Está en la página 1de 14

REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD DE SISTEMAS DEL GADM DEL CANTON QUEVEDO

CAPITULO I. GENERALIDADES

Art. 1. FINALIDAD.- El presente Reglamento Interno es un instrumento de apoyo para la Unidad de Sistemas y las diferentes dependencias del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quevedo, para llevar el control, mantenimiento y correcto uso de los datos (Sistemas Informáticos) y equipos tecnológicos de la institución.

Art. 2.- BASE LEGAL

Norma de Control Interno 410-01 Organización informática Primer Párrafo. “Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el involucramiento de la alta dirección, por lo que

las actividades y procesos de tecnología de información de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.”

Art. 3.- OBJETO.- Regular de manera eficiente cada una de las actividades que ejecuta la Unidad de Sistemas para el mantenimiento, control, uso de los equipos y sistemas informáticos de la institución.

CAPITULO II.- TERMINOS Y DEFINICIONES

Art. 4.- Para el propósito de este reglamento se aplicarán las siguientes definiciones:

Recursos informáticos: Incluyen todo equipo informático (servidores, pc's, laptops, impresoras y periféricos), infraestructura de comunicaciones (módems, routers, switchs, hubs, access point, cableado de datos), software (oficina, administración de dominio, administración de sistemas y base de datos, seguridad de red, antivirus), servicios (correo electrónico, sitio web, base de datos), documentos electrónicos

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

1

generados (word, excel, powerpoint, access, pdf, etc.) y datos contenidos en los sistemas de información. TICs: Tecnologías de la Información y la Comunicación, también conocidas como TIC, son el conjunto de tecnologías desarrolladas para gestionar información y enviarla de un lugar a otro. Abarcan un abanico de soluciones muy amplio. Incluyen las tecnologías para almacenar información y recuperarla después, enviar y recibir información de un sitio a otro, o procesar información para poder calcular resultados y elaborar informes Usuario: Es todo el personal que posee credenciales para acceder a un equipo tecnológico, al correo corporativo, sistemas informáticos y otro aplicativo informático con el que cuenta la institución. Red: Incluye cualquier sistema de cableado o equipos físicos como routers, switches, módems, sistemas de datos, voz y dispositivos de almacenamiento. Red de Datos: Es el conjunto de recursos informáticos que permite la comunicación de datos e información a través de nuestras instalaciones incluyendo el Internet. Sistemas Informáticos: Incluye cualquier sistema o aplicación de software que sea administrado por departamento técnico y sistemas de los cuales es responsable aplicaciones de servidor, sistemas operativos y aplicaciones de Internet. Equipos Informático: Incluye a todo dispositivo permite almacenar y procesar información; es el conjunto de partes interrelacionadas: hardware, software. Central Telefónica: Es un dispositivo conectada directamente a la red pública de teléfono por medio de líneas troncales para gestionar, además de las llamadas internas, las entrantes y/o salientes con autonomía sobre cualquier otra central telefónica. Extensiones Telefónicas: Son códigos internos configurados en una central telefónica para recibir/realizar llamadas internas y externas en la institución. DataCenter: Se denomina centro de procesamiento de datos a aquella ubicación donde se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de la información de una organización.

Servidor:

Es una aplicación en ejecución (software) capaz de atender las peticiones

de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia. Los servidores operan a través de una arquitectura cliente-servidor.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

2

SGBD:

Un sistema gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que

permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además de proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Credenciales: Son los Usuarios y contraseñas asignadas a los funcionarios de la institución para acceder a los sistemas de información autorizados. Proxy: Comúnmente un servidor proxy, es un equipo informático que intercepta conexiones de red hechas desde un cliente a un servidor de destino. Proxy tiene un significado muy general, aunque siempre es sinónimo de intermediario. Cuando un equipo de la red desea acceder a una información o recurso, es realmente el proxy quien realiza la comunicación y a continuación traslada el resultado al equipo que la solicitó.

CAPITULO II. DE LA UNIDAD

Art. 5. NATURALEZA.- La Unidad de Sistemas es una dependencia de la Dirección Administrativa, encargada de velar por el buen funcionamiento de los equipos tecnológicos, administración y capacitación de los Sistemas Informáticos que adquiera el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quevedo.

