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Acta de constitución del proyecto

La Red Social Facebook como Herramienta Facilitadora del Proceso de Comunicación y


Promoción Institucional

Fecha: 30/03/2018

Institución Educativa Técnica Francisco Núñez Pedroso

Realizado Oscar Leonardo Gómez Gracia

San Sebastián de Mariquita - Tolima, 2018

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA


EDUCATIVA
DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor


30/03/2018 I Acta de Iniciación de un proyecto Oscar Leonardo Gómez Gracia

1. Descripción del Proyecto

La idea de proyecto “Facebook para el mejoramiento de la comunicación escolar” nace para

responder a la necesidad de fortalecer el proceso de comunicación escolar en la institución

Educativa Francisco Núñez Pedroso del Municipio de San Sebastián de Mariquita, ya que los

diferentes medios utilizados no tienen una gestión definida, son tradicionales (verbal y escrito

principalmente, telefónico, correo electrónico entre docentes y directivos principalmente y

ocasionalmente la radio local, perifoneo o avisos) y según el contexto actual de las

telecomunicaciones, no se encuentran adaptados a las nuevas tecnologías y por ende a la realidad

del entorno sociocultural que involucra a la comunidad educativa, esto teniendo en cuenta que los

principales actores del proceso educativo, los estudiantes “Nativos Digitales” son los que

determinan las estrategias de comunicación, y en general los procesos educativos, que debemos

planificar.

Es así como se proyecta aprovechar todos los beneficios que la red social Facebook ofrece en

términos de interacción social y promoción audiovisual, así como su presente acogida entre

jóvenes y adultos, es decir, toda la comunidad educativa, para convertirla en la herramienta

esencial de comunicación y divulgación del entorno educativo pedrosino. Lo más atractivo de esta

propuesta de difusión de información mediática, es que es universal, atractiva, de fácil acceso y

manejo, económica y efectiva, si la comparamos con el contexto empresarial, que en los últimos

años se ha valido de esta herramienta tecnológica para dar a conocer sus negocios y promocionar

sus ideas.

2. Objetivos del proyecto a realizar


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 Implementar la Red Social Facebook como estrategia de
promoción y comunicación en el entorno educativo de la
Institución Educativa Técnica Francisco Núñez Pedroso de San
Objetivo general Sebastián de Mariquita Tolima, fortaleciendo los procesos de
interacción social, Organización y sentido de pertenencia
institucional.

• Elaborar Proyecto de gestión de redes sociales como estrategia


de comunicación y promoción en la Institución
• Gestionar la aprobación del proyecto ante las directivas
institucionales
• Conformar equipo de gestión, desarrollo y evaluación del
proyecto de implementación de la red social Facebook como
herramienta facilitadora del proceso de Comunicación,
organización y apropiación institucional
• Capacitar y entrenar al personal encargado del desarrollo del
proyecto
• Analizar todos los medios interactivos y multimediales
disponibles para la aplicación Facebook aplicables a los
procesos de interacción social, Organización y sentido de
Objetivos específicos
pertenencia institucional.
• Desarrollar herramientas de comunicación y promoción
articuladas a la Aplicación Facebook que integren los procesos
de interacción, organización y apropiación institucional
• Sensibilizar a la comunidad educativa sobre la importancia de la
integración de las redes sociales al ámbito educativo como una
estrategia de comunicación, organización y exaltación del
contexto institucional
• Realizar prueba piloto de implementación de las estrategias
desarrolladas
• Realizar seguimiento y control a los procesos desarrollados para
su adecuación y mejora continua

