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ACTA DE REVISION GERENCIAL

FECHA: 24 de Marzo de 2018

Asistentes:

Nombre Cargo Firma


Gerente y Director
ALEJANDRA SERNA
Administrativo
JORGE LUIS ORTIZ Director de Calidad

Documentación aportada para el análisis:


Informe de gestión Revisiones gerenciales anteriores
Estados Financieros y Presupuesto Registro de indicadores
Informes de Auditoria Registros Calidad Varios
Acciones correctivas y/o preventivas Informe Capacitaciones

LUGAR: Cra 32 # 10 A – 75 Segundo Piso, CALI, VALLE DEL CAUCA.

HORA: 09:00 – 12:00

ENTRADAS REVISION POR LA DIRECCION

1. Plataforma estratégica
1.1 Misión
1.2 Visión
1.3 Política de calidad
1.4 Objetivos de calidad
1.5 Politicas del Organismo de Certificación de Personas
2. Revisión de indicadores /Objetivos y análisis de su cumplimiento
3. Resultados y estados de Auditoría Interna y Evaluación Externa
4. Comunicación con el cliente
4.1 Atención de quejas y apelaciones
4.2 Evaluación del servicio por solicitantes, candidatos y personas certificadas
5. Salvaguardia de la Imparcialidad
6. Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora
6.1 Acciones de mejora
6.2 Acciones correctivas
6.3 Acciones preventivas
7. Las acciones de seguimiento provenientes de revisiones por la dirección previas
8. Cambios que pueden afectar el sistema
9. Conclusiones Gerenciales
9.1 Recomendaciones para la mejora
9.2 Necesidades de Recursos
9.3 Mejora en el Servicio
10. Compromiso a partir de la Reunión por la Dirección
11.Lista de chequeo de cumplimiento de los items de la revisión por la dirección.

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Con el objetivo de dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17024:2013 y ver el
grado de implementación en el que se encuentra el sistema, se da inicio a la revisión por la
dirección el día 2018-03-24, se indica que es un sistema que se encuentra en proceso de
maduración, pero que se requiere realizar esta revisión al Sistema de Gestión enfocada a
compromisos de la alta dirección para el logro de objetivos del sistema de gestión de calidad.

1. PLATAFORMA ESTRATEGICA

1.1. MISIÓN

CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S . Es un centro de certificación de personas creado para


realizar la evaluación de las aptitudes físicas, mentales y de coordinación motriz, con el fin de
detectar conductores de alto riesgo. Cuenta con infraestructura física, equipos adecuados,
personal de la salud competente y comprometido con el cumplimiento de la normatividad legal y
vigente establecida, para así prestar un excelente servicio bajo principios de Imparcialidad,
Integridad, Ética y Confiabilidad.

Se encuentra acorde y adecuada a la empresa.

1.2. VISIÓN

CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S. Está trabajando para que en el año 2018 sea un Centro
de Reconocimiento para Conductores, líder Departamental en la prestación de servicios de
evaluación, con reconocimiento por su capacidad de atención, excelente servicio,
cumplimiento de los términos legales y constante mejoramiento.

Se encuentra adecuado a la empresa.

1.3. POLÍTICA DE CALIDAD

CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S. ofrecer servicios de evaluación de aptitud física mental y de
coordinación motriz para conductores bajo estricto cumplimiento de los principios de
Independencia, Imparcialidad e Integridad utilizando un sistema de gestión conforme a la norma
ISO/IEC 17024:2012, encaminado a la protección pública y de nuestros usuarios, buscando que las
personas certificadas cuenten con la aptitud física, mental y de coordinación motriz requerida
según la normatividad legal y lineamientos internos.

Trabajar en busca de la mejora continua y colaborar con la seguridad vial del país a través de la
certificación de personas competentes para poder conducir, incluyendo.

• Rentabilidad Social.
• Calidad.
• Respeto.
• Compromiso Institucional.
• Creatividad.

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• Imparcialidad.
• Trabajo en Equipo.

CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S ha diseñado, documentado e implementado un sistema de


gestión de la calidad teniendo en cuenta todos los lineamientos de la norma NTC-ISO/IEC
17024:2012.
La Gerencia de VALORAR CONDUCTORES S.A.S, define su compromiso con el sistema de gestión de
calidad de su compañía, mediante la emisión de la siguiente política de calidad:
VALORAR CONDUCTORES S.A.S, prestara los servicios de certificación de conductores de acuerdo
con los parámetros establecidos en el esquema de certificación, enfocando sus recursos hacia la
aplicación de métodos de evaluación validados con equipos de última generación, asegurando la
independencia, imparcialidad e integridad del proceso, con personal competente, e instalaciones
acordes a los parámetros técnicos requeridos.
Con un compromiso gerencial, de implementación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad
implementado, enfocado a la satisfacción de los Aspirantes/ Candidatos.”
La política de calidad de CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S es una clara demostración del
compromiso de la Gerencia, para cumplir con los lineamientos de la norma ISO/IEC 17024:2012.

Se revisa la política de calidad y se encuentra acorde con los requisitos normativos.

