
FECHA: APROBACION:
641
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Despacho de Mercancías.
Suministro
Misión: Entregar mercancías conforme a previas aprobaciones de despacho por la autoridad competente.
Empieza: Con la solicitud de despacho de materiales.
Alcance: Incluye: Aprobación de suministro, requerimientos.
Termina: Con archivar en orden cronológico el formulario de despacho de artículos.
SALIDAS: Mercancías entregadas mediante formulario de despacho.
CLIENTES: Departamento y/o unidades operativas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta para despachar mercancías, suministros y equipos a través del sistema.
Total de mercancías despachadas Vs Total de mercancías descargadas en inventario en el sistema de Suministro.
Total de operaciones de salida de materiales y equipos por día.
FECHA: APROBACION:
642
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Inventario de Mercancías
Suministro
Misión: Mantener actualizada la cantidad de mercancía en almacén.
Empieza: Con la impresión de listado de mercancías en existencia.

Conteo físico de mercancías, comparación del conteo con el listado, elaboración de informe de
Alcance: Incluye:
inventario, remisión de informe.
Termina: Con la remisión del informe de inventario a la División de Contabilidad.
ENTRADAS: Listado de mercancías en existencia.
SALIDAS: Inventario de mercancías en almacén.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Inventario de ciclo.
Inventario en tránsito.
Cantidad de pedidos.
Punto de reorden.
FECHA: APROBACION:
643
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
13.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Compras y Contrataciones:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
COMPRA MENORES Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Realizar las compras y contratación de bienes y servicios, bajo un procedimiento simplificado, que permita
Misión: eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la Ley.

Aprobación de solicitud de compra, elaboración de requerimientos, remisión de requerimientos al
Alcance: Incluye: suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de orden de compra, utilización del
SIGEF para cargar orden de compra.
ENTRADAS: Orden de compra.
PROVEEDORES: Cliente externo.
SALIDAS: Libramiento.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se genera la solicitud de orden de compra hasta que se emite y aprueba el libramiento.
Total de orden de compra en transito.
Total de orden de compra aprobada.
FECHA: APROBACION:
644
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
RESPONSABLE:
COMPRA MEDIANTE COMPARACION DE
Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
PRECIOS
Contrataciones
Realizar las Compras de bienes comunes, con especificaciones estándares, la contratación de servicios y obras
menores garantizando la transparencia y publicidad debida que promueva la mayor participación de Oferentes
Misión:
y la eficientización del uso de los recursos del Estado.
Empieza: Con la comunicación de requerimientos.

Alcance: Incluye: suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de orden de compra, utilización del
SIGEF para cargar orden de compra, proceso de comparación de precios.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Razón Crítica = Fecha de promesa de la orden de compra - Fecha de hoy / Tiempo restante
FECHA: APROBACION:
645
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
LICITACIÓN RESTRINGIDA Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Realizar las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras, que debido a la especialidad de los mismos,
Misión: solo puedan ser ofertados por un número limitado de Oferentes que puedan atender los requerimientos,
garantizando la calidad, los principios de eficiencia e igualdad de condiciones.
Empieza: Con la recepción de la comunicación de requerimientos.

suplidor, proceso de cotización, generación y aprobación de orden de compra, utilización del
Alcance: Incluye:
SIGEF para cargar orden de compra, proceso de análisis de como conformar el pliego de
condiciones, propuesta de proveedor.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
646
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
LICITACIÓN PUBLICA Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Llevar a cabo un Procedimiento de Selección que garantice una mayor participación y transparencia en las
Misión: compras y contrataciones de bienes, servicios y obras que realicen las instituciones que se encuentren dentro
del ámbito de aplicación de la Ley.

Alcance: Incluye: SIGEF para cargar orden de compra, proceso de análisis de como conformar el pliego de
condiciones, propuesta de proveedor, publicación de Pliego de Condiciones en medios
informativos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de solicitudes = Total de Solicitudes despachadas / Total de solicitudes recibidas.
FECHA: APROBACION:
647
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
SORTEO DE OBRAS Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Realizar la contratación mediante un procedimiento de adjudicación al azar o aleatorio, entre participantes

Misión: previamente inscritos en el Registro de Proveedores del Estado y que puedan atender el requerimiento
conforme al diseño y precio predeterminado por la Entidad Contratante.

