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MACROPROCESO GESTIÓN DE CÓDIGO: IF-P10-PR01

INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 1
PROCESO PROGRAMACIÓN DE OBRAS
NUEVAS Y REMODELACIONES FECHA: Septiembre de 2010

PROCEDIMIENTO

PROGRAMACIÓN DE OBRAS

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Construcciones Director de Recursos Físicos

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
CÓDIGO: IF-P10-PR01

PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
PROGRAMACIÓN DE OBRAS
FECHA: Septiembre de 2010

1. OBJETIVO

Realizar la programación de las obras nuevas y remodelaciones enmarcadas en los


lineamientos del Plan Maestro de Desarrollo de Infraestructura, con el fin de
garantizar las condiciones apropiadas para el desarrollo de las labores de la
Comunidad Educativa Javeriana.

2. ALCANCE

Inicia con la determinación de los lineamientos y alcance de las necesidades de


infraestructura, hasta la publicación del plan de obras.

3. DEFINICIONES

• Gasto: son todas aquellas erogaciones que llevan a cabo los entes económicos
para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de
producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados.

• Inversión: es la aplicación de recursos financieros destinados a incrementar


los activos fijos o financieros de una entidad.

• Plan de obras: es el documento que compila las obras aprobadas para


construir en el año en curso.

• Plan Maestro de Desarrollo de Infraestructura: Es el plan maestro y de


desarrollo urbanístico y arquitectónico de la planta física de la Universidad, con
visión prospectiva a 20 años (2008-2028).

• Remodelación: es el proceso de adecuación y/ó rehabilitación de un espacio


físico respondiendo a las necesidades planteadas por las Unidades, guardando
la estética y los parámetros arquitectónicos de los edificios intervenidos.

4. CONDICIONES GENERALES

Solicitud de necesidades de remodelación de infraestructura

• Para solicitar cualquier remodelación de infraestructura, la Unidad solicitante


deberá diligenciar el formato Solicitud de necesidades de remodelación de
infraestructura.

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• La Dirección de Recursos Físicos recibirá solicitudes para la remodelación de


infraestructura a más tardar el último día hábil del mes de septiembre de cada
año.

• Cada una de las Unidades de la Universidad, deberá determinar previamente al


diligenciamiento del formato Solicitud de necesidades de remodelación de
infraestructura, las necesidades de infraestructura a mediano y corto plazo, con
el fin de garantizar el óptimo desarrollo de la Unidad y del Campus Universitario,
dicho estudio se debe realizar de manera anticipada, para garantizar la
asignación presupuestal del año siguiente.

Análisis de necesidades de remodelación de infraestructura

• El comité para el análisis de necesidades de remodelación de infraestructura está


compuesto por el Director de Recursos Físicos, el Jefe de la Oficina de
Construcciones, el Jefe de la Oficina de desarrollo de Planta Física, el Jefe de la
Oficina de Administración del Campus, el Jefe de la Oficina de Recursos
Informáticos, el Coordinador de Ingeniería eléctrica, y los Arquitectos de la
Oficina de Construcciones; este comité, se encarga de determinar los proyectos
que presentan mayor viabilidad, en función del crecimiento integral del Campus
Universitario.

• Las remodelaciones y/o reparaciones están clasificadas dentro de los siguientes


niveles de complejidad:

- Complejidad alta: Son las obras que poseen estudios estructurales,


instalaciones (eléctricas, voz y datos, audio, video, gas aire
acondicionado, hidrosanitario y especiales) y obra civil.

- Complejidad media: Son las obras que poseen instalaciones (eléctricas,


voz y datos, aire acondicionado e hidrosanitario) y obra civil.

- Complejidad baja: Son las obras que poseen instalaciones (eléctricas,


voz y datos) y cambios de oficina abierta.

Aprobación de necesidades de remodelación de infraestructura

• El comité para la aprobación de necesidades de remodelación de infraestructura


está conformado por el Vicerrector Administrativo, el Director de Recursos Físicos,
el Jefe de la Oficina de Construcciones y el Jefe de la Oficina de Planeación de
Planta física; este comité se encarga del análisis presupuestal de las inversiones
correspondientes a remodelaciones locativas dentro del Campus Universitario.