1.4. OBJETIVOS DE CALIDAD

Los objetivos de calidad que se listan a continuación corresponden a lo especificado por la


política de calidad del organismo de certificación, su soporte y valoración se encuentran descritos
en el procedimiento de implementación de indicadores:

 Desarrollar, implementar y mantener el sistema se calidad, el cual se encuentra


documentado bajo los lineamientos de la Norma ISO/IEC 17024:2012, para garantizar un
proceso de mejoramiento continuo, involucrando a todos los funcionarios de CRC VALORAR
CONDUCTORES S.A.S
 Satisfacer permanentemente los requerimientos de nuestros clientes y sus expectativas
 Fomentar en los empleados la formación y el entrenamiento necesario para ajustar sus
competencias Integralmente en pro de su desarrollo técnico personal y profesional.
 Mantener un compromiso por parte de la Gerencia de CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S en
la consecución de los recursos económicos, desarrollo del equipo y de la infraestructura
necesaria para el eficaz desarrollo de las actividades.
Para garantizar el cumplimiento de la política y de los objetivos de calidad, se mantienen
mecanismos para asegurar su entendimiento e implementación, tales como procesos de
capacitación y entrenamiento que motivan a nuestros trabajadores a su aplicación.

VALORES CORPORATIVOS
 Rentabilidad Social.
 Calidad.
 Respeto.
 Compromiso Institucional.
 Creatividad.
 Imparcialidad
 Trabajo en Equipo

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1.5. POLÍTICAS DEL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

POLITICA RELACIONADA CON EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

Otorgar: EL CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S para otorgar un certificado de aptitud física, mental y
coordinación motriz evalúa la competencia del candidato frente a los requisitos de la Resolución
0217 de 2014, apoyado en la estructura del sistema de gestión.

Mantener la Certificación: Este requisito no aplica porque no se realiza vigilancia de la Certificación


en los CRCs.
Renovar la Certificación: Este requisito no aplica porque no se realiza vigilancia de la Certificación
en los CRCs.
Ampliar el Alcance de la Certificación: Este requisito no aplica porque no se realiza vigilancia de la
Certificación en los CRCs.
Reducir el Alcance de la Certificación: La decisión de reducir el alcance de la certificación solicitada
se puede dar en el siguiente caso:

Antes de tomar la decisión de la certificación:


Casos donde uno o varios examinadores cuando aplican los criterios del anexo 1 de la Resolución 0217
del MT para una de las categorías del Grupo 2 los candidatos no cumplen, y el esquema de
certificación permite que se puedan reducir el alcance de la certificación a una de las categorías del
Grupo 1.

Contramedidas a tomar:
Se diligencia nuevamente la solicitud con el nuevo alcance, En SISEC (SICOV) se ejecuta la opción de
apelación donde se puede cambiar datos del alcance de la certificación del candidato (Trámite para
la licencia de conducción), y en el software de certificación se realiza el cambio del alcance la
certificación acorde con los datos que se dejen en SISEC (SICOV).

Suspender: Este requisito no aplica porque no se realiza vigilancia de la Certificación en los CRCs.

Retirar: Este requisito no aplica porque no se realiza vigilancia de la Certificación en los CRCs.

Se revisan las políticas para otorgar, mantener, modificar, suspender o retirar la certificación de
personas y se encuentra acorde con los requisitos normativos.

POLITICA DE IMPARCIALIDAD:

Es política de EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR


CONDUCTORES S.A.S como organismo de certificación de personas que sus empleados,
socios y miembros de comités, no deben estar implicados en actividades que pudieran
comprometer su imparcialidad o independencia, refiriéndose a que realicen actividades
que violen los controles definidos para asegurar la imparcialidad e independencia del
proceso de certificación; igualmente el personal fijo no debe ser necesariamente de
tiempo completo siempre que sus otros empleos no comprometan su imparcialidad; EL
ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S como
organismo de certificación no debe crear políticas/procedimientos o alianzas que puedan
sugerir que la certificación sería más simple o más fácil.

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EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S


documenta y pone a disposición de todas las partes interesadas sus políticas y
procedimientos para satisfacer, dentro de lo razonable, las necesidades especiales de los
aspirantes y/o candidatos, los cuales deben cumplir con todos los requisitos legales.
Igualmente, define los controles necesarios para asegurar la imparcialidad y evitar
conflictos de interés con las partes internas como externas.

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S aunque


tiene contacto con organizaciónes relacionadas con el proceso el Trámite o Formación
para obtener por primera vez, Refrendar o Recategorizar la licencia de conducción
(Escuelas de Enseñanza Automovilística u Organismos de Tránsito ya concesionados o no),
la Junta Directiva (Socios más el Gerente) se comprometen a preservar la imparcialidad
como lo establece en la Declaración de Imparcialidad suministrada al Publico.
Adicionalmente los socios de la Organización, que tengan relación directa con alguno de
estos organismos han generado los controles como Compromiso de los Socios, Manejo de
Conflicto de Interés, Código de Ética, Compromiso de Imparcialidad, independencia y
Confidencialidad (VER MATRIZ DE RIESGOS). Por este motivo, El ORGANISMO DE
CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S garantiza la
confidencialidad, imparcialidad e integridad de la certificación dada.

