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MANUAL DE ADMINISTRADOR
ÍNDICE
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
*Nota: Si desea obtener ayuda y van a usar Office 365 más de 150 usuarios, FastTrack es la
forma más sencilla de implementar Office 365.
Cuando usted se suscribe a Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas,
usted se convierte automáticamente en un administrador de su compañía o simplemente en
el administrador. Como tal, será el responsable de crear nuevos usuarios, asignar licencias,
distribuir credenciales a nuevos usuarios y administrar la configuración de todo el servicio.
Los usuarios que no sean administradores dependen de usted a la hora de garantizar que
todo se haya configurado correctamente para su organización y le pedirán ayuda en
cuestiones tales como el restablecimiento de contraseñas.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
o Inicio: la página Inicio proporciona acceso a las descargas que los usuarios necesitan
para conectar sus aplicaciones de escritorio a Office 365, así como a los distintos
servicios de Office 365.
o Outlook: el vínculo Outlook proporciona un acceso directo a su Bandeja de entrada
de Microsoft Outlook Web App. Desde aquí, usted puede enviar correos electrónicos,
ver su calendario o administrar la configuración de correo electrónico de toda la
organización.
o Sitio de grupo: el vínculo Sitio de grupo proporciona acceso a los documentos
compartidos y al sitio de grupo de SharePoint Online de su organización.
o Administrador: como administrador, tiene acceso a la página Descripción general
de Administración, donde puede crear nuevas cuentas de usuario, configurar y
administrar su configuración de servicios, comprobar el estado de los servicios,
adquirir suscripciones y asignar licencias.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Como administrador, usted puede cambiar el tema predeterminado que aparece en la barra
de navegación superior para todas las personas de la organización. Por ejemplo, puede
agregar el logotipo de su empresa y sus colores para que coincidan con su marca tal como
se muestra aquí (donde 1 es el tema predeterminado y 2 es el tema personalizado).
Para cambiar el logotipo y los colores del tema predeterminado de Office 365, siga los
siguientes pasos:
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Importante: Los usuarios verán el tema que ha creado como su tema predeterminado en
Office 365 para empresas. Sin embargo, pueden modificar el tema personal, que anula el
tema de la organización.
Durante el proceso de suscripción a Office 365, usted creó un nuevo dominio para su cuenta
(nuevo_dominio.onmicrosoft.com). Puede utilizar este dominio con la mayoría de los
servicios de Office 365. Sin embargo, si desea que su correo electrónico hospedado u otros
servicios usen su nombre de dominio registrado (es decir, su dominio personalizado),
agregue este último a Office 365 y, a continuación, configure los servicios de Office 365 con
tal dominio.
Nota Si solo quiere descargar y usar aplicaciones de Office 365, como Outlook o Word, no
tiene que agregar el dominio. Basta con descargar y empezar a usar Office con Office 365.
Office 365 también proporciona un sitio web. Si ya dispone de un sitio web, puede elegir
continuar trabajando con su proveedor de hospedaje actual para mantener ese sitio.
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El primer paso consiste en comprobar en Office 365 que usted es el propietario del dominio.
*Nota: Si tiene otro proveedor de correo electrónico y tiene datos que copiar, siga
los pasos para copiar el correo electrónico y otros datos.
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3. Siga los pasos del asistente para indicar el nombre de dominio personalizado y
agregue el registro que demuestra a Office 365 que usted es el propietario del
dominio.
En el siguiente paso del asistente para la configuración, puede agregar usuarios (y actualizar
los existentes) mientras agrega el dominio.
Realmente no tiene que hacerlo, a menos que otras personas usen su dominio para el correo
electrónico. En ese caso, asegúrese de configurar buzones de Office 365 para cada una de
esas personas. De no hacerlo, perderán cualquier correo enviado cuando cambie el dominio
del correo electrónico a Office 365. Obtenga más información sobre cómo funcionan los
dominios con el correo electrónico.
2. También se le pedirá que agregue a Office 365 cualquier persona que tenga una
dirección de correo electrónico con su dominio. No olvide hacerlo, para que los
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3.3 PASO 3: CONFIGURAR EL CORREO ELECTRÓNICO Y OTROS SERVICIOS
OFFICE 365 CON SU DOMINIO
El paso final consiste en configurar los servicios de Office 365, lo que incluye cambiar el
correo electrónico del dominio a Office 365.
*Sugerencia: Para más información sobre cómo configurar su dominio, Ver el vídeo.
o Permitir que Office 365 configure los registros DNS (la opción más sencilla):
Normalmente, el asistente de configuración detecta el registrador y le proporcionará
un vínculo con instrucciones paso a paso para actualizar los registros DNS en el sitio
web del registrador. También puede seguir estos pasos generales para cambiar
registros DNS. Esto cambia el hospedaje DNS del dominio a Office 365, (no es
recomendable si tiene un sitio web en su dominio, como www.miempresa.com).
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
—O BIEN—
o Edite usted mismo los registros DNS para Office 365 de su dominio: Vaya al sitio
web del host DNS y configure los registros, incluido el registro MX del correo
electrónico.
Para obtener más información sobre cómo configurar el dominio pulse aquí.
