2014

GUÍA AUDITORÍAS
INTERNAS DE
CALIDAD
DEFINICIÓN ...................................................................................................................... 3

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA................................................... 4

Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 4
Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 5
Actividades y responsabilidades de los guías y observadores ....................................... 5
Sobre los expertos técnicos ........................................................................................... 6

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 7

Gestión del programa de auditorias................................................................................ 7
Actividades de la auditoría: plan..................................................................................... 9
Actividades de la auditoría: preparación......................................................................... 10
Actividades de la auditoría: ejecución de las auditorias internas de calidad ................. 12
Actividades de la auditoría: informe de auditoría .......................................................... 15
Actividades de la auditoría: reunión de cierre ............................................................... 18
Actividades de la auditoría: evaluación de desempeño del auditor............................... 18
Actividades de la auditoría: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y
de mejora. ..................................................................................................................... 20
Actividades de la auditoría: seguimiento. ..................................................................... 20
Actividades de la auditoría: informe final para la alta dirección..................................... 20

LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO ..................................................................... 21

Preparar la auditoria ..................................................................................................... 21
Atender la auditoria ...................................................................................................... 22
Participar en el cierre de la auditoría, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas
..................................................................................................................................... 24
Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,
ejecución y seguimiento de las acciones ...................................................................... 25
 Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del SGIC
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, con los requisitos establecidos y
que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva1.
Proceso de autoevaluación y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio
independiente, sistemático, de apoyo continuo al desarrollo de los mismos procesos,
y no un ejercicio de evaluación del control sobre el desempeño de los mismos.
(Factor diferenciador ente las auditorías de calidad y las auditorías de control).

La palabra “auditoría” proviene del latín auditorios, que significa ‘oír’. Si bien se
puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, también es válido decir
que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta
estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditoría es un ejercicio en el que se
combinan audición y visión dentro de un marco de análisis.

Se suele afirmar que la auditoría proviene de tiempos antiquísimos, tanto que

algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a
ella es la Biblia, en el Génesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus
magníficas obras y “veía que era buena”

Las auditorías internas de calidad se realizan con los siguientes

propósitos:
 Determinar la conformidad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE
CALIDAD, con las disposiciones establecidas en la documentación del sistema.
 Proporcionar elementos de juicio para introducir programas de mejoramiento.
 Determinar la efectividad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
DE CALIDAD para cumplir con los requisitos establecidos en la norma y
con los objetivos propuestos para un período de tiempo específico.
 Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de
los distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones.
 Promover la autoevaluación.

Persona con la competencia requerida Uno o más auditores que llevan a

para realizar auditorías. cabo una auditoría.

 Aplicar los procedimientos y métodos

de auditoría establecidos por la Universidad.
 Ser independiente con relación al área
auditada.
 Planificar la auditoría y elaborar lista
de verificación.
 Realizar la auditoría teniendo en
cuenta el alcance.
 Recolectar y analizar la evidencia
objetiva que sea pertinente y suficiente para
obtener conclusiones.
 Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditoría.
 Documentar las observaciones.
 Tratar la información confidencial con discreción.
 Reportar las debilidades encontradas.
 Verificar la implantación de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
 Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoría.
 Realizar reunión de cierre con el auditado, dándole a conocer los
resultados de la auditoría.
 Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los
procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la
auditoría. Esta función solamente aplica para el auditor jefe.
 Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades de
la auditoría.
 Conocer los riesgos asociados a la auditoría.
Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la
auditoría, conduce las reuniones, consolida las debilidades y oportunidades de
mejora de la auditoría y rinde el informe de la auditoría.

 Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo auditor.

 Realizar el plan de auditoría y hacer uso eficaz de los recursos durante la
auditoría.
 Conocer y aplicar en la realización del plan de auditoría la metodología para
la identificación y manejo de los riesgos de la Universidad.
 Velar por el bienestar y la protección de los miembros del equipo auditor
durante la auditoría, incluyendo el aseguramiento del cumplimiento de los
auditores con los requisitos pertinentes de salud, protección y seguridad.
 Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.
 Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación.
 Prevenir y resolver conflictos cuando sea
necesario.
 Representar al equipo auditor en las
comunicaciones con la persona que
gestiona el programa de auditoría y el
auditado.
 Liderar al equipo auditor para alcanzar
las conclusiones de la auditoría.
 Preparar y completar junto al equipo
auditor el informe de auditoría.
 Realizar la evaluación a los integrantes del equipo auditor.