informativos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Total de órdenes de compra en transito.
Total de órdenes de compra aprobada.
FECHA: APROBACION:
648
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
COMPRAS DIRECTAS Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Realizar las compras y contrataciones de bienes y servicios, que por razones de necesidad haya que comprar
Misión: fuera de la planificación de una Licitación Pública Nacional u otro procedimiento, o que por razones de índole
moral, la institución se vea en la necesidad de adquirirlo fuera del Plan Anual de Compras.

informativos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
649
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
URGENCIA Dirección Administrativa y Financiera - División de Compras y
Contrataciones
Realizar las compras y contratación de Bienes, Servicios y Obras, ante una situación imprevisible, inmediata,
concreta y probada, en la cual no es posible la aplicación de los Procedimientos de Selección establecidos en
Misión:
la Ley en tiempo oportuno, bajo un procedimiento excepcional, que permita agilizar la compra o contratación,
fundamentada en razones objetivas e inaplazables.
informativos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
650
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
14.) Dirección Administrativa y Financiera – División de Correspondencia y Archivo:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Recepción de Correspondencia
Misión: Recibir, clasificar y remitir la correspondencia a los distintos departamentos de la Institución.
Con la recepción correspondencia mediante oficio de parte de la entidad o Departamento

Empieza:
interesado.
El proceso de verificación, digitalización y reproducción documental de la correspondencia a
Alcance: Incluye:
despachar.
ENTRADAS: Correspondencia.
PROVEEDORES: Ciudadano / Cliente.
SALIDAS: Correspondencia.
CLIENTES: Departamentos Y/o unidades operativas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se recibe la correspondencia hasta que se remite a su destinatario correspondiente.
Tasa de resolución de correspondencia = Total de Correspondencia despachadas / Total de Correspondencia recibida/día x
100%
Razón Crítica = Fecha de entrega - Fecha de hoy / Tiempo restante
FECHA: APROBACION:
651
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Despacho de Correspondencia
Misión: Remitir correspondencia a las Instituciones o ciudadano cliente interesado.
Empieza: Con el oficio adjunto a la correspondencia desde el Despacho del Contralor.

El proceso de verificación, digitalización y reproducción documental de la correspondencia a
Alcance: Incluye:
despachar.
ENTRADAS: Correspondencia adjunto oficio de remisión.
PROVEEDORES: Departamentos Y/o unidades operativas.
SALIDAS: Correspondencia adjunto oficio de remisión.
CLIENTES: Ciudadano / Cliente externo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se despacha la correspondencia hasta que se entrega a su destinatario correspondiente.
Tasa de resolución de correspondencia = Total de Correspondencia despachadas / Total de Correspondencia recibida/día x
100%
Razón Crítica = Fecha de entrega - Fecha de hoy / Tiempo restante
FECHA: APROBACION:
652
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
15.) Dirección de Revisión y Control de Calidad - DRCC:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
PROCESO:
RESPONSABLE:
Revisión de Libramientos de Bienes, Servicios, Obras y
Dirección de Revisión y Control de Calidad - DRCC
Concesiones
Velar por el fiel cumplimiento de las Leyes, Normas y Procedimientos en las aprobaciones de órdenes de pago
Misión:
y/o libramientos concernientes a obras, bienes, servicios y concesiones.
Empieza: Con la recepción de libramientos remitidos por la UAI / Diferentes Instituciones a la CGR/DRCC.
Recepción de libramientos, registros, verificación de cumplimientos conforme a los requisitos
Alcance: Incluye:
establecidos, aprobación de libramientos y remisión de los soportes físicos a cada Institución.
ENTRADAS: Libramiento pendiente de aprobación.
PROVEEDORES: UAI.
SALIDAS: Libramiento aprobado.
CLIENTES: Cliente externo.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de expedientes = Productividad = Total de libramientos revisados Vs Total de libramientos recibidos
por día x 100%
Procen taje de cumplimiento de los procedimientos.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) de Revisión y Control de Calidad
653
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
16.) Dirección de Revisión y Control de Calidad – DRCC /Servicios Personales, Civiles y

