Oficios judiciales: pautas de confección

En un proceso judicial, los letrados no confeccionan únicamente escritos, sino que también
deben realizar diversas piezas procesales, como ser oficios, pliegos de posiciones,
interrogatorios de testigos, convenios, cédulas, mandamientos, testimonios, etc.
Es por ello que en este trabajo analizaremos las pautas de confección del oficio judicial,
documento relevante en un proceso y que muchas veces abunda en un expediente judicial. A
dicho fin, expondremos las generalidades de la pieza, y luego presentaremos modelos.
Nos centraremos en las normas del Código Procesal Civil y Comercial de la Nación (CPCCN),
destacando la aplicación de la Ley 22.172, y algunas particularidades de su confección según
la legislación bonaerense
(CPCCBA).
I- Generalidades
Los oficios son comunicaciones escritas ordenadas por el tribunal, y que pueden tener como
destinatarios tanto reparticiones públicas, como personas jurídicas privadas o personas físicas.
En el ámbito nacional, dicha pieza se encuentra regulada en el artículo 131 del CPCCN, que
establece "Toda comunicación dirigida a jueces nacionales por otros del mismo carácter, se
hará mediante oficio…".
En similar sentido, en el ámbito de la provincia de Buenos Aires, el artículo 131 del CPCCPBA
establece "Toda comunicación dirigida a los jueces de jurisdicción provincial por otros del
mismo carácter, se hará mediante oficio…"
Son varios los supuestos en los cuales la legislación procesal establece el oficio como medio
de comunicación. A título de ejemplo, podemos citar en el ámbito nacional los artículos 333
(requerimiento de prueba documental a entidad privada); 341 (citación a una provincia como
demandada); 407 (declaración confesional por oficio); 538 (embargo de bienes registrables).
Asimismo, en ambas jurisdicciones, los artículos correspondientes a prueba de informes (arts.
396 y s.s. del CPCCN, y 394 y s.s. del CPCCBA) prevén el oficio como pieza que se libra para
la producción de dicha prueba.
II- Contenido del oficio
Para graficar el contenido de un oficio, podemos destacar en su estructura las siguientes
partes.
- El encabezado. El mismo está conformado por: a) un título (vgr. "oficio judicial", "oficio de
embargo de haberes"); b) un destinatario (la persona o entidad a la que va dirigido); c) la
presentación (quien suscribe el oficio declara en qué actuaciones se ordenó la pieza, su
ubicación y demás datos identificatorios); d) la comunicación propiamente dicha (vgr. los datos
que la entidad debe informar, la orden de embargar el bien registrable, etc).
- Cuestiones especiales aplicables a un oficio en particular. La legislación procesal prevé para
ciertas comunicaciones requisitos especiales. Por ejemplo, en el Reglamento para la Justicia
Nacional el artículo 52 establece: "Los oficios que se libren para la anotación de embargos o
inhibiciones deberán expresar, en cuanto fuere posible, el nombre, estado, nacionalidad, edad,
domicilio, profesión y datos de enrolamiento del embargado o inhibido. Se indicará, además,
los nombres de sus padres y del cónyuge si fueran conocidos."; asimismo, el artículo 59 exige:
"Para la transferencia a cuentas bancarias deberá detallarse el nombre del beneficiario, la
cantidad a transferir, el banco, con especificación de casa o localidad, y el número o libro o folio
de la cuenta bancaria…".
Por su parte, en lo que respecta a la prueba informativa, el artículo 400 del CPCCN y el 398 del
CPCCBA establecen que debe consignarse la prevención que corresponda con relación al
plazo y recaudos para la contestación.
Asimismo, la legislación especial aplicable a la institución destinataria del oficio también puede
contemplar requisitos particulares; como ejemplo podemos citar el Digesto de Normas Técnico
Registrales (DNTR) aplicable a las tramitaciones que se realizan ante los Registros de la
Propiedad del Automotor, que establece -en su Título II Capítulo II Sección 3ª-, la
obligatoriedad de consignar en los oficios librados en juicio sucesorio la identificación del
automotor y datos completos de las personas a cuyo favor se ordena la inscripción (nombre,
apellido y número de documento).

Como se verá más adelante, también la Ley Nº 22.172 establece un contenido especial para
los oficios dirigidos a tribunales de otra jurisdicción (mención sobre la competencia del tribunal
oficiante, nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera).
- La transcripción de la resolución que lo ordena.
- La indicación de las personas autorizadas para diligenciar el oficio.
- El cierre. Conformado por un saludo de estilo (vgr., "sin otro particular, saludo a Ud. Atte."), y
el sello y firma de la persona habilitada para suscribirlo.
Veremos en el punto siguiente, que en varios supuestos los oficios debe ser firmados por los
funcionarios judiciales (Juez, Secretario, o ambos). En estos casos, será el letrado quien se
encargue de la confección de la pieza, para luego dejarla a confronte, es decir, para que un
empleado del Juzgado controle su correcta confección. Si el proyecto de oficio realizado por el
letrado es correcto, el empleado lo pasará a la firma del funcionario o magistrado.
En los oficios que se libren en la Capital Federal, no es obligatorio consignar el nombre y
apellido de los respectivos magistrados o funcionarios titulares o interinos del tribunal, pero sí
debe consignarse la sede del juzgado o tribunal que entiende en la causa (Acordada CSJN
43/1974).