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Gasto o inversión

• Las mejoras locativas en las construcciones y edificaciones de propiedad de la


Universidad se encuentran definidas en las Políticas y Prácticas Contables
aprobadas por el Consejo Directivo Universitario en el Acta No. 415 de 2000 que
su aparte pertinente dice: “El costo histórico ajustado de estos activos se
incrementa por efecto de adiciones, mejoras y reparaciones siempre que éstas
aumenten la calidad o cantidad de la producción o la vida útil y que las
erogaciones respectivas superen el 5% de dicho costo en la fecha de realización
de tales erogaciones. Las evaluaciones respectivas se realizan en primer lugar por
quien analizando la necesidad provoca el desembolso y en segunda instancia se
debe obtener el concepto técnico de un experto en el tipo de activo de que se
trate”. Las demás adiciones, reparaciones y el mantenimiento preventivo que no
cumpla con estas condiciones o criterios se debe registrar en los resultados del
año.

• Para establecer si el valor de la adición va a aumentar la calidad o cantidad de la


producción o la vida útil del activo se debe acudir al concepto técnico de la
Dirección de Recursos Físicos.

• Es responsabilidad del Director de Recursos Físicos, determinar si el proyecto de


infraestructura a realizar corresponde a un gasto o a una inversión; de acuerdo
con los lineamientos anteriormente mencionados.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 PROGRAMACIÓN DE OBRAS

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Efectúa la reunión de socialización y Director de


sensibilización con las Unidades y Facultades Dirección de Recursos Físicos/
1
para fijar lineamientos y alcances de las Recursos Físicos Diseño y
necesidades de infraestructura. Construcciones

Remite a través de correo electrónico el


formato “Solicitud de Servicios de
Dirección de Director de
2 Remodelación y Adecuación de
Recursos Físicos Recursos Físicos
Infraestructura IF-P10-F01” a las Unidades
de la Universidad.
Establece las necesidades de remodelación
Decano
de infraestructura a corto y mediano plazo
Académico /
3 las registra en el formato de “Solicitud de
Unidad Solicitante Director de la
Servicios de Remodelación y Adecuación de
Unidad
Infraestructura IF-P10-F01”.
Revisa y firma el formato “Solicitud de
Servicios de Remodelación y Adecuación de Decano
4 Infraestructura IF-P10-F01” y lo remite a Unidad Solicitante Académico/Direct
través de correo físico y en medio magnético or de la Unidad
al Director de Recursos Físicos.

Recibe y consolida los “Solicitud de


Oficina de Profesional de
5 Servicios de Remodelación y Adecuación de
Construcciones Costos
Infraestructura”.

Comité de
Analiza y depura los listados de solicitudes
Dirección de análisis de
6 incluyendo las respectivas aprobadas para el
Recursos Físicos necesidades de
periodo anterior.
infraestructura
Profesionales de
Distribuyen entre la Oficina de Oficina de
Construcciones y la Oficina de Desarrollo de Dirección de Construcciones y
7
Planta Física las solicitudes depuradas, en Recursos Físicos Oficina de
reunión concertada. Desarrollo de
Planta Física
Profesionales de
Oficina de
Visita a las diferentes Unidades y verifica el
Dirección de Construcciones y
8 alcance de las necesidades de remodelación
Recursos Físicos Oficina de
de infraestructura.
Desarrollo de
Planta Física

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Determina la viabilidad técnica y económica
Comité de
de acuerdo con la información consolidada
Dirección de análisis de
9 de los formatos “Solicitud de Servicios de
Recursos Físicos necesidades de
Remodelación y Adecuación de
infraestructura
Infraestructura”.
Profesional De
Establece si las intervenciones aprobadas en
Oficina de Costos /
10 el comité de análisis de necesidades de
Construcciones Profesional de
infraestructura son Gasto o Inversión.
Diseño

Elabora el Plan Preliminar de intervenciones Oficina de Profesional De


11
Aprobadas. Construcciones Costos

Entrega el Plan Preliminar al Director de Oficina de Profesional De


12
Recursos Físicos. Construcciones Costos

Director de
Recursos Físicos/
Jefe Of. De
Dirección de
Construcciones/
Revisa y ajusta del Plan Preliminar de Recursos Físicos/
13 Jefe de
Intervenciones Aprobadas. Vicerrectoría
Administración
Administrativa
del Campus/
Vicerrector
Administrativo

Elabora el plan de Obras para la siguiente Dirección de Director de


14
vigencia. Recursos Físicos Recursos Físicos

Somete a aprobación del Consejo Directivo Dirección de Director de


15
de la Universidad El Plan De Obras. Recursos Físicos Recursos Físicos

• Si el Consejo Directivo aprueba el Plan de


Obras:

Remítase a la actividad 17.

• Si el Consejo Directivo No aprueba el Dirección de Director de


16
Plan de Obras: Recursos Físicos Recursos Físicos

Realiza los ajustes de acuerdo con las


sugerencias del Consejo Directivo.

