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La prospección: dónde encontrar clientes

La parte más difícil de la venta es captar nuevos


clientes, lo que en el argot profesional se conoce
como encontrar leads cualificados.

Los estudios dicen que se necesita contactar con


cinco posibles clientes o leads para hacer una
venta, lo que te da idea del número de contactos
que se necesitan para vender. También se ha
comprobado que el 79% de los contactos no se
transforman en ventas. Algunos estudios dicen que
el porcentaje de éxito es incluso menor.

Según este otro estudio, tan sólo un 13% de los


leads o posibles clientes se convierten en
oportunidades de venta. De éstas, tan sólo un 6%
se traducen en una venta. De media, se tardan 18
días en hacer una venta desde el primer contacto
con el posible cliente.

¿Quién es tu cliente potencial?


Antes de empezar siquiera a buscar clientes, debes
tener en mente un cliente ideal para tu producto o
servicio, por ejemplo:

Cliente verde, para productos relacionados con el


medio ambiente
Cliente sensible al precio, para productos
económicos
Cliente ocupado, para productos que ahorran
tiempo, como la comida preparada
Cliente exigente, para productos de lujo
Cliente asustado, para servicios de seguridad
Cliente jubilado, para servicios dirigidos a la tercera
edad
Si no tienes claro el cliente potencial al que tienes
que vender, entonces vas a malgastar tu tiempo y tu
energía en dirigirte a gente que no tienen interés ni
necesidad de tu producto.
Una vez que tienes claro quién es tu potencial
cliente, puedes empezar a reunir información y
datos de contacto.

¿Dónde encontrar nuevos clientes?

Según un reciente estudio, las mejores fuentes para


encontrar nuevos clientes son las siguientes (entre
paréntesis aparece la probabilidad de convertir un
posible cliente en un nuevo contacto, es decir,
alguien con quien argumentar o negociar):

Página web de la empresa (31,3%)


Recomendación de otro cliente (24,7%)
Webinars (17,8%)
Las redes sociales (17,2%)
La publicidad (15,3%)
Los anuncios de Google y otros buscadores (14,3%)
Clientes de cartera (13,9%)
Ferias sectoriales (12,4%)
Un socio comercial (10%)
Linkedin (6,5%)
Eventos patrocinados por la empresa (4,2%)
Listados de potenciales clientes (2,5%)
Campañas de buzoneo o de correo electrónico
(0,9%)
Si tu cliente potencial es otra empresa, según un
reciente estudio, estos son los mejores canales para
conseguir nuevos clientes (entre paréntesis aparece
el ratio entre oportunidades que terminan en venta y
oportunidades se pierden):

Recomendaciones de otros clientes (68,7)


Redes sociales (68,6)
Otros (67,4)
La página web de la empresa (61,4)
Clientes de cartera (57,5)
Envío de correos electrónicos (43)
Webinars (37,7)
Publicidad en buscadores (29,7)
Ferias sectoriales (29,6)
Publicidad en general (21,8)
Un socio comercial (17,9)
Listados (15,5)
Eventos patrocinados por la empresa (7,6)
Los vendedores deben dedicar más tiempo a
aquellos contactos que tienen más calidad, es decir,
que tienen mayor probabilidad de convertirse en una
venta, por ejemplo, según los resultados de este
estudio, los vendedores deben atender primero
cualquier contacto que proceda de la página web de
la empresa o que venga recomendado por otro
cliente.

¿Cómo gestionar las oportunidades de venta (leads)


que vienen de la página web?
Es necesario priorizar las oportunidades de venta
(leads) para atacar primero aquellas que tienen más
probabilidades de éxito. Sin embargo, es frecuente
que los vendedores dediquen el mismo tiempo a
todos las oportunidades de venta que encuentren.
Esto es un error.

Hay un reciente estudio, que aparece publicado en


la revista de la Universidad de Harvard, que ha
descubierto lo siguiente sobre la mejor manera de
gestionar las oportunidades de venta y contactar
con posibles clientes que soliciten información sobre
un determinado producto o servicio desde la página
web de la empresa:

Los mejores días para contactar con los posibles


clientes son los miércoles y los jueves.
Las mejores horas del día para contactar con los
posibles clientes son a primera hora de la mañana y
a última hora de la tarde.
Las probabilidades de contactar con un posible
cliente en el primer intento desciende de forma
exponencial a medida que van pasando los minutos
desde el momento que en que el posible cliente
llama a la empresa para pedir información. Según
parece, una vez que ha pasado media hora, las
probabilidades de contactar con el posible cliente en
el primer intento se reducen hasta casi cero. Lo
ideal es atender la llamada o la petición entrante de
un posible cliente en los siguientes cinco minutos. A
partir de ahí, las probabilidades de dar con él en la
primera llamada se reducen en un 90%.
Las probabilidades de hacer una venta también se
reducen sensiblemente a medida que van pasando
las horas desde el momento en que el posible
cliente pide información.
Hay posibilidades de contactar con alguien que ha
pedido información sobre un determinado producto
hasta en el sexto intento. Sin embargo, la media de
intentos de los vendedores es 1.5 y muy pocos
pasan del tercero. También se ha comprobado que
un 30% de las peticiones de información se quedan
sin atender.
En conclusión, cuando entra una petición de
información por parte de un posible cliente, hay que
responder lo antes posible y no hay que rendirse
fácilmente si no podemos contactar con él en los
primeros intentos.

Captar clientes en una base de datos

Para hacer la labor de prospección de un mercado


se suele utilizar una base de datos. Suele ser el
caso que el tamaño de la base de datos sea tal que
haga imposible contactar con todos los registros, o
bien que incluya tanto datos de clientes potenciales
como de personas o entidades que ni siquiera
entran en esa categoría.

Por eso se hace necesario utilizar estrategias para


extraer de la base de datos los contactos que
realmente entran en la categoría de clientes
potenciales.

Filtrar y segmentar la base de datos


Segmentar una base de datos consiste en eliminar
todos aquellos registros que no resultan útiles.
Según se ha comprobado, filtrar y segmentar una
base de datos triplica el éxito de una campaña de
ventas.

Para segmenta la base de datos primero es


necesario tener claro qué tipo de necesidades
satisface tu producto y cuál es el cliente tipo. ¿Son
personas que viven en una determinada zona
geográfica? ¿profesionales que trabajan en un
determinado sector? ¿personas que tienen unos
determinados ingresos? ¿empresas que tienen un
determinado número de empleados? Si ya tienes
una cartera de clientes, lo mejor es buscar clientes
que reúnan las características de tus actuales
clientes.

Para segmentar la base de datos primero hay que


utilizar un filtro. Dependiendo del soporte de la base,
esto puede ser más o menos sencillo. Si la base de
datos está almacenada en un soporte digital en un
centro de datos propiedad de la empresa, no suele
ser complicado obtener sólo aquellos registros que
reúnan unas determinadas características. Para ello
hay que hacer una búsqueda introduciendo
determinados criterios que se utilizan para el filtrado
de los datos.

Limpiar la base de datos

Uno de los principales problemas del vendedor es


que la base de datos no suele estar actualizada. Es
frecuente que hasta el 40% de los contactos ya no
existan, o que hasta el 70% de los mismos tengan
algún dato incorrecto, ya sea la persona de
contacto, el domicilio y hasta el número de teléfono.

La razón de que la base de datos tenga muchos


datos incorrectos es que nadie dentro de la empresa
se encarga de actualizarlos, o bien que comprar una
nueva versión resulta muy caro.
A veces para limpiar la base de datos hay que hacer
cosas tan sencillas como eliminar de la misma
aquellos registros que no tienen potencial de venta
para nuestro producto. Por ejemplo, si vendes un
producto orientado a grandes clientes, ¿para qué
vas a enviar una publicidad a todas las empresas
que encuentres, independientemente del tamaño
que tengan?

Cómo concertar una entrevista de ventas


Concertar una entrevista de ventas es la parte más
dura del proceso de ventas y, posiblemente, la más
difícil. De hecho, hay algún estudio que dice que tan
sólo un 2% de las llamadas se traducen en una
entrevista. Sea o no cierto, te da una idea de lo
ingente de la tarea.

Lo normal es concertar la entrevista por teléfono.


Normalmente el cliente no te conoce
personalmente, de ahí que en inglés este tipo de
llamadas se denominen “cold-calling”, literalmente
llamar en frío. Es el equivalente a lo que en el
mundo de la venta se conoce como hacer visitas a
“puerta fría”, que describe el proceso de llamar en
todas las puertas que encuentres, hasta que se abra
alguna.

