GOBIERNO REGIONAL PIURA CENTRO DE SERVICIO DE EQUIPO MECANIZADO - CESEM DIRECTIVA REGIONAL N° 00 po 7/GRP-41 2000 ISIC ION, NAMI MBI ul EN |. OBJETIVO: 1. Objetivo General Determinar procedimientos para la adquisicion, recepcién, almacenamiento, custodia, distribucién, Uso y control del combustible y lubricantes en las dependencias del Pliego Gobiero Regional Piura pata fines operativos de funcionamiento de maquinaria y unidades livianas con cargo a proyectos de inversion, siuaciones de emergencia, convenios 2. Objetivos Especificos: * Optimizer la mejor aplicacion de los procedimientos de adquisicién, recepcién, almacenamiento, custocia, distibucién, uso y control del combustible y, lubricantes. * Atencién oportuna y eficaz en el abastecimiento de combustibles y lubricantes en funcién a los Calendarios de compromisos diarios aprobados, inclusive en situaciones de emergencia, esabastecimiento inminente de conformidad a Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento, sus modifcaciones y ampliatorias. * Fortalecer el sistema de control del gasto en el consumo de combustible y lubricantes. * _Establecer responsabildades en el uso de vehiculos y en la participacion de las actividades de adquisicién, recepcion, almacenamiento, custodia, dstribucién, uso y control de combustible, lubricantes, y carburantes. * Contribuir ala mejor apicacién de las medidas de ecoeficiencia, racionalidad y austeridad en el gasto y uso de combustible, lubricantes y carburantes. * Promover mejoras en la administracione infraestructura del Servicentro CESEM o quien haga sus veces, conforme a la normatividad legal vigente 4. FINALIDAD: Establecer procedimientos técnicos-administratves y poliicas internas que optimicen el funcionamiento de los procedimientos para la adquisicién, recepcién, almacenamiento, custodia, distribucidn, uso y control del combustible, lubricantes y carburantes con cargo a proyectos de inversion, en situaciones normales y/o en los casos de emergencia, desabastecimiento, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado en el Pliego 457 Gobierno Regional Piura, Ill BASE LEGAL: 1. Ley N°26221 Ley Organica de Hidrocarburos. 2. Ley N°27783: Ley de Bases de Descentralizacion y sus modiicatoras. 3. Ley 27785: Ley Organica del Sistema Nacional de Control 4. Ley N°27867: Ley Organica de gobiemos regionales y su modificatoria Ley N° 27902 5. LeyN? 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales,een GOBIERNO REGIONAL PIURA Piura rita CENTRO DE SERVICIO DE EQUIPO MECANZADO - CESEM DIRECTIVA REGIONAL N° 007 -2017/GRP-412000 6. LeyN"30225: Ley de Contrataciones del Estado 7. Ley N°30618: Ley de Presupuesto del Sector Pico para el afio fiscal 2017, 8 Decreto Legislativo N° 1341 Modifica la Ley N° 30226, Ley de Contrataciones del Estado y sus modticatorias. 9. Ordenanza Regional N* 368-2016(GRP-CR: Modificacion de! Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF) del Gobiemo Regional de Piura. 410. Decreto Supremo N° 360-2015-EF Reglamento dela Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatoias. 411. Decreto Supremo N° 006-2017-JUS: TUO de la Ley N® 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General 42, Resolucin de Contralria N° 320-2008-CG: Normas de Control interno, 13. Resolucién Ejeoutiva Regional N° 468-2012/GOBIERNO REGIONAL PIURA-PR: ‘Aprobacién de Directiva Regional N° 14-2012/GRP-410000-410300, denominada: “Lineamientos para la elaboracién, modificacién, actuaizaciin y aprobacién de Directvas en el Gobierno Regional Piura. IV, AMBITO DE APLICACION. Las disposiciones contenidas en la presente Directiva Regional son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los Organcs y Unidades Organicas de la Sede Central del Gobiemo Regional Piura, asi ‘como de todas las demas Dependencias del Piego 457: Gobierno Regional Piura, V. VIGENCIA: Las dsposiciones contenidas en la presente Directiva Regional, entran en vigencia a partir del Byimer dia habil siguiente a la publicacién de su aprobacién en el portal institucional oficial del Gobiemo Regional Piura y, permanecerdn vigentes hasta que se emitan nuevas normas legales 0 ‘isposiciones legales que modifiquen su contenido. Vi. APROBACION: La presente