Remítase la actividad 15.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Director de
Realiza la programación general para el
Dirección de Recursos Físicos/
17 diseño, contratación y ejecución del Plan de
Recursos Físicos Diseño y
Obras.
Construcciones

Dirección de Director de
18 Organiza y consolida el Plan de Obras.
Recursos Físicos Recursos Físicos

Dirección de Director de
19 Publica el Plan de Obras .
Recursos Físicos Recursos Físicos

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el


procedimiento “PROGRAMACIÓN DE OBRAS”. Las convenciones utilizadas en este
diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la


intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una


Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la


unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde


Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al


Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel


Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al


Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los


Información diferentes Sistemas de Información.

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PROGRAMACIÓN DE OBRAS

INICIO

Director de Recursos Físicos/ Diseño y Construcciones


Dirección de Recursos Físicos
Efectúa la reunión de socialización y sensibilización
con las Unidades y Facultades para fijar lineamientos y
alcances de las necesidades de infraestructura

Director de Recursos Físicos


Dirección de Recursos Físicos
Remite a través de correo electrónico el formato
“Solicitud de Servicios de Remodelación y Adecuación
de Infraestructura” a las Unidades de la Universidad

Formato Solicitud de Servicios de Remodelación y


Adecuación de Infraestructura IF-P10-F

Decano Académico / Director de la Unidad


Unidad Solicitante
Establece las necesidades de remodelación de
infraestructura a corto y mediano plazo las registra en
el formato de “Solicitud de Servicios de Remodelación
y Adecuación de Infraestructura”

Decano Académico / Director de la Unidad


Unidad Solicitante
Revisa y firma el formato “Solicitud de Servicios de
Remodelación y Adecuación de Infraestructura”y lo
remite a través de correo físico y en medio magnético
al Director de Recursos Físicos

Profesional de Costos
Oficina de Construcciones

Recibe y consolida los S


“ olicitud de Servicios de
Remodelación y Adecuación de Infraestructura ”.

Comité de análisis de necesidades de infraestructura


Dirección de Recursos Físicos

Analiza y depura los listados de solicitudes incluyendo


las respectivas aprobadas para el periodo anterior

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PROGRAMACIÓN DE OBRAS

Profesionales de Oficina de Construcciones y Oficina


de Desarrollo de Planta Física
Dirección de Recursos Físicos
Distribuyen entre la Oficina de Construcciones y la
Oficina de Desarrollo de Planta Física las solicitudes
depuradas, en reunión concertada

Profesionales de Oficina de Construcciones y Oficina


de Desarrollo de Planta Física
Dirección de Recursos Físicos

Visita a las diferentes Unidades y verifica el alcance de


las necesidades de remodelación de infraestructura .

Comité de análisis de necesidades de infraestructura


Dirección de Recursos Físicos
Determina la viabilidad técnica y económica de
acuerdo con la información consolidada de los
formatos “Solicitud de Servicios de Remodelación y
Adecuación de Infraestructura”

Profesional De Costos/ Profesional de Diseño


Oficina de Construcciones

Establece si las intervenciones aprobadas en el comité


de análisis de necesidades de infraestructura son
Gasto o Inversión

Profesional De Costos
Oficina de Construcciones

Elabora el Plan Preliminar de intervenciones


Aprobadas

Profesional De Costos
Oficina de Construcciones
Entrega el Plan Preliminar al Director de Recursos
Físicos

Director de Recursos Físicos/


Jefe Of. De Construcciones/
Jefe de Administración del Campus/ Vicerrector
Administrativo
Dirección de Recursos Físicos/ Vicerrectoría
Administrativa

Revisa y ajusta del Plan Preliminar de Intervenciones


Aprobadas

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PROGRAMACIÓN DE OBRAS

Director de Recursos Físicos


Dirección de Recursos Físicos

Elabora el plan de Obras para la siguiente vigencia

Director de Recursos Físicos


Dirección de Recursos Físicos

Somete a aprobación del Consejo Directivo de la


Universidad El Plan De Obras

El Consejo Directivo aprueba el Plan de


Obras
NO SI

Director de Recursos Físicos Director de Recursos Físicos/ Diseño y Construcciones


Dirección de Recursos Físicos Dirección de Recursos Físicos

Realiza los ajustes de acuerdo con las sugerencias del Realiza la programación general para el diseño
,
Consejo Directivo contratación y ejecución del Plan de Obras

Director de Recursos Físicos


Dirección de Recursos Físicos

Organiza y consolida el Plan de Obras

Director de Recursos Físicos


Dirección de Recursos Físicos

Publica el plan de obras

FIN

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

Solicitud de Servicios de Remodelación y Adecuación


de Infraestructura

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
Plan de Obras
INTERNO

EXTERNO

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