Persona que acompaña al equipo auditor, pero que no audita. Un observador no es

parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realización de la auditoría. Un
observador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentaría u otra parte
interesada que testifica la auditoría. Los observadores pueden ser auditores de
calidad en proceso de formación.

Organización que es auditada,

Persona designada por el auditado para
corresponde al proceso o subproceso
asistir al equipo auditor. objeto del ejercicio de auditoría.
Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor. No deben influir ni
interferir en la realización de la auditoría.

Para los observadores, cualquier obligación en relación

con la salud y la protección, la seguridad y la
confidencialidad deberán gestionarse entre el auditor
jefe y el auditado.

Los guías, designados por el auditado, deberían apoyar

al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el jefe del
equipo auditor. Sus responsabilidades incluyen:

 Establecer los contactos y horarios para las entrevistas y velar porque lo

establecido en el plan de auditoría se realice.
 Acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado.
 Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos
relacionados con la protección y la seguridad de las ubicaciones son
conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor y los
observadores.

Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su

totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo
expertos técnicos.

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. El

conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el
proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

 Los auditores deberán recibir instrucciones sobre el rol de los expertos

técnicos, incluyendo cualquier limitación en su participación en la auditoría.
 Cada experto técnico deberá estar bajo la responsabilidad de un auditor
específico del equipo de auditoría.
 A no ser que se hubiera acordado con el auditado o cliente de la auditoría
de otra forma, el experto técnico debería estar siempre acompañado por un
auditor.
 Si se considera necesario, se puede permitir al experto técnico la
realización de entrevistas bajo la supervisión de un auditor.
 Actividades de auditoría
Gestión del programa de auditoría
Inicio de la auditoría.

P
P
Establecimiento del programa de Revisión de la
auditorías (alcance, objetivos, documentación.
recursos, procedimientos, etc). Preparación de actividades en
sitio.

H Realización de actividades

H
Implementar el programa en sitio.
(Competencia de auditores,
actividades de auditoría). Preparación, aprobación y

Resultados acordes al programa.

V distribución del informe.
Finalización de la auditoría.
Suficiencia de recursos.

V A
Satisfacción del auditado. Actividades de seguimiento
de la auditoría.
Acciones correctivas y preventivas al
programa o al proceso de
auditorías... Etc.
Mejora del programa.

A
Informe a la gerencia.
Re-asignación de recursos.
Cambios a los objetivos del programa.
Re-entrenamiento de auditores, etc.

A P Responsable por la planeación,

programación de los ciclos de las
V H auditorías.

Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden
ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del
programa de auditorías. La identificación, valoración y seguimiento de los riesgos
en el Programa de Auditorías se realiza según lo establecido en el subproceso
Gestión de Riesgos del Proceso Planeación Institucional.

El auditor líder realiza la programación del ciclo de auditorías internas y la

definición de su alcance y objetivos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Los objetivos establecidos por la dirección.

 El mapa de procesos.
  Cambios organizacionales.
 Implantación de nuevos procesos o subprocesos.
 Cambios coyunturales (normativos, reestructuración de personal).

La priorización del programa de auditoría se realiza con base:

 El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestión, PQRS

encuesta de satisfacción anterior)
 La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organización,
solicitud del responsable, impacto en la satisfacción del usuario).
 Los resultados obtenidos en auditorías previas (tiempo desde la última
auditoría, resultados de auditorías anteriores y su seguimiento, acciones
correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).

En cada ciclo de auditorías anual se priorizarán, de los procesos del nivel central,
de las Facultades, Institutos Académicos y de las Sedes Regionales, los
subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del SGIC SISTEMA DE
GESTION INTEGRAL DE CALIDAD durante el ciclo.

La información de la programación de auditorias por ciclo es

consignada en el formato Programa de Auditorías, F-03-MP-13-
01-01.

