DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS CURSO: CONTABILIDAD \ UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA | SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CAPITULO 5: Catacora, Fernando. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial McGrawHill. Compilacién con Fines Académicos y se respetan los Derechos de autor.Ee LO! S PROCEDIMIE ‘OS Funcién de los procedimientos contables A petite que cn as menses SUNS : imide po el rab dels emplendos. Fa ‘ Meer empleados en una empress: deo oa primera, se requlere de un MAH, conocim’ Ilevar-2-c@bi evar damenteaagudos ech SSN DG del care susceptible de estandarizacion. SMeandarizadas, con el-objeto de gue ‘a compafiia no vee neturaleza. Tina empresa establece procedimieny seguir, para ‘procedimiento som aplesbles Por o-generala las decisiones Peres as actividades que reelizan los cempleados del depa diferentes conocimientos y te0r las siguientes razones ‘© Consistencia en Generalmente ‘El segundo tipo de decsiones Is tinarias; SOM. ‘pasicamente dos tipos d& tes no rutinarias y aecisio sp tanto del funcionamiento oPet=s snormas y patias acerca de cOmO He debe gecisiones que llevan & mies rutinarias. Pare vo como de fas decisiones no rusinaris, no Son etalmente fectibles de que seen avis su accion ant Hechos 3 ‘misma regular la sencion’ de todos 1os.empleados. 1-08 Te tipo rutinaro, Los procedimien'o® contabies som stamento-d®. fa de la profesion conable. LOS procedimic 5 ezlamentacion de Ta acruncion = os «Seguridad de Ia eficiencia de todos Jos proce: et objetivo fina siempre seth funcionee 2 el mayor Jap, st repistordeis-operclenes referents 8 los PeB0 ppilizacion: anoxando en Un Princ skin ana cops en cau, 7. Asche losdocumnisreiios de soporte par eel def fcr: liad Simo eee nny ln arc Se neg de atl expe “Sa "torsos de ees, as res compre expt "Orne con FIGURA 5 Ejemplo de procediienio bajo ol caquema de responsi beac { JS MANUAL’DE PROCEDIMIENTOS:CONTABLES- my es is Ta a iste | == —— | fone boron ee pvshc ae ene | inmate 1. dem pe pen, oman niin i ‘CONSULTORES GERENCIALES, CA: Objet EExplcar ios métodes de costeo de inventarios que deben ser conocidos por los consultores de la empress ‘ox métolos cose deo nvr ms ipa oe Es po de modo es lin ead las puede invent en minis nes va sto aarti su ‘movie fic oes gande. or esas cuties cota Ge ca jade fine fines comnoacy- agrees aregaepitor ealde ps a iver, en dtp de value de inven puien niiarssigsztes ips: t Cost proesi single Cano romeo power + Canopronedle mon ars alla cot promo snp, s beck sar os osu de cade ua de a comps, ms sane del-ivenninia-e divide" mrs ona layed s VS SA Sa | ‘ampra mis oben a, eo vale panes, rae ciel el coxa poet pone, eal ta de cen dea compra del vbr del ivi Ini yee momo se vide oe ls usados sens vena nol clon ve ohcc a la el ive yn ide ee 2 lel cose promesio ml, ee geste un ect coat se fox nent, bo xqcas regio pape, que conte ct feel ero proediopondrado dees aids Serpe a ce exp La vena sn eos on se et cdl ino pred peneao qe se aa cela i Pes, “Pinca qu eat, rico ut se cose valor denver cose de is rime comes, ‘uend el fvena aco casas compan, ees: “ime gor ea, rer que se, consis ce wlan salar de veto costo dasa compas, ueind el iver al esta da amps seis FIGURASS Eley de un naraive,116 secinon rants Los RoceONAETOS Bn el cuadro 5-2, se muestra un detalle de los objetivos, ventajas y desventajas para cada uno de los, instrumentos antes explicados. Tnstramento ‘Ohjetivo Ventajas Desventajas——] ee oe Memorndun | decsién, pau o- norma en| mens 1S hace ge santo fra breve ‘Nonmalizar en forma may Su __especcldad”— penne | Uso _Tinftado a —stuasTones detallads, Ia manersen que debe | entender clarmente Io que se | espeofcas. Insivetivo | llevarse 2 cabo alguna tare 0 | deses comuniu, procedimiento expect, Comunicar un gran nimero de | Camunizasion aun eran | Sa personas Iss paul © guias de | nimero de personas. spi Circular | sechinspliesles uns especticns siuacionespectica. Docimentr en forma iiegral/Sa vel de deulle_pemle]| Se_requiew de Tempo —y los procedimientos de un des 0| conocer adecuadamente toda personal