MANUAL DE GESTION DE COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO DE MATERIALES EN CONSTRUCCIONES ADRIANA MA. BAUTISTA SALAMANCA. adrianasalamanca_ic@hotmail.com LIDIA MONROY RAMIREZ. lidiamonroy @ hotail.com FERNEY GONZALEZ PACHON. w_gonzalez_p@hotmail.com RESUMEN En |a actualidad las zonas donde se realizan construcciones a nivel urbano son limitados dadas las condiciones de vecindad y proximidad de vias piblicas; se limita los espacios necesarios para el almacenamiento de material y se hace necesario exigir control de materiales para optimizar los espacios de almacenamiento y dar cumplimiento a los compromisos de entrega Palabras Clave: Gestion de compras, gestién de inventarios, gestién de almacén, gestién de pagos ABSTRACT At present the areas where buildings are made at the city level are limited given the conditions of neighborhood and near public roads, it limits the needed space for storage of material and demand is necessary to optimize contro! of materials and storage spaces to fulfill delivery commitments. Keywords: purchasing management, inventory management, warehouse management, payment management. INTRODUCCION El control y manejo de los almacenes es parte funda- mental de la rentabilidad de un proyecto, por esto es necesario disefiar un manual que contemple normas de uso que oriente a la mejora continua de cada pro- ceso de control. Se propone un modelo de manual como herramienta ‘que mejorare la toma de decisiones sobre la gestion de compras, inventarios y almacenamiento, asi como pproponer algunos crterios basicos para su manejo. Para alcanzar el mejor lugar en el mercado ¢ incremen- tar la rentabilidad, las empresas constructoras deben incorporar nuevas tecnologias para la gestion de com- ras, gestion de inventarios, disenio de rutas, procesa- miento y preparacién de pedidos, entre otras, partiendo de manuales, guias y otros documentos que ayuden a establecer las mejores alternativas para alcanzar sus metas. Las empresas constructoras estan orientadas a esta- blecer y desarrollar relaciones a largo plazo con pro- veedores que offezcan insumos de calidad segin cri- terios definides de servicio y disefio, donde el objetivo predominante es reducir el ntimero de proveedores dele- ‘gando en ellos las responsabilidades de control de cali- dad, almacenamiento y transporte donde el precio sigue ky rin siendo, en la mayoria de los casos, un factor de impor- tancia en la seleccién de! proveedor; sin embargo, en muchas situaciones y dado la importancia que tiene el costo en el almacenamiento de materiales de cons- trucién en las obras, se desprecia la realizacién de un proceso de inventario y almacenamiento optimo en las ‘construcciones, delegando en muchas ocasiones esta responsabilidad al proveedor, que al desconocer la im- portancia del cumplimiento en la entrega de material (en ‘cuanto a fechas, horas y cantidad) pueden afectar de ‘manera considerable la programacién establecida para el desarrollo de las actividades. Una adecuada administracién de inventarios y almace- namiento puede aumentar, de manera significante, la eficiencia de la empresa donde se optimizan los espa- cios usados para almacén, las cantidades de materiales criticos en stock reduciendo costos y errores derivados de los procesos de almacenamiento, entre otros. !gual- mente la gestion de compras, control de inventario y ‘almacenamiento necesita de la identificacion de las ne- cesidades de acuerdo con los requerimientos de cada ‘empresa. Los objetivos de la investigacién son entre otros; identitt- car los materiales donde el procedimiento de adquisicién ‘sean criticos para construcciones objetivo de este estu- dio y diseriar prototipos de almacenamiento en estante- rias y estructuras para aprovechamiento de los espacios;este estudio permitira proponer un manual como guia para los procedimientos relacionados con gestion de ‘compras, control de inventario y almacenamiento de ma- teriales de obra para construcciones verticales que no ‘cuentan con espacios suficientes. Se realizé un anélisis descriptivo de tres empresas constructors colombianas, en ellas se analizaron especificamente los capitulos de gestion de compras, almacenamiento ¢ inventarios y gestion de pagos, capitulos contenidos en el manual de calidad. La