ji

C ONTR A L OR ÍA GE NE R A L DE L E S TA DO

DIR E C C IÓN NAC IONAL DE AUDITOR ÍAS INTE R NAS

DNA I-A I-0031-2018

B A NE C UA DOR B .P.

INF OR ME GE NE R A L

E xamen E special a los procesos de pago por concepto de capacitación del

personal de la Matriz y S ucursal Mayor Quito de Banecuador B.P., por el período
comprendido entre el 9 de mayo de 2016 y el 31 de diciembre de 2016

TIPO DE E X AME N :
E E PE R IODO DE S DE 2016-05-09 HAS T A : 2016-12-31
 B A NE C UA DOR B .P.

...
í
/ í (
E xamen especial,a los procesos de_ pago por\concepto de capacitación del personal de la
r ,
Matriz y S ucursallMayof Quito de BariE cuador'iB.P., por el periodo comprendido entre el 9
de mayo,fde 2016'y el 31de diciembre de 2016

---
1

A UDITOR IA INTE R NA

Quito - E cuado
 R elación de s iglas y abreviaturas utilizadas

Al Auditoria Interna

B.P. Banca Publica ‘\

---}
C AP
7 C apacitación

C IA. LTDA. C ompañ ía Limitada

Doctor

E E conomista

IVA Impuesto al V alor Agregada')

(
\
i
ME M Memorando
, _ ._ ._

\
OF Oficio

R UC R egistro Único de C ontribuyentes

S GS C S ubgerencia General de S ervicios C orporativos

S IS I N.,,,,,,..„1/ 4„,S ubgerencia de Infraestructura y S eguridad Institucional

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

S PI — BC E Sistema de Pago Interbancario — Banco Central del Ecuador

S NAP Secretaría Nacional de la Administración Pública

USD Dólares de los Estados Unidos de América

a

ÍNDIC E

C ONTE NIDO PÁ G.

C arta de presentación

C A PÍTUL O I

INF OR MA C IÓN INTR OOUC TOR IA

/ .7
Motivo del examen' 2
/ 2•
Objetivos del examen
----,
/ /
Alcance del examen 2 2
1
/
Baise legal/ 2
,7

f
E structura.
orgánida ! \
\•-,, \ 3
,
i i
Objetivos de la entidad" ''[\ 4
1 r
•
Monto dé recursos-examinados_ a../ - / 4
I ,
S ervidores relacionados \
1

C A PÍTUL O II 'N /
\ _
R E \S UL
N TA DOS DE L E X A ME
\
S eguimiento de recomendaciones N
Valores,pagado¿\p.or concepto de capacitación
\ \-,
N
A NE X O 1

S ervidores relaciona-dos
-•
'
 Ref.: Informe aprobado el

Quito,

S eñ or
Gerente General
B A NE C UA DOR B .P.
Presente

De mi consideración:

La C ontraloría General del E stado, en uso de sus atribuciones constitucionales y

legales, a través de la Auditoría Interna, efectuóel examen especial a los procesos de
pago por concepto de capacitación del personal de la Matriz y S ucursal Mayor Quito
de BANE C UADOR B.P., por el período comprendido entre el 9 de mayo de 2016 y él
31 de diciembre de 2016.

La acción de control se efectuóde acuerdo con las Normas E cuatorianas de Auditoría

Gubernamental emitidas por la C ontraloría, General
' :del E stado. E stás normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certezárazonable
de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones
erróneas de carácter significativo, igualmente que "las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran

expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la C ontraloría

General del E stado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.

Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,

Ing. Angela R uiz Kohn

.57Y Gerente de A uditoría Interna Gubernamental
1 /4) •%0
 CAPÍTULO 1

Información Introductoria

Motivo del examen zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

El examen especial en BanEcuador BP, 'se realizó en cumplimiento al Plan Anual de

Control 2017 de la Auditorla Interna y a la orden de trabajo 0003-BANECUADOR
2017 de 25 de septiembre de 2017.

Objetivos del examen

• Establecer el cumplimiento de, las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas aplicables.