RECTORÍA
PROGRAMA DE AUDITORÍAS
Of icina de Planeación y Desarrollo
Institucional
Ciclo No.

FECHA DE ELABORACIÓN
DÍA MES AÑO

OBJETIVO DEL PROGRAMA

ALCANCE DEL PROGRAMA

RECURSOS NECESARIOS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FECHA FECHA
PROCESO SUBPROCESO EQUIPO AUDITOR AUDITADO
PROGRAMADA REAL

OBSERVACIONES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Auditor Líder Coordinador Área de Calidad y Mejoramiento Representante de la Dirección

F-03-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient o

V-03-2010 Of icina d e Planeac ió n y Desarro llo Inst it ucio nal

En el programa de auditoría se plantean las unidades a auditar de forma general,
la aclaración del proceso, programa académico, grupo o proyecto de investigación,
proyecto de extensión o proyecto de bienestar, serán definidos por designación del
Decano, Director de Instituto Académico, Director de Sede, Consejo de la Facultad
o Comité de Calidad de las unidades a auditar.

La identificación de los riesgos asociados al programa son

establecidos por el auditor líder y se encuentran incluidos en la
matriz de riesgos del proceso Gestión del Mejoramiento, la gestión de
los riesgos identificados es realizada desde este proceso.

A P
Descripción de las actividades y de los
V H detalles acordados de una auditoría.

Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una

descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los
procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

Conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos usados como una referencia
frente a la cual se compara la evidencia
de la auditoría.

Los auditores internos de calidad realizan la planeación de cada auditoría

asignada, donde se deben definir: los requisitos del SGIC SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL DE CALIDAD a auditar, los riesgos asociados al plan de auditorías, las
preguntas de ayuda para verificar el cumplimiento de los requisitos y
conocimiento general del subproceso a auditar.

Los criterios para realizar la auditoría incluyen

principalmente:

 Manuales de procedimientos y operaciones.

 Caracterizaciones de subproceso.
 Normativa que regula el subproceso a auditar.
 Registros asociados a los procedimientos.
 Política y objetivos de calidad.
 Norma NTCGP 1000.
 MECI.
  Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Si en la revisión del Plan de auditorías internas, el auditado y/o los demás

participantes de la auditoría objetan alguna o varias de sus disposiciones, éstas se
deben resolver entre las partes interesadas o con el auditor líder antes de iniciar la
auditoría.

Durante la preparación de la auditoría es importante realizar

A P una revisión documental que permita tener un conocimiento
previo del proceso y de la dependencia que será visitada, en
V H esta etapa se puede tener en cuenta la siguiente información:

Manuales de
Página web procedimientos

Matriz de riesgos del

Plan de acción proceso

Resultados de
PQRS del proceso
auditorías anteriores

Encuestas de Normatividad del

satisfacción proceso /subproceso

Otros

Estos documentos y cualquier otro que se considere relevante en el

proceso pueden revisarse y ser insumo para la lista de verificación.

Durante la etapa de preparación, el equipo de la auditoría debe realizar la lista de

verificación, esta lista permite:

 Promover la planificación de la auditoría.

 Ayudar al control del tiempo de la auditoría, indicando lo que ha de cubrirse
en cada subproceso.
  Recopilar las evidencias de la auditoría en un orden lógico.
 Facilitar el cubrimiento de cada actividad y el muestreo, obteniendo
respuesta para los requerimientos.
 Facilitar la solicitud y revisión de los registros del proceso.
 Recopilar las notas y observaciones que servirán durante la realización del
informe.

La información de la lista de verificación es consignada en el

formato Lista de verificación, F-05-MP-13-01-01.

RECTORÍA
Oficina de Planeación y Desarrollo LISTA DE VERIFICACIÓN
Institucional
Área de Calidad y Mejoramiento

FECHA DE ELABORACIÓN
DÍA MES AÑO

PROCESO:
SUBPROCESO:

DOCUMENTOS Y COMENTARIOS / OBSERVACIONES

REQUISITO PREGUNTAS
REGISTROS /CONCLUSIONES

Auditor o Equipo Auditor:

F-05-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient o

V-05-2010 Of icina d e Planeació n y Desarro llo Inst it ucio nal

La lista de verificación es una guía que presta apoyo en la planificación y

ejecución de la auditoría, pero que en ningún caso debe restringir la extensión de
las actividades del ejercicio, que pueden cambiarse como resultado de la
información recopilada durante la visita en sitio.

