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CONTENIDO
INTRODUCCION
"MS Project, es un programa que diseña, analiza y administra todo tipo de proyecto, sin importar
su tamaño y/o especialización".
Este curso permitirá al alumno introducirse al uso del "Ms Project'', utilizando una excelente
herramienta, que entre sus principales características pueden mencionarse:
Se puede definir un Proyecto como un conjunto de actividades que buscan conseguir un objetivo
y que esta sujeto a restricciones en cuanto se tienen que realizar en un período de tiempo
determinado, utilizando recursos y un presupuesto específico.
Propósito
Objetivos
Resultados Esperados
Recursos necesarios
Beneficiarios
Realizar el diseño del Plan del Proyecto, requiere de los siguientes pasos:
Son gráficos de barras que muestran actividades en una escala de tiempo. Se usan en la
planeación de proyectos medianos, es también una herramienta para análisis de proyecto y
preparación de gráficos en presentaciones o reportes.
En este método, las actividades se definen con una duración precisa y las relaciones entre las
mismas definen la posición exacta de cada tarea en el tiempo. La secuencia de las
actividades críticas se conoce como la ruta crítica del proyecto.
La ruta crítica de un proyecto lo componen las tareas que causan que la fecha de terminación
de un proyecto sea extendida si existe un retraso. La palabra crítica no implica la importancia
de la tarea; una tarea es crítica si debe ocurrir tal y como se programó para que el proyecto
termine a tiempo.
Habiéndose definido metas y estrategia, se está listo para definir el plan del proyecto, que como
hemos detallado antes requiere una serie de pasos que nos ayudarán a prepararlo.
• Definir la disponibilidad de las tareas en cuanto a sus prioridades, es decir que tareas tienen
posibilidades de ser desplazadas en el tiempo ocasionando menores problemas.
• Preparar un listado de todos los recursos necesarios, tomando en considerar que los
recursos van a ser asignados de manera individual a las tareas, se debe determinar por
tanto, la disponibilidad de cada recurso y el tiempo que puede dedicar a su proyecto.
• Es necesario verificar que se ha asignado la persona o equipo más apropiado para cada
actividad, y el número suficiente para cumplirla en el tiempo que se desea; además que se
cuenta efectivamente con el dinero necesario en el momento adecuado.
• Preparar, con respecto a los recursos, los costos de cada uno, por unidad de medida en el
tiempo que estemos utilizando; definir los costos que tendrán que ver con su utilización.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 7
Para iniciar el Ms Project debemos estar en Microsoft Windows, y debemos buscar el ícono de Ms
Project en algunos de los grupos de programas. Haga doble clic al ícono de Ms Project y se
introducirá al programa.
Hecho lo anterior, observará que se introduce a una pantalla que denominaremos la Pantalla
principal.
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También conviene activar la barra de vistas, la cual facilita el cambio de una vista a otra. Para
activar dicha barra hacer lo siguiente:
Como cualquier aplicación de Microsoft Windows, las ventanas de Ms Project tienen los elementos
comunes para todas las ventanas como son:
• Barra de menús y Menú de Control
• Botón de maximizar/restaurar y Cerrar
• Botón de minimizar
• Barra de título
• Barra de vistas
Fichas
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Comandos
Grupos
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Tabla de
Barra de Entrada Área del Diagrama de
Vistas Gantt
• •
• La ficha de Tareas le da acceso a los comandos asociados con tareas, además de los
comandos que están constantemente en la primera ficha en otras aplicaciones de
Office. Usted puede pensar en la ficha Tarea, como la ficha Inicio de Project.
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• La ficha Recursos es donde usted puede acceder a los comandos asociados a los
recursos.
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• La ficha Vista, es donde puede cambiar la vista en que se encuentre, editar qué datos
ve y cómo se organizan, así como configurar vistas combinadas.
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• Además, cada vista tiene su propia ficha contextual, Formato, que contiene comandos
utilizados para dar formato al contenido de las vistas. Por ejemplo, la ficha contextual
Diagrama de Gantt contiene comandos relacionados con estilos de barra, además de
comandos de formato de vista más genéricos, tales como estilos de texto y
configuración de columnas; mientras que la ficha contextual Uso de tareas, contiene
los comandos para la edición de los detalles mostrados en la vista.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 10
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• Por último, hemos remodelado los menús del botón derecho y agregamos mini barras
de herramientas. Las "Mini barras de herramientas" son lo que su nombre indica y se
muestran al hacer clic derecho en cualquier elemento. En la siguiente imagen se
muestran tanto los menús de clic derecho como las mini barras de herramientas para
tareas y recursos.
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i Cortar celda
� �opiar celda
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Pegago e<peci•I ..
� Despl�arse a tarea
Jnsertar tarea
Eliminar tarea
� Información...
LJ t:{otas de tareas...
� -,¡ egar a c,Cdlo de tle!l1Q.O
� .t!ipervínculo ...
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1
1
11.2.2. Barra de Acceso Rápido
En este espacio se escriben y/o reflejan los elementos del texto que entran a los diferentes campos
de las tablas de datos de Microsoft Project. Se activa colocando el puntero sobre el área blanca e
introduzca el dato.
En la parte inferior de la ventana de la aplicación está la nueva barra de estado. El lado derecho
de la barra de estado incluye convenientemente, controles para ajustar rápidamente el nivel de
zoom de la escala temporal y cambiar vistas.
Finalmente para salir de Ms Project y regresar a Windows, llevar el puntero al comando Archivo y
dar un clic, luego colocarlo en el comando Salir y dar otro clic.
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2
CAPITULO 111: CREACION DE UN PROYECTO
Al introducirse a Ms Project automáticamente se crea un proyecto nuevo y está listo para iniciar el
proceso de introducción de la información.
Si ya está trabajando en Ms Project, y desea abrir un archivo nuevo, puede utilizar la opción
Archivo - Nuevo. No es necesario cerrar la anterior ventana, Ms Project puede mantener muchas
ventanas abiertas.
Hemos definido inicialmente estos elementos, por tanto iniciaremos el proceso directamente:
Fecha de �omienzo: 1 vie 22/06112 09:00 a.m. iJ Fecha de hqy: 1 vie 22/06/12 09:00 a.m.
3
F!l_cha de fin: j, e 22/06/ L oq: JO e.m. 3 techa de estado: 1 NOO 3
ptogramar a partir de: 1 Fecha de comienzo del proyecto .:.] C2lendario: j Estándar .:.]
• Los tres primeros elementos, "Fecha de comienzo", "Fecha de fin" y "Programar a partir
de", están relacionados entre sí, tal como se explica a continuación:
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3
si se ha decidido "Programar a partir de" la fecha de comienzo del
proyecto, entonces el campo de Fecha de comienzo le permitirá introducir
la fecha de comienzo del proyecto.
Fecha de estado MS-Project utiliza la fecha de estado para realizar cálculos del valor
acumulado, identificar el trabajo completado hasta la fecha; se
refiere específicamente a la fecha en que se haya efectuado la
última actualización de actividades en el Proyecto.
• Al terminar el trabajo en esta área puede escogerse entre los siguientes botones:
Aceptar la información introducida se toma como verdadera y se graba
dentro de los archivos del proyecto.
Cancelar sale del cuadro de diálogo sin tener en cuenta los cambios
ejecutados.
• Existe además una posibilidad adicional para guardar información básica del proyecto, en
la opción Archivo - Información - Información del proyecto - Propiedades
Avanzadas, donde aparece un cuadro de diálogo compuesto por cinco fichas con
información general del proyecto.
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Asunto:
Administrador:
Categoría:
Palabras clave:
Comentarios:
Base del
hipervínculo:
Plantlla:
Ficha Resumen Recibe datos de información básica que luego puede utilizarse en
agrupaciones, clasificaciones o búsquedas. Los datos posibles son
Título, Asunto, Autor, Administrador, Organización, Categoría, Palabras
claves, Comentario. El profesor indicará los datos a introducir.
Ficha Estadística Ofrece información general del archivo de proyecto, fecha de creación,
modificación, etc. No es posible editar y/o introducir información.
Personalizar Recibe datos para personalizar el proyecto, tales como Nombre, Tipo y
Valor.
• Existen también un conjunto de definiciones acerca del comportamiento general del
programa durante su uso; se maneja por medio de un conjunto de fichas, en cada una de
las cuales se define un grupo de preferencias afines, se introduce a través de Archivo -
Opciones. No todas las preferencias deben especificarse para cada proyecto, hay algunas
que permiten ganar tiempo y otras que son definitivamente indispensables, para esta fase
introductoria asumiremos las opciones predeterminadas del programa; por tanto no
entraremos a esta opción, pero detallaremos las más importantes para nuestros efectos,
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con el fin de cambiar "preferencias" en esta opción se seguirán las instrucciones del
Profesor.
General
En esta ventana cambiar el formato de fecha para que presente el día, la fecha corta y
la hora (Ejemplo: mie 28/01/09 12:33 p.m.). También, cambiar el texto de la casilla
Nombre de Usuario, introduciendo el suyo.
Mostrar
Programación
Avanzado
En esta ventana asegúrese marcar (hacer clic) al botón que corresponde a Tarea de
resumen del Proyecto.
La definición de estas "preferencias" es muy importante pues con ellas se realizan los
cálculos de costos y los procesos de asignación de recursos, afectando los resultados
finales con respecto a los costos.
La definición del calendario es sumamente importante, porque determina los tiempos reales en que
se va a ejecutar el proyecto, y por supuesto los costos relativos a las actividades.
