CAPÍTULO IV

PROPUESTA PARA MEJORAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN

CONTABLE EN EL DEPARTAMENTO AEROPORTUARIO

4.1 Pasos en el proceso de implementación.

Para la implantación de cualquier sistema de información es necesario seguir una

serie de pasos o procesos los cuales deben ejecutarse en una secuencia especifica
dentro de un límite de tiempo establecido.

4.1.1 Análisis de la actividad y el sector.

El primer paso que debe de darse cuando se quiere implantar un sistema informativo
contable es delimitar el sector de la actividad en que se puede encuadrar la
empresa. En definitiva, se trata de preguntarse

4.1.2 Análisis del tamaño y el entorno

Otro de los aspectos fundamentales que debemos de tener en cuenta es el relativo
al tamaño de nuestra empresa. A nuestros efectos, es preciso reseñar que dicho
tamaño no viene determinado únicamente por los parámetros convencionales de
medición (volumen de facturación, número de trabajadores, etc.) sino por otras
variables entre las que destacan:
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TAMAÑO DEL S.I.C

- Número de operaciones económicas diferentes que

realiza.
- Complejidad administrativa de las mismas
- Número de veces que se repiten las operaciones.
- Número de centros de actividad diferentes
- Número de sucursales
- Número de actividades diferenciadas.

Consideramos que la empresa precisará un S.I.C. más desarrollado si realiza un

número de operaciones muy amplio, si la complejidad administrativa de las mismas
es elevada
 4.1.3 Análisis De La Información Que Se Desea Obtener.
Como último paso previo a la implantación de un Sistema Informativo Contable, se
precisa conocer qué información de salida es la que quiere obtener del Sistema, es
decir, cual es el producto final a obtener; ya que en función de lo que queramos
obtener asís deberá ser el sistema.

4.1.4 Diseño e Implantación del Sistema.

Realizado el analisis previo, y disponiendo de todos los datos previos, podemos ya
realizar el diseño del sistema que, entre otros podría tener los siguientes pasos:

PASOS PARA DISEÑAR E IMPLANTAR EL S.I.C

-Diseño del Plan de Cuentas.

-Fijación de los procesos administrativos.
-Elección del Equipo informático.
-Implantación y control del sistema

4.1.5 Diseño del Modelo Contable.

El diseño del modelo contable adaptado a la entidad objeto de estudio ha sido
siempre en lo que más han puesto énfasis los contables cuando se plantean el
implantar un S.I.C. No obstante hay que destacar, que únicamente después de
haber analizado todas las operaciones a realizar por la empresa y conocidas las
necesidades de información de la misma, podemos establecer con el suficiente rigor
el modelo necesario y justo. Dicho modelo se traducirá en un plan de cuentas a
medida. En este apartado, se pueden cometer dos errores: realizar un plan
demasiado desagregado, con excesivas cuentas que no dan la información
necesaria y que están entorpeciendo el trabajo, obligando a agregaciones
adicionales y también puede darse el caso de realizar un plan demasiado agregado
que no facilita la información necesaria, en cuyo caso, el problema es más grave,
ya que habría que volver a diseñar el sistema.
4.1.6. Fijación de los procesos administrativos.
Adicionalmente al diseño del plan de cuentas, tenemos que definir claramente cuál
va a ser nuestra estructura administrativa. Para este punto contamos, en el caso de
empresas ya creadas, con el sistema existente, que habrá sido analizado tanto en
el capítulo de análisis de la organización como en el estudio de operaciones, donde
hemos conocido los circuitos administrativos de cada una de ellas. Por tanto, aquí
se trataría de evaluar si dichos procesos son eficientes y si el control interno ejercido
por los mismos es aceptable, teniendo siempre en cuanta las restricciones
presupuestarias de nuestra entidad.

4.1.7 Elección del Equipo Informático.

Este debe ser el último punto de elección del sistema, ya que una mala elección del
equipo condiciona todo lo anteriormente realizado. Dicha elección debe ser
competencia única del implantador del sistema. (En algunas pequeñas empresas,
el empresario adquiere un equipo con un programa que le aconsejan sin tener en
cuenta sus propias necesidades y después contrata al que le va a montar el
sistema).

4.1.8 Implantación y control del sistema.

Una vez organizado todo el Sistema Informativo Contable, sólo nos queda
implantarlo. Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio en la empresa y
especialmente si se trata de aspectos administrativos, suele provocar un rechazo
entre los miembros del departamento especialmente si se introducen nuevos
equipos y programas informáticos. Por tanto, la transición de uno a otro modelo
debe realizarse del modo más pedagógico posible para con las personas que en él
van a intervenir.

