FUNCIONES ORGANIZACIONALES

Unidad IV

ABRIL 2012

1
 Unidad IV
Control de gestión

CONTROL DE GESTIÓN A NIVEL ESTRATÉGICO

4.1 El control a nivel estratégico. Concepto. La Comparación inter empresas. Utilidad

del enfoque; aspectos a considerar. El Valor de empresa. Criterios para asignar valor.

4.2 La revisión de la estrategia. El ajuste al contexto. La pertinencia de los planes. El

Cuadro de Mando integral. Componentes. El ajuste a la estrategia.

2
 Unidad IV
Control

• Es la acción de comparar un hecho de la realidad con su imagen ideal

CONTROL
• Permite asegurarse que la ejecución concuerda con el plan.

SE RELACIONA Y DEPENDE CON LAS FUNCIONES DE:

• PLANEAMIENTO
• ORGANIZAR – ESTRUCTURA
• DIRIGIR, EJECUCIÓN
• COORDINAR

3
 INTERRELACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS DE:
PLANEACIÓN,, ESTRUCTURACIÓN, EJECUCIÓN y CONTROL
PLANEACIÓN
ENTRADAS SISTEMAS SALIDAS
PROCESO DE
OBJETIVOS PLANES
PLANEAMIENTO
3

PROCESO DE PUESTOS DE
PLANES
ESTRUCTURACIÓN TRABAJO
2

PLANES PROCESO DE RESULTADOS

PUESTOS EJECUCIÓN HECHOS

OBJETIVOS MEDIR - DESVÍOS ACCIONES

RESULTADOS ANÁLISIS CAUSAS CORRECTIVAS
Grassi 4
 Unidad IV
Control
PRINCIPIOS DEL CONTROL

• OPORTUNIDAD: Lugar y momento del control. Anticipar. Antes que se

produzca el daño.
• ECOOMÍA: Relación costo-beneficio. Aplicabilidad. Sobre el proceso –
resultado. Capacitación
• PERTINENCIA: Información vinculada a la variable a controlar.
Significatividad de los datos.
• COBERTURA: Conjunto de acciones o niveles que cubre. Amplios.
Comprender varias operaciones. Vinculaciones.
• EQUILIBRIO: Ponderación. Ejecución equilibrada. Cantidad vs Calidad.
Tangibles vs Intangibles.
• EXCEPCIÓN: Establecer parámetros, rangos, porcentajes de desvíos de los
resultados dentro de los cuales no se continua el proceso de control.
• RESPONSABILIDAD: fijar responsable por el control.
• FLEXIBILIDAD: Adaptación a cambios en el proceso.
• SEGURIDAD: para conseguir los objetivos.
• ORIENTACIÓN: acerca de las causas de los desvíos 5
 Unidad IV
Control

PASOS ESENCIALES DEL PROCESO DE CONTROL

Establecimiento de Comprobación e Toma de

estándares en información acción
puntos estratégicos sobre la ejecución correctiva

• Unir los • Cuando debe • Ajustar las situaciones

estándares de efectuarse la físicas y externas.
control a la comprobación. • Revisar la dirección,
responsabilidad adiestramiento y
individual. • Quién debe selección de personal.
realizarla. • Modificar los planes
• Concentrarse donde sea necesario.
sobre los puntos • Cómo debe • Mejorar la motivación.
estratégicos realizarse para
(principios). facilitar la acción
correctiva. 6
 Unidad IV
Proceso de Control

Establecer Desempeño Desempeño Medición

estándares Deseado Real del
y métodos desempeño real

Aplicación
de
correcciones

Sí hay desvío

Programa Análisis Identificar Comparación

de acción de las las Deseado
correctiva causas causas Real

No hay desvío

No seguir 7
el proceso
 Unidad IV
Sistema de Control

SISTEMA 1. MEDIDA DE 2. SENSOR

OPERANTE DESEMPEÑO Información (mide)
de medida
Información
Acción de
Correctiva realización