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enero 2010
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2
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• 08 ooa.m. a 12:00 p.m.
• Ot:OOp m. 107:00p m,
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Basado en:
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Semana laboral p-edeter,r..nad.a del
24 27 calendario 'Copla de Estárdar'.
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• Dejar marcado a donde dice Hacer una copia del Estándar y clic a Aceptar.
• Clic a la ficha Semanas Laborables
• Clic al botón Detalle
• Seleccionar de Lunes a Viernes
• Clic al botón Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos
• En el Desde y el Hasta introducir por ejemplo:
Desde Hasta
08:00 a.m. 12:00 p.m.
01:00 p.m. 05:00 p.m.
Ortalfpc¡ de '[Predetermmedo]' �X
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Aceptar [ Cancela, j
Un Proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los bloques que
constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con
una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el
seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.
Después que se ha definido el calendario, se inicia el procedimiento de introducir las tareas y/o
actividades.
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1
8
6 Nombre de tarea Duracíón
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En la pantalla inicial de forma directa se pueden introducir las Tareas que previamente se han
definido (en el trabajo de escritorio), existen además varias formas para introducir los datos de
tareas, sin embargo la más directa y práctica es desde la pantalla inicial:
• El cursor se coloca mediante el Mouse o las flechas del teclado en la primera fila de la
columna Nombre de Tarea y se escribe el nombre,
• Se presiona la tecla Tab para pasar el cursor al campo Duración ( o se coloca el cursor en
el campo Duración mediante el mouse ), y se escribe la duración de la tarea seguido de la
letra que indica las unidades en que se esta trabajando ( m-minutos, h=horas, d=días,
s-semanas )
• En caso que no se introduzca la letra que indica las unidades, automáticamente se definirá
de acuerdo a la unidad predeterminada que se ha escogido en la ficha de preferencias de
calendario.
En la pantalla del Diagrama de Gantt, se podrá ver en la mitad izquierda las columnas de Nombre
de la Tarea y Duración, si mueve con el Mouse la flecha inferior derecha podrá observar que
aparecen además otras columnas que se van llenando automáticamente en la medida en que se
introducen los datos de Nombre de la Tarea y Duración, estas columnas son:
Comienzo Fin Fecha de inicio de la Tarea
Predecesoras Fecha de fin de la Tarea
Tareas que se realizan con anterioridad
La última columna se llena automáticamente hasta que se introducen los datos de recursos:
Esta serie de columnas que se ven desde la pantalla inicial del Diagrama de Gantt, es lo que se
denomina Hoja de Tareas, y se puede visualizar de forma completa desde el botón Hoja de
Tareas ubicado en la Barra Vistas.
Esta hoja es similar a una hoja electrónica de Excel, sin embargo se recomienda introducir los
datos desde esta hoja, cuando se conoce más a fondo el programa. Por ahora se introducirán los
datos desde la pantalla inicial del Diagrama de Gantt, siguiendo las instrucciones del Profesor.
Estas fichas además de poder introducir datos referentes a las tareas, se actualizan
automáticamente en la medida que se introducen datos desde otras opciones y permite en todo
momento tener la información total de cada tarea y de actualizarlas. Por ahora nos limitaremos a
introducir datos de cada tarea desde la Pantalla inicial del Diagrama de Gantt, y usaremos la
opción de Información de la Tarea, para tener como referencia la información completa de cada
Tarea, y en opciones que veremos posteriormente.
Hasta ahora, se han definido las tareas y los tiempos de duración de cada una de ellas, pero
debemos planear en el tiempo el orden en que las tareas deben completarse. Como se podrá
observar en el Diagrama de Gantt, todas las tareas automáticamente comienzan en la fecha de
inicio del proyecto; por tanto debemos ahora organizarlas en el tiempo.
A menos que específicamente desee fijarse una actividad en el tiempo, se recomienda no definir
"fechas de inicio o final para las actividades", ya que el programa no desplazará jamás una tarea
que tenga fecha; por tanto lo recomendable es definir relaciones de dependencias entre las tareas,
lo que hace más controlable el proyecto.
Para crear este tipo de relación, el cursor se coloca sobre la actividad "predecesora", se presiona
la tecla Ctrl y se lleva el puntero, con el mouse, sobre la actividad sucesora, por último se hace clic
sobre la herramienta de Vincular tareas <s:.> en la barra principal de herramientas.
Se seguirán las instrucciones del Profesor. para vincular las tareas del ejercicio que se está
realizando.
Hasta ahora vinculamos las tareas, relacionadas y automáticamente las tareas quedan
relacionadas con el tipo FC, finaliza la "predecesora" e inicia la "sucesora".
Sin embargo no todas las tareas requieren ser de este tipo, en algunos casos tendremos lo
siguiente:
• Tareas que hemos vinculado pero que deberán iniciar al mismo tiempo.
• Tareas que hemos vinculado pero que deberán terminar al mismo tiempo.
• Tareas que hemos vinculado pero que no iniciarán inmediatamente después de la
"predecesora".
Para acceder a este tipo especial de dependencia, se hará doble clic sobre la flecha que
representa la relación que quiere modificarse dentro del Diagrama de Gantt, y se obtendrá el
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cuadro de diálogo de Dependencia entre Tareas, donde siguiendo las instrucciones del Profesor
con el ejemplo que estamos trabajando, escogeremos el tipo de dependencia y en el campo de
"posposición" estableceremos en unidades de tiempo iguales a las usadas para la duración de la
actividad, el tiempo que se define entre una actividad "predecesora" y una actividad "sucesora"; la
unidad de tiempo en el campo de "posposición" puede ser también en porcentaje de la actividad
"predecesora".
Este tipo de dependencias se pueden establecer también mediante el uso del formulario
"Información de la tarea" en la ficha "Predecesora" el procedimiento es muy similar, o también
en la "Hoja de Tareas" sin embargo hasta no conocer más a fondo el programa, se recomienda
usar el formulario "Dependencia entre tareas" o "Información de la tarea".
Basta con llevar el Mouse hasta la actividad deseada (desde cualquiera de las hojas de
presentación del Proyecto, Información acerca de la Tarea, Hojas de Tareas, etc.), o presionar la
tecla FS, en este caso aparecerá una ventana que le dará la opción de buscar la actividad deseada
a través del identificador, donde introducirá el número de la fila donde está ubicada la actividad
que desea, y/o la Fecha del proyecto en la que desea ubicarse en la actividad respectiva. Una vez
localizada, puede ejecutar los cambios que sean necesarios.
Si es necesario por presentación o relación, cambiar una actividad de posición, se usa el mismo
procedimiento de otros programas de ambiente Windows:
Se procede de la misma forma que otros programas del ambiente Windows, se marca la actividad
a eliminar, y luego se usan las herramientas de edición:
Una vez configurada la programación inicial y después de realizar las comprobaciones necesarias,
o simplemente corregir errores, incoherencias u otros problemas, probablemente encontrará que
necesita introducir nuevas tareas entre las ya incluidas; para esto es suficiente hacer lo siguiente:
Una vez definido las actividades que llamaremos subordinadas y promovidas entonces con las
instrucciones del Profesor procederemos a lo siguiente:
a. Botones de esquema
También, en la ficha Vista, botón esquema se presentan opciones para mostrar u ocultar las
subtareas o los diferentes niveles de esquema.
El resultado de este manejo de actividades se traduce en una nueva visualización del proyecto en
el Diagrama de Gantt. Las actividades superiores o promovidas agrupan a las subordinadas y tiene
una presentación diferente.
Esta presentación diferente puede ser también diseñada por el usuario, dando un clic sobre la
barra de señalización de la duración de la actividad en el Diagrama de Gantt, y aparecerá una
ventana de opciones para diseñar la barra de señalización, (tamaño, color, etc.); este diseño puede
ayudar a visualizar mejor la organización de las actividades y su planeación en el tiempo.
b. Números de Esquema
Siempre y cuando los Códigos EDT, no se hallen personalizado, es decir tengan la información
predeterminada del Número de esquema, este campo se actualizará con respecto al Número de
Esquema cada vez que se cambie la ubicación de cualquier tarea.
En el momento que el campo de Códigos EDT tenga información personalizada los códigos no se
actualizarán automáticamente al agregar, mover, eliminar o reorganizar tareas, y se deberán
ajustar manualmente.
d. Ordenar tareas
Se puede ordenar las tareas en función de criterios diferentes a la forma en que fue diseñado
originalmente al introducir los datos, puede ordenarse de acuerdo al código personalizado EDT, o
de acuerdo a la fecha de inicio de tareas, etc.
• En el Diagrama de Gantt, utilizar la ficha Vista, y hacer clic al botón Ordenar y elija la
opción de orden que desee.
� ! Ordenar • 1Z [Sin malt:
por fecha de comrengo
por prlorldag
por 5:osto
por jdtntifitador
Al"' O rdenar por...
_
Con las instrucciones del Profesor, se procederá a realizar diferentes formas de ordenamiento de
tareas.
Las Tareas en relación a los recursos se pueden clasificar en tres tipos, Unidades Fijas, Trabajo
Fijo y Duración Fija, cuando se trabaje la introducción de Recursos, se especificará cada uno de
los tipos de tareas, por ahora utilizaremos la opción Duración Fija.
Si la tarea no se repite a intervalos regulares, se especifica como se haría con cualquier otra tarea
cada vez que ocurre. Si se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva,
por ejemplo supervisiones, reuniones, etc.
Se puede especificar la duración para cada vez que se realice, cuándo se realizará y cuántas
veces o durante cuanto tiempo se repetirá.
