POLÍTICAS DE OPERACION

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POLITICAS DE OPERACIÓN POR

PROCESOS
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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1. OBJETO……………………………………………………………………....... 3
2. DESARROLLO………………….…………………………………………...... 3
2.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN……………………………………………….. 3
2.1.1 Generalidades………………………………………………………………….. 3
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN POR PROCESO…………………………… 4
3.1 Identificación de Políticas……………………………………………………… 4
3.1.1 Aprobación de las políticas…………………………………………………….. 4
3.1.2 Revisión de las Políticas……………………………………………………….. 4
4. POLITICAS ESTABLECIDA POR PROCESOS........................…………. 5
4.1. PROCESOS ESTRATEGICOS………………………….………………….. 5
4.2. PROCESOS MISIONALES…………………………….……………………. 8
4.3. PROCESOS DE APOYO…………………………………………………….. 15
4.4. PROCESOS DE EVALUACION…………………………………………….. 22
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1. OBJETO

Determinar la metodología para el desarrollo de los elementos del componente Actividades de

Control establecidos en el Sistema Integrado de Gestión MECI - NTC GP 1000:2004, los
diferentes procesos de la Universidad del pacifico que permitan lograr los siguientes objetivos:

• Establecer guías de acción que dirección en la operación de la entidad pública hacia la

implementación de las estrategias organizacionales.

• Mantener la coherencia y armonía entre los lineamientos estratégicos y la operación de

la Universidad.

•
Definir los parámetros de operación de cada proceso, sus actividades, tareas, responsables, flujo de
información y recursos requeridos o necesarios para la adecuada gestión u operación de la entidad.

• Identificar para los diferentes riegos detectados, las medidas de prevención o corrección que
permitan minimizar su impacto y controlarlos.

• Establecer mecanismo de medición para cada uno de los proceso que permitan evaluar la
gestión de la entidad pública en cuanto a eficacia, eficiencia y efectividad.

2. DESARROLLO

2.1. POLITICAS DE OPERACIÓN

2.1.1. Generalidades.

Las políticas de operación son guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución
de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y
actividades en cumplimiento de la función, los planes, proyectos y políticas de administración de
riesgos.

La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad del nivel

directivo. Por su parte, su ejecución y evaluación permanente está a cargo de los niveles e operativos y
de todos los servidores públicos de la Universidad del Pacifico.

Las políticas de operación facilitan el control administrativo y reducen la cantidad de tiempo que los
administradores ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Así mismo establecen
normas administrativas para garantizar el desarrollo de los objetivos de la Universidad del Pacifico.
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Las políticas de operación están directamente relacionadas con los otros elementos del componente
Actividades de control ya que éstas constituyen la base para la definición de controles e indicadores,
necesarios para evaluar el desempeño del control interno y el cumplimiento de los fines de la
Universidad del Pacifico.

3. IDENTIFICACIÓN DE
POLÍTICAS

En cada uno de los procesos comprendidos dentro de Modelo de Operación, se definen Políticas de
operación, las cuales se fundamentan en los siguientes criterios:

• Objetivo del proceso.

• Riesgos y Políticas de administración del riesgo.
• Requerimientos y necesidades del Cliente.
• Especificaciones del servicio.

Como herramienta a aplicar por los dueños de proceso para la definición de políticas de
operación que se orienten a los criterios establecidos.

3.1. Aprobación de las políticas.

Una vez definidas las políticas de operación, éstas son presentadas al Comité Coordinador de Control
interno quien es el ente encargado de revisarlas y dar la aprobación o solicitar los ajustes a las mismas.

3.2. Revisión de las Políticas.

Anualmente ligado a las actividades de planeación institucional, cada responsable del proceso revisa
las políticas definidas, para así garantizar que éstas se ajuste y se adapten a las diferentes
circunstancias que pueden presentarse en la Universidad del Pacifico.
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4. POLITICAS DE OPERACIÓN ESTABLECIDAS POR PROCESO

4.1. PROCESOS ESTRATEGICO

4.1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

• El Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad del Pacifico, debe ser elaborado teniendo
en cuentas las bases constitucionales y legales de la planeación en Colombia., así como las
recomendaciones técnicas emanadas del Departamento Nacional de Planeación.

PLAN ANUAL DE ACCIÓN

• Para la elaboración del Plan Anual de Acción cada responsable debe tener conocimiento, tanto
del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo
rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. El plan Anual de Acción,
como su nombre lo indica tiene una vigencia de un año, especifica de manera concreta las
actividades, los tiempos de inicio y terminación de las mismas, los indicadores por actividad,
los responsables y los recursos necesarios. Todo lo anterior, con el de materializar las metas de
producto establecida exclusivamente para el año objeto de presentación del Plan de Acción.