POLITICA DE INDEPENDENCIA:

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S


desarrolla de m anera permanente, mecanismos que garantizan la objetividad, la
transparencia, el profesionalismo y el ejercicio ético del personal a su servicio de
manera imparcial sin conflictos particulares de interés que puedan llegar a afectar los
resultados o las decisiones de los procesos y procedimientos establecidos técnica y
normativamente para la certificación de personas.

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S tiene


como política: “Cualquier actividad que realice o tenga proyectada realizar, se debe
distinguir claramente de las actividades del proceso de certificación de la aptitud
física mental y coordinación motriz para conductores, igualmente EL ORGANISMO DE
CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S tiene prohibido tener o
realizar actividades paralelas que puedan significar un riesgo a la imparcialidad,
independencia y confidencialidad del proceso de certificación”.

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S tiene


como política facturar siempre a nombre del usuario del servicio de certificación, para
asegurar desde este proceso la equidad en las condiciones del servicio, igualmente el pago
del servicio del proceso de certificación será cancelado por el usuario directamente en
nuestras instalaciones por PSE o PIN DIRECTO, o externamente en un punto Baloto o PSE.

Los conceptos y decisiones generadas del proceso de certificación de la aptitud


física, mental y coordinación motriz son completamente independientes a las actividades
desarrolladas o por desarrollar definidas por sus socios, empleados, proveedores,
subcontratistas, organismos relacionados o cualquier otra parte interesada, para así
garantizar la igualdad, veracidad e imparcialidad del proceso de certificación.

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POLITICA DE INTEGRIDAD:

Los procesos del ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR


CONDUCTORES S.A.S están integrados a prestar sus servicios de Evaluación d e Aptitud
Física, Mental y de Coordinación Motriz en apego a la legislación aplicable vigente y a
garantizar un proceso transparente y veraz en la evaluación y emisión de nuestros
certificados logrando así la credibilidad y confianza de nuestros usuarios y de partes
interesadas como los entes de vigilancia y control.

Es política del ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES


S.A.S que en la totalidad del horario de atención al público, se encuentre los
profesionales evaluadores titulares o suplentes, para de esta manera evaluar las
competencias de los usuarios del servicio para posteriormente tomar la decisión de
certificación en los horarios establecidos de forma oportuna.

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S define


que si llegase a faltar un examinador o el médico certificador por más de un (1) día y no
se cuenta con la disponibilidad del profesional suplente, el centro no presta el servicio de
certificación de la aptitud física, mental y coordinación motriz, por falta de capacidad
operativa instalada, igualmente se define que si el examen del examinador o la decisión
del médico certificador es la faltante y se puede adelantar la prestación del servicio con
los otros profesionales con el visto bueno del usuario, se le programa cita para el día
siguiente para culminar el proceso. Quien puede remplazar al profesional faltante es su
equivalente suplente, el cual ingresa al aplicativo con su propia clave personal e
intransferible.

EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S no


ofrece otros servicios que atenten contra sus políticas.

Cada vez que se identifique que por causas ajenas al CRC aparezcan novedades en los
registros emitidos por organismos relacionados como lo es el RUNT, se debe denunciar y/o
informar por escrito al organismo o entidad de vigilancia correspondiente, con el
objetivo de que se realicen las investigaciones pertinentes.

POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD:

Todos los datos obtenidos de los procesos de certificación son mantenidos en un entorno
seguro, y bajo las premisas de confidencialidad ya que los resultados del proceso de
certificación quedan consignados en una historia clínica que por la Res. 1995 de 1999 del
antiguo Ministerio de salud, esta información es de propiedad solo del usuario del servicio
del prestador de salud, y es el único propietario de dichos datos, por esta razón
además de lo señalado en la Ley 1581 de 2012 como se referencia en la política de
tratamiento de datos personales DOC-05, en la Resolución 0217:2014 y la norma NTC
ISO/IEC 17024 de 2013, estos datos no pueden ser suministrados a terceros de acuerdo al
artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999.

En el caso del tratamiento de los datos personales del usuario es necesario su


consentimiento a proveedores, consorcios, y demás, porque la normatividad aplicable al
centro de reconocimiento de conductores lo prohíbe; entendiéndose que el usuario del
servicio puede autorizar a EL C.R.C. VALORAR CONDUCTORES S.A.S a entregar esta

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información al DIRECTOR ADMINISTRATIVO de la base de datos para así garantizar el flujo


normal de las operaciones del centro y la oportuna transmisión de los mismos al Ministerio
de Transporte, al Sistema de Vigilancia y Control de la Superintendencia de Puertos y
Transporte, ONAC y/o al RUNT.

POLITICAS PARA EL MANTENIMIENTO Y LA DIVULGACION DE LA INFORMACIÓN:

El Director Administrativo y/o Gerente es el responsable de llevar a cabo la difusión


interna y externa de aspectos relevantes y el diseño de la presentación de la información a
divulgar.

Los principales temas de comunicación INTERNA del ORGANISMO DE CERTIFICACION DE


PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S se basarán principalmente con el Marco
Regulatorio y/o Procedimientos Internos, o aspectos relevantes a nivel Laboral.

