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INTRODUCCIÓN A EXCEL
1. INTRODUCCIÓN MICROSOFT EXCEL......................................................1
5. FUNCIONES...............................................................................................18
6. REFERENCIAS A CELDAS.......................................................................33
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Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta. Vamos a ver cuáles
son sus elementos:
BARRAS:
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La barra de etiquetas permite movernos por las diferentes hojas del libro de
trabajo.
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Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá
variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (el nombre
que se les irá asignando será Libro2, Libro3, y así sucesivamente). Este
nombre sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se
hayan guardado, por tanto no significa que el archivo ya se encuentre
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 5
hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. En la parte
inferior de la ventana aparecen las distintas hojas del libro de trabajo, cada una
de ellas nombradas como Hoja1, Hoja2,…
Por tanto, los libros de trabajo son una buena herramienta de organización ya
que por ejemplo, todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo
podrían agruparse en un solo libro.
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MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Si se sabe con seguridad a qué celda queremos ir, la forma más rápida de
moverse es a través del comando Ir a… que está en el menú Edición (o
también pulsando la tecla F5). Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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En este ejemplo hay 3 hojas de cálculo, siendo la activa (en la que se está
trabajando), la Hoja 1. Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará la hoja.
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1º.- Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
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Fecha u hora:
Para introducir una fecha u hora, sólo hay que escribirla en la forma en que se
desee que aparezca.
Al igual que los números, las fechas y las horas aparecen alineadas a la
derecha.
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Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo
será necesario introducir los dos últimos dígitos del año; pero para las fechas
que no estén comprendidas entre este rango, necesariamente hay que
introducir el año completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30
12/07/2031
Texto:
Para introducir texto como una constante, hay que seleccionar una celda y
escribir el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres
especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede
contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que
están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se
almacena únicamente en la primera celda.
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OPERADORES DE COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
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Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía
antes de la modificación. Para ello seleccionamos la opción Guardar del menú
Archivo, o bien, hacemos clic sobre el botón Guardar de la Barra de
Herramientas. Se guardará con el mismo nombre que tenía.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como… que
nos permitirá darle nombre.
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La otra forma disponible para abrir un documento, consiste en utilizar una lista
de documentos abiertos anteriormente:
1. Seleccionamos el menú Archivo. Al final de la ventana del menú, Excel
presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos.
2. Hacemos clic sobre el documento deseado. El primer documento de la
lista es el último que se abrió.
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Sólo hay que seleccionar el tipo de plantilla deseada, hacer clic sobre el botón
Aceptar. (Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la
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plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro modelo elegido). Sólo hay
que rellenar la plantilla y al guardar nuestro modelo, aparecerá el cuadro
Guardar como para tener siempre la plantilla original.
5. FUNCIONES
FUNCIONES DE TEXTO:
Las FUNCIONES DE TEXTO nos permiten trabajar con el texto que contienen
las celdas. En el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos,
tanto podemos usar texto directamente entre comillas o una referencia a una
celda la cual contiene texto.
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eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y
estos los sustituye por el texto “dentro de”. Hay que observar que se han
eliminado 2 caracteres y se han introducido 9 en su lugar.
HALLAR. Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de
texto.
Su estructura es: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos
encontrar el texto; Posición inicial). Los dos primeros argumentos son
obligatorios, en cambio la posición inicial no, ya que si no la ponemos
empezará a contar desde el número 1.
SUSTITUIR. Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva
cadena.
Su estructura es. SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir;
Nuevo texto)
ESPACIOS. Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de
texto, excepto los que son de separación de palabras.
Su estructura es: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
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Con las funciones de FECHA y HORA, podremos trabajar con el texto y la hora
obteniendo parte de esta información y trabajando con ella de forma muy
concreta.
Para poder trabajar con estas funciones debemos recordar que para que en
una celda aparezca la FECHA de este justo momento, podemos utilizar la
combinación de teclas: Ctrl + ; y si queremos que aparezca la hora,
utilizaremos la combinación de teclas: Ctrl. + :
Ejemplo: En la celda A1 introducimos la fecha del sistema actual, (para ello sólo
utilizamos la combinación de teclas Ctrl. + ;). Para que el número del día de
esta fecha aparezca en la celda A2 debemos escribir la función: =DIA(A1)
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DÍAS 360. Esta función calcula la diferencia de días que hay entre dos fechas
basándose en un año de 360 días, normalmente se utiliza para cálculos
financieros.
Su estructura es: DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)
HORA. Nos devuelve la hora de una celda que tiene la hora, minutos y
segundos.
Su estructura es: HORA(Hora completa)
MINUTOS. Nos devuelve los minutos de una celda que tiene la hora, minutos y
segundos.
Su estructura es: MINUTO(Hora completa)
SEGUNDOS. Nos devuelve los segundos de una celda que tiene la hora,
minutos y segundos.
Su estructura es: SEGUNDO(Hora completa)
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AHORA. Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las
dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el formato de la celda
podremos hacer que aparezca una u otra, según nos interese.