especlilizado para sv feas de una empress, oe tal as actividades de un dre en la desarollo, Manual forma que permits tener una empress. vision ceallséa de as ‘operaciones 0 del trabajo que realizan os empleados. ‘Dovamentar un prosedimenia | ET avel de detalle es av mayor | Puede exec afomnaldad ‘Naratvos | en forma detallada y altamente | veniaa. sino es adecuadamente éeseritva. bliaado DRO ST Tecnies pare documeniar poset vos: ‘Una empresa puede decidir documentar sus procedimientos con distintos obj ‘+ Dejar evidencia escrita acerca de lo que realizan los empleados -- Analizar el trabajo-realizado por éstos buscar las mejoras-correspondientes: ‘© Entrenar y transmitir conocimientos @ nuevos empleados CCualquiera’ que sean Ios objetivos; siempre’ habré un beneficio asociado. La decision’ de documentar los procedimientos, es una decisin que en muchos esos es difeil de tomar por el costo que ello implica gl Punto de observacién : La importancia de la documentacién en una empresa. : Para letura adlcional Son cada ver més las empresas que toman la decisiOn de plasmar en papel, todas las operaciones, actividades, politicas, ‘hormas y en general el proceso que evan a cabo los empleados y el personal que mueve y motora una compatiia. Una ‘empresa que no posea documentada su forma de aciuar y operar, es altamente susceptible de quo soa vulnerable por atrasos en cualquier proceso eritice, sea por ejemplo que un emploado no siga desempefiando alguns funcién por enfermedad, susencia temporal o retiro defnitvo de la empresa. Bs comin encontrar que todo el conocimiento del ‘rabajo-se-oncuentra-almacenedo-en-unos-cuantoe-empleadoa-y-a personas, Bsta situaciin es generada por algunas personss con el fin de trater de asegurar el puesto que estén Aesompesiando y hacer altamente depondionte de ollos a a organizacion. Para eubrir estos riosgo, ol nivel gorencial alto, debe establecer metas y objotivos especiticns en el free a fin do ‘laborar un plan de documontacién, en primer lugar do todos los procesos erticos y luego todos aquellos que so ‘eonsderen rutinarios a nivel de Ins actividades operativas 5.3 COMO GRAFICAR LOS PROCEDIMIENTOS Por lo general el proceso de aprendizaje del ser humano se failita cuando és es realizado en forma gréfica mas que escrita. Une lectura de cien piginas sin gréfices, puede hacerse sumamente tediosa; al contario, si ésta se encuentra acompafada de figuras o formas de expresién gréfie, el aprendizaje es mayor. llo-noha-side-comunicado-o-transmitido-e-otras———pei + INGIONDLOS ROCEDMIENTOS CONTASLES 77 Dice el refanero popular que una gréfiea expresa mis que mil palabras, ello es certo; ya que el aprendizale visual es ms pio que la Tecra de un larg y extenso texto. Exste una razén muy sencilla y esque la Lectura de un texto requiere una inversion mayor de tempo que el aplicado para entender una gréfica. A nivel de los procedimientos en el dea contable, la téonica de mayor uso en las empresas es el representarlos a través de flujogramas. ‘Un flujograma es una herramienta y técnica para la representacién de Jos procedi Tajpprane bbeamientay cen forma gréfica. Podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas: oe proedimienos en + Secuenciales Sm pate + Columnares + Antlticos Para todos los tipos de flujogramas, podemes identificar una simbologia basica para su representacién®) Flujo de informacién. Una flecha: representa el flujo de la informacién desde/hacia. —_—— Se usa obligatoriamente para reflejar el orden que debe seguir la lectura del flujograma yy muestra igualmente como fluye ia informacién a lo largo del proceso Proceso. Rectingulo: representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros ‘mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitive. Archivo temporal 0 permanente, Tringulo invertido: se utiliza para mostrar un archivo, ya sea éste en forma permanente o temporal. Dependiendo de que sea uno u otro, llevaréinternamente una letra P -permanente-0'T - temporal. Conector interno, Circulo: algunas veces un flujograma puede requerir que se efectien ‘altos en Ta secuencia de los pasos, pero dentro de