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PODER EJECUTIVO DEL ESTADO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD MESOAMERICANA DE SAN AGUSTÍN

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO EN EL CONTROL DE
INGRESOS Y EGRESOS.

RESIDENCIA PROFESIONAL

PRESENTADO POR:

MÉRIDA, YUCATÁN, MÉXICO


2016
Resumen

A través de los años las empresas han tenido un crecimiento acelerado, por lo que se

vieron en la necesidad de crear sistemas de control interno. La creación de controles es una

de las vías más eficientes que garantizan el cumplimiento óptimo de los objetivos con la

finalidad de evitar fraudes. La presente investigación tuvo como propósito el Análisis del

proceso de control interno del efectivo a través de la cuenta bancaria que se manejan la

empresa RAMOS INSTALACIONES, la misma estuvo sustentada en un estudio de campo

y documental; y en conclusión la empresa al inicio de la residencia no contaba con un

sistema de control interno, lo que hace que la empresa no tenga un control sobre el efectivo.

Es por lo que se demostrara de qué manera el Control Interno del efectivo mejorará

la gestión financiera en la EMPRESA RAMOS INSTALACIONES durante el tiempo de la

Residencia y después de la esta, que ayudara a que la empresa optimice sus recursos

financieros.
Tabla de contenido

Capítulo 1 Introducción y Antecedentes ---------------------------------------------------------------------------- 5


1.1 Introducción --------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
1.2 Historia -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
1.3 Antecedente -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
1.4 Planteamiento del Problema. ---------------------------------------------------------------------------------- 7
1.5 Objetivo.------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
1.5.1 Objetivo General. -------------------------------------------------------------------------------------------- 8
1.5.2 Objetivo específicos:---------------------------------------------------------------------------------------- 8
1.6 Alcances y limitaciones. ----------------------------------------------------------------------------------------- 9
1.7 Justificación--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
Capítulo 2 Historia del efectivo ------------------------------------------------------------------------------------- 10
2.1 Introducción Al Estudio Del Control Interno De Efectivo ---------------------------------------------- 10
2.2 Antecedentes Del Efectivo ------------------------------------------------------------------------------------ 10
2.3 Generalidades Del Efectivo ----------------------------------------------------------------------------------- 12
2.3.1 Conceptos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
2.4 Evolución Del Control Interno-------------------------------------------------------------------------------- 13
2.4.1 Generalidades ---------------------------------------------------------------------------------------------- 14
2.4.2 Conceptos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
2.4.3 Objetivos Del Control Interno -------------------------------------------------------------------------- 17
2.4.4 Principios Del Control Interno -------------------------------------------------------------------------- 18
2.4.5 Clasificación Del Control Interno. --------------------------------------------------------------------- 18
2.5 Generalidades Del Control Interno Del Efectivo --------------------------------------------------------- 19
2.5.1 Conceptos --------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
2.5.2 Objetivos Del Control Interno Del Efectivo---------------------------------------------------------- 20
2.5.3 Principios Del Control Interno Del Efectivo --------------------------------------------------------- 22
2.5.4 Importancia ------------------------------------------------------------------------------------------------- 23
Capítulo 3 Control Interno De Las Transacciones Que Afectan El Efectivo -------------------------------- 25
3.1 Generalidades De Las Transacciones Que Afectan El Efectivo En Empresas Comerciales.---- 25
3.2 Transacciones Que Afectan El Efectivo En Empresas Comerciales. --------------------------------- 25
3.2.1 Ingresos ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25
3.2.1 Egresos ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26
3.2.3 Fondos De Caja--------------------------------------------------------------------------------------------- 26
3.3 Establecer El Control Interno De Efectivo ----------------------------------------------------------------- 27
3.4 Los Procedimientos Del Control De Efectivo ------------------------------------------------------------- 29
3.5 Control Interno Sobre Los Ingresos De Efectivo --------------------------------------------------------- 32
3.6 Control Interno Sobre Los Egresos De Efectivo ---------------------------------------------------------- 37
3.7 El Control Interno De Caja Chica----------------------------------------------------------------------------- 42
3.8 La Cuenta Bancaria Como Un Dispositivo De Control. ------------------------------------------------- 44
Capítulo 4 Experiencia obtenida ------------------------------------------------------------------------------------- 48
4.1. Presentación y análisis de los datos ----------------------------------------------------------------------- 48
4.2 Políticas Propuestas -------------------------------------------------------------------------------------------- 49
4.3 Plantillas Propuestas. ------------------------------------------------------------------------------------------ 51
4.3.1 Conciliación Bancaria ------------------------------------------------------------------------------------- 51
4.3.2. Registro Auxiliar de Caja Chica. ----------------------------------------------------------------------- 52
4.3.3 Vale de Caja Chica ----------------------------------------------------------------------------------------- 53
4.3.4 Arqueo de caja chica-------------------------------------------------------------------------------------- 54
Capítulo 5 Conclusiones y Recomendaciones. ------------------------------------------------------------------- 55
5.1 Conclusiones.----------------------------------------------------------------------------------------------------- 55
5.2 Recomendaciones----------------------------------------------------------------------------------------------- 56
5.3 Definición de términos----------------------------------------------------------------------------------------- 56
5.4 Referencias Bibliográficas ------------------------------------------------------------------------------------- 58
Capítulo 1 Introducción y Antecedentes

1.1 Introducción

Este trabajo de investigación tienen el propósito de dar a conocer más ampliamente

el tema de medidas de control interno aplicables a la cuenta de efectivo, el cual se puede

definir como un simple medio para evitar fraudes o robos, debe también ayudar a lograr las

demás transacciones de dinero y el mantenimiento de saldos adecuados sin que lleguen a

ser excesivos.

El objetivo del control interno del efectivo es salvaguardar y proteger el efectivo de

la entidad, es por eso que la administración del efectivo, es de principal importancia en

cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una

cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser

rápidamente invertido

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se

ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la

eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las

actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el

mercado.

Este trabajo describe los aspectos generales de efectivo y control interno, así como de las de

las transacciones que afectan el efectivo y su respectivo manejo, además incluye propuestas

de formatos que puede emplear una empresa para el control detallado del efectivo que se

maneja actualmente.
1.2 Historia

Ramos Instalaciones inició sus actividades en 1993 por lo cual ya cuenta con más de

20 años de presencia y trayectoria en el mercado.

Desde el comienzo de nuestras actividades, nos especializamos en plomería y

electricidad. Participamos en los principales proyectos de obras en nuestro estado como por

ejemplo la instalación del alumbrado del muelle fiscal y los proyectos de la SEP en la

remodelación de las instituciones educativas.

Con el transcurso de los años hemos incorporado nuevos servicios de

implementación de pintura y albañilería con el objetivo de proveer a nuestros clientes una

solución integral a sus necesidades. Contamos con un excelente grupo humano el cual se

capacita en forma permanente a fin de estar actualizado a los cambios e innovaciones

tecnológicas que se presentan en nuestro ámbito.

Nuestro objetivo principal es lograr una permanente mejora en nuestras actividades

a fin de dar un servicio que asegure una entrega en tiempo y forma con su correspondiente

asesoramiento y soporte técnico. El cumplimiento de las pautas mencionadas nos obliga a

un estricto cumplimiento de nuestro manual de garantía de calidad y procedimientos a fin

de lograr como meta final una satisfacción plena de nuestros clientes.

1.3 Antecedente

Al inicio de la residencia hemos detectado que la empresa Ramos instalaciones, no

tiene controles para el adecuado registro de las operaciones que realiza en el transcurso de

su giro comercial en su chequera bancaria, y esto le ha llevado como consecuencia tener un

gasto innecesario como son las comisiones por cheques rebotados por falta de fondo.
Para evitar todo lo mencionado anteriormente hemos visto que no tienen papeles de

trabajo y que tampoco tienen a revisar el saldo en la cuenta bancaria, con el cual le vamos a

sugerir y diseñar a la empresa unos papeles de trabajo donde ellos puedan llevar acabo el

control de todo lo que ha facturado que es de donde provienen la cobranza y de todo lo

egresado como son los cheque y transferencias realizada.