Durante la preparación de la auditoría es importante definir los formatos

que deberán ser diligenciados durante la ejecución y la asignación de
tareas para el equipo.
 A P
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
V H información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables.

En el contexto de las auditorías internas En el contexto de las auditorías internas

de calidad de la Universidad, de calidad de la Universidad corresponde
corresponde al incumplimiento de un a una situación que potencialmente
requisito de la norma NTCGP1000 o puede afectar al SGIC SISTEMA DE
ISO 9001. GESTION INTEGRAL DE CALIDAD o que
puede avanzar a un estado mejor que el
actual.

Reunión de apertura:

La reunión de apertura tiene como propósitos:

 La presentación de los participantes,

incluyendo los observadores y los guías.
 Una descripción general de las funciones
del equipo auditor.
 Ratificar el objeto y alcance de la auditoría,
 Definir la metodología a emplear para el
desarrollo de la misma.
 Resolver posibles dudas de los auditados
 Confirmar los canales de comunicación
entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar el
proceso de presentación del informe.
 Aclarar cualquier aspecto delicado o
confidencial.
 Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.
Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observación
directa del desarrollo de las actividades, verificación de
registros, sistemas de información, revisión de bases de
datos y páginas web se reúnen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estén
adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento
del desempeño del proceso y del SGIC SISTEMA DE
GESTION INTEGRAL DE CALIDAD.
 EVIDENCIAS

Documento Revisión Documental

Declaración de
Entre vista
hechos

Personas Encuesta

Muestra N confiable

Observa ción

Visita en sitio
Entorno
Recorrido

Inspec ción

Al comparar los criterios establecidos en el Plan, con las evidencias, se

determinan los resultados positivos y las situaciones por mejorar. Los resultados
pueden ser: fortalezas, debilidades u oportunidades de mejora.

CRITERIOS

Ley

Partes
Interesadas Más graves

Norma

Organización

Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditoría debe ser corroborado en

el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad
en las evidencias permitirá que las causas de las situaciones a mejorar sean más
fácilmente identificables.

OBJETIVO
¿Qué s e qui ere?

CRITERIOS EVIDENCIAS
¿Qué s e debe hacer? ¿Cómo s e está haci endo?
¿Qué s e hace?

RESULTADOS
Compa ración

POSITIVOS POR MEJORAR

CONFORMIDAD FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDADES

No s e redactan en el Se es ta bl ecen Se es tablecen

a cci ones preventi vas a cci ones correctivas
i nforme
o de mejora

SEGUIMIENTO

Si en el desarrollo de una auditoría, un equipo auditor detecta

dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe
informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al
auditor líder.

Preguntas durante la auditoría

Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al
auditado, sino que también adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intención de
sus preguntas.

Un auditor hace preguntas de manera que:

 El auditado sienta que el auditor está interesado sinceramente en la
respuesta.
 Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.
 Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente.
 Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar
preguntas rápidamente una detrás de otra, lo que puede dar la sensación
de un interrogatorio.
 Actúa con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en
vez de avanzar rígidamente a través de una larga lista de preguntas
predeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.
  Es firme y persistente con un auditado difícil o evasivo, y no deja que se
disperse.

El propósito de las preguntas es recolectar la información requerida, aclarar las

ideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de lo que se ha oído, las
preguntas más apropiadas para facilitar esto es:

 Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se sienta

cómodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o sugerencias y
a hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las preguntas abiertas
usualmente comienzan con: Cómo, Qué, Cuándo, Por qué, Dígame,
Muéstreme, Descríbame.
 Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseñadas para extraer
información específica y más profunda acerca de un tópico, estimulan al
auditado a explicar con más detalle una afirmación que no es clara para el
auditor. Usualmente comienzan por: Dígame más acerca de…, Que quiere
decir con…, Deme un ejemplo de…
 Preguntas cerradas: están diseñadas para obtener respuestas breves del
auditado. Pueden ser muy útiles cuando el auditor está verificando que ha
entendido una afirmación hecha por el auditado. Las preguntas cerradas se
deberían utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.