PLAN INDICATIVO

• Para la elaboración del Plan Indicativo trienal cada responsable o líder de proceso debe tener
conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional establecido para el periodo rectoral, el cual
desde el punto de vista legal corresponde a tres años.

Contribuye a aclarar y concretar aquellas metas que no quedaron lo suficientemente medibles;

sin embargo, es importante recordar que por medio de este instrumento no se pueden incluir o
eliminar programas, subprogramas o metas del Plan de Desarrollo Institucional. Cualquier
modificación que la rectoría y las dependencias quieran realizar debe hacerse a través de
Acuerdo establecido por el Consejo Superior.
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4.1.2. MEJORA CONTINUA

CONTROL DE DOCUMENTOS

• Todas las solicitudes de crear, modificar o adquirir un documento deben ser diligenciadas por el
dueño del respectivo proceso y enviadas al Representante del SIGC para su análisis y
aprobación.
• El Representante del SIGC al recibir la(s) solicitudes debe analizar el impacto de las mismas
en el sistema de gestión de calidad garantizando que no haya interferencias ni que afecte la
funcionalidad del mismo ni la otra documentación.
• Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden sugerirse por
cualquier miembro de la organización, quien informa al dueño del proceso a través del formato
solicitud para elaborar o modificar documento (ES-MC-FO01). Los dueños del proceso deben
canalizar todas estas solicitudes a través del Representante del SIGC diligenciando el formato
para solicitud o modificación de documentos.
• Un documento se considera obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en
vigencia la nueva versión o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante
el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se
deban realizar en el proceso de implementación, pueden ser manejados a través de memorandos
internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicación del documento en
cuestión.
• El representante del SGIC debe garantizar que los documentos modificados sean revisados y
aprobados por el responsable del proceso.
• La revisión de un documento nuevo o uno modificado es responsabilidad de la persona que
desarrolla el proceso que se está documentando.
• La aprobación de un nuevo documento o un documento modificado es responsabilidad del
dueño del proceso. La difusión del mismo, se hará por el dueño del proceso con el apoyo del
representante del SIG.
• La distribución de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad del jefe de la oficina
de archivo y correspondencia en coordinación con el dueño del proceso. El jefe de la oficina de
archivo y correspondencia debe conservar registro en un listado maestro de distribución de
documento cuando el documento se entrega en forma física. El jefe de la oficina de archivo y
correspondencia debe mantener actualizada la carpeta de control maestra maestro de
documentos, además de una carpeta con una copia de cada documento obsoleto.
• Los documentos de origen externo pueden conservar su estructura original, sin necesidad de
adecuarlos a la estructura de codificación implementada en la organización.
• Los documentos de origen externo nacionales o internacionales, deben estar relacionados en un
Listado Maestro de Control de Documentos externos, que establece nombre del documento,
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medio en el que se encuentra, número de copias, ubicación y responsable del mismo. Este
listado es administrado

CONTROL DE REGISTROS

• La identificación de registros de calidad es responsabilidad del representante del SIGC con el

apoyo de los dueños de los procesos, quienes realizan la revisión de los documentos que están
bajo su responsabilidad, con el propósito de identificar formatos, actas de reuniones, e informes
periódicos entre otros, que sean emitidos durante el desarrollo de las actividades y que deban
permanecer como evidencia de su realización y como referencia para mejoramiento de su
proceso.

• Los registros de la actividad de reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y

las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, se manejan de acuerdo con lo
establecido por la Contaduría General de la Nación y la Dirección de Impuestos Nacionales.

• Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado
maestro, la recolección, la organización, el archivo, el almacenamiento en condiciones
adecuadas, de tal forma que garantice el buen estado de los registros controlados; la de
conservar y mantener disponibles para auditores internos y externos, los registros que se
indican en el listado mencionado.

• Una vez se ha cumplido con el tiempo de retención establecido en el listado maestro, los
registros que pasan a formar parte del archivo inactivo permanecen allí por un período mínimo
de dos años o según lo establecido por la ley, para luego ser destruidos. Los mecanismos
previstos para destrucción de registros son el picado y/o rasgado o reciclaje para documentos
en medio impreso y la eliminación para registros mantenidos en medios magnéticos.

• Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad,
independientemente del medio de la presentación (impreso o no impreso). Ningún registro en
medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz.

• La universidad se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.

• Cuando un miembro de la universidad diferente a los autorizados desea tener acceso a un

registro debe pedir autorización al responsable del proceso.

• Cuando el usuario o su representante por necesidad justificada desde tener acceso a los
registros de su propiedad en el SIGC, este se debe tramitar a través del responsable del proceso.
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• Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con
autorización expresa del responsable del proceso. En términos generales, los registros
confidenciales se deben consultar dentro de las instalaciones de la universidad del pacifico.

• Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y
elevadas temperaturas.

• Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben
proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.

• Los responsables de cada Proceso harán Backups al servidor del sistema de información cada ocho
(8) días.

