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CAPITüL0 1 ASPECTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS

El proceso Administrativo considerado universalmente para ser


aplicado en cualquier organismo, se caracteriza por su versatilidad en
la aplicación íntegra, y sus resultados se plasman en las mejoras que
gradualmente experimentan las empresas.

1.- EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Es el conjunto de etapas interrelacionadas que mediante un


esfuerzo coordinado alcanzan los objetivos administrativos de la
Empresa.
Con el propósito de disponer de una apreciación clara y objetiva
de la aplicación de este proceso, se considera para efectos del
presente trabajo el enfoque del autor Koot'z y O'donell, quien lo
caracteriza de ser realista, operativo y práctico.

1.1 ETAPAS QUE LO CONFORMAN

Básicamente son : PLANEACION, ORGANIZACION,


INTEGRACION, DIRECCION, Y CONTROL 1 ; las cuales deben
estar interrelacionadas y coordinadas de tal forma que el
aprovechamiento de los recursos de una empresa sea
óptima y el riesgo del desperdicio sea mínimo.

Administración, Koontz/O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, Cap. 3, pag. 69


La clasificación de las etapas se ha conformado
adaptándolas según las necesidades que presentan las
empresas, este orden no sigue una regla específica ya que
en determinado momento, estas tienden a fusionarse, o
ampliarse.
En seguida, se describirá en forma sucinta, cada una de
ellas.

a. PLANEACION

Esta etapa se considera la mas importante de todas


dentro de las funciones administrativas, ya que
comprende la selección entre diferentes alternativas de
acción para la empresa como un todo y para cada
Unidad Administrativa, así como para e l elemento
humano en cada una de ellas.
Comprende el diseño, formulación y selección de los
objetivos de la empresa, asi como de las metas y
programas de las demas Unidades Organizativas y la
determinación de los medios para alcanzarlos, lo que
conlleva a determinar un enfoque racional para el
desarrollo de los mismos y el alcance de las metas, en el
tiempo preestablecido.
a. 1 NATURALEZA Y PROPOSITO

Sin una planeación adecuada, la toma de decisiones


en las empresas se convierten en improvisaciones,
dejándose guiar por la intuición o por la
experiencia; es como si de repente quisiéramos
viajar a un sitio sin saber la ruta que nos conduzca
por el camino mas seguro y llegar a nuestro
destino.
Lo anteriormente planteado da razones que
fundamentan su importancia dentro de cualquier
organismo social, siendo las de mayor relevancia,
las siguientes :
i Neutralización de la incertidumbre y el cambio
para afrontar todas las variables del Micro y
Macroambiente.
ii Concretar la atención en los objetivos orientando
todas las actividades y esfuerzos empresariales
hacia el logro de ellos.
iii Facilitación del control ya que proporciona las
herramientas administrativas básicas para
cumplirlo en forma satisfactoria.
iv Minimización de costos por que permite admi -
nistrar los recursos de la empresa en su mayor
eficiencia o sea con racionalidad. 2

a.2 TIPOS DE PLANES

Con el propósito de poner en práctica la planeación,


es necesario recurrir al desarrollo de los diferentes
programas alternos, mediante la puesta en práctica
de tipos d e planes que comprenden cursos de
acción futura. Estos son variados y pueden
clasificarse de la siguiente forma : MISIONES,
OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, POLITICAS,
PROCEDIMIENTOS, REGLAS, PROGRAMAS Y PRE-
SUPUESTOS, los cuales se describen concretamente
a continuación :

i MISIONES

Representa la "razón de ser" de un Organismo


Social, o sea la misión con la cual se ha
proyectado tener presencia en el medio,
tendiente a la satisfacción de necesidades
humanas, mediante la creación y distribución de

Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell. Editorial Mc Graw


Hill. cap. 2.
bienes y servicios, en ese sentido toda clase de
operación de un grupo organizado, debe poseer
propósitos o misiones para tener algún
significado.
Lo anterior conduce a sostener que en todo
sistema social, las empresas tienen una función
o tarea básica que le impone el medio, en
función del rol que le corresponde dentro del
sector o actividad económica.