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o Un buzón de correo de Office 365 al que los usuarios pueden acceder desde su
aplicación de escritorio de Outlook o Outlook Web App.
o Acceso a la página Descargas para descargar las aplicaciones de escritorio, y para
definir y configurar sus equipos para que trabajen con Office 365.
Comience añadiendo un solo usuario al servicio o si lo desea puede agregar varios usuarios
a la vez.
*Nota: Si su interfaz no coincide con la imagen anterior, es posible que tenga el plan de
Office 365 Pequeña Empresa. Ver estas instrucciones.
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4. A continuación, se muestra la página “Crear una nueva cuenta de usuario” tal y como
aparece en la siguiente ilustración:
7. De forma predeterminada, Office 365 genera automáticamente una nueva
contraseña temporal para el usuario. Sin embargo, si desea crear otra contraseña
inicial para el usuario, seleccione “Escribir contraseña” y, a continuación, escriba
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dos veces una contraseña segura que cumpla las directrices que se muestran en la
siguiente ilustración:
*Nota: Puesto que la contraseña inicial es siempre temporal, el usuario tendrá que
cambiarla en un plazo de 90 días.
Si desea que el usuario cambie la contraseña cuando inicie sesión por primera vez en
Office 365, seleccione “Hacer que este usuario cambie la contraseña de Outlook
Web App la próxima vez que inicie sesión”. Cuando el usuario inicie sesión por
primera vez, se le pedirá que cambie la contraseña.
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Puede agregar varias cuentas de usuario de una vez desde una hoja de cálculo de Excel u
otro archivo guardado en formato CSV. No tiene claro lo que es un CSV, haga clic aquí.
La hoja de cálculo que cree debe incluir los mismos encabezados de columna que el
ejemplo (nombre de usuario, nombre, etc....). Si utiliza la plantilla, considere la
posibilidad de dejar todos los datos en la fila 1 y sólo introducir datos en la fila 2 y
a continuación.
*Nota: Si hay usuarios que trabajan en diferentes países, deberá crear una hoja de
cálculo para los usuarios de cada país. Por ejemplo, una hoja en la que se incluyan
todos los que trabajan en los Estados Unidos y otra que incluya los que trabajan en
Japón. Esto se debe a que la disponibilidad de los servicios de Office 365 varía según
la región.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Consejo: antes de agregar una gran cantidad de usuarios a Office 365, sería
conveniente que practicase con esta hoja de cálculo de muestra. Por ejemplo, edite
la hoja de cálculo de muestra con datos de varios de sus usuarios (unos 5 o 10) y
guarde el archivo con un nombre nuevo. Siga los pasos descritos en este
procedimiento, compruebe los resultados, elimine las cuentas nuevas y vuelva a
empezar. De este modo puede practicar.
Para que puedan utilizar los servicios de Office 365, los usuarios deberán tener una
licencia asignada. Antes de continuar, sería conveniente que compruebe que tiene
suficientes licencias para todos los usuarios incluidos en la hoja de cálculo.
3. Ahora, vaya al asistente para agregar usuarios en bloque: elija Usuarios > Usuarios
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5. En el paso 2: verificación, el asistente le indica si el contenido de la hoja de cálculo
tiene el formato correcto.
6. En el paso 3: configuración, elija “Permitido” para que los usuarios incluidos en la
hoja de cálculo puedan usar Office 365. Seleccione también el país o la región en la
que los usuarios usarán Office 365. Recuerde si hay personas en la organización que
vayan a usar Office 365 en un país diferente, deberá crear varias hojas.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
7. En el paso 5: enviar resultados, escriba las direcciones de correo electrónico de los
usuarios que desee que reciban un mensaje de correo electrónico que enumere todos
los nombres de usuario y las contraseñas temporales de Office 365 de las personas
incluidas en la hoja de cálculo.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Se enviará un mensaje de correo electrónico que indica qué cuentas se crearon.
Tenga en cuenta que no se crearon cuentas para algunos usuarios debido a que no
había licencias suficientes.
Más adelante, puede agregar más licencias y volver a ejecutar el asistente para
agregar usuarios en bloque con la misma hoja de cálculo. El asistente omitirá los
usuarios que ya tengan cuentas. En el informe de resultados aparecerá "nombre de
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
usuario duplicado" para indicar que la persona con esa información ya tiene una
cuenta.
8. La página final del asistente para agregar usuarios en bloque enumera los nombres
de usuario y las contraseñas temporales, tal como se muestra en la siguiente
ilustración:
Una vez haya agregado los usuarios a Office 365, debe comunicarles su información de
cuenta de Office 365.
En función del tamaño de su organización, puede que quiera designar varios administradores
que cumplan funciones diferentes. El administrador tiene acceso a todas las características
del centro de administración y puede crear o editar usuarios, asignar roles de administración
a otros usuarios, restablecer contraseñas de usuario, administrar licencias de usuario y
administrar dominios, entre otras acciones.
Elija un rol de administrador para un usuario existente y después use este procedimiento
para asignar o quitar el rol.