• Verificar la veracidad, propiedad y legalidad de los pagos efectuados por conceptol

de capacitación;en el período examinado. /I '

Alcance del examen

Abarcó el proceso de pago por concepto de capaqitación del personal de la Matriz y

Sucursal May& Quito de BanEcuador BP, por el periodo comprendido entre el 9 de
mayo de 2016 y el 31 de diciembre de 2016. ,/

Base legal '‘,

El artículo 1 del Decreto Éjecutivo 677 de 13 de mayo de 2015, estableció la creación

del Banco Público denominado BANECUADOR BP como una entidad financiera que
forma parte del Sector Financiero Público, con personería jurídica propia y jurisdicción
nacional, con patrimonio autónomo, autonomía técnica, administrativa, financiera y
Mut presupuestaria, iniciando su etapa operativa el 9 de mayo de 2016.
.S505

2

4

E s t ru c t u ra org án ic a

La S ecretaría Nacional de la Administración Pública; con oficio S NAP- S NDO- 2016-

0002- 0 del 6 de enero de 2016, aprobó el E statuto Org ánico de Gestión
Org anizacional por Procesos de BANE C UADOR BP, con la sig uiente estructura
orgánica:

NI V E L CE NT R A L

- - .---
P roc e s os G ob e rn a n t e s : -- --
/ ...---_ --
/ 7 , - - D ire ctorio y Gerencia General
/
P ro c e s o s' S u s t a n t iv os :
f ./ -
G e s t ión T éc n ic a d e l N e g oc io
1
/ - S ubgerencia General de Negocios
• ; - . Gerencia de Colocaciones y Captaciones
i
• Gérencia de S erv icios y Canales
‘ , . \
t • Gerencia de Inv estigación, Desarrollo y Gestión S ocial
,
\ : ......
S ubg ereni
„...- cia General de Operaciones de S egundo Piso
'. / /
• Gerencia de Operaciones/
P roc e s os A d j e t iv os : / )
N iv e l de ! A s e s oría d e l D ire c t orio /
/ / ;
\
- Gerencia de Auditoría Interna Bancaria / /
\ - Gerencia de Auditoría Interna Gubernamental
1 t
\
\ - Gerencia de la Unidad de Cumplimiento
\ \
N iv e l d e A s e s oría I n s t it u c ion a l N 2
1 \ .,
Gerencia de R iesgos

N - Gerencia de Asesoría J urídica ,/

_ _ -• ,-
- Gerencia de Planificación y Gestión Estratégica
,
- - - Gerencia de Comunicación S ocial
N iv e l d e A p oy o I n s t it u c ion a l .-
- S ecretaría General
- Gerencia de Atención al Cliente
- Gerencia de Planificación y Gestión Estratégica
- Gerencia de Comunicación S ocial
G e s t ión d e S e rv ic ios C orp ora t iv os
- S ubgerencia General de S erv icios Corporativ os
-V C

• G erencia de T ecnolog ía de la Información Y '

Comunicación
• Gerencia de Talento Humano
• Gerencia Administrativ a
• Gerencia Financiera

PR OC E S O DE S C ONC E NT R ADO

\1/4
Proceso Gobernante Z onal
- Gerencia de S ucursal Z onal
Proceso S ustantiv o Z onal, .
- J efatura de la Unidad de Negocios
Procesó Adjetiv o Z onal
- J efatura de la Unidad de S erv icios Corporativ os

• Í
NIV E L T E R R IT OR IAL"
Niv el Op e ra t iv o N
,
I\ \ \- Gerencia de S ucursal Prov incial
V , /
\ ' Gerencia de Agencia Cantonal,
\ . \ / . /

Ob j e t iv os d e la e n t id a d ‘N zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLK

N
• Incrementar acceso a productos y serv icios financiero á con enfoque inclusiv o.
• Incrementar el niv el de atención a grupos prioritarios y la profundización.
• Mantener una estructura de crédito enfocada a sectores productiv os, comercio
serv icio.

Mon t o d e re c u rs os e x a m in a d os

S e analizaron 27 432, 50"US D, , correspondientes a los pagos -realizados por concepto

de capacitación.