poblacién objeto del analisis debe cumplir con el requisito de ser empresas constructoras radicadas en Colombia, especificamente en Bogota, y que desarro- lien obras de infraestructura y edificaciones. DESARROLLO TEORICO Gestion de Compras Lapréctica de una correcta gestién de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios al mejor valor total. La funcién de compras a menudo gasta mas dinero que cualquier otra funcién de la empresa, asi que compras proporciona una buena oportunidad, para reducir los costos y aumentar los mérgenes. de beneficio. Reducir los costos es basico para el desempefio eficiente y eficaz de cualquier entidad. La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los mate- riales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequefias pueden tener un mayor impacto sobre los be- Neficios, e igualmente en mejoras en otras areas de la ‘organizacién. La funcién de compra tiene por objetivo adquirir los bie nes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en tér- minos de tiempo, calidad y precio. La complejidad de la gestiin de compras depende, entre otros, de los siguientes factores: 1. Volumen de compras y pedidos anuales 2. Entomo en el que se desarrolla la funcion, Para que se realice una gestion de compras efectiva es necesaria una coordinacién permanente entre los departamentos comerciales 0 de operaciones y el de ‘compras. En cualquier empresa, no todas las compras se llevan ‘a cabo siguiendo idénticos procesos, son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicion de bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de articulo a adauirir, la significativita de la compra, la situaci6n geogréfica del proveedor, las caracteristicas del vendedor, entre otras. Las principales etapas del proceso de decision de compra son basicamente siete, donde se cistinquen el reconocimiento de la necesidad, busqueda de informacion, formacién de alternativas, evaluacion de alternativas, decisién, ejecucién de compra y monitoreo postcompra. ‘Asi como hay diferentes etapas del proceso de decision de compra, hay diversas técnicas, en las que ‘se encuentra pedidos abiertos, compra sin factura, pedidos electrénicos y transferencia de fondos, compra sin inventarios y estandarizacion, La calidad es el resultado de haberse realizado un procedimiento exitoso, avanzar en la relacién entre os compradores y suministradores es la via por la que han de llegar las mejoras en la gestién logistica. “El suministrador ha de intuir y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del comprador. Este ha de definir sus propias exigencias con la intervencion de todos los departamentos implicados y el apoyo del suministrador’. Laorganizacién debe asegurarqueel producto adquirido ‘cumple los requisitos de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos dependera el efecto de estos en la posterior realizacién del producto o en el producto/servicio final. El mismo seré concebido en conformidad con las exigencias a proceder reflejadas en el manual de calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes, en la entidad que sean convenientes consultar. Los principales indicadores del Departamento de ‘Compras son: 1. Valor de compras totales/ ventas totales comparadas con el afo anterior. 2. Total de compras/nimero de compras. 3, Porcentaje de compras rechazadas. 4, Porcentaje de paralizacién de la produccién por falta de materia prima. 5. Inventario/ventas. 6. Costo promedio de Orden de compra. 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos. 8. Numero de orden por mes en comparacién con el afio anterior. GESTION DE ALMACEN Idem, ‘Al examinar toda la vida util de cualquier articulo que se pretenda comerciar, es de vital importancia mirar la utlidad que presta para este fin el almacén; en muchas cocasiones se le ha restado importancia a constituirlo, por catalogarlo como un medio que provee 1 Dominguez P, Violeta de la C. El nuevo papel de las compras y su impacto en la competitividad de la organizacién. Instituto del Comercio Exterior. LL —_—gastos y disminuye utilidades, pero es en éste donde se ve realizada, de una forma directa, la interaccion del vendedor con el consumidor que es su objetivo final. Es la puerta de entrada para enfocar la atencién del cliente