*Nota: Si usa Office 365 Pequeña Empresa, solo hay un tipo de administrador de Office 365.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Importante: Los administradores que olviden las contraseñas pueden usar el proceso
Restablecer contraseñas para administradores para restablecer sus propias contraseñas y
volver a tener acceso a sus cuentas. Para usar esta característica, incluya un número de
teléfono móvil que pueda recibir un mensaje de texto y una dirección de correo alternativa
que no esté conectada a la suscripción de Office 365 con la información del administrador.
*Nota: Asegúrese de que todos los usuarios que son administradores globales de la
organización tienen un número de teléfono móvil y una dirección de correo electrónico
alternativa en su información de contacto. Ver Cambiar la dirección de la organización, el
correo electrónico de contacto técnico y otra información para más información.
*Nota: Antes de que los administradores globales asignen el rol de administrador de servicio
a un usuario, asignan primero los permisos administrativos de usuario al servicio, como
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Si ha elegido No, ha acabado y puede hacer clic en Guardar. Si ha elegido Sí, elija
un rol adecuado en la lista y después continúe con los pasos restantes.
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6. Haga clic en “Detalles”. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a “Detalles
adicionales” y, en el cuadro Teléfono móvil, escriba el número de un teléfono móvil
(incluido el código del país) en el que pueda recibir mensajes de texto (SMS).
*Notas: Necesita un teléfono móvil que pueda recibir mensajes de texto para restablecer
contraseñas solo si una de las condiciones siguientes o ambas se aplican a su caso:
o Administración completa: este rol tiene privilegios equivalentes a los del rol de
administrador global.
o Administración limitada: este rol tiene los privilegios equivalentes a los del rol de
administrador de contraseñas.
6.1 EN ORDENADORES
En función del plan seleccionado podrá instalar las aplicaciones de Office desde el Portal
Web.
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*AVISO: Si no le aparecen las licencias de Office, lo más probable es que su plan no las incluya. Si sabe que el
plan de su empresa las ofrece, significa que aún no le han sido asignadas por el administrador.
2. Seleccione el lenguaje y la versión bit que quiere instalar (32 bit o 64 bit).
3. Pinche en “Instalar Ahora”.
4. Seleccione “Ejecutar”
5. Acepte los términos de la licencia
6. ¡Listo!
Puede tener tus aplicaciones favoritas de Office 365 hasta en 5 dispositivos dependiendo del
plan de Office 365 que tenga contratado su empresa:
o Android
o iPhone & iPad
o Dispositivos con Windows Phone o Windows 10
o Otros dispositivos
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Acceda a la configuración para cada uno de los servicios en la página Descripción general
de Administrador.
En estos artículos se explica cómo configurar su cuenta de correo electrónico con Outlook
2016, Outlook 2013 o Outlook 2010 en su equipo.
¿Usa Outlook para Mac? Consulte Configurar el correo electrónico en Outlook 2016 para Mac
o Configurar el correo electrónico en Outlook para Mac 2011.
*Nota: Si usa Outlook 2010 con Office 365 para empresas, tiene que configurar el escritorio
antes de configurar Outlook para poder acceder a su cuenta. Ver Configurar programas de
escritorio de Office 2010 para trabajar con Office 365 para empresas.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Aquí tiene los diferentes métodos que puede utilizar para copiar el correo electrónico, los
contactos y el calendario en Office 365.
Importar correo electrónico de un servicio de Para esta tarea, necesita usar una versión
correo electrónico que no aparece en la lista de Outlook de escritorio. Outlook 2013 se
anterior. incluye en la mayoría de los planes de
Office 365.
Skype es un modo muy eficaz de conectar rápidamente con compañeros y socios. Skype
Empresarial es mensajería instantánea, llamadas, videollamada, uso compartido y
colaboración en un mismo paquete.
Los usuarios de Skype podrán acceder a guías rápidas para aprender el manejo de Skype
desde el siguiente link. Consulte también el manual de usuario de Office 365.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Comparación de los sitios en los que puede almacenar documentos en Office 365:
o OneDrive para la Empresa está diseñado para el uso individual, con la opción
adicional de uso compartido de archivos. OneDrive para la Empresa es ideal para
almacenar los archivos que posee.
o El sitio de grupo de Office 365 (SharePoint) está diseñado para compartir y
colaborar en archivos con regularidad. Un sitio de grupo es ideal para
almacenamiento de archivos que se han compartido, es decir, donde varias personas
o todo el equipo propietario de los archivos pueden trabajar en ellos.
Sitios y OneDrive para la Empresa proporcionan acceso para usted y sus empleados desde
cualquier lugar.
Recomendaciones sobre qué almacenar en cada ubicación si utilizas el sitio de grupo
(SharePoint) y OneDrive conjuntamente:
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
También es importante indicar a los empleados que compartan su carpeta de OneDrive para
la Empresa con usted y con compañeros de trabajo. Si los empleados enferman o abandonan
la compañía, es difícil acceder a sus archivos almacenados pero si comparten las carpetas,
podrá acceder a los archivos si es necesario.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
o Si ya tiene una carpeta compartida con todos los usuarios, seleccione abrir. Esta es
la carpeta donde los miembros del equipo deben almacenar sus propios documentos
relacionados con los negocios en OneDrive para la Empresa. Elija Compartir.
o Si aún no tiene esta carpeta, elija nueva para crear una nueva carpeta. Asígnele el
nombre compartido con todos los usuarios y elija Invitar a usuarios.