Su estructura es: AHORA ( ). (Dentro de la función no existe ningún tipo de
argumento).
DIASEM. Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de
la semana.
Su estructura es: DIASEM (Fecha; Rango de fechas). En el rango de fechas
podremos introducir el valor 1 si se desea que el primer día de la semana sea
domingo, un 2 si el primer día de la semana queremos que sea lunes.
FUNCIONES DE INFORMACIÓN
-“COLOR”: Nos devolverá un 1 cuando la celda tiene valor para los valores
negativos y un 0 en caso contrario.
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-“PROTEGER”: Con este valor podremos saber si la celda está protegida con
lo que nos devolverá un 1 y si no lo está un 0.
CONTAR.
ESBLANCO. Nos informa si la celda a la que hace referencia esta función está
en blanco. Devolverá Verdadero en caso de estar en blanco y Falso en caso
de contener algún tipo de valor.
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FUNCIONES LÓGICAS
SI. La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener
dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según
la respuesta obtenida.
Su estructura es: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en
caso falso). Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán
las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica
sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos
obligatorios para esta función.
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de
comparación: = para preguntar si dos valores son iguales, > para saber si un
valor es mayor que otro, < para preguntar por menor, >= con este podremos
conocer si es mayor o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos
mirar si son diferentes utilizaremos <>.
Y. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si. Nos permite
realizar en lugar de una pregunta, varias. Y sólo se realizará el argumento
situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas
sean verdaderas.
Su estructura es: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;…)
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O. Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función Si. Con
ella también podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que
está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se
realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de
la O sea verdadera.
Su estructura es: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;…)
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BUSCARV. Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna
de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor
que contiene la columna que deseamos obtener.
Su estructura es: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz
de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato;
Ordenado). Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el
segundo argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer
argumento. Normalmente esta búsqueda Excel la hace pensando que esta
primera columna está ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que
indicárselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no está ordenada
deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.
BUSCARH. Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la
diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma
horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del
valor encontrado.
Su estructura es: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz
de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, sólo que los códigos
que vamos a usar deberán estar distribuidos en columnas y las descripciones
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Ejemplo: Tenemos una serie de artículos ordenados por el dinero que hemos
ganado por su venta. Nos puede interesar saber qué posición ocupa dentro de
la matriz. Tenemos los artículos desde la celda A3 hasta la A200. Queremos
poner el código a buscar en la celda A1 y el resultado de la posición que ocupa
dentro de la matriz en la A2. De esta forma deberemos escribir la función en la
celda A2 de la siguiente forma: =COINCIDIR(A1;A3:A200)
FILAS. Esta función nos devuelve el número de filas que forman parte de una
matriz o rango de datos.
Su estructura es: FILAS(Matriz)
ABS. Esta función nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de
otra forma, nos devolverá el valor sin signo.
Su estructura es: ABS(Valor)
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SUMA. Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de
un rango.
Su estructura es: SUMA(Rango)
Ejemplo: Utilizando esta función nos ahorraríamos por ejemplo hacer la suma
de los valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos
obtener el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA(A1:6)
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6. REFERENCIAS A CELDAS
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A B
1 15 20
2 =A1+2 30
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A B
1 15 20
2 =$A$1+2 30
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A B
1 15 20
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2 =$A1+2 30
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A B
1 15 20
2 =A$1+2 30
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Selección
Antes de hacer alguna modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel, tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que
se realice la operación. Algunos métodos más utilizados son:
Selección de una celda: Hacer clic sobre la celda a seleccionar.
Selección de un rango de celdas: Pulsar el botón del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se
arrastra hasta la última celda a seleccionar.
Selección de una columna: Situar el cursor sobre el identificativo
superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una fila: Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de
la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una hoja entera: Situarse sobre el botón superior izquierdo
de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1.
hacer clic sobre éste. (Si realizamos una selección de hoja como
eliminarlas o insertarlas, no hay que seleccionar todas las celdas con
este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
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Formato de celdas
Para realizar el cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y
modificar el tipo y aspecto de la letra, alineación, bordes, sombreados y forma
de visualizar números en la celda, disponemos de las opciones que aparecen
en la Barra de Menús.
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Otra pestaña del cuadro Formato de celdas, es la pestaña Bordes, que nos
permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Por último tenemos la opción de Proteger, que nos aparece en el recuadro del
Formato de celdas, y nos sirve para proteger las celdas y no permitir
modificación por error o por no tener permiso para ello. Las operaciones de
esta ficha no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, que lo haremos
en el menú Herramientas, elegir opción Proteger y seleccionar Proteger hoja.
Borrado de celdas
Se pueden diferenciar distintos objetos a borrar de una celda, como puede ser
el contenido o el formato de una celda. Esto lo haremos en el menú Edición,
Borrar, de la barra de menús, que además nos ofrece distintas opciones:
Todo (elimina contenido, comentarios y formato, excepto la anchura y altura de
la celda); Formatos (borra formato y no contenido, ni comentarios);
Contenido (eliminan el contenido, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus
comentarios y su formato; Comentarios (suprime cualquier comentario ligado
al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva contenido y formato).