en algo que desea el producto que este adquiera. El almacén debe garantizar el funcionamiento constan- te y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio 0 productos hasta el mante- nimiento de las propias atracciones. LLos inventarios 0 stocks, definidos como una provision de materiales con ol objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccion de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan practicamente ‘en cualquier organizacién, y en particular, en las les, sean éstas pequefias, medianas EI almacén tiene unas funciones basicas que se espectican segin su importancia en: poseer la cantidad de materia prima necesaria para cumplir con los objetivos de su actividad comercial, proveer de los suministros y materiales a quien los requiera, cuidar los productos que le hayan sido entregados con el fin de mantener su proceso y procurar porque los mismos puedan seguir en su transformacién hacia el producto final, procurar que el ambiente general en cuanto a condiciones higiénicas sea éptimo, manteniendo un ‘orden determinado para cada clase 0 tipo de producto, debe clasificar por estado de su proceso; tener un control de cada uno de los productos terminados para continuar con su respectivo destino, tener un cuidado celoso de cada uno de los elementos que se le hayan depositado, velar porque permanezca la misma cantidad e igualmente su calidad, ser diligente en los tiempos de despacho, recibo y almacenamiento y llevar un registro. GESTION DE LOS INVENTARIOS 0 STOCKS Los inventarios o stocks que pueden ser definidos como una provisién de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccion de los pedidos de consumidores y clientes, estos se presentan practicamente en cualquier organizacién, y en particular, en las empresas industriales, sean éstas pequefias, medianas 0 grandes. Una funcién muy importante de los inventarios, es actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases y los de entrada de las siguientes. Los stocks se clasifican de diversas formas, esto segtn su grado de transformacién y por su categoria funcional. Segiin el grado de transformacion, materia prima, componentes, productos en curso de fabricacién, productos semiterminados, subproductos, materiales para consumo y reposicion, embalajes y envases; y por '8u categoria funcional en inventarios de ciclo, stocks de seguridad, inventarios estacionales e inventarios en transite cee Evidentemente, en la mayoria de las ocasiones, un mismo articulo presentaré situaciones de inventarios que corresponden a varias categorias funcionales, puesto que un inventario de ciclo también puede serlo estacional, y ademas de seguridad, entre otros aspectos. Lo importante es saber con mayor exactitud posible y a un Costo razonable, cuanto vale la globalidad de su almacén. Para ello, cada empresa deberia establecer un control de sus stocks, lo que ‘comprueba que sus empleados cumplen con su labor y que, por ejemplo, el banco no devuelve mas recibos de los esperados. TRABAJO DE CAMPO Esta investigacion es de tipo descriptivo y se basé en el andlisis de tres empresas constructoras con sede en Bogota, que desarrollan obras de infraestructura y edificaciones. La primera empresa analizada fue PROMOTORA PUGA LTDA., que es una empresa dedicada a la contratacién y ejecucién de obras de urbanismo, obras de infraestructura vial y edificaciones. La segunda empresa analizada fue INGEURBE S.A. que se constituyé el dia 22 de enero de 1985, dedicdndose al disefio, construccién y comercializacion de proyectos de vivienda, prestacién de servicios de asesoria, consultoria ¢ interventoria en las areas de Ingenieria y arquitectura. La ultima empresa analizada fue VARELA FIHOLL & CIA. LTDA. VARELA FIHOLL & CIA. LTDA que es una empresa dedicada a la construccién de obras civiles. Para el cumplimiento de estos propésitos se cont6 con la asesorfa de los mejores profesionales en los siguientes ‘campos:suelos, cimentaciones, estructuras, instalaciones hidrosanitarias |e incendio, instalaciones eléctricas, voz y datos, cableado estructurado, instalaciones de seguridad y control de acceso, célculos estructurales, aseguramiento de calidad, aire acondicionado, entre atros; quienes aportaron al proyecto su experiencia en la toma de decisiones, alterativas