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MINISTERIO DE EDUCACIÓN

GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL


DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DE MADRE DE DIOS

UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE TAMBOPATA

DISTRIBUCIÓN
OPORTUNA DE
MATERIALES
EDUCATIVOS

CONTRATACIÓN
OPORTUNA DE
DOCENTES

ADECUADO
MONITOREO Y
ACOMPAÑAMIENTO
PEDAGÓGICO

ADECUADO MONITOREO
Y SUPERVISIÓN A LA
INFRAESTRUCTURA Y
MOBILIARIO ESCOLAR
PLAN DE MEJORA DE
LOS PROCESOS CLAVE ADECUADA
ATENCIÓN AL
2015 USUARIO

PUERTO MALDONADO – MADRE DE DIOS

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PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y REVISIÓN
DEL PLAN DE MEJORA DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA UGEL TAMBOPATA.
PERIODO 2015

DIRECTOR:

Luis Urbina Puma

EQUIPO DE INNOVACIÓN EN GESTIÓN:

- Coordinador del Equipo : Alfredo Huayta Huayta


ESP. EN EDUCACIÓN SECUNDARIA
ENCARGADO DE AGI

- Coordinador Alterno : César Santiago Fernández Soto


ESP. EDUCACION SECUNDARIA
ENCARGADO DE AGP

- Secretario Técnico : Sonia Marleni Velásquez Portocarrero


TÉCNICO ADMINISTRATIVO II

- Integrantes : Yovana Higuera Quispe


OPERADOR PAD

Josué Cusi Ramos


ESP. ENCARGADO DEL ÁREA DE PERSONAL

María Esther Ruíz Pérez


TÉCNICO ADMINISTRATIVO II

Rubén Balarezo Yábar


ENCARGADO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

Marleni Manuela Muñante Vergara


ESP. EDUCACION INICIAL

Amparo Velásquez Mar


ESP. EDUCACION PRIMARIA

Walter Huillca Román


ESP. EDUCACION PRIMARIA E.I.B.

ASESOR EN GESTIÓN PIP GED RURAL:

Elizabeth Areceli Guillinta Tipiana

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I. DATOS GENERALES

DRE : Madre de Dios


REGIÓN : Madre de Dios
UGEL : Tambopata
DOC. CREACIÓN : D.S. Nº 204-2002-ED, 19 Dic. 2002
LUGAR : Puerto Maldonado
DISTRITO : Tambopata
PROVINCIA : Tambopata
DIRECCIÓN : Jr. Moquegua con San Martín
TELÉFONO : (082) 571579
E-MAIL : ugel_tambopata_mdd@hotmail.com
DIRECTOR : Luis Urbina Puma
PERIODO : Enero - Diciembre del 2015

II. FUNDAMENTACIÓN

Las instituciones Públicas deben reformarse, entre otras razones, porque subsiste la ineficiencia, que se
expresa no tanto en el número de trámites a realizar para obtener un servicio bueno de la institución,
sino en el tiempo que tarda la realización de cada trámite. En segundo lugar, existe aún una gran
distancia entre la UGEL y los usuarios, alejamiento que se origina en la insuficiente información accesible
a los potenciales agentes económicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de demoras
en los procedimientos limita severamente las oportunidades, traba una relación eficiente entre Estado y
la sociedad y fomenta la corrupción y la informalidad.

La UGEL Tambopata es una Unidad Operativa de la Dirección Regional de Educación de Madre de Dios,
cuenta con solo un equipo de especialistas en educación y un mínimo personal administrativo para
atender todas las áreas de gestión pedagógica, institucional y administrativa. Dentro de ellas se
encuentra la OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO, que se encarga de gestionar los documentos que
ingresan y salen de la UGEL.

Uno de los principales factores que impiden la superación del problema es la burocracia, la falta de
empleo de tecnologías informáticas y de telecomunicaciones, en muchas instituciones gubernamentales
aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámite
documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados urgentemente en la
UGEL Tambopata.

La UGEL Tambopata tiene limitaciones para la gestión documentaria y atención al ciudadano, no se


cuenta con un aplicativo y con un Manual de Procedimiento Administrativos, así como, el personal con
las competencias adecuadas.

Por su parte los usuarios, perciben trabas y/o limitaciones al efectuar diversos trámites administrativos,
lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requiere la UGEL para el desarrollo de sus
actividades.

Dado que la UGEL Tambopata, atiende directamente y provee de servicios públicos en el ámbito de su
competencia a la población de su provincia, en lo que corresponde a la gestión documentaria generada
por trámites diversos de los directores, docentes y contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los
sistemas informáticos que permitan una adecuada recepción, atención, control y archivo de la
documentación, la cual se registra de forma manual; el equipamiento y recurso humano escaso y/o

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demuestra bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestión de documentos
para una rápida y oportuna atención a los usuarios que permita brindar un buen servicio al ciudadano.

