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ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales ('ERP', por sus siglas en


inglés, Enterprise Resource Planning) son los gerenciales que integran y manejan muchos
de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de
distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de
proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Lo contrario
sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho
de que una empresa integre únicamente esa parte.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Optimización de los procesos empresariales.


 Acceso a la información.
 Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de
los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un
mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria,
liquidación de impuestos, etc.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que
deben ser modulares, configurables y especializados:

 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos


que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera
a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es
que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas,
control de almacén, recursos humanos, etc.
 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código
del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa
necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados
suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos.
 Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas de gran
complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen ser, el
verdadero problema de las empresas, además de contener todas las áreas
transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el paso lógico de las empresas que
requieren soluciones reales a sus verdaderas necesidades.
 Un ERP genérico sólo ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas
generalistas, que requieren ampliaciones funcionales.
Otras características destacadas de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.


 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
 En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y
comunes.
 Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de
procesos, aunque no siempre es necesario.
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuración
inicial de la aplicación, que es común.

¿Cómo Funciona un ERP?

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programación, seguida por
la gestión de un sin fin de bases de datos correspondientes a los distintos departamentos
que se deseen integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MÓDULOS, los
cuales se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada
departamento, existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de código abierto, los de
propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los
implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder utilizarlos se
necesita obtener una licencia más el costo de la implementación del software en la empresa.
Al contrario de los ERP de código abierto, estos son hechos por comunidades de
programadores que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no
signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementación genera un costo en la
empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice (conocidos como
“partners”).
El trabajo más duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los mismos
ERP’s para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las mismas funciones,
esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto necesita de un desarrollo
personalizado de los distintos módulos que más utilice la empresa. El segundo paso del
ERP es la integración del mismo dentro de la empresa, son realmente muy pocas las
empresas que logran integrar estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que
la implementación dura más tiempo del esperado, pero el verdadero éxito del ERP radica
en lo siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho
más fácil el desarrollo de nuevos módulos, departamentos y sistemas como lo es el caso
de empresas donde cambien constantemente sus productos, zonas de venta, insumos etc..
Ventajas y Desventajas del Sistema ERP
Ventajas:
 Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción
y administrativo.
 Crea bases de datos compartidas.
 Puede incorporar procesos mejorados, rediseñados: “mejores procesos”.
 Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y unidades de
negocios.
 Tiene una base de datos de software con código comercial.
 Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.

Desventajas:
 Su compra es muy costosa y su personalización aún más.
 Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus
procesos.
 Es tan complejo que muchas compañías no logran adaptarse a él.
 Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.
 La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema
constante.

A pesar de las ventajas obvias que un sistema integrado como este puede ofrecer, su
implementación exitosa puede convertirse en un mayor reto que la de un sistema menos
integrado. Esta integración provoca la necesidad de contar con flujos de información
efectivos y eficientes, lo que implica que los procesos de negocio que generan y soportan
tales flujos de información deben ser, también, efectivos y eficientes.