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NIT 830112945-7

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL
CONFLICTO ARMADO EN EL DEPARTAMENTO DEL CESAR
CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886

Presentado a
GOBERNACIÓN DEL CESAR
Atención Dr. WILFRED SMITH TORRES GUTIÉRREZ DE PIÑERES
Asesor de Paz del Departamento - Supervisor del Contrato de Consultoría

Contacto
DAVID GONZÁLEZ BERNAL
Director
Dirección-e: davidgonzalez@desarrollointercultural.org
Teléfonos: (57) 313-4880179, 315-3502022
Bogotá D. C.: Carrera 49 No. 91-62
Teléfono: (57-1) 7035108

Bogotá DC, 30 de diciembre de 2013


CONTENIDO

PRESENTACIÓN .................................................................................................................................. 6
INFORME FINAL .................................................................................................................................. 7
Valoración cuantitativa ................................................................................................................ 7
Valoración cualitativa de los avances ...................................................................................... 9
ANEXO 1 TABULACIÓN DE RESPUESTAS ......................................................................................... 12
Cuestionario para el Mapeo de Organizaciones ................................................................... 12
Cuestionario de Necesidades y Capacidades....................................................................... 13
Capacidad básica de TIC...........................................................................................................13
Uso de redes informáticas ...........................................................................................................16
Aplicaciones diseñadas para la atención a víctimas ...........................................................17
Políticas sobre uso de TIC e infraestructura ..............................................................................17
Políticas sobre gestión de la información .................................................................................18
Políticas sobre gestión de la información de víctimas...........................................................18
Políticas de capacitación y respaldo en TIC ...........................................................................20
Conocimientos de ofimática y usos de TIC .............................................................................20
S.I. en protocolos de atención....................................................................................................21
S.I. en protocolos sobre gestión de información.....................................................................22
S.I. en protocolos sobre acciones colectivas ..........................................................................22
Respaldo institucional sobre protocolos ...................................................................................23
ANEXO 2 CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LA PROPUESTA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA
INSTITUCIONALIDAD DEPARTAMENTAL .......................................................................................... 25
Lineamientos para el diseño organizacional .......................................................................... 25
Lineamientos para el diseño informático ................................................................................. 25
ANEXO 3 PRESENTACIÓN DEL RESULTADOS .................................................................................. 26
ANEXO 4 ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ATENCIÓN
INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN EL DEPARTAMENTO DEL CESAR:
INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA; Y CAPACIDAD TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA .... 27
Contexto para los Sistemas de Información ............................................................................ 27
Caracterización de contactos por mapeo.............................................................................. 28
Orientación de la consultoría .................................................................................................... 29
Proceso de intervención ............................................................................................................ 29
Criterios para el análisis de información .................................................................................. 30
1. Los contactos son focalizados...........................................................................................31

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2. Se trata de una caracterización, no un muestreo ........................................................31
3. Las conclusiones se obtienen a partir de lecturas transversales ................................31
4. Las conclusiones son relativas a los productos de la consultoría: apuntan a la
intervención ....................................................................................................................................31
Valoración de las conclusiones ................................................................................................ 31
Generalidades relacionadas con el proceso de diligenciamiento ...................................32
Infraestructura Tecnológica ........................................................................................................32
Cultura Informática de la institución .........................................................................................32
Nivel de capacitación del personal que brinda atención...................................................32
Necesidades funcionales relativas a los Sistemas de Información .....................................32
Escala de valoración .................................................................................................................. 32
Importancia que se le dio al tema ............................................................................................33
Capacidades básicas en TIC......................................................................................................34
Uso de redes informáticas ...........................................................................................................39
Aplicaciones diseñadas para la atención a víctimas ...........................................................44
Políticas sobre uso de TIC e infraestructura ..............................................................................46
Políticas sobre gestión de la información .................................................................................51
Políticas sobre gestión de la información de víctimas...........................................................55
Políticas de capacitación y respaldo en TIC...........................................................................58
Conocimientos de ofimática y uso de TIC ...............................................................................61
Necesidades funcionales relativas a los sistemas de información......................................65
Información adicional ..................................................................................................................77
Diez conclusiones aplicadas al fortalecimiento institucional ............................................... 79
Lineamientos para el diseño organizacional ...........................................................................79
Lineamientos para el diseño informático .................................................................................79
ANEXO 5 CARTILLA DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES ..................................................... 80
ANEXO 6 PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
ATENCIÓN A VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA EN EL DEPARTAMENTO DEL CESAR.......................... 94
Marco de Referencia .................................................................................................................. 95
Marco normativo...........................................................................................................................95
Propósitos enmarcados................................................................................................................99
Problemática actual...................................................................................................................100
Objetivos de la Arquitectura Propuesta .................................................................................101
Alcance del proyecto ................................................................................................................103

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Profundidad de la intervención proyectada ........................................................................103
Metas a las que contribuye el proyecto ................................................................................104
Requerimientos específicos ..................................................................................................... 105
Premisas del sistema de Información ......................................................................................105
Requerimientos Funcionales......................................................................................................106
Requisitos No Funcionales..........................................................................................................107
Metodología de intervención .................................................................................................. 108
Destinatarios .................................................................................................................................109
Conceptualización general de la solución organizacional y enfoques............................ 119
Tratamiento de la política pública ..........................................................................................119
Formación y capacitación del personal ................................................................................119
Enfoques ........................................................................................................................................120
Conceptualización general de la solución informática y arquitectura del sistema ........ 121
Módulos del Sistema ................................................................................................................. 124
Módulo de Registro de Víctimas y Hechos Victimizantes ...................................................124
Módulo de gestión y seguimiento a la atención ..................................................................125
Módulo de Gestión de Restablecimiento y Reparación ....................................................126
Módulo de Prevención y Protección.......................................................................................127
Gestor Documental.....................................................................................................................128
Módulo de Estadísticas e Indicadores ....................................................................................129
Gestión por procesos y protocolos de operación ................................................................ 129
Gestor por procesos....................................................................................................................130
Levantamiento propiamente dicho de los protocolos .......................................................131
Integración de Sistemas de Información ............................................................................... 134
Infraestructura Recomendada ................................................................................................ 135
Recomendaciones para procesos de integración con WebServices ............................... 136
Recomendaciones generales ..................................................................................................136
Recomendaciones para evitar problemas técnicos al usar herramientas de generación
de código .Net.............................................................................................................................140
‘Lecciones aprendidas’ en homologación ...........................................................................140
Condiciones de trabajo ........................................................................................................... 140
Requerimientos BPM ...................................................................................................................140
Requerimientos Gestor Documental .......................................................................................141
Plan de Trabajo ............................................................................................................................143

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Presupuesto general ...................................................................................................................144
Escenarios de financiación .......................................................................................................145
Referencias................................................................................................................................. 149

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PRESENTACIÓN

De acuerdo con el compromiso contractual establecido, se presenta el Informe Final del


proyecto ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE
INFORMACIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO -
CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886. Se presentan los hitos más relevantes de lo
realizado de forma que se verifique el cumplimiento total de los compromisos establecidos,
condición para la liquidación correspondiente al punto del proceso.
A tono con lo presentado en el anterior informe de 29 de noviembre de 2013, se seguirá el
lineamiento establecido en el Plan de Trabajo de 20 de septiembre de 2013 en relación con
la escala cuantitativa para el seguimiento a la ejecución. En el mismo sentido, se continúa
con la sustentación cualitativa relacionada con los avances sobre los dos productos de
consultoría establecidos.
Adicionalmente, el informe se acompaña de un conjunto de anexos que apoyan lo dicho
en términos de fuentes de información y validación de la información suministrada. En aque-
llos casos en los que el anexo fue entregado en el primer informe se hará alusión a ello; en
los demás se anexa lo correspondiente a este documento.
Los dos productos fundamentales del proyecto de consultoría serán tratados como anexos,
por el carácter de este informe. Se les ha dado el siguiente tratamiento formal, dado que
serán material de trabajo en lo que se vislumbra como el escenario de continuidad lógica
de este esfuerzo del gobierno departamental:
 Documento Análisis y valoración de los sistemas de información para la atención
integral a víctimas del conflicto armado en el Departamento del Cesar: infraestruc-
tura física y tecnológica; y capacidad técnica y administrativa.
 Documento Proyecto de fortalecimiento de sistema de información para la atención
a víctimas de la violencia en el Departamento del Cesar: arquitectura del sistema;
lineamientos para el fortalecimiento de los nodos de interacción; gestión de infor-
mación (incluye fuentes de información, dinámicas de discusión sobre la misma);
gestión de recursos; Plan de Trabajo para su implementación.
FDI agradece a la Gobernación del Cesar la oportunidad que le ha brindado para realizar
este aporte acorde con su ser misional. En caso de considerar que la presentación requiera
de algún ajuste, FDI está en disposición de hacerlo, de manera que lo proyectado para la
continuidad sea una realidad cuanto antes, considerando las penosas condiciones en las
que se encuentra la mayor parte de las víctimas del Departamento. Cualquier cambio se
realizará en función de la debida solicitud justificada por la autoridad contractual corres-
pondiente.

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INFORME FINAL

VALORACIÓN CUANTITATIVA
De acuerdo con lo presentado en el documento Plan de Trabajo de 20 de septiembre de
2013, a continuación se transcriben los niveles de avance obtenidos, medibles porcentual-
mente en cortes parciales proporcionalmente iguales para el proyecto, con su correspon-
diente descripción de cumplimiento para efectos de establecer el nivel total.

Nivel por-
Nivel por-
centual
centual Nivel de Avance Acor-
ejecu- Descripción de cumplimiento
estimado dado
tado del
del total
total
 Plan de Trabajo entregado en dos ocasio-
nes: 20 de septiembre de 2013 (Radicación
GE-EXT-19093-2013) El Plan fue ajustado en 5
Avance 1: Planeación y de noviembre de 2013 debido a la amplia-
aprestamiento general ción en tiempo del contrato – Primer Informe
– entrega del Plan de - Anexo 1.
Trabajo; análisis del  Documento de análisis del cuestionario pro-
cuestionario propuesto puesto por la Gobernación del Cesar a la
por la Gobernación del consultoría para el trabajo de campo entre-
20% Cesar a la consultoría 20% gado: 25 de septiembre de 2013 (Radica-
para el trabajo de ción GE-EXT-19518-2013) – Primer Informe -
campo y entrega del
Anexo 2.
cuestionario definitivo;
contratación del total  Entrega del cuestionario definitivo: remisión
de personal a trabajar e incorporación de recomendaciones de
en el proyecto. OAPAZ – Primer Informe - Anexo 3.
 Contratación del total de personal a traba-
jar en el proyecto: contratación del personal
realizada – Primer Informe - Anexo 4.
Avance 2: Presentación
del proyecto y diseño
 Presentación del proyecto a quienes la Go-
de aplicación informá- bernación del Cesar convoque, con la co-
tica para toma de re-
rrespondiente confirmación a cargo de FDI
gistros – presentación
realizada: presentación para los municipios
del proyecto a quienes
del norte del Cesar en 30 de septiembre de
la Gobernación del Ce-
2013 y para los del sur en 8 de octubre de
sar convoque, con la
20% 20% 2013 – Primer Informe - Anexo 5.
correspondiente confir-
mación a cargo de FDI;  Aplicación web para la toma de registros
presentación de la apli- del cuestionario creado para recoger infor-
mación de campo diseñada y en uso: ver
cación web diseñada
www.desarrollointercultural.org/sistemas-
para la toma de regis-
deinformacioncesar – Primer Informe -
tros del cuestionario
Anexo 6.
creado para recoger
información de campo.

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 Aplicación del cuestionario en cada uno de
los 25 municipios del Departamento: contac-
Avance 3: Trabajo de tos de dos tipos por municipio: Mapeo de
campo – culminación Entidades, con el fin de focalizar las priorita-
de los contactos en rias y diligenciamiento de cuestionario de
cada uno de los 25 mu- necesidades y capacidades a las entidades
nicipios del Departa- priorizadas – Primer Informe - Anexo 7.
mento y aplicación del  Información registrada incorporada a la
cuestionario correspon- aplicación web: información de 93 cuestio-
20% diente para cada caso, 20% narios registrada. Para su consulta, ingresar a
según la convocatoria www.desarrollointercultural.org/sistemas-
de la Gobernación del deinformacioncesar. Emplear como nombre
Cesar; incorporación de usuario “invitado” y como clave “invi-
de la información a la tado”.
aplicación web y defini-  Definición de reportes a obtener: la aplica-
ción de reportes a ob- ción web contiene la información de repor-
tener. tes por cada pregunta. Sin embargo, se ad-
junta un consolidado de las tabulaciones de
las respuestas cerradas – Anexo 1.
 Arquitectura informática definida - modelo
de datos: orientación hacia la aplicación de
un Sistema de Gestión de Procesos, el cual
se orienta como clave para el posterior
desarrollo de acciones de fortalecimiento
Avance 4: Diseño de ar- institucional – Primer Informe - Anexo 8. La
quitectura del sistema – arquitectura definitiva hace parte de uno
definición de la arqui- de los productos finales de la Consultoría, de
tectura informática, el acuerdo con la estructura de productos es-
modelo de datos co- tablecida en el contrato – Anexo 6.
rrespondiente y deter-  Determinación de criterios para el diseño de
minación de criterios la propuesta para el fortalecimiento de la
para el diseño de la institucionalidad departamental: los criterios
20% 20%
propuesta para el forta- se encuentran dentro del documento publi-
lecimiento de la institu- cado como cartilla – Anexo 2.
cionalidad departa-  Presentación de conclusiones por Grupos
mental del caso; Focales por zonas norte y sur del Departa-
presentación de con- mento: realización de las presentaciones:
clusiones por Grupos Fo- zona norte: 26 de noviembre de 2013 en
cales por zonas norte y Aguachica; 27 de noviembre en Valledupar
sur del Departamento. – Primer Informe - Anexo 9.
 Presentación de resultados por zonas norte y
sur del Departamento: realización de las pre-
sentaciones: zona norte: 4 de diciembre de
2013 en Valledupar; 5 de diciembre en
Aguachica – Anexo 3.
Avance 5: Documento
 Entrega del documento “Análisis y valora-
final – entrega de docu-
ción de los sistemas de información para la
mentos con el análisis y atención integral a víctimas del conflicto ar-
la valoración de los sis- mado en el Departamento del Cesar: infra-
20% temas de información 20%
estructura física y tecnológica; y capacidad
por municipio y por el técnica y administrativa”. – Anexo 4.
Departamento según lo
 Entrega de 4.000 ejemplares del documento
pactado contractual-
“Cartilla de Resultados y Recomendaciones”
mente y del proyecto

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de fortalecimiento del con la información del anterior documento,
sistema de información dispuesta de forma pedagógica – Anexo 5.
departamental, según  Entrega del documento “Proyecto de forta-
la metodología que la lecimiento de sistema de información para
Gobernación del Cesar la atención a víctimas de la violencia en el
provea oportunamente. Departamento del Cesar” – Anexo 6.
Nota: en relación con este producto, FDI
está en disposición de acompañar las futu-
ras formulaciones en función de los financia-
dores identificados para el diseño en los for-
matos de convenio a los que haya lugar.
100% 100%

VALORACIÓN CUALITATIVA DE LOS AVANCES


La consultoría entrega los siguientes productos finales, los cuales se presentan en relación
con las acciones ejecutadas para cada caso:

Obligación Resultados
Un documento de aná- 1. Presentación del proyecto ante entidades municipales encargadas
lisis y valoración de los del manejo de sistemas de información para la atención a víctimas
sistemas de información (reuniones por grupos de municipios al norte y sur del Cesar): se
con los que cuentan los aplicó un instrumento sobre expectativas frente a los sistemas de in-
municipios y el Departa- formación, cuyas conclusiones guiaron parte del diseño del cues-
mento en cuanto a su tionario y sirven como base para el análisis de contexto.
infraestructura física y 2. Diseño y aplicación de dos cuestionarios: 1) Mapeo de Entidades y
tecnológica, su capaci- 2) Análisis y Ponderación de Necesidades y Capacidades: se di-
dad técnica y adminis- señó con base en: a) los resultados de la presentación, b) el acervo
trativa con base en la de información recogido a partir de la consulta de fuentes prima-
información recolec- rias sobre el tema, c) la información obtenida del análisis compa-
tada en campo. rado con los casos de Antioquia y Medellín, d) la experiencia de los
consultores en proyectos sociales afines y de sistemas de informa-
ción (particularmente de la Agenda para la Conectividad – Min-
TIC) y e) las directrices de la OAPAZ sobre el tema específico y par-
ticularmente sobre la forma de consulta en campo; se visitaron las
entidades municipales y del Departamento encargadas de la
atención a víctimas y se aplicó el cuestionario.
3. Grupos Focales de validación de la información (reuniones por gru-
pos de municipios al norte y sur del Cesar): se realizó una entrevista
semi-estructurada colectiva con base en los capítulos del cuestio-
nario con el fin de indagar por las explicaciones que la forma de las
preguntas no permite alcanzar.
4. Presentación de resultados (reuniones por grupos de municipios al
norte y sur del Cesar): se presentaron los resultados y se validaron
las recomendaciones en grupos a partir de las conclusiones obteni-
das.
5. Divulgación de resultados: se redactó y preparó una cartilla con la
información de los resultados del proyecto, de forma que sirva para
la creación del ambiente organizacional adecuado para la inter-
vención que enfrente los problemas y las necesidades detectadas.
La cartilla contempla:

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 Diseño pedagógico acorde con la orientación del contrato y
la destinación específica.
 Diseño gráfico y diagramación para el total del material im-
preso.
 Corrección de estilo en la totalidad de los textos.
Resultado: el documento acordado contractualmente “Análisis y valo-
ración de los sistemas de información para la atención integral a vícti-
mas del conflicto armado en el Departamento del Cesar: infraestruc-
tura física y tecnológica; y capacidad técnica y administrativa” se
presenta en el Anexo 4.
Un proyecto de fortale- 1. Determinación de bases del diseño de proyecto de fortalecimiento
cimiento de sistema de institucional: preliminares al diseño y consideraciones de contexto
información departa- adicionales a lo definido en el Anexo 4 que sirven de base para la
mental en el nivel de di- propuesta.
seño de arquitectura 2. Definición de la arquitectura del sistema de información basado en
del sistema; lineamien- un Sistema de Gestión de Procesos: análisis de aplicaciones afines y
tos para el fortaleci- casos de uso similares, a partir de lo consultado en campo y de la
miento de los nodos de legislación vigente; análisis de arquitecturas poco robustas o basa-
interacción, fuentes de das en programación poco flexible y elección del Sistema de Ges-
información, dinámicas tión de Procesos.
de discusión sobre la 3. Definición de criterios de interacción informática y con los usuarios
misma y gestión de re- – nodos de interacción aplicados y fuentes de información dentro
cursos; y requisitos y del esquela operativo: incorporación de la función de la víctima
Plan de trabajo para su como usuario del sistema de información (alcances desde lo infor-
implementación. mático) y determinación de lineamientos sobre usabilidad de las
plataformas disponibles (accesibilidad, pertinencia, complementa-
riedad, interoperabilidad)
4. Definición de las dinámicas de discusión sobre la información:
planteamiento sobre el tema en función del producto de la arqui-
tectura del sistema y la estructura de la propuesta, límites lógicos
del documento de Consultoría (más allá le corresponde al Depar-
tamento lo propio de su Plan de Desarrollo)
5. Definición de la estructura para la gestión de recursos: indagación
por modelos afines al del Cesar –casos Antioquia y Medellín; diseño
basado en escenarios (base preliminar de prospectiva) para la ges-
tión propia, interinstitucional y la de cooperación.
6. Plan de Trabajo para la implementación del proyecto: presenta-
ción de la estructura correspondiente, cuyo desarrollo pormenori-
zado dependerá del formato al cual la Gobernación decida optar
para la gestión de recursos.
Resultado: el documento acordado contractualmente “Proyecto de
fortalecimiento de sistema de información para la atención a víctimas
de la violencia en el Departamento del Cesar” se presenta en el
Anexo 6 con los ítems ya mencionados dentro de su estructura de pro-
puesta..

Atentamente,

DAVID GONZÁLEZ BERNAL


Director

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ANEXO 1
TABULACIÓN DE RESPUESTAS

Se presentan las respuestas tabuladas, organizadas con base en la estructura de análisis de


información, no en el orden consecutivo del cuestionario, dado que así se facilita la susten-
tación correspondiente en relación con la estructura presentada en la cartilla publicada y
en la redacción de resultados y recomendaciones.
A continuación sólo se presentan las preguntas y los literales para las respuestas. El texto
completo se encentra anexo al anterior informa entregado.
Así mismo, se incorporan porcentajes relativos a cada pregunta, sin que ello sea un indica-
dor absoluto dadas las condiciones para el tratamiento que se han anotado reiterada-
mente y que se incluyen en el Anexo 4.

CUESTIONARIO PARA EL MAPEO DE ORGANIZACIONES


Pregunta a. b. c. d. e f g h i j k total

28 4 65 2 1
1. La entidad es: 29
%
4
%
66
%
2
%
1
%
102

2. La entidad
33 14 42 7 4
atiende víctimas 34
%
14
%
43
%
7
%
4
%
102
porque:
3. Las compe-
tencias de la en-
tidad en cuanto
49 10 42 22 15 8
a la atención a 79
%
16
%
21
%
22
%
15
%
8
%
161
las víctimas del
conflicto ar-
mado son:
4. Las activida-
des que realiza
9 11 7 5 2 15 10 10 9 16 6
la entidad para 28
%
33
%
20
%
14
%
7
%
45
%
30
%
31
%
27
%
47
%
18
%
300
dicha atención
son:
5. La oficina o
instancia que
35 19 2 8 36
produce infor- 36
%
19
%
2
%
8
%
37
%
102
mación sobre
víctimas es:

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CUESTIONARIO DE NECESIDADES Y CAPACIDADES

Capacidad básica de TIC

Pregunta Promedio
1. ¿Cuántas personas se encuentran encargadas de atender a víctimas en la en-
7,61
tidad o en su oficina?

Transcripción por cuestionario: se presenta con el fin de identificar en detalle el tipo de con-
tactado y su percepción con respecto de la pregunta 1.


CUESTIONARIO
MUNICIPIO INSTITUCIÓN FRECUENCIA
EN EL
APLICATIVO
Aguachica Sena 1 112
Aguachica Personería 2 286
Aguachica Red Unidos 47 327
Aguachica Punto de Atención a Víctimas 2 333
Aguachica Secretaría de Gobierno 1 335
Aguachica ICBF 4 337
Aguachica Asovicer 1 322
Agustín Codazzi Unidad de Víctimas 7 272
Agustín Codazzi Secretaría de Gobierno 3 276
Agustín Codazzi Personería 5 278
Astrea Secretaría de Gobierno 1 393
Astrea Personería 1 399
Becerril Enlace Municipal 2 309
Becerril Personería 2 310
Becerril Secretaría de Gobierno 2 311
Bosconia Enlace Municipal 2 313
Bosconia Secretaría Social 2 314
Bosconia Sin información 0 384
Chimichagua Secretaría de Gobierno 1 312
Chiriguaná Secretaría de Salud 0 376
Chiriguaná Comisaría de Familia 0 378
Chiriguaná Sin información 2 387
Chiriguaná Sin información 1 390
Curumaní Personería 2 135
Curumaní Enlace Municipal 3 151
El Copey Secretaría de Gobierno 1 380

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El Paso Secretaría de Gobierno 1 396
Gamarra Secretaría de Gobierno 1 98
Gamarra Personería 2 290
Gobernación del Cesar Secretaría de Educación 2 358
Gobernación del Cesar Secretaría de Infraestructura 2 348
González Personería 2 251
González Secretaría de Gobierno 2 188
González Red Unidos 4 224
González Enlace Municipal 2 205
La Gloria Personería 3 141
La Gloria Secretaría De Gobierno 2 152
La Gloria Enlace Municipal 1 192
La Jagua de Ibirico Secretaría de Gobierno 1 284
La Jagua de Ibirico Enlace Municipal 1 280
La Jagua de Ibirico Personería 1 283
La Paz Personería Sin datos 296
La Paz Secretaría De Gobierno 1 300
La Paz Sin información 0 114
La Paz Sin información 0 298
La Paz Sin información 0 299
La Paz Personería Sin datos 342
La Paz Enlace Municipal Sin datos 343
Manaure Secretario del Interior 2 168
Manaure Enlace Municipal 3 259
Manaure Personería 2 265
Manaure Sin información 0 167
Manaure Sin información 0 257
Manaure Sin información 0 264
Pailitas Personería 2 133
Pailitas Enlace Municipal 1 155
Representante Mesa de Victimas-
Pailitas 2 189
Asovic (Asociación Victimas Pailitas)
Pailitas Presidente de Asociación 0 191
Pelaya Personería 3 138
Pelaya Secretaría de Gobierno 2 148
Pelaya Oficina Asesora de Victimas 3 143
Pelaya Representante del Municipio 2 156
Pueblo Bello Secretaría de Gobierno 2 359
Pueblo Bello Personería 3 361
Río de Oro Familias en Acción 3 211

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
14
Valledupar, 30 de diciembre de 2013
Río de Oro Personería 2 216
Río de Oro Enlace Municipal 1 275
Río De Oro Secretaría de Gobierno 1 279
Río De Oro Red Unidos 12 282
San Alberto Personería 2 198
San Alberto Secretaría de Gobierno 2 208
San Alberto Enlace Municipal 1 255
San Alberto Red Unidos 12 273
San Diego Enlace Municipal 1 160
San Diego Secretaría de Gobierno 3 162
San Diego Personería 2 164
San Martín Personería 2 190
San Martín Secretaría de Gobierno 2 197
San Martín Red Unidos 10 209
San Martín Enlace Municipal 1 253
Tamalameque Enlace Municipal 2 128
Tamalameque Personería 2 145
Tamalameque Secretaría de Gobierno 1 154
Tamalameque Asodismuta (Presidente) 12 129
Tamalameque Asoprevitt (Secretaria) 12 132
Representante Discapacitados Victi-
Tamalameque 2 142
mas
Representante Desplazados Mesa
Tamalameque 2 157
Municipal
Tamalameque Lesiones Contra la Integridad Física 12 173
Tamalameque Presidenta de Mesa 12 193
Representante De Mujeres Victimas
Tamalameque 12 196
(Mesa Municipal)
Representante Legal-Presidenta
Tamalameque 12 202
Mesa Municipal
Presidente Asociación el Retorno de
Tamalameque 12 203
Desplazados
Valledupar SENA 9 344
Valledupar Incoder 1 346
Valledupar ICBF 14 350
Valledupar UARIV Sin datos 354
Valledupar Defensoría del Pueblo 10 355
Valledupar Centro de Atención a Víctimas 8 356
Valledupar Personería 7 357
Valledupar Fiscalía General de la Nación 190 362

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
15
Valledupar, 30 de diciembre de 2013
Pregunta a. b. c. d. e total
2. ¿Cuál porcentaje del perso-
nal encargado atención a víc-
41 43% 2 2% 11 12% 10 11% 31 33% 95
timas cuenta con computador
en su institución?
3. Diría usted que en general
los equipos destinados a su ofi- 29 32% 28 31% 34 37% 91
cina son:
6: ¿Los equipos de cómputo
asignados cuentan con herra-
82 87% 10 11% 2 2% 94
mientas de ofimática (por
ejemplo Microsoft Office)?
8: ¿Para el desempeño de las
labores, la entidad (o la ofi-
cina) cuenta con equipos de 56 59% 38 40% 1 1% 95
apoyo como scanners e im-
presoras?
11: ¿Qué tipos de programas o
aplicaciones maneja la oficina
66 44% 43 29% 16 11% 24 16% 149
encargada de la atención a
víctimas?

Uso de redes informáticas

Pregunta a. b. c. d. e total
4: ¿Cuál porcentaje del perso-
nal encargado atención a víc-
41 45% 10 11% 6 7% 9 10% 26 28% 92
timas cuenta con acceso a in-
ternet en su entidad u oficina?
5: ¿Cómo califica la velocidad
de conexión a internet de su 29 31% 25 26% 26 27% 15 16% 95
oficina?
7: ¿La entidad o la oficina
cuentan con sistemas de al-
macenamiento o algún tipo 32 34% 60 63% 3 3% 95
de registro de información
electrónica centralizado?
9: ¿En la oficina o en la enti-
dad se cuenta con una red lo-
33 35% 59 62% 3 3% 95
cal para trabajo en grupo (In-
tranet)?
10: ¿Para qué se utiliza dicha
23 21% 23 21% 1 1% 6 6% 56 51% 109
red local?
14: ¿Usa el email para su tra-
85 91% 8 9% 0% 93
bajo?
15: ¿La entidad cuenta con
59 62% 36 38% 0% 95
página Web?

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
16
Valledupar, 30 de diciembre de 2013
16: ¿Su oficina produce infor-
14 15% 9 10% 26 28% 11 12% 34 36% 94
mación para la página web?

Aplicaciones diseñadas para la atención a víctimas

Pregunta a. b. c. d. e total
12. ¿Cuáles programas o apli-
caciones especializadas en el
60
tema de víctimas emplea la 19 34% 21 38% 16 29% 56
%
entidad para la atención a
víctimas?
13. ¿Con qué periodicidad usa
88
una aplicación informática es- 39 47% 13 16% 4 5% 10 12% 17 20% 83
%
pecializada de este tipo?
17. Cuándo se requiere imple-
mentar soluciones informáticas 80
23 31% 31 41% 21 28% 75
a la medida de la institución, %
la entidad:
18. Si ha tenido que enviar un
requerimiento para implemen- 95
16 18% 30 34% 11 12% 32 36% 89
tar una solución informática a %
la UARIV:

Políticas sobre uso de TIC e infraestructura

Pregunta a. b. c. d. e total
19. ¿La entidad cuenta con
planes y políticas orientadas a
46 48% 44 46% 5 5% 95
incentivar el uso de tecnolo-
gías de la información?
20. ¿Usted cuenta con un bu-
zón electrónico (e-mail) cor- 52 56% 41 44% 0 0% 93
porativo?
21. ¿La entidad cuenta con un
departamento de soporte tec- 27 28% 64 67% 4 4% 95
nológico?
22. ¿Quién administra los equi-
19 23% 16 20% 12 15% 35 43% 82
pos de cómputo?:
23. ¿Existe una política de res-
paldo de información (ba- 21 22% 5 5% 52 55% 16 17% 94
ckups)?
24. ¿Existe una política de
35 37% 1 1% 50 53% 8 9% 94
mantenimiento de equipos?
25. ¿Existe una política de se-
44 47% 1 1% 42 45% 6 6% 93
guridad de la información?

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
17
Valledupar, 30 de diciembre de 2013
36. ¿Utiliza celulares, asistentes
personales (PDA) o equipos
móviles para capturar o pro- 39 41% 53 56% 2 2% 0% 94
cesar información de su tra-
bajo?

