POLITÉCNICO DE COLOMBIA

EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GUÍA DIDÁCTICA
CÓDIGO: M2-FR17 VERSIÓN: 1 Página 1 de 13

DIPLOMADO: GERENCIA DE PROYECTOS

MÓDULO DE FORMACIÓN: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

SEGUIMIENTO Y
www.politecnicodecolombia.edu.co

CONTROL DE
PROYECTOS
¡Educación Sin Límites!

MÓDULO

"Lo importante no es si el vaso está medio lleno o medio vacío, lo

importante es si se está llenando o se está vaciando" @yoriento
MÓDULO 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

MÓDULO DE FORMACIÓN 4:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Comprende las pautas para el seguimiento y control de proyectos.

Identifica el proceso metodológico para el seguimiento y control del proyecto.
Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de seguimiento y
control de proyectos.
Comprende las pautas para elaborar el informe de análisis de rendimiento
del proyecto.
Analiza ejemplos sobre el seguimiento y análisis de proyectos.

DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

- Proceso de seguimiento y control
- Metodología para el seguimiento y control
del proyecto

CONTENIDO - Aplicación del software para el seguimiento y

control del proyecto
- Informe para analizar el rendimiento del
proyecto

¡Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

El concepto de planificación se puede definir mediante diversos puntos de vista y

pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos
¿Qué se entiende por planificación?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes deberán ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.

Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La

planificación es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la
proyección de metas, basada en métodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y
se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en sí mismo.

La planificación es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para

mejorarla.

Toda planificación tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto

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coherente de acciones que procuran modificar una situación o problema.

Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar

en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra
planificación. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la
manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.

A continuación, se presentan teorias expuestas en la metodología PMI con apoyo

de herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales
facilitan las actividades de planificación al gerente de proyectos.

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

I. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control: Proceso de hacer que las cosas ocurran de forma ordenada o de acuerdo
a lo planificado.

Por medio del control es posible:

 Comparar lo realizado con las metas y planes
 Revelar cuando y donde existen desviaciones
 Poner en marcha acciones correctoras

A continuación se presenta una descripción gráfica del proceso de seguimiento y

control de un proyecto:

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

En atención a la metodología propuesta (PMI – Project Management Institute) se

observa que el proceso de seguimiento y control cuenta a su vez con importantes
actividades, las cuales se pueden observar en el siguiente gráfico:

De igual forma, el grupo de procesos que integran el seguimiento y control de un

proyecto, también presentan una inter-relación que puede observarse en el
siguiente gráfico, para sintetizar lo que describe la metodología PMI:

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación inicial, por esta

razón es fundamental las siguientes fases:

 Creación de un plan de referencia: Es la planificación del proyecto que se

considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto. Se utiliza para
comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se esperaba.

 Recolección de datos reales: En esta fase es importante definir qué

información se debe recoger para cada actividad.

 Análisis de seguimiento del plan original: Es una realimentación de la

programación con valores reales para obtener una planificación que
incorpore el estado real del proyecto. Si el proyecto se aleja mucho del plan
de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de
referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

II. METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL

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El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la
ejecución del proyecto para que los problemas potenciales se puedan identificar en
forma oportuna y se puedan adoptar medidas, cuando sea necesario, para controlar
la ejecución del proyecto. El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es
observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestión
de proyectos.

Incluye:

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

 Medición de las actividades en curso del proyecto

 Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc)
contra el plan de gestión del proyecto
 Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos
 Influenciar en los factores que podrían eludir el control

En proyectos multi-fase, el proceso de supervisión y control también proporciona

retroalimentación entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones
correctivas o preventivas para que el proyecto cumpla con el plan de gestión del
proyecto.

El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:

 Continuar con el apoyo de los usuarios finales

 Corrección de errores
 Actualizaciones del software a través del tiempo

En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una

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parte normal y esperada del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de
modificaciones de diseño necesarias, diferentes condiciones ambientales, la
disponibilidad de materiales, efectos de terceros, etc. Más allá de realizar el cambio
en el campo, el cambio normalmente necesita ser documentado para demostrar lo
que realmente se construye.