Al igual nos hemos percatado que no llevan un control de pagos a sus empleados y

también no llevan una nómina fiscal por el cual veremos que esto se evite de una manera en

donde la empresa en un futuro no sea perjudicada por un empleado.

Al final de la residencia la empresa ya debe tener un control y se debe haber

reducido un 90% de las comisiones por cheques rebotados teniendo en cuentas los cheques

que no se han cobrado y así no exista un sobre giro de estos. Con referente al control de

nóminas veremos la forma de implementar unas nominas con el cual la empresa pueda

llevar un control por medio el cual sepa que si se le remunero a todo el personal y así evitar

algún perjuicio a futuro.

1.4 Planteamiento del Problema.

El crecimiento acelerado de las organizaciones trajo como consecuencia que los

gerentes se vieran en la necesidad de modernizar los sistemas contables debido a las

numerosas transacciones que ellos manejan, estos grandes movimientos de dinero

originaron que las empresas recurrieran a las cuentas bancarias para realizar a través de esto

las operaciones de desembolso de dinero.

Un sistema de control interno, está constituida por las políticas y normas

formalmente dictados, los métodos y procedimientos efectivamente implantados por los


recursos humanos, financieros y materiales, deben estar coordinados y dirigidos a la

exactitud adecuadamente, veracidad y oportunidad de las informaciones presupuestaria.

Sin embargo frecuentemente se observan que existen empresas carentes de las más

sencillas y procedimiento de control interno en las cuales las políticas dictadas por las

máximas autoridades no se cumplen algunas veces.

En Ramos instalaciones, no se encuentra un departamento en el cual se encargue

que la documentación necesaria para efectuar los registros contables del ingresos y de los

egresos, el cual retrasa las actividades a cumplir, ocasionando que no tenga la información

al diana cuanto a las conciliaciones, no se lleva un registro, lo que origina que no se

obtengan los saldos disponibles en la cuenta bancaria.

De la situación planteada, surgió la necesidad de realizar un análisis del control

interno de efectivo y egresos a través de la cuenta bancaria que maneja la empresa Ramos

Instalaciones, con el fin de hacer recomendaciones y sugerencias para que se realicen las

actividades de una mejor forma.

1.5 Objetivo.

1.5.1 Objetivo General.

Se busca la forma más eficiente de controlar los ingresos y egresos que genere el

negocio para ayudar al empresario a tomar decisiones para el funcionamiento del mismo.

1.5.2 Objetivo específicos:

-Implementar un área de tesorería


-Analizar y evaluar los controles internos del área de tesorería.

-Determinar y evaluar la incidencia de los resultados obtenido en periodos pasados.

-Proponer alternativas para mejorar el proceso de control interno de ingresos y de

los egresos en la empresa

1.6 Alcances y limitaciones.

Este estudio estuvo dirigido a analizar el proceso de control interno de los ingresos

y egresos a través de las cuentas bancarias que manejan en la empresa Ramos Instalaciones,

en un lapso comprendido desde 27-01-2016 hasta 07-06-2016.

1.7 Justificación

El control interno es una herramienta fundamental para el correcto funcionamiento

de las actividades dentro de una empresa que realiza numerosas actividades, es por ello que

se debe contar con mecanismos adecuados que faciliten el trabajo a realizar. Es imposible

imaginar una organización sin un control interno, pues este es necesario para que una

empresa logre su objetivo.

Así mismo el presente trabajo se considera de gran relevancia para la empresa,

específicamente en el uso y control de su cuenta bancaria de Ramos Instalaciones debido a

que este requiere de adecuados controles internos que le permita dirigir en forma eficiente

sus operaciones, en caso contrario señalar las fallas que pudieran presentar los

procedimientos que utiliza la empresa en el control y registro del ingresos y egresos, de

igual manera se va a proporcionar mejoras y promover la eficiencia en la organización.


Capítulo 2 Historia del efectivo

2.1 Introducción Al Estudio Del Control Interno De Efectivo

Debido a la situación económica que atraviesa el país en la actualidad el dinero

tiene un valor real que ha afectado a muchas empresas con fines de lucro, porque sus

transacciones o movimientos giran alrededor de la partida de efectivo. Desde nuestros

antepasados se origina el concepto de moneda por la importancia del valor que en ese

momento empieza a tener. Surge la necesidad de establecer diversos sistemas de control

interno que garanticen la salvaguarda del efectivo. De esta manera la dirección de la

empresa tendrá un respaldo de las diversas transacciones que realiza, asegurando una

adecuada toma de decisiones las cuales orientan a la entidad hacia el éxito o crecimiento de

la misma. En base a estas necesidades, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos

establece diversos principios y normas que regirán el proceso de control interno del

efectivo para tener una mayor confiabilidad en la información financiera referente al

renglón de efectivo. Con el estudio realizado a la entidad económica, se obtendrán

resultados que servirán para establecer el control interno que funcionara en todas las

operaciones y actividades de la misma, con el propósito de que finalmente se logre el

objetivo establecido. Es así, como se hace necesario que se seleccione, diseñe e implante

un sistema de control interno de efectivo como medida de seguridad para caja y banco, y

las transacciones que afectan los ingresos, egresos y fondos de caja chica.

2.2 Antecedentes Del Efectivo

El dinero nace de la necesidad del intercambio de mercancías para establecer lo que

hoy es el comercio: nuestros antepasados en base a sus necesidades por que poseen

características materiales que los hacen útiles. La mercancía trae un valor debido al trabajo
humano y el tiempo que se utilizó para desarrollar el producto en base a estas necesidades

de los comerciantes nace el intercambio de las mercancías, lo que se conoce como el

trueque. Al paso del tiempo y de acuerdo a sus propias necesidades establecen un precio a

la mercancía, es decir, la conversión del valor en precio. Este es un proceso que facilita la

comparación de valores de las diversas mercancías, porque se reduce el valor a una sola que

es: el dinero. El dinero se considera como un valor desde nuestros antepasados, como

medida de cambio para realizar transacciones comerciales; ya que el dinero existe desde la

época esclavista, pero a lo largo de la historia ha experimentado cambios, hasta llegar al

sistema capitalista, donde cumple funciones básicas para el desarrollo del mismo. La

moneda es un signo representativo del precio de las cosa para hacer efectivo los contratos y

los intercambios, antes se manejaba con monedas de oro, plata, cobre u otro metal

regularmente en figura de disco acuñada con el busto del soberano o sello del gobierno que

la fábrica. En la actualidad se conoce el dinero como: El valor neto en moneda de curso

legal o efectivo que manejan las empresas tienen diversas funciones como:

-Medidas de valores.

-Patrón de precios.

-Medio de cambio y circulación.

-Medio de cambio, de atesoramiento y acumulación.

-Instrumentos de pagos diferidos.

-Dinero mundial.
2.3 Generalidades Del Efectivo

Según los antecedentes mencionados, el efectivo existe como medio de intercambio

desde nuestros antepasados y en la actualidad es necesario para llevar cualquier transacción

económica.

2.3.1 Conceptos

El Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su Boletín C-1 define el efectivo

como:

“Aquel que está constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes,

propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: cajas, billetes y

monedas, depósitos bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales

preciosos amonedados.”

Para el C. Charles Horngren el efectivo es:

“El medio más común de intercambio y la mayoría de las operaciones repercuten

definitivamente en el efectivo, por ser papel moneda y monedas, cheques, giros postales, y

el dinero guardado en las cuentas bancarias.”

Por otra parte, el C.P. Gerardo Guajardo Cantú lo conceptualiza como:

“un medio de cambio que está disponible inmediatamente para el pago de obligaciones

circulares y que está libre de restricciones contractuales que podría limitar a la

administración el uso de ellos para enfrentar las obligaciones.”