Directiva Regional seré visada por la Sub Gerencia Regional de Desarrollo Institucional de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Tertorial; E! Centro de Servicio de Equipo Mecenizado; la Oficina de Abastecimiento y Servicios AAuxilares de la Oficina Regional de Administracién; la Sub Gerencia Regional de Nommas y Supenisién, de la Gerencia Regional de nfraestructura:y, se aprobara, con Resolucién Ejecutva Regional, acto resolutivo que contara con las visaciones de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Terttoria; Gerencia Regional de Infraestructura; Oficina Regional de Administracién; Oficina Regional de Asesoria Juridica; Gerencia General Regional , Secretaria General VILDISPOSICIONES GENERALES. 7.4. DEFINICION DE TERMINOS: + Combustible: Producto derivado de hidrocarburos, petrleo y gas. + Lubricantes: Grasa y aceites lubricantes,GOBIERNO REGIONAL PIURA | Piura CeNTROe SeRCO De EQUIPO MECANZADO .ceseM DIRECTIVA REGIONAL N° 007 017/GRP-412000 + Interceptor de combustibles o Separador de Aguas Oleaginosas: Sistema de tanques de Conereto u otro material impermeable, con compartimientos que permitan separar los restos de aceite y combustible del agua residual de la estacién de servicio. * Otros Hidrocarburos: Se refiere a gas licuado, de petréleo, propano, butano, etano, metano, ‘gas natural vehicula. * Plan de contingencia: Es un plan para desarrollar actividades tendientes a controlar una situacidn de emergencia o desabastecimiento, Situacién de Emergencia: Se entiende como situacién de emergencia aquella en la cual la entidad ylo Dependencia del Pliego 457 tenga que actuar de manera inmediata a causa de acontecimientos catastroficos de situaciones que supongan grave peligro, o que afecten la defensa y seguridad nacional, regional yo local + Situacion de desabastecimiento: Se considera desabastecimiento a aquella situacién inminente, extraordinaria e imprevisible en la que la ausencia del bien, servicio u obra ‘compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u operaciones que la Entidad, Dependencia ylo Unidad Organica tiene a su cargo. * Adguisicién, Recepcion y Almacenamiento: Es el acopio del combustible, desde el autoservicio autorizado por la Oficina Regional de Administracién - ORA ylu Oficina de ‘Abastecimiento y Servicios Auxliares - OASA, 0 quien haga sus veces, a las instalaciones receatoras, tanto para fines operativos como de reserva ylo emergencia. * Conduccién: Es el traslado de los combustibles y lubricantes realizados a alta o mediana- presion, entre centros abastecedores, servicentro, almacenamiento, dstribucién y consumo. ‘+ Recepcion: Es la recepcion del combustible o lubricantes al CESEM, estaciones de servicio 0 quien haga sus veces en las diferentes instalaciones del Pliego (instalaciones receptoras). * Tanque: Recipiente con propiedades y caracteristicas adecuadas para almacenar ‘combustibles, construido e instalado de conformidad con los respectivos reglamentos técnicos. * Custodia: Vigilar, guarda con cuidado, El responsable de la direccién de operaciones, o quien haga sus veces, vigla, quarda tendra bajo su custodia los depésitos de combustible. + Distribucion: Repartr el combustible a los usuarios responsables de las unidades vehiculares lvianas, pesadas, etc. a través del centro de abastecimiento de combustible de CESEM 0 estaciones de servicio autorizados por la entidad. + Transportista: Aquella persona fisica o juridica que posea un cistema al cual se le ha ctorgado una autorizacion de operacién por parte de la auloridad administrativa competente, para que, a nombre y por cuenta de un tercero, brinde el servicio de transporte de los combustibles derivados de los hidrocarburos, petroleo, asfat, gas y naftas, ya sea por via terestre,ferroviaria, maritima o fluvial + Usuario: Es la persona natural o juridica que hace uso del combustible para determinados fines institucionales; debidamente autorizados. * Lineamientos: Disposiciones normativas de carécter general que establecen las caracteristcas para la realizacién de determinadas actividades en combustibles y lubricantes. * Procedimiento: Medio o instrumento de informacion en el que se consigna en forma metodica los