Art. 6. MIEMBROS.- Son miembros de la Unidad de Sistemas los profesionales en Ingeniería en Sistemas, Telemática o carreras afines. La estructura la Unida es la siguiente:

Jefe Unidad de Sistemas Técnico Base Técnico en Técnico en Asistente Datos y Redes y Soporte
Jefe Unidad de
Sistemas
Técnico Base
Técnico en
Técnico en
Asistente
Datos y
Redes y
Soporte y
Sistemas y
Sistemas
Servidores
Mantenimiento
Telefonía

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

3

Jefe de Unidad de Sistemas.

Administrar y coordinar las actividades diarias del personal de la Unidad de

Sistemas. Elaborar proyectos tecnológicos que estén acordes al POA de la institución.

Establecer relaciones interinstitucionales para el intercambio de información.

Canalizar y gestionar los requerimientos de recursos informáticos de las diferentes dependencias de la institución. Administración de la plataforma Quipux. Técnico Base de Datos y Sistemas

Diseñar, implementar, mantener y administrar la base de datos.

Administrar las credenciales y monitoreo de las transacciones de los usuarios

de los sistemas del GADM Quevedo. Asegurar el buen funcionamiento del SGBD.

Interactuar con todos el personal de la Unidad de Sistemas y de la institución

Generar reportes personalizados de acuerdo al formato requerido.

Realizar mantenimiento y respaldos periódicos de la base de datos.

Realizar tareas de relevamiento o realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Técnico Redes y Servidores

Administrar, monitorear y reparar la infraestructura tecnológica de las redes del

GADM Quevedo. Controlar tráfico de red generado por los accesos WEB.

Configuración de los equipos de red (router, swicth, Access point, etc. )

Instalación y Configuración de los servidores de la institución.

Análisis de la seguridad y vulnerabilidad de las redes informáticas del GADM Quevedo.

Realizar tareas de relevamiento o realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Técnico Soporte y Manteniendo

Mantenimiento de equipos informáticos y otros dispositivos de la red local.

Soporte técnico a usuarios

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

4

Capacitación de usuarios en la operación de los recursos informáticos y

sistemas de la institución. Administración y monitoreo de la Central Telefónica.

Administración del correo corporativo (www.quevedoenlinea.gob.ec).

Realizar tareas de relevamiento o realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Asistente Sistemas y Telefonía

Soporte técnico a los usuarios Administrar y asegurar el buen funcionamiento de la infraestructura de redes telefónicas y servicios. Instalación y mantenimiento de los puntos de datos. Verificación y reinicio de los puntos WIFI libres que tiene el GADM Quevedo en varios puntos de la ciudad. Realizar tareas de relevamiento o realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

CAPITULO III.- FUNCIONES DE LA UNIDAD DE SISTEMAS

Art. 7.- SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS.

La unidad de sistemas cuenta con un plan mantenimiento de hardware y software, pero adicionalmente existen requerimientos de mantenimiento de los equipos informáticos de las diferentes dependencias del GADM Quevedo que deben ser notificadas a la Unidad de Sistema.

El Técnico encargado realizará una evaluación previa del equipo para determinar el tiempo aproximado de acuerdo al tipo de mantenimiento a realizar:

Preventivo.- Si el CPU no presenta problemas de Hardware se realiza un mantenimiento preventivo, en la que se ejecuta los siguientes procesos:

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

5

Limpieza del CPU, aplicación de limpia contacto en las memorias, buses de

datos y ranuras. Ingresar en modo seguro para determinar si el sistema operativo tiene infección

de virus. Desfragmentación del Disco Duro

Ejecución de detección de malware

Realizar un check y reparación del disco duro en modo de arranque.

Ejecución del antivirus.

El tiempo aproximado para realizar este tipo de mantenimiento es de 2 a 4 horas.

Correctivo.- Es cuando un equipo informático tiene problemas de

Software o de

Hardware en las que se debe formatear, cambiar una pieza del CPU o reinstalar el

aplicativo afectado.

Formatear el equipo.- Se realiza una limpieza previa al CPU y aplicación de limpia contacto en las memorias, buses de datos y ranuras. Se instala el sistema operativo desde 0 y todos los aplicativos necesarios para que el usuario realice sus actividades asignadas. Este proceso tiene un tiempo aproximada de 8 horas.

Daños de Hardware.- Si realizando las pruebas correspondientes al CPU se determina que el mismo tiene dañada alguna pieza, se realizara el informe correspondiente indicando la parte que tiene problemas, para que se haga requerimiento de la misma. El tiempo este proceso de varía de acuerdo a la adquisición de la pieza afectada.