Información
Correctiva
4. GRUPO 3. GRUPO DE
ACTIVANTE CONTROL

1. Característica o condición del sistema operante que deberá ser medida. Pertinencia

2. Artefacto o método sensor que mide lo realizado e incluye la medida de desempeño. Lenguaje- Exactitud-
Economía

3. Grupo, unidad o equipo de control que determina los desvíos y la necesidad de corrección y de poner en
acción la información correctiva. Mecanismo comparativo

4. Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir un cambio en el sistema operante. Rapidez 8
 Unidad IV
Control de gestión

Objetivos Áreas Sistema de

Políticas Directivas control estratégico

Planes Áreas Sistema de

Programas Gerenciales control gerencial

Directivas Áreas Sistema de

Hechos Operativas control operativo

9
 Unidad IV
Control de gestión

Control • Mide la oportunidad y conveniencia de objetivos con los hechos externos

Estratégico

• Mide la adecuación de los planes y programas a los objetivos y las

Control políticas y hacia el nivel inferior la indicación de las directivas respecto
Gerencial de esos planes y programas

• Comprende fundamentalmente actos internos, si las acciones son

Control
coherentes con las directivas establecidas.
Operativo

10
 Unidad IV
Control Estratégico
Acción que se realiza en el más alto nivel de decisión
de la organización para:

Analizar la pertinencia de la estrategia elegida ¨ex ante¨

Verificar las consecuencias de su aplicación y producir
correcciones “ex post”
Control “ex ante”

Revisión de objetivos; Claridad- Consenso – Coherencia

Análisis de Sinergias; de Comercialización, de Producción,
Financiera, de Gestión, Estructural

Análisis de sensibilidades, riesgos

Estabilidad de los supuestos

Revisión de coherencia interna; Con los recursos, con las
capacidades, con la estructura 11
 Unidad IV
Control Estratégico

Control “ex post”

Verificación de resultados

Verificación de los supuestos
- FODA (competencia, clientes, personal)
- Potencial industrial
- Costo de entrada y salida

Verificación de los planes- coherencia y congruencia

Control de ejecución

Análisis de Flexibilidad

Auditoría interna- Supuestos y consensos 12
 Unidad IV
Control de gestión: Revisión de la estrategia

Proceso de revisión estratégica

de acuerdo a F. David

13
 Unidad IV
Control de gestión

Nivel Entrada Características Actividades

Poco
Estudios programable Fijar objetivos,
Estratégico especiales Ritmo irregular políticas y
Análisis Marcado por la recursos
externos influencia de lo
externo
Semi
Resúmenes programable Asignar recursos
Gerencial Excepciones Ritmo regular a cada tarea.
Perspectiva Ajustar de
interna acuerdo al plan

Programable
Operativo Registro de Contemporáneo Usar los recursos
hechos acciones
14
 Unidad IV
Control de gestión

Principios del Control de Gestión

• REFLEXIÓN DE LOS PLANES

– El diseño del sistema debe responder a la medición de los objetivos
propuestos

• RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL

– Establecer quién controla qué y quién tiene autoridad para corregir

• IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA
– Cada mecanismo de control debe corresponderse con una o más posiciones
de la estructura.

• INFORMACIÓN ESTRATÉGICA
– Seleccionar información relevante

15
 Unidad IV
Control de gestión

Ratios
Relaciones características entre dos magnitudes elegidas
de manera que tengan una significación que permita analizar
una situación o evolución.

Ratios de • Proporciones entre los medios disponibles. Confrontan cantidades

Estructura totales. Son estáticos.

Ratios de
• Mide el empleo de los medios. Introducen el factor tiempo.
Funciona-
miento

Ratios de • Permiten un diagnóstico general

Síntesis

16
 Unidad IV
Control de gestión

Comparación interempresas
• La comparación interempresas consiste en comparar las razones
de una empresa o institución con otras obtenidas de otras
similares, o comparar con las razones medias que caracterizan al
sector donde se desarrolla la misma.

• Esta comparación también ilustra sobre la situación de la

empresa con relación a su entorno Competitivo.

