Está en la página 1de 55

INICIO DEL PROGRAMA

Para iniciar el uso del programa Excel y poder realizar las tareas que deseamos hacer.
1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla

2. Pulsamos la opción Todos los Programas.

3. Buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel

4. Ya aparecerá la pantalla de Excel lista para trabajar.

Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una am-
plia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro traba-
jo.
EL BOTÓN OFFICE
Excel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar,
imprimir y otros.

¿Cómo accedemos?

1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el símbolo de


Microsoft

2. Para visualizar las opciones que tiene este botón, pulsamos el botón e inmediata-
mente se abrirá un menú.

Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan más son:
- Nuevo, para la creación de un nuevo documento.
- Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel.
- Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica.
- Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles en-
cargados de la impresión del documento.
A la derecha de este submenú que se despliega donde se encuentran todas estas funciones
principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos
recientes que se han trabajado.

BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RÁPIDO


Barra de Herramientas

Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato,
vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.
Conozcamos la Barra de Herramientas:

Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de
las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos.
Y si pulsamos cada una de estas pestañitas, podremos visualiza en pantalla las opciones que
cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funcio-
nes.
Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e inter-
lineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y
aplicaciones rápidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

Barra de Acceso Rápido


Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herra-
mientas o abajo; y permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida. En el
ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rápido (sin
necesidad de ingresar a funciones o más viñetas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y
abrir.
Si queremos añadir más botones de acceso rápido, podemos hacerlo. Para ello, posicionados en
esta barrita, pulsamos el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú.

Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un cuadro de


opciones donde podemos elegir que botones deseamos acceder de forma rápida.
Por ejemplo, si deseamos agregar el botón Vista preliminar, lo seleccionamos

y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones
y aparecerá en nuestra configuración de la barra de acceso rápido esta función

LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que
para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas
de acuerdo al alfabeto y las filas por números.

Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación
de la celda.
Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con el cur-
sor y ya podremos proceder a escribir en ella.
Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de
nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo

Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y la
función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, así que se
encuentra vacío.

INTRODUCCION DE DATOS.

1. TIPOS DE DATOS.

Los datos que vamos a introducir para crear la hoja de cálculo serán de los siguien-
tes tipos:
 Texto: este tipo de datos alberga caracteres o números. Utiliza un justificación a
la izquierda de la celda.
Si queremos introducir un texto como el siguiente “+ 6% IVA”, Excel no nos dejará
ya que empieza por un símbolo matemático. Para que lo admita como texto debere-
mos introducirlo entre comillas o dejando un espacio en blanco al principio.
 Fechas y Horas: las fechas deben introducirse separadas con la barra de división
(/) o con guiones (-).
Las horas pueden entrarse con el sufijo a.m. o p.m. (también a o p) para trabajar con
el formato 12 horas. En caso contrario utilizará el formato 24 horas.
 Fórmulas: cono su nombre indica, este tipo de datos realiza una operación con
los datos contenidos en el tipo de valores. Para iniciar la creación de una fórmula
tenemos que teclear el signo = (igual). Los operadores existentes en Excel, son,
según el tipo de operaciones a realizar:
 Textos: & (concatenar). Ejemplo:
A1 = “El resultado es”.
A2 = 25.
= A1&A2 dará como respuesta “El resultado es 25”.
 Matemáticos: +, -, * (producto), /, %, ^ (exponenciación).
 Relacionales: <,>,<=,>=,<> (distinto), =.
 Lógicos: son el resultado de algunas fórmulas o funciones y presentan
los valores Verdadero o Falso.
 Condicionales: del tipo SI (condición) entonces (acción1) sino (ac-
ción2).
 Valor: este tipo alberga números que pueden contener decimales. Si
hay que teclear miles se puede utilizar el punto.
 Función: es un tipo de fórmula predefinida que permite realizar cálcu-
los diversos.
 Errores: indicadores de Excel, para señalar distintos problemas:
#N/A valor no disponible.
#¡VALOR! entrada de argumento o valor erróneos.
#¡REF! celda especificada incorrecta.
#¡NULO! intersección no valida de dos áreas.
#DIV/0! división entre cero.
#¡NUM! número incorrecto.
#¿NOMBRE? nombre incorrecto.
######### debe ampliarse la columna.

2. SERIES.
Siempre que tengamos que introducir valores que posean un incremento fijo entre cada uno
de ellos utilizaremos las series. El tipo de datos puede ser de números o fechas.
Los pasos a seguir para crear una serie de fechas son los siguientes:
 Situarnos en la celda que contiene el primer valor.
 Situar el puntero del ratón en el cuadro de llenado.
 Hacer clic con el botón izquierdo en el cuadro de llenado y sin soltarlo
desplazarse a la celda donde debe finalizar la serie.