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7.5 CONFIGURAR SHAREPOINT ONLINE
*Nota: Si usa Office 365 Pequeña Empresa, consulte Guía de planificación de SharePoint
Online para Office 365 Pequeña Empresa.
Office 365 incluye un sitio de grupo básico con algunas características que le ayudarán a
empezar. Sólo las personas de su empresa pueden tener acceso a este sitio Web interno.
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2. En la página sitios, elija Sitio de grupo.
Verá la página principal de un sitio Web interno de su equipo con un título predeterminado
de < nombre de tu empresa > sitio del grupo. Esta página incluye:
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Ver vídeo sobre la carga de archivos en la biblioteca de documentos del sitio de grupo.
2. Abra el Explorador de archivos desde la barra de inicio u otra ubicación.
3. Vaya a los archivos que desea cargar en el sitio de grupo.
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4. Seleccione los archivos y arrástrelos a la biblioteca de documentos.
5. Cuando haya terminado, los archivos se almacenarán en el sitio del grupo y el equipo.
Puede eliminar los archivos de su equipo. En el siguiente paso va a crear una nueva ubicación
de estos archivos en su equipo.
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Si tiene muchos archivos o archivos de gran tamaño para cargar en el sitio del grupo, lea
estos consejos para cargar grandes o muchos archivos en una biblioteca.
Ahora que tiene archivos en el sitio de grupo, sincronícelos con su equipo. De este modo
puede trabajar en los archivos desde su PC o Mac, en lugar de trabajar en Internet Explorer,
Chrome u otro explorador. También resulta útil cuando necesite disponer de un archivo y
no esté conectado a Internet.
Pasos a seguir:
2. En la biblioteca de documentos, elija sincronización. O bien, seleccione los archivos
individuales que desee sincronizar.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
5. Elija Mostrar Mis archivos para ver los documentos en el Explorador de Windows.
Puede ver los archivos en su equipo, en la carpeta de SharePoint. La marca de
verificación verde junto al archivo indica que está actualizado y se ha sincronizado
con la versión del sitio de grupo.
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6. Abra el archivo en el escritorio, realice un cambio y, a continuación, elija Guardar.
Si está conectado a Internet, en la parte inferior de la pantalla verá cargando a
SharePoint, indicando que se está guardando el archivo en el sitio de grupo. También
se guarda en el escritorio al mismo tiempo. Si aparece el mensaje "No se pudo cargar",
vuelva a intentarlo. A veces se puede interrumpir la conexión a Internet.
¡Enhorabuena! Ha terminado la configuración de almacenamiento de archivos y colaboración
en línea para su negocio.
Una colección de sitios es un grupo de sitios de SharePoint que tienen el mismo propietario
y comparten la configuración de administración, como los permisos. Las colecciones de sitios
son jerárquicas y siempre incluyen un sitio de nivel superior y todos los sitios que se
encuentran por debajo de este.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
El sitio de grupo, y todos los sitios que usted cree bajo él, estarán disponibles únicamente
para los usuarios a los que invite y a los que conceda permisos.
Es posible que desee delegar la administración de los sitios o colecciones de sitios a distintos
usuarios de su organización. Puede asignar diferentes permisos.
Como administrador de la colección de sitios, dispone del nivel de permisos Control total
en la colección de sitios. Esto significa que puede:
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
*Nota: Es posible que tenga que colaborar con el administrador de SharePoint Online para
administrar colecciones de sitios (en caso de que no sea usted esa persona). Para obtener
más información acerca de las responsabilidades del administrador de SharePoint Online,
ver Administrar colecciones de sitios y la configuración global en el Centro de administración
de SharePoint.
Si usted es el propietario de un sitio, dispondrá del nivel de permiso de Control total y entre
sus responsabilidades se incluyen las siguientes:
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
En función del tamaño de su organización y del volumen de contenido que planeas tener en
tus sitios, puede que desee crear subsitios para organizar el contenido. Los sitios de una
colección se organizan jerárquicamente. Puede crear subsitios bajo su sitio de grupo, así
como crear subsitios adicionales bajo estos sitios.
Puede crear subsitios:
Dedique algo de tiempo a pensar cuántos sitios puede necesitar y con qué lógica desea
organizarlos.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Piense también en el objetivo de cada sitio. Esto le ayudará a determinar qué plantillas de
sitio desea usar para crear nuevos sitios. Al crear un nuevo sitio, puede seleccionar una
plantilla de la amplia gama de plantillas que SharePoint Online pone a su disposición.
*Nota: El administrador de SharePoint Online administra los sitios personales (los sitios de
Mi sitio). Los sitios personales son centros en los que los usuarios pueden conectar en red
con compañeros y realizar un seguimiento de información. Como administrador de una
colección de sitios, no puede controlar los sitios personales. Cada usuario es administrador
de su propio sitio Mi sitio.