A partir del Monitoreo de Gestión Institucional realizado por la universidad de ESAN en el marco del
programa PIP GED RURAL y el diagnóstico efectuado en sus procesos clave (Distribución de materiales,
Contratación docente, Atención al usuario, Monitoreo y acompañamiento a la gestión pedagógica y
Monitoreo y supervisión de la infraestructura y mobiliario escolar); las áreas de Necesidades de
Capacitación ; documentos de gestión, se encontraron problemas a mejorar que nos ubican en un nivel
de proceso, tanto en la Gestión Administrativa, Gestión Institucional y Gestión Pedagógica, donde fluyó
la reflexión conjunta que motivó a elaborar compromisos de mejora que asegure la atención al usuario y
el logro de aprendizajes de los estudiantes, acorde a la visión y misión institucional para el desarrollo
social, cultural y económico. Para lograr éste propósito proponemos un Plan de Mejora Institucional de
los procesos clave evaluados.

III. DIAGNÓSTICO

MATRIZ DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS


PROCESO Y PROBLEMA ALTERNATIVA DE
SUB IDENTIFICADO/ CAUSA EFECTO SOLUCIÓN
PROCESO NUDOS CRÍTICOS
LOGISTICA/ ‐ Entrega no ‐ Distribuidores ‐ Estudiantes no ‐ Coordinar con la DRE, a
DISTRIBUCIÓ oportuna de los desconocen el ámbito inician el año escolar fin de que se contrate en
N DE materiales a las geográfico de la zona. con el material forma oportuna la
MATERIALES IIEE más ‐ Entrega no oportuna de educativo. empresa de transporte.
EDUCATIVOS alejadas. los materiales del ‐ Retraso en el logro ‐ Exigir al MINEDU el
MINEDU. de aprendizajes. cumplimiento de los
‐ Especialista encargado ‐ Percepción negativa HITOS respecto al
elabora el plan a de la población hacia protocolo de reparto de
destiempo la labor de la UGEL, materiales.
‐ DRE demora en DRE y MINEDU. ‐ Elaborar un plan
formalizar el contrato. oportuno del traslado de
materiales.
RECURSOS ‐ Inoportuna ‐ DRE demora en la ‐ Contrato inoportuno ‐ Ejecutar y conducir el
HUMANOS/ contratación generación del código de docentes. proceso de adjudicación
CONTRATACI docente para NEXUS. ‐ Abandono de aulas y para la contratación
ÓN DOCENTE las IIEE. ‐ Carencia de criterios de la desatención de los docente 2015.
comisión del proceso de estudiantes.
contratación docente. ‐ Logro incipiente de
‐ IIEE no cumplen con aprendizajes.
remitir su cuadro de
horas en los plazos
establecidos

TRÁMITE ‐ Usuario no ‐ No hay quien brinde ‐ Retraso en la ‐ Requerir el diseño e


DOCUMENTA puede dar información. solución de los instalación de un
RIO/ATENCIÓ seguimiento a ‐ Disminuido interés por requerimientos de aplicativo de trámite
N AL su expediente contar con un Aplicativo los usuarios. documentario.
USUARIO por que no se de Trámite ‐ Mala percepción del ‐ Elaborar el MAPRO
cuenta con un documentario. servicio público. institucional de la UGEL.
aplicativo de ‐ No cuenta con un ‐ Malestar del usuario
trámite personal para elaborarlo. dificulta el logro de
documentario. ‐ Personal que no aprendizajes en los
‐ UGEL no cuenta considera útil su estudiantes.
con un implementación.
flujograma de ‐ Los procesos que atiende
los procesos no están mapeados y
que atiende. bien definidos en el

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MATRIZ DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS
PROCESO Y PROBLEMA ALTERNATIVA DE
SUB IDENTIFICADO/ CAUSA EFECTO SOLUCIÓN
PROCESO NUDOS CRÍTICOS
MAPRO de la DRE.
‐ Disminuido interés por
contar con un Manual de
Procedimientos (MAPRO).
GESTIÓN ‐ Excesiva carga ‐ Insuficiente número de ‐ Deficiente asistencia ‐ Implementar un
PEDAGOGICA administrativa especialistas. técnica a las IIEE y a calendario de actividades
/ de los ‐ Participan en múltiples los docentes. de la UGEL articulado con
MONITOREO especialistas funciones y comisiones. ‐ Escaso logro de los programas: PELA,
Y distrae la labor ‐ Deficiente aprendizajes en los PREVAED…
ACOMPAÑA de Monitoreo y calendarización de estudiantes. ‐ Implementar un plan de
MIENTO A LA Acompañamien actividades. monitoreo y
GESTIÓN to docente. ‐ IIEE de la zona rural acompañamiento
PEDAGÓGICA ‐ Insuficiente dispersas y de difícil pedagógico que
visitas de acceso. incremente el número de
monitoreo a las ‐ Incumplimiento de visitas visitas a las IIEE zona
IIEE. programadas. urbana y visitar por lo
menos una vez al año a
las IIEE de la zona rural.
‐ Monitorear a las IIEE de
la zona urbana y rural del
ámbito de atención de la
UGEL Tambopata.
GESTIÓN ‐ Especialistas no ‐ No recibe capacitación ‐ Desconocimiento de ‐ Coordinar con la DRE una
INSTITUCION brindan del MINEDU sobre el las necesidades de reunión con la totalidad
AL/MONITOR asistencia manejo de las cuentas. infraestructura y de directores de las IIEE a
EO Y técnica a los ‐ No recibe capacitación mobiliario escolar en fin de capacitarlos en el
SUPERVISIÓN directores del MINEDU sobre el zonas alejadas. llenado de fichas de
A LA sobre la llenado de las fichas. infraestructura y
INFRAESTRUC infraestructura ‐ Los funcionarios de la ‐ Inadecuada previsión mobiliario escolar y del
TURA Y y mobiliario Dirección de Gestión de la atención manejo de las cuentas.
MOBILIARIO escolar. Institucional de la DRE oportuna de las ‐ Monitorear y supervisar
ESCOLAR. son los que reciben las necesidades de el Buen Inicio del Año
capacitaciones. infraestructura y escolar 2015
mobiliario.