Si la serie es de incrementos de valores fijos, los pasos son los siguientes:


 Seleccionar la celda que contiene el primer valor.
 Hacer clic y sin soltar el botón seleccionar la que contiene el segundo
valor.
 Hacer clic con el botón izquierdo en el cuadro de llenado y sin soltarlo
desplazarse a la celda donde debe finalizar la serie.
También se pueden crear series con el menú Edición/Rellenar/Series, e incluso crear se-
ries personalizadas con el menú Herramientas/Opciones/Listas Personalizadas.
3. RANGOS.
Se define como rango a un conjunto de celdas seleccionadas. Se puede seleccionar un ran-
go de celdas utilizando el teclado o el ratón.
 Teclado: situar el indicador de celda en la primera celda del rango.
Pulsar la tecla Mayúscula y sin soltarla desplazarse con las teclas del
cursor hasta la última celda que compone el rango.
 Ratón: pulse el botón izquierdo en la primera celda del rango y sin
soltarlo arrastrar el puntero hasta la última celda del rango.
También es posible seleccionar distintos rangos en la hoja. Para ello se debe marcar el pri-
mer rango, y a continuación pulsar la tecla Control y sin soltarla ir seleccionando el resto
de rangos.

Ingreso de información a la planilla Excel.


Ahora veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo
para la creación de hojas de cálculo.
Lo que primero vamos a ver son las distintas técnicas de movimiento de la hoja de trabajo:
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO


Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.
Después hacemos clic en Aceptar.

Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, también podemos des-
plegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...

Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visuali-
zar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es de-
cir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pes-
taña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la eti-
queta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
Luego que vimos como nos podemos desplazar por nuestra hoja de trabajo o por las innu-
merables hojas de trabajo que podemos crear nos procederemos a cargar la información a
nuestra hoja de trabajo.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes ob-
servar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
1. INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a
ser la que se encuentra justo por debajo.
2. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además
la celda activa cambiará dependiendo de la flecha.
3. pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
4. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa se-
guirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc. del teclado o hacer clic sobre la
Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Los tipos de información que se puede cargar en la planilla de trabajo son:
- VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
- FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análi-
sis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe
en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Introducción de valores constante:
Valores por fórmula:

ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO


Para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos ha-
cer.
Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas
de movimiento del tablero o bien con el ratón.
Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos:
Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la co-


lumna no es suficiente para mostrar esta información.
Sin embargo podernos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las
dos columnas C y D.
y nos aparecerá una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tamaño
Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presio-
nado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la
columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que
mostrará la medida del ancho de la columna
Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la de-
recha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos


el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E,
pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la
derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

CAMBIOS DE TAMAÑO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO


Al digitar Nombre del Empleado en una columna, se tuvo que aumentarse su tamaño para
presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que su
ancho también puede variarse y dársele el que se desee.
Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por
ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4

Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia
abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra
el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.

Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.

También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo.


Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y
filas pero en la que la letra se ve más pequeña; y otros usuarios que prefieren tener una pa-
norámica más limitada pero que la letra y números se ven más grande.

¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...

1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas


2.

2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la


hoja de trabajo.

3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos se-
leccionar el 75%

Ya podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y
los números que escribamos se verán más pequeños.
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y co-
lumnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!!
Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a través del movimiento que le
damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también po-
demos avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las
barras de desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha
También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite mo-
vilizarnos.

Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita


Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar enter en una celda de-
terminada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar
enter salta a la celda de abajo.
Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursor se
ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales
pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el último botón que
aparece en el menú de hojas y se creará una nueva

Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva

Utilización de formulas
Una de las principales aplicaciones de Excel es que permite trabajar con fórmulas, agilizan-
do de esta manera la construcción de planillas donde los cálculos son frecuentes.
Una fórmula es una operación aritmética, lógica, estadística, etc., que hace referencia a una
o más celdas.
Existen varias maneras de ingresar una fórmula en una celda. A continuación veremos las
más comunes.

1-. Fórmulas Básicas


Son aquellas fórmulas que son ingresada directamente a una celda.
Por ejemplo:
Se desea calculas la suma de dos celdas y guardar el resultado en una tercera.
Los pasos a seguir para trabajar con la fórmula son los siguientes:

 Posiciónese en la celda donde ingresará la fórmula.


 Escriba el signo = (Este signo le indica a Excel que se va ingresar una fórmula).
 Haga un clic sobre la celda que contiene el primer valor.
 Escriba el signo +.
 Haga un clic sobre la celda que contiene el segundo valor.
 Una vez que haya terminado, presione Enter
Se recomienda en lo posible no escribir valores numéricos en una fórmula, sino que hacer
referencia a las celdas que los contienes, de esta manera podemos variar los valores sin mo-
dificar las fórmulas.
Para crear fórmulas, puede utilizar los operadores + (suma), - (resta), * (multiplicación y /
(división), y utilizar paréntesis para asociar argumentos.
Las reglas de distribución y asociatividad matemática son válidas, por lo que debe tener
claro este punto a la hora de crear una fórmula.