Aquí tienes algunos consejos básicos para hacer


una labor de concertación de manera eficiente:

Procura que la labor de prospección esté bien


hecha. Si llamas a aquellos que no son tus
potenciales clientes, estás perdiendo el tiempo.
Elabora un guión y úsalo. Atenerse a un guión te
permite centrarte en aquellos puntos que son
realmente importantes y aprovechar al máximo el
limitado tiempo que tienes con el potencial cliente.
Si el guión te viene impuesto, adáptalo a tu forma de
hablar. Si utilizas la manera de expresarse de un
tercero, suena a falso, salvo que seas un gran actor.
Sé amable con la persona que te coge el teléfono,
aunque sea una recepcionista, que es lo más
probable.
Asegúrate de que estás sonriendo mientras hablas.
Aunque la otra persona no puede verte, lo nota en
tu voz. Es lo que se conoce como la sonrisa
telefónica.
Antes de empezar a hacer llamadas, práctica. Hay
quien recomienda hacerlo delante de un espejo.
Al principio de la llamada no intentes vender, sino
conectar con el cliente. Para ello aprovecha
cualquier información previa que tengas sobre él o
sobre su empresa. Por ejemplo, llámalo por su
nombre si lo conoces.
Intenta captar su interés en tu producto con algo
que le sorprenda. Procura que tu llamada no suene
a más de lo mismo.
Anota los puntos más importantes tratados en cada
llamada y planifica la siguiente. Hay estudios que
dicen que se necesitan 8 llamadas de media para
conseguir pasar a la siguiente fase del proceso de
ventas.
Llamar para concertar la entrevista
Lo normal es que la concertación de una visita con
un potencial cliente se haga por teléfono, llamando
a un listado de personas que tienen potencial para
venderles algo. La llamada, a su vez, tiene varias
fases o pasos:

El uso de un guión

Para concertar una entrevista con un potencial


cliente, lo mejor es crear un guión que todos lo
vendedores de la empresa deban seguir.

El guión debe ser específico para ese producto y


para ese mercado, utilizando la terminología propia
del sector y un nivel de complejidad adecuado para
la persona que está al otro lado del aparato.

Cómo presentarse al cliente


Preséntate de forma profesional, empieza dando los
buenos días o buenas tardes y, si es posible,
dirígete a la personas por su nombre, por ejemplo,
Buenos días, Señor Pérez, me llamo Luís
Fernández y le llamo de parte de la empresa ABC…

Pide permiso antes de empezar a contar lo que


quieres decir. Pregunta a la otra persona si tiene un
minuto para escucharte.

Ofrece un motivo poderoso

Lo más importante de este paso es dejar claro la


razón por la que llamas. Ésta debe ser una razón
poderosa para el cliente, de lo contrario, es muy
probable que en ese momento decida terminar la
conversación.

Lo mejor sería ofrecer un motivo en el contexto de


una pregunta: “¿Estaría interesado en que le
mostremos un método para reducir los actuales
costes de la empresa?”. De esta manera es más
fácil que la otra persona diga que sí, lo que te
coloca en el siguiente paso de la llamada.

Concertar la entrevista

Este es el momento de conseguir un hueco en su


apretada agenda. Fija un día y hora, no dejes que
diga “pásate por aquí un día y hablamos”. Intenta
que sea una hora exacta, nada de “a eso de las diez
suelo estar libre”.

Confirma que va a tener el tiempo suficiente para


atenderte fijando la hora en que va a terminar la
entrevista. No le engañes diciendo que tan sólo van
a ser unos minutos si vas a necesitar una hora para
hacer la demostración completa de tu producto.

Aclara el lugar donde tendrá lugar la entrevista y


cuál es la mejor manera de llegar, cuánto tiempo se
tarda en llegar y cuál es la mejor manera de hacerlo,
y hay un transporte público cerca o si hay
aparcamiento para visitantes.

Despedirse del potencial cliente

Despídete dando las gracias a la otra persona por el


tiempo que te ha dedicado.

Confirmar la cita antes de ir

Si la cita no es al día siguiente, debes confirmar la


fecha y hora a la que habéis quedado el día anterior
a la cita, si no quieres encontrarte con la
desagradable sorpresa de que ha surgido un
imprevisto que impide a tu potencial cliente
atenderte y nadie te ha avisado, algo que ocurre con
frecuencia.

Aprende de los errores


Presta atención a las razones que te dan aquellas
personas que no quieren recibirte para mejorar el
guión. Puede que el motivo de tu llamada no quede
claro o que la razón que ofreces para ir a visitarlo no
sea suficientemente poderosa.

Con la experiencia y un poco de esfuerzo por tu


parte lograrás un porcentaje menor de rechazos.