Gestión basada en Ingeniería de Procesos Documentación de Procesos

ANEXO N°4
MANUAL DE PROCESOS
E INDICADORES

DIMAO
I.MUNICIPALIDAD
DE LOS ANDES
2010
VERSIÓN 1.0

GFH Consultores – Grupo Innovación Empresarial

Patricio Alburquenque / Nicolás González Consultores

Gestión basada en Ingeniería de Procesos Documentación de Procesos

ÍNDICE:

INTRODUCCIÓN………………………………………………………..……………..……………………………. 2
OBJETIVO………………………………………………………………..……………………………………..….… 2
PROCESOS RELEVANTES……….……………………………….…………………………………………...….… 3
PROCEDIMIENTOS RELEVANTES……………………………….…………………………………………...….… 4
INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO...…………………………………………………………...….… 9
MAPAS DE PROCESO…………………………………...…………………………………………………...….… 10

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INTRODUCCIÓN:

El Departamento de Medio Ambiente está encargado del aseo de las vías públicas, mantención
de parques, plazas, jardines y, en general, de los bienes nacionales de uso público existentes en la
comuna. Además del servicio de extracción de basura tanto domiciliaria como de la ciudad y la
construcción, conservación y administración de las áreas verdes de la comuna.
Estas tareas se llevan a cabo mediante las distintas áreas que conforman el Departamento, siendo
estas:

1. ASEO.

Área que está encargada de la fiscalización de la empresa contratista, encargada de la

extracción de aseo de la ciudad, mediante:
• Manejo de residuos sólidos domiciliarios.
• Supervisión realizada por profesionales, canalizado a través de contrato de recolección,
transporte y disposición sanitaria de la basura de la ciudad.
• Educación ambiental: responsabilidad de la Municipalidad de Los Andes, por instaurar en la
comuna conciencia, y manejo adecuado de los residuos sólidos, tanto de la comunidad,
como empresas, constructoras y o particulares, que son grandes generadores de basura. La
difusión se realiza mediante medios de comunicación, educación con respecto a temáticas
específicas (reciclaje) y programas específicos.

OBJETIVO:

• Velar por el cumplimiento de las responsabilidades ambientales municipales.

• Manejo adecuado de residuos sólidos particulares.
• Mantención de áreas verdes de la ciudad.

2. JARDINES.

Esta área está encargada del diseño, construcción y mantención de áreas verdes de la ciudad.
Siendo el rol principal, la mantención de áreas verdes construidas. Mediante:
• Fiscalización de contrato con empresas encargadas de áreas verdes de la ciudad.
• Fiscalización de las empresas constructoras, en la construcción de áreas verdes.

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• Fiscalización de arboleda urbana, licitada y no licitada.

• Realización de planificación estratégica.

OBJETIVO:

• Mantención de áreas verdes a través del trabajo realizado por empresas constructoras
supervisadas.

3. GESTIÓN AMBIENTAL LOCAL (GAL).

Inspección ambiental de denuncias respectivas al área de aseo y jardines, generalmente siendo

estas plagas, manejo responsable de mascotas, maltrato animal, higiene ambiental, pozos
sépticos, temas asociados a la ruralidad de las instalaciones, denuncias de contaminación
ambiental por empresas mineras, agrícolas, hidroeléctricas y otras.

OBJETIVO:

• Procurar solucionar de forma efectiva e inmediata a múltiples denuncia de demanda

espontánea.

PROCEDIMIENTOS RELEVANTES:

1. Servicios DIMAO

SERVICIOS DIMAO:

1.1. Solicitud de Servicios en DIMAO

1.2. Contratación y Supervisión de Servicios DIMAO

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SERVICIOS DIMAO:

Nombre del Proceso Realización de los servicios de DIMAO

Aseo de las vías públicas, mantención de parques,

Finalidad
plazas, jardines y, en general, de los bienes nacionales de
uso público existentes en la comuna. Además del servicio
de extracción de basura tanto domiciliaria como de la
ciudad y la construcción, conservación y administración
de las áreas verdes de la comuna.

Pertenece al Departamento DIMAO.

Cruce funcional

• Aseo
Entradas • Jardines
• Inspección Ambiental

• Manejo adecuado de residuos sólidos particulares

• Cumplimiento de responsabilidades ambientales
Salida municipales
• Mantención de áreas verdes
• Solución de demandas ambientales

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Descripción de Procedimientos:
N3_TB_701_DIM_Solicitud de Servicios en DIMAO

Etapas Actividad Responsable

1. Solicitud y Entrega 1.1. Usuario solicita atención en DIMAO. • Usuario

de Formulario de 1.2. Secretaria entrega formulario de atención, y • Secretaria DIMAO
Servicios Tramitación en casos que sea telefónicamente, este
funcionario la entregará la información por
este mismo medio.

2. Derivación de 2.1. Usuario completa dicho formulario y entrega • Usuario

Solicitud a secretaria DIMAO. • Secretaria DIMAO
2.2. Secretaria revisa y deriva formulario según
sea el caso, puede ser GAL (Gestión
Ambiental Local o bien Aseo y Jardines).