En la opinión del C.P. Raúl Niño Álvarez el efectivo está conformado por: “valores

de pronta y fácil disponibilidad sin ninguna restricción, como son:


-Monedas de metal y billetes de curso legal.

-Deposito en los bancos en cuenta de cheques

-Cheque a favor de la empresa

-Fondo de caja chica

-Cupones vencidos de bonos u obligaciones.”

En base a los conceptos de efectivo de dichos autores, se concluyen que el efectivo

es: “el dinero o moneda de curso legal que se utiliza para realizar transacciones de

comercio, tanto ingresos como egresos, y cuya característica principal es ser un activo

líquido y de inmediata disponibilidad lo cual está formado por monedas, billetes, giros

postales y depósitos en la cuenta de bancos.

2.4 Evolución Del Control Interno

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de

partida simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las

operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Frey Lucas

Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la

contabilidad de partida doble. Es en la revolución industrial donde surge la necesidad de

controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por

varias personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que

fue una de las medidas de control interno, pero fue a fines del siglo XIX que los hombres

de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de

sus intereses. De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento
económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto

en su administración. Los sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser

implantados o controlados con asistencia técnica externa o una evolución independiente.

Constantemente, los miembros de los consejos de administración, así como los principales

dirigentes conforme sus operaciones y sistemas, eleven el nivel de complejidad de sus

organizaciones. Las organizaciones tienden evaluar sus resultados en términos de utilidad,

pero otras organizaciones no utilitarias como hospitales, universidades o entidades

gubernamentales, pueden establecer medidas igualmente útiles en sus unidades de servicios

para alcanzar sus objetivos u otros medios no financieros. Todos los administradores

necesitan determinar si sus estructuras organizacionales son sólidas y adecuadas para

alcanzar los objetivos, los sistemas de control no reemplazan, si no que asisten, en la

adecuación de la organización.

Sean públicas o privadas, ninguna organización tiene que estar en problemas para

reconocer la necesidad de un control más estricto. Actualmente, los dirigentes exitosos

tanto del sector público como privado, hacen hincapié sobre los controles administrativos.

Los hospitales son quizá un ejemplo, tanto de la necesidad como de la respuesta a las

medidas necesarias que estos adoptaron para controlar los costos e incrementar la

productividad. La tecnología computacional, así como las nuevas y mejoradas técnicas para

utilizar la información han hecho que los controles mejoradas no solo sean posible si no

aceptables, además han agudizado el interés por el control administrativo.

2.4.1 Generalidades

El control interno, es un elemento que se basa en procedimientos y métodos

adoptados, por una organización de manera coordinada para proteger sus recursos,
promover la exactitud y confiabilidad de la información, su eficacia y eficiencia, así como

para medir la validez de las operaciones. El control interno es un proceso diseñado con el

objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos. Es un sistema

conformado por un conjunto de procedimientos, interrelacionados para proteger los activos

de la empresa. Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en

todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son

importantes, pero existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con

la finalidad de afinar su función dentro de la organización.

2.4.2 Conceptos

A continuación se mencionan conceptos de control interno proporcionados por

diversos autores.

El C. Robert F. Meigs considera que el control interno es: “Un sistema que incluye

todas las medidas que toma la organización con el fin de proteger sus recursos contra el

desperdicio, fraude o uso ineficiente; asegurar la exactitud y confiabilidad de las

operaciones; asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa y evaluar el

desempeño de todas las divisiones de la empresa.”

En la opinión de C.P. Abraham Perdomo Moreno, el control interno es: “Un plan de

organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados

que adopta una empresa pública o privada, para obtener información confiable,

salvaguardar bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política

administrativa.”
Por último, el C. Charles T. Horngren menciona que el control interno es: “Un plan

organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por una empresa para:

-Proteger los activos.

-Estimular el cumplimiento de las políticas de la empresa.

-Promover la eficiencia operacional.

-Asegurar registros contables exactos y confiables.”

De los conceptos antes citados se pueden desprender las principales características

del control interno:

-Plan de organización.

-Para una contabilidad.

-A través de las funciones de empleados.

-Empleando procedimientos coordinados.

-En empresas públicas o privadas.

-Para obtener información confiable y exacta.

-Salvaguardar bienes.

-Promover la eficiencia de las operaciones.


2.4.3 Objetivos Del Control Interno

Los objetivos de un sistema de control interno se establecen con la finalidad de

mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes y políticas de la gerencia, lo que

trae como resultado una excelente organización, tanto en su administración como en su

información contable y recursos humanos.

-Prevenir fraudes.

-Descubrir robos y malversaciones.

-Obtener información administrativa, contable y financiera, confiable y oportuna.

-Localizar errores administrativos, contables y financieros.

-Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la

empresa.

-Promover la eficiencia personal.

-Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc.

Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y

estimación de las cuentas sujetas a auditorias, etc.

Para lograr los objetivos propuestos por el control interno es necesario recurrir a los

siguientes elementos.

-Organización.

-Procedimientos.
-Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.

-Supervisión.

2.4.4 Principios Del Control Interno

La adecuada operación del Sistema de Control Interno está garantizada si se llevan a

cabo estos principios, ya que son considerados como punto de partida para que se respeten

las funciones o actividades a desarrollar dentro de la organización.

Principios del control interno:

-Separación de funciones de operación, custodia y registro.

-Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada operación

de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.

-Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su

actividad.

El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.

-La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de

contabilidad.

2.4.5 Clasificación Del Control Interno.

El sistema de contabilidad depende de los procedimientos de control interno para

asegurar la confiabilidad de los datos. La necesidad por su adecuado control interno

explica la naturaleza y existencia misma de muchos registros, informes, documentos y


procedimientos contables. Los controles internos se agrupan en dos clases principales:

controles administrativos y controles contables.

Control Interno Administrativo.- Son aquellas medidas que se relacionan

principalmente con la eficiencia operacional y con la observación de las políticas

establecidas en todas las áreas de la organización, es decir, normalmente son políticas,

procedimientos y métodos, por eso no tienen relación directa con la confiabilidad de los

estados financieros y demás informes contables. Sus objetivos fundamentales son:

-Promoción de eficiencia en la operación de la empresa.

-Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la

administración de la empresa.

Control Interno Contable.- Son medidas que se relacionan con la protección de

activos y con la confiabilidad de los informes contables y financieros, es decir, de la

seguridad y exactitud de las actividades financieras. Se refiere a este cuando los objetivos

fundamentales son:

-Protección de los activos de la empresa.

-Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.

2.5 Generalidades Del Control Interno Del Efectivo

El control interno está constituido por una serie de procedimientos establecidos, con

el propósito de darle un seguimiento a todas las actividades de la empresa que pueden

afectar el manejo del efectivo.


2.5.1 Conceptos

En este apartado se van a enlistar diversos conceptos del control interno del

efectivo.

El C.P. Abraham Moreno menciona que el control interno del efectivo es: “Un plan

de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos

coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en

cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a la política

administrativa de cualquier empresa pública, privada o mixta.”

Por último, el C. Robert Meigs lo conceptualiza como sigue: “Se considera algunas

veces como un simple medio para evitar fraudes o robos, debe también ayudar a lograr las

demás transacciones de dinero y el mantenimiento de saldos adecuados sin que lleguen a

ser excesivos.”

2.5.2 Objetivos Del Control Interno Del Efectivo

El manejo de efectivo en una empresa es un aspecto de gran importancia y por lo

tanto el control interno del efectivo es primordial, ya que este presta los medios suficientes

para proteger, informar, obtener y aplicar en forma adecuada el efectivo de la empresa. De

tal manera que los principales objetivos tienen la finalidad de cuidarlo y dar a conocer

sobre todo con exactitud en el momento correspondiente, y son los siguientes:

-Proteger y salvaguardar el efectivo: permite conocer las irregularidades, errores y

fraudes, además, también tienen la cualidad de evitarlas, y que con su sistema de

comprobación automática, se dificulta la colusión.