“Benchmarketing es el proceso continuo de medir productos, servicios y

prácticas contra los competidores reconocidos como líderes en su sector.”
(David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation)

Concretamente, Xerox Corporation fue la primera en aplicar el Benchmarketing

en 1979 como técnica y proceso competitivo frente a sus competidoras,
formalizando y dirigiendo sus análisis a Fuji. 17
 Unidad IV
Comparación interempresas
Objetivos básicos

Conocer datos de interés general (Mercado)

Datos sobre costos (totales y estructura)

Posibilidad de aumentos de productividad.
• Premisa Garantizar Anonimato
Tipos

Extensivas. Muchas empresas y pocos datos

Intensivas. Mucha información pocas empresas
Condiciones técnicas – Homogeneidad
Homogeneidad-- Cantidades,
problema de múltiples productos-
productos- Valores, métodos contables y
sistema de valuación – Interpretación, problema de promedios

18
 Unidad lV
VALUACIÓN DE EMPRESAS

CRITERIOS:

– VALOR PATRIMONIAL

– VALOR ACCIONARIO

– VALOR COMO GENERADOR DE

UTILIDADES
19
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando

• SÍNTESIS DE INFORMACIÓN RELEVANTE

EN CADA POSICIÓN ESTRUCTURAL
• CONTENIDO

INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA

INFORMACIÓN CUANTITATIVA-
CUANTITATIVA- FINANCIERA Y
CUALITATIVA

INFORMACIÓN PERMANENTE-
PERMANENTE- PERIODICIDAD

IDENTIFICA RESPONSABLES 20
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando

ESTRUCTURACIÓN
• QUÉ : INFORMACIÓN SENSIBLE DE CADA
ÁREA
• QUIÉN:
QUIÉN: RESPONSABLE PRIMARIO –
RESPONSABLE EN CRISIS
• CÓMO:
CÓMO: DESTACAR LO ANORMAL. USO DE
GRÁFICOS
• CUÁNDO:
CUÁNDO: SEGÚN NIVEL
21
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando - Universidad

• PROCESO ENSEÑANZA APRENDIZAJE

• LA PLANTA DOCENTE
– CANTIDAD - CALIDAD - CAPACITACIÓN
• LOS ESTUDIANTES
– CANTIDAD – RENDIMIENTO - PERMANENCIA
• LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS
– PROGRAMACIÓN - REALIZACIÓN - EFICACIA
• INFRAESTRUCTURA ACADÉMICA
– DISPONIBILIDAD - PERTINENCIA - UTILIZACIÓN
• CLIMA INSTITUCIONAL
– PERCEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES -
PARTICIPACIÓN.
22
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando - Universidad

Indicador Ratio AU AF SU SF TU TF

Relación Docente N* de alumnos/ n* CR Sa

alumno de docentes d
% Titulares, Asocia Titulares/total x100 CR Sa
Dos, Adjuntos Asoc/total x100 d
Capacitación Promedio UVACS C D
docente por docente Sa
Eficacia N* hs. doc. CD Sa
programación Dictadas/hs.doc. d
Programadas.
Estructura N* doc. Con CR CD
Académica posgrados/total Sa Sa
Tendencia Evolución histórica CR CD
de los ratios 23
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando - Universidad

Indicadores Ratios AU AF S S TU TF
U F

Deserción Inscriptos reales/ ins- Sa CD Sa

criptos programados Sa d

Avance Alumnos promovidos/ Sa CD Sa

Alumnos cursantes Sa d

% Alumnos q/ Alumnos q/trabajan/ CR CD

Total alumnos Sa Sa
trabajan
Costo x alumno Presupuesto enseñan CR CD
za/ total alumnos. S S

Tendencia Evolución de los CR CD

ratios
24
 CONTROL DE GESTIÓN - RATIOS
LA UNIVERSIDAD - ASPECTOS A ANALIZAR

ÁREAS DE INVESTIGACIÓN
• Analizar eficacia productividad y
pertinencia de los distintos grupos de
investigación
• Ratios Frecuentes
– % proyectos cumplidos en plazo % proyectos
– % presentados a congresos
– % proyectos publicados
– % proyectos investigación aplicada 25
 CONTROL DE GESTIÓN - RATIOS
LA UNIVERSIDAD - ASPECTOS A ANALIZAR