Documento de análisis, planeación y ejecución del proyecto


Equipo de desarrollo del proyecto
Manual de uso y requisitos del sistema
Colección de recursos multimediales
Entregables Catálogo de aplicaciones y webgrafía asociada
Página de Facebook Institucional
Bases de datos de los interesados
Actas de formalización y encuestas de satisfacción
Actas de seguimiento y propuestas de mejora e innovación
 Propiciar la participación de toda la comunidad educativa en los
Objetivos institucionales
diferentes procesos educativos
que apoya el proyecto
 Estimular en nuestros educandos el desarrollo del pensamiento
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crítico, analítico y reflexivo, para la solución de problemas de la
ciencia, la tecnología, ambiente, cultura y la convivencia.
 Consolidar un proyecto de vida, con fundamento en valores
trascendentales, para la realización personal y la construcción de
una nueva sociedad.
 Desarrollar espacios de intercambio investigativo dentro de un
contexto de afectividad, respeto, la tolerancia y convivencia
pacífica, para la formación de la presente y futura generación.
 Promover la calidad de los procesos académicos, centrados en la
eficiencia, competencia y competitividad manejada a través de
la reflexión pedagógica en el contexto escolar.
 Formar jóvenes responsables con criterios éticos y vocación al
servicio a la comunidad.
 Fortalecer procesos de formación académica, mejorando la
calidad de la misma.

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

La sociedad actual está evolucionando en un “mundo digital” rodeada de medios de

comunicación virtual y tecnologías móviles, y como resultado, se han desarrollado nuevas formas

de relacionarnos, aprender y procesar información. A medida que los medios de comunicación

evolucionan, los actores educativos tienen que encontrar nuevas e innovadoras maneras de

aprovechar los beneficios de estas tecnologías para transformar las estrategias pedagógicas, y

renovar los métodos de interacción social de toda la comunidad educativa.

En este sentido el proyecto busca aprovechar todos los beneficios mediáticos que nos ofrece la

red social Facebook con su incorporación en los procesos de interacción social de la institución,

innovando en los métodos de comunicación y promoción institucional, gestionando mejor la

información y su flujo en la organización y explotando la acogida e impacto social y tecnológico

que supone su integración en el ámbito educativo, acorde con la realidad actual de los actores

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involucrados, estudiantes “Nativos Digitales”, profesores, directivos, administrativos, acudientes y

organizaciones asociadas, adaptadas a este fenómeno de la sociedad actual llamado Facebook.

Como oportunidades a corto plazo se identifica, aprovechar los nuevos métodos de

comunicación y promoción mediaos por las TIC, en este caso las redes sociales como Facebook,

identificar, además, otras herramientas tecnológicas multimedia, aplicaciones y diferentes recursos

del internet, que se pueden asociar a este sistema de interacción social como medios fortalecedores

del proceso. También la conformación de un equipo de trabajo especifico en este tipo de

metodologías, acordes al desarrollo actual de la sociedad y la inclusión o transversalización de

estas técnicas en los procesos institucionales como alternativa de mejora e innovación educativa.

A mediano plazo se visiona el establecimiento de un sistema de comunicación y promoción

institucional mediado por la red social Facebook, que dinamice la forma en que se distribuye y

comparte la información entre la comunidad educativa, coordinado y desarrollado por un equipo

de profesionales e integrantes de la comunidad educativa, debidamente capacitados y enfocados en

la mejora continua, según los cambios constantes en las tecnologías de la información y la

comunicación. También una comunidad educativa adaptada a esta nueva metodología de

información y comunicación institucional, con actitud de participación activa del proceso y

motivados a aportar al mejoramiento constante de todas las estrategias aplicadas.

A largo plazo se pretende generar una cultura institucional adaptada a la integración de las TIC

en los procesos educativos, administrativos y cotidianos del quehacer pedagógico, donde toda la

comunidad educativa participe activamente y este comprometida con la innovación organizacional

articulada a los cambios de la sociedad actual y mas específicamente, a la evolución de las

tecnologías de la información y la comunicación.

4. Cronograma
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4.1. Hitos1
 Documento de análisis, planeación y ejecución del proyecto

H1. Presentación ante consejos institucionales el 30 de abril de 2018 – Firma de acta de

aprobación ante consejo y directivas de la institución

H2. Presentación del Proyecto ajustado, según recomendaciones de consejo y

directivos, ante Rector de la institución el 15 de mayo de 2018 – Firma de acta de

iniciación del proyecto

 Equipo de desarrollo del proyecto

H3. Manual de perfiles, funciones y responsabilidades del equipo de desarrollo del

sistema y personal de apoyo el 15 de Junio de 2018 – Firma de acta de seguimiento al

manual

H4. Presentación del manual de funciones, según acta de seguimiento, ante Rector de la

institución el 30 de junio de 2018 – Firma de acta de conformación del equipo de

desarrollo del proyecto

 Manual de uso y requisitos del sistema

H5. Socialización de avances del manual de uso y requisitos del sistema ante equipo de

desarrollo el 30 de julio de 2018 – Firma de acta de seguimiento al manual

H6. Presentación de Consolidado inicial del manual ajustado para aplicación el 15 de

agosto de 2018 –firma de acta de aprobación del manual

 Colección de recursos multimediales

H7. Consolidado de recursos multimediales diseñados y adaptados según necesidades el