-Obtener información confiable del efectivo: nos proporciona la información

financiera oportuna, completa y constante que es fundamental para el desarrollo de las

actividades de la organización, pues en ella descansan gran parte de las decisiones y

programas que han de llevarse a cabo en una empresa.

-Prevenir y descubrir fraude del efectivo: con la implantación del control no es fácil

cometer el fraude de efectivo, o en su defecto permanecer oculto, se reduce el peligro de la

sustracción indebida del dinero, este objetivo se cumple de manera más efectiva sí, siempre

que sea factible la custodia del efectivo, se separe totalmente de la función de registros de

las operaciones que la afectan, de esta manera solo habiendo complicidad pueden

cometerse irregularidades.

-Registros correctos y oportunos: presiona a realizar los registros de las operaciones

que la afectan día con día, para establecer de esta manera una situación real del efectivo, y

esto nos permite cumplir con las obligaciones presentes de manera oportuna.

-Localizar errores, desperdicios y filtraciones: dentro de las funciones del control se

encuentra la consolidación bancaria que en este caso nos permite detectar errores,

desperdicios y filtraciones, con su elaboración que debe ser por personal ajeno al manejo de

efectivo, permite ver rifar de esta manera que los registros han sido los adecuados, que los

saldos en bancos son los necesarios y además que las aplicaciones de dicho banco son las

correspondientes.

-Promover la eficiencia de personal que maneja efectivo: promover la eficiencia del

personal mediante la vigilancia que se ejerza, pues esto permite encontrar los errores

cometidos en forma involuntaria por el personal o por causas de negligencia.


-Mediante los informes del personal, la gerencia puede apreciar el trabajo realizado

de cada uno y el logro de cada departamento, para estimular de alguna manera la eficiencia

de ellos y el jefe de cada departamento, así como proporcionar al personal compensaciones

y prestaciones suficientes para atraerlos y asegurar la utilización más efectiva.

-Promover eficiencia en la operación: las políticas y disposiciones instauradas por la

administración serán la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas

habrán de identificar metas estándares de operación básicos para medir el desempeño y

calificar la eficiencia, eficacia y economía; los elementos indispensables hacia la óptima

sinergia operativa integral.

-Protección de los activos de la entidad: es indiscutible que debe haber políticas

claras y específicas y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección y

administración de los activos. Las políticas deben tender hacia una óptima eficiencia en la

operación con los activos. Y obviamente, los activos deben estar registrados en la

contabilidad y que se informe que se está haciendo con ellos; activos no registrados

correctamente son activos sin control.

El control interno debe ser mucho más que una herramienta dedicada a la

prevención de fraudes o al descubrimiento de errores en el proceso contable. Debe

constituirse como una ayuda indispensable para una eficaz y eficiente administración.

2.5.3 Principios Del Control Interno Del Efectivo

Los principios que se mencionan proporcionan las bases para que se lleven a cabo

correctamente las actividades planteadas en el control interno del efectivo.


-Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y

bancos.

-En cada operación de caja y bancos deben intervenir cuando menos dos personas.

-Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros

contables que controlen su actividad.

-El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.

-La función de registros de operaciones de caja y bancos será exclusiva del

departamento de contabilidad.

2.5.4 Importancia

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,

porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa

contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser

rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de

dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación

y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la

empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de

todos los activos de la empresa.


El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control

interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la

compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los

siguientes:

-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

-Promover la contabilización adecuada de los datos.

-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

-Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la

oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del

efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer

un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen

sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer

pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y

depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante

cheques.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de

cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo

suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos

excesivos en las cuentas de cheques.


Capítulo 3 Control Interno De Las Transacciones Que Afectan El Efectivo

3.1 Generalidades De Las Transacciones Que Afectan El Efectivo En Empresas

Comerciales.

Las transacciones que afectan el efectivo por sus diversos movimientos pueden ser:

-Compra de mercancía que ocasiona el pago a los diversos proveedores.

-Ingresos por venta o prestación de servicio.

-Creación de fondos para pagos de menor importe.

-Desembolso por pagos a los trabajadores en nómina.

-Estas actividades se pueden resumir en tres transacciones principales: ingresos,

egresos y fondos de caja chica.

3.2 Transacciones Que Afectan El Efectivo En Empresas Comerciales.

Las transacciones que realizan las empresas que desempeñan diariamente, ya sea,

por la venta de un bien, prestación de un servicio originan partidas que afectan diariamente

al efectivo como lo son:

-Ingresos

-Egresos

-Fondos de caja chica

3.2.1 Ingresos

Representan los recursos que obtiene la empresa al explotar su objeto social, ya sea

que esto se realice a crédito o de contado. Están representados por la venta de mercancía o
la prestación de servicio con el objetivo de generar ganancia. No deben reconocerse como

ingreso, los incrementos de activos derivados de:

-La disminución de otros activos.

-El aumento de pasivos o,

-El aumento del capital contable como consecuencia de movimientos de

propietarios.

3.2.1 Egresos

Representa los pagos que debe hacer la empresa para poder explotar su actividad,

como lo son servicios públicos, los sueldos, impuestos, constituyen una disminución de

utilidades o generan pérdidas ya que estos son valores que no son recuperables. No deben

reconocerse como egresos los decrementos de activos derivados de:

-El aumento de otros activos,

-La disminución de otros activos o,

-La disminución del capital contable, como consecuencia de movimientos de

propietarios.

3.2.3 Fondos De Caja

El efectivo recibido por la empresa no es recomendable que permanezca físicamente

en ella, existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura de una

cuenta bancaria para depositar las entradas de efectivo y a través del propio banco

efectuarse los pagos. Resultaría poco económico para un negocio extender un cheque

individual para el pago del taxi de un ejecutivo, para una caja de lápices o para la entrega
de un mensaje especial dentro de la ciudad, por lo tanto, las compañías deben tener un

pequeño importe en efectivo disponible para pagar dichos importes menores en un periodo

determinado. A estos fondos se le conoce como Caja Chica.

El C.P. Arturo Elizondo López define: Fondo Fijo De Caja: es aquel en el que se

determina una cantidad que permanece estable por periodos más o menos amplios, es

posible modificar sus montos cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.

3.3 Establecer El Control Interno De Efectivo

En base a las necesidades que se originan por las transacciones que la entidad

económica realiza, la administración y el departamento contable deben establecer el control

interno de efectivo para un mejor manejo ya que beneficiará tanto a la administración para

la toma de decisiones en el futuro. Además de que los directivos podrán conocer la

situación económica en la que se encuentra la organización y el departamento contable se

beneficiará porque la información fluirá con un grado de seguridad en el manejo de

documentación de las transacciones; es decir, de los documentos fuentes que originan el

manejo de efectivo dejara la evidencia de lo que originó dicha transacción.

Mediante el establecimiento del control interno se tendrá la seguridad de que las

actividades se desarrollaran correctamente porque:

-Existirá un control adecuado sobre los Ingresos mediante el uso de notas pre-

numeradas, recibos, facturas y otros.

-Existirá un control sobre los ingresos y cobranzas mediante la expedición de

recibos pre-numerados, y su monto recibido será depositado semanalmente en su totalidad

en cuentas bancarias.
-Los pagos menores se harán a través de fondos fijos de caja y estos se reembolsan

con cheques.

-Los pagos mayores se efectúan a través de cheques nominativos.

-La custodia de los activos está claramente separada del registro de las

transacciones.

-Las funciones de registro deben estar subdivididas entre varios empleados.

Al establecer un sistema de información financiera se deben considerar controles

que funcionen como medidas que eviten errores a los usuarios y a personas que manejen el

efectivo.

-Personal que posea una moralidad absoluta.

-Cada empleado debe estar capacitado para el puesto que va a desempeñar.

-Excelente conducta del empleado fuera y dentro de la empresa.

-El empleado debe estar capacitado para el puesto que va a desempeñar.

-El empleado debe estar afianzado por un monto tal, que dependerá del monto

promedio de los valores que maneje

-Rotar al personal que maneje el efectivo.