pasos y operaciones que deben seguitse para la realzacién de las funciones de una entidad, dependencia, unidad organica; se describen ademas los diferentes puestos o Uunidades administrtivas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participacion, * Evaluacién de Impacto Ambiental: Es un proceso de andlisis comparativo, cientifico - tecnico, bidtico y abidtico, social, legal, de costos ambientales @ interdisciplinario, de los efectos que un proyecto, obra o actividad, de desarrollo, de infraestructura comercial o de servicios, puedan producir en su intertelacién con el ambiente, asi como la propuesta de unGOBIERNO REGIONAL PIURA Piura cevrgoe Sento 0 EoUPO NcANZADO CES DIRECTIVA REGIONAL N° 007 1017/GRP-412000 Programa de gestién ambiental que incluya las medidas y acciones para prevenir, corregir 0 minimizar y compensar tales efectos. * Apoyo: Servicio sin costo, que se presta ante un requerimiento debidamente autorizado en Concordancia con los fines de la Entidad * Convenio: Acuerdo suscrito por las partes interesadas para un fin determinado. 7.2. DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES. 7.24. GENERALES: 7.24.4. El CESEM 0 quien haga sus veces, son responsables de la recepcién, almacenamiento, custodia, distribucion, control y racionalizacion del combustible y lubricantes, inclusive en los casos de emergencia y/o para lo cual tomaran las previsiones necesarias y las medidas de seguridad y proteccién del medio ambiente 7.24.2. Los responsables de la recepcién y custodia del combustible o lubricante verifican la conformidad de la Guia de Remision y otras acciones inherentes que se deriven, para lo cual deben implementa y registrar en un Sistema informatica todo requerimiento de combustible y lubricante segin PECOSA, detallando el destino, cantidad, tipo de combustible o lubricante, precio y demas detalle, 7.2.1.3. El CESEM 0 quien haga sus veces, comunica a los entes ejecutores de la recepcién y custodia del combustible y lubricantes, a fin de iniciar la etapa de ‘ejecucién del mismo. Las dependencias del Pliego ylo Unidades Orgdnicas usuarias del Pliego Gobiemo Regional Piura, principalmente los de linea y los ejecutores de Proyectos de Inversion, deben elaborar sus requerimientos (programacién) de Combustible y lubricantes, los cuales se sujetaran estrictamente a los Presupuestos analiticos aprobados con atencién a las metas programadas, siendo responsablesde su presentacién oportuna ante las instancies pertinentes. 7.2.1.5. Los responsables del combustible y lubricantes estén impedidos de entregar dichos bienes sin la autorizacién correspondiente. 7.2.4.8, Revisar antes y después de cada llenado de combustible, que los tanques de ‘almacenamiento estén en éptimas condiciones. 7.21.7. Los usuarios de combustible y lubricantes estén obligados a usar los vales correspondientes debidamente autorizados. El area usuaria de la atencién de emergencias es la responsable de gestionar el que se cuente con una cantidad minima de combustible la cual estara almacenada en CESEM para atender las mismas. 7.2.1.9. CESEM 0 quien haga sus veces, deberd designar un titular y un suplente como responsables de la atencién ylo entrega de combustible y lubricantes, inclusive para la atencion en los casos de emergencia 0 desastres que pudiesen curren dias y horas no laborables, recomendandose que dicho personal, bajo Fesponsabiidad comunicaran al responsable del personal de vigiancia, sus Tespectivos nombres y apelidos, dreccin,tel6fono donde pueden ser ubicados, inclusive dias feriados y no laborables, en el caso de ocurrir una emergenci desaste, ec 7.2.1.40 El personal de vigilancia y/o seguridad anota en el cuademno de ocurrencias 0 Teporte diario la anotaciénde lo establecido en el inciso precedente 24 72, 8.GOBIERNO REGIONAL PIURA Piura cevrR0 sco De GUO NECANZADO-CESEH DIRECTIVA REGIONAL 007 1017/GRP-412000 7.21.11. El programador 0 quien haga sus veces de cada Unidad Organica elabora un Vale de Combustible para su atencién correspondiente, en el punto de suministro. 