IV PLAN DE MEJORA

4.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar la mejora continua de la calidad del servicio que brinda la UGEL TAMBOPATA a través de
acciones que garanticen la atención al usuario y al cliente externo, basada en el enfoque territorial que
requiere el sistema educativo y el mercado laboral.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

‐ Desarrollar acciones tendientes a mejorar los 5 procesos clave de atención al usuario y a los
estudiantes, simplificándolos y haciéndolos más efectivos.

‐ Mejorar la percepción que tienen los usuarios de los servicios educativos que brinda la UGEL
Tambopata.

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TABLA 1: IDENTIFICACIÓN DE FORTALEZAS, DEBILIDADES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Esp. Adm. Sonia Velásquez


PROCESO DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS RESPONSABLE DEL PROCESO
Esp. Educ. Walter Huillca
ÁREA DE GESTIÓN DEBILIDADES ENCONTRADAS CAUSA QUE ORIGINAN LA DEBILIDAD FORTALEZA ASOCIADA
ADMINISTRATIVA ‐ Entrega no oportuna de los materiales a las ‐ Distribuidores desconocen el ámbito geográfico de la zona. ‐ La UGEL cuenta con vehículos:
IIEE más alejadas. ‐ Entrega no oportuna de los materiales del MINEDU. una camioneta 4 x 4.
‐ Especialista encargado elabora el plan a destiempo ‐ COPALE conformado.
‐ DRE demora en formalizar el contrato.
Dir. Luis Urbina Puma
PROCESO CONTRATACIÓN DOCENTE RESPONSABLE DEL PROCESO
Esp. Educ. Alfredo Huayta
ÁREA DE GESTIÓN DEBILIDADES ENCONTRADAS CAUSA QUE ORIGINAN LA DEBILIDAD FORTALEZA ASOCIADA
ADMINISTRATIVA - Inoportuna contratación docente para las ‐ DRE demora en la generación del código NEXUS. - COPALE conformado
IIEE. ‐ Carencia de criterios de la comisión del proceso de contratación
docente.
‐ IIEE no cumplen con remitir su cuadro de horas en los plazos
establecidos
MONITOREO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA
PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Esp. Educ. César Fernández
GESTIÓN PEDAGÓGICA
ÁREA DE GESTIÓN DEBILIDADES ENCONTRADAS CAUSA QUE ORIGINAN LA DEBILIDAD FORTALEZA ASOCIADA
PEDAGÓGICA ‐ Excesiva carga administrativa de los ‐ Insuficiente número de especialistas. ‐ Experiencia de los especialistas
especialistas distrae la labor de Monitoreo y ‐ Participan en múltiples funciones y comisiones. en el cargo.
Acompañamiento docente. ‐ Deficiente calendarización de actividades. ‐ Nivel de preparación de los
‐ Insuficiente visitas de monitoreo a las IIEE. ‐ IIEE de la zona rural dispersas y de difícil acceso. especialistas.
‐ Incumplimiento de visitas programadas.
MONITOREO Y SUPERVISON A LA
PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Dir. Luis Urbina Puma
INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO ESCOLAR
ÁREA DE GESTIÓN DEBILIDADES ENCONTRADAS CAUSA QUE ORIGINAN LA DEBILIDAD FORTALEZA ASOCIADA
INSTITUCIONAL ‐ Especialistas no brindan asistencia técnica a ‐ No recibe capacitación del MINEDU sobre el manejo de las ‐ Responsable de DGI de la DRE.
los directores sobre la infraestructura y cuentas.
mobiliario escolar. ‐ No recibe capacitación del MINEDU sobre el llenado de las
fichas.
‐ Los funcionarios de la Dirección de Gestión Institucional de la
DRE son los que reciben las capacitaciones.
PROCESO ATENCIÓN AL USUARIO RESPONSABLE DEL PROCESO Dir. Luis Urbina Puma
ÁREA DE DEBILIDADES ENCONTRADAS CAUSA QUE ORIGINAN LA DEBILIDAD FORTALEZA ASOCIADA
DIRECCION ‐ Usuario no puede dar seguimiento a su ‐ No hay quien brinde información. ‐ Contar con un operador PAD.
expediente por que no se cuenta con un ‐ Disminuido interés por contar con un Aplicativo de Trámite ‐ Existencia de un aplicativo en la
aplicativo de trámite documentario. documentario. DRE.
‐ UGEL no cuenta con un flujograma de los ‐ No cuenta con un personal para elaborarlo. ‐ Contar con el MAPRO de la DRE.

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procesos que atiende. ‐ Personal que no considera útil su implementación.
‐ Los procesos que atiende no están mapeados y bien definidos
en el MAPRO de la DRE.
‐ Disminuido interés por contar con un Manual de
Procedimientos (MAPRO).