La calidad de la relación que se establezca entre el auditado y el

auditor o equipo auditor, será la que facilite una comunicación abierta
y directa. El objetivo es establecer una relación de colaboración en la
que la comunicación fluya libremente y los auditados tengan confianza
en que el auditor está verdaderamente interesado en cómo realizan el
proceso y no solo desean sorprenderlos en sus errores.

Finalizada la etapa de recolección de las evidencias

A P objetivas, el equipo auditor se reúne para realizar el
balance final de los resultados, determinar las evidencias
V H que constituyen tanto cumplimiento como incumplimiento
en la gestión, y preparar las conclusiones de la auditoría.

Resultado de una auditoría, que proporciona Documento en donde se depositan las

el equipo auditor tras considerar los
objetivos y criterios establecidos y todas las
debilidades y oportunidades de mejora de la
auditoría.
conclusiones de la auditoría, es decir
donde se encuentran redactadas las
fortalezas, debilidades y oportunidades de
mejora encontradas.
Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cual
constituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.

El informe de auditoría traduce fielmente los resultados obtenidos, recuerda el

objetivo y alcance, indica la fecha, establece la composición del equipo auditor,
referencia los documentos examinados, define debilidades y oportunidades de
mejora y relaciona los puntos fuertes del proceso auditado.

Para la redacción de los informes es importante tener en cuenta:

Redacción de Fortalezas
Una fortaleza debería expresar la situación positiva encontrada, acompañada de
una justificación de porque el auditor la considera como tal.

FORTALEZA BENEFICIO

(¿Qué situación?) (¿Por qué?)

Redacción de Oportunidades de Mejora

Una oportunidad de mejora debe expresar el riesgo encontrado acompañado de
un concepto por parte del auditor de para qué le serviría al sistema la
implementación de dicha oportunidad de mejora, incluyendo cuál es el requisito
del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD que está en riesgo de
ser incumplido.

RIESGO BENEFICIO CONDICIONAL

(¿Qué situación?) (¿Para qué?, propósito)

Redacción de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situación que presenta desviación frente a los
criterios establecidos, cuál es el criterio del SGIC SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL DE CALIDAD que se está incumpliendo y qué evidencia clara y objetiva
soporta la decisión de establecer una debilidad.

DECLARACIÓN CRITERIO INCUMPLIDO EVIDENCIA

(Se observó, se encontró, (Incumple, no se hizo, (Dónde, cuándo,

se evidenció, se identificó) fallo) cuánto)

El informe puede presentar dos estados:

 Informe preliminar
 Informe final
Informe preliminar de auditoría:
Es aquel que documenta el auditor jefe en conjunto con el equipo auditor resultado
de las auditorías en donde se toman muestras de unidades académico-
administrativas. Los informes preliminares son documentos de uso
exclusivo del equipo auditor y no son presentados a los auditados.

El Informe preliminar es utilizado cuando se realiza auditoría a varias unidades

académicas o administrativas de una Facultad, Instituto Académico o Sede
Regional como muestra de la auditoria programada; estos informes preliminares
son consolidados en el Informe final por el Área de Calidad y Mejoramiento.

Informe final de auditoría:

Es aquel en donde se consolida los resultados de la auditoría, para ello se toma
como base los informes preliminares preparados por los equipos auditores.

La redacción de los resultados de auditoría son consignados en

el formato Informe de Auditoría, F-07-MP-13-01-01.

RECTORÍA
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional INFORME DE AUDITORÍA
Área de Calidad y Mejoramiento

FECHA DE LA AUDITORIA
Informe Preliminar Informe Final DÍA MES AÑO

OBJETIVO

ALCANCE

EQUIPO AUDITOR

PROCESO SUBPROCESO

DOCUMENTOS EXAMINADOS

FORTALEZAS

No. DESCRIPCIÓN Debilidades Oportunidades

OBSERVACIONES

Equipo Auditor: Auditor Jefe / Líder: Auditado:

F-07-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: Área d e Calid ad y M ejo ramient o

V-05-2012 Of icina d e Planeació n y Desarro llo Inst itucio nal

 Cada auditor jefe deberá entregar al auditor líder todos los soportes y
registros de la auditoría llevada a cabo conjuntamente con el informe de
la auditoría.

