LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO ADMINISTRATIVO:

Conforme se fue desarrollando el estudio de la administración se fue acostumbrando a definirla

en términos de cuatro funciones: Planeación, Organización, Dirección y Control, por lo cual se
dice que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas y cuando se habla de la administración
como un proceso es cuando los gerentes desempeñan ciertas actividades interrelacionados con
el propósito de alcanzar las metas que desean.

Henry Fayol afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones básicas: Planear
(prever), organizar, dirigir (mandar), coordinar y controlar. Al observar la interrelación de estas
funciones y tomándolas como base, algunos autores determinaron que éstas constituyen el
Proceso Administrativo, ya que cada una de las funciones atiende una tarea específica y la falta
de una de ellas significa el desplome de toda la estructura administrativa.

DEFINICION:
Es una serie de funciones o actividades fundamentales a través de las cuales el gerente
formula planes, selecciona el curso de acción más ventajoso, distribuye las actividades
originadas del plan adoptado, lleva éste a la práctica por medio de la actuación de otros y
mantiene las acciones dentro de las normas establecidas para lograr un objetivo previamente
definido

IMPORTANCIA: El análisis de la administración como un proceso, es muy importante, porque:

1. Proporciona un conjunto de conocimientos sobre administración amplios, fáciles de

comprender y aplicables a todo tipo de organizaciones.
2. El pensamiento administrativo es flexible y adaptable a una variedad de situaciones, sin
perder su consistencia.
3. Es un proceso con una serie de funciones continuas y relacionadas, que pueden
aplicarse a todo tipo de empresas y a todos los niveles organizacionales
4. Identifica los problemas de planeación, organización, integración, dirección y control o
una combinación de ellas.
5. La estructura conceptual del proceso administrativo, permite la integración del
conocimiento especializado de otras escuelas a la teoría básica del proceso.
6. Facilita la comprensión de la ciencia administrativa y enseña a emplear
convenientemente los conocimientos sobre ella
7. El desempeño de las funciones del proceso administrativo conforman el denominado
Ciclo Administrativo, puesto que planear, organizar, dirigir y controlar son actividades
simultáneas e interrelacionadas, que tienen una secuencia cíclica, dinámica e interactiva
y permiten correcciones y ajustes continuos mediante la retroalimentación.

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CARACTERISTICAS: La administración como un proceso, tiene algunos rasgos
característicos, que le dan consistencia a su pensamiento, los cuales son:

1. Universalidad del proceso administrativo: las funciones o actividades de planeación,

organización, integración, dirección y control, son ejecutadas en todo tipo de empresas,
cualquiera que sea su ubicación geográfica, el sistema económico imperante o el nivel
jerárquico de los ejecutivos, es decir, en todas partes, realizan el mismo tipo de
actividades, sean estas de carácter industrial, comercial, de servicio o gubernamental.

Existe una tendencia a darle mayor importancia a las fases de planeación y organización
en los niveles administrativos superiores y una relativa mayor importancia a la
integración, dirección y control, en los niveles ejecutivos inferiores.

2. Su especificidad: la actividad administrativa es específica y distinta de otras actividades

que siempre le acompañan o auxilian, como la actividad contable, mercadológica,
jurídica, etc.

3. Su unidad temporal: dentro del proceso administrativo se dan diferentes fases (teórica y
práctica) y funciones o actividades (planeación, organización, integración, dirección y
control), de tal forma que entre ellas siempre existe un entrelazamiento y una íntima
relación, por lo cual la ejecución de una influye sobre las demás.

4. Su unidad jerárquica: todos los individuos que desempeñan funciones de jefatura en una
empresa, dependiendo del nivel administrativo que ocupen, participan en distintos grados
y modalidades de la administración, dándose esto en todos los niveles, lo cual permite
formar un solo cuerpo administrativo, desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos.

EVOLUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES O FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

La Escuela del Proceso Administrativo ha logrado una gran difusión sobre la estructura del
proceso administrativo y no obstante su aceptación en el mundo empresarial, existen
divergencias sobre cuáles son las funciones fundamentales que componen el proceso
administrativo. En algunos casos las diferencias son realmente importantes, porque se refieren:

1. Determinación de cuáles funciones deben destacarse e identificarse como tales.

2. Las diferencias son puramente de nominación de las funciones, ya que algunos
autores las incluyen como subdivisiones de las fases propuestas por otros
estudiosos de la administración.

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ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: El proceso administrativo se divide en dos etapas,
que son:

1. MECANICA
2. DINAMICA

MECANICA: conocida también con el nombre de Teórica o Estática, en esta etapa se

estructura lo que se pondrá en práctica, plasmando en documentos lo que son los planes y
estructura del organismo social. Forman parte de esta etapa las fases o funciones siguientes:
Previsión, Planeación y Organización.

Previsión: es la determinación de lo que se desea lograr, y se establece después de efectuar

una investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que se puede
encontrar una empresa. También se analizan los principales cursos de acción que permitirán
realizar los objetivos de la organización. La previsión se ocupa de los fines (qué se podría
hacer) y de los medios (cuándo y con qué se podría hacer)

La Previsión comprende los siguientes elementos:

Objetivos: resultados futuros que se pretende alcanzar en cierto tiempo con determinados
recursos.
Investigaciones: descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse, información y
supuestos.
Alternativas: distintas posibilidades de acción que existen, las cuales deben adaptarse a los
fines propuestos.