técnicas, viabilidad constructiva, soluciones rdpidas y practicas ante los posibles imprevistos que pudiesen presentarse. Cf. Tejero A, Juan J. “Logistica Integral. La gestion operativa de la empresa’A partir de la investigacién realizada y del andlisis de la informacién procesada y evaluada se deduce que: la complejidad del sistema de gestién de compras es roporcional al tamafio de la organizacién. Todas las empresas coinciden en la exhaustiva seleccién de los proveedores tanto de materiales como de mano de obra y equipo. La gerencia debe ejercer vigilancia sobre el departamento de compras y contrataciones. Es importante establecer montos que restrinjan la aprobacién de las contrataciones, para de esta manera, vincular a los directivos de la organizacién en los contratos mas importantes. Para toda compra 0 contratacién deben existir como minimo dos propuestas que sean comparables para asi conocer el mercado y tomar la mejor decisién de compra. En la gestion de compras, es importante vincular a otros departamentos de la empresa, como el departamento juridico y contable, para la elaboracién de contratos y programacién de pagos. Es fundamental hacer un seguimiento permanente a los proveedores y realizar evaluaciones periddicas, lo que permite tomar acciones correctivas para evitar retrasos en las obras. Es importante registrar toda la informacion de la gestién, en formatos dentro del sistema de gestién de calidad de la organizacién. Los parametros de la evaluacién de desemperio dependen de las politicas de calidad de cada empresa, y de lo que para ella es mas importante dependiendo del tipo de proyecto que desarrollen. La gestién de pagos deberé basarse en los flujos de caja proyectados anualmente, en él se establecerd la caja con la que cuenta el proyecto para sus gastos, Para 1 control de presupuestos, algunas empresas cuentan con un software que vincula las Ordenes de compra, entradas y salidas de almacén, médulo de inventarios, facturacién y pagos; esto permite conocer el tiempo real y la efecucién del presupuesto. Una buena gestion de pagos le permite no sélo a la empresa mantener su flujo de caja respecto alo planeado, sino que también permite a los contratistas y proveedores estar con las cuentas al dia, por lo tanto, no se causardn atrasos en la obra. Es importante en la fase de planeacién, hacer una programacién de pedidos, basada en el conocimiento de los proveedores, para prever tiempos muertos por falta de material. Las empresas deben tener la menor cantidad de proveedores, para poder realizar con ellos grandes negociaciones y asi obtener generosos descuentos y cupos de crédito. Siempre se deben tener varios proveedores calificados, que se puedan tomar como segunda opcién, en caso de tener inconvenientes con los principales. Las compafias analizadas entienden la importancia de una buena gestién de compras, ya que esto se traduce en ahorros significativos de dinero y tiempo. Las empresas son conscientes de la importancia de la fase de planeacién y apuntan a que previo al inicio de las obras ya se encuentren las negociaciones mas importantes completamente cerradas. Se deberian incluir en los manuales politicas claras y establecidas de los criterios de seleccién y evaluacién de las diferentes fases administrativas de los proyectos. CONCLUSIONES Es importante resaltar que se debe crear un manual de procesos de control para agilizar los procesos de compras. Es necesario implementar un plan de almacenamiento de materiales en las obras de construccién vertical puesto que la organizaci6n y el buen manejo depende la rentabilidad de un proyecto. Esnecesario desarrollarprocesos enlos que se incluyan las compras, los inventarios y el almacenamiento de insumos en general Es necesario tener en cuenta en los presupuestos de obra los costos de almacenamiento El personal de compras deberd estar capacitado y con experiencia en el tema de logistica. Es necesario incluir en la planeacién y programacién de obra el item de almacén, Se debe hacer una evaluacién exhaustiva para minimizar los riesgos enla cadena de aprovisionamiento investigativo y ese es el aporte a la comunidad cientifica en el area investigada. Bibliografia Acerias Paz del Rio, Guia para el calculo de Estructuras de concreto reforzado — Disefio Sismo resistente NSR-98. CPNAPA Documentaciones sobre practica profesional, Alcance y etapas de referencia en los servicios de disefio arquitecténico. Dominguez P, Violeta de la C. EI nuevo papel de las compras y su impacto en la competividad de la organizacién. Instituto del Comercio Exterior Heizer y Render. Direccién de la produccién - Decisiones Tacticas. INGEURBE. Manual de calidad. Bogoté. 