La Tarea Repetitiva, funciona como una Tarea de Resumen, es decir se sub-divide en tareas con
las mismas características y con una periodicidad determinada.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 24
24
Nomºre de tarea:
Dyredén: l íd
Patrón de repetición-----------------------
r D[ario
ío' 2emanal
Repetir cada '1 ::J semanas el:
La Sub-Actividad 3.2. que es una Tarea Repetitiva en nuestro ejemplo, aparecerá con una
duración de 11 días, ya que funciona como una Tarea de Resumen donde la cantidad de
repeticiones de esta tarea es de 3 veces en todo el Proyecto, el Proyecto abarca un período de 4
semanas y la última semana no incluye el día Viernes (día en el que debe darse la tarea
repetitiva), por tanto calcula la duración global de la Tarea de la siguiente forma:
Por tanto el total la duración de la Tarea Repetitiva, es de 11 días, aún cuando en la realidad se
desarrolla en tres días hábiles que corresponde a la cantidad de repeticiones estipuladas.
Se muestra un indicador O para identificar las tareas repetitivas.
Notas:
Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de
Gantt hasta que entre en contacto con la otra parte.
Delimitar tarea-------------------------------
Fec!:!a límite: 3
IiPo de restricción: I Lo antes posible .:.J Eecha de restricción: 1 NOD 3
Tipo de restricción ofrece opciones para el tipo de delimitación que podrá aplicar cuando
programe una tarea, es decir cuando debe iniciar o finalizar la tarea en referencia. (Debe
comenzar el, Debe finalizar el, etc.). Las opciones son:
Todas las Hojas de Información de Tareas, se encuentran en la ficha Vista y en cualquiera de los
botones del grupo Vistas de Tareas, existe la opción Más Vistas, independientemente de su
visualización de forma directa en la Barra de Vistas o en la ficha Tareas con el botón Ver.
La Vista Hoja de Tareas, muestra información acerca de cada tarea (como la duración de la tarea,
las fechas de comienzo y de fin, y el costo) en un formato similar al de las hojas de cálculo. Se
encuentra seccionada por grupos de información de tal manera que en la ficha Vistas, botón
Tablas, aparece una lista de opciones que reflejan grupos de información homogénea.
En dependencia del tipo de Tabla especificado, la Hoja de Tareas reflejará la información que
corresponde.
Todas las Tablas a las que hacemos referencia, se encuentran en la ficha Vista, opción Tablas,
Más Tablas, independientemente de su visualización de forma directa en la ficha Vista-Tablas.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 27
27
Para introducir los datos sobre recursos, se usará la Hoja de Recursos, que se obtiene desde la
ficha Vista grupo Vistas de recursos, botón Hoja de recursos o bien directamente en el botón
Hoja de recursos de la Barra de Vistas. La visualización de la pantalla es similar a la de una hoja
o
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tbmfe del reo.no ,.,.
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TasehOr.s :os.nAJso
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de excel:
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Para ingresar datos, se coloca el cursor en el campo deseado y se inicia la fase de introducción de
datos, de acuerdo a las columnas siguientes:
Nombre del Recurso Capacidad máxima
Tipo
Etiqueta de Material
Iniciales
Grupo
Se aceptan
Microsoft Project todos los Desarrollo Gerencial de la Construcción 28
caracteres del teclado y todos 28
se tienen en cuenta para
distinguir un recurso de otro.
Es el número máximo de
unidades disponibles del
recurso.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 29
29
Tasa horas extras Es el costo del recurso por unidad de tiempo en tiempo
extra.
Costo/uso Costo por uso del recurso para aquellos que se pagan cada
vez que se usan.
En esta fase se seguirán las indicaciones del profesor para introducir los datos.
Aparecerá una ventana con un formulario que contiene los mismos datos que están en la Hoja de
Recursos, por Recurso; desde esta ventana puede introducir también todos los datos por cada
Recurso necesario.
foonación del reasso �
I
General Costos I Notas I C- pers. l
Nombre del recurso: 1 Jefe de Proyecto üw:iales: I Jef
Correo electrónico: Grupo: IPER
r �eneric r Presupuesto
.:] r Ir t,
DlspanlblNdod de recursos
Comblorcolendorlo loborol. .. J
NOD
Dl5º°nible desde j
.N...O....D.......................................
····································-·-·-l------;>-------<
..:::J
Ayuda Oetales... J J Aceptar Cancelar
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 29
29
En la Hoja de Recursos, se han introducido los recursos, pero también es posible utilizar el botón
de Información de Recursos, con la pantalla de Información de Recursos que contiene las
siguientes fichas:
General Datos generales del Recurso, campos de la Hoja de Recursos.
Costos Ofrece opciones sobre qué Tabla de tasas de costo hay que
utilizar para el recurso en una asignación. Puede utilizar hasta
un máximo de cinco tablas de tasas de costo diferentes por
recurso.
Se han definido todos los recursos necesarios para el Proyecto, se procederá ahora a asignarlos a
cada actividad.
Para asignar los recursos se colocará en el campo de la primera actividad en la cual vamos a
trabajar y se puede proceder de dos formas:
• Dando doble clic sobre el campo donde aparecerá la ventana de Información de la Tarea
en la carpeta de Recursos o
• Presionando la herramienta Asignar recursos
En nuestro caso utilizaremos la herramienta de Asignar Recursos � y aparecerá entonces una
pantalla como la siguiente:
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 30
30
Asi171a- recissos
Técnicos AgrOOornos ...-... -.!,-. ,-. ,-. ,-. ,-,¡_,,,_,,_,,,_,,,_..,]..._,,,_,,,_,,,_,,,_,,,_..,_..,_,,,_,,,_, !!aeemplazar ...
···-···-···-···-···-····-···-···-····-···-···-·'·-···-····-···-···-·!-···-····-···-···-···i···-····-···-..··-···-···-····-···-···-···-·
�ráfico
! t 1
,,_,,,_,,,_,,,_,,,_,,_,,_,,_,,_,,,_..,_.¡._..,_,,_,,,_,,_._,,,_,,_,,,_,,,_ �..,-.._,,,_,,_,,_,,,_,,_,,,_,,,_,,_,
Cerrar
En esta ventana podrán introducirse todos los recursos por actividad (se llenará una ventana por
actividad); se seguirán las instrucciones del Profesor para introducir los datos.
Microsoft Project no asigna tiempo extra a los recursos. Si uno de ellos debe trabajar más allá de
su disponibilidad, el programa lo marca como "sobre asignado", pero mantiene la distribución. Para
introducir horas extras se utiliza la vista Formulario de Tareas, luego se selecciona la tarea que
�-:
tiene recursos sobreasignados y en la fila del recurso, columna Trab h extra se introduce la
cantidad de horas extras. La ventana del formulario es la siguiente:
Se han definido los recursos y se han asignado, sin embargo hay algunos recursos de nuestro
ejemplo que no iniciarán a trabajar desde el inicio de la actividad y otros que no trabajarán hasta el
final de la misma; por tanto se hace necesario realizar estos reajustes.
Debe trabajarse en el formulario de recursos que se encuentra en la ficha Vista en el grupo Vistas
de recursos el botón Formulario de recursos, luego en la ficha Formato seleccionar el Detalle
Programación, donde aparecerá una pantalla con los datos completos del Recurso, en la columna
de Retraso se escribe la cantidad y unidad de tiempo necesarias, y en las otras columnas se
actualiza el tiempo que se va a necesitar del Recurso en referencia.
I
rio,rb<e: Jefe de Proyecto Inici�s: � �apac. máx.: �::J ArteLor
11 �e
CO<tos Cal.º"'º' I CalendiWiO LV-9h .:]
1osu,un<1ar: lcpoo.oo¡h Por yso: le$ o.oo !,!Upo: PER
Tasa h. e�tra I C$ 600. 00/h &a.mular: IProrreteo .:] Cdg!go:
Proyecto
Faset
Id
3
Nombre de to,ee
Selecd6n de Pefsonal Jªh
Trobajo itr ese par I edls
Od
Retroso :om1enzoprog,omodt�091amodo
Od ¡oi/08/04 08:00 a.m. 03/08/01 06:00 p.m.
j
Foso! 4 Contratodón de p.,.,onal 27h Od Od 01/08/04 08:00 o.m. 06/08/01 06:00 p.m.
Foso! 14 ,a.bcwacl6n MMco de Relerenc:lo del Pl,36h Od, Od ,09/08/04 08:00 a.m.. 12/08/01 06:00 p.m.
Fose! 16 !Reurione, de Evaluación y Se9uirrienb¡9h Ocil Od 106108/04 08:00 a.m. !06/08/01 06:00 p.m.
Fase! 17 !Reuniones de Evaluación y Seguimienb19h Odi Od ¡13/08/04 08:00 a.m. ¡13/08/04 06:00 p.m.
Fose! 18 !Reurione, de Evoluaclón y Segulrrienb!9h OdÍ Od !20/08/04 08:00 o.m. !20/08/01 06:00 p.m.
fa,el 19 ¡ Revi<ión y Elaboración del Plan Global ¡ 72h Odi Odll6/08/04 08:00 a.m. ¡26/08/0106:00p.m.
!
Para reajustar los datos en nuestro Ejemplo seguiremos las instrucciones del Profesor.
De acuerdo al ejemplo que se está siguiendo, cuando se necesita información sobre los recursos
de una actividad, se puede recurrir a:
pero también se puede producir información acerca de los recursos, en gráficos en la pantalla.