ii OBJETIVOS

Es el fin perseguido dentro del corto, mediano


y/o largo plazo, por una organización y son de
vital importancia para el éxito de las mismas; ya
que son los resultados que se esperan lograr,
estos deben reunir las siguientes características :
deben ser medibles, razonables, claros,
coherentes, estimulantes y concretos. Deben ser
planteados considerando las políticas y
estrategias definidas precisamente por la
Empresa.
iii ESTRATEGIAS

Son programas generales de acción por medio de


los cuales una empresa se propone alcanzar sus
metas y objetivos básicos en el corto, mediano y
largo plazo, lo que garantiza dentro de la labor
administrativa que con su utilización se logre la
acertada administración de recursos que
permita obtener ventajas competitivas y
posición en el medio.

iv POLITICAS

Representa los lineamientos generales o guías de


acción que orientan la operatividad empresarial
en todo proceso para la adopción de decisiones.
O sea que las políticas delimitan un área dentro
de la cual una decisión va ha ser adoptada y
aseguran que ésta, será consistente con los
objetivos y contribuirá al alcance de ellos en el
tiempo que se ha establecido.

v PROCEDIMIENTOS

Son planes que establecen un método habitual


de manejar actividades en forma lógica y
coherente, mediante una secuencia cronológica
de acciones requeridas y que representan guías
de acción que detallan la forma exacta que rigen
el cumplimiento de las actividades.

vi REGLAS

Es un plan que requiere ser cumplido en forma


rígida en la toma de acciones específicas y
definidas con respecto a una situación dada. Su
adopción permite el establecimiento de un
régimen disciplinario que regule la operatividad
de la empresa.

vii PROGRAMAS

Es un conjunto de planes que se requieren para


llevar a cabo las lineas de acción necesarias
dentro d e la operatividad empresarial y que
incluye políticas, procedimientos, reglas
cronogramas, asignación d e recursos y otros
elementos que clarifiquen su desarrollo. 3

Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell, Editorial Mc Graw


Hill, cap. 2.
viii PRESUPUESTO

Es la expresión en términos cuantitativos de los


resultados que esperamos obtener en un
determinado período.
Representa un instrumento de control y es la
herramienta administrativa principal para la
formulación de los planes.

a.3 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

El proceso de planeación está sustentado en


algunos principios, de los cuales se mencionan los
siguientes :

i PRINCIPIO DEL COMPROMISO

Significa el estar pendiente de que los objetivos,


metas y políticas sean cumplidos de acuerdo a
los planes trazados para tomar decisiones
futuras.

ii PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD

Cuanto mayor sea la flexibilidad que pueda


dársele a los planes menor será el peligro de
perdidas en los cuales se incurra por sucesos
inesperados; pero el costo de la flexibilidad debe
compromisos futuros que se han contraido.
Subjetivo es dar a los planes cierta facilidad de
cambio de dirección.

iii PRINCIPIO DEL CAMBIO DE RUMBO

Cuanto más se compromete en el futuro las


decisiones de la planeación, tanto más
importante es para un administrador revisar
periódicamente los acontecimientos y las
expectativas y rediseñar los planes en las
formas necesarias para mantener el curso hacia
las metas deseadas.

b. ORGANIZACION

Es considerada como la segunda etapa estática del


Proceso Administrativo y básicamente consiste en la
agrupación de aquellas actividades necesarias para el
cumplimiento de los objetivos; es asignar para cada
agrupamiento de los mismos a un administrador
juntamente con la autoridad indispensable para ejercer
una supervisión adecuada y la disposición d e una

Administración Kootz/O'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 5. pag. 130, 132 y


133
coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa.
Se considera que entre más formal sea una organización,
con mayor claridad conocerá una persona los limites de
su autoridad, y por lo tanto el alcance de su
responsabilidad.