Militares:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección de Revisión y Control de Calidad - DRCC /
Revisión de Nómina.
Servicios Personales, Civiles y Militares
Misión: Validar órdenes de pagos de nómina.
Empieza: Con la recepción de libramientos remitidos por la UAI / Diferentes Instituciones a la CGR/DRCC.
Recepción de soportes de nómina, registro, verificación de cumplimientos conforme a los
Alcance: Incluye: requisitos establecidos, aprobación de libramientos y remisión de los soportes físicos a cada
Institución.
Soportes físicos para nómina: Acción de Personal, copia de cédula, solicitud de pago de nómina,
ENTRADAS:
copia de nombramiento, autorización y relación de nómina.
PROVEEDORES: Instituciones del Gobierno Central - DRCC.
SALIDAS: Aprobación de Nómina a través del Sistema SIGEF.
CLIENTES: Instituciones del Gobierno Central.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
por día x 100%
FECHA: APROBACION:
654
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección de Revisión y Control de Calidad - DRCC /
Revisión de Libramiento para Nómina
Servicios Personales, Civiles y Militares
Misión: Aprobar órdenes de pagos de nómina.
Empieza: Con la recepción del libramiento.

Recepción de libramientos, registro, verificación de cumplimientos conforme a los requisitos
Alcance: Incluye:
establecidos, aprobación de libramientos y remisión de los soportes físicos a cada Institución.
Termina: Con la remisión de los soportes físicos a cada institución.
ENTRADAS: Solicitud de pago y libramiento.
PROVEEDORES: Instituciones del Gobierno Central - DRCC.
SALIDAS: Soportes de nómina y aprobación de libramiento.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
por día x 100%
FECHA: APROBACION:
655
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
17.) Dirección de Revisión y Control de Calidad – DRCC /Certificaciones de Cargos:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
División de Certificaciones de Cargo Dirección de Revisión y Control de Calidad - DRCC
Misión: Proveer certificaciones de cargos conforme al tiempo del servicio laboral en la administración pública.
Empieza: Con el depósito por ventanilla de la solicitud adjunto a la certificación laboral.
Alcance: Incluye: Recepción de solicitudes, validación de tiempo laboral, certificación laboral.
Termina: Con la entrega del expediente completo al servidor público.
ENTRADAS: Certificación laboral de la Institución adjunto a la solicitud.
PROVEEDORES: Servidor Público - División de Certificaciones de Cargos.
SALIDAS: Certificaciones de Cargos.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tiempo de respuesta desde que se genera la solicitud hasta que se emite y entrega el documento definitivo.
FECHA: APROBACION:
656
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
18.) Departamento de Desarrollo Normativo:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Diagnóstico Control Interno Departamento de Desarrollo Normativo
Diseñar proyectos de normas, reglamentos, guías y pautas sobre control interno en general, auditoría interna,
investigaciones de presuntas conductas fraudulentas, control de calidad de auditoría interna y otros
Misión:
instrumentos técnicos, en el marco de las responsabilidades de la CGR como órgano del Poder Ejecutivo
rector del Control Interno.
Empieza: Con la coordinación de la asistencia técnica.
Alcance: Incluye: Inducción guía ambiente control, evaluación de resultados, métrica y calificación final, informe.
Termina: Con la entrega del informe al líder de proyecto.
ENTRADAS: Guía de Ambiente Control.
PROVEEDORES: Departamento de Desarrollo Normativo.
SALIDAS: Diagnóstico de los componentes de Control Interno.
CLIENTES: Instituciones del Estado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Guía ambiente Control.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado Departamento de Desarrollo Normativo.
657
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
19.) Dirección de Auditoría Interna Gubernamental:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Supervisión y Seguimiento de Auditoría Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
Verificar el cumplimiento de la Constitución de la República, leyes, decretos, circulares, ordenanzas, normas y

Misión:
Procedimientos Administrativo.
Empieza: Con la revisión de los expedientes trabajados en la UAI.

Incluye: Revisión y verificación de expedientes, evaluación de caso, informe preliminar y seguimientos
Alcance:
periódicos a los objetivos trazados para subsanar debilidades o faltas encontradas.
Termina: Seguimiento periódico de objetivos.
ENTRADAS: Expedientes.
PROVEEDORES: UAI.
SALIDAS: Informe Preliminar.
CLIENTES: Instituciones, Departamentos, Unidades operativas del Estado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de auditorias realizadas por mes.
Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos de auditorias.
APROBACION:
FECHA:
Director(a) de la Dirección de Auditoría Interna
Junio 2012
Gubernamental.
658
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Detección de necesidades de capacitación y recursos Dirección de Auditoría Interna Gubernamental
Realizar la detección de necesidades técnica y recursos a los fines de solicitar en tiempo oportuno a las
Misión:
autoridades competentes.
Empieza: Con la solicitud de traslados a las instalaciones de las UAI.