Por último, y en cualquiera de las situaciones, es importante realizar un seguimiento

muy cercano del sistema, para introducir mejoras en el mismo, y corregir
deficiencias. Dicho seguimiento y control consistirá en:
 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL S.I.C.
- Analizar si se realiza correctamente la captación de
datos
- Estudiar si se realizan operaciones no contempladas.
- Evaluar el proceso administrativo y su archivo.
- Comprobar si el sistema nos suministra la información
requerida
- Comprobar que la información se obtiene en el tiempo
fijado.

4.2 Cambios que deben efectuarse en la empresa para el

funcionamiento del sistema de información contable.

Luego de la implantación de un sistema de información la empresa debe actualizar:

 El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de
información pueda funcionar.

 La capacitación del Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual

está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo
con datos o utilizando los resultados que genere.
 Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y
producen diferentes tipos de resultados.
 Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan
la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.
 Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la
parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer
trabajar una aplicación en la empresa.

4.4 Dificultades prácticas para que un sistema de información contable pueda ser
Utilizado con un sistema de administración por actividades del departamento
aeroportuario.
4.4 Objetivos y metas que persigue la empresa.
El objetivo de este plan es definido por el Departamento Aeroportuario, es crear y
mantener un ambiente de prevención de riesgos, donde se analizaron los riesgos
que existan, supervisando toda organización al máximo nivel y controlar los riesgos
contables para fomentar una cultura preventiva, y así disminuir las pérdidas
financieras, reduciendo los costos económicos que implican daños operacionales.

 Establecer un programa que sistematiza las actividades y asigna tareas a los

diferentes niveles de la organización, involucrado en la administración de
riesgos contables.
 Involucrar a los directores en el rol de supervisión de los riesgos contables
en el sistema financiero de la cooperación y procesos propios del sistema
contable.
 Reducir los riesgos contables que se presentan en la administración del ciclo
contable de la cooperación.

4.5 Sector Interno y externo.

El cliente interno es el elemento dentro de una empresa, que toma el resultado

o producto de un proceso como recurso para realizar su propio proceso. Después,
entregará su resultado a otro trabajador de la empresa para continuar con el proceso
hasta acabarlo y ponerlo a venta, y lo adquiera el cliente externo. Por lo que, cada
trabajador es cliente y a su vez proveedor dentro de la empresa.

 Ejecutivos. Tienen una relación más cercana con los clientes externos. Ellos
dicen cuál es el producto o servicio a ofrecer y a qué mercado va dirigido.
 Comercial. Tienen una relación directa con diferentes grupos de
trabajadores, lo que hace que tengan una visión clara de la calidad.
 Operativo. Se encargan de la elaboración de los productos.

Cliente externo.
El cliente externo es la persona que no pertenece a la empresa y solicita satisfacer
una necesidad (bien o servicio).

Estos se pueden clasificar en tipos de Clientes

 Clientes leales: son la base de la empresa ya que generan hasta un 50% de

los ingresos.
 Clientes especializados en descuentos: son compradores regulares de
acuerdo al grado de descuento que la empresa ofrece.
 Clientes impulsivos: se guían por sus impulsos, no se van de la tienda sin
dejar de comprar algo.
 Clientes basados en las necesidades: tienen una necesidad y buscan un
producto porque lo necesitan.
 Clientes errantes: no tienen alguna necesidad cuando entran al negocio, lo
hacen de manera esporádica.

4.6 Ventas y cuentas por cobrar.

Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el
sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice a
cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de
la manera siguiente:
 Balance General
 Activo
 Pasivo
 Capital
 Estado de Resultado
 Ingreso 7- Otro ingresos
 Costos 8- Otros egresos
 Gastos
4.8 Manual de Organización.
Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el
catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que
siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para
garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el

mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración,
información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada
por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que
sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario:
 Numeración
 Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
 Redacción clara, sin errores.
 Además del original, emitir las copias necesarias
 Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

 Facturas
 Recibo
 Conduce
 Órdenes de compra

4.9 Estrategias y planificación utilizada en la elaboración de estos

manuales.