-División de funciones en el registro de las operaciones, de tal manera que el

registro sea verificado por otra persona


3.4 Los Procedimientos Del Control De Efectivo

Los procedimientos y políticas que establece la administración y que proporcionan

una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficiente los objetivos

específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que

existan formalmente políticas o procedimientos de control, no significa que estos estén

operando efectivamente.

Se debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las políticas y

procedimientos, su uniformidad de aplicación, que persona las ha llevado a cabo y,

finalmente, vasado en dicha evaluación, concluir si están operando efectivamente. Los

procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican a distintos niveles de

la organización y del procesamiento de las transacciones. También pueden estar integrados

por componentes específicos del ambiente del control, de la evaluación de riesgos y de los

sistemas de información y de comunicación. Atendiendo a su naturaleza, estos

procedimientos pueden ser de carácter preventivo o demostrativo. Los procedimientos de

carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las

transacciones. Los procedimientos de control de carácter demostrativos tienen como

finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las

transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control

preventivos. Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes

objetivos:

-Separación de funciones de autorización, custodia, ejecución y registro de efectivo:

La característica de fácil apropiación y manipulación que tiene el efectivo hace

indispensable que existe una adecuada separación de funciones que permita una supervisión
constante y automática de los aspectos de custodia y registro de las operaciones. Pues de

esta manera no estará solo a cargo de una persona y además permite el desahogo de las

actividades con mayor rapidez, evitando obstaculizar su mismo desarrollo.

-Asignación de responsabilidad: Es elemental que en las diferentes etapas del

manejo de efectivo se establezca inmediatamente la responsabilidad del personal, y crear

pruebas documentarias de la acción que tome cada uno de ellos.

-Segregación adecuada de funciones: Esta es una de las reglas más importantes para

prevenir errores de buena o mala fe de transacciones. Significa que las obligaciones

asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningún empleado controle toda la

fase de un proceso. Buscando siempre que el trabajo de un empleado sea independiente o

se utilice para verificar el trabajo efectuado de otro.

-Adecuada protección de la empresa mediante el afianzamiento del personal: Los

seguros y fianzas en el caso de efectivo son prácticamente indispensables. Todo el personal

que interviene directa o indirectamente en el manejo de efectivo resulta indispensable al

afianzamiento para asegurarse contra posibles pérdidas. Además la selección del personal

debe hacerse cuidadosamente, investigando los antecedentes, hábitos de la vida, situación

económica, etc.

-Manejo y protección de fondos: Es necesario contar con bóvedas y cajas fuertes, o

en otras situaciones gabinetes con llave, el acceso debe restringirse y autorizarse solo a la

persona asignada. También es necesario que el dinero y los documentos a la vista que están

expuestos a peligros de robo o incendio se cubran mediante una póliza de seguros. Otro
aspecto muy importante es mantener los niveles mínimos o necesarios de efectivo para

reducir el riesgo de pérdida.

-Controles adecuados para la entrada de efectivo: Mediante recibos pre numerados,

relaciones de cobranza y valores recibidos por correo, endoso restringido, etc., estas

medidas permiten un control eficaz y estricto, además sirve de base para los registros

contables y verificar posteriormente.

-Registros al día e informes oportunos de efectivo: En todas las etapas del proceso

de efectivo es importante mantener los registros al día, tanto como referencia como para

revisión periódica. Es elemental como base para las decisiones de pago o salidas de

efectivo. La demora tanto en registros de operaciones como en la elaboración de informes,

puede ocasionar riesgos y al mismo tiempo, restringir la utilización del efectivo recaudado.

-Autorización previa de salida de efectivo: Deben establecerse controles de

autorización previa para conocer las erogaciones y su adecuada comprobación. También

establecer límites para pagos en efectivo; para que después de este límite establecido los

pagos sean mediante cheque para asegurarse que todo pago mayor se sujete a la formalidad

y control que implica la expedición de un cheque como el uso de firmas mancomunadas

que le dará mayor protección y seguridad.

-Arqueos sorpresivos: Es la inspección de todos los valores en poder de los

custodios seleccionados en una fecha determinada. Es una de las formas de verificar los

fondos periódica y sorpresivamente, esto nos da una medida de control importante y

proporciona una seguridad más razonable en cuanto al adecuado manejo del efectivo.
3.5 Control Interno Sobre Los Ingresos De Efectivo

El control de los ingresos de efectivo asegura que todo el efectivo se deposite en el

banco y que el registro de la compañía sea el correcto. Muchos negocios reciben efectivo

sobre el mostrador y por medio del correo. Cada fuente de ingresos de efectivo requiere

medidas de seguridad. A continuación se enlistan los controles internos sobre los ingresos

de efectivo:

-Ingresos En Efectivo Del Mostrador. La terminal de punto de venta (registro de

efectivo) ofrece un control de manejo sobre el efectivo recibido en una tienda.

-La máquina debe estar situada de tal forma que los clientes puedan ver los importes

que el cajero teclea en la computadora.

-Ninguna persona debe pagar más del precio marcado en el artículo, por lo que el

cliente ayuda a evitar que el vendedor cobre en exceso sobre los precios reales.

-La política de la compañía también debe requerir la emisión de un comprobante

para asegurarse de que cada venta se marque en la registradora.

-El cajón de la registradora se abre únicamente cuando el empleado de venta teclea

un importe; y un rollo de cinta cerrado con llave dentro de la maquina registra cada

importe.

-Al final del día, un gerente controla el efectivo comparando el importe total en el

cajón de la registradora con el total de la cinta mediante un arqueo de caja. Este paso ayuda

a prevenir los robos planeados por el empleado. Por razones de seguridad, el empleado no

debe tener acceso a la cinta.


-El rollo de cinta servirá al departamento de contabilidad para verificar las ventas

realizadas por el departamento contra el efectivo, vales de despensa, Boucher recibidos al

día son efectivos directamente, no se maneja como una cuenta por cobrar, al igual que los

vales de despensa ya que algunos de ellos se reembolsan por correo cada 15 días.

-Además la empresa debe contar con un servicio de cajas de seguridad o bóveda en

la cual se guarda el dinero de los cortes de cajas parciales del día y se contrata de una

empresa que del servicio de depósito al banco.

-Ingreso Por Depósito Directo De Los Clientes.

-El cliente se presenta al departamento de cobranza a pagar su saldo.

-El cajero cobrara y expedirá un comprobante del dinero que está recibiendo a

través de recibos impresos que tienen una numeración progresiva; este es en original para el

cliente, copia para el departamento de contabilidad y copia que conservara el cajero.

En el caso de que el cliente deposite a la cuenta de cheques de la empresa se

requiere preparar listados que controlen los avisos de los bancos o que confirmen el cliente

con su ficha de depósito para que se le pueda girar su comprobante de pago.

-Ingresos en efectivo por medio de cobradores.

-Se tendrá personal que se dedicara a la cobranza exclusivamente.

-Se les entregara una relación de los documentos a los cobradores, que firmaran

ellos, para aceptar de conformidad, el haber recibido los documentos que en ella se

detallan.
La relación se hará con copia al cobrador, copia del cajero, copia para el jefe de

cobranza o la persona que autoriza esa actividad.

-Los cobradores deberán trabajar por zonas.

-Los cobradores que reciban efectivo directamente de los clientes les entregaran

recibos provisionales de la empresa, previamente numerados y con validez de la empresa en

la que se le indicara a los clientes, que le giraran los recibos oficiales cuando el dinero haya

sido recibido por la oficina de cobranza, siempre y cuando sea un pago parcial.

Además de que deberá anotar al reverso del documento la cantidad recibida y se le

entregara al cliente. Con este tipo de contra-recibos se debe llevar un estricto control

porque de lo contrario podría caer en el error de que el cobrador “jinetee” el dinero, es

decir, que lo use para sus propios intereses y lo deposite después, por lo que se sugiere que

el cliente hable directamente a la empresa y reporte su pago.