Alcance: Incluye: Evaluación y detección de necesidades de capacitación y recursos.
Termina: Con el informe de detección de necesidades.
ENTRADAS: Evaluación y detección de necesidades de capacitación y recursos.
PROVEEDORES: Supervisor - UAI.
SALIDAS: Informe de detección de necesidades.
CLIENTES: UAI.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Evaluación de desempeño para determinar competencia técnica y profesional.
APROBACION:
FECHA:
Junio 2012
Gubernamental.
659
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
20.) Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Depto. de Auditoría de Ing. y Arq.:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Auditoría Técnica de Gestión Aplicada a las Obras Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Departamento
Pública de Inversión de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura
Controlar y asesorar la ejecución de todas las obras de construcción incluidas dentro del Presupuesto de
Misión:
inversiones del Sector Público.

Levantamiento, clasificación, evaluación y análisis de información, elaboración de informe de
Alcance: Incluye:
resultados.
Termina: Con la remisión de informe de resultados a la Dirección de Auditoria Gubernamental.
ENTRADAS: Inventario de información.
PROVEEDORES: Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura.
SALIDAS: Informe de resultado de auditoría realizada.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de cumplimiento de los procedimientos establecidos para auditoría.
Análisis comparativo
Porcentaje de informes entregados de auditorias.
APROBACION:
FECHA:
Director(a) del Departamento de Auditoría de Ingeniería y
Junio 2012
Arquitectura.
660
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Departamento
Auditoría Financiera Aplicada a la Ingeniería Civil
de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura
Controlar y asesorar la ejecución de todas las obras de construcción incluidas dentro del Presupuesto de
Misión:
inversiones del Sector Público.

Alcance: Incluye:
resultados.
Termina: Con la remisión de informe de resultados a la Dirección de Auditoria Gubernamental.
ENTRADAS: Inventario de información.
PROVEEDORES: Departamento de Auditoría de Ingeniería y Arquitectura.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Análisis comparativo
APROBACION:
FECHA:
Director(a) del Departamento de Auditoría de Ingeniería y
Junio 2012
Arquitectura.
661
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
21.) Unidad de Auditoría Interna:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Revisión del Gasto Corriente, de Capital y Aplicaciones Dirección de Auditoría Interna Gubernamental /
Financieras Unidad de Auditoría Interna
Verificar el cumplimiento de la Constitución de la República, Leyes, Decretos, Ordenanzas, Circulares,

Misión:
Normas y Procedimientos Administrativos.
Empieza: Al recibir las órdenes de pago, informes, correspondencia.

Verificación de expediente, digitación de data en el sistema SUAI, digitalización de
Alcance: Incluye:
informaciones, firma y sello en cada documento conformado en el expediente.
Con la remisión del expediente vía Sistema SUAI y de forma física a la Dirección Administrativa
Termina:
y Financiera.
ENTRADAS: Ordenes de pago, informes, correspondencia.
PROVEEDORES: Instituciones del Estado.
SALIDAS: Expediente conformado, verificado y validado.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Productividad = Total de libramientos revisados / Total de libramientos recibidos x 100%
Tasa de resolución de expedientes = Porcentaje= Total de expedientes procesados / Total de expedientes recibidos x 100%
Porcentaje de error por devolución de expediente.
Eficiencia del proceso = 1 - %error.
Tiempo de respuesta de revisión = Fecha de inicio de revisión menos fecha de entrega.
APROBACION:
FECHA:
Junio 2012
Gubernamental.
662
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
22.) Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Depto. de Auditoría de Agrop. y M.

A.:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Departamento
Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente
de Auditoría Agropecuaria y Medio Ambiente
Auditar la gestión agropecuaria y de medio ambiente conforme a los Principios, Normas y Reglamentos de
Misión: Controles Internos de la CGR.
Empieza: Con la planificación de auditoría.

Alcance: Incluye:
resultados.
Termina:
resultados.
ENTRADAS: Plan de Auditoría.