NO CONFORMIDADES

• Cualquier persona relacionada con la prestación de los servicios de la Universidad del Pacífico
puede detectar no conformidades en la prestación de los servicios, de acuerdo con los requisitos
establecidos en cada caso. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todas las
personas que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la institución.

• Cada dueño de proceso tiene la responsabilidad de verificar la aplicación adecuada de los

correctivos para las no conformidades detectadas. Puede autorizar derogaciones para los procesos
bajo su responsabilidad, con el consentimiento del usuarios o la parte interesada cuando ello sea
pertinente.

• El Representante de la alta Dirección, hace seguimiento, mínimo una vez al trimestre a los
registros que resultan de la aplicación de este procedimiento y Junto con los dueños del proceso,
decide sobre las no conformidades que justifiquen la toma de acciones correctivas ES-MC-FO06.

4.2. PROCESOS MISIONALES

4.2.1. DOCENCIA
DISEÑO Y REDISEÑO CURRICULAR

El diseño y Rediseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales,
entre las que se encuentran:

• Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares

• Fundamentos filosóficos, psicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara.
• Descripción del modelo pedagógico de la Universidad.
• Consideración del contexto local, regional, nacional y global en el cual se desempeña el estudiante.
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• Descripción de los recursos con los cuales se contara para el desarrollo del programa.

PROGRAMACIÓN ACADÉMICA

INSCRIPCIÓN Y SELECCIÓN

• En general, lo establecido en el capítulo II del Reglamento Estudiantil (artículos 3 al 10);

reglamentado a través de la resolución rectoral #006 del 5 de marzo de 2007, que facilita el ajuste
periódico de los procedimientos y las etapas del proceso mediante el documento ‘Reglamento de
Admisión’.

MATRÍCULA

• Todo estudiante que desea realizar su matrícula de realizar la matricula financiera antes de la
matricula financiera.

• La vigencia de la matricula académica se inicia con la firma de la misma y termina cuando se

pierde la categoría de estudiante regular.

• Quien no realice la matricula académica, aun habiendo cumplido con la matricula financiera, no
adquiere la categoría de estudiante regular.

• Para matricularse en un programa académico, el aspirante admitido debe cumplir con los
requisitos establecidos en el artículo 13 del Reglamento Estudiantil.

• La matricula da derecho a cursar el programa de formación elegido por el estudiante en el periodo

académico correspondiente, y debe renovarse en cada periodo dentro de los plazos que establezca la
Universidad.

MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA

• Para adicionar asignaturas se requiere la autorización del Director del Programa; quien
verificará que el estudiante cumpla con los requisitos para cursar las asignaturas que solicita
adicionar, y que en la matricula modificada no existan cruces de horarios ni se supere el límite de
asignaturas que se pueden cursar en un periodo académico.

• Para cursar una asignatura en un Programa Académico diferente al que está matriculado, el
estudiante deberá obtener el visto bueno del Director de Universidad del Pacifico Programa, antes
de solicitar la autorización al Director de su propio Programa.
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• Se tendrá en cuenta el número de cupos disponibles después de finalizar el plazo para la

matricula académica ordinaria.

• Los estudiantes de primer semestre no podrán retirar asignaturas, a menos que hayan sido
eximidos de cursarlas, por validación u homologación.

• El plazo para la modificación de la matricula académica, será la séptima semana del periodo
académico correspondiente; y para la cancelación total de la matricula será la décima semana.

• Quienes registren su matrícula académica en forma extemporánea y después de vencidos los

plazos para la modificación de matrícula, no podrán retirar o adicionar asignaturas a su registro
de matricula inicial.

• Todo estudiante que desea realizar modificación de la matricula deberá cancelar los derechos
económicos por la modificación de la misma equivalentes al 1% del SMMLV.

CERTIFICACIONES

• Toda Certificación solicitada, será expedida siempre y cuando se presente copia del carnet y/o
documento de identidad del interesado además de reunir los requisitos exigidos por el reglamento
estudiantil, esta tendrá un costo equivalentes al 1% del SMMLV y será expedida máximo en dos
días hábiles después de su solicitud.

DISTINCIONES

• Todo Estudiante activo que se haga acreedor de distinciones por parte de la Universidad del
Pacifico, se regirá según lo establecido en el artículo 72 del Reglamento Estudiantil y para
estudiantes egresados, lo establecido en el artículo 67 del mismo.

REINTEGROS

• La solicitud de reintegro deberá tramitarse en la Oficina de Registro y Control Académico, dentro

de las fechas establecidas en el respectivo calendario académico.

• El estudiante que haya estado retirado por 3 o mas años, continuos o discontinuos, deberá realizar
al menos un periodo académico de cursos de nivelación en contenidos y temas de actualidad
sugeridos por el Comité de Programa.