3. Solicitud de 3.1. Recibe la solicitud de servicio y analiza la • GAL (Director

Servicios GAL situación. DIMAO)
3.2. Analiza las acciones correctivas y los recursos
a utilizar. Luego indica acciones a equipo de
trabajo municipal.

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4. Solicitud de 4.1. Recibe la solicitud de servicio y analiza la • Aseo / Jardines-

Servicio Aseo / situación.
Jardines 4.2. Realiza inspección ambiental y verifica en
terreno la situación.
4.3. Completa informe, es decir, al reverso del
formulario ingresa las observaciones del caso.
4.4. Analiza las acciones correctivas y los recursos
a utilizar, en casos que no disponga de los
recursos se accede al proceso de
Contratación y Supervisión de Servicios
DIMAO. Para luego indicar acciones a
equipo de trabajo municipal.

5. Puesta en Marcha 5.1. El equipo de trabajo municipal lleva a cabo • Equipo de Trabajo
de Acciones las acciones indicadas. Municipal
5.2. Generan informe de las acciones indicadas.
5.3. Envían informe a encargado del área
responsable del caso.

6. Revisión y Cierre 6.1. El encargado del área responsable revisa • Director DIMAO
de Informe dicho informe. • Encargado de
6.2. Este mismo funcionario envía informe a Área
Director para su aprobación. • Equipo de Trabajo
6.3. En caso que Director no apruebe, este Municipal
volverá a indicar las acciones al Equipo de
Trabajo Municipal para realizar nuevamente
el proceso. Y cuando el Director Aprueba el
informe, este mismo lo archiva en su carpeta
correspondiente.

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Descripción de Procedimientos:
N3_TB_702_DIM_Contratación y Supervisión de Servicios DIMAO.

Etapas Actividad Responsable

1. Orden de Servicio 1.1 Solicita servicios a empresas contratistas. • Encargo Área

1.2 Entrega informe de actividades a realizar Aseo / Jardines /
(Orden de Servicio). GAL

2. Trabajos 2.1 La empresa contratista lleva a cabo los • Encargo Área

Solicitados trabajos solicitados. Aseo / Jardines /
2.2 El encargado del área responsable supervisa GAL
la ejecución del trabajo. • Empresa
2.3 La empresa contratista da término al trabajo Contratista
solicitado y entrega informe de este mismo.
Además con copia de la orden de servicio al
Director.

3. Aprobación de 3.1 El encargado del área responsable revisa el • Encargo Área

Trabajo Realizado informe y lo verifica de acuerdo a la orden Aseo / Jardines /
de trabajo. Si no aprueba el trabajo realizado GAL
le indica a la empresa contratista las • Empresa
acciones correctivas que debe llevar a cabo Contratista
para iniciar nuevamente esta parte del
proceso. Y en el caso favorable que apruebe
los trabajos realizados archiva el informe en
conjunto con la orden en carpeta de
servicios correspondientes al mes hasta el
cierre de éste.

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4. Generación de 4.1 El encargado del área responsable ingresa la • Encargo Área

Estado de Pago orden de servicio en la planilla EXCEL del Aseo / Jardines /
listado de órdenes de servicios. GAL
4.2 El encargado prepara el cierre de los • Empresa
servicios solicitados. Esta actividad se realiza Contratista
el 30 de cada mes y los 5 primeros días del
mes siguiente, la cual consiste en revisar la
cantidad de órdenes de servicio emitidas,
ejecutadas en el período e incluso las
anuladas.
4.3 A su vez, este mismo revisa el listado de
órdenes de servicios en la planilla EXCEL
(órdenes emitidas y ejecutadas).
4.4 Envía listado de cierre a empresa contratista
vía correo electrónico.
4.5 La empresa contratista hace recepción de
dicha información y prepara carpeta para
cierre de mes. La cual contiene:
- Factura de traslado y factura de barrido y
recolección.
- Cantidad de personal.
- Turnos.
- Camiones.
- Recolección total.
- Ordenes de Servicios.
- Personas Contratadas.
- Ausencias.
- Licencias Médicas.
- Planilla de Pagos.
- Certificados de Inspección del Trabajo.
4.6 El encargado revisa dicha carpeta y genera
el estado de pago. Y envía 4 copias de este
mismo. (Alcalde, Finanzas, Inspector GEA y
Empresa Contratista).

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INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO:

SERVICIOS DIMAO:

Proceso N3TB_701_DIM_Solicitudes de Servicio en DIMAO.

1.- Porcentaje de Informes Archivados.

Registrar la cantidad de informes archivados (IA), en relación al número de informes que
fueron entregados (IE).

FORMULA FRECUENCIA META

% Archivados = (IA/IE)*100 Mensual = 100%

Proceso N3TB_702_DIM_ Contratación y Supervisión de Servicios DIMAO.

1.- Porcentaje de Estados de Pago Generados por Órdenes de Servicios.

Registrar la cantidad de Estados de pagos efectuados por Órdenes de Servicios (EP), en
relación al número de Órdenes de Servicios Aprobados (OS).

FORMULA FRECUENCIA META

% Archivados = (EP/OS)*100 Mensual = 100%

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