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SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones
comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan. Estos son de orden interno y externo.

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales
como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.
Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales
como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta
de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito,
nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Algunos soportes contables que manejamos son:

**Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras
formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en
efectivo, cheque o titulo valor.

Ejemplo:

La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su
cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.

ALMACEN TU ROPA LTDA. Recibo


NIT # 16526843-8 001
De Caja No.
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212
ROLDANILLO – VALLE

CIUDAD Y FECHA VALOR


Roldanillo, Valle Junio 09/2004 $ 217.000
RECIBÍ DE C.C ó N.I.T. Código
Mario Calderón 16.725.112
LA SUMA DE
Doscientos diecisiete mil pesos m/cte.
POR CONCEPTO DE
Cancelación de la factura No. 321
CHEQUE NO 6532448-1 BANCOMERCIO
EFECTIVO

CODIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS FIRMA Y SELLO


110505 Caja General 217.000
13050587 Clientes 217.000

C.C ó NIT:
PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZO

** consignación bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien
al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.

Ejemplo:

Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No.


0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10 de junio del 2004.

BAN AGRARIO CONSIGNACION EN EFECTIVO


NIT. 800.037.800 ÚNICAMENTE No. 01
MARQUE UNA X SI ES:
CUENTA CORRIENTE
CUENTA DE AHORROS
X
NUMERO DE LA CUENTA
0 3 0 5 5 1 2 4 2 7 - 0 8 PUEDE CONSIGNAR EN
NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA CUALQUIER SUCURSAL Y PARA
CUALQUIER TIPO DE CUENTA EN EL
ALMACEN TU ROPA LTDA.
PAIS
NOMBRE DEL DEPOSITANTE
ALMACEN TU ROPA LTDA.
REFERENCIA

CIUDAD TELEFONO FECHA TOTAL EFECTIVO


AÑO MES DIA
Roldanillo 2297212
04 06 10 $ 2.000.000

**Facturas de ventas

Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las
ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este
documento tiene efectos netamente fiscales.

La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos
fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.

Requisitos de la factura:

La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.


 Numeración en orden consecutivo, preimpreso.
 Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso.
 Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la
discriminación del IVA.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
 Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:

 Los tiquetes de máquinas registradoras.


 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de
educación reconocidos por el gobierno.
 Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y
cesantías.

 Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento computacional que


soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un
lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

Quiénes están obligados a facturar:

 Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.


 Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.
 Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor
supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
 Los importadores.
 Los prestadores de servicios.
 En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre
del mandatario.
 Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.
 Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al
régimen simplificado.
 Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre
propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de
ellos.

Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus


operaciones:

 Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las
compañías de financiamiento comercial.
 Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las
operaciones financieras que realizan.
 Las responsables inscritos en régimen simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a
estos productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la
operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta
actividad.
 Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de
pasajeros.

**Facturas de ventas de mercancías al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por
Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acredita también la cuenta Impuesto
sobre las Ventas por Pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no está gravada se


debita además Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas.
Facturas de venta de mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contables,


así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar
al comprobante diario de contabilidad.
Las empresas que compran mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que
les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a
sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los
pedidos de mercancías mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber
presentado la mejor cotización.

Ejemplo:

El 12 de junio de 2004, el Almacén Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancías de contado al


señor Oscar Fernández, según factura No. 224 por valor de $ 1.250.000

ALMACEN TU ROPA LTDA


N.I.T. # 16526843-8
Agente Retenedor de Retefuente -Reteiva
Carrera 5 N 6 81 Teléfono 2297212
ROLDANILLO – VALLE
FECHA D M A FACTURA DE VENTA No 224
12 06 04

Cliente: _Oscar Fernandez________________________________________________________


C.C o NIT: _16.546.014_____________ de __Roldanillo________________________________
Dirección: __Calle 5 No. 3-22__________________________ Tel: 2295441
Ref. Cant. ESPECIFICACIÓN VALOR VALOR Total
Unitario
10 Pantalones marca Diesel 70000 700000
5 Camisetas para dama 20000 100000
5 Pares de zapatos para Caballero 90000 450000

SON: ___________________________________________________________ VALOR. $ 1.250.000


_______________________________________________________________
________________________________________________________________
RESOLUCIÓN DIAN: 0910125 I.V.A : $ 200.000
IMPRESOR : TIPOGRAFÍA CONTRERAS LTDA
NIT Ó C.C No: 890.622.318- 0
N0 FACTURAS: 0001 A 2000 TOTAL: $1.450.000

ELABORADO POR: REVISADO POR: CONTABILIZADO: FIRMA Y SELLO:

BANCOLOMBIA
Cheque Nº 5862081 $350.000.-
**Cheque
CIUDAD: Roldanillo FECHA 25 de Julio de 2004
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta
PÁGUESEbancaria)
corriente A LA orden de un tercero llamado beneficiario.
ORDEN DE: ANA MILENA CASTRO

Formato
LA SUMAdeDE
cheque:
TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte.
.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x.
35

CTA. CTE. Nº 4-598-2548 ____________________


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**Comprobante de egreso o comprobante de pago


Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante


diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una
copia al beneficiario del pago.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se
debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.

Ejemplo:
El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas a crédito según
factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, según comprobante de
pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.

BANCO AGRARIO
CHEQUE No.7821223

Calle 12 No.265
ROLDANILLO-OF- PRINCIPAL (7421) $ 955.000
Páguese a la orden de: Almacén Tu Ropa Ltda.
La suma de: novecientos cincuenta y cinco mil
pesos m/cte.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Fecha:
Firma(s)
20 de junio de 2004
NUMERO DE CUENTA
0305512427-08

COMPROBANTE DE PAGO No. 20


Cheque No. 7821223 BANCO
AGRARIO
CONCEPTO CODIGO DEBITOS CREDITOS
Bancos: Cancelación m/cias compradas a
crédito 1110 $ 955.000
Caja: Cancelación m/cias compradas a
crédito 1105 $ 955.000
BENEFICIARIO Recibí:
NOMBRE: Almacén Tu Ropa Ltda. Firma y sello

Elaborado Por: Contabilizado Por: Aprobado Por:

**Nota de Contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable especifico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre.
Ejemplo:

El Almacén Tu Ropa Ltda., consigna en Bancolombia la suma de $ 2.100.000 y los registra por
valor de $ 2.000.000. Para corregir el error, el 28 de junio de 2004 elabora una nota de
contabilidad No. 13, por valor de $ 100.000.

ALMACÉN TU ROPA LTDA


N.I.T. # 16526843-8
Carrera 5 N 6 81 Telefono 229 7212
ROLDANILLO – VALLE

NOTA DE CONTABILIDAD No 13
FECHA: Junio 28 de 2004

C O N C E P T O
ACOMPÁÑESE SIEMPRE DOCUMENTO DE PRUEBA

Para corregir error en consignación del 25.06.04 en Bancolombia registrada por


$2.000.000 y el valor correcto es $ 2.100.000

CUENTA CODIGO DÉBITOS CRÉDITOS


BANCOS 1110 $ 100.000
Bancolombia 11100501
CAJA 1105 $ 100.000
Caja General 110505

TOTALES $ 100.000 $ 100.000


Preparó Aprobó Contabilizó Revisó