Dirección de Auditoría Interna Gubernamental - Departamento de Auditoría Agropecuaria y
PROVEEDORES:
Medio Ambiente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Indicador de cumplimiento de proyectos = Ejecuciones de proyectos pagados / Ejecuciones de proyectos contratados x
100%
Análisis comparativo.
Criterios de volumetrías y análisis de costo en que basan el presupuesto del Proyecto.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director(a) Auditoría Interna Gubernamental
663
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
23.) Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Depto. de Auditoría Legal:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
RESPONSABLE:
PROCESO:
Dirección de Auditoría Interna Gubernamental /
Digitación de Contrato por el Sistema
Departamento de Auditoría Legal
Registrar de forma electrónica los contratos correspondientes a las Instituciones que no poseen UAI.
Misión:
Empieza: Con la recepción del expediente (oficio, contrato, soportes físicos).
Alcance: Incluye: Digitación da datos generales en el sistema de contrato, revisión de contrato.
Termina: Con la remisión del contrato al Departamento Jurídico.
ENTRADAS: Oficio, contrato, archivo digital, número de cuentas bancarias, presupuesto, cubicación.
PROVEEDORES: Instituciones del Estado.
SALIDAS: Contrato de forma electrónica mediante Sistema.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de contratos = Productividad = Total de contratos procesados Vs Total de contratos recibidos x 100%
Porcentaje % de error de digitación = total expedientes devueltos Vs. total de expedientes entregados multiplicado por 100.
Tiempo de respuesta de revisión = Fecha de inicio de revisión menos fecha de entrega.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado (a) del Departamento de Auditoría Legal.
664
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
24.) Dirección de Auditoría Interna Gubernamental / Depto. de Ayuntamientos:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Evaluación a la Gestión Presupuestaria de los Dirección de Auditoría Interna Gubernamental /
Ayuntamientos y/o Juntas de Distritos. Departamento de Ayuntamientos
Misión: Verificar el cumplimiento de la Ley No. 176-07 Del Distrito Nacional y los municipios.
Empieza: Con la solicitud del incumbente del Ayuntamiento.

Verificación de soportes físicos del expediente, archivo, verificación del cumplimiento legal y
Alcance: Incluye:
normativo, elaboración de informe de resultados.
Termina: Coordinación con la UAI sobre los trabajos a realizar conforme a lo establecido en el informe.
ENTRADAS: Expediente.
PROVEEDORES: Departamento de Auditoría Ayuntamiento.
SALIDAS: Observaciones encontradas.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Indicador de cumplimiento = Ejecuciones de proyectos pagados / Ejecuciones de proyectos contratados x 100%
Criterios de volumetrías y análisis de costo en que basan el presupuesto del Proyecto.
Porcentaje de informes entregados de auditorias
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Encargado (a) del Departamento de Ayuntamientos.
665
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
25.) Fundación Escuela Nacional de Control - FENC:
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Capacitación Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Elevar la excelencia de la calidad profesional y técnica de los Recursos Humanos de la Contraloría General de
Misión: la República y del Estado en las áreas administrativas y financieras a fin de fiscalizar las transacciones con
independencia, objetividad, integridad y transparencia.
Empieza: Con la solicitud, así como con las detección de necesidades de capacitación.
Alcance: Incluye: Análisis, diseño, desarrollo, ejecución y evaluación.
Termina: Con la entrega del certificado de aprobación Y/o participación.
ENTRADAS: Solicitud de capacitación.
PROVEEDORES: Fundación Escuela Nacional de Control - FENC.
SALIDAS: Certificados de Aprobación o de participación.
CLIENTES: Servidor Público de la institución correspondiente.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Porcentaje de cumplimiento del programa de capacitación.
FECHA: APROBACION:
Junio 2012 Director (a) Académico de la FENC.
666
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Contratación y Remuneración al Facilitador Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Misión: Gestionar el pago al facilitador por concepto de contratos por servicios de capacitación.
Alcance: Incluye: Levantamiento de requerimientos, evaluación, selección y contratación del Facilitador.
Termina: Con el pago efectuado al Facilitador por concepto de servicios prestado.
ENTRADAS: Requerimientos de capacitación.
PROVEEDORES: Fundación Escuela Nacional de Control - FENC.

