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No importa a qué te dediques o la carrera que hayas estudiado , todos hemos necesitado
alguna vez hacer una lista o un gráfico y no sabemos cómo. Terminamos haciendo un
revoltijo con diferentes programas y nos tardamos mucho más de lo necesario. Cuando
por fin nos atrevemos a abrir Excel, lo único que logramos es mirar directamente a la
pantalla porque no sabemos ni por dónde empezar. Lo sabemos, es un programa
bastante confuso que muchos de nosotros no sabemos utilizar; sin embargo, es muy útil
y necesario. Por eso, nos hemos dado a la tarea de reunir algunos de los aspectos más
básicos de Excel para facilitar tu existencia.
Empecemos por definir algunos conceptos básicos que utilizaremos a lo largo de este
curso
Celda : Es la intersección de una fila y una columna. En ella se introducen los gráficos,
ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Es decir, cada una de las cajitas que
vemos en nuestro documento de Excel.
Fila : Es el conjunto de celdas contenidas de forma horizontal que van desde la A hasta
la IV. O sea, llegamos a la Z y se comienzan a parear las letras hasta llegar a la última
combinación.
Columna : Conjunto de celdas contenidas de forma vertical.
Rango : Es un conjunto de celdas conjuntas con datos que pueden aplicarse en diferentes
operaciones y fórmulas.
Ahora sí, comencemos:
Fórmulas básicas
Empieza por seleccionar la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo
igual (=) [shift + 0].
Fórmulas para sumar
Método uno
Selecciona la celda por la que quieres empezar a sumar, verás que aparecerá un valor
(B2) en la caja donde iniciaste la fórmula.
A continuación escribe el signo más (+) y selecciona las celdas que quieras sumar;
recuerda colocar el signo de más entre cada valor. Verás que las celdas seleccionadas
se colorean.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultad o de los valores
que sumaste.
Método dos
Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). A
continuación, escribe la función ‘SUMA’.
Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres sumar.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
sumaste.
Fórmulas para restar
Los métodos para restar son muy similares a los de la suma, solamente tendrás que
cambiar el símbolo de suma (+) por el de resta ( -).
Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula.
Método uno
Selecciona la celda del valor al que quieres restar, verás que aparecerá un valor (B3) en
la caja donde iniciaste la fórmula.
A continuación escribe el signo menos (-) y selecciona las celdas que quieras restar;
recuerda colocar el signo de menos entre cada valor. Verás que las celdas seleccionadas
se colorean.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
restaste.
Método dos
Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=) [shift +
0]. A continuación, escribe la función ‘SUMA’ (sí, ‘suma’, porque la función ‘resta’ no
existe).
Ahora, abre paréntesis y selecciona el valor al que quieres restar, separa por una coma y el
al siguiente valor le debe anteceder el signo de resta (-).
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
restaste.
Fórmulas para multiplicar
Los métodos para multiplicar son muy similares a los de la suma y resta, solamente tendrás
que cambiar el símbolo por el de multiplicación, en este caso, un asterisco (*).
Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula.
Método uno
Selecciona la celda por la que quieres empezar a multiplicar, verás que aparecerá un valor
(B3) en la caja donde iniciaste la fórmula.
A continuación escribe el signo de asterisco (*) y selecciona las celdas que quieres
multiplicar; recuerda colocar el signo entre cada valor. Verás que las celdas
seleccionadas se colorean.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
multiplicaste.
Método dos
Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). A
continuación, escribe la función ‘PRODUCTO’.
Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres multiplicar. Puedes separarlos por
comas o presionar la tecla ‘control’ al mismo tiempo que seleccionas los valores.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
multiplicaste.
Fórmulas para dividir
Los métodos para dividir son muy similares a los de la multiplicación, solamente tendrás que
cambiar el símbolo de asterisco (*) por el de diagonal (/).
Comienza por colocar el signo de igual (=) en la celda donde quieres iniciar la fórmula.
Selecciona la celda por la que quieres empezar a dividir, verás que aparecerá un valor (B3) en
la caja donde iniciaste la fórmula.
A continuación, escribe el signo de diagonal (/) y selecciona las celdas que quieres dividir.
Verás que las celdas seleccionadas se colorean.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
dividiste.
Fórmula para sacar un promedio
Selecciona la celda donde quieres incluir la fórmula y escribe el símbolo igual (=). A
continuación, escribe la función ‘PROMEDIO’.
Ahora, abre paréntesis y selecciona los valores que quieres promediar. Puedes separarlos por
comas o selecciona el primer valor, presiona la tecla ‘shift’ y pincha el último valor de la
lista.
Cuando hayas terminado, presiona la tecla ‘enter’ y te dará el resultado de los valores que
promediaste.
Filtros
Los filtros funcionan para seleccionar determinada información y nos permite ver solamente
esos datos.
Ahí, puedes ordenar los datos por orden alfabético en orden ascendente (A-Z), o en orden
descendente (Z-A). Lo mismo pasa con los números, puedes ordenarlos de menor a mayor, o
de mayor a menor. Cada celda tiene una pestaña (nombre, edad, país), donde podrás
seleccionar las casillas que quieres que se muestren.
Gráficas
Las gráficas nos ayudan a simplificar la información y apreciarla de manera sencilla a través
de dibujos y signos.
Primero, selecciona la información que quieres graficar, en este caso, nombre y edad.
Ve al botón de ‘Gráficos’ (o insertar>gráficos). Ahí puedes elegir el tipo de gráfica,
dependiendo de la información que quieras representar. Las más utilizadas son las de
columnas, líneas y circulares; las barras nos funcionan cuando queremos comparar entre
distintos elementos; las líneas se utilizan cuando queremos ver cambios a través del tiempo y
la circular nos ayuda a distribuir la información.
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas nos sirven para agrupar la información; resumen datos, muestran
patrones y tendencias. En este caso particular, nos permitiría observar, por ejemplo, las edades
o países que se repiten.