III- Firma del oficio

El principio general está contenido en el artículo 38 (tanto del CPCCN como del CPCCBA) que
establece que es función del Secretario suscribir los oficios ordenados por el Juez.
Como primera excepción a este principio general, el mismo artículo prevé en el ámbito nacional
que las comunicaciones dirigidas al Presidente de la Nación, ministros y secretarios del Poder
Ejecutivo y magistrados judiciales, serán firmadas por el Juez. Por su parte, en el ámbito de la
provincia de Buenos Aires debe suscribir el Juez los oficios dirigidos al gobernador de la
Provincia, ministros y subsecretarios del Poder Ejecutivo, funcionarios de análoga jerarquía u
magistrados judiciales.
Se destaca que en ambos supuestos, la confección del mismo estará a cargo del profesional
interesado en dicha pieza procesal, quien dejará el proyecto de oficio a confronte en el
Juzgado [1], para que luego el mismo sea firmado por el funcionario competente. El
Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil contempla las pautas que debe seguir el
personal del Juzgado responsable del confronte [2].
Como segunda excepción, los artículos 400 del CPCCN y 398 del CPCCBA, establecen que
firmará y sellará el letrado patrocinante los oficios de pedido de informe, testimonios y
certificados, y la remisión de expedientes ordenados en un juicio. Deberá el letrado transcribir
la resolución que ordena el libramiento del oficio, salvo en los supuestos de oficios dirigidos a
bancos, oficinas públicas, o entidades privadas que tuvieren por único objeto acreditar el haber
del juicio sucesorio, los que serán presentados directamente por el abogado patrocinante, sin
necesidad de previa petición judicial.
Se destaca que cuando en la redacción de los oficios los profesionales se apartaren de lo
establecido en la providencia que los ordena, o de las formas legales, serán pasibles de
sanciones disciplinarias, ya sea de oficio o a petición de parte.
Otra excepción es la que analizaremos en el punto siguiente, cuando el oficio tiene como
destinatario otro tribunal de distinta jurisdicción, será de aplicación la Ley Nº 22.172, que prevé
en dicho supuesto la suscripción de la pieza por parte del Juez y del Secretario en conjunto.

IV- Oficio Ley Nº 22.172

La Ley Nº 22.172 contempla dos supuestos vinculados con la comunicación por oficio,
correspondiendo a cada uno distintos requisitos especiales para la confección de la pieza.
IV.1- Comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdicción:
Las comunicaciones entre tribunales de distinta jurisdicción territorial, se realizará directamente
por oficio, sin distinción de grado o clase, siempre que ejerzan la misma competencia en razón
de la materia.
Según el artículo 3º de la referida Ley, dicho oficio no requiere legalización y debe contener:
1. Designación y número del tribunal y secretaría y nombre del juez y del secretario.
2. Nombre de las partes, objeto o naturaleza del juicio y el valor pecuniario, si existiera.
3. Mención sobre la competencia del tribunal oficiante.
4. Transcripción de las resoluciones que deban notificarse o cumplirse y su objeto claramente
expresado si no resultase de la resolución transcripta.
5. Nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trámite.
6. El sello del tribunal y la firma del juez y del secretario en cada una de sus hojas

IV.2- Pedidos de informe, notificaciones y citaciones en otra jurisdicción:

Los pedidos de informe y citaciones que deban realizarse en una jurisdicción distinta a la que
tramita el juicio, no requerirán la comunicación por oficio al tribunal local. Cuando la pieza que
se ordene fuere un oficio, se regirá en cuanto a sus formas por la ley del tribunal de la causa, y
se diligenciará conforme las normas del lugar donde deban practicarse.
Al igual que las cédulas cuya tramitación se rige por la Ley Nº 22.172, estos oficios llevarán en
cada una de sus hojas y documentos que se acompañen el sello del tribunal de la causa y se
hará constar el nombre de las personas autorizadas para intervenir en el trámite. El oficio, debe
ser presentado ante la oficina destinataria del mismo, por un abogado o procurador matriculado
en la jurisdicción a la que va dirigida. Por lo tanto, si la o las personas que figuran en el oficio
como autorizadas no tienen éste carácter, deberán sustituir facultades en otro profesional
matriculado en la jurisdicción destinataria de la diligencia.
Es de destacar que conforme el artículo 12 de Ley Nº 22.172, las medidas judiciales -entre
ellas los oficios tramitadas en otra jurisdicción generan honorarios a favor de los letrados
intervinientes en ellas, sea que se lleven a cabo con o sin intervención del tribunal de la
localidad en que se cumplieron, como sería en este último caso una inscripción en los registros
locales. La regulación de estos estipendios corresponderá y debe solicitarse al tribunal local, y
se practicará de acuerdo a su ley arancelaria. La ley de honorarios de abogados y
procuradores 21839 -de aplicación en Capital Federal y tribunales federales con asiento en las
provincias-,no trae previsiones al respecto, por lo que el juez nacional deberá utilizar las pautas
del art. 16 de dicha norma para fijar la retribución letrada por estas tareas; en cambio, la ley de
aranceles bonaerense 8904 contiene en su art. 50 exhaustivas previsiones según el acto de
que se trate, v. gr. se regularán dos ius por cada notificación o acto semejante [3].

[1] Deben dejarse dos ejemplares, uno para que sea agregado al expediente como constancia,
y otro para que sea devuelto al profesional, luego de firmado por el funcionario judicial.
[2] Artículo 221 del Reglamento para la Justicia Nacional en lo Civil: "El control por el personal
responsable de los proyectos de cédulas, mandamientos, exhortos, oficios, etcétera,
resentados por las partes para su firma por los magistrados o funcionarios, deberá ajustarse a
las siguientes directivas:
a) Indicar en el primer cotejo la totalidad de las observaciones que merezcan los proyectos de
comunicaciones por deficiencias en su confección;
b) Corregir por intermedio del personal los errores menores aparecidos;
c) Prescindir de la exigencia de incluir el nombre del magistrado ante quien tramita la causa."