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LA DECLARACIÓN DE QUIEBRES Editado por Mónico Carvajal 2004 para el PAC de GSP de Venezuela . Derechos Reservados

DECLARACIÓN DE QUIEBRES

Documento de trabajo de CHERLES PEPNER y BENJAMÍN B. TREGOE Modificado por Mónico Carvajal )

ESTRUCTURA DE UN QUIEBRE

Identifique una situación que actualmente se presenta en su trabajo, donde podría ser útil la Declaración de Quiebre. Juicios acerca de:

ser útil la Declaración de Quiebre. Juicios acerca de: CINCO MOMENTOS EN LA DECLARACIÓN DE QUIEBRES

CINCO MOMENTOS EN LA DECLARACIÓN DE QUIEBRES

Primero: HACER EL ENUNCIADO DE EL QUIEBRE

El enunciado de el quiebre debe ser breve, indicando nada más que el objeto, situación, persona, proceso, departamento, etc. afectado y la naturaleza de el quiebre. He aquí, cinco ejemplos:

“Roturas en los envases de 100 cc.” “Atrasos en los envíos del producto X” “Informes sobre horas extras llegan con atraso” “Quejas sobre Harry” “Falta de comunicación con mi supervisor”

Harry” “Falta de comunicación con mi supervisor” Segundo: ESPECIFICANDO EL QUIEBRE (Cuadro completo y

Segundo: ESPECIFICANDO EL QUIEBRE

(Cuadro completo y preciso de el quiebre, priorizar si existiesen otros quiebres mas, trabajar solo uno por sesión) He aquí una lista general de las preguntas que deben hacerse para desarrollar una especificación precisa de un Quiebre:

Identificación – Pregunte QUE

¿Qué unidad, cosa, proceso o persona está involucrada? ¿En qué, específicamente, consiste el quiebre, la anormalidad, el defecto, que fue lo que paso?

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Ubicación físico-geográfica – Ubicación en el espacio – Pregunte DONDE

¿Dónde, en o sobre el objeto, se observa el quiebre? ¿Dónde se observa el objeto que está afectado por el quiebre? ¿en que contextos se produce?

Ubicación en el tiempo – Pregunte CUANDO

¿Cuándo, expresado en tiempo, se observaron por primera vez el o los objetos con el quiebre? ¿Cuándo (tiempo horario, calendario) han aparecido las incompetencias? ¿En que otros momentos ha aparecido históricamente?

Magnitud – Pregunte por el ALCANCE

¿Cuántas unidades, partes, personas, departamentos, etc. están involucrados? ¿Cuántos casos? ¿Es la tendencia ascendente, descendente o constante? ¿Cuál es el tamaño, la importancia o grado del defecto? ¿Cuánto afecta otros ámbitos?

o grado del defecto? ¿Cuánto afecta otros ámbitos? Tercero: DESARROLLAR POSIBLES CAUSAS Buscar Distingos del

Tercero: DESARROLLAR POSIBLES CAUSAS

Buscar Distingos del Quiebre. - Buscar el ámbito y Cambios en el Quiebre, que se afecta, porque es importante. ¿qué origino la situación? ¿qué coherencias o dimensiones de “ser” están en juego? Preguntar por referentes emocionales.

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Características distintivas. Un distingo es una cualidad, rasgo, o característica que diferencia el Quiebre (ES) de aquello que NO ES el Quiebre. La inquietud debe estar relacionada con algunos rasgos distintivos ¿por qué es un Quiebre ? Esta fue la razón por la cual usted se tomó tanto trabajo en juntar los datos para una buena especificación.

Cambios. En un tiempo, nuestra REALIDAD coincidía con el DEBIERA: Pero algo ocurrió – algo cambió para causar nuestra desviación. Por esta razón, una disciplinada búsqueda de las causas siempre incluye una ordenada búsqueda de los cambios. Sin embargo, no trate de registrar todos los cambios conocidos; en nuestro cambiante mundo, tal lista se nos escaparía de las manos. Un medio adecuado para limitar la búsqueda es ver qué ha cambiado en, con relación a, o alrededor de cada desviación.

Ahora podemos elaborar la hipótesis de cómo este cambio podría haber causado el quiebre.

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2004 para el PAC de GSP de Venezuela . Derechos Reservados Cuarto: BUSCAR EVIDENCIAS DE ESAS

Cuarto: BUSCAR EVIDENCIAS DE ESAS CAUSAS

- Usar La Especificación del Quiebre, hechos, personas, la historia o antecedentes importantes, datos, números, cronologías, pruebas, afirmaciones. Diferenciar -Juicios o explicaciones- de -afirmaciones y hechos-. Entregar distinciones, aclarar y mostrar al coachado que su interpretación habitualmente no es la “verdad”, es solo como el lo ve, -cambian las interpretaciones, cambian las conductas-

Ahora estamos preparados para identificar la inquietud de fondo. Tal identificación no es cuestión de suerte; es una cuestión de hacer uso completo y sistemático de la información para probar críticamente cada posible causa frente a la especificación del Quiebre. Ahora está buscando aquella causa que explica todas las dimensiones del Quiebre.

Pregunte críticamente. Someta a cada posible causa a un interrogatorio crítico en relación con los datos de la especificación. Pregunte:

¿Cómo explica esta causa cada dimensión del Quiebre? No se aferre ni defienda una interpretación. Trate de destruirla. Solo si usted no logra hacerlo, esa posible causa puede ser aceptada para su verificación.

