Actividad 4

Conceptualización sobre terminología a utilizar en la competencia e introducción

de las novedades teniendo en cuenta normas y procedimiento
1) Registros de novedades y su clasificación : según casos
2) Clasificación de novedades y registros contables : casos de casos
3) Elaboración de pagos a terceros con las autorizaciones respectivas
4) Generar certificados de ingresos y retención de empleados

1)El informe de novedades es como su nombre lo dice el informe que muestra las
novedades que tuvo el empleado en el mes, el sistema muestra correctamente los
días de incapacidad y los que van para el empleado y trabajador, es decir el
informe cumple con la función de mostrar novedades (días). El informe nunca
mostrara los valores a no ser que sean novedades de préstamo ahorro y
novedades generales, que fueron capturadas por valor y se pueden visualizar.

Las novedades de incapacidad, vacaciones y las demás que son novedades que
se liquidan por formula no van a mostrar valor, pues para que muestre el valor
sería necesario cambiar la estructura del programa para que se incluya que lea el
liquidador y cambiaría la filosofía del informe.

Clases de novedades:

1. REGISTRÓ NOVEDADES DE INCAPACIDAD

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Incapacidades, inicialmente el sistema y
posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad
generada por incapacidades.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina.
Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral: Incapacidad General Licencia
de Maternidad Accidente de Trabajo Enfermedad Profesional.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad

Días de Incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.

Fecha Final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula automáticamente.

Prórroga: Indicar si es prórroga de una capacidad anterior a la que se está registrando.

Días E.P.S.: Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S. Según la normatividad
la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los tres (3) días, dato que el sistema trae por
defecto en este campo.
Observaciones: Comentarios adicionales a la novedad digitada. Luego de digitar la
novedad se graba con el icono.

Es de aclarar que en el caso de las incapacidades por Accidente de trabajo / enfermedad

profesional solo debe habilitar los días de Empleador / ARL no el concepto de EPS,
porque este tipo de incapacidades son cubiertas 100% por las ARL no por las EPS.

2. REGISTRO NOVEDADES DE VACACIONES

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Vacaciones.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Vacaciones,

Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o compensadas.

Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar las vacaciones.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones, en caso de ser
disfrutadas.

Fecha Final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser disfrutadas.

Fecha de Aprobación- Fecha Final: Fecha en la cual fue aprobado el pago compensatorio
de las vacaciones.

Días Tomados: Número de días laborales que comprende el periodo de vacaciones,

calculados por el sistema. Según la legislación el período establecido para las vacaciones
disfrutadas es de 15 días por período causado, de igual forma el empleado puede tomar
menos cantidad de días para el disfrute de sus vacaciones.

Días Disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la fecha inicial. Estos
días disfrutados incluyen los días no laborables para el empleado (sábado – en caso de
ser no laborable - , domingos y festivos).
Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones compensadas.

No. De Resolución: Corresponde al número de autorización entregado por el Ministerio de

Trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en dinero.
En este informe se puede verificar la información registrada en la novedad de
Vacaciones, que alimentará de igual forma el histórico de cada empleado.

3. REGISTRO NOVEDADES DE LICENCIAS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Licencias

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Licencias.

Tipo: Se indica si corresponde a una licencia remunerado o no remunerada.

Grupo Contable: del empleado en el momento de tomar la licencia.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencias

Fecha Final: Fecha hasta de terminación de la licencia.

Días Laborables: Número de días laborables que comprende la licencia

Días Disfrutados: Número total de días de la licencia, incluyendo los días no laborales
(sábados, domingos y festivos).

En caso de ser una licencia no Remunerada, se indica si es voluntaria o disciplinaria, para

efectos de presentación de informes.

4. REGISTRO NOVEDADES DE CESANTIAS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Anticipo de Cesantías.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Cesantías

Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías.

Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de cesantías. Corresponde a la fecha

hasta donde deseamos el sistema calcule el valor de las cesantías, lo cual está
relacionado con la formulación del concepto de cesantías. Ejemplo si la formulación esta
creada como promedio de 12 meses el sistema tomara los acumulados de 12 meses atrás
de la fecha de corte que se indicó.