Políticas sobre gestión de la información

Pregunta a. b. c. d. e total
26. ¿Su oficina cuenta con al-
gún tipo de herramienta infor-
31 34% 12 13% 46 50% 3 3% 92
mática para el control y segui-
miento de la gestión?
27. ¿La gestión de su oficina se
realiza basada en procesos 36 39% 31 34% 5 5% 20 22% 92
claramente definidos?
28. ¿La entidad cuenta con
procesos sistemáticos de me-
25 27% 22 24% 40 44% 4 4% 91
dición de la gestión basados
en indicadores?
30. ¿Su oficina intercambia o
reporta información en forma
sistemática con otras entida- 50 53% 4 4% 13 14% 11 12% 16 17% 94
des u oficinas? (Medios de in-
tercambio)
32. ¿En la entidad se ha reali-
zado la migración de informa- 44 48% 41 45% 7 8% 92
ción física a electrónica?
33. ¿En la entidad se contem-
pla la realización de proyectos
30 33% 13 14% 38 42% 10 11% 91
de migración de información
física a electrónica?
35. ¿La entidad cuenta con
políticas de gestión documen-
40 43% 48 52% 4 4% 92
tal y reducción de uso de pa-
pel?

Políticas sobre gestión de la información de víctimas

29. ¿Su entidad posee infor- 31. Seleccione las entida- 34. Seleccione las entida-
Pregunta mación histórica de vícti- des a las que realiza las re- des que le realizan remisio-
mas? misiones de información: nes a su entidad:
19 19 23
a.
20% 3% 3%
3 19 23
b.
3% 3% 3%

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18
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19 2 5
c.
20% 0% 1%
20 37 41
d.
21% 5% 6%
33 21 21
e
35% 3% 3%
29 34
f
4% 5%
45 44
g
7% 6%
31 29
h
4% 4%
37 35
i
5% 5%
29 31
j
4% 4%
14 15
k
2% 2%
54 55
l
8% 8%
37 36
m
5% 5%
50 50
n
7% 7%
13 12
o
2% 2%
39 33
p
6% 5%
21 26
q
3% 4%
36 35
r
5% 5%
39 39
s
6% 6%
8 10
t
1% 1%
32 31
u
5% 4%
v 67 67

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
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10% 9%
12 14
w
2% 2%
total 94 691 709

Políticas de capacitación y respaldo en TIC

Pregunta a. b. c. d. e total
41. ¿Su entidad cuenta con
políticas de capacitación per- 24 26% 11 12% 10 11% 44 48% 3 3% 92
manentes?
42. ¿La entidad cuenta con
programas de inducción al
personal del área en la tecno- 16 17% 69 75% 7 8% 92
logía y procedimientos del
área?
43. ¿Su oficina cuenta con
personal de tecnología ads-
34 36% 58 62% 2 2% 94
crito (ingenieros o tecnólogos
en informática)?
44. ¿Su entidad cuenta con
una mesa de ayuda en temas 21 22% 70 74% 3 3% 94
de informática?

Conocimientos de ofimática y usos de TIC

Pregunta a. b. c. d. e total
37. ¿Qué nivel de conoci-
miento en ofimática tienen las
persona adscritas a su oficina
45 50% 25 28% 20 22% 90
en cuanto al manejo de Pro-
cesador de Texto (por ejemplo
Word)?
38. ¿Qué nivel de conoci-
miento en ofimática tienen las
persona adscritas a su oficina 57 61% 20 22% 16 17% 93
en cuanto al manejo de Hojas
de Cálculo (p. ej. Excel
39. ¿Qué nivel de conoci-
miento en ofimática tienen las
persona adscritas a su oficina 69 78% 10 11% 10 11% 89
en cuanto al manejo de Bases
de Datos (p. ej. Ms Access)?

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
40. ¿Qué nivel de conoci-
miento en ofimática tienen las
persona adscritas a su oficina
51 58% 20 23% 17 19% 88
en cuanto al manejo de Pre-
sentaciones (p. ej. Power
Point)?
45. ¿Cuál porcentaje del per-
sonal adscrito a la oficina es-
21 23% 13 14% 4 4% 10 11% 45 48% 93
tima que utiliza teléfonos inteli-
gentes?
46. Utiliza el e-mail: 24 26% 2 2% 63 67% 5 5% 94
47. ¿Consulta la Internet para
8 8% 4 4% 17 18% 66 69% 95
desarrollar su trabajo?

S.I. en protocolos de atención

Pregunta a. b. c. d. e total
48. La entidad cuenta con un
protocolo para la atención a 27 29% 17 18% 5 5% 44 47% 93
las víctimas según el cual
50. La entidad cuenta con un
protocolo que contribuye al
diseño, la evaluación y la im-
30 32% 15 16% 1 1% 48 51% 94
plementación de políticas pú-
blicas orientadas a favorecer
a las víctimas, según el cual
51. La entidad cuenta con un
protocolo que verifica la pro-
cura por el restablecimiento
de los derechos individuales y 20 22% 20 22% 3 3% 48 53% 91
colectivos de las víctimas, vul-
nerados con ocasión del con-
flicto armado, según el cual:
52. La entidad cuenta con un
protocolo que establece, veri-
fica o apoya la atención a las
23 24% 16 17% 1 1% 54 57% 94
víctimas según las particulari-
dades de los hechos victimi-
zantes, según el cual:
53. La entidad cuenta con un
protocolo que garantiza la
atención diferencial por gé- 17 18% 19 20% 2 2% 55 59% 93
nero o por condición sexual,
según el cual
54. La entidad cuenta con un
protocolo que garantiza la
16 17% 15 16% 5 5% 57 61% 93
atención diferencial por etnia,
según el cual:

INFORME FINAL
PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO - CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 2013-02-0886
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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
55. La entidad cuenta con un
protocolo que garantiza la
15 16% 22 23% 3 3% 54 57% 94
atención diferencial etaria, se-
gún el cual:
56. La entidad cuenta con un
protocolo que garantiza la
19 21% 26 28% 1 1% 46 50% 92
atención diferencial por disca-
pacidad, según el cual:
59. La entidad cuenta con un
protocolo para la entrega de
19 20% 5 5% 17 18% 52 56% 93
ayudas a las víctimas, según el
cual:

S.I. en protocolos sobre gestión de información

Pregunta a. b. c. d. e total
49. La entidad cuenta con un
protocolo para el manejo de
la información que recoge so-
bre las víctimas que atiende,
24 25% 20 21% 4 4% 47 49% 95
el cual facilita la gestión de los
datos, su análisis y las evalua-
ciones correspondientes, se-
gún el cual:
65. La entidad cuenta con un
protocolo para enviar informa-
ción a las entidades indicadas 14 15% 19 20% 1 1% 60 64% 94
en la pregunta No. 31, según
el cual:
66. La entidad cuenta con un
protocolo para recibir informa-
ción de las entidades indica- 14 15% 23 25% 1 1% 54 59% 92
das en la pregunta No. 34, se-
gún el cual:
67. La entidad cuenta con un
protocolo que propenda por-
que la información que pro-
duzca o procese pueda ser 11 12% 23 24% 1 1% 59 63% 94
compartida y armonizada con
otras entidades con fines con-
comitantes, según el cual:

S.I. en protocolos sobre acciones colectivas

Pregunta a. b. c. d. e total

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
57. La entidad cuenta con un
protocolo que garantiza la
participación de las víctimas 19 20% 5 5% 17 18% 52 56% 93
en las decisiones sobre su pro-
pio futuro, según el cual:
58. La entidad cuenta con un
protocolo para el manejo, la
orientación y el seguimiento
de las emergencias humanita- 22 24% 18 19% 6 6% 47 51% 93
rias, atentados terroristas y
desplazamientos masivos, se-
gún el cual:
60. La entidad cuenta con un
protocolo para el acompaña-
miento y seguimiento a los ho-
19 21% 20 22% 1 1% 52 57% 92
gares víctimas y el apoyo a su
inclusión en los programas so-
ciales, según el cual:
61. La entidad cuenta con un
protocolo para acompañar
los retornos o las reubicacio-
27 29% 9 10% 2 2% 55 59% 93
nes de personas o familias víc-
timas de desplazamientos for-
zados, según el cual:
62. La entidad cuenta con un
protocolo para realizar repara-
8 9% 18 19% 1 1% 66 71% 93
ciones colectivas, según el
cual:
63. La entidad cuenta con un
protocolo para apoyar la
rehabilitación comunitaria y 15 16% 14 15% 2 2% 63 67% 94
social de las víctimas, según el
cual:
64. La entidad cuenta con un
protocolo para apoyar la in-
versión adecuada de los re-
cursos que las víctimas reciben
10 11% 9 10% 3 3% 71 76% 93
como indemnización adminis-
trativa en pro de sí mismas y
del desarrollo local, según el
cual:

Respaldo institucional sobre protocolos

Pregunta a. b. c. d. e total
68. La entidad realiza capaci-
taciones en los protocolos y di- 18 19% 8 9% 11 12% 51 54% 6 6% 94
rectrices de atención:

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
69. La entidad cuenta con he-
rramientas de seguimiento y
control para la verificación del 19 20% 15 16% 47 51% 12 13% 93
cumplimiento de los protoco-
los de atención a víctimas

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
ANEXO 2
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE LA PROPUESTA PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LA INSTITUCIONALIDAD DEPARTAMENTAL

Si bien en varios apartados de este Informe Final se presentan los criterios que se considera-
ron para el diseño de la propuesta de fortalecimiento institucional, a continuación se abor-
dan lo que se determinaron como diez lineamientos producto del análisis y la ponderación
de necesidades y capacidades ya mencionado, por cuanto fueron una bisagra entre el
trabajo de campo (el contacto con los municipios y con las entidades de orden departa-
mental) y la orientación a productos específicamente diseñados.

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO ORGANIZACIONAL


1. Creación y consolidación de una cultura informática organizacional actual.
2. Priorización del mejoramiento de la infraestructura en función de la atención.
3. Trabajo y capacitación sobre los conceptos de información, de sistema y de red.
4. Formalización y promoción de protocolos, respaldados institucionalmente.
5. Creación de procesos de monitoreo y control basado en indicadores.
6. Vinculación de las víctimas con base en perfiles y usos específicos.

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO INFORMÁTICO


7. Diseño de una plataforma flexible, de amplia convocatoria, basada en procesos y pro-
tocolos de utilidad real, de obligatorio cumplimiento.
8. Diseño con base en un Sistema de Gestión de Procesos.
9. Estructuración sobre web orientada a la interoperabilidad.
10. Diseño amigable, concebido desde la orientación diferencial y contextual, de utilidad
práctica en los diferentes niveles de operación de la política pública correspondiente.

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
ANEXO 3
PRESENTACIÓN DEL RESULTADOS

Se presenta una fotografía por cada evento, más los facsímiles de las planillas de asistencia.

Presentación del proyecto ante los munici- Planilla de asistencia de la presentación del
pios del norte del Cesar en 4 de diciembre proyecto ante los municipios del norte del
de 2013 Cesar en 4 de diciembre de 2013 (los asis-
tentes la diligenciaron por el dorso)

Presentación del proyecto ante los munici- Planilla de asistencia de la presentación del
pios del sur del Cesar en 5 de diciembre de proyecto ante los municipios del sur del Ce-
2013 sar en 5 de diciembre de 2013

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PROYECTO ANÁLISIS Y PONDERACIÓN DE NECESIDADAES Y CAPACIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
ANEXO 4
ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO
ARMADO EN EL DEPARTAMENTO DEL CESAR: INFRAESTRUCTURA
FÍSICA Y TECNOLÓGICA; Y CAPACIDAD TÉCNICA Y
ADMINISTRATIVA

El proyecto Análisis y Ponderación de Necesidades y Capacidades en Sistemas de Infor-


mación para la Atención Integral a Víctimas del Conflicto Armado en el Departamento del
Cesar es un importante avance en el tema, gracias al cual la Gobernación del Cesar asume
el compromiso de liderazgo territorial que le corresponde, en uno de los temas de mayor
prioridad actual.
Gracias a esta iniciativa se cuenta hoy con los elementos clave para avanzar hacia el for-
talecimiento de las entidades que brindan atención a las víctimas de la violencia armada
y a los grupos de víctimas, de forma directa y oportuna. Si bien la llamada Ley de Víctimas
cumple dos años de su promulgación, el tiempo ha mostrado que los retos en ese momento
vislumbrados requieren de mucho más que voluntad para que sean enfrentados, que los
obstáculos requieren más que recursos para que sean superados y que la realidad requiere
acciones conjuntas y participación decidida para que sea abordada con decisión y ente-
reza.
Los resultados del proyecto son redactados de forma que den cuenta del proceso seguido
y de las conclusiones obtenidas; además se presentan algunas recomendaciones de cara
a los lectores destinatarios: funcionarios encargados de la atención mencionada y repre-
sentantes de las víctimas, cuyo liderazgo ha sido atendido en las diversas instancias en que
la programación lo contempló. Con ello no sólo se comparten las cifras y las reflexiones que
surgieron a lo largo de la ejecución; además se atiende la solicitud de aporte hecha en una
de las actividades de presentación de resultados, con lo cual se da un paso en favor del
claramente necesitado fortalecimiento institucional.
El ejercicio de la consultoría a cargo de FDI obtiene datos tanto de las percepciones de
quienes se contactó para los diversos ejercicios de toma de registros, como del conoci-
miento experto de los integrantes del equipo de trabajo. Esta cartilla presenta las conclu-
siones obtenidas de lo primero y trata lo segundo por medio de recomendaciones redac-
tadas de forma didáctica y general.
Las valoraciones que se plantean de forma simultánea con la presentación de los resultados
responden a las percepciones mencionadas y deja los sustentos que apuntan a una futura
intervención capaz de solucionar estratégicamente las necesidades y falencias encontra-
das para la formulación correspondiente.
Es importante destacar que el tratamiento de caracterización no arroja datos estadísticos
en función de un universo total de entidades presentes en el Departamento, sino que trata
de forma representativa los aportes de los participantes y en ello reconoce primordialmente
sus percepciones como fuente de conocimiento y motivo de acción.

CONTEXTO PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Por su ubicación y por sus recursos, en el Departamento del Cesar confluyen circunstancias
contrastantes: la industria de la minería aprovecha sus recursos naturales; es uno de los cen-
tros de convergencia fronteriza y comercial más importantes del país; y ocupa el quinto
puesto entre las zonas más afectadas por el conflicto armado.
Según la Unidad de Atención a Víctimas, el número total de víctimas del conflicto armado
en el Cesar es de 304.266, aproximadamente un 5% del total del país. Se estima que 326
instituciones atienden estos casos, 100 de las cuales se encuentran ubicadas en Valledupar
(municipio que alberga el 42% del total departamental de la población) y cerca de 125 se
encuentran repartidas entre Aguachica, Agustín Codazzi, Becerril, Bosconia, Curumaní, El
Copey, La Gloria, La Jagua de Ibirico, Pailitas y San Diego. La UARIV cuenta con tres enti-
dades adscritas que operan a lo largo del departamento, la principal se encuentra ubicada
en Valledupar y las otras en Aguachica y Agustín Codazzi.
Al comparar las cifras de la UARIV y el estimado del total de habitantes del Cesar según el
DANE, se puede considerar que se enfrenta una emergencia social que requiere la efectiva
articulación y coordinación de los procesos de atención.
El apoyo más relevante para este tipo de atención es el que brinda un adecuado sistema
de información (S.I.) dado que está presente en todas las etapas de dicho proceso: desde
la planeación, el contacto inicial y el seguimiento –en función de factores generales a tono
con la política pública– hasta los específicos y diferenciales. Por ello la prioridad que se
debe dar al tema: tiene la urgencia de la situación de los destinatarios y la relevancia del
rigor propio de una intervención sostenible.
La consultoría estudió los lineamientos que propone la Red Nacional de Información de la
UARIV para abordar el tema; pero consideró que el Cesar requiere una visión integral, apli-
cable y contextual prioritariamente; por ello abordó este reto de forma que considera tales
aportes, pero su aproximación responde a criterios de utilidad específica que pueden ser
pioneros en el país.

CARACTERIZACIÓN DE CONTACTOS POR MAPEO


Luego de la presentación del proyecto ante las entidades de orden departamental y mu-
nicipal que atendieron la invitación de la Gobernación del Cesar se aplicó un cuestionario
de mapeo institucional, el cual definía si la entidad contactada manejaba o no S.I. De ser
así, se diligenciaba el cuestionario de necesidades y capacidades. Un resumen de lo en-
contrado en el mapeo arroja que:
Más de la mitad de las entidades que atienden víctimas del conflicto armado son munici-
pales; las nacionales que representan una cuarta parte.
Las razones por las cuales las entidades atienden víctimas varían desde la más común, que
es la gestión y articulación de dicha población con acciones del gobierno local, seguida
se encuentra la atención a víctimas como misión primordial de la entidad. Poco más de
una décima parte de las entidades se sustenta en que es uno de los grupos de población
a los que atiende o porque actúa en momentos coyunturales, de manera transitoria.
La mitad de las entidades tienen como competencia la asistencia y atención a las víctimas;
el segundo servicio más prestado es el de la prevención; una cuarta parte de las institucio-
nes trata el derecho a la verdad; le sigue a la justicia y por último la reparación integral (una
décima parte del total).

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Dentro de las actividades que desarrollan las instituciones las acciones más comunes son
las de la promoción para la participación de las víctimas y el registro de información (dos
tercios de del total). Actividades como las de la entrega de subsidios; la articulación de
acciones entre el territorio y el gobierno central; el apoyo de retornos y reubicaciones; y el
apoyo psicosocial cubren poco más de un tercio de las diligencias. Pocas entidades abor-
dan la prevención, la reparación y la reconciliación.
La mayor parte de las instancias encargadas de prestar servicio a las víctimas son las ofici-
nas o ventanillas de atención al público en general (30%); un 20% son oficinas o ventanillas
de atención exclusiva a víctimas y hasta un 10% son oficinas de bienestar y de planeación.

ORIENTACIÓN DE LA CONSULTORÍA
Según lo establecido contractualmente, los siguientes son los derroteros que deben orientar
la producción de resultados finales del proceso, razón por la cual la totalidad de activida-
des se encaminaron de forma prioritaria al fin último:
 Realización del análisis y la valoración de los sistemas de información con los que se
cuenta en los municipios y en el Departamento en cuanto a su infraestructura física y
tecnológica, y su capacidad técnica y administrativa. Para ello se buscó el aporte de
las entidades locales de forma que se realizaran registros acordes con la información en
campo.
 Definición de los medios para el fortalecimiento de sistema de información departa-
mental en cuanto a la arquitectura del sistema y los lineamientos para el fortalecimiento
de los nodos de interacción, las fuentes de información, las dinámicas de discusión so-
bre la misma y la gestión de recursos.

PROCESO DE INTERVENCIÓN
Las actividades ejecutadas fueron detalladamente expuestas en ocasiones precedentes,
razón por la cual no se abordan en profundidad en este documento final del proyecto. Sin
embargo, se enumeran los principales hitos metodológicos que se desarrollaron a los largo
del proceso de ejecución del proyecto de Consultoría, con un listado de actividades
acorde con el Plan inicial y su ajuste (formalmente tramitado) en relación con el manejo de
información:
1. Definición de criterios de intervención y planeación
2. Análisis de Planes de Desarrollo
3. Realización de Talleres de Expectativas sobre Sistemas de Información
4. Concertación de citas
5. Levantamiento de Mapeo de Instituciones
6. Diligenciamiento de cuestionario
7. Realización de Grupos Focales
8. Presentación de Resultados
9. Publicación de resultados

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10. Presentación de Informe Final y Propuesta de Mejoramiento
Actividades para el manejo de información según el Plan de Trabajo concertado:

Preliminares
Definición de pautas de intervención con la Gobernación del Cesar.

Reunión inicial con el equipo de trabajo y definición de asuntos técnicos y admi-


nistrativos para el trabajo coordinado y conjunto.
Presentación Diseño y concertación de un documento de orientación con los procedimientos
del Plan de y tiempos requeridos para la aplicación en campo.
Trabajo
Realización de actividades de planeación integrales y distribución de responsa-
bilidades según cargos y funciones.

Establecimiento de protocolos de intervención según contactos, tipos de activi-


dad y resultados a manejar.

Diseño de la aplicación para la toma de registros de trabajo de campo: realiza-


ción de la arquitectura del sistema, diseño piloto, diseño final.

Intervención
Confirmación de la convocatoria por punto de contacto.
territorial

Visita a cada lugar de contacto por municipio, Departamento y ente territorial y


diligenciamiento de formatos y registros impresos y en la plataforma informática.

Realización de reportes y consolidados por grupos de entidades, por municipios


y a nivel departamental.

Presentación de conclusiones preliminares en función de indicadores determina-


dos según los Procedimientos Administrativos Electrónicos de la Presidencia.

Análisis de la
Estandarización de información según formas de captura y criterios de análisis.
información

Normalización y consolidación de la información recolectada y realización de


ajustes ponerla en condiciones para su análisis.

Elaboración de documentos de síntesis y análisis según criterios definidos para la


identificación y ponderación de necesidades por municipio y departamento.

Elaboración de propuesta final para la implementación del sistema de informa-


ción.

Presentación de resultados en validación de información.

Ajustes según proceso de validación y entrega de productos definitivos.

Entrega de Informe Final

CRITERIOS PARA EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

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La información recogida por medio de los instrumentos expuestos fue debidamente anali-
zada con base en los siguientes criterios, con el fin de obtener las conclusiones y recomen-
daciones que luego se presentarán.
Cada criterio contiene su correspondiente sustentación para el análisis descrito; sin em-
bargo es en la elaboración de la propuesta de intervención donde cobra un sentido apli-
cado con base en las orientaciones ya explicadas.

1. Los contactos son focalizados

 Los análisis son primordialmente cualitativos, aunque el procesamiento de registros se


base en datos cuantitativos y cualitativos.
 La estructura para la atención a víctimas en El Cesar es heterogénea, por lo cual la
convocatoria se realiza desde cada contexto.
 Los ámbitos de registro son dinámicos, principalmente por factores políticos.

2. Se trata de una caracterización, no un muestreo

 Los registros buscan las calidades de los aportes individuales, no son muestras estadísti-
cas.
 No todos los contactados respondieron adecuadamente, pese al protocolo em-
pleado.
 El universo de datos no es un total predefinido, dada la resistencia presentada con fre-
cuencia.

3. Las conclusiones se obtienen a partir de lecturas transversales

 Las informaciones cuantitativa y cualitativa son complementarias y concomitantes.


 Se prevé divergencias en la comprensión de los destinatarios de los S.I. sobre tales
cuestiones.
 Las dinámicas intermunicipales y territoriales son diferentes y simultáneas con las muni-
cipales.

4. Las conclusiones son relativas a los productos de la consultoría: apun-


tan a la intervención

 Las necesidades sobre S.I. son relativas a modelos de diseño organizacional e informá-
tico.
 Las capacidades identificadas son potenciales relativos a los mismos modelos. Se privi-
legia la percepción positiva dado el tipo de contacto.
 Tales modelos se conciben contextualmente.

VALORACIÓN DE LAS CONCLUSIONES


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El cuestionario de análisis y ponderación que se aplicó consta de 70 preguntas, las cuales
fueron respondidas con un total de 95 funcionarios. Para su análisis, la información se orga-
nizó con base en la siguiente relación, la cual contiene los capítulos del formato y los asuntos
abordados en cada caso para la tabulación y redacción de conclusiones, los cuales se
presentan con su correspondiente valoración por medio de una escala de colores, útil du-
rante el proceso de presentación y concertación del tema con grupos de destinatarios.

Generalidades relacionadas con el proceso de diligenciamiento

Importancia que se le dio al tema – Precepción y apreciación con base en el trabajo de


campo. Preocupa primordialmente el poco liderazgo que tiene la Gobernación del Cesar
frente a los entes territoriales en relación con el tema (por la respuesta a las convocatorias
directas realizadas) y el desinterés que mostraron la diversidad de instituciones relacionadas
con la atención a víctimas.

Infraestructura Tecnológica

Capacidad básica de TIC – Preguntas 1, 2, 3, 6, 8 y 11.


Uso de redes informáticas – Preguntas 4, 5, 7, 9, 10, 14, 15 y 16.
Aplicaciones diseñadas para la atención a víctimas – Preguntas 12, 13, 17 y 18.

Cultura Informática de la institución

Políticas sobre uso de TIC e infraestructura – Preguntas 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 y 36.
Políticas sobre gestión de la información – Preguntas 26, 27, 28, 30, 32, 33 y 35.
Políticas sobre gestión de la información de víctimas – Preguntas 29, 31 y 34.

Nivel de capacitación del personal que brinda atención

Políticas de capacitación y respaldo en TIC – Preguntas 41, 42, 43 y 44.


Conocimientos de ofimática y uso básico de TIC – Preguntas 37, 38, 39, 40, 45, 46 y 47.

Necesidades funcionales relativas a los Sistemas de Información

S.I. en protocolos sobre atención – Preguntas 48, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56 y 59.
S.I. en protocolos sobre gestión de información – Preguntas 49, 65, 66 y 67.
S.I. en protocolos sobre acciones colectivas – Preguntas 57, 58, 60, 61, 62, 63 y 64.
Respaldo institucional sobre protocolos – Preguntas 68 y 69.

ESCALA DE VALORACIÓN

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Para cada asunto abordado se aplicó la siguiente escala de valoración, lo que ayudó a
determinar si la calificación experta coincidía con la percepción de los funcionarios que
aportaron al proceso y la prioridad del tema en función del diseño del proyecto a proponer
como producto final.
En la calificación se tuvo en cuenta la percepción positiva de las personas contactadas en
aquellos casos en los que así resultaba evidente, pese a que la mirada experta arrojaba
una valoración contraria;

Sustentación en relación con el nivel Sustentación en relación con el nivel


Valoración
de desarrollo organizacional de desarrollo informático
Magnífica estructura organizacional Apoyo en S.I. para realización de pro-
en niveles local y departamental; cesos de forma clara y definida; uso
Plausible o
más enlaces adecuados con el nivel de S.I. especializados para la aten-
sobresaliente
nacional para el manejo de S.I. y pro- ción a víctimas por parte de quienes
cedimientos acordes. corresponde y soporte.
Estructura organizacional planeada Apoyo en S.I. de forma parcial o uso
(incluso no desarrollada totalmente); de aplicaciones no especializadas
Adecuado o
cuyo funcionamiento es visible y por proceso. Aprovechamiento par-
suficiente
aporta al proceso de atención con cial de recursos o desconocimiento
base en S.I. del aporte de los S.I. para el caso.
Estructura organizacional existente, Presencia de S.I. sólo en determina-
capaz de sobrellevar tareas relacio- dos procesos; uso de programas in-
Aceptable o
nadas con los S.I. del caso; pero sin formáticos no especializados para
admisible
suficiencia en recursos y métodos o funciones de atención o desconoci-
proyección de cara al reto concreto. miento de los apoyos adecuados.
Forma organizacional incapaz de Ausencia de S.I., uso inadecuado de
atender los asuntos en cuestión o los disponibles o imposibilidad de ac-
Inadecuado
manejar los S.I. de ellos de forma ceso a los sistemas y procesos de
o insuficiente
adecuada, oportuna o con la cali- atención para los cuales se consi-
dad propia del tema y su contexto. dera un S.I. es útil.
Ausencia de forma organizacional, Desconocimiento de la utilidad de los
de recursos o de procesos que atien- S.I. en un sentido amplio, lo que in-
Reprobable dan el tema a valorar o realización cluye definición de procesos y proce-
o deficiente de procedimientos que no respon- dimientos para la ejecución de ta-
den a la naturaleza y complejidad reas y existencia de la informática
del tema. acorde.

A continuación se abordan los grupos de resultados por los capítulos ya descritos en función
de las conclusiones obtenidas. Para cada caso se explicará el resultado, la valoración co-
rrespondiente y el análisis hecho como sustento, más una recomendación redactada de
forma que aporte al estado actual de cada tema y al tiempo a la formulación de la pro-
puesta de intervención.

Importancia que se le dio al tema

Resultado del análisis: la importancia de los S.I. es relevante de manera efectiva para quie-
nes realizan atenciones directas a las víctimas de la violencia.
Valoración: inadecuado o insuficiente

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Análisis por grupos de preguntas:
 La cantidad de cuestionarios diligenciados fue baja, pese a la flexibilidad, disposición y
acompañamiento del personal a cargo del trabajo de campo.
 Muchos funcionarios incumplieron las citas del personal del proyecto o no brindaron la
información solicitada, pese a la convocatoria a cargo de la Gobernación del Cesar.
 Hay inconsistencias entre la importancia manifestada públicamente por parte de algu-
nos funcionarios y lo encontrado en los registros del trabajo de campo (por ejemplo entre
lo planteado en el taller de expectativas y las frecuencias sobre el uso de protocolos)
Recomendación: el sentido de urgencia combina la comprensión de la necesidad del otro
y el compromiso implícito en la misión propia. El manejo de la información se vuelve deter-
minante en este tipo de relación social para que sea beneficiosa o perjudicial. Así, las bases
del respeto por el otro se unen al tipo de aporte que cada quien brinda; negarlo afecta a
ambas partes por igual.

Capacidades básicas en TIC

Resultado del análisis: más de la mitad de los contactados cuenta con equipos y programas
de ofimática acordes con las TIC de oficina; pero un número importante no.
Valoración: Aceptable o admisible
Análisis por grupos de preguntas:
 La mayoría de entidades cuenta con 1 a 3 funcionarios encargados de la atención a
víctimas.
 Se presentan dos grupos opuestos extremos en asuntos de capacidad básica de TIC:
percepción superior al 80% e inferior al 20%.
 El estado de los equipos es considerado nuevo, usado o muy usado homogéneamente.
 Se recuerdan los programas Word y con Excel: entre 60% y 80%; menos de 20% maneja
Bases de Datos (por ejemplo Access).
 La presencia de víctimas en la caracterización marcó notoriamente los conteos de baja
preparación en TIC.
Recomendación: para poder brindar ayuda, cada quien debe ser consciente de sus falen-
cias, conocer las exigencias de su entorno y robustecer sus propias capacidades con el fin
de enfrentar ambos retos, bien sea en el ámbito personal como en el colectivo. La comu-
nicación es fundamental en esta forma de relación; y en ella la tecnología representa ven-
tajas capaces de superar barreras y fortalecer el tejido social.
1. ¿Cuántas personas se encuentran encargadas de atender a víctimas en la entidad o en
su oficina?
La distribución del personal que diligenció el cuestionario según tipo de entidad es la si-
guiente:

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Entidad
departamental:
15 personas

Organización de
víctimas: 11
personas

Alcaldía municipal:
50 personas

Personería
municipal: 15
personas

La frecuencia encontrada por cantidad de personas encargadas de atender a víctimas


que perciben los contactados son:

190 personas
47 personas
14 personas
13 personas
Cantidad de encargados percibida

12 personas
11 personas
10 personas
9 personas
8 personas
7 personas
6 personas
5 personas
4 personas
3 personas
2 personas
1 persona
Nadie

0 5 10 15 20 25 30 35
Frecuencia

Un representante de una institución que presenta la percepción con mayor cantidad de


trabajadores destinados a cubrir el proceso de atención a víctimas: 190 personas. Le sigue
una Alcaldía, también con una frecuencia de 1 persona, con 47 personas percibidas.