Modificar una Fórmula:

Dónde: 1 2 3 4

1-. Cancela los cambios hechos en la fórmula.


2-. Acepta los cambios hechos en la fórmula.
3-. Inserta el signo igual, para poder comenzar una fórmula.
4-. En este casillero puede editar y modificar una fórmula.

Copiar una fórmula.


Existen varias maneras para copiar una fórmula. A continuación veremos dos de ellas.

Opción 1:
 Seleccione una celda que contiene la fórmula que desea copiar.
 Despliegue el menú Edición y haga un clic en Copiar.
 Posiciones en la celda donde copiará la fórmula.
 Desplegué el menú Edición y haga clic en pegar.
Opción 2:
Si deseas copiar la fórmula en una celda adyacente a la celda que contiene la fórmu-
la a copiar siga los siguientes pasos:
 Seleccione la celda que contiene la fórmula.
 Note que la celda seleccionada tiene un cuadro negro en la esquina inferior derecha.
Haga un clic sobre este punto y sin soltar realice un arrastre hacia donde desea co-
piar la fórmula.
Cuadro negro

Funciones:
Una función es una fórmula que utiliza una o más celdas como parámetros. Por lo general
una función está compuesta por un nombre y por uno o más parámetros entre paréntesis.

Por ejemplo:
Se desea calcular la misma suma anterior, pero esta vez utilizando una función. En este
caso la función a utilizar será la función SUMA.
Siga los siguientes pasos:
 Posiciónese en la celda donde ingresará la función.
 Escriba el signo =
 Luego escriba la palabra suma y abra paréntesis.
 Seleccione los valores a sumar separados por ;
 Cierre paréntesis y presione Enter.
Otra función que se utiliza regularmente es la función Promedio y tiene la misma sintaxis
de la función suma.
Nota: Cuando utilice funciones no cree un espacio entre el nombre de la función y los pa-
réntesis.
Excel también puede trabajar en su fórmula dejando un valor fijo el cual no se va a alterar
cuando se copie la fórmula.
Por ejemplo:
Se desea calcular la ley de cobre del unas soluciones
Fórmula: Cu(gr/Lt) = (lectura * normalidad) / (dilución)
Siga los siguientes pasos:
 Posiciónese en la celda donde ingresará la función.
 Escriba el signo =
 Luego escriba la fórmula.

Nota: el valor que quiere dejar fijo lo puede dejar de dos maneras:
1. Puede escribir el valor en número.
2. Puede escribir el valor fijo que está en una celda, esta al escribirla deberá estar entre
signo peso la letra de la celda ($B$3), o también lo puede hacer en forma directa
tecleando F4.
3. Cuando halla escrito la fórmula presione Enter.
Valores fijos
Valores fijos

Celda que cambian

Microsoft Excel provee un gran número de funciones que pueden utilizar en una
planilla. Generalmente son funciones específicas, por lo que debe conocer o estudiar su
aplicación antes de utilizarla.
Para pegar o insertar una función en una celda, despliegue el menú Insertar y haga
un clic sobre Función, o bien haga un clic sobre el botón Pegar función, en ambos casos
se desplegará la siguiente ventana:
En este cuadro seleccione la categoría de la función que desea utilizar y luego escoja la
función. Una vez realizado esto, haga un clic en Aceptar. Inmediatamente aparecerá otra
ventana donde deberá llenar los parámetros requeridos por la función que escogió.

Ejemplo:
Se tiene la siguiente tabla:

Se desea encontrar el mayor y menor de seis números, para esto utilizaremos la función
MAX y MIN.
Para desarrollar esto siga los siguientes pasos:
 Posiciónese en la celda donde desea insertar la función.
 Haga un clic sobre el botón Pegar función.
 Seleccione la categoría Estadísticas.
 Seleccione la función Max y haga un clic en aceptar. Aparecerá la ventana de llena-
do de valores.
 Haga un clic en el botón
 Seleccione las celdas que contiene los valores.
 Nuevamente haga un clic sobre el mismo botón
 Acepte.
Máximo:

Mínimo:
OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos cómo se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en
celdas determinadas.
También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, mul-
tiplicar y dividir. Y así como lo es en cálculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada
una de estas operaciones.
Sumar
1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

Veamos la barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda

4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma

Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas muestra en detalle cada
uno de los pasos
Multiplicación
a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operación

b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el símbolo de multiplicar es el asterisco (*) Veamos la barra de fórmulas


c) Pulsamos Enter en el teclado y la operación estará realizada

Dividir
1) En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir

La barra de fórmulas rastrea las operaciones en la celda

2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán
cumplirse siempre en Excel.
Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operación: 4*5*(20/4)
Tenemos primero que realizar la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto
de las operaciones. Al final tendríamos: 4*5*5
Elevar a una Potencia
Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las opera-
ciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es
"^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hará lo siguiente:
= 3^4, lo que dará un resultado es 81.