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Quinto: VERIFICAR LAS CAUSAS MAS PROBABLES

Existen tres maneras de verificar la causa :

Prueba de coherencia lógica = razonamiento Verificación de la realidad = observación y pruebas Verificación de resultados = experimentación

Recopilar esas evidencias y validar los análisis con el coachado. -Realizar Hipótesis de Quiebres (Pienso que lo que

esta pasando es…Opino que la situación es …¿Como redactaríamos o ponemos en una frase lo que pasa?… ) - Verificar si las hipótesis hacen sentido. Aclarar si la conclusión acerca del quiebre declarado , le satisface, le hace sentido, le indica nuevos caminos e incluso le aclara el panorama, muchas veces la sola Declaración de

Quiebre es la solución del mismo.

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RESUMEN DE LA DECLARACIÓN DE QUIEBRES

Escriba el Enunciado de el Quiebre:

Identifique brevemente el objeto o el problema que constituyen el Quiebre.

Especifique el Quiebre:

Fije la exacta naturaleza del Quiebre y sus límites (lo que ES y NO ES).

Desarrollar posibles causas

Identifique coherencias plausibles del por qué se presentó el Quiebre. Busque Distingos y Cambios.

Buscar evidencias

Encuentre los hechos – aquellos que mejor expliquen cada dimensión de la especificación.

Verifique Causa

Identifique hipótesis sometiendo a la causa más probable a pruebas adicionales, para asegurarse valide con su cliente.

DECLARACIÓN DE QUIEBRES POTENCIALES

¿PARA QUE SIRVE

El propósito del Declaración de Quiebres Potenciales es

a)

anticipar cualquier tipo de amenazas que el futuro pueda presentar, y

b)

b) prevenir o minimizar las mismas de acuerdo con

su percepción anticipada. Una característica singular este proceso es la versatilidad de sus aplicaciones.

de Algo para pensar: Identifique una reciente situación de trabajo donde un poco de razonamiento
de
Algo para pensar: Identifique una reciente
situación de trabajo donde un poco de
razonamiento por el lado del Declaración de
Quiebres Potenciales hubiera evitado muchos
inconvenientes. ¿Qué ideas específicas
hubieran sido de utilidad en esa situación?

LA DECLARACIÓN DE QUIEBRES Editado por Mónico Carvajal 2004 para el PAC de GSP de Venezuela . Derechos Reservados

Al identificar Quiebres potenciales, su primera pregunta es: “¿Qué puede salir mal?” Es útil hacerse
Al identificar Quiebres potenciales,
su primera pregunta es: “¿Qué
puede salir mal?” Es útil hacerse
esta pregunta, para luego volverla a
formular de varias maneras
diferentes:
¿Qué podría cambiar para producir
inconvenientes?
¿Cómo podría este cambio generar
dificultades en algún otro lugar?
¿Dónde hay fechas-tope muy
ajustadas?
¿Dónde hay lagunas en la
planificación o en las asignaciones
de responsabilidades que pueden
crear inconvenientes?
¿Cómo afecta este cambio las
rutinas existentes?
¿Cuán realistas son los nuevos
elementos y procesos introducidos
por el plan?.
¿Qué no funcionaria

PASO 1:

PASOS FRENTE A UN QUIEBRE POTENCIAL

ANTICIPE QUIEBRES POTENCIALES, IDENTIFIQUE EL QUIEBRE

PASO 2:

PROPOSITO DE LA ACCION

PASO 3:

CONSTRUYA UN PLAN

PASO 4:

EVALUE LAS AMENAZAS

Luego de hacer una lista de los Quiebres en potencia, debe evaluarlos según el grado
Luego de hacer una lista de los Quiebres
en potencia, debe evaluarlos según el
grado de amenaza para el plan.
¿Cuál es la probabilidad de que el
Quiebre se produzca?
Cuán grave sería si ocurriera?
La Probabilidad (P) y la Gravedad (G)
pueden ser evaluadas en una escala
“Altas”, “Media” y “Baja” para cada
Quiebre potencial.

PASO 5:

IDENTIFIQUE CAUSAS PROBABLES

El único modo de prevenir una amenaza consiste en evitar que se produzcan sus probables causas. Por lo tanto, éstas deben ser anticipadas y enumeradas.

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PASO 6:

PLANIFIQUE ACCIONES PREVENTIVAS

El supervisor que ha persistido en su programa de “cero sorpresas”, se ha ubicado ahora en el sitio donde puede planificar una acción que prevenga la aparición del Quiebre potencial, a través de la reducción de la probabilidad de que ocurran sus causas.

PASO 7:

PLANIFIQUE ACCIONES CONTINGENTES

PASO 8:

DISPONGA DE INFORMACIÓN

Habiendo considerado las acciones preventivas, el directivo debe ahora evaluar sus necesidades de protección. Esta protección, o acción contingente, minimiza o atenúa la gravedad del efecto de un Quiebre potencial, en el caso en que éste ocurra.

Una última condición del Declaración de Quiebres Potenciales es disponer de información. Esta tiene dos propósitos – notificar la necesidad de poner en marcha acciones contingentes y dar cuenta sobre la marcha del plan.