Dependiendo de la fecha de corte el sistema calculara la fecha inicial (fecha a partir de la

cual se realizara el cálculo de cesantías) Corresponde al 01 de enero del año al cual se
captura la fecha de corte. Ejemplo Fecha de corte 2007/01/20 fecha inicial 2007/01/01,
Fecha de corte 2006/08/30 Fecha inicial 2006/01/01.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de cesantías

Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la compañía

Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de las cesantías por un
período.

Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de las cesantías.

Valor Cesantías: Valor calculado de cesantías a anticipar.

Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar.

5. REGISTRO NOVEDADES DE PRÉSTAMOS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Préstamos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Préstamos.

Clase: La modalidad de liquidación de intereses que se trabajará con el préstamo.

Fecha Préstamo: Fecha inicial del préstamo.

Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad.

Concepto de Interés: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la
Nómina los intereses originados por el préstamo

Valor Total: Valor total del préstamo solicitado por el empleado.

Porcentaje Interés a Capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del préstamo.

Saldo Actual: Calculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado por
concepto de saldo pagado.

Número de Cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago del préstamo.
Total de Interés Pagado: Cálculo realizado por el sistema, donde indica el total acumulado
por concepto de interés pagado.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las novedades de Nómina
del empleado, para su respectivo descuento.

Documento Cruce: Este campo se habilitara cuando la cuenta amarrada al concepto que
se indica en la captura de préstamo esta detallada por Cobrar o por pagar.
.
Nota: Cuando se tiene una novedad de préstamos en su captura aparece el campo de
saldo el cual se alimenta con la contabilización del pago de la nómina y puede cambiar
con el saldo reflejado en el cargue automático de novedades ya que este es el mismo
volante de nómina y muestra el saldo más la cuota que cancelara el empleado en dicha
nómina.

6. REGISTRO NOVEDADES DE EMBARGOS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Embargos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Préstamos, previamente creado en la opción
Nómina – Catálogos – Apertura de Conceptos.

Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial y de Alimentos.

Fecha del Embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.

Fecha Final: Fecha de la última cuota que pagará el empleado por concepto de Embargo.

Valor Cuota Embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.

Valor Total Embargo: Valor por el cual está la orden de Embargo.

Porcentaje Embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del Embargo

Número de Cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del Embargo.

Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará
efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el
descuento en todas las nóminas del mes o en algunas o alguna. Ejemplo Nomina
quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el descuento lo
realizara en las dos quincenas.

Juzgado: Registro de Juzgado que emitió la Orden de Embargo.

Ciudad: Ciudad donde se emitió la Orden de Embargo.

Sueldo Mínimo Exento: Aplica en el caso que el empleado tenga descuentos adicionales
al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos por completo, y quede por ese periodo
exento del pago de la cuota del Embargo.
Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el descuento por nómina del
Embargo.

7. REGISTRO NOVEDADES DE AHORROS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Ahorros.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina,
en este caso se utilizará el concepto de Ahorros, previamente creado en la opción.

Fecha Inicial: Fecha de registro de la novedad en el sistema.

Fecha Final: Ultima fecha en la que se descontará dicha novedad.

Valor Cuota: Valor de la cuota a ahorrar que será descontada por nómina.

Porcentaje Cuota: Valor del porcentaje por cada cuota del ahorro.

Periodos de Nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los cuales se hará
efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede indicar si desea realizar el
descuento en todas las nóminas del mes o en algunas o alguna. Ejemplo Nomina
quincenal corresponde a dos periodos si se marcan las dos casillas el descuento lo
realizara en las dos quincenas.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se descontará por nómina el valor de la cuota
de ahorro.

8. REGISTRO NOVEDADES ACUMULABLES

Consiste en la digitación de novedades en forma periódica, es posible en forma
diaria, de aquellos conceptos que así lo requieran, y al final del periodo, el sistema
realice la sumatoria y se liquiden en forma acumulada.
Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada con la novedad
generada por Novedades Acumulables, que se presenta a continuación:

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina

Tipo: El tipo de concepto que se registrará en esta opción. Se encuentran dos opciones:
horas extras y otras.