b.1 ORGANIZACION FORMAL

Una organización es formal cuando las actividades


de 2 ó más personas son concientemente coordi-
nadas hacia un determinado objetivo. La esencia de
la Organización Formal es un propósito común
conciente y tiene lugar cuando las personas son
capaces de comunicarse entre sí, cuando están
dispuestas a actuar y a participar a un mismo
propósito.
Representa la estructura intencional d e puestos en
una empresa organizada formalmente. Debe ser
flexible o sea debe dar cabida al uso del criterio, a
reconocer las preferencias y las actitudes
individuales de un grupo que deben ser
canalizadas hacia metas de la organización.
i NIVELES DE ORGANIZACION

Dentro de la Organización Formal, se identifican


los niveles de organización que existen porque
hay un número límite de personas que cualquier
administrador puede supervisar con eficacia,
aún cuando su límite varía de acuerdo con las
situaciones.
En la Figura No. 1 se muestran las relaciones
entre el alcance y los niveles organizacionales.
Un alcance amplio va asociado con pocos niveles
de organización; y un estrecho, provoca muchos
niveles.
Figura NQ 1-A
Relaciones entre el alcance y los niveles organizacionales
Organización con áreas reducidas

VENTAJAS DESVENTAJAS

- Supervisión estrecha. - Los superiores tienden a invo-


- Control estrecho. lucrarse demasiado en el tra-
- Rápida comunicación entre bajo de los subordinados.
subordinados y superiores. - Muchos niveles de administra-
ción.
- Altos costos debido a muchos
niveles.
- Distancia excesiva entre el nivel
más alto y el más bajo.
Figura NQ 1-B
Organización con áreas amplias (*)

VENTAJAS DESVENTAJAS

- Los superiores se ven obligados -Tendencia a recargar a los


a delegar. superiores y se convierten en
- Se deben formular políticas "cuellos de botellas" en las
claras. decisiones.
- Los subordinados se deben - Peligro de perdida de control
seleccionar con cuidado. por parte del superior.

(*) Fuente : Administración, Koot'z O'donell. Edit. Mc Graw Hill, cap. 11


ii ALGUNOS PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE
ORGANIZACION.

Cuando el crecimiento empresarial se


experimenta tanto horizontal como vertical es
necesaria la división d e las actividades por
Unidades Administrativas, creando dentro de la
organización jerárquica los niveles necesarios,
pero estos conllevan a enfrentarse a algunas
limitantes, resaltando las siguientes :

- COSTOS : a medida que se incrementan, la


administración requiere más esfuerzos y
dinero debido a la necesidad de Gerentes
adicionales, de empleados que le ayuden a
coordinar las actividades y de instalaciones
para todo el personal.

- OBSTACULOS DE LAS COMUNICACIONES :


Cuando existen muchos niveles, aparecen
mayores dificultades para comunicar sus
objetivos particulares, planes y políticas hacia
los niveles inferiores de la estructura de su
organización; que aquella en la que la
Administración puede comunicarse
directamente con el resto de personal.
A medida que la información desciende por
la línea d e mando, ocurren omisiones e
interpretaciones distintas que tergiversan el
verdadero mensaje que se desea.

- BARRERAS PARA LA PLANEACION Y EL CON-

TROL :
Para desarrollar esta función, entre más
departamentos y niveles existan, se complica,
ya que un plan se puede definir y
completarse en el nivel superior, entonces
pierde coordinación y claridad a medida que
se subdivide en los niveles inferiores.

iii SELECCION DE ALCANCE O RADIO DE ACCION

Con el objeto de lograr el equilibrio en la


eficiencialeficacia administrativa, en toda
organización debe decidirse el número de
subalternos que pueden depender d e un jefe.
Los estudios realizados sobre este aspecto han
demostrado que la cifra de cuatro a ocho
subordinados en los niveles superiores de la
organización, es aceptable y que puede
aumentar de ocho a quince o más en los niveles
inferiores.

b.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

La organización se sustenta en algunos d e los


principios básicos :

i PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE OBJETIVOS

Una estructura de organización es efectiva si


facilita la contribución de los individuos al logro
de los objetivos de la empresa.

ii PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA
Una organización es eficiente si está
estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con el mínimo de costos
adicionales.
iii PRINCIPIO DE LA DELEGACION