• El reintegro, de un estudiante inactivo o retirado, no procede cuando ocurra alguna de las causales
descritas en el parágrafo 3 del artículo 35 del Reglamento Estudiantil.

• El estudiante a quien se le acepte el reintegro deberá acogerse al sistema de matricula financiera y

al plan de estudios vigentes en el momento de la aceptación de su regreso.
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TRASLADOS

• La solicitud de traslado deberá ser presentada en la Oficina de Registro y Control Académico,

dentro de los términos establecidos en el calendario académico respectivo. Solo podrán concederse
traslados entre programas académicos por una sola vez.

• Las solicitudes de traslados (cambios de programa) tienen prioridad sobre las solicitudes de
admisión por transferencia.

• El Comité de cada Programa Académico es responsable por la aceptación o denegación de las

solicitudes de traslado, así como la determinación de las asignaturas y calificaciones que se acepten
como equivalentes.

• Los derechos económicos por el traslado serán equivalentes al 5% del SMMLV. Las notas
obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas correspondan a
las del programa de traslado, especialmente en lo que a contenido se refiere (articulo 34 del
Reglamento Estudiantil).

TRANSFERENCIAS

• El estudio de una solicitud de admisión por transferencia causa derechos económicos equivalentes
al 15% del SMMLV, incluyendo el estudio de homologaciones.

• El aspirante a un cupo por transferencia debe haber cursado y aprobado al menos dos (2) semestres
en la Institución de procedencia.

• El ingreso por transferencia, a un programa académico de la Universidad del Pacifico, será solo a
semestres superiores al primero. Quien desee ingresar al primer semestre de un programa
académico deberá someterse al proceso de inscripción y admisión regular establecido para tal
efecto.

• Las decisiones sobre transferencias serán comunicadas por el Director del Programa al aspirante y
a la Oficina de Registro y Control Académico, junto con las homologaciones aceptadas (si es el
caso).

• Quien sea admitido por transferencia deberá acogerse al sistema de liquidación financiera y
currículo vigentes en el momento de su ingreso.

• Quienes provengan de instituciones extranjeras deberán acreditar sus estudios de conformidad

con lo que dispongan las normas legales vigentes sobre convalidación y homologación de estudios
cursados en el exterior.
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• Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas
correspondan a las del programa de origen, especialmente en lo que a contenido se refiere (artículo
30 del Reglamento Estudiantil).

HOMOLOGACIONES

• Las solicitudes de homologación deben presentarse, preferiblemente, al inicio de cada periodo

académico. En particular, lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 26 del Reglamento
Estudiantil.

• Las asignaturas homologadas no deben matricularse, una vez se acepte su reconocimiento. En

caso de estar matriculadas en el momento de la aceptación, deberán retirarse del registro
correspondiente.

VALIDACIONES

• Puede acceder a esta prueba quien demuestre tener la experiencia o conocimientos correlacionados
con la asignatura que se pretende validar, previo estudio, disposiciones y la autorización
respectiva.

• Solo se puede validar, de un plan de estudios de pregrado, hasta el 30% de sus asignaturas. La
calificación aprobatoria en la prueba de validación es de 80 puntos o más.

• Las solicitudes de validación deben presentarse en la tercera semana del periodo académico
correspondiente; y los exámenes en la quinta semana.

TRÁMITE DE GRADO

• Las solicitudes de grado, deberán presentarse en la Oficina de Registro y Control Académico en las
fechas establecidas por el Consejo Académico en el calendario respectivo, junto con los soportes
exigidos.

• La presentación del trabajo de grado no podrá exceder de dos (2) años, contados a partir del cierre
del último periodo en el cual el estudiante matriculó asignaturas.

• Una vez aprobadas todas las asignaturas, y durante la ejecución del trabajo de grado, para
conservar la categoría de estudiante regular, este deberá matricular solo dicha opción, cancelando
por matricula básica el 50% del valor asignado por este concepto.

• Si al finalizar un periodo académico, aun no se ha sustentado el trabajo de grado, la nota

respectiva se registrará como ‘PENDIENTE’. La calificación en la sustentación del trabajo de
grado debe ser ‘APROBADO’.
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• En cada ceremonia solemne de grado se otorgará una distinción al mejor graduando de cada
cohorte, en cada programa, incluyendo a los que previamente se hayan graduado por ventanilla,
según lo establecido en el artículo 67 del Reglamento Estudiantil.