30 de julio de 2018 - Firma de acta de seguimiento al proceso

1 Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.
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H8. Organización, ajustes y consolidado inicial de recursos multimedia necesarios para

diseño del sistema el 15 de agosto de 2018 – Firma de acta de seguimiento

 Catálogo de aplicaciones y webgrafía asociada

H7. Consolidado de aplicaciones y webgrafía asociada el 30 de julio de 2018 – Firma de

acta de seguimiento al proceso

H8. Organización, ajustes y consolidado inicial de aplicaciones y webgrafía asociada el

15 de agosto de 2018 – Firma de acta de seguimiento

 Página de Facebook Institucional

H9. Presentación de interfaz preliminar de la pagina el 30 de Agosto de 2018 – Firma

de acta de seguimiento al proceso

H10. Presentación de interfaz inicial de la página ajustada, según acta de seguimiento,

el 15 de Septiembre de 2018 – Firma de acta de aprobación de prueba preliminar de

funcionamiento

 Bases de datos de los interesados

H11. Presentación de Bases de datos inicial el 30 de Agosto de 2018 – Firma de acta de

seguimiento al proceso

H12. Presentación de base de datos ajustada el 15 de Septiembre de 2018 – Firma de

acta de aprobación

 Encuestas de satisfacción

H13. Aplicación de encuestas de satisfacción el 15 de noviembre de 2018

H14. Presentación de informe de resultados de encuesta el 01 de diciembre de 2018

 Propuestas de mejora e innovación

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H15. Presentación de Propuesta de mejora e innovación al sistema, según actas de

seguimiento y encuestas de satisfacción el 15 de diciembre de 2018

4.2. Criterios de aceptación


 Documento de análisis, planeación y ejecución del proyecto

Se presentará documento con la planeación del proyecto TIC, ajustado a las

especificaciones del modulo de gerencia de proyectos de tecnología educativa, que

comprende gestión de la Integración, Alcance, Tiempos, Costos, riesgos, calidad,

comunicaciones y de recursos humanos. El documento será presentado y aprobado ante

directivas institucionales mediante actas de aprobación e inicio, luego de realizados los

ajustes solicitados.

 Equipo de desarrollo del proyecto

Se conformará equipo de trabajo especifico de diseño y desarrollo del sistema de

comunicación y promoción institucional mediado por la red social Facebook,

conformado por el coordinador del proyecto especialista en gestión de tecnología

educativa, dos profesores del área de informática de la institución, un representante del

equipo directivo con conocimientos en el área, representantes de los estudiantes y

padres de familia con conocimientos en el área, con el apoyo del profesional en

sistemas de información del equipo administrativo institucional y asesoría constante de

la empresa administradora de la plataforma educativa de evaluación institucional. Cada

integrante tendrá definida funciones y responsabilidades, según manuales de trabajo, así

como capacitación constante en el uso y aplicación de las TIC, principalmente en el

manejo de la red social Facebook, recursos multimedia, aplicaciones y web asociadas.

El equipo será seleccionado por el líder del proyecto y aprobado mediante acta por el

Rector de la institución.
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 Manual de uso y requisitos del sistema

Documento con las Especificaciones de diseño, funcionamiento, uso y normatividad

necesarios para el desarrollo del sistema, revisado y aprobado por el equipo de

desarrollo del sistema mediante acta de aprobación.