Puede agregar usuarios a tu Sitio de grupo y ajustar sus permisos. Encontrarás los niveles de
permisos y la pertenencia a grupos de SharePoint en Configuración. Sin embargo, Office
365 cuenta con un grupo de seguridad denominado Todos excepto los usuarios externos
que engloba a todos los usuarios del directorio de Office 365 (salvo los usuarios externos a
su organización y los invitados mediante la característica de uso compartido externo). Este
grupo de seguridad dispondrá, automáticamente, del nivel de permisos Miembro en
SharePoint Online. Esto implica que todos los usuarios que agregue al directorio de Office
365 podrán editar sitios, listas y bibliotecas de forma predeterminada.
Los niveles de permisos son colecciones de derechos de SharePoint Online que permiten a
los usuarios realizar una serie de tareas.
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Niveles de permisos:
Cualquier usuario con el permiso Control total puede crear grupos personalizados.
Para obtener más información acerca de cómo administrar usuarios y permisos, ver:
Introducción: control del acceso de los usuarios con permisos y Planear la estrategia de
permisos.
¿Quién realiza esta tarea? Los administradores de colecciones de sitios, los propietarios
de sitios y principales creadores de contenido de su empresa.
Los tipos de contenido permiten a los usuarios del sitio crear rápidamente tipos de contenido
especializados mediante el comando Nuevo elemento o Nuevo documento en una lista o
una biblioteca. Los tipos de contenido son útiles ya que proporcionan a los propietarios de
sitios una forma de garantizar que el contenido sea coherente en todos los sitios. Los tipos
de contenido también permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de
elementos o tipos de documentos.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
¿QUÉ TIPOS DE APLICACIONES DESEA AGREGAR?
Además de pensar sobre el tipo de contenido, puede pensar en las otras clases de
información que se almacenarán en los sitios, o en las clases de tareas que los usuarios de
la organización desearían administrar con los sitios. Esto le ayudará a planear las diferentes
clases de aplicaciones que puede ser conveniente agregar a los sitios.
No es necesario agregar todas las aplicaciones. Los propietarios de los sitios pueden agregar
y quitar aplicaciones más adelante, a medida que cambien las necesidades de la empresa.
Para obtener más información, ver Agregar una aplicación a un sitio y Comprar una
aplicación desde la Tienda SharePoint.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
De forma predeterminada, cada sitio utiliza su propia navegación superior, pero puede optar
por permitir que los sitios hereden la navegación superior del sitio primario, de modo que
la experiencia de navegación de todos los sitios sea coherente. Puede configurar qué sitios
aparecerán en la navegación superior.
Para obtener más información sobre cómo personalizar la navegación superior, consulte
Personalización de la navegación del sitio de grupo.
¿Quién realiza esta tarea? El administrador de SharePoint Online, los propietarios del
sitio o los desarrolladores de soluciones.
El sitio de grupo Office 365 ya incluye una biblioteca de documentos que puede comenzar a
usar.
Para crear más bibliotecas de documentos con nombres específicos para su negocio siga los
pasos:
1. Ir al sitio de grupo de Office 365. En la página de inicio Office 365, elija sitios > Sitio
de grupo.
2. Haga clic en el mosaico Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
3. En la página de Sus aplicaciones, haga clic en Biblioteca de documentos.
4. Escriba un nombre para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación,
seleccione crear.
La nueva biblioteca de documentos aparece en el menú de navegación de la izquierda bajo
reciente.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
5. Para agregar más, elija Agregar una aplicación > volver a la Biblioteca de
documentos.
6. Para eliminar una biblioteca de documentos, elija el botón más (...) y, a
continuación, haga clic en Quitar.
7. Para cambiar el nombre de una biblioteca de documentos, haga clic en Opciones,
luego elija lista Nombre, descripción y exploración. En el cuadro nombre, escriba
un nombre nuevo y haga clic en Guardar. Elija el Contenido del sitio para que pueda
seguir agregando más bibliotecas de documentos.
8. Cuando haya terminado de agregar más bibliotecas de documentos, seleccione el
hipervínculo en la parte superior de la página para volver a la página principal de
Inicio.
La página principal del sitio de grupo contará con vínculos a las nuevas bibliotecas de
documentos en la exploración de la izquierda. En nuestro ejemplo, hemos agregado
contenedores para Agendas, archivos de clientes, proyectos e instrucciones.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
AGREGAR LISTAS PARA ORGANIZAR LOS DATOS (CONTACTOS, TAREAS, CALENDARIO
DE EVENTOS)
1. En la página sitio equipo Home, haga clic en Mosaico Agregar listas, bibliotecas y
otras aplicaciones.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
2. En la página de Sus aplicaciones, seleccione contactos.
3. Escriba un nombre para la lista de contactos, por ejemplo, fabricantes y
proveedores y, a continuación, elija crear. Este nombre aparecerá en la parte
superior de la página de contactos y de la navegación de la izquierda.
4. En la página de Contenido del sitio, elija la nueva página fabricantes y proveedores.
5. Elija + nuevo elemento para agregar un contacto.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
6. Escriba la información para su primer contacto. Puede introducir información en
algunos o en todos los cuadros. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
De forma predeterminada, apellido, nombre, empresa, teléfono del trabajo, teléfono
particular y dirección de correo electrónico aparecen en la página contactos. Aquí está su
aspecto con unos pocos contactos agregados.