Reinstalación de Aplicativo.- Una vez realizado el análisis correspondiente y se determina el aplicativo presenta problemas, se procede a desinstalar e instar el mismo para su uso. Tiempo aproximado de 2 horas.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

6

Soporte a Usuarios en Sitio.- El usuario se comunica con la Unidad de Sistemas vía telefónica, para solicitar asistencia por problemas de impresión, perdida de archivos, virus, programas que no ejecutan. Tiempo aproximado de asistencia 30 minutos.

Art.

8.-

ADMINISTRACIÓN

INFORMÁTICOS.

Y CAPACITACIÓN DE LOS SISTEMAS

El GADM Quevedo cuenta con varios Sistemas Informáticos para realizar diversas actividades en cada una de las dependencias, los cuales se detallan a continuación:

NOMBRE

   

SISTEMA

 

DESCRIPCION

 

STATUS

ERPCABILDO

Sistema de Gestión Municipal que cuenta con

En uso

módulos de Avalúos y Catastros, Obras

desde el

Públicas,

Sistema

Financiero,

Tesorería

2006.

(Recaudaciones), Rentas, Inventarios.

Coactivas,

Sistema

Sistema que permite el ingreso/actualización de

No

está

Catastral

la información predial urbano del cantón Quevedo.

En Uso.

Sistema

de

Este sistema permite llevar un control de la

Fase

de

Digitalización

documentación de las Dirección Financiera,

Implemen

Secretaría General y Jurídico

tación

QUIPUX

Sistema de gestión Documental para las Instituciones Públicas del Ecuador

En uso.

Administración de Credenciales para los sistemas Informáticos.- Los creación, bloqueo y asignación de perfil de usuarios a funcionarios activos del GADM Quevedo, será realizada por escrito a la Unidad de Sistemas por la Dirección / Unidad requirente, de acuerdo a las actividades que vaya a realizar.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

7

El Técnico encargado creará /bloqueará o asignará las opciones al usuario de acuerdo a lo solicitado. Tiempo de aproximado de 15 min.

Capacitación a Usuarios.- Los Técnicos de la Unidad de Sistemas realizan capacitaciones de acuerdo a los requerimientos solicitados sobre los módulos y opciones de los sistemas informáticos del GADM Quevedo (No incluye ofimática, AutoCAD, Programas de Edición Audio/Video). Tiempo estimado de acuerdo a las opciones del sistema.

Soporte a los usuarios en los sistemas informáticos.- Los usuarios que presentan problemas con sus credenciales, acceso a los sistemas informáticos, mensajes de error, entre otros, se comunican vía telefónica con la Unidad de Sistemas y un Técnico se conecta vía remota a la PC del funcionario, para darle la asistencia correspondiente, sino, se dispondrá a visitar al funcionario que solicita el soporte para ayudarle a resolver su requerimiento. Tiempo aproximado 30 minutos.

Mantenimiento de los sistemas Informáticos. En el caso del mantenimiento de los sistemas informáticos, se debe realizar un contrato de mantenimiento con el proveedor del sistema, ya que el GAD Quevedo no cuenta con la adquisición de los códigos fuetes. Una vez realizado el contrato de mantenimiento, los Técnicos trabajaran en conjunto con la empresa proveedora, para realizar las actualizaciones correspondiste en horarios no laborables, para no afectar los procesos que se encuentren ejecutando en las diferentes dependencias del GADM Quevedo. Una vez actualizadas las pantallas se notificara a los usuarios correspondientes de los cambios realizados.

Monitorear, administrar y respaldar las Bases de Datos

Los Sistemas Informáticos con los que cuenta el GADM Quevedo están basados en los siguientes motores de Bas de Datos:

 

MOTOR BASE

VERSION

SISTEMA

 

DATOS

INFORMATICO

 

Elaborado por: LILG

 

US-RI-2017

8

Oracle

11g

ERPCABILDO

PostgreSQL

9.2.2

Sistema Catastral

9.6.2

Sistema

de

Digitalización

Monitorear Base Datos.- El Técnico de Base de Datos y Sistemas debe realizar diariamente el monitoreo de la base del datos, a través de SGBD para determinar el número de usuarios conectados y los procesos que se están ejecutado. El tiempo que se ejecuta es en el transcurso del día. En caso de que se presenten inconvenientes, será necesario efectuar el reinicio imprevisto del Servidor de Base de Datos, para lo cual se informa a los usuarios la necesidad de suspender el uso del sistema por un tiempo aproximado de 15 minutos.