Los principales temas de comunicación EXTERNA del ORGANISMO DE CERTIFICACION DE


PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S se basarán principalmente en información
solicitada o consultada por los organismos de control como son Ministerio de Transporte,
RUNT, Super-Intendencia de Puertos y Transporte, ONAC, entre otros y la información que
debe ser publica a los solicitantes/candidatos/ personas certificadas de acuerdo a lo
descrito en los numerales 7.2.2, 7.2.3 y 9.1.1. de la norma NTC ISO/IEC 17024:2013 como
son el alcance de la certificación, una descripción del proceso de certificación, los
prerrequisitos del esquema de certificación, los derechos de los solicitantes, los deberes
de las personas y las tarifas.

Las personas solicitaran al Director Administrativo y/o Gerente las necesidades de


comunicación interna y/o externa quien validará esta información solicitada, la
información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión y responsable del retiro de la
misma.

Los medios de comunicación pueden ser a través de correos electrónicos, revistas,


folletos, carteles, lonas impresas, y su elección dependerá del material a difundir.

POLITICAS PARA ASEGURAR LA SEGURIDAD A LO LARGO DEL PROCESO DE


CERTIFICACION:

Se tiene como política tener como guía el plan de contingencia de seguridad informática
cuando existan fallos en la seguridad a lo largo del proceso de certificación, liderado por
el director administrativo.

Si llegasen a fallar las plataformas SISEC- SICOV y/o RUNT se seguirán los planes de
contingencia que estos proveedores de servicios establezcan, o en su defecto parar las
actividades en el proceso de certificación hasta que se retorne el funcionamiento de estas
plataformas informáticas.

Se revisan estas políticas y se encuentran acordes con los requisitos normativos.

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POLÍTICAS ESPECÍFICAS

• EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S se


compromete con los Usuarios/clientes a brindarles el servicio de certificación de
competencias, no importa cuál sea su procedencia geográfica, grupo social, tendencias
ideológicas y demás aspectos inherentes a la integridad de una persona, garantizando el
derecho a la IGUALDAD.

• EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S se


encarga de velar por la transparencia en los procesos de selección del personal,
garantizando la contratación y/o subcontratación con personal idóneo y capacitado en las
habilidades necesarias para el buen funcionamiento del cargo a desempeñar, asegurando
la independencia de sus conceptos o decisiones de cualquier interés en particular.

• EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S se


compromete a evaluar y mejorar sus procesos, implementando estrategias de
mejoramiento continuo y proyectándose como un Organismo de certificación de
competencias de excelencia y líder en la nación.

• EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S


define que ningún empleado no puede ni debe ser juez y parte de su propio trabajo,
igualmente define que sus socios, empleados, usuarios, proveedores o demás partes
interesadas deben declararse impedidos a realizar operaciones que puedan afectar la
imparcialidad, independencia, confidencialidad e integridad del proceso de
certificación de la aptitud física, mental y coordinación motriz de sus usuarios.

Se revisan y se mantienen estas políticas asociadas al CRC.

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2. REVISIÓN DE INDICADORES /Objetivos


Indicadores # 1 Y 2

AREA FUNCIONAL
ATENCIÓN AL USUARIO
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
Director
No. Quejas y Quejas y
Determinar el No. De Administrativ
Quejas y apelaciones apelaciones Número apelaciones Mensual 100% <5
quejas y apelaciones o y/o Director
clientes. del cliente
de Calidad
Determinar el máximo Registro de Director
Número de días
Tiempo de respuesta a las tiempo de respuesta a respuesta a Administrativ
en responder el Días Mensual 100% < 10
quejas y apelaciones una apelación o queja reclamos y o y/o Director
reclamo
al servicio prestado apelaciones de Calidad

Indicador # 3

AREA FUNCIONAL
ATENCIÓN AL USUARIO
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
N° Encuestas
Director
iguales o por Encuestas de
Determinar el Nivel Administrativ
Satisfacción del Cliente encima de 4 Número Satisfacción Mensual 10% > =75%
de Satisfacción o y/o Director
/N° Encuestas del Cliente
de Calidad
Totales

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Indicador # 4

AREA FUNCIONAL
CERTIFICACIÓN
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
Capacidad
determinada por
Determina el el CRC / > 70 % de Director
número Máximo de Capacidad la Administrativ
Capacidad máxima diaria de Estudio de
Certificados a determinada por % Semestral 100% capacidad o y/o
emisión de certificados capacidad
Emitir diarios por Organismo dada por Director de
parte del OC Acreditador en OA Calidad
la Última
Evaluación
(*) O.A – Organismo de Acreditación.

Indicador # 5

AREA FUNCIONAL
GESTIÓN HUMANA
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
Determina si han existido
N° de Reporte de Director
incidentes que afecten la
N° de Incidentes Incidentes que incidentes, Administrativo
imparcialidad del Número Semestral 100% 0
(Imparcialidad) afecten la Matriz de y/o Director
organismo en sus
imparcialidad Vulnerabilidad de Calidad
operaciones y relaciones
Indicador # 6

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AREA FUNCIONAL
GESTIÓN HUMANA
Unidad de Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula Periodicidad Muestra Meta Responsable
medida Información
Programa de

Determinar el capacitacion Director
Cumplimiento del capacitaciones
cumplimiento del es Administrativo
programa de realizadas / N° de % Semestral 100% > 80%
programa de programadas y/o Director
capacitación capacitaciones
capacitación y de Calidad
programadas
ejecutadas.