TABLA 2: SELECCIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

ÁREA DE GESTIÓN A MEJORAR‐ ADMINISTRATIVA


PROCESO ‐ DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS
RESPONSABLE DEL PROCESO ‐ SONIA VELÁSQUEZ PORTOCARRERO
‐ WALTER HUILLCA ROMÁN
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ‐ Debido al que no se elabora de manera oportuna el plan de distribución de materiales educativos y al retraso en formalizar el contrato de distribución
de los mismos hace que estos no llegan a las IIEE el primer día de clase.
Además de considerar que las IIEE de la zona rural son muy alejadas, dispersas e inaccesibles en temporada de lluvias.
CAUSAS QUE PROVOCAN EL ‐ Distribuidores desconocen el ámbito geográfico de la zona.
PROBLEMA: ‐ Entrega no oportuna de los materiales del MINEDU.
‐ Especialista encargado elabora el plan a destiempo.
‐ DRE demora en formalizar el contrato.
OBJETIVO A CONSEGUIR: ‐ Elaborar de manera oportuna el plan de distribución de materiales educativos y distribuirlos antes del inicio del año escolar a las IIEE del ámbito de
atención de la UGEL Tambopata.
ACCIONES DE MEJORA: ‐ Elaborar el plan de distribución de materiales educativos.
BENEFICIOS ESPERADOS ‐ Estudiantes con sus materiales educativos el primer día de clase.

ÁREA DE GESTIÓN A MEJORAR‐ ADMINISTRATIVA


PROCESO ‐ CONTRATACIÓN DOCENTE
RESPONSABLE DEL PROCESO ‐ LUIS URBINA PUMA
‐ ALFREDO HUAYTA HUAYTA
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ‐ La insuficiente capacitación a los directores de las IIEE para que elaboren técnicamente el Cuadro de Distribución de horas y lo hagan llegar de manera
oportuna, así como, las múltiples actividades de los servidores y funcionarios públicos que conforman la comisión de racionalización dificulta que se
tenga a tiempo la aprobación de los cuadros de horas y la relación de plazas vacantes para contrato o renovación de los mismos.
CAUSAS QUE PROVOCAN EL ‐ DRE demora en la generación del código NEXUS.
PROBLEMA: ‐ Carencia de criterios de la comisión del proceso de contratación docente.
‐ IIEE no cumplen con remitir su cuadro de horas en los plazos establecidos.
OBJETIVO A CONSEGUIR: Diseñar estrategias de operación basadas en la ejecución y conducción del proceso de contratación oportuno de docente de la UGEL Tambopata para
dar cumplimiento al plazo establecido en la norma técnica del MINEDU y a la Directiva Regional 2015.
ACCIONES DE MEJORA: - Ejecutar y conducir el proceso de adjudicación para la contratación docente 2015.
BENEFICIOS ESPERADOS ‐ Estudiantes con la totalidad de sus docentes el primer día de clase.

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ÁREA DE GESTIÓN A MEJORAR GESTIÓN PEDAGÓGICA
PROCESO MONITOREO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA GESTIÓN PEDAGÓGICA.
RESPONSABLE DEL PROCESO CÉSAR FERNÁNDEZ SOTO
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Las excesivas actividades que convocan la región y el MINEDU, entre otras instituciones que requieren de la participación de la UGEL tiene ocupados
permanentemente a los especialistas. Además, de considerar que la alta dispersión geográfica y el difícil acceso a las IIEE de la zona rural; conllevan a
que sea sumamente difícil coberturar el 100% el monitoreo y acompañamiento a la gestión pedagógica.
CAUSAS QUE PROVOCAN EL ‐ Insuficiente número de especialistas.
PROBLEMA: ‐ Participan en múltiples funciones y comisiones.
‐ Deficiente calendarización de actividades.
‐ IIEE de la zona rural dispersas y de difícil acceso.
‐ Incumplimiento de visitas programadas.
OBJETIVO A CONSEGUIR: Mejorar e intensificar las acciones de monitoreo y acompañamiento pedagógico a los docentes de las IIEEE del ámbito de atención de la UGEL
Tambopata.
‐ Calendarizar las actividades a realizar en la UGEL Tambopata en el período 2015.
ACCIONES DE MEJORA: ‐ Elaborar un plan de monitoreo 2015 que incremente las visitas de monitoreo y acompañamiento a la gestión pedagógica de la UGEL Tambopata.
‐ Docentes de las IIEE de la zona urbana y rural monitoreada y acompañada en gestión pedagógica.
BENEFICIOS ESPERADOS Estudiantes con un mejor servicio educativo y de calidad.