 Colección de recursos multimediales

Compilación de elementos multimedia debidamente diseñados, seleccionados y

adaptados a las necesidades del desarrollo del sistema, revisados y retroalimentados por

el equipo de diseño mediante bases de datos ordenadas y renovadas de manera continua,

aprobados mediante actas de seguimiento y control

 Catálogo de aplicaciones y webgrafía asociada

Base de datos de app y sitios web debidamente seleccionados y referenciados para un

uso adecuado según normatividad internacional, como fuentes de apoyo al diseño y

presentación del sistema de información interactivo mediado por la red social Facebook,

también aprobados y referenciados mediante actas de seguimiento y control

 Página de Facebook Institucional

Interfaz principal de presentación del proyecto, debidamente diseñada y organizada

según información y programación institucional, alimentada y fortalecida con el uso de

los recursos multimedia y las aplicaciones y webgrafía asociada, usada como medio de

comunicación y promoción institucional, consolidada y ajustada por el equipo de diseño

y desarrollo para su presentación y prueba diagnóstica, según actas de seguimiento y

control del sistema.

 Bases de datos de los interesados

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Banco de información de los usuarios interesados y asociados al sistema de

comunicación y promoción institucional mediado por la red social Facebook,

debidamente filtrado y organizado por el equipo de desarrollo, a probado y

retroalimentado de manera continua mediante actas de seguimiento y control de la

información

 Actas de formalización y encuestas de satisfacción

Banco de preguntas debidamente formuladas base para medir el grado de satisfacción

de los clientes del proyecto y fuente de información para el mejoramiento e innovación

del sistema de comunicación y promoción mediado por Facebook. Estas encuestas serán

diseñadas, aplicadas y retroalimentadas constantemente por el equipo de desarrollo,

aprobadas mediante actas de seguimiento y control

 Actas de seguimiento y propuestas de mejora e innovación

Documentos presentados por el equipo de desarrollo con ideas de innovación para

fortalecer, mejorar o cambiar el sistema aplicado, según criterios de evaluación

definidos en las encuestas de satisfacción y los avances tecnológicos actuales, estos

documentos serán revisados y ajustados por el equipo, para su presentación y

aprobación por las directivas institucionales

4.3. Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

Estructura de desglose del trabajo – EDT del proyecto TIC: La Red Social Facebook como

Herramienta Facilitadora del Proceso de Comunicación y Promoción Institucional

Para la elaboración de la presente EDT se tuvo en cuenta la definición de requisitos de los

interesados del proyecto y se uso la Herramienta en línea WBS tool Editor -

http://www.wbstool.com/WBSEditor.php para su elaboración como se muestra a continuación:

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Figura. Estructura de Desglose del Trabajo - EDT del Proyecto TIC.

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4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deberá realizar en un software de gestión de proyectos:


 Identificación de las tareas a realizar, descripción de las mismas, recursos
necesarios y tiempos estimados.
 un diagrama de GANTT del proyecto con nivelación de recursos. (opcional)
 Identificación del camino crítico (opcional)

Se generará a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de


inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicación programadas y Recursos.
Además, se adjuntarán dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: %
realizado, horas reales.

4.5. Recursos

Recursos Descripción Proveedor


Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware
Software
Formación
Otros

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos


Cliente Necesidad o requerimiento del interesado
Patrocinador

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6. Organizaciones funcionales y su participación.
Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo
del desarrollo del proyecto

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo


Patrocinador2
Líder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador o
director del proyecto5

7. Asunciones o supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hipótesis que estamos haciendo y
que deben cumplirse para alcanzar los objetivos).

8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

10. Análisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el éxito tanto técnicos,
como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Dos aspectos a considerar como base para el análisis de riesgo son:

- Los supuestos y restricciones identificados


- El análisis de cada componente de la WBS

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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A partir del listado anterior se identificará la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto
de cada riesgo identificado..-

De este análisis surgirán aquellos de mayor impacto y más alta probabilidad de ocurrencia, para los
cuales se deberá establecer que acciones y planes se realizarán. Se deberá definir un plan mediante el
cual se tome alguna de las posibles acciones:

• Se evite el riesgo
• Se mitigue el riesgo
• Se transfiera el riesgo
• Se realice un plan de contingencia
• Se acepte el riesgo

11. Requisitos para la aprobación del proyecto

Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los factores
a tener en cuenta.

"[Nombre del Líder funcional y cargo]" "[Nombre del coordinador y cargo]"


Líder funcional Coordinador del proyecto

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