ÁREAS DE EXTENSIÓN Y RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES
• Analizar costo, calidad y desarrollo de
los distintos programas.
• ESQUEMA DE ANÁLISIS
– ACTIVIDADES ARTÍSTICAS
– COMUNICACIONES
– CURSOS, SEMINARIOS Y POSGRADOS
– ASISTENCIA TÉCNICA AL MEDIO
– BIENESTAR COMUNITARIO 26
 CONTROL DE GESTIÓN - RATIOS
LA UNIVERSIDAD - ASPECTOS A ANALIZAR

RATIOS MÁS FRECUENTES

• % presupuesto destinado a cursos, seminarios,etc.
• Nº de contratos Asistencia Técnica por U.A.
• Nº promedio de usuarios de programas de extensión
• Costo por programa
• % de ingresos por Asistencia Técnica
• % beneficiarios programas de Bienestar Comunitario
(sobre total potencial)

27
 CONTROL DE GESTIÓN - RATIOS
LA UNIVERSIDAD - ASPECTOS A ANALIZAR

ÁREAS DE SERVICIOS AUXILIARES

Definir costos, productividad y eficacia de los
distintos servicios (mantenimiento, imprenta,
biblioteca, automotores, etc.)
• Costo por Km. Recorrido
• Costo por Hora de mantenimiento
• Relación Programado/cumplido en
mantenimiento
• Costo por usuario en Biblioteca.
28
 CONTROL DE GESTIÓN - RATIOS
LA UNIVERSIDAD - ASPECTOS A ANALIZAR

RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS

Intenta medir aplicación de recurso a diversos
fines, origen de los fondos, cumplimiento de
pautas presupuestarias

RATIOS FRECUENTES
• Estructura de financiamiento
• Estructura del gasto por fines y programas
• Desarrollo del gasto proyectado
• Evolución presupuestaria 29
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando - Universidad

PREMISAS

LO QUE NO SE MIDE NO SE
CONTROLA

LO QUE SE MIDE DEFINE LO
“IMPORTANTE”

DEBE HABER ANÁLISIS CAUSAL
30
 Unidad IV
Control de Gestión - Cuadro de Mando - Universidad

Mezcla de inductores y resultados

• Ejemplo
• Resultado Inductores
• Tasa de Aprobación -% programas desarrollados
- % hs. dictadas s/programadas
- Capacitación docente
- Calidad del alumnado
- Tiempo dedicado al estudio
- Esquema pedagógico

31
El Cuadro de Mando Integral mide la actuación de la
organización desde cuatro perspectivas equilibradas:

1 . Los Resultados Financieros.

2 . La Satisfacción de los Clientes.

3 . Los Procesos Internos eficientes y eficaces.

4 . La Formación y Crecimiento de la
Infraestructura y Recursos Humanos.
32
 Unidad lV
Cuadro de Mando Integral (Kaplan y Norton)
Análisis en cuatro niveles

PERSPECTIVA FINANCIERA
Crecimiento de ventas - nº de clientes - rentabilidad – costos

PERSPECTIVA DEL CLIENTE
Satisfacción- lealtad - cuota de mercado - nuevos clientes-
atributos del producto - imagen-

PERSPECTIVA DEL PROCESO INTERNO
Costos- motivación - eficiencia de procesos innovación

PERSPECTIVA DEL APRENDIZAJE Y DESARROLLO
Capacidades de empleados, de sistemas de información. 33
El C.M.I. proporciona la estructura para transformar
la estrategia en términos operativos.

34
 Unidad IV
Cuadro de Mando Integral (Kaplan y Norton)

1. CLARIDAD Y CONSENSO SOBRE LA

ESTRATEGIA
2. DESARROLLO DE LIDERAZGOS
3. EDUCAR LA ORGANIZACIÓN
4. ESTABLECER METAS ESTRATÉGICAS
5. ALINEAR PROGRAMAS E INVERSIONES
6. CONSTRUIR UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN QUE REALIMENTE EL
PROCESO 35
El CMI como estructura o marco estratégico para la acción.