Indicador # 7

AREA FUNCIONAL
GESTIÓN HUMANA
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
Determinar el Promedio total
grado de de la evaluación
cumplimiento del de desempeño Registro de Director
personal en las año actual evaluación Administrativo
Evaluación del desempeño % Anual 100% > 80%
actividades / promedio de la de y/o Director
encomendadas en el evaluación de desempeño de Calidad
manual de desempeño año
funciones anterior

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Indicador # 8

AREA FUNCIONAL
COMPRAS
Unidad de Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula Periodicidad Muestra Meta Responsable
medida Información

Nº total de proveedores
Determinar el que pasan la Registro de Director
Evaluación de Número de evaluación (por encima evaluación Administrativo
Número Anual 100% > 80%
proveedores proveedores 64%) / Nº total de de y/o Director
aptos proveedores evaluados proveedores de Calidad
en el periodo

Indicador # 9

AREA FUNCIONAL
MANTENIMIENTO Y CALIBRACION
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
No. de actividades
Determinar el
de mantenimiento Hoja de vida
porcentaje de
preventivo de equipos, Director
cumplimiento del
Cumplimiento del programa de ejecutadas/ Total Cronograma Administrativo
cronograma Número Semestral 100% 100%
calibración y mantenimiento de actividades de de y/o Director
mantenimiento
mantenimiento mantenimien de Calidad
de equipos por
preventivo to preventivo
periodo
programado

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

Indicador # 10

AREA FUNCIONAL
MEJORA
Unidad
Fuente de
Nombre del Indicador Interpretación Fórmula de Periodicidad Muestra Meta Responsable
Información
medida
Número de
Cumplimiento del programa de Determinar el cierre acciones Director
Registro de
mejoramiento continuo (cierre de las acciones cerradas / Administrativo
% acciones Semestral 100% 100%
de acciones correctivas y correctivas y Numero de y/o Director
correctivas
preventivas). preventivas. acciones de Calidad
planteadas

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD / INDICADORES

De acuerdo al cuadro de Indicadores de CRC CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S para el indicador de atención
al usuario se encuentra que no se reportan quejas formales en el año 2017, lo que se ve reflejado en los dos
indicadores: Número de Quejas y Apelaciones y Promedio Tiempo de Respuesta Quejas y Apelaciones.

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 01

NOMBRE DEL INDICADOR Número de Quejas y Apelaciones

AÑO 2017
FRECUENCIA Mensual

Per. Real Meta

Ene 0 5

Feb 0 5

Mar 0 5

Abr 0 5

May 0 5

Jun 0 5

Jul 0 5

Ago 0 5

Sep 0 5

Oct 0 5

Nov 0 5

Dic 0 5

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 01

NOMBRE DEL INDICADOR Número de Quejas y Apelaciones

AÑO 2018
FRECUENCIA Mensual

Per. Real Meta

Ene 0 5

Feb 0 5

Mar 0 5

Abr 5

May 5

Jun 5

Jul 5

Ago 5

Sep 5

Oct 5

Nov 5

Dic 5

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 02
Promedio Tiempo de Respuesta Quejas y
NOMBRE DEL INDICADOR
Apelaciones
AÑO 2017

FRECUENCIA Mensual

Per. Real Meta

Ene 0 10

Feb 0 10

Mar 0 10

Abr 0 10

May 0 10

Jun 0 10

Jul 0 10

Ago 0 10

Sep 0 10

Oct 0 10

Nov 0 10

Dic 0 10

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 02
Promedio Tiempo de Respuesta Quejas y
NOMBRE DEL INDICADOR
Apelaciones
AÑO 2018

FRECUENCIA Mensual

Per. Real Meta

Ene 0 10

Feb 0 10

Mar 0 10

Abr 10

May 10

Jun 10

Jul 10

Ago 10

Sep 10

Oct 10

Nov 10

Dic 10

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

Para el año 2017 para el indicador de la evaluación del servicio se aplicaron encuestas de satisfacción a los
usuarios con un promedio del 97,8 % mensual y se tienen valores que oscilan entre 95,3 y 98,4% en porcentaje
de satisfacción.

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 03

NOMBRE DEL INDICADOR % Satisfacción del Cliente


AÑO 2017
FRECUENCIA Mensual

N° de
Calificación
Encuestas* %
Per. Promedio
Calificación Satisfacción
Meta
Encuestas
Maxima
Ene 263.4 270 97,5% 75%

Feb 194.5 200 97,3% 75%

Mar 205.5 210 97.9% 75%

Abr 196.5 205 95.9% 75%

May 379.9 395 96.2% 75%

Jun 221.4 225 98,4% 75%

Jul 183.9 190 96.8% 75%

Ago 164.1 170 96.5% 75%

Sep 162 165 98,2% 75%

Oct 162 195 95.3% 75%

Nov 176,50 180 98.1% 75%

Dic 151.5 155 97,7% 75%

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

En el proceso de certificación en la capacidad máxima diaria de emisión de certificados se tiene una meta del
70% de la capacidad instalada, lo cual se cumplió al realizarse una vez cada seis meses la actividad de medir
la capacidad efectiva de atención de usuarios por parte del CRC.