Al terminar el día, el cobrador hace entrega al cajero del total cobrado y devuelve

los documentos pendientes de cobro. La relación que recibe el cajero debe firmarla de

acuerdo a los valores que le son entregados (efectivo y documentos).

Las facturas que se hayan devuelto deberán llevar contra-recibos los cuales son

canjeables por un cheque o con una fecha probable de pago.

En el siguiente esquema se resumen los controles internos sobre los ingresos en

efectivos.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES INTERNOS SOBRE INGRESOS

EN EFECTIVO
Personal competente, confiable y ético. Las compañías investigan cuidadosamente a

los empleados para evitar personalidades con

rasgos indeseables. Gastan también grandes

sumas de dinero en programas de

entrenamiento.

Asignación de responsabilidades. Se designan empleados específicos como

cajeros, supervisores de cajeros o contadores

para los ingresos en efectivo.

Autorización apropiada. Solamente los empleados designados, como

los gerentes de departamento, pueden otorgar

excepciones para los clientes, aprobar los

recibos de cheques por arriba de cierta

cantidad y permitir a los clientes las compras

Separación de deberes. a crédito.

Los cajeros y los empleados de

correspondencia que manejan efectivo, no

tienen acceso a los registros contables. Los

contadores que registran los ingresos en

efectivo no tienen oportunidad de manejar


Auditorías internas y externas.
el efectivo.
Los auditores internos examinan las

operaciones de las compañías para

satisfacer las políticas de la administración.

Los auditores externos examinan los

controles internos sobre los ingresos en

efectivo para determinar si el sistema

Documentos y registros. contable produce importes exactos de los

ingresos y otros conceptos

correspondientes con los ingresos en

efectivo.

Los clientes reciben comprobantes como

registros de la operación. El estado de

cuenta del banco lista los ingresos en

efectivo para la conciliación con los

registros de la compañía (comprobante de

Controles electrónicos y otros depósito). Los clientes que pagan por

medio del correo incluyen una notificación

de remesa que muestra el importe de

efectivo recibido por la compañía.


Las cajas registradoras sirven como

registro de operación. Los cajeros están

limitados. El efectivo se guarda en cajas de

seguridad y en los bancos. Los ingresos de

cada día se comparan con las

notificaciones de remesa de los clientes y

con los comprobantes de depósito diarios

del banco. Los empleados se rotan los

trabajos y se requiere que tomen

vacaciones

3.6 Control Interno Sobre Los Egresos De Efectivo

Los egresos de efectivo son tan importantes como los ingresos en efectivos por que

la manera en que un negocio gasta su dinero determina la fuente y el importe de los

ingresos en efectivo y por lo tanto es necesario establecer un adecuado sistema de control

interno sobre este rubro. Examinemos el proceso que conduce al pago de efectivo en

cualquier empresa comercial.

Controles sobre los pagos mediante cheques. Para retirar dinero de una cuenta, el

depositante extiende un cheque, el cual es el documento que instruye al banco para pagar a

la persona o negocio designado el importe especificado de dinero. Existen tres partes en un

cheque: el girador, quien firma el cheque; el beneficiario, a quien le es extendido el cheque;

y el banco, en el cual es cobrado el cheque. El pago mediante cheques es un control


importante sobre los desembolsos en efectivo. El cheque actúa como un documento fuente.

Para realizar desembolsos a través de cheques se debe establecer el siguiente control:

Para que un cheque sea válido debe de estar firmado por un funcionario autorizado,

por lo que cada pago mediante cheque requiere de la atención del gerente.

Todos los desembolsos mayores se realizan con cheques además de que la persona

que firme los cheques no debe tener acceso a los registros contables.

Los cheques deben ser numerados.

Todo cheque que se dañe debe ser marcado como “CANCELADO”.

Se deben archivar por orden numérico.

Deben ir acompañado por el comprobante u orden de pago que demuestre que la

transacción ha sido completamente verificada y que el pago se justifica.

Se debe establecer un importe máximo individual para la expedición de cheques,

por lo que el banco rechazara cheques presentados por un importe mayor al establecido,

cuando requiera expedir un cheque por un importe mayor podrá hacerlo activando la cuenta

exacta.

La empresa recibirá mensualmente un estado de cuenta enviado por el banco en el

que se mostrara el saldo inicial y final de la cuenta durante el periodo y también detalla las

operaciones del mes, incluidos los cheques cancelados, los depósitos y retiros aparecen en

un orden cronológico junto con la fecha en que fueron pagados por el banco, también

aparecerán los movimientos que se hayan tenido por transferencia electrónica de fondos.
Al realizar transacciones por medio de las cuentas de cheques, esto origina llevar un

control de los cheques expedidos a través de los libros de la empresa y verificar los

movimientos con los estados de cuenta que envía el banco. A esta verificación se le conoce

como “conciliación bancaria”.

Actualmente los cheques traen para mayor seguridad una cinta magnética para la

protección de las empresas que son cuentahabientes de la institución bancaria; esto es con

la finalidad de evitar que ocurra la falsificación o alteración de los cheques.

Controles Sobre Compras. El proceso de compra inicia cuando el departamento de

ventas identifica la necesidad de mercancía y prepara una solicitud de compra o requisición.

Un departamento trabajando por separado, se especializa en localizar las mejores compras y

envía un orden de compra al proveedor.

Cuando el proveedor embarca las mercancías al negocio envía también la factura o

cuenta, la cual es una notificación de la necesidad de pago.

Cuando las mercancías llegan, el departamento de recepción las verifica y lista la

mercancía recibida, en un documento llamado informe de recepción.

El departamento contable reúne todos los documentos anteriores, y los verifica para

lograr su exactitud y concordancia y envía este paquete de desembolsos a los funcionarios

designados para su aprobación y pago.

Antes de firmar los cheques se requiere que una persona apruebe los precios, revise

la recepción de mercancías, cálculos, descuentos y otros que surjan en las facturas o


comprobantes que amparen el pago, el día que se realizara el pago, el comprobante se

deberá cancelar anotándose el número de cheque con que fueron liquidados.

La factura se compara con una copia de la orden de compra y la solicitud de

compra, para asegurarse que el negocio paga efectivamente, solo por la mercancía que ha

sido ordenada.

La factura se compara con el informe de recepción para asegurar que únicamente se

paga, por la mercancías realmente recibidas.

Se comprueba la exactitud matemática de la factura. Los desembolsos que se

efectúen y sean sumas considerables serán a través de cheques nominativos y se debe

relacionar por mes, por que deberán estar amparados por las facturas originales.

Para lograr seguridad y control sobre los desembolsos, muchas compañías requieren

dos firmas en un cheque. Para evitar la alteración de los documentos algunas empresas

utilizan maquinas que estampan de manera indeleble el importe del cheque. Después del

pago, el que firma el cheque puede perforar el paquete de desembolsos o egresos. Esta

perforación demuestra que la factura ha sido pagada y desalienta a los empleados

deshonestos a introducir documentos a través del sistema para duplicar un pago.

En el siguiente esquema se resumen los controles internos sobre los egresos en

efectivo.

Elementos del control interno. Controles internos sobre egresos en

efectivo
Personal competente, confiable y ético. Los egresos de efectivo se confían a

empleados de alto nivel, con los grandes

importes pagados por el tesorero o el

asistente del mismo.

Asignación de responsabilidades.

Los empleados específicos aprueban los

documentos de compra para los pagos. Los

funcionarios examinan las aprobaciones y

luego firman los cheques.

Autorización apropiada.

Los grandes gastos deben ser autorizados

por el propietario de la compañía o por el

consejo de administración para asegurar la

satisfacción de las metas de la

Separación de deberes. organización.

Los operadores de las computadoras y

otros empleados que manejan cheques, no

tienen acceso a los registros contables. Los

contadores que registran los egresos de

Auditorías internas y externas. efectivo no tienen oportunidad de manejar

el efectivo.
Los auditores internos examinan las

operaciones de la compañía para satisfacer

las políticas de la administración. Los

auditores externos examinan los controles

internos de los egresos de efectivo para

determinar si el sistema contable produce

Documentos y registros. importes exactos de los gastos y otros

conceptos correspondientes a los

desembolsos en efectivo.