Esto permite un análisis visual de las asignaciones de recursos, observando las asignaciones de
recursos en unidades versus tiempo del Proyecto. Está es la gráfica principal de Recursos, sin
embargo la ficha Formato - Gráfico ofrece otras variaciones de está misma gráfica.
La ventana de la derecha muestra en un histograma, el nivel de asignación del recurso para cada
período de tiempo según la escala que se encuentra en la parte superior de la ventana, y la barra
de deslizamiento de esta sección permite visualizar la distribución del recurso durante toda la vida
del proyecto.
,.s.------
1.8 --·-·--·-·..-·- _ _ _ .
1 4 -----·-·----·-·-·-· .
----
Jefe de Proyecto
1,2 ·------·--·-·-·-··-·····-··-·-· . ···············-······ ·· 1·······-·····-·-··-·-··-·-··-·-··-·-··-·-·-·-
0.8 L-----·--·-·-·-·---·
0.8 -[--·--·-·-·-·-··-·-·--·
o.. ----·--·-·-·-·-·-·-·j
0.2
---·--···--·------!
Hasta ahora, se han introducido los recursos necesarios al Proyecto por actividad, pero después
del análisis de la gráfica por Recursos, se pueden encontrar algunos problemas de sobre
asignación de los mismos, es decir Recursos que están asignados más tiempo del disponible, de
acuerdo a los tiempos de trabajo que se han estipulado.
El control de este tipo de problemas es una decisión de administración del proyecto, y por tanto al
utilizar las opciones del Ms Project se debe tener cuidado en decidir a priori las medidas
administrativas necesarias. Las posibles medidas podrían ser:
• Subir la capacidad máxima del recurso, es decir conseguir mayor disponibilidad del recurso
sobre asignado, esto implica costos adicionales.
• Cambiar un recurso por otro, más eficiente o que se tenga más disponibilidad.
• Permitir que el recurso trabaje Horas extras.
• Mover las actividades en el tiempo, con el fin de eliminar los cruces de actividades que usan
el mismo recurso.
Para el caso del ejemplo que se esta trabajando, seguiremos las instrucciones del Profesor para
recomponer las tareas que tengan recursos sobre asignados.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 33
33
IV.5.2. Nivelación o redistribución de Recursos
Nivelar o redistribuir Recursos, es una herramienta que ofrece Ms Project, para ayudar en la
solución de los problemas de sobre asignación de recursos. Esta herramienta es útil si el proyecto
está bien definido y sobre todo las actividades no tienen exceso de restricciones en el tiempo; sin
embargo en vista que es una redistribución de los recursos desde el Programa puede tener
algunos problemas en cuanto a que la redistribución efectuada por el Programa sea
correspondiente con las decisiones administrativas. El funcionamiento es el siguiente:
Para realizar esta nivelación, se debe usar la ficha Recursos y el botón Opciones de
redistribución, presentándose la siguiente ventana con algunas posibilidades:
�edistrbuir recuses �
-Redistribución--
r Automática í-' Manual
Buscar sobreasignaciones con el criterio: I Por días 3
P' Borrar valores de redistribución antes de redistribuir
-Ambito de la redistribución de 'fase'
ío' Redistribuir el proyecto completo
r Redistribuir Desde: j tun 0�/08/04 08:00 a.m. 3
Hasta: I r1,ié 25/08/04 06: 00 p.m. iJ
rResolver sobreasignaciones
Una vez definidos los criterios que se van a aplicar, se presiona el botón Aceptar para guardar las
nuevas definiciones o sobre Cancelar para salir sin modificar las opciones. Posteriormente se
llama de nuevo el cuadro de diálogo y se presiona el botón de Redistribuir ahora o se presiona
directamente el botón Redistribuir Todo.
Se puede también deshacer la nivelación, para lo cual se abre la ventana Opciones de redistribuir
y luego Borrar Redistribuir o se presiona directamente el botón Borra redistribución; luego se
escoge Proyecto completo, para anular toda la nivelación, o Tareas seleccionadas si solo quiere
deshacerse la redistribución para un grupo de tareas previamente seleccionadas en la Hoja de
Tareas. Se presiona Aceptar para anular la nivelación y Cancelar para terminar sin anular la
nivelación.
Es importante tener en cuenta que al usar esta herramienta debe revisarse con cuidado el
resultado y tomar las acciones que se necesiten, a fin de reajustar el proyecto.
Ms Project permite también resolver las sobreasignaciones de recursos de forma manual después
de haber identificado los problemas en la programación, sin embargo permite también resolver
automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante la redistribución.
Se puede además utilizar lo referente a Trabajo de Horas extras, que puede ser asignado de
forma personalizada y/o calculada de forma automática por Ms Project.
El campo de Trabajo de Horas Extras contiene la cantidad de horas extra que deberá realizar un
recurso en una tarea, distribuida en el transcurso del tiempo, y que se cargará a la tasa de horas
extra del recurso.
Cuando se hace una asignación por primera vez, el campo Trabajo de horas extra estará en
blanco. A medida que indique el trabajo de horas extra programado en la parte de hoja de las
vistas Uso de Tareas y/o Uso de Recursos para la asignación, se calculará y distribuirá el trabajo
de horas extra programado en el período de tiempo adecuado (de forma proporcional), e indicará
los números en los campos de fase temporal.
Puede mostrar el trabajo de horas extra en una asignación, agregando el campo de Trabajo de
horas extra, en las Vistas Uso de Tareas y/o Uso de Recursos, solamente es posible modificar
el trabajo de horas extra en el campo de la asignación Trabajo Horas Extras total.
es 150.00/h .
Fecha efectiva Tasa estándar !Tasa horas extra Costo por uso
......................................... s
0.00/h ¡,($ 0.00 .
Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de diálogo Información del Recurso
haciendo doble clic en el recurso en el cuadro de diálogo Asignar Recursos.
Las Tablas de tasas de costo pueden utilizarse para asignar a los recursos hasta cinco grupos de
tasas de pago para poder utilizar diferentes tarifas en función de los distintos tipos de trabajo.
Puede especificar hasta 25 tasas de pago de recursos diferentes en cada una de las cinco tablas
de tasas de costo para poder establecer aumentos y reducciones en las tasas de pago de recursos
iniciales.
En los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de
tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, + 10% o - 10%. Cuando se escriban
los porcentajes Ms Project calculará la nueva tasa.
La utilización de una tabla de tasas de costos, esta en relación directa con cada actividad, y por
tanto se especifica por cada una de ellas:
• En el campo Nombre de Tarea, seleccione una asignación de recurso de una tarea. Si las
asignaciones de los recursos están ocultas, haga clic en el símbolo de esquema de la tarea
para mostrarlas.
• Haga doble clic sobre el recurso y se abre la ventana Información de la asignación.
Información de la asq,ación
General J Seguimiento J Notas)
• En la ficha General, en el cuadro Tabla de Tasas de Costo, haga clic en la tabla que
contenga la tasa que desee.
Se puede también, seleccionar una Tabla de Tasas de Costo, insertando la columna para el
campo Tabla de Tasas de Costo, desde una vista de hoja Uso de Tareas y/o Uso de Recursos, y
en el cuadro Nombre de Campo especifica la Tabla que se requiere utilizar.
c) Actualización de Costos
Se puede además ajustar los Costos, sobre la marcha del proyecto, de tal forma que aún cuando
se haya ejecutado parte de la actividad se actualice los costos restantes, utilizando los campos de
Costo, Costo real y Costo Restante. A continuación se presenta la Hoja de tarea en su tabla
Costos.
de CO:sl0$
-
o - Fase1: Programación y Elaboracl6 P,orrateo C$ 126,050.00 C$ 126.050.00 C$ 0.00
es,.,,
3
1
•s
..
- Prellmifwes det Pr�o
......-
(or«retacón de Personel
cs,.e,
(10.00
e, o.oo
Prorrateo
Pronateo
Proo81eo
Cl 16,2Cll,II
Cl,5,l!00.00
es 10,eoo oo
C$1S,2Cll,411
C$S,4'00.00
es 1 o,«>0.00
($000
($000
C1 O.ANI
C>0.00
C>0.00
es 11iZDC1.AJ111
C$ 5,41XUll
CS10,8000l
- Pre.,.,.M:16n de PI-, OpetllU'fO cs,.e, ProrrM.eo ti J2iNll,11 et J2,iN11.a1 es,.,, C10..00 CSll,<I00..00
•7
&boreckSn de Pl8n Lhee 1
89borec*5n de Pltwl Lhee 2
(1000
(10.00
Proneteo
ProrrfJleo
CJ 10,IJOO 00
C$ 10,800 00
es, o,«>0.00
es 1 o,«>0 oo
($000
($000
C>0.00
e, o.oo
es 10,eoo.oo
(S 10,900.00
•
9
b!lbordn de Pl8n lhel 3
- (Mbof'M:t6fl de PfHuput:910
(1000
e,,.,,
Prorretto
PYorrMeo
es 10,«>0 oo
Ct J2,iMll,II
es 10,eoooo
et ,2,iN11.a,
($000
e,,.,,
C$ 0.00
C10..00
(S 10,900.00
CtJ2:,<IOO.CII
10 fMbor,eod,\ de PrttuJ)IM:tOLi'lee 1 (10.00 Prorretto es 10,«>0 oo es 10,eoooo csooo C> 0.00 (S 10,800.00
11 88bordn di PrtsuPUNtO Ltnle 2 uooo ProrrMto C$ 10,800 00 e, 10.eoooo csooo c,o.oo es 10,800.00
12 89bor1Clidn de PrttuPUtttO LhN 3 uooo Prorrfl!to e, 10,800 oo e, 10.eoooo e,ooo C$ 0.00 es 10.aoo.oo
13 • fw-....C:16n J Seguiml4tflCO e,,.,, Pforr111110 Cf 46,Ml,II Cfit6.it51,411 es,.,, CJ O.DO es 45,tse.oe
8flbor'ICll6n M8rco de fttlfl'tnd!I del P (1000 Prorrfl!to es 10,eoooo es ,o.800.oo
"
15 - ReunloMe die fw� o¡ SegUln e,,.,, Pf·orr111110
es 10.«>0 oo
Cf12,151,II C112,151,GI
csooo
et•.••
e, o.oo
et O.AMI et 1 t,1 A.AMI
11 ftWliones de� y Stg,....nl uooo ProrrMto C,. 4,0SO 00 C,.4,050 00 csooo C5 0.00 es 4,oso.oo
17 ftWlionff di� y Seg,.lftll uooo Prorrtwto C,4,05000 C't4,0SO 00 0000 e, o.oo es 4,050.00
18 ftWliones de� y Stg,.lffli uooo P,or,tweo a 4,050 oo C,. 4,050 00 csooo C$ 0.00 es 4,050.00
19 R'Mldn y ftoeo,IQiÓl'I dd Pttn OIObtll 0000 Pr0,18160 C,22,10000 c,22,10000 0000 C>0.00 es 22,100.00
20 FndeFaw I 0000 P,o,,,ieo 0000 0000 csooo C$ 0.00 C>0.00
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 38
38
El campo Costo muestra el costo de fase temporal programado para la asignación de un recurso, a
partir de los costos contraídos por el trabajo realizado por el recurso en una tarea, así como de los
costos planeados para el trabajo restante de la asignación. Este valor también se denomina Costo
estimado al finalizar. Este campo muestra el costo de la asignación distribuido en el transcurso
del tiempo.