LISTAR DATOS

Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemos mu-
chos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la función de generación de lista.
A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y
seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo.
1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre

3) Pulse el botón derecho del ratón y se desplegará un menú de opciones

4) Seleccionamos la opción Elegir de la lista desplegable

5) Y se despliega la lista de nombres que ya se han introducido

6) Seleccionamos el nombre María


Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una palabra que tiene las
primeras letras iguales a una palabra de la lista. Automáticamente aparecerá la palabra
ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra nueva
Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. Como ya hemos
escrito el nombre María, que tiene las tres primeras letras iguales, automáticamente apare-
cerá este nombre sombreado.

Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar Marta.

Si fuera María el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando aparezca el nombre


sombreado, damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de digitar todas las le-
tras.

CREAR SERIES

Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo
que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas.
Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos prime-
ros (enero y febrero). Veamos cómo se hace:
1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón izquierdo
del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo

c) Soltamos el ratón y ya estarán nuestros meses creados: marzo, abril y mayo

De igual manera, con solo escribir ene y feb, también podemos crear una serie de datos:
a) Sombreamos ene y feb

b) Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, nos movemos hacia la derecha hasta
poder crear el mes de mayo, representado por may

c) Soltamos el ratón y ya se encontraran el resto de datos creados hasta may

Series Numéricas
1) Seleccionamos los dos primeros números de la serie

2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacia la derecha hasta crear
el número deseado de la serie

3) Soltamos el ratón y ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como parte de esta


pequeña serie
NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de
simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un
semestre de cuatro productos

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre


que pondremos al rango. Escribimos Febrero.

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos


Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos
a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos:


1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de he-
rramientas.
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas

Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango

Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de


datos que lo formarán

Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos
sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango


FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS
En la lección anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta revisaremos
como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fácil una vez han sido crea-
dos.
Caso 1. Total de Ventas en Febrero
1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de
Febrero.
2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operación, seguidamente
de la palabra Suma y el nombre del rango Febrero

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin ne-


cesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente

Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos


a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado
b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operación en la celda, seguido de la palabra
Suma y escribimos dentro de los paréntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por
un punto y coma.

Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de
datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común: =Suma(nombre1;nombre2)
c) Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos y Marti-
llos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras

Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar fun-
ciones sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en
cualquier parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos
nuestro rango.

COPIAR Y PEGAR
Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo de
digitación cuando son datos a repartirse.
Hay dos formas de acceder a la función copiar:
* Desde la barra de herramientas
Sombreamos los datos que deseamos copiar

Buscamos en la barra de herramientas la función Copiar

Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han
sido seleccionadas

Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccio-
nados y pulsamos Enter en el teclado

* Botón derecho del ratón


 Sombreamos los datos que deseamos copiar

 Pulsamos el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones

 Seleccionamos la opción Copiar

 Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos
Enter en el teclado

Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.


 Sombreamos los datos
 Seleccionamos copiar
 Nos ubicamos donde queremos pegar los datos
 Seleccionamos la función Pegar de la barra de herramientas


 Y ya estarán pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo si quisiéra-
mos pegar los datos dos veces, tendríamos que volver a pulsar pegar en la nueva
ubicación donde deseamos los datos. Y nos quedarían tres filas de datos: una con
los originales y dos con los que hemos pegado
Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape)
del teclado, para borrar la selección de datos.

COPIAR DATOS
En Excel también pueden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamente copia-
mos los datos sino también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.
Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:
 Por ejemplo si deseamos copiar un par de palabras, dos veces más. Primero som-
breamos las palabras

 Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el curso en la esquina


inferior derecha de las dos palabras y arrastramos el ratón hacia la derecha

 Una vez sombreada el área donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratón
y aparecerán los datos que hemos copiado
Si quisiéramos copiar el bloque de estas dos palabras hacia abajo, realizamos los mismos
pasos
 Sombreamos las palabras
 Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el cursor en la esquina
inferior derecha de las dos palabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos
copiar

 Soltamos el ratón y aparecerán los datos que hemos copiado

MOVER DATOS
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Exel como en otras aplicaciones, se toma como
que si se fuera a cortar la información para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos
ambas funciones, Cortar y Pegar
Si tenemos las siguientes palabras

Deseamos mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, manteniendo las filas 2
y 3 para los datos
 Sombreamos ambas palabras

 Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la función Cortar (representado


por una tejerita)
 Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la función
Pegar de la barra de herramientas

 Ya aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C

Otra forma de cortar y pegar:


 Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botón derecho del
ratón y seleccionamos del menú que se desplegará la función Cortar

 Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsa-
mos el botón derecho del ratón. Seleccionando la función Pegar

 Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar


ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Excel también presenta funciones que facilitan la opción de borrar o eliminar celdas, filas y
columnas.
Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlo de
dos formas.
Primera forma
 Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar.
Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda A10

 Buscamos en la barra de herramientas el botón Eliminar

 Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas,
columnas, hoja

 En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado
de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10

Segunda Forma
 Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cómo hacemos esto? nos posicionamos
con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón.

Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en parti-
cular.
 Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botón Eliminar
Ya habrá sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo.
Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos for-
mas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos
la opción Eliminar columnas de hoja.

Vinculos

Calcular valores en otras hojas y libros


Pueden compartirse los datos almacenados en hojas de cálculo y libros diferentes mediante
la utilización de vínculos o de referencias externas. La vinculación resulta especialmente
útil cuando no conviene conservar grandes modelos de hoja de cálculo en el mismo libro.
La vinculación no está limitada a los vínculos entre dos libros; también pueden crearse je-
rarquías de libros vinculados. En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo
PROMEDIO, calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denomina-
da Mercadotecnia.
Referencia a la celda
Nombre de la hoja de cálculo
o rango de la hoja

Separador de referencia

Pueden utilizarse referencias externas a:

 Combinación de datos procedentes de varios Libros. Pueden vincularse libros de va-


rios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resu-
men. Los libros originales aún pueden modificarse por separado a partir de este li-
bro de resumen.
 Creación de distintas presentaciones de los datos. Pueden introducirse todos los da-
tos y fórmulas en uno o más libros de origen y, a continuación, crear un libro de in-
forme que sólo contenga los vínculos con los datos pertinentes de los libros de ori-
gen.
 Racionalización de modelos grandes y complejos. Al dividir un modelo complicado
en una serie de libros interdependientes, podrá trabajar en el modelo sin necesidad
de abrir todas las hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más fá-
ciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcu-
lar con más rapidez.
Crear una fórmula para calcular datos en otra hoja o libro
Si se establece un vínculo con un libro nuevo, guárdelo antes de crear el vínculo.

 En el libro que va a contener la fórmula, seleccione la celda que desee introducir la


referencia externa.
 Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
 Si se introduce la referencia externa en otro lugar de la fórmula, escriba el operador
que desea que preceda a la referencia externa.
 Si desea crear un vínculo con otra hoja de cálculo en el libro activo, haga clic en la
hoja de cálculo que contenga las celdas que desee vincular.
 Si desea crear un vínculo con una hoja de cálculo de otro libro, haga clic en el libro
que contenga las celdas que desee vincular.
 Seleccione las celdas que desee vincular.
 Complete la fórmula. Una vez introducida la fórmula, presione ENTRAR.
Abrir un libro al que hace referencia la fórmula
 Cambie al libro que contenga la fórmula con la referencia externa.
 En el menú Edición, haga clic en Vínculos.
 En el cuadro Archivo de origen, haga clic en el nombre de la hoja de cálculo que
desee abrir.
 Haga clic en Abrir origen.
Actualizar las referencias a un libro
 Abra el libro que contenga la fórmula con la referencia externa que hace referencia
al libro que se ha cambiado de nombre o se ha movido.
 En el menú Edición, haga clic en Vínculos.
 En el cuadro Archivo de origen, haga clic en el nombre del libro para el que desee
actualizar la referencia.
 Haga clic en Cambiar origen.
 En el cuadro de diálogo Cambiar vínculos, haga clic en el libro al que desee hacer
referencia.
Fórmulas y Funciones
Nombre de rango
Los nombres a rangos son una poderosa herramienta de Excel que le permite a usted asignar un
nombre significativo a una celda o a un rango de ellas. Por ejemplo, usted puede asignar el nombre
"tasa" a la celda C1 y luego usar el nombre "tasa" en cualquier momento, es decir, una fórmula del
tipo =A4*tasa.
Considere la siguiente tabla:
B C D E F
4 Producto ID Valor Total
5 1254-0 $ 15.000 $ 142.400
6 1365-8 $ 36.500 $ 45.000
7 5002-7 $ 45.000
8 3690-7 $ 45.900

 En E5 está la fórmula: =suma(valor).


 En F6 está la fórmula de rango: =Valor - '5002-7'
Crear un gráfico de principio a fin
Microsoft Excel ya no incluye el Asistente para gráficos. En su lugar, para crear un gráfico básico puede
hacer clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupoGráficos. Para crear un gráfico
que muestre los detalles deseados, puede continuar con los pasos siguientes del proceso detallado que se
explica a continuación.

Obtener más información sobre los gráficos


Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar
la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.
Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos
numéricos que presentará el gráfico. A continuación, solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que
desea usar en la pestañaInsertar del grupo Gráficos.