S e rv id ore s re la c ion a d os

.1.2.} ¿ Anexo 1

4
 C A P ÍT UL O I I

R e s u lt a d os d e l E x a m e n

S e g u im ie n t o d e re c om e n d a c ion e s

La Contraloría General del E stado y la Auditoría Interna de BanE cuador B P , no han

efectuado acciones de control relacionadas con pagos por conceptos de capacitación,
razón por la cual no`se realizó el seguimiento de recomendaciones.

V a lore s p a g a d os p or c on c e p t o d e c a p a c it a c ión

..„- - ,...,,
BanE cuador B P el 314e ag osto de 2016 contrató bajo el procedimiento de ínfima
/
cuantía un ev ento/de capacitación- con la empresa R UNACHAY R ANTIY CÍA. LTDA.
/ / y / N
pór 5 850, 00 US D, denominado "Administración de Contratos S ujetos al S istema
I \ \
Nacional
, de Contratación Pública", Oue se realizó el 7 y 8 de septiembre de 2016 con
)
una duración de '12 horas, y estuv o dirigida ,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
a 31 serv idores de diferentes áreas, cuyo
i \ . /i ),
'costo por participante fue .e fé- 188; 71 US D.
'
/

El v alor objeto de la contratación fue transferido a la.cuenta corriente 2100068806 del

Banco Pichincha a nombre de R UNACHA'Y 'R ANT IY /
CtA. LTpK , el :Í7 de octubre de
2016, sin 'que en el expediente de pag o consten las , respectiv as justificaciones
relacionadaáton el número de participantes.
,
2
La empresa contratista, el 17 de octubre de 2016, emitió el informe/ contenido ei n oficio
N -... V /
RR- U10- 135*1710) - 16: ( INF) ; en el que consta entre otros puntos, que la capacitación
-,-„,.. .
-.
estuv o prev ista tara 31 participantes, como anexo„al iríorme adjuntó el listado de
-,
asistencia al ev ento - de capacitación, con los respectiv os horarios, firmas de los
participantes, el número de horas .que asistieron al ev ento: el porcentaje de asistencia
_
y las notas de la ev aluación; en el cual, no constó reg istrada la asistencia de dos
serv idores de BanE cuador B .P . E l Analista S enior de Desarrollo de Competencias de
la Gerencia de T alento Humano, en comunicación de 24 de octubre de 2016,
relacionado con el informe de conformidad del ev ento de capacitación, señ aló:

"... Cabe señ alar que dos personas no asistieron al ev ento de capacitación por
razones netamente de trabajo, por lo cual es importante señ alar que se
c2.0c.0

5
 capacitaron un total de 29 personas de un total de 31; estas personas serán
capacitadas en el mes de noviembre de acuerdo a lo convenido posterior al
evento de capacitación con el proveedor...".

Lo expuesto ratifica el criterio de auditoria, fue evidente que dos servidores no asistieron
al evento.

No se realizóun seguimiento sobre las actividades, horarios y responsabilidades

laborales de los servidores pahicipantes a efectos de asegurar su presencia en la
capacitación, tampoco se efectuaron gestiones ante la empresa RUNACHAY RANTIY
_—
CÍA. LTDA, para recuperar los valores invertidos en la capacitación de dos servidores
que no asistieron al evento, lo que originóque se cancele a la empresa el valor total
pactado por la capacitación de 31 servidores cuando asistieron al evento 29 servidores,
produciéndose un pago en exceso de 377,42 USD.

Al respecto la letra b) del artículo 22 Deberes de las y los servidores públicos de la Ley
Orgánica de Servicio Público, señ ala:

"... Cumplir personalmente- con las obligaciones de su puesto, con solicitud,

eficiencia, calidez, solidaridad y en función delbici(' colectivo, con la diligencia
que emplean generalmente en la administració , n de sus propias actividades...".
••„,
Se comunicaron los resultados provisionales abs diferentes servidores relacionados a
fin de que expongan documentadamente sus puntos de vista, así:

Fecha Oficio No. '..., Cargo /

Responsable de la Unidad de Servicios
2017-10-26 0004-CAP-AI-2017 /
Corporativos; Analista senior
Analista Senior de Desarrollo de
Competencias ,
0001-CAP-AI-2017 Especialista de Infraestructura y Seguridad
0002-CAP-AI-2017
Institucional
2017-11-01 0003-CAP-AI-2017
Profesional Casa Matriz
0005-CAP-AI-2017
Subgerente General de ServicioS
0006-CAP-AI-2017
Corporativos
- , Asistente de Red de Oficinas