Cuando se hace una asignación por primera vez, el costo es el mismo que el costo restante que
consiste en multiplicar el valor del trabajo restante por el costo del recurso. Cuando se notifica
trabajo real en la asignación, Ms Project calcula el costo agregando el costo real al costo restante.
Esta cifra se distribuye en la duración programada de la asignación.
Es conveniente entonces agregar el campo Costo en la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos
para mostrar el costo total de una asignación, combinando los costos reales y restantes sobre la
marcha.
El Costo se calcula a partir de los valores de Tasa Estándar, Tasa de Horas extra, Costo por uso y
Costo acumulado del recurso y de la cantidad de trabajo asignada al recurso para la tarea.
Cualquier costo por uso de los recursos también se agrega a este campo.
Todas las hojas de información de recursos, se encuentran en la ficha Vista y en cualquiera de los
botones del grupo Vistas de Recursos, existe la opción Más Vistas, independientemente de su
visualización de forma directa en la Barra de Vistas o en la ficha Recursos con el botón del grupo
Ver (Organizador de Equipo).
La Vista Hoja de Recursos, muestra información acerca de cada recurso (como el tipo de recurso,
etiqueta de material, iniciales, grupo, capacidad máxima y datos de costos) en un formato similar al
de las hojas de cálculo. Se encuentra seccionada por grupos de información de tal manera que en
la ficha Vista, botón Tablas, aparece una lista de opciones que reflejan grupos de información
homogénea.
En dependencia del tipo de Tabla especificado, la Hoja de Recursos reflejará la información que
corresponde.
Todas las Tablas a las que hacemos referencia, se encuentran en la ficha Vista, opción Tablas,
Más Tablas, independientemente de su visualización de forma directa en la ficha Vista-Tablas.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 39
39
CAPITULO V: CONTROL Y SEGUIMIENTO
Para el seguimiento y monitoreo del Proyecto, es necesario siempre tener el Plan original
estructurado y realizar las valoraciones del desarrollo del Proyecto en comparación con ese Plan
original. Ms Project, pone a disposición del usuario una herramienta especial para guardar el Plan
original, usando la ficha Proyecto-Establecer Línea de Base-Establecer Línea de Base. La línea
de base es una grabación o "instantánea" tomada en un momento especifico del proyecto. La
ventana de diálogo presenta las siguientes opciones:
r- �stafiiece/irñea:ae�ase1
¡unea base (guardada el vie 21/09/07 11 :27 a.m.) .:J
í" Establecer plan proyJsional
�op1ar: ¡ ..:orruen·o o f,n programados .:]
g_n: 1 Comren:o 1 /F n 1 .:]
Para:
Co PrQyecto completo
í" rareas seleccionadas
Resumir lineas base:
r Para toda� las tareas de resumen
r Q.e subtareas a terees de resumen seteccíonedes
eredeterm,nar
Finalmente se presiona Aceptar para guardar o Cancelar para salir sin guardar. En nuestro caso
se adoptará la opción de Guardar Línea de Base con el Plan definitivo del Proyecto que hemos
elaborado.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 40
40
Periódicamente, deben introducirse los avances del proyecto en sus actividades, para esto se
cuenta con la opción de la ficha Tarea - Grupo Programación - Botón Actualizar según
programación - Actualizar Tareas que presenta un cuadro de diálogo que da acceso a los
campos importantes en el proceso de avance de las tareas:
Ac:tuaizar tareas
Nombre: !selección de Personal Duración: l2d
Para actualizar las Tareas del ejemplo, seguiremos las instrucciones del Profesor.
Actualizar proyecto
Por porcentaje completado 100 % para las tareas que finalizaron antes de la fecha
de corte.
O % para las tareas que inician después de la fecha de
corte.
O a 100 % para las tareas en proceso (iniciadas antes
de la fecha de corte y finalizan después de la fecha de
corte), el cálculo se hará según la posición de la fecha.
Solo al O% o al 100 % Solo afectará con 100 % a las actividades que terminan
antes de la fecha de corte.
Una vez que ha configurado el proyecto y se ha iniciado el trabajo, puede realizar el seguimiento
de las fechas reales de comienzo y de fin, el porcentaje completado de las tareas y el trabajo real.
El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a otras tareas y, en última
instancia, a la fecha de fin del proyecto. Esta información detallada también puede proporcionarle
datos reales para planear proyectos futuros.
Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse
de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. Por supuesto que
siempre habrá tareas que no comiencen o terminen a tiempo, o que vayan siempre retrasadas con
respecto a lo programado.
Es importante encontrar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del plan previsto, de modo
que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar o eliminar algunas tareas para
cumplir las fechas límite; por tanto el primer paso es Comprobar si las tareas se están
realizando de acuerdo con el Plan.
Debe de haberse guardado una línea de base, para controlar evidentemente las variaciones, esto
se hace con el siguiente procedimiento:
• Arrastre la barra de djyjsjón hacia la derecha para ver los campos de variación.
• Comparar las fechas de inicio y fin en el nuevo Plan con respecto a las fechas de inicio y fin
del Plan previsto.
Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como
estaba planeado. Las variaciones pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo
de la gravedad de la variación. El hecho de que una tarea empiece o termine antes de lo
programado, por ejemplo, es normalmente una buena noticia, pero también puede indicar que los
recursos no están asignados de la forma más eficaz.
Para actualizar las fechas de inicio y de fin del proyecto, se establecen las fechas reales de las tareas,
con los siguientes procedimientos:
En todo Proyecto es necesario, analizar el estado real del Proyecto y su comparación con respecto
a aquello que se previó, para esto Ms Project ofrece una serie de herramientas que permiten el
análisis de los resultados; para nuestro ejemplo utilizaremos las más importantes que nos puedan
permitir realizar un análisis: Visualización del Plan, Tiempos de las actividades y Costos referidos.
Se obtendrá un Diagrama de Gantt, con doble barras en cada actividad; la barra superior muestra
el estado actual de la actividad, mientras que la inferior define la actividad tal como quedó en el
plan inicial.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 43
43
23
°'
o Nombre de teeee
"
12 Elaboración
Elaborac,ón de
de Presupuesto
Presupuesto Linea
Unta 23
�· -
- Evaluación y Seguimiento 3)%
..
13
19
liil
liil
Reuniones de Evaluación y Seguimiento 2
Reuniones de Evaluación y Seguimiento 3
Rl'111ón y Elaborac,ón del Plan Global
...¡' 1%
1%
1%
20 Fin de Fase I <><> z,...
En la Barra de Vistas localizar Hoja de Tareas, posteriormente aplicar la opción Vista - Tabla -
Variación.
Se obtendrá una hoja con las tareas y sus cálculos de variación de tiempos con respecto a las
fechas referidas a las originales del Plan.
o
-
de
,.,.,. •
-•deterea
•
Comienzo
•
Fin Comrenzo
• de ltnetl
base
Ftnde
• lineo
ba>e
Ver Ver
.,.. toffNn?C.,.. fin •
� - Fase1: Programación y Elaboración del 02,1)8/04 27.00/04 02/08/04 26J08/04 O dlas 1 dla
, Plan Operativo
Inicio de Fase 1 02()8J04 02.(Ml,04 02,08,04 02.()8,04 o dios Odl..
2 • Prelimin1<ea del Pr-cto O:!Jfl/04 OSJH/04 12/08/04 N/08/04 OdlH ldlH
Sel e: ci6u de Personeil 02.()6.()4 03,08,04 02,08,04 03,()8,04 Odios ocií..
