CAPITULO 4.

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

4.1. OBJETIVOS DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Plantear la planeación estratégica y organización administrativa de new

delete, teniendo en cuenta el cuidado del medio ambiente y la satisfacción
del cliente, fomentando un entorno laboral enriquecedor que apoye el
pensamiento creativo y la libertad para actuar y asumir la responsabilidad.

4.1.1 Objetivos específicos del estudio organizacional

 Analizar y diagnosticar la situación actual de la organización new delete.

 Detectar los puntos fuertes y débiles de la organización.
 Establecer relaciones de cooperación y colaboración con proveedores y
clientes.
 Unir los valores de excelencia, responsabilidad, respeto, coherencia,
solidaridad, Liderazgo, Colaboración, Integridad y calidad hacia las
personas y hacia el medio ambiente.
 Aprender constantemente y aplicar estándares de calidad más altos.

4.2 Planeación estratégica

4.2.1 Misión

En New Delete nos hemos comprometido desde nuestros inicios, guiados

por la innovación, mejoramiento continuo y trabajando en plena armonía
con el medio ambiente a proporcionar un producto útil, manteniendo el
liderazgo en el mercado con altos estándares de calidad; Ink Remover
quiere generar un ahorro al cliente en cuadernos, hojas, cartulina y demás
materiales que se desechan por tener escritura en tinta y culminan su vida
útil. La compañía quiere dar un proceso más productivo a dichos elementos
para contribuir a un reciclaje tanto como a un ahorro.

4.2.2 Visión

New Delete quiere ser reconocida como una organización líder y,

comprometida con el mejoramiento y el manejo sostenible de los recursos
naturales.
Para ello, pone a disposición el mejor producto industrial Ink Remover para
garantizar altos niveles de eficiencia en su utilización.

4.2.3 Objetivos

 Ser una Compañía Global fundamentada en un modelo sostenible,

comprometida con el bienestar de nuestro capital humano, el entorno
y los recursos naturales.
 Ser una compañía enfocada en los procesos operativos,
administración del cliente, en la innovación y en el mercado.
 Implementar publicidad y promoción para informar y persuadir al
cliente, ya sea para que conozcan la existencia del producto y como
poder adquirirlo.
 Ser una compañía que garantice altos niveles de eficiencia en la
utilización de nuestro producto estrella Ink remover.

4.2.4 Estrategias

 Crear publicidad en medios electrónicos como redes sociales,

páginas web, blogs entre otras, tanto en medios fiscos, como bolates
y carteles para informar y persuadir al cliente, implantando una
mayor cobertura del producto para así poder captar a nuevos
clientes.
 Mediante la producción del producto Ink Remover implementar
inspecciones para garantizar al cliente altos estándares de calidad,
altos niveles de eficiencia en la utilización del producto.
 Mediante incentivos y con la utilización de Ink remover contribuir
al mejoramiento de las condiciones de bienestar social, a la
conservación ambiental y a la restauración ecológica.

4.2.5 Políticas empresariales

 Comunicación: Asegurar una comunicación transparente, oportuna,

clara y coherente en New Delete que contribuya al logro de la
estrategia, fortalezca el relacionamiento con los clientes y preserve
la buena reputación de las empresa.

 Salud y seguridad en el trabajo: Proteger y preservar la salud y

seguridad de los trabajadores, por medio de ambientes de trabajo
seguro y saludable, el autocuidado y la aplicación de buenas
prácticas de prevención.
  Ambiental: Realizar una tarea ambiental responsable sobre el uso
de los recursos naturales que demandan las actividades
empresariales y los impactos y riesgos generados, con el fin de
asegurar que los procesos y operaciones estén alineados con la
búsqueda del desarrollo sostenible.

 Gestión humana: Establecer los principios para atraer, desarrollar y

retener el talento humano, en un marco de relaciones de trabajo
claras, respetuosas, equitativas y justas que generen un ambiente de
confianza y el desarrollo integral en los aspectos humano, laboral y
social.