4.2.2. INVESTIGACIÓN

• La política y las líneas de investigación serán dinamizadas de acuerdo al plan estratégico, al plan
de desarrollo de la Institución, el plan de desarrollo de la nación, departamental, Distrital y al
análisis sistemático de las necesidades del medio. Las mismas, serán estructuradas por la Alta
dirección, la oficina de planeación, la dirección de investigaciones, el consejo académico y el comité
central de investigaciones.
• El plan de acción de investigación debe ser dinámico de acuerdo a las necesidades del medio y se
articula a las actividades a desarrollar por los grupos, semilleros, líneas y proyectos de
investigación que presenta cada programa académico y es una condición el fomentar una cultura
de investigación al interior de los Programas académicos y Departamentos de la universidad del
Pacifico

• La convocatorias en las cuales participan docentes y estudiantes de la Universidad, deben estar

relacionadas con las líneas de investigación de acuerdo al plan estratégico, al plan de desarrollo
institucional.

4.2.3. PROYECCIÓN SOCIAL

PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA

• El Centro de Estudios Pedagógicos Avanzados (CEPA), será el responsable de planear, organizar,

evaluar y promover los actos académicos de Educación Continua. Todo programa de educación
continua, debe estar respaldado por acto administrativo (Resolución).

• Los participantes en los actos de educación continua no serán considerados alumnos de la

Universidad del Pacífico y deberán respetar lo establecido en la normatividad institucional.

• Los especialistas o expertos, que participen en los actos académicos deberán ser seleccionados con
base en su experiencia profesional y docente

• La remuneración de asesores o especialistas, que estén vinculado tiempo completo en la

institución, está reglamentada en los Estatutos del Personal Administrativo y Docente.
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• Cada evento académico debe de tener asociado un Coordinador Académico, quien será la persona
que arme la propuesta del evento y se responsabilice por llevarlo a cabo en caso de ser aprobado.

• En la descripción de los actos académicos deberá incluirse: Perfil de experto o especialista, titulo
del acto, duración en horas, objetivo general y objetivos específicos si los hubiera, temas,
estrategias pedagógicas a emplear, recursos y material de apoyo, estrategia de evaluación,
requisitos de ingreso, permanencia y egreso.

• Para obtener diplomas de actualización profesional, docente o de extensión, los participantes

deberán cubrir la totalidad de los requisitos de egreso establecidos por el programa académico.

GESTIÓN DE CONVENIOS Y PROYECTOS

• En los convenios de colaboración en los que la Universidad participe atendiendo sus objetivos
sustantivos, bajo ninguna circunstancia deberá ser considerada comercializadora de bienes o
prestadora de servicios generales.

• Entre entidades y dependencias universitarias no se podrán celebrar convenios. Sin embargo, si

estas requieren de algún documento que les permita regular el desarrollo de actividades conjuntas,
lo realizarán a través de bases de colaboración.

• La Universidad no otorgará garantías, fianzas, ni efectuará depósitos para el cumplimiento de sus

compromisos adquiridos por la celebración de convenios.

• En ningún caso se aceptará la estipulación de penas convencionales o intereses a cargo de la

Universidad en los convenios en los que sea parte, así como el sometimiento expreso a tribunales,
árbitros o leyes extranjeras.

• Los convenios que celebre la Universidad a través de sus diversas dependencias podrán tener
cualquier objeto o finalidad, siempre que esté comprendido dentro de sus fines atribuidos por la
legislación universitaria.

• Los convenios en los que agencias o fundaciones nacionales o extranjeras, otorguen apoyos
económicos a proyectos de investigación, deberán ser gestionados y suscritos por la Dirección de
Investigación.

• Las dependencias, en la celebración de convenios de colaboración, se sujetarán a la forma requerida

atendiendo su naturaleza jurídica. Para lo cual, la Secretaría General ha difundido los modelos
que serán utilizados para su elaboración y firma, a efecto de darles su debida formalidad.

• Las dependencias enviarán a la Secretaría General y a la Dirección de Extensión y Proyección

Social, para registro y deposito, los convenios durante la vigencia del mismo.
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• La Universidad no reconocerá las obligaciones adquiridas por sus dependencias en la celebración

de convenios cuando no se cumpla la Normatividad Interna que regula la materia.

• El Secretario General está facultado para suscribir los convenios de colaboración que no sean de
tipo administrativo que generen las facultades, escuelas y dependencias de su adscripción, así
como todos los instrumentos jurídicos que impliquen intercambio académico y/o de estudiantes,
independientemente del área generadora.

GESTIÓN DE ASESOSRÍAS Y CONSULTORÍAS

• Es política de la Universidad del Pacífico procurar atender, en el mayor porcentaje posible, las
inquietudes y requerimientos de los integrantes de la comunidad organizada. Por lo cual, una vez
identificadas las necesidades de recursos, tanto materiales como humanos, si la Institución carece
de ellos en algún momento, se gestionarán los convenios y alianzas necesarios para satisfacer las
necesidades y mejorar las expectativas de nuestros usuarios.