Ccwvelaclón de Persono! l)<.()8,04 06.Ql,04 04,08,04 06.()8,04 o dios Odíos
5 � - Prepar ac66n de Plen Oper1Uvo OMl/04 17111/04 H/08/04 12/08/04 OdlH JdfH
6 � -ación de Pion Lineo 1 09,()8.()4 12AleJ04 09,08,04 12.()8,04 o dios Odios
7 � Elaboración de Pion Linea 2 09.QIJ1J4 1703,04 09,08,04 12.()8,04 o dí•• 3días
8 � Elol>oroclón de Pion lineo 3 09.06,04 16.06,04 09,08,04 12.08!04 O dios 2dlos
9 � • El1boroclón de PreaUl)uea10 19M/04 24'11/04 11/08/04 19/08/04 3 dio• JdlH
10 � Eloboraclón de Presupuesto Ltt& 1 19.0li04 2403,04 16!08,04 19.()8,04 3 días 3díos
11 � Elol>oroclón de Pt..upuesto Ltt& 2 19.08,04 2403!04 16J08J04 19.<18!04 3 días 3días
12 � -ación de Pt..upuesto Li>ee 3 19.0li04 2403!04 16J08J04 19.()8!04 3 dios 3díos
13 � • Evaluodón y Seguimiento DLU/04 27Jll/04 N/08/04 21/08/04 O dlaa 1 dla
14 � Elaboración Marco de Referencia del Plan 09.06!04 12.()8!04 09!08!04 12.08!04 O días O días
OpeniliYo
15 � • Reuniones do En1Uacl6n y Seguimiento Of,fl/04 ZSJll/04 IMi/08/04 2'/08/04 Odlao 3 dí••
16
� Reuniones de EY81Uaclón y Seguimiento 1 06Al8J04 06.Ql,04 06J08,04 06.()8,04 O dlas Odias
17 � Rariones de Evaluación y Seguimierto 2 18.08!04 11WSJ04 13!08!04 13J08J04 3días 3días
18 � Reuiiones de Evffl.leción y Seguimierto 3 25.()8,04 25.()8,04 20J08J04 20.()8,04 3 días 3días
19 � RO'Aslón y Elaboración del Pion Glotlol 16.06Al4 2703,04 16!08,04 26(18,04 o días 1 dío
20 � Fin de Fase 1 2703,04 2703!04 26!08!04 26(18!04 1 día 1 día
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 44
44
V.3.3. Progreso de tareas.
Para aquellas tareas que tengan una duración relativamente corta, quizás no se sea necesario
controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas de larga duración, la
información del porcentaje completado le ayudará a controlar el progreso con respecto al plan
previsto.
Ms Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen según el grado de progreso
de sus sub-tareas, pero también se puede escribir el porcentaje completado en una tarea de
resumen.
Para indicar el progreso de una tarea repetitiva de forma manual (la tarea de grupo), no puede
hacerse con las opciones de Botón de Información o Proyecto-Estado-Actualizar Tareas, debe
ubicarse en la Hoja de Tareas o el Diagrama de Gantt, y hacer lo siguiente:
Nota: Para cada una de las tareas individuales que forman parte del grupo de tareas
repetitivas, si es posible aplicarle los mismos procedimientos que las tareas que no son
repetitivas.
Puede además para todas las tareas, utilizar el mouse para indicar el porcentaje aproximado
completado de una tarea:
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización de Tareas. Se
puede mostrar en el Diagrama de Gantt gráficamente, el progreso actual del proyecto mediante
líneas de progreso para la fecha actual o la fecha de estado del proyecto.
Desactivar la casilla de verificación, hace que los recursos no se actualicen al darle porcentajes de
avance a la tarea, sin embargo si se especifica una ejecución total de la tarea, entonces el trabajo
de los recursos se actualiza automáticamente en el mismo porcentaje.
Se puede Actualizar el trabajo real diariamente, utilizando los campos de fase temporal, este
método puede resultar útil para mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente, puesto
que podrá escribir información de un día concreto en la programación.
Para indicar los valores reales de una asignación de tarea, seleccione la columna del día que
desee y escriba un valor en el campo de la tarea.
Se puede utilizar también actualización del trabajo de los recursos de una tarea, escribiendo en la
columna de Trabajo real, del recurso, el total de trabajo hasta la fecha, y en este caso se
distribuirá en el tiempo de acuerdo a la asignación establecida.
Si no importa qué recursos asignados a la tarea realizan el trabajo, escriba un valor para el trabajo
combinado realizado por todos los recursos en el campo Trabajo real correspondiente a la tarea, y
se dividirá el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en función de dónde estén
programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignación.
Microsoft Project Desarrollo Gerencial de la Construcción 46
46
Si desea asegurarse de que ningún trabajo está programado para fechas pasadas, puede
reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas
seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a
lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que aún es necesario
realizar para completarlo.
La reprogramación del trabajo restante puede quitar las delimitaciones de tareas. Por ejemplo, si
una tarea tiene una delimitación Debe finalizar el, y la reprogramación del trabajo restante en la
tarea desplazaría la fecha de fin más allá de la fecha de delimitación, se redefinirán las
delimitaciones a Lo antes posible. Si existiesen otras delimitaciones de tareas que deseara
conservar, tendría que reprogramar el trabajo restante manualmente.
En el caso de tareas que están parcialmente completadas, Ms. Project divide automáticamente la
tarea entre el trabajo completado y el trabajo restante. La reprogramación del trabajo restante en
una tarea parcialmente finalizada puede crear una brecha entre las dos partes de la tarea, que
aparecería en el Diagrama de Gantt como una tarea dividida.
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización del Trabajo.
Se obtendrá una hoja con las tareas y sus cálculos de variación de costos con respecto a los
costos originales del Plan.
Ms Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa,
según el método de acumulación que haya configurado. Primero debe desactivar la actualización
automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación
de recurso, podrá hacerlo cuando el tiempo restante de trabajo sea cero.
Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio, al final o para que se
prorratee en la duración de la tarea. En la ficha Archivo, seleccione Opciones y a continuación
Programación; en el cuadro Acumulación de costos fijos predeterminada, haga clic en el
método de acumulación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
De la misma forma que se puede actualizar el trabajo real diariamente, se puede actualizar los
costos reales diariamente, utilizando los campos de fase temporal de Ms. Project:
I Estilos de detale
Detalles de uso } Propiedades de uso I
�ompos dspolibles: Mj¡st1ar estos «wr-:
Costoprewto7
Costo P<ewto8
Costo orfl'Asto9
-• tiostrar >> J
Trabaje,
Todos los fMS de �Ión -
CPTP
CPTR << Oq¡ltor
, CRTR
Aceptar C,ncelar I
• Seleccione el campo Costo Real, haga clic al botón Mostrar y luego Aceptar.
• Para indicar los valores reales de un recurso, seleccione la columna del día que desee y
escriba un valor en el campo del recurso.
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48
Se puede utilizar también actualización de los costos de los recursos de una tarea, escribiendo en
la columna de Costo real, del recurso, el total de trabajo hasta la fecha, sin embargo el método de
acumulación de costos es diferentes.
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización de Costos.
Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deseará identificar los problemas de costos
revisando totales y variaciones de costos en el transcurso del tiempo, a fin de realizar ajustes allí
donde sea necesario. A continuación se presentan algunas soluciones a los diferentes problemas
de costos:
• Si el importe del costo total de una tarea es mayor que la suma calculada de los costos fijos,
los costos basados en la tasa y los costos por uso, puede deberse a que un recurso se
encuentre asignado a la tarea más de una vez. Por ejemplo, un recurso puede estar
asignado a una sub-tarea y a su tarea de resumen haciendo que los costos del recurso se
dupliquen. También es posible que no haya tenido en cuenta un costo fijo, por ejemplo, un
costo por material o suministros, asignado a la tarea que también se encuentra incluida en el
costo total de la tarea.
• Si el costo total de una tarea cambia repentinamente, podría deberse a la entrada en vigor
de un aumento o reducción de una tasa fechada, establecida con anterioridad en la
asignación de un recurso.
• Si el costo de un recurso que asignó a una tarea tiene valor cero, podría deberse a que
aplicó una tabla de tasas cuyos valores son cero.
• Las diferencias en los métodos de acumulación de costos.
• Tal vez se espera que los costos totales incluyeran las tasas por horas extra especificadas.
Sin embargo, Ms Project calcula de forma predeterminada las tasas normales para cualquier
cantidad de trabajo requerida para completar una tarea. Para incluir las tasas por horas extra
en el costo total de una tarea, asigne trabajo por horas extra a los recursos de la tarea.
• Debido a que Ms Project calcula automáticamente los costos reales de forma
predeterminada, no podrá actualizar estos valores a menos que desactive el cálculo automático
de los costos reales.
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49
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red para mostrar únicamente las
tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada
también se guarda con el proyecto. Al personalizar la vista Diagrama de red, puede:
• Ajustar los cuadros del Diagrama de red para que contengan la información más importante
de cada tarea y recurso. Por ejemplo, en lugar de mostrar las fechas programadas de
comienzo y de fin, puede incluir el trabajo y los costos.
• Aplicar una forma o estilo de borde de Diagrama de red diferente a una categoría de tareas,
como por ejemplo tareas de resumen criticas.
• Cambiar el aspecto de las líneas que conectan los cuadros del Diagrama de red o
etiquetarlas, e impedir que éstos crucen los saltos de página.
• Aplicar formato a información específica para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede dar
formato de cursiva al texto de todas las tareas de resumen y formato de negrita al de todas
las tareas hito.
• Aplicar un filtro a la vista del Diagrama de red como cualquier otra vista para mostrar la
información en la que desee centrarse.
• Elegir entre las distintas tramas de diseño y alinear los cuadros del Diagrama de red
rápidamente para dar al proyecto un aspecto ordenado.