ÁREA DE GESTIÓN A MEJORAR GESTIÓN INSTITUCIONAL


PROCESO MONITOREO Y SUPERVISIÓN A LA INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO ESCOLAR
RESPONSABLE DEL PROCESO LUIS URBINA PUMA
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La escasa capacitación de los especialistas y la ineficiente planificación del monitoreo y supervisión a la infraestructura y mobiliario educativo conlleva
a que no se cuente con un cuadro de necesidades de atención del mobiliario ni de infraestructura.
CAUSAS QUE PROVOCAN EL ‐ No recibe capacitación del MINEDU sobre el manejo de las cuentas.
PROBLEMA: ‐ No recibe capacitación del MINEDU sobre el llenado de las fichas.
‐ Los funcionarios de la Dirección de Gestión Institucional de la DRE son los que reciben las capacitaciones.
OBJETIVO A CONSEGUIR: Coordinar la reunión de capacitación a los directores de las IIEE de la zona urbana y rural para coadyuvar con el monitoreo del mantenimiento de la
infraestructura y mobiliario escolar en el período 2015.
Reunión con la totalidad de directores de las IIEE de la zona rural y urbana a fin de capacitarlos en el llenado de fichas de infraestructura y mobiliario
ACCIONES DE MEJORA: escolar y sobre el manejo de cuentas.
Monitorear el Buen Inicio del Año Escolar 2015.
BENEFICIOS ESPERADOS IIEE con infraestructura y mobiliario escolar adecuados.

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ÁREA DE GESTIÓN A MEJORAR DIRECCIÓN
PROCESO ATENCIÓN AL USUARIO
RESPONSABLE DEL PROCESO LUIS URBINA PUMA
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA No se cuenta con un aplicativo de trámite documentario que facilite el seguimiento de los expedientes presentados por los usuarios. Asimismo, no se
cuenta con un Manual de Procedimientos (MAPRO) que organice os procedimiento administrativos de los procesos que atiende la UGEL.
CAUSAS QUE PROVOCAN EL ‐ No hay quien brinde información.
PROBLEMA: ‐ Disminuido interés por contar con un Aplicativo de Trámite documentario.
‐ No cuenta con un personal para elaborarlo.
‐ Personal que no considera útil su implementación.
‐ Los procesos que atiende no están mapeados y bien definidos en el MAPRO de la DRE.
‐ Disminuido interés por contar con un Manual de Procedimientos (MAPRO).
OBJETIVO A CONSEGUIR: Argumentar la necesidad de contar con un aplicativo para generar un sistema de trámite documentario automatizado, así como, la urgencia de
implementar un Manual de Procedimientos Administrativos que oriente a los usuarios a dar seguimientos a sus documentos que ingresan a la UGEL
Tambopata.
‐ Requerir a la DRE el diseño e instalación de un aplicativo de trámite documentario.
ACCIONES DE MEJORA:
‐ Elaborar el MAPRO institucional de la UGEL.
BENEFICIOS ESPERADOS Tramites más eficientes con usuarios satisfechos.

TABLA 3: PRIORIZACIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

DIFICULTAD: 1 Mucha 2 Bastante 3 Poca 4 Ninguna

PLAZO: 1 Largo 2 Medio 3 Corto 4 Inmediato

IMPACTO: 1 Ninguno 2 Poco 3 Bastante 4 Mucho

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DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES RESPONSABLE SONIA VELÁSQUEZ ÁREA DE GESTIÓN
PROCESO WALTER HUILLCA ADMINISTRATIVA
EDUCATIVOS DEL PROCESO
N° ACCIONES DE MEJORA PROPUESTA DIFICULTAD PLAZO IMPACTO RESULTADO PRIORIZACIÓN
01 Elaborar el Plan de Distribución de Materiales 3 4 4 11 1

ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO A LA RESPONSABLE CÉSAR FERNÁNDEZ ÁREA DE GESTIÓN


PROCESO YOVANA HIGUERA PEDAGÓGICA
GESTIÓN PEDAGÓGICA DEL PROCESO
N° ACCIONES DE MEJORA PROPUESTA DIFICULTAD PLAZO IMPACTO RESULTADO PRIORIZACIÓN
01 Calendarizar las actividades a realizar en el2015. 4 3 4 11 1
02 Elaborar el Plan de monitoreo y acompañamiento a la 2 3 4 09 2
gestión pedagógica.
03 Docentes de las IIEE de la zona urbana y rural 2 3 3 08 3
monitoreada y acompañada en gestión pedagógica.

RESPONSABLE LUIS URBINA PUMA ÁREA DE GESTIÓN


PROCESO CONTRATACIÓN DOCENTE ADMINISTRATIVA
DEL PROCESO
N° ACCIONES DE MEJORA PROPUESTA DIFICULTAD PLAZO IMPACTO RESULTADO PRIORIZACIÓN
01 ‐ Ejecutar y conducir el proceso de adjudicación para
4 4 4 12 1
la contratación docente 2015.

MONITOREO Y SUPERVISIÓN A LA ÁREA DE GESTIÓN


RESPONSABLE
PROCESO INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO LUIS URBINA PUMA INSTITUCIONAL
DEL PROCESO
ESCOLAR
N° ACCIONES DE MEJORA PROPUESTA DIFICULTAD PLAZO IMPACTO RESULTADO PRIORIZACIÓN
01 Reunión con la totalidad de directores de las IIEE de la
zona urbana y rural a fin de capacitarlos en el llenado 4 4 4 12 1
de fichas de infraestructura y mobiliario escolar, así
como en el manejo de cuentas.
02 Monitorear el Buen Inicio del año escolar 2015. 2 3 3 08 2