PROCESO Certificación

N° DE INDICADOR 04

NOMBRE DEL INDICADOR % Cumplimiento de la Capacidad


AÑO 2017
FRECUENCIA Semestral

Capacidad
determinada
Capacidad por % de
Periodo determinada Organismo Cumplimiento Meta
por el CRC Acreditador de Capacidad
en la Ultima
Evaluación
Ene - Jun 63 66 95% 70%

Jul - Dic 69 66 105% 70%

En el proceso de Recursos Humanos tienen tres indicadores relacionadas como son: # Incidentes debido a la
pérdida de Imparcialidad, % Cumplimiento del Programa de Capacitación y % Cumplimiento de Evaluación de
Desempeño.

Para lo transcurrido del año 2017, no se han presentado incidentes debido a la perdida de Imparcialidad.

PROCESO Recurso Humano

N° DE INDICADOR 05
Número de Incidentes debido a la perdida
NOMBRE DEL INDICADOR
de Imparcialidad
AÑO 2017
FRECUENCIA Semestral

Número de
Incidentes
Periodo debido a la Meta
perdida de
Imparcialidad
Ene - Jun
- -
Jul - Dic -

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

En el año 2017 se ha cumplido el plan de capacitación y sensibilización con un valor de 100%.


PROCESO Recurso Humano

N° DE INDICADOR 06
% Cumplimiento del Programa de
NOMBRE DEL INDICADOR
Capacitación
AÑO 2017
FRECUENCIA Semestral

% de
Nº Nº Cumplimiento
Periodo capacitaciones capacitaciones del Programa Meta
realizadas programadas de
Capacitación
Ene - Jun - - -

Jul - Dic 6 6 100% 80%

En el año 2017 se ha cumplido con la realización de la evaluación de desempeño y el valor promedio supera la
meta establecida.

PROCESO Recurso Humano

N° DE INDICADOR 07
% Cumplimiento de Evaluación de
NOMBRE DEL INDICADOR
Desempeño
AÑO 2017
FRECUENCIA Anual

Promedio total
de la evaluación
Periodo Meta
de desempeño
año actual
Ene - Dic 92% 80%

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

En el proceso de compras para el año 2017 se observa el cumplimiento del indicador de evaluación de
proveedores.

PROCESO Compras

N° DE INDICADOR 08
% Cumplimiento de la Evaluación de
NOMBRE DEL INDICADOR
Proveedores
AÑO 2017
FRECUENCIA Anual

Promedio total
del
Periodo cumplimiento de Meta
Evaluación de
Proveedores
Ene - Dic 93 % 80%

En el proceso de Mantenimiento y Calibración se ha cumplido el programa de calibración y mantenimiento, se


han realizado mantenimientos preventivos y las calibraciones como se habían establecido para los dos
periodos (2017)

PROCESO Gestión Tecnológica

N° DE INDICADOR 09
% Cumplimiento del Programa de
NOMBRE DEL INDICADOR Mantenimiento y Calibración de
Equipos
AÑO 2017
FRECUENCIA Semestral

% de
No. de Nº de
Cumplimiento
actividades de actividades de
del Programa
mantenimiento mantenimiento
Periodo de Meta
preventivo y preventivo y
Mantenimiento
calibración calibración
y Calibración
ejecutadas planeadas
de Equipos

Ene - Jun 10 10 100% 80%

Jul -Dic 10 10 100% 80%

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

Para el año 2017 se revisó el cumplimiento del programa de mejora continua referido al cierre efectivo de las
no conformidades detectadas en procesos internos y externos del Organismo de Certificación de personas, se
observa que en mes de Diciembre de 2016 se realizó la evaluación de seguimiento por parte de ONAC y
durante los tres siguientes meses se dio cierre efectivo a las tres (3) no conformidades.

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 10
Cumplimiento del programa de mejoramiento
NOMBRE DEL INDICADOR continuo (Cierre de Acciones Correctivas y
Preventivas)
AÑO 2017
FRECUENCIA Semestral

Número
Número de
% Cierre
de acciones
Per. Eficaz de Meta
acciones definidas
Hallazgos
cerradas en el
periodo
Ene-Jun 3 3 100% 100%

Jul-Dic - - - 100%

En lo transcurrido del año 2018 se revisó el cumplimiento del programa de mejora continua referido al cierre
efectivo de las no conformidades detectadas en procesos internos, la auditoría interna realizada en Marzo de
2017 de la cual se verifico el cierre eficaz de las 3 no conformidades, y en la auditoria interna de Enero de
2018 se presentó una no conformidad la cual tuvo cierre efectivo, sin embargo las oportunidades de mejora
constituyen una acción preventiva que se encuentra en implementación.