Datos en la hoja de cálculo


Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensible ante
una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de
gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas
apiladas o gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de
gráficos en uno solo.
Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.

Elementos de los gráficos


Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y
otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico
puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También pue-
de eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.

El área del gráfico.


El área de trazado del gráfico.
Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.
Los ejes horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.
La leyenda del gráfico.
Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.
Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de
datos.

Modificar un gráfico básico según las necesidades


Después de crear un gráfico, puede modificar cualquiera de sus elementos. Por ejemplo, puede cambiar
la forma en que se presentan los ejes, agregar un título al gráfico, mover u ocultar la leyenda o presentar
elementos de gráfico adicionales.
Para modificar un gráfico, siga uno o varios de estos procedimientos:

 Cambiar la presentación de los ejes del gráfico Puede especificar la escala de los ejes y ajustar el
intervalo entre los valores o las categorías que se presentan. Para que el gráfico sea más fácil de leer, también
puede agregar marcas de graduación a un eje y especificar con qué intervalo aparecerán.
 Agregar títulos y etiquetas de datos a un gráfico Para que la información que aparece en el gráfico sea
más clara, puede agregar un título de gráfico, títulos de eje y etiquetas de datos.
 Agregar una leyenda o una tabla de datos Puede mostrar u ocultar una leyenda, cambiar su ubicación o
modificar las entradas de la leyenda. En algunos gráficos, también puede mostrar una tabla de datos que
contenga las claves de la leyenda y los valores representados en el gráfico.
 Aplicar opciones especiales en cada tipo de gráfico Existen líneas especiales (líneas de máximos y
mínimos y líneas de tendencia), barras (barras ascendentes y descendentes y barras de error), marcadores de
datos y otras opciones para los diferentes tipos de gráficos.

Aplicar estilos y diseños de gráfico predefinidos para crear gráficos de


aspecto profesional
En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicar rápi-
damente un diseño y un estilo predefinidos. Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos de
gran utilidad. No obstante, puede adaptar un diseño o un estilo de acuerdo con sus necesidades. Para
ello, cambie manualmente el diseño o el formato de los distintos elementos del gráfico, como el área del
gráfico, el área de trazado, la serie de datos o la leyenda.
Cuando se aplica un diseño de gráfico predefinido, un conjunto específico de elementos del gráfico (co-
mo los títulos, la leyenda, la tabla de datos o las etiquetas de datos) se distribuyen de una manera especí-
fica en el gráfico. Puede seleccionar entre diversos diseños para cada tipo de gráfico.
Cuando se aplica un estilo de gráfico predefinido, el gráfico adopta el formato en función del tema del
documento que ha aplicado, de modo que el gráfico coincida con los colores del tema (un grupo de colo-
res), fuentes del tema(un grupo de fuentes del texto de encabezado y cuerpo) y efectos del tema (un gru-
po de efectos de línea y de relleno) de su organización o con los suyos propios.
No puede crear diseños o estilos de gráfico propios, pero puede crear plantillas de gráfico que incluyan
el diseño y el formato del gráfico que desee.
Agregar un formato atractivo a los gráficos
Además de aplicar un estilo de gráfico predefinido, puede aplicar fácilmente formato a distintos elemen-
tos del gráfico, como los marcadores de datos, el área del gráfico, el área de trazado y los números y el
texto de los títulos y etiquetas, para dotar al gráfico de un aspecto atractivo y personal. Puede aplicar
estilos de forma y estilos de WordArt específicos, y también puede dar formato manualmente a las for-
mas y al texto de los elementos.
Para agregar formato, puede usar uno o varios de los procedimientos que se detallan a continuación:

 Rellenar elementos del gráfico Puede utilizar colores, texturas, imágenes y rellenos de degradado para
enfatizar elementos específicos del gráfico.
 Cambiar el contorno de los elementos del gráfico Puede usar colores, estilos de línea y grosores de línea
para resaltar elementos del gráfico.
 Agregar efectos especiales a los elementos del gráfico Puede aplicar efectos especiales, como sombras,
reflejos, iluminado, bordes suaves, biselados y giros 3D a las formas de los elementos del gráfico, para pulir
su aspecto.
 Dar formato al texto y a los números Puede aplicar formato al texto y a los números de los títulos,
etiquetas y cuadros de texto de un gráfico del mismo modo que en una hoja de cálculo. Para resaltar el texto
y los números, puede incluso aplicar estilos de WordArt.

Volver a utilizar los gráficos mediante la creación de plantillas de grá-


ficos
Si desea volver a utilizar un gráfico que haya personalizado de acuerdo con sus necesidades, puede
guardarlo como plantilla de gráfico (*.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos. Cuando cree un gráfi-
co, podrá aplicar esa plantilla como cualquier otro tipo de gráfico integrado. De hecho, estas plantillas
son tipos de gráficos personalizados: también puede utilizarlas para cambiar el tipo de un gráfico exis-
tente. Si utiliza a menudo una plantilla de gráfico específica, puede guardarla como tipo de gráfico pre-
determinado.