4.3. PROCESOS DE APOYO

4.3.1 BIENESTAR UNIVERSITARIO

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

• La programación de los programas y actividades se realizará de acuerdo al cronograma de

actividades de cada semestre, considerando la programación académica en el interior de la
Institución, los eventos programados por Ascuncultura, Ascundeportes, Coldeportes, las ligas
deportivas y las invitaciones recibidas con anterioridad de diferentes entidades. Además, en el
caso de actividades representativas, se tendrá en cuenta el grado de importancia del evento.

• Para la identificación de necesidades, especialmente en las actividades representativas, los

coordinadores de área deben considerar: transporte, alojamiento (si aplica), alimentación,
indumentaria, medicamentos y utensilios, en los eventos necesarios.

• Los responsables de cada área de Bienestar, deben cotizar dichas necesidades, Elaborar cuadro
comparativo de las cotizaciones y anexar las mismas.

• Los Entrenadores e Instructores se contratarán de acuerdo a las políticas de gestión del talento
humano y a la disponibilidad presupuestad de la Universidad.

DESARROLLO Y CONTROL DE ACTIVIDADES

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• Para las actividades institucionales, se llevará registro de asistencia y los participantes realizarán
una evaluación para establecer el nivel de satisfacción en cuanto a la actividad o evento.

• Los estudiantes que deseen participar en los programas y actividades de Bienestar Universitario,
institucionales o representativas, deben estar debidamente matriculados y anexar a la planilla de
inscripción la constancia de matrícula y fotocopia del documento de identidad. En el caso de los
funcionarios de la Universidad del Pacífico, deben anexar fotocopia del documento de identidad,
fotocopia del carné de la EPS.

• La selección de los aspirantes para las actividades representativas, se realizará por medio de un
examen médico y una prueba física o de aptitudes según sea el caso.

SEGUIMIENTO A EGRESADOS

• La aplicación para seguimiento a egresado se aplicara en el momento del grado, 1,3, 5 años
después por medio del formato por el Ministerio de Educación.

• La información generada en las diferentes actividades de seguimiento a egresado, deben tomarse en

consideración para la elaboración de los planes de mejora institucional, y de programas académicos

EVALUACIÓN DE IMPACTO Y PERTINENCIA DE LOS PROGRAMAS

• La sistematización de las actividades de las diferentes áreas de Bienestar universitario, será

realizada por los coordinadores de área, en los primeros 5 (cinco) días de cada mes.

4.3.2. GESTIÓN DE APOYO

GESTIÓN DE RECURSOS

• Autorizar CDP únicamente para los rubros que se encuentren registrados en el presupuesto de
la respectiva vigencia.

• Solo se autorizarán pagos de reservas a aquellos compromisos que estén debidamente registrados
en el acta de reserva.

• Todo contrato u orden de compras o servicio debe estar incluido en el acta de comité de compras o
contratación.
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ADQUISICIÓN DE BIENES

• Para las compras preferiblemente se debe realizar en la Ciudad de Buenaventura, excepto

cuando los proveedores no cumplan con los estándares de calidad y precio. En caso de que la
mercancía se adquiera en otra ciudad el proveedor deberá entregarla en las instalaciones de la
Universidad del Pacifico.

• Para la adquisición de equipos tecnológicos, quien lo solicite debe informar todas las
especificaciones y contar con el visto bueno de un funcionario de la Universidad conocedor del
tema, el cual podrá ser invitado al comité de compras y/o de contratación para efectos de selección.

• Toda adquisición debe estar contemplada en el Plan de Compras, en caso de no estarlo, debe
hacerse la modificación y registro del mismo.

TESORERÍA

• Las cuentas bancarias serán manejadas bajo el sistema de Firmas Conjuntas y Protectógrafo. Las
firmas autorizadas son las del Representante legal – rector(a) y la del tesorero(a).

• Las chequeras de la Universidad estarán bajo custodia en la caja fuerte que reposa en la Oficina de
Tesorería, bajo un sistema de clave, la cual conoce únicamente el tesorero(a) y lo cheque no sean
entregados a sus beneficiarios, quedarán en custodia en la caja fuerte de la Oficina de Tesorería.

• Para los pagos con cheque a funcionarios o proveedores que se encuentren fuera de la ciudad, se
realizará consignación del cheque, se enviará vía fax o correo electrónico comprobante de egreso y
consignación y el beneficiario debe devolver, por los mismos medios, los documentos legalizados
con su firma.

• Para la entrega de cheques a personas distintas del beneficiario, éste debe presentar un poder
autenticado con la copia de cédula de ciudadanía, tanto del beneficiario como del autorizado. Estos
se realizarán los días jueves.

• Únicamente se permitirá el acceso a la Oficina de Tesorería, al personal que labora en esta

dependencia y/o a aquellos servidores que por alguna causa justificada y con previa autorización
requieran ingresar a la misma.