Otra forma para eliminar el contenido de una celda es seleccionándola y
pulsando la tecla SUPR.
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Otras opciones que ofrece el menú Formato para filas o columnas, son:
Ocultar o Mostrar.
Formato de Hojas
Desde el menú Formato, de la barra de menús, se puede cambiar el Nombre
de la Hoja, Ocultar o Mostrar la Hoja cuando nos interese, añadir una
imagen de Fondo a nuestra Hoja o cambiar el Color de la etiqueta.
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9.1) FILTRAR.- Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar
con un subconjunto de datos de una lista.
(Una lista es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de
nombres y números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene
rótulos para las columnas).
Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna.
(Los criterios son las condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por
ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del
campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad de pedidos >
30.000).
Autofiltro
Cuando utilizamos el comando Autofiltro, aparecen las flechas de
Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.
Lista filtrada.
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personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición
en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores
comprendidos en un rango específico (como un valor de Agricultura).
Filtro avanzado
El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el
comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las
columnas. En lugar de ello, tenemos que escribir los criterios según los
cuales deseamos filtrar los datos en un rango de criterios independiente
situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más
complejos.
Ejemplos de criterios complejos:
Varias condiciones en una sola columna: Si incluimos dos o más
condiciones en una sola columna, escribiremos los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios presenta las filas que contienen "Manolo", "Juan" o
"Antonio" en la columna Vendedor.
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Hay que tener en cuenta que la fórmula que utilicemos con el fin de generar
una condición debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia al
rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias
absolutas y la fórmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el
ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7)
de la lista.
Cuando evalúa datos, Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y
minúscula.
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9.2) FILTRAR UNA LISTA.- Sólo podemos aplicar filtros a una lista de una hoja
de cálculo a la vez. Los pasos básicos son:
1) Hacer clic en la celda de la lista que queremos filtrar.
2) En el menú Datos, seleccionar Filtro y hacer clic en Autofiltro.
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Cuando aplicamos un filtro a una columna los únicos filtros disponibles en las
demás columnas son los valores visibles de la lista filtrada actualmente. Sólo
aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la
flecha .
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Sugerencias:
9.4) FILTRO DE REGISTROS ÚNICOS.- Los pasos que tenemos que seguir,
son los siguientes:
1. Seleccionar la columna o hacer clic en la celda de la lista que queremos
filtrar.
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Organización de la lista
Es aconsejable utilizar sólo una lista por cada hoja de cálculo.-
Evitaremos tener más de una lista en cada hoja de cálculo. Algunas de
las características de administración de listas, como el filtrado,
solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.
Colocar elementos similares en una columna.- Podemos diseñar la
lista, de forma que todas las filas tengan elementos similares en la
misma columna.
Mantener la lista separada.- Hay que dejar al menos una columna en
blanco y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja de
cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista
cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales
automáticamente.
Colocar los datos críticos sobre la lista o debajo de ella.- Debemos
evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la
lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.
Mostrar las filas y columnas.- Tenemos que asegurarnos de que todas
las filas o columnas ocultas estén visibles en pantalla antes de introducir
cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y columnas de una
lista, es posible que se eliminen los datos por equivocación.
Formato de la lista
Utilizar rótulos de columna con formato.- Debemos crear rótulos de
columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para
generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Es
conveniente utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama,
un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato
que se asigne a los datos de la lista. Es mejor darle a las celdas el
formato de texto antes de escribir los rótulos de columna.
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10.2) ORDENAR UNA LISTA.- Podemos ordenar una lista de distintas formas y
criterios. Estas son las opciones que nos ofrece Excel:
Los Gráficos ofrecen una representación visual de los datos. En lugar de tener
que analizar columnas de valores de hoja de cálculo, podemos interpretar el
significado de los datos de un solo vistazo.
En Excel podemos crear un gráfico en nuestra propia hoja o incrustarlo como
objeto en una hoja de cálculo. Para crear un gráfico, sólo tenemos que
especificar sus números o datos primero en una hoja de cálculo, y a
continuación, seleccionar los valores, hacer clic en Insertar y hacer clic en el
iniciador del cuadro de diálogo del panel de Gráficos.
Nos aparecerá el primer paso del asistente para gráficos, que es: TIPO DE
GRÁFICO. En total hay cuatro pasos. En caso de elegir el botón siguiente, una
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vez que hayamos elegido el tipo de gráfico, pasaremos al segundo paso que
es: DATOS DE ORIGEN. Este paso es el más importante de todos, ya que en
él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. El siguiente
paso (el tercero de todo el proceso), es OPCIONES DE GRÁFICO, que consta
de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas
opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. Y el cuarto y último
paso es la UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos
el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja
independiente.
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