7.21.42.Todos los Vales deben estar debidamente fimados por ambas partes responsable de la estacion de servicio, operadorichofer, y persona autorizada por la entidad con sus nombres completos, su Documento Nacional de Identidad- NI igualmente deben consignar la placa de la unidad, cantidad de combustible recibido, tipo de combustible. 7.2.1.4, E1 CESEM o quien haga sus veces, deberén adoptar rigurosas normas para lograr combustibles libres de impurezas, este cuidado se mantiene desde la adquisicion, transporte, almacenamientoy atencion, minimizando las posibles contaminaciones. 7.24.44, Los residuos de aceite que procedieran de vaciados de carters, deberan ser almacenados en cilindros cerrados. 7.24.45.Se prohibe estrictamente el uso de gasolina para fines de limpieza y su almacenamiento en recipientes abiertos. Por ningun motivo debe usarse gasolina para limpieza dentro de las fosas de lubricacion, e a \ 7.2.2. DEL SERVICENTRO DE CESEM O QUIEN HAGA SUS VECES. 7.2.2.1. Servicentro CESEM o quien haga sus veces, son aquellos establecimientos donde ‘se encuentran almacenados el combustible y lubricantes, y abastecen a las unidades moviles (pesada o liviana), maquinas agricolas y otras de las dependencias ylo unidades organicas, usuarias, en los cuales la operacion de ‘suministro de los combustibles se efectua por personal del establecimiento. 7.2.2.2, Requerimientos minimos de funcionamiento: Este tipo de establecimientos debe ‘operar por lo menos con una persona la que deberé observar y controlar las ‘normas de seguridad y salud ocupacional, siendo su responsabilidad, entre otras, controlar las fuentes de ignicién, actuar en derrames y manejar extintores en caso necesario, 7.2.2.3, Seftalizacion: Debera de disponer sefializacion proxima a las unidades de ‘suministro de combustible, letreros con instrucciones de funcionamiento, ademas de los letreros No Fumary Pare el Motor. 7.2.2.4, Los surtidores estaran provistos de conexiones que permitan la descarga de la electricidad estatica. 7.2.2.5. De la distancia de seguridad: Los surtidores 0 tanques de combustible de Estaciones de Servicio y/o Servicentros de Combustible (Grifos) deben instalarse a distancias mayores a veinte metros (20m.) de las lineas eléctricas aéreas, ‘estas deberan ser sustituidas por cables soterrados hasta una distancia no menor de 20 metros de los limites del lindero (antes y después) de la Estacion de Servicio o Servicentro de Combustibles (Grifos). 7.2.2.6. Las estaciones de servicio o grifos, contaran con letreros_y avisos visibles que prohibe fumar y hacer fuego abierto; los servicios de vulcanizacion se deberan ubicar a una distancia minima de diez metros (10m) de los tubos de ventilaciér Puntos de llenado y surtidores. 7.2.2.1, Toda instalacion de Servicentro de combustibles, debera contar con la asesoria i] de un experto en prevencion de riesgo, el que asesorara en todos los aspectos relacionados con la seguridad de ellas, pudiendo exceptuarse de este requerimiento siempre que la empresa que le provee el combustible preste este servicio a través de sus propios expertos en seguridad o por asasoria externa, eSEMGOBIERNO REGIONAL PIURA Piura evra eRv0 0 UP HECANZADO-cesEu DIRECTIVA REGIONAL N°_007 017/GRP-412000 7.22.8. Todo el personal que labora en las Estaciones de Servicio 0 Servicentro de Combustibles (Grifos) del CESEM o similares, deben estar capacitados en el uso de extinguidores y en practicas contra incendio, 7.229. Las zonas verdes de la Estacién de Servicios del CESEM o sus similares, deberan mantenerse libres de toda clase de desperdicio y residuos de combustibles, aceites o grasa. 7.22.40. Las entradas, salidas y playa de maniobras de las estaciones de servicio y Servicentro (Grifos), deben ser conservadas limpias, libres de obstaculos y ‘endran indicado el sentido del transito con flechas pintadas claramente visibles. 7.2.2.1. Los sardineles de proteccién en los ingresos y salidas deberan destacarse con pintura de facil visibilidad, identifcéndose como zona rigida con los colores establecides por las normas de transito. 