El Asistente de Red de Oficinas, en comunicación de 6 de noviembre de 2017, indicó:

"... En efecto se recibióla invitación a la capacitación denominada

"Administración de Contratos Sujetos al Sistema Nacional de Contratación
Pública", el cual, no asistí por motivos de que yo laboro en un departamento que
SeK. requiere permanencia del funcionario en su totalidad operativo, puesto que
st._ \

6
 se coordina desde matriz Quito el envío del efectivo a las oficinas BanE cuador a
nivel nacional.- Adicional, por el ingreso y salida de personal en el banco, en ese
instante me encontraba atendiendo los pedidos de efectivo sin un back up...".

E l E specialista de Infraestructura y S eguridad Institucional, con oficio S IS I-US -2017-

201-0F . de 9 de noviembre de 2017, señ aló:

"... Previa revisión de los respaldos y comunicaciones de correos informé que

el día Miércoles 07 de septiembre de 2016, tuve una asistencia normal en función
a los horarios del (ars°, con lo que respecta al día jueves 08 de septiembre de
2016, las autóridades de ese entonces, me dispusieron de manera verbal que
me dirigiera de manera urgente a las oficinas de BanE cuador B.P., ubicadas en
la Av, '10 de agosto y Antonio Ante, cuarto piso, S ub gerencia de Infraestructura
y S eguridad, a fin de elaborar y remitir el "INF OR ME DE GE S TIÓN DE LA
S UBGE R E NC IA DE INF R AE S TR UC TUR A Y S E GUR IDAD INS TITUC IONAL
AC OOR R E S PONDIE NTE AL TE R C E R TR IME S TR E ...".

E l Profesional C asa Matriz, en comunicación de 10 de noviembre de 2017, indicó:

Í

"... Por disposición de las Autoridades del Banco, asistí al S eminario — Taller
"Administración de C ontratoi sujetos al S istema Nacional de C ontratación
Pública", ¿fue se desarrollólos días 7 y 8 de septiembre de 2016, de los cuales
participé el primer día con nórmalidad y el segundo día tuve que ausentarme por
una calamidad doméstica, prueba dé lo cuál obtuve el certificado de asistencia
al referido seminario taller,-del cual adjunto copia.- Debo indicar que por la
circunstancia anotada, esto es, 'desmejora en mi estado de salud, tuve que
realizar trámites emergentes, tendientes a reálizárme una intervención quirúrgica
por la presencia de..., conforme lo demuestro con las copias de los referidos
permisos que fueron autorizados por el Dr...., Gerente de Asesoría J urídica a
‘"
•
esa fecha...".
•
La S ubgerente General de S ervicios C orporativos, en comunicación de 13 de noviembre
de 2017, señ aló:

"... E n lo que respecta a la no aprobación del curso, debo informar que conforme
la convocatoria al mismo, no estaba claro que mi asistencia debía ser en calidad
de un participante regular que debía estar presente durante todos los días de
duración del mismo en las fechas 7 y 8 de septiembre. S i estaba claro que,
debido a que era un curso organizado por la Gerencia Administrativa, yo debía
estar al inicio del mismo para explicar a los servidores participantes acerca de la
importancia del curso para el cumplimiento de sus tareas en el banco. E so fue lo
que entendí y lo que hice. E ra muy difícil que dadas mis responsabilidades como
sub gerente general de servicios corporativos asista de manera regular a este
curso...".

7
 Lo expuesto ratifica que no se realizóun seguimiento y análisis de las actividades
horarios y responsabilidades de los participantes en el evento y sin determinar si todos'
iban a ser considerados en los procesos de contratación como administradores de,
contratos.

Posterior a la conferencia final de resultados realizada el 13 de noviembre de 2017

varios servidores expusieron sus puntos de vista, así:
1

E l R esponsable de la Unidad de S ervicios C orporativos, en comunicación de 20 de

noviembre de 2017, indicó:

,":„ Al mend ionado curso asistí y lo aprobé, prueba de eso adjunto al present
' se serviráencontrar copia del certificado de asistencia remitido por I
empresa...., adicionalmente me permito indicar que en el informe que entreg
la mencionada empresa capacitadora mediante Oficio N°. R R -U10-135(1710)
16-INF del 17 de• octubre de 2016, se desprende el cuadro detallado de la
calificaciones del curso en el cual mi calificación es 9 sobre 10, con lo cua)
habría aprobado el curso. Pero se desprende un error de la empresa y de I
persona que revisóesta documentación y pasóel trámite para pago...".