7. Para ver la lista de contactos con su cuenta de correo Office 365 en Outlook, en la
parte superior de la página, elija lista > Conectar con Outlook.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
8. En los cuadros de diálogo de seguridad, seleccione Permitir dos veces y, a
continuación, Sí. Puede que reciba mensajes de seguridad adicional para especificar
el signo de Office 365 en la información de su cuenta de correo electrónico. Si es así,
introduzca su dirección de correo electrónico de Office 365 y la contraseña.
9. Tarda alrededor de 5 a 10 minutos en obtener la información de contactos desde el
sitio de grupo, aparecerá bajo Otros contactos en Outlook. En Outlook, elija Enviar
y recibir para actualizar. A continuación, verá la información de contacto en Outlook.
Tenga en cuenta que todos los contactos que especifique en Outlook no aparecerán en la
lista de contactos del sitio de grupo.
Una vez configurado el sitio de grupo para conectar con Outlook, cada vez que realice una
actualización de los contactos en el sitio del grupo, automáticamente aparecerá en Outlook.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
2. Elija el Diseño de texto > tres columnas con encabezado y pie de página. Esto le
dará más opciones de diseño de la página.
3. Desplace el puntero sobre el cuadro introducción del sitio y presione SUPR para
quitarla. Haga clic en Quitar esto para quitar los mosaicos de la Introducción.
4. En el siguiente mensaje, elija Aceptar.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Ahora tiene una página de inicio limpia para organizar y personalizar.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
4. Escriba la dirección URL de la carpeta de OneDrive y elija Aceptar. Puede crear la
dirección URL con este formato: https://<empresa> <usuario> del-
my.sharepoint.com/personal/ _ <company> _com.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
5. Cuando haya agregado enlaces para todos los empleados, seleccione página >
Guardar.
Después de esto, la página principal del sitio de grupo aparecerá con documentos
compartidos en un lado de la página y vínculos a las carpetas de OneDrive de los empleados.
CAMBIAR EL TÍTULO DEL SITIO DEL GRUPO
1. En la página de inicio del sitio de grupo, elija configuración > Configuración del
sitio.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
3. Cambie el título para el sitio de grupo, por ejemplo, para indicar claramente que es
para uso interno. Si lo desea, agregue un logotipo y una descripción. (La descripción
aparece en los resultados de búsqueda interno, lo que resulta útil sólo si crea un
montón de sitios del equipo.) Elija Aceptar.
4. En la página principal del sitio de grupo, si desea que el nombre del hipervínculo en
la parte superior de la página principal sea distinto al título del sitio del grupo, en
el cuadro de texto en la parte superior de la página, elija Editar vínculos y escriba
un nuevo nombre para el hipervínculo, como sitio de grupo interno.
5. Haga clic en Guardar.
Ahora la página principal del sitio equipo tendrá un aspecto como éste, con un título
personalizado (sitio de grupo de Contoso) y un hipervínculo personalizado en la parte
superior (sitio de grupo interno).
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
AGREGAR IMÁGENES A SU SITIO
Para este paso, le proporcionamos un conjunto de cinco imágenes que puede utilizar como
mosaicos.
1. Haga clic aquí para descargar las imágenes en el equipo.
2. En el sitio de grupo, en la barra de exploración de la izquierda, seleccione Contenido
de sitio. Y elija los Activos del sitio.
3. A continuación, vamos a usar el Explorador de Windows para cargar las imágenes en
la biblioteca de Activos del sitio. Elija cargar > cargar archivos utilizando el
Explorador de Windows.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
Puede configurar un subsitio de equipo, que es como un sitio Web privado, para uso
compartido de archivos y colaboración con clientes externos a tu organización. Configurando
subsitios con permisos exclusivos, puede controlar quién obtiene una invitación para tener
acceso a un subsitio.
1. En el sitio de grupo, haga clic en Contenido del sitio > + nuevo subsitio.
2. En el cuadro título escriba un nombre para el subsitio. El cliente verá este título.
3. Dirección del sitio Web, en el cuadro nombre de dirección URL, especifique un
nombre que aparezca en la dirección URL para el subsitio, como el nombre del
negocio del cliente. El cliente verá esto.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
4. En Selección de plantilla, acepte los valores predeterminados.
5. Para los Permisos de usuario, elija usar permisos únicos.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
o Para Mostrar este sitio en la barra de inicio rápido del sitio, elija Sí. Inicio rápido
es la navegación de la izquierda.
o Para Mostrar este sitio en la barra de vínculos superior, elija No. Si tiene muchos
subsitios, es mejor que los vínculos aparezcan en la navegación de la izquierda
para no llenar la parte superior de la página.
7. La herencia de navegación, elija No. De este modo, el subsitio no hereda
exploración del sitio del grupo. A continuación, elija crear.
8. En la página Configurar grupos para este sitio, agregue los nombres de los miembros
del equipo que contribuirán en este subsitio y haga clic en Aceptar.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
El subsitio inicial será similar a lo siguiente:
9. Elija Quitar para quitar los mosaicos de introducción. Si comparte el subsitio con los
clientes y los mosaicos de Introducción están visibles, les provocará confusión.