7.3. DEL REQUERIMIENTO DEL COMBUSTIBLE: aN 7.3.4. Toda adquisicién de combustible, lubricantes y ottos se ejecutard con esticto fs 2) cumplimiento de la ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, y/o modificatorias, a previa programacion ylo consideracion en el Plan Operativo Insttuconal del afo fiscal vigente 7.3.2. Las dependencias del Pliego Gcbesmo Record Pu las unidades organicas, principalmente los. de linea y los ejecutores de proyectos de inversiGn, deben elaborar sus requerimientos (programacién) de combustible, los cuales se sujetarén estrictamente a los presupuestos analticos aprobados con atencién a las metas programadas, siendo responsablesde su presentacién oportuna ante las instancias pertinentes. 7.4. DELA ADQUISICION DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES: 7.4.1. La Oficina de Abastecimientos o Logistica, es la responsable del proceso de adquisicion de combustibles y lubricantes en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y demas normas complementarias, 7.4.2. Los demés aspectos relatives a Seguridad Industrial no previstos en esta Directiva Regional, en casos especiales, seran resueltos de acuerdo a las Normas de Construccion del Minsteriode Salud (Areas de Salud) Normas sobre Seguridad Industralde la Direccion Nacional de Industrias y las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y las instituciones competentes. 7.5 DE LA RECEPCION DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES: 7.5.1. La recepcién del combustible y lubricantes seré por dos (02) personas en conjunto, pudiendo ser uno por parte de CESEM o el que haga sus veces, y otro por OASA o quien haga sus veces, cada uno mplementasu archivo y control permanente. 7.5.2. Se consideraré como cantidad de combustible recibida, la cantidad que indique la barra medidora del depésito. 7.5.3. Cuando se esté recibiendo combustible en los tanques de almacenamiento, se suspenderd el despacho del combustible por el surtidor, procediendo a verifcar que no haya escape de vapor por las conexiones de medicién 0 de descarga. Antes de recibir Combustible debera medirse el contenido de los tanques para controlar si tienen capacidad suficiente,a fin de evitar rebases y derrames al desconectar la manguera de recepcién. 7.5.4. El combustible para e! caso de actividades de funcionamiento y/o alquiler de equipos, aquinarias livianas y pesadas, asi como pata Proyectos de Inversion sera autorizado mediante formatos denominados "VALE DE COMBUSTIBLE", los cuales serén emitidos SESE teGOBIERNO REGIONAL PIURA Piura CeNTR0De SERVO = EQUPO NECANEZADO cM DIRECTIVA REGIONAL N° 007 -2017/GRP-412000 por a GRI 0 quien haga sus veces, en orginal y tes copias dentro de las 24 horas postrires a la presentacon de! Formato de Solcitud, debidamentellenado y visado estos vales contaran con 02 fmas del Ingeiero residente yio Direccién de Obras 0 Direcciénde Estudios y Proyectos (este dtimo en el caso de estudos de Pre Inversion. En e! caso de proyectos de inversion, CESEM deberd elaborar un reporte mensual de las autorzaciones otorgadas y acumuladas en el mes por dicho concepto a la Direccién de Obras, con la conformidad de la Direccién General de Constuccién, quien 2 su vez reportara ante la Gerencia Regional de Infaestrutura para €! conto espectvo, 7.55, En el caso de actividades de funcionamiento y fota vehicuar los vales de combustible y \rcaries sera emitidos por Transportes © programacién del CESEM en orginal y dos copias, (original para Servcentro, copia 1 para el emisor y copia 2 para el chofer 0 recibidor) los vale serdnfimados por el encargado de Transportes programacién del Ka CESEM, Director Operaciones- CESEM y choter a 7156. El abastecimiento del combustible se tene que realizar en el tanque dela unidad, salvo que , se establezca formalmente en el vale que el despacho se realce en un depésttoadicional, or nevesidades propas y jstficadas del servicio. r 7.57. El abastecimiento de combustible y lubrcantes para la maquinaria y equipos en obra o U actividades podra realizarse a través de disposiivos de almacenamiento méviles debidamenteautorizados. 7.8. DEL ALMACENAMIENTOS DE COMBUSTIBLE: 7.6.1. Sobre el ingreso de combustible: 7.6.1.1. Responsables: Encargado de Servicentro, Representante de Almacén Central y Vigilancia, 7.6.1.2, El encargado de Servicentro recepciona la Orden de Compra de combustible y coordina con Almacén central y Proveedor para acompaftario y verificar que el combustible se retire de la planta de Petroperd,o de la estacion de servi 7.6.1.3. El vigilante de turno o quien haga sus veces, revisa los precintos de seguridad de la cistema para que el personal de servicentro proceda con el descargo. 