E l Analista S enior de Desarrollo de C ompetencias, quien suscribióel informe de

conformidad del eventó; en comunicación de 20 de noviembre de 2017, señ aló:

"... De la misma manera mediante Memorando Nro.BANE C UADOR .S GS C

2016-0141-ME M de 6 de septiembre de 2016 la E c... envía un alcance al
, memorando S GS C -2016-0137 en el que informa la modificación de los horarios
del evento de capacitación a los treinta y un participantes del curso en el que
'estáincluida la E c... .- C abe mencionar que ,la lista de participantes fue
elaborada-por la Gerencia Administrativa, y se 'envióa la S ubgerencia de,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcb
Desarrollo de Competencias mediante correo institucional del 1 de septiembre
de 2017 por el :.. Ex Gerente Administrativo... Como se menciona en el informe
de la Gerencia de Auditoría Interna Gubernamental al evento de capacitación
asistieron veinte y nueve personas de las treinta y un personas por las cuales
se contrató el evento de capacitación, en este contexto se convino con e
proveedor.., recuperar los cupos de las dos personas que no asistieron en un
evento similar que se aplicaría en lo posterior en la ciudad de Quito...". zyxwvutsrqponmlkjihgfe

Lo expuesto no justifica lo comentado, en razón que no realizó las gestiones

pertinentes para que en el cierre del ejercicio fiscal del año 2016 se capaciten los dos
SP-t servidores que no asistieron al evento, o en su defecto, se los reemplace por otros.
ocu.o

8
 C o n c lu s ión

No se realizóun seguimiento sobre las actividades, horarios y responsabilidades

laborales de los servidores participantes a efectos de asegurar su presencia en la
capacitación, tampoco se efectuaron gestiones ante la empresa R UNAC HAY R ANTIY
C ÍA. LTDA, para recuperar los valores invertidos en la capacitación de dos servidores
que no asistieron al evento, lo que originóque se cancele a la empresa el valor total
pactado por la capacitaciai de 31 sérvidores cuando asistieron al evento 29
•
servidores, produciéfidose un pago en exceso de 377,42 US D.

/ .- -
H e c h o s u b s e c u e n t e .' ' '
/ /
/ ,' .
- - - •- ,
La Gerente General de la empresa R UNAC HAY R ANTIY C ÍA. LTDA, con oficio R UNA-
/
156-(2712)-17-(0F ), de,-27
'de diciembre de 2017, informóal G erente de
' r N
BANE C UADOR ÉIS P, qué' los servidores que faltaron por capacitarse en el S eminario
\
Taller de Administración de C ontratos S ujetos al S istema Nacional de C ontratación
Pública, asistieron al evento que se réalizóen las instalaciones de la empresa los días
,.. ..-„,, / r / )
20, 21 y 22 de diciembre en el 'horario de 17h00 - a 21h00, para lo cual adjuntóel
:\ N is / -\
registro de asistencia de los mencionados servidores-? se C ubrióel valor de 377,42
US D.
- \\\
: ::
l
R e c o m e n d a c ión i
/

A l G e re n t e d e T a le n t o H u m a n o /
N
/ f.
1 . Dispondráa los Analistas de Desarrollo de C ompetencias de la Gerencia de
Talento Humano supervisen.la organización .de - los eventos de capacitación a fin
de asegurar la Presencia de todos los servidores convocados a participar en dichos
eventos; y, en caso de- fuerza .mayor, presentar los justifica
Hivos de la inasistencia
_
de los servidores, previo al proceso de pago, a fin de evitar que la institución
erogue valores por personal que no recibióla capacitación.

Ing. Á ngela R uiz Kohn

-4=424- G e re n t e d e A u d it oría I n t e rn a G u b e rn a m e n t a l
t‘lk y s1/4. 1 E