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RESPONSABLE ÁREA DE GESTIÓN
PROCESO ATENCIÓN AL USUARIO LUIS URBINA PUMA DIRECCIÓN
DEL PROCESO
N° ACCIONES DE MEJORA PROPUESTA DIFICULTAD PLAZO IMPACTO RESULTADO PRIORIZACIÓN
01 Requerir a la DRE el diseño e instalación de un
aplicativo de trámite documentario. 4 4 4 12 1
02 Elaborar el MAPRO institucional de la UGEL. 4 4 3 11 2

TABLA 4: PLAN DE MEJORA

RESPONSABLE SONIA VELÁSQUEZ ENERO, FEBRERO Y


PROCESO DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES EDUCATIVOS FECHA:
DEL PROCESO WALTER HUILLCA MARZO DEL 2015
ACCIONES DE RESPONSABLE(S) DE LA FECHA RECURSOS RESPONSABLE DEL
TAREAS COSTO INDICADOR DE SEGUIMIENTO
MEJORA TAREA INICIO FINAL NECESARIOS SEGUIMIENTO
Elaborar el Diseñar y elaborar Esp. Educación UGEL ENE FEB Papel. 0.00 Diseño del plan de distribución Director de UGEL
plan de el plan. Equipo de cómputo de materiales educativos.
distribución de Verificar el Esp. Administrativo UGEL ENE FEB Papel. 0.00 Presupuesto del plan de Director de UGEL
materiales presupuesto del Equipo de cómputo distribución de materiales
Plan. educativos revisado.
Aprobar el plan. Director UGEL FEB FEB Papel. 0.00 Plan de distribución de Director de UGEL
Equipo de cómputo materiales educativos aprobado.
Contratar al Jefe Abastecimiento DRE FEB FEB Papel. 0.00 Contratado firmado para la Director de UGEL
distribuidor de los Equipo de cómputo distribución de los materiales
materiales educativos a las IIEE.
Generar la orden de Jefe Abastecimiento DRE FEB FEB Papel. 0.00 Orden de servicio de distribución Director de UGEL
servicio. Equipo de cómputo de materiales educativo
generada.
Seguimiento al Jefe Abastecimiento DRE FEB MAR Papel. 0.00 Actas de entrega de materiales Esp. Educación UGEL
cumplimiento de la Esp. Educación UGEL Equipo de cómputo educativos a las IIEE.
distribución de los
materiales.
Vaciado de las actas Monitor Materiales PELA FEB MAR Papel. 0.00 Reporte del SIGMA. Esp. Educación UGEL
de entrega en el Esp. Educación UGEL Equipo de cómputo
SIGMA
TOTAL S/. 0.00

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RESPONSABLE ENERO Y FEBRERO
PROCESO CONTRATACIÓN DOCENTE LUIS URBINA PUMA FECHA:
DEL PROCESO 2015
ACCIONES DE RESPONSABLE(S) DE FECHA RECURSOS RESPONSABLE DEL
TAREAS COSTO S/. INDICADOR DE SEGUIMIENTO
MEJORA LA TAREA INICIO FINAL NECESARIOS SEGUIMIENTO
Ejecutar y Conformar la comisión Director de UGEL ENE ENE 0.00 Comisión del proceso de Director de UGEL
conducir el local. adjudicación de contrato
proceso de docente instalada.
adjudicación para Elaborar el plan de Comisión ENE ENE 0.00 Plan de adjudicación de contrato Director de UGEL
la contratación adjudicación. docente 2015.
docente 2015. Publicar las plazas Comisión ENE ENE 0.00 Relación de plazas vacantes para Director de UGEL
vacantes para contrato. contrato docente publicado en la
página Web de la DRE.
Publicar el cronograma Comisión ENE ENE 0.00 Cronograma de adjudicación de Director de UGEL
de adjudicación de contrato docente publicado.
plazas.
Gestionar ante la DRE Esp. Administrativo ENE ENE Refrigerio 1500.00 Presupuesto asignado por la DRE Director de UGEL
el presupuesto del Agua de mesa para el refrigerio y almuerzo.
Refrigerio y almuerzo. Almuerzo
Desarrollar y conducir Comisión ENE FEB Materiales 1800.00 Presupuesto asignado por la DRE Director de UGEL
el proceso de para la adquisición de
adjudicación de materiales.
acuerdo al cronograma
Informar a la DRE de Comisión FEB FEB Papel. 0.00 Oficio de remisión de Director de UGEL
todo lo actuado. Equipo de expedientes del proceso de
cómputo. adjudicación de contrato 2015.
Oficio de remisión de informe
del proceso de adjudicación de
contrato 2015.
Verificar que la DRE Director de UGEL FEB FEB 0.00 Reporte del NEXUS Director de UGEL
Emita las resoluciones
de los docentes y que
los ingrese al NEXUS.
TOTAL S/. 3 300.00