7.6.1.4. El encargado de Servicentro descarga la cistema y luego registra en el sistema de Control de combustible la orden de compra, guia de remision y factura para actualizar el stock de combustible del Servcentro. 7.6.2. Las cantidades de combustible por mermas o pérdidas por manipuleo del mismo, se fegiran por lo establecido por los Organos rectores correspondientes. 7.7. DE LA CUSTODIA DEL TRANSPORTE DE COMBUSTIBLE. Personal del Servicentro de CESEM o el que haga sus veces custodia al vehiculo que transporta al combustible desde el lugar de abastecimiento hasta las instalaciones de CESEM, 7.8 DEL CONTROL Y SUPERVISION DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES: 7.8.1. Por parte de CESEM o quien haga sus veces. 7.8.1.4. Control Fisico Diario de Stock de Combustible. 7.8.1.1.1, El responsable del Servicentro, realiza la verficacion de Stock de tanque Combustible y lectura de contémetro del surtior: debiendo medir con la Varilla el tanque de almacenamiento de combustible y se obtiene el volumen almacenamiento segin lo especificado en la tabla de fabricacion del tanque. ‘Se toma lectura del contémetro del surtido.: - GOBIERNO REGIONAL PIURA Piura CeNRO GE SERIO DE EQUIPO MECANZADO-c=SeM 7 007 DIRECTIVA REGIONAL N° -2017/GRP-412000 7.8.1.1.2. Cruzar informacion del saldo de combustible fisico y contable segiin los vales despachados y la lectura del contémetro, personal de Servicentro procede a verificar informacion entre fo que se tiene fisicamente y contablemente. 7.8.1.2. En forma semanal (lunes a Sabado) a mas tardar el primer dia habil de la semana siguiente, los encargados del despacho, deberan preparar y sustentar un Informe de pre liquidacién de las entregas versus la compra o deposit en tangue de almacenamiento, 7.8.1.3. Comunicara el saldo disponible del combustible existente en los tanques de almacenamiento en forma oportuna. 7.8.1.4. Implementaran un Kardex virtual yo fisico para cada vehiculo. 7.8.1.5. Se mantendra_un control por vehiculo indicando el consumo de combustibles y lubricantes inciuyendo e! kilometraje del vehiculo, para evaluar la reposicién de los mismos, estableciendo un sistema que permitallevar un control (por vehiculo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos. La OT, OASA y CESEM, 0 los que hagan sus veces implementaran un software que facile el presente procedimiento. 7.8.1.6. Cada unidad usuaria llevara un registro consolidado de combustible sobre la base dela informacion diaria de los vales emitidos, el cual sera contrastado periédicamente con el representante de la estacion de servicio y el responsable de programacién de cada Unidad Organica correspondiente. 7.8.1.7, Los choferes de vehiculos y operadores de maquinaria del CESEM o quien haga sus veces son responsables del combustible suministrado al vehiculo yio maquinaria ue se les asign6, especialmente cuando por algin motivo no se hizo el trabajo tencomendado o no se concluyé, debiendo en ambos casos hacer de conocimiento del CESEM 0 quien haga sus veces, para anularlo 0 considerario como a cuenta de la prOxima provision, debiéndose informar a mas tardar a las 24 horas del producido el hecho bajo responsabilidad. 7.8.1.8. EI abastecimiento y emision de vales de combustible para unidades vehiculares ‘lqulladas tanto lvianas como pesadas, debe realizarse con una copia del contrato de alquiler y la orden de alquiler de servicios de los vehiculos para el CESEM 0 quien haga sus veces. 