Respaldo de Base de Datos. En el servidor de la Base de Datos se ejecuta un script que genera diariamente el respaldo de la misma, el técnico debe respaldar en otros dispositivos de almacenamiento para salvaguardar la información. Proceso se ejecuta una vez a la semana.

Reportes personalizados con información de la Base de Datos.- En base a los requerimiento de los Directores/ Jefes departamentales, se pueden generar reportes personalizados, de acuerdo al formato que ellos soliciten. El tiempo aproximado depende del formato y volumen de información.

Mantenimiento de Base de datos.- Cuando se realizan actualizaciones en los sistemas informáticos, generalmente se le realiza mantenimiento a las bases de datos, este proceso se lo realiza en horarios no laborables.

Art. 9.- MONITOREAR EL NAVEGACIÓN WEB, REDES DE DATOS Y CORREO CORPORATIVOS.

Soporte a usuarios en Redes. El usuario informa a la Unidad de Sistemas que presenta problemas de conexión y acceso a internet, el técnico asignado revisa los

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

9

dispositivos y equipo para determinar el problema:

Que el DHCP no este asignado la IP correspondiente, el técnico procede a revisar el proxy y realizar la configuración correspondiente o reinicia el access point si es necesario. Que la tarjeta de red o punto de red este averiado, el técnico realizara el informe correspondiente para que el usuario realiza la adquisición de la misma.

Monitorear proxy y navegación WEB.- El Técnico asignado debe monitorear diariamente de la navegación de WEB, a través del proxy, para determinar cuáles son los equipos informáticos que saturan la navegación y tomar las acciones correspondientes. Estas acciones podrían ser: restricción de la libre navegación para el/los PC’s de manera momentánea o permanente hasta que se pueda revisar y determinar si el problema es por causa de malware, troyanos o algún otro virus, bloqueo de páginas que estén causando saturación de la red si estas no son de uso provechoso para las gestiones del funcionario que involucren las actividades de la institución y demás acciones que el/los Técnicos crean pertinentes.

La navegación a internet, puede fallar por problemas con el proveedor, en este caso, el técnico reporta la incidencia, indicando el inconveniente que se suscita y así obtener un ticket de soporte para recibir la asistencia necesaria.

Acceso libre de Navegación.- Para acceder a navegación libre se debe realizar el requerimiento al sr. Alcalde, justificando el acceso al mismo. Una vez que se obtiene el requerimiento el técnico realiza la configuración en el servidor proxy para que el equipo asignado tenga la navegación libre. Tiempo aproximado de configuración 15 min.

Administrar las redes de datos.- El técnico debe controlar y monitorear la red para tener una red más eficiente y segura, protegiéndola contra los accesos no autorizados,

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

10

verificando que los enlaces externos a la misma se encuentren funcionando correctamente y optimizando los recursos informáticos.

Administrar el correo corporativo.- La unidad de sistemas es la encargada de crear/ bloquear los correos corporativos de los funcionarios del GADM Quevedo solicitados. Cuando un funcionario no recuerda la contraseña se le resetea sin afectar el contenido de su bandeja de entrada/salida. El correo se asigna con las siguientes características primer nombre primer apellido seguido del dominio de la institución (Ej. lauralozano@quevedoenline.gob.ec). Este proceso tiene un tiempo promedio de 15 min.

Configuración de servidores.- El técnico debe instalar el sistema operativo y configurar los servicios del mismo. Antes de realizar dichas operaciones, es importante planear la implementación a fin de garantizar la mayor eficacia de la infraestructura del servidor a instalar, además de planear el diseño de la zona, así como la ubicación y la función del servidor. En caso de que el servidor llegue a fallar se debe solucionar el problema sin importar día ni hora.

Art. 10.- CENTRAL TELEFÓNICA.

Soporte de Telefonía.- El usuario que tiene problemas con las extensiones telefónicas, comunica a la Unidad de Sistemas, el Técnico y/o Asistente revisa las instalaciones y puertos correspondientes. Los casos comunes son:

Que el cable de la extensión, este desconectado de la central telefónica o regletas del RACK. Se ubica el cable correctamente. Que el cable del dispositivo este averiado, proceden a realizar el cambio del mismo. Que el dispositivo se encuentre con daños permanentes, se realiza el informe correspondiente, para que el funcionario haga el requerimiento del dispositivo (teléfono).