• Todos los movimientos financiero que realice el tesorero(a) quedarán amparados por la respectiva
póliza de manejo.
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TALENTO HUMANO

CONTRATACIÓN DOCENTES OCASIONALES EN PERÍODO DE RECESO

• Para la vinculación de docentes ocasionales durante el periodo de receso académico, los Directores
de los Programas, de los Departamentos, el (la) Director(a) General de Investigación y de
Proyección Social, deben enviar a la Rectoría con antelación de un (1) mes a la terminación del
semestre, la solicitud para su autorización.

Finalizado el receso académico y una vez recibido el certificado expedido por el Jefe inmediato del
cumplimiento de las obligaciones y de la entrega del producto acordado, se procederá por parte de la
Oficina de Recursos Humanos a la elaboración de la correspondiente orden de servicio.

VINCULACIÓN O CONTRATACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

En la página Web de la Universidad y en un lugar destinado para tal propósito en la misma, se publicará
la lista de elegibles a través de su documento de identidad, para preservar la identidad de los participantes.

GRUPO EVALUADOR: Conformado por la Dirección Académica, o quien haga sus veces, los Directores
de Programa y el Psicólogo de la Universidad.

En la página Web de la Universidad y en un lugar destinado para tal propósito en la misma, se publicará
la lista de elegibles a través de su documento de identidad, para preservar la identidad de los participantes.

Si los aspirantes no seleccionados no reclaman las hojas de vida en las fechas indicadas en la convocatoria,
las mismas serán destruidas.

El jefe inmediato debe realizar al nuevo empleado la correspondiente inducción.

INDUCIÓN Y REINDUCCIÓN

• La inducción al nuevo miembro de la comunidad universitaria se realiza inmediatamente se oficializa la

vinculación, cuando se inicia la relación laboral antes de tomar su lugar en el cargo para el cual se
vinculó o fue promovido.

• Todo empleado que ingrese a la Universidad del Pacifico o sea trasladado de dependencia, debe recibir la
inducción o la reinducción respectiva de conformidad al cargo o al nuevo cargo que vaya a desempeñar.
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CAPACITACIÓN

• Una vez diligenciada la herramienta de diagnostico para identificar necesidades de capacitación

deben tener en cuenta: los cambios administrativos o legales, las necesidades propias derivadas de
la modernización tecnológica y administrativa, los planes y proyectos, las competencias a
desarrollar o fortalecer, las evaluaciones del desempeño de los servidores, entre otros.

• La Universidad del Pacifico primero buscará internamente si hay recurso humano competente
académicos y administrativos para ofrecer los diferentes programas, antes de hacer contactos con
terceros.

• Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período de la capacitación, éste deberá
presentar justificación ante la Oficina de Recursos Humanos, la cual evaluará cada caso y decidirá
sobre la respectiva certificación, siempre y cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15%
del programa.

• Una vez finalizada la capacitación se seleccionará una muestra n para la medición de impacto y se
consignará la hoja de vida del Indicador de Capacitaciones, en donde se identificara la aplicación de
los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar de trabajo.

NOVEDADES DE NÓMINA

• Las novedades de nomina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos, hasta el día
23 de cada mes calendario, y si no es hábil, el día anterior. Cuando se entreguen en una fecha
posterior, se recibirán y serán reportadas en el mes siguiente.

• Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al
empleado y deben ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al
día hábil siguiente al de su expedición.

LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

• En la Universidad del pacifico se reconocerá y pagara una prima de servicios en el mes de julio
equivalente a quince (15) días de salario o proporcional al tiempo laborado y una prima de navidad
en el mes de diciembre equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo laborado.

• Al personal contratado se le reconocerá y pagara vacaciones proporcionalmente al tiempo laborado

(ley 905 de 2005).
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• Al personal de planta se le reconocerán y pagaran vacaciones , prima vacacional y bonificación por

recreación de conformidad a lo estipulado en los decretos 1042 de 1978 y 404 de 2006.

• El auxilio de cesantías se liquida con corte al 31 de diciembre de cada año y se depositara a más
tardar el 15 de febrero del año siguiente en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas
cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.

CARTAS LABORALES.

• Todo empleado que realice una constancia debe realizarla personalmente, diligenciar el formato
de solicitud y este será entregado a los tres (3) días hábiles siguientes.

TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

• Para la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, el empleado debe entregar: Paz y Salvo
de entrega del cargo, biblioteca, laboratorio, tesorería, almacén, informática.

OFICINA DE INFORMÁTICA

PROGRAMACIÓN DE SALAS

• Los Programas Académicos deben presentar, con dos semanas de antelación al inicio del periodo
académico respectivo, las necesidades de salas de acuerdo a la programación académica semanal
del programa, En caso de haber varias solicitudes para el mismo horario en sala, se le dará
prioridad al orden de recepción de la respectiva solicitud, los cambios que se generen a partir de la
condición anterior, serán informados al Secretario Académico del programa con la propuesta de
disponibilidad de sala.
• Dichas solicitudes, deben ser realizadas directamente por el docente que requiera la sala, por lo
menos con ocho días de anticipación. La responsabilidad de los elementos y equipos de la salas de
informática, durante los horarios programados, recae sobre el docente de la asignatura
correspondiente.