7.8.1.9. EI horario para abastecimiento de combustible en los grifos autorizados por CESEM seran desde las 8.00 am hasta las 4.00 pm, para los vehiculos del Pliego Gobierno Regional Piura, asi como los vehiculos alquilados, en caso de presentarse alguna ‘emergencia el abastecimiento de combustible en el Grifo se realizara con autorizacion del Jefe inmediato, ademés considerar una persona para que se encargue de la supervision en el momento del abastecimiento de las unidades vehiculares ylo depésitos para a Obra 7.81.10. El CESEM 0 quien haga sus veces, siendo el encargado de la administracién del Consumo de combustible desde su almacenamiento, custodia, aistrbucisn y contro, est autorizado para la supervision del uso correcto de combustible en las obras, on acceso a la informacion y reportes de combustible con el almacén, Transportes de CESEM es responsable de! control de combustible de los vehiculos lvianos y ‘maquinaria 7.8.1.11.En el caso de los vehiculos alquitados es necesario que cuenten con partes diarios, con las firmas de los Gerentes, Jefes de las Oficinas o responsable de la comision en las cuales prestan el servicio y hacer la entrega de forma semanal, CESEM, iqualmente verficara el Klometraje que arque el hodometro en la salida y llegada del vehiculo en cada comision de servicios.a GOBIERNO REGIONAL PIURA Piura CENTRODESERVCIODE EOUPO NECANZADO. CEM DIRECTIVA REGIONAL N°_07 .2017/GRP-412000 7.81.12. El abastecimiento de combustible, sera de acuerdo a lo autorizado en el vale de Combustible, para las unidades alquiladas sera requisito indispensable presentar la orden de servicio de alquiler correspondiente o documento similar que acredite 7.8.1.13.1 vale de combustible debera contar con la siguiente informacion: N° de vale, la fecha, unidad a abastecer, placa, dotacién de combustible que se asigne de acuerdo @ las horas solicitadas segin su consumo de combustible por unidad, nombres y apellides completos del chofer/operador, asi como el nimero de su Documento Nacional de Identidad y a obra correspondiente. 7.8.1.14, Los vales de lubricantes y grasas (aceite de motor, hidrolina, de trasmision, etc.) para relleno de los niveles necesarios para el mantenimiento de la maquina, deben ser autorizados por el Directorde Operaciones o quien haga sus veces. 7.8.1.15. Para un mayor control de combustible, las horas maquina trabajadas y los datos de la dotacién de combustible serén registrados diariamente en la bitécora de control de equipo de cada unidad. Asimismo, si se presentara algin suceso antes, durante 0 después de efectuados los trabajos diarios, los choferes y operadores son Tesponsables de tener esta hoja de control con sus anotaciones al pie y serd ‘entregadooportunamente cuando sea solitado por la Direccionde Operaciones. 7.81.16. Los choferes y operadores, entregarén bajo responsabilidad de la Direccién de Operaciones, el formato de la declaracién Jurada de consumo de combustible y horas maquina: dicha Declaracién Jurada ser cruzada con los vales de Combustible, las horas trabajadas segin los partes diarios de maquinaria de las ‘maquinas, donde se verifcara las desviaciones que pudieran ocurrr respecto a los onsumos, emitiéndose el Informe correspondiente. La Declaracion Jurada se entregard a los dos (02) dias del mes siguiente 7.8.1.17. Cortesponde a la Direccién Ejecutiva de CESEM y ORA a través de OASA, 0 quienes hagan sus veces, segin el mbito de su competencia, definir los mecanismos de controlintemo relacionados con el control de combustibles y lubricantes. 7.8.1.18. La Direccién Ejecutiva del CESEM, conjuntamente con la OASA o quien haga sus veces, llevan e! registro sistematizado del consumo de combustibles, lubricantes y del total del parque vehicular a nivel institucional, para efectos de informar, cuando 4o requieran: el Consejo Regional, como ente fiscalzador, la Gerencia General Regional _como responsable de la conduccién estratégica de la Insttucion y la Oficina Regional de Control Insttucional como instancia superior de control Asimismo, para informar sobre esos registros en la Web institucional y a las dependencias gubemamentales y/o a particular esque lo soliciten, en el marco de la Ley N°27806. Ley de Transparencia y Acceso ala informacion publica. 7.8.1.19. Las dependencias, unidades organicas y/o unidades administratvas del Piego Gckiemo Regional Pua tienen la obligacién de informar de cualquier irregularidad cometida por los asignatarios 0 usuarios respecto del almacenamiento, distribucién uso de Combustible, lubricantes, vehiculos, etc., a la ORCI del Pliego Gobierno Regional Piura y, alos Organos Internos de Control en las dependencias de su jurisdiccin. 