la misma pagina, por 10 qué tal accidn se representa a través de un conector inten. ‘ninterrumpid Decisién. Rombo: este simbolo es utlizado cuando dentro del flujo del proceso, existen ‘cursos alternativos de accién, Documento: wilzado cuando se requiere diagramar algin documento que es generado 0 transferido a lo largo del proceso. Tnlelo(fin de proceso: como wna Tormalidad, este simbolo se wilize para Wniciar un procedimiento y para indicar su terminacién. En algunos casos, se puede omitir el representar el final de un proceso en razén a que este continue en otro procedimiento, Conector de columna y pagina: se wiliza cuando un flujograma es graficado en més de ‘una pégina o existen diferentes columnas en las cuales Ia secuencia de pasos es Es probable que el leeorenoveire que exstn diferencias en la forma de representa os simbolosde-ujogramas de un texto a oto, sin embargo debe haere hincaiéen que una vez adoptnda una metodlogia estindar, ela debe ser espetaday seguids en todos los sspectos de forma y fondo, Usted no encontart une forme nica de representr ls procesos mediante fujogramas y nadie pose la Palabra defnitvaespcto cul eselestindar qu se debe tlic78. seoun rants tos rRoceDnero$ En algunas oportunidades los flujogramas pueden mostrar otros simbolos diferentes a los mostrados anteriormente, en estos casos es necesario identificar el uso y el significado de cada nuevo simbolo para cubrir el objetivo final, el cual debe ser el claro entendimiento de la secuencia de pasos que forman el fiajograma. ‘La mejor regla para claborar los flujogramas es el sentido comin, debe recordarse que no existe una declaracién de todas las reglas en forma rigida. Para cada procedimiento establecido en Ia forma ya explicada de responsablefaccién, se debe elaborar un flujograma que represente lo explicado en el narrativo del procedimiento. FLUJOGRAMAS SECUENCIALES Los flujogramas secueneiales se caracterizan porque los mismos no separan las personas ‘ylo departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacién es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha, En Ia figura S- Aujogramas secuenciales se caraceizan por sosspacis "4, se muestra un ejemplo de est tipo de fujograma para un procediminto de elaboracion esate sue de-ordenes de compra de actives fs. realian las tas. FLUJOGRAMAS COLUMNARES Los flujogramas columnares son los més utiizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en Ia separacién que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. La simbologia wtlizada para este tipo de flujograma, es igual que la simbologia bésica, En la figura 5-5, se muestra un flujograma de este tipo para el mismo procedimiento detallado para el flyjograma secuencial Tujogramas ‘columnares sepuran cada une delastares y responsabilidades els personas ylo departamenos devo de un procecimiema FLUJOGRAMAS ANALITICOS La ‘ltima variante que se puede identificar en los flujogrames, son los Mujogramas analiticos, los cuales se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, 0 sencillamente, con llamadas en el cuerpo del fujograma se realizan observaciones en una hoja adicionalrespecto a cualquier aspecto que se desee destacar. En la figura 5-6 y 5-7, se muestra un ejemplo de este tipo de fujogramas. ‘ujograma analitico poseen una columna ticional para comentarios, | lamades ent cuerpo del Ayjograma. | | |PROCEDINIENTO: ELABORACION, ORDENES DE COIEPRA ACTIVOS FOS0 secunna rant Los rRocEDUAETOS Tess Ainacin Geer Area: Almacén General Procedimiento: Recepcién de mercanc JEIGURA 5 -Fijoaanna clan ani pare Wh POESO de TeSEDTON de ETE cat @@ Actividad Observacion Recomendacién Te El sale de sgardad we poem ualeamenie fn Te facur, ya que al momento de recibir | mercanele ho se elabors inmediiamente 1 informe de reepsin, La soictud de compra es elaborada en el ‘momento qu leg la mercanci al almacta, Ge rcepcion. ‘Se recomienda elaborr Ia misma en el momento que se detecte la insufcenein del_producto, @ fin_ de 4 x . 5 x |. 