La autoridad que se delega a administradores


individuales debe ser adecuada a su capacidad
para lograr los resultados que se esperan de
ellos.
iv PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA

La responsabilidad de los subordinados ante sus


superiores con respecto al desempeño es
absoluta y los superiores no pueden evadir la
responsabilidad ante la organización por las
actividades de sus subordinados.

v PRINCIPIO DE LA DEFiNiCION FUNCIONAL

En la medida que en un puesto o un


departamento tengan una definición más clara
de los resultados esperados, las personas
responsables pueden contribuir más
adecuadamente al logro de los objetivos de la
empresa. 5

c. INTEGRACION

Es la función administrativa que se define como la tarea


de cubrir los puestos de una estructura organizacional
por medio de la identificación de las necesidades de la

Administración KootzlO'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 16. pag. 406 y 407
fuerza de trabajo, el inventario de personal disponible,
el reclutamiento, selección y contratación, evaluación,
remuneración y capacitación del personal necesario.
La integración es considerada función administrativa
por las siguientes razones :
- La integración de los puestos de una organización
implica conocimientos y enfoques que n o son
comunes que reconozcan los Gerentes, quienes
piensan con frecuencia, que organizar es solo fijar
una estructura de papeles y prestan poca atención a
la ocupación de estos puestos.
- La integración como función le da más importancia al
elemento humano en la selección, evaluación y
desarrollo gerencial.
- Esta razón de separar la función de Integración es la
que a menudo los administradores olvidan ya que
estos son los responsables de dicha función y no el
Departamento de Personal, siendo éste el que podrá
brindarles toda la ayuda que necesiten; pero para
cubrir los puestos y mantenerlos ocupados con
personal calificado es tarea de los administradores.
c.1 PRINCIPIOS DE INTEGRACION

Los siguientes principios indican cuales son los


medios para lograr una integración efectiva.

i PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS

Los puestos de la organización deben ser ocupados


por personas con necesidades diferentes, deben
tener muchas dimensiones tales como : pago,
posición, poder, libertad y posibilidad de logros que
induzcan a los administradores a actuar.

ii PRINCIPIO DE LA EVALUACION DE ADMINISTRA-


mREs

Sugiere que el desempeño debe medirse tanto en


comparación con objetivos verificables como la
evaluación del desempeño de administradores
como tales.

iii PRINCIPIO DE LA COMPETENCIA ABTERTA

En la medida en que una empresa se comprometa


a asegurar la calidad d e sus administradores,
alentará la competencia abierta entre todos los
candidatos para puestos administrativos.

iv PRINCIPIO PARA LA CAPACITACION Y DESARRO-


LLO DE LOS ADMINISTRADORES.

Sugiere que en e l enfoque de sistemas los


esfuerzos de capacitación y desarrollo se
relacionen con las funciones de administración,
con las metas de la empresa y con las necesidades
profesionales de los administradores.

v PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS DE CAPACITACION

Entre más preciso se plantee los objetivos de


capacitación más probable es que se logren.

vi PRINCIPIO DEL DESARROLLO CONTINUO.

Conforme más s e comprometa una empresa a


tener administradores d e calidad, más requiere
que estos practiquen un autodesarrollo continuo.
d. DIRECCION

Dirigir es la función administrativa que consiste en el


proceso de influir sobre las personas para cumplir con
las metas y objetivos de la empresa con voluntad,
entusiasmo y dinamismo.
La clave de la dirección es la armonización de los
objetivos, ya que las personas no trabajan aisladamente,
casi siempre lo hacen en grupos de trabajo en busca
tanto de objetivos individuales de su puesto de trabajo
como los de la empresa. No siempre estos objetivos
armonizan entre sí, muchas veces estos difieren entre
jefes y subordinados; por lo tanto es tarea de los
administradores lograr que las necesidades de todos los
individuos armonicen con las demandas de toda la
empresa, para la integración de los Sistemas.
La dirección es el complemento básico entre los planes
bien elaborados, las estructuras organizacionales
debidamente concebidas, buenos programas de
integración y las eficientes técnicas de control, por una
parte; y por otra parte, que las personas comprendan y
se sientan motivadas para contribuir con toda su
capacidad y empeño al alcance de las metas y objetivos
de la empresa.
d. 1 ESTILOS DE LIDERAZGO