Esto se conoce como Gestión del Cambio. Cuando se introducen cambios en el

proyecto, la viabilidad del proyecto tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante
no perder de vista los objetivos iniciales y los objetivos de los proyectos. Cuando los
cambios se acumulan, el resultado previsto no puede justificar la inversión
propuesta.

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III. APLICACIÓN DEL SOFTWARE PARA EL SEGUIMIENTO Y

CONTROL

El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia

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de todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores más
importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace
posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.

Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que
el Gerente del Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado
de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a
aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta
cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las
correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la

asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de
proyecto en el software que se utilice, en este caso puede ser Microsoft Project o
en un aplicativo denominado MÉTRICA. Las tareas propias del Seguimiento y
Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los
procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación y Mantenimiento del
Sistema.

El siguiente gráfico muestra la secuencia de actividades de Seguimiento y Control

del Proyecto.

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Actividades:
Actividad GPS 1: Asignación Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicación al Equipo de Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas

Gestión de Incidencias
Actividad GPS 4: Análisis y Registro de la Incidencia

Gestión de Cambios en los Requisitos

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Actividad GPS 5: Petición de Cambio de Requisitos

Actividad GPS 6: Análisis de la Petición de Cambio de Requisitos
Actividad GPS 7: Aprobación de la Solución
Actividad GPS 8: Estimación del Esfuerzo y Planificación de la Solución
Actividad GPS 9: Registro del Cambio de Requisitos

Actividad GPS 10: Finalización de la Tarea

Actividad GPS 11: Actualización de la Planificación
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento
Actividad GPS 13: Aceptación
Actividad GPS 1: Asignación Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicación al Equipo del Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas
Gestión de Incidencias
Gestión de Cambios en los Requisitos
Actividad GPS 10: Finalización de la Tarea
Actividad GPS 11: Actualización de la Planificación
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento
Actividad GPS 13: Aceptación

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IV. INFORME PARA ANALIZAR EL RENDIMIENTO DEL
PROYECTO

Los informes de rendimiento organizan y resumen la información recogida, y

presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base
para la medición del rendimiento. Los informes deben proporcionar la información
sobre el estado de la situación y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los
diversos interesados, según lo documentado en el plan de gestión de las
comunicaciones. Los formatos más comunes de los informes de rendimiento
incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas.

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Informar el rendimiento involucra la recolección de los datos de línea base y la

distribución de la información de rendimiento para los interesados del proyecto.

SÍNTESIS DEL INFORME:

Entradas:
 Información sobre el rendimiento del trabajo
 Mediciones del rendimiento
 Conclusión proyectada
 Mediciones de control de calidad
 Plan de gestión del proyecto
 Solicitudes de cambio aprobadas
 Productos entregables

Herramientas y técnicas:
 Herramientas de presentación de la información
 Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento
 Reuniones de revisión de estado
 Sistemas de informe de tiempos
 Sistemas de informe de costos

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Salidas:
 Informe de rendimientos
 Proyecciones
 Cambios solicitados
 Acciones correctivas recomendadas
 Activos de los procesos de la organización

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Ejemplo de un informe para analizar el rendimiento del proyecto:

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¡Los esperamos en módulo siguiente del Diplomado en Gerencia de

Proyectos!

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BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Guía de apoyo Project Professional. Plan de

modernización de la gestión institucional. 2012. 19p.

CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN. Juan Carlos García. Gerencia de

Proyectos. 2013. 78p.

PONS, Juan Felipe. Análisis teórico del PMBOK y su puesta en marcha en

proyectos de edificación. 2009. 236p.

CANO, Walter G. Introducción a la gerencia de proyectos. Medellín. 2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y

contingentes de trabajo. Bogotá. 2013. 47p.

CIBERGRAFÍA:

http://es.slideshare.net/Dharmacon/pi-010-01

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

www.iso-21500.es/

www.aenor.es

grupoiso21500.blogspot.com/

www.aec.es

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Carlos Mario Alzate/Duber Comité de Diseño Curricular Consejo Académico
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