ATENCIÓN A USUARIOS DE SALAS

• Para acceder a las salas de informática, se debe presentar documento actualizado que acredite
condición como integrante de la comunidad universitaria.

• Para convenios, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución y

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documento de identidad.

• El servicio de uso y reserva de las salas de informática, solo se prestará a la persona titular del
documento.

• La reserva para el uso de un equipo en las salas de informática, se debe realizar con mínimo 1 día
hábil de antelación y esta será por un máximo de dos horas.

• El tiempo de espera, para hacer efectiva la reserva, será máximo de 15 (quince) minutos.

• El usuario debe acatar las normas de comportamiento establecidas para las salas de informática.

• La ayuda o asesoría que brinda el Auxiliar Operativo al usuario de las salas de informática, se
limita a solucionar problemas de software y hardware únicamente.

OFICINA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

Mantenimiento Preventivo

• Si el Jefe de la Dependencia, en la cual se realizará el mantenimiento preventivo, argumenta que

por compromisos adquiridos no puede disponer del equipo para el mantenimiento, se concertará
con este la nueva fecha. Sin embargo, esta no debe exceder los 5 días hábiles siguientes a la fecha
inicial programada.

• Para la realización del mantenimiento preventivo en las sedes de la Universidad ubicadas por
fuera del casco urbano de Buenaventura, se recordará tanto a la DAF como al jefe de la
Dependencia, sobre la actividad a realizar, con el fin de asegurar el trámite administrativo
correspondiente (transporte, alimentación, viáticos, etc., cuando sea requerido).

MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA

• En el análisis de las necesidades de mantenimiento preventivo identificadas, se le dará prioridad a

las consideradas más urgentes, de acuerdo al impacto negativo que pueda generar el deterioro del
bien en cuestión. El análisis, además incluirá, si el mantenimiento puede ser realizado por
personal de la Institución, o por el contrario, si debe ser contratado con técnicos externos, según
sea más conveniente para garantizar la prestación del servicio con la calidad requerida. En esta
decisión, participará, entre otros, el Jefe de la Oficina de Compras y Suministros, el Secretario
General y el Director Administrativo y Financiero.

PRÉSTAMO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES

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• En el caso de reserva de equipos para sustentación de trabajos de grado, la reserva debe estar a
cargo del Director del programa académico o del Director del Comité de Investigación del
programa en cuestión.

• Si la actividad que requiere el equipo es de Bienestar Universitario o de Extensión y Proyección

Social, la reserva debe ser realizada por el funcionario de la Institución encargado de la actividad,
el Director de Bienestar Universitario o el Director de Extensión y Proyección Social.

• Se presta el servicio de fotocopiado y anillado, únicamente para asuntos institucionales,

presentando el formato de Orden de fotocopias y anillado debidamente diligenciado y firmado por
el Director de programa, Jefe de Dependencia o Directores de Docencia, Investigación, Extensión
y Proyección Social, según sea el caso.

SERVICIOS DE LABORATORIO

• Las solicitudes de servicios para desarrollo de trabajos de grado, deben estar autorizadas por el
Director de Programa y el Director del Comité de Investigaciones del Programa Académico al cual
pertenece el estudiante solicitante.

• Las solicitudes de servicios para desarrollo de investigaciones de docentes, semilleros o grupos de

investigación de la Universidad, deben estar debidamente autorizadas por el Director de
Investigaciones de la Universidad.

• Las solicitudes de servicios para el desarrollo de actividades de extensión y proyección social, debe
estar debidamente autorizadas por el Director de Extensión y Proyección Social de la Universidad.

SERVICIOS DE BIBLIOTECA

De los usuarios:

• Por tratarse de colección cerrada, los usuarios podrán hacer uso de las colecciones a través de un
funcionario de la Biblioteca, mediante la elaboración de un formato y presentación de carné
actualizado que lo acredite como usuario.

De los requisitos del préstamo:

• Presentar carné vigente o documento que lo acredite como miembro activo de la Universidad del
Pacífico y ser titular de los documentos.

• Para convenios cooperativos, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución
y documento de identidad
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4.4 PROCESOS DE EVALUACION

AUDITORÍAS INTERNAS SISTEMA INTEGRADO

• La Universidad del Pacífico, para este procedimiento, acoge las recomendaciones y principios
consignados en la Norma NTC-ISO 19011.

RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS

• Los informes que deban ser suministrados directamente por la Oficina de Control Interno, serán
previamente socializados con la Rectoría.

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción

6. ANEXOS

Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Firma

Nombre

Cargo

Fecha de aprobación