7.9. DE LA CAPACITACION DE LOS TRABAJADORES: 2 seguridad en el manejo de combustibles se basa en gran medida en la efectividad de la €educacién de los trabajadores, en el entrenamiento correcto, en las practicas seguras, en el Uso del equipode seguridady en una supervisioneficaz.GOBIERNO REGIONAL PIURA CENTRO DE SERVICIO DE EQUIPO MECANIZADO - CESEM DIRECTIVA REGIONAL N° 0 97.201 7TIGRP-412000 7.9.2. El responsable a cargo del trabajo de transporte, almacenamientoo manejo del combustible, tiene la obligacionde informar de la totalidad de los riesgos que pueda acarrear el aplicar incorrectamente estas normasen la utilizacionde combustibles. 7.9.3.Los trabajadores deben estar advertidos de evitar derrames y totalmente instruidos para tomar las acciones correctas en caso de que ello ocurra, cada trabajador debe saber que hacer en caso de emergencia y debe estar totalmente informado de los procedimientos de primeros auxilios. Vill, RESPONSABILIDADES: 8.1. Son responsables del cumplimiento de la presente Directiva Regional, todas las dependencias de! Pliego Gobiemo Regién Pura; la inobservancia de la presente Directiva Regional implica para su infactor, asumir las responsabilidades pertinentes frente al Organo Regional de Control institucional, conforme la legislacién vigente. 8.2, La Direccion Ejecutiva del CESEM y ORA a través de la OASA o quien haga sus veces en las dependencias del Pliego Gobierno Regional Piura, a través de sus areas equivalentes, brindan asesoria a todas las areas que requieran combustibles, lubricantes y que tengan asignados vehiculos (lvianos, pesados, maquinaria agricola, etc). Es responsabilidad en CESEM, ORA y OASA o quien hagan sus veces; determinar, instrumentar y desarrollar los medios y procedimientos necesarios para operar y controlar la ‘dministracion del combustible, lubricantes, ottos y la administracion del parque vehicular en el ambito de competencia, 8.4, EI CESEM, el Administrador a cargo o, quien haga sus veces, es responsable de la seguridad y debera controlar y/o eliminar los eventuales riesgos para quienes laboren en las instalaciones del Servicentro, para las personas y propiedades vecinas y para terceros. 8.5. La responsablidad del cumplimiento de las condiciones de seguridad es del Director Ejecutivo del CESEM o quien haga sus veces, debiendo cumplir con las reglamentaciones establecidas, salvo resticciones presupuestales. 8.6. El CESEM en coordinacién con la Oficina Regional de Seguridad y Defensa Nacional o quienes hagan sus veces brindan apoyo permanente a la Plataforma de Defensa Civil del Gobierno Regional Piura y contribuyen en la atencién de la emergencia para la continuidad Cperativa del Comité reunido en el Centro de Operaciones de Emergencia Regional (COER) del Gobierno Regional Piura IX, DISPOSICIONES FINALES: PRIMERA. EI CESEM o quien haga sus veces, bajo responsabilidad, deberan elaborar anuaimente el correspondiente Plan de Contingencia que se refiere a un programa para desarrollar actividades tendientes a controlar una sitvacién de emergencia o situacion de desabastecimiento inminente, etc. SEGUNDA.- La Diteccién Ejecutiva del CESEM 0 quien haga sus veces, diige y evalda las acciones de administracion de sus recursos humanos relacionados con los procesos tecnicos de ‘capacitacion del personal en materia de recepcién, almacenamiento,distribucion, uso y control de combustibles y lubricantes, asi como, gestiona ante ORA su consideracion el Plan Regional de Capacidades Humanas; asimismo, en coordinacién con Ia Oficina de Recursos Humanos, elabora la propuesta respectiva para ser considerada en el Programa Regional de Capacidades Humanas del Gobiemo Regional Piura.REBITD es GOBIERNO REGIONAL PIURA CENTRO DE SERVICIO DE EQUIPO MECANIZADO - CESEM DIRECTIVA REGIONAL N° 007 -2017/GRP-412000 TERCERA. El CESEM 0 quien haga sus veces, tramita, en coordinacién con las unidades organicas de la Oficina Regional de Administracion 0 quienes hagan sus veces, la adquisicion de combustibles y lubricantes, repuestos y otros bienes necesarios para mantener en estado operativo a los vehiculos, maquinaria y equipos, asi mismo realizar las coordinaciones necesarias con la Oficina Regional de Administracion en todas las acciones requeridas a fin de brindar un excelente servicio