Planeación: determinación del curso de acción que habrá de seguirse, se definen los objetivos,
metas y las acciones necesarias así como se fijan los principios que habrán de dirigir y orientar
la secuencia de las operaciones necesarias para alcanzarlos, también se establecen los
criterios, tiempos y actividades para su realización. A través de esta función el gerente debe
indicar el qué, cuándo, dónde y cómo hacer. La planeación se ocupa de los fines (qué hay que
hacer) y de los medios (cómo debe hacerse)

La planeación comprende los siguientes elementos:

Metas: objetivos para alcanzar a corto plazo (producción mensual)

Políticas: guías orientadoras que señalan las áreas en que deberá desarrollarse la acción
administrativa
Programas: fijación de tiempos requeridos para alcanzar las metas (como programar la
producción de las diversas áreas para alcanzar la meta de producción mensual)
Procedimientos: secuencia cronológica de las tareas específicas necesarias para realizar
determinados trabajos, que permitan ejecutar o llevar a cabo los programas.
Métodos: procedimiento que indica cómo debe realizarse un trabajo , este es mas restringido y
limitado que el procedimiento, (montar una maquina, capacitar a una persona)
Presupuestos: programas en donde se detallan las unidades, costos, tiempos, que se necesitan
para ejecutar las acciones
Estrategias y Tácticas: son el ordenamiento y los recursos necesarios para alcanzar los
objetivos.

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Organización: es definir la estructura técnica de papeles o puestos, así como la división y
distribución de las actividades que deberán realizarse, determinando relaciones jerárquicas,
líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación que deben conocer las personas que
desempeñarán los mismos. Los fines de la Organización son (quién lo hará) y los medios (con
qué lo hará)

La organización comprende los siguientes elementos:

Estructura: Agrupar las actividades en una estructura lógica

Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel existente dentro
de una organización
Funciones: determinar cómo deben dividirse y asignarse las actividades específicas y
necesarias para lograr el fin general.

DINAMICA: conocida también como Práctica, en esta etapa se lleva a la práctica todo lo
previamente planeado y organizado, porque la organización ya esta estructurada totalmente y
debe desarrollar en toda su extensión las funciones, operaciones y actividades que le son
propias. Esta etapa esta formada por las siguientes fases o funciones: Integración, Dirección
y Control.

Integración: son procedimientos que se realizan para dotar a las organizaciones de los
elementos humanos y materiales necesarios para un funcionamiento eficiente, escogiéndolos,
introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. El fin de la integración es
(quién debe hacerlo) y su medio (con qué lo hará)

Los elementos que conforman la integración son:

Reclutamiento: convierte a personas extrañas a la empresa candidatos interesados a ocupar

un puesto en ella.
Selección: es elegir entre muchos candidatos a las personas mas idóneas para ocupar los
cargos
Introducción: su fin es articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que formará
parte.
Capacitación y Desarrollo: busca las cualidades y habilidades que cada persona tiene, para
obtener su máxima realización de ellas.

Integración de las cosas: debe planearse con máximo cuidado la forma sistemática de la
instalación de los elementos materiales que se necesiten para la realización del trabajo,
evitando así costos innecesarios,

Dirección: consiste en influir en el personal que labora en la organización, para que

contribuyan a la obtención de los objetivos y metas organizacionales, comprende también la
coordinación y vigilancia de las acciones de cada miembro y grupo del organismo, con el objeto
de que todas las acciones se realicen eficazmente conforme a los planes señalados. Su fin es
(cómo hacerlo) y su medio (influir para que lo haga).

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A la dirección la conforman los siguientes elementos:

Autoridad y poder: facultad de mandar y ser obedecidos por otros así como de tomar
decisiones que produzcan efectos positivos
Comunicación: establecer una comunicación sencilla y clara para que todos sepan bien lo que
se desea transmitir
Delegación: conceder a otra persona autoridad o parte de esta.
Liderazgo: capacidad que tiene una persona para lograr que otras lo sigan con entusiasmo en
el logro de determinados objetivos.
Supervisión: es revisar si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y
ordenado.
Coordinación: sincronización de los esfuerzos de las personas, con respecto a magnitud,
tiempo y dirección, en el desarrollo de las funciones administrativas, a fin de sumar dichos
esfuerzos hacia el éxito de las operaciones.
Motivación: es un determinado medio o acción de satisfacer una necesidad

Control: es el establecimiento de sistemas que permitan evaluar los planes ejecutados, para
comprobar que se están llevando a cabo conforme a lo previsto y si se están obteniendo los
resultados deseados, a fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Su fin es (cómo se
hizo) y su medio (cómo se debió hacer).