36
 CONTROL DE GESTIÓN
CMI - en la Universidad
• Diagnóstico s/situación, visión y expectativas de
claustros
• Identificar percepciones de potenciales “clientes”:
Sociedad local y regional; instituciones de
enseñanza media; Org. Económicas, gremiales y
profesionales; manifestaciones del Estado;
graduados; etc.
• Definir estrategias y objetivos en términos
operacionales.
• Desarrollar un sistema de metas para los diferentes
niveles (Universidad, Facultades, Departamentos,
Unidades burocráticas, etc.)
• Diseñar el sistema de información para control.
37
 Unidad IV
Perspectiva Financiera
Las estrategias relacionadas con la necesidad de
la organización de mejorar su situación financiera .
Existen tres temas financieros que impulsan la
estrategia empresarial para cada fase:
• Crecimiento y diversificación de los ingresos.
• Reducción de costos / mejora de la
productividad.
• Utilización de los activos / estrategia de
inversión. 38
 Unidad IV
Perspectiva Financiera
Las medidas financieras indican si la estrategia, su
puesta en práctica y ejecución, están contribuyendo
a la mejora del mínimo aceptable.
Se relacionan con la rentabilidad, p.ej.:
• Rendimiento del capital.
• Ingresos de explotación.
• Valor agregado económico.
• Crecimiento de las ventas.
• Generación del cash flow.

39
 Unidad IV
Perspectiva del Cliente
Los directivos identifican los segmentos de
clientes y de mercado y las medidas de
actuación en esos segmentos.
Los indicadores se relacionan con:
• La satisfacción del cliente.
• La retención de clientes.
• La adquisición de nuevos clientes.
• La cuota de mercado en los segmentos
elegidos.
• La rentabilidad del cliente.
40
 Unidad IV
Perspectiva del Cliente

Cuota de
Mercado

Incremento Rentabilidad Retención

de clientes de clientes de clientes

Satisfacción
de clientes
41
 Unidad IV
Perspectiva del Proceso Interno

• Vincular los objetivos de procesos

internos con los objetivos de los clientes y
financieros
Las estrategias relacionadas con la mejora
de los procesos internos de la
organización, tanto en la calidad de la
gestión, la investigación y el desarrollo
(innovación),
así como la mejora de la información y
comunicación interna. 42
 Unidad IV
CADENA DE VALOR DEL PROCESO INTERNO

ABARCA TRES PROCESOS PRINCIPALES

1. INNOVACIONES

2. OPERACIONES
3. SERVICIO POSVENTA

43
Perspectiva del Proceso Interno

44
 Unidad IV
Perspectiva del Proceso Interno

• Indicadores de Innovación
– % de ventas de nuevos productos
– % de ventas de productos de marca
– Cantidad de nuevos productos en relación con la
competencia y con lo planeado
– Capacidades del proceso de fabricación
– Tiempo necesario para desarrollar nuevos
productos

45
 Unidad IV
Perspectiva de Formación (Aprendizaje) y
Crecimiento

Determinar qué puede hacer con sus

recursos actuales y con la capacidad
de las personas, y
Qué objetivos y estrategias debe definir
para mejorar esos recursos y esas
capacidades que le permita conseguir
todos los objetivos definidos en la
perspectiva de procesos internos, en
la de clientes y financiera. 46
 Unidad IV
Perspectiva de Formación y Crecimiento
Identificar la infraestructura que la empresa debe
construir para crear una mejora y crecimiento a
largo plazo.
Proceden de tres fuentes principales:
• Las Personas.
• Los Sistemas.
• Los Procedimientos de la organización.

47
 Unidad IV
Perspectiva de Formación y Crecimiento
• Satisfacción y retención de empleados
• Capacidad y cualificación de los empleados y
productividad.
• Capacidades y tecnología de los sistemas de
información.
• Motivación, delegación del poder de decisión
y coherencia de objetivos.
• Coordinar los procedimientos y rutinas de la
organización.
48
 Unidad IV
Sistema de Control

• MODELO DE CONTROL Y VALIDEZ TEMPORAL

• VARIABLE AYER HOY CP MP LP

• RESULTADOS B B -B R M

• DESEMPEÑOS B B B -B R

• HOMBRES -B B B -B R

• GRUPOS B B B B B

49