2007Merino_F. Estrategia financiera, Disponible en: http:// dialnet.unirioja.es/servlet/autor?codigo=64111 Bonilla M, Gestion de pagos a proveedores, PROMOTORA PUGA LTDA. Manual de calidad Norma ISO 9001:2000. Bogota. 2007 Tejero A, Juan J. “Logistica Integral. La gestion P Trabajo de diploma-CUJAE : Procedimiento para operativa de la empresa.” | realizar el diagnéstico de la gestion de compras, de la empresa cubana. Propuesta de disefio de una herramienta informatica para su aplicacion y procesamiento. VARELA FIHOLL & CIA LTDA. Quienes somos. Disponible en: http://www. varelafiholl.com/newsdetail asp?id=3158&idcompany=98. Bogota. 2009. LA PLANIFICACION COMO HERRAMIENTA CLAVE EN LA EFICIENCIA DE LAS OBRAS DE CONSTRUCCION Julio César Basto Suarez ing juliobasto@ hotmail.com Maria lizzette Duarte Beltran lizzetteduarte@hotmail.com Carolina Gordillo Cuadro anglibano1 @hotmail.com RESUMEN La planificacion es una herramienta clave para el pleno desarrollo de un proyecto, independientemente en la etapa en que se encuentre éste (disefio 0 construccién). Dicha planificacién se plasma en ferentes documentos, {que deben pormanecer registrados y ordenados; haciendo control de cambios inherentes a la obra, permitiendo Gesarrollar un sistema coherente de informacion que integre met6dicamente todas las fases del desarrollo. Palabras clave: planificacion, control, proyecto, construccién, disefio ABSTRACT Planning is a key tool for the full development of a Project, regardless of the stage where they will find it (design or construction). Such planning is reflected in various documents, which must remain registered and sorted, making control changes inherent in the work, allowing to develop a coherent information system that integrates methoci- cally all phases of development. Keywords: planning, control, project, construction, design. 1. INTRODUCCION Los proyectos de construccién requieren de la imple- mentacién de procesos de planificacién que permitan ‘combinar los recursos disponibles en procura de lograr los objetivos de la contratacion de acuerdo a un nivel de calidad requerido y dentro de los tiempos previstos y costos presupuestales. Para optimizar plonamente los proyectos de construc- ci6n, es pertinente implementar etapas de planificacion que permitan la rentabilidad de la obra. Por tal motivo, ‘es necesario buscar estrategias que permitan mejorar la calidad del proyecto; aumentando el control a través de una estandarizacion de procesos, que consiste en ordenar cronolégicamente los avances estructurales de la obra. Para que se logren resultados confiables, es decir que no se vea afectada la calidad de los proyectos en el tiempo, es necesario que las actividades que consti- tuyan los procesos de planificacion puedan rutinizar (crear una costumbre de calidad para el manejo de los procesos). La rutinizacion se logra a través de las inte- racciones recurrentes de gerentes, supervisores y tra- bajadores en la eecucién de la obra, lo anterior puede tomar gran cantidad de tiempo y gasto de recursos. La estandarizacion de procesos emerge como un meca- rnismo que permite reducir los tiempos de rutinizacion, asi como disminuir el nivel de conocimiento implicito 0 tactico inherente a las rutinas. Al prescribir de la forma ‘como se deben planear y ejecutar las actividades, la ‘estandarizaci6n facilita la trasmisién de conocimiento entre agentes, ésta acttia como un elemento adecuado en la optimizacion de recursos cognitivos; lo anterior resulta en ahorro de tiempo y recursos financieros. 2. DESARROLLO TEORICO Definiciones y caracteristicas de un proyecto “Proceso Unico que consta de un conjunto de activi- dades coordinadas y controladas, con fechas de co- mienzo y terminacién, que se emprenden para sumi- nistrar un producto que cumpla requisitos especiticos, dentro de tiempo, costo y recurso” (Normas ISO NTC = 10008).