GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

INSPECCIONES DE SEGURIDAD

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

PROCESO TALENTO HUMANO

 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD Página 2 de 10

Aprobó: Fecha de aprobación:

Revisó: Líder Talento Humano Rector Noviembre 17 de 2016
Coordinador SST Resolución No. 2119
1. OBJETIVO
Establecer las directrices para la realización de inspecciones de seguridad en las instalaciones
y/o puestos de trabajo de la Universidad Industrial de Santander.

2. ALCANCE
Aplica para todas las inspecciones de seguridad de tipo locativo, mecánico y eléctrico, que se
lleven a cabo en la Universidad Industrial de Santander dentro del SGSST.

3. NORMATIVA

 Decreto 1072 de 2015 del Ministerio del Trabajo, que establece en el Capítulo 6 los
lineamientos para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y define
los aspectos para la Documentación de acuerdo con el numeral 2.2.4.6.12. Y otra
legislación en seguridad y salud en el trabajo aplicable, (ver Matriz Legal FTH.108).

 Norma Técnica Colombiana NTC 4114 Realización de inspecciones planeadas.

 Guía Técnica Colombiana 45 Guía para la Identificación de los peligros y la valoración

de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. (Importante relacionar

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Áreas y partes críticas: Áreas de la Universidad y componentes de las máquinas,

equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si
se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.
 Condiciones de seguridad: Son los Factores del medio ambiente de trabajo que
pueden provocar un accidente
 Condiciones sub-estándar: Toda circunstancia física que presente una desviación de
lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.
 COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 EPP: Elemento o equipo de protección personal.
 Historial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas
por accidentes que hayan ocurrido anteriormente.
 Inspecciones de seguridad: Es una actividad operativa que se realiza de modo
sistemático y permanente, realizadas por el personal de Supervisión o la Gerencia, con
el objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a los equipos,
personas, materiales y al medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los
procesos productivos, comprometiendo los resultados.
 Inspecciones planeadas informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no
sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones sub-estándar, emitidos por
los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo
diario.
 Inspección planeada: Recorrido sistemático por un área, esto es con una
periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización,
durante el cual se pretende identificar condiciones sub-estándar.
 Operador externo: Persona jurídica que suministra los servicios personales a la
Universidad Industrial de Santander.
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 3 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

 Pérdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al

proceso.
 Potencial de pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden
ocasionar un accidente.
 SST: Seguridad y Salud en el trabajo.
 SGSST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 UAA: Unidad de Académica Administrativa

4. CONTENIDO

4.1 GENERALIDADES

El encargado de realizar la inspección debe tener conocimientos básicos en Seguridad y Salud

en el Trabajo, o haber recibido capacitación y entrenamiento que le permitan enfocar la
inspección hacia los objetivos previamente establecidos.

El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo podrá participar en las inspecciones

planeadas acorde a la legislación en SST aplicable y vigente.

Los Jefe de sección o de las UAA en donde se lleven a cabo las inspecciones, son los
responsables de gestionar y ejecutar las recomendaciones propuestas, para lo cual podrán
contar con el apoyo del Subproceso de SST.

4.1.1 Proceso de la Inspección

Los siguientes pasos se deberían tener en cuenta antes, durante y después de una inspección
planeada:

 Antes de la inspección

- Elaborar un cronograma de las inspecciones a realizar según localizaciones y la

frecuencia con que se harán durante un período de tiempo y registrarlo en el Plan de
trabajo Anual.
- Para las inspecciones solicitadas o producto de comunicaciones de las diferentes UAA,
se realiza la respectiva programación y se actualiza el Plan de Trabajo Anual cada vez
que sea necesario.
- Comunicar al COPASST las inspecciones programadas para propiciar su participación.
- Tener enfoque positivo. Cabe resaltar que el colaborador debe prepararse para buscar
no sólo lo que esté mal, sino también lo que esté bien. El elogio al trabajo bien realizado
y el desarrollo de las actividades de manera segura, puede conducir a que se siga
haciendo de esta forma permanentemente.
- Revisar inspecciones anteriores.
- Preparar la lista de verificación para la inspección de acuerdo al peligro que
corresponda: mecánico, eléctrico o locativo según el caso. (Formato FTH.157)
Nota: Cuando la necesidad de la Inspección lo requiera, el evaluador podrá incluir en el
formato FTH 157, en el ítem “Otros” de cada Peligro, nuevos aspectos o criterios a
inspeccionar, sin que esto incurra en cambio o actualización de versión del mismo.
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 4 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

- Proveerse de los elementos necesarios según el caso: Ropa y elementos de protección

personal apropiados al área y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc.
- Papelería para tomar apuntes y linterna, cámara fotográfica, y otros elementos que sean
necesarios según el caso.
- Identificar el método de valoración descrito en el numeral 4.3 de esta guía.
- Instrumentos de medición (metro, sonómetro, luxómetro, entre otros) apropiados
cuando aplique.
- Contactar al facilitador o personal encargado de la UAA para determinar la hora y fecha
de la inspección.
- Confirmar con el COPASST su participación en la inspección.