El auditor líder consolida la información de los informes preliminares en el informe

final y conserva los informes preliminares.

En la reunión de cierre, después de determinar las

A P debilidades y oportunidades de mejora encontradas, se
realizan las siguientes actividades:
V H

 Recuento del procedimiento seguido.

 Presentación de los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditoría, de
tal manera que se garantice una comprensión clara de las debilidades y
oportunidades de mejora detectadas.

Una vez se termine la reunión de cierre, en la cual se expone las debilidades y

oportunidades de mejora encontradas y se aprueba verbalmente el documento, el
auditado debe manifestar su aceptación de manera formal, con la firma del
documento o a través de la respuesta al correo enviado por el auditor jefe, en el
cual se le hace entrega del informe.

Cualquier opinión divergente relativa a los resultados de la auditoría

y/o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben de
discutirse y si es posible resolverse. Si no se resolvieran, el auditor
líder mediará para llegar a algún acuerdo.

Terminada cada auditoría los auditados y el auditor jefe

A P realizan la evaluación del equipo auditor, y este registro
V H es entregado al auditor líder junto a los demás registros
de auditoría.
Esta evaluación sirve para detectar fortalezas y debilidades que permitan
demostrar la competencia del auditor. Las debilidades deben ser analizadas por el
auditor líder con el fin de determinar las acciones de mejoramiento.

 A los auditores internos de calidad se les informa vía correo electrónico el

resultado de la evaluación finalizado el programa de auditoría. Con los
auditores que fueron calificados por debajo de cuatro (4.0) o con los que el
auditor líder considere con respecto al desempeño general, se programará
una reunión individual con el fin de conocer la percepción que se tiene
respecto a la evaluación y el plan de mejoramiento trazado para
incrementar la evaluación siguiente. De esta reunión debe quedar un
registro, al cual se le hará un seguimiento.

 Quedará a consideración del auditor líder la exclusión de los auditores del

grupo de auditores activos, debido a bajas calificaciones y/o poca
participación en diferentes programas de auditorías.

La evaluación es realizada en el formato Evaluación de Auditores

Internos, F-06-MP-13-01-01.

RECTORÍA EVALUACIÓN AUDITORES INTER N O S DE

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
CALI D A D
Área de Calidad y Mejoramiento

Ciclo de Auditorías: Fecha de Inicio: Fecha de Finalización:

Auditor Ev aluado:

No A ceptabl Muy
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados. 1 aceptable 2 Malo 3 e 4 Bueno 5
bueno

CALIFICACION AUDITADO CALIFICACION AUDITOR JEFE/ LIDER

No. ASPE C T O TOTAL TOTAL PROMEDIO
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 Conocim iento técnico

Relación con el auditado (am abilidad,
2
atención, etc.)
3 Puntualidad

4 Ética e im parcialidad

5 Mente abierta

6 Expres ión verbal

7 Adm inis tración adecuada del tiempo

8 Capacidad de es cucha

9 Capacidad de percepción y de obs ervación

10 Seguridad en las afirm aciones

Pers is tente (Orientado hacia el logro de los
11
objetivos )
Decidido (Alcanza conclus iones oportunas ,
12
bas adas en el anális is )
13 T rabajo en Equipo

OBSERVACIONES Firma Ev aluador

(Auditado):
Firma Ev aluador
(Auditor j efe/líder):

Proceso Auditado:
F-06-MP-13-01-0 1 Elaborado Por: A rea de Calidad y Mejor a m ie n t o
V-06-2013 Of icina de Planea c ió n y Desarrollo Inst it ucional
 El responsable de cada subproceso o dependencia
auditada lidera la adopción y aplicación de las acciones
A P correctivas, preventivas y de mejora pertinentes para
solucionar las debilidades y/o oportunidades
V H encontradas, mediante la aplicación de la metodología
establecida en el procedimiento 6.4. Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento del Manual
Gestión del Mejoramiento MP-13-01-01, el cual incluye la investigación e
identificación de las causas, el establecimiento de las acciones, y el seguimiento
de las acciones según las fechas propuestas.