Manual de Procedimiento:
 Activo corriente- de origen deudor
 11 Caja y Banco
 de origen deudor
 se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
 se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o
efectivo
 111 Efectivo
 de origen deudor
 auxiliar de caja y banco
 se debita si entra dinero en efectivo
 se acredita si sale dinero en efectivo
 112 Caja chica
 de origen deudor
 es auxiliar de caja y banco
 se debita cada vez que entra dinero en la caja chica
 se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
 se acredita para liquidar el fondo de caja chica
 113 Bancos
 de origen deudor
 auxiliar de caja y banco
 se debita cada vez que entra dinero al banco
 se acredita cada vez que sale dinero al banco
 12 Cuentas por cobrar
 de origen deudor
 se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa
 se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa
 se acredita si el cliente abona a la deuda
 13 Inventarios
 de origen deudor
 se debita cuando la empresa compra materiales para vender
 se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se
use método perpetuo para el registro de las operaciones
 Activos fijos
 21 Terrenos
 de origen deudor
 se debita cuando se adquiere un terreno
 se acredita cuando se vende el terreno
 22 Edificios
 de origen deudor
 se debita cuando se compra un edificio
 se acredita cuando se vende el edificio
 22D Depreciación acumulada edificios
 de origen acreedor por se una contrapartida
 se debita cuando se vende el edificio
 se acredita para ir cargando la depreciación del edificio
 23 Maquinarias y equipos
 de origen deudor
 se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos
 se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos
 23D Depreciación acumulada maquinarias y equipos
 de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y
equipos
 se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo
 se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo
 24 Equipos de transporte
 de origen deudor
 se debita cuando se adquiere un equipo de transporte
 se acredita cuando se vende un equipo de transporte
 24D Depreciación acumulada de equipo de transporte
 de origen acreedor por ser en contrapartida
 se debita cuando se vende un equipo de transporte
 se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte
 Activos Diferidos
 31 Gastos pagados por anticipado
 de origen deudor
 se debita cuando se paga un gasto por anticipado
 se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado
 311 Seguro pagado por anticipado
 es un gasto pagado por anticipado
 es una cuenta auxiliar
 se debita cuando se paga un seguro por anticipado
 se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado
 Pasivos (2)
 41 Cuentas por pagar
 de origen acreedor
 se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros
 se acredita cuando la empresa contrae una deuda
 42 Documentos por pagar
 de origen acreedor
 se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa
validada por un documento
 se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un
documento
 43 Retenciones por pagar
 de origen acreedor
 se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los empleados
 se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus
empleados
 Capital (3)
 51 Capital
 es de origen acreedor
 se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
 se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa
 52 Resultado del periodo
 es de origen acreedor
 se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo
contable
 se acredita para cerrar la cuenta de ingresos
 Ingresos (4)
 61 Ventas
 es de origen acreedor
 se debita para cerrarla al final del periodo contable
 se acredita para registrar la venta de una mercancía
 611 Ventas al contado
 es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
 se debita para cerrarla al final de un periodo contable
 se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado
 612 Ventas a crédito
 es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
 se debita para cerrarla al final del periodo contable
 se acredita para registrar la venta de mercancías a crédito
 Costos (4)
 400 Costo de ventas
 de origen deudor
 se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use el método
físico para el registro de operaciones
 se acredita para cerrarla al fina del período contable
 Gastos (5)
 100 Gastos generales y administrativos
 de origen deudor
 se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
 1001 Gastos de sueldos
 es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos
 se debita cada vez que la compañía para sueldos
 se acredita para cerrarla al final del período
CONCLUSIONES
Se adquirió el conocimiento previo de la situación contable presentada en el
Departamento Aeroportuario, encontrando la ausencia de registros contables y
controles internos en cuanto a los procedimientos de entradas y salidas de bodega,
registros de transacciones realizadas por la empresa, segregación de funciones,
control de gastos, llevanza de libros contable, entre otros. Se pudo detectar que el
diseño contable abarca las necesidades que la empresa presentaba hasta la fecha
de estudio ya que fue de gran interés para el Departamento Aeroportuario el diseño
propuesto de un sistema de información contable donde se puedan plasmar los
manuales de funciones y procedimientos administrativos, el catálogo de cuentas
para los registros contables, los manuales de dichas cuentas, y todos los formularios
para llevar soportadas las operaciones que a diario se realizan. La validación del
sistema contable durante un mes de operaciones en el Departamento Aeroportuario
facilita mejorar las deficiencias contables que tienen la mayoría de las pequeñas y
medianas empresas y a la vez conduce a la realización de los estados financieros
que representan el resumen de todas las transacciones realizadas durante un
periodo de una manera ordenada, reflejando la situación actual de la empresa.
Además visualiza y evade los riesgos presentados ya que representa una
herramienta útil en la toma de decisiones por la gerencia.

RECOMENDACIONES
 Realizar a diario los depósitos bancarios de las transacciones realizadas por la
empresa.
 Crear un área de contabilidad y contratar a una persona encargada para poner en
marcha la aplicación del sistema contable propuesto.
 Realizar ingreso al INSS de todos los trabajadores para gocen de los beneficios
que brinda la afiliación.
 Continuar enriqueciendo los manuales tanto de funcionales como catálogo y
manual de cuentas.
 BIBLIOGRAFÍA

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Manual de procedimiento del Departamento Aeroportuaria..

anexos