4.2.6 Valores

En la New Delete valoramos las relaciones interpersonales de sus

integrantes, relaciones basadas en el respeto, confianza, ayuda y empatía.
Nos preocupamos por lograr los objetivos de nuestros colaboradores, pues
reconocemos en ellos la avidez, el esfuerzo, la confianza y la ética que nos
permiten cumplir nuestros valores:

 Respeto: Consideramos el respeto como un valor indispensable

para la afinidad social, que promueve la paz y la convivencia
entre las personas.
 Coherencia: Perseguimos la correspondencia entre nuestra
misión y valores y las acciones que llevamos a cabo. Aspiramos a
hacer lo que decimos y a creer en lo que hacemos.
 Solidaridad: Entendemos que la responsabilidad conjunta en el
desarrollo integral del ser humano es el valor esencial para el
logro del bien común y la defensa de la dignidad humana.
 Liderazgo: Trabajar en dar forma a un futuro mejor.
 Colaboración: Potenciar el talento colectivo.
 Integridad: Ser transparentes.
 Calidad: Búsqueda de la excelencia.
 4.2.7 Análisis Dofa y estrategias

ANALISIS DOFA

FORTALEZAS DEBILIDADES

 Al ser un producto nuevo e  Escasos niveles de tecnificación.

innovador los clientes tienen la
expectativa de conocer y adquirir
el producto.
 Genera un ahorro al cliente en
cuadernos, hojas, cartulina y
demás materiales.
 Contribuir a un reciclaje tanto
como a un ahorro.
 Carencia de recursos
financieros.
 Carencia de infraestructura.
 Precios altos en la adquisición
del producto.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

 Posibilidades para generación de  Alto costo de insumos y materia

alianza y patrocinios.
 Interés por entidades como
Colciencias.
 Creación de alianzas
internacionales.
prima.
 Baja disponibilidad de materia
prima de alta calidad.
 Proyectos de bajo alcance.
 Uso inadecuado de la
tecnología.
 Capacidad competitiva
extranjera.

ANALISIS DOFA Y ESTRATEGIAS

FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Al ser un producto 1. Escasos niveles de
nuevo e innovador tecnificación.
los clientes tienen 2. Carencia de
la expectativa de recursos
conocer y adquirir financieros.
el producto. 3. Carencia de
2. Genera un ahorro infraestructura.
al cliente en
 cuadernos, hojas, 4. Precios altos en la
cartulina y demás adquisición del
materiales. producto.
3. Contribuye a un
reciclaje tanto
como a un ahorro.

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO

1. Posibilidades para 1. Generar alianzas y 1. Establecer
generación de alianza patrocinios ya que alianzas con
y patrocinios. es un producto compañías
2. Interés por entidades nuevo e innovador extranjeras para
como Colciencias. y llama la atención que conozcan y
3. Creación de alianzas del cliente. F1,O1 promocionen el
internacionales. 2. Formar alianzas producto Ink
con entidades, para remover. D2, O1.
garantizar un 2. Crear alianzas y
ahorro sostenible patrocinios para
en gastos contribuir a la
generados por el reducción de
uso de hojas, precios para la
cartulinas y demás adquisición del
materiales de uso producto. D4, O1.
diario. F2, O2.

AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA

1. Alto costo de insumos 1. Al ser un producto 1. Conseguir insumos
y materia prima. nuevo e innovador y materia prima
2. Baja disponibilidad de facilitar convenios nacionales o
materia prima de alta con entidades internacionales de
calidad. interesadas para bajos costos , de
3. Proyectos de bajo bajar costos de buena calidad para
alcance. insumos y materia bajar gastos en la
4. Uso inadecuado de la prima. F1, A1 producción.D2,A1
tecnología. 2. Importar materia 2. Por medio del uso
5. Capacidad prima de alta de la tecnología
competitiva calidad para mejorar los niveles
extranjera. generar un de tecnificación de
producto con altos la industria. D1,A4.
estándares de
calidad. F1, A2.
4.3 Organización Administrativa

4.3.1 Organigrama
 4.3.2 Descripción de puestos

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Departamento: Producción y operaciones Referencia: Hoja:

Cargo: Líder Fecha

Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año

23 03 2018

1. IDENTIFICACION

NOMBRE DEL PUESTO: Líder del departamento de Producción y Operaciones

SE REPORTA A: Gerente General
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe del departamento de Producción y Operaciones

2. REQUISITOS MÍNIMOS

GRADO ACADÉMICO: Ingeniero Mecánico, Ingeniero Industrial o carreras afines al cargo,

preferentemente con conocimientos administrativos o experiencia en cargos similares por lo
menos un año.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Con conocimiento en planeación estratégica, gestión
logística, administración de la cadena de abastecimiento y producción, sistemas de gestión
de calidad, y en el desarrollo de procesos de mejoramiento continúo en el sector industrial
de producción y servicios.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de
decisiones.
ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional.

3. DESCRIPCIÓN GENERAL

Coordinar en forma eficiente la producción y distribución de los productos, cumpliendo con

las normas de calidad establecidas y las normas técnicas; así como la evacuación y
tratamiento de estos mismos.

4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

1. Planifica, dirige y controla las actividades bajo su mando, estableciendo los mecanismos
adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la
Institución, relacionadas con el desempeño de las funciones del Departamento.
2. Implementa y mantiene un sistema de información y control que permite evaluar el
resultado de las actividades desarrolladas.
3. Asegura la producción del producto, de tal forma que cumpla con las normas de calidad
y las normas institucionales.
4. Controla los costos de operación y mantenimiento de los sistemas, manteniendo los
estándares de calidad. .
5. Supervisa las operaciones y/o personal de la institución de acuerdo a procedimientos y
normas establecidas.
6. Coordina los procesos de tratamiento de materiales.
7. Inspecciona muestras.
8. Formula y ejecuta el Plan Anual Operativo del Departamento, el que deberá ser
9. Elabora el presupuesto de su Departamento con base a la previsión de requerimientos
para su normal funcionamiento.
10. Vela por el cumplimiento de la política ambiental.
11. Elabora informes Gerenciales y prepara presentaciones para el Gerente General y
Junta Directiva, cuando así se le soliciten.
12. Atender y resolver reclamos.
13. Diseña, implanta y evalúa el funcionamiento del sistema de control interno que permita
monitorear el resultado de las actividades desarrolladas del personal a su cargo y sus
implementos de protección personal.
14. Identifica riesgos en las operaciones de su unidad o dependencia; definiendo las
debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto plazo,
mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
15. Realiza otras funciones o responsabilidades encomendadas por la Gerencia.

5. ESPECIFICACIONES

RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados del Departamento,

uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación y de campo en condiciones variables según lugar y circunstancias.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Departamento: Marketing y Ventas Referencia: Hoja:

Cargo: Líder Fecha

Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año

23 03 2018

1. IDENTIFICACION

NOMBRE DEL PUESTO: Líder del departamento de Marketing y Ventas

SE REPORTA A: Gerente General
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe del departamento de Marketing y Ventas

2. REQUISITOS MÍNIMOS

GRADO ACADÉMICO: Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o

carreras afines con el mercadeo y ventas, con especialización en áreas administrativas o
mercadeo y experiencia de dos años en cargos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos en indicadores de gestión, formulación y
evaluación de proyectos, estadística, sistemas, investigación de mercados, servicios
públicos domiciliarios y conocimientos en ISO 9000 y ISO 9001.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de
decisiones.
ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional.

3. DESCRIPCIÓN GENERAL

Realizar tareas destinadas a desarrollar e implementar las mejores estrategias de

marketing a corto y largo plazo de una empresa y evaluar el desempeño de la fuerza de
venta.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