Fecha Inicial – Fecha Final: Fechas para las cuales se generará el acumulado de los
conceptos.

No. de Horas: Para los conceptos como horas extras se indicará el número de horas que
laboró el empleado durante el rango de fechas que se digitó en las opciones anteriores.

Documento Cruce: Es el Documento que sirve como soporte para un pago de Abono,
Ahorro u otro concepto sin formula.

9. REGISTRO NOVEDADES DE ANTICIPO DE PRIMAS

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados
activos de la compañía por concepto de Anticipo de Primas.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las novedades de la Nómina.

Tipo: La novedad a registrar, en este caso es Anticipo de Cesantías.

Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de prima de servicios.

Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de primas; este registro lo
calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha de corte.

Fecha de Ingreso del Empleado: Fecha de ingreso del empleado a la compañía; esta
fecha la toma el sistema de la Hoja de Vida del empleado.

Total Días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de la primas por un
período. Este campo es calculado por el sistema.

Sueldo: Sueldo del empleado tomado como base para el cálculo de la prima. El sistema
toma este dato de la Hoja de Vida del empleado.

Valor Prima (al corte): Valor calculado de la prima a anticipar.

Valor de este Anticipo: En este campo se confirma el valor que se va a anticipar al

empleado.
Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar; en este campo se
confirma el valor que se anticipará al empleado por este concepto.

2) registros contables En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente
económico (empresa) con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí
intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra por el ‘Debe’, y
por otro lado el activo que cuando disminuye se registra por el ‘Haber’.

Un ejemplo de uno de los registros contables más usados es el libro de caja.

Importante: Es fundamental llevar un registro detallado de los movimientos financieros que se

realizan dentro de la empresa, debido a que de allí se analiza la situación financiera y
económica para tomar decisiones importantes dentro de la misma.

Tipos de Registros contables:

1. Registros obligatorios o indispensables:
Como su nombre lo indica, son los libros obligatorios que se exigen legalmente.

 El libro Diario: En él se registra todas las operaciones que la empresa realiza día a día,
estos registros se denominan asientos y se realizan en orden cronológico, según lo
indica el Código de Comercio en el ART. 45 “Expresa que el libro Diario se asiente día
por día y según se vayan efectuado las operaciones.”
 El libro de Inventarios y Balances: Aquí se registra desde el inicio hasta el final del
detalle del patrimonio.

Según el Código de Comercio en el ART. 44: Establece como libros indispensables al Diario y
al Inventario y Balance.

2. Registros no obligatorios:
Este tipo de libros no los exige la ley, sino que son los que la empresa crea necesario tener
dependiendo de cada actividad que se realice en la empresa.

 Estado de flujos de efectivo: Es el registro de entradas y salidas de dinero en efectivo de

la empresa.
 Estado de resultados: En este libro se registra todos los ingresos de negocios y las
transacciones de gastos con el objetivo de medir la rentabilidad del negocio. Se
 diferencia del anterior debido a que en estos se registra el estado del trabajo que los
clientes no han pagado y gastos acumulados sin pagar aún.
 Balance: Allí va el registro de los activos y pasivos de la empresa.

Datos importantes de un registro contable:

 Fecha de la anotación
 Número que de la anotación durante el ejercicio económico.
 Cuentas intervinientes: código y denominación.
 Importes registrados a cada cuenta (si son cargos o bonos).
 Descripción de la operación.

Beneficios de llevar un registro contable:

 Tener un registro detallado de los bienes de la empresa.
 Controlar el flujo de efectivo teniendo en cuenta las necesidades de la empresa.
 Soporte de los movimientos financieros antes terceros.
 Registrar las responsabilidades financieras de la empresa.
 Controlar el estado económico de la entidad.

Dato importante: La información registrada en los libros contables es para uso tanto de la
empresa como para el Estado, ya que estos datos son analizados por ellos para determinar si la
entidad privada cumple con la legislación.

¿Cómo llevar un registro contable?

Existen varias opciones para llevar este tipo de registro entre las cuales están: con ayuda de un
contador, quien es el experto en temas contable; otra forma de realizarlo es por medio de
softwareespecializados en llevar la administración y contabilidad de empresas.