El Auditado debe diligenciar el formato de acciones correctivas,

preventivas y de mejora, para darle respuesta a los resultados de la
auditoría y hacer entrega al auditor líder como máximo dentro de 45
días después de entregado el informe de auditoría.

Con base en los resultados obtenidos, según las fechas de

implantación de las acciones correctivas determinadas por los
auditados, los auditores internos asignados efectúan las
auditorías de seguimiento, para verificar la eficacia de las
acciones correctivas tomadas y el seguimiento realizado por los
responsables de los procesos.

El cierre de la auditoría interna de calidad de un proceso no se da hasta que las

acciones correctivas no han sido cerradas y se comprueba que han sido eficaces
para dar solución a la debilidad detectada.

Como una actividad de acompañamiento la Oficina de Control Interno realizará

seguimiento a la ejecución y cierre de los ciclos de auditorías internas.

Una vez se ejecuta la totalidad del programa de auditorías

internas de calidad, con base en los resultados de cada
auditoría realizada y las evaluaciones de los auditores internos,
el auditor líder elabora el informe general para presentarlo a la
dirección como información de entrada para la revisión por la
Dirección del Comité coordinador de control interno.
 Los datos e información recopilada en el informe general de auditorías
son analizados y se toman las acciones correctivas, preventivas o de
mejora necesarias para el mejoramiento continuo del Programa de
Auditorías.

Conocimiento del Plan de Auditoría y la preparación previa

El responsable del proceso auditado debe sacar pleno provecho de la fase de
preparación de la auditoría:

 Asegurando que todo su equipo de trabajo

conozca qué se va auditar, con qué
propósito se va a hacer la auditoría, cuando
se va a auditar, con qué criterios… para que
estén preparados, atiendan adecuadamente
a los auditores y tengan la oportunidad de
identificar y desarrollar acciones de mejora
adicionales, antes de la auditoría.
 Interactuando con el auditor interno para proponer puntos adicionales o
puntos en los cuales sea conveniente hacer énfasis durante la auditoría, y
para confirmar la fecha y condiciones de la auditoría, al igual que para
suministrar la información adicional que pueda requerirse.
 Destacando con todo su equipo la importancia que debe darse a la
auditoría, como instrumento clave para el mantenimiento y mejora del
proceso y del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad.

Desempeño previo
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(según se requiera):

 Conozca y tenga claro el comportamiento previo de

su proceso en cuanto a dificultades en el desarrollo de los
procesos (misionales), problemas, fallas, quejas, reclamos
o incumplimientos, al igual que las acciones de respuesta
inmediata y a mediano plazo que se han tomado o que
están en curso.
 Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivas
metas, al igual que sus tendencias, desempeño, y medidas adoptadas en
casos de desviaciones de lo esperado.
  Tenga claro y este en capacidad de sustentar en qué se ha mejorado.

Los documentos
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(según se requiera):

 Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y

disponibles los documentos que definen reglas
de juego, requisitos o especificaciones para el
proceso, como: manuales, caracterizaciones,
procedimientos, instructivos y demás
documentos.
 Esté en capacidad de demostrar la continua
aplicación y cumplimiento de las disposiciones
adoptadas.

Los registros
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(según se requiera):

 Tenga organizados, archivados y disponibles los registros

que evidencian la conformidad y el desempeño adecuado del
proceso.
 Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a los
registros en cuanto a tiempos de retención, ubicación,
disposición final y protección.

En la apertura
El responsable del proceso auditado:

 Participa en el momento de la apertura y

confirma con el auditor los aspectos
formulados en el plan.
 Asegura que el auditor tenga los recursos,
medios y apoyo requerido para prestar su
servicio.
 Destaca con su equipo de trabajo la
importancia del servicio para la mejora de sus
procesos, al igual que la disposición de apoyo.
 Soluciona los inconvenientes logísticos que se puedan presentar, haciendo
énfasis en la importancia de cumplir los tiempos previstos en la agenda.
Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo. Manejo del
enfoque y de los requisitos