PROCESO Gestión de Calidad

N° DE INDICADOR 10
Cumplimiento del programa de mejoramiento
NOMBRE DEL INDICADOR continuo
(Cierre de Acciones Correctivas y Preventivas)
AÑO 2018
FRECUENCIA Semestral

Número de
Número
acciones % Cierre
de
Per. definidas Eficaz de Meta
acciones
en el Hallazgos
cerradas
periodo
Ene-Jun - - - 100%

Jun - Dic 1 2 50% 100%

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

En este organismo de certificación se lleva el control de la realización de las actividades de acuerdo a la


matriz de control de actividades, las cuales están descritas por cada proceso.

En el caso del proceso de certificación se tienen planeadas las siguientes actividades:

 Registro de Solicitud, Informe de Resultados, Certificados

 Registro de Remisión

 Verificación de los Métodos para realizar los Exámenes.

De las cuales las dos primeras son actividades que se realizan a diario.

De la verificación de los métodos y/o supervisión del personal de certificación se tiene establecida una
frecuencia semestral, donde es importante realizarla rigurosamente y el Director Administrativo tomará esta
información como entrada para retroalimentar el proceso de formación y elevar la competencia de las
personas que participan en el proceso de certificación incluyendo a los examinadores y el certificador, los
resultados serán presentados en la próxima reunión.

3. ANALISIS DE RESULTADOS DE AUDITORIA INTERNA y EXTERNA.

En el pasado mes de Diciembre de 2016 se realizó la evaluación externa a CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S
con el siguiente balance:

No conformidades encontradas: 3
No conformidades con cierre efectivo: 3

Y de la Auditoria Interna realizada en el mes de Enero de 2018 a CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S con el
siguiente balance:

No conformidades encontradas: 1
No conformidades con cierre efectivo: 1

ACTIVIDAD DE SEGUIMIENTO

El día 23 de Marzo de 2018 del presente año se reunió el Director de Calidad de Calidad con el Gerente y/o el
Director Administrativo, se analizó conjuntamente, lo que se debe mejorar en cada proceso y de las no
conformidades encontradas para CRC VALORAR CONDUCTORES S.A.S las cuales se encuentran eficazmente
cerrada para el proceso de Auditoría Interna, sin embargo es necesario realizar el seguimiento con la alta
dirección del CRC la implementación de las actividades relacionadas con las oportunidades de mejora que se
refieren la implementación de los requisitos determinados en la Resolución 5228 de 2016 del Ministerio de
Transporte.

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

4. ANALISIS DE COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

4.1 Atención de quejas, reclamos y sugerencias, apelaciones.

Según el indicador de quejas no se halló quejas y apelaciones de los clientes, no se presentaron quejas y
apelaciones en el tiempo transcurrido en el año 2017.

En el momento se encuentra instalado cerca de la caja, un buzón de sugerencias el cual se encuentra marcado
y los usuarios pueden depositar en el sus quejas.

4.2 Evaluación del servicio (Comunicación con el cliente - solicitantes, candidatos y personas certificadas)

La evaluación del servicio en el CRC, se han aplicado encuestas de satisfacción para el año 2017. Las cuales se
realizaran aleatoriamente aproximadamente 5 o 10 por ciento de la población de solicitantes mensual. Los
ítems se califican de 1 a 5 de la prestación del servicio donde 5 es la calificación más alta.
Para el año 2017 se aplicaron encuestas de satisfacción con un promedio del 97,8 % mensual y se tienen
valores que oscilan entre 95,3 y 98,4%.

5. ANALISIS DE SALVAGUARDIA DE LA IMPARCIALIDAD

A partir del hallazgo detectado en la auditoria interna se implementa el comité de imparcialidad que tiene la
responsabilidad de ser el elemento que articula la gestión de riesgos y que vigila que el organismo mantenga
las políticas y controles necesarios para mantener la imparcialidad en sus actividades de certificación, dentro
de las funciones se estableció revisar la Matriz de Riesgos donde se plasma el proceso de gestión de Riesgos de
la imparcialidad.

6. ANALISIS DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

6.1 Acciones de mejora

Las acciones de mejora que se han realizado respecto a:

Implementación de los requisitos establecidos en la Resolución 5228 de 2016 del Ministerio de Transporte.

6.2 Acciones Correctivas

En Evaluación Externa realizada en Diciembre de 2016 se encontraron tres (3) no conformidades, la cual se
encuentran cerradas, y de igual manera en la Auditoria Interna realizada en el mes de Enero de 2018 se
encuentra una (1) no conformidad, la cual se encuentra con cierre efectivo.

6.3. Acciones Preventivas

Se encuentran documentadas una (1) acción preventiva referidas a sistema a la implementación de los
requisitos de la Resolución 5228 de 2016 del MT, para cumplir con los plazos establecidos por parte del
Ministerio de Transporte y ONAC, y de las que se presenten a partir de la gestión de riesgos del CRC.

7. ANALISIS DE LAS ACCIONES DE SEGUIMIENTO PROVENIENTES DE REVISIONES POR LA DIRECCIÓN PREVIAS.

Se cumplieron los compromisos referidos a las capacitaciones del personal referidos al marco legal y se realiza
seguimiento a las actividades y compromisos de la alta gerencia referidos a la gestión de cambio y el
cumplimiento legal.

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

8. ANALISIS DE CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN

Cambios en la normatividad.