Contrato registrado y libramiento de pago por concepto de servicios prestado departe del
SALIDAS:
Facilitador.
CLIENTES: Facilitador / Institución correspondiente.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Evaluación técnica del facilitador.
Análisis de competencia.
FECHA: APROBACION:
667
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Capacitación a Nivel Nacional e Internacional Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Promover el desarrollo institucional con la finalidad primordial de obtener conocimientos académicos y

Misión:
buenas prácticas de campos.
Empieza: Con la Detección de Necesidades.
Alcance: Incluye: Detección de necesidades, evaluación de requerimientos y apoyo logístico y recursos.
Termina: Con la remisión de requerimientos a la Dirección Administrativa y Financiera.
ENTRADAS: Requerimientos de capacitación.
PROVEEDORES: FENC - CGR - BM - USAID - BID.
SALIDAS: Certificados de Participación.
CLIENTES: Servidores Públicos de la CGR.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
668
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Capacitación Internacional de la OLACEFS Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Elevar la excelencia de la calidad profesional y técnica de los Recursos Humanos de la Contraloría General de
Misión:
la República y del Estado a través del OLACEFS.
Empieza: Con la elaboración del Plan de Capacitación.
Alcance: Incluye: Adecuación del Plan de Capacitación, desarrollo de la capacitación conforme a la tipología.
Termina: Con la remisión del Plan de Capacitación a la Dirección Administrativa y Financiera.
ENTRADAS: Plan de Capacitación.
PROVEEDORES: OLACEFS - CGR - FENC.
SALIDAS: Certificados de participación.
CLIENTES: Servidores Públicos de la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
669
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Capacitación Gremial Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Proveer apoyo de recursos a la formación del personal de la CGR con miras a elevar el nivel académico del
Misión: mismo para los fines de fomentar el desarrollo institucional.
Alcance: Incluye: Evaluación de requerimientos de capacitación y apoyo de recursos financieros.
Termina: Con el seguimiento al informe de capacitación.
ENTRADAS: Requerimientos de Capacitación.
PROVEEDORES: Gremio correspondiente - CGR.
SALIDAS: Certificados de Participación.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
FECHA: APROBACION:
670
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Solicitud de Espacio Fundación Escuela Nacional de Control - FENC
Proveer espacio físico de las instalaciones del FENC con la finalidad de fomentar el desarrollo a nivel
Misión: institucional del Estado.
Empieza: Con la solicitud de instalaciones del FENC.
Alcance: Incluye: Elaboración de solicitud, asignación y verificación de espacio físico.
Termina: Con la supervisión y control del horario programado de la capacitación.
ENTRADAS: Solicitud de espacio para impartir capacitación.
PROVEEDORES: CGR - Fundación Escuela Nacional de Control.
SALIDAS: Cronograma de capacitación.
REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Espacio disponible.
FECHA: APROBACION:
671
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
26.) Dirección de Auditoría Especiales e Investigación:

FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Auditoría Especial e Investigación Administrativa Dirección de Auditorías Especiales e Investigaciones
Supervisar y coordinar las investigaciones administrativas con el objetivo de evaluar el grado de cumplimiento
Misión: en el manejo de los recursos públicos asignados a las instituciones, así como el cumplimiento de los controles
internos establecidos en la ley 10-07 y su reglamento de aplicación.

Solicitudes de instituciones, denuncias, informes del departamento de auditoría interna, plan
Alcance: Incluye:
estratégico, solicitud del Poder Ejecutivo.
Termina: Con la remisión del informe definitivo.
ENTRADAS: Solicitud de Auditorías.
PROVEEDORES: Instituciones del Estado Y/o unidades que conforman la CGR.
SALIDAS: Informe de Auditorías.
CLIENTES: Instituciones del Estado y/o unidades que conforman la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de expedientes = Productividad = Total de expedientes procesados Vs Total de expedientes recibidos
por día x 100%
% de error de revisión expediente.
Tiempo de respuesta de revisión.
A criterios de volumetrías y análisis de costo en que basan el presupuesto del Proyecto.
APROBACION:
FECHA:
Director (a) de Auditoría Especial e Investigación
Junio 2012
Administrativa.
672
CONTRALORIA GENERAL
DPD
Versión Actual
FICHA DE PROCESOS
REPUBLICA
Análisis Financiero Departamento de Auditorías Especiales e Investigaciones
Analizar y verificar los Estados Financieros, reportes emitidos por los organismos y entidades del Gobierno
Misión:
Central, así como validar las consistencia, confiabilidad y razonabilidad de sus informaciones.
Alcance: Incluye: Verificación de Estado financiero, ejecución presupuestaria y presupuesto anual consolidado.
Termina: Con la remisión del informe definitivo de auditoría a la Institución correspondiente.
ENTRADAS: Oficio de registro de contrato adjunto a documentos soportes.
PROVEEDORES: Instituciones del Estado Y/o unidades que conforman la CGR.
SALIDAS: Certificación de Registro de Contrato debidamente firmado por el incumbente de la Institución.
CLIENTES: Instituciones del Estado y/o unidades que conforman la CGR.