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

11

Que la extensión telefónica este desconfigurado, el Técnico revisa la configuración en el sistema de la central telefónica y actualiza los datos. Que el puerto del central se encuentre dañado, los técnicos encargados deben habilitar otro puerto y realizar la misma configuración de la extensión dañada en la central telefónica.

Creación de Extensión Telefónica.- La unidad/dirección realizará el requerimiento por escrito a la Unidad de Sistemas, la misma que realizará un análisis de la ubicación y la factibilidad de la creación de la extensión.

Configuraciones de salidas de extensiones telefónicas.- Para habilitar salidas externas de una extensión en la central telefónica se debe solicitar por escrito al Sr. Alcalde, una vez aprobado el requerimiento, el técnico procederá a configurar los nuevos parámetros para la extensión solicitada.

Manteniendo de la Central Telefónica.- Se debe contratar mantenimiento para central telefónica con el proveedor del dispositivo.

CAPITULO IV.- RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE SISTEMAS

Mantener actualizado el sistema operativo y el software instalado en las computadoras de escritorio, computadoras portátiles y demás recursos informáticos propiedad del GADM Quevedo, con el fin de prevenir problemas de seguridad informática relacionados con los mismos. Tener operativas las extensiones telefónicas, puntos de red y WIFI para el correcto uso de las mismas en cada una de las dependencias del GADM Quevedo. Monitorear constantemente los enlaces de datos que el GADM Quevedo tiene fuera de la Cdla. Municipal, para el buen funcionamiento de los sistemas informáticos. Salvaguardar la información del GADM Quevedo.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

12

Es responsabilidad tener un usuario de administración en todos los equipos

informáticos de la institución. Cambiar anualmente las credenciales de los servidores (SGBD, Proxy, entre otros).

CAPITULO IV.- RESPONSABILIDADES USUARIOS

EQUIPOS TECNOLOGICOS

  • a. Es responsabilidad de los usuarios el cuidado y correcto uso de los equipos informáticos entregados.

  • b. No podrán usar equipos tecnológicos personales como: laptops, dispositivo informático, etc., en el área de trabajo.

MANEJO Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN

  • a. El uso de las credenciales para acceder a los sistemas informáticos es exclusivamente de carácter personal.

  • b. Cada usuario será responsable de las operaciones realizadas con sus claves de acceso y de todo lo ejecutado con la misma.

  • c. Es responsabilidad del usuario almacenar la información que deseé respaldar en las carpetas que le hayan sido asignadas la Unidad de Sistemas.

  • d. Es responsabilidad del usuario la calidad de información que ingrese/actualice en los sistemas informáticos

CAPITULO V.- PROHIBICIONES

Está prohibido el mal uso de la información relacionada con los sistemas informáticos, con los que cuenta la institución para beneficios personales. Está prohibido que personas externas GADM Quevedo utilicen los recursos informáticos.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

13

Está prohibido instalar y/o descargar juegos o aplicaciones desde cualquier página del Internet, ya que el mismo, es solo para actividades que tengan relación con el GADM Quevedo. Está prohibido descargar audios y videos desde cualquier página de Internet, excepto para la Jefatura de Relaciones Públicas. Está prohibido instalar y desinstalar aplicaciones que no tengan relación con las actividades de la institución. (Si se desea instalar algún aplicativo se debe solicitar al técnico de la Unidad de Sistemas) Está prohibido utilizar unidades de red de la institución y equipos informáticos para almacenar archivos personales en el siguiente formato; MP3, MP4, EXE, JPG, JPEG, GIF, PNG, entre otros. Está prohibido utilizar las redes WIFI de la Institución para conectar dispositivos móviles (celulares, tabletas), excepto los dispositivos autorizados por el Sr. Alcalde.

CAPITULO VI.- DISPOSICIONES GENERALES

Proyectos Tecnológicos: El Encargado, Técnicos y Asistente de la Unidad de Sistemas, deberá presentar sus opiniones e informes técnicos trimestralmente, para fortalecer y mejorar la calidad de los servicios tecnológicos, presentando proyectos y planes para modernizar y beneficiar las operaciones del GAMQ Quevedo.

Elaborado por: LILG

US-RI-2017

14