La necesidad de implementación de los requisitos de las Resoluciones 06246 de 2016 y 5228 de 2016 que
pueden generar posibles incremento en los gastos (modificaciones de infraestructura, trámites ante entes
del estado, nuevo software integrado) y requiere el seguimiento permanente de la alta dirección para que
se cumpla con los tiempos establecidos por el Ministerio de Transporte y ONAC – Plan Anual de
Actividades.

La falencia en el cumplimiento de estos requisitos puede generar suspensiones de CRCs y disminución de


la oferta del sector y puede tomar como una oportunidad de negocio si se cumple con todos los requisitos
y se está acreditado en la norma ISO/IEC 17024:2012 teniendo como anexo la Resolución 5228 de 2016.

9. CONCLUSIONES GERENCIALES

Se concluye que se está cumpliendo con la implementación del sistema de gestión y que en busca de la
mejora continua se encuentra sujeto a cambios. Se puede evidenciar un sistema implementado y organizado.

Es Eficaz, porque se cumple con los objetivos y/o metas planificadas y se hace seguimiento al desempeño de
los procesos tomando las acciones pertinentes para la mejora, sin embargo es necesario aumentar los
controles para evitar las desviaciones que no permitan disminuir la implementación de los requisitos.

Es Conveniente, porque está dando cumplimiento a la norma ISO/IEC 17024:2012 y a todos los requisitos
legales aplicables a los Centros de Reconocimiento de Conductores.

Es Adecuado porque se encuentra acorde con las necesidades propias y complejidad del Organismo de
Certificación de Personas, específicamente a CRCs.

9.1 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Mantener el sistema de gestión de calidad en sus procedimientos, formatos y registros a través de la


herramienta de Matriz de Actividades con seguimiento estricto periódico, sobre todo en el cumplimiento de la
Resolución 5228 de 2016 del Ministerio de Transporte.

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ACTA DE REVISION GERENCIAL

9.2 NECESIDADES DE RECURSOS:

- Se tiene un presupuesto estimado para realizar la implementación de los requisitos de la Resolución


5228 de 2016 a nivel de infraestructura y se mantienen los gastos generados asociados a las
actividades de mantenimiento del CRC como son: las calibraciones, los mantenimientos preventivos a
los equipos y a las instalaciones, y las capacitaciones al personal: los profesionales de la salud y el
personal administrativo necesario para realizar y ejecutar el proceso de certificación en el alcance
determinado por el organismo de certificación de personas, como lo es para el examen físico, mental
y de coordinación motriz para obtener, renovar o re-categorizar la licencia de conductores.
- Se ha realizado la proyección a nivel de inversión por parte de los socios del CRC para dar
cumplimiento al requisito de capital de trabajo y patrimonio establecido en la Resolución 5228 de
2016 de Ministerio de Transporte.

9.3 MEJORA EN EL SERVICIO:

- Suministrar información al usuario de la utilización del buzón de sugerencias que se encuentra


cercano a la recepción para hacer el reporte mensual correspondiente a los temas de satisfacción del
cliente.

10. COMPROMISOS A PARTIR DE LA REUNION POR LA DIRECCION

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHAS

Hacer seguimiento a la ejecución de actividades de


Gerente y/o Director
implementación de la Resolución 5228 de 2016 del Ministerio 30/04/2018
Administrativo
de Transporte.
Incluir en las necesidades de capacitación del personal
administrativo temas enfocados mantenimiento de requisitos
Director de Calidad 30/06/2018
legales y Normativos (p.e Implementación del RAC-01,
requisitos de la Secretaria de Salud entre otros)

11. LISTA DE CHEQUEO DE CUMPLIMIENTO DE LOS ITEMS DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ITEMS DE LA NORMA NTC ISO/IEC 17024:2012 CUMPLIMIENTO


10.2.5.2 Información de entrada para la revisión
a). Los resultados de las auditorías internas y externas
(por ejemplo, evaluación del organismo de 
acreditación);
b).La retroalimentación de los solicitantes, candidatos,
personas certificadas y partes interesadas, relativa al 
cumplimiento de esta Norma Internacional;
c). La salvaguardia de la imparcialidad; 
d). El estado de las acciones preventivas y correctivas; 
e). Las acciones de seguimiento provenientes de

revisiones por la dirección previas;
f). El cumplimiento de los objetivos; 
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ACTA DE REVISION GERENCIAL

ITEMS DE LA NORMA NTC ISO/IEC 17024:2012 CUMPLIMIENTO


g). Los cambios que podrían afectar al sistema de

gestión;
h) Las apelaciones y quejas. 
10.2.5.3 Resultados de la revisión
Los resultados de la revisión por la dirección deben
incluir como mínimo decisiones y acciones relativas a
lo siguiente:

a). La mejora de la eficacia del sistema de gestión y de



sus procesos
b). Las mejoras de los servicios de certificación en
relación con el cumplimiento de esta Norma 
Internacional;
c). La necesidad de recursos. 
Declaración acerca de la conveniencia, adecuación y
eficacia del Sistema de Gestión, incluyendo las

políticas y los objetivos declarados, relativos al
cumplimiento de esta Norma Internacional

Revisión realizada por: Firma:

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