Programación con el lenguaje Java

Aprendiz: Adalberto Jiménez Castro

Desarrollo De Algoritmos Para El Proyecto De

Formación

SISTEMATIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE

CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA LAZUS COLUMBUS NETWORK

PROCESO DE RECEPCIÓN

 Se reciben documentos en la oficina de recepción (correo certificado)

 Registra en planilla la correspondencia en recepción
 Funcionario del CAD recoge los documentos y verifica la planilla

PROCESO DE CLASIFICACIÓN

 Separa correspondencia interna recibida de correspondencia externa

recibida

Correspondencia Interna
 Corrobora el mensaje breve (documento remisorio)
 Registra en sistema documentos de correspondencia interna recibida
con sus correspondientes números de guías
 Documentos de alistan para repartición a sus destinatario final en las
distintas dependencias

Correspondencia Externa
 Separa la publicidad de los demás documentos. La publicidad se alista
para la repartición a su destinatario final en las distintas dependencias
 Si son facturas entonces la registra en la planilla de recepción y son
devueltas a la funcionaria encargada de radicarlas en el sistema contable

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de la empresa (FONPLUS), quien a la vez chequea que las facturas

registradas en planillas concuerden con las que les fueron entregadas,
sino entonces
 Los documentos (cartas) son los que se radican

PROCESO DE RADICACIÓN Y NOTIFICACIÓN

Notificación Normal: Se indexa el documento en la cola de escaneo

general de correspondencia y se envía una notificación única de
documento recibido al funcionario

PROCESO DE ENVIO

 Los funcionarios autorizados de cada dependencia entregan al CAD la

correspondencia que se envía de LAZUS a sus clientes y/o proveedores.
Los documentos se pueden recibir en sobres sellados (confidenciales) o
en sobres normales con sus respectivas copias. Si son sobres sellados
entonces se relacionan en la planilla de correspondencia enviada
registrando los datos correspondientes y en asunto se coloca “sobres
sellados” ya que estos no se pueden radicar porque el funcionario del
CAD no puede ver su contenido ya que es de carácter confidencial; sino,
entonces es un sobre normal y el funcionario del CAD procede a radicar
la carta que se va a enviar, asignándole un consecutivo de salida. Ver
imagen
 Los documentos pueden enviarse a la mano o por correo certificado. Si
el destinatario es de barranquilla y se encuentra dentro del perímetro o
ruta del mensajero de la empresa, entonces esa correspondencia se
considera como envío a la mano ; sino, los documentos serán enviado
por correo certificado

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PROCESO DE ARCHIVO

 El primer paso de este proceso también es de clasificación, consiste en

establecer si el documento que se va a guardar ya posee un expediente
creado o si por el contrario aún no lo tiene. Esto se hace verificando los
datos de la empresa, proveedor o cliente que remite la carta a LAZUS.
Si el documento posee expediente entonces se procede a guardar en la
carpeta correspondiente que reposa en el archivo central ; sino, el líder
del CAD se encarga de crear el expediente nuevo y registrarlo en la base
de datos para que la auxiliar de correspondencia proceda con la creación
física de la nueva carpeta y proceda con el archivo de los documentos

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EXPLICACIÓN EJERCICIO

1-. Mensaje del uso de la breve

del uso de la aplicación.

2-. Nombre de la Lista con los

respectivos expedientes a
Seleccionar.

3-. Número de asignación para

cada documento a guardar.

4-. Visualiza el número asignado para el documento a guardar,

5-. Visualiza el expediente donde se guardara el documento.

6-. Casilla para la creación de un expediente nuevo en caso de que

no haya registro en el archivo central.

7-. Botón para Guardar el procedimiento realizado.

8-. Botón para la creación del expediente nuevo agregándolo a la

lista. (SOLO LO PUEDE CREAR EL LIDER DEL CAD)

9-. Botón para limpiar las casillas y continuar con el guardado si se

requiere.

10-. Botón para salir después de haber finalizado la

correspondiente diligencia.

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NOTA: El list simula lo que debería estar en nuestra base de datos

de nuestro expediente sin embargo se utilizó esta herramienta solo
a manera de ejemplo para este ejercicio.

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