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MONITOREO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA RESPONSABLE MARZO-
PROCESO CÉSAR FERNÁNDEZ SOTO FECHA:
GESTIÓN PEDAGÓGICA DEL PROCESO NOVIEMBRE 2015
ACCIONES DE RESPONSABLE(S) FECHA RECURSOS COSTO S/. INDICADOR DE RESPONSABLE DEL
TAREAS
MEJORA DE LA TAREA INICIO FINAL NECESARIOS SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Calendarizar las Diseñar la ruta para Operador PAD ENE ENE Papel 0.00 Ruta elaborada Esp. Administrativo
actividades a elaborar la Equipo de cómputo
realizar en el2015. calendarización.
Socializar la ruta para Operador PAD FEB FEB Equipo de cómputo 0.00 Ruta socializada Esp. Administrativo
elaborar la Proyecto
calendarización. multimedia
Elaborar la Especialistas FEB MAR Equipo de cómputo 0.00 Calendarización de las Operador PAD
calendarización de todas responsables por actividades de la UGEL 2015
las áreas y programas de áreas y niveles
la UGEL. educativos
Proyección de la Especialista FEB MAR Papel 0.00 Resolución de aprobación de Esp. Administrativo
Resolución de Administrativo Equipo de cómputo la calendarización de la
aprobación de la UGEL 2015.
calendarización.
Firma de la Resolución Director UGEL MAR ABR 0.00 Resolución distribuida a Director UGEL
de aprobación de la todas las áreas.
calendarización.
Elaborar el Plan de Diseño y elaboración de Especialistas en ENE ENE Papel 0.00 Plan de monitoreo, asesoría Director UGEL
monitoreo y plan. Educación Equipo de cómputo y supervisión pedagógica de
acompañamiento a EBR, EBE, CEBA, CETPRO
la gestión Revisión del Esp. Administrativo ENE ENE Papel 0.00 Plan de monitoreo, asesoría Director UGEL
pedagógica. presupuesto del plan. Equipo de cómputo y supervisión pedagógica de
EBR, EBE, CEBA, CETPRO,
Revisado
Socialización y Especialistas por FEB FEB Equipo de cómputo 0.00 Plan aprobado Director UGEL
aprobación del plan. niveles y áreas. Proyecto
multimedia
Remitir el plan a la DRE Director UGEL FEB FEB 0.00 Oficio de remisión a la DRE Director UGEL
para la asignación de
presupuesto.
Seguimiento a la Especialista FEB FEB 0.00 Presupuesto asignado Director de UGEL
aprobación del Plan Administrativo

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Docentes de las IIEE Visitas de monitoreo a Especialistas por Viáticos y movilidad 80 000.00 Fichas de visitas Director de UGEL.
de la zona urbana y las IIEE de la zona niveles Informe mensual de visitas
rural monitoreada y urbana y rural de la
acompañada en UGEL.
gestión pedagógica.
TOTAL S/. 80 000.00

MONITOREO Y SUPERVISIÓN A LA INFRAESTRUCTURA Y RESPONSABLE DEL FEBRERO Y MARZO


PROCESO LUIS URBINA PUMA FECHA:
MOBILIARIO ESCOLAR PROCESO 2015
RESPONSABLE(S) DE LA FECHA RECURSOS INDICADOR DE RESPONSABLE DEL
ACCIONES DE MEJORA TAREAS COSTO
TAREA INICIO FINAL NECESARIOS SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Reunión con la Convocar a una reunión Director UGEL FEB FEB Papel. 0.00 Oficio de Director UGEL
totalidad de directores Equipo de convocatoria
de las IIEE de la zona cómputo.
urbana y rural a fin de Proyector
capacitarlos en el multimedia
llenado de fichas de Ejecutar la reunión y elaborar DGI –DRE FEB FEB Papel. 0.00 Control de asistencia Director UGEL
infraestructura y un cuadro de necesidades de Equipo de Cuadro de
mobiliario escolar, así infraestructura y mobiliario cómputo. necesidades.
como en el manejo de de las IIEE de la UGEL Proyector
cuentas. Tambopata. multimedia
Monitorear el Buen Monitorear y supervisar el Especialistas DRE - UGEL MAR MAR Movilidad y 500.00 Informe de Director UGEL
Inicio del año escolar Buen Inicio del Año escolar viáticos monitoreo
2015. 2015
TOTAL S/. 500.00

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RESPONSABLE
PROCESO ATENCIÓN AL USUARIO LUIS URBINA PUMA FECHA: MARZO – JULIO 2015
DEL PROCESO
ACCIONES DE RESPONSABLE(S) DE FECHA RECURSOS INDICADOR DE RESPONSABLE DEL
TAREAS COSTO
MEJORA LA TAREA INICIO FINAL NECESARIOS SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO
Requerir a la DRE el ‐ Efectuar el requerimiento a Operador PAD MAR JUL Papel. 2 500.00 ‐ Oficio de requerimiento Esp. Administrativo
diseño e instalación la DRE Director UGEL Equipo de ‐ Socialización del diseño
de un aplicativo de ‐ Informar sobre el diseño. Esp. Administrativo cómputo. del aplicativo.
trámite ‐ Adquirir el Aplicativo Administrador DRE ‐ Adquisición del
documentario. ‐ Instalar el Aplicativo. Aplicativo
‐ Instalación del
Aplicativo
Elaborar el MAPRO ‐ Conformar un equipo de Equipo EIG MAR MAY Papel. 250.00 ‐ Equipo de trabajo Director UGEL
institucional de la trabajo Equipo de conformado y
UGEL. ‐ Diseñar el MAPRO. cómputo reconocer mediante
‐ Priorizar los cinco RD.
procedimientos de acuerdo ‐ Propuesta de MAPRO.
a los compromisos de ‐ RD de aprobación de
gestión. MAPRO.
‐ Actualizar los cinco
procedimientos en el
MAPRO.
‐ Presentar el MAPRO
actualizado.
TOTAL S/. 2 750.00