• Expandir o contraer el Diagrama de red al nivel que desee ver, mostrando u ocultando las
subtareas o tareas de resumen.
• Crear una vista combinada para que el del Diagrama de red muestre información adicional
acerca de las tareas que se muestran en la vista Diagrama de red o de los recursos
asignados a las tareas.
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w
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Con el Diagrama de Red es posible revisar, crear o editar el proyecto, de manera similar que
desde el Diagrama de Gantt.
Los desplazamientos en el Diagrama de Red se realizan utilizando las barras, botones y flechas
de desplazamiento, así como las teclas RePag y AvPag para bajar y subir en el despliegue de
pantalla.
Para cambiar alguna tarea de lugar se coloca el mouse en el borde del nodo de la tarea y se
mueve a la nueva posición.
Si se desea vincular tareas, se da un clic sostenido sobre la primera tarea, desplazando el mouse,
simulando el dibujo de una flecha, hasta llegar a la tarea que se desea vincular.
En cada nodo, se puede editar y/o cambiar de campo en un nodo seleccionado, usando la tecla
Tab para moverse entre campos, y para editarse usando la barra de edición.
El Diagrama de Red, es una herramienta visual del Proyecto y por tanto es muy importante su
presentación y forma, el Formato al Diagrama de red es importante entonces, en cuanto puede
ayudar al análisis de una manera rápida e identificando todos los elementos del Proyecto, que
interesa sean visualizados.
Utilizaremos la ficha Formato y seleccionaremos el botón Estilo de Cuadros, que nos mostrará el
cuadro de diálogo siguiente:
clecuaáo
Conflg,...ción de o.stllos pero: Visto provlo:
naroascrtlcas
Hitos aticos
Htos no crll:icos (Nombre(
Tareas de rest.rnen crl\tcas
Tareas de resunen no crticas Comitnzo: (ComltnzoJ ldtntificador: (1 fin:
Proyecto insertado critico IFinJ Dur: ID RE: [Nombres
Proyecto lnsort«lo no crtlco
Tareas ai:icas y marcadas de I os recursos]
Tareas no críticas y marcadas
T«eas externas críticas
Tareas externas no crticas
Resumen del orovectc <1 1 •
r Establecer estio de fl:ro de resaltado Mostrar datos de la tarea con el !d.: :::J
elantilladedatos-----------------------
I Estándar ..:) !!!ás plardas••.
Bordo
En la ficha Formato, botón Diseño, se puede escoger entre opciones para mostrar las flechas de
relación entre tareas, visualizar la división de página, permitir el movimiento manual de los cuadros
entre otras.
Disello
twlododediseño-----------------------------
r. Colocar automáticamente todos los cuadros r Permlir posicionamiento manual de los cuadros
Oóseñodecuadros----------------------------
Disposición: 1 Vertical desde la izquierda ..:]
Fila: Alineacl6n: 1 Centro ..:] Espaciado: j 40 ::1 Alto: 1 Ajuste perfecto ..:]
Columna: Alineación: 1 Centro ..:] Espaciaclo:j�6---::1 Ancho: 1 Ajuste perfecto ..:]
P Mostrar tareas de resumen r Ajustar saltos de página
P' Conservar tareas con sus resúmenes
Opcionesdediagrama---------------------------
Color de fondo: .:] Trama de fondo:
r Mostrar saltos de página r Ocultar todos los campos excepto el identificador
r;;" Marcar tareas en curso y completadas
• Relacionar tareas, generando una linea desde el centro de la caja de una tarea hasta el
centro de la caja de la otra, arrastrando el mouse entre las dos posiciones.
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• Si quiere ajustar el encadenamiento entre tareas, dar doble clic sobre la flecha que las
relaciona y utilizar el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.
._ .FC " ..
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Si administra más de un proyecto o un proyecto individual que forma parte de un plan más grande,
puede consolidarlos en un archivo con el fin de ver y administrar toda la información de una sola
vez. Puede insertar un proyecto en cualquier nivel del esquema de otro proyecto para reflejar en
qué forma se relacionan.
Cuando trabaja con varios proyectos, algunas tareas de su proyecto pueden depender de tareas
en otro proyecto. Sólo necesita vincular las tareas de los archivos individuales para actualizar éstos
cuando se produzcan cambios. También puede vincular tareas entre proyectos que forman parte
de un proyecto consolidado o de proyectos independientes.
Una de las mejores formas de organizar proyectos grandes o complejos consiste en utilizar
proyectos consolidados. Un proyecto consolidado se crea insertando un proyecto en otro. El
proyecto insertado aparecerá entonces como una tarea de resumen dentro del proyecto
consolidado, que puede contener uno o varios proyectos insertados.
De este modo puede controlar mejor los proyectos compuestos de un gran número de tareas,
porque el proyecto que usa con mayor frecuencia, el proyecto consolidado, es más pequeño y
resulta más fácil trabajar con él.
Los proyectos consolidados son potentes y flexibles. Se trabaja con ellos igual que con un proyecto
individual. Puede crear vínculos aplicar formato a información y contraer y expandir las tareas
exactamente igual que en un proyecto individual.
Como ayuda en la organización la información, también puede crear vínculos entre proyectos y
una jerarquía de éstos dentro del proyecto consolidado.
• Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto
original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original,
desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto.
Mantener la información actualizada es muy importante cuando las copias de los proyectos
individuales contenidos en el proyecto consolidado se vinculan a sus proyectos originales, los
cambios que se realicen en la información del archivo del proyecto consolidado también se
realizarán automáticamente en los correspondientes archivos originales. Del mismo modo, si
cambia la información de un archivo original, la información correspondiente del archivo
consolidado también cambiará automáticamente.
Crear rápidamente un proyecto consolidado para imprimirlo, si no desea que los cambios
realizados en el archivo de proyecto consolidado afecten a los archivos de origen, cree y guarde un
archivo de proyecto consolidado en el que las copias de cada proyecto no estén vinculadas a sus
archivos de origen. Esto puede ser conveniente, por ejemplo, si se combinan proyectos con el
propósito de generar un informe rápidamente. También se pueden desvincular los archivos de
origen después de crear el archivo de proyecto consolidado o consolidar copias de ellos desde un
principio.
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56
Si tiene varios proyectos y las tareas de unos dependen de las tareas de otros, puede crear
dependencias entre las tareas de los distintos proyectos. Al vincular las tareas, Microsoft Project
muestra una tarea externa en cada proyecto para indicar la dependencia entre tareas. La tarea
externa no se puede modificar.
•
�ta: 1 Gantt con oscela de tiefll)o .:]
Aceptar Canc:&,· 1
• Mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los proyectos que desee consolidar
temporalmente y, a continuación, haga clic en Aceptar.
• En la Barra de Vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
• Sitúe el puntero en la barra de Gantt de la tarea predecesora y arrastre hacia la tarea
sucesora del otro proyecto.
• Se creará una dependencia de tareas de fin a comienzo. Si las tareas que ha vinculado no
están en un proyecto consolidado, se agregará una tarea predecesora externa al proyecto
que contiene la tarea sucesora y una tarea sucesora externa al proyecto que contiene la
tarea predecesora.
• También se pueden vincular tareas entre proyectos escribiendo "nombre de
proyecto\ldentificador" en el campo predecesor (donde nombre de proyecto es el nombre de
archivo del proyecto que contiene la tarea que se desea vincular e Identificador es el
identificador de dicha tarea).
Si inserta o pega un proyecto debajo de otro proyecto insertado que sólo muestra las tareas de
resumen del proyecto, el proyecto o tarea que inserte se agregarán al mismo nivel que dicho
proyecto. No obstante, si inserta o pega debajo de un proyecto insertado que muestra todas las
tareas, el proyecto que inserte o pegue se convertirá en subproyecto del proyecto insertado.
• En la columna situada más a la izquierda, seleccione la fila sobre la que desea mover el
proyecto.
• Haga clic en Pegar para pegar el proyecto en el punto de inserción.
Si el proyecto original al que está vinculado un proyecto insertado se ha movido a otra carpeta o a
otra ubicación del directorio es necesario buscar su nueva ubicación.
Con Ms Project, puede compartir recursos en los archivos de proyecto de un solo fondo de
recursos. Agrupando todos los recursos en un fondo de recursos común, puede:
Los archivos de proyecto no necesitan estar vinculados ni consolidados en modo alguno para crear
un fondo de recursos común.
Al trabajar con varios proyectos distintos, los proyectos pueden estar compartiendo parte o todos
los recursos de que disponen. En estos casos, puede haber sobre asignaciones entre proyectos
que no son identificadas hasta que tienen lugar las tareas solapadas.
• Crear un nuevo archivo de proyecto que contenga sólo información de recursos (no de
tareas) y hacer que todos los proyectos utilicen ese fondo de recursos comunes.
• Designar un proyecto existente como proyecto "fondo" y especificar que todos los proyectos
utilicen sus recursos. De este modo, se combinan todos los recursos del proyecto fondo y de
los proyectos que comparten recursos, quedando disponibles para ambos.
Un fondo de recursos es un conjunto de recursos disponible para asignarlos a las tareas del proyecto.
El fondo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por un proyecto o estar compartido
por varios.
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58
Crear un nuevo archivo de proyecto que contenga sólo información de recursos (no de tareas) y
hacer que todos los proyectos utilicen ese fondo de recursos comunes.
Se tendrá entonces que abrir el archivo que contiene la información de Fondos de Recursos y el
archivo donde se desea utilizar la información del Fondo
• Abra cada archivo que contenga los recursos que desea enviar a un nuevo fondo de
recursos
• En la Barra de Vista, haga clic en Hoja de recursos.