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

 Conocen, dominan y tienen presente el enfoque y ubicación del proceso

dentro del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, según
lo indicado en el manual de calidad, los manuales de procesos, las
caracterizaciones y el mapa de procesos.
 Hacen énfasis en los resultados positivos, los logros y las mejoras
obtenidas.
 Tienen claro cuáles son los requisitos
legales, contractuales o internos
aplicables al proceso y está en capacidad
de sustentar con evidencias su
cumplimiento.
 Hacen permanente referencia al plan de
auditoría para visualizar el cubrimiento
temático, y para ir concluyendo acerca de
cada uno de los temas tratados.
 Dan respuesta en términos de
correcciones y de acciones correctivas (si
es posible) a las debilidades encontradas
por el auditor.

Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo en lo

relacionado a las dificultades y el desarrollo de las acciones correctivas

El responsable por el proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

 Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han

presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se ha dado
respuesta inmediata sobre el efecto del problema (Tratamiento de
dificultades, atención o respuesta a quejas y reclamos).
 Demuestran con evidencias objetivas que en
los casos que se han presentado fallas o dificultades
en el desarrollo de los procesos, se han aplicado
criterios para priorizar, formular y desarrollar
acciones correctivas que son el resultado de
investigar las causas y determinar las mejores
alternativas para evitar la recurrencia de las fallas.

Durante el desarrollo de la entrevista y la observación de campo del proceso.

Desarrollo de las acciones preventivas y de mejora

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

  Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestión del proceso
se identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas que
se anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de los
riesgos.
 Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones
de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente los
indicadores de desempeño que muestran sus tendencias y logros.

Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditoría

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

 Confirman con el auditor las debilidades y

oportunidades de mejora encontradas y toman nota acerca
de las evidencias que lo sustentan. Analizan la naturaleza y
magnitud de los mismos.
 Identifican cuáles son los temas del plan de auditoría
en los que se encontraron las debilidades u oportunidades.

Con respecto al trámite del informe y la gestión del servicio

El responsable del proceso auditado:

 Promueve la dinamización y entrega rápida del informe por parte del
auditor.
 Analiza en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe.
 Objeta, si es necesario los planteamientos del informe, con el propósito de
precisar debilidades o evaluar el enfoque dado a un requisito.
 Participa en la evaluación del servicio de auditorías, y retroalimenta a sus
auditores, para que mejoren su desempeño.

Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades encontradas

previamente

El responsable del proceso auditado:

 Verifica que ya se hayan tomado las

correcciones que den respuesta a las
debilidades encontradas, o gestiona su
ejecución en el caso de que la debilidad no
se hubiera planteado previamente. (Acción
sobre el efecto).
Con respecto al inicio en la formulación de las acciones correctivas o
preventivas

El responsable del proceso auditado:

 Asigna las responsabilidades y participa

en la investigación de las causas y la
formulación/ aprobación de las acciones
correctivas o preventivas pertinentes.
 Determina los tiempos previstos para la
ejecución de las acciones.
 Asigna los recursos necesarios para la
investigación de las causas, la formulación y la
ejecución de las causas.

Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades u

oportunidades

El responsable del proceso auditado y los responsables de los procesos asociados

(según se requiera):

 Realizan un seguimiento a su cabal ejecución, en el caso en el que la

debilidad u oportunidad de mejora requiera un tiempo significativo para su
implementación.

Con respecto al seguimiento y cierre de las acciones

El responsable del proceso auditado:

 Evalúa el impacto del incumplimiento con la

participación de su equipo de trabajo y según
se requiera de los responsables de procesos
relacionados.
 Realiza un seguimiento personal sobre el
desarrollo y efectividad de las causas, dentro
de los tiempos previstos. Confirma a través de
evidencias que las causas que generaron
dichos incumplimientos, ya no existen o que los
riesgos se han mitigado.
  Asigna los recursos necesarios para resolver contingencias o eventos no
previstos durante el desarrollo de las acciones establecidas.
 Registra la culminación de las acciones, como punto de partida para
realizar auditorías de seguimiento y cierre final.

Con respecto a la estandarización de soluciones

El responsable del proceso auditado:

 Asegura que se documenten y oficialicen los cambios o documentos que

pueda generar el desarrollo de las acciones.