Los proveedores emiten facturas que

documentan la necesidad de pagar en

efectivo. Los estados bancarios listan los

pagos de efectivo para conciliarlos con los

registros de la compañía.

3.7 El Control Interno De Caja Chica

Resultaría poco económico para un negocio extender un cheque individual para el

pago del taxi de un ejecutivo, para una caja de lápices o para un mensaje de entrega

especial dentro de la ciudad. Por lo tanto, las compañías deben tener un pequeño importe

de efectivo, disponible para pagar dichos importes menores. A estos fondos se les conoce

como caja chica. Aunque los importes individuales pagados por medio de los fondos de la
caja chica pueden ser pequeños, tales gastos ocurren muy a menudo que el importe sobre un

periodo contable puede llegar a ser grande, por lo tanto el negocio necesita establecer los

siguientes controles sobre la caja chica.

Designar a un empleado como custodio para administrar el fondo.

Mantener un importe específico disponible.

Respaldar todos los desembolsos del fondo con un comprobante de caja chica.

Reponer los fondos a través de procedimientos normales de egresos de efectivo.

El fondo de caja chica se abre cuando se aprueba un pago por un determinado

importe y se emite un cheque por ese importe a la caja chica.

Para cada desembolso de caja chica, el custodio prepara un comprobante de caja

chica. El custodio mantiene todos los comprobantes de caja chica en el fondo. La suma del

efectivo más el total de los importes de los comprobantes debe ser igual al saldo de apertura

siempre.

La característica del control de un sistema de fondo fijo es, que este identifica

claramente el importe por el cual es responsable el custodio.

Los desembolsos reducen el importe de efectivo del fondo, por lo que

periódicamente este debe reponerse.

El cajero reembolsara sus comprobantes solicitando se le expida un cheque por el

importe que esté constituido su fondo. El encargado de caja chica presenta los vales al
cajero de la empresa, el cual les anota el sello de “PAGADO”, para evitar que vuelvan a

utilizarse. Este proceso de reembolso se hará cuando el efectivo este por terminarse.

Siempre que la caja chica se encuentra baja de fondos, se repone el fondo. Este debe

ser repuesto en la fecha del balance general. De otra manera, el saldo reportado para la caja

chica estará sobrestimado por el importe de los comprobantes en el fondo. Se hace el cargo

a la caja chica solo cuando se inicia el fondo, o cuando su importe es modificado. El

encargado debe expedir los cheques, deberá conservar los vales que respaldan la póliza que

amparara el cheque que emitió para entregar al encargado de caja chica y en ese momento

se restaura su saldo original de la caja chica.

3.8 La Cuenta Bancaria Como Un Dispositivo De Control.

Mantener el efectivo en una cuenta bancaria es parte del control interno porque los

bancos han establecido prácticas para proteger el efectivo. Los bancos proporcionan

también a los depositantes registros detallados de las operaciones de efectivo. Para

aprovechar completamente las características de estos controles, la empresa debería

depositar todos los ingresos de efectivo en la cuenta de banco y hacer todos los pagos en

efectivo a través de este, con excepción de los desembolsos de la caja chica. A

continuación se detallan los registros y documentos que el banco proporciona a una

empresa con la finalidad de salvaguardar de manera eficaz su efectivo disponible y así tener

un adecuado sistema de control interno. Los documentos utilizados para controlar una

cuenta bancaria incluyen la tarjeta de firma, la ficha de depósito, la transferencia

electrónica de fondos, el estado de cuenta del banco, y la conciliación bancaria.


Tarjeta De Firmas: Los bancos requieren que cada persona autorizada para realizar

negocios a través de una cuenta en el banco, firme una tarjeta de firmas. El banco compara

las firmas en los documentos contra la que aparece en la tarjeta de firmas para proteger el

banco y al depositante contra falsificaciones.

Ficha De Depósito: Los bancos proporcionan formas estándares como fichas de

depósitos. El cliente anota el importe monetario y la fecha del depósito. El cliente conserva

una copia de la ficha de depósito o un recibo de depósito, dependiendo de la práctica del

banco, como prueba de la operación.

Transferencia Electrónica De Fondos (TEF): El concepto del TEF engloba a

cualquier sistema que permite transferir dinero desde una cuenta bancaria a otra cuenta

directamente sin ningún intercambio de dinero en efectivo, por ejemplo el pago con tarjeta,

el pago a través de teléfono móvil o la banca electrónica a través de internet. Los beneficios

de los sistemas TEF son entre otros: reducción de los costes administrativos, aumento de la

eficiencia, simplificación de la contabilidad y una mayor seguridad. Por ser este un medio

de pago de bajo valor el monto máximo de las transferencias es de cincuenta mil pesos.

Estado De Cuenta Del Banco: la mayoría de bancos envían estados de cuenta

mensualmente a sus depositantes. Dicho saldo muestra los saldos inicial y final de la cuenta

durante un periodo y lista de las operaciones del mes. Incluidos con el estado vienen los

cheques cancelados del girador

El estado de cuenta también muestra cualquier depósito u otro cambio de la cuenta.

Los depósitos aparecen en orden cronológico y los cheques en un orden lógico junto con la

fecha en que fueron pagados por el banco.


Este es un documento vital para el control interno del efectivo, ya que la empresa

tiene conocimiento sobre los movimientos que se han realizado sobre esta partida y así

puede comparar sus registros en contabilidad con los registros del banco.

El estado de cuenta del banco lista la recepción de efectivo por TEF entre los

depósitos, y los pagos en efectivo también por TEF entre los cheques y otros cargos

bancarios. El estado bancario puede ser la única notificación de la operación del

depositante.

Estado de cuenta bancario.


Conciliación Bancaria: Existen dos registros sobre la partida de efectivo del

negocio: la cuenta efectivo en su propio mayor general y el estado de cuenta del banco, el

cual muestra el importe real del efectivo que dispone el negocio en el banco. Por lo general

el saldo de la cuenta de efectivo en bancos muestra un saldo deferente al saldo mostrado en

el estado de cuenta del banco. Un control interno es eficiente cuando muestra el origen del

dinero de la compañía, como se gasta y el saldo de efectivo actual. Para asegurar la

exactitud de los saldos, tanto en libros como en el banco, es necesario llevar a cabo una

conciliación bancaria, que es una técnica que explica las razones de las diferencias entre los

registros contables de la cuneta de bancos con el estado de cuenta que envía en banco. Los

conceptos comunes que causan diferencias entre el saldo en bancos y el saldo en libros son:

-Depósitos en tránsito o pendientes, es decir, aquellos que la compañía ha registrado

pero el banco aun no lo hace.

-Cheques en tránsito. Estos cheques han sido emitidos por la empresa, pero aun no

han sido pagados por su banco.

-También existen rubros que son registrados por el banco pero aun no registrados

por la organización, dentro de estos conceptos cabe mencionar los cobros mediante el

banco.

-Las instituciones bancarias cobran algunas veces dinero por cuenta de los

depositantes. Muchos negocios logran que sus clientes paguen directamente a la cuneta

bancaria de la empresa. Esta practicada llamada sistema de caja de seguridad, reduce la

posibilidad de un robo y pone también en circulación el efectivo del negocio aún más

rápido.
-Otra partida que causa diferencias por registros del banco, son las transferencias

electrónicas de fondos, ya que el banco puede recibir o pagar en efectivo a cuenta del

depositante. El estado del banco listará las TEF y pueden servir como notificación para que

el depositante registre estas operaciones.

Capítulo 4 Experiencia obtenida

4.1. Presentación y análisis de los datos

Ramos Instalaciones no cuenta con una persona encargada de controlar toda la

información financiera que se deriva de las operaciones de la empresa, así como determinar

la situación financiera de los movimientos de la cuenta bancaria. Actualmente la empresa

maneja una cuenta bancaria en HSBC México y también emplea la caja chica para sus

gastos menores.