 Durante la inspección

- Utilizar la sección de la lista de verificación de acuerdo al peligro que corresponda:

mecánico, eléctrico o locativo.
- Identificar las condiciones inseguras y registrarlas, teniendo en cuenta los controles
existentes.
- Entrevistar o realizar preguntas específicas a los trabajadores del área, que permitan
confirmar y/o fortalecer la información recolectada. Si es necesario documentar una
observación, describirla de forma breve en la casilla correspondiente utilizando
expresiones tales como: doblado, descompuesto, desgastado, corroído, suelto, con
filtraciones, sobresaliente, filoso, resbaloso, etc.
- Se recomienda complementar la información recolectada con evidencia fotográfica.
- De ser necesario, proponer correcciones inmediatas según corresponda e informarlas
al jefe del área para su implementación.

 Después de la inspección

- Valorar las condiciones o actos inseguros, con el método de valoración descrito en el

numeral 4.3 de esta guía.
- Ponderar y priorizar las recomendaciones, estableciendo acciones correctivas o
correcciones según el caso.
- Registrar las recomendaciones a que diera lugar en el formato de Inspecciones
(FTH.157), incluidas las que pueda dar el COPASST.
- Teniendo en cuenta el numeral 4.1.2, realizar y comunicar el informe de inspecciones
con sus respectivas recomendaciones a las UAA correspondientes, para su revisión o
comentarios pertinentes según el caso.
- Realizar y registrar seguimiento a la ejecución y eficacia de las recomendaciones
propuestas, en el formato de Inspecciones (FTH.157)

4.1.2 Informe de la inspección

Después de realizar la inspección, se elabora el informe respectivo, el cual debe tener en cuenta
como mínimo los siguientes criterios:

 Portada: contiene la información sobre el área o proceso donde se realizó la inspección,

los responsables de elaborar el informe y la fecha de elaboración. En la ilustración 1 se
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 5 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

observa un modelo para la portada.

Ilustración 1: Modelo de Portada

INFORME DE INSPECCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(ÁREA, PROCESO O UAA DONDE SE REALIZÓ LA INSPECCIÓN)

(FECHA DE REALIZACIÓN)

Elaborado por:
(Responsable(s) del informe)
(Cargo)

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
(Año)
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 6 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

 Tabla de contenido.
 Datos generales: breve reseña sobre los datos del informe, se exponen los objetivos, el
alcance, los responsables, documentos de referencia, metodología (según el caso) y la
fecha de la inspección. En la tabla 1 se observa un modelo para la elaboración de datos
generales.
Tabla 1: Modelo de datos generales

OBJETIVO Describe el propósito general del informe, responde la pregunta

del para qué del mismo.
ALCANCE Describe el área o proceso que cubre y/o aplica el informe y los
criterios a tener en cuenta (requisitos legales, técnicos, otros).
NOMBRE Y CARGO DE Nombre Cargo
QUIENES REALIZAN
Nombre Cargo
LA INSPECCIÓN
NOMBRE Y CARGO DE Nombre Cargo
QUIENES
ACOMPAÑAN LA
INSPECCIÓN
METODOLOGÍA Mencione la metodología o norma técnica utilizada (si aplica).

DOCUMENTOS DE Leyes, normas y/o documentos asociados al objeto de la

REFERENCIA inspección.
FECHA DE LA Fecha de la elaboración de la inspección.
INSPECCIÓN

 Contenido del informe:

- Fortalezas: resaltar los aspectos positivos identificados durante la inspección,

respecto al área, proceso, actividad o personal.
- Descripciones de los hallazgos: se describen de manera breve, clara y precisa.
- Requisito legal o normativo: se registra de forma puntual el artículo, numeral o
requisito legal o normativo que se debe cumplir respecto a las evidencias
registradas así mismo quien publicó el requisito legal y una breve mención acerca de
este.
- Cumplimiento: registrar el cumplimiento con la clasificación de “No cumple”,
cuando no se encuentra u observa evidencia de cumplimiento del requisito, y
“Cumplimiento Parcial”, (Ej. Requisito que se cumple en unos casos y otros no).
- Conclusiones: se señalan aspectos importantes, aclaraciones u otras observaciones
con relación al objetivo propuesto.
- Recomendaciones: se describen de manera breve, clara y precisa según los
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 7 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

hallazgos establecidos.
- Firmas de quienes elaboran el informe (si aplica).
- Bibliografía (si aplica)

 Recomendaciones Generales:
- Redacción clara.
- Enumerar los elementos en orden consecutivo.
- Se podría complementar los hallazgos con evidencia fotográfica.
- Elaborar las respectivas recomendaciones enfatizando en las condiciones o actos
inseguros priorizados o con mayor potencial de perdida.
- Evitar describir hallazgo de manera general, por ejemplo “caldera sin guardas”, en
su lugar se podría decir: “Guarda faltante en la parte superior de la caldera que se
encuentra en el edificio bloque sur”.

