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MAUREN CECILIA OSORIO DIAZ

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: CEDI S.A.
Dirección: Calle principal carrillo numero 56
Representante: Marco López
Tel: 912-2360-00
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gg@cediSA.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audgermonteria@cediSA.com.co
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación
Cesar David Osorio Martínez
Fecha: Abril 15 de 2016
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de CELI S.A., en los procedimientos
de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.
ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
Arepitas CEDI S.A.
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos


M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de


2013

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunión de Apertura:
11 de octubre de 2015
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
11 de octubre de 2015
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, la presente es para dirigirme a usted de manera respetuosa
para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria
Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este
documento, cuyo objetivo es garantizar y evaluar que se están aplicando los
procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio
de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis
y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 11 de
Octubre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del
laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de supervisión y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla
al líder del grupo auditor, antes del 30 de Septiembre de 2013. Por favor indique en
la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que
atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria
le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la
reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los
equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en idioma español.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno


ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

José Cantillo Experto Técnico SGC firma

Juan David Bernal Ingeniero de Procesos firma

Martha Pérez Representante de Gerencia firma

AUDITADOS

Cesar David Osorio Martínez Coordinador laboratorio de Ensayos e


firma
Investigación

Marco Polo Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Rosario Restrepo Analista Instrumental firma

Luis Castro Analista Fisicoquímico firma


firma
Eder Gutiérrez Analista Fisicoquímico
firma
Néstor Gudier Auxiliar de laboratorio
PROCESO y actividades
Fecha 11/10/2015
Proceso/ Actividad/ Requisito por auditar Auditor Cargo Hora

Reunión de apertura José Cantillo Representante 07:45 a.m.


experto Técnico
Dirección de sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5 Francia polo Secretaria General 08:00 a.m.
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.2.3 Cecilia Díaz Coordinadora de 10:00 a.m.
plantas
RECESO/ almuerzo 12:00 m
Administración del recurso humano Rafael Diz Director GDRH 01:30 p.m.
Medición, Análisis y Mejora – auditoria interna Juan D. Ingeniera de 03:00 p.m.
Bernal procesos
Reunión de cierre José Cantillo Representante 04:40 p.m.
experto Técnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en


idioma Español.
Ante la presente, se hace necesario solicitar hacer la devolución este documento
diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria,
al E-mail MHTDA@GGG.co Cualquier duda comunicarse al contacto con número
telefónico: 196-450 3248. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4
(control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento


revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de Logística y Servicio al Cliente Última actualización 18 de julio 2011
1

Política de Gestión Financiera: Instructivos Última actualización 5 de enero 20


2
de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 : Carpetas de Protocolos e Instructivos

Manual de Procedimientos. Cap. Compras


3 y Logística. Última actualización 9 de febrero 2014

M-PC-002: Versión Marzo de 2014


4 Manual de Procedimientos de Laboratorio
Manual de Documentos de Retención y M-DR-005: Libros de registro de muestras
5
Archivo del Laboratorio de Ensayos
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de


comunicación que usará durante la auditoría.
 La escucha activa.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
 Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas
y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de verificación Cumplimiento Evidencias y observaciones
Manual de calidad (documentación n) si Copias controladas del manual de
calidad
Se encuentran documentadas las si Claramente señaladas en el manual
respuestas de calidad
Se encuentran documentadas las si No hay evidencias de la comunicación
respuestas
Procedimientos operativos ( documentación nivel II)
Existencia de manuales constructivos si
Se da por entendido, dado a que cada
Existencia de la evidencia documentada No uno conoce las funciones pero a lo
que se respecta no se documenta.

Instrucciones de trabajo paso a paso Si


Se tiene claro que las solicitudes de
Están identificados los planes de trabajo No trabajo de laboratorio por formatos de
solicitud de análisis en la producción.
Registro de las acciones de los procesos Si
Formatos y registros Si
Bitácora de análisis Si
Metodología definida Si
Documentación completa Si
Protocolos, manuales, instrucciones Si Información en desorden
Está debidamente almacenada No Podría perderse la información por el
desorden.
RESPECTO AL SERVICIO
Registro de la verificación No
Pautas de actualización No
EXHIBICIÓN DEL PROCESO A AUDITAR EN UN LUGAR VISIBLE
Existen procesos para realizar Si Se conoce el procedimiento pero no
se encuentra documentado.
Se emplean técnicas estadísticas? No
SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES
Indicadores de medición de la satisfacción No
Emprendimiento para conocer las No
satisfacciones de los clientes

e- Generación de hallazgos de auditor.


Fecha: 22 de Octubre de 2015 Auditor (es): Oficina Asesora De Control Interno
Proceso Auditado: Compras Auditado (s): Superintendencia de logística
Evidencias de Criterios de
No. Hallazgos de Auditoría C NCM NCm
Auditoría Auditoría
1 Procedimientos de política de Falta agregar implementación de
costos en materiales gestión procedimiento para costos en X
en bodega y stand-by financiera materiales de bodega y stand-by.
2 formato único de Cap. No se tiene en cuenta el formato
despachos, Manual Compras y único de despachos y recibo de X
de procedimientos logística mercancía en el procedimiento
3 Falta actualización de la política de
Política de
logística, cuya última actualización
Cambios logística y
fue el 18 de julio 2013 y no se han X
organizacionales servicio al
agregado los cambios
cliente
organizacionales del año 2014
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.


Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de


procedimientos.

 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no


se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
 Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De
Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis
y entregas de resultados.

• Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de


resultado en uno solo.
• Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y
análisis de muestras.
• Es indispensable actualizar los procedimientos para el
diligenciamiento de los libros de registros de muestras.
• Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
• Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.
• Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los
mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar


la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se puede identificar los errores cometidos en la
organización y se puede enmendar a tiempo cualquier falla en la ejecución de la
estrategia, para tomar medidas que permitan retomar el rumbo correcto en la
empresa. Se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la
forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales
arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento
de los indicadores establecidos dentro de una organización.

NOTA: La mayoría de empresas pequeñas no tienen la obligación de hacer


auditorías y no le dan importancia. Pero una auditoría puede ayudar a las
organizaciones a optimizar sus operaciones y lograr importantes ahorros de costos.
Una auditoría interna puede ayudar a los gerentes a establecer medidas para lograr
un buen control financiero y de gestión. Al realizar un análisis del balance se pueden
identificar con claridad aquellas situaciones que constituyen un riesgo y lo que
podría ser una oportunidad financiera; además, al realizar un análisis de la cuenta
de resultados se puede planificar algunas estrategias para lograr mayores niveles
de ahorro y rentabilidad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:


• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.