REGISTROS:
INSPECCIONES:
INDICADORES:
Tasa de resolución de expedientes = Productividad = Total de expedientes procesados Vs Total de expedientes recibidos
por día x 100%
% de error de revisión expediente.
Tiempo de respuesta de revisión.
A criterios de volumetrías y análisis de costo en que basan el presupuesto del Proyecto.
APROBACION:
FECHA:
Director (a) de Auditoría Especial e Investigación
Junio 2012
Administrativa.
673

Manual de Procedimientos Republica Dominicana Contraloria General

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Contraloría General de la República

“Año del Fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho”

Santo Domingo, República Dominicana

1.) INTRODUCCION ................................................................................................................................................9

10.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 36

11.1 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 48

12.2.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................................................................................................... 62

12.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 65

13.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: ............................................................................................ 76

14.2.2 DIVISION DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACION: .................................................. 100

14.2.3 DIVISION DE REGISTRO, CONTROL E INFORMACION: .................................................................. 105

14.2.4 DIVISION DE CAPACITACION Y DESARROLLO: ......................................................................... 122

14.2.4.4 CAPACITACION AL SERVIDOR PÚBLICO ................................................................................................................................... 128

14.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: DESPACHO DE RECURSOS HUMANOS:................... 132

15.2.2 DIVISION DE ADMINISTRACION DE REDES: ................................................................................ 174

15.2.3 DIVISION DE SOPORTE TECNICO: .................................................................................................. 186

15.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 197

16.2.2 DIVISION DE PRESUPUESTO: ............................................................................................................ 222

16.2.2.4 COMPENSACION PRESUPUESTARIA ........................................................................................................................................... 229

16.2.3 DIVISION DE CONTABILIDAD: .......................................................................................................... 231

16.2.4 DIVISION DE SERVICIOS GENERALES ........................................................................................... 275

16.2.4.2 SECCION DE TRANSPORTACION ..................................................................................................... 295

16.2.4.3 SECCION DE ALMACEN Y SUMINISTRO ........................................................................................ 308

16.2.4.3.1 RECEPCION DE MERCANCIAS ...................................................................................................................................................... 308

16.2.5 DIVISION DE COMPRAS Y CONTRATACIONES: .......................................................................... 314

16.2.6 DIVISION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO .............................................................................. 370

16.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 375

17.2.2 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PERSONALES, CIVILES Y MILITARES: .......................... 455

17.2.3 DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIONES DE CARGOS: ........................................................... 461

17.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 464

18.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 472

19.2.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y RECURSOS ....................................................................................... 477

19.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESO: ............................................................................................... 479

20.3 DIAGARMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 488

21.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 494

22.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 499

23.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 503

24.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 511

25.2.6 SOLICITUD DE ESPACIO ................................................................................................................................................................ 527

25.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESO: ............................................................................................. 529

26.3 DIAGRAMAS DE FLUJOS DE PROCESOS: .......................................................................................... 545

El presente manual de procedimientos, se ha elaborado con el propósito de unificar los criterios y

descripción de los procesos. El manual de Procedimiento incluye normas legales, reglamentarias y

Conforme a la promulgación de la Ley 10 -07 y su reglamento de aplicación 491 -07, la Contraloría

Las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República por la Constitución Política

3.) MARCO REFERENCIAL

A continuación presentamos las leyes y reglamentos base:

Reglamento No. 491-07 08-01-2007 Instruye Sobre la Aplicación de la Ley 10-07

Que crea la Dirección General de Contabilidad

Reglamento Orgánico de Aplicación de la Ley

Sobre la Organización del Ministerio de

Ley No. 5-07 04-01-2007 Sistema Integrado de Administración Financiera

Ley No.423-06 17-11-2006 Sobre el Presupuesto Nacional

Reglamento No. 492-07 04-09-2007 Sobre la Aplicación Ley 423-06

Ley No. 41-08 16-01-2008 Sobre Función Pública

Sobre Compras y Contrataciones y su

El Manual de Procedimientos de la Contraloría General de la República comprende los procesos de

1. Comprometer el logro de los objetivos conforme a los procesos establecidos.

5. Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.

6.) MAPA DE PROCESOS

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

GESTION DE GESTION DE GESTION

7.) TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

CAPGEFI Centro de Capacitación en Política y Gestión Fiscal