Una vez realizado el informe se debe remitir a la UAA correspondiente, para su revisión y la
posterior gestión y ejecución de las recomendaciones propuestas.

4.2 INSPECCIÓN POR CONDICIÓN DE SEGURIDAD

4.2.1 Inspección de Seguridad de Tipo Locativo

Se realiza para verificar el estado de mantenimiento o de seguridad de las Instalaciones,

teniendo en cuenta:

 Sistemas y medios de almacenamiento

 Si las superficies de trabajo son irregulares, deslizantes o con diferencia del nivel.
 Condiciones de orden y aseo.
 Superficies de trabajo (pisos, tapetes, escaleras, cintas antideslizantes, rejillas, muelles,
etc.)
 Vías de acceso: carreteras, pasillos, etc.
 Sistema de ventilación aire acondicionado o calefacción.
 Tuberías.
 Bodegas de almacenamiento.
 Entre otros.

4.2.2 Inspección de Seguridad de Tipo Mecánico

Se realiza para verificar el estado de funcionamiento, mantenimiento y de seguridad de los

equipos, máquinas y herramientas con sujeción a las hojas de vida o manuales de uso respectivo
cuando aplique.

En caso que los equipos, máquinas y herramientas presenten alto riesgo para la salud o la vida
de las personas, se debe dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito
suspender el uso de los mismos.

También se recomienda tener en cuenta, las inspecciones de seguridad de tipo mecánico en los
siguientes casos:
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 8 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

 Herramientas o equipos nuevos.

 Adecuaciones.
 Reubicación de las herramientas o equipos.

4.2.3 Inspección de Seguridad de Tipo Eléctrico

Se realiza para verificar el estado de funcionamiento, mantenimiento y de seguridad de las

instalaciones eléctricas con sujeción al REGLAMENTO TÉCNICO DE INSTALACIONES
ELÉCTRICAS (RETIE), según aplique.

En caso que la instalación presente alto riesgo para la salud o la vida de las personas, se debe
dar aviso inmediato al encargado del área o sección, con el propósito de desenergizar la
instalación comprometida.

También se recomienda tener en cuenta, las inspecciones de seguridad de tipo eléctrico en los
siguientes casos:
 Instalaciones eléctricas nuevas
 Ampliaciones
 Remodelaciones

Los aspectos mínimos a tener en cuenta a la hora de la inspección son: Cableado, cordones,
tomas, puestas a tierra, enchufes, conexiones, cajas de interruptores, paneles, transformadores,
fusibles, dispositivos de iluminación.

4.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN

Teniendo en cuenta los criterios de la Norma Técnica Colombiana NTC 4114, a cada condición
o acto subestándar identificado, se le asigna una letra (A, B, C o D), de acuerdo con el potencial
de pérdidas de la misma (ver tabla 2).

Tabla 2. Criterios de valoración

CRITERIOS PARA VALORAR LAS CONDICIONES INSEGURAS

Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o pérdida de alguna parte del
A
cuerpo, o daños de considerable valor.
Podría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad temporal, o daño a la
B
propiedad menor al de la clase A.
C Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o daños menores.
D Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad
INTERPRETACIÓN
Si el resultado fue A o B, en el informe de inspección se registra la recomendación de una
1
Acción Correctiva.
Si fue C o D, en el informe de inspección se registra la recomendación de una Corrección
2
que debe ser tratada.
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 9 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

La Corrección o Acción Correctiva es responsabilidad del Jefe o Director de la UAA en la

Nota
cual se llevó a cabo la Inspección.

4.4 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES

Se registra el seguimiento a las recomendaciones descritas en el informe de inspección, en el

Formato FTH.157. Registrando el avance de la ejecución y la eficacia de las mismas.

Nota: Cuando se requiera incluir nuevos aspectos o criterios a inspeccionar, el evaluador podrá
diligenciarlos en el formato FTH.157 “Lista de chequeo para Inspecciones de Seguridad”, en el
ítem “Otras características a inspeccionar”; sin que esto incurra en cambio o actualización de
versión del formato.
 Código: GTH.03
TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión: 1

Página: 10 de 10
GUÍA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Noviembre 17 de 2016 Creación del documento