1. Apoyar y liderar la creación de nuevos productos y servicios que permitan ampliar la

participación en el mercado.
 2. Garantizar el cumplimiento de las metas establecidas para la consecución de nuevos
clientes.
3. Direccionar las estrategias de venta y el mantenimiento de los clientes grandes
generadores con el propósito de ampliar la cobertura del mercado, la venta de los
distintos servicios y garantizar la satisfacción de los clientes actuales.
4. Realizar investigaciones de mercado, tendientes a determinar los nuevos nichos del
mercado, analizar la competencia y realizar monitoreo constante a las variables del
entorno, que puedan afectar el negocio.
5. Garantizar la recepción, el trámite y respuesta de las peticiones quejas y reclamos
dentro de los límites establecidos por la ley.
6. Realizar mediciones de satisfacción del cliente dirigidas a los diferentes sectores en
los que se presta el servicio y proponer estrategias para elevar el nivel de
satisfacción del servicio.
7. Cumplir con las responsabilidades y autoridades señaladas en los documentos del
sistema de gestión y control interno.
8. Coordinar y aumentar el porcentaje de ventas en función del plan estratégico
organizacional.
9. Analizar las actividades de publicidad y rendimiento de ventas de los competidores y
del mismo.

5. ESPECIFICACIONES

RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados del Departamento,

uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación y de campo en condiciones variables según lugar y circunstancias.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Departamento: Costos y Finanzas Referencia: Hoja:

Cargo: Líder Fecha

Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año

23 03 2018

1. IDENTIFICACION

NOMBRE DEL PUESTO: Líder del departamento de Costos y Finanza

SE REPORTA A: Gerente General
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Jefe del departamento de Costos y Finanzas

2. REQUISITOS MÍNIMOS

GRADO ACADÉMICO: Profesional en Contabilidad, Economía o carreras afines más

Maestría en Contabilidad o Finanzas dos años de experiencia en el sector.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Manejo avanzado de sistemas contables y
administrativos, conocimientos de leyes y reglamentos en materia laboral, comercial e
impuestos; habilidad numérica y de cálculo; destrezas para manejar índices financieros;
manejo de las aplicaciones de Office (Word, Excel y Power Point); conocimientos
avanzados de contabilidad, presupuestos y flujo de caja; habilidad para negociaciones
bancarias.
HABILIDADES ESPECIALES: Integración y coordinación de equipos de trabajo, toma de
decisiones, habilidad para gerenciar y liderar grupos de trabajo; elevada capacidad de
comunicación y de supervisión.
ACTITUD: Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional.

3. DESCRIPCIÓN GENERAL

Dirigir y supervisar el pleno cumplimiento de los sistemas, normas, políticas y

procedimientos administrativos, contables y financieros, así como los registros y controles
necesarios que garanticen la capacidad (rentabilidad) económica y financiera de la
organización.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

1. Administrar las normas, políticas y procedimientos que garanticen el eficiente

funcionamiento de las áreas de contabilidad y finanzas, administración de personal
de oficina y profesionales adscritos a la organización (incluyendo nómina y pago de
honorarios profesionales), facturación, cobranzas y servicios generales.
2. Dar seguimiento a los planes financieros de costos y presupuestos apoyados en
tecnología de información.
3. Supervisar, autorizar y coordinar todas las actividades del personal bajo su cargo, y
los recursos para el cumplimiento de sus tareas.
4. Aprobar los pagos a proveedores y empresas de servicio relacionadas con la
compañía.
5. Centralizar y custodiar los documentos legales y contables.
6. Elaborar y hacer seguimiento del presupuesto anual.
7. Presentar a la dirección ejecutiva las propuestas comerciales y de presupuestos
semestrales de las gerencias de línea.
8. Otras actividades requeridas por la junta directiva relativas a su cargo.

5. ESPECIFICACIONES

RESPONSABILIDADES: De las decisiones tomadas, de los resultados del Departamento,

uso de información confidencial. Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación y de campo en condiciones variables según lugar y circunstancias.

4.4 Conclusiones Estudio Organizacionales

Se concluye que mediante la planeación de las estrategias, las políticas

empresariales y teniendo en cuenta los valores de la compañía, se logra el
propósito de New Delete de cuidar del medio ambiente, sin descuidar a nuestro
Target y logrando un ambiente laboral adecuado en el cual nuestros profesionales
integrales se sientan a gusto para llevar a cabo nuestra misión y visión a
cabalidad.