El factor humano en las empresas es mucho más


que un simple factor productivo en los planes de
un administrador. Hay que considerar su
naturaleza de persona en toda su dimensión tal
como conocimientos, actitudes, capacidades o
rasgos de personalidad y que esten influenciados
por factores externos como familia, escuela, iglesia
y otros.
Por lo tanto los administradores deben aceptar
estos hechos y prepararse para manejarlos
eficientemente.
Existen muchas teorias conductuales, creativas y
motivacionales como la teoría XY de Mc Gregor, la
teoría de jerarquía de necesidades d e Maslow y
otras más que persiguen este objetivo.
El liderazgo se define como una influencia, el arte o
proceso de influir sobre las personas para que
intenten con buena disposición y entusiasmo lograr
metas de grupo, con voluntad para trabajar con
afán y confianza; es decir el afán se refiere al
ahínco, a la honestidad e intensidad en la ejecución
del trabajo; la confianza se refiere a la experiencia
y habilidad técnica. Dirigir es guiar, conducir,
orientar y proceder.
Los lideres actúan para ayudar a un grupo al logro
de los objetivos mediante la aplicación al máximo
de sus capacidades. Los líderes se colocan frente a
un grupo para facilitar el progreso y para
inspirarlo hacia el logro de las metas de la
organización.
Algunos investigadores clasifican los estilos de
liderazgo, segun como los líderes hacen uso de su
autoridad, características relevantes para el
análisis gerencial, por lo que a continuación se
mencionan tres estilos básicos :6

i LIDER AUTOCRATICO
Se considera como una persona que dá órdenes
y espera su cumplimiento, es dogmático e
impositivo y dirige a través de la habilidad para
restringir u otorgar recompensas y castigos.

ii LIDER DEMOCRATICO O PARTICIPATIVO


Este tipo de líder consulta con sus subordinados
acciones y decisiones propuestas y promueve su
participación.

Administración. Koot'z O'doncll, Cap. 23. Pag. 564-565. Editorial Mc Graw Hill.
iii LIDER DE POLITICAS ABIERTAS
Este líder utiliza muy poco su poder, si es que lo
hace, y dá a sus subordinados una gran cantidad
de independencia o libertad en sus funciones;
permite en gran medida que sus subordinados
fijen sus propias metas y los medios para
lograrlos y considera que su papel es facilitar las
operaciones de sus seguidores proporcio-
nándoles información, actuando primordial-
mente como contacto con el medio ambiente
externo del grupo.

d.2 CLIMA ORGANIZACIONAL

Se refiere al ambiente interno total que debe


mantenerse en una empresa; el clima
organizacional se identifica como un conjunto de
características que son percibidas por los miembros
de una organización, y que describen a la empresa
en forma subjetiva, la distinguen de otras, es
relativamente duradero en el transcurso del
tiempo, ya que está en función de la
Administración mediante la promulgación de
políticas motivacionales o el desarrollo de un plan
de incentivos que tiene influencia sobre las
personas.

Estas características son :

i El grado de autonomía individual que se le


permite a los miembros, mediante la
participación con sus ideas en la búsqueda de
soluciones o planteamiento de alternativa-
solución.
..
ii El grado con que los superiores establecen y
comunican objetivos, políticas, normas de
trabajo a sus subordinados.
iii Los comportamientos que recompensan la
organización y el tipo de estímulos ofrecidos.
iv La consideración, simpatía y apoyo incondicio-
nal que expresan los superiores a los
subordinados.
v El alcance del conflicto y la forma como se
manejan, a efecto que se solucionen con
beneficios para ambas partes.

d.3 PRINCIPIOS DE DIRECCION

A continuación se mencionan algunos principios


que dan lineamientos para la función de Dirección :