5 x | No existe un control sobre lor conelativos Ae Tos informes de recepidn, asi mismo ls mulrios no wtlizados sn destuidos Las ordenes de compra no estin legando ‘oporunament a ls unidades resposables 4e recibir la mereaneta, observéndose queen ‘chor caso I elaboracion de la orden d= compra se reaiza posteriomneate Tener un mayer conial”sobre Te rerencl soled. A finde esablocer un adecuado como] se sugiee que esos formulaios sen archivedoe” enn cstto orden conlativo Las drdenes de compra deben ser enegadss oportwnamente al almacén general ola dependenciaencargada de recibir los materiales adguridos a los proveedores, ya que ello fortalece el fontal sobre a legada de fos rmercanctas. FIGURA 57 Obseraclones a Nujograna Ta gua 5&{Antu -FuNCOW DLO5mROCEDNAENTOSCONTABLES 81 5.4 RESUMEN DEL CAPITULO En _ la medida que las empresas crecen, éstas van estableciendo normas y pautas acerca de cémo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados : no rutinarias y ‘rutinarias. Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuacién de todos los empleados. Los pprocedimientos se estandarizan por varias razones: consistencia en la actuacién ante situaciones similares, reglamentacién de la actuacién de los empleados, seguridad de a eficiencia de los procesos, Existen bésicamente dos tipos de procedimientos; contables y no contables, Los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones operaciones que realiza la empresa y que afectan ls libros de contabilidad. Los procedimientos contables pueden ser clasificados de acuerdo con los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Los procedimientos no contables, no afectan las cifras en los estados financieros. Para documentary comunicar decisiones se utilizan varias técnicas a saber: memordndums, instructivos, circulares, manuales y narratives. Los manuales son por excelencia los documentos. organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Cada una de las técnicas de documentacién poseen sus ventajas y desventajas, por lo que ello deberd ser tomado en cuenta al tomar una decisién respecto a cudl usar. Una vez descritos los. procedimientos, éstos deben graficarse a fin de que sean utilizados como herramientas de apoyo para los empleados y la gerencia. Para graficar los procedimientos, se disponen de los flujogramas que {pueden ser: secuenciales, colunnares y analiticas. Los flujogramas secuenciales se caracterizan porque éstos no * —_separan Tas personas y/o departamentos que Ilevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacién ¢s presentado en forma totalmente secuencial. Los flujogramas columnares son més utilizados y se diferencian de los secuenciales en la separacién que se realiza de cada una de las tareas_y responsabilidades de personas y/o Gepartamentos dentro de un procedimiento. Los flujogramas analiticos se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, 0 sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar. (PREGUNTAS PARA REPASO_ 1. {Cudl es la razén por Ja cual las empresas establecen planes para documentar los procesos que llevan a cabo los empleados?. — 2, ¢Culles son las razones bésicas por las cusles se estandarizan procedimientos? 3. _{Cual es la definicion de los siguientes términos? - ne + Procedimiento contable © Procedimiento no contable 2 Dé al menos cinco ejemplos de + Procedimientos contables * Procedimientos no contables 2Qué objetivo se persigue al clasificar los procedimientos en contables y no contables? Por qué es importante llevar a cabo un inventario de los procedimientos de tipo contable realizados en las “empresas y qué criterio de clasificacion se puede utilizar para esta bor? op F-—.Qué importancia tiene identificar aquellos procediimientos no COnaIeST ~ » 8° {Cual es la téeniea més utilizada pare deseribirprocedimientos? 9: ¢Cuales son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa? 10._ 2Cusles son los objetivos por los cuales se documentan los procedimiientos? ‘AL Qué es un flujograme?, pare qué sirve? ‘Cuan tipos o variantes de flujogramas se pueden identificar? * LCusles son las caracteristicas y definiciones de cada una de los distinos tipos de flujogramas? ‘Qué necesidad existe de establecer un plan de documentacién para los procedimientos? t 7