10. Ahora puede personalizar el subsitio del cliente. Por ejemplo, elija Editar en la parte
superior de la página para agregar un mensaje de bienvenida y mover la biblioteca
de documentos que creaste para el sitio de grupo.
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MANUAL DE ADMINISTRADOR
11. Una manera fácil de hacer que un subsitio de cliente tenga un aspecto diferente
A continuación un ejemplo de un subsitio de cliente con un tema, el mensaje de bienvenida
y unos pocos documentos:
12. Para volver a la página principal del sitio equipo, elija sitios en la parte superior de
la página de subsitio, y elija Sitio de grupo.
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1. Elija (...) junto al archivo que desea compartir y, a continuación, haga clic en
Compartir.
2. Elija obtener un vínculo. Para que el cliente pueda editar el archivo, en Editar,
seleccione crear un vínculo.
3. Pulse el botón derecho para copiar el vínculo de invitado y, a continuación, péguelo
en un correo electrónico u otro medio para su cliente.
Ya ha acabado.
Si los clientes disponen de cuentas de Microsoft, usted puede compartir el subsitio completo
con ellos. Le mostramos cómo:
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2. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que
tengan acceso al subsitio. Incluya su dirección, para obtener una copia del correo
electrónico. Haga clic en Compartir para enviar el correo.
3. Puede ir a su correo electrónico para ver una copia del correo que envió a los
clientes. Parecerá similar al siguiente ejemplo, con un vínculo para el subsitio
de cliente en la parte inferior del correo electrónico:
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CONFIGURAR UN SUBSITIO DE GRUPO PARA ALMACENAR ARCHIVOS PRIVADOS
Para configurar un subsitio al que sólo usted tenga acceso, cree el sitio mediante los pasos
descritos anteriormente. Sin embargo, en la página Configurar grupos para este sitio, no
agregue a los integrantes del grupo. Su nombre, debe ser el único que aparezca.
Cuando llegue a la parte sobre la configuración de navegación, elija No para todas las
preguntas. De este modo los miembros del equipo no verán el vínculo al subsitio en su página
de inicio. Para llegar a este subsitio en el futuro, desde el selector de la aplicación, haga
clic en sitios > subsitio de su equipo.
¿Quién realiza esta tarea? El administrador de SharePoint Online y los diseñadores del
Sitio web público.
Si tiene Office 365 para pequeñas empresas o para empresas, su cuenta de Office 365 le
ofrece automáticamente un sitio web público que está listo para que lo personalice. Dígale
a la gente quién es, muéstreles qué ofrece y hágales saber cómo pueden ponerse en contacto
con usted. Cambie el sitio para reflejar su marca, incluidas imágenes, colores y logotipos.
Puede personalizar el sitio web usted mismo o invitar a otros usuarios a que le ayuden.
Empezar a usar el sitio web público es muy sencillo. En el iniciador de aplicaciones, elija
Sitios para abrir su página de sitios.
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En tan solo unos minutos, se abrirá la página de ejemplo de su nuevo sitio web:
En la parte superior de la página, puede ver tres pestañas: Examinar, Página y Sitio.
Examinar le permite analizar lo que ya aparece. Para empezar a personalizar la página que
ve, elija Página. Para obtener más información sobre cómo personalizar la página, consulte
Personalizar páginas del sitio web.
El aspecto de su sitio web es la primera impresión que ofrece. Para transmitir su marca y
proporcionar a su empresa una imagen profesional, la imagen que quiere para su negocio.
Puede cambiar el título del sitio, tema, el fondo, el logotipo y mucho más.
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EDITAR EL TÍTULO Y AGREGAR UN LOGOTIPO
o Para cambiar el título, haga clic en Editar título, agregue su propio título (y una
descripción si quiere) y haga clic en Aceptar.
o Para agregar un logotipo, haga clic en Cambiar logotipo y, a continuación, navegue
hasta una imagen que ya esté lista para usarse como logotipo. El archivo de imagen
puede estar en el equipo o en un sitio compartido.
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CAMBIAR LA APARIENCIA
o Tan solo tiene que hacer clic en Cambiar apariencia y elegir uno de los diseños de
plantilla que aparecen. Una plantilla incluye elementos predeterminados de diseño
como diseños de página, fuentes y combinaciones de color.
Para ver cómo queda cada combinación en su sitio, haga clic en Probar. Puede guardar los
cambios (elija Sí, mantenlo) o volver atrás para elegir opciones diferentes (elija No, todavía
queda un poco).
PERSONALIZAR MÁS
Puede hacer muchas otras cosas: cambiar la navegación del sitio, agregar páginas, agregar
imágenes o vídeo, etc.
Para más información sobre estas opciones y para obtener instrucciones y vídeos que
muestran cómo usarlas, ver Ayuda de sitio web público para Office 365.
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Yammer es una red social privada que ayuda a los empleados a conectarse con las personas
indicadas, compartir información y administrar proyectos para que pueda llegar más lejos
(más rápido).
Utilice esta sección para invitar a los empleados que todavía no se han unido a la red
Yammer. Puede invitar a los empleados con una dirección de correo electrónico de la
compañía. También puede agregar usuarios de forma masiva haciendo clic en importar una
libreta de direcciones y seleccionando una de estas opciones:
Puede invitar a contactos externos con direcciones de correo ajenas a su dominio (por
ejemplo, asesores, contratistas o socios). Los dominios de correo electrónico de los invitados
no se agregan a la lista de dominios autorizados para su red.