Paso 1: Crear un gráfico básico


En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar
gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embar-
go, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición
de datos específica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor
modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de
burbujas) requieren una disposición de datos específica.

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.

Sugerencia Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las
celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están
en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección for-
me un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.

3. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

 Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en para mostrar el cuadro de diálogo Insertar
gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráficos.

Sugerencia Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la
información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos
de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles.

4. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea
colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedi-
miento siguiente.

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.

Sugerencia Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo
en el cuadro Hoja nueva.

 Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto
en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.
5. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico que haya
creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el gráfico.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de


gráfico.

Sugerencia Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir
el grupo.

3. Escriba un nuevo nombre.

4. Presione ENTRAR.
Notas

 Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que
desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se
muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico indepen-
diente.
 Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la
tecla SUPRIMIR.

Paso 2: Cambiar el diseño o el estilo de un gráfico


Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cam-
biar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un
estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y esti-
los rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el
diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.
Aplicar un diseño de gráfico predefinido
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.
Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponi-
bles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Aplicar un estilo de gráfico predefinido


1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

Nota Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán disponibles en la gale-
ría Estilos rápidos del grupo Estilos de diseño.

Cambiar manualmente el diseño de elementos del gráfico


1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de
una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos
de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Presentación, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botón del elemento de
gráfico que corresponda al elemento de gráfico que seleccionó y luego haga clic en la opción de diseño
deseada.
Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento de gráfico que haya selecciona-
do. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas
las series de datos. Si tiene seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán
solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico
1. Haga clic en el elemento de gráfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de
una lista de elementos de gráfico:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadroElementos
de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la pestaña Formato, siga uno o varios de estos procedimientos:

 Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic
enAplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee.
 Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma,
haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de
formasy, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.
 Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de
WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de tex-
to oEfectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Nota Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de
WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de
acceso rápidopara volver al formato de texto anterior.
Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del gráfico, puede hacer
clic con el botón secundario en el texto o seleccionarlo y después hacer clic en las opciones de formato
que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar también los botones de formato de la cinta
(pestaña Inicio, grupoFuente).

Paso 3: Agregar o quitar títulos o etiquetas de datos


Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo títulos de gráfico y de
eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico,
incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los
gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen
ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.
Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de
cálculocreando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el
gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.
Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a
los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de
la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

Agregar un título al gráfico


1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.

4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubi-
car el puntero allí, y luego presione ENTRAR.

5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.
Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente).
Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic
en Formato del título del gráfico en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de
formato que desee.

Agregar títulos de eje


1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje.

3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 Para agregar un título a un eje horizontal primario (categorías), haga clic en Título de eje horizontal
primario y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic también en Título de
eje horizontal secundario.

 Para agregar un título al eje vertical primario (valores), haga clic en Título de eje vertical primario y,
a continuación, haga clic en la opción que desee.

Sugerencia Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic también en Título de eje
vertical secundario.

 Para agregar un título a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Título de eje de profundidad y, a
continuación, haga clic en la opción que desee.

Nota Esta opción solo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, por ejem-
plo un gráfico de columnas 3D.

4. En el cuadro de texto Título del eje que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Sugerencia Para insertar un salto de línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea, para ubi-
car el puntero allí, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, selecciónelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra de
herramientas que desee usar.

Sugerencia También puede usar los botones de formato de la cinta (pestaña Inicio, grupo Fuente).
Para aplicar formato a todo el título, puede hacer clic en él con el botón secundario, hacer clic
en Formato del título del eje en el menú contextual y, a continuación, seleccionar las opciones de for-
mato que desee.

Notas

 Si cambia a otro tipo de gráfico que no admite títulos de eje (como un gráfico circular), los títulos de eje no
se mostrarán, pero se volverán a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de gráfico que admita títulos de eje.
 Los títulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perderán cuando cambie a un tipo de gráfico
que no admita ejes secundarios.

Vincular un título a una celda de hoja de cálculo


1. En un gráfico, haga clic en el título de gráfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja de cálculo.

2. En la hoja de cálculo, haga clic en la barra de fórmulas y, a continuación, escriba un signo de igual (=).

3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en el gráfico.

Sugerencia También puede escribir la referencia a la celda de la hoja de cálculo en la barra de fórmu-
las. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamación; por ejem-
plo: =Hoja1!F2

4. Presione ENTRAR.

Agregar etiquetas de datos


1. En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en elárea del
gráfico.

 Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar
de la serie de datos que desee etiquetar.

 Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos
que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee
etiquetar.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.
2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga
clic en la opción de presentación que desee.

Nota Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

Quitar títulos o etiquetas de datos de un gráfico


1. Haga clic en el gráfico.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.

 Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y
finalmente en Ninguno.

 Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

Sugerencia Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación,
presione la tecla SUPRIMIR.

Paso 4: Mostrar u ocultar una leyenda


Cuando se crea un gráfico, este muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubica-
ción después de crear el gráfico.

1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.


3. Siga uno de estos procedimientos:

 Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.

Sugerencia Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un gráfico, puede
seleccionarla y, a continuación, presionar SUPRIMIR. También puede hacer clic con el botón secunda-
rio en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.

 Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.

Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentación, la leyenda se mueve y el área de trazado se
ajusta automáticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamaño de la leyenda con el mouse, el
área de trazado no se ajustará automáticamente.

 Para ver opciones adicionales, haga clic en Más opciones de leyenda y luego seleccione la opción de
presentación que desee.

Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los gráficos. Si tiene restric-
ciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamaño del gráfico desactivando la casilla Mostrar la leyen-
da sin superponerla al gráfico.

Sugerencia Cuando un gráfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales
modificando los datos correspondientes de la hoja de cálculo. Para usar otras opciones de modificación o
para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de cálculo, puede reali-
zar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de da-
tos (pestaña Diseño, grupoDatos, botón Seleccionar datos).

Paso 5: Mostrar u ocultar los ejes del gráfico o las cuadrículas


Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes principales, que se
pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de detalle
que desee que muestren. En los gráficos 3D se muestra también un eje de profundidad.
Cuando los valores de un gráfico varían considerablemente entre las distintas series de datos, o cuando
hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un
eje vertical (eje de valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las
series de datos asociadas. Después de agregar un eje vertical secundario a un gráfico, puede agregar
también un eje horizontal (eje de categorías) secundario, que puede resultar útil en un gráfico XY (de
dispersión) o de burbujas.
Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, horizontales y
verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a través del área de traza-
do del gráfico.
Mostrar u ocultar los ejes principales
1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:

 Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es
un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.

 Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad(si es
un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.

 Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga clic en Eje horizontal
primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más
opciones del eje horizontal primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de
profundidad.

Mostrar u ocultar los ejes secundarios


1. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga este
procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del gráfico:

1. Haga clic en el gráfico.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro-
Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje verti-
cal secundario.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.

3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación, en Trazar serie en,
haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.

4. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

5. Siga uno de estos procedimientos:

 Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la opción de
presentación deseada.

Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de gráfico solo para una
serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos a gráfico de líneas.

6. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la opción de
presentación deseada.

Nota Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical secundario.

7. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal secundario y
luego en Ninguno.

Sugerencia También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar la tecla SU-
PRIMIR.

Mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula


1. Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar líneas de cuadrícula del gráfico.

De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pesta-


ñas Diseño, Presentación yFormato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula.


3. Haga lo siguiente:

 Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula
primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal
secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.

 Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula prima-
rias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje vertical secundario,
también puede hacer clic en Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.
 Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de
profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción solo está disponible cuando
el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.
 Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula prima-
rias,Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un
gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede
hacer clic enLíneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula
secundaria y luego en Ninguna.
 Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.

Paso 6: Mover un gráfico o cambiar su tamaño


Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de cálculo nueva o exis-
tente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste.

Mover un gráfico
 Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.

Cambiar el tamaño de un gráfico


Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:

 Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.
 En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de
forma.

Sugerencia Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la pestaña Formato, en el gru-
po Tamaño, haga clic en para abrir el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. En la pes-
taña Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la orientación o la escala del gráfico.
En la pestaña Propiedades, puede especificar cómo desea que se modifique la posición o el tamaño del
gráfico en relación con las celdas de la hoja de cálculo.

Paso 7: Guardar un gráfico como plantilla


Si desea crear otro gráfico como el que acaba de crear, puede guardar el gráfico como una plantilla que
pueda usar como base para otros gráficos similares.

1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se guarda en
la carpetaGráficos y la plantilla estará disponible en Plantillas en el cuadro de diálogo Insertar gráfi-
co (pestañaInsertar, grupo Gráficos, Selector de cuadro de diálogo ) y en el cuadro de diálo-
go Cambiar tipo de gráfico (pestaña Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).

Nota Una plantilla de gráfico contiene el formato del gráfico y almacena los colores que se usan al
guardar el gráfico como plantilla. Cuando use una plantilla de gráfico para crear un gráfico en otro libro,
el nuevo gráfico usará los colores de la plantilla de gráfico y no los colores del tema de documento apli-
cado actualmente al libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de
gráfico, haga clic con el botón secundario en el área del gráfico y, a continuación, haga clic
en Restablecer para hacer coincidir el estilo.