Los elementos que lo conforman son:

Establecimientos de estándares y controles: proporcionan los medios para establecer qué

deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado que se aceptará normal o deseable. Los
estándares pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos.
Observación del desempeño: busca obtener información precisa sobre la operación que se
está controlando y permite ajustar las operaciones a determinados estándares previamente
establecidos.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: el desempeño debe compararse con
el estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones, este puede hacerse por medio
de graficas, informes, porcentajes, medidas estadísticas, etc.
Acción correctiva: busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo que se pretendía
realizar.

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DESCRIPCION DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Etapa Mecánica: conocida también como Teórica o Estática, a través de la cual el

administrador plasma en documentos los planes y la estructura de la organización. Las
funciones que la conforman son:

1. Previsión: surge con el nacimiento de una idea o deseo. Se definen los objetivos
generales, se realizan investigaciones profundas sobre factores positivos y negativos que
obstaculizarán o ayudarán el logro de esos objetivos. Se coordinan, estudian y se
seleccionan las mejores alternativas como base de nuestros planes.

2. Planeación: es decidir por anticipado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién ha de
hacerlo. Se determina el curso de acción a seguir, se definen los objetivos y las metas, o
sea a donde dirigir la actividad, se diseñan las políticas, como orientadoras de la acción
y las estrategias o sea los cursos de acción y la asignación de recursos, luego se
preparan los métodos y procedimientos para tener una secuencia lógica y ordenada de
las operaciones que se realizaran, así como los reglamentos y normas que constituirán
los criterios específicos para actuar, posteriormente se elaboran los programas y
cronogramas para fijar los tiempos de las actividades a realizar así como los resultados
que se desean lograr, y por último se preparan los presupuestos y pronósticos para la
asignación financiera.

3. Organización: consiste en diseñar una estructura técnica (organigramas) de los puestos

que desempeñarán las personas, los cuales deben ajustarse a los objetivos, recursos y
al ambiente de la organización. Estableciendo las funciones, los niveles jerárquicos, la
autoridad, la responsabilidad y la comunicación para saber cómo deben actuar sus
miembros, cómo se hará el trabajo y en qué ambiente físico se trabajara.

Etapa Dinámica: conocida también como Práctica, mediante esta etapa el administrador pone
en practica lo que plasmó con anterioridad en documentos. Las funciones que la forman son:

1. Integración: es dotar a la organización de los medios necesarios para la ejecución de lo

planificado en la organización. Es decir la asignación del equipo necesario para realizar
las tareas y actividades, así como escoger a las personas apropiadas, a través del
proceso de reclutamiento, selección, inducción y capacitación que permitirán contar con
personal calificado.

2. Dirección: consiste en influir, guiar y coordinar los esfuerzos del grupo para el logro de
los objetivos y metas organizacionales, por medio de una coordinación adecuada que
permita lograr que toda acción sea sincronizada, a través de una comunicación y
autoridad, claras y sencillas que faciliten la realización de las tareas, mediante un
liderazgo capaz de influir en las personas, y una amplia motivación que permita lograr
que se realicen todas las tareas con responsabilidad y una supervisión flexible que
oriente las acciones en forma correcta.

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3. Control: este implica un seguimiento mediante una elaboración de estándares, controles
y obtención de información que permita verificar y evaluar con estos indicadores que los
planes se están llevando conforme a lo previsto y se están obteniendo los resultados
deseados a fin de corregir, mejorar o formular nuevos planes.

RECURSOS BÁSICOS DE LA EMPRESA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Como se indicó anteriormente todas las funciones del proceso administrativo se interrelacionan
e interactúan de tal manera que cumplen con la característica de la Unidad Temporal de la
administración, por lo que constituye un proceso dinámico e interactivo que guarda una
estrecha e íntima relación con los recursos de la empresa, ya que a medida que el gerente
ejecute adecuadamente las distintas funciones y logre una retroalimentación constante, le
permitirá transformar dichos recursos en productos o servicios con los cuales obtendrá el éxito
empresarial

RECURSOS BÁSICOS RESULTADOS

DE LA EMPRESA FINALES

RETROALIMENTACION

PLANEACION INTEGRACIÓN CONTROL

PRODUCTOS
Y/O
FINANCIEROS SERVICIOS
MATERIALES ADMINISTRACION EXITO
HUMANOS EMPRESARIAL
TECNICOS

ORGANIZACION DIRECCIÓN CONTROL

RETROALIMENTACION

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PLANEACION
FORMULAR OBJETIVOS
Y DETERMINAR MEDIOS
PARA ALCANZARLOS

RECURSOS DESEMPEÑO
HUMANOS CONTROL ORGANIZACIÓN OBJETIVOS
FINANCIEROS MONITORIAR LAS DISEÑAR EL TRABAJO PRODUCTOS
MATERIALES ACTIVIDADES Y ASIGNAR LOS RECURSOS SERVICIOS
TECNOLÓGICOS CORREGIR LOS Y COORDINAR LAS EFICIENCIA
INFORMACIÓN DESVIOS ACTIVIDADES EFICACIA

DIRECCIÓN
DESIGNAR PERSONAS, DIRIGIR
SUS ACTIVIDADES, MOTIVARLAS,
LIDERARLAS Y COMUNICARLES