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TABLA 5: MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

CRONOGRAMA -2015
DIMENSIÓN ASPECTO OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES
E F M A M J J A S O N D
ADMINISTRATIVA LOGISTICA/ Elaborar de manera Contar con un Plan de distribución de ‐ Elaborar un plan de reparto de
DISTRIBUCIÓN oportuna el plan de materiales educativos en el mes de material educativo 2015. X X
DE MATERIALES distribución de materiales enero del 2015.
EDUCATIVOS educativos y distribuirlos Lograr que el 80% de IIEE cuenten ‐ Verificar que se realice de X
antes del inicio del año con los materiales educativos al inicio manera oportuna la firma de
escolar a las IIEE del del año escolar. contrato con el distribuidor.
ámbito de atención de la ‐ Verificar que se emita la orden X
UGEL Tambopata. de servicio del contrato de
distribución.
‐ Verificar el proceso de X X
distribución de Materiales
Educativos.
‐ Verificar el vaciado de las actas X X
de distribución en el SIGMA.
ADMINISTRATIVA RECURSOS Diseñar estrategias de Lograr Adjudicar el 100% de plazas de ‐ Conformar la comisión local X
HUMANOS/ operación basadas en la contratación docente de la UGEL del proceso de contratación
CONTRATACIÓN ejecución y conducción Tambopata en el plazo establecido docente.
DOCENTE del proceso de en la norma técnica del MINEDU y la ‐ Desarrollar y conducir el X X
contratación oportuno Directiva Regional 2015. proceso de contratación
de docente de la UGEL docente del ámbito de
Tambopata para dar atención de la UGEL
cumplimiento al plazo Tambopata
establecido en la norma ‐ Informar a la DRE el proceso X
técnica del MINEDU y a la de adjudicación de plazas en
Directiva Regional 2015. las tres etapas.
Coadyuvar a que las IIEE cuenten con ‐ Verificar que la DRE Emita las X X
el 90% de docentes al inicio del año resoluciones de los docentes y
escolar 2015 que los ingrese al NEXUS.
DIRECCIÓN TRÁMITE Argumentar la necesidad Contar con un Aplicativo de trámite ‐ Requerir a la DRE el diseño y X X X X X
DOCUMENTARI de contar con un documentario para el período 2015. adquisición de un Aplicativo de
O/ATENCIÓN AL aplicativo para generar Trámite Documentario
USUARIO un sistema de trámite Contar con un Manual de ‐ Solicitar a la DRE la X X X
documentario Procedimientos (MAPRO) autorización para implementar
automatizado, así como, institucional en la UGEL para el en la UGEL un MAPRO
la urgencia de período 2015. institucional.

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CRONOGRAMA -2015
DIMENSIÓN ASPECTO OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES
E F M A M J J A S O N D
implementar un Manual
de Procedimientos
Administrativos que
oriente a los usuarios a
dar seguimientos a sus
documentos que ingresan
a la UGEL Tambopata.
PEDAGÓGICA GESTIÓN Mejorar e intensificar las Contar con una calendarización de las ‐ Elaborar la calendarización de X X X
PEDAGÓGICA/ acciones de monitoreo y actividades de la UGEL Tambopata las actividades de todas las
MONITOREO Y acompañamiento para el período 2015. áreas y programas de la UGEL..
ACOMPAÑAMIE pedagógico a los Contar con plan de monitoreo y ‐ Elaborar un plan de monitoreo X X X
NTO A LA docentes de las IIEEE del acompañamiento pedagógico de la y acompañamiento de la
GESTIÓN ámbito de atención de la UGEL Tambopata que incremente en gestión pedagógica de las IIEE
PEDAGÓGICA UGEL Tambopata. dos visitas al año a las IIEE de la zona de la UGEL.
urbana y una visita al año a las IIEE
de la zona rural para el período 2015.
35% de docentes de las IIEE de la ‐ Monitorear y acompañar a los X X X X X X X X X
zona urbana y rural monitoreados y docentes de las IIEE de la zona
acompañados en gestión pedagógica urbana y rural de la UGEL.
durante el período 2015.
INSTITUCIONAL GESTIÓN Coordinar la reunión de Coadyuvar en la convocatoria del ‐ Ejecutar la reunión y elaborar X X
INSTITUCIONAL capacitación a los 90% de directores de las IIEE de la un cuadro de necesidades de
/MONITOREO Y directores de las IIEE de la zona urbana y rural para mejorar el infraestructura y mobiliario de
SUPERVISIÓN A zona urbana y rural para monitoreo y supervisión de la las IIEE de la UGEL Tambopata.
LA coadyuvar con el infraestructura y mobiliario escolar al
INFRAESTRUCT monitoreo del inicio del año escolar 2015.
URA Y mantenimiento de la 15% de IIEE seleccionadas ‐ Monitorear y supervisar el X
MOBILIARIO infraestructura y intencionalmente monitoreadas en el Buen Inicio del Año escolar
ESCOLAR mobiliario escolar en el Buen Inicio del Año Escolar 2015. 2015
período 2015.

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