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Las mayores frecuencias se encontraron entre quienes percibieron que en su entidad entre
1 y 3 personas eran responsables de la atención. Adicionalmente, 8 personas percibieron
que en su entidad 12 personas estaban a cargo del tema (5 alcaldías y 3 organizaciones
de víctimas)
Resulta curioso que 1 persona considero que en el ICBF no había personas que realizaran la
atención mencionada y otra en la UARIV.
Nota: Este tipo de resultado es importante en el diseño de la propuesta de intervención por
cuanto la determinación del uso y dotación de equipos claramente no responde (no es
percibida) a un criterio unificado en relación con la asignación para la atención. En los
grupos focales se encontró que hay quienes poseen equipos y acceso a programas espe-
cializados; pero no los usan para la atención, de un lado, y de otro, quienes para su trabajo
en la atención deben desplazarse por un amplio territorio, poner su computador, su impre-
sora y su celular al servicio de su tarea (pese a su escasa formación en ofimática) y no
cuentan con acceso a aplicaciones consideradas fundamentales como el Vivanto.
2. ¿Cuál porcentaje del personal encargado atención a víctimas cuenta con computador
en su institución?

a. Más del 80%: 41 personas, equivalente al 43%


b. Entre el 60% y el 80%: 2 personas, equivalente al 2%
c. Entre el 40% y el 60%: 11 personas, equivalente al 11%
d. Entre el 20% y el 40%: 10 personas, equivalente al 10%
e. Menos del 20%: 31 personas, equivalente al 33%
La mayor frecuencia se encuentra en quienes perciben que más del 80% de quienes reali-
zan atención a víctimas cuentan con equipos en su institución; le sigue quienes perciben
que menos del 20% tienen dichos equipos; y un total de 23% -porcentaje inferior a los ante-
riores- percibe que entre el 20% y el 80% de quienes realizan estas atenciones cuentan con
equipos.
Resulta inquietante que los dos extremos de las percepciones tengan las mayores frecuen-
cias, lo que indica la marcada heterogeneidad sobre el tema: funcionarios que perciben
que sus entidades tienen casi la totalidad de la necesidad cubierta y quienes piensan todo
lo contrario, pese a la importancia del tema de la atención a las víctimas.

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3. Diría usted que en general los equipos destinados a su oficina son:

a. Nuevos (Menos de 2 años): 29 personas, equivale al 32%


b. Usados (entre 2 y 5 años): 28 personas, equivale al 31%
c. Muy usados (más de 5 años): 34 personas, equivale al 37%
Se encuentran resultados equivalentes frente a la valoración de la obsolescencia de los
equipos, es decir, el total de los encuestados se encuentran divididos en 3 conjuntos de
tamaños similares; a pesar de esta ilustración cabe acotar que la mayor cantidad de per-
sonas se inclina a decir que los equipos son muy usados, es así como cerca de un 37% en-
cuentra que sus equipos de trabajos tienen un uso mayor a 5 años, un 32% habla de equipos
nuevos y un 31% de equipos usados.
6. ¿Los equipos de cómputo asignados cuentan con herramientas de ofimática (por ejem-
plo Microsoft Office)?

a. Sí: 82 personas, equivale al 87%


b. No: 10 personas, equivale al 11%
c. No sé: 2 personas, equivale al 2%
La gran mayoría de equipos de cómputo cuenta con el paquete básico de ofimática Mi-
crosoft Office. Tal resultado es esperable debido a que la adquisición primaria de estos equi-
pos en cualquier caso tiene como requisito indispensable la instalación de un paquete de
ofimática que es preferible que sea como el de la mayoría por cuestión de facilidades en
la transmisión de la información. Por tanto no es sorprendente que casi el 90% de quipos en
uso para estas oficinas contengan los programas de Office, mientras una décima parte no
lo tiene.

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8. ¿Para el desempeño de las labores, la entidad (o la oficina) cuenta con equipos de apoyo
como scanners e impresoras?

a. Sí: 56 personas, equivale al 59%


b. No: 38 personas, equivale al 40%
c. No sé: 1 persona, equivale al 1%
En perspectiva de los contactados, poco más de la mitad cuenta con equipos de apoyo
(scanners e impresoras), esto representa un 59%. Por otro lado, el 40% de contactados no
cuenta con ningún tipo de equipos de apoyo.
Esta situación implica que una porción de las oficinas vea limitado su servicio al ciudadano
en la medida en la que no puede facilitar elementos que se suponen esenciales en el pro-
ceso de papeleo necesario para hacer toda clase de diligencias.
11. ¿Qué tipos de programas o aplicaciones maneja la oficina encargada de la atención a
víctimas?

a. Procesador de Texto (por ejemplo Word): 66 personas, equivale al 44%

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b. Hojas de Cálculo (por ejemplo por ejemplo Excel): 43 personas, equivale al 29%
c. Bases de Datos (por ejemplo MySql, Ms Access): 16 personas, equivale al 11%
d. Presentaciones (por ejemplo Power Point): 24 personas, equivale al 16%
e. Otros:
Se encontró que un 44% de los encuestados señalan que hacen uso del procesador de
textos Word y seguido de este un 29% hace uso de Excel, un 16% hace uso de Power Point
y por último, una décima parte usa programas como MySql y Ms Access.

Uso de redes informáticas

Resultado del análisis: más de la mitad de los contactados cuenta un con acceso ade-
cuado a internet, aunque lo usa para funciones básicas; pero un número importante está
marginado de las redes.
Valoración: inadecuado o insuficiente
Análisis por grupos de preguntas:
 Se presentan dos grupos significativos opuestos extremos en la percepción del acceso a
internet: superior al 80% e inferior al 20%.
 El mayor uso de la Internet es el correo-e (superior al 90%)
 El uso de la web institucional es ajeno; se desconocen funciones básicas del trabajo en
red o no se tiene acceso a las existentes (más del 60%).
 Dos terceras partes de las organizaciones no cuentan con un sistema de almacena-
miento y registro centralizado.
 La presencia de víctimas en la caracterización incidió en los conteos de bajo uso de
redes TIC.
Recomendación: cada día se incrementa la cantidad de información disponible; así mismo
se exige más aporte de información. La tecnología brinda los mecanismos para que las
condiciones de acceso y gestión de la información sean mejores. Pero sólo la necesidad
de uso le da sentido a esta realidad, sobre la cual debe prevalecer el sentido humano. Por
ello es imperativo capacitarse para el servicio.
4. ¿Cuál porcentaje del personal encargado atención a víctimas cuenta con acceso a in-
ternet en su entidad u oficina?

a. Más del 80%: 41 personas, equivale al 45%


b. Entre el 60% y el 80%: 10 personas, equivale al 11%

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
c. Entre el 40% y el 60%: 6 personas, equivale al 7%
d. Entre el 20% y el 40%: 9 personas, equivale al 10%
e. Menos del 20%: 26 personas, equivale al 28%
La mayor parte del personal cuenta con acceso a internet en su oficina, poco menos de la
mitad de los encuestados considera que más del 80% de trabajadores de su entidad cuen-
tan con esta herramienta, a esto le sigue que el 38% considera que menos del 40% no tiene
acceso a internet, cosa que constituye una carencia importante y significativa en la articu-
lación de la entidades para un mayor rendimiento. Cerca de una décima parte considera
que entre un 60%y 80% lo tienen y un 7% entre el 40%y el 60%.
5. ¿Cómo califica la velocidad de conexión a internet de su oficina?

a. Buena: se puede navegar por internet, e incluso bajar videos sin mayores demoras a
cualquier hora del día: 29 personas, equivale al 31%
b. Regular: se puede navegar por internet; sin embargo, por ejemplo, se presentan difi-
cultades para bajar videos: 25 personas, equivale al 26%
c. Lenta: la navegación por internet es difícil; por ejemplo, casi nunca se puede bajar un
archivo adjunto con agilidad: 26 personas, equivale al 27%
d. No hay conexión: 15 personas, equivale al 16%
Las opiniones se encuentran divididas en este aspecto, poco más de un cuarto -de quienes
tienen acceso a internet- goza de una velocidad óptima de navegación, representando
esto casi un tercio, luego, entre quienes califican la conexión como regular y lenta se en-
cuentra cerca de un 53% del total, mientras un 16% afirma que no hay conexión.
En vista de lo anterior, el uso común de internet se halla caracterizado por un acceso parcial
al mismo y en más de la mitad de los casos con un servicio ineficiente, ya que los tiempos
de rendimiento se vuelven mayores y tienden a ser ineficaces.
7. ¿La entidad o la oficina cuenta con sistemas de almacenamiento o algún tipo de registro
de información electrónica centralizado?

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a. Sí: 32 personas, equivale al 34%
b. No: 60 personas, equivale al 63%
c. No sé: 3 personas, equivale al 3%
Como se puede observar en el gráfico, los funcionarios encuestados perciben que una
cantidad significativa de entidades, esto es el 63%, no cuenta con un sistema de almace-
namiento o algún tipo de registro de información centralizado para el tipo de información
que se maneja, lo que en contraste con la pregunta anterior pone en evidencia el retraso
en la implementación de programación informática especializada que homogenice el ser-
vicio de atención a víctimas. Solo el 34% cuenta con un sistema de almacenamiento o re-
gistro centralizado de información.
9. ¿En la oficina o en la entidad se cuenta con una red local para trabajo en grupo (intra-
net)?

a. Sí: 33 personas, equivale al 35%


b. No: 59 personas, equivale al 62%
c. No sé: 3 personas, equivale al 3%
Al interior de más de la mitad de oficinas para las que laboran los funcionarios encuestados,
el 62% no cuenta con una red interna (intranet) que facilite la comunicación y así mismo el
apoyo entre las distintas secciones de las entidades para generar así un mecanismo de
interdependencia consolidado y eficiente. Solo el 35% de las organizaciones cuenta con
una red interna.
10. ¿Para qué se utiliza dicha red local?

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a. Imprimir: 23 personas, equivale al 21%
b. Compartir archivos: 23 personas, equivale al 21%
c. Chatear: 1 persona, equivale al 1%
d. Teleconferencias: 6 personas, equivale al 6%
e. No tengo acceso: 56 personas, equivale al 51%
f. Otros usos:
En esta pregunta se reafirma que más de la mitad de contactados no tiene acceso a una
red interna. Por otro lado, quienes si tienen acceso a una de estas, la usan en un 42% para
imprimir y compartir archivos y un 7% la usa para teleconferencias o para chatear.
Las tendencias más fuertes del modo de uso de las redes internas evidencian que las acti-
vidades primordiales en medio del sistema son las de la impresión de documentos o archivos
y la transmisión de estos mismos a diferentes secciones dentro de las entidades, a esto le
siguen la teleconferencias que son usadas por cerca de un 7% de los funcionarios.
14. ¿Usa el email para su trabajo?

a. Sí: 85 personas, equivale al 91%


b. No: 8 personas, equivale al 9%
Aproximadamente el 91% de los trabajadores usa el e-mail. La décima parte que falta por
usarlo no lo hace debido a que no saben manejarlo o no tienen acceso al mismo.
El uso activo del mail constituye una ventaja sobre los sistemas de información ya que den-
tro de los costos representa una inversión casi nula y a favor da la capacidad de comuni-
cación entre trabajadores de diferentes entidades.
15. ¿La entidad cuenta con página Web?

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a. Sí: 59 personas, equivale al 62%
b. No: 36 personas, equivale al 38%
c. No sé: 0 personas, equivale al 0%
Un amplio número de contactados informa que la entidad en la que trabaja cuenta con
página web, esta representación es del 62%, el restante 38% dice que su entidad no cuenta
con una página web, un punto a favor dentro de este aspecto es que de los encuestados
ninguno desconoce esta información.
Al dirigirse a la cantidad de oficinas que no cuentan con página web, se nota que esta
cifra es superior a un tercio sobre el total, cosa que constituye una debilidad dentro de la
importancia de la transmisión y facilidad de información que se presta tanto a las víctimas
como a las otras entidades de nivel departamental y nacional que necesitan de esta tam-
bién.
16. ¿Su oficina produce información para la página web?

a. Diariamente: 14 personas, equivale al 15%


b. Semanalmente: 9 personas, equivale al 10%
c. Mensualmente: 26 personas, equivale al 28%
d. Nunca se actualiza: 11 personas, equivale al 12%
e. No cuenta con página web: 34 personas, equivale al 36%
Dentro de las entidades que cuentan con página web, los encuestados afirman que la
mayoría publican contenido nuevo en su página mensualmente, esto es un 43%, seguida
de este se encuentran quienes publican diariamente y representan el 23%, las instituciones
que nunca actualizan la información dentro de su página representan el 18% y el 15% lo
hace semanalmente.
Teniendo en cuenta la porción aproximada de entidades que no actualizan su página web
y sumándola a las que no tienen, obtenemos un 48% del total de entidades (incluyendo
oficinas que tienen y las que no tienen página web) que no aportan información actuali-
zada al público.

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Aplicaciones diseñadas para la atención a víctimas

Resultado del análisis: el conocimiento y el uso de programas especializados es bajo (menos


de la mitad los usa diariamente) y los requerimientos que algunos hacen no son atendidos
adecuadamente.
Valoración: Inadecuado o insuficiente
Análisis por grupos de preguntas:
 Los programas especializados son desconocidos son muchos de los funcionarios que
atienen a las víctimas o no tienen acceso. Quienes conocen las últimas versiones consi-
deran que no satisfacen las necesidades de atención, pese a que las usan de forma
simultánea para compensar dichas falencias (particularmente Vivanto y Sipod).
 El uso de programas especializados por parte de las víctimas es limitado y sólo ocurre en
puntos específicos con acompañamiento profesional.
 Las solicitudes específicas de apoyo informático no son debidamente atendidas (una
tercera parte de los contactados las ha requerido y pocos han sido resueltos desde el
nivel central)
Recomendación: el uso permanente, continuo y reflexivo de la tecnología es el camino
para comprender si una novedad tiene sentido, si un proceso utilidad y si el pretendido
beneficio colectivo –implícito– es real. Sólo el mejoramiento armónico y simultáneo de las
condiciones comunes hace posible que la tecnología aporte en el camino al bienestar.
12. ¿Cuáles programas o aplicaciones especializadas en el tema de víctimas emplea la
entidad para la atención a víctimas?

a. Vivanto: 19 personas, equivale al 34%


b. SIPOD (Sistema de Información de Población Desplazada): 21 personas, equivale al
38%
c. RUV (Registro Único de Víctimas): 16 personas, equivale al 29%
d. Otros:

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El sistema de información más usado es el SIPOD aunque no con una diferencia significativa
frente a Vivanto: para el primero, el uso es de 38% y para el segundo del 34%, el Registro
Único de Víctimas ocupa el último puesto al ser usado por cerca del 29% de la población.
13. ¿Con qué periodicidad usa una aplicación informática especializada de este tipo?

a. Diariamente: 39 personas, equivale al 47%


b. Algunas veces por semana: 13 personas, equivale al 16%
c. Algunas veces al mes: 4 personas, equivale al 5%
d. Nunca la uso; otras personas lo hacen por mí: 10 personas, equivale al 12%
e. No necesito de una aplicación: 17 personas, equivale al 20%
Del total de las personas que usa programas especializados para la atención a víctimas
aproximadamente un 47% hace uso de estos diariamente, el 16% los usa algunas veces por
semana, el 17% los usa algunas veces al mes o no los usa y el 20% considera que no necesita
de tales aplicaciones.
Esto señala que casi un cuarto de los funcionarios consideran que desempeñan labores que
no requieren de transmisión de información constantemente actualizada por cuanto mani-
fiestan que no necesitan de programas centralizados de información para cumplir con sus
funciones a cabalidad.
17. ¿Cuándo se requiere implementar soluciones informáticas a la medida de la institución,
la entidad:

a. Dispone de desarrolladores internos o externos: 23 personas, equivale al 31%

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b. Envía el requerimiento al nivel central de la UARIV y allá se resuelve la necesidad: 31
personas, equivale al 41%
c. No ha sido necesaria una solución así: 21 personas, equivale al 28%
Dentro de las resultados obtenidos en las encuestas se estimó que cerca de un 41% de las
oficinas resuelve enviar requerimientos a la UARIV para implementar soluciones informáticas
que se encuentren a la medida de la institución, seguido de esto se encuentran quienes
disponen de desarrolladores internos o externos, así, representan aproximadamente un 31%
del total y por último se encuentran las entidades en las que los trabajadores expresan que
soluciones de tal índole no son necesarias, estos representan un 28%.
18. Si ha tenido que enviar un requerimiento para implementar una solución informática a
la UARIV:

a. Fue resuelto de forma inmediata: 16 personas, equivale al 18%


b. Fue resuelto extemporáneamente: 30 personas, equivale al 34%
c. No se resolvió: 11 personas, equivale al 12%
d. Nunca ha sido necesario dirigir un requerimiento: 32 personas, equivale al 36%
De acuerdo a la población encuestada, cuando las entidades para las que trabajan han
recurrido a recibir apoyo de la UARIV, la mitad de las veces, el 53%, se ha resuelto el reque-
rimiento extemporáneamente, en un 28% de ocasiones ha respondido de forma inmediata
y un 19% de requerimientos no son resueltos.

Políticas sobre uso de TIC e infraestructura

Resultado del análisis: el respaldo institucional en TIC es elemental, pese al compromiso de


los funcionarios en el cumplimiento de sus tareas de campo y su bajo conocimiento en so-
porte.
Valoración: Aceptable o admisible
Análisis por grupos de preguntas:
 Se percibe un apoyo institucional básico en el manejo de la informática; pero mayorita-
riamente no se cuenta con soporte técnico.
 Resulta frecuente que los equipos usados por los funcionarios para la atención son pro-
pios o los administran personalmente.

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 No hay una política que respalde el manejo de la gestión de la información, aunque se
percibe que hay seguridad en los datos, asunto que se refiere al manejo de la confiden-
cialidad.
 La mayor parte del manejo de datos informáticos gira en torno a los computadores, aun-
que también se empela otros dispositivos.
Recomendación: La racionalidad en el uso de los recursos es fundamental para obtener un
impacto acorde con las condiciones de cada situación. En acciones de tecnología apli-
cada al beneficio comunitario, cada día la relación entre el costo de la infraestructura y el
beneficio social es más positiva para la equidad social. Pero ello sólo es efectivo cuando
las comunidades se responsabilizan de su propio futuro.
19. ¿La entidad cuenta con planes y políticas orientadas a incentivar el uso de tecnologías
de la información?

a. Sí: 46 personas, equivale al 48%


b. No: 44 personas, equivale al 46%
c. No sé: 5 personas, equivale al 5%
El 48% de los contactados afirma que la organización en la que se desempeñan existen
políticas que promueven el uso de tecnología de información, proporción que va muy a la
par con las que no pues representan un 46%, la parte de la población que desconoce tal
asunto es de un 5%.
Es muy desfavorable para las víctimas que casi a la mitad de las instituciones a las que
tienen acceso para informarse o actuar, no tengan como objetivo dentro de sus políticas
incentivar el uso de tecnologías que podrían significar una prestación eficaz del servicio a
las mismas.
20. ¿Usted cuenta con un buzón electrónico (e-mail) corporativo?

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a. Sí: 52 personas, equivale al 56%
b. No: 41 personas, equivale al 44%
c. No sé: 0 personas, equivale al 0%
Poco más de la mitad de los funcionarios cuenta con un e-mail corporativo, otro 44% no
tiene uno. Como podemos observar una vez más, las condiciones laborales de la suma de
las organizaciones contactadas son tendientes a ser equitativamente divididas entre favo-
rables y no para el desempeño de los mismos trabajadores.
21. ¿La entidad cuenta con un departamento de soporte tecnológico?

a. Sí: 27 personas, equivale al 28%


b. No: 64 personas, equivale al 67%
c. No sé: 4 personas, equivale al 4%
En la gráfica se evidencia que casi 3 cuartos de las entidades no cuentan con un departa-
mento de soporte tecnológico que auxilie los problemas inmediatos en sistemas, que imple-
mente nuevas aplicaciones o generen nuevos avances que se puedan efectuar en el ser-
vicio de atención a víctimas.
22. ¿Quién administra los equipos de cómputo?

a. El área administrativa de la entidad: 19 personas, equivale al 23%


b. El área de tecnología: 16 personas, equivale al 20%
c. Un contratista externo: 12 personas, equivale al 15%
d. El propio usuario: 35 personas, equivale al 43%
Para tener una idea de lo que es la administración de los equipos de cómputo en estas
entidades, se observa que la mayoría está en pleno dominio del usuario, es decir, que los

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trabajadores mismos ponen a disposición esta herramienta como capital esencial en el
desempeño de su trabajo, esto representa un 43% del total, después de los usuarios que se
encuentran en las áreas administrativas de las diferentes entidades que son un 23%, una
quinta parte corresponde a un área tecnológica y un 15% lo hace a través de un contratista
externo.
23. ¿Existe una política de respaldo de información (backups)?

a. Hay política y se cumple: 21 personas, equivale al 22%


b. Hay una política, pero no se cumple: 5 personas, equivale al 5%
c. No hay una política: 52 personas, equivale al 55%
d. No sé: 16 personas, equivale al 17%
Un 55% de contactados afirma que al interior de la entidad donde trabajan no existe una
política que hable de la importancia de respaldar la información que se maneja al interior
de la misma de manera que se mantenga siempre asegurado el acceso a esta. El 22% si
cuenta con políticas de esta clase, el 17% no sabe y el 5% dice que la política existe pero
no se cumple.
24. ¿Existe una política de mantenimiento de equipos?

a. Hay política y se cumple: 35 personas, equivale al 37%


b. Hay una política, pero no se cumple: 1 persona, equivale al 1%
c. No hay una política: 50 personas, equivale al 53%
d. No sé: 8 personas, equivale al 9%

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Poco más de la mitad de los funcionarios informa que no existe política frente al manteni-
miento de los equipos, a esto le sigue el 37% que dice que sí existe y que se cumple, seguido
de estos se encuentran quienes no saben y representan un 9% del total y por último se en-
cuentra un 1% que informa que existen dichas políticas pero no se cumplen.
25. ¿Existe una política de seguridad de la información?

a. Hay política y se cumple:44 personas, equivale al 47%


b. Hay una política, pero no se cumple: 1 persona, equivale al 1%
c. No hay una política: 42 personas, equivale al 45%
d. No sé: 6 personas, equivale al 6%
Dentro del conjunto más grande de entidades se encuentran las que manejan una política
de seguridad de la información y la cumplen, estas representan un 47% del total, mientras
que un 45% no tienen esta clase de políticas, el 6% de los trabajadores desconocen si existen
políticas de esta clase dentro de su entidad y un 1% dice que existen pero no se cumplen.
En concordancia con la interacción con los diferentes actores involucrados en la investiga-
ción, se sabe que la preocupación y el trabajo por manejar la información de manera se-
gura son altos, así que constituye un punto a favor dentro de la cultura informática de la
institución.
36. ¿Utiliza celulares, asistentes personales (PDA) o equipos móviles para capturar o proce-
sar información de su trabajo?

a. Sí: 39 personas, equivale al 41%


b. No: 53 personas, equivale al 56%
c. No sé: 2 personas, equivale al 2%

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Un 56% de las personas contactadas percibe que las personas adscritas a su oficina no usan
dispositivos celulares o aplicaciones para capturar o procesar información concerniente a
su trabajo, un 41% considera que hace uso de su celular para tales fines y un 2% no sabe.

Políticas sobre gestión de la información

Resultado del análisis: la gestión de la información se basa en el correo-e primordialmente,


aunque se conserva la cultura del respaldo en papel –lo que se percibe como positivo–; no
se monitorea dicha gestión.
Valoración: Aceptable o admisible
Análisis por grupos de preguntas:
 El conocimiento o el uso de herramientas e indicadores para el control de la gestión de
la información es bajo, pese a que una tercera parte de los contactados percibe que
hay procesos definidos para ello.
 El medio más empleado para el intercambio de información es el correo electrónico; sin
embargo es común que se conserve el soporte físico.
 El desconocimiento sobre procesos de migración de información el elevado.
 Más de la mitad de los funcionarios indicaron que su entidad no cuenta con políticas de
gestión documental y reducción del uso de papel.
Recomendación: la cultura informática en las organizaciones modernas involucra todos los
aspectos de su desempeño. Marginarse de ello es negar el aporte que la tecnología brinda
para el desarrollo colectivo, el mejoramiento de procesos y la comunicación. Pero, para
beneficiarse de estos avances, quienes componen una organización deben prepararse y
asumir tales retos de forma individual y como equipo.
26. ¿Su oficina cuenta con algún tipo de herramienta informática para el control y segui-
miento de la gestión?

a. Sí, y se usa: 31 personas, equivale al 34%


b. Sí, pero no se usa: 12 personas, equivale al 13%
c. No: 46 personas, equivale al 50%
d. No sé: 3 personas, equivale al 3%

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La mitad del grupo de contacto de las diferentes oficinas de atención a víctimas expresa
que no cuentan con una herramienta informática que sirva para el control y el seguimiento
de la gestión a nivel general, el 47% cuenta con una y dentro de este, el 72% la usa y el 28%
no lo hace, el 5% restante no sabe si existe una herramienta de esta clase en su entidad.
27. ¿La gestión de su oficina se realiza basada en procesos claramente definidos?

a. Hay procesos definidos por el nivel central y se aplican: 36 personas, equivale al 39%
b. Hay procesos definidos y se aplican: 31 personas, equivale al 34%
c. Hay procesos definidos, pero no se aplican: 5 personas, equivale al 5%
d. No hay procesos definidos: 20 personas, equivale al 22%
De acuerdo a las encuestas, aproximadamente en el 73% de las oficinas hay procesos cla-
ramente definidos para su gestión que son aplicados; del total de las entidades el 39% tiene
procesos cuya definición se da desde el nivel central, el 22%, que constituye poco más de
la quinta parte, dice que en su entidad no hay procesos definidos y el 5% expresa que hay
procesos definidos pero no se aplican.
28. ¿La entidad cuenta con procesos sistemáticos de medición de la gestión, basados en
indicadores?

a. Sí cuenta con indicadores y se utilizan en forma sistemática: 25 personas, equivale al


27%
b. Sí cuenta con indicadores, pero no se miden sistemáticamente: 22 personas, equivale
al 24%
c. No cuenta con indicadores: 40 personas, equivale al 44%

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d. No sé: 4 personas, equivale al 4%
El 51% de los encuestados asevera que en la entidad se hace uso de indicadores que miden
la gestión de la misma, la mitad de estas se miden de forma sistemática y la otra mitad no.
Por otra parte, una porción significativa (44%) no cuenta con ninguna clase de sistema de
medición de la gestión, y por último, un 4% de los contactados no sabe.
30. ¿Su oficina intercambia o reporta información en forma sistemática con otras entidades
u oficinas?

a. Sí, por medios electrónicos y además con soporte físico: 50 personas, equivale al 53%
b. Sí, mediante la interconexión entre instituciones por aplicaciones web: 4 personas,
equivale al 4%
c. Sí, por correo electrónico o intercambio de archivos planos:13 personas, equivale al
14%
d. Sí, por medios físicos: 11 personas, equivale al 12%
e. No: 16 personas, equivale al 17%
Se estima que aproximadamente la mitad de las entidades a las que pertenece el grupo
de contacto se intercambia información en forma sistemática con otras entidades u ofici-
nas a través de medios electrónicos y adicionalmente con soportes físicos. El 17% no inter-
cambia o reporta información con ninguna entidad, el 14% comparte información por me-
dio de correo electrónico o archivos planos, el 12% lo hace por medios físicos y una parte
mínima lo hace a través de la interconexión entre instituciones por aplicaciones web.
32. ¿En la entidad se ha realizado la migración de información física a electrónica?

a. Sí: 44 personas, equivale al 48%


b. No: 41 personas, equivale al 45%
c. No sé: 7 personas, equivale al 8%
Para el 48% de los trabajadores contactados se ha realizado la migración de información
física a electrónica y en el 45% no. Esto evidencia la heterogeneidad de las entidades,

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mientras una mitad adelanta a procesos de mejoramiento organizacional, la otra mitad
opta por seguir en procesos de papeleo que desembocan en resultados lentos.
33. ¿En la entidad se contempla la realización de proyectos de migración de información
física a electrónica?

a. Sí, en el corto plazo: 30 personas, equivale al 33%


b. Sí, en el largo plazo (más de un año): 13 personas, equivale al 14%
c. No: 38 personas, equivale al 42%
d. No sé: 10 personas, equivale al 11%
Dentro del conjunto de organizaciones contactadas, un 42% de sus funcionarios enuncia
que no se contemplan proyectos dentro de las mismas para la migración de información
física a electrónica, para un 33% si se planean tales cosas en el corto plazo y para otro 14%
también pero en el largo plazo. Un 11% desconoce si existen o no proyectos en su empresa
que estén dirigidos a esto.
35. ¿La entidad cuenta con políticas de gestión documental y reducción de uso de papel?

a. Sí: 40 personas, equivale al 43%


b. No: 48 personas, equivale al 52%
c. No sé: 4 personas, equivale al 4%
Un 52% de los encuestados percibe que la entidad para la que laboran no cuenta con
políticas de gestión documental y de reducción de uso de papel, el 43% si lo hace y el 4%
no sabe.

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La importancia de la implementación de esta clase de políticas se dirige esencialmente a
optimizar tiempos de ejecución de tareas y reducción de costos dentro de los procesos
internos y externos de las entidades. Una vez más encontramos que las decisiones adminis-
trativas por tales políticas al interior de las entidades analizadas se encuentran divididas en
partes similares.

Políticas sobre gestión de la información de víctimas

Resultado del análisis: se presenta un intercambio de información entre entidades; pero se


presentan restricciones y trámites prolongados para el acceso a algunos datos, pese a que
se consideran normales.
Valoración: Adecuado o suficiente
Análisis por grupos de preguntas:
 Las entidades con las cuales se presenta un intercambio de información con mayor fre-
cuencia registrada son la UARIV, el ICBF, la Personería, la Procuraduría y la Oficina Ase-
sora de Paz.
 Sorprende que en el tema de la tecnología, percibido por varios funcionarios como se-
guro y respaldado, al menos la mitad de los contactados no tiene acceso permanente
a la información histórica de las víctimas (algunos consideran que pueden obtenerla)
 Las dificultades y los trámites internos para obtener información son muy altos; pero su-
peran en mucho a los obstáculos que las víctimas deben enfrentar (principalmente la
línea telefónica)
Recomendación: un sistema de información está compuesto por todas las piezas de regis-
tro, comunicación y procesamiento de datos que puedan ser de utilidad para un grupo de
personas convocadas en torno de un asunto de interés común. El apoyo en los medios in-
formáticos facilita la organización, disponibilidad e inmediatez de los flujos de datos; por
tanto mejoran las condiciones de las relaciones humanas.
29. ¿Su entidad posee información histórica de víctimas?

a. Sí en formatos físicos y electrónicos: 19 personas, equivale al 20%


b. Sí, sólo en formatos electrónicos: 3 personas, equivale al 3%
c. Sí, sólo en formatos físicos: 19 personas, equivale al 20%
d. No; pero se puede consultar la información cuando se requiere: 20 personas, equivale
al 21%
e. No: 33 personas, equivale al 35%

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La mayor porción de los encuestados (35%) expresa que dentro de su entidad no se alma-
cena información histórica de víctimas, el 21% dice que no lo hacen, pero la información se
puede consultar cuando se requiere, el 40% si se almacena información pero la mitad de
esta lo hace en formato físico y electrónico y la otra mitad solo lo hace en físico, por último,
solo el 3% lleva registro histórico de sus víctimas en medios electrónicos.
31. Seleccione las entidades a las que realiza las remisiones de información:

a. Anspe: 19 personas, equivale al 3%


b. Banagrario: 19 personas, equivale al 3%
c. Cooperación internacional: 2 personas, equivale al 0.3%
d. DPS: 37 personas, equivale al 5%
e. Ejército Nacional: 21 personas, equivale al 3%
f. Fiscalía General de la Nación: 29 personas, equivale al 4%
g. ICBF: 45 personas, equivale al 7%
h. Incoder: 31 personas, equivale al 4%
i. Oficina Asesora de Paz: 37 personas, equivale al 5%
j. Organización de población víctima: 29 personas, equivale al 4%
k. Organización defensora de víctimas: 14 personas, equivale al 2%
l. Personería: 54 personas, equivale al 8%
m. Policía Nacional: 37 personas, equivale al 5%
n. Procuraduría: 50 personas, equivale al 7%
o. Red Nacional de Información: 13 personas, equivale al 2%

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p. Registraduría: 39 personas, equivale al 6%
q. Secretaría del Departamento: 21 personas, equivale al 3%
r. Secretaría del Municipio: 36 personas, equivale al 5%
s. Sena: 39 personas, equivale al 6%
t. Sociedad civil: 8 personas, equivale al 1%
u. Unidad de Restitución de Tierras: 32 personas, equivale al 5%
v. Unidad de Víctimas: 67 personas, equivale al 10%
w. Unidad Nacional de Protección: 12 personas, equivale al 2%
x. Otro: _________________________________
Mencionando en orden, y empezando por la entidad a la que más remisiones de informa-
ción se le hacen desde las diferentes entidades contactadas, encontramos la Unidad de
Víctimas a la que se le envían cerca de una décima parte de las mismas, seguido de la
Personería con un 8%, después encontramos la Procuraduría con un 7%, El Sena y la Regis-
traduría reciben un 6% de las remisiones cada una, le siguen a estas la Oficina Asesora de
Paz, la Secretaría del Municipio, La Unidad de Restitución de Tierras y el DPS con un 5% cada
una junto con la Policía Nacional, el Incoder y la Fiscalía General de la Nación reciben 8%
de las solicitudes entre las dos.
La Secretaría de Departamento, La Organización Defensora de Víctimas, La Red Nacional
de Información, La Unidad Nacional de Protección, Sociedad Civil y Cooperación Interna-
cional en conjunto absorben el 8% de las remisiones.
34. Seleccione las entidades que le realizan remisiones a su entidad:

a. Anspe: 23 personas, equivale al 3%


b. Banagrario: 23 personas, equivale al 3%
c. Cooperación internacional: 5 personas, equivale al 1%
d. DPS: 41 personas, equivale al 6%

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e. Ejército Nacional: 21 personas, equivale al 3%
f. Fiscalía General de la Nación: 34 personas, equivale al 5%
g. ICBF: 44 personas, equivale al 6%
h. Incoder: 29 personas, equivale al 4%
i. Oficina Asesora de Paz: 35 personas, equivale al 5%
j. Organización de población víctima: 31 personas, equivale al 4%
k. Organización defensora de víctimas: 15 personas, equivale al 2%
l. Personería: 55 personas, equivale al 8%
m. Policía Nacional: 36 personas, equivale al 5%
n. Procuraduría: 50 personas, equivale al 7%
o. Red Nacional de Información: 12 personas, equivale al 2%
p. Registraduría: 33 personas, equivale al 5%
q. Secretaría del Departamento: 26 personas, equivale al 4%
r. Secretaría del Municipio: 35 personas, equivale al 5%
s. Sena: 39 personas, equivale al 6%
t. Sociedad civil: 10 personas, equivale al 1%
u. Unidad de Restitución de Tierras: 32 personas, equivale al 5%
v. Unidad de Víctimas: 67 personas, equivale al 9%
w. Unidad Nacional de Protección: 14 personas, equivale al 2%
x. Otro: _________________________________
Mencionando en orden, y empezando por la entidad que más remisiones realiza a las dife-
rentes entidades contactadas encontramos la Unidad de Víctimas a la que se le envían un
9% de las mismas, seguido de la Personería con un 8%, después encontramos la Procuradu-
ría con un 7%, El Sena y el DPS cada uno envían un 6% de las remisiones, le siguen a estas la
Registraduría, la Oficina Asesora de Paz, la Secretaría del Municipio y la Fiscalía General de
la Nación con un 5% cada una junto con la Policía Nacional, el Incoder y la Unidad de
Restitución de Tierras emiten un 8% de las solicitudes entre las dos.
La Secretaría de Departamento, La Organización Defensora de Víctimas, La Red Nacional
de Información, La Unidad Nacional de Protección, Sociedad Civil y Coorperación Interna-
cional en conjunto realizan el 8% de las remisiones.

Políticas de capacitación y respaldo en TIC

Resultado del análisis: sólo un grupo específico y reducido de personas ha sido capacitado
y cuenta con soporte experto en TIC para el desempeño de sus tareas de atención a vícti-
mas.
Valoración: Inadecuado o insuficiente
Análisis por grupos de preguntas:
 Un grupo reducido pero constante de personas que se consideran a sí mismas capaci-
tadas en sistemas de información y cuentan con soporte informático.
 Las preguntas relacionadas con políticas de capacitación, inducción en TIC o soporte
directo obtuvieron resultados negativos entre 50% y 80%.

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 En todos los casos en los que se preguntó sobre capacitación o soporte tecnológico
hubo quienes respondieron “no sé” (entre 3 y 7).
 Es claro el interés por aprender sobre el tema; pero se considera que hay formación que
no aporta ni a la atención, ni a la persona.
Recomendación: la preparación para la atención y el apoyo en los instrumentos necesarios
para ello repercuten en la demanda. La heterogeneidad en dicho tratamiento por pate de
las instituciones a cargo desequilibra la corresponsabilidad local y la lectura que hace la
víctima sobre las competencias de cada entidad, pues prima su percepción de acogida,
dadas las condiciones humanas propias de dicha población.
41. ¿Su entidad cuenta con políticas de capacitación permanentes

a. Sí; son adecuadas para el trabajo con víctimas y cobijan a todo el personal: 24 perso-
nas, equivale al 26%
b. Sí; son adecuadas y se orientan al trabajo por áreas del personal: 11 personas, equi-
vale al 12%
c. Sí; pero no responden a las necesidades específicas del trabajo con víctimas: 10 perso-
nas, equivale al 11%
d. No se cuenta con políticas de capacitación: 44 personas, equivale al 48%
e. No sé: 3 personas, equivale al 3%
Casi la mitad, un 48%, de funcionarios contactados considera que su entidad no cuenta
con políticas de capacitación permanente un 26% afirma que si existen, que estas cobijan
a todo el personal y son adecuadas para el trabajo con víctimas, otro 12% dice que estas
sí se implementan, son adecuadas y se orientan al trabajo por áreas del personal. Para un
11%, a pesar de existir, no son adecuadas parar el trabajo con víctimas y el restante 3% no
sabe si existen o no tales políticas.

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42. ¿La entidad cuenta con programas de inducción al personal del área en la tecnología
y procedimientos del área?

a. Sí: 16 personas, equivale al 17%


b. No: 69 personas, equivale al 75%
c. No sé: 7 personas, equivale al 8%
Tres cuartos de los contactados enuncia que sus entidades no cuentan con programas de
inducción al personal del área en la tecnología y procedimientos del área, un 17% informa
que si se gestionan dichos programas y un 8% desconoce este aspecto.
Que exista un manejo básico por parte del personal frente al uso de distintos sistemas de
ofimática se debe en parte a que al interior de cada entidad no se incentiva ninguna clase
de formación para sus empleados en temas de ésta índole.
43. ¿Su oficina cuenta con personal de tecnología adscrito (ingenieros o tecnólogos en in-
formática)?

a. Sí: 34 personas, equivale al 36%


b. No: 58 personas, equivale al 62%
c. No sé: 2 personas, equivale al 2%
Dentro de las oficinas de los contactados, en la mayoría de casos no se encuentra personal
de tecnología adscrito, esto es cerca de un 62%, seguido a esto se halla un 36% para los
que si se encuentra esta clase de personal.
44. ¿Su entidad cuenta con una mesa de ayuda en temas de informática?

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a. Sí: 21 personas, equivale al 22%
b. No: 70 personas, equivale al 74%
c. No sé: 3 personas, equivale al 3%
El 74% de las personas informa que en su entidad no existe una mesa de ayuda en temas
de informática, el 22% afirma lo contrario y un 3% no sabe.

Conocimientos de ofimática y uso de TIC

Resultado del análisis: los mayores usos de TIC son el del correo-e y la internet y lo usan para
asuntos laborales y personales; pocos consideran que cuentan con conocimientos avanza-
dos en ofimática.
Valoración: Aceptable o admisible
Análisis por grupos de preguntas:
 Más de la mitad de personas considera que sus conocimientos en ofimática son básicos;
el mayor número de percepciones sobre conocimientos básicos se presenta en el ma-
nejo de bases de datos (75%).
 La mitad de los contactados estima que menos del 20% de sus colegas cuenta con te-
léfonos inteligentes.
 El uso del correo-e es amplio y se emplea para asuntos laborales y personales
 Dos terceras partes de los contactados requiere consultar la internet para desarrollar su
trabajo.
Recomendación: el factor más importante para lograr un aprendizaje significativo es la mo-
tivación; el más determinante para la efectividad es la necesidad. El aprovechamiento de
la tecnología en labores de oficina es una habilidad personal y laboral indispensable ac-
tualmente. Ser consciente de lo que cada quien sabe o no al respecto es el primer paso
para mejorar y con ello aportar al servicio de los demás.
37. ¿Qué nivel de conocimiento en ofimática tienen las persona adscritas a su oficina en
cuanto al manejo de Procesador de Texto (por ejemplo Word)?

a. Básico: 45% personas, equivale al 50%


b. Intermedio: 25 personas, equivale al 28%
c. Avanzado: 16 personas, equivale al 17%

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La mitad de los encuestados acepta que el nivel conocimiento que tienen las personas
adscritas a su oficina en cuanto al manejo de Word es básico, poco más de un cuarto
asegura que es intermedio y la porción restante que es de 22% dice que es avanzado.
38. ¿Qué nivel de conocimiento en ofimática tienen las persona adscritas a su oficina en
cuanto al manejo de Hojas de Cálculo (por ejemplo Excel)?

a. Básico: 57 personas, equivale al 61%


b. Intermedio: 20 personas, equivale al 22%
c. Avanzado: 16 personas, equivale al 17%
El grupo de personas contactadas asevera que el manejo de conocimiento en ofimática
en manejo de Hojas de Cálculo por las personas adscritas a su oficina en un 61% es básico,
el 22% dice que es intermedio y el 17% avanzado.
39. ¿Qué nivel de conocimiento en ofimática tienen las persona adscritas a su oficina en
cuanto al manejo de Bases de Datos (por ejemplo Ms Access)?

a. Básico: 69 personas, equivale al 78%


b. Intermedio: 10 personas, equivale al 11%
c. Avanzado: 10 personas, equivale al 11%
El manejo de Bases de Datos según los contactados respecto a las personas adscritas a su
oficina es mayoritariamente básico, es decir, un 78% de encuestados considera que estas
personas tienen un conocimiento primario del uso de este tipo de programas, luego un 11%
corresponde a que se maneja a niveles intermedios y otro 11% a niveles avanzados.

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40. ¿Qué nivel de conocimiento en ofimática tienen las persona adscritas a su oficina en
cuanto al manejo de Presentaciones (por ejemplo Power Point)?

a. Básico: 51 personas, equivale al 58%


b. Intermedio: 20 personas, equivale al 23%
c. Avanzado: 16 personas, equivale al 17%
En cuanto al nivel de conocimientos en ofimática frente al manejo de presentaciones se
percibe que un 58% de los trabajadores hacen un uso básico de los mismos, un 23% lo hace
de manera intermedia y un 19% a un nivel avanzado.
45. ¿Cuál porcentaje del personal adscrito a la oficina estima que utiliza teléfonos inteligen-
tes?

a. Más del 80%: 21 personas, equivale al 23%


b. Entre el 60% y el 80%: 13 personas, equivale al 14%
c. Entre el 40% y el 60%: 4 personas, equivale al 4%
d. Entre el 20% y el 40%: 10 personas, equivale al 11%
e. Menos del 20%: 45 personas, equivale al 48%
La mitad de los encuestados considera que menos del 20% de sus compañeros de trabajo
utiliza teléfonos inteligentes, un 23% dice que por encima de un 80% de ellos si cuenta con
uno de estos, el 14% percibe que entre un 60% y un 80% tienen acceso a un teléfono inteli-
gente y un 11% dice que entre un 20 y 40% usa teléfonos de esta clase, el restante 4% afirma
que entre un 40%y un 60% pueden disponer de uno.

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46. Utiliza el e-mail:

a. Sólo para asuntos de la oficina: 24 personas, equivale al 26%


b. Sólo para asuntos personales: 2 personas, equivale al 2%
c. Para todo tipo de asuntos: 63 personas, equivale al 67%
d. No tengo una cuenta de e-mail: 5 personas, equivale al 5%
La mayoría usa el mail para todo tipo de asuntos, es decir, cerca de un 67% lo hace, un 26%
lo destina únicamente a asuntos de la oficina, un 5% no tiene una cuenta de e-mail y el 2%
restante lo usa solo para asuntos personales.
47. ¿Consulta la Internet para desarrollar su trabajo?

a. Nunca: 8 personas, equivale al 8%


b. Pocas veces: 4 personas, equivale al 4%
c. Algunas veces: 17 personas, equivale al 18%
d. Casi siempre: 66 personas, equivale al 69%
Los funcionarios contactados en un 69% casi siempre consultan la Internet para desarrollar
su trabajo, un 18% lo hace casi siempre, un 8% nunca lo consulta y el 4% restante lo usa
pocas veces.
Esto tiene una fuerte relación con el acceso medio que tienen los trabajadores a la internet,
es decir, la proporción de consulta de internet es mayor a la proporción que realmente
tiene acceso a la misma desde sus oficinas.

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Necesidades funcionales relativas a los sistemas de información

Resultados del análisis:


 Al indagar por el uso y seguimiento de protocolos de atención individual, colectiva y
gestión de información se reveló la necesidad de este componente sistémico y su
apoyo informático.
 La ausencia de protocolos explica la frecuente informalidad en la atención, el desco-
nocimiento en el manejo de indicadores para el monitoreo y la vulnerabilidad del pro-
ceso ante problemas.
Valoración: Reprobable o deficiente
 En veinte preguntas fue constante que:
a. Más de la mitad de los contactados indicó que sus entidades no cuentan con proto-
colos para ninguno de los casos indicados;
b. Un grupo (20%) que consideró que su entidad contaba con protocolos y en ellos los
S.I. son fundamentales;
c. Un número levemente inferior también consideró que su entidad contaba con proto-
colos, pero el apoyo informático empleado no se diseñó con tal fin;
d. Entre una y cinco personas no consideraron necesario tal apoyo informático.
 Las más altas las frecuencias se refirieron a la importancia prioritaria de los S.I. en la aten-
ción individual. Luego se considera importante para para la atención colectiva y en mu-
cho menor grado para la gestión de información.
 El desconocimiento y la falta de capacitación sobre el uso de protocolos explican la
falencia señalada; pese a que es un elemento indispensable en todo proceso de aten-
ción.
 Si la formalización de procedimientos en protocolos se considera un asunto estructural,
muchas de las respuestas positivas precedentes resultan cuestionables.
Recomendaciones:
 Para un diseño organizacional e informático acorde con los requerimientos propios de
la atención a las víctimas del conflicto armado, en los marcos legales vigentes, resulta
indispensable y prioritaria la definición de procesos, procedimientos y protocolos en to-
dos los niveles de relación entre entidades y destinatarios, acordes con sus contextos y
bajo enfoques diferenciales.
 Cualquier intervención para el fortalecimiento institucional y organizacional que busque
mejorar la atención a las víctimas del conflicto armado en el Departamento del Cesar
debe atender de manera simultánea, armónica y concomitante los componentes de
formación al personal, infraestructura asociada a TIC, apoyo informático, política pú-
blica y vinculación integral de las víctimas al proceso.

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S.I. en protocolos sobre atención:
48. La entidad cuenta con un protocolo para la atención a las víctimas según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 27 personas,


equivale al 29%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 17 personas,
equivale al 18%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 5 personas, equivale al
5%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 44 personas, equivale al 47%
En concordancia con las opiniones de la población contactada, en el 47% de los casos, las
entidades no cuentan con un protocolo para la atención de víctimas, en un 29% si lo hacen
y son parte fundamental de los procedimientos, un 18% cuenta con apoyo informático no
diseñado para ello y un 5% considera que no se requiere de un protocolo.
50. La entidad cuenta con un protocolo que contribuye al diseño, la evaluación y la imple-
mentación de políticas públicas orientadas a favorecer a las víctimas, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 30 personas,


equivale al 32%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 15 personas,
equivale al 16%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 personas, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 48 personas, equivale al 51%
EL 51% de los trabajadores contactados dice que su entidad no cuenta con un protocolo
que contribuya al diseño, evaluación e implementación de políticas públicas orientadas a
favorecer a las víctimas, un 32% asevera que los sistemas de información son fundamentales
para este protocolo, un 16% se vale de herramientas informáticas no diseñadas para tales
fines y un 1% consideran que la implementación de este protocolo no es necesario.

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51. La entidad cuenta con un protocolo que verifica la procura por el restablecimiento de
los derechos individuales y colectivos de las víctimas, vulnerados con ocasión del con-
flicto armado, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 20 personas,


equivale al 22%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 20 personas,
equivale al 22%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 3 personas, equivale al
3%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 48 personas, equivale al 53%
Un 53% afirma que en su entidad un protocolo que verifica la procura por el restableci-
miento de los derechos individuales y colectivos de la víctimas, vulnerados con ocasión del
conflicto armado no existe, mientras en un 22% si existe y se estructura en un sistema infor-
mación y en otro 22% también existe pero se vale de apoyo informático no diseñado para
este. Un 3% considera que dicho protocolo no necesita apoyo informático.
52. La entidad cuenta con un protocolo que establece, verifica o apoya la atención a las
víctimas según las particularidades de los hechos victimizantes, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 23 personas,


equivale al 24%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 16 personas,
equivale al 17%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 54 personas, equivale al 57%
El 57% de los funcionarios contactados perciben que sus entidades no cuentan con un pro-
tocolo que establezca, verifique o apoye la atención a víctimas según las particularidades
de los hechos victimizantes, el 24% se dice que lo elabora bajo los parámetros de los sistemas
de información, un 17% lo hace mediante programas informáticos no creados para este fin.
53. La entidad cuenta con un protocolo que garantiza la atención diferencial por género o
por condición sexual, según el cual:

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a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 17 personas,
equivale al 18%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 19 personas,
equivale al 20%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 2 personas, equivale al
2%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 55 personas, equivale al 59%
El 59% de los contactados de las oficinas de atención a víctimas no cuenta con un proto-
colo que garantice la atención diferencial por género o por condición sexual, el 20% lo
tiene por medio de herramientas informáticas no especializadas para este aspecto y el 18%
lo hace a través de los sistemas de información.
54. La entidad cuenta con un protocolo que garantiza la atención diferencial por etnia, se-
gún el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 16 personas,


equivale al 17%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 15 personas,
equivale al 16%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 5 personas, equivale al
5%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 57 personas, equivale al 61%
Dentro del grupo de contacto, el 61% de este señala que las entidades no tienen un proto-
colo que garantice la atención diferencial por etnia, el 17% lo tiene a través de programas
informáticos no especializados, un cerca de un 16% lo implementa por medio de sistemas
de información y un 5% no requiere apoyo basado en sistemas de información.
55. La entidad cuenta con un protocolo que garantiza la atención diferencial etaria, según
el cual:

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a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 15 personas,
equivale al 16%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 22 personas,
equivale al 23%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 3 personas, equivale al
3%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 54 personas, equivale al 57%
El 57% de los encuestados informan que en su oficina no existe un protocolo dirigido a la
atención diferencial etaria, un 23% dice que existe tal protocolo y se elabora con herra-
mientas informáticas no diseñadas para tal fin, el 16% se apoya fuertemente en los sistemas
de información para la implementación del protocolo y un 3% no requiere de apoyo ba-
sado en los sistemas de información.
56. La entidad cuenta con un protocolo que garantiza la atención diferencial por discapa-
cidad, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 19 personas,


equivale al 21%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 26 personas,
equivale al 28%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 46 personas, equivale al 50%
La mitad de los contactados expresa que un protocolo que garantice la atención diferen-
cial por discapacidad no se ha implementado, un 28% dice que este se lleva a cabo con
la ayuda de sistemas informáticos no diseñados para este y un 21% se lleva a cabo me-
diante sistemas de información.

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59. La entidad cuenta con un protocolo para la entrega de ayudas a las víctimas, según el
cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 19 personas,


equivale al 21%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 5 personas,
equivale al 5%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 17 personas, equivale al
18%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 52 personas, equivale al 56%
Las cifras de la encuesta a los funcionarios indican que el 56% no tiene un protocolo para
entregar ayudas a las víctimas, se encuentra que el 20% lo ejecuta a través de sistemas de
información y el 19% lo hace con herramientas ofimáticas no especializadas. La menor por-
ción, el 5% no usa sistemas de información para ejecutar el protocolo.
S.I. en protocolos sobre gestión de información:
49. La entidad cuenta con un protocolo para el manejo de la información que recoge sobre
las víctimas que atiende, el cual facilita la gestión de los datos, su análisis y las evalua-
ciones correspondientes, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 24 personas,


equivale al 25%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 20 personas,
equivale al 21%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 4 personas, equivale al
4%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 47 personas, equivale al 49%
Un 42% de encuestados dice no tener un protocolo para el manejo de la información que
recoge sobre las víctimas que atiende, un 24% afirma que los sistemas de información un
fundamentales dentro de estos, un 18% dice que para tal cosa cuenta con apoyo informá-
tico no diseñado para esto y un persistente 4% dice que no se necesita el protocolo.

INFORME FINAL
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65. La entidad cuenta con un protocolo para enviar información a las entidades indicadas
en la pregunta No. 31, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 14 personas,


equivale al 15%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 19 personas,
equivale al 20%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 60 personas, equivale al 64%
De acuerdo a la encuesta elaborada, aproximadamente el 64% de las entidades no eje-
cuta un protocolo para enviar información a las entidades indicadas en la pregunta No. 31,
cerca del 44% se apoya en sistemas informáticos para tal fin y el 1% lo lleva a cabo sin el
uso de estas herramientas.
66. La entidad cuenta con un protocolo para recibir información de las entidades indicadas
en la pregunta No. 34, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 14 personas,


equivale al 15%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 23 personas,
equivale al 25%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 54 personas, equivale al 59%
El 59% de los encuestados dicen que la entidad para la que trabajan no cuenta con un
protocolo para recibir información de las entidades mencionadas en la pregunta No. 34;
un 49 % si lo tiene apoyándose en herramientas informáticas ya sean diseñadas o no para
tal fin.

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67. La entidad cuenta con un protocolo que propenda porque la información que produzca
o procese pueda ser compartida y armonizada con otras entidades con fines concomi-
tantes, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 11 personas,


equivale al 12%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 23 personas,
equivale al 25%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 54 personas, equivale al 59%
El 63% de los encuestados opina que las oficinas de atención a víctimas no cuentan con un
protocolo que propenda porque la información que produzca o procese pueda ser com-
partida y armonizada con otras entidades con fines concomitantes, mientras que el 48%
coopera a través de la tecnología.
S.I. en protocolos sobre acciones colectivas:
57. La entidad cuenta con un protocolo que garantiza la participación de las víctimas en
las decisiones sobre su propio futuro, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 19 personas,


equivale al 20%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 5 personas,
equivale al 5%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información:17 personas, equivale al
18%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 52 personas, equivale al 56%
El 56% de la población encuestada afirma que en su oficina no se lleva a cabo ningún
protocolo que esté dirigido a garantizar la participación de las víctimas en las decisiones
sobre su propio futuro, el 24% usa sistemas de información para ello, 18% lo hace a través
de programas no diseñados para ello y el 5% no hace uso de sistemas de información para
este.

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58. La entidad cuenta con un protocolo para el manejo, la orientación y el seguimiento de
las emergencias humanitarias, atentados terroristas y desplazamientos masivos, según
el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 22 personas,


equivale al 24%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 18 personas,
equivale al 19%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 6 personas, equivale al
6%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 47 personas, equivale al 51%
El 51% de los funcionarios encuestados observa que las oficinas de atención a víctimas no
ejecutan un protocolo que se dedique al manejo, orientación y seguimiento de las emer-
gencias humanitarias, atentados terroristas y desplazamientos masivos, mientras que un 43%
se dice que si lo hace a través de sistemas de información o herramientas informáticas n o
especializadas para esto. El 6% no hace uso de ningún tipo de sistema de información para
llevar a cabo dicho protocolo.
60. La entidad cuenta con un protocolo para el acompañamiento y seguimiento a los ho-
gares víctimas y el apoyo a su inclusión en los programas sociales, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 19 personas,


equivale al 21%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 20 personas,
equivale al 22%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. No se cuenta con este protocolo: 52 personas, equivale al 57%
El 57% de los encuestados observan que en la entidad donde laboran no existe un protocolo
para el acompañamiento y seguimiento de hogares víctimas y el apoyo a su inclusión en
los programas sociales, se estima que el 46% lleva el protocolo a cabo ya sea por sistemas
de información o programas básicos de ofimática.

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61. La entidad cuenta con un protocolo para acompañar los retornos o las reubicaciones
de personas o familias víctimas de desplazamientos forzados, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 27 personas,


equivale al 29%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 9 personas,
equivale al 10%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 2 personas, equivale al
2%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 55 personas, equivale al 59%
Dentro de las entidades contactadas a través de sus funcionarios, se encontró que el 59%
percibe que no se ha implementado un protocolo que esté dirigido a acompañar los retor-
nos o las ubicaciones de personas o familias víctimas de desplazamientos forzados, el 34%
lo hace a través de sistemas de información o apoyados en programas informáticos no
diseñados para ellos. Un 2% no hace uso de sistemas de información para esto.
62. La entidad cuenta con un protocolo para realizar reparaciones colectivas, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 8 personas,


equivale al 9%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 18 personas,
equivale al 19%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 1 persona, equivale al
1%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 66 personas, equivale al 71%
La ausencia de un protocolo con el que se realicen reparaciones colectivas es relevante
por cuanto un 71% de los funcionarios encuestados manifiesta que en su entidad no se im-
plementa, el 24% lo hace a través de sistemas de información como parte fundamental del
mismo y un 19% apoyado en herramientas informáticas no elaboradas para ello.

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63. La entidad cuenta con un protocolo para apoyar la rehabilitación comunitaria y social
de las víctimas, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 15 personas,


equivale al 16%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 14 personas,
equivale al 15%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 2 personas, equivale al
2%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 10 personas, equivale al 11%
El 76% manifiesta no tener en su entidad un protocolo de apoyo a la rehabilitación comu-
nitaria y social de las víctimas, el 24% lo hace con sistemas informáticos, el 10% con herra-
mientas informáticas básicas y el 1% no recurre a la tecnología para esto.
64. La entidad cuenta con un protocolo para apoyar la inversión adecuada de los recursos
que las víctimas reciben como indemnización administrativa en pro de sí mismas y del
desarrollo local, según el cual:

a. Los sistemas de información son parte fundamental del procedimiento: 10 personas,


equivale al 11%
b. Cuenta con apoyo informático no diseñado específicamente para ello: 9 personas,
equivale al 10%
c. No se requiere de apoyo basado en sistemas de información: 3 personas, equivale al
3%
d. La entidad no cuenta con un protocolo para ello: 71 personas, equivale al 76%
Poco más de tres cuartas partes no hacen uso de un protocolo que apoye la inversión ade-
cuada de los recursos que las víctimas reciben como indemnización administrativa en pro
de sí mismas y del desarrollo local, según los contactados el 34% si lo hacen usando sistemas
de información y el 3% lo hace sin usar estos últimos.

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Respaldo institucional sobre protocolos:
68. La entidad realiza capacitaciones en los protocolos y directrices de atención:

a. Sí; son adecuadas para el trabajo con víctimas y cobijan a todo el personal. 18 perso-
nas, equivale al 19%
b. Sí; son adecuadas y se orientan al trabajo por áreas del personal: 8 personas, equivale
al 9%
c. Sí; pero no responden a las necesidades específicas del trabajo con víctimas: 11 perso-
nas, equivale al 12%
d. No se cuenta con políticas de capacitación: 51 personas, equivale al 54%
e. No sé: 6 personas, equivale al 6%
De acuerdo con los encuestados, el 54% de las entidades no cuentan con políticas de ca-
pacitación para la implementación de protocolos y directrices de atención. Por otro lado,
el 19% si realiza dichas capacitaciones que consideran adecuadas y que cobijan a todo el
personal, un 12% recibe también tales capacitaciones, pero los funcionarios opinan que no
son acordes a las necesidades de las víctimas, para un 9% son adecuadas y se orientan al
trabajo por áreas del personal y por último, se encuentra un 6% que desconoce si existen
estas capacitaciones al interior de su organización.
69. La entidad cuenta con herramientas de seguimiento y control para la verificación del
cumplimiento de los protocolos de atención a víctimas.

a. Sí; son informáticas: 19 personas, equivale al 20%


b. Sí; no son informáticas: 15 personas, equivale al 16%
c. No: 47 personas, equivale al 51%
d. No sé: 12 personas, equivale al 13%
La mitad de los funcionarios encuestados opina que su oficina no cuenta como herramien-
tas de seguimiento y control para la verificación del cumplimiento de los protocolos de
atención a víctimas, para un 20% si existen y son informáticas, para un 16% también se usan
pero no son informáticas y un 13% no sabe si estas se utilizan en su oficina.

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Información adicional

Como cierre del cuestionario, se planteó la siguiente pregunta, cuya tabulación arroja ele-
mentos de interés, pero no sustancialmetne diferentes de los ya incorporados al proceso de
análisis y muy especialmente al de diseño de la intervención:
70. Normalmente, un sistema informático se acompaña de un manual que le indica al fun-
cionario o al beneficiario cómo usarlo y resuelve los posibles problemas o preguntas
frecuentes que puedan surgir en el mismo sentido. Por favor, plantee tres preguntas bre-
ves, cuya respuesta debería encontrar en un manual de uso de un sistema informático
para la atención a víctimas.

Número de personas
que formulan ésta
pregunta para ser
Convención Preguntas
respondida en un
manual de atención
a víctimas

1 Código de seguridad 1

2 Ayudas económicas por víctima 3

3 Tipos de SI 1

4 Momento en el que se ingresan documentos en el sistema 1

5 Rutas de atención a víctimas 5

6 Derechos y deberes de la víctima de forma diferenciada 4

Procedimiento para obtener contraseña o modificarla, con-


7 15
sultar saldo, datos, historial de ayudas

8 Procedimiento para ser reconocido como víctima 4

9 Vivienda 1

10 ¿Ante qué entidad se reclaman derechos como víctima? 4

Tiempo en que tardan en llagar beneficios del estado a vícti-


11 2
mas
Por qué las personas de más de diez años con casos de más
12 2
de diez años de antigüedad no van a recibir más ayudas.
¿Con que frecuencia ha recibido atención una persona víc-
13 1
tima del conflicto armado?

14 ¿Cómo diseñar protocolos? 1

15 ¿De qué manera se pueden implementar los protocolos? 1

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¿Cuál sería el apoyo del ente departamental en la imple-
16 1
mentación de protocolos?
¿Es adecuado el sistema de información y los equipos de
17 1
cómputo actualmente en la entidad?
¿Cuál es el tiempo de respuesta de las denuncias y reclamos
18 1
interpuestos por las víctimas?
¿Si las víctimas son provenientes de las fuerzas militares los co-
19 1
bija la ley 1448?
¿Cuál es la capacidad en atención psicosocial en su enti-
20 1
dad?

21 ¿En que podría apoyar la gobernación a su Entidad? 1

22 organismos o unidades adscritas al SNARIV 1

23 ¿Existe un modelo de sistema informativo? 1

¿Cuenta la entidad territorial con información tecnológica


24 1
que beneficie a las víctimas?

25 ¿Puede la población víctima acceder al sistema informativo 1

¿Qué le informa el sistema informativo sobre su estado actual


26 2
a la víctima?

27 ¿Cómo saber el estado de indemnización administrativa? 1

¿Qué tipo de beneficios o ayudas ofrecen las entidades


28 1
mientras el proceso se encuentra en curso?
¿Cree usted que el sistema de información es importante
29 1
para la atención de víctima?

30 ¿Por qué implementar el POSI en su entidad? 1

¿Por qué no hay más acompañamiento en asuntos de vícti-


31 1
mas en la personería?
¿Por qué no se cuenta con implementación necesaria para
32 1
la atención?
¿Qué capacitación necesita la víctima para acceder a los
33 1
sistemas de información?

34 ¿Es necesaria la conexión a internet para el uso de SI? 1

La tabla anterior evidencia que las preguntas que con mayor frecuencia se formulan quie-
nes se encuentran inmersos en el contexto de la atención a víctimas; como se observa den-
tro de la misma, la tema que más afana a las víctimas dentro de los sistemas de información,
es el de tener conocimiento del manejo del mismo de forma que puedan tener información
sobre sus derechos y deberes, los procedimientos para ser reconocidos como víctimas y
obtener ayudas gubernamentales, el registro que se lleva de su historial en las diferentes
entidades en las que adelantan su proceso de reconcomiendo y asuntos básicos como el

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manejo de un usuario dentro del sistema y el aseguramiento del acceso al mismo a través
de una contraseña.
Por otro lado se encuentran formuladas preguntas útiles para construir una estructura ge-
neral sobre un modelo de sistema que pueda ser empleado por los funcionarios activos en
la atención a víctimas; responder estas preguntas de manera técnica -como la de diseñar
protocolos, el apoyo gubernamental hacia el diseño de los mismos y de qué manera po-
drían implementarse- puede significar la elaboración de los cimientos de un nuevo y con-
solidado sistema de atención a víctimas.

DIEZ CONCLUSIONES APLICADAS AL FORTALECIMIENTO


INSTITUCIONAL
Se presentan las conclusiones del ejercicio aplicadas de forma directa como lineamientos
para el fortalecimiento institucional, planteamiento con el que se cierra la consultoría. Estos
aportes fueron particularmente debatidos con los grupos de participantes del proyecto a
quienes se les hizo la presentación de resultados.

Lineamientos para el diseño organizacional

1. Creación y consolidación de una cultura informática organizacional actual.


2. Priorización del mejoramiento de la infraestructura en función de la atención.
3. Trabajo y capacitación sobre los conceptos de información, de sistema y de red.
4. Formalización y promoción de protocolos, respaldados institucionalmente.
5. Creación de procesos de monitoreo y control basado en indicadores.
6. Vinculación de las víctimas con base en perfiles y usos específicos.

Lineamientos para el diseño informático

7. Diseño de una plataforma flexible, de amplia convocatoria, basada en procesos y pro-


tocolos de utilidad real, de obligatorio cumplimiento.
8. Diseño con base en un Sistema de Gestión de Procesos.
9. Estructuración sobre web orientada a la interoperabilidad.
10. Diseño amigable, concebido desde la orientación diferencial y contextual, de utilidad
práctica en los diferentes niveles de operación de la política pública correspondiente.

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ANEXO 5
CARTILLA DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

Se realizó el ingreso de 4.000 ejemplares de la Cartilla con los siguientes requerimientos, los
cuales superan lo establecido en el Contrato de Consultoría:
Carátula: papel Propalcote 240 gr. 4x0 tintas. Tamaño media carta. Plastificado mate.
Páginas interiores: 24 páginas papel Propalcote 115 gr. 4x4 tintas. Tamaño media carta. Co-
sido al caballete.
La cartilla contempló en su desarrollo y preparación:
 Diseño pedagógico acorde con la orientación del contrato y la destinación específica.
 Diseño gráfico y diagramación para el total del material impreso.
 Corrección de estilo en la totalidad de los textos.
A continuación se anexan impresiones de todas las páginas (se incluyen y resaltan la cara-
tula y la contra carátula), por cuanto se trata de la forma pedagógica del tratamiento de
lo ya indicado como análisis y ponderación aplicado de forma específica en los contextos
concretos.

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ANEXO 6
PROYECTO DE FORTALECIMIENTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA LA ATENCIÓN A VÍCTIMAS DE LA VIOLENCIA EN EL
DEPARTAMENTO DEL CESAR

Se presenta el proyecto de fortalecimiento con un formato generalizable, cuya información


es base para la aplicación ante diversas fuentes de financiación.
Incorpora los siguientes aspectos bajo una estructura de propuesta:
Determinación de bases del diseño de proyecto de fortalecimiento institucional: prelimina-
res al diseño y consideraciones de contexto que sirven de base para la propuesta basadas
en el documento ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
ATENCIÓN INTEGRAL A VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN EL DEPARTAMENTO DEL
CESAR: INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA; Y CAPACIDAD TÉCNICA Y
ADMINISTRATIVA.
Definición de la arquitectura del sistema de información basado en un Sistema de Gestión
de Procesos: análisis de aplicaciones afines y casos de uso similares, a partir de lo consultado
en campo y de la legislación vigente; análisis de arquitecturas poco robustas o basadas en
programación poco flexible y elección del Sistema de Gestión de Procesos.
Es importante señalar que, dado el estado encontrado en el Departamento en relación al
uso de los sistemas de información, al hablar de arquitectura del sistema con frecuencia la
propuesta se refiere a una estructura que abarca más allá de la base informática de pro-
gramación y llega hasta un concepto ampliado sistémico de utilidad general, lo que
abarca necesidades fundamentales para el manejo de información, hasta la capacitación
para la operación e interoperabilidad informática, pasando por la arquitectura de progra-
mación.
Definición de criterios de interacción informática y con los usuarios – nodos de interacción
aplicados y fuentes de información dentro del esquela operativo: incorporación de la fun-
ción de la víctima como usuario del sistema de información (alcances desde lo informático)
y determinación de lineamientos sobre usabilidad de las plataformas disponibles (accesibi-
lidad, pertinencia, complementariedad, interoperabilidad)
Definición de las dinámicas de discusión sobre la información: planteamiento sobre el tema
en función del producto de la arquitectura del sistema y la estructura de la propuesta, lími-
tes lógicos del documento de Consultoría (más allá le corresponde al Departamento lo pro-
pio de su Plan de Desarrollo)
Definición de la estructura para la gestión de recursos: indagación por modelos afines al del
Cesar –casos Antioquia y Medellín; diseño basado en escenarios (base preliminar de pros-
pectiva) para la gestión propia, interinstitucional y la de cooperación.
Plan de Trabajo para la implementación del proyecto: presentación de la estructura corres-
pondiente, cuyo desarrollo pormenorizado dependerá del formato al cual la Gobernación
decida optar para la gestión de recursos.
Nota: la numeración de los capítulos sigue lo propio del anexo que corresponde a este in-
forme; sin embargo, al emplearse fuera de este contexto puede retomar el orden que sea
más pertinente.

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MARCO DE REFERENCIA

Marco normativo

La ley 1448 de 2011, denominada Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, creó el Sistema
Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en su artículo 159 indica que
está “constituido por el conjunto de entidades públicas del nivel gubernamental y estatal
en los órdenes nacional y territoriales y las demás organizaciones públicas y privadas, en-
cargadas de formular o ejecutar los planes, programas, proyectos y acciones específicas,
tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas que trata la ley”. En el artículo
160 se enuncian las entidades y programas que conforman el Sistema Nacional de Atención
y Reparación Integral a las Víctimas, entre las cuales se encuentra la Unidad Administrativa
Especial para la Atención Integral a las Víctimas, creada con personería jurídica y autono-
mía administrativa y patrimonial, adscrita al Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República. El artículo 153 de la Ley 1448 de 2011 otorga a la Unidad la responsabilidad
de administrar la Red Nacional de Información, que se dispone como el instrumento que
garantizará al Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas (SNARIV)
la información nacional y regional que requiere para la atención y la interoperabilidad de
los diferentes sistemas de información.
En el mismo sentido, el Decreto 4802 de 2011 establece la estructura de la Unidad Adminis-
trativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas y fija como objetivo
de la entidad la ejecución e implementación de la política pública de atención, asistencia
y reparación integral a las víctimas, en los términos establecidos por la ley. Así, para brindar
la atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado, en desa-
rrollo de la política pública de atención se concibieron cinco componentes, y cuatro ejes
transversales. Los componentes son: 1) Asistencia y Atención; 2) Reparación Integral, 3) Pre-
vención y Protección, 4) Verdad y 5) Justicia. Los ejes transversales son: 1) Registro Único de
Víctimas y Red Nacional de Información, 2) Retornos y Reubicaciones, 3) Articulación Na-
ción-territorio y en el interior del Gobierno Nacional; y4) Lineamientos de participación.
Para abordar estos cometidos, resulta evidente la importancia del encargo de desarrollar
sistemas de información que faciliten la operación interinstitucional. La Red Nacional de
Información tiene el cometido de garantizar a todas las entidades que conforman el
SNARIV “(…) una rápida y eficaz información nacional y regional sobre las violaciones de
que trata el artículo 3 de la Ley 1448 (…)”.
Así mismo, es importante destacar que para lograr la interoperabilidad de los sistemas de
información se requiere una capacidad institucional desde los aspectos técnicos, de infra-
estructura tecnológica y de competencias laborales que garanticen un adecuado funcio-
namiento del sistema.
En desarrollo del tema, se busca que las entidades territoriales cuenten con la Unidad de
forma que reciban el apoyo correspondiente en uno de los ejes transversales de la política
relacionado con los sistemas de información y la interoperabilidad, así como la implemen-
tación de los lineamientos el diseño y puesta en marcha del denominado Plan Operativo
de Sistemas de Información (POSI), también contemplado en esta normativa.
Aunque el marco legal lo estipula y que el artículo 57 del decreto 4800 de 2011 contempla
que la Red Nacional de Información deberá apoyar el desarrollo técnico de los sistemas de

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información de las entidades del SNARIV, sus acciones concretas siguen en proceso de pla-
neación, pese a que las urgencias de los territorios y sus poblaciones no dan espera. Así, la
Gobernación del Cesar toma las riendas del problema y emprende esta iniciativa con el fin
de iniciar el proceso de atención a las necesidades de los municipios, armonizar el manejo
de información correspondiente y proyectar tales acciones para que se enlacen con el
nivel nacional, cuando sea claro que está preparado para ello.
Sobre el manejo de información
El tratamiento reciente de información sobre las víctimas del conflicto ha dependido de la
situación política de cada momento: ha pasado de servir para el diagnóstico de la pobla-
ción desplazada a ser una instancia fuertemente cuestionada, cuya operatividad ha que-
dado en manos de los entes territoriales aquejados por tales problemas, pasando por la
función de sustentar la negación de la existencia del conflicto en Colombia:
Si bien la Ley 387 de 1997 creó la Red Nacional de Información, con el fin de que el Sistema
Nacional de Atención Integral a Población Desplazada (SNAIPD) contara con información
nacional y regional sobre los conflictos y las circunstancias que obligan al desplazamiento
de la población, fue el decreto 173 de 1998 el que estableció que la Red Nacional fuera un
instrumento para la recolección y el procesamiento de información sobre población des-
plazada por la violencia en el país y sobre la ejecución de los programas, proyectos y ac-
ciones y sus beneficiarios, como apoyo al Plan Nacional para la Atención Integral a la Po-
blación Desplazada por la Violencia. Estableció que manejaría información estadística
sobre el número de desplazados, sus características familiares, su procedencia y las necesi-
dades de atención.
El documento CONPES 2804 de 2005 señaló la necesidad de diseñar una red nacional de
información para el diseño, formulación y seguimiento a las políticas públicas de atención
a la población desplazada; al tiempo, el decreto 250 de 2005 estableció la responsabilidad
de La Red Nacional de Información al señalar como "la oportunidad [para] que la informa-
ción sea recolectada y validada […] para la evaluación del riesgo y toma de decisiones en
la atención” e indicó que “es vital para el logro de resultados que impacten en beneficio
de la población y de los territorios afectados, además serán insumo básico para el segui-
miento, evaluación y ajuste de las estrategias, planes y acciones implementados por el Es-
tado, ello en desarrollo del artículo 11 de la ley 387 de 1997".
Pese a que la Ley 1448 de 2011 estableció que la Red Nacional de Información serviría como
instrumento para que el Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas realizara
acciones de forma rápida y eficaz basadas en información nacional y local sobre las viola-
ciones de que trata el artículo 3 de la misma Ley, los resultados muestran que los traspiés de
su creación persisten en el nivel de quienes deben realizar la atención específica, como se
verá a lo largo del documento, asunto que la Gobernación del Cesar enfrente de manera
decisiva y definitiva al iniciar por medio de esta Consultoría.
Si bien se espera que la información que maneje la UARIV garantice la interoperabilidad de
los sistemas de información de registro, atención y reparación a víctimas, luego de dos años
de existencia aún no se ven sino lineamientos alejados de la realidad concreta de los terri-
torios, quizás los más de ellos se refieren a la creación de instancias burocráticas departa-
mentales y municipales (comités y subcomités) sin viabilidad y sentido para las complejas
condiciones de quienes en la práctica deben apañarse con sus precarios recursos para el
manejo de la información, además de responder a exigencias de articulación y reporte con
entidades como los Comités Territoriales de Justicia Transicional o el Ministerio del Interior.
El liderazgo de la Gobernación del Cesar

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El departamento del Cesar ha demostrado su compromiso decidido con el desarrollo de los
sistemas de información, pues inició la gestión correspondiente para obtener los insumos
necesarios para atender y reparar de forma integral a las casi 300.000 víctimas que se en-
cuentran en su territorio.
En desarrollo de la Ley de Víctimas, la Gobernación del Cesar asume su papel como uno
de los actores involucrados en la reparación integral de las víctimas e inicia acciones para
garantizar el flujo seguro, efectivo, oportuno y veraz de la información disponible, tanto para
apoyar la atención como para verificar el restablecimiento y goce efectivo de derechos
vulnerados, primordialmente. Con ello, además, avanza en la posible articulación con la
Red Nacional de Información de Víctimas, una vez esta entidad cuente con los mecanismos
y procedimientos que desde su creación viene vislumbrando. Son tres los principales retos
que aborda en tal sentido:
a. Articulación con el nivel nacional
La articulación que en este sentido debe atender y considerar lo propio de la Red Nacional
de Información. La Consultoría llamó la atención sobre el particular en un documento fe-
chado 25 de septiembre de 2013, cuando indicó que, según la Ley 1448 de 2011, la Red es
“el instrumento que establece mecanismos, lineamientos, políticas, procesos y procedimien-
tos que permiten la interoperabilidad, trazabilidad y el flujo eficiente de la información entre
las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las
Víctimas en el orden nacional y territorial, los organismos de cooperación internacional, la
sociedad civil, las organizaciones de víctimas, y otras entidades estatales” y que sus fines
son:
 Establecer lineamientos para la migración, el intercambio de información e inter-
operabilidad de los sistemas de las instituciones que conforman el Sistema Nacional
de Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
 Brindar insumos para caracterizar y focalizar a las víctimas teniendo en cuenta sus
características particulares.
 Brindar información a las entidades públicas del nivel gubernamental y estatal en el
orden nacional y territorial del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral
a las Víctimas para formular, implementar, y evaluar las políticas, planes, programas
y proyectos en materia de prevención, asistencia, atención, protección y repara-
ción integral, de acuerdo con los principios establecidos en el presente Decreto.
 Apoyar el desarrollo técnico de los Sistemas de Información de las entidades del
Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas para facilitar su
participación en la Red definida en este Decreto, de acuerdo con los lineamientos
establecidos en el Plan Operativo de Sistemas de Información.
 Definir los mecanismos de coordinación entre las instituciones que conforman la
Red.
Adicionalmente, el Artículo 59 del Decreto estableció que “la Unidad Administrativa Espe-
cial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas será la responsable de diseñar,
monitorear y evaluar el Plan Operativo de Sistemas de Información mediante el cual defini-
rán las políticas, lineamientos, mecanismos, procesos y procedimientos necesarios para el
adecuado funcionamiento de la Red Nacional de Información. Las políticas y lineamientos
establecidos en este Plan estarán ajustados a la normatividad vigente, en especial a las
líneas y políticas establecidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Tele-
comunicaciones”.

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En tal sentido, se reconoce el papel de la Red como una instancia de apoyo –y la remisión
correspondiente a los lineamientos que MinTIC ha publicado– […] y su deber prioritario es la
entrega de la documentación que sustente lo que corresponde al nivel departamental
para la articulación con el Plan Operativo de Sistemas de Información para la Atención,
Asistencia y Reparación a las Víctimas.
b. Cumplimiento de las directrices generales en materia de sistemas de información
De acuerdo con las obligaciones que estipula el decreto 4800, la Unidad de Víctimas debe
formular el Plan Operativo de Sistemas de Información ya mencionado. Las entidades terri-
toriales, al hacer parte del SNARIV localmente, también están en la obligación de adoptar,
implementar y ejecutar el POSI en su territorio – o propio de su territorio, diferencia sustancial
ahora, cuando en la puesta en contexto se ha visto la ausencia de directrices efectivas en
el país, más aún cuando dicho Plan deberá ser parte integral de los planes de acción de
atención, asistencia y reparación integral a las víctimas locales y que los organismos de
control han hecho los requerimientos sobre adelantos que deberían obedecer a las indica-
ciones que el nivel central ha trazado, pero no elaborado.
El nivel central considera que el POSI debería contemplar:
 Criterios para la elaboración del diagnóstico de sistemas de información relevantes
relacionados con su infraestructura física y tecnológica, capacidad técnica y finan-
ciera.
 Procedimientos para garantizar la interoperabilidad de los sistemas de información
en el orden nacional y territorial.
 Estándares mínimos en materia de seguridad informática, confidencialidad y reserva
de la información según las normas técnicas de obligatorio cumplimiento estableci-
das para cada tema (no determina quién las establece)
 Mecanismos y procedimientos que permitan el procesamiento de la información re-
levante no disponible en la actualidad para su interoperabilidad.
 Indicadores y mecanismos de seguimiento y control para la implementación del
Plan (no determina pautas para ello, lo que deja abierta la puerta para interpreta-
ciones con la ley como único marco común)
 Otros elementos de tipo técnico, administrativo y financiero que se consideren ne-
cesarios para que todos los actores involucrados en la asistencia, atención y repa-
ración integral a las víctimas implementen este Plan y hagan parte de la Red Nacio-
nal de Información.
En este sentido, los POSI sirven para el diseño y la implementación de los sistemas de infor-
mación en el orden nacional y territorial; definen la programación y seguimiento correspon-
diente, desde el diagnóstico de los sistemas, la identificación de las necesidades locales, la
definición de responsables, y los mecanismos para la gestión de la información sobre las
víctimas. Debieron ser el primer y más urgente paso en la agenda nacional. Sin embargo,
el departamento del Cesar realizó por medio de la Consultoría el análisis y la ponderación
de necesidades en materia de sistemas de información, con su correspondiente plan de
fortalecimiento institucional, el cual será objeto de ilustración a la Red Nacional de Informa-
ción y ejemplo de contextualización frente a ejercicio como la “Guía Técnica para la reali-
zación de Diagnóstico de Sistema de Información”, documento que fue abordado en su
momento por la Consultoría.

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Si bien hoy conviven una multiplicidad de sistemas de información dispersos, desarticulados
y divergentes, creados frente a necesidades específicas donde las víctimas cumplen diver-
sos papeles y que no abordan de forma integral la política de atención y reparación inte-
gral a las víctimas, en contextos municipales marcados por la improvisación y la escases de
recursos para el tema, el departamento del Cesar empieza ya el camino para contar con
un sistema de información que responda a lo específico de sus condiciones y aporte a su
dinámica propia.
Marco de planeación
Las acciones establecidas y las propuestas se articulan con el Plan Nacional de Desarrollo
“Prosperidad para Todos” - Capítulo II “Desplazamiento Forzado, Derechos Humanos y Re-
conciliación” y con el Plan de Desarrollo del departamento del Cesar 2012-2015 “Prosperi-
dad a Salvo” - Programa de Derechos Humanos, Desplazados y Víctimas, por cuanto apor-
tan a la definición de una estructura administrativa que apoye las funciones que le
corresponde a la Oficina Asesora de Paz en cuanto el fortalecimiento de los equipos profe-
sionales al servicio de la administración departamental.
Durante el 2012 la Gobernación del Cesar y sus municipios adscritos suscribieron un Acuerdo
de Intercambio y Confidencialidad de la Información con la Unidad de Víctimas, gracias al
cual se estableció un marco para implementar acciones que promuevan el intercambio
de información y la interoperabilidad de los sistemas.
De otro lado, en el marco del Comité Territorial de Justicia Transicional, la Oficina Asesora
de Paz Departamental tiene bajo su cargo la instalación del Subcomité Departamental de
Sistemas de Información, el cual se considera como un espacio para la comunicación y la
toma de decisiones sobre la gestión de la información que mejore la atención a las víctimas.
El tema debe ser impulsado una vez se cuente con los instrumentos necesario para tal fin –
objeto de descripción de este informe– y que sea una realidad la interoperabilidad con el
SNARIV, responsabilidad efectiva a cargo de la Red Nacional de Información.

Propósitos enmarcados

La razón de ser del modelo proviene de la necesidad a nivel regional de:


 Fortalecer las acciones avanzadas para la atención a las víctimas del conflicto ar-
mado con base en las directrices y avances realizados, en función de las expecta-
tivas y posibilidades locales.
 Consolidar a nivel informático los esfuerzos que el departamento y sus municipios
realizan frente a la atención a las víctimas del conflicto armado.
 Estructurar y articular estas acciones y políticas de cara a los organismos de carácter
nacional cuyas principales directrices buscan orientar y a poyar el desarrollo de ini-
ciativas como esta en procura de un mejor servicio.
El estudio para definir una arquitectura adecuada tuvo en cuenta:
 Revisión de la Ley de víctimas,
 Serie documentos y directrices desarrolladas por la Unidad para la Atención y Re-
paración Integral a las Víctimas (UARIV),
 Manuales de uso en línea de los sistemas de registro de información de víctimas
VIVANTO y SIPOD

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 Documentación de experiencias regionales como la de Medellín
 Levantamiento de información realizado en sitio por el equipo de trabajo, por medio
de una serie de cuestionarios aplicados a distintos funcionarios y personal involu-
crado en la atención de víctimas.
Dentro de los hallazgos realizados se encontraron elementos comunes en todas estas fuen-
tes de información tales como:
 Manejo dela información de los procesos de:
o Registro
o Atención
o Reparación
o Seguimiento
 Necesidad de consolidación a nivel nacional de la información.
 Necesidad de manejar un conjunto mínimo de información por medio de un
“formato único”
 Permitir y garantizar el intercambio de información entre las instituciones involu-
cradas en la atención a las víctimas, en particular las adscritas al SNARIV.
 Apoyar los flujos internos de información.

Problemática actual

Dentro del análisis realizado como parte de este estudio, se identificó que la deficiencia
más grande que había, tenía que ver con la estructuración, conocimiento, aplicación y
registro y de los distintos protocolos de atención a las víctimas. Fue evidente que gran parte
de las personas que fueron parte del estudio no conocía los protocolos o no los aplicaba
en forma sistemática y faltaba capacitación frente a los esquemas de registro de informa-
ción.
En un sentido, esto resalta la necesidad de contar con una estructura organizacional espe-
cífica, acorde con las necesidades, posibilidades y contextos municipales y el departamen-
tal en conjunto, capaz de responder a las exigencias legales sobre el particular y desarrollar
las acciones pertinentes en el marco del Plan de Desarrollo para el departamento del Cesar
2012-2015 “Prosperidad a Salvo” –el cual contempla el Programa de Derechos Humanos,
Desplazados y Víctima en su Capítulo II “Desplazamiento Forzado, Derechos Humanos y Re-
conciliación” – en articulación con el Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para Todos”
y con cada uno de los 25 planes municipales, más lo correspondiente a las formas de co-
municación y monitoreo.
De otra parte se evidenció la existencia de múltiples sistemas de registros de información
que son usados parcialmente por los funcionarios relacionados en los procesos de atención
a víctimas. Revisando la documentación de dichos sistemas (manuales en línea) se encon-
tró que fundamentalmente responden al registro de información, presentación de estadís-
ticas y reportes. Pero aparentemente carecen de un componente que consideramos fun-
damental: la sistematización de los protocolos de atención, elemento que la Consultoría
considera clave para:

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 Garantizar la calidad del servicio prestado a las víctimas.
 Garantizar criterios de equidad en el tratamiento a la víctimas, buscando con ello
disminuir el factor de “criterio del funcionario” a la hora de atender un víctima y
manejar en forma sistemática y metódica los criterios de atención diferencial que la
ley de víctimas enfatiza aplicar, en particular en aspectos relacionados con etnia,
edad, genero, hechos victimizantes y discapacidad.
 Garantizar la difusión y aplicación obligatoria de los protocolos existentes, garanti-
zando así la inclusión de nuevas protocolos o versiones de los mismos.
 Garantizar la calidad completitud de la información.
La solución a las falencias y urgencias encontradas luego del análisis de necesidades y ca-
pacidades en sistemas de información para la atención de víctimas en el nivel departa-
mental y en los municipios será abordada en dos niveles: asuntos de tipo organizacional y
de tipo informático. Cada uno tendrá su desarrollo propio e interactúa con el otro, particu-
larmente en los asuntos de atención como la determinación y formalización de protocolos,
por ejemplo. Por ello se tratará inicialmente el tema organizacional, dada su prioridad, para
luego ampliar de manera más profunda el informático y sus relaciones con aquél, primor-
dialmente en asuntos de operación específica y conjunta.

Objetivos de la Arquitectura Propuesta

La arquitectura de software denota las estructuras de alto nivel que componen una solu-
ción de software; en este caso una solución para el registro, control y seguimiento de la
atención a las víctimas del conflicto armado en el departamento del Cesar.
La arquitectura basa su concepción en las necesidades específicas que cada problemá-
tica presenta; de allí que se deba realizar siempre una evaluación de requerimientos y prin-
cipios de operación propias del problema a resolver. Con base en ello de definen las es-
tructuras más convenientes para resolver de forma elegante, simple, flexible y con una
relación entre costo y beneficio viable.
Las estructuras que se tienen en cuenta en el diseño de una arquitectura pueden cubri r
desde las configuraciones de hardware (servidores y redes), hasta llegar a definición gruesa
de estructuras de datos, pasando por sistemas operativos, infraestructura de software como
motores de bases de datos y servidores web y de aplicación.
Por lo general una arquitectura esboza los elementos básicos (ladrillos constructivos) de una
solución, de forma que evite comprometerse con tecnologías propietarias (licenciadas) o
fabricantes específicos, de forma tal que la elección de fabricante o de la marca de los
componentes determinados sea tomada en el momento de la construcción con base en
criterios de costo/beneficio que por lo general están atados a situaciones coyunturales.
Además de resolver una problemática funcional, una arquitectura debe compaginar los
siguientes atributos:
 Simplicidad: hace que sea menos susceptible de fallar; más fácilmente soportable
y comprensible ante los usuarios funcionales o los técnicos.
 Economía: debe generar una ecuación costo/beneficio adecuada, de forma tal
que resuelva el problema satisfactoriamente con bajos costos.

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 Flexibilidad: debe permitir las adaptaciones a los cambios tecnológicos y requeri-
mientos funcionales previsibles en el futuro.
 Escalabilidad: debe tener la capacidad de crecer en la medida que el número de
transacciones informáticas y usuarios se amplié.
 Soportabilidad: debe asegurar que personas o compañías puedan dar soporte al
desarrollo durante todo el ciclo de vida de la aplicación; de allí que debe buscar el
uso de componentes comunes y estándares tecnológicos que permitan asegurar su
respaldo en el tiempo.
En desarrollo de estos criterios, se presenta una arquitectura general para una sistema de
información orientado a soportar la plataforma informática para el registro de información,
seguimiento y control de los mecanismos de atención y apoyo a las víctimas del conflicto
armado en el departamento del Cesar. En tal sentido, cubre la definición de requerimientos
y premisas del sistema, para luego establecer una arquitectura informática a nivel de los
siguientes componentes:
 Módulos del sistema
 Modelo de operación por procesos
 Protocolos asociados
 Modelo de integración con otros sistemas
 Infraestructura recomendada
 Requerimientos de los dos componentes principales de la arquitectura propuesta:
o Gestor por Procesos
o Gestor Documental
A partir de los hallazgos realizados, los planteamientos de la ley, así como las directrices de
carácter nacional que propone la UARIV, se plantea un modelo de referencia para la im-
plantación de un sistema de informático departamental, cuyos principales objetivos deben
estar orientados a:
 Manejar en forma integral la información relacionada con:
o registro
o atención
o prevención
o protección
 La sistematización de los procesos y protocolos de atención a las víctimas basados
en enfoque regional que permita recoger los intereses, problemáticas y en particular
las soluciones existentes y futuras a nivel departamental y municipal.
 La integración y reporte de información con los sistemas disponibles de información
de víctimas a nivel nacional como son:
o Registro Único de Víctimas (RUV)
o VIVANTO
o SIPOD

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Alcance del proyecto

El proyecto que se presenta, parte del análisis realizado a las diversas fuentes de informa-
ción, directas e indirectas, que oportunamente se presentó en el documento correspon-
diente. A partir de allí se plantea una intervención cuyos alcances son:
Poblacionales: se busca cobijar en primera instancia al conjunto de entidades que realizan
atención directa e indirecta a las víctimas del conflicto en el Departamento del Cesar y a
las instancias de representación y participación que ejercen acciones de mayor enverga-
dura actualmente en el Departamento – se estima en por lo menos 200 funcionarios bene-
ficiarios directos; en segunda instancia, y no menos importante, en favorecer a las víctimas
habitantes de los municipios que conforman el departamento – se estima en poco más de
300.000 personas, según la UARIV, aunque se consideran sub registros que sólo la ejecución
detectará; en última instancia a las demás entidades vinculadas al tema, dado que el ejer-
cicio que se realiza es piloto para el país por su metodología, su tratamiento y los resultados
que arrojará, si se le compara con otras (pocas) experiencias afines y con el muy bajo nivel
de avance en la materia en otros departamentos – se estima un provecho para al menos
1.000 funcionarios y representantes de víctimas involucrados en procesos similares monito-
reables de forma directa o indirecta.
Institucionales: a tono con lo anterior, el alcance del proyecto cubre prioritariamente a las
entidades cuya misión es la atención a las víctimas en los niveles municipal y departamen-
tal, más a las organizaciones de víctimas cuya actividad resulte de mayor impacto actual
para sus miembros en cuanto a envergadura, cobertura y representatividad. En tal sentido,
se orienta a la delegaciones y oficinas de las instituciones que componen el SNARIV y a las
que los Planes de Desarrollo de los entes territoriales designan para tal fin, con particular
interés en: las Secretarías de Gobierno, como enlaces fundamentales de las Alcaldías mu-
nicipales (a quienes les corresponde al articulación con las Secretarías de Salud, Educación,
Desarrollo, Planeación, Gestión Social y Cultura, principalmente); las Personerías municipa-
les; los enlaces de atención o ventanillas de orientación para esta población de las diferen-
tes entidades localizadas en el territorio; y las organizaciones de víctimas cuya dinámica
sea efectiva.
Perfil: por el carácter de las actividades y el perfil institucional ya descrito, el proyecto busca
un trabajo específico con los representantes de las entidades anteriormente indicadas. Sin
embargo, la cualificación que se tratará en su momento requiere de la participación y en
interés de quienes se convoque. En el trabajo de campo se pudo apreciar la voluntad de
algunas de las personas que deberían ser convidadas para la ejecución; pero también la
resistencia de un gran número de responsables de la atención a las víctimas por mejorar su
labor, por atender al llamado desde la Gobernación y por superar sus limitaciones persona-
les y profesionales. Es un complejo reto organizacional, para el cual se requiere del apoyo
decidido de la Gobernación del Cesar.

Profundidad de la intervención proyectada

Se proyecta un trabajo de carácter total e integral, de forma que se solucione la ausencia


de un sistema de información capaz de dar respuesta a la totalidad de requerimientos en
el departamento. Sin embargo, el trabajo de análisis de la situación actual hizo visibles en
tal sentido los siguientes factores, que inciden en la puesta en realidad del nivel de profun-
didad propuesto:

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 Los funcionarios a cargo de la atención desconocen las posibilidades y beneficios
de un sistema de información, así que sus solicitudes son muy pobres en relación con
la potencia de una solución informática de apoyo en profundidad (basada en tec-
nología promedio, pero de programación elaborada para la gestión de información
en bases de datos)
 La coyuntura y responsabilidad de los municipios y de las entidades mencionadas
en asuntos de dotación e infraestructura hacen que el tratamiento sobre el particu-
lar sea relativo a las condiciones locales priorizadas de forma específica, pues la
heterogeneidad al respecto encontrada en el Departamento conlleva una la me-
todología especial para abordar el tema, la cual se describe en el apartado corres-
pondiente; pero cuyo impacto profundo sólo se ve de manera focalizada.
 A tono con lo anterior, las tareas correspondientes a la consolidación y fortaleci-
miento del liderazgo de la Gobernación frente a los municipios, particularmente en
el tema, exigen de esfuerzos no contemplados al inicio del proceso y que resultan
evidentes en sus conclusiones. Por ello, muchos esfuerzos y recursos deben destinarse
para que la estructura organizacional e institucional proyectada sobre el departa-
mento funcione adecuadamente a pesar del peso que representan hoy los factores
políticos.

Metas a las que contribuye el proyecto

a. Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014 “Prosperidad para todos”


Principales objetivos sectoriales a alcanzar en Derechos humanos:
 Garantizar la promoción, protección y el respeto a los Derechos Humanos
 Garantizar la prevención a las violaciones de estos y al Derecho Internacional Hu-
manitario, bajo el referente nacional del Sistema Nacional de Derechos Humanos y
DIH y la Política Nacional Integral de DDHH y DIH, en proceso de implementación
b. Plan de Desarrollo del Departamento “Prosperidad a Salvo 2012 – 2015”
Lo correspondiente al tema, está contemplado dentro de la Apuesta 3 - El Cesar seguro y
en paz - Programa Derechos humanos, desplazados y víctimas.
La meta a la cual el proyecto aporta plantea: desarrollar e implementar el programa de-
partamental de prevención, protección, atención, asistencia y reparación a víctimas del
conflicto en el marco de la ley 1448 de 2011.
En términos operativos, las acciones contribuyen a cumplimiento del Plan de Acción de la
Oficina Asesora de Paz total o parcialmente en los siguientes aspectos, por cuanto aportan
de manera directa o indirecta:
 Desarrollar e implementar un programa de difusión, capacitación y promoción de
los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario DIH.
 Diseñar e implementar el protocolo de atención integral a las víctimas de minas an-
tipersonal.
 Desarrollar e implementar el Programa Departamental de Prevención, Protección,
Atención, Asistencia y Reparación a víctimas del conflicto en el marco de la ley 1448
de 2011.

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 Gestionar la creación y puesta en funcionamiento de dos Centros Regionales de
Atención y Reparación a Víctimas, para brindar asistencia integral, con la participa-
ción de las instituciones que componen el Sistema Nacional de Atención y Repara-
ción Integral a Víctimas (SNARIV).
 Creación y puesta en marcha del Centro De Memoria Histórica de las Víctimas del
Conflicto en el Cesar.
 Apoyar una Mesa Departamental de Participación de Víctimas.

REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS
Con base en los objetivos planteados anteriormente, la Consultoría procedió a establecer
en detalle los requerimientos específicos del sistema de información propuesto; para ello se
dividió este capítulo en tres secciones:
 Premisas del Sistema de Información
 Requerimientos Funcionales
 Requerimientos NO Funcionales
La sección de premisas, establece elementos de carácter general, orientados a determinar
una visión de muy alto nivel en relación a la operación del sistema. El segundo conjunto
establece los requerimientos a nivel de funcionamiento de cara al usuario final, funcionali-
dades específicas que se esperarían ver operando en el sistema; el tercer conjunto de ele-
mentos establece características que debería tener el sistema independientemente de sus
funcionalidades, tales como seguridad, recuperación ante fallos, escalabilidad, etc.

Premisas del sistema de Información

Integración de información estructurada y no estructurada: se esperaría que en el sistema


se pueda no solo registrar información derivada de formularios estructurados en campos
específicos e indexadles, sino también de otros tipos de información, como son: fotografías,
grabaciones de audio y video, en fin todo tipo de material, que pueda ser de utilidad en el
expediente de un caso o simplemente ser material de referencia y ayuda al usuario.
Orientación a cero papel: no solo por directrices presidenciales, sino por temas de manejo
ambiental e inclusive reducción de costos en papelería, el sistema debería estar orientado
a una “Operación Cero Papel”, que le dé validez operativa y probatoria a la documenta-
ción digital del sistema y propenda porque todos los usuarios manejen prioritariamente la
información en formatos digitales.
Operación por procesos que instrumenten protocolos: en un sistema en donde se almacena
y se registran situaciones desde donde se toman decisiones que afectan la vida de miles
de personas y se determina la destinación y uso de fondos públicos y privados, la coheren-
cia, trazabilidad y orden en el registro de información, seguimiento y control de los servicios
de atención a víctimas, es absolutamente fundamental. Por lo tanto la obligatoriedad al
seguimiento estricto a los protocolos, no solo a nivel normativo, sino operativo, es una de las
claves del éxito en este tipo de proyectos.

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Integración con los sistemas actuales: la problemática de las víctimas en Colombia es un
tema de carácter nacional: las víctimas y los victimarios se desplazan de una región a otra;
los esfuerzos se distribuyen entre organismos regionales y nacionales e inclusive en ONG in-
ternacionales. De allí que para articular adecuadamente todos los esfuerzos para apoyar
a las víctimas se requiere estar integrado y ser parte de una red nacional de información,
que permita contextualizar y conocer en todo momento la situaron de una víctima con
base en información recolectada por múltiples fuentes, de forma tal que se pueda contex-
tualizar y actuar rápidamente cada caso y a la vez evitar “sobrelapamiento” de ayuda en
busca del uso eficiente de los recursos físicos, económicos y humanos que se emplean.
Accesibilidad y disponibilidad: cualquier sistema de información es inútil si no es accesible
al usuario o no está disponible para ser usado en el momento adecuado. De allí que la
capacidad de operar sobre infraestructura actual y futura es un tema central que tiene que
está acompañado de un programa de manejo del cambio a nivel organizacional y un pro-
grama de capacitación permanente a los usuarios. Además debe garantizar altísimos nive-
les disponibilidad operativa que le permitan dar servicio en condiciones de contingencia o
ante situaciones de emergencia que puedan afectar los centros de datos en donde se
encuentra instalado.
Información centralizada con administración descentralizada: la autonomía de las regiones
a nivel departamental y municipal debe ser tenida en cuenta; de allí que temas como la
creación de usuarios en el sistema y la definición de determinados parámetros de opera-
ción local deben ser determinados por las localidades, pero siguiendo lineamientos orien-
tados a centralizar en forma consistente la información.

Requerimientos Funcionales

• Permitir el registro de información estructurada para el seguimiento a las víctimas así


como permitir complementar dicha información con registros multimediales, en particu-
lar en los ámbitos de:
o Registro
o Atención
o Prevención
o Protección
• Consolidar, bajo un repositorio documental, un expediente unificado de información
multimedia y multi-institucional sobre la gestión realizada a cada caso y para cada víc-
tima registrada.
• Armonizar la ejecución de los protocolos previstos en la ley a partir de la definición de
los procedimientos a ser ejecutados por las entidades regionales con base en un diseño
que debería ser levantado como parte de las actividades correspondientes acordes
con las necesidades y condiciones propias de cada región. El tema contribuiría a la
formulación y ejecución del Plan de Operativo de sistemas de Información (POSI).
• Permitir el intercambio de información utilizando los estándares y directrices expedidas
por las organizaciones internacionales de estandarización de protocolos tales como w3
y OASIS, así como las expedidas por el gobierno nacional dentro del “Marco de Inter-
operabilidad del Programa Gobierno en Línea”

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• Por medio de un portal de información accesible vía web, proveer el acceso al sistema
a las víctimas y a las distintas entidades involucradas acorde con los roles y perfiles de
sus funcionarios.
• Permitir la parametrización de tablas de referencia y variables de configuración del apli-
cativo por parte de los usuarios administradores.
• Contar con módulos de administración de usuarios que permitan crear nuevo usuarios
y configurarlos acorde a sus respectivos roles.
• Proveer mecanismos de administración distribuida de forma tal que cada región pueda
administrar y configurar sus recursos en el sistema.
• Operar sobre múltiples plataformas. (Linux, Windows, Solaris, MAC)
• Operar sobre múltiples motores Bases de Datos (MySQL, SQL-Server)
• Operar sobre múltiples Navegadores (Firefox, IE, Safari, Chrome)
• Contar con alta escalabilidad basada en modelo de tres capas, múltiples servidores y
balanceo de carga.

Requisitos No Funcionales

 Contar con mecanismos que garanticen la seguridad de la información, tales como los
cifrados de contraseñas, cifrados de archivos, log de auditoría y comunicación segura
vía https. Así mismo, debería brindar mecanismos de autenticación basada en Single
Sign On, y tokens hardware.
 Contar con mecanismos de contingencia ante fallas de los sistemas y centros de
cómputo.
 Ser flexible desde la perspectiva de procesos, registro de información, más parametriza-
ción de perfiles y roles en el sistema.
 Proveer un entorno de operación que brinde alta disponibilidad.
 Ser escalable de forma tal que nuevas entidades, usuarios, módulos y procesos puedan
ser agregados al sistema.

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METODOLOGÍA DE INTERVENCIÓN
Árbol de problemas:
Se presenta el gráfico de Árbol de Problemas con el fin de ilustrar los elementos más repre-
sentativos abordados y lo encontrado en campo para la elaboración del proyecto con
base en un Marco Lógico.
Junto con la crisis
nacional, producto
de las desatención
de las quejas de las
víctimas, se avecina
una departamental
previsible de contar
con formas de mo-
nitoreo.

No se cuenta con Las condiciones de


instrumentos ade- operación de los sis-
Se presentan altos
cuados para el se- temas de informa-
niveles de improvi-
guimiento a la eje- ción en el Departa-
sación y divergen-
cución y el mento no
cia en las formas de
mejoramiento de la corresponden con
atención a las vícti-
política pública so- las exigencias de la
mas.
bre atención a vícti- atención deman-
mas. dada.

Los entes territoriales


desconocen total o
parcialmente las TIC y
el manejo de los siste-
mas de información
que pueden emplear
para la atención a las
víctimas.

La mayor parte del Las condiciones de


La política pública
personal a cargo de operación de los sis-
departamental se
los sistemas de infor- temas de informa-
encuentra desfa-
mación para la ción en el Cesar no
sada frente al ritmo
atención a víctimas corresponden con
de las necesidades
en el Cesar tiene las exigencias que
de las dinámicas te-
una precaria forma- demandan las vícti-
rritoriales.
ción en TIC. mas y la ley.

En el Departamento
La desarticulación y
La política pública Las acciones de la no se cuenta con
la desestructuración
nacional en cuanto Gobernación del protocolos ni con
institucional en el
al manejo de infor- Cesar son leídas procedimientos
manejo de informa-
mación de las vícti- prioritariamente para brindar una
ción para la aten-
mas es ajena a las desde la perspec- atención a las vícti-
ción a víctimas en el
realidades territoria- tiva política, lo que mas que resta-
Cesar es insostenible
les. las deslegitima. blezca sus dere-
en el corto plazo.
chos.

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Árbol de objetivos:
De acuerdo con la metodología ya indicada, se presenta el correspondiente Árbol de
Objetivos que conduce al diseño del Marco Lógico en función del asunto central
encontrado.

Gobernabilidad
frente al tema de
atención a víctimas
recuperada.

Sistema de informa- Operación de los sis-


ción para monito- temas de informa-
rear la política pú- Personal a cargo de ción en cuanto a in-
blica sobre víctimas la atención a las fraestructura y
y la toma de deci- víctimas debida- aplicaciones ade-
siones por parte de mente preparado. cuada a las necesi-
la Gobernación im- dades de la pobla-
plementado. ción.

Entes territoriales debi-


damente capacitados,
provistos de soporte
técnico y de sistemas
de información ade-
cuados para la aten-
ción a las víctimas.

Sistemas de informa-
Personal a cargo de
Política pública de- ción en el Cesar di-
los sistemas de infor-
partamental dise- señados e imple-
mación para la
ñada e implemen- mentados según las
atención a víctimas
tada acorde con las exigencias que de-
en el Cesar capaci-
necesidades de las mandan las víctimas
tado en TIC y com-
dinámicas territoria- y la ley; articulados
prometido con su
les. con el nivel nacio-
misión.
nal.

Manejo de informa- Protocolos y proce-


Política pública na- Ejecuciones de la
ción para la aten- dimientos de aten-
cional en cuanto al Gobernación del
ción a víctimas en el ción a las víctimas
manejo de informa- Cesar comprendi-
Cesar articulada y diseñados, valida-
ción de las víctimas das comunitaria-
estructurada con los dos, implementados
nutrida gracias al mente como inter-
municipios y con el y respaldados insti-
ejercicio del Cesar. venciones legítimas.
DPS. tucionalmente.

Como producto de lo establecido en los árboles de Problemas y de Objetivos, se considera


que los propósitos de la intervención deben orientarse así:

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Objetivo general

Fortalecer la gestión pública departamental para la atención integral a las víctimas por
medio de acciones que capaciten a los representantes y encargados de los entes territo-
riales a cargo del tema, provean el soporte técnico necesario y les provean de un sistema
de información adecuado para la situación, acorde con el marco legal vigente.

Objetivos específicos

 Apoyar el diseño y la implementación de una política pública departamental


acorde con las necesidades de las dinámicas territoriales en cuanto a la atención
a las víctimas del conflicto.
 Capacitar al personal a cargo de los sistemas de información para la atención a
víctimas en el Cesar en TIC y en desarrollo organizacional acorde con su misión y
con las exigencias propias de la atención a las víctimas del conflicto bajo las condi-
ciones locales.
 Diseñar e implementar un sistema de información a cargo de la Gobernación del
Cesar capaz de satisfacer las exigencias que demanda la atención a las víctimas
en el marco de la ley, articulado con el nivel nacional.

Atención a las recomendaciones de la Consultoría

Como parte de la estructura de Marco Lógico, con el fin de enlazar lo concluido por la
Consultoría con la propuesta y para determinar acciones de impacto verificable, a conti-
nuación se abordan los ítems que conllevaron a las conclusiones del análisis hecho, su co-
rrespondiente recomendación y el tipo de indicadora al cual apuntan las acciones que
para cada caso se establecen, indicadores que deberán relacionarse estratégicamente
con el cuadro producto del modelo explicado en la Lógica de intervención:

Ítem Conclusión Recomendación de la Consultoría Indicador

Importancia La importancia El sentido de urgencia combina la  Liderazgo efectivo


que se le dio de los S.I. es rele- comprensión de la necesidad del de la Gobernación
al tema vante de ma- otro y el compromiso implícito en la sobre los entes terri-
nera efectiva misión propia. El manejo de la infor- toriales en materia
para quienes mación se vuelve determinante en de diseño e imple-
realizan atencio- este tipo de relación social para que mentación de la po-
nes directas a las sea beneficiosa o perjudicial. Así, las lítica pública sobre
víctimas de la bases del respeto por el otro se unen víctimas.
violencia. al tipo de aporte que cada quien  Calidad de la aten-
brinda; negarlo afecta a ambas par- ción analizada con
tes por igual. base en el soporte
en sistemas de infor-
mación.

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Capacida- Más de la mitad Para poder brindar ayuda, cada  Capacidades perso-
des básicas de los contacta- quien debe ser consciente de sus fa- nales y profesionales,
en TIC dos cuenta con lencias, conocer las exigencias de su individuales y colec-
equipos y pro- entorno y robustecer sus propias ca- tivas, para el manejo
gramas de ofi- pacidades con el fin de enfrentar de TIC.
mática acordes ambos retos, bien sea en el ámbito  Capacidades indivi-
con las TIC de personal como en el colectivo. La duales y colectivas,
oficina; pero un comunicación es fundamental en para el manejo de
número impor- esta forma de relación; y en ella la sistemas de informa-
tante no. tecnología representa ventajas ca- ción propios de la
paces de superar barreras y fortale- atención a víctimas.
cer el tejido social.

Uso de redes Más de la mitad Cada día se incrementa la cantidad  Capacidades perso-
informáticas de los contacta- de información disponible; así mismo nales y profesionales,
dos cuenta un se exige más aporte de información. individuales y colec-
con acceso ade- La tecnología brinda los mecanis- tivas, para el manejo
cuado a internet, mos para que las condiciones de de TIC.
aunque lo usa acceso y gestión de la información
para funciones sean mejores. Pero sólo la necesidad
básicas; pero un de uso le da sentido a esta realidad,
número impor- sobre la cual debe prevalecer el
tante está margi- sentido humano. Por ello es impera-
nado de las re- tivo capacitarse para el servicio.
des.

Aplicaciones El conocimiento El uso permanente, continuo y refle-  Cantidad, tipo y per-


diseñadas y el uso de pro- xivo de la tecnología es el camino tinencia del diseño
para la aten- gramas especia- para comprender si una novedad de procedimientos y
ción a vícti- lizados es bajo tiene sentido, si un proceso utilidad y protocolos de aten-
mas (menos de la mi- si el pretendido beneficio colectivo – ción a víctimas.
tad los usa dia- implícito– es real. Sólo el mejora-  Capacidades indivi-
riamente) y los miento armónico y simultáneo de las duales y colectivas,
requerimientos condiciones comunes hace posible para el manejo de
que algunos ha- que la tecnología aporte en el ca- sistemas de informa-
cen no son aten- mino al bienestar. ción propios de la
didos adecua- atención a víctimas.
damente.

Políticas so- El respaldo insti- La racionalidad en el uso de los re-  Capacidades perso-
bre uso de tucional en TIC cursos es fundamental para obtener nales y profesionales,
TIC e infraes- es elemental, un impacto acorde con las condi- individuales y colec-
tructura pese al compro- ciones de cada situación. En accio- tivas, para el manejo
miso de los fun- nes de tecnología aplicada al bene- de TIC.
cionarios en el ficio comunitario, cada día la
cumplimiento de relación entre el costo de la infraes-
sus tareas de tructura y el beneficio social es más
campo y su bajo positiva para la equidad social. Pero
conocimiento en ello sólo es efectivo cuando las co-
soporte. munidades se responsabilizan de su
propio futuro.

Políticas so- La gestión de la La cultura informática en las organi-  Incidencia de la pla-


bre gestión información se zaciones modernas involucra todos neación, el monito-

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de la infor- basa en el co- los aspectos de su desempeño. Mar- reo (diseñado e im-
mación rreo-e primordial- ginarse de ello es negar el aporte plementado para tal
mente, aunque que la tecnología brinda para el fin con apoyo en sis-
se conserva la desarrollo colectivo, el mejoramiento temas de informa-
cultura del res- de procesos y la comunicación. ción) y la evaluación
paldo en papel – Pero, para beneficiarse de estos en la cultura organi-
lo que se percibe avances, quienes componen una or- zacional local y de-
como positivo–; ganización deben prepararse y asu- partamental.
no se monitorea mir tales retos de forma individual y
dicha gestión. como equipo.

Políticas so- Se presenta un Un sistema de información está com-  Capacidades indivi-


bre gestión intercambio de puesto por todas las piezas de regis- duales y colectivas,
de la infor- información en- tro, comunicación y procesamiento para el manejo de
mación de tre entidades; de datos que puedan ser de utilidad sistemas de informa-
víctimas pero se presen- para un grupo de personas con- ción propios de la
tan restricciones voca-das en torno de un asunto de atención a víctimas.
y trámites prolon- interés común. El apoyo en los me-
gados para el dios informáticos facilita la organiza-
acceso a algu- ción, disponibilidad e inmediatez de
nos datos, pese los flujos de datos; por tanto mejoran
a que se consi- las condiciones de las relaciones hu-
deran normales. manas.

Políticas de Sólo un grupo es- La preparación para la atención y el  Capacidades perso-


capacita- pecífico y redu- apoyo en los instrumentos necesarios nales y profesionales,
ción y res- cido de personas para ello repercuten en la de- individuales y colec-
paldo en TIC ha sido capaci- manda. La heterogeneidad en di- tivas, para el manejo
tado y cuenta cho trata-miento por pate de las ins- de TIC.
con soporte ex- tituciones a cargo desequilibra la  Incidencia de la pla-
perto en TIC corresponsabilidad local y la lectura neación, el monito-
para el desem- que hace la víctima sobre las com- reo (diseñado e im-
peño de sus ta- petencias de cada entidad, pues plementado para tal
reas de atención prima su percepción de acogida, fin con apoyo en sis-
a víctimas. dadas las condiciones humanas pro- temas de informa-
pias de dicha población. ción) y la evaluación
en la cultura organi-
zacional local y de-
partamental.

Conocimien- Los mayores usos El factor más importante para lograr  Capacidades perso-
tos de ofimá- de TIC son el del un aprendizaje significativo es la mo- nales y profesionales,
tica y uso de correo-e y la in- tivación; el más determinante para individuales y colec-
TIC ternet y lo usan la efectividad es la necesidad. El tivas, para el manejo
para asuntos la- aprovechamiento de la tecnología de TIC.
borales y perso- en labores de oficina es una habili-
nales; pocos dad personal y laboral indispensable
consideran que actualmente. Ser consciente de lo
cuentan con que cada quien sabe o no al res-
cono-cimientos pecto es el primer paso para mejo-
avanzados en rar y con ello aportar al servicio de
ofimática. los demás.

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Necesidades Al indagar por el Para un diseño organizacional e in-  Capacidades indivi-
funcionales uso y segui- formático acorde con los requeri- duales y colectivas,
relativas a miento de proto- mientos propios de la atención a las para el manejo de
los sistemas colos de aten- víctimas del conflicto armado, en los sistemas de informa-
de informa- ción individual, marcos legales vigentes, resulta in- ción propios de la
ción colectiva y ges- dispensable y prioritaria la definición atención a víctimas.
tión de informa- de procesos, procedimientos y pro-  Incidencia de la pla-
ción se reveló la tocolos en todos los niveles de rela- neación, el monito-
necesidad de ción entre entidades y destinatarios, reo (diseñado e im-
este compo- acordes con sus contextos y bajo plementado para tal
nente sistémico y enfoques diferenciales. fin con apoyo en sis-
su apoyo infor- temas de informa-
mático. ción) y la evaluación
La ausencia de en la cultura organi-
protocolos ex- zacional local y de-
plica la fre- partamental.
cuente informali-
dad en la
atención, el des-
conocimiento en
el manejo de in-
dicadores para
el monitoreo y la
vulnerabilidad
del proceso ante
problemas.

General Cualquier intervención para el forta-  Calidad, pertinen-


lecimiento institucional y organiza- cia, oportunidad y
cional que busque mejorar la aten- proyección de la
ción a las víctimas del conflicto política pública so-
armado en el Departamento del Ce- bre víctimas en el ni-
sar debe atender de manera simul- vel departamental li-
tánea, armónica y concomitante los derada por la
componentes de formación al per- Gobernación del
sonal, infraestructura asociada a TIC, Cesar.
apoyo informático, política pública y
vinculación integral de las víctimas
al proceso.

Lógica de intervención

El siguiente diagrama organiza las actividades en cuatro momentos, cada uno de los cuales
a su vez se divide en dos tipos de acciones, las cuales se representan como columnas que
avanzan a lo largo del tiempo, sin que ello implique una continuidad lineal al paso por tales
momentos:

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Marco Lógico

Se emplea un cuadro como matriz aplicada de Marco Lógico con el fin de lograr una for-
mulación consistente, a la cual se ingresa por los lineamientos por el diseño organizacional
e informático, como forma de enlazar las conclusiones de la Consultoría con los correspon-
diente a una formulación proyectada, estructura que resulta concomitante con lo apre-
ciado en los Árboles de Problemas y de Objetivos ya tratado.

Propósito Indicadores Fuentes de Verificación Hipótesis

Gestión pública departa-  Calidad, pertinencia,  Documentos de Mo-  La Gobernación


mental para la atención inte- oportunidad y pro- nitoreo – Evaluación cuenta con la dispo-
gral a las víctimas fortalecida yección de la política periódica por Grupos nibilidad de recursos
por medio de acciones que pública sobre vícti- Focales por cada económicos y huma-
capaciten a los representan- mas en el nivel de- una de las cuatro zo- nos de apoyo para el
tes y encargados de los en- partamental liderada nas en las que se di- cumplimiento cabal
tes territoriales a cargo del

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tema, provean el soporte por la Gobernación vide el Departa- del contrato corres-
técnico necesario y les pro- del Cesar. mento para la inter- pondiente a la inter-
vean de un sistema de infor- vención. vención.
mación adecuado para la si-  Los gobiernos munici-
tuación, acorde con el pales cumplen los
marco legal vigente. compromisos sobre
atención y víctimas
que indica la ley y li-
dera el Departa-
mento.
 Las entidades de ni-
vel nacional cumplen
con las obligaciones
que tienen con el De-
partamento en el
tema de forma opor-
tuna y pertinente.

Resultados Indicadores Fuentes de Verificación Hipótesis

R1. Diseño e implementación  Liderazgo efectivo de  Documentos de Mo-  Los funcionarios a


de la política pública depar- la Gobernación so- nitoreo – Evaluación cargo de la atención
tamental sobre la atención a bre los entes territoria- periódica por Grupos a víctimas trabajan
las víctimas del conflicto les en materia de di- Focales por cada en equipo de forma
apoyado, acorde con las ne- seño e una de los Munici- coordinada y com-
cesidades de las dinámicas implementación de pios. prometida con su
territoriales. la política pública so-  Documentación so- quehacer misional al
bre víctimas. bre diseño de proce- respecto y respetan
 Cantidad, tipo y per- sos, procedimientos, el liderazgo que la
tinencia del diseño protocolos y monito- Gobernación del Ce-
de procedimientos y reo a la atención a sar ejerce en el tema.
protocolos de aten- víctimas.
ción a víctimas.

R2. Personal a cargo de los  Capacidades perso-  Evaluación a funcio-  Los funcionarios a
sistemas de información para nales y profesionales, narios de tipo indivi- cargo de la atención
la atención a víctimas en el individuales y colecti- dual y colectivo (en- a víctimas trabajan
Cesar capacitado en TIC y vas, para el manejo foque sistémico) en en equipo de forma
en desarrollo organizacional de TIC. asuntos técnicos y or- coordinada y com-
acorde con su misión y con  Capacidades indivi- ganizacionales. prometida con su
las exigencias propias de la duales y colectivas, quehacer misional al
atención a las víctimas del para el manejo de respecto y respetan
conflicto bajo las condicio- sistemas de informa- el liderazgo que la
nes locales. ción propios de la Gobernación del Ce-
atención a víctimas. sar ejerce en el tema.

R3. Sistema de información  Calidad de la aten-  Documentación del  Las dependencias de


capaz de satisfacer las exi- ción analizada con sistema informático. la Gobernación del
gencias que demanda la base en el soporte en  Documentación so- Cesar y las de los mu-
atención a las víctimas en el sistemas de informa- bre diseño de proce- nicipios que se en-
marco de la ley diseñado e ción. sos, procedimientos, centran encargadas
implementado a cargo de la  Incidencia de la pla- protocolos y monito- de los asuntos tecno-
Gobernación del Cesar, arti- neación, el monito- reo a la atención a lógicos facilitan la in-
culado con el nivel nacional. reo (diseñado e im- víctimas. tegración del trabajo
plementado para tal de implementación
fin con apoyo en sis- con sus labores nor-
temas de informa- males y brindan el
ción) y la evaluación apoyo y soporte que
en la cultura organi- se les indica.
zacional local y de-
partamental.

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Para el desarrollo del siguiente nivel del Marco Lógico se ha optado por la versión metodo-
lógica que describen los recursos como indicadores de gestión por el efecto del segui-
miento correspondiente y los productos como fuentes de verificación por la misma lógica.

Productos
Recursos
Actividades (Fuentes de Verifica- Hipótesis
(Indicadores)
ción)

R1-A1. Concertación sobre  Personal del pro-  Plan de Trabajo El Gobernador y su


metas y procedi- yecto – gastos de lo-  Documento de Me- equipo relacionado
mientos. gística y administra- tas con el tema atienden
ción las necesidades del
 Mesas de Trabajo proyecto.

R1-A2. Foro departamental  Personal del pro-  Memorias del Foro La Gobernación logra
sobre políticas públi- yecto – gastos de lo- departamental un nivel de convocato-
cas relacionadas gística y administra-  Documentación so- ria acorde con la im-
con el tema. ción bre el desarrollo del portancia institucional
 Rubro específico Foro departamental y la propia del tema.
 Publicaciones en el informe corres-
pondiente

R1-A3. Priorización de luga-  Personal del pro-  Capítulo correspon- La Gobernación


res destinatarios por yecto – gastos de lo- diente en el informe cuenta con las alianzas
grupos de activida- gística y administra- de avance y acuerdos para que la
des ción priorización resulte
 Mesa de Trabajo efectiva en tanto com-
promiso recíproco.

R1-A4. Seminario sobre la  Personal del pro-  Memorias del Semi- La Gobernación logra
implementación del yecto – gastos de lo- nario un nivel de convocato-
Sistema gística y administra-  Documentación so- ria acorde con la im-
ción bre el desarrollo del portancia institucional
 Rubro específico Seminario en el in- y la propia del tema.
forme correspon-
diente

R1-A5. Presentación de  Personal del pro-  Capítulos correspon- El Gobernador y su


conclusiones y reco- yecto – gastos de lo- diente en el Informe equipo relacionado
mendaciones para gística y administra- Final analizan lo entregado
la articulación de los ción como conclusiones y
resultados con enti-  Mesas de Trabajo recomendaciones del
dades a nivel nacio-  Publicaciones proyecto.
nal y local Existe un interés legí-
timo, con el respaldo
jurídico correspon-
diente, para la articula-
ción de esfuerzos en
beneficio de las vícti-
mas entre las entida-
des interlocutoras.

R2-A1. Capacitación diri-  Personal del pro-  Capítulo correspon- La Gobernación


gida a quienes brin- yecto – gastos de lo- diente en el informe cuenta con un poder
dan atención di- gística y administra- de avance sobre jor- de convocatoria ca-
recta ción nadas de capacita- paz de lograr la res-
 Mesas de Trabajo ción desarrolladas puesta y la permanen-
 Material de apoyo cia de quienes se invite
al proceso.

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
R2-A2. Capacitación diri-  Personal del pro-  Capítulo correspon- La Gobernación
gida a quienes brin- yecto – gastos de lo- diente en el informe cuenta con un poder
dan atención di- gística y administra- de avance sobre jor- de convocatoria ca-
recta; se les ción nadas de capacita- paz de lograr la res-
considera apoyo a  Mesas de Trabajo ción desarrolladas puesta y la permanen-
la atención  Material de apoyo cia de quienes se invite
al proceso.

R2-A3. Implementación de  Personal del pro-  Protocolos redacta- El compromiso efectivo


protocolos yecto – gastos de lo- dos y trabajados con de los destinatarios
gística y administra- los destinatarios para el cumplimiento
ción  Capítulo correspon- del proceso de formu-
 Mesas de Trabajo diente en el informe lación y su implemen-
de avance tación se mantiene du-
 Material de apoyo
rante el tiempo
previsto..

R2-A4. Implementación de  Personal del pro-  Guías y documenta- El compromiso efectivo


procesos yecto – gastos de lo- ción sobre procesos de los destinatarios
gística y administra- redactadas y traba- para el cumplimiento
ción jadas con los destina- del proceso de formu-
 Mesas de Trabajo tarios lación y su implemen-
 Presupuestos especí-  Actas de entrega de tación se mantiene du-
ficos por lugar de los equipos y mejoras rante el tiempo
mejoramiento y do- locativas para todos previsto..
tación los casos definidos
 Material de apoyo  Capítulo correspon-
diente en el informe
de avance

R3-A1. Levantamiento de  Personal del pro-  Documentación so- Todas las partes involu-
procesos yecto – gastos de lo- bre procesos debida- cradas respetan los
gística y administra- mente registrada compromisos sobre
ción  Capítulo correspon- aportes y los acuerdos
 Mesas de Trabajo diente en el informe parciales a lo largo del
de avance desarrollo del crono-
 Material de apoyo
grama de actividades.
 Gestor documental
(usuarios Ilimitados)
 Gestor de procesos
(usuarios Ilimitados)

R3-A2. Validación y defini-  Personal del pro-  Documentación so- Todas las partes involu-
ción de protocolos, yecto – gastos de lo- bre validaciones en cradas respetan los
procesos y procedi- gística y administra- cada ámbito abor- compromisos sobre
mientos ción dado debidamente aportes y los acuerdos
 Mesas de Trabajo registrada parciales a lo largo del
 Capítulo correspon- desarrollo del crono-
 Material de apoyo
diente en el informe grama de actividades.
 Gestor documental
de avance
 Gestor de procesos

R3-A3. Programación  Personal del pro-  Aplicación informá- Todas las partes involu-
yecto – gastos de lo- tica debidamente so- cradas respetan los
gística y administra- portada compromisos sobre
ción aportes y los acuerdos
 Mesas de Trabajo parciales a lo largo del
 Material de apoyo desarrollo del crono-
grama de actividades.
 Gestor documental
 Gestor de procesos

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Valledupar, 30 de diciembre de 2013
R3-A4. Validaciones piloto  Personal del pro-  Documentación so- Todas las partes involu-
yecto – gastos de lo- bre validaciones en cradas respetan los
gística y administra- cada ámbito abor- compromisos sobre
ción dado debidamente aportes y los acuerdos
 Mesas de Trabajo registrada parciales a lo largo del
 Material de apoyo  Capítulo correspon- desarrollo del crono-
diente en el informe grama de actividades.
 Gestor documental
de avance
 Gestor de procesos

R3-A5. Entrega del sistema  Personal del pro-  Aplicación informá- Todas las partes involu-
yecto – gastos de lo- tica debidamente so- cradas respetan los
gística y administra- portada, con los ajus- compromisos sobre
ción tes de validación aportes y los acuerdos
 Mesas de Trabajo incorporados parciales a lo largo del
 Impresos desarrollo del crono-
grama de actividades.
 Gestor documental
 Gestor de procesos

Destinatarios

Destinatarios – be- Representantes de entidades que realizan aten- Se estima en por lo me-
neficiarios directos ción directa a las víctimas del conflicto en el De- nos 200 funcionarios be-
de primer orden partamento del Cesar neficiarios directos.
Representantes de entidades que realizan aten-
ción indirecta a las víctimas del conflicto en el
Departamento del Cesar o cuya misión cobija a
las víctimas como parte de su población por
atender.
Representantes de organizaciones que represen-
tan de forma legal a las víctimas con su partici-
pación directa, que ejercen acciones reconoci-
das en el Departamento.
Beneficiarios direc- Víctimas habitantes de los municipios que con- Se estima en poco más
tos de segundo or- forman el departamento, particularmente quie- de 300.000 personas, se-
den nes se encuentren debidamente registradas y es- gún la UARIV
pecialmente quienes se hayan asociado de
alguna forma con el fin de fortalecer procesos
comunitarios
Beneficiarios indi- Representantes de entidades de nivel departa- Se estima un provecho
rectos mental o nacional que aborden el asunto del para al menos 1.000 fun-
tratamiento de las víctimas a las que el ejercicio cionarios y representan-
del Cesar les sea de utilidad por el carácter pi- tes de víctimas involu-
loto para el país por su metodología, su trata- crados en procesos
miento y los resultados que arrojará, si se le com- similares, monitoreables
para con otras (pocas) experiencias afines y con de forma directa o indi-
el muy bajo nivel de avance en la materia en recta
otros departamentos.

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CONCEPTUALIZACIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN
ORGANIZACIONAL Y ENFOQUES
Luego del análisis de la información recogida en campo, debidamente procesada y con
base en los lineamientos descritos, resulta evidente la necesidad de abordar de manera
prioritaria los asuntos organizacionales para el uso de sistemas de información en diversos
niveles. A continuación se plantean de forma esquemática con el fin de que se lleven a
definiciones específicas en función del Plan de Trabajo que se propone al final del anexo.
Si bien se explican las acciones específicas por cada punto, sólo un proceso de concerta-
ción sobre bases comunes determinará lo concreto de la intervención en estos temas, en
razón a que deben responder a la aplicación de la política pública departamental, el lide-
razgo que el gobierno departamental ejerce sobre los municipios y las proyecciones que
en tal sentido se realicen, de cara a la incidencia de nivel nacional.

Tratamiento de la política pública

 Definición de la estructura orgánica para el tratamiento integral de las víctimas en los


niveles departamental y los enlaces nacional y los municipales. En tal sentido, determi-
nación de las instancias formales para ello y de los procesos de interacción, comunica-
ción y toma de decisiones acordes con la atención a víctimas y los sistemas de informa-
ción concomitantes.
 Diseño de un sistema de monitoreo para el seguimiento y realimentación de la aplica-
ción de la política pública, la gestión institucional, su documentación y el cumplimiento
de metas relacionadas con el Plan de Desarrollo “Prosperidad a Salvo”, el cual debe
enlazarse de forma clara con el sistema de atención a víctimas; pero cuya definición
corresponde al tratamiento organizacional prioritariamente.
 Creación de las instancias para el manejo de los Sistemas de Información acorde con
las necesidades y dinámicas del Departamento, y definición de las formas de interac-
ción con lo establecido a nivel nacional (análisis de los lineamientos de la RNI y contex-
tualización para el Cesar)
Acciones para el Plan de Trabajo: apoyo al despacho del Gobernador, a la Secretaría de
Gobierno como líder del proceso y a la Oficina Asesora de Paz como ente director de ac-
ciones en el territorio. Realización de:
 Mesas de trabajo con el despacho y las oficinas vinculadas al tema.
 Un foro con participación de expertos y análisis comparado de casos.
 Un seminario para el análisis de productos.
 Una publicación sobre los sustentos y las definiciones para el desarrollo de la atención y
tratamiento de las víctimas en el Departamento del Cesar.

Formación y capacitación del personal

 Creación y consolidación de una cultura informática acorde con los asuntos de aten-
ción a víctimas en primera instancia en quienes tienen la atención directa y en segundo
términos en quienes tienen funciones de apoyo, control y seguimiento.

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 Capacitación al personal priorizado en el sentido del punto anterior (dos niveles) en el
manejo de sistemas informáticos:
o Manejo básico de TIC.
o Anejo de programas de ofimática.
o Uso de redes informáticas.
o Gestión de la información.
o Uso de aplicaciones especializadas – Aplicación producto de la Consultoría.
 Formación en el uso de protocolos para el seguimiento de proceso en todos los niveles
de la operación, tanto la atención directa a las víctimas como las acciones de apoyo.
Acciones para el Plan de Trabajo: ocho procesos de formación, organizados por niveles y
territorios así:
o Niveles:
i) Atención directa
ii) Apoyo a la atención
o Territorios:
i) Norte, con foco en Valledupar
ii) Occidente, con foco en Bosconia
iii) Centro, con foco en Curumaní
iv) Sur, con foco en Aguachica
Esta estrategia resulta concomitante con lo que se propondrá frente al levantamiento de
protocolos en todos los niveles, tema que se describe y profundiza en el apartado sobre las
soluciones informáticas por ser la orientación aplicada específica que se requiere.

Enfoques

Si bien la Consultoría reconoce y acoge los enfoques que la Ley establece de forma explí-
cita para el tema, cabe destacar algunos por su especificidad y por lo hallado en el trabajo
de campo:

Autonomía y liderazgo departamental


Los asuntos abordados en el nivel organizacional parten de la convicción de que el lide-
razgo de la Gobernación en su territorio y frente a los entes territoriales se hace evidente
justamente por medio de acciones como la ejecutada por esta Consultoría, toda vez que
está clara la necesidad de todos los municipios y las entidades presentes de tal condición
articuladora e impulsora de definiciones. Para ello se debe resaltar dicho valor y buscar las
estrategias para que el poder de convocatoria de la Gobernación en estos temas sea res-
petado y apreciado por las instancias relacionadas con la atención a las víctimas (el tra-
bajo de campo hizo evidente el desinterés de muchos funcionarios y la parcialidad en la
respuesta a la convocatoria de la Gobernación)

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En tal sentido, aunque del nivel nacional se han planteado formas de organizar al personal
en comités y procedimientos de relación, la Gobernación debe comprender tales necesi-
dades y definir lo propio para su contexto concreto. Con ello, responder a las exigencias
del concierto nacional, de lo correspondiente a la UARIV y al DPS; pero sin desbordarse en
lineamientos que a todas luces no se compadecen con su dinámica, tales como la confor-
mación de entes burocráticos, la preparación de documentación sin un proceso acompa-
ñado y en general con directrices bien intencionadas pero que desconocen la realidad
cesarence.

Enfoque de derechos
Reconocimiento de la orientación en la atención y la reparación sobre la persona, sus di-
mensiones individuales y colectivas, su historia, su memoria y su dignidad, en el marco de
las garantías constitucionales correspondientes.
En relación al derecho a la información, contrario a lo indicado sobre su manejo por parte
de las víctimas por parte de la RNI, la Consultoría considera que el acceso a la información
es un derecho, para el cual debe prepararse al total de la población, con el correspon-
diente manejo de seguridad y pertinencia para cada caso (el tema se aborda en el apar-
tado técnico desde la inclusión y tratamiento por perfiles) En tal sentido, la hace parte inte-
gral activa del sistema, participante y propositiva desde su condición y con las
consideraciones que contempla la Ley para ello. Si bien ello exige al sistema de forma inte-
gral más atención y control sobre la información, obliga a responder de mejor forma a las
necesidades y condiciones sobre ello a todas las instancias, asunto que resultó muy evi-
dente en el trabajo de campo, al ver la precariedad y la desarticulación sobre el particular.

Enfoque diferencial
Acorde con la normatividad vigente sobre el tema, la Consultoría considera y establece los
mecanismos para que sean tenidas en cuenta de forma estructural las condiciones diferen-
ciales por género, etnia, discapacidad, condición etaria y diversidad sexual.
El tema resulta álgido cuando se trata del acceso a la información y debe responder a las
consideraciones correspondientes para cada caso, pues implica exigencias de diseño, las
cuales deben resultar armónicas con los procesos de atención, personales o no.
En el mismo sentido, el ejercicio del trabajo con las comunidades debe comprender, abor-
dar y respetar los contextos culturales y sociales propios de las diversas zonas que confor-
man el Departamento. Ello requiere de un cuidados equilibrio entre la generalidad del ma-
nejo de información para efectos de la gestión y flujo de datos y la especificidad de lo
propio del contacto personal y el manejo de las expectativas correspondientes pro usuario.

CONCEPTUALIZACIÓN GENERAL DE LA SOLUCIÓN


INFORMÁTICA Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA
A partir de los requerimientos expuestos, la Consultoría propone la construcción de un de-
nominado “Sistema de Información Departamental de Atención a Víctimas” el cual esta-
blecería un puente entre los distintos organismos de carácter departamental y municipal
con los sistema nacionales de manejo de información de víctimas, que a su vez lo harían
con el resto de a las entidades que conforman el SNARIV.

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Mediante este esquema se responde las necesidades de:
1. Integración con sistemas nacionales y a su vez con las demás entidades vinculadas al
SNARIV
2. Requerimientos específicos de manejo de información y coordinación a nivel departa-
mental y municipal.
Este sistema se plantea bajo un marco de operación en un data center bajo un ambiente
WEB operado sobre Internet, de forma tal que cualquier entidad o persona con acceso a
internet tendría acceso al sistema, el cual a su vez, mediante un esquema de integración
basados en protocolos de WebServices (ES), se integraría con los demás sistemas:

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Con base en este concepto se busca:
 Facilitar los accesos al sistema tanto a funcionaros como a víctimas, con lo cual se re-
ducen los requisitos de técnicos del cliente a una conexión a internet en un equipo con
un navegador de uso corriente y popular.
 Centralizar la información en un solo sitio, en principio localizado en un data-center con
una infraestructura que garantice altos niveles de disponibilidad.
 Facilitar los procesos de integración con los demás sistema al utilizar estándares técnicos
internacionalmente establecidos como son los WebServices.
A nivel interno del aplicativo, se plantea un esquema de operación basado en una arqui-
tectura SOA (Service Oriented Architecture). La arquitectura SOA está orientada a construir
sistemas de información con base en aplicativos existentes o por desarrollar sobre los cuales
se estructura una capa superior de procesos que articulan la ejecución de procesos de
negocio –para el caso protocolos de atención– sobre las estructuras de información que
presentan los distintos aplicativos por medio de una serie de servicios de información gene-
ralmente accesibles mediante WebServices.
El siguiente diagrama muestra conceptualmente la estrategia de desarrollo, la cual esta-
blece una primera capa de aplicaciones de registro y consulta de información en donde
estaría el Sistema de Información Departamental de Atención a Víctimas, y los sistemas
VIVANTO, SIPOD y RUV. Una capa superior de procesos, operaria con un sistema que or-
questaría los protocolos de atención, lo cual permitiría que los usuarios pudieran ejecutar
paso a paso cada uno de los protocolos definidos, registrando y consumiendo en forma
ordenada la información de los sistemas anteriormente mencionados.
A partir de este modelo, no solo habría usuarios en cada aplicativo, sino también usuarios
de procesos que ejecutan los protocolos de atención dados.

La definición específica y a detalle de los protocolos que serían implementados en el sis-


tema corresponde a un trabajo conjunto que debería ser parte integral del Plan de Opera-
tivo de Sistemas de Información (POSI), el cual está conformado por los Sub-comités, mesas
técnicas departamentales y los enlaces municipales.

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En este sentido, la Gobernación debe definir cuáles de tales instancias operarían en el terri-
torio, como se planteó en el apartado correspondiente a las soluciones organizacionales.

MÓDULOS DEL SISTEMA


El siguiente diagrama presenta la solución propuesta por la Consultoría a nivel de registro
de información; fundamentalmente está compuesta por los siguientes módulos:
 Módulo de Registro de Víctimas
 Módulo de Gestión y seguimiento a la atención
 Módulo de Gestión de Restablecimiento y Reparación
 Módulo de Prevención y Protección
 Gestor Documental
 Módulos de Estadísticas e Indicadores

Cada uno de los módulos lo integran tres componentes fundamentales:


 Base de datos para el registro de información estructurada.
 Una aplicación desarrollada para generar las interfaces web con los usuarios orien-
tada a consultar o gestionar la información de la base de datos.
 Un conjunto de servicios de información que permiten que otros aplicativos internos
o externos gestionen información con el modulo sin la intervención humana.

Módulo de Registro de Víctimas y Hechos Victimizantes

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Este módulo está orientado a gestionar información de registro víctimas y hechos Victimi-
zantes y debería incluir como mínimo los siguientes elementos
 Hechos Victimizantes
o Categorización de los hechos victimizantes
o Relatos y versiones de los hechos
o Registro de victimarios
o Registro de testigos
o Noticias criminales asociadas
o Bienes y elementos relacionados
o Lugares relacionados
 Registro de víctimas
o Nombres y apellidos
o Identificación
o Genero
o Edad
o Etnia
o Nivel educativo
o Actividad laboral/profesional
o Condición socio económica
o Relación con involucrados
o Información de contacto (dirección, teléfono, email)
 Fuentes de Información
o Tipo de Fuente (Victima, Testigo, Organismo Gubernamental)
o Identificación de la fuente de Información
o Fecha del registro
 Estructuras para la administración usuarios y perfiles
 Registro de documentación relacionada
Como resultado el sistema debe generar:
 Código único para identificación del hecho victimizante
 Código único para cada una de las víctimas asociadas.
 Creación de un expediente digital de la hecho victimizante
 Creación de un expediente digital para cada víctima.

Módulo de gestión y seguimiento a la atención

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En este módulo se registra todas las acciones realizadas por las distintas entidades alrededor
de la víctima. Dentro de las estructuras de información previstas estaría:
 Registro de Víctimas
 Registro de direcciones asociadas a la victima
 Resumen oficial de los hechos victimizantes
 Medidas de atención tomadas en términos de alcance y temporalidad
 Funcionarios relacionados con la atención a la víctima en calidad de:
o Receptor de los relatos de la victima
o Evaluación y calificación del Hecho Victimizante
o Ordenador de medida de atención
o Ejecutor de las medidas de atención
 Registro de desembolsos de dinero hecho a favor de la victima
 Control de turnos de entrevistas y/o audiencias y reuniones con las víctimas
 Acciones y actividades en las que se involucra a la victima
 Registro de documentación relacionada
Como resultado esto modulo debería arrojar los siguientes servicios:
 Informes consolidados de atención a víctimas
 Informes consolidados de recursos invertidos
 Informes de actividades realizadas por cada funcionario e institución
 Agenda y calendarios de actividades para cada víctima y para cada funcionario
involucrado.

Módulo de Gestión de Restablecimiento y Reparación

Este módulo está orientado a gestionar todas las acciones pertinentes restablecer o reubi-
car a las víctimas así como a gestionar las acciones tendientes a realizar una reparación.
Dentro de los elementos de información que debería manejar este módulo se encuentran:
 Registro de Víctimas
 Registro de direcciones asociadas a la victima
 Resumen oficial de los hechos Victimizantes
 Estructuración del caso en términos de:
o Catalogación del caso
o Forma de reparación aplicable
o Modelo de restablecimiento / reubicación
 Ejecución del plan de restablecimiento / reubicación y reparación
o Entidades vinculadas

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o Montos asignados
o Bienes y elementos involucrados
o Funcionarios involucrados
o Agenda de actividades
 Programación de Audiencias
 Registro de documentación relacionada
Como resultado esto modulo debería arrojar los siguientes servicios:
 Publicación de agendas de actividades
 Reportes consolidados por
 Beneficios obtenidos por victima
o Bienes y Elementos
o Giros de dinero (montos, conceptos, fechas de giro y origen de los fondos)
 Inventarios de bienes y elementos disponibles
 Control de gastos de las partidas asignadas para reparación de víctimas

Módulo de Prevención y Protección

El módulo de prevención y protección, está orientado a registrar situaciones de riesgo y


gestionar y controlar las distintas medidas que se deben tomar para mitigar el riesgo. Dentro
de las estructuras de información a considerar se destacarían:
 Caracterización del Riesgo
o Tipos de riesgo
o Descripción de la situación
o Nivel de gravedad/prioridad
o Afectación Probable
 Recursos, bienes y servicios
 Personas
 Medidas tomadas
o Organismos y funcionarios Involucrados
o Acciones preventivas / correctivas aplicadas
o Fechas
o Lugares, bienes y servicios afectados
o Recursos involucrados
 Financieros
 Humanos

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 Bienes y elementos.
 Inventario de recursos disponibles para prevención
o Financieros
o Humanos
o Bienes y elementos.
 Planes de acción por tipo de riesgo detectado
 Lecciones aprendidas
Como resultados el módulo debería arrojar información para:
 Determinar Nivel de riesgos por
o Localidades
o Poblaciones
 Generar reportes sobre:
o Recursos disponibles
o Recursos gestionados
o Población en riesgo
o Personal Involucrado
o Bienes y Servicios involucrados

Gestor Documental

El módulo de gestión documental permite constituir expedientes digitales y/o físicos unifica-
dos, de forma tal que en un solo lugar se pueda consolidar la información de un hecho
específico, una víctima o un plan de prevención.
El gestor documental debe manejar funcionalidades tales como:
 Radicación de documentos físicos y digitales
 Creación de flujos documentales digitales que apoyen los protocolos de atención
bajo un esquema de “cero papel”
 Apoyar los procesos de digitalización e indización de documentos físicos
 Catalogación en series y sub-series documentales que permiten el adecuado ma-
nejo del ciclo de vida de los documentos según las directrices del Archivo General
de la Nación (AGN)
 Proveer servicios de “estampado cronológico”, mecanismo que permite la desma-
terialización del papel, al darle valides jurídica y probatoria a las imágenes digitales
equivalentes.
Todos estos servicios del Gestor Documental, deben estar disponibles para ser consumidos
por los sistemas de gestión de procesos que orquestarán el sistema según los protocolos
definidos.

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Módulo de Estadísticas e Indicadores

Este módulo recoge información de todos los módulos anteriores y presenta estadísticas e
indicadores de gestión que permitan a la alta dirección establecer políticas y directrices a
partir de información en línea a partir del levantamiento de indicadores de gestión.
Para este módulo se plantea un sistema de indicadores de seis dimensiones, que permita
analizar información según:
 Región
 Tiempo
 Etnia
 Genero
 Edad
 Hecho Victimizante
Dichos indicadores podría ser centrados en:
 Víctimas
o Registradas
o Atendidas
o Reparadas
o Reubicadas
o Indemnizadas
 Hechos Victimizantes
 Riesgos Potenciales
 Inversión de recursos
o Financieros
o Humanos
o Bienes y Elementos

GESTIÓN POR PROCESOS Y PROTOCOLOS DE OPERACIÓN


El eje central del sistema debe ser la implantación sistemática de protocolos de atenciones
de víctimas incluido un curto protocolo para el manejo correcto de la información.
El siguiente grafico ilustra los cuatro grandes grupos de protocolos que deberían ser imple-
mentados en el sistema:

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Protocolo para la
Protocolo para la Protocolos de Protocolo de
reestablecimient
atención a las Preveencion y manejo de
o y reparacion a
víctimas Proteccion informacion
las víctimas

La implementación de los protocolos realiza con base en:


 Gestor de Procesos
 Levantamiento propiamente dicho de los protocolos de atención.

Gestor por procesos

La implantación de estos protocolos se debería realizar mediante el uso de herramientas


informáticas que a nivel operativo guíen a los usuarios para seguir un protocolo establecido.
Este tipo de herramientas se conocen como BPM (Business Process Managers) Permiten in-
gresar un proceso al sistema y hacer seguimiento de su operación por medio de dos me-
canismos fundamentales:
 Guiando a los usuarios en la ejecución de las respectivas tares que los procesos de-
finen para realizar, tanto a nivel operativo como a nivel informático.
 Ejecutando tareas automáticas a partir del consumo de servicios informáticos pro-
vistos por los distintos módulos o aplicativos integrados a la solución.
La siguiente ilustración muestra la forma en que operaria el sistema de gestión de proce-
sos/protocolos:

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La operación se puede esquematizar en tres momentos:
1- Se suministra al sistema el levantamiento EN DETALLE de los protocolos utilizando el
lenguaje estándar de especificación de procesos BPMN (Business Process Manage-
ment Notation).
2- Cuando llega una solicitud sobre el caso de una víctima, o la noticio de hechos
victimizantes, un sistema de despacho, que puede ser automático o manual, deter-
mina cuál debe ser el o los protocolos a seguir y crea un “instancia” de trabajo o
proceso en el sistema.
3- La instancia de proceso creada va recorriendo una a una cada actividad descrita
en el protocolo solicitando el concurso para su ejecución de los distintos funcionarios
o sistema automáticos requeridos hasta su culminación.

Levantamiento propiamente dicho de los protocolos

El levantamiento de protocolos es una fase de análisis funcional y operativo que debe ser
fruto de la concertación entre instituciones y funcionarios que intervienen en los procesos
de apoyos a las víctimas.
En particular este proceso debe ser realizado a partir de las reuniones de la estructura orga-
nizacional que el Gobierno departamental estime – Solución organizacional (mesas de tra-
bajo y sub-comités departamentales, por ejemplo). A partir de los acuerdos y procedimien-
tos planteados se debe hacer una descripción técnica que pueda ser introducido al
sistema para que sea el propio sistema quien administra y controle la ejecución estricta de
los protocolos acordados.
Esta fase de levantamiento de procesos/protocolos se hace con base en un especificación
técnica que detalle a nivel operativo cada de los roles de los funcionarios que intervienen
y cada una de las actividades que deben ser realizadas. Adicionalmente, el proceso puede
incluir elementos de control de tiempos que puedan generar alarmas y escalamientos en
el momento en que se presenten demora en la ejecución.
Para el levantamiento en detalle se requiere la utilización del lenguaje de especificación
grafica BPMN, con el cual se establece una mecanismo intermedio de comunicación entre

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los requerimientos de los usuarios funcionales y las necesidades de especificación y control
requeridas por los sistemas informáticos que implementan los mecanismos de orquestación,
control y seguimiento de procesos.
A partir del modelamiento de procesos, se pasa por las fases de validación del proceso: en
términos sintácticos, la simulación del mismo, con lo cual se pueden hacer análisis de cuellos
de botella, capacidades operativas, estimaciones de tiempos etc., que conllevan a una
última fase para realizar ajustes tendiente a la optimización de los procesos

A continuación se propone una lista de procesos/protocolos que podrían ser levantados


en las instancias organizacionales correspondientes (sub-comités) para eventualmente ser
manejados en el sistema; están divididos en cuatro grandes grupos:
 Protocolo para la atención a las víctimas
 Protocolo para la restablecimiento y reparación a las víctimas

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 Protocolos de Prevención y Protección
 Protocolo de manejo de información
Los procesos que deberían ser levantados en detalle son, como mínimo:

Protocolo para la atención a las víctimas


 Caracterización de la victima
 Atención a las particularidades de los hechos victimizantes
 Atención diferencial por género o por condición sexual,
 Atención diferencial por etnia
 Atención diferencial etaria
 Atención diferencial por discapacidad
 Manejo, orientación y el seguimiento de las emergencias humanitarias, atentados
terroristas y desplazamientos masivos

Protocolo para la restablecimiento y reparación a las víctimas


 Entrega de ayudas a las víctimas
 Acompañamiento y seguimiento a los hogares víctimas y el apoyo a su inclusión en
los programas sociales
 Participación de las víctimas en las decisiones sobre su propio futuro
 Acompañamiento de los retornos o las reubicaciones de personas o familias víctimas
de desplazamientos forzados
 Realización de reparaciones colectivas
 Rehabilitación comunitaria y social de las víctimas
 Inversión adecuada de los recursos que las víctimas reciben como indemnización
administrativa en pro de sí mismas y del desarrollo local
 Restablecimiento de los derechos individuales y colectivos de las víctimas, vulnera-
dos con ocasión del conflicto armado

Protocolos de Prevención y Protección


 Diseño, evaluación e implementación de políticas públicas orientadas a favorecer
a las víctimas
 identificación de riesgos
 Monitoreo de riesgos

Protocolo de manejo de información


 Enviar información a las entidades
 Recibir información de las entidades
 Publicar Información

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INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Parte fundamental del sistema son sus mecanismos de integración, de allí que se deba tener
especial cuidado a la hora de hacer intercambios de información.
Para la realización de este tipo de operaciones la Consultoría recomienda dos modelos:

El primero es un modelo basado en WebServices, que debería ser el modelo por defecto
de operación. Este utiliza mensajes automáticos disparados sobre protocolo de web http,
el cual, por medio de una solicitud hecha usando una estructura definida en XML, solicita a
la otra aplicación información o servicios; esta última a su vez procesa la solicitud y genera
una respuesta, también definida en XML. Por lo general se coloca un sistema monitores en-
tre los dos sistemas para identificar problemas de comunicación durante los intercambios
de mensajes.
Durante los procesos de intercambio de información, cada mensaje, tanto a nivel de solici-
tud como respuesta, debe ser analizado frente a una gramática previamente establecida
para el intercambio de información (Schema Definition Language XSD) y que hace parte
de un contrato de integración de servicios definidos bajo el estándar de WebServices Defi-
nition Language (WSDL), el cual define los puntos de acceso a los servicios, las gramáticas
manejadas.
El segundo método permite importar e interactuar con información que no está disponible
bajo la modalidad de WebServices. Por lo general este tipo de integración se realiza me-
diante el intercambio de archivos planos o consultas directas en SQL a los distintos sistemas
a integrarse. Fundamentalmente, el sistema lanza consultas en SQL o genera periódica-
mente reportes en archivos texto o SQL que son cargados en los sistemas destino en estruc-
turas temporales de análisis. Una vez cargada, la información es analizada; si el análisis da
como resultado que la información es aceptable, un procesos se carga del aplicativo tras-

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lado los datos de las estructuras temporales a las definitivas. Este modelo responde a ope-
raciones con sistemas que no soportan operaciones con WebServices y debería ser siempre
entendido como una segunda opción.
Más adelante se incluye un capítulo de sustento: SGP-RFC-002 Recomendaciones en Pro-
cesos de integración con WebServices en el cual se exponen las recomendaciones para
realizar procesos de Integración de Información vía WebServices.

INFRAESTRUCTURA RECOMENDADA
El modelo de operación presentado permite su estructuración de múltiples formas: desde
tener todo en una sola máquina, hasta repartir cada componente del sistema en máquinas
separadas. Todo esto se base en el hecho de estructurar la aplicación en tres capas lógi-
camente separadas:
• Capa de Persistencia
• Capa de Reglas de Negocio
• Capa de Presentación
Al asignar a un servidor cada capa, se reparte el trabajo en varios servidores, como lo mues-
tra la siguiente ilustración:

Cada capa aborda lo siguiente:


Capa de persistencia: corresponde a la capa mantiene en el tiempo la información del
sistema; es ente caso corresponde a los sistemas de archivos y bases de datos utilizados.
Capa de Reglas de Negocio: maneja la lógica del aplicativo; en este caso gran parte de
esta lógica está controlada por el gestor de procesos que administra la ejecución de los
protocolos de atención.

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Capa de presentación: controla la presentación, formato y validaciones primarias de infor-
mación de cara a los usuarios del sistema. Por lo general se busca que esta capa opere
fundamentalmente en los equipos del cliente y en particular sobre el navegador de inter-
net.
A partir de este modelamiento se pueden establecer múltiples configuraciones, depen-
diendo del grado de escalabilidad que se requiera. En la siguiente grafica se muestran al-
gunas configuraciones alternativas:

Se pueden colocar todos los elementos en un soso servidor o repartirlos, colocando bases
de datos en unos equipos y aplicativos en otros o separando aplicativos en servidores; por
ejemplo colocando el sistema de gestión de procesos (bases de datos + aplicativo) en un
servidor.

RECOMENDACIONES PARA PROCESOS DE INTEGRACIÓN


CON WEBSERVICES
Este capítulo es producto de la experiencia en integración vía WebServices. En él se reco-
pilan una serie de ‘lecciones aprendidas’ a partir de errores cometidos durante procesos
anteriores por el equipo consultor, lo que representa una garantía en la proyección futura
de la intervención que se espera derive de la Consultoría. El objetivo de estas recomenda-
ciones es minimizar fallas y facilitar los procesos de integración.

Recomendaciones generales

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1. Manejar una especificación común de la integración, que a la vez sea única para las
partes (contrato de integración). Esta debe incluir:
a. Esquemas generales de comunicación.
b. Esquemas de mensajería en WSDL y XSD.
c. Frecuencia, cantidad y tamaño de todos los mensajes que intervienen en la comu-
nicación.
d. Garantizar la firma de las partes sobre la especificación.
2. Establecer el modelo de comunicación:
a. Síncrono:
Envío de Mensaje  Ejecución y Respuesta
b. Asíncrono:
Envío de Mensaje  Acuso de recibo
Envío respuesta  Acuso de recibo
3. Diseñar los esquemas de mensajería sobre un modelo de datos maduro.
4. Establecer claramente los requerimientos de información mediante la definición de una
gramática asociada a cada tipo de mensaje. En particular se recomienda utilizar el len-
guaje de especificación de gramáticas para XML, XSD.
5. Establecer uno o varios archivos técnicos de especificación WSDL, que describan en
detalle los servicios disponibles y que además incluyan los respectivos componentes de
gramática definidos en el punto anterior. Es muy importante aclarar que estos archivos
de descripción tendrán siempre prelación, en términos de alcance de la especificación,
sobre cualquier otro tipo de descripción que se realice. Lo anterior tiene como objetivo
facilitar a un tercero el entendimiento de la especificación planteada, por ejemplo en
archivos Word, excel, y ejemplos generados.
6. Usar una gramática asociada implícita que permita entender fácilmente el mensaje
creado. Es decir, buscar el uso de tags y atributos que tengan sentido dentro del con-
texto del mensaje. De esta forma, se podrá analizar fácilmente un mensaje de XML, así
no se cuente con la gramática. El uso de tags y atributos genéricos no es recomenda-
ble, pues dificultan la lectura del mensaje e implican una serie de supuestos de contexto
que no siempre están disponibles.
7. Utilizar Namespaces para identificar unívocamente el origen de las gramáticas utiliza-
das. Se recomienda tener un punto de referencia en la red, en caso de requerir infor-
mación al respecto.
8. Utilizar estándares aceptados en la industria, independientes al fabricante con el fin de
minimizar las interpretaciones erróneas que puedan darse en el transcurso del proceso
de integración. De hecho, ante cualquier disputa técnica, serán los estándares quienes
diriman, en primera instancia, los conflictos relacionados con interpretaciones que ha-
yan surgido respecto a los detalles técnicos de la integración.
9. Se recomienda utilizar los siguientes estándares:
a. El mensaje XML se especifica según la versión XML 1.0 definida:
(http://www.w3.org/TR/REC-xml/)

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b. La integración está basada en el documento WSDL (Web Service Description Lan-
guage) definido para el proyecto. Este documento incluye, entre otras definiciones,
las estructuras de cada uno de los mensajes, tanto de solicitud como de respuesta.
Además, incluye los mecanismos de comunicación utilizados.
(http://schemas.xmlsoap.org/wsdl/)
c. Para la definición del esquema de mensajería se debe utilizar el estándar XSDL (XML
Schema Definition Language) contenido en el respectivo archivo XSD.
(http://www.w3.org/2001/XMLSchema)
d. Todo mensaje debe ser enviado en una “envoltura” SOAP (Simple Objects Access
Protocol) versión 1.1, orientado a identificar errores y monitorear las transacciones
realizadas. (SOAP: http://schemas.xmlsoap.org/wsdl/soap/ SOAP ENCODING:
http://schemas.xmlsoap.org/soap/encoding/) Especificación de tipo archivo MIME
asociado al Mensaje SOAP: http://schemas.xmlsoap.org/wsdl/mime/
e. Comunicación vía http (http://schemas.xmlsoap.org/wsdl/http/)
f. La codificación por defecto será UTF-8, a menos que se defina en el encabezado
del mensaje la codificación ISO-8859-1 que equivale a ISO-Latin1, la cual utilizan los
equipos con Windows. (http://www.unicode.org/versions/Unicode5.2.0/)
g. Los archivos que sean enviados dentro del mensaje XML, deberán tener el formato
estándar PDF/A y ser codificados según el estándar Base64.
h. PDF/A: http://www.adobe.com/enterprise/pdfs/pdfarchiving.pdf
i. Base64: http://www.ietf.org/rfc/rfc4648.txt )
j. Para la comunicación segura a través de firma digital, se debe utilizar el estándar
WSS (Web Services Security v1.0 (WS-Security 2004) [OASIS 200401]).
(http://docs.oasis-open.org/wss/2004/01/)
10. Utilizar validadores de gramáticas XSD’s para validar los mensajes que van a ser envia-
dos a:
a. El servicio (Consumo)
b. El servicio (Publicación)
11. Evitar iniciar pruebas de integración hasta que los mensajes generados, en una y otra
vía, cumplan con los estándares definidos y hayan sido validados plenamente. Esto
tiene como finalidad evitar pérdida de tiempo y desgaste en pruebas de validación
que pueden ser realizadas, en forma independiente y autónoma, por cada una de las
partes.
12. Manejar desde el principio un esquema de errores basado en estándares como SOAP
1.1 ó SOAP 1.2, el cual permita identificar fácilmente los siguientes errores:
a. La fuente del error
i. Emisor
ii. Receptor
b. El detalle del error
i. Léxico
ii. Sintáctico

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iii. Homologación
iv. Semántico (Reglas de negocio y precondiciones para ejecutar el servicio)
13. En caso de problemas en la integración, se debe recurrir a herramientas disponibles en
la red, que sean de carácter neutral con el propósito de dirimir conflictos asociados con
el incumplimiento de un estándar, o especificación dada, e identificar los problemas
relacionados. Se propone utilizar la herramienta ALTOVA XMLSPY
(http://www.altova.com/download/xmlspy/xml_editor_enterprise.html)
14. Establecer un esquema de validación en el sitio que publica el servicio, y usar el proto-
colo SOAP para reportar los errores al emisor. Identificar, como mínimo, los siguientes
tipos de errores:
a. XML bien formado, y además debe utilizar el set de caracteres que se especifica. En
caso de no tener explícito el set de caracteres, se asumirá UTF-8
b. Validación del paquete SOAP. Con lo cual se garantiza que el mensaje utiliza co-
rrectamente el estándar SOAP.
c. Mensaje XML contenido en el paquete SOAP, de acuerdo al esquema definido para
el WebService. Para tal fin, el mensaje debe regirse por la gramática descrita en el
XSD respectivo. En este punto debe identificarse el uso correcto de tags, así como
la validez de la estructura del mensaje en los siguientes términos:
i. Tags y atributos
ii. Tipos de datos
iii. Elementos obligatorios y opcionales
iv. Estructuras y subestructuras del mensaje
d. Homologaciones. Se debe garantizar que la información enviada está diligenciada
de forma correcta, en términos de los nombres y valores utilizados. También se debe
confirmar que esté incluida dentro de las tablas de homologación, definidas de co-
mún acuerdo.
e. Manejo de valor por defecto.
15. Dentro del tag FAULT se debe utilizar una especificación para descripción de errores, la
cual contendrá el esquema del mensaje de error. Adicionalmente, se colocará dentro
del tag faultcode el responsable o la naturaleza del error, según la especificación es-
tándar. (Ver especificación SOAP)
16. Contar con un sistema o mecanismo que permita rastrear o monitorear la dinámica al-
rededor de los servicios definidos, bien sea utilizando un bus de integración, un monitor
de WebServices o logs. Es fundamental tener un log de todas las comunicaciones.
17. Controlar y/o validar la aparición de mensajes repetidos.
18. Utilizar Id en todos los mensajes de envío y respuesta; de esta forma se garantiza el ras-
treo de la información en cada sistema de manera unívoca, lo cual permite identificar
rápidamente las causas de los errores y excepciones que se presenten.
19. Establecer un mecanismo que garantice la consistencia entre la información de la base
de datos y la información de las tablas de homologación. Por ejemplo:
a. Manejar las tablas de homologación en la base de datos.

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b. Verificar cualquier cambio en la BD, frente a las tablas de homologación.

Recomendaciones para evitar problemas técnicos al usar herramientas de


generación de código .Net

20. Evitar incluir atributos en la raíz del XML. Esto genera problemas con los kits de desarrollo
de Microsoft.
21. Pegar el esquema XSD en el WSDL (no referenciarlo). Esto también causa problemas con
los kits de desarrollo de Microsoft.

‘Lecciones aprendidas’ en homologación

22. Definir un protocolo para solucionar los casos indeterminados. De esta manera se agiliza
el proceso cuando se presente de nuevo el caso.
23. Establecer responsables para cada caso en que la homologación requiera soporte.
24. Evitar homologaciones de uno a varios.
25. Cuando se requieran homologaciones uno a varios, se debe establecer un acuerdo
para proceder en caso de que las reglas cambien.
26. Acordar cuál será la resolución de los casos cuando la información del mensaje sea
obligatoria pero corresponda a fuentes de información opcionales.

CONDICIONES DE TRABAJO
De cara a la implementación inmediata la una solución que enfrente las necesidades y
aprovecha las potencialidades encontradas, las condiciones operativas correspondientes
son:

Requerimientos BPM

La Consultoría considera fundamental tener en cuenta un Gestor de Procesos (BPM) con las
siguientes características:
1- Licenciamiento para usuarios Ilimitados incluyendo una licencia para servidores de
pruebas y desarrollo.
2- Compatible con especificación de procesos BPMN 1.1 o superior
3- Permitir la definición de un número ilimitado de procesos/protocolos
4- Permitir la operación de un número ilimitado de instancias de procesos
5- Soporte a integraciones vía WebServices
6- Operar sobre ambientes Windows y Linux
7- Operar con Bases de datos MySQL, SQLServer y Oracle

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8- Estar desarrollado sobre código abierto.
9- Contar con un sistema generación automática de código que permita generar rá-
pidamente formularios y aplicativos a partir de modelos de datos.
10- Bajos requerimientos de hardware
11- Contar con un sistema que permita realizar el seguimientos de procesos mediante
un tablero de control (Business Activity Monitoring – BAM)
12- Contar con un sistema un monitor transaccional de WebServices que permita iden-
tificar problemas en las integraciones que se desarrollen.
13- Debe permitir operar en ambientes de alta disponibilidad: múltiples servidores de
aplicaciones y múltiples bases de datos.
14- Debe contar con mecanismos de seguridad tales como:
a. Operación sobre https
b. Encriptación en una sola vía de passwords
c. Reglas paramétricas para manejar políticas de bloqueo de usuarios y cam-
bio de password de acceso
d. Control de Vencimiento de sesiones
e. Logs de auditoría a nivel de cada cambio ejecutado sobre las bases de
datos.
f. Mecanismos de perfilación vía segregación de funciones y segmentación de
información
g. Capacidad de autenticación de usuarios usando tokens de hardware
15- Controles automáticos de integridad de la información tanto en el BPM como en los
aplicativos generados por este.
16- Soporte a la generación de documento y reportes en PDF.
17- Herramienta de diseños visu8al de procesos en BPMN que permita su modelamiento,
validación, simulación y optimización.
18- Control de horarios y calendarios de atención por parte de los funcionarios operati-
vos.
19- Herramientas de importación y exportación de información desde hojas de cálculo
como Microsoft Excel

Requerimientos Gestor Documental

En el mismo sentido, se considera fundamental tener en cuenta un Gestor de Procesos (SGP)


con las siguientes características:
1- Licenciamiento para usuarios Ilimitados incluyendo una licencia para servidores de
pruebas y desarrollo.
2- Soporte a integraciones vía WebServices
3- Operar sobre ambientes Windows y Linux

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4- Operar con Bases de datos MySQL, SQLServer y Oracle
5- Estar desarrollado sobre código abierto.
6- Bajos requerimientos de hardware
7- Capacidad de manejo ilimitado de documentos y sistemas de almacenamiento
8- Contar con un sistema un monitor transaccional de WebServices que permita iden-
tificar problemas en las integraciones que se desarrollen.
9- Debe permitir operar en ambientes de alta disponibilidad: múltiples servidores de
aplicaciones y múltiples bases de datos.
10- Debe contar con mecanismos de seguridad tales como:
a. Operación sobre https
b. Encriptación en una sola vía de passwords
c. Reglas paramétricas para manejar políticas de bloqueo de usuarios y cam-
bio de password de acceso
d. Control de Vencimiento de sesiones
e. Logs de auditoría a nivel de cada cambio ejecutado sobre las bases de
datos.
f. Mecanismos de perfilación vía segregación de funciones y segmentación de
información
g. Capacidad de autenticación de usuarios usando tokens de hardware
h. Encriptación interna de archivos
11- Control de horarios y calendarios de atención por parte de los funcionarios operati-
vos.
12- Herramientas de importación y exportación de información desde hojas de cálculo
como Microsoft Excel
13- Contar con módulos de:
a. Radicación documental
b. Mensajería y correspondencia
c. Gestión de archivo físico
i. Control de series y subseries
ii. Tablas de retención documental
iii. Manejo de: expedientes, cajas, estanterías
iv. Control de transferencias y prestamos
v. Indicación de archivo físico.
d. Gestión de archivo digital
i. Administración de series y subserie digitales
ii. Administración de accesos a información digital

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iii. Indización de documentos digitales
iv. Compartir y publicar información
e. Flujos documentales estructurados y no estructurados (basados en firmas y
sellos)
f. Integración con módulos de estampado cronológico
g. Módulos de administración de usuarios, series y subseries
h. Generación flexible de numeración de radicación.
i. Por ventanilla de radicación
ii. Por tipo de radicado
iii. Por tipo de tramite
i. Operación de múltiples ventanillas de radicación
j. Capacidad para radicar Email tanto de entrada como de salida.

Plan de Trabajo

Por lo expuesto y por las definiciones que se requiere para una estructuración detallada
como proyecto, a continuación se plantea esquemáticamente el Plan a seguir:

Acciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Concertación

Mesas de trabajo

Foro

Levantamiento de procesos

Validación de resultados

Integración de información

Acuerdos para la programación

Programación

Pilotos de prueba y ajustes

Priorización de municipios y líderes

Capacitación personal con atención

Capacitación personal de apoyo

Seminario

Publicaciones

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Presupuesto general

Concepto Valor Unitario Cantidad Unidad Total

Personal directivo
Dirección $ 12.000.000 12 Meses $ 144.000.000
Coordinaciones: organizacional e informática $ 8.000.000 24 Meses $ 192.000.000
Asistencia de proyecto $ 2.000.000 12 Meses $ 24.000.000
Licenciamiento
Gestor documental (usuarios Ilimitados) $ 80.000.000 1 Licencia $ 80.000.000
Gestor de procesos (usuarios Ilimitados) $ 80.000.000 1 Licencia $ 80.000.000
Desarrollo informático
Levantamientos de procesos $ 15.000.000 3 Meses $ 45.000.000
Integraciones de información $ 15.000.000 3 Meses $ 45.000.000
Desarrollo del aplicativo $ 100.000.000 1 Aplicación $ 100.000.000
Documentación informática $ 5.000.000 3 Meses $ 15.000.000
Infraestructura Informática
Hosting Servidor dedicado en la nube $ 1.200.000 12 Meses $ 14.400.000
Computadores de usuarios $ 2.300.000 100 Unidades $ 230.000.000
Licenciamiento Microsoft Office $ 500.000 100 Licencias $ 50.000.000
Conectividad a Internet (1 año) $ 2.000.000 25 Puntos $ 50.000.000
Fortalecimiento de la Política Pública
Foro $ 1.500.000 20 Participantes $ 30.000.000
Seminario $ 500.000 50 Participantes $ 25.000.000
Publicaciones $ 23.200 1000 Ejemplares $ 23.200.000
Formación y capacitación
Capacitación para personal con atención $ 2.500.000 100 Participantes $ 250.000.000
Capacitación para personal de apoyo $ 1.000.000 100 Participantes $ 100.000.000
Logística
Gastos de viaje $ 150.000 400 Pax $ 60.000.000
Pasajes y traslados $ 600.000 24 Pax $ 14.400.000
Papelería y comunicaciones $ 2.000.000 12 Meses $ 24.000.000
Administración
Costos de administración $ 1.900.000.000 10% del total $ 190.000.000
Impuestos y legalizaciones $ 1.900.000.000 6% del total $ 114.000.000
Sub total $ 1.900.000.000
IVA $ 304.000.000
Total $ 2.204.000.000

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Contenido de los rubros

Concepto Contenido

Personal directivo
Personal asociado a la dirección del proyecto:
Director (a) de Proyecto: Profesional en ciencias sociales, humanas, económi-
cas, artes o postgrado en gerencia de proyectos sociales o culturales. Expe-
riencia de por lo menos 10 años como director, coordinador o asesor sénior de
proyectos de intervención social dirigidos a población en condición de vulne-
Dirección rabilidad. Por lo menos experiencia de dirección de un proyecto de sistemas
de información relacionados con víctimas.
Asistente de Dirección: Profesional en ciencias sociales, humanas, económicas,
artes o ingeniería industrial o de sistemas. Experiencia de por lo menos 1 año en
proyectos de intervención social dirigidos a población en condición de vulne-
rabilidad y manejo de bases de datos.
Personal asociado a las coordinaciones organizacional e informática del pro-
yecto:
Coordinador (a) Organizacional: Profesional en ciencias sociales, humanas,
económicas, administrativas o artes o postgrado en gerencia de proyectos so-
ciales o culturales. Experiencia de por lo menos 10 años en proyectos de inter-
vención social dirigidos a población en condición de vulnerabilidad. Por lo me-
nos experiencia en un proyecto de sistemas de información relacionados con
víctimas.
Coordinaciones:
Coordinador (a) Informática: Profesional en ingenierías de sistemas, industrial,
organizacional e
electricista o postgrado en ingeniería de sistemas. Experiencia de por lo menos
informática
10 años como coordinador de desarrollo de sistemas de información de pro-
yectos de intervención social dirigidos a población en condición de vulnerabili-
dad. Por lo menos experiencia en un proyecto de sistemas de información rela-
cionados con víctimas.
Asistente de Coordinación: Profesional en ciencias sociales, humanas, econó-
micas, artes o ingeniería industrial o de sistemas. Experiencia de por lo menos 1
año en proyectos de intervención social dirigidos a población en condición de
vulnerabilidad y manejo de bases de datos.
Asistente de Proyecto: Profesional, técnico o tecnólogo en Administración de
Asistencia de pro- Empresas. Experiencia de por lo menos 3 años en proyectos de intervención so-
yecto cial dirigidos a población en condición de vulnerabilidad y administración de
proyectos sociales o culturales.
Licenciamiento
Gestor Licenciamiento de un Sistema de Gestión Documental que cumpla con los re-
documental querimientos ya descritos, de código abierto y usuarios ilimitados.
Gestor de Licenciamiento de un Sistema de Gestión de Procesos que cumpla con los re-
procesos querimientos ya descritos, de código abierto y usuarios ilimitados.
Desarrollo informático
Costos de personal y gastos asociados al levantamiento de los procesos, pro-
cedimientos y protocolos en los distintos niveles en donde se identifiquen las
Levantamientos
necesidades específicas con base en los lineamientos aplicados al cuestiona-
de procesos
rio analizado. Validación de protocolos de forma integral y definición de orien-
taciones para implementación con apoyo informático.

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Costos de personal y gastos asociados al desarrollo de acciones de integra-
Integraciones de ción de información con base en los procesos, procedimientos y protocolos le-
información vantados, como medio previo al desarrollo informático de programación. Vali-
dación de información y toma de decisiones sobre el modelo de aplicación.
Costos de personal y gastos asociados a la programación informática del
Desarrollo del
desarrollo a medida sobre los gestores de procesos y de gestión documental
aplicativo
en función de los procesos levantados y los de integración establecidos.
Costos de personal y gastos asociados al desarrollo de procesos de ingeniería
Documentación
para la documentación de las actividades informáticas y producción de los
informática
textos correspondientes.
Infraestructura Informática
Costos de un año de alquiler de servidor dedicado de manera exclusiva al pro-
Hosting Servidor yecto. La fecha de inicio del servicio se define al inicio del proceso y su uso se
dedicado en la determinará en función del producto recibido, de forma que la Gobernación
nube determinará si el manejo sigue esta directriz (recomendado) o se procede a la
migración al servidor institucional.
Computadores de Compra de 100 equipos de cómputo y periféricos de acuerdo con la prioriza-
usuarios ción de municipios y entidades descrita.
Licenciamiento De acuerdo con lo sustentado anteriormente, pago de 100 licenciamientos del
Microsoft Office programa de ofimática a ser instalado en los equipos del renglón anterior.
Conectividad a Costo de un año de conexión a Internet para 25 puntos de acuerdo con la
Internet (1 año) priorización de municipios y entidades descrita.
Fortalecimiento de la Política Pública
Costos de formación, asesoría, traslados, hospedaje, impresos y logística aso-
ciados al desarrollo del Foro descrito anteriormente. Se estima un costo prome-
Foro
dio por participante, con desarrollo de una actividad centralizada en Valledu-
par.
Costos de formación, asesoría, impresos y logística asociados al desarrollo del
Seminario interno para el personal de la Gobernación del Cesar descrito ante-
Seminario
riormente. Se estima un costo promedio por participante, con desarrollo de
una actividad centralizada en Valledupar.
Edición, diagramación, ilustración e impresión de 1.000 ejemplares de un docu-
mento que divulga de manera focalizada lo correspondiente a los resultados y
Publicaciones usos de los productos organizacionales e informáticos del proyecto. Cartilla
con carátula en propalcote superior a 120 gr. 4x0 tintas plastificada mate; por
lo menos 40 páginas interiores en propalcote superior a 90 gr. 4x4 tintas.
Formación y capacitación
Costos de formación, asesoría, traslados, impresos y logística asociados a las
jornadas de capacitación descritas anteriormente, dirigidas a quienes realiza-
Capacitación
rán atenciones de forma directa a la población víctima. Se estima un costo
para personal
promedio por participante, con desarrollo de cuatro actividades distribuidas
con atención
en los cuatro puntos ya indicados: Valledupar, Bosconia, Curumaní y Agua-
chica
Costos de formación, asesoría, traslados, impresos y logística asociados a las
jornadas de capacitación descritas anteriormente, dirigidas a personal vincu-
Capacitación
lado con el tema; especialmente representantes de entidades que misional-
para personal de
mente son convocadas. Se estima un costo promedio por participante, con
apoyo
desarrollo de cuatro actividades distribuidas en los cuatro puntos ya indicados:
Valledupar, Bosconia, Curumaní y Aguachica.

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Logística
Costos de hospedaje y manutención destinados al personal que reside fuera
Gastos de viaje del Departamento del Cesar. Se estima un total de 400 Pax a ser distribuidos
entre el total de personas y del tiempo de permanencia.
Costos de traslado aéreo o terrestre destinados a cubrir los gastos del personal
Pasajes y
que reside fuera del Departamento del Cesar. Se estima un total de 24 Pax a
traslados
ser distribuidos entre el total de personas y del tiempo de permanencia.
Destinación de un valor mensual de $2.000.000 para cubrir el pago de llama-
das telefónicas (se estima algún tipo de plan colectivo para celulares), más
Papelería y
gastos de oficina destinados a labores de aplicación directa sobre las activi-
comunicaciones
dades del proyecto, no contempladas como rubros de las actividades de ca-
pacitación, el foro o el seminario.
Administración
Costos de Estimado del total de los gastos del proyecto sin IVA (más adelante se explica
administración la
Se contempla el total de los costos de los impuestos que la Gobernación del
Cesar aplica a un contrato sin exenciones. Sin embargo, dado el tipo de bene-
Impuestos y
ficiario final del proyecto, existen argumentos de peso para proponer la exen-
legalizaciones
ción de varios de ellos; asunto que debe discutirse oportunamente en función
del origen de los recursos.
Se contempla un impuesto de hasta el 16% adicional al subtotal de la suma es-
tipulada, en función del tipo de contrato que implicaría este desarrollo, la línea
presupuestal correspondiente en el Plan de Desarrollo y las acciones de pla-
IVA neación a que haya lugar. En virtud del tipo de población beneficiaria final de
estas acciones, se puede considerar la exención total del impuesto. Adicional-
mente, de acuerdo con la procedencia de los recursos que se describirá en
adelante, este monto puede ser reducido total o parcialmente.

Escenarios de financiación

La Consultoría considera tres escenarios:

Escenarios Descripción Consideraciones


Financiación pro- Al corresponder a un deber misional El proceso requiere de la gestión di-
pia del Departamento y contar con recta del Gobernador y de contem-
fuentes de financiación para inver- plar rubros como contrapartidas ca-
sión, se considera que optar por la paces de articular acciones, más
propuesta por regalías, más recursos sumar aportes de los municipios de
propios soluciona de forma ágil el forma que sea evidente la prioridad.
proyecto y sienta un precedente na- En función de la presentación y del
cional de alta importancia en el tipo de población beneficiaria, se
tema social, de gran valor en la pueden sumar rubros de destinación
agenda pública. común y lograr exenciones de im-
puestos.
Cofinanciación Propuesta de cofinanciación a la Uni- Existen acciones de tipo nacional
con la UARIV dad, con el fin de lograr recursos que que lidera el DPS y la misma Unidad
será de utilidad para el nivel nacional con las cuales se requeriría una arti-
dado que el ejercicio del Cesar es pi- culación, lo que llevaría demoras si
loto (con excepción de Antioquia- los cronogramas no coinciden, más

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Medellín, ningún otro departamento aún si el tema resulta vinculado a la
ha abordado el tema) Red Nacional de Información, pues
sus lineamientos no responden a los
contextos como el del Cesar.
Cofinanciación Gestión ante diversos entes con sede La cooperación internacional traza
con la Coopera- o no en Colombia, dado que el De- sus agendas con mucha anticipa-
ción Internacio- partamento del Cesar despierta altas ción y, si bien El Cesar hace parte de
nal sensibilidades por su condición y su sus planes, no necesariamente este
estado actual en relación con el tipo de acciones coincide con los
tema de las víctimas. Ello implicaría objetivos y metas trazados con ante-
acciones adicionales a la Consultoría rioridad. LA gestión para incluir el
contratada para avanzar en la ges- tema en una agenda tiene plazos y
tión, pues las agencias aportan en la resultados inciertos.
medida que ven sus condiciones y La gestión de recursos fuera del país
expectativas atendidas en el corto y resulta más efectiva, siempre y
largo plazo. cuando se haga el lobby adecuado,
para lo cual se requiere de una inver-
sión estratégicamente planeada y
acciones demostrativas como pilotos
de avance con financiación propia.
(Sobre el particular FDI cuenta con
asesoría experta)
Los recursos internacionales no gene-
ral IVA.

Como entidad gestora de recursos y aliada del Departamento, en función del escenario
más adecuado que la Gobernación elija de forma sustentada FDI puede lograr contrapar-
tidas totales o parciales, de acuerdo con un plan concertado para tal fin, que dé continui-
dad a lo entregado, a los años de trabajo en el Departamento y aporte misionalmente a
sus planes y proyectos.

La entidad

Como complemento de lo enunciado, se plantea una reflexión sobre el tipo de entidad


que debería estar a cargo del tema, en función de la lógica de la intervención.
La entidad a cargo del desarrollo del proyecto (o alianza bajo la figura de Consorcio, Unión
Temporal o la que el proceso contractual determine en su momento) debería contar con
la experiencia suficiente para abordar tan importante encargo. Se sugiere que cuente con
experiencia de por lo menos dos contratos ejecutados dentro de los últimos cinco años
gracias a los cuales se demuestre:
a. Experiencia local en el tema: demostrar la realización de caracterizaciones, líneas
de base o sistemas de monitoreo e información dirigidas a población víctima o en
general a población en condición de vulnerabilidad, preferiblemente de manera
específica en el Departamento del Cesar.
b. Experiencia técnica informática: haber desarrollado sistemas de información (Soft-
ware) orientados desde los Sistemas de Gestión de Procesos y específicamente diri-
gidos al beneficio final de la población víctima o en general a población en condi-
ción de vulnerabilidad. Si tal experiencia se ha desarrollado con entes territoriales

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del Departamento del Cesar brindaría elementos de conocimiento de la adminis-
tración pública local valorables.
Para efectos financieros, se recomienda que en el mismo lapso de tiempo la entidad (o la
alianza) demuestre la ejecución de por lo menos un contrato cuyo monto total haya supe-
rado el mayor de los montos a establecer como desembolsos parciales.

REFERENCIAS
A continuación se mencionan los principales documentos de referencia, sin que ello pre-
tenda ser una bibliografía exhaustiva, ni en contenidos, ni en su presentación formal:
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Guía de creación, insta-
lación y activación delos subcomités de sistemas de información territoriales.
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Guía técnica para el aná-
lisis y valoración de necesidades en sistemas de información.
 Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Defensoría del
Pueblo: Primer Informe de Seguimiento a la Ley 1448 de 2011 de Víctimas y Restitución
de Tierras 2012.
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Instructivo de Caracteri-
zación. Sin fecha – divulgado durante el primer trimestre de 2013.
 Ley de víctimas y restitución de tierras (Ley 1448 de 2011)
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Lineamientos Plan Ope-
rativo de Sistemas de Información.
 Municipio de Medellín: Modelo de Atención y Reparación Integral a las Víctimas del
Conflicto Armado.
 Red Nacional de información: http://rni.unidadvíctimas .gov.co/
 Ruta de Atención a Víctimas: http://www.unidadvíctimas .gov.co/index.php/en/co-
nozca-sus-derechos/ruta-atencion.
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Guía General Ruta de
Actuaciones y Modelo de Atención.
 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas: Modelo Reglamento In-
terno Centros Regionales.
 Stephen A. White, Derek Miers, BPMN Modeling and Reference Guide; Ed.: Future Strate-
gies Inc, 2008.
 John Jeston, Johan Neils, Business Process Management, Practical Guidlines to Success-
ful Implementations, Second Edition; Ed.:BH, 2008.
 Thomas Erl, SOA Design Patterns; Ed.: Prentice Hall, 2009.
 Thomas Erl, Web Service Contract Design & Versioning for SOA; Ed.: Prentice Hall, 2009.

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