• Compruebe el nombre de los recursos de cada archivo para asegurarse de que no hay
diferentes nombres de recursos en diferentes archivos, por ejemplo, JuliaC y JCeballos, y
resuelva los conflictos que hubiera.
• Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación en Nuevo y después Crear
• En el cuadro Fecha de comienzo o Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de comienzo
o fin del fondo de recursos.
Notas: a) Si los proyectos cuyos recursos desea trasladar al fondo de recursos
están programados desde la fecha de comienzo, seleccione la primera
fecha de todos los proyectos.
• Es conveniente que el nuevo archivo creado tenga configurado las opciones conforme los
archivos que utilizarán el fondo de recursos (General, Vista, Programación, Avanzado).
• Haga clic en Guardar.
• En el cuadro Guardar en., seleccione el nombre de la carpeta donde desea guardar el fondo
de recursos.
• En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de archivo del fondo de recursos que
indique de forma clara que se trata de un fondo de recursos, por ejemplo,
FondoderecursosFase1 y2 y haga clic en Guardar.
• En la ficha Vista, grupo Ventana, haga clic en el botón Cambiar Ventana, luego seleccionar
el primer proyecto cuyos recursos desea enviar al fondo de recursos.
• En el menú Recursos, grupo Asignaciones, haga clic en el botón Grupo de recursos y, a
continuación, en Recursos compartidos.
Cornpa-tir reassos
• Active la casilla de verificación Utilizar recursos y, a continuación, en el cuadro De, haga clic
en el archivo de fondo de recursos.
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59
• En Si hay conflicto con la información de recursos o calendarios, elija el archivo que debe
tener prioridad en caso de que exista conflicto en la información de los recursos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
A partir de este momento, los recursos están disponibles en el archivo de proyecto activo y puede
asignarlos de la misma forma que asignaría cualquier otro recurso. Si su proyecto ya tenía sus
propios recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.
Cuando usted abra el archivo que contiene el Fondo de Recursos, le aparecerán las siguientes
opciones:
� el ,;,'LIXI de r9CU'sos
Este archivo es el grupo de rectwsos de varios proyectos. lQué desea hacer?
Podrá:
(.' �bri' el.grupo de recursos como.sólo lectura.para.permitir a i
Ptras personas trabajar en proyectos conectados a dicho ¡
�r� - - - - _J
("' Abrir el grupo de recursos en modo de lectura escritura para
4
• Abrir el fondo de recursos como sólo lectura para permitir a otras personas trabajar en
proyectos conectados a dichos fondos.
• Abril el fondo de recursos en modo lectura-escritura para poder realizar cambios en la
información de los recursos aunque esto no permitirá que otras personas actualicen el fondo
con nueva información.
• Abrir el fondo de recursos y todos los demás archivos que comparten para ver todas las
tareas de todos los proyectos que comparten los mismos recursos.
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60
Cuando usted abra el archivo que esta utilizando un archivo de Fondo de Recursos, le aparecerán
las siguientes opciones:
Podrá:
r. .�brir
. .-. . -el. . grupo
,-. . -. .de,-. recursos
. -. . -. . -para
. . -. . ver
-. . -las. . asignaciones
-. . -. . -. . -. .¡
�ontenidas .en. tocios. los. archivos que comparten. ··-·..i
(' No abrir los otros archivos.
• Abrir el fondo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que
comparten.
• No abrir los otros archivos.
Designar un proyecto existente como proyecto "fondo" y especificar que todos los proyectos
utilicen sus recursos. De este modo, se combinan todos los recursos del proyecto fondo y de
los proyectos que comparten recursos, quedando disponibles para ambos.
Gantt de redistribución Una lista de tareas, información sobre los retrasos y las
demoras de las tareas y un diagrama de barras que
muestra los efectos anteriores y posteriores a la
registración. Utilice esta vista de tareas para comprobar
la magnitud del retraso de la tarea.
Informe de Barras Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
Formato_Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas sobre las barras de tareas de
resumen.
Informe de fechas de hitos Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
Formato _Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas con las marcas de hito y las
fechas en las barras de tareas de resumen.
Informe de hitos Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
Formato _Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas con las marcas de hito en las
barras de tareas de resumen.
Uso de Tareas Una lista de tareas que muestra los recursos asignados
agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qué
recursos se encuentran asignados a tareas específicas y
para definir el perfil de los recursos.
• En la ficha Vista, en cualquiera de los botones del grupo Vistas de tareas, pulse el
triangulito del indicador y selecciones Más Vistas
s vistas
yjstas:
FormtJario Detalles de tarea � f::!ueva ...
Form..Jario Nombre de recurso
Form.Aarlo Norrbre de tarea [:1odificar ...
Gantt con escala de tiempo
Gantt de redistribución
Gantt de seg..,,iento ¡;oplar ...
Gantt de varias líneas base
Gantt detallado
Gráfico de recu-sos
_ Qrganizador... j
Hoja de recursos
••
I
.r· " iicar ,,¡. Cancelar ....,
r. Wista única!
¡:. """"""""'""
r: Vista �orooinada
• Compruebe que tiene seleccionada la opción Vista única y pulse Aceptar. Se abre
el cuadro de diálogo Definición de una vista.
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65
Defhción de lJ1<I vista en 'Fasel project 2010 c.. .' �
�ombre: 1\/lsta I
�--------------
labia: 1 Entrada _:]
!;rupo:
Eiltro:
r Resaltar fPtro
P Mostrar en el menú
Ay11da Aceptar Cancelar I
• En el cuadro Nombre, introduzca el nuevo nombre
• Pulse la flecha abajo del cuadro Pantalla y luego pulse Hoja de Tareas, la pantalla
de la vista Hoja de tareas será aplicada a la nueva vista.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Tabla y luego pulse el nombre de la tabla.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Grupo y especifique el filtro que desea utilizar.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Filtro para resaltar tareas o recursos que cumplen
los criterios del filtro
• Pulse Aceptar
• En la ficha Vista, en cualquiera de los botones del grupo Vistas de tareas, pulse el
triangulito del indicador y selecciones Más Vistas
• Pulse Nuevo, se abre el cuadro de diálogo Definir nueva vista.
• Compruebe que tiene seleccionada la opción Vista combinada y pulse Aceptar. Se
abre el cuadro de Diálogo Definición de una vista.
[l!ombre: 1 :iista 2
\listas mostradas:
![ista principal: jr-H-J-
a-e-t-r-a-s-----------.:J--,
17 l[isible en el menú
Ms Project, ofrece una serie de posibilidades para presentar la información del Proyecto, es posible
por ejemplo imprimir todos los despliegues de pantalla, con excepción de los Formularios y la
Gráfica RED descriptiva; los procedimientos de impresión son similares a los de otras
aplicaciones de Microsoft Windows. Además tiene un sistema de control de informes por grupos,
denominado Galería de Reportes.
En la ficha Proyecto, grupo Informes, hacer clic al botón Informes, aparece el siguiente menú de
grupos de informes:
Reportes sobre
tareas o actividades
Informes . JL_,
1 :ieleccionar ]
Informes generales
del proyecto. +......¡.....: Cerrar
Reportes sobre
control de recursos Personalización de
los diseños
Para seleccionar un grupo, se coloca el mouse dando un doble clic sobre el grupo de interés, o
simplemente se escoge el botón seleccionar, posteriormente aparecerá un nuevo menú gráfico o
un cuadro de diálogo para el caso Personalizados.
Cualquier cambio posible en los Informes predeterminados, deben realizarse de la siguiente forma:
nformes personalizados
l,nlormes:
!Calendario base • Muevo ...
Genes'al Modificar ...
Htos
Informe presupuestario - ,opiar ...
Lista de tareas
Recurso (material)
Recurso (trabajo) Qroanlzador... J
Recursos
Recursos con presupuesto soorepasado
Rea,sos sobreesonedos
Cancela,-
.:] T�o...
.:] r Ri:s,,ka,
Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única
diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un
informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo
de caja o uso de recursos, todos los informes de Ms Project y todos los informes personalizados
creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes: tareas, recursos,
general y calendario mensual.
• Para crear un informe general personalizado se utiliza la plantilla de informes general. Esta
plantilla permite combinar información de tareas y de recursos con opciones de formato y
ordenación para crear un informe que responda a sus necesidades. Una vez creado el
informe general personalizado, puede modificarlo del mismo que lo haría con un informe
predefinido. Todos los informes personalizados se muestran en la lista de informes del
cuadro de diálogo y se guardan en el archivo del proyecto.
Informes personaizados
lnformes:
General
E======:::]� Muevo...
Modificar..•
Hitos
Informe pre�ario
lista de tareas t;opiar...
Recurso (m<>terlal)
Recurso (trabajo)
Recursos
Qrgonlzador... !
Recursos con presupuesto sobrepasado
Recursos sobr · ados
! �óonar 1j Cancelar j
!ipo de informe:
Recursos
... Aceptar I
Calendario mensual Cancelar j
General
....
• Luego seleccionar el tipo de plantilla (tarea, recursos, calendario mensual o general) y clic a
Aceptar presentándose la siguiente ventana para colocar el nombre del informe y otros
datos de interés como el tipo de tabla, filtro y otros.
Informe de tareas
Defiooón I Detales I Ordenar I
t::1orrbre: l rnfonnel Aceptar
�eríodo: I Proyecto completo Cancelar
Nu ri- :;J Te¡¡to ...
labia: !Entrada