Al igual que con otros usuarios, los perfiles y nombres de los usuarios invitados se quedan
en blanco hasta que aceptan sus invitaciones y completan el registro.
Las cuentas de usuarios invitados se pueden eliminar en cualquier momento, pero sus
contribuciones a la red permanecen.
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Seleccionando opciones puede personalizar los campos que los usuarios muestran en sus
perfiles. Estos campos se utilizan para ayudar a los usuarios a encontrarse entre sí cuando
buscan información específica.
o Desactivar este usuario: Desactivar un usuario impide al usuario iniciar sesión hasta
que comprueban su dirección de correo electrónico nueva. Sin acceso a su cuenta de
correo electrónico, el usuario no puede iniciar sesión en Yammer. La Información de
perfil del usuario, los mensajes y los archivos permanecen. Esta puede ser una opción
útil para los empleados contratados que han completado su proyecto pero que
pueden ser renovados posteriormente. Los usuarios desactivados pueden reactivar
su cuenta antes de los 90 días. Después de 90 días, la cuenta se elimina
permanentemente.
o Eliminar de forma permanente este usuario y conservar los mensajes: permite
eliminar el usuario y conservar los mensajes y contenido que publicó.
o Eliminar de forma permanente este usuario y sus mensajes: permite eliminar el
usuario y todos los mensajes que publicó. Esta acción no puede anularse.
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Si es necesario, puede bloquear usuarios, tan solo bloqueando su correo electrónico. Los
usuarios con direcciones de correo electrónico bloqueadas no pueden unirse a la red Yammer,
a menos que usted los desbloquee.
Cuanto más use Office 365 junto a sus compañeros para ver, editar y compartir documentos
los unos con los otros, más útil os resultará Delve.
Delve se alimenta de Office Graph y muestra a los usuarios el contenido más relevante en
función de en qué y con quién trabajan. La información de Delve se adapta a cada usuario.
Delve no altera ningún permiso, los usuarios solo pueden ver aquello a lo que ya tienen
acceso.
Como administrador, puede comprobar que la organización tenga acceso a Office Graph y
que estén configurados otros servicios de Office 365 que Delve use, como SharePoint Online
y OneDrive para la Empresa. También puede ayudar a los usuarios a iniciarse en Delve y
resolver las dudas que se les planteen.
Puede administrar su portal de Vídeo de Office 365 para personalizarlo para su organización.
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1. Inicie sesión en Office 365 como usuario con permisos de administrador en Vídeo de
Office 365. Para obtener más información sobre los permisos de administración de
Video, consulte Cambiar permisos de administrador para su portal de Office 365.
2. Ir al portal Vídeo de Office 365 haciendo clic en el iniciador de aplicaciones de
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Una persona que crea un canal tiene automáticamente el permiso de edición de ese canal y
puede dar a otras personas permiso para editarlo.
1. Inicie sesión en Office 365 como un usuario que tenga permiso de administración de
canal.
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4. Mientras lo hace, puede darle un título y escribir una descripción. Luego, haga clic
en Guardar.
1. Desde una ventana del Explorador de Windows, arrastre y coloque los vídeos en el
cuadro denominado Seleccionar vídeos para cargar o arrastrar archivos aquí. Los
vídeos empezarán a cargarse.
2. Cuando todos los vídeos se hayan cargado y estén procesándose para reproducirse,
puede elegir Editar detalles junto a una miniatura de vídeo para darle un título y
una descripción. Para indicar esa información:
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Cuando un vídeo se elimina, se libera espacio de SharePoint Online. Para eliminar un vídeo,
debe tener permisos de editor o de propietario del canal en el que esté el vídeo.
4. En el cuadro de diálogo Eliminar vídeo, elija Eliminar para confirmar que desea
eliminar el vídeo.
Elija los vídeos y canales que quiere destacar en su página principal del portal de Vídeo de
Office 365. Puede destacar hasta cinco vídeos y tres canales.
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*Nota: Un vídeo que se acaba de cargar solo podrá destacarse después de que se haya
indexado en la búsqueda y esté listo para su reproducción en el portal. Si no ve el vídeo que
desea destacar inmediatamente, vuelva a probar un poco más tarde.
Para destacar canales en Vídeo de Office 365 siga el mismo proceso que el indicado
anteriormente para los vídeos.
Si su organización no desea utilizar Vídeo de Office 365 o simplemente no está lista para
utilizarlo, un administrador de usuarios de SharePoint Online puede deshabilitarlo. Una vez
que Vídeo de Office 365 esté deshabilitado, nadie en su organización (incluidos los
administradores de Video para Vídeo de Office 365) podrá obtener acceso y no habrá
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*Nota: Mientras el cambio se propaga a través del sistema, puede que siga visible el vínculo
de Video en la barra de navegación superior de Office 365 o el icono Video del iniciador de
aplicaciones. Aunque el vínculo o el icono sigan siendo visibles, no se podrá usar Vídeo de
Office 365.
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