Descripción del proceso de control de efectivo que realiza Ramos Instalaciones.

Ramos Instalaciones es una empresa que realiza operaciones que se derivan de

actividades de compra de material y de los ingresos que se cobran por el servicio que se

ofrece, quieren un eficaz control que garantice el buen funcionamiento del efectivo. Por

estas variadas transacciones se tiene un control que permite un manejo que no es eficiente

de los recursos que se disponen.

La persona encargada de hacer los movimientos en las cuentas bancarias no realiza

conciliaciones bancarias de la cuenta, tampoco realiza un registro de los cheques emitidos y

que no se hayan cobrado para poder cotejarlo con los estados de cuenta que envía el banco,

esto no les permite determinar el saldo que se tiene en bancos y evitar un sobre giro
bancario. Y esto provocaba que no se supiera con certeza si se la ha pagado al proveedor ya

que no se tiene un documento que avale dicho pago. Tampoco lleva un registro de los

préstamos que realiza a los empleados y no firmaban un pagare o algún documento en el

que estuviera aceptando su responsabilidad y tampoco se sabe si se le descontaba.

Como la empresa que sigue en crecimiento aún presenta problemas inherentes de

control interno, por lo que la empresa necesita un mayor énfasis a un seguimiento del

control interno para que pueda alcanzar sus objetivos.

4.2 Políticas Propuestas

Se define los principios y procedimientos básicos, mediante los cuales se puede

controlar, administrar y resguardar los recursos financieros de Ramos Instalaciones.

-Tendrá plantillas en las cuales se detallen los ingresos provenientes de la actividad,

que se deben registrar el mismo día que se generen.

-El dinero que se maneja en efectivo se deposita en la cuenta bancaria de José

Gumercindo Ramos Parra.

-El encargado de caja emitirá un reporte de ingreso diario.

-Se debe llevar un auxiliar de bancos en el cual se registrara los cargos y abonos que

se han efectuado en la cuenta.

-Los cheque que se emitan deben ser aprobados por una persona autorizada, además

de respaldados por la documentación correspondiente.

-No deben firmarse cheques en blanco, ni dejar de completar la información del

talón de la chequera para efectos de un mejor control.


-La documentación de pago se archivará por la numeración de los cheques del

banco debiendo permanecer archivada durante 5 años después de la fecha del cierre del

ejercicio.

-Deben prepara mensualmente conciliaciones bancarias correspondientes al período

correspondiente.

-No se emitirán cheques post-fechados bajo ninguna circunstancia, salvo aprobación

de la persona responsable y en un caso especial.

-Debe establecerse un día de la semana para la entrega de cheques a los

proveedores.

-El monto del fondo de caja chica será establecido por José Gumercindo Ramos

Parra, se propone que inicialmente sea por un valor de $5,000.00 pesos y los montos

máximos que se pagaran son de $1,500.00 pesos.

-Los movimientos de caja chica se registraran en el mismo día de las operaciones en

una plantilla propuesta.

-El cheque de apertura del fondo fijo y los reembolsos futuros deben emitirse a

nombre del encargado de caja chica.

-Todos los gastos de caja chica deben estar justificados por medio de ua factura o

recibo de la persona que haya brindado el bien o el servicio.

-Periódicamente y sin previo aviso, el responsable realizara un arqueo de los fondos

de caja chica con el propósito de verificar que se cumpla con las normas y políticas

establecidas.
-Toda diferencia existente en los arqueos de caja chica deben ser reportados al

encargado, con el propósito de tomar medidas correctivas.

4.3 Plantillas Propuestas.

Registra los egresos e ingresos en forma correlativa, que permita la revisión de las

operaciones realizadas en el banco mensualmente.

4.3.1 Conciliación Bancaria.


Cotejar los registros de ingresos y egresos bancarios realizados por Ramos

Instalaciones con el informe que emite el banco.

4.3.2. Registro Auxiliar de Caja Chica.

Registrar en forma ordenada los gastos realizados del efectivo asignado a caja chica

de la empresa.
4.3.3 Vale de Caja Chica.

Proporciona un comprobante o formulario de control para registrar las salidas de

efectivo, previas a la obtención de facturas u otros documentos probatorios.


4.3.4 Arqueo de caja chica.

Proveer un instrumento que facilite el arqueo de caja chica, para realizar la auditoría

de efectivo en forma oportuna.


Capítulo 5 Conclusiones y Recomendaciones.

5.1 Conclusiones.
Una vez finalizada la residencia y considerando la importancia de control interno

utilizado en la empresa Ramos Instalaciones se concluyó lo siguiente:

En el diagnóstico inicial realizado a la empresa, se determina la falta de control

interno del movimiento del efectivo, siendo esta la causa para que la gestión financiera no

cuente con información confiable y oportuna en el momento de la toma de decisiones.


Nuestra propuesta enunciada en el control interno diseñado contribuye a mejorar la

eficiencia del control en la gestión financiera de la empresa.

Se determinó que de acuerdo a los resultados obtenidos se mejora

significativamente la gestión financiera en la empresa Ramos Instalaciones y ha sido

aceptada por los empleados de la empresa.

5.2 Recomendaciones

El control interno diseñado debe ser aplicado específicamente en la empresa en

estudio y similares para incrementar la eficiencia en el manejo del efectivo.

El modelo de control interno presentado debe servir como base para la aplicación en

otras empresas del sector.

Se debe realizar el monitoreo de los controles internos resultados que serán

evidenciados en el análisis de estados financieros los cuales deben realizarse en forma

mensual para medir y evaluar los resultados de los controles internos aplicados.Definición

de términos.

5.3 Definición de términos

Banco: “Representa el valor de los dépositos hechos en instituciones bancarias a

favor de la entidad”. (Lara, 2008, p 28).

Cheque en Transito: “Son aquellos que la empresa emite y que por alguna razón no

han sido presentados al cobro, por lo tanto, no aparecen cargados y/o registrado en el estado

de cuenta”. (Warren, 2010, p 367).


Conciliación Bancaria: “Análisis que detalla los conceptos responsables de la

discrepancia entre el saldo de efectivo reportado en el estado de cuenta bancario y el saldo

de la cuenta de efectivo en el libro mayor.” (Warren, 2010, p 367).

Control Interno: “Medidas necesarias de prevención para evitar fraudes.” (Bravo,

2006, p 290).

Control Administrativo: “Procedimientos administrativos empleados para promover

la eficiencia operativa y para que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas

establecidas por la administración de la empresa. (Warren, 2010, p 4).

Control Contable: “Procedimientos administrativos empleados para conservar la

exactitud y la propiedad en las transacciones y en la contabilización de estas.” (Warren,

2010, p 4).

Depósitos: “Es la operación mediante la cual un cliente confía a un organismo

bancario sus fondos ya sea en moneda de curso legal, en el país o en cheque y efectos de

comercio.” (Warren, 2010, p 367).

Efectivo: “Está constituido por las monedas en curso o sus equivalentes que están

disponibles para la operación, tales como billetes y monedas en caja, depósitos bancarios en

cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales a favor de la empresa, monedas

extranjeras y metales preciosos amonedados” (Bravo, 2006 1992, p 290).

Estado de Cuenta: “Reporte de transacciones enviado al depositante o exhibido en

línea por el banco cada mes” (Warren, 2010, p 364).


Fondo Fijo de caja chica.- “Representa el dinero en efectivo, propiedad de la

empresa, destinado para liquidar los pagos menores” (Lara, 2008, p, 28).

5.4 Referencias Bibliográficas

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Pequeñas Y Medianas Empresas En México. [en red]. Consultado el 24 de febrero de 2016.

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México: Pearson Educación.

Warren, C., Reeve, J. y Duchac, J. (2010). Contabilidad Financiera. 11ª

Edición. México: Cengage Learning.