¿QUÉ ES UNA CONSULTA Y CÓMO UTILIZARLA?

El verdadero poder de una base de datos relacional es la capacidad que tiene de

recuperar y analizar los datos rápidamente mediante la ejecución de una consulta.

¿Qué son las consultas?

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas
para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta
en Access, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente,
la información que deseas.
¿Cómo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para
encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples
tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para
encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el
carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta
bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno
de los registros de la tabla de datos.

Importante...
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la
estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la
configuración de datos para tus búsquedas.
Conozcamos la vista Diseño de consulta

Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará
las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en
forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.
Botón ejecutar consulta
Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los
resultados de tu búsqueda en una tabla.
Panel de relación de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas
ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre
de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de
todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la
primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en
la consulta. También podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma
como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.
Diseñar consultas simples de una única tabla

Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para realizar el diseño
de consultas. Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única
tabla.
Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu
taller, pero solo quieres enviar un correo con esta información a las personas que viven
en Houston, ya que son los que te visitan más seguido. Lo que quiere decir, que
necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.

Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una consulta
de una única tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla. Veamos qué debes
hacer para diseñar uno.
Pasos para crear una consulta simple de una única tabla

Paso 1:
Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de
opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:
Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas
de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego,
haz clic en el botón Agregar.
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de
objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic
sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan
en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la
promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos:
Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la

fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios
en más de un campo, los resultados de la consulta serán los
datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en
cuenta que a la hora de escribir los criterios, estos deben ir entre comillas como por
ejemplo "Houston"

Paso 5:
Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el
botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrarán en la vista Hoja de datos, que es parecida a
una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se
encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic
en el botón Aceptar.
Diseñar consultas en múltiples tablas

Las consultas pueden ser difíciles de entender y construir, si no tienes idea de lo que
estás tratando de encontrar y cómo encontrarlo. Una consulta de una sola tabla puede
ser muy simple, pero a medida que pasa el tiempo podrás construir consultas más
complejas por lo que tendrás que planificar esta con anticipación.

¿Cómo planear una consulta?

Cuando vas a planificar una consulta que utiliza más de una tabla, debes realizar los
cuatro pasos que verás a continuación:

1. Establecer claramente lo que deseas saber. Si pudieras pedir una pregunta a tu

base de datos ¿cuál sería? La creación de una consulta es más complicado que
hacer una pregunta simple, debes saber exactamente que deseas preguntar para
construir una consulta útil.

2. Identifica los campos que contienen la información que deseas que aparezca en
los resultados de la consulta.

3. Localiza los campos de información que deseas incluir en la consulta, es decir,

busca qué tabla se encuentra cada uno de esos campos.

4. Determina lo criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para

ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. ¿Qué campos vas a
necesitar para buscar la información específica?¿Qué información buscas?¿Cómo
vas a buscarla?

En un inicio el proceso puede parecer algo abstracto, pero a media que avanzamos en
la planificación de consultas de varias tablas, puedes comenzar a entender como
planificarlas para que su diseño sea más fácil.
Crear consultas en múltiples tablas

Me parece excelente planificar la consulta antes de realizarla. Así, ahorramos más

tiempo. Ahora cuéntame ¿qué debo hacer para crear consultas en múltiples tablas?

Después de planear la consulta, podemos empezar a diseñarla y ejecutarla. Si has

creado una planeación escrita para ésta, asegúrate de dirigirte a ella a medida que
vayas diseñando la búsqueda.
Pasos para crear una consulta en múltiples tablas
Paso 1:
Selecciona la pestaña Crear y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2:
Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí selecciona las tablas que van a hacer
parte de la consulta. Luego, haz clic en el botón Agregar.
Paso 3:
Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de
objeto, unidos por una línea de combinación. Haz doble clic en la sección media de
esta línea para que puedas configurar la dirección en la que va la relación de las tablas,
es decir, de derecha a izquierda o viceversa.

Paso 4:
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, selecciona la
dirección en la que irá la línea de unión de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opción
2 para que la unión quede de izquierda a derecha, es decir, que todos los clientes que
cumplieron con los criterios de ubicación, se incluirían en los resultados. Si haces clic
en la opción 3 la unión queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opción
vamos a trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.
Paso 5:
En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que
aparezcan en los resultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 6:
Establece los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerda que los debes
escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7:
Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haz clic en el
botón Ejecutarubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.
Paso 8:
Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla.
Si deseas guardar la consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en
la barra de herramientas de acceso rápido, ponle un nombre y haz clic en el
botón Aceptar.

¿Cómo modificar una consulta?

Access 2010 ofrece muchas opciones que permiten diseñar y ejecutar consultas para
que puedas acceder a la información que estás buscando. Si sabes cómo usar las
opciones de consulta, podrás diseñar cualquier tipo de búsqueda en tu base de datos.

Además de permitirte modificar los criterios de búsqueda después de haber construido

una consulta, también puedes optar por ordenar u ocultar campos en tus resultados.
Pasos para modificar una consulta
Cuando abres una consulta que ya existe en Access, la verás en la vista Hoja de datos,
es decir, podrás ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas
modificar la consulta, debes abrir la vista Diseño, la misma que usaste al momento de
crearla. Hay dos formas de acceder a esta vista. Veamos:

Forma 1: Desde la ficha Inicio

Selecciona la ficha Inicio de la cinta de opciones y haz clic en el comando Ver. Verás
que se abrirá una lista desplegable donde tendrás que seleccionar la opción Vista
Diseño.
Forma 2: Ícono vista Diseño
En la esquina inferior derecha de la ventana de Access, busca los pequeños íconos de
vista. Allí, haz clic en el íconovista Diseño que es el que se encuentra ubicado más hacia
la esquina derecha.

Una vez te encuentres en la vista Diseño, haz los cambios que desees en los criterios de
consulta. Luego, selecciona el comando Ejecutar para que puedas ver los resultados
actualizados.

Podrás notar que Access ofrece otras vistas de consulta como Vista tabla dinámica o
Vista SQL. Estas opciones las puedes ignorar, ya que son muy avanzadas y no tendrás
necesidad de usarlas.

Clasificación de consultas
Mientras estás diseñando una consulta, Access te permite clasificarlas de diferentes
formas, es decir, podrás ver tus consultas en el orden que las configures.
Para clasificar una consulta es necesario que más de uno de los campos esté
organizado, a este tipo de clasificación se le conoce como multinivel. Una consulta con
varios niveles te permite organizar mejor los datos adicionales. Por ejemplo, si tienes
una tabla con los datos de tus clientes y sus direcciones, puedes configurarla para que
los registros queden ordenados por ciudad y las personas por el apellido.

Cuando se incluye más de una clasificación de consulta, Access ordena los datos de los
campos de izquierda a derecha. Por ejemplo, hiciste la clasificación por ciudad y fecha
de última visita y el primer campo, ciudad, se encuentra más cerca del lado izquierdo
que la fecha, el orden de los datos en los resultados aparecerá con las ciudades
ordenadas alfabéticamente y las fechas ordenadas de menor a mayor, pero teniendo
en cuenta el primer orden que se dio.
Pasos para aplicar el Orden multinivel en las consultas
Paso 1:
Abre una consulta. Luego, haz clic en el botón Ver y selecciona la opción Vista diseño.

Paso 2:
Busca el campo que deseas ordenar primero. En la fila Ordenar, haz clic en la flecha
desplegable que se encuentra debajo de cada campo y
selecciona Ascendente o Descendente.

Paso 3:
Repite el procedimiento en el resto de los campos para agregar clasificaciones
adicionales. Recuerda que estas se aplican de izquierda a derecha. Así que, las
clasificaciones adicionales, deben quedar a la derecha de la clasificación principal.

Paso 4:
Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que los resultados de la búsqueda
aparecerán en el orden deseado.

Ocultar campos de consulta

Las consultas me parece muy útiles para conocer o predecir las necesidades que tienen
los clientes. Lo cual me parece excelente porque así podré acercarme más a ellos.
Ahora me gustaría saber algo: ¿hay una forma de que, en los resultados, no aparezcan
todos los campos de búsqueda?

Es posible que haya campos que necesites para poner los criterios de búsqueda, pero
estos realmente no necesitas verlos en la tabla de resultados finales. Por ejemplo, en
nuestra búsqueda tu necesitabas filtrar los clientes que te visitaron en diciembre, pero
la fecha no es el dato que realmente necesitas, solo quieres saber los datos del
contacto para hacerle llegar la información. Con Access, puedes ocultar los campos que
no necesitas ver en los resultados.
Pasos para ocultar un campo de consulta

Paso 1:
Abre una de las consultas, haz clic en el botón Ver y selecciona la vista diseño.

Paso 2:
Busca el campo que deseas ocultar y haz clic en la casilla de verificación que se
encuentra e la fila Mostrar.
Paso 3:
Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Verás que en la tabla de resultados el
campo no se verá.

Para volver a mostrar un campo oculto, solo tienes que abrir la vista